Work Flow no EGS F&B Control
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1. Requisição interna
Na Opção Existência / Lista de requisições deverão as secções criar
os seus pedidos. Criando nova requisição. Esta poderá ser efectuada
de imediato com o local pretendido.
Deverá adicionar de seguida os artigos à requisição.
Após a sua inserção esta deverá ser enviada para
processamento. Esta função é efectuada utilizando o
botão “Enviar uma requisição” como indicado abaixo na figura.
Esta acção irá
transformar um
pedido
de
requisição num
movimento de
transferência.
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2. Avaliação de existência
Consultando a opção Existência / Todas as transferências temos todos os
pedidos efectuados pelas secções para serem processados.
Aqui terá de ser tomada uma decisão : o artigo existe em stock ou se há
necessidade de proceder à
sua compra. A informação de
existência do produto está
espelhada por local, podendo
assim ser tomada a decisão,
de efectuar uma transferência
interna ou proceder com um
pedido de compra.
Para os casos em que existe stock e pretenda responder de imediato ao pedido, deverá colocar
a quantidade que pretende transferir e com o botão
este irá proceder
à actualização desta transferência, segundo as
ordens indicadas
anteriormente, podendo ver o resultado de imediato nos valores dos armazéns.
Para os casos em que os artigos não possuam existência e tenham que entrar num processo de
compra, deverão estes ser enviados para serem processados numa requisição de compra.
Na lista deverá marcar os artigos que pretende enviar para a requisição de comprar e escolher
a opção
indicada “Enviar para
requisição”
entrando o sistema num
processo de requisição para compra. Deveremos dar-lhe um
nome lógico, para que o departamento de compras a possa
identificar facilmente.
Estas Requisições ficarão pendentes até que existam as quantidades pretendidas e assim se
possa efectuar a respectiva transferência.
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3. Avaliação de compras
O processo é efectuado utilizando a opção Compras / Lista de requisições.
Serão apresentadas todas as requisições para compra, segundo
os nomes identificados, previamente por pedidos de compra
internos ou através de CalcMenu. Ao escolher a requisição
correspondente, temos uma ferramenta que nos permite tomar decisões artigo a artigo. O
sistema
apresenta
segundo as instruções
previamente definidas,
ao nível do artigo, o
fornecedor
correspondente a quem
irá ser efectuada a
encomenda, podendo
aqui ser alterado artigo
a artigo a opção
tomada.
Os
fornecedores marcados
com a bola azul serão os
que serão processados
para a encomenda.
Após todo o processo efectuado,
iremos transformar as requisições em
encomendas, para os diferentes
fornecedores. Individualmente,
poderemos colocar instruções
específicas a cada uma das
encomendas.
Após a sua transformação em
encomenda, esta fica com o status
Fechado
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4. Encomenda ao Fornecedor
No menu Compras / Lista de encomendas teremos todas as
encomendas produzidas no sistema. Estas poderão ser
consultadas, alteradas, impressas ou enviadas para o
fornecedor.
O processo será apenas entrar na encomenda,
onde esta poderá ser exportada para um dos
formatos (PDF, XML ou CSV)
Poderá imprimir a nota de encomenda ou em
caso de parametrização prévia, a encomenda
poderá ser enviada por mail, directamente para
o fornecedor.
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5. Recebimento de mercadoria
O processo de entrada de mercadoria é efectuado na opção
de Compras / Recebimento de entradas. Onde teremos todas
as encomendas efectuadas.
O processo é efectuado, recorrendo ao filtro por ordens de
encomenda pendentes, devendo o utilizador escolher a ou o
conjunto de encomendas que pretende dar entrada.
O processo de entrada passa
primeiramente por colocar na
quantidade
recebida,
a
quantidade que está a ser
entregue.
Caso
esta
seja
diferente, deverá tomar a opção
respectiva
em
relação
à
encomenda efectuada. Devolver
a diferença ao fornecedor, criar
uma encomenda não concretizada com a diferença, ou ignorar a diferença.
Com o auxílio da barra de tarefas poderá rapidamente
colocar a quantidade recebida igual à quantidade
encomendada.
Após esta tarefa poderá converter a encomenda em Guia de Remessa ou em factura
directamente. Com a opção da barra de tarefas poderá criar uma Guia de Remessa nova ou
poderá
associar a uma Guia de Remessa já existente.
Ao criar a guia de remessa deverá colocar o nº
da guia do fornecedor, a data respectiva, bem
como observações específicas caso existam.
Com este processo a encomenda é assim
convertida em Guia de Remessa.
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6. Guias de Remessa / Factura
As Guias de Remessa ou facturas são introduzidas no sistema, com origem em notas de
encomenda, pelo processo anteriormente explicado ou
poderão ser introduzidas directamente.
Esta opção permite introdução de compras sem que estas
entrem pelo processo de encomendas (Ex. Compras da
praça). No menu Compras / Lista de Guias de Remessa é a
opção para efectuarmos a sua inserção.
A opção criar nova Guia de Remessa na barra de tarefas,
permite criar uma nova.
Deverá colocar o número da guia do fornecedor bem como a data da
mesma. Uma particularidade está
relacionada quando temos um
documento que é directamente factura.
Para tal deveremos colocar o número de
factura correspondente, bem como o
visto no campo Factura para indicar ao
sistema que estamos a tratar uma factura
directamente.
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7. Associar guias de remessa a Facturas
Para registar uma factura nova, deverá ir ao menu compras e de
seguida a opção Lista de
facturas.
Aqui poderá criar novas
facturas e de seguida
associar guias de remessa a
facturas.
Assim na barra de
ferramentas, deverá escolher o icon como na figura, para criar uma
nova factura.
Criando a nova factura tem de preencher os campos respectivos:
Fornecedor
Número da Factura
De seguida bastará apenas associar a ou as guias de remessa
utilizando os ícones
Estes botões irão para a pesquisa de Guias de Remessa, a que deverá ir incluir, com ajuda
do botão correspondente, as guias de remessa que pretende associar a esta factura:
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