Criar Subtotal e Segundo Nível de Subtotal
É possível trabalhar com subtotais aplicados a uma coluna de dados. Para obter resultados
adequados, é preciso que, antes, você ordene a tabela pela(s) coluna(s) que serão subtotalizadas.
Veja por exemplo como inserir subtotais para a coluna Cargos (planilha Exercício 6).
Siga os procedimentos:
Abra o arquivo Exercício 6;
Selecione a região de dados da tabela e use o comando Data (Dados) / Sort (Ordenar ou
Classificar) e ordene pela coluna B - Cargo (ascending (ascendente)).
Com a tabela reordenada, clique no menu Data (Dados) / Subtotals (Subtotais);
Nosso objetivo é saber quanto da folha salarial se destina a cada tipo de cargo, para isso, na
tela Subtotal (veja figura abaixo) escolha “Cargo”na caixa “At each change in” (A cada
Alteração Em), ou seja, sempre que mudar uma seqüência de cargos idênticos, entra um
subtotal;
No campo Use function (Usar função) selecione Sum (Soma). Por fim, na caixa Add subtotal
to (Adicionar total a) indique Salário (verifique e desmarque qualquer outra opção diferente
de Salário);
Clique no botão OK e analise o resultado na tela com a ajuda da observação a seguir.
Observação: a tabela apresenta a soma dos salários para cada grupo que tem o mesmo cargo. À
esquerda da tela, surge um esquema hierárquico que lhe dá a chance de ver três níveis de
informações:
o Os nomes e os subtotais;
o Somente os subtotais para cada cargo;
o O total geral dos salários;
Clique com o mouse nos botões do esquema hierárquico e veja como é possível analisar
diferentes níveis de detalhe.
Todas essas experiências podem ser desfeitas, retornando a planilha a seu estado original. Veja
como:
Clique Data (Dados) / Subtotals (Subtotais) e no botão Remove all (Remover tudo).
Exercício Desafio – Criar Subtotais de Segundo Nível.
Utilizando os conhecimentos adquiridos até agora e observando a figura abaixo, gere a
planilha apresentada na próxima página.
Atenção !
NOME
Décio P. Silva
Hilda Dias
CARGO
Analista de Sistemas
Analista de Sistemas
SALÁRIO
ESCOLARIDADE
CIDADE
3.219,00 Superior completo Campos
3.023,00 Superior completo Rio de Janeiro
Superior completo Count
2
Fabio Cajarana
Analista de Sistemas
3.219,00 Superior incompleto Niteroi
Glaucia Pires
Analista de Sistemas
3.285,00 Superior incompleto Rio de Janeiro
Superior incompleto Count
2
Analista de Sistemas Total
12.746,00
Querino Arruda
Auxiliar de Escritório
935,00 2o. Grau incompleto Rio de Janeiro
Saulo Salgado
Auxiliar de Escritório
1.034,00 2o. Grau incompleto Niteroi
Xantipa Gomes
Auxiliar de Escritório
870,00 2o. Grau incompleto Volta Redonda
2o. Grau incompleto Count
3
Auxiliar de Escritório
Total
2.839,00
Maria Lucia Pinto Diretor Administrativo
4.925,00 Superior completo Niteroi
Superior completo Count
1
Diretor Administrativo
Total
4.925,00
Ernesto Nunes
Diretor Financeiro
5.539,00 2o. Grau completo Volta Redonda
2o. Grau completo Count
1
Diretor Financeiro Total
5.539,00
Antonio Gomes
Diretor Geral
6.315,00 Superior completo Rio de Janeiro
Superior completo Count
1
Diretor Geral Total
6.315,00
Bernardo Almeida Gerente de Vendas
4.317,00 2o. Grau completo Volta Redonda
2o. Grau completo Count
1
Gerente de Vendas Total
4.317,00
Célia Tupinamba
Gerente Técnico
4.610,00 Superior incompleto Rio de Janeiro
Superior incompleto Count
1
Gerente Técnico Total
4.610,00
Paulo Casablanca Programador
2.017,00 2o. Grau completo Santos
Zenóbio Caldas
Programador
1.567,00 2o. Grau completo Macaé
2o. Grau completo Count
2
Kleber Moraes
Programador
1.923,00 Superior incompleto Macaé
Luciano Strada
Programador
1.890,00 Superior incompleto Rio de Janeiro
Renato Guimarães Programador
1.698,00 Superior incompleto Rio de Janeiro
Superior incompleto Count
3
Programador Total
9.095,00
Valério de Souza Programador Junior
980,00 2o. Grau incompleto Campos
2o. Grau incompleto Count
1
Programador Junior Total
980,00
Jose Carlos Alves Programador Sênior
2.540,00 Superior completo Niteroi
Narciso Marino
Programador Sênior
2.540,00 Superior completo São Paulo
Superior completo Count
2
Programador Sênior Total
5.080,00
Grand Count
20
Grand Total
56.446,00
Criar e Utilizar uma Tabela Dinâmica
Tabela Dinâmica é um poderoso recurso do Excel. Trata-se de uma ferramenta interativa que
permite visualizar ordenadamente resumos das informações contidas em planilhas com grande
número de dados.
O aspecto interativo está no fato de que a tabela pode ser re-arranjada, “girando-se” linhas e
colunas para obter novas visualizações, agrupando ou separando dados - Os Dados se
Movimentam!
As tabelas dinâmicas são especialmente úteis quando se deseja consolidar ou resumir dados de
uma planilha base que contém muitas linhas repetidas de informação.
As tabelas dinâmicas são usadas para analisar informações e dar apoio à tomada de decisão.
Exemplo Prático:
Abra a planilha CLIENTES.XLS e considere que cada linha descreve os detalhes de uma
compra feita por um cliente de sua empresa. Assim, cada linha inclui nome do cliente, data,
valor da compra e prazo de pagamento. Ao fim de um certo período, essa planilha vai mostrar
numerosas repetições de nomes de clientes, datas e prazos;
Então vêm as perguntas:
Qual o total de compras do cliente A nesse período ?
Qual cliente comprou mais ?
Em quais datas se verificaram os maiores volumes de vendas ?
As respostas podem ser obtidas facilmente com o uso das tabelas dinâmicas.
Realize, a seguir, os passos para a montagem de uma dessas tabelas.
Selecione toda a área útil da planilha e dê o comando Data (Dados) / PivotTable and
PivotChart Report (Relatório de Tabela e Gráficos Dinâmicos);
Um assistente entra em ação, clicar no botão Next (Avançar) e, a seguir, novamente no botão
Next (Avançar);
A seguir clique no botão Layout. Note que aparece uma tela que exibe todas as colunas da
tabela-base mostradas como botões, à direita;
O que faremos agora é a montagem de uma tabela dinâmica com o resumo dos valores
comprados por cada cliente. Arraste o botão NOME para o campo ROW (LINHA) e o botão
DATA para o campo COLUMIN (COLUNA);
Para a região DATA (DADOS), puxe o botão VALOR. Automaticamente, o programa inclui
este campo como Sum of Valor (Soma de Valor), indicando que vai executar a totalização
para cada cliente;
Agora clique em OK, depois em Finish (Concluir) e feche a barra de ferramentas PivotTable
(Tabela Dinâmica) que apareceu;
Uma nova planilha é criada sem alterar a planilha\tabela-base ( Plan1 ).
Veja que esta nova planilha mostra, dia a dia, os valores de compras correspondentes a cada
cliente;
EXERCÍCIO 1:
Agora explore um pouco as possibilidades dessa folha de cálculo. Clique na seta do botão
especial DATA (na verdade uma célula com uma caixa de combinação) e abra uma lista de
todas as datas incluídas na tabela;
Você pode desmarcar uma, ou mais de uma, delas e acionar o botão OK embutido na caixa
de combinação;
Note que, imediatamente, aquela(s) data(s) desaparece(m) da planilha;
De forma idêntica, clique no botão NOME e desmarque alguns clientes. Veja o resultado na
tabela dinâmica. Essa exclusão, claro, é apenas visual, pois a qualquer momento é possível
trazer de volta o item ocultado. Clique novamente nos botões especiais DATA e NOME e
faça isso;
EXERCÍCIO 2:
Note agora o botão Sum of Valor (Soma de Valor). Dê um clique duplo nele;
Abre-se a janela PivotTable Field (Campo de Tabela Dinâmica. Nela, você pode escolher,
além da soma, a contagem de valores Count (Cont), Average (Média), Max (Máximo), Min
(Mínimo), etc. Portanto, fica fácil verificar quem comprou o máximo (ou o mínimo), etc;
Altere para Max (Valor Máximo) e verifique o que ocorre, depois retorne para Sum (Soma);
EXERCÍCIO 3:
Agora experimente mais, diretamente na tabela dinâmica, arraste os botões DATA e NOME
para posições (linhas e colunas) diferentes e veja as novas possibilidades de análise que
surgem;
Observação: conforme a posição em que você deposita cada botão, obtém uma nova
visualização dos dados. Por causa dessas facilidades, o Excel é também uma ferramenta de
analise e serve como ferramenta de apoio à decisão.