Change Management: o kit de sobrevivência em tempos de crise
Efigênia Amoroso
1
Efigênia Amoroso
Responsável pela gestão do portfólio de Projetos
Estratégicos do Itaú Unibanco, atuando na
condução de comitês de governança com as VPs
de Negócios, gerencia o BSC e indicadores de
metas e desenvolve a comunicação de
endomarketing na área de Operações e Tecnologia.
Efigênia Amoroso
Superintendente do
Escritório de Projetos da
Diretoria Geral de
Tecnologia e Operações
Itaú Unibanco.
Com mais de 20 anos de atuação no mercado
financeiro, foi responsável pela estruturação do
PMO no Itaú Unibanco; liderando inclusive a
integração entre os dois bancos.
MBA em gestão de projetos pela FIA/USP,
pósgraduação em Marketing e graduada no programa
PMO Master Class 2013.
Atua como palestrante, possui matérias em diversas
publicações especializadas.
O PMO sob sua liderança ficou entre os 3 melhores
PMO’s do Brasil.
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2
Quem Somos
Nosso PMO
agenda
Change Management
Agentes de Transformação
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3
Quem Somos
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4
Quem Somos
Nossos Números
91.968 mil
Pessoas fazem parte do nosso time
26.709
caixas eletrônicos no Brasil e exterior
R$ 782 milhões
Resultado no 2T15
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5
Quem Somos
Nossos
A cada R$
Números
4,00 movimentados no Brasil,
R$ 1,00 passa pelo Itaú
Nossos recursos próprios, livre, captados
e administrados equivalem à 1/3 do
PIB brasileiro
62,2 Milhões de clientes
em
operações próprias e parceiras, o que
equivale a população da Itália
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6
Quem Somos
#nossoclientemudou
9,7 MM
2Q14
Mudança no perfil no uso da tecnologia
12,1 MM
2Q15
+25% de crescimento
dos clientes digitais
Total de Transações via Mobile
2015
1.020
1.465
2014
2010
12
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Nosso PMO
Visão PMO
Ser um PMO referência de
mercado em governança
estratégica e um centro de
excelência em
gerenciamento de programas
e projetos estratégicos.
Missão PMO
Prover informação com
qualidade,
imparcialidade e
agilidade para a tomada
de decisão alinhada à
estratégia da organização.
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Quem Somos
Nosso PMO
agenda
Change Management
Agentes de Transformação
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Nosso PMO
Diretoria Geral de Tecnologia e Operações
Diretoria Geral de
Tecnologia
e Operações
Marcio Schettini
PMO DGTO
70%
Efigênia Amoroso
da equipe Certificados PMP
Comunicação
BSC e
Indicadores
de metas
Projetos
PMO Ágil
Projetos
PMO
Projetos
Gestão de
Projetos
30%
Da equipe certificados CSM
05 gerentes
17 coordenadores e especialistas
58 analistas
Dir. Exec. 2
Dir. Exec. 1
Dir. 1
Dir. 2
Dir. 3
Dir. 4
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Dir. 5
Dir. Exec. 3
Dir. 6
Dir. 7
Dir. 8
Dir. 9
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Nosso PMO
Nosso PMO / Área de Comunicação
Entendimento das necessidades e expectativas das diferentes áreas para
oferecer as melhores soluções de comunicação interna, alinhado com as
estratégias da área
Alinhamento das práticas de Change Management
Canal DGTO – aproxima os líderes junto aos colaboradores
Ajuda na convergência
das comunicações
de projetos
Alinha estratégias e
objetivos da
organização
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Engaja, motiva e
integra colaboradores
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Nosso PMO
Abordagem de atuação
Estratégica
•
•
•
Fornece informações estratégicas para tomada de decisão GO / NO GO
Coordena e Integra projetos do portfolio
Identifica, seleciona e prioriza novos projetos
Credicard
CTMM
Integração
Unibanco
Credicard
Segurança Integração 9 Dígitos
Unibanco
Sparta
Tática
•
•
•
Desenvolve e implementa a metodologia padrão método Agil
Implementa e opera o sistema de informação dos projetos
Desenvolve as competências dos profissionais
Operacional
•
•
•
Informa o status dos projetos para a alta gestão
Monitora e controla o desempenho de projetos
Executa tarefas especializadas para os gerentes de projeto
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Back Level
Projetos
BAU
Melhoria na
qualidade
9 Dígitos
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Nosso PMO
Gestão de Portfólio
Estruturantes
Porte GG
Atuação do PMO
Negócios e
BAU
Porte G
•
Gerenciamento de benefícios (VPL)
•
Gestão de recursos balanceada
•
Demanda
Legal
Monitoramento de riscos
Porte G
•
Status report semanal Diretor Geral e VP
•
Report mensal ao Comitê Executivo
•
Change Management
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Alguns exemplos
CTMM
Credicard
porte GG
porte G
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Nosso PMO
CTMM – Centro Tecnológico Mogi Mirim
Área construída: 59.815 m² - 120 estádios de futebol
CTMM
Centro Tecnológico
Mogi Mirim
Dimensão: Maior data center da América Latina
Capacidade energética: 2 vezes maior que a atual
Processamento: Capacidade 16 vezes maior que a atual
Armazenamento: 25 vezes maior para alocação de dados
Transacional Online: Capacidade de até 24.000 transações/seg
Escalabilidade: Infra de processamento 100% redundante
Certificações
Green IT
Certificação
LEED Silver
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Continuidade e
Disponibilidade
Certificação
Tier III Gold
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Nosso PMO
CTMM – Centro Tecnológico Mogi Mirim
Atuação do PMO
 Participação ativa do Escritório de
Projetos, desde a iniciação do programa
 Estabelecimento de governança
estruturada
 Suporte ao gerenciamento dos projetos
 Acompanhamento de métricas e
indicadores – Boa Tarde Mogi Mirim
 Suporte à documentação e conformidade
 Gestão financeira (custos, compras e
orçamento)
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CTMM – Centro Tecnológico Mogi Mirim
Change Management: Forte Papel da Governança
Comitês do Programa
Sponsor do
Programa
Comitê
Executivo
Comitê
Executivo de
Gestão
PMO
Monitoramento
e Controle
Financeiro
Gestão do
Programa
Change Management
Mobilização
Comitê
Técnico
Comitê de
Gestão
Liderança do
Programa
Board Técnico
Suptes. do
Programa
Comitê do
Board Técnico
Liderança dos
Eixos
Gestão de Projetos e Liderança Técnica
Obras, Facilities
e Ocupação
Definições de
Arquitetura
Racionalização
Preparação para
Migração
Operações
Executivo
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Migração
Gestor
Disponibilidade
Aplicacional
Técnico
Especialista
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CTMM – Centro Tecnológico Mogi Mirim
Change Management: Comunicação e Gerenciamento dos Stakeholders
Poder
Alto
Manter Satisfeito
Gerenciamento Próximo
1. Comitê Executivo
1. Comitê Executivo
2. Boletim Estratégico
2. Boletim Estratégico
Acompanhamento
Manter Informado
1. Comunicados
Especificados e Pontuais
1. Comitê Operacional
2. Boletim Técnico
Executivo
Gestor
Técnico
Baixo
Interesse
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Alto
Especialista
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CTMM – Centro Tecnológico Mogi Mirim
Change Management: Plano de Comunicação (Mapa de Influência dos Stakeholders)
BANCO
MIGRADORES
BANCO
Revista Negócios Itaú Unibanco
Portal Itaú Unibanco
TV Itaú Unibanco
E-mail
PDE
ATEC
Site Atec
Painéis Interativos
E-mail
PDE
ATEC
MIGRADOS
MIGRADORES
Mensagem do VP
Evento de Integração
E-mail
MIGRADOS
Guia Mogi Mirim
Evento de Integração
E-mail
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Programa Integração Credicard
Diversidade
Objetivo:
 Mergers and Acquisitions (M&A)
relatórios alinhados com a matriz
em NY e aprovados com órgãos
reguladores no Brasil e EUA.
 Migration Cards Portfolio:
7 MM de contas
 +300 pessoas envolvidas
diretamente com projeto
 +200 Comitês (Operacional e
Tecnologia)
Colaboradores de diversas culturas:
• Itaú Brasil, Citi Brasil, Citi NY, Citi Cingapura, Citi Índia e Citi
México.
• Kick off Meeting (tradução em diferentes idiomas))
• Conference Call Semanal
• Reuniões Presenciais (quando possível)
Human Change Management
1.200 Colaboradores do Citi para Itaú
MindSet #sentimentodepertencer
• Workshop e Kit de “Boas Vindas”
• Comitês exclusivos
• Comunicação transparente e próxima
• “De x Para” de área Origem e Destino
User Experience – Look and Feel
• Identidade Visual sem mudanças (Internet, App e CEI)
• Manutenção dos Produtos e Serviços
• Comunicação aos Clientes
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Quem Somos
Nosso PMO
agenda
Change Management
Agentes de Transformação
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Nosso PMO
Nosso PMO / Área de Comunicação
Change management
Humor/
Energia
Negação
Integração
Raiva
Exploração das
Possibilidades
Negociação
Aceitação do
Inevitável
entendimento
questionamento
aceitação
promoção da
mudança
desenvolvimento
motivação
e suporte
Tempo
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
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Nosso PMO
Nosso PMO / Área de Comunicação
Comunicação
entendimento
•Desconhecimento dos
objetivos, benefícios e
escopo do projeto
Humo
r/
Energ
ia Negação
•Rumores e boatos
Integração
questionamento
aceitação
•Inquietação quanto ao
impacto pessoal
•Reconhecimento dos
benefícios
•Questionamento quanto
ao engajamento pessoal
•Curiosidade em usar a
nova plataforma
•Expectativas não realistas
Raiva
Exploração
das
Possibilida
des
Negociaçã
o
desenvolvimento
motivação
e suporte
•Difundir os benefícios
dos projetos
•Apresentar o resultado da
análise de impacto
organizacional
• Demonstrar o andamento
do projeto
•Divulgar o Road Map do
projeto e suas principais
fases
•Reforçar os principais
marcos do projeto
promoção da
mudança
Aceitação
do
Inevitável
Tempo
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
•Divulgar plano de suporte
pós implantação
•Promover canais de
comunicação
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PMO Itaú Unibanco
Change Management e o kit de sobrevivência em tempos de crise
Change
management
organização
1
2
adaptação
a
mudança
controle
da
mudança
definir e implementar procedimentos
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
3
mudança
efetiva
sucesso
23
PMO Itaú Unibanco
Change Management e o kit de sobrevivência em tempos de crise
Change
management
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
24
PMO Itaú Unibanco
Change Management e o kit de sobrevivência em tempos de crise
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
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PMO Itaú Unibanco
Change Management e o kit de sobrevivência em tempos de crise
Empresas
estruturadas em
Change management
6x mais
sucesso
FRAMEWORK
Change
Management
GESTÁO
Project
Management
ROI
tem
Higher
Profitts
Acionistas
Budget
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CONTROLE
PMO
Prazos
ON TIME
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PMO Itaú Unibanco
Change Management e o kit de sobrevivência em tempos de crise
 Seguranca
 Protecao
 Confianca
 Previsibilidade
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
 Aventura
 inovacao
 Misterio
 Reconhecimento
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PMO Itaú Unibanco
Change Management
Seguranca Desconhecido
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
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PMO Itaú Unibanco
Change Management e o kit de sobrevivência em tempos de crise
Criar interesse
Ser radiante
Atrativo
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
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PMO Itaú Unibanco
Pessoas
Change Management
Gerir clima do projeto e espiirito de equipe
Estimular criatividade e inovacao
Promover gestáo participativa nas metas e desafios
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
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PMO Itaú Unibanco
Change Management - Pilares
Processo
estruturado
com
uma
metodologia que desenvolve ações
comportamentais e de gerenciamento.
Nossos pilares
de colaboração
• Plano de implantação
• Comunicação
A Missão de Gestão da Mudança é
• Análise de Impacto
preparar
• Treinamento
as
entendimento
mudanças
pessoas
e
com
para
aceitação
o
das
• Centro de Excelência
performance
apropriada e mitigação de riscos.
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
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PMO Itaú Unibanco
Change Management - Processo
Analisar
Modelo Atual
As Is
Analisar
Modelo Futuro
To Be
Identificar e
registrar
os GAPs
A análise dos Impactos Organizacionais
visa assegurar uma mudança efetiva,
com intervenções que viabilizem o
alcance das metas estabelecidas
Implantar plano
de ação
Definir plano
de ação
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
Consolidar
Impactos
Organizacionais
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PMO Itaú Unibanco
Change Management – Ciclo de Vida da Mudança
Acompanhamento da mudança desde de sua
origem até o pós-implementação, seguindo
5 fases principais.
• Levantamento de Impactos e
elaboração dos planos de ação
Pontos de
controle PMO
Pontos de
controle PMO
• Consolidação dos dados
• “GO” / “No GO” e divulgação
• Implantação dos Planos de Ação
• Acompanhamento do pósimplantação até estabilização
Pontos de
controle PMO
Pontos de
controle PMO
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
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PMO Itaú Unibanco
Change Management – Análise de Impactos
 Pessoas
 Processos
 Estrutura e
posições de
trabalho
 Políticas,
normas e
procedimentos

Identificar necessidade de treinamentos específicos que
extrapolam o treinamento dos projetos

Treinamentos técnicos e sistêmicos

Mapeamento de novos Riscos Operacionais

Identificação de impactos em clientes

Comunicação Externa

Criação/eliminação/alteração/transferência de tarefas

Identificar possíveis alterações na estrutura

Posições de trabalhos que serão afetados/criados

Alterações em layout que facilitem o novo processo

Identificação de potencial alteração /criação /eliminação
de normas/procedimentos e políticas

Alterações em alçadas/aprovações

Direcionamento para manutenção dos manuais de
procedimentos das áreas
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
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PMO Itaú Unibanco
Change Management interno PMO
“...mudar é preciso...”
"Para se manterem
viáveis e capazes de
enfrentar estes
desafios, é imperativo
para os PMOs que se
tornem mais
adaptáveis, e
continuem a
reorientar-se,
redirecionar-se e
reinventar-se, o
Centro de Excelência PMCoE
Acompanhamento PMO Ágil
tempo todo."
Reinventing the
PMO
Jack S. Duggal
Ferramenta de colaboração –
Change Management
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PMO Itaú Unibanco
Change Management – Centro de Excelência - PMCoE
Empreende projetos internos
• Foco em Competências Técnicas e
Relacionamento com o Cliente
Mobiliza, coordena e participa de
iniciativas internas visando
disponibilizar novas soluções
ou melhorias em processos e
produtos.
Presta serviços especializados
• Abordagem de práticas como Agile, PMBok,
Lean, 6sigma, BSC e Design Thinking
• Agente de Transformação
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Executa serviços específicos
aliando excelência técnica e
habilidades de relacionamento
com cliente.
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PMO Itaú Unibanco
Change Management
Acompanhamento PMO Tradicional
x
Acompanhamento PMO Ágil
Análise e diagnóstico
AGILIDADE - Adaptabilidade
no desenvolvimento do
projeto – sinergia entre TI e
Negócios
Recomendação
RAPIDEZ nas resposta aos
grandes riscos identificados
Time to Market - Sprints
Report Executivo
• Foco na adição de valor para o Negócio
• Análise de relatórios e métricas
• Prática constante da filosofia Ágil
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
MILESTONES e não APENAS
prazo
Prover informações à alta
gestão sobre o projeto para
tomada de decisão eficiente
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PMO Itaú Unibanco
Change Management
Acompanhamento PMO Tradicional
x
Acompanhamento PMO Ágil
Desafios


Garantir que os projetos
iniciem no modelo de
forma correta.
(Cascata x Ágil)

Interação ativa dos
stakeholders

Evitar interferências
durante as iterações
(após a planning)
• Foco na adição de valor para o Negócio
• Análise de relatórios e métricas
• Prática constante da filosofia Ágil
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
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PMO Itaú Unibanco
Change Management
Nossos pilares de
colaboração
Ferramenta de Colaboração

Apresente-se
Conte o que você sabe fazer e suas experiências
com gestão de projetos

Documentos
Compartilhe materiais que podem ser divulgados

Opiniões
Dê suas opiniões, comente sempre de forma
profissional

Compartilhe suas ideias e participe de discussões de
forma construtiva
LIÇÕES APRENDIDAS - ferramenta para
compartilhamento e disseminação do conhecimento
de Gestão de Projetos na organização - dentro e
fora do PMO, reduzindo a curva de aprendizado dos
colaboradores
Ideias

10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
Dia a dia
Busque maneiras de utilizar a ferramenta para
melhorar o dia a dia de trabalho colocando em
prática
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Quem Somos
Nosso PMO
agenda
Change Management
Agentes de Transformação
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
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PMO Itaú Unibanco
Agentes de Transformação
1. Compromisso com a organização
2. Acreditar no nosso potencial
3. Ser factual – identificar com isenção
4. Inovação constante
5. Valorizar nossos colaboradores
nosso DNA
nossos principios
6. Respeitar e entender o cliente
7. Espírito de dono – fazer acontecer sempre
Somos agentes de transformação
8. Confiança na equipe
9. Brilho nos olhos
10. Paixão pela perfomance
11. Influenciar positivamente as equipes
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
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PMO Itaú Unibanco
Planos para o
Futuro
• Consolidar a condução dos projetos estratégicos
como referência na qualidade e benefício na
gestão de projetos
• Reduzir o ciclo de vida dos projetos através da
melhor aplicação da metodologia de gestão de
projetos .
• Replicar o modelo de governança de metas
projetos para as demais áreas da organização
• Comunicação TV atec
10º Congresso de Gerenciamento de Projetos - 21 de setembro de 2015
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Obrigada!
Efigênia Amoroso
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