MINISTÉRIO DA FAZENDA
SECRETARIA EXECUTIVA
UG: 170311
Fevereiro de 2006
Índice
1-
IDENTIFICAÇÃO .........................................................................................................3
2-
INTRODUÇÃO .............................................................................................................3
3-
ATRIBUIÇÕES DO ÓRGÃO .....................................................................................3
4-
FORÇA DE TRABALHO............................................................................................4
5-
TRABALHOS REALIZADOS na UG .......................................................................4
6-
CONCLUSÃO.......................................................................................................... 122
ANEXOS
-2-
Secretária Executiva
1-
Relatório de Gestão - 2005
IDENTIFICAÇÃO
Ministério da Fazenda - MF
Secretaria Executiva – SE
CNPJ: 00394460/0438-94
Endereço: Esplanada dos Ministérios, Edifício Sede do Ministério da Fazenda,
Bloco P, 4º andar, CEP: 70048-900
Telefone: 3412-2466/2459/2400
Unidade Gestora: 170311
Gestão: 00001
2-
INTRODUÇÃO
Apresentamos o Relatório de Gestão 2005, parte integrante do Processo
de Tomada de Contas, Exercício 2005, conforme Portaria CGU nº 3/2006,
publicada no D.O.U de 09.01.06, referente às atividades de execução
orçamentária, financeira e assuntos técnicos operacionais, ocorridas no citado
exercício.
3-
ATRIBUIÇÕES DO ÓRGÃO
De acordo com o Regimento Interno da Secretaria Executiva, aprovado
pela Portaria nº 290, de 30/09/04, publicada no D.O.U. de 04/10/04:
“Art. 1º
A Secretaria Executiva, órgão de assistência direta e imediata ao
Ministro de Estado, a ele diretamente subordinada, tem por finalidade:
I – assistir ao Ministro de Estado na supervisão e coordenação das atividades das
Secretarias integrantes da estrutura do Ministério e das entidades a ele
vinculadas;
II – coordenar e supervisionar as atividades de organização e modernização
administrativa, bem como as relacionadas com os sistemas federais de
planejamento e de orçamento, de administração financeira, de contabilidade, de
administração dos recursos de informação e informática, de recursos humanos,
de serviços gerais e de documentação e arquivos, no âmbito do Ministério e
entidades vinculadas;
III – auxiliar o Ministro de Estado na definição de diretrizes e na implementação
das ações da área de competência do Ministério;
IV – coordenar, no âmbito do Ministério, os estudos relacionados com projetos de
leis, medidas provisórias, decretos e outros atos normativos; e
V – coordenar, no âmbito do Ministério, as atividades relacionadas à ouvidoria.
Parágrafo único. A Secretaria Executiva exerce, ainda, o papel de órgão setorial
dos Sistemas de Pessoal Civil da Administração Federal – SIPEC, de
Administração dos Recursos de Informação e Informática – SISP, de Serviços
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Secretária Executiva
Relatório de Gestão - 2005
Gerais – SISG, Nacional de Arquivos – SINAR, de Planejamento e de Orçamento
Federal, de Administração Financeira Federal e de Contabilidade Federal, por
intermédio da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração.”
Para o desenvolvimento de suas atribuições, a Secretaria Executiva está
estruturada, conforme seu Regime Interno, da seguinte forma:
- Gabinete da Secretaria Executiva ;
- Coordenação de Documentação e Assuntos Institucionais, composta pela
Divisão de Comunicação Administrativa e Documentação e pelo Serviço de
Protocolo, Arquivo e Expedição, bem como pela Divisão de Relacionamento
Institucional e Cadastro e do Serviço de Registros e Articulação Institucional;
- Coordenação de Gestão de Pessoas, Orçamento e Assuntos TécnicoOperacionais, composta pela Divisão de Gerenciamento de Recursos Humanos e
Orçam e pelo Serviço de Recursos Humanos, Orçamentários e Financeiros, bem
como pela Divisão de Gerenciamento de Recursos Logísticos e Tecnológicos e
pelo Serviço de Recursos Logísticos e Tecnológicos;
- Subsecretaria para Assuntos Econômicos.
As atribuições específicas das unidades que compõem a Secretaria
Executiva estão plenamente detalhadas em seu Regimento Interno.
4-
FORÇA DE TRABALHO
A Secretaria Executiva conta , para desempenho de suas atividades, com o
quantitativo de recursos humanos detalhado no levantamento anexo.
5-
TRABALHOS REALIZADOS NA UG
5.1 – Área Finalística
Visando o adequado desempenho das atividades de supervisão das
Secretarias integrantes do Ministério da Fazenda e de coordenação dos estudos
relacionados a atos normativos, a Secretaria Executiva estabeleceu sistemática
de realização de reuniões periódicas, com a presença dos Secretários de
Assuntos Internacionais, de Acompanhamento Econômico, de Política
Econômica, da Receita Federal e do Tesouro Nacional, bem como do ProcuradorGeral da Fazenda Nacional ou de seus representantes.
As reuniões de coordenação ocorrem às terças-feiras, em base semanal,
sempre que possível, e constituem um locus privilegiado para a troca de
informações e o debate técnico sobre os principais projetos propostos pelo
Ministério da Fazenda. Propostas elaboradas por outros Ministérios ou órgãos do
Governo Federal também são analisados, objetivando chegar a um consenso
sobre a posição oficial do Ministério da Fazenda.
-4-
Secretária Executiva
Relatório de Gestão - 2005
Dentre os principais projetos analisados nas reuniões de coordenação no
exercício de 2005, destacamos as medidas de desoneração tributária propostas
pelo Governo Federal, especialmente a elaboração da assim chamada “MP do
Bem”, a proposta de incorporação pela Secretaria da Receita de competências na
área da receita tributária (Super Receita), o fundo garantidor das parceiras público
privadas, o parcelamento de dívidas do INSS para Estados e Municípios, a
alteração no seguro de crédito à exportação, alterações na legislação dos portos
secos, etc.
Vale ressaltar que, partir do conteúdo analisado e debatido nas reuniões de
coordenação, são agendadas, sempre que necessário, novas reuniões técnicas,
para aprofundamento das matérias em apreço.
Sem prejuízo da adequada execução das demais atividades que lhe são
institucionalmente atribuídas pelo Regimento Interno, . a Secretaria Executiva
elaborou, no exercício de 2005, Plano de Ação anexo, priorizando a elaboração
de projetos específicos de grande relevância para o Ministério da Fazenda,
Dentre os projetos constantes do Plano de Ação 2005 da Secretaria
Executiva , destaca-se a elaboração de proposta para implantação do Programa
de Fortalecimento Institucional do Ministério da Fazenda, apresentando os
seguintes Direcionadores Estratégicos1:
I - Proposta de modelagem da Secretaria Executiva;
II - Estudo sobre a estrutura, o orçamento e os gastos do Ministério da Fazenda,
com o objetivo de redução de despesas e melhoria na qualidade dos
serviços/produtos.
III - Relatório com o entendimento das realidades dos Órgãos e Entidades do
Ministério, destacando-se:
•
•
•
•
Mapeamento preliminar de suas estratégias, estruturas, prioridades e
projetos em carteira;
Priorização pelo Ministério dos Órgãos e Entidades os quais, pela natureza
de suas atividades, carteira de projetos existentes, entre outros fatores,
constituem clientela de maior interesse no momento para o
acompanhamento pela Secretaria Executiva ;
Diagnóstico do alinhamento dos Órgãos e Entidades selecionados às
Diretrizes do Ministério, bem como a seleção dos Projetos de maior
relevância estratégica para o acompanhamento da Secretaria Executiva;
Definição de estratégia para contínua disseminação de metodologias de
Gestão e acompanhamento de Projetos Estratégicos junto aos Órgãos e
Entidades integrantes do Ministério.
IV - Elaboração do Plano Estratégico de Tecnologia de Informação – PETI para o
Ministério da Fazenda
1
Plano de Ação 2005 – Projeto 06: Elaborar, até 30/07/2005, Direcionadores Estratégicos do Programa de Fortalecimento
Institucional do Ministério da Fazenda, para validação do Secretário Executivo e Secretário Executivo Adjunto
-5-
Secretária Executiva
Relatório de Gestão - 2005
V – Revisão Estratégica e Modernização do Modelo de Gestão da ProcuradoriaGeral da Fazenda Nacional – PGFN
VI – Elaboração de Projeto Piloto de Investimentos – PPI da Procuradoria-Geral
da Fazenda Nacional voltado à implantação de soluções na área de Tecnologia
VII – Revisão Estratégica e Modernização do Modelo de Gestão da SubSecretaria
de Planejamento, Orçamento e Administração - SPOA
Cabe destacar que, no exercício de 2005, os Projetos de Modernização da
PGFN e SPOA foram validados quanto ao seu escopo e cronograma, sendo que
encontram-se previstos para 2006 o início efetivo de sua execução.
Em termos de conteúdo, o Projeto PGFN apresenta os seguintes
componentes:
a) Estratégia de Longo Prazo: Diálogo e Compilação acerca das diretrizes
estratégicas da PGFN à luz das estratégias definidas pelo MF, bem como
o alinhamento e formalização da Visão, Missão e Diretrizes Estratégicas
para a PGFN;
b) Tecnologia: Avaliação das necessidades de investimentos em tecnologia
de informação (sistemas e infra-estrutura);
c) Processos Operacionais: Avaliação das cadeias finalísticas, de forma
macro, resgatando aspectos que devam ser considerados no âmbito da
melhoria de eficiência e eficácia e dimensionamento dos investimentos
necessários;
d) Estrutura Organizacional e Corpo Funcional: Avaliação das estruturas
organizacionais (segmentação de áreas, volumes de trabalhos e servidores
disponíveis e necessidades de capacitação) e estimativas de impactos nas
despesas operacionais.
Estrategicamente o Projeto foi segmentado em duas frentes, de forma a
contemplar as demandas de curto prazo e médio/longo prazos. No exercício de
2005, a iniciativa foi de elaborar o Projeto Piloto de Investimentos – PPI2, cujos
objetivos são:
i)
Objetivos Globais: contribuir para o aumento da arrecadação pelo
Tesouro Nacional, para a redução das despesas da União com
demandas judiciais, com o combate à sonegação fiscal e a
realização da justiça fiscal, por meio da melhoria dos procedimentos
da PGFN. Tais objetivos são buscados com a modernização dos
sistemas de administração, controle e execução da Dívida Ativa da
União e de acompanhamento das ações judiciais na defesa da
Fazenda Nacional; e
2
Plano de Ação 2005 – Projeto 12: Elaborar, até 30.11.2005, em conjunto com a Procuradoria-Geral da Fazenda
Nacional, Projeto Piloto de Investimentos - PPI.
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Secretária Executiva
ii)
Relatório de Gestão - 2005
Objetivos específicos:
•
Aumento da eficiência e eficácia nas atividades de administração,
cobrança e execução judicial da Dívida Ativa da União , proporcionando
o aumento da arrecadação;
•
Aumento da eficiência a eficácia da defesa da União em demandas
judiciais tributárias, assegurando a continuidade de ingressos (de
recursos);
•
Aumento da eficiência nos procedimentos internos da PGFN, permitindo
a redução de gastos, pela maior racionalidade na utilização dos
recursos orçamentários disponíveis.
•
Incremento na qualidade de políticas de controle e segurança para o
tráfego de informações e procedimentos, reduzindo riscos de fraudes e
prejuízos;
•
Melhoria da comunicação com os diversos órgãos com os quais a
PGFN se relaciona (SRF, Poder Judiciário, entre outros), mediante a
integração de sistemas.
iii)
Investimentos/Retorno Fiscal:
Discriminação
Investimentos
TIR
VPL
Cenário 1
R$ 29.990.000,00
361%
R4 4,6 bilhões
Cenário 2
R$ 39.366.120
389%
R$ 6,62 bilhões
O projeto de modernização da SPOA 3 apresenta os seguintes marcos
estruturantes, validados no exercício de 2005:
Objetivos:
•
Propor medidas voltadas ao aprimoramento da gestão da SPOA no âmbito
de: estrutura organizacional, processos, recursos humanos e tecnologia da
informação;
•
Identificar ações e projetos necessários, bem como recursos necessários à
sua implantação e;
•
Implementar o modelo aprovado na Gerência-Regional do Rio de Janeiro.
3
Plano de Ação 2005 – Projeto 13: Elaborar Programa de Trabalho para Modernização da Subsecretaria de Administração,
Planejamento, Orçamento e Administração – SPOA.
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Secretária Executiva
Relatório de Gestão - 2005
Resultados esperados:
•
Alinhamento das diretrizes estratégicas da SPOA, recompondo e
capacitando sua força de trabalho;
•
Modernização e melhoria do modelo de gestão administrativa da SPOA,
adequando seu quadro funcional e força de trabalho às necessidades
demandadas por suas atribuições regimentais visando eficiência, eficácia e
efetividade e;
•
Introdução de ferramentas
fundamentais da SPOA.
de
melhorias
contínua
nos
processos
Cabe ainda destacar que o Programa de Fortalecimento Institucional do
Ministério da Fazenda – PMMF apresenta como uma de suas ações a análise
da estruturação da Secretaria Executiva 4.
Para subsidiar tecnicamente a proposta, encaminhada para análise de
conveniência, oportunidade e viabilidade, realizou-se estudo comparativo
(Benchmarking) que permitiu a identificação de estruturas análogas,
informações quanto as atividades desenvolvidas pelas áreas de Gestão e a
sua estrutura (organizacional e de DAS Unitários) em vinte e um Ministérios,
analisando-se os seguintes aspectos:
1° Bloco - Estrutura Geral: Buscou identificar na Estrutura Geral das
Secretarias Executivas dos Ministérios a existência de unidades voltadas ao
desenvolvimento de atividades de Gestão, bem com os recursos disponíveis
no que diz respeito ao quantitativo de DAS Unitários.
2° Bloco - Competências da Secretaria Executiva: Buscou identificar o grau de
padronização das atribuições das Secretarias Executivas nos Ministérios, bem
como a existência de atribuições diferenciadas e qual a sua natureza.
3° Bloco - Modelo Proposto : Buscou identificar, a partir de parâmetros
estabelecidos de modelagem para a Secretaria Executiva do Ministério da
Fazenda, a existência de estruturas análogas nas Secretarias Executivas dos
Ministérios
Adicionalmente, a Secretaria Executiva propôs a realização de estudo
comparativo de programas executados pelo Governo Federal5, voltados à
modernização administrativa e fiscal, de forma a identificar possíveis pontos de
conflito/superposição ou complementaridade entre eles.
4 Plano de Ação 2005 – Projeto 08: Elaborar, até 30/09/2005, estudo comparativo da estrutura organizacional das
Secretarias Executivas integrantes dos Órgãos (Ministérios) da Administração Pública Federal.
5
Plano de Ação – Projeto 09: Elaborar, até 30/09/2005, estudo comparativo dos programas voltados ao ajuste fiscal e
modernização administrativa, financiados com recursos internacionais no âmbito do MF (PNAFE, PNAFM, PACE,
PROGER e AGENDA) e do MP (PMPEF, PROMOEX e PNAGE), para identificar possíveis superposições de estratégias no
âmbito da administração pública federal. Meta Reservada no. 4.
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Secretária Executiva
Relatório de Gestão - 2005
O estudo comparativo consistiu de Relatório com estudo comparativo do
desenho dos diversos programas existentes no MF e no MPOG, adicionado
projetos regionais que concorrem com o PNAFM e impactos das ações de cada
projeto.
Na expectativa de cooperar com uma melhor coordenação da Secretaria
Executiva no que tange aos programas financiados com recursos externos, em
linha também com os objetivos do Programa de Fortalecimento Institucional do
Ministério da Fazenda – PMMF, a meta reservada no. 4 se propôs a identificar as
potenciais áreas de conflito entre os principais programas do MF e do MP. O
estudo visa realçar as superposições e as complementaridades dos programas,
sugerindo ações de aperfeiçoamento da Unidade de Coordenação dos Programas
do Ministério da Fazenda e uma maior interação com o Ministério do
Planejamento para sanar as superposições.
O estudo realizado permitiu ainda identificar que :
I. Há grandes oportunidades de melhoria de efetividade da coordenação dos
Programas estratégicos do Governo Federal, com base apenas no escopo
de projeto analisados, pela SEAIN/COFIEX/GETEC, o que poderia evitar
potenciais superposições e incrementar as complementaridades dos
projetos analisados;
II. O PNAFM e o PMAT apresentam superposições concorrentes que devem
excluir e comprometer a adesão das prefeituras ao PNAFM, haja vista que
a adesão ao PMAT é maior em termos de volume de prefeituras;
III. Programas como o PROMOEX e o PNAGE, por não se beneficiarem das
disposições da Resolução do Senado no. 43, perderão em grande parte a
melhor prática difundida pelo PNAFE e pelo PNAFM, que foi a
responsabilização e melhoria dos processos de gestão dos projetos nos
estados e municípios. Como estes recursos serão repassados pelo MP
através de convênios aos entes federativos, o efeito das responsabilidades
pode ser adverso.
IV. No âmbito do Ministério da Fazenda, é conveniente que haja uma única
coordenação de execução dos projetos estratégicos da Fazenda 6. Não
parece ser oportuno manter um projeto, como por exemplo, o PACE e o
PROGER, com uma articulação institucional tão diversificada,
respectivamente MJ, MCT, MT e MP, fora da Secretaria Executiva.
V. A diversidade de programas com objetivos similares, às vezes
concorrentes, sinaliza a necessidade de uma coordenação efetiva a fim de
se reduzir o esforço e elevar a eficácia dos programas.
VI. Dentro do próprio MF foi identificada a necessidade de coordenação (ação
8, do Plano de Ação 2005) entre os órgãos de governo e num terceiro nível
federativo.
6
Meta Institucional no. 01, do período de novembro de 2005 a abril 2006, “Elaborar proposta de reorganização da Unidade
de Coordenação do Programa Nacional de Apoio à Gestão Administrativa e Fiscal dos Municípios Brasileiros –
UCP/PNAFM, contemplando: a) definição da visão, missão e valores; b) nova estrutura organizacional da UCP; c)
mapeamento de processos; d) descrição das competências das áreas integrantes da UCP; e e) Portaria regulamentando a
operacionalização da UCP”.
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Secretária Executiva
Relatório de Gestão - 2005
5.1 – Área Meio
Vale recordar que a Secretaria Executiva contava, até meados de outubro
de 2004, com o apoio da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e
Administração – SPOA, para realizar todas as ações referentes à área meio. A
partir de então, a Unidade Gestora 170311 – Secretaria Executiva - absorveu e
passou a operacionalizar as funções de gestão de pessoas, orçamento e
assuntos técnico-operacionais.
Nesse sentido, a adequada estruturação de sua Unidade Gestora constitui
a ação mais relevante desenvolvida na Secretaria Executiva, no exercício de
2005, relativa a área meio.
A Coordenação de Gestão de Pessoas, Orçamento e Assuntos TécnicoOperacionais – COTEC, através da Divisão de Gerenciamento de Recursos
Humanos e Orçamentários – DIRUH, operacionaliza as atividades da Unidade
Gestora. Na busca por desempenhar essas atividades com excelência, utiliza-se
todos os meios usuais de controle de processos de pagamento e gerenciamento
de recursos humanos, através dos sistemas informatizados SIAFI e SIAPE.
As atividades da área orçamentária-financeira e RH resumem-se em:
-
-
Pagamentos de diárias e passagens;
Ressarcimentos;
Suprimento de fundos, através do Cartão de Crédito Corporativo do
Governo Federal;
Solicitação e aprovação de movimentação de recursos orçamentários e
financeiros junto à SPOA;
Procedimentos no SIAFI: empenho, Contas a Pagar e a Receber - CPR
para gerar ordem bancária, apropriação física, notas de lançamento,
programação financeira, etc;
Procedimentos no SIASG: ateste de fatura de passagens, checagem do
cadastro de fornecedores, etc;
Procedimentos no SIAPE: lançamento das Propostas de Concessão de
Diárias – PCD, registro das viagens;
Avaliação de consistência de faturas de cobrança de passagens aéreas,
de acordo com o contrato firmado entre a empresa e o Ministério;
Instrução dos processos de pagamento;
Suprimentos de fundos: da concessão até a prestação de contas;
Execução e instrução da conformidade diária;
Manutenção do rol de responsáveis;
Manutenção de arquivo de mensagens SIAFI com orientação de
procedimentos de sistema;
Manutenção do CNPJ das unidades;
Controle de férias, freqüência e afastamentos;
Manutenção de arquivos e pastas funcionais;
Elaboração de Portarias;
Orientações gerais aos servidores.
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Secretária Executiva
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A Coordenação de Gestão de Pessoas, Orçamento e Assuntos TécnicoOperacionais – COTEC, através da Divisão de Gerenciamento de Recursos
Logísticos e Tecnológicos – DITEC, atua no sentido de prover, à toda estrutura
organizacional, as condições necessárias para a execução das suas ações.
As atividades de logística e tecnologia resumem-se em:
-
-
Controle e gerenciamento de todo o acervo patrimonial da Secretaria;
Fornecimento e gerenciamento do parque tecnológico de máquinas e
equipamentos;
Fornecimento de suporte aos usuários na utilização do ambiente
tecnológico;
Gerenciamento de sistemas de informação utilizados pela SE (agenda
do gabinete, controle de suprimentos, gerenciamento do fluxo de
documentos e sistemas de informação externas);
Controle e distribuição de material de consumo;
Atendimento às demandas relacionadas a serviços gerais de aquisição
de bens e serviços.
Ao longo de 2005, a área logística estruturou-se de forma a atender,
tempestivamente e em rígida observância aos princípios que norteiam a utilização
da coisa pública, as demandas de aquisição de materiais de consumo e
permanente, obras, reparos e contratação de serviços, em conjunto com a área
de logística da SPOA, sendo os devidos recursos orçamentários repassados
àquela Subsecretaria.
Além das atividades de rotina (aquisição e fornecimento de bens e
serviços) procurou-se iniciar a adequação física da Secretaria, promovendo a
reforma das salas, contemplando a instalação de mobiliário ergonômico,
propiciando a melhoria das condições de trabalho dos servidores.
Ressaltamos o sucesso da consolidação das atividades da COTEC,
praticamente com o mesmo quantitativo de pessoal, em virtude da implantação da
área financeira e logística, devido à organização e modernização implementada
na execução dos trabalhos e ao empenho dos servidores.
Associado à realização da execução orçamentária e financeira, estruturouse o suporte documental da Secretaria Executiva, para organização e arquivo dos
processos de pagamento da Unidade Gestora. Sua implementação ocorreu sob a
responsabilidade da Coordenação de Documentação e Assuntos Institucionais –
CODIN, realizando as funções de arquivamento e conformidade documental de
todos os processos pagos nesta Coordenação.
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Secretária Executiva
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Relatório de Gestão - 2005
CONCLUSÃO
O exercício de 2005 foi muito profícuo para a Secretaria Executiva. O papel
de supervisão das Secretarias integrantes do Ministério da Fazenda e de
coordenação dos estudos relacionados a atos normativos propiciou a finalização
de importantes medidas em prol do desenvolvimento econômico do País.
A consolidação da estruturação e implantação das atividades, rotinas e
processos de trabalho da nova área de execução orçamentário-financeira,
recursos humanos, e serviços técnico-operacionais – iniciada em 2004 - foi o
principal foco dos trabalhos desenvolvidos na área meio ao longo de 2005.
As ações adotadas, especialmente aquelas destacadas ao longo desse
relatório, guardam consonância com as diretrizes e políticas de governo,
permitindo a maximização e otimização na utilização dos recursos disponíveis.
Por fim, os resultados alcançados e aqui relatados revelam o
profissionalismo dos servidores desta Secretaria Executiva, conscientes da
proposta de prestar um serviço de qualidade, buscando-se sempre a
economicidade e racionalidade dos trabalhos e estrita observância às normas e
leis em vigor.
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