UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
PROJETO DE IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP
Estudo para empresa Candido Tintas Ltda.
Por: William Brandão de Oliveira
Orientador
Prof. Jorge Tadeu V.Lourenço
Rio de Janeiro
2006
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
PROJETO DE IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP
Estudo para empresa Candido Tintas Ltda.
Apresentação
Candido
de
Mendes
monografia
como
à
requisito
Universidade
parcial
para
obtenção do grau de especialista em Gestão de
Projetos Por: . William Brandão de Oliveira.
3
AGRADECIMENTOS
Gostaria de agradecer ao Professor
Jorge
Tadeu
demonstrou
V.Lourenço
muita
paciência
que
e
dedicação na orientação de todo o
projeto.
4
DEDICATÓRIA
Este trabalho é dedicado aos meus
familiares e amigos, que me apoiaram
em todos os momentos, inclusive nos
mais difíceis que passe na elaboração
do projeto e minha esposa que tanto
contribui
para
profissional.
meu
crescimento
5
RESUMO
Esta monografia expõe sobre os sistemas integrados de gestão, ou ERP
(Enterprise Resource Planning). Passaram a serem largamente utilizados pelas
grandes empresas, em sua maioria, já adotaram uma solução de gestão
empresarial integrada, ainda existe um grande numero de pequenas e médias
empresa que está em processo de implantação, ou que irão adquirir um destes
sistemas nos próximos anos.
O objetivo final desta pesquisa é a implementação de um sistema de
gestão empresarial desenvolvido no conceito ERP, unificando todo negócio em
único sistema de gestão é estabelecer uma síntese de conhecimentos que
possam auxiliar profissionais e gestores de processos de informatização
baseados em sistemas ERP.
6
METODOLOGIA
Para realização desta monografia, será realizada uma ampla pesquisa
bibliográfica, além de diversas consultas em sites especializados no assunto, a
fim de dar subsídios á implementação de tecnologia em estudo.
7
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO
08
CAPITULO I - SURGIMENTO DO ERP
09
CAPÍTULO II - Natureza dos Sistemas ERP
12
CAPÍTULO III - Estrutura Típica dos Sistemas ERP
14
CAPÍTULO IV - Fatores Críticos de Sucesso em Implantação de Sistema
Integrados ERP
22
CAPÍTULO V - Características Funcionais do ERP
31
CAPÍTULO VI - Situação Atual da Candido Tintas Ltda
42
CAPÍTULO VII – Tendências do Mercado ERP
47
CONCLUSÃO
51
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
52
ÍNDICE
55
FOLHA DE AVALIAÇÃO
58
8
INTRODUÇÃO
A
motivação
para
realização
deste
trabalho
visa
atender
as
necessidades de gerenciamento de informações e informatização dos
processos da empresa, levando em conta a análise dos processos já
existentes, onde foram encontrados problemas como duplicação de dados,
falhas no controle de estoque, falta de informatização de alguns processos,
como controle de custos, emissão de notas fiscais e duplicatas etc.
Os
sistemas
automatizados,
anteriormente
utilizados
foram
desenvolvidos originalmente para uso da Candido Tintas LTDA. Uma equipe
composta por 4 pessoas. O ambiente computacional utilizado era o de
equipamentos de grande porte (mainframe), sobre o qual foram desenvolvidos
sistemas de forma isolada e não padronizada, utilizando uma linguagem de
programação Cobol. Novos desenvolvimentos eram lentos, tendo em vista a
baixa produtividade da plataforma tecnológica utilizada, em comparação com
ferramentas de desenvolvimento mais modernas. O sistema anterior não era
integrado. O novo sistema deveria estar integrado, facilitando a gestão da
empresa, com orientação para processos e não mais para departamentos
isolados. Além, disso muitos processos manuais e de conciliação de
documentos ainda não haviam sido informatizados pelos sistemas anteriores,
gerando etapas demoradas e desnecessárias, focando neste primeiro capitulo
o surgimento do ERP. No segundo capitulo insere-se a natureza dos sistemas
ERP e no terceiro capitulo a estrutura típica dos sistemas ERP, observando a
forma de implementação do ERP o quarto capitulo vamos tratar dos fatores
críticos de sucesso em implantação de sistema integrados ERP dentro das
mais variadas empresas e seus níveis de negócios, sendo no quinto capitulo
vamos abordar as características funcionais do ERP.
No Sexto Capitulo
vamos falar da situação atual da empresa Candido Tintas Ltda e a tendências
do mercado ERP que será abordado no sétimo capitulo.
9
CAPÍTULO I
SURGIMENTO DO ERP
Os anos 90 assistiram ao surgimento e a um expressivo crescimento
dos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) no mercado de soluções de
informática. Entre as explicações para esse fenômeno estão as pressões
competitivas sofridas pelas empresas e que as obrigaram a buscar alternativas
para a redução de custos e diferenciação de produtos e serviços. Em função
desse novo processos e sua maneira de trabalhar. As empresas reconheceram
a necessidade de coordenar melhores as suas atividades dentro de sua cadeia
de valor para eliminar desperdícios de recursos, reduzindo o custo e
melhorando o tempo de resposta ás mudanças das necessidades do mercado.
Segundo Porter e Millar (1985), a TI (Tecnologia de Informação) é uma
ferramenta poderosa para esta transformação, principalmente porque “a TI
está aumentando muito a habilidade das empresas para explorar as ligações
entre as suas atividades, tanto internas quanto externamente á empresa”.
Segundo Alséne (1999), a idéia de sistemas de informação integrados
existe desde o início da utilização dos computadores em empresas na década
de 60, porém uma série de dificuldades de ordem prática e tecnológica não
permitiram que esta visão fosse implementada em grande parte das empresas.
Bancroft, Seip e Sprengel (1998) afirmam que “No passado os sistemas
customizados eram desenvolvidos a pedido de um departamento da empresa.
A
visão
destes
departamentos
era
naturalmente
limitada
por
suas
responsabilidades operacional. Cada departamento definia seus dados de
acordo com seus próprios objetivos e prioridades, isto refletia no software
desenvolvido pelo departamento de informática das empresas”.
Os sistemas ERP surgiram explorando a necessidade de rápido
desenvolvimento de sistemas integrados, ao mesmo tempo em que as
empresas eram (e ainda são) pressionadas para terceirizarem todas as
10
atividades que não pertençam ao seu foco principal de negócios. Contribuíram
também para a expansão dos sistemas ERP o amadurecimento das opções
disponíveis no mercado. A evolução da tecnologia utilizada por esses pacotes(
bancos de dados relacionais, processamento Cliente/Servidor ) e algumas
histórias de sucesso de empresas no inicio da década.
Na percepção do usuário, o sistema ERP demonstra ser útil relação ao
controle gerencial e de performance. Segundo Souza e Zwicker (2000, p.47)
“os sistemas ERP podem ser definidos como sistemas de informação
integrados, adquiridos na forma de pacotes comerciais de software, com a
finalidade de dar suporte à maioria das operações de uma empresa”.
Desta forma, percebe-se que o investimento em tecnologia tem
aumentado significativamente, e o ponto alvo destes investimentos é um
sistema que coloque em sincronia todos os processos de uma empresa.
De acordo com Lozinsky (1996), um pacote de software é suficiente
para melhorar os processos internos de uma empresa, desde que durante a
implementação do sistema sejam revistos os processos atuais e eliminadas as
ineficiências alojadas por anos ou décadas na cultura interna, bem como nos
sistemas atuais, na forma de pensar dos executivos e em premissas que
nunca foram contestadas. Para o autor, a desconsideração desta análise
durante a implementação significa, na melhor das hipóteses, subutilizar o
potencial que o pacote poderia proporcionar. Entretanto, cabe ressaltar que é
necessária uma análise cuidadosa para avaliar a relevância do processo para
a organização antes de serem alterados processos para a adequação ao
pacote. É este o momento mais crítico de uma implantação de sistemas ERP,
pois, conforme Lozinsky (1996), trata-se de um processo de mudança e é
necessária a definição da nova estrutura da organização.
Os sistemas ERP abrangem uma grande gama de funcionalidades e
processos empresariais. Logicamente, de acordo com o fornecedor do
11
software ERP, existe variação em amplitude (número de atividades e
processos contemplados pelo sistema) e em profundidade (grau de
especificidade e flexibilidade com que trata um processo determinado). De
forma geral, os sistemas ERP dão suporte às atividades administrativas
(finanças, recursos humanos, contabilidade e tributário), comerciais (pedidos,
faturamento, logística e distribuição) e produtivas (projeto, estoque, manufatura
e custos).
Davenport (1998) apresenta as funcionalidades dos sistemas ERP
separando-as em funções de back-office, compostos por recursos humanos,
manufatura e finanças, front-office, compostos por vendas e serviços, além da
tecnologia e do chamado supply-chain management ou administração da
cadeia de suprimentos. Este modelo poder ser visualizado na Figura 1.
Figura 1: Funcionalidades de um Sistema ERP
Fonte: Davenport (1998,pág 124.)
12
CAPÍTULO II
NATUREZA DOS SISTEMAS ERP
Os sistemas ERP podem ser definidos como sistemas de informação
integrados, adquiridos na forma de pacotes comerciais de software, com a
finalidade de dar suporte á maioria das operações de uma empresa
(suprimentos, administração financeira, contabilidade, recursos humanos etc.)
Exemplos de sistemas ERP existentes no mercado são o R/3 da empresa
alemã SAP, o Oracle Financials da americana Oracle, o magnus da brasileira
Datasul e o Microsiga da empresa brasileira do mesmo nome.
Uma pesquisa da Deloitte (1998) os define como “um pacote de
software de negócios que permite a uma companhia automatizar e integrar a
maioria de seus processos de negócio, compartilhar práticas e dados comuns
através de toda a empresa e produzir e acessar informações em tempo real”.
Embora as empresas com estas características, o termo ERP está
normalmente associado a pacotes comerciais.
Embora existam diversas características e funcionalidades comuns aos
diferentes pacotes a escolha do software adequado é fundamental para uma
boa implementação. Foti (2003) explica que existem sistemas que trabalham
melhor para certos tipos de organizações com foco em diferentes processos
industriais, enquanto outros focalizam o relacionamento com pessoas e
parceiros, sendo que a organização deve se conhecer inicialmente para depois
conhecer o sistema. Outra preocupação é o escopo da implantação, ela pode
ser feita rapidamente em diversas áreas ou gradualmente, dependendo da
necessidade e cultura da organização.
Souza e Zwicker (2000) destacam as seguintes características de um
ERP:
• Os ERPs são pacotes de software comerciais que visam resolver
2 problemas: o não cumprimento de prazos e de custos.
13
• Os ERPs incorporam modelos padrão de processos de negócio
através de tarefas e procedimentos independentes que visam atingir
determinado resultado empresarial.
• Como os ERPs não são desenvolvidos especificamente para um
cliente, são criados modelos de processos de negócios através de experiência
em processo de implementação e benchmarking visando alavancar o negócio
das organizações. Entretanto, a busca das ´melhores práticas´ nem sempre
são válidas para o cliente.
• Os ERPs integram as diversas áreas da empresa. Informações
comuns são trocadas entre diversos módulos permitindo que o sistema seja
alimentado somente uma vez e fornecendo informações instantâneas aos
outros módulos.
• Os ERPs utilizam um banco de dados corporativos – a utilização
de um único banco de dados por todos os sistemas é um desafio, mas as
vantagens são compensadores.
• Os ERPs possuem grande abrangência funcional devido a uma
ampla gama de funções empresariais abrangendo diferentes operações
divididas em módulos aproximadamente correspondentes a uma divisão
departamental.
• Os ERPs requerem procedimentos de ajuste.
Destacados os conceitos iniciais e a importância deste tipo de sistema serão
expostos os participantes típicos de um projeto de implantação de um ERP e
seus papéis no processo.
14
CAPÍTULO III
ESTRUTURA TÍPICA DOS SISTEMAS ERP
Os sistemas ERP são compostos por uma base de dados única e por
módulos que suportam diversas atividades das empresas. Os dados utilizados
por um módulo são armazenados na base de dados centrais para serem
manipulados por outros módulos.
Figura 2: Estrutura Típica de Funcionamento de um Sistema ERP.
Fonte: Davenport (1998,pág 124.)
Além deles, alguns sistemas de ERP possuem módulos acionais, tais como:
Gerenciamento da Qualidade, Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de
Manutenção entre outros. Essa abordagem integradora pode dar um grande
retorno financeiro se as companhias instalarem o software adequadamente.
15
Pegue o pedido de um cliente como exemplo tipicamente, quando um cliente
faz um pedido, aquele pedido começa uma jornada papel, de um lugar para
outro na empresa, sendo digitado e redigitado em vários computadores ao
longo do caminho. Toda essa jornada causa atrasos e perdas de pedidos, e
cada digitação, em um diferente sistema, é convidativo a erros. Ao mesmo
tempo, nenhuma companhia sabe realmente em que estágio um pedido se
encontra em um determinado momento porque não há como o departamento
financeiro, por exemplo, entrar no computador do deposito para ver se o item
foi embarcado. "Terá que ligar para o depósito" é a resposta familiar dada aos
frustrados consumidores você terá que liga.
3.1 O que se espera do ERP
As empresas em geral, possuem alta expectativa em relação a um
sistema ERP. Antecipa-se que o sistema impulsionara o desempenho das
atividades do sistema da noite para o dia. As companhias querem um pacote
de software entrelaçado que cubra todos os aspectos do negócio, o que é uma
percepção distorcida do ERP.
16
3.2 O que realmente o ERP faz
O ERP é a espinha dorsal do empreendimento. Permite que a padronize
seu sistema de informações. Dependendo das aplicações, o ERP pode
gerenciar um conjunto de atividades que permitam o acompanhamento dos
níveis de fabricação em balanceamento com a carteira de pedidos ou previsão
de vendas. O resultado é uma organização com um fluxo de dados consistente
que flui entre as diferentes interfaces do negócio. Na essência, o ERP propicia
a informação correta, passa para a pessoa correta e no momento correto.
3.3 A importância do ERP
O paraíso da gestão corporativa, com a melhoria dos processos
administrativos e de apoio á produção, começou a se materializar. É certo que
há um grande número de projetos de ERP que não evoluem por uma série de
problemas, muitos de ordem organizacional interna, mas outros acabam se
mostrando eficientes e determinantes para a evolução dos negócios.
Entre as mudanças mais palpáveis que um sistema de gestão
empresarial propicia a uma corporação, sem dúvida, está a maior
confiabilidade dos dados, agora monitorados em tempo real, é a diminuição do
retrabalho.
17
Assim, as informações trafegam pelos módulos em tempo real, ou seja,
uma ordem de vendas dispara o processo de fabricação com envio da
informação para múltiplas bases, do estoque de insumos á logística do
produto. Tudo realizado com dados orgânicos, integrados e não redundantes.
Ao desfazer a complexidade do acompanhamento de todo o processo
de produção, venda e faturamento, a empresa tem mais subsídios para se
planejar, diminuir gastos e repensar a cadeia de produção. Um bom exemplo
de como o ERP revoluciona uma companhia é que com uma melhor
administração da produção, um investimento como nova infra-estrutura
logística, pode ser repensado ou simplesmente abandonado. Neste caso, ao
controlar e entender melhor todas as etapas que levam a um produto final, a
companhia pode chegar a ponto de produzir de forma mais inteligente, rápida e
melhor, o que, em outras palavras, reduz o tempo que o produto fica parado no
estoque.
A tomada de decisões também ganha uma outra dinâmica. Imagine uma
empresa que por alguma razão, talvez uma mudança nas normas de
segurança, precisa modificar aspectos da fabricação de um de seus produtos.
Com o sistema de gestão empresarial, todas as áreas corporativas são
informadas e se preparam de forma integrada para o evento, das compras á
produção, passando pelo almoxarifado e chegando até mesmo á área de
18
marketing, que pode assim ter informações para mudar algo nas campanhas
publicitárias de seus produtos. E tudo realizado em muito menos tempo do que
seria possível sem a presença do sistema.
É possível direcionar ou adaptar o ERP para outros objetivos,
estabelecendo prioridades que podem tanto estar na cadeia de produção
quanto no apoio ao departamento de vendas como na distribuição, entre
outras. Com a capacidade de integração dos módulos, é possível diagnosticar
as áreas mais o menos eficientes e focar em processo que possam ter o
desempenho melhorado com a ajuda do pacote de sistemas.
Outras
vantagens
do
ERP:
maior
produtividade,
melhoria
do
atendimento ao cliente, com menor tempo de resposta e maior assistência,
adequação a processos, melhora de comunicação, transparência nas
informações, rastreamento das informações, ganho financeiro, melhor
gerenciamento
de
pedidos,
aumento
da
receita/lucro,
melhoria
do
planejamento operacional, manipulação de relatórios, integração, flexibilidade,
rastreabilidade, posicionamento mais competitivo, melhor controle dos
impostos, fechamento financeiro, acesso a informações tratadas mais
rapidamente, cobrança de dívidas mais eficiente e maior controle de custos.
Mas os sistemas também não são perfeitos, lendo apenas as vantagens
têm-se esta impressão, porém, existam algumas desvantagens, a começar
19
pela resistência dos usuários envolvidos, onde alguns interpretam como um
trabalho maior à tarefa de manter o sistema sempre atualizado, a falta disto
ocasiona perdas à empresa e não justificaria um investimento em um sistema
ERP, são necessários também investimentos para treinamento do pessoal ao
sistema. O ERP quando não utilizado corretamente, e sem informações
corretas não funciona.
Ainda há a dependência do fornecedor e a preocupação quanto a um
módulo não estar disponível, por qualquer motivo, comprometendo o
funcionamento dos demais, ou até mesmo da empresa paralisar atividades.
3.4 Benefícios do sistema ERP
Sistemas ERP funcionam com a utilização de uma base de dados
comum. Assim, decisões que envolvem análise de custos, por exemplo, podem
ser calculadas com o rateio de todos os custos na empresa com melhor
performance do que levantamento parcial em cada unidade. Além de evitar a
conciliação manual das informações obtidas entre as interfaces dos diferentes
aplicativos. Um sistema integrado oferece a possibilidade melhoria de
relatórios, fidelidade dados, consistência e comparação de dados devido á
utilização de um critério único em todas as atividades da empresa.
Impulsionado pelo processo de reengenharia do negócio, a implementação do
ERP reduz redundância de atividades na organização. Com departamentos
utilizando aplicativos integrados e compartilhando a mesma base de dados,
20
não existe a necessidade de repetição de atividades tais como reentrada de
dados de um aplicativo para outro. Estatisticamente, em sistemas não
integrado, uma informação em até 6 diferentes lugares John H. Sheridan,
(1993).
O sistema ERP Identifica o tempo como uma variável critica de
restrição, e a informação que norteia a tecnologia dos negócios e a tecnologia
da informação . A redução do tempo de ciclo é obtida via minimização na
obtenção e disseminação das informações. Decisões ao longo dos processos
da empresa também são possíveis graças ao ERP. Isto resulta em economia
de tempo, domínio sobre as operações e também a eliminação daquelas
supérfluas, as quais o cliente não paga. Elaine L..Appliton em seu livro “How to
suvervive ERP” (1995), cita o caso das indústrias PAR na cidade de Moline
(IIIionois) em um ano de implementação de ERP conseguiram reduzir o lead
Time com o
cliente de 6 para 2 semanas, as entregas na data da
programação aumentaram 60% para 95%, os níveis de reserva de materiais e
inventários caiu em quase 60% e a tramitação de documentos de uma ordem
de produção ao chão de fábrica caiu de semanas para horas. Reconhecendo
as necessidades das empresas em reduzir o tempo de resposta ao mercado
de produtos e serviços, os sistemas ERP são desenvolvidos para responder
instantaneamente o surgimento de novas necessidades não previstas. As
operações podem facilmente mudar ou expandir sem romper com as
atividades em curso. Daí, o tempo para desdobra reotimizar os processos é
severamente reduzido. As empresas estão sempre buscando novos nichos de
21
mercado. Um negócio não envolvera necessariamente, sempre o mesmo
produto. Internamente teremos novas necessidades de processos, então
devemos estar preparados para tanto.
22
CAPÍTULO IV
FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO EM IMPLANTAÇÃO
DE SISTEMA INTEGRADOS ERP.
O processo de implantação de um sistema de gestão ERP é árduo.
Durante a nossa pesquisa, encontramos diversos casos de empresas que
enfrentaram sérios problemas com o sistema ERP.
Casos de projetos interrompidos durante o processo de implantação,
benefícios nunca alcançados, prazos superiores aos previstos, custos que
excederam em muito o orçamento e até, processos judiciais contra o
fornecedor do software. Neste último caso, por exemplo, o problema envolveu
as empresas Baan Brasil e ADP Systems, processadas judicialmente pelas
empresas Otto Baumgart e Minolta, respectivamente. Furtado (2001).
O gerenciamento de um projeto de implantação de um sistema ERP
precisa constituir uma estável rede de relacionamento cliente-fornecedor. Ele
tem de reconhecer e avaliar alguns elementos importantes que condicionam a
adequada condução das atividades e etapas. Diante disso, Laudon e Laudon
(2001) sugerem que o principal objetivo dos FCS na estratégia organizacional
é proporcionar um direcionamento específico aos aspectos que condicionam a
implantação de sistemas de informação. Em outras palavras, os FCS
estimulam a especificação de prioridades estratégicas a serem delineadas nos
projetos de sistemas e na definição dos propósitos empresariais.
4.1 Pesquisa
As pesquisas, denominadas Chaos e Unfinished Voyages, em 1995,
com executivos de informática realizada pelo Standish Group. Colangelo Filho
(2001), apresentam uma lista com os dez principais fatores de sucesso em
23
projetos de implantação de sistemas de informação. Apesar desta pesquisa
não se tratar especificamente dos sistemas ERP, os seus resultados são bem
sugestivos. Os fatores identificados pela pesquisa são os apresentados na
Tabela 1, a seguir, com destaque para os cinco principais. Os pontos referemse à importância dada ao fator e a soma dos pontos de todos os fatores é 100.
Tabela 1 –Principais fatores de sucesso na implantação de
sistemas de informação.
Fator
Pontos Desdobramento
Os usuários participam? Os usuários
estão envolvidos desde o início? O
Envolvimento do usuário
19
relacionamento com os usuários é
bom? A participação dos usuários é
encorajada?
Busca-se
definir
as
necessidades dos usuários?
Os
executivos-chave
estão
envolvidos? O executivo-chave tem
Apoio da direção
16
interesse nos resultados? O fracasso
é tolerável? Há um plano de bem
definido? O time do projeto tem
interesse nos resultados?
A visão é concisa? Há uma análise
de
Definição clara da necessidade
15
funcionalidades?
Há
uma
avaliação de riscos? Há um estudo
de viabilidade (business case)? O
projeto pode ser medido? O escopo
está bem definido?
Há uma definição de problema? Há
uma definição da solução? A equipe
Planejamento Adequado
11
é
adequada?
Há
especificação
claras? Há marcos intermediários
alcançáveis?
24
Há
especificações
claras?
As
necessidades estão priorizadas? Há
Expectativas realistas
10
marcos
intermediários?
Pode-se
gerenciar as mudanças? Pode-se
prototipar?
Marcos intermediários
9
Equipe competente
8
Comprometimento
6
Visão e objetivos claros
3
Equipe dedicada
3
Fonte: Adaptado de Colangelo Filho, 2001, p.40-41.
Verificando a tabela 1, podemos notar os três fatores com as maiores
pontuações, referem-se aos pressupostos de um bom projeto, com objetivos
claros e bem definidos e o com o envolvimento das pessoas da organização,
desde a alta direção até os funcionários operacionais.
Uma segunda pesquisa, denominada de Second Wave e realizada pela
Deloitte Consulting, foi orientada especificamente para implantações de
sistemas ERP. Através dos seus resultados, foram identificadas correlações
existentes entre práticas de implantação e sucesso em resultados com projetos
dessa natureza. As considerações da pesquisa em relação às “melhores
práticas” são descritas a seguir, através da tabela 2 :
25
Tabela 2 – Recomendações para o sucesso em implantação de
Sistemas ERP: melhores práticas.
Seqüência
01
Recomendações para o sucesso: melhores práticas
Concentrar-se em habilidades e benefícios, não apenas no uso
só do sistema.
02
Alinhar a organização ao destino, ou seja, aos objetivos da
implantação
03
Promover mudanças equilibradas em pessoas, processo e
tecnologia.
04
Aplicar técnicas de planejamento e gestão de projetos.
05
Usar o estudo de viabilidade como ferramenta gerencial.
06
Definir métricas e gerenciar com base nelas.
07
Estender as habilidades além do âmbito do sistema ERP.
08
Ensinar a organização a usar as novas capacitações.
09
Atribuir responsabilidades pelos benefícios.
10
Promover a transição da equipe de projeto da implantação para
a pós –implantação, ou seja, não desmanchar a equipe logo
após o sistema entrar em produção.
11
Alavancar o conhecimento de processos obtido com o projeto.
12
Promover homogeneização ( commonality) de processos pósinstalação.
Fonte: Adaptado de Colangelo Filho, 2001, p.42.
Analisando a tabela 2, podemos perceber que a maioria das
recomendações (da seqüência 01 a 09) referem-se às fases de préimplantação e implantação, enquanto que as três últimas 14 recomendações
(da seqüência 10 a 12) referem-se aos procedimentos a serem adotados na
pós-implantação.
Ao verificarmos os resultados das pesquisas apresentados, podemos
notar a importância dada aos aspectos humanos e comportamentais no
26
processo de implantação e a sua relação com os diversos elementos inerentes
ao projeto, como as estratégias e os processos de negócios.
Podemos notar, ainda, a pequena relevância atribuída aos aspectos
tecnológicos, quando nos referimos à importância do relacionamento entre os
diversos agentes da organização, tanto operacionais e organizacionais, quanto
estratégicos e ligados ao negócios.
4.2 Plano de Contingência
Apesar de todos esforços e os cuidados com os fatores que norteiam
um
adequado
gerenciamento
da
implantação
de
um
sistema
ERP,
freqüentemente ocorrem problemas não previstos que acarretam prejuízos e,
como conseqüência, um aumento significativo dos custos e prazos. Em alguns
casos, os problemas são tão graves que podem paralisar todo o processo de
implantação e até retrocedê-lo.
Em um sistema ERP, é importante dispor de um plano de contingência
estratégica. Ele se caracteriza por apresentar, por exemplo, o registro das
principais atividades no papel, disponibilizando-o para reativar os sistemas
antigos. Uma outra solução refere-se a desenvolver, durante um certo período
de tempo, um controle paralelo para atividades não manuais ou aquelas
consideradas de difícil recuperação. Colangelo Filho (2001). Assim, podemos
inferir que o sucesso ou fracasso em uma implantação e utilização de sistema
de gestão integrada e a sua conseqüentemente percepção de satisfação ou
insatisfação na empresa, irá depender fundamentalmente da maneira como ela
conseguirá atingir estes objetivos, com os custos relativos, o gerenciamento
das mudanças e o conjunto de ferramentas tecnológicas utilizadas no
processo.
27
4.3 Resultados obtidos com a implantação do ERP
O trabalho de campo revelou que houve melhorias obtidas com a
adoção de ERP. Essas melhorias podem ser agrupadas em:
•
Evolução da base tecnológica que permite:
•
Redução no tempo de processamento das informações;
•
Obtenção das informações em tempo real;
• Agilidade nas tarefas da empresa, através da otimização e
uniformização dos procedimentos internos.
•
Integração entre as diversas áreas da empresa:
•
Auxiliada pela adoção de um único sistema em toda empresa;
•
Auxilia o controle e integridade das informações, pois elimina
redundância dos dados;
•
Permite a redução no fluxo de papéis.
•
Impacto no controle e gestão da empresa que pode ser percebido
•
Diminuição no retrabalho de tarefas administrativas;
•
Melhoria no desempenho da empresa;
•
Crescimento da empresa, possibilitado pelo controle em suas
•
Centralização das atividades administrativas;
•
Otimização da comunicação;
•
Tomada de decisões com informações obtidas em tempo real;
•
Maior comprometimento e responsabilidade do funcionário no
por:
tarefas;
apontamento.
•
Impacto na administração de recursos humanos da empresa
percebida por:
•
Redução de custos através da redução de mão-de-obra e de
horas extras;
•
Racionalização de recursos;
28
•
Melhoria do nível técnico dos funcionários em informática.
Com relação à evolução da base tecnológica, muitas empresas
estavam desatualizadas e a opção pelo ERP elevou o patamar tecnológico da
empresa. O sistema facilitou a integração entre as várias áreas da empresa.
Os usuários operam a mesma base de dados e utilizam a mesma informação.
Após a implantação, aumentou o controle sobre as informações da empresa e
melhorou a administração do negócio, pois há mais confiabilidade nas
informações armazenadas. A adoção do sistema refletiu sobre os recursos
humanos da empresa. O uso do sistema melhorou a capacitação técnica dos
funcionários, pois sua operação exige treinamento. Após a implantação a
empresa se tornou mais exigente na contratação de mão de obra.
Alguns resultados encontrados na literatura, não foram citados pelos
entrevistados, referem à documentação dos processos realizados pela
empresa, regras de negócio definidas através do sistema, empresa orientada a
processos, criação de base tecnológica para instalação de novos sistemas,
redução dos custos na área de informática.
4.4 Barreiras e dificuldades
Confrontando o referencial teórico com a prática empresarial percebeuse que a dificuldade mais citada pelas empresas é a resistência por parte dos
funcionários, passa praticamente despercebida pelos os autores analisados.
4.4. 1 Planejamento do projeto inadequado
• Insegurança dos funcionários em relação ao manuseio e
utilização do sistema;
•
Participação do fornecedor na seleção do hardware mais
adequado para o sistema;
•
Alto custo para customizar e desenvolver relatórios;
29
•
Perda de foco resultando em estouro no custo e prazo de
implantação.
4.4. 2 Contratação de uma equipe inexperiente
• Dificuldade no atendimento pelo fornecedor: tempo de resposta
do fornecedor é lento, o suporte técnico não é adequado, o consultor é
despreparado.
A consultoria externa é cara e o projeto tem que ser bem acompanhado,
envolvendo pessoas com conhecimento técnico e de negócio;
4.4. 3 Resistência por parte dos funcionários
• Adaptação às mudanças na rotina do trabalho, decorrente da
introdução do sistema;
•
Resistência da alta administração e dos funcionários mais antigos
por não terem conhecimentos básicos em informática;
•
Funcionários sem a qualificação técnica para dar suporte e utilizar
o sistema;
•
Falta de confiabilidade nas informações extraídas do sistema.
•
Encarar a implantação de um ERP como um projeto de mudança
organizacional é uma grande dificuldade que as empresas têm; nenhuma das
entrevistadas mencionou ter esta visão. A seleção e implantação foram
realizadas pela área de sistemas e encaradas como um projeto de informática.
Contratar uma equipe experiente é uma dificuldade citada tanto pelos autores
quanto pelas empresas entrevistadas. Ambos alertam sobre lentidão no
suporte técnico, profissionais com baixa qualificação e o custo muito alto.
A dificuldade para se realizar a análise dos processos não foi
mencionada por nenhuma empresa.
Pode-se supor que as empresas de
médio porte não fazem a análise e adequação de seus processos para a
adoção do sistema e se o fazem, trabalha de forma superficial, não dando a
30
devida importância a essa etapa, considerada por muitos autores como uma
etapa crítica do processo de adoção de ERP.
Segundo os autores o planejamento inadequado é um dos problemas
mais enfrentados. No segmento das médias empresas percebe-se grande
cautela no que se refere ao investimento necessário para um projeto dessa
natureza. Muitas empresas são bem criteriosas na contratação de mão de obra
para implantação, procurando envolver seus funcionários, reduzindo as
modificações no sistema e buscando se adequar a ele. Essa adequação traz
impactos ainda maiores para os usuários, além de terem de aprender a operar
o sistema, precisam “reaprender” como irão realizar suas tarefas com o
sistema. O custo da adequação do sistema à empresa é alto.
31
CAPÍTULO V
CARACTERÍTICAS FUNCIONAIS DO ERP.
São algumas características do sistema como um todo e que
possibilitam ao mesmo atender a diversas necessidades empresariais.
5.1 Principais Funcionalidades ERP
•
Capacidade de processar várias empresas e filiais.
•
Realizar a consolidação das empresas e filiais.
•
Suporte a vários idiomas, interesse particular para empresa que
tenha
Operação em mais de um pais, a fim de utilizar o mesmo sistema ERP em
todas as suas unidades.
•
Suporte a múltiplas moedas, ou seja, permite a implantação e
liquidação dos títulos em outras moedas, oferece o armazenamento de valores
e contabilização parametrizáveis por moeda, proporciona controle do saldo em
outras moedas.
• Em cada módulo, suporte aos relatórios exigidos legalmente nos
países o qual o ERP está homologado.
• Escalabilidade, ou seja, possibilidade se expandir o sistema
suportando um grande número de usuários e processo simultâneos.
• Portabilidade, ou seja, possibilidade de executar o sistema em
várias plataformas tecnológicas seja de equipamentos quanto de sistemas
operacionais, de forma que a empresa possa escolher aquela que melhor lhe
convenha. Para uma melhor visualização das atividades atendidas dentro de
um sistema ERP, apresento a seguir, alguns dos módulos geralmente
contemplados e algumas de suas funcionalidades mais importantes.
32
5.2 Financeiro
Deve dar suporte ás atividades financeiras em termos de recebimento e
pagamento de contas, bem como no planejamento financeiro de fluxo caixa e
orçamentos.
5.2. 1 Principais Funcionalidades
•
Controle de títulos a pagar – Controla as obrigações decorrentes
fornecimento de utilidades e da prestação de serviços, tais como de energia
elétrica, água, telefone, honorários profissionais de terceiros, aluguéis e todas
as outras conta a pagar.
• Controle de títulos a receber – Controla os valores a receber
decorrentes de vendas a prazo de mercadorias e serviços a clientes.
• Controle de Contas Bancárias – Tem por objetivo registrar os
débitos e créditos das contas correntes, como depósitos e saques entre outros
lançamentos para que se possa fazer um efetivo acompanhamento dos
lançamentos feitos pelo banco e lançamentos feitos pela a empresa, a fim de
se detectar alguma falha neste processo. Faz também o registro de talonários
de cheques que estão em poder da empresa e suas emissões..
• Controle de fluxo de caixa – Seu objetivo é prover informações
para o planejamento financeiro de curto e médio prazo, envolvendo os
compromisso identificados pelas contas a pagar e contas a receber.
33
5.3 Contabilidade
Este, módulo, integrado com todos os demais existentes e que realizam
algum tipo de transação ou movimentação financeira, deve armazenar e
acumular estes dados de forma a permitir a posterior consulta das informações
contábeis da empresa.
5.3. 1 Principais Funcionalidades
•
Permitir a consolidação de empresas e filiais – Ou seja, poderá
ser visualizado o balanço das empresas e filiais em apenas um balanço, sendo
agrupado, portanto todos os resultados.
•
Controle por centro de custos – Centro de custo é o nome
denominado para os setores produtivos da empresa, onde a mesma poderá ter
uma visão descentralizada da empresa, podendo assim apurar as receitas e
despesa de cada setor produtivo individualmente.
• Emitir os relatórios exigidos legalmente para documentação das
operações da empresa como razão, diário, balancete, balanço e demais
demonstrativos.
5.4 Estoque
Para empresas com atividades comerciais, este é um dos módulos mais
importante. Deve permitir a análise dos saldos, necessidades de reposição
34
tendências de demanda e disponibilidade de produtos. A correta apuração dos
custos permitira também a correta análise das margens de contribuição e
lucratividades dos produtos.
5.4. 1 Principais Funcionalidades
•
Controle de estoque – Sua função é a de controlar o nível de
estoque e o investimento financeiro envolvido. Os estoques podem ser de
matéria-prima, produtos em fabricação e produtos acabados.
•
Controle de produtos em poder de terceiros – Faz o registro de
todo o item que está consignado, registrando sua saída, venda, devolução,
quantidade e valor, registrando também seus respectivos consignatórios,
visando o perfeito controle de estoque.
•
Controle da qualidade – Controla e registra os exames feitos nos
processos de fabricação, reportes de produção e recebimento de matériaprima.
•
Cálculo de lote econômico – Seu objetivo é de verificar através de
cálculos matemáticos, se é viável ou não manter em estoque um determinado
item, sendo sua determinante o custo com a armazenagem do mesmo.
•
PCP – Planejamento e Controle da Produção: Para empresas de
manufatura este modulo é responsável pelo controle de fluxo de trabalho,
necessidades de materiais, acompanhamento dos pedidos e programação da
produção.
35
•
Controla data de validade dos componentes e materiais - Tem
como objetivo dar segurança, qualidade, e bom desempenho aos itens a
serem produzidos alertando assim aos usuários envolvidos com a operação,
qual componente ou material deve ser utilizado primeiro, ou aqueles que
tiveram prazo de validade expirados e devem ser descartados.
•
Integração com pedido de vendas – Sua importância é a de
sincronizar a produção com os pedidos, para que assim, de acordo com o
volume de vendas sejam determinados a aceleração ou a diminuição da
produção.
•
Controle de linha de produção – Seu objetivo é determinar a
quantidade a ser produzida e qual item deve ser produzido.
5.5 Compras
Integrando aos módulos de estoques e produção, os quais devem
indicar necessidades de compra, este módulo deve auxiliar os profissionais a
realizar cotações e acompanhar os pedidos até o recebimento da mercadoria
pela empresa .
5.5. 1 Principais Funcionalidades
•
Controle de cotações – Faz o registro dos fornecedores e seus
respectivos preços para determinados pedidos de compras, para que assim o
comprador possa analisar qual o fornecedor esta oferecendo as melhores
condições e preços, para as possíveis compras.
36
• Classifica fornecedores a partir das entregas do controle de
qualidade. Sua importância e de se estabelecer se determinado fornecedor é
confiável do ponto de vista comercial, ou seja, se cumpre os prazos de
entregas combinadas, se a quantidade solicitada é a quantidade recebida, se o
material chega em perfeito estado ou não, com estas exigências cumpridas,
terá assim preferência no momento da compra.
5.6 Faturamento
Incorporado recursos para acompanhamento do pedido, este módulo
origina as transações comerciais dos clientes com a empresa, devendo após o
faturamento integrar-se com os módulos financeiro e fiscal, para que estes
realizam respectivamente a cobrança e a correta escrituração da operação
comercial.
5.6. 1 Principais Funcionalidades
•
Integração dos pedidos de vendas com a produção – Visa dar
respaldo para a produção, pois assim poderão determinar com exatidão a
quantidade a ser produzida.
•
Analise crédito – Proporciona a consulta no cadastro de clientes
da empresa, aonde é extraída as informações sobre cliente, para que não seja
dado credito a clientes inadimplentes.
•
Emissão de nota fiscal e/ou cupom fiscal de acordo com as
exigências legais.
37
5.7 Fiscal
Módulo responsável pela escrituração das operações de entrada e saída
da empresa devendo, portanto estar integrado com o faturamento e compras.
Este é o módulo de maior interesse para o governo dos países, uma vez que
pode fornecer informações automatizadas para o processo de fiscalização.
5.7.1 Principais Funcionalidades
•
No caso brasileiro, suporte aos diversos registros legais exigidos
pelo fisco.
•
Registro dos impostos ( icms, cofins, ir) entre outro.
•
Geração dos arquivos com dados fiscais, de acordo com lay-out
(modelo) estabelecidos pelo fisco.
5.8 Ativo Fixo
Módulo responsável pelo controle dos ativos da empresa, depreciações
e saldos remanescentes.
5.8. 1 Principais Funcionalidades
•
Controle de bens – Visa registrar todos os bens que foram
adquiridos pela empresa no decorrer dos anos, registrando assim, as datas de
38
aquisição e baixa de um determinado bem, bem como seu valor atual a ser
contabilizado no balanço da empresa.
•
Contabilização de depreciação – Todo bem adquirido perde seu
valor no decorrer de sua vida útil, esta perda no valor denomina-se
depreciação, que assim será registrada pela empresa sem seu balanço
patrimonial.
•
Controle de transferências – Faz o registro dos bens que foram
transferidos entre filiais da empresa, para que assim tenha sua contabilização
correta.
5.9 Recursos Humanos
Deve
suportar
as
atividades
básicas
desempenhadas
pelo
departamento de recursos humanos dentro da empresa.
5.9. 1 Principais Funcionalidades
•
Controle de folha de pagamento – Faz todo registro das
informações necessárias para o cálculo dos salários a serem pagos np mês,
tais como, horas extras, faltas, férias, 13º salário e outros, os quais compõe o
valor do salário a ser pago.
39
•
Controle de ponto – Registra os horários de entrada e saída dos
funcionários da empresa, onde esta informações vão ser utilizadas para o
cálculo da folha de pagamento.
5.10 Relacionamento com Clientes – Tele- Marketing
CRM é uma estratégia de negócio voltada ao entendimento e à
antecipação das necessidades dos clientes atuais e potenciais de uma
empresa. Do ponto de vista tecnológico, CRM envolve capturar dados do
cliente ao longo de toda a empresa, consolidar todos os dados capturados
interna e externamente em um banco de dados central, analisar os dados
consolidados, distribuir os resultados dessa análise aos vários pontos de
contato com o cliente e usar essa informação ao interagir com o cliente através
de qualquer ponto de contato com a empresa.
5.10. 1 Principais Funcionalidades
•
Histórico de contatos mantidos com cada cliente
•
Histórico de sugestões e/ou reclamações dos clientes
•
A
 gendamento de contatos futuros por cliente e por data
•
A
 cesso instantâneo aos dados do cliente como:
1. Contatos realizados
2. Agendamento de contatos
3. Posição financeira do cliente
4. Dados cadastrais do cliente
5. Pedidos do cliente
40
6. Produtos que o cliente mais compra
7. Dados de controle de crédito do cliente
8. Movimento mês do cliente
5.11 Integração com Forca de Vendas ( PDA)
5.11. 1 Principais Funcionalidades
•
A
 gilidade na comunicação entre a força de venda e o sistema
SIG.
•
A
 gilidade no processo de atendimento de pedidos.
• Dispensa a digitação de pedidos de venda. Eliminando erros de
digitação.
•
Recebimento dos pedidos, feitos pelos Palm’s, pela internet em
qualquer hora do dia.
•
Corte automático de produtos sem estoque, do pedido de venda
•
Envio de dados do sistema de ERP para os Palm’s (Carga).
• Controla o saldo da rentabilidade por cliente, controle do saldo de
descontos concedidos ou não concedidos que pode ser usado para
negociações futuras com o cliente.
Devo ressaltar que as características acima são algumas das
características mais encontradas em sistema ERP, que foram elaboradas com
base bibliografia previamente apresentada, e que em função das diferenças
entre empresas compradoras e fornecedoras, e o dinamismo dos sistemas
ERP, que vem agregando mais funções e módulos com o advento de novas
tecnologias, certamente haverá módulos aqui apresentados que não serão
41
encontrados em alguns ERP, e outros módulos não apresentados aqui,
contemplados nestes sistemas.
42
CAPÍTULO VI
SITUAÇÃO ATUAL DA CANDIDO TINTAS LTDA
6.1 Cenário
A Empresa para qual o sistema será desenvolvido é a Candido Tintas
Ltda. A adoção do sistema ERP ocorreu na matriz, que consolida todas as
informações das filiais, centralizando as atividades de diversas funções
administrativas: financeira, recursos humanos, informática, contabilidade e
controladoria, marketing, estoques e gerência comercial.
Fundada: 1995
Negócio: Tintas automotivas e imobiliárias.
Área de atuação: 5 lojas no estado do Rio de Janeiro.
1 Matriz e 4 Filiais.
6.2 Descrição do problema
A
motivação
para
realização
deste
trabalho
visa
atender
as
necessidades de gerenciamento de informações e informatização dos
processos da empresa, levando em conta a análise dos processos já
existentes, onde foram encontrados problemas como duplicação de dados,
falhas no controle de estoque, falta de informatização de alguns processos,
como controle de custos, emissão de notas fiscais e duplicatas etc.
Os
sistemas
automatizados,
anteriormente
utilizados
foram
desenvolvidos originalmente para uso da Candido Tintas LTDA. Uma equipe
43
composta por 4 pessoas, entre analistas de sistemas e programadores,
mesmo estando lotados fisicamente na empresa, trabalhava exclusivamente
para a Candido Tintas LTDA, com objetivo de prestar serviços de manutenção
e novos desenvolvimento nos sistemas. O ambiente computacional utilizado
era o de equipamentos de grande porte (mainframe), sobre o qual foram
desenvolvidos sistemas de forma isolada e não padronizada, utilizando uma
linguagem de programação Cobol. Novos desenvolvimentos eram lentos, tendo
em vista a baixa produtividade da plataforma tecnológica utilizada, em
comparação com ferramentas de desenvolvimento mais modernas.
6.3 Problemas apontados
O sistema anterior não era integrado. O novo sistema deveria estar
integrado, facilitando a gestão da empresa, com orientação para processos e
não mais para departamentos isolados. Além, disso muitos processos manuais
e de conciliação de documentos ainda não haviam sido informatizados pelos
sistemas anteriores, gerando etapas demoradas e desnecessárias.
6.3. 1 Recursos Humanos
•
As lojas necessitam de muitos funcionários gerando:
•
Alto custo com folha de pagamento.
•
Dificuldade de controle em todas as unidades.
6.3. 2 Estoque
•
Dificuldade em controlar o estoque.
•
Problemas de espaço físico nas unidades.
•
Geração sobras / faltas (dificuldade de administração e planejamento)
44
6.3. 3 Compras
•
Falta de informação / informações erradas geram incerteza e fragilidade
no planejamento do fluxo de caixa.
•
Processo descentralizado por unidade afeta aquisição de produtos com
fornecedores, dificultando “bons gastos”.
6.3. 4 Gestão
•
Dificuldade de controle.
•
Falta de confiança e rapidez nas informações.
6.4 Estrutura Desejada
Sistema de Base de Dados Centralizada:
Figura3: Exemplo base de dados centralizada Matriz
Fonte: www.shx.com.br . (Acesso: 14/09/2006)
45
6.4. 1 – Projeto de Interligação On Line.
É como se existisse um link dedicado em cada uma das pontas, mas
passando pela Internet. Isso significa uma redução de custo muito alta, em
especial nas instalações que usam Linhas Privadas para comunicação Matriz<>Filial.
Figura4: Exemplo Sistema On-Line
Fonte: http://www.velocidadejusta.com.br/vpn/vpn2.htm (Acesso: 14/09/2006)
6.4. 2 Benefícios
Com o uso da implementação de sistema On-line você ganha:
•
Segurança na comunicação entre os pontos de venda.
•
Confiabilidade nas informações e dados.
•
Racionalização dos processos (eliminação de tarefas que não agregam
valor).
Minimização dos erros.
46
•
Aproveitamento da informação (disponibilidade em tempo real (real
time)).
•
Agilidade na venda (consultar estoque da própria loja ou de outras lojas,
reserva de mercadorias em outra filial).
•
Melhoria no atendimento junto ao cliente (exposição racional das
mercadorias).
•
Agilidade na avaliação de risco de crédito, inadimplência, etc.
•
Permite a centralização de estoque e de máquinas de tintas (acesso
remoto).
•
Unidades com operações independentes
•
Redução dos custos Administrativos
6.4. 3 Estratégia do novo negócio com tecnologia On-Line
Foco do negócio: unidades com foco somente em vendas.
Estruturas enxutas (lojas menores, menos colaboradores por loja, e estoque
centralizado).
Centralização Gerencial (estoque, compras, logística, e administrativo).
Forte apoio logístico.
47
CAPÍTULO VII
TENDÊNCIAS DO MERCARDO ERP.
O Mercado de ERP se desenvolveu muito ao longo dos anos , mas hoje,
um dos assuntos mais discutidos é a integração de sistemas e a venda de
pacotes que também incluem soluções de BI, Datawarehouse e outras. As
empresas já entendem que o ERP não é um custo e sim um investimento.
Com isso, o mercado tende a crescer ainda mais. Por isso, é importante que o
ERP acompanhe a evolução de gestão das empresas.
Depois de décadas de desenvolvimento e de aplicações que agregam cada
vez mais valor ao negócio, o ERP torna-se uma ferramenta essencial dentro
das empresas. Uma pesquisa feita pela revista Information Week revela que
70% das grandes corporações colocam o ERP numa posição de prioridade nos
seus investimentos. Em seguida, a preocupação é por soluções de Business
Intelligence, com 68,18% das citações e, em seguida, o gerenciamento de
banco de dados e o software de RH, com 54,55% das citações. Esse mercado
ERP se desenvolveu muito ao longo dos anos, mas hoje, um dos assuntos
mais discutidos em relação a ele é a integração de sistemas e a venda de
pacotes fechados que não possuam apenas o ERP, mas soluções analíticas
de BI, Datawarehouse, entre outras. Com essas ações, o cliente está cada vez
mais exigente e demanda não apenas um produto completo e alinhado ao
negócio de sua empresa, como também de baixo custo.
48
Esse mercado de ERP se desenvolveu muito ao longo dos anos, mas hoje, um
dos assuntos mais discutidos em relação a ele é a integração de sistemas e a
venda de pacotes fechados que não possuam apenas o ERP, mas soluções
analíticas de BI, Datawarehouse, entre outras. Com essas ações, o cliente está
cada vez mais exigente não apenas um produto completo e alinhado ao
negócio de sua empresa, como também de baixo custo.
Quando o cliente opta por comprar, por exemplo, uma solução de ERP e,
separadamente, uma solução de BI, ele vai ter de pagar duas licenças, duas
manutenções, além de não ter suas informações integradas. Nesse sentido, a
onda de aquisições de empresas de tecnologia está cada vez mais forte, já as
companhias criam um atendimento multifacetado, capaz de atender todas as
necessidades do cliente com uma única solução.
As organizações despertam agora para fato de que o ERP não é um custo e
sim investimento que agrega valor. Porém, outro ponto a destacar é que o
mercado pode crescer ainda mais, principalmente no que se refere á
implementação da ferramenta porque as companhias ainda têm muitos
processos a serem controlados e otimizados. É importante que o ERP
acompanhe a serem controlados e otimizados. É importante que o ERP
acompanhe constantemente a evolução da gestão de empresa, Por isso, o
cliente dá cada vez mais importância a produtos que venham acompanhados
de suporte e atendimento.
49
7.1 Business Intelligence
Monitoração constante dos fatores-críticos do seu negócio, a qualquer
hora e local, informações atualizadas em tempo real, relatórios totalmente
personalizados e acesso remoto pela Internet (casa, viagens, visitas a clientes
e fornecedores).
Figura5: Exemplo Business Intelligence
Fonte: http://www.shx.com.br (Acesso: 14/9/2006)
7.2 Supply Chain Management
Expande a Inteligência Corporativa do seu negócio para sua rede de
fornecedores, permite que seus fornecedores gerenciem seu estoque de forma
eficiente a partir de objetivos e regras pré-definidas e reduz custos com
estoque e recursos internos da sua empresa.
50
Figura6: Exemplo Supply Chain Management
Fonte: http://www.shx.com.br (Acesso: 14/09/2006)
51
CONCLUSÃO
Este trabalho analisou e descreveu o processo de implantação de uma
solução ERP em uma empresa comercial. Apesar de analisar um caso
específico, acreditamos que muitas semelhanças podem ser encontradas em
processos de implantação de soluções ERP em outras empresas. Em geral,
qualquer que seja a natureza e o porte da empresa envolvida e a qualidade do
fornecedor e da solução ERP, o processo é sempre complexo, árduo e
demorado, pois envolve muitas pessoas, tecnologia sofisticada e muitas
atividades. A utilização de sistemas ERP otimiza o fluxo de informações e
facilita o acesso aos dados operacionais, favorecendo a adoção de estruturas
organizacionais mais achatadas e flexíveis. Além disso, as informações
tornam-se a realidade da empresa. Um outro beneficio da implantação é a
adoção de melhores práticas de negócio, suportadas pelas funcionalidades
dos sistemas, que resultam em ganhos de produtividade e em maior
velocidade de resposta da organização.
52
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
ALSÉNE, Eric. The computer integration of the enterprise. IEEE Transactions
on Engineering Management, Fev. 1999, vol.46, nº 1, p.26-35.
BANCROFT, Nancy H., SEIP, Henning e SPRENGEL, Andrea. Implementig
SAP R/3 : How to introduce a large system into a large organization. 2º ed.
Greenwich: Manning, 1998.
COLANGELO FILHO, Lúcio. Implantação de sistemas erp: um enfoque de
longo prazo. São Paulo: Atlas, 2001.
DAVENPORT, Thomas H. Putting the Enterprise into the Enterprise System.
Harvard Business Review, Jul.-Ago. 1998, p.121-131.
DELOITTE, ERP´S Second Wave: Maximizing the Value of ERP – Enabled
Process. Relátorio de pesquisa publicado pela Delloitte Consulting disponível
no site http:// www.dc.com/whatsnew/sencond.html, 1998.
Appleton, Elaine L., “How to Suvervive ERP”, Datamation,1995, p. 50-53.
53
Foti,Ross. The essential ERP guide. Pmnetwork,Newton Square, p.28-34,
jun/2003.
FURTADO, Clarissa. Empresas vão á justiça contra programas de Gestão.
Gezata Mercantil, 24 jan. 2001, p. A-11.
LOZINSKY, Sérgio. Software: Tecnologia do negócio. São Paulo: Imago, 1996.
LAUDON, Kenneth C. e LAUDON, Jane P. Gerenciamento de sistemas de
informação . 3ª ed. Rio de Janeiro: LTC, 2001.
PORTER, Michel e MILLAR, Victor. How information gives you competitive
advantage. Harvard Business Review, Jul- Ago. 1985 p.149-160.
Sistema Online. Desenvolvido por Gabriela Ferraz Catramby. [S.I.], 2000.
Disponível em: < http://www.velocidadejusta.com.br/vpn/vpn2.htm >. Acesso
em: 14 de Setembro 2006.
Souza, César A.; ZWICKER, Ronaldo. Ciclo de vida de sistemas ERP.
Caderno de Pesquisas em Administração. São Paulo, v.1, n.11, p.46-57, 1º
trim. 2000.
54
Shx – Home Page da empresa, disponível em:http://www.shx.com.br/ . Acesso
em: 14 de Setembro 2006.
Sheridan, John H. Witch Patch to Follow? Industry Week, Vol.244. Iss 13,
julho, 1993.
55
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO
2
AGRADECIMENTO
3
DEDICATÓRIA
4
RESUMO
5
METODOLOGIA
6
SUMÁRIO
7
INTRODUÇÃO
8
CAPÍTULO I
SURGIMENTO DO ERP
9
CAPÍTULO II
NATUREZA DOS SISTEMAS ERP
12
CAPÍTULO III
ESTRUTURA TÍPICA DOS SISTEMAS ERP
14
3.1 – O que se espera do ERP
15
3.2 – O que realmente o ERP faz
16
3.3 – A importância do ERP
16
3.4 – Benefícios do Sistema ERP
19
CAPÍTULO IV
FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO EM IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS
INTEGRADOS ERP
22
4.1 – Pesquisa
22
4.2 – Plano de Contingência
26
4.3 – Resultados obtidos com a implantação do ERP
27
4.4 – Barreiras e dificuldades
28
4.4.1 – Planejamento do Projeto inadequado
28
56
4.4.2 – Contratação de uma Equipe inexperiente
29
4.4.3 – Resistência por parte dos funcionários
29
CAPÍTULO V
CARACTERÍSTICAS FUNCIONAIS DO ERP
31
5.1 – Principais Funcionalidades ERP
31
5.2 – Financeiro
32
5.2.1 – Principais Funcionalidades
5.3 – Contabilidade
5.3.1 – Principais Funcionalidades
5.4 – Estoque
5.4.1 – Principais Funcionalidades
5.5 – Compras
5.5.1 – Principais Funcionalidades
5.6 – Faturamento
5.6.1 – Principais Funcionalidades
5.7 – Fiscal
5.7.1 – Principais Funcionalidades
5.8 – Ativo
5.8.1 – Principais Funcionalidades
5.9 – Recursos Humanos
5.9.1 – Principais Funcionalidades
5.10 – CRM
5.10.1 – Principais Funcionalidades
32
33
33
33
34
35
35
36
36
37
37
37
37
38
38
39
39
5.11 – Integração com a força de venda(PDA)
40
5.11.1 – Principais Funcionalidades
40
CAPÍTULO VI
SITUAÇÃO ATUAL
42
6.1 – Cenário
42
6.2 – Descrição do problema
42
57
6.3 – Problemas apontados
43
6.3.1 – Recursos Humanos
43
6.3.2 – Estoque
43
6.3.3 – Compras
44
6.3.4 – Gestão
44
6.4 – Estrutura Desejada
44
6.4.1 – Projeto de interligação On-Line
45
6.4.2 – Benefícios
45
6.4.3 – Estrutura de novo negócio com Tec. On-Line 46
CAPÍTULO VII
TENDÊNCIAS DO MERCADO ERP
47
7.1 – Business Intelligence
49
7.2 – Supply Chain Management
49
CONCLUSÃO
51
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
52
ÍNDICE
55
58
FOLHA DE AVALIAÇÃO
Nome da Instituição:
Título da Monografia:
Autor:
Data da entrega:
Avaliado por:
Conceito: