RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
RCKY INFORMÁTICA LTDA.
MANUAL DO USUÁRIO
RCKY – SISADM FOR WINDOWS®
RCKY – PDV FOR WINDOWS®
VERSÃO 3.19 – PAF-ECF CACAU SHOW
SÃO PAULO – 2011
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 1
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
CONTEÚDO
1.
APRESENTAÇÃO..................................................................................................................... 5
1.1
Conteúdo do pacote ...................................................................................................... 5
1.2
Requisitos mínimos de hardware .................................................................................. 6
1.3
Instruções de instalação ................................................................................................ 7
1.4
Finalização da instalação ............................................................................................... 8
2. RCKY – SISADM FOR WINDOWS® ........................................................................................ 11
2.1
Cadastro ...................................................................................................................... 12
2.1.1
Cadastro de fornecedores ................................................................................... 12
2.1.2
Cadastro de Clientes............................................................................................ 13
2.1.3
Cadastro de Transportadores.............................................................................. 13
2.1.4
Cadastro de Grupos de Produtos ........................................................................ 13
2.1.5
Cadastro de Grupos de Clientes .......................................................................... 14
2.1.6
Cadastro de Regiões de Clientes ......................................................................... 14
2.1.7
Cadastro de Grupos de Faturamento .................................................................. 14
2.1.8
Cadastro de Produtos .......................................................................................... 14
2.1.9
Cadastro de Lista de Preços ................................................................................ 14
2.1.10 Cadastro de Preços de Produtos ......................................................................... 15
2.1.11 Cadastro de Promoções ...................................................................................... 15
2.1.12 Cadastro de Condições de Pagamento................................................................ 15
2.1.13 Cadastro de Naturezas de Operação................................................................... 15
2.1.14 Cadastro de Vendedores ..................................................................................... 15
2.1.15 Cadastro de Operadores ..................................................................................... 15
2.1.16 Cadastro de Entregadores ................................................................................... 17
2.1.17 Cadastro de Estados ............................................................................................ 17
2.1.18 Cadastro de Tipos de Cobrança ........................................................................... 17
2.1.19 Cadastro de Tipos de Despesa ............................................................................ 17
2.1.20 Cadastro de Tipos de Recebimento .................................................................... 18
2.1.21 Cadastro de Tipos de Sangria .............................................................................. 18
2.1.22 Cadastro de Redes (TEF)...................................................................................... 19
2.1.23 Cadastro de Modelos de Notas Fiscais ................................................................ 19
2.1.24 Cadastro de Tipos de Movimentação.................................................................. 19
2.1.25 Cadastro de Códigos de Tributação .................................................................... 19
2.1.26 Cadastro de Códigos de Tributação por ECF ....................................................... 19
2.1.27 Cadastro de Caixas / Check-outs ......................................................................... 19
2.1.28 Cadastro de Contas Correntes............................................................................. 20
2.1.29 Cadastro de Históricos ........................................................................................ 20
2.1.30 Cadastro de Parâmetros Gerais........................................................................... 20
2.1.31 Cadastro de Parâmetros de Faturamento........................................................... 20
2.1.32 Cadastro de Parâmetros de Comunicação .......................................................... 20
2.2
Digitação...................................................................................................................... 21
2.2.1
Digitação de Entradas.......................................................................................... 21
2.2.2
Digitação de Pedidos de Venda ........................................................................... 22
2.2.3
Digitação de Pedidos de Compra ........................................................................ 22
2.2.4
Digitação de Trocas ............................................................................................. 22
2.2.5
Digitação de Despesas ......................................................................................... 23
2.2.6
Digitação de Pagamentos .................................................................................... 23
2.2.7
Digitação de Recebimentos ................................................................................. 23
2.2.8
Digitação de Movimentos ................................................................................... 24
2.2.9
Digitação de Inventário ....................................................................................... 24
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 2
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.2.10 Digitação de Lançamentos .................................................................................. 25
2.2.11 Digitação de Mapas Resumo ............................................................................... 25
2.3
Consultas ..................................................................................................................... 26
2.3.1
Consulta de Fechamento..................................................................................... 27
2.3.2
Consulta de Produto (Cód. De Barras) ................................................................ 28
2.3.3
Consulta de Clientes ............................................................................................ 28
2.3.4
Consulta de Lista de Preços ................................................................................. 28
2.3.5
Consulta Analítica de Produtos ........................................................................... 29
2.3.6
Consulta de Movimentação de Produtos ............................................................ 29
2.3.7
Movimentação Sintética de Produtos ................................................................. 29
2.3.8
Consulta Comparativo de Inventário .................................................................. 29
2.3.9
Consulta de Pedidos (Período) ............................................................................ 29
2.3.10 Consulta de Faturamento (Produto) ................................................................... 29
2.3.11 Consulta de Faturamento (Período).................................................................... 31
2.3.12 Consulta de Faturamento (Grupo) ...................................................................... 32
2.3.13 Consulta de Entradas........................................................................................... 32
2.3.14 Consulta de Contas a Receber ............................................................................. 32
2.3.15 Consulta de Pagamentos Recebidos ................................................................... 33
2.3.16 Consulta de Contas a Pagar ................................................................................. 33
2.3.17 Consulta de Pagamentos Efetuados.................................................................... 33
2.3.18 Consulta de Posição Financeira (Cliente) ............................................................ 33
2.3.19 Consulta de Fluxo de Caixa.................................................................................. 33
2.3.20 Consulta de Despesas.......................................................................................... 34
2.3.21 Consulta de Extrato ............................................................................................. 35
2.3.22 Consulta de Comissões ........................................................................................ 35
2.3.23 Consulta de Mapa Resumo ................................................................................. 35
2.4
Gráficos ....................................................................................................................... 36
2.5
Processos ..................................................................................................................... 37
2.5.1
Processo de Reorganização de Arquivos ............................................................. 37
2.5.2
Processo de Cancelamento de Venda ................................................................. 37
2.5.3
Processo de Cancelamento de Entrada............................................................... 38
2.5.4
Processo de Alteração de Vendedor ................................................................... 38
2.5.5
Processo de Baixa por Período ............................................................................ 38
2.5.6
Processo de Ajuste de Preços.............................................................................. 39
2.5.7
Processo de Geração de Arquivos para Balanças................................................ 40
2.5.8
Processo de Geração de Arquivo de Cons. Red. ................................................. 40
2.5.9
Processo de Geração de Arquivo Sintegra .......................................................... 40
2.5.10 Processo de Importação de Arquivos.................................................................. 41
2.5.11 Processo de Exportação de Arquivos .................................................................. 41
2.5.12 Processo de Recepção de Arquivos ..................................................................... 42
2.5.13 Processo de Transferência de Arquivos .............................................................. 42
2.5.14 Processo de Liberação de Transferência ............................................................. 42
2.5.15 Processo de Comunicação com Registradora ..................................................... 43
2.5.16 Processo de Emissão de Notas Fiscais................................................................. 43
2.5.17 Processo de Emissão de Etiquetas de Cód. de Barras ......................................... 43
2.5.18 Processo de Emissão de Etiquetas de Cadastros ................................................ 43
2.5.19 Processo de Importação de Inventário ............................................................... 44
2.5.20 Processo de Atualização de Inventário ............................................................... 44
2.5.21 Processo de Consistência de Arquivos ................................................................ 44
2.5.22 Processo de Liberação de Arquivos..................................................................... 44
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 3
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.5.23 Processo de Conversão de Arquivos ................................................................... 45
RCKY PDV FOR WINDOWS® ................................................................................................. 46
3.1
Botões da Tela Inicial................................................................................................... 46
3.1.1
Botão Abre PDV (F1)............................................................................................ 47
3.1.2
Botão Consulta (F12) ........................................................................................... 48
3.1.3
Botão Menu Fiscal (Control F8) ........................................................................... 49
3.1.4
Botão TEF (Alt F8) ............................................................................................... 50
3.1.5
Botão Sair (escape) .............................................................................................. 50
3.2
Botões da tela de venda .............................................................................................. 51
3.2.2
Botão Trufas e tabletes (Ctrl 1) ........................................................................... 51
3.2.3
Botão Demais Produtos (Ctrl 2 ) .......................................................................... 51
3.2.4
Botão de Atalho Configurável (Ctrl 3) ................................................................. 51
3.2.5
Botão Teclado virtual (Ctrl F11)........................................................................... 51
3.2.6
Botão Consultas (Alt F12) .................................................................................... 52
3.2.7
Botão Operações de caixa (Alt F5) ...................................................................... 52
3.2.8
Botão Outras Opções (Alt Home) ........................................................................ 55
3.2.9
Botão Informa Cliente (Alt F8)............................................................................. 56
3.2.10 Botão Informa Vendedor (Ctrl F8)....................................................................... 56
4. Dúvidas mais freqüentes ..................................................................................................... 57
5. GUIAS RáPIDOS DE TAREFAS ............................................................................................... 59
5.1
Efetuando uma venda ................................................................................................. 59
5.1.1
Selecionando o produto ...................................................................................... 60
5.1.2
Cancelando um produto...................................................................................... 61
5.1.3
Identificando o cliente e o vendedor .................................................................. 62
5.1.4
Finalizando a venda ............................................................................................. 62
5.2
Cadastro de produtos - cestas..................................................................................... 66
5.3
Efetuando corretamente um inventário ..................................................................... 68
5.3.1
Digitação de Inventário ....................................................................................... 68
5.3.2
Consulta Comparativo de Inventário .................................................................. 69
5.3.3
Processo de Atualização de Inventário ............................................................... 70
6. CONSIDERAÇÕES FINAIS E INFORMAÇÕES DE SUPORTE .................................................... 71
3.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 4
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
1. APRESENTAÇÃO
Obrigado por adquirir os sistemas RCKY. O objetivo dos nossos produtos é tornar mais
simples as rotinas operacionais dos seus usuários, partindo de conceitos avançados de bancos
de dados relacionados, gerando informações precisas e confiáveis que permitem ao
administrador tomar decisões mais ágeis e concretas.
Com a intenção de facilitar o entendimento deste manual, iremos dividi-lo em cinco
capítulos. Neste primeiro capítulo apresentaremos o produto, disponibilizando informações a
respeito do conteúdo do pacote, requisitos de hardware e instruções de instalação. No segundo
capítulo explicaremos as propriedades de cada módulo do programa RCKY – SISADM FOR
WINDOWS® e, no terceiro, do RCKY – PDV FOR WINDOWS®. O capítulo seguinte aborda as
dúvidas mais freqüentes de nossos usuários e suas respectivas respostas. No quinto capítulo
deste manual, apresentaremos alguns guias rápidos para processos essenciais. Na parte final,
forneceremos instruções para obtenção de ajuda através do suporte de nossos analistas
especializados e algumas considerações finais.
Procuramos apresentar de forma simples e direta as informações essenciais para o
completo entendimento dos processos que compõem nosso sistema, bem como sua correta
configuração e utilização. Ressaltamos que a leitura detalhada deste manual é fundamental
para um domínio satisfatório de todas suas funções, a fim de que o usuário consiga extrair do
programa todas as suas potencialidades, trabalhando de forma produtiva e eficiente.
1.1 Conteúdo do pacote
A caixa do produto deverá conter os seguintes itens:
•
Manual do usuário;
•
CD ROM de instalação;
•
Ficha de seqüência de instalação rápida;
•
Contrato de manutenção.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 5
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
1.2 Requisitos mínimos de hardware
Os programas RCKY – SISADM FOR WINDOWS® e o RCKY – PDV FOR
WINDOWS®, graças à suas características técnicas, não necessitam de recursos avançados
para a sua instalação. Como configuração mínima, um microcomputador com processador Intel
Celeron ou Pentium IV® com 1.0 GHz, 256 MB de memória RAM, 1 GB de espaço livre no
disco rígido e sistema operacional Windows®
à partir da versão 98 são suficientes. No
entanto, para um melhor desempenho do software, recomendamos que a instalação seja feita
em microcomputadores com processador Intel Celeron D®, Pentium IV® ou Core 2 Duo
com pelo menos 2.0 GHz , 512 GB de memória RAM ou mais, disco rígido de 40 GB e sistema
operacional Windows XP PRO®. Não recomendamos a utilização dos sistemas operacionais
Windows Vista® e Windows Starter Edition®, em função dos possíveis problemas de
compatibilidade ou limitações de hardware que eventualmente poderão ocorrer. A quantidade
de dados inserida também pode exigir mais espaço livre no disco rígido. O RCKY – PDV FOR
WINDOWS® permite o uso de Emissor de Cupom Fiscal das principais marcas do mercado,
com ou sem gaveta de dinheiro acoplada. O usuário deve utilizar também um leitor de códigos
de barras com conector do tipo “teclado” ou “serial”. Para lojas da CACAU SHOW são
requeridos o uso de balanças eletrônicas para venda a granel e monitores tipo touch-screen.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 6
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
1.3 Instruções de instalação
•
Insira o CD “Disco de Instalação – RCKY – Sisadm e PDV for Windows®” no
drive correspondente;
•
Na tela que irá surgir, clique no botão “Continue” (fig.01);
•
Aguarde o término da instalação. Surgirá então a mensagem “Instalation
Complete”
Figura 1 - instalação
ATENÇÂO: Seu sistema ainda não está totalmente instalado. Para finalizar corretamente
a instalação do sistema RCKY, é fundamental a execução da rotina 1.4 Finalização da
instalação, detalhada a seguir.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 7
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
1.4 Finalização da instalação
O programa de instalação terá criado no “menu” Iniciar / Programas uma pasta
chamada “Aplicativos RCKY”. Dentro desta pasta você encontrará atalhos para o RCKY –
Sisadm for Windows® e para o RCKY – PDV for Windows®.
ATENÇÃO: CLIQUE PRIMEIRO NO ITEM: SISADM FOR WINDOWS® (fig. 02).
Figura 2 - atalho RCKY
Ao abrir, o sistema exibirá a tela de autorização de funcionamento (fig. 03). Neste
momento, o usuário deve entrar em contato com o suporte RCKY, através dos canais
informados na própria tela do programa (telefone, “Skype” ou via atendimento on-line) e
informar a senha e a palavra-chave mostradas na tela. A seguir, nosso atendente do suporte
fornecerá uma senha de autorização que deverá ser preenchida no campo “AUTORIZAÇÂO”.
Importante: Todo mês esta autorização deverá ser revalidada. No entanto, não será
necessário entrar em contato com nosso suporte, pois você receberá a nova senha
através do boleto bancário.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 8
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
Figura 3 - autorização de funcionamento
A seguir, surgirá a tela de “login” do operador. Neste primeiro momento, podemos
entrar no sistema selecionando qualquer operador, sem digitar nenhuma senha (mais adiante
ensinaremos como cadastrar os usuários definitivos do sistema e suas respectivas senhas).
O último passo para finalizar a instalação é efetuar a CONVERSÃO DE ARQUIVOS. O
processo é muito simples. Na tela inicial do RCKY – SISADM FOR WINDOWS®, selecionar o
módulo “PROCESSOS” e a opção “Conversão de Arquivos”. Na tela de Conversão, basta
clicar em “Confirma” (fig.04).
Figura 4 - conversão de arquivos
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 9
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
Importante: o processo de conversão de arquivos deve ser feito na instalação do
sistema e deverá ser repetido sempre que forem instaladas atualizações de versão do
programa.
Vale ressaltar que estas rotinas são destinadas a garantir a instalação e o uso de um
sistema RCKY original, atualizado e com todas as suas funcionalidades operando
corretamente.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 10
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2. RCKY – SISADM FOR WINDOWS®
O programa SISADM FOR WINDOWS® está dividido em cinco módulos principais
(Cadastros, Digitação, Consultas, Gráficos e Processos). Utilize o mouse para clicar em
cada uma delas e verificar seu conteúdo. Nas páginas seguintes explicaremos a função de
cada módulo e suas particularidades.
O sistema possui também o recurso de “dica”, ou seja, se você tiver dúvidas com
relação ao preenchimento de qualquer campo, basta apontar o mesmo com o mouse e será
exibida uma breve descrição do dado com o qual o campo deve ser preenchido (fig. 05).
Figura 5 - dicas de campos
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 11
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.1 Cadastro
Nesta parte do sistema, o usuário poderá cadastrar clientes, fornecedores, produtos,
condições de pagamento, etc. No intuito de facilitar o uso para o usuário CACAU SHOW,
algumas entradas dos cadastros já estão pré-cadastradas
Os menus deste módulo terão telas bastante similares, possuindo uma parte em
comum (fig. 06), com o objetivo de facilitar o aprendizado e uso das mesmas.
Figura 6 - caixas comuns
Através dos botões da caixa “Movimentação”, o sistema permitirá ao usuário navegar
entre os registros, sempre na seqüência escolhida na caixa “Ordem”. O botão “Localiza”
permitirá a digitação de um determinado valor a ser pesquisado no cadastro em uso. Já o
botão “Visualiza” mudará a tela de navegação para o formato de visualização de tabelas,
permitindo assim uma visão mais ampla do cadastro. Na caixa “Ação” o usuário poderá
escolher entre incluir, alterar ou excluir registros, bastando para isso pressionar o botão
correspondente. Após qualquer destas operações, o sistema habilitará os botões “Confirma” e
“Desiste”. Somente após a confirmação a ação será concluída.
2.1.1
Cadastro de fornecedores
Através desta tela, o sistema permite o cadastramento de todos os fornecedores.
Devem ser incluídas aqui todas as empresas ou pessoas às quais se efetuam pagamentos de
quaisquer espécies. O campo “CNPJ/CPF”, quando preenchido, sofrerá verificação de
consistência, não sendo permitida a inclusão de dois fornecedores com o mesmo CNPJ ou
CPF ou valores inválidos.
Importante: A verificação de consistência é efetuada automaticamente pelo programa no
momento da inclusão de dados-chave, certificando que o mesmo seja válido, íntegro e
não repetido.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 12
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.1.2
Cadastro de Clientes
Nesta tela devem ser cadastrados todos os dados disponíveis a respeito dos clientes e
revendedores. O campo “CNPJ/CPF” deverá respeitar a mesma regra do cadastro de
fornecedores. No campo “Status”, o sistema permite atribuir a condição de Duvidoso (DVD),
Bloqueado (BLO) ou Normal (N) ao cliente. Esta informação será avisada ao operador no
momento em que se tentar executar uma operação de venda para o cliente em questão.
Figura 7 - cadastro de clientes
2.1.3
Cadastro de Transportadores
Nesta tela podem ser cadastradas empresas de transporte que prestarão serviços de
entregas ou coletas de bens e mercadorias.
2.1.4
Cadastro de Grupos de Produtos
Este cadastro já está previamente configurado para a linha de produtos da CACAU
SHOW. O objetivo deste cadastro é separar os produtos de forma estratégica, possibilitando a
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 13
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
obtenção de relatórios mais apurados, principalmente quando o cadastro de produtos possuir
muitos itens.
2.1.5
Cadastro de Grupos de Clientes
Este cadastro já está previamente configurado com os grupos-padrão de clientes para
a CACAU SHOW. Podem ser incluídos novos grupos de clientes que serão associados a listas
de preços e condições distintas.
2.1.6
Cadastro de Regiões de Clientes
Podem ser cadastradas regiões que serão associadas aos clientes, possibilitando a
geração de relatórios de vendas mais apurados.
2.1.7
Cadastro de Grupos de Faturamento
Este cadastro já está previamente configurado com os grupos de faturamento padrão
para a CACAU SHOW.
2.1.8
Cadastro de Produtos
Aqui são cadastrados todos os produtos vendidos. A linha de produtos das lojas
CACAU SHOW já está pré-configurada. Eventuais inclusões ou alterações devem ser
efetuadas respeitando-se as restrições contratuais do franqueado.
No capítulo 5 descreveremos uma operação de cadastro de cestas (atualmente a única
situação de cadastro de produtos permitida contratualmente).
2.1.9
Cadastro de Lista de Preços
Aqui podem ser cadastradas listas de preços com margens distintas, associadas aos
diferentes grupos de clientes.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 14
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.1.10 Cadastro de Preços de Produtos
Exibe os preços de um determinado produto em cada uma das listas cadastradas.
2.1.11 Cadastro de Promoções
Exibe as promoções cadastradas pela CACAU SHOW em atividade no momento.
2.1.12 Cadastro de Condições de Pagamento
Aqui devem ser cadastradas todas as condições de pagamento praticadas no ato da
venda. As condições mais comumente utilizadas já estão preenchidas. O objetivo deste
cadastro é permitir ao sistema calcular as datas de vencimento das parcelas automaticamente.
Os campos “Vencimento” devem ser preenchidos com os prazos de pagamento (Exemplo:
para condição 30 / 60 / 90 ddl, preencher 30 – 60 – 90, respectivamente).
2.1.13 Cadastro de Naturezas de Operação
Aqui podemos cadastrar as naturezas das operações que serão praticadas na loja,
informando o código fiscal da operação, sua descrição, impostos incidentes, etc.
2.1.14 Cadastro de Vendedores
Através desta tela, o sistema permite o cadastramento dos vendedores existentes.
Assim como nos cadastros de fornecedores e clientes, o campo CPF/CNPJ, quando
preenchido, sofrerá verificação de consistência, não sendo permitida a inclusão de dois
vendedores com o mesmo CNPJ ou CPF ou de valores inválidos.
2.1.15 Cadastro de Operadores
Aqui devem ser cadastrados todos os usuários do sistema. Podemos determinar as
permissões de uso de cada usuário para cada função do sistema, através dos dois campos da
caixa “Nível” (fig. 08).
Atenção: O primeiro campo determina o nível de acesso do operador ao SISADM e no
segundo campo definimos seu Status no PDV.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 15
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
Figura 8 - níveis de acessos dos operadores
No primeiro campo temos como opção de preenchimento:
•
Letra “A” (SOMENTE “A” MAIÚSCULA) acesso total ao sistema SISADM;
•
Qualquer outra letra acesso restrito (somente aos módulos permitidos pelo
administrador);
No segundo campo, temos como opções:
•
Operador;
•
Supervisor;
•
Administrador.
Para cadastrar um usuário com direitos de abrir e fechar PDV e efetuar reforços e
sangrias de caixa devemos identificá-lo como “supervisor” ou “administrador”. Dispondo-se
de um teclado com leitor magnético, o sistema permite o cadastramento de um cartão,
utilizando-se o campo correspondente. Nesta tela podemos também definir a senha do
operador e as permissões de acessos aos módulos do programa. Através da caixa “Acessos
permitidos”, selecionamos o módulo do programa e quais serão as ações permitidas a cada
usuário.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 16
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.1.16 Cadastro de Entregadores
Aqui podem ser cadastrados eventuais entregadores que prestem serviços à loja.
2.1.17 Cadastro de Estados
Nesta tela devem ser inseridos os dados referentes às unidades da federação. Os
Estados e suas respectivas siglas já estão pré-configurados, bem como suas alíquotas de
ICMS atualmente vigentes. Deve-se usar a opção “Altera” apenas para eventuais mudanças
de alíquotas. O objetivo deste cadastramento é facilitar o preenchimento de outros cadastros
(fornecedores, clientes e vendedores).
2.1.18 Cadastro de Tipos de Cobrança
Através desta tela o usuário pode informar ao sistema seus tipos de cobranças.
2.1.19 Cadastro de Tipos de Despesa
Através desta tela, o usuário pode informar ao sistema quais os tipos de despesas nos
quais estão divididos seus pagamentos. As principais despesas inerentes à operação da loja
CACAU SHOW já estão previamente cadastradas.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 17
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.1.20 Cadastro de Tipos de Recebimento
Aqui devem ser cadastrados todos os tipos de recebimento que serão utilizados no
momento da venda (fig. 09).
Figura 9 - tipos de recebimento
Os campos a seguir devem ser preenchidos com bastante atenção:
•
Sangria – Determine neste campo com qual valor arrecadado o sistema deverá
avisar para a execução da sangria. Exemplo: preenchendo este campo com R$
300,00 para o tipo de recebimento Cod. 01 – Dinheiro, o sistema avisará quando
houver esta quantia no caixa.
•
Tipo Receb. – Escolha um dos tipos disponíveis. Escolhendo “Cheque”, o sistema
permitirá a emissão do mesmo, no momento do pagamento. Escolhendo “Vale”, o
sistema emitirá automaticamente um contra-vale ao final da compra, quando
houver troco. Escolhendo “Dinheiro” nenhuma destas situações ocorrerá.
•
Redução (Red.) – Preencha este campo com o valor (em percentual) a ser
reduzido neste tipo de recebimento. Exemplo: Se este campo estiver preenchido
com “10,00”, no momento em que se efetuar um recebimento com este código no
valor de R$ 5,00, o sistema considerará apenas R$ 4,50, descontando R$ 0,50
(10,00 %).
2.1.21 Cadastro de Tipos de Sangria
Nesta tela podemos cadastrar qual usuário estará habilitado para realizar sangrias e
determinar o tipo de emissão gerada (ECF ou não-fiscal).
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 18
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.1.22 Cadastro de Redes (TEF)
Esta função já está previamente configurada com os valores-padrão de comunicação
das redes. Recomendamos ao usuário não efetuar nenhum tipo de alteração nestas
configurações sem a devida assessoria de nosso suporte técnico.
2.1.23 Cadastro de Modelos de Notas Fiscais
Podem ser cadastrados os modelos de notas fiscais que serão emitidas pela loja.
2.1.24 Cadastro de Tipos de Movimentação
Podemos cadastrar tipos padrão de movimentações de estoques (entrada, saída,
ajuste, etc.), com o intuito de facilitar a identificação das mesmas, gerando relatórios mais
detalhados.
2.1.25 Cadastro de Códigos de Tributação
Este cadastro deve ser preenchido com os códigos de tributação possíveis.
Os
códigos básicos (Isento, Não Tributado, Substituição Tributária, Simples e alíquotas 7, 12, 18 e
25 %) já estarão cadastrados, sendo apenas necessário cadastrar situações diferentes destas.
2.1.26 Cadastro de Códigos de Tributação por ECF
Este cadastro tem a função de informar ao sistema qual código deve ser enviado ao
emissor de cupom fiscal por ocasião da venda de um produto. Cada código de tributação
cadastrado no item anterior (2.1.25) deverá ter um correspondente para cada ECF neste
cadastro. O sistema trará este cadastro preenchido para os códigos de tributação previamente
associados aos principais emissores de cupons fiscais do mercado.
2.1.27 Cadastro de Caixas / Check-outs
Aqui devem ser cadastrados todos os pontos de venda agregados ao sistema. Através
desta tela podemos definir padrões de funcionamento, políticas de acesso ao PDV, determinar
teclas de atalho, etc.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 19
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.1.28 Cadastro de Contas Correntes
Através desta tela o sistema permitirá ao usuário cadastrar suas contas correntes,
possibilitando um controle mais prático e detalhado das suas movimentações financeiras.
2.1.29 Cadastro de Históricos
Este cadastro deve ser preenchido com todos os tipos de lançamentos que podem ser
efetuados em uma conta corrente (cheque, depósito, juros de cheque especial, etc.) O campo
“Operação” deverá ser preenchido com o tipo de movimento que este histórico deverá gerar
(débito ou crédito).
2.1.30 Cadastro de Parâmetros Gerais
Este cadastro efetua ajustes que influenciam no comportamento geral do sistema. Os
dados são padronizados e já estão preenchidos, devendo ser alterados apenas por usuários
experientes. Caso você tenha dúvidas no preenchimento deste cadastro, contate o suporte
RCKY.
2.1.31 Cadastro de Parâmetros de Faturamento
Este cadastro já se encontra preenchido com os dados padronizados para emissão.
Toda e qualquer alteração deverá ser feita apenas por usuários experientes. Caso você tenha
dúvidas no preenchimento deste cadastro, contate o suporte RCKY.
2.1.32 Cadastro de Parâmetros de Comunicação
Este cadastro já se encontra preenchido com os dados padronizados para envio e
recebimento de arquivos via “FTP”. O usuário deve informar apenas os dados para transmissão
e recebimento de dados via e-mail. Caso você tenha dúvidas no preenchimento deste cadastro,
contate o suporte RCKY.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 20
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.2 Digitação
Nesta parte do sistema, o usuário poderá lançar entradas de mercadorias, movimentos
em contas correntes, baixar e modificar registros de contas a receber e de contas a pagar e
efetuar acertos de inventário. Algumas telas deste módulo possuirão as mesmas caixas
“Movimentação”, “Ordem” e “Ação”, possibilitando a operação de forma idêntica às telas de
cadastros, enquanto outras permitirão apenas a inclusão de registros. O objetivo desta regra é
dar confiabilidade ao sistema de estoque, não possibilitando a alteração ou exclusão de dados
registrados. Para efetuar correções em movimentos os mesmos devem ser estornados. Para
excluir entradas digitadas indevidamente, deve-se utilizar o processo 2.5.3 Cancelamento de
Entradas, que excluirá a entrada e estornará o movimento no estoque referente à mesma.
2.2.1
Digitação de Entradas
As entradas provenientes da CACAU SHOW não precisam ser digitadas. O usuário
deve apenas conectar-se a um servidor de “FTP”, clicando no botão “Internet”. O sistema irá
importar os dados referentes às Notas Fiscais emitidas para a loja e as exibirá na tela. O
usuário deve selecionar a nota e clicar o botão “Confirma”.
Veremos a seguir como deve ser efetuada esta operação para outros fornecedores.
Preenchendo os campos contidos nesta tela (fig.10), o usuário estará alimentando registros de
entrada, estoque e contas a pagar. Primeiramente, devem ser preenchidos os campos da guia
“Itens” referentes aos produtos que compõe a entrada. Após cada item digitado, pressione o
botão “Adiciona”. Os itens confirmados serão exibidos na caixa “Itens” no centro da tela.
Para alterar um item digitado, antes da confirmação final do documento, selecionamos o
mesmo e clicamos no botão “Altera” ou “Remove”.
Os campos das guias “Valores” e
“Pagamentos” devem ser preenchidos com os dados constantes na nota. Esses valores
podem ser alterados pelo usuário e serão gravados como registros de contas a pagar. Após o
preenchimento de todos os campos o usuário deverá clicar no botão “Confirma”, que se
encontra na caixa “Ação”. Se houver inconsistências, o sistema informará o campo com
preenchimento incorreto e solicitará nova confirmação ao usuário.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 21
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
Figura 10 - digitação de entradas
2.2.2
Digitação de Pedidos de Venda
Nesta opção o usuário pode digitar todos os pedidos de venda, informando dados do
cliente, condições de pagamento, etc.. Os itens vendidos devem ser incluídos através do
campo “Código e descrição” da caixa “Produtos”.
2.2.3
Digitação de Pedidos de Compra
Através desta opção o usuário deverá lançar seus pedidos de compra discriminando os
itens constantes no pedido através da caixa “Produtos”, selecionando o fornecedor,
condições de pagamento e demais informações através dos campos correspondentes.
2.2.4
Digitação de Trocas
Nesta tela o usuário deve registrar todas as trocas efetuadas.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 22
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.2.5
Digitação de Despesas
Nesta tela o usuário deve registrar todas as despesas referentes ao período permitido,
identificando-a com o código apropriado do campo “Despesa”. O franqueado CACAU SHOW
deve certificar-se de preencher todas as despesas de um determinado período dentro do prazo
estipulado, caso contrário, estará sujeito às conseqüências contratuais.
2.2.6
Digitação de Pagamentos
Através desta tela é possível efetuar baixa de títulos pagos, alterar registros já
existentes ou ainda incluir novos títulos e documentos a pagar. O sistema considerará o título
pago quando o campo “Pagamento” for preenchido.
2.2.7
Digitação de Recebimentos
Esta tela tem a finalidade de permitir a baixa ou alteração de registros em contas a
receber. Sua operação respeita as mesmas regras do item anterior (2.2.6 Digitação de
Pagamentos).
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 23
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.2.8
Digitação de Movimentos
Através desta tela, (fig. 11) o sistema permite a inclusão de movimentos de estoque,
possibilitando ao usuário executar acertos de inventário, ajustes, etc.. Seu funcionamento é
semelhante ao programa 2.2.1 Digitação de Entradas. O primeiro passo para se efetuar
lançamentos é preencher os campos “Número” e “Data” que se encontram na caixa
“Documento”. Em seguida, devem ser preenchidos os campos da caixa “Produtos” (Produto,
Quantidade, Tipo de movimento). Após cada movimentação, clicar o botão “Adiciona” e, ao
final, pressionar o botão “Confirma” da caixa “Ação”. O sistema então gravará os
lançamentos digitados.
Figura 11 - digitação de movimentos
2.2.9
Digitação de Inventário
Esta tela permite a digitação da quantidade inventariada de determinado produto. As
alterações efetuadas pelo processo de digitação de inventário só serão consolidadas quando o
processo “2.5.19 Atualização de Inventário” for acionado.
Para pequenos ajustes de estoque recomendamos a utilização do método “2.2.8
Digitação de Movimentos”, pois assim os ajustes são feitos de forma automática no sistema.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 24
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.2.10 Digitação de Lançamentos
Este programa permite ao usuário efetuar lançamentos nas contas correntes
previamente cadastradas no sistema. Os lançamentos aqui efetuados alterarão o campo
“Saldo”, visto na tela “2.1.28 Cadastro de Contas Correntes”.
2.2.11 Digitação de Mapas Resumo
Por meio desta opção, o usuário pode gerar o mapa resumo do ECF, fornecendo todos
os dados requeridos.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 25
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.3 Consultas
Este é o módulo do programa que permite ao usuário ter acesso a várias informações
processadas pelo sistema. Nas páginas seguintes abordaremos a utilidade de cada uma das
funções deste módulo.
A maioria das opções deste módulo possui os botões “Imprime”, “Exporta” e
“Excel”, dentro da caixa “Ação” (fig. 12). Pressionando o botão “Imprime”, o sistema exibirá
uma janela para que se escolha uma impressora. Ao clicar o botão “Exporta”, o sistema gera
um arquivo com extensão “dbf” e abre-se uma janela onde o usuário define onde serão salvos
estes arquivos. Clicando em “Excel” o sistema abre automaticamente a consulta como uma
planilha do Microsoft Excel®.
Figura 12 - botões da caixa ação
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 26
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.3.1
Consulta de Fechamento
Neste módulo o usuário poderá consultar o fechamento financeiro de um determinado
caixa ou PDV (fig.13). Para isso, basta preencher os campos de seleção e clicar o botão
“Atualiza”. Para efeito de controle e geração de relatórios gerenciais são disponibilizadas as
opções de salvar, exportar ou imprimir a consulta. Vejamos as particularidades de cada campo:
•
PDV - Escolha aqui qual o número do caixa que se deseja consultar;
•
Turno – Definir o turno ou operador que se deseja consultar.
Figura 13 - consulta de fechamento de PDV
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 27
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.3.2
Consulta de Produto (Cód. De Barras)
Esta consulta permite ao usuário verificar preço, estoque e foto do produto, mediante a
digitação do código do produto ou leitura do código de barras do mesmo (fig.14).
Figura 14 - consulta de produtos
2.3.3
Consulta de Clientes
Permite ao usuário visualizar todos os dados dos clientes cadastrados.
2.3.4
Consulta de Lista de Preços
Através desta consulta o usuário pode verificar os preços dos produtos cadastrados
em cada lista de preços gerada.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 28
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.3.5
Consulta Analítica de Produtos
Através desta função do programa, pode-se obter a relação de produtos (total ou de
determinado intervalo de grupos), contendo informações sobre estoque, data de última compra,
preço de venda e rotatividade. Esta consulta pode auxiliar muito o processo de compra e
reposição de mercadorias.
2.3.6
Consulta de Movimentação de Produtos
Exibe as movimentações de um determinado produto. Cada lançamento no estoque é
especificado nesta consulta que informa, além da quantidade movimentada, a data da
movimentação, o documento que a originou, o cliente ou fornecedor associado à mesma e o
saldo resultante da operação.
2.3.7
Movimentação Sintética de Produtos
Disponibiliza informações consolidadas de todas as movimentações registradas.
Podem ser visualizadas consultas efetuadas divididas por período, tipo de movimento e / ou
grupos de produtos.
2.3.8
Consulta Comparativo de Inventário
Esta consulta exibe uma tabela comparativa de quantidades dos produtos
inventariados em relação ao total em estoque registrado no sistema. Possibilita a confirmação
de lançamentos de quantidades antes de se efetuar a consolidação de estoque através da
opção 2.5.19 Processo Atualização de Inventário.
2.3.9
Consulta de Pedidos (Período)
Possibilita a verificação do total dos pedidos pendentes ou entregues em determinados
períodos de tempo.
2.3.10 Consulta de Faturamento (Produto)
Esta consulta tem o objetivo de facilitar o trabalho de administração de produtos,
política de margens, etc.. Ideal para identificar os produtos que oferecem a melhor lucratividade
(fig.15). Veremos abaixo o conteúdo das principais colunas:
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 29
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
•
Preço Médio – É a divisão do valor total faturado para aquele produto pela
quantidade vendida do mesmo;
•
% Fat. – É o percentual que o faturamento do produto representa sobre o
faturamento total no período especificado. Exemplo: Se o faturamento total for de
R$ 5.000,00 e o faturamento do produto for de R$ 250,00, esta coluna será
preenchida com “5”;
•
Total Custo – É o resultado da multiplicação do último custo pela quantidade
vendida no período (custo da mercadoria vendida);
•
Lucro Bruto– É o resultado obtido quando se subtrai o Total (Custo) do Total
(Faturamento), ou seja, o lucro bruto obtido com a venda do produto no período
especificado;
•
Margem – É a margem de lucro praticada para o produto no período especificado;
•
% Lucro – É o percentual que o lucro bruto do produto representa sobre o lucro
total obtido no período. O cálculo executado para obtenção desta coluna é idêntico
ao executado para a coluna % Faturamento;
•
% Acum. – É a soma dos percentuais da coluna “% lucro” até o produto em
questão. Esta coluna pode ser empregada para a geração da “curva ABC” dos
produtos.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 30
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
Figura 15 - consulta de faturamento por produto
2.3.11 Consulta de Faturamento (Período)
Esta consulta relaciona a consulta sintética ou analítica das vendas efetuadas em um
determinado período, totalizando os valores ao final. É possível visualizar o detalhe da venda
executando um clique duplo sobre a mesma. O sistema exibirá então nova janela (fig.16) com
informações bastante detalhadas.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 31
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
Figura 16- consulta de faturamento por período
2.3.12 Consulta de Faturamento (Grupo)
Esta consulta possibilita a visualização das vendas efetuadas de um determinado
grupo de produtos, totalizando os valores ao final. É possível visualizar os detalhes de cada
venda executando um clique duplo sobre a mesma.
2.3.13 Consulta de Entradas
Este programa funciona de forma idêntica aos anteriores, efetuando consultas relativas
às entradas. Da mesma forma, pode-se executar um clique duplo sobre o registro desejado e o
sistema exibirá os seus detalhes.
2.3.14 Consulta de Contas a Receber
Nesta consulta o sistema exibirá todos os registros de recebimento em aberto de um
determinado período. Podem ser solicitados os registros de um único cliente, bastando para
isso selecionar ou digitar o seu código no campo correspondente.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 32
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.3.15 Consulta de Pagamentos Recebidos
Através desta opção do sistema o usuário poderá visualizar os registros de contas a
receber baixados (pagos) em um determinado período. Da mesma forma como na consulta
anterior, é possível escolher um determinado cliente e visualizar apenas os seus registros.
2.3.16 Consulta de Contas a Pagar
Esta consulta mostra todos os títulos a pagar em aberto para o período especificado.
De forma semelhante à consulta 2.3.14 Consulta de Contas a Receber, o sistema permite que
se escolha um único fornecedor para que sejam exibidos apenas os dados referentes ao
mesmo.
2.3.17 Consulta de Pagamentos Efetuados
Nesta opção o usuário tem acesso aos pagamentos efetuados dentro de um
determinado período. Como nas consultas anteriores, também pode ser selecionado um único
fornecedor para que sejam exibidos os pagamentos efetuados ao mesmo.
2.3.18 Consulta de Posição Financeira (Cliente)
Por meio desta opção o usuário pode consultar possíveis pendências financeiras
referentes a um determinado cliente.
2.3.19 Consulta de Fluxo de Caixa
Esta consulta consolida os registros em aberto de contas a receber e a pagar de um
determinado período. Os campos marcados (fig. 17) merecem atenção especial. Vejamos:
•
Saldo inicial – É o valor que o sistema irá considerar para iniciar os cálculos. Este
valor será lançado na primeira linha da consulta, na coluna “Acumulado”. Os
lançamentos seguintes serão somados ou subtraídos dele;
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 33
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
•
Analítica / Sintética – Neste campo o usuário escolhe o tipo de consulta. Clicando
em sintética, o sistema exibirá uma linha para cada data, totalizando na coluna
“Entradas” os valores de contas a receber para o dia e na coluna “Saídas” os
valores de contas a pagar. Clicando em analítica, o sistema exibirá, além dos
valores totalizados, cada um dos registros de contas a receber e pagar, com seus
respectivos clientes, fornecedores e números de documento.
Figura 17 - consulta de fluxo de caixa
2.3.20 Consulta de Despesas
Através desta opção, o usuário tem acesso aos registros de contas a pagar (baixados
ou não), consolidados por tipo de despesa dentro do período solicitado. Obedecendo a mesma
regra da consulta anterior, pode-se optar por sintética ou analítica.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 34
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.3.21 Consulta de Extrato
Esta consulta exibirá os lançamentos efetuados na conta corrente num determinado
período, calculando o saldo obtido após cada lançamento.
2.3.22 Consulta de Comissões
Esta opção disponibiliza a visualização das comissões para um determinado vendedor
num período selecionado. Os cálculos serão efetuados individualmente a cada item vendido.
Escolhendo a consulta analítica serão exibidos os valores e cálculos detalhados.
2.3.23 Consulta de Mapa Resumo
São apresentados, por meio desta opção, os mapas resumo gerados pelo sistema.
Devem ser informados a data de geração e o número do mapa. A opção de exportação de
arquivos também é disponibilizada para este processo.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 35
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.4 Gráficos
Neste módulo o usuário tem à sua disposição um gráfico detalhado do de faturamento,
devendo o mesmo selecionar o período a ser consultado e o intervalo a ser utilizado para a
montagem do gráfico(fig.18).
Figura 18 - gráfico de faturamento
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 36
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.5 Processos
Este módulo permite ao usuário executar operações esporádicas, como cancelamento
de vendas, entradas, etc.. A seguir veremos a utilidade de cada opção.
2.5.1
Processo de Reorganização de Arquivos
Este processo recria os arquivos indexadores do sistema. Estes arquivos são
necessários para o bom andamento das demais operações e podem ser danificados por
quedas de energia, problemas de hardware (equipamento), etc. A utilização desta opção não é
necessária fora destas condições, mas o usuário poderá executá-la sempre que desejar. Para
iniciar o processo, basta pressionar o botão “Confirma”.
2.5.2
Processo de Cancelamento de Venda
Este processo permite ao usuário cancelar uma determinada venda. Para executá-lo,
deve-se informar o número do cupom no campo correspondente (Caso o usuário não saiba
este número, pode executar a opção 2.3.11 Consulta de Faturamento por Período para obtêlo). Clicando no botão “Detalhe”, o sistema exibirá uma janela (fig.19) com os detalhes da
venda. Deve-se clicar o botão “Confirma” para que a operação seja concretizada.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 37
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
Figura 19 - cancelamento de venda
2.5.3
Processo de Cancelamento de Entrada
Similar à opção anterior, este programa permite ao usuário cancelar uma determinada
entrada. Além da necessidade de informar o número da entrada, deve-se também informar o
código do fornecedor (pois pode haver entradas com o mesmo número para fornecedores
diferentes). Caso o usuário não saiba estes dados, pode executar a opção 2.3.13 Consulta de
Entradas para obtê-los. Clicando o botão “Detalhe”, o sistema exibirá uma janela com os
detalhes da entrada. Para concretizar a operação pressione o botão “Confirma”.
2.5.4
Processo de Alteração de Vendedor
Neste processo é possível alterar o vendedor vinculado a uma determinada venda ou
cliente.
2.5.5
Processo de Baixa por Período
Através desta opção o usuário pode efetuar a baixa de títulos cadastrados.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 38
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.5.6
Processo de Ajuste de Preços
Esta opção do sistema permite ao usuário ajustar os preços de um intervalo de grupos
de produtos e/ou produtos de um determinado fornecedor. Os parâmetros em destaque (fig.20)
serão detalhados abaixo:
•
Preço base – Escolha aqui qual o preço que deverá servir como base para o
ajuste (Preço de custo, varejo, loja, revenda ou valor fixo);
•
Preço Calc. – Escolha aqui qual o preço que receberá o valor resultante do
cálculo. Exemplo: para calcular o preço de varejo com 10% acima do preço de
revenda, escolha “Revenda” no campo “Preço base”, digite 10,00 no campo % e
escolha “Varejo” no campo “Preço Calc.”.
•
Arredondamento – Escolha neste campo “Nenhum”, para que o sistema não
efetue arredondamento de centavos, Centavos (Acima), para que o sistema
arredonde os centavos para cima (Ex.: R$ 1,20 = R$ 2,00), Centavos (abaixo),
para que o sistema despreze os centavos (Ex.: R$ 1,80 = R$ 1,00) ou Centavos
(Média), para que o sistema arredonde os centavos para cima quando os mesmos
forem acima de 49 e para baixo quando forem abaixo de 50;
•
Registro – Este espaço exibirá os itens a calcular e os resultados obtidos.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 39
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
Figura 20 - processo de ajuste de preços
2.5.7
Processo de Geração de Arquivos para Balanças
Este processo realizará a geração e transferência automática dos arquivos com os
dados dos produtos vendidos a granel para as balanças agregadas ao PDV.
2.5.8
Processo de Geração de Arquivo de Cons. Red.
Este processo, ao ser acionado, efetua a geração de arquivos de consulta reduzida de
lista de produtos, configurados através da opção 2.1.30 Cadastro de parâmetros gerais.
2.5.9
Processo de Geração de Arquivo Sintegra
Este processo efetua a geração de arquivos Sintegra (Sistema Integrado de
Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços) que devem ser
enviados aos fiscos estaduais.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 40
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.5.10 Processo de Importação de Arquivos
A linha de produtos CACAU SHOW e suas atualizações, bem como os demais
arquivos atualização ou correção do sistema são disponibilizadas ao usuário através da
internet. Ao clicar em “Ler arquivo” na caixa “Ação”, o usuário conecta-se a um servidor FTP
e baixa automaticamente para seu computador os arquivos disponíveis. Para finalizar a
operação, clicar em “Confirma”. Quando este processo é efetuado para atualizações, o
sistema exibe o número de arquivos incluídos ou alterados (fig.21).
Figura 21 - processo de importação de arquivos
2.5.11 Processo de Exportação de Arquivos
Este processo efetua a exportação dos dados referentes aos produtos para um arquivo
com extensão “dbf” (que podem ser abertos por programas gerenciadores de bancos de dados)
ou num arquivo de texto (extensão “txt”).
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 41
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.5.12 Processo de Recepção de Arquivos
Esta operação efetua o download de arquivos transmitidos anteriormente pelo sistema
via internet para a CACAU SHOW.
Através de e-mail ou servidor FTP o usuário pode
recuperar estes arquivos e baixá-los num computador de retaguarda ou num computador
pessoal.
2.5.13 Processo de Transferência de Arquivos
Os arquivos gerados pelo sistema (vendas, movimentação, despesas, etc.) devem ser
transmitidos diariamente para a CACAU SHOW. Esta operação é acionada clicando-se o botão
“Confirma” (fig.22).
Figura 22 - processo de transferência de arquivos
2.5.14 Processo de Liberação de Transferência
Este processo é utilizado para liberar uma transferência de arquivos que, por qualquer
motivo, não pôde ser enviada dentro do prazo estipulado. O usuário deverá enviar cópia do
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 42
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
arquivo de transferência para a RCKY que analisará o problema que impediu a operação. O
nosso suporte, com a anuência da CACAU SHOW, fornecerá então uma senha de 15 dígitos
que deverá ser digitada no campo “Autorização”.
2.5.15 Processo de Comunicação com Registradora
Efetua a importação ou exportação de arquivos para a caixa registradora integrada ao
ponto de venda.
2.5.16 Processo de Emissão de Notas Fiscais
Este processo permite a emissão de Notas Fiscais. Para iniciar o preenchimento dos
dados o usuário deve clicar o botão “Inclui”, na caixa “Ação”. Após a inserção dos dados, ao
clicar em “Confirma” o processo é finalizado e a nota pode ser enviada para impressão, caso
haja impressora fiscal instalada.
2.5.17 Processo de Emissão de Etiquetas de Cód. de Barras
Através deste processo são geradas etiquetas de códigos de barras, bem como
etiquetas de preços, descrição, etc. É possível selecionar a impressora, dentre as cadastradas
pelo sistema, bem como os intervalos de impressão das etiquetas, selecionadas por grupos de
produtos, códigos, etc. Podem ser definidos os parâmetros e o “layout” das etiquetas. Caso o
usuário precise imprimir apenas uma etiqueta pode optar pela impressão rápida, clicando no
botão “Rápida” da caixa “Ação”.
2.5.18 Processo de Emissão de Etiquetas de Cadastros
São geradas, através deste procedimento, etiquetas de cadastros de clientes,
fornecedores e vendedores que podem ser usadas para envio de malas-diretas que podem ser
personalizadas, com o objetivo de aprimorar o relacionamento com os clientes e fornecedores,
por data de aniversário ou por data da última compra, por exemplo.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 43
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.5.19 Processo de Importação de Inventário
Este processo efetua a importação de arquivo de inventário gerado por um meio
externo como, por exemplo, um coletor manual de códigos de barras, um computador
“handheld”, etc.
2.5.20 Processo de Atualização de Inventário
Este processo efetua a consolidação do estoque físico da loja. O sistema atualiza o
estoque com os valores informados na opção 2.2.9 Digitação de Inventário. Ao clicar o botão
“Confirma”, o sistema executará automaticamente a operação “Atualizar” do processo 2.5.20
Consistência de Arquivos. Sendo assim, é altamente recomendável que o processo 2.5.1
Reorganização de Arquivos tenha sido executado previamente com sucesso.
Importante: antes de efetuar esta operação, é altamente recomendável verificar com
extremo cuidado, através da opção 2.3.8 Consulta de inventário, todos os lançamentos
efetuados, pois caso algum produto tenha sido esquecido, o sistema entenderá como
quantidade “0” (zero)e atualizará o estoque com este valor.
2.5.21 Processo de Consistência de Arquivos
Ao clicar o botão “Verifica” o sistema efetua a verificação de consistência dos
arquivos. Este processo deve ser realizado obrigatoriamente sempre que houver qualquer
ocorrência de desligamento abrupto do sistema, como por exemplo: queda de energia, defeitos
de hardware, etc., garantindo a integridade do sistema.
2.5.22 Processo de Liberação de Arquivos
Este processo transfere dados referentes ao faturamento e movimentação de produtos
para arquivos acumuladores. Este processo melhora o desempenho do sistema. Ao clicar o
botão “Confirma”, o sistema executará automaticamente a operação “Atualizar” do processo
2.5.20 Consistência de Arquivos. Sendo assim, é altamente recomendável que o processo
2.5.1 Reorganização de Arquivos tenha sido executado previamente com sucesso.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 44
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
2.5.23 Processo de Conversão de Arquivos
Este processo converte os arquivos do sistema para o “layout” necessário. Deve ser
utilizado na primeira instalação, para criar os arquivos iniciais, ou sempre que houver alguma
atualização de versão. Da mesma forma como no processo 2.5.1 Processo de Reorganização
de Arquivos, basta pressionar o botão “Confirma” para executar a operação.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 45
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
3. RCKY PDV FOR WINDOWS®
Veremos agora o sistema a ser utilizado na frente de caixa. Para executá-lo deve-se
clicar no atalho RCKY – PDV for Windows®, e será exibida a tela inicial (fig.23). Neste ponto o
caixa encontra-se fechado, sendo possível apenas executar opções de Consulta de produtos,
Leitura X, Redução Z e manutenções no emissor de cupons fiscais.
A operação padrão CACAU SHOW prevê o uso de monitores “touch-screen”, nos quais
todos os processos de venda podem ser realizados diretamente na tela. Caso o usuário possua
um teclado reduzido o mesmo poderá ser utilizado para acessar todas as operações do caixa
através do mesmo, bastando para isso apertar o botão correspondente.
Figura 23 - tela inicial RCKY PDV for Windows®
3.1 Botões da Tela Inicial
A seguir apresentaremos os botões da tela Inicial, suas funções e particularidades.
Entre parênteses indicamos a tecla de atalho correspondente a cada função.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 46
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
3.1.1
Botão Abre PDV (F1)
Para abrir o caixa deve ser executado o processo de “Login” (fig.24). É necessária a
digitação da senha de um operador e também de um supervisor, caso o operador não tenha
permissão de abrir sozinho o caixa. Ambos estarão assim, confirmando o valor digitado no
campo “Fundo de Caixa”. O sistema emitirá, desde que esteja acoplado a um ECF, um
comprovante não fiscal contendo os dados referentes à operação e exibirá a tela de caixa
aberto (fig.25). Caso o caixa já tenha sido aberto, será necessária apenas a senha do operador
responsável.
Figura 24 - tela de “login” de abertura de caixa
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 47
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
Figura 25 - tela de caixa aberto
3.1.2
Botão Consulta (F12)
Esta opção exibe a tela de consulta (fig.26). Basta digitar o código do produto ou
efetuar a leitura do código de barras. Serão exibidos o preço, estoque, foto e outros dados
referentes ao produto consultado.
Figura 26 - consulta de produtos PDV
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 48
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
3.1.3
Botão Menu Fiscal (Control F8)
Este botão abre um “menu” que agrupa todas as opções referentes ao gerenciamento
do ECF e as funções fiscais, conforme previsto em Legislação do PAF-ECF, que são:
•
LX – Leitura X: Este processo emite, através do ECF, a “Leitura X”. Isto pode ser
efetuado a qualquer momento para verificações da configuração do ECF. Esta
operação é obrigatória no início do dia e em outras situações exigidas pela
legislação. O sistema solicitará confirmação antes de iniciar o processo.;
•
LMFC – Leitura Memória Fiscal Completa: Executa a leitura da memória fiscal do
ECF, ou seja, os registros das operações do ECF conectado ao PDV, que pode ser
em formato de relatório ou via exportação de arquivo;;
•
LMFS – Leitura Memória Fiscal Simplificada: Executa a leitura da memória fiscal do
ECF simplificada;
•
ESPELHO MFD: Emite relatório “espelho” da MFD (Memória Fita Detalhe);
•
Arq. MFD: Gera o arquivo “MFD”;
•
Tab. Prod.;
•
Estoque;
•
Movimento por ECF;
•
Meios de Pagto;
•
Identificação do PAF-ECF: Exibe as informações referentes ao programa aplicativo
fiscal PAF-ECF, requeridas pelo CONFAZ;
•
Vendas no Período;
•
Tab. Índice Técnico de Produção;
•
Retorna.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 49
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
Figura 27 - Menu Fiscal
3.1.4
Botão TEF (Alt F8)
Este botão abre um “menu” que agrupa todas as opções referentes ao gerenciamento
das operações de TEF, a saber:
F 5 – Administração TEF: Envia um arquivo de comunicação ao ECF, a fim de verificar
a condição de operacionalidade do mesmo;
F 6 – Cancelamento TEF: Efetua o cancelamento de uma venda via TEF. O usuário
deve digitar todas as informações referentes à venda.;
F 4 – Pré-autorização TEF: Permite ao caixa solicitar uma pré-autorização de venda
via cartão à rede administradora do mesmo.
3.1.5
Botão Sair (escape)
Sai do sistema RCKY - PDV FOR WINDOWS®.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 50
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
3.2 Botões da tela de venda
A seguir, veremos os botões apresentados na tela de vendas (caixa aberto), acionada
através do botão “F 1 – Abre PDV”. As ferramentas necessárias para vendas estão agrupadas
na caixa “Opções Principais”.
3.2.2
Botão Trufas e tabletes (Ctrl 1)
Exibe a linha completa de trufas e tabletes da CACAU SHOW, basta clicar no produto
escolhido para inseri-lo na venda (fig.27).
Figura 28 - botão de atalho - trufas e tabletes
3.2.3
Botão Demais Produtos (Ctrl 2 )
Exibe os demais produtos da CACAU SHOW.
3.2.4
Botão de Atalho Configurável (Ctrl 3)
Produtos a ser exibidos podem ser configurados pelo usuário. Pode ser destinado para
novos produtos e promoções.
3.2.5
Botão Teclado virtual (Ctrl F11)
Aciona um teclado virtual para inserção dos dados. Esta opção vem, por padrão,
desabilitada. Caso o usuário decida usar o teclado virtual, deverá configurá-lo através do
módulo “Cadastros”, opção “Cadastros de caixas / checkouts”, na guia “Gerais”.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 51
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
3.2.6
Botão Consultas (Alt F12)
Abre a caixa “Consultas” (fig. 28) que disponibiliza as seguintes opções:
•
Consulta produtos (F12): consulta simples por código do produto;
•
Lista Produtos (F7): exibe uma lista de todos os produtos;
•
Lista Clientes (F8): exibe lista de todos os clientes cadastrados;
•
Lista Vendas (Scroll): exibe uma lista de todas as vendas efetuadas pelo PDV.
Figura 29 - opções de consultas
3.2.7
Botão Operações de caixa (Alt F5)
Agrega as mais importantes operações de caixa. Ao clicarmos o botão a caixa
“Operações de Caixa” (fig.29) é exibida.
Figura 30 - Operações de caixa
A seguir a descrição de cada um dos botões:
•
Cancela Item (F5): exibe a lista atual de produtos vendidos. Para cancelar um
item, basta selecioná-lo e clicar o botão “Confirma” (fig.30).
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 52
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
Figura 31 - cancelamento de item
•
Cancela Cupom (F6): cancela todo o cupom aberto no momento;
•
Sangria (F4): esta operação só pode ser executada na condição de “PDV aberto”,
ou seja, após a opção Abre PDV
ter sido executada com sucesso. Não será
permitida também a execução desta operação com um cupom aberto. O sistema
exibirá a tela de sangria (fig.31) e o usuário deverá informar o valor e o tipo de
recebimento a ser retirado. Deve-se então clicar no botão OK. O sistema então
exibirá a tela do processo de “login” do operador autorizado, para que a operação
seja concluída com sucesso. Havendo um ECF conectado ao “check-out”, será
emitido um comprovante com o valor da sangria efetuada e a operação ficará
registrada nas ocorrências do movimento;
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 53
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
Figura 32 - sangria
•
Reforço (F3): da mesma forma como na opção anterior, esta operação só pode
ser executada na condição de “PDV aberto”, e nunca após a venda ter sido
iniciada. O sistema exibirá a tela de “login” que deverá ser executada como no
momento de abertura do PDV. Confirmadas as senhas do operador e supervisor o
sistema concluirá a operação, registrando-a nas ocorrências do movimento e
emitindo um comprovante com o valor correspondente (Se houver um ECF
conectado ao “check-out”);
•
Abre gaveta (F9): abre a gaveta do caixa;
•
Manutenção ECF (F11): já abordado anteriormente.
•
Verifica ECF (Ctrl F12): verifica condição atual do ECF;
•
Fecha PDV (F2): ao selecionar esta função, o programa exibe a totalização das
operações realizadas e as ocorrências desde a abertura do caixa (vendas,
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 54
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
sangrias, reforços, etc.). Pode-se optar pelo fechamento do caixa executando ou
não a redução Z neste momento (fig.32).
Figura 33 - fechamento de PDV
3.2.8
Botão Outras Opções (Alt Home)
As opções disponibilizadas são:
•
Produto Comanda (Insert): Importa os dados salvos em uma comanda exibindo-a
na tela de vendas (no campo “Produtos” digitar o número da comanda);
•
Exportação comanda (End): Exporta o cupom em aberto para uma comanda. Pode
ser usado para deixar uma venda em aberto e finalizá-la posteriormente;
•
Manutenção Comandas (Pg Dn): exibe uma série de funções para listar e gerenciar
comandas;
•
Muda preço (Home): Alterna os preços de venda entre as lista de varejo e revenda;
•
Conta Cliente (Pg Up) Gerencia a conta de um cliente associado a uma comanda;
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 55
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
•
Informa n° de pessoas (Shift F8): informa o número de pessoas associadas a uma
venda.
3.2.9
Botão Informa Cliente (Alt F8)
Identifica o cliente que está efetuando a compra.
3.2.10 Botão Informa Vendedor (Ctrl F8)
Associa um vendedor cadastrado à venda que está sendo efetuada.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 56
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
4. DÚVIDAS MAIS FREQÜENTES
A seguir apresentaremos as dúvidas mais freqüentes de nossos usuários e as
respostas para as mesmas.
Pergunta: O sistema não permite alterar o campo “Código” de nenhum dos
cadastros.
Resposta: O sistema utiliza o recurso de bancos de dados relacionais.
Sendo assim, o campo código será utilizado em todos os arquivos que façam referência
ao registro. Em virtude disto, se o sistema permitisse a alteração do código poderia
causar falhas no relacionamento dos dados entre seus arquivos.
Pergunta: Ao clicar o botão confirma, após a inclusão de um determinado dado
em um cadastro, o sistema exibiu uma mensagem de aviso , mas confirmou a operação. O que
significa isto?
Resposta: Provavelmente existe outro usuário em sua rede efetuando
operação de inclusão no mesmo cadastro. No momento em que os dois usuários
clicaram no botão “Inclui” o sistema informou o mesmo código aos dois, pois este era o
próximo no momento. Entretanto, no momento da gravação (botão “Confirma”) apenas o
primeiro usuário gravou o código informado, sendo gerado um novo código para o
segundo, com o objetivo de evitar códigos em duplicidade
Pergunta: Ao clicar o botão “Confirma” após a inclusão de um determinado
dado em um cadastro, o sistema exibiu uma mensagem de erro e não confirmou a operação.
O que significa isto?
Resposta: Alguns campos não necessitam, obrigatoriamente, serem
preenchidos, durante a inclusão ou alteração de um determinado registro. Outros,
entretanto, serão utilizados por outras rotinas. O sistema não aceitará que estes campos
sejam deixados em branco ou preenchidos com valor indevido.
Pergunta : Por quê não existem botões “Incluir” e “Excluir” no cadastro de
Parâmetros ?
Resposta: O cadastro de parâmetros é composto de dados que definem o
comportamento do sistema em vários processos. Sendo assim, ele é composto de
apenas um registro obrigatório, sendo permitido ao usuário apenas alterar os campos
desejados.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 57
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
Pergunta: Ao final do processo “Reorganização de Arquivos”, recebi uma
mensagem de aviso. O que ela significa?
Resposta: Este processo deve ser executado no modo exclusivo, ou seja,
nenhum outro usuário pode estar acessando o sistema e nenhuma outra janela deve
estar aberta, pois ele precisa abrir os arquivos no modo “não compartilhado”. Os erros
exibidos na mensagem referem-se aos arquivos que estão sendo utilizados por outro
usuário ou por outra janela aberta.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 58
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
5. GUIAS RÁPIDOS DE TAREFAS
Neste capítulo, mostraremos os procedimentos básicos para a realização de algumas das
principais operações efetuadas numa loja CACAU SHOW. Começaremos abordando um
processo completo de venda de produtos pelo sistema RCKY – PDV FOR WINDOWS,
demonstrando todos os passos envolvidos neste processo desde a seleção do produto até o
recebimento de valores. Esperamos com esse guia, facilitar o entendimento de funções
essenciais para o perfeito gerenciamento de seu negócio.
5.1 Efetuando uma venda
Os recursos necessários para efetuar uma venda estão todos agrupados na caixa
“Opções principais” na tela de venda do PDV (fig.33).
Figura 34 - opções principais
Os botões identificados com o logotipo da “CACAU SHOW” são atalhos para toda a
linha de produtos, agrupados por tipos, facilitando sua seleção.
Os botões “Alt F5 Operações Caixa” e “Alt Home Outras Opções” acionam submenus com funções específicas. Estas funções serão explicadas na medida em que forem
solicitadas durante o processo de venda.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 59
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
5.1.1
Selecionando o produto
Para selecionar um produto efetuar a leitura do seu código de barras ou digitá-lo no
respectivo campo (fig.34 a). O sistema aceitará, neste campo, a digitação de qualquer um dos
seguintes valores:
•
Código de barras do produto;
•
Nosso código de produto;
•
Quantidade seguida de “*” e código de barra do produto
•
Quantidade seguida de “*” e nosso código de produto
•
Seleção direta do produto através dos botões de atalho CACAU SHOW (“Ctrl 1
Trufas e Tabletes”, “Ctrl 2 Demais Produtos” e “Ctrl 3 Trufas”) (fig.34 b).
Figura 35 a - seleção de produto / Figura 34 b - botões Cacau Show
Após a inserção do código deve-se pressionar a tecla “Enter” (isto não é necessário
caso a informação tenha sido inserida através do leitor de código de barras). O sistema
aguardará então a confirmação do preço e então efetuará a venda, emitindo o item no cupom
fiscal (quando houver ECF conectado ao check-out), exibindo a foto do produto e atualizando o
valor total da venda. Pode-se então registrar o próximo item, repetindo-se os passos descritos
acima. Para alterar o preço base (revenda ou varejo) deve-se pressionar a tecla
correspondente no teclado reduzido ou “Home” no teclado normal ou através do botão
“Outras opções (Alt Home)”, selecionando a opção “Home – Muda Preço”. A lista de preços
em utilização será informada no canto inferior esquerdo da tela.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 60
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
Observação: outra opção válida para seleção de produtos é por meio da digitação de
suas iniciais no campo “Produto”. Na figura 35 podemos ver um exemplo de busca de
produto por digitação.
Figura 36 - busca de produto por digitação
5.1.2
Cancelando um produto
É possível cancelar um item emitido pressionando a tecla correspondente no teclado
reduzido ou a tecla “F5” ou através da caixa “Opções principais”, selecionar o botão
“Operações de caixa (Alt F5)” e depois o botão “Cancela item (F5)”. Na tela que é exibida
deve-se então escolher o item a ser cancelado e pressionar o botão “Confirma”. É permitido
também o cancelamento total do cupom, bastando para isso pressionar a respectiva tecla no
teclado reduzido ou a tecla “F6” ou então a opção “Cancela cupom” encontrado através do
botão “Operações de caixa (Alt F5)” (fig. 36).
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 61
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
Figura 37 - cancelando um item ou cupom
5.1.3
Identificando o cliente e o vendedor
O sistema permite que seja informado o cliente referente à venda. Para isso basta
digitar o código ou CPF do mesmo no campo correspondente. É possível também visualizar a
lista de clientes clicando o botão “Alt F8 - Informa Cliente”. O sistema exibirá o nome do
cliente e a situação do mesmo (normal, duvidoso ou bloqueado), além de informação a respeito
de contas pendentes. O operador pode escolher o vendedor responsável pela venda efetuada,
selecionando-o no campo correspondente. Esta informação será utilizada para efeito de cálculo
de comissão.
5.1.4
Finalizando a venda
Terminada a venda, é necessário fechar o cupom. Para isto deve-se teclar “F10” ou a
tecla correspondente no teclado reduzido. Podemos também finalizar a venda simplesmente
selecionando uma das formas de pagamento exibidas na caixa “Recebimentos” (fig.37).
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 62
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
Figura 38 - caixa "recebimentos"
No caso de recebimentos em:
•
Dinheiro no valor exato ou venda via cartão: basta selecionar o botão “dinheiro
certo (F1)” ou o botão da bandeira do cartão. O sistema automaticamente encerra
a venda e libera o PDV para uma nova operação;
•
Dinheiro com devolução de troco: é exibida uma tela onde o usuário deverá
preencher o valor recebido. O sistema informará o valor do troco;
•
Cartões de débito ou crédito: selecionar o botão que corresponda à bandeira e
tipo de cartão do cliente (“Visa Débito”, ”Redeshop”,” Visa Crédito” ou
“Mastercard”);
•
Cheques, vales ou outras formas de pagamento: Acionar o botão “F10 –
outros”: será exibida então a tela de fechamento de cupom (fig. 38). Para
recebimentos com cheques não será permitida a conclusão da venda para clientes
cadastrados como “bloqueado”. No entanto, se o cliente for “duvidoso” ou estiver
com contas pendentes, o sistema solicitará uma confirmação para concluir a
venda. Para recebimentos diluídos em mais de uma forma de pagamento, o
usuário deverá informar as modalidades escolhidas pelo cliente através do campo
“Tipos de Recebimento” ou selecioná-lo através dos botões da caixa “Opções
principais” e em seguida digitar o valor recebido no campo “Valor” e pressionar a
tecla “Enter”. O sistema atualizará o quadro de recebimentos e os espaços
referentes aos valores “Recebido”, “Faltam”, “Troco” e “Contra-Vale”. A
operação deve ser repetida até que o valor total da venda seja recebido.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 63
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
Figura 39 - recebimentos diversos
Nos pagamentos com “Cheque Pré-datado” devem ser fornecidas ao sistema as
datas de vencimento, selecionados no campo “Condições de pagamento” ou preenchidos na
caixa “Desdobramento”. Isto fará com que o sistema gere um registro no arquivo de contas a
receber contra o cliente informado.
Quando permitido através da opção 2.1.15 Cadastro de Operadores o usuário pode
conceder descontos em percentual ou valor, informando o mesmo através da opção “Shift F8
- Outras opções”, selecionando os botões “F1 – Desc. %” ou o botão “N – Desc. $) (fig.39).
Caso haja a necessidade de cancelar um pagamento digitado, basta selecionar na
opção “Shift F8 - Outras opções” o botão “Ctrl F6 – Limpar Pagtos.” (fig.39).
Figura 40 - outras opções - descontos / cancelamento de pagamentos
Após informar todos os dados, o usuário deve clicar no botão “Finalizar Venda (F10)”.
O sistema então finaliza o cupom fiscal (havendo um ECF conectado) e efetua as operações
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 64
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
de atualização de estoque, faturamento, etc. ou gera o arquivo para posterior leitura do módulo
atualizador. Após isso, o controle retorna à tela de venda, estando pronto para o início da
próxima operação.
Caso o check-out possua um ECF conectado, o sistema só executará a operação de
venda após o recebimento de confirmação de processo executado por parte do mesmo. Sendo
assim, não serão permitidas vendas após a execução da “Redução Z” no final do dia ou sem
uma “Leitura X” no início do dia, ou em qualquer situação na qual o emissor de cupom fiscal
tenha recebido um comando do sistema e não tenha retornado uma confirmação de execução.
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 65
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
5.2 Cadastro de produtos - cestas
A seguir, efetuaremos o cadastro de uma cesta. Selecionar no módulo “Cadastros” a
opção “Produtos”. Na tela que irá abrir, clicar no botão “Inclui” na caixa “Ação” e seguir os
seguintes passos principais:
•
Inserir um nome para a cesta através do campo “Descrição”. A unidade de venda
no campo “Unidade” deve ser preenchida com “UN” ou “PC”;
•
Selecionar a guia “Componentes” (fig.40), onde iremos determinar os produtos
que farão parte da cesta. No campo “Componente” digitamos o código ou
registramos o código de barras do produto. Podemos também selecioná-lo através
da lista de produtos, acessada através do botão “Lupa”, ao lado do campo. No
campo “Coeficiente” determinamos a quantidade de cada produto selecionado.
Para finalizar a seleção do item, clicar em “Adiciona”, na caixa “Ação”;
Figura 41 - cadastro de produtos – componentes da cesta
•
Preencher as informações solicitadas na guia “Dados Fiscais” com os dados que
deverão ser repassados pelo seu contador;
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 66
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
•
Inserir as demais informações que achar relevantes e finalizar o processo
selecionando o botão “Confirma” da caixa “Ação”.
Na guia “Custos” o sistema exibirá os custos e royalties calculados, além dos preços
de venda do produto (fig.41).
Figura 42 - custos e preços de venda
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 67
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
5.3 Efetuando corretamente um inventário
Este procedimento é de fundamental importância para o controle de materiais de uma
loja. Assim, deve ser feito periodicamente e de forma cuidadosa e metódica. Para sua perfeita
execução devem ser seguidos três procedimentos básicos que são:
•
Contar e digitar (digitação de inventário);
•
Conferir e auditar (consulta comparativo de inventário);
•
Consolidar (processo atualização de inventário).
5.3.1
Digitação de Inventário
Através desta tela (fig.42), o responsável pelo inventário deve digitar as quantidades
conferidas de cada produto. Importante: caso o produto esteja em caixa fechada deve ser
considerada a quantidade de unidades do produto e não a quantidade de caixas. O usuário
deve primeiramente selecionar o botão “Inicializa”, para limpar os arquivos de inventário.
Após esta operação, o sistema está pronto para começar a digitação. O usuário deve
selecionar o produto ou passá-lo pelo leitor de código de barras. Neste momento o sistema
informará a quantidade atual registrada no sistema e abre o campo “Quant. Invent.” para a
digitação da quantidade real encontrada. Após a digitação, clicar em “Confirma”. Neste
primeiro momento já é possível efetuar uma comparação entre o estoque real e o registrado
no sistema.
Caso o usuário encontre mais unidades de um produto já digitado, basta apenas
selecioná-lo mais uma vez, digitar a quantidade encontrada e clicar no botão “Adiciona”. O
sistema irá efetuar a adição da quantidade.
Figura 43 - digitação de inventário
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 68
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
5.3.2
Consulta Comparativo de Inventário
Esta consulta exibe uma tabela comparativa de quantidades dos produtos
inventariados em relação ao total em estoque registrado no sistema (fig.43). Possibilita a
confirmação de lançamentos de quantidades antes de se efetuar a consolidação de estoque.
Deve-se efetuar uma auditoria aprofundada desta tabela, conferindo a correta digitação de
todos os itens, pois caso algum produto não tenha sido digitado, o sistema entenderá que não
foi encontrada nenhuma unidade do mesmo e irá zerar o seu estoque.
Figura 44 - consulta comparativo de inventário
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 69
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
5.3.3
Processo de Atualização de Inventário
Este processo efetua a consolidação do estoque físico da loja. O sistema atualiza o
banco de dados com os valores informados na operação de digitação (fig.44).
Figura 45- processo de atualização de inventário
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 70
RCKY – Sisadm for Windows® / RCKY – PDV for Windows®
6. CONSIDERAÇÕES
FINAIS
E
INFORMAÇÕES
DE
SUPORTE
Este manual foi escrito com o objetivo de apresentar, de forma concisa, todas as
ferramentas de nossos sistemas de automação comercial, capacitando nosso usuário a extrair
o máximo de desempenho dos recursos disponíveis, possibilitando uma experiência simples e
eficiente de gestão. Se, no entanto, surgirem quaisquer tipos de dúvidas ou problemas durante
sua utilização, nossos analistas terão prazer em fornecer todo o suporte necessário, através de
nossos canais de comunicação disponibilizados:
Por telefone:
(11) 3019-2099
Via Skype:
rcky.suporte1
Via atendimento on-line:
www.rcky.com.br
Nosso horário de atendimento:
Segunda a sábado – 8:00h às 22:00.
Domingos e feriados – 10:00 às 22:00.
RCKY Informática Ltda. – Departamento de Desenvolvimento de Sistemas
Rua: Betari, 229 – Penha – São Paulo – SP – CEP: 03634-040
Telefone: (11) 3019-2099
RCKY – Sisadm for Windows® – PDV for Windows®
Manual do Usuário 71