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Casos de sucesso
ICEPReorientação estratégica
A
para a Web
reformulação de grande parte do software aplicacional do ICEP - Investimentos, Comércio e
Turismo de Portugal e a criação de uma intranet
são os principais eixos da colaboração desenvolvida. O lançamento de uma extranet e de novos portais especializados até ao
final de 2000 são o corolário lógico deste projecto
«Reorientámos de raiz os nossos sistemas de informação
para passarem a estar suportados em tecnologias 100% Web»,
sintetiza o director de sistemas de informação do ICEP,
Fernando Albuquerque. O responsável salienta que a orientação seguida recusou liminarmente o «corte e costura» e que
se optou por reconstruir de raiz o sistema de informação sobre
a plataforma da World Wide Web. «Não foi só a tecnologia
orientada a 100% para a Web, mas toda a concepção do sistema de informação», acrescentou.
«A Link procedeu à reengenharia das aplicações IBM
AS/400 para o mundo Microsoft», afirma, por seu turno, Ivan
Baptista, o responsável da Link encarregue do projecto do ICEP.
Este processo de «porting» envolveu cerca de 20 aplicações
desenvolvidas em COBOL, as quais suportam grande parte da
actividade do ICEP e foram desenvolvidas segundo uma arquitectura em três camadas . «A par da migração de aplicações, os
dados passaram também do DB2/400 (IBM) para Microsoft
SQL Server», acrescentou.
«Toda a lógica de negócio foi modelizada em objectos com
uma forte componente transaccional e implementados em
Virtual Basic», sublinhou Ivan Baptista. Para além de todo este
processo de «porting», a Link interveio também no desenho e
implementação de toda a infra-estrutura computacional de
suporte à intranet (LAN/WAN) e respectivos serviços de rede
assim como no desenvolvimento de um portal corporativo.
«Um trabalho profundíssimo: além de tecnologia construímos um modelo do sistema muito nativo em termos de Web»,
sintetiza Fernando Albuquerque. A intranet surge como um
meio para promover a comunicação entre os colaboradores,
divulgação de conteúdos referentes ao negócio e cultura do
ICEP, mas possibilitando igualmente o acesso a outros sistemas de informação do ICEP nomeadamente às aplicações
desenvolvidas no âmbito do processo de reengenharia.
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N2 - Setembro de 2000
Ivan Baptista
Responsável na Link pelo projecto
A par da informação institucional e de negócio, o portal pretende ainda ser um meio para reforçar a comunicação intercolaboradores. As possibilidades de comunicação por este
meio vão desde a promoção de acções do ICEP à criação de
«newsleters» com conteúdos actualizados, de interesse geral,
destacando-se os de natureza lúdica e informativa. Foros de
discussão, páginas pessoais e departamentais, gestão documental e mecanismos de pesquisa sobre todo o universo de
dados do ICEP, incluem-se nas funcionalidades disponíveis.
O acesso à criação de páginas pessoais e departamentais
tem também grandes reflexos na cultura organizacional, além
de estimular uma concorrência saudável entre colaboradores e
departamentos, nota Fernando Albuquerque. «Os processos
não são fotocopiados mas disponibilizados em todos os PC de
departamento. As anotações e a evolução do projecto são colo-
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Casos de sucesso
O lado humano da Intranet
Projectos na calha
A partir da Intranet, o ICEP pretende desenvolver em colaboração com a Link,
pelo menos mais dois projectos. «A intranet deverá ser a base de uma extranet e
de um portal», salienta Fernando Albuquerque.
A extranet será a actual intranet com um sistema de articulação virado
unicamente para as empresas que exportam ou têm negócios internacionais .
Quanto aos portais, no domínio ‘.pt’, o ICEP tem uma estratégia de
focalização nas empresas. Em relação ao domínio ‘dot-com’, o responsável
daquela instituição adiantou que será focalizado não no cliente mas no
conteúdo - na oferta de conteúdos de promoção de Portugal. «Além da oferta
de produtos e serviços, vamos ter uma componente fortíssima baseada em
sistemas de informação geográfica e informação económica e social»,
acrescentou.
As intranet, extranet e portal poderão ser bilingues (português –inglês). «Para os
países onde exista representação diplomática ou escritório do ICEP, poderá ser
criada uma página em língua local», concluiu.
Fernando Albuquerque
ICEP
Uma intranet não é uma mera aplicação das
tecnologias Internet para a rede interna da
empresa, defende o responsável de
tecnologias de informação do ICEP,
Fernando Albuquerque. «A intranet é a
concepção de um sistema de informação e
comunicação capaz de ter um forte impacto
na cultura organizacional», salienta. No
processo de criação do portal corporativo,
Fernando Albuquerque admite ter recebido
uma influência «extremamente interessante»
do livro The Human Side of Intranets:
Content, Style and Politics (editado por
Jerry W. Koehler em 1997).
A componente pessoal surge então como
determinante no modelo escolhido. «As páginas pessoais criam e reforçam
a utilização da intranet», acrescenta. «A intranet estimula a cultura
corporativa - no sentido de aproximar as pessoas - mas também promove
e reforça a utilização dos meios informáticos e permite um maior
conhecimento da organização», sublinha.
A introdução do estímulo da concorrência não só a nível das páginas
departamentais mas a nível de toda organização é um factor que
Fernando Albuquerque considera extremamente positivo. Com os
mecanismos disponíveis na intranet, departamentos e colaboradores são
estimulados a criar, divulgar e actualizar a informação de forma cada vez
mais rápida.
Um outro aspecto salientado pelo responsável prende-se com as FAQ
(Perguntas mais frequentes), que não estão orientadas para informação
sobre o funcionamento do portal, mas sim para os clientes. «Fizemos uma
recolha por todas as direcções do ICEP sobre as perguntas que mais
frequentemente os nossos colaboradores têm de responder no dia a dia. As
respostas estão nas FAQ», afirma. As FAQ estão organizadas por tema, o
que permite, também, que a nível da instituição toda a gente dê as
mesmas respostas de forma uniformizada.
Para além do edifício sede, o ICEP conta ainda com mais três instalações
em Lisboa, 6 Delegações Regionais em Portugal, 46 Delegações
Internacionais em todo o mundo e cerca de 600 colaboradores.
cadas on-line. O que permite poupar tempo em reuniões e perguntas», exemplifica. «Mas o mais importante é ganho em
comunicação. A informação está ao alcance de toda a gente na
intranet», salienta.
Foi desenvolvido um conjunto de árvores com seis categorias de topo: base do conhecimento, governamental, regional,
comunicação social, negócios, sectores. A introdução da informação permite que a sua actualização seja feita por qualquer
colaborador a partir de qualquer lugar.
A intranet, através de um sistema de autenticação, permite
o acesso a qualquer colaborador do ICEP em qualquer lugar do
mundo desde que esteja conectado a ela. Como vantagem
surge a possibilidade de «uma informação cada vez mais actualizada . Antes era para o sistema de informação da sede que
tinha que convergir toda a informação. Descentralizámos a criação e a introdução de informação no sistema».
Na parte não visível do sistema, Fernando Albuquerque salienta a existência de uma ferramenta desenvolvida pela Link que permite fazer a manutenção directa de todas as componentes:
«Qualquer alteração pode ser feita ‘on-line’». A manutenção da
informação foi descentralizada, o que permite ao secretariado
actualizar a informação que tradicionalmente distribuía em papel.
«Em cada unidade organizacional, as pessoas têm aprendido a construir e a desenvolver conteúdos e a publicá-los imediatamente, dispensando o ‘web master’», afirmou este
responsável do ICEP. Importante para Fernando Albuquerque é
o facto do portal não espelhar a estrutura organizativa do ICEP.
O modelo de organização da informação e o modelo de comunicação da intranet não reflectem a estrutura organizativa do
ICEP. «Está construído para ser intuitivo», sublinha.
O projecto da intranet envolveu um investimento da ordem
dos 100 mil contos em serviços e de 60 mil contos em hardware. ¶
Visite o site: www.icep.pt
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