Chegou a Hora de um Novo Sistema ERP?
Os Cinco Elementos Principais para a Decisão
Cortesia de:
Introdução
Não importa em que negócio ou segmento você atue, em algum momento você irá se perguntar: "Chegou a hora de
mudar nosso sistema de ERP ou devemos continuar com o atual?" Não é uma pergunta fácil de responder. Se você
decidir manter seu sistema atual, pode arriscar ficar para trás em termos de tecnologia e funcionalidade. Por outro
lado, se decidir mudar seu ERP, enfrentará grandes investimentos, irá passar por vários tipos de contratempos na
organização e ainda correrá o risco do insucesso da implantação.
Qual é a resposta certa para sua empresa? Nos últimos 15 anos, a SoftResources ajudou centenas de organizações a
atravessar o processo de seleção de softwares. O processo de avaliação de cada empresa considerou análises sobre seus
problemas específicos. Cada uma delas teve razões diferentes para continuar com o sistema atual ou para realizar a
mudança. Em muitos casos, a decisão se deveu a cinco elementos para a decisão.
Os 5 Elementos para a Mudança
Processos de Negócios. Processos de negócios baseados em sistemas de ERP mais antigos e inflexíveis se tornam limitados.
Tecnologia de Sistemas. A tecnologia se torna obsoleta, dificultando a integração e causando uma perda de vantagens
tecnológicas estratégicas.
Fornecedor de Software. Mudanças no fornecedor de software, como fusões e aquisições, têm impacto direto nos recursos
do software e sua orientação futura.
Relatórios. Sistemas mais antigos estão freqüentemente cheios de informação que não podem ser acessadas sem que seja
consumida uma quantidade significativa de tempo, energia e esforços.
Custo Total de Propriedade. O custo total de propriedade do sistema atual justifica o custo de adquirir um novo sistema.
Se sua empresa encontrou desafios nessas áreas, considere selecionar e implantar um novo sistema ERP.
Processos de Negócios
Recentemente perguntamos ao CEO de uma grande organização multinacional por que eles estavam mudando seu sistema de ERP.
"Para melhorar nossos processos de negócios", ele respondeu , declarando que uma das maiores empresas do mundo precisava
mudar seus sistemas de ERP. À medida que você avalia seu sistema ERP em relação aos processos de negócios, deve primeiramente
analisar quais processos incorretos/ineficazes de negócios são causados pelo seu sistema ERP; e depois identificar o número de
processos paralelos os usuários dos sistemas criaram para trabalhar com seu ERP. Se você encontra problemas de processos
significativos nessas áreas, uma mudança para um sistema de ERP moderno pode ser benéfica para sua organização.
Processos Incorretos Resultantes do Sistema ERP
A funcionalidade e os recursos inerentes ao seu software ERP têm um grande impacto nos seus processos de negócios. À medida
que avalia a eficácia do seu sistema atual, você deve primeiramente revisar os processos de sua atividade principal para determinar se
eles permitem uma eficiência e uma produtividade máximas. Se não, investigue se o sistema de software impõe limites aos seus
processos. Seus usuários dizem "Só faço isso porque é assim que o sistema quer que eu faça"?
Quando os sistemas de ERP foram introduzidos, há 20 anos, eram rígidos em suas funcionalidades. Eles forçavam empresas a adaptar
processos de negócios às exigências do software, ou obrigava as empresas a personalizar significativamente o software para que ele
atingisse suas necessidades específicas. No entanto, os processos de negócios evoluíram com o passar do tempo, enquanto o software
permanece estático. Isso causa uma disparidade entre a forma como o software foi inicialmente implantado e as novas exigências do
negócio. Essa evolução continua até o ponto em que os processos no sistema chegam a limitar a capacidade dos usuários de conduzir o
negócio de forma eficiente. Assim como no caso do CEO, citado anteriormente, essa é uma razão importante pela qual sua empresa
pode terminar implantando um novo sistema de ERP.
Novas aplicações de softwares de negócios oferecem processos de negócios flexíveis baseados em práticas recomendadas e
ferramentas de processos como fluxo de trabalho.
Fluxo de trabalho é a capacidade de definir e mudar fluxos de processos dentro do sistema. Isso inclui muitos recursos, como
roteamento eletrônico de documentos, notificação de evento e processos automatizados baseados em disparadores. Muitos
fornecedores de ERP oferecem fluxos de trabalho flexíveis baseados em regras que permitem que os negócios criem processos
personalizados com base em suas operações. Esses fluxos de trabalho podem ser mudados à medida que as preferências e exigências
evoluem. Em alguns dos sistemas mais sofisticados, usuários avançados podem até mesmo diagramar e implementar novos fluxos de
trabalho com tecnologia arrastar e soltar. Essa flexibilidade permite ao sistema ERP evoluir com as mudanças dos processos de
negócios e com as práticas da sua empresa e da sua indústria.
Criação de Sistemas Paralelos
Quando os usuários sentem que as ineficiências do sistema ERP se tornaram incômodas demais, eles encontram outras formas de
realizar o trabalho. É natural que as pessoas tomem para si a responsabilidade – mesmo sem autorização – de descobrir soluções para
os problemas através de sistemas paralelos que melhoram sua produtividade pessoal. Esses sistemas são tipicamente criados usando
ferramentas externas, como planilhas e bancos de dados. Esses sistemas dão aos funcionários controle sobre dados, mas também
acabam criando ilhas isoladas de dados. O resultado são sistemas redundantes, entradas de dados duplicadas e a necessidade de
reconciliar os sistemas para minimizar a possibilidade aumentada de erros.
Em alguns casos, a gerência nem está ciente de que sistemas paralelos existem. Enquanto analisa a eficiência do seu sistema atual, você
deve identificar que trabalho está sendo feito fora do seu sistema de ERP. Quanto mais planilhas e bases de dados você encontrar, mais
você é candidato a um novo sistema.
A implementação de um novo software pode trazer muitos benefícios a organizações que possuem vários sistemas paralelos. Primeiro,
um sistema de ERP moderno permite que todos os dados e informações essenciais sejam inseridos em uma base de dados central,
permitindo a geração de relatórios mais facilmente e minimizando as chances de erros. Segundo, fazer parte de um processo de
seleção permite que a organização trabalhe junto como um todo. Usuários têm maior autonomia quando participam de discussões
sobre a definição das exigências. Eles se sentem parte da implementação porque contribuíram para a decisão. Finalmente, uma nova
implementação traz um novo olhar sobre seus processos de negócios. No planejamento da implementação, deve haver um equilíbrio
entre mudar processos estabilizados para obter vantagem dos recursos inerentes do software e modificações no software para se
adaptar a funcionalidades essenciais exigidas por sua organização.
Principais Considerações Sobre Processos de Negócios
Enquanto avalia os efeitos do seu software ERP atual sobre seus processos de negócios, você deve considerar as seguintes questões:
• A eficiência e a produtividade dos seus processos de negócios atuais estão diminuindo?
• Os processos de negócios podem compensar ineficiências no sistema de ERP?
• Eles foram ditados pelo sistema devido à falta de funcionalidade?
• Suas exigências de negócios mudaram com os anos, fazendo com que as razões pelas quais você escolheu seu sistema atual não
sejam mais válidas?
• Os usuários criaram muitos sistemas paralelos e alternativas fora do ERP?
A implementação de um sistema de ERP permite que a sua empresa obtenha vantagem de novos recursos, funcionalidades e idéias
novas. Um parceiro de implementação que entenda sua indústria é um excelente recurso para implementar eficientemente o sistema e
efetivamente definir seus processos de negócios. A seleção e a implementação de um sistema de ERP moderno pode reduzir processos
manuais, eliminar redundâncias e reduzir documentações em papel, dando à sua empresa a oportunidade de:
• Revisar todos os processos de negócios e determinar quais são exigidos, quais podem ser modificados e quais podem ser eliminados.
• Identificar e eliminar redundância e entradas manuais de dados.
• Padronizar processos de negócios em todos os departamentos.
• Adotar as práticas recomendadas disponíveis no novo software para obter maior eficiência em relação às formas atuais de fazer
negócios.
• Fazer uso da funcionalidade de fluxo de trabalho flexível para obter vantagem de processos de negócios automatizados, roteamento
de documentos, eventos e alertas.
Tecnologia do Sistema
A tecnologia do software muda rapidamente. Um grande exemplo disso é que, em apenas alguns anos, a tecnologia de interface do
usuário progrediu das telas verdes dos anos de 1980 até as interfaces gráficas aponte-e-clique do Windows dos anos de 1990, até o
visual de navegador da web de hoje, com hiperlinks e barras de pesquisa. Isso significa que você precisa de um sistema de software que
acompanhe as novas tecnologias, fazendo com que você possa continuar sendo competitivo. Na sua avaliação em relação à tecnologia
do seu sistema de ERP, os cinco elementos-chave para a decisão são integração, disponibilidade de suporte e recursos e personalização.
Integração
Muitas empresas com sistemas de ERP antigos têm muitos sistemas de software auxiliares que lidam com vários aspectos do negócio
porque têm autonomia departamental ativada para seus sistemas, ou porque têm as necessidades que o fornecedor do software ERP
principal não pôde oferecer no momento em que a empresa adquiriu os sistemas. As informações desses sistemas devem ser passadas
de e para o centro financeiro ou o sistema de ERP. Empresas que não contam com uma integração abrangente de sistemas têm
dificuldades para gerenciar dados em vários locais, têm custos adicionais para fazer atualizações de softwares de distintos fornecedores
e têm que empregar profissionais de TI focados na manutenção das integrações entre os sistemas.
Nos últimos anos, sistemas de ERP modernos tentaram resolver esses problemas de integração ao expandir seus recursos funcionais. O
objetivo é ser uma funcionalidade integrada completa para substituir sistemas autônomos diversos. Para estender ainda mais a
funcionalidade de ISVs (fornecedores de software independentes) oferecem dispositivos complementares específicos para cada indústria
que são estreitamente integrados à aplicação do ERP principal. Para essas organizações que ainda requerem aplicações de terceiros,
fornecedores de ERP oferecem IPAs (interfaces de programas de aplicações), que são ferramentas de integração poderosas.
Disponibilidade de Suporte e Recursos
Enquanto avalia a tecnologia do software que está usando, você deve considerar os recursos que estarão disponíveis para lhe dar
suporte nos próximos 7-12 anos. Sua equipe de TI atual investiu tempo para adquirir conhecimentos sobre a tecnologia dos seus
sistemas atuais. Alguns irão receber uma mudança para novas tecnologias de braços abertos. Para outros, uma mudança na tecnologia
pode ser extremamente difícil. Na verdade, já vimos funcionários deixarem organizações por causa de uma mudança na tecnologia.
Você precisa conhecer a cultura do seu pessoal de TI para determinar se uma mudança na tecnologia seria possível.
Encontrar recursos futuros para dar suporte à sua tecnologia também pode afetar sua decisão. Faculdades e universidades já não
ensinam mais algumas tecnologias mais antigas, fazendo com que cada vez menos pessoas possam oferecer suporte a elas. Observe
cuidadosamente sua tecnologia e os recursos disponíveis para dar suporte ais seus si temas no longo prazo.
Personalização
Nos primórdios da computação, empresas construíam softwares personalizados do zero para administrar seu negócio. Isso criava um
sistema muito funcional, mas que era projetado sem considerar atualizações tecnológicas ou a possibilidade de integração com
sistemas mais novos. Esses sistemas tinham uma tendência a ser tão focados em necessidades específicas que mudanças em processos
de negócios ou na indústria faziam com que se tornassem ineficientes rapidamente.
Os sistemas de ERP foram prevalecendo nos anos de 1990 e as empresas descobriram que, apesar de o software ERP oferecer a
maioria das funcionalidades geralmente necessárias, existiam determinadas exigências que não estavam disponíveis na forma
padrão. Fornecedores ofereciam personalizações para atender a essas necessidades específicas que exigiam mudanças no códigofonte, mas acabavam levando a empresa para o caminho das atualizações. Isso significa que, com o passar do tempo, a empresa
ficava com funcionalidades e tecnologias ultrapassadas, sem nenhum suporte.
Outros desafios para empresas com aplicações personalizadas incluem:
Conhecimento concentrado em poucos. As pessoas que ajudaram a desenvolver e definir as exigências do sistema são as
únicas pessoas que podem fazer o sistema funcionar de forma contínua.
Documentação técnica. Recursos externos têm dificuldade em suportar a aplicação porque não é bem documentado. Se a
documentação existe, ela é geralmente muito genérica e não soluciona problemas específicos que possam surgir.
Treinamento. Somente aqueles funcionários com conhecimento podem treinar novos funcionários, e o treinamento contínuo é
mínimo.
Sistemas de ERP mais novos avançaram bastante em oferecer funcionalidades expandidas para necessidades específicas. Além disso,
eles oferecem ferramentas para modificar o software, em vez de personalizá-lo. Modificações permitem à sua empresa realizar
mudanças no software independentemente do código-fonte. Campos definidos pelo cliente são projetados no sistema, que
permitem inserção e geração de relatórios de dados específicos que você deseja capturar. O resultado final é que modificações
podem ser feitas no software sem se afastar do caminho de atualização, permitindo obter vantagens dos novos recursos e
tecnologias sem perder as principais funcionalidades necessárias para administrar seu negócio.
Principais Considerações Sobre a Tecnologia do Software
Ao avaliar o impacto que sua tecnologia tem na organização, você deve considerar as seguintes perguntas:
• A tecnologia que você está usando hoje é um ativo para sua empresa?
• Que problemas de integração você tem atualmente? Eles podem ser aliviados com uma única solução ERP?
• Quais são as competências de sua equipe de TI? Eles estão dispostos a adotar uma nova tecnologia?
• Que outros recursos de suporte estão disponíveis para a tecnologia que você está usando (ou considerando)?
• Você personalizou tanto seu software que saiu do caminho de atualização e falta suporte para sua versão do software?
Adquirir um novo software de negócios dará a sua empresa a capacidade de:
• Obter benefícios de novas competências para tornar a tecnologia uma vantagem competitiva para sua organização.
• Realizar modificações e ainda permanecer no caminho de atualização.
• Acompanhar as necessidades tecnológicas de sua indústria.
• Identificar e eliminar redundâncias e entradas de dados manuais em diferentes sistemas.
• Obter dados mais precisos.
A tecnologia ERP deveria ser um ativo estratégico para sua organização. Você deveria poder obter vantagens dos principais
avanços tecnológicos para aumentar sua capacidade de atender a seus clientes e aumentar o faturamento.
Quando você adquire um sistema ERP, não está adquirindo somente um produto
estático. Você está, na verdade, formando um relacionamento com o fornecedor na
qual eles continuam a desenvolver e dar suporte ao software de maneira que serão
úteis a você por muitos anos.
Fornecedor do Software
Às vezes, a razão pela qual uma empresa muda seu sistema de ERP não tem nenhuma relação com o software em si ou com os
processos de negócios associados a eles. Tem a ver com o que está acontecendo com o fornecedor de software. Dois fatores
principais têm um grande impacto na decisão de muitas empresas de mudar para um novo sistema, o desenvolvimento e suporte
de software do fornecedor, e o efeito de uma fusão ou aquisição de um fornecedor.
Desenvolvimento e Suporte de Software
Quando você adquire um sistema de ERP, não está somente adquirindo um produto estático. Você está na verdade formando um
relacionamento com o fornecedor, na qual eles continuam a desenvolver e dar suporte ao software de uma maneira que serão úteis para
você por muitos anos. As taxas anuais de manutenção que você paga financiam novas funcionalidades, atualizações tecnológicas e
suporte.
Ao avaliar seu sistema atual, você deve investigar o que o fornecedor fez para aumentar tanto a funcionalidade quanto a tecnologia do
produto, prestando atenção se essas melhorias são significativas para sua organização. Você está pagando uma taxa de manutenção
anual significativa e quer funcionalidades e tecnologias que sejam úteis para você. As melhorias têm sido um ativo estratégico para sua
organização, ou o fornecedor está criando novas funcionalidades que não atendem a suas necessidades?
O suporte do fornecedor também é um elemento importante a se considerar. Quando uma empresa sente que não está obtendo o
suporte adequado de seu fornecedor, ela começa a procurar outras opções de suporte. Isso pode incluir trazer o suporte para dentro da
empresa ou buscar outra organização que ofereça suporte.
Se a insatisfação com o fornecedor se tornar grande demais, algumas empresas terminam interrompendo seus pagamentos de
manutenção. Eles podem achar muito caras, ter muitas personalizações, ou não enxergar o valor em estar usando a versão mais recente
do software. Com o tempo, o sistema se torna obsoleto e eles chegam ao ponto onde não se pode mais oferecer suporte a suas
versões. A empresa gradualmente perde sua eficiência operacional e finalmente descobre que está tão ultrapassada e existem tantos
riscos de perda de dados e falhas no sistema que ela começa a buscar um novo sistema.
Aquisições de Fornecedores de ERP
Na última década, fornecedores de software ERP passaram por várias fusões e aquisições que alteraram o cenário do fornecedor. Isso
resultou em mudanças de propriedade de muitos pacotes de software. Fusões de fornecedores de ERP têm impacto direto sobre todo
usuário de produtos de software envolvido.
Ao adquirir outras empresas, fornecedores de software têm estratégias diferentes para os sistemas de ERP que eles adquirem. Em alguns
casos, eles continuam a vender, manter e fazer atualizações como se fossem uma companhia autônoma. Isso significa pouca mudança na
relação com seus consumidores. Em outros casos, eles adquirem produtos para a base de usuário, e apesar de continuarem a dar suporte
ao produto por um tempo, não investem nele nem o melhoram. O objetivo desse tipo de aquisição é mover a base de usuário para outro
produto do portfólio do fornecedor de software. Para isso, eles oferecem uma taxa de migração reduzida e então extraem taxas de
manutenção da base de usuário até que a maioria dos usuários deixe o sistema e o faturamento obtido não justifique mais o custo do
suporte continuado. Nesse momento, eles começam a desativar a aplicação e os usuários são forçados a mudar para um dos outros
produtos do fornecedor do software ou escolher outro fornecedor.
Logo após seu produto do software ter sido adquirido por um fornecedor concorrente, é geralmente muito difícil prever o que irá
acontecer. O fornecedor pode ainda nem ter elaborado uma estratégia para o produto. Isso significa que você tem um ou dois anos
sem mudanças significativas no suporte. Mas com o passar do tempo, a estratégia do fornecedor se solidifica, e você irá notar
mudanças em sua cultura, direção e suporte. Nesse momento, você deve avaliar se o fornecedor ainda é adequado para sua
empresa ou se as mudanças de propriedade justificam a seleção e implementação de um novo sistema.
Principais Considerações Sobre o Fornecedor do Software
Ao avaliar o impacto do fornecedor do software no seu sistema de ERP e na sua organização, você deve ter em mente as seguintes
questões:
• As atualizações às funcionalidades e à tecnologia têm sido úteis para sua organização?
• As atualizações exigem muitos recursos, tempo e dinheiro para serem implementadas?
• O fornecedor lhe dá suporte adequado?
• O software é financeiramente estável?
• Qual é o histórico do software? Ele foi adquirido várias vezes?
• O fornecedor está mantendo bons níveis de vendas ou estão simplesmente dando suporte a clientes antigos?
• Você se sente confortável trabalhando com esse fornecedor? Ele combina com a cultura da sua empresa?
Essas questões não são totalmente quantificáveis. Na realidade, algumas das respostas serão baseadas em intuição. Avaliar um
fornecedor de software é mais do que somente avaliar seu produto de software. Trata-se de uma avaliação de pessoas – quão bem
você trabalha com eles e quão bem eles lhe dão suporte. Um fornecedor estável com uma boa base de instalação, um produto em
constante desenvolvimento, e aproximação cultural pode ser um ativo estratégico para você por muitos anos.
Adquirir um novo sistema de software de negócios deve dar a sua empresa a oportunidade de:
• Manter um relacionamento com um fornecedor de software que irá desenvolver a funcionalidade e tecnologia de maior
interesse para sua organização.
• Obter suporte apropriado para seu investimento em ERP.
• Ter um fornecedor financeiramente estável para dar suporte ao seu software por muitos anos e diminuir os riscos de aquisição.
• Ajudar-lhe a focar em obter uma boa combinação cultural para sua empresa.
Geração de Relatórios
A geração de relatórios é um dos principais motivos pelos quais empresas adotam um novo sistema de software. Sistemas de ERP mais
antigos coletam dados muito bem, mas têm dificuldades em recuperar dados para fins de geração de relatórios. Para transformar um
sistema de ERP em um ativo estratégico, os dados que residem no sistema precisam ser dispostos de uma forma prática para se tomar
decisões em tempo e bem-informadas. As principais questões enfrentadas por empresas em relação a relatórios são consultas ad hoc,
atrasos nos relatórios e gráficos.
Consultas Ad Hoc
Consultas ad hoc são um dos fatores mais limitadores dos sistemas de ERP mais antigos. Muitas organizações acreditam que gerar
relatórios é trabalhoso e demorado. Pelo fato de sistemas antigos dependerem de relatórios previamente configurados, é muito difícil
criar uma visão diferente dos dados. Se a gerência precisa de um relatório não-padrão, a equipe de TI é freqüentemente solicitada
para criá-lo. Isso os afasta de outros projetos e atividades de trabalho. Na verdade, algumas organizações têm inclusive um grupo de
TI cujo único propósito é elaborar e executar relatórios para a gerência executiva.
Sistemas de ERP moderno oferecem recursos de geração de relatórios bastante flexíveis. Na verdade, esses recursos de geração de
relatórios se tornaram tão amigáveis para o usuário que, com um treinamento mínimo, os usuários finais podem realmente juntar
suas próprias consultas ad hoc constantemente. A geração de relatórios e recursos analíticos ad hoc permite aos usuários produzir
relatórios para o gerente executivo, o gerente financeiro, gerente de operações, e para exigências regulatórias da indústria e do
governo.
Além dos recursos padrões de geração de relatórios de consultas, integrações a ferramentas como OLAP (online analytical processing
- processamento analítico online) permitem exportar dados para um "cubo de dados" que pode ser usado para fazer o que quiser
com os dados, de várias maneiras, oferecendo visões inovadoras para o desempenho da sua empresa.
Atrasos na Geração de Relatórios
Para facilitar a eficiência transacional, muitos relatórios de sistemas mais antigos são executados em lotes, geralmente durante a noite,
após a atualização dos dados no sistema. Isso significa que os dados não estão disponíveis em tempo real. Solicitações podem ficar
acumuladas durante períodos de intensa geração de relatórios, como a proximidade do final do ano. Isso pode ser uma limitação
significativa quando são exigidas respostas rápidas a mudanças nas políticas e procedimentos ou nas necessidades do cliente.
Sistemas de ERP modernos oferecem a capacidade de consultar dados a qualquer momento. Painéis executivos também estão
disponíveis, exibindo relatórios críticos e informações na área de trabalho para permitir a executivos monitorar as condições minuto a
minuto. Alertas de fluxo de trabalho podem ser ativados para que, quando medidas importantes mudem, um relatório seja
imediatamente enviado para a equipe responsável, permitindo ações em tempo real para gerenciar e administrar o negócio com
eficiência.
Gráficos
É muito mais fácil ver tendências e áreas de preocupação em um formato gráfico do que listas enormes de números que os sistemas
antigos imprimem. Pelo fato de sistemas mais antigos não oferecerem formas convenientes de oferecer relatórios gráficos, os usuários
acabam re-digitando dados em planilhas e outras ferramentas de produtividade da área de trabalho que oferecem recursos de
apresentações gráficas.
Sistemas de ERP modernos oferecem recursos internos de geração de relatórios gráficos significativos. Relatórios podem ser formatados
em tempo real e executados sempre que necessário. Pelo fato de muitas pessoas ainda usarem ferramentas de planilhas como o Excel
para manipular dados, a maioria dos fornecedores de software desenvolveram links importar/exportar de um só botão para essas
ferramentas.
Principais Considerações Sobre Geração de Relatórios
Quando você avalia o impacto da geração de relatórios no seu sistema de ERP e na sua organização, deve considerar o seguinte:
• Você obtém os relatórios de que precisa para gerenciar seu negócio?
• Como são executadas as consultas ad hoc? A equipe de TI precisa dar suporte a elas ou os usuários podem executar seus próprios
relatórios?
• O que é necessário para obter seus relatórios? Existe muito trabalho por trás para juntar a informação necessária?
• Ocorrem atrasos nos relatórios devido a limitações do sistema?
• Você obtém relatórios gráficos que permitem rapidamente identificar tendências e variâncias?
• É fácil exportar dados para ferramentas externas, como o Excel?
Um novo sistema de software de negócios deve oferecer à sua empresa:
• Uma biblioteca de relatórios definidos previamente com a capacidade de modificar consultas.
• Ferramentas de consultas ad hoc simples, que permitem até aos funcionários mais aversos à tecnologia formatar e criar seus próprios
relatórios.
• Acesso a dados e relatórios em tempo real.
• Painéis que exibem continuamente informações críticas para responsáveis pela tomada de decisões.
• Consolidação e apresentação de dados em formato gráfico sem utilizar recursos externos.
• Links para planilhas e outras ferramentas de base de dados para manipulação de dados e formatação de relatórios.
• Integração a ferramentas de terceiros mais robustas de análise de dados e geração de relatórios, como OLAP.
A geração de relatórios é um dos principais benefícios de se implementar um novo sistema. A capacidade de sistemas de ERP
modernos de extrair e manipular dados em tempo real dá à gerência uma ferramenta eficaz para tomar decisões pela organização.
Custo Total de Propriedade
O custo total de propriedade (TCO) é o acúmulo de todos os custos – não somente custos de software ou de TI – associados com fazer
um sistema atingir seu propósito. Muitas organizações não têm idéia de quais são os custos totais para operar um sistema porque
somente alguns poucos custos são realmente tangíveis e quantificáveis. Custos tangíveis, como taxas de licenciamento e de manutenção
de software, podem ser facilmente definidos e são acessados prontamente. Custos intangíveis não são tão visíveis assim, mas
representam custos para a organização em termos de produtividade e tempo. Na verdade, se você observar somente os custos tangíveis,
um novo sistema de ERP tipicamente aparece ser a opção mais cara. No entanto, ao avaliar o TCO do seu sistema, ou seja, tanto custos
tangíveis quanto intangíveis, você pode descobrir que um novo sistema se justifica pelos ganhos de produtividade, economia de tempo e
maiores oportunidades de faturamento que um novo sistema traz.
A tabela abaixo lista os custos tangíveis mais comuns que você deve considerar ao calcular seu TCO junto com custos tangíveis
similares associados a um novo sistema. Pelo fato de a vida útil aproximada de um sistema de software ser de sete a doze anos,
você deve estender sua análise de TCO pelo menos sete anos.
Custos Tangíveis
Custos
Software
• Preço de aquisição de
licença de software
• Número de usuários
• Número de usuários atuais
(simultaneamente no sistema)
Sistemas Atuais
Sistemas Novos
• Equilíbrio de taxas de
licenciamento de software
• Cobranças financeiras
• Sistemas auxiliares
• Taxas de licenciamento de software
• Cobranças financeiras
• Fornecedor de software
independente ou sistemas auxiliares
Implementação
• Relação da implementação
da licença do software
• Estimativa entre 1:1 e 3:1
ou mais
• Sistemas adicionais para
preencher lacunas
• Implementação de
atualizações periódicas
• Implementação
Manutenção
• De 18–25% das taxas de
licenciamento do software
• Atuais taxas de manutenção anuais
• Manutenção de interface e
integração
• Manutenção anual estimada
• Manutenção de interface e
integração
Suporte
• Taxas de suporte padrões
• Taxas de suporte estendidas
• Taxas de suporte padrões
• Taxas de suporte estendidas
Hardware
• Manutenção de hardware
• Atualização de hardware
• Aquisição de novo hardware,
se necessário
• Estimativa de futuras atualizações
Custos Intangíveis
Custos intangíveis são baseados em estimativas. Uma análise completa exige que você examine como sua organização usa o sistema de
ERP e todas as peças auxiliares que fazem o sistema funcionar. Você tem que aplicar valores por hora para pessoas e suas atividades, e
estimar o tempo exigido para desempenhar certas funções. Avaliar custos intangíveis força você a determinar valores em dinheiro para
custos intangíveis.
TA tabela abaixo lista custos intangíveis comuns e inclui algumas suposições de alto nível que você pode fazer para ajudar a
quantificá-los em dinheiro. Quando você avalia o custo de um novo sistema, deve estimar melhorias na produtividade que levam a
economias de custo e dinheiro para cada uma das áreas listadas abaixo.
Categoria
Suposições
Suporte da Aplicação
Interna
• Número de funcionários em tempo
integral (FTI) x salário médio para
manter hardware específico para
ERP
• Número de funcionários em tempo
integral (FTI) x salário médio para
manter aplicação
• Número de funcionários em tempo
integral (FTI) x salário médio para
dar suporte a usuários
• Número de funcionários em tempo
integral (FTI) x salário médio para
gerar relatórios ou ajustar formatos
Atualizações
• Número de funcionários em tempo
integral (FTI) x salário médio para
implementar atualizações e realizar
modificações
Treinamento
• Número de funcionários em tempo
integral (FTI) x salário médio para
completar treinamento inicial e
contínuo
Processos de Negócios
• Número de funcionários em tempo
integral (FTI) x salário médio para
tempo perdido estimado com
processos ineficientes
Inserções Duplicadas
• Número de funcionários em tempo
integral (FTI) x salário médio para
inserções múltiplas de dados
• Número de funcionários em tempo
integral (FTI) x salário médio para
extrair dados do sistema
Tempo de Resposta da
Aplicação
• Tempo perdido esperando por
sistemas de ERP e paralelos
Desenvolvimento
Personalizado
• Número de funcionários em tempo
integral (FTI) x salário médio para
personalizações adicionais e
modificações desenvolvidas
internamente
Custo Atual
Novo Custo
Ferramentas de
Relatórios
• Ferramentas de relatórios adicionais
necessárias para consolidar a
informação
• Número de funcionários em tempo
integral da equipe de TI necessária
para criar e executar relatórios
sofisticados
Conclusão
Todos os negócios, em um momento ou em outro, têm que pesar os custos e benefícios de manter um sistema de ERP mais antigo
versus os custos e benefícios de selecionar e implementar um novo sistema. Sistemas herdados, apesar de ser uma tecnologia mais
antiga, oferecem à empresa certo nível de conforto – conforto provavelmente em detrimento de maiores funcionalidades e tecnologias
relevantes.
Sistemas de ERP trazem muitos desafios às organizações. Processos de negócios ineficientes são geralmente ditados por esses
sistemas e são complementados por alternativas criadas por usuários inventivos para maximizar a produtividade pessoal. A tecnologia
é impactada por questões de integração, disponibilidade de recursos de suporte, e personalizações que não permitem atualizações
para funcionalidades e tecnologias melhoradas. Fusões e aquisições alteraram a relação do fornecedor de software com seus clientes.
A geração de relatórios não oferece informação em tempo hábil para os responsáveis por tomadas de decisão. Finalmente, o custo
total de processos ineficientes e manutenção de um sistema herdado podem justificar o custo de se implementar um novo sistema
para melhorar a eficiência, o serviço ao cliente e o faturamento.
Esses elementos levaram muitas organizações a mudar seus sistemas de ERP. Mas a resposta correta para sua organização virá dos
desafios específicos que você está enfrentando. À medida que você descobre os motivos pelos quais outras organizações realizaram
mudanças em seus sistemas de ERP, você poderá avaliar se é a hora certa para você obter vantagens com os recursos de um software
de ERP moderno.
© 2008 Microsoft Corporation. Todos os direitos reservados.
Microsoft Dynamics é uma linha de soluções para gerenciamento de negócios integrada e adaptável que permite a você e à sua equipe
tomar decisões de negócios com mais confiança. O Microsoft Dynamics funciona como softwares familiares da Microsoft, como o
Microsoft Office, o que significa uma curva de aprendizado menor para sua equipe, para que possam se concentrar no que é realmente
importante. Projetado para trabalhar com tecnologias da Microsoft, ele funciona facilmente com os sistemas que sua empresa já
implementou. Ao automatizar e organizar processos financeiros, de relacionamento com cliente e de cadeia de suprimentos, o Microsoft
Dynamics ajuda a convergir pessoas, processos e tecnologias, aumentando a produtividade e a eficácia do seu negócio e contribuindo
para o sucesso do seu negócio.
No Brasil ligue para 0800-8884081.
Para mais informações acesse www.microsoft.com/brasil/dynamics.