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Opinião
espaço
abreme
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Roberto Lopes
Sócio na área de Contratos do escritório
Cabanellos Schuh Advogados Associados
P
or muito tempo, o mundo corporativo não deu a devida atenção
à adequada e organizada gestão dos contratos comerciais, os
quais são formalizados pelas empresas
cotidianamente com seus fornecedores,
distribuidores, revendedores, representantes e prestadores entre outros. Por
muito tempo, as empresas preocuparam-se, basicamente, com o seu ‘core
business’, com grandes esforços na negociação dos contratos e deixando de
lado a sua gestão, quanto ao desenvolvimento de mecanismos para o seu
controle e acompanhamento.
Todavia, de uns tempos para cá,
tem-se constatado uma preocupação
cada vez maior, por parte dos empresários de todos os setores da economia,
em adequar essa gestão e esforçar-se
para escolher não apenas o melhor fornecedor, distribuidor, revendedor, representante e prestador, mas, principalmente, estabelecer mecanismos de controle
para a completa e perfeita execução daqueles contratos que os vinculam a eles.
Como é sabido, todo negócio requer
a existência de um contrato. O que, por
muito tempo, não era sabido por todos,
era o fato de que o custo decorrente
de uma má gestão dos contratos, ou
um mau acompanhamento no curso da
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potência
A importância da
gestão de contratos
no mundo
corporativo
execução desses contratos, poderia ensejar prejuízos de grande monta para
as corporações.
Por gestão dos contratos, para fins
deste artigo, tem-se aquele conjunto
de procedimentos e controles estabelecidos pela empresa com o objetivo de
administrar de forma correta e eficaz as
variáveis envolvidas na contratação de
qualquer tipo de contrato, desde a fase
pré-contratual (tratativas, proposta e negociação), passando pela fase contratual (execução do contrato, propriamente
dito) até a sua fase pós-contratual (consistente na responsabilidade remanescente das partes após a sua conclusão).
Diante disso, vê-se um número crescente de empresas buscando uma assessoria jurídica preventiva, com o objetivo
de não apenas negociar os contratos de
forma adequada, mas também de estabelecer mecanismos internos de controles que sejam eficientes para a perfeita
execução deles. O acompanhamento ao
longo da execução dos contratos comerciais é importantíssimo para qualquer empresa, haja vista o fato de os
contratos disporem sobre as partes envolvidas e as responsabilidades de cada
uma delas; os prazos estipulados e as
respectivas penalidades, no caso do seu
descumprimento ou do cumprimento ex-
temporâneo; a forma como deve se dar
a renovação ou o que deve ser feito no
caso de interesse em extinguir imediatamente o vínculo; a forma de comunicação estabelecida e os casos que poderão
ensejar o rompimento da relação. Enfim,
a vida da empresa está fortemente representada nos seus contratos.
Nesse passo, é necessário conhecer
os termos do contrato e fazer o referido acompanhamento, justamente para
se evitar que pequenos descumprimentos venham a ensejar perdas representativas, não apenas sob o ponto de vista financeiro (mediante a aplicação de
multas contratuais pecuniárias), mas
também estratégico (mediante o rompimento de contrato estrategicamente importante, por culpa que lhe seja
atribuída).
Através da correta adequação da
gestão dos contratos comerciais, as empresas deixam de se tornar reféns das
pessoas que nela trabalham. Muito já
se viu, no mundo corporativo, grandes
corporações tornarem-se reféns de profissionais de determinadas áreas estratégicas, que não poderiam sair da corporação, sob pena de tal fato acarretar
prejuízos, por vezes, incalculáveis. No
setor específico da gestão dos contratos, isso também é muito comum. Não
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e Distribuidores de Materiais Elétricos
apenas nas pequenas e médias corporações, mas também em grandes corporações, que possuem volumes de centenas
de contratos formalizados por semana,
isso acontece.
O estabelecimento de uma gestão
de contratos, com a fixação de mecanismos de controle, a definição de fluxogramas organizados e que operem
naturalmente dentro das corporações,
faz com que esse tipo de situação seja
mitigado, profissionalizando-se a gestão e ficando dependente não mais das
pessoas que estão na operação, mas do
fluxo estabelecido, o qual é sempre passível de ajustes, de acordo com as necessidades que são apresentadas pelo
mercado onde a empresa está inserida.
Nesse particular, não há dúvida alguma de que é preferível ficar refém de
um sistema customizado pela empresa
para ela própria, o qual poderá ser ajustado sempre que necessário, do que de
um executivo que originalmente preparou e negociou os contratos e que, por
um contexto qualquer, deixou de ser
importante para a empresa, senão pelo
conhecimento que possui da operação.
Quando se retira esse tipo de responsabilidade dos ombros de uma pessoa
e se coloca dentro de um sistema ‘despersonificado’, perde-se a consciência,
subjetiva, da gestão, mas se ganha, e
muito, com o estabelecimento de critérios objetivos desde a negociação do
contrato, passando por sua estruturação
e o estabelecimento de políticas internas
da empresa sobre determinados temas
e determinadas cláusulas contratuais,
sua execução e os mecanismos de controle para evitar surpresas, até a sua
conclusão.
Dependendo do tipo de contrato, estabelece-se, ainda, dentro desse sistema
de gestão um controle sobre a fase pós-­
contratual, fixando-se as responsabilidades a ele inerentes no momento em
que o contrato já foi consumado, mas
ainda segue gerando efeitos às partes
envolvidas.
Ano XI
Edição 114
Junho’15
A partir do momento em que a empresa estabelece essa gestão mais profissionalizada e sistêmica dos seus contratos, ela passa a poder estabelecer,
objetivamente, graus de criticidade para
cada tipo de negócio e prazos para a
definição de determinados temas, informações que serão importantes na condução do negócio, na medida em que
apontarão, por exemplo, de forma direta, onde estão os maiores riscos e quais
são as áreas da empresa mais sensíveis.
Além disso, por meio da gestão de
contratos também se permite um melhor
controle da contingência da empresa, na
medida em que se estabelecem mecanismos para apontar os riscos envolvidos
em cada fase do contrato, orientando o
gestor dele para os cuidados que se deve
tomar de modo a mitigá-los, evitando
potenciais prejuízos futuros. Da mesma
forma, considerando-se essa realidade
de gestão dos contratos, não se pode
deixar de dizer que a satisfação das partes que estarão do outro lado da relação
contratual tende a sempre aumentar,
sobretudo considerando a estima que
a empresa demonstrará junto aos seus
parceiros de negócio, cumprindo o acordo com ele e, em última análise, conservando e valorizando a relação existente.
A propósito desse efeito para fora
da empresa, trata-se, sem sombra de
dúvidas, de um dos efeitos principais
do negócio. Toda empresa preza muito pela imagem que possui não apenas
perante o seu público consumidor, mas
também perante os seus fornecedores,
distribuidores, representantes e prestadores. Dessa forma, a partir do momento
em que ela demonstra “para fora” essa
organização interna e a seriedade com
que lida em todas as suas relações comerciais, tal fato, por si só, gera um efeito multiplicador muito positivo e que cria
para ela um ambiente muito positivo.
Não se está diante de uma tarefa fácil, a­estruturação de uma gestão
adequada dos contratos. Sabe-se que,
dependendo do tamanho da corpora-
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ção e dos seus vícios internos, esse trabalho poderá se dar em maior ou menor tempo. Todavia, quanto antes se
iniciar, mais cedo será possível identificar as suas vantagens organizacionais
e financeiras, independentemente do
perfil das empresas que estão do outro
lado da relação e dos diferentes graus
de exigência e compreensão da realidade dos trabalhos contratados.
O que se busca demonstrar, enfim,
é que uma adequada e organizada gestão dos contratos comerciais acarreta às
empresas economia financeira, redução
de custo, otimização de tempo, padronização de procedimento, revelando-­
se, cada vez mais, indispensável para o
bom e sustentável desenvolvimento do
seu negócio.
Associação Brasileira dos Revendedores
e Distribuidores de Materiais Elétricos
FUNDADA EM 07/06/1988
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