QUEM SOMOS?
"A Image LH é uma empresa prestadora de serviços com mais de quinze anos
no mercado atendendo instituições financeiras, com sede em Campo Grande
MS e filial em Porto Alegre RS. Atua no ramo de digitalização, compensação e
truncagem de documentos, tratamento de imagens, conferência eletrônica e
formalística. Possuímos infra-estrutura adequada para o armazenamento digital
e opcionalmente físico de documentos, utilizamos softwares e hardwares
específicos para o tratamento e gerenciamento de arquivos, obedecendo aos
mais altos requisitos de qualidade e segurança."
Visão: "Ser uma empresa reconhecida pelo uso da tecnologia na captura,
tratamento e armazenamento de imagens e documentos, comprometida com a
qualidade e flexibilidade de nossos serviços, visando sempre a satisfação de
nossos clientes."
Missão: "A Image LH, tem por missão desenvolver e gerenciar projetos
destinados à digitalização e indexação de documentos, visando facilitar o
controle, o armazenamento e a consulta, utilizando tecnologia adequada e com
qualidade superior, propiciando a redução dos custos de seus clientes."
www.imagelh.com.br
Rua José Bonifácio, 466 – Vila Planalto.
Campo Grande/MS CEP 79009-010
Fone/Fax: (67)3324-6500
G.E.D.
Gerenciamento Eletrônico de
Documentos
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O QUE É GED?
• Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão eletrônica de
documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar,
controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em
documentos através de um software específico.
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OBJETO DO PROJETO.
• Atender as necessidades do cliente visando à rapidez no acesso as
informações, facilidade na vis ualizaç ão e acesso de documentos, eliminaç ão
do risco de perda e ex trav io de papeis, arma zenagem em local seguro e
adequado, acesso on-line, impress ão ou geração de arquiv os pesquis ados e
total c ontrole no gerenciamento dos documentos .
VANTAGENS DO SERVIÇO.
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Criação de cópia digital dos documentos.
Preservação e aumento da vida útil dos documentos.
Redução no tempo de recuperação da informação (físico/lógico).
Redução de áreas de armazenamento (Opcional).
Possibilidade de acesso simultâneo, aos documentos digitais, por múltiplos
usuários.
Possibilidade de manutenção de cópias de segurança dos documentos digitais.
Controle sobre o prazo de vida útil dos documentos.
Certificação sobre a existência de documentos obrigatórios.
Alertas e relatórios sobre documentos inexistentes ou expirados.
Indexação de dados contidos no documento digital.
Reconhecimento integral do texto contido no documento digital (Opcional).
Facilidade em processos de auditoria, através do documento digital.
Eliminação de investimento em hardware para armazenamento de imagens.
Eliminação de investimento em software para GED.
Liberação de pessoas para atividades fim.
DIAGRAMA DOS SERVIÇOS.
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ESPECIFICAÇÕES T ÉCNICAS E OPERACIONAIS.
• Utilização de Scanners próprios com características adequadas aos
documentos tratados.
• Preparação e Organização dos documentos (pastas) a serem digitalizados
obedecendo a rigoroso padrão de qualidade e controle em ambiente
devidamente preparado para a atividade e em local determinado pelo cliente;
• Captura e controle de dados através de Software específico, com opções de
consultas variadas, tanto por meio eletrônico através da empresa contratada
como através de site específico com a utilização de login e senha máster;
• Digitalização e indexação através de meios eletrônicos em ambiente específico
e com acompanhamento do contratante em caso de solicitação;
• Triagem de documentos passíveis de incorreções no processo de digitalização
e armazenamento de imagens;
• Arquivamento físico pós digitalização dos documentos, em local específico e
devidamente preparado para acondicionamento dos invólucros oriundos da
operação;
• Disponibilização em prazos pré determinados de consultas manuais e cópias e,
a qualquer tempo, de consultas on-line, através de site específico com a
utilização de senha Máster fornecida ao contratante.
PRAZOS PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS.
• Os prazos para a execução das atividades iniciais deste projeto deverão ser
objetos definidos entre as partes envolvidas, obedecendo ao cronograma de
urgência e em conformidade com o estado documental atual de cada processo.
Os prazos a serem determinados pelo contratante, caso se adiante aos prazos
normais apresentados pela empresa contratada deverá ser considerado dentro
da proposta de preços apresentada.
MÃO DE OBRA E ESPAÇO FÍSICO.
• Todas as despesas decorrentes dos serviços ora cotadas, no que tange aos
itens título deste parágrafo, correrão por conta e ônus da empresa contratada,
tais como: Aluguel, Impostos federais, estaduais e municipais, encargos
trabalhistas e outros. Ficando de forma clara e ampla a não relação trabalhista
entre os funcionários da contratada e a contratante;
• No caso das atividades serem executadas no ambiente do contratante a
adequação do mesmo deverá ser feita pelo contratante obedecendo aos
critérios de segurança e praticidade que requer a atividade. Todos os custos
inerentes a este procedimento serão de responsabilidade do contratante.
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PRAZO PARA I NICIO DAS ATIVIDADES.
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O prazo para inicio das atividades de preparação inicial e digitalização fica
condicionada às exigências do cliente, respeitando-se apenas os prazos
mínimos para deslocamento de equipamentos, adequação de espaço físico,
contratação de pessoal e preparação de documentos.
FLUXO DOS TRABALHOS.
PREPARAÇÃO
Retirada de todos os documentos de seus invólucros atuais, obedecendo à
criteriosa organização de ordem definida pelo cliente.
“Limpeza” dos documentos a serem digitalizados com a retirada de clipes,
grampos e outros que possam interferir no processo de digitalização.
DIGITALIZAÇÃO
Digitalização dos documentos com a utilização de scanners devidamente
adequados aos volumes e tipos de documentos existentes.
TIPIFICAÇÃO
Tipificação dos documentos digitalizados através de complementação de
parâmetros definido para cada pasta, organizando os elementos de busca e
alimentando os dados para a confecção do “MPC” (Manual de Procedimentos
de Consulta) a ser encaminhado aos usuários do sistema.
EMBALAGEM
Embalagem dos documentos digitalizados em ordem e invólucro definidos pelo
cliente. Importante definir o tipo de invólucro a ser utilizado levando-se em
conta os seguintes fatores: Número de páginas movimentadas no período /
Volume de novos invólucros / Facilitador de consultas manuais / Diminuição
dos custos de movimentação / Manutenção e acréscimo dos níveis de
segurança das informações. No caso de pastas existem formas de prateleiras
específicas para cada tipo utilizado, verificando, no caso específico de cada
cliente, a continuidade do processo de armazenagem atual com o
aproveitamento do mobiliário existente.
ARMAZENAMENTO
Armazenamento das informações lógicas em servidores de alta capacidade de
processamento e consulta, definindo um número aproximado de consultas
diárias, horários de pico, dias de pico, número de senhas de consulta por setor
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e outros itens que compõe o escopo da estrutura física de rede, e
principalmente da segurança da informação armazenada. Os canais de
consultas serão sempre com capacidade de, no mínimo, duas vezes o valor
definido como base de consulta, com reavaliação mensal em um primeiro
momento e com definição de nova periodicidade após a implantação total de
todos os documentos hoje existentes.
O Storage das imagens será mantido no ambiente da contratada com
manutenção de servidor backup em base / praça diferente da originaria. Este
processo de backup atende aos critérios mais rígidos de contingência definidos
para o processo, com atualização a ser definida pelo volume processado (diária
/ semanal) e liberação dos documentos para armazenamento físico somente
após consulta de todos os arquivos no Storage original e backup.
Todos os custos inerentes ao processo de armazenamento, tais como, caixas,
fitas de identificação, mobiliário e outros, serão de responsabilidade da
ImageLH.
ESTOCAGEM DAS PASTAS (Opcional).
Manutenção do ambiente de estocagem com circuito interno de monitoramento
visual com armazenamento de imagens por tempo determinado, dedetização
permanente, sistema anti-incêndio, alarme com monitoramento externo,
avaliações permanentes de condições físicas dos invólucros. Poderá ser
incluso, a qualquer momento, qualquer outro item de segurança ou controle
sugerido pelo contratante, será avaliado e implantado com a devida avaliação
de custos e repasse imediato ao contrato.
HOSTING DE IMAGENS.
Consiste na manutenção de servidor para armazenamento das imagens
obtidas através das atividades descritas anteriormente. O servidor deverá ter
sempre capacidade para atender ao crescimento estimulado do volume
anteriormente descrito, nos padrões estimados acrescidos de 20% do volume
estimado de novas entradas.
Todo o Storage mantido no servidor principal deverá ser atualizado em um
servidor backup que deverá ser mantido em ambiente totalmente independente
do servidor principal, com os mesmos padrões de segurança. A freqüência de
atualização será determinada pela volumetria dos documentos o que, em
primeiro momento, trabalhando-se com os documentos já existentes poderá ser
efetuada em regime diário ou semanal dependendo da avaliação ser efetuada.
CONSULTA DE IMAGENS.
Neste item estão contempladas todas as consultas eletrônicas de documentos
efetuadas através do site disponibilizado, bem como uma franquia mínima a ser
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definido entre as partes para consultas através de fax ou e-mail conforme
necessidade de determinados setores da empresa contratante. Os canais de
consultas serão disponibilizados com velocidade de download capaz de
atender as expectativas do contratante bem como com capacidade de números
de consultas suficientes e com margem para acréscimo conforme definição.
Sugerimos elaboração em conjunto de um Manual de Procedimentos de
Consultas (MPC), para padronização dos procedimentos em todos os setores
envolvidos no projeto. Este documento contemplaria todos os procedimentos
padronizados tanto por parte da contratante como da contratada, atendendo de
forma prática aos pontos que se encontram distantes da base definida de
guarda e controle.
INCLUSÃO DE NOVOS DOCUMENTOS.
Todos os novos documentos a serem inseridos passam por pelo processo de
preparação, tipificação e posterior armazenamento em suas devidas pastas. O
número médio movimentação de documentos em pastas já digitalizadas deverá
ser reavaliado em um período de três meses após o término das atividades
relativas à massa inicial de documentos para que se tenha um numero médio
mais aproximado da realidade, fazendo assim, com que tenhamos uma
avaliação da precificação praticada que poderá ser alterada movida por estes
números.
CRONOGRAMA DA IMPLANTAÇÃO.
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Dúvidas ou Informações.
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