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Relatórios e Exposições vbnmqwertyuiopasdfghjklçzxcvbnmq
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11 de Dezembro de 2008 Virgilio Miguel Almeida Alves Escola Superior de Gestão de Tomar [RELATÓRIOS E EXPOSIÇÕES]
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Trabalho Individual de Informática de Gestão Instituto Politécnico de Tomar | Escola Superior de Gestão de Tomar Subordinado ao tema: “Como elaborar um relatório” | Virgilio Miguel Almeida Alves |Dez‐08 [RELATÓRIOS E EXPOSIÇÕES]
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Índice Índice ............................................................................................................................................. 3 Introdução ..................................................................................................................................... 4 O relatório: .................................................................................................................................... 5 Definição de relatório................................................................................................................ 5 Tipos de relatório ...................................................................................................................... 5 Conteúdo do relatório ............................................................................................................... 6 Elaboração do relatório ................................................................................................................. 7 O cabeçalho ............................................................................................................................... 7 O sumário .................................................................................................................................. 8 A introdução .............................................................................................................................. 9 O desenvolvimento ................................................................................................................... 9 A conclusão ............................................................................................................................. 10 Componentes externos ............................................................................................................... 10 Bibliografia .............................................................................................................................. 10 Anexos ..................................................................................................................................... 11 Índices remissivos e de elementos .......................................................................................... 11 Índice remissivo ................................................................................................................... 11 Índice de ilustrações ............................................................................................................ 12 Referência cruzada .................................................................................................................. 13 Apresentação gráfica ................................................................................................................... 14 Discurso ................................................................................................................................... 14 Grafismo .................................................................................................................................. 14 Encadernação .......................................................................................................................... 16 Conclusão .................................................................................................................................... 16 Bibliografia .................................................................................................................................. 17 Índice remissivo ........................................................................................................................... 18 Índice de ilustrações .................................................................................................................... 19 | Virgilio Miguel Almeida Alves |Dez‐08 [RELATÓRIOS E EXPOSIÇÕES]
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Introdução Um relatório é um documento impresso utilizado para reportar o resultado de determinado projecto, podendo ser finalizado ou em curso, nele serão expressas de forma clara e sucinta as diversas fases do projecto, desde a formulação do problema e da(s) sua(s) pergunta(s) chave, entendendo‐se como questão‐problema a questão de partida para a realização do projecto, à qual estarão ligados directa ou indirectamente todas as fases do projecto, até à sua conclusão. Nele serão inscritas todas as fases do projecto e da metodologia, que em termos práticos se resume a três grandes fases que comportarão os três constituintes básicos de qualquer relatório, que são a Introdução, o Desenvolvimento e a Conclusão, não obstante dever ser constituído por essas três partes, de facto a maioria dor relatório é constituída por mais do que três partes. Complementar ao relatório são incluídos ainda outros componentes colocados normalmente no fim destes, desde índices remissivos a anexos vários e cuja paginação não segue nem obedece à organização interna do relatório em si. Em termos de apresentação escrita, há algumas regras e padrões a seguir, uma vez que tratando‐se de um documento que visa a apresentação a terceiros este deve ser cuidado na sua apresentação gráfica e rigoroso na sua forma escrita, utilizando uma linguagem coloquial e não exagerada nos termos técnicos. De forma global deve transmitir claramente a ideia base e a metodologia num formato de fácil leitura e apreensão. Assim, neste projecto pretende‐se apresentar os processos mais utilizados na elaboração de um documento deste género, para isso procedeu‐se à divisão do projecto em três fases. A primeira referente ao estudo da questão‐problema “como elaborar um relatório?” que pressupõe uma pesquisa. A segunda fase corresponde à compreensão e dados organização dos recolhidos, seguindo a metodologia adoptada. Em último lugar há lugar à elaboração de presente relatório contendo as conclusões do projecto e a apresentação do mesmo. Ilustração 1 ‐ Relatório a ser elaborado no Microsoft Office Word | Virgilio Miguel Almeida Alves |Dez‐08 [RELATÓRIOS E EXPOSIÇÕES]
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O relatório: Definição de relatório O que é um relatório? “Exposição escrita; exposição minuciosa e circunstanciada de todos os factos ocorridos na administração de uma sociedade; exposição minuciosa relativa a um assunto (sindicância, etc.); exposição prévia dos fundamentos de uma lei ou decreto” 1 . O relatório visa portanto apresentar uma síntese dos procedimentos e das conclusões apresentadas ao projecto, previamente explicado na introdução. Tipos de relatório Os relatórios apresentam normalmente uma forma padronizada de apresentação, sejam eles de que âmbito for, contudo tal premissa não é um facto obrigatório nem constantemente utilizado, especialmente quando o destinatário do relatório não for tão abrangente, isto é quanto mais alargado for o destinatário alvo, mais padronizado será o relatório ao passo que se o relatório for para um destinatário mais próximo, por exemplo dentro de uma empresa, menos padronizado será, adoptando estilos e padrões próprios que respondam melhor ao que é pretendido. Ainda assim, o padrão difere também consoante a temática, a formalidade, a tecnicidade entre outros factores. Ainda assim existem três tipos principais de relatórios, a saber: Relatórios críticos | Relatórios sintéticos | Relatórios de formação Relatório Crítico Relatório Sintético Relatório de Formação Descreve e opina sobre a maneira como uma actividade foi desenvolvida, a fim de dar a conhecer. Menos elaborado, referente a anteriores relatórios. Mais ou menos pormenorizado, apresentando actividades desenvolvidas durante um curso e/ou estágio. Tabela 1 ‐ Tipos de relatório 1
In: Dicionário Universal da Língua Portuguesa; 6.ª Edição; pág.: 1227; Texto Editora; 2000 | Virgilio Miguel Almeida Alves |Dez‐08 [RELATÓRIOS E EXPOSIÇÕES]
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Conteúdo do relatório Um documento deste género além de conter a introdução, o desenvolvimento e a conclusão, contém ainda um cabeçalho e um sumário que o complementem. No cabeçalho (ver na página nº 7) irão ser expostas as informações relativas ao projecto, o título, o autor, o destinatário e a data, entre outras informações importantes. Por norma ocupará a primeira página ou mesmo a capa por inteiro, podendo‐se no entanto restringir o cabeçalho a um parágrafo se se tratar de um relatório pouco extenso. Um componente com alguma importância é o sumário, onde está explicita a organização interna e a arrumação dos assuntos e dos tópicos, Ilustração 2 ‐ Conteúdo dum relatório
quando em relatórios mais elaborados ou extensos, o sumário (ver na página nº 8) aparece sob a forma de índice, sendo o índice muito mais utilizado e de longe mais conhecido. Assim o índice e o sumário apresentam a mesma função, referenciam os tópicos remetendo‐os para a página que ocupam no relatório, funcionando ainda como guia do relatório. Após estes dois componentes, vem a tradicional estrutura dum documento escrito, a introdução (ver na página nº 9), o desenvolvimento (ver na página nº 9) e a conclusão (ver na página nº 10). Sendo que na introdução serão indicadas a apresentação do projecto, a metodologia seguida e o que se pretende atingir, isto é a formulação dos objectivos. O Desenvolvimento é portanto a explicação e apresentação das etapas ao longo do seu processo natural, e é pela sua natureza a parte mais longa do documento, geralmente divididos em subcapítulos. Nele estão explicados os assuntos pretendidos, a forma usada para responder ao problema e a discussão dos resultados obtidos, gradualmente entrarão na fase preparatória da conclusão. A última parte a figurar num relatório é justamente a conclusão, a recapitulação do enunciado e das conclusões chegadas que podem apontar no sentido de se fornecer conselhos a seguir ou acções a realizar, consoante o grau de formalidade do relatório o redactor pode incluir as suas próprias conclusões pessoais adicionais ao restrito da pesquisa. | Virgilio Miguel Almeida Alves |Dez‐08 [RELATÓRIOS E EXPOSIÇÕES]
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Elaboração do relatório O cabeçalho Entenda‐se cabeçalho do relatório como a página de abertura ou a capa, e não como tradicionalmente se associa o termo ao cabeçalho de página. Este último é a porção de espaço no extremo superior das folhas que serve para a timbragem das mesmas. O Cabeçalho do relatório não é mais do que a abertura do relatório, a página onde é explicado o Título e tema do projecto, e as informações de autor, redactor e do destinatário. Podemos considerar que nesta parte entram diversos campos: • Título • Subtítulo • Tema ou assunto • Autor • Redactor • Empresa ou instituição • Data e Hora Ilustração 3 ‐ Exemplo de cabeçalho Se utilizar o Microsoft® Office Word 2007 saiba que Existem vários processadores pode transferir gratuitamente vários modelos: de texto que permitem de forma rápida e fácil utilizar 1 – Abra o menu Office. estilos pré‐programados e 2 – Inicie um documento novo. personalizáveis. Tais estilos 3 – Na barra lateral esquerda: são livres de serem utilizados, 3.2 – Office On‐line. mas se pretender usar um 3.4 – Seleccione Relatórios. deve primeiro personalizar o 4 – Seleccione o modelo. estilo especialmente se for 5 – Transfira. para um destinatário mais exigente ou abrangente. Além Ser‐lhe‐à pedido que certifique a do que estilos personalizados sua cópia do Word. próprios conferem um aspecto mais profissional ao documento. | Virgilio Miguel Almeida Alves |Dez‐08 [RELATÓRIOS E EXPOSIÇÕES]
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O sumário O sumário geralmente encontra‐se a seguir ao cabeçalho, embora haja quem prefira colocá‐lo no fim quando se trata de um índice. O sumário não é mais do que o índice do relatório, diferenciando‐se deste na media em que o índice além de dar os tópicos, tem uma componente de referência, isto compreende a paginação, em relatórios mais extensos, o sumário é substituído pelo índice por forma a melhorar a rapidez na consulta de um determinado termo, ainda que em termos de índice, existam outros componentes, como os índices remissivos ou de imagens, que desempenham um papel de referencia aos tópicos/termos pesquisados. Um sumário ou índice para ser bem elaborado depende não só da arrumação dos temas ou tópicos mas também da clareza dos títulos utilizados ao longo do relatório, como tal, devem ser escolhidos títulos curtos e de referência rápida permitindo que o leitor possa rapidamente consultar o índice e encontrar o que deseja. No Microsoft® Office Word 2007, poderá facilmente adicionar um índice ao documento escolhendo para isso no friso “Referências” o botão “Índice”, podendo optar entre um índice manual ou automático 2 . Para elaborar um índice automático faz‐se necessário que o redactor utilize os estilos de letra do processador de texto, uma vez que irão ser estes que permitirão “calcular” o índice, assim, para um título principal deverá utilizar por exemplo o estilo “Título 1”, para um subtítulo o estilo “Título 2” e assim sucessivamente. Ilustração 4 ‐ Inserção de um índice 2
Em versões anteriores do Microsoft® Office Word o processo é similar. | Virgilio Miguel Almeida Alves |Dez‐08 [RELATÓRIOS E EXPOSIÇÕES]
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A introdução A introdução é a primeira parte do documento escrito propriamente dito, nela se encontram as informações relativas ao projecto e à forma como irá ser conduzido. Neste parágrafo deverá formular‐se a(s) pergunta(s) de início, e como se pretende estudar a situação, podemos assim formular algumas questões básicas tais como: • Qual o problema? • Qual o impacto do problema? • Como resolver o problema? • Que métodos utilizar? Uma vez respondidas a estas perguntas, a introdução está feita. O desenvolvimento Num relatório, obviamente, o desenvolvimento é a parte mais importante, nele serão escritos, os estudos, os métodos usados, o porquê da metodologia adoptada, as experimentações, os resultados, o estudo das pesquisas e dos apuramentos entre outras fases. Contudo há que ter em atenção quanto à forma como se irá tratar os diversos assuntos. Umas das principais cautelas a seguir são a clareza da escrita e boa organização dos assuntos. É preferível portanto criar subtemas quando determinado tema se torna muito extenso ou confuso, assim como é preferível usar uma linguagem não muito técnica, sob pena de um leitor menos esclarecido não o entender. No desenvolvimento é onde se exporão as pesquisas efectuadas, as experiências realizadas e os dados escolhidos, para isso, faz‐se o recurso a vários componente e recursos de tratamento de informação, tais como: •
•
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Tabelas Gráficos Imagens Elementos gráficos Sendo no entanto necessários saber como organizar esses dados e como expô‐los, uma óptima maneira de apresentar a informação num relatório é a de criar índices diversos para tabelas, imagens ou tópicos. É relativamente fácil inserir componentes no Microsoft Word, basta recorrer ao friso/menu inserir e seleccionar o componente a inserir. | Virgilio Miguel Almeida Alves |Dez‐08 [RELATÓRIOS E EXPOSIÇÕES]
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A conclusão A conclusão é o capítulo sínteses do relatório, nele serão apresentadas os resultados do desenvolvimento, e as conclusões que dai advêm, apresentam‐se soluções ao problema fundamental bem como as melhores opções a tomar. Com a conclusão fica‐se a saber o porquê do problema ou em contrapartida, o porquê de não se atingir determinado objectivo e quais as alternativas a seguir, a colmatar a conclusão aparece uma breve descrição dos métodos usados, a sua justificação e pontualmente o opinião pessoal do executante. Será portanto a resposta fundamentada às perguntas da introdução:Qual era o problema? •
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•
Qual era impacto do problema? Como se resolveu o problema? Que métodos se utilizaram? Componentes externos Bibliografia A bibliografia compreende a referência aos documentos utilizados, é importante referir com exactidão a fonte dos dados pesquisados, de um ponto de vista técnico visa compreender a fonte de informação e a sua credibilidade, por outro lado, o ponto de vista moral, uma vez que se deve referir a fonte quando esta provém de um trabalho externo realizado por terceiros. A bibliografia pode ser subdividida em vários formatos, os livros pesquisados, as publicações pesquisadas, dados retirados de fontes na internet, filmes, áudio, pesquisas, trabalhos e outros ensaios entre uma infinidade de fontes. Quanto mais exacto for a informação bibliográfica, mais fácil se torna a sua pesquisa, tome‐se como exemplo as páginas de rede, o seu conteúdo muda constantemente, assim é fulcral que se forneça a data. A forma de apresentação da bibliografia pode ser representada sob a forma de texto simples ou até mesmo de uma tabela, consoante a vantagem da sua apresentação. Deve‐se adoptar estilos próprios e observar que a bibliografia tem uma forma padronizada de aparecer e regras de escritas iguais para vários documentos. | Virgilio Miguel Almeida Alves |Dez‐08 [RELATÓRIOS E EXPOSIÇÕES]
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Anexos Muito frequentemente são usados na elaboração de relatórios, capítulos extra que se inserem nos anexos, tais capítulos são complementos às informações presentes no relatório, podendo nele serem dados os dados brutos referentes às pesquisas ou experiências, acervos de dados ou fotográficos, entre outros documentos directa ou indirectamente implicados no relatório. Geralmente a sua numeração não corresponde à formatação da numeração do relatório e podem nem estar agrupados na estrutura do relatório, compreendendo um estilo e organização semi‐independente. Por exemplo, é comum os anexos serem encadernados separadamente do relatório. Como anexo pode vir um outro relatório quando a complexidade do projecto assim o entender. Índices remissivos e de elementos No sentido de facilitar a consulta de tópicos, imagens, tabelas e outros elementos, são elaborados índices especiais, que é exemplo o índice remissivo. Índice remissivo Um índice remissivo é um índice que referencia vários tópicos considerados pertinentes pelo redactor, vem ordenado por ordem alfabética e permite encontrar rapidamente determinada entrada. No Microsoft® Office Word 2007 é possível inserir um índice remissivo, para isso deverá ir ao friso “Referências” e seleccionar “Inserir Índice Remissivo”. O índice remissivo só poderá ser elaborado se existirem entradas marcadas, para tal deverá marcar os tópicos que servirão como entradas, para isso poderá utilizar o botão “Marcar Entrada” localizado no mesmo friso. | Virgilio Miguel Almeida Alves |Dez‐08 [RELATÓRIOS E EXPOSIÇÕES]
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Ilustração 5 ‐ Inserção de um índice remissivo
Para um índice remissivo eficaz o redactor deverá ter em conta quais os tópicos a servir como entrada, e ter em atenção à pertinência do tópico seleccionado, bem como não seleccionar palavras com múltiplos significados ou susceptíveis de aparecerem com alguma frequência. É
ainda possível marcar entradas de uma forma manual ou autónoma ou de uma forma automática. Índice de ilustrações À semelhança do índice remissivo, o índice de ilustrações faz referência às imagens, tabelas, equações entre outros elementos susceptíveis de serem enumerados e pertinentes, facilitando a procura desses componentes. Para inserir um índice de ilustrações o processo é idêntico, no friso de “Referências” seleccione “Inserir Índice de Ilustrações”. Para este processo é necessário colocar legendas nas ilustrações a representar, para isso seleccione a ilustração e opte pelo botão “Inserir Legenda” presente no mesmo friso. Ilustração 6 ‐ Inserção de índice de ilustrações
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Referência cruzada Uma referência cruzada é um género de índice que referencia termos ou tópicos relacionados com determinada matéria. Quando pretendemos ligar certos conceitos uns com os outros utiliza‐se a referência cruzada, isto é, remete‐se para outro assunto. Exemplo de referência cruzada: •
Índice; vide: ‐ Índice remissivo, pág. 10 ‐ Índice de ilustrações, pág. 11 ‐ Referência cruzada, pág. 12 Na elaboração das referências cruzadas, obviamente terá que se ter em atenção à ligação de conceitos que se pretende formar, e se esta se justifica no presente momento, dois conceitos podem ser referenciados numa situação, mas serem completamente antagónicos noutra. No Microsoft® Office Word também é possível de forma simples adicionar uma referência cruzada. No friso “Referências” e no friso “Inserir” seleccione “Referência Cruzada”. Ilustração 7 ‐ Inserção de uma referência cruzada
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Apresentação gráfica Discurso O discurso presente num relatório deve ser cuidado, nem muito formal nem demasiado informal, deve estar bem escrito e ser coerente, consoante o grau de complexidade e dos possíveis leitores deve ser moderado na terminologia técnica e específica. O discurso deve ainda ser claro, preciso, pertinente, objectivo e conciso, utilizar um discurso directo simples a além disso ser o mais pormenorizado possível. Em ordem a que haja uma boa percepção do motivo em estudo e dos parâmetros estudados, bem como dos resultados, para isso, é necessário não adoptar‐se uma postura peremptória, apresentar matéria para a qual não se tem domínio, e sobretudo não adoptar discurso longo e exaustivo, que propicie o cansaço de quem está a ler, um relatório não é uma obra bibliográfica mas sim científica. Grafismo Para a melhor compreensão do que é escrito no relatório faz‐se necessário também incluir informação não textual que possa de uma maneira gráfica fornecer elementos informativos que por uma lado podem não ser passíveis de serem expressos textualmente ou cujo discurso vaticine um texto confuso. A boa arrumação das imagens, dos textos e dos vários elementos, incluindo todos os pormenores como a paginação, a timbragem das folhas, etc., devem ser cuidados, uma vez que um relatório será mais apetecível de ler quanto mais cuidada for a sua estética. Ilustração 8 ‐ Exemplo de grafismo de um relatório
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Encadernação Para finalizar, o relatório deve ser encadernado, para uma melhor consulta, se bem que a utilização de uma capa simples de argolas seja suficiente, um relatório tornar‐se‐á mais formal e terá uma estética muito melhorada se este for encadernado.
Uma vez mais dependendo dos destinatários do relatório, e da tipologia do mesmo, esta será uma escolha do redactor, ou do executante. Conclusão Um relatório é portanto um documento deveras importante, no complemento de determinado projecto, o redactor deve ter atenção à escrita produzida, ao estilo de escrita, à clareza da abordagem e dos conteúdos e à organização do mesmo. Paralelamente, as ilustrações e os demais componentes devem ser introduzidos correctamente, e de forma eficaz, para que haja uma compreensão por parte dos leitores. Com este projecto pretendeu‐se mostrar como facilmente se pode produzir um documento deste género, recorrendo a tópicos e algumas informações, ainda assim, a qualidade da redacção destes documento depende e varia do redactor, do seu estilo próprio de escrita e da experiência que possui. É um documento que deve ser redigido calmamente, e ponderadamente, só assim se conseguirá fazer passar a mensagem principal do relato que se pretende do projecto. Bibliografia | Virgilio Miguel Almeida Alves |Dez‐08 [RELATÓRIOS E EXPOSIÇÕES]
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Bibliografia Referências Bibliográficas: Dicionário Universal da Língua Portuguesa; 6.ª Edição; pág.: 1227; Texto Editora; 2000 Referências de Rede Relatório – Wikipédia, a enciclopédia livre: http://pt.wikipedia.org/wiki/ Relat%C3%B3rio ; 8 Dez 2008 Fazer um relatório: fazer_relat.htm; 8 Dez 2008 http://www.malhatlantica.pt/estudoacompanhado/ Modelo de relatório de estágio: http://aeiou.expressoemprego.pt/scripts/ indexpage.asp?headingID=3679; 8 Dez 2008 Tomar, 11 de Dezembro de 2008 Virgilio Miguel Almeida Alves | Virgilio Miguel Almeida Alves |Dez‐08 [RELATÓRIOS E EXPOSIÇÕES]
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Índice remissivo anexos, 4, 11 assunto, 5, 7, 13 Autor, 7 bibliografia, 10 cabeçalho, 3, 6, 7, 8, 18 capa, 6, 7, 16 conclusão, 3, 4, 6, 10 desenvolvimento, 3, 6, 9, 10 discurso, 14 ilustrações, 3, 12, 13, 16, 18 índice de ilustrações, 12, 18 índice remissivo, 11, 12, 18 introdução, 3, 5, 6, 9, 10 referência cruzada, 13, 18 relatório, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 14, 16, 18 Relatório Crítico, 5 Relatório de Formação, 5 Relatório Sintético, 5 Subtítulo, 7 sumário, 3, 6, 8 Título, 7, 8 tópicos, 6, 8, 9, 11, 13, 16 | Virgilio Miguel Almeida Alves |Dez‐08 [RELATÓRIOS E EXPOSIÇÕES]
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Índice de ilustrações Ilustração 1 ‐ Relatório a ser elaborado no Microsoft Office Word .............................................. 4 Ilustração 2 ‐ Conteúdo dum relatório .......................................................................................... 6 Ilustração 3 ‐ Exemplo de cabeçalho ............................................................................................. 7 Ilustração 4 ‐ Inserção de um índice ............................................................................................. 8 Ilustração 5 ‐ Inserção de um índice remissivo ........................................................................... 12 Ilustração 6 ‐ Inserção de índice de ilustrações .......................................................................... 12 Ilustração 7 ‐ Inserção de uma referência cruzada ..................................................................... 13 Ilustração 8 ‐ Exemplo de grafismo de um relatório ................................................................... 14 | Virgilio Miguel Almeida Alves |Dez‐08