Certificação Digital para condomínios
Saiba porque é importante tirá-la a tempo
Desde o começo do ano, a Caixa Econômica Federal avisa: é necessário que os condomínios,
entre outros, providenciem certificados digitais. Muita gente já se informou e está com a sua
assinatura eletrônica em mãos.
As dúvidas ainda são muitas sobre o tema. Pensando nisso, estamos disponibilizando um guia
com as dúvidas mais frequentes.
Por que preciso providenciar a certificação digital?
Ela servirá para que o síndico, ou a administradora, utilize o canal “Conectividade Social”, da
Caixa Econômica Federal. É por ali que trafegam informações sobre o FGTS, INSS, RAIS,
entre outros.
Se meu condomínio não tem funcionários, eu preciso da certificação
digital?
Ainda assim é necessário investir na assinatura eletrônica, já que quem faz uso de RPAs
(recibo de pagamento para autônomos) também terão de usar o canal “Conectividade Social”
para fazer a transmissão de dados. Informações sobre o Imposto de Renda também serão
enviados por esse canal.
É necessário para todos os condomínios?
Sim, todos, sem exceção, devem ter o seu certificado digital em mãos até, no máximo, o dia
31/12.
Rua Professor Moraes, 562 – 10º Andar | Funcionários | Belo Horizonte - MG
CEP 30150-370 | Fone (31)3228-6100 | www.gwonline.com.br
Qual o prazo máximo para estar certificado?
A Caixa Econômica Federal estipulou como prazo máximo 31/12. Ou seja, até essa data todos
os condomínios do país devem estar com a certificação em dia e já funcionando. A Caixa já
deixou claro que não pretende expandir o prazo.
Por que é ruim deixar para a última hora?
Além do estresse comum do final do ano, pode ser que o condomínio não esteja com a
documentação em dia. Dessa forma, pode ser que não haja tempo hábil para estar em dia com
as obrigações com a Receita Federal e com a Caixa Econômica Federal. Soma-se a isso,
possíveis lentidões nos sites de emissão devido à sobre-carga do sistema.
O que acontece se meu condomínio não providenciar a assinatura
eletrônica?
Nesse caso, dados importantes sobre os funcionários, não serão enviados à Caixa Econômica
Federal. O síndico e o condomínio ficam passíveis de processos trabalhistas e multas da
Justiça do Trabalho.
Quais os documentos são necessários?
São necessários os seguintes documentos originais e suas cópias simples:
•
Instituição do condomínio (como
se
fosse
a
certidão
nascimento
de
do
empreendimento, disponível no
cartório de imóveis)
•
Especificação
do
(parte
instituição,
da
condomínio
o
documento é feito quando a
construtora
projeta
o
condomínio)
Rua Professor Moraes, 562 – 10º Andar | Funcionários | Belo Horizonte - MG
CEP 30150-370 | Fone (31)3228-6100 | www.gwonline.com.br
•
Convenção do condomínio
•
Cartão de CNPJ do condomínio
•
Ata de eleição do síndico
•
RG e CPF do síndico (ou CNH)
e comprovante de residência
E se o cadastro do síndico atual não estiver atualizado junto à Receita
Federal?
Um entrave para muitos condomínios obterem o certificado digital é o síndico atual não estar
cadastrado na Receita Federal. Essa pequena correção pode atrasar, e muito, aqueles que
ainda não emitiram a sua assinatura digital.
Outro problema que pode acontecer devido à desatualização do cadastro na Receita é que o
antigo síndico pode ser responsabilizado por erros, fraudes ou má conduta da gestão atual.
Por isso, buscamos um passo a passo de como alterar o nome do antigo responsável pelo
condomínio pelo atual. Em geral, esse trâmite é realizado com a ajuda da administradora.
Que vantagem traz estar certificado?
Além de estar em dia com a legislação, fica bem mais simples saber se as contribuições dos
funcionários estão em dia, sendo feitas corretamente, ou se a administradora/empresa
terceirizada está atrasando aos direitos dos colaboradores.
Como se dá todo o trâmite?
1. Primeiro, entre em contato
com uma AR (Autoridade de
Registro) em sua região. É
essa empresa quem expede
a certificação digital.
Rua Professor Moraes, 562 – 10º Andar | Funcionários | Belo Horizonte - MG
CEP 30150-370 | Fone (31)3228-6100 | www.gwonline.com.br
2. Na maioria dos casos, você
pode adquirir o certificado
pelo próprio site da AR. Para
tanto, tenha em mãos as
seguintes
número
social;
informações:
do
CNPJ;
Razão
endereço completo;
nome completo, RG e CPF
do responsável pelo CNPJ
3. Após o pagamento, agendase um horário (pode ser no
próprio site também) para
que o síndico vá até a AR
apresentar
os
documentos
necessários para a expedição
da
assinatura
Após
esse
eletrônica.
encontro,
o
certificado digital está apto
para
funcionar
em
pouco
tempo.
Posso pedir para outra pessoa ir fazer o certificado para mim?
Não. Apenas o síndico pode retirar o equipamento em uma autoridade certificadora. A
administradora pode ajudar colocando em ordem a documentação do condomínio e do síndico,
mas quem deve ir ao agendamento é o responsável pelo empreendimento. Não é possível
fazê-lo por meio de procurações, por exemplo.
Por que tanta gente acha difícil tirar o certificado?
Porque os documentos precisam estar todos sem nenhum tipo de discrepância. O nome do
síndico, grafado de maneira igual ao que está nos seus documentos, deve estar na base da
Receita Federal, como responsável pelo empreendimento. O nome do condomínio também
Rua Professor Moraes, 562 – 10º Andar | Funcionários | Belo Horizonte - MG
CEP 30150-370 | Fone (31)3228-6100 | www.gwonline.com.br
deve estar escrito da mesma maneira, seja na Receita Federal ou nas atas apresentadas no
momento de tirar o certificado.
Meu condomínio foi construído antes de 1964, e não tem convenção.
Como é possível fazer a certificação?
Nesses casos, é possível fazê-la tendo em mãos a matrícula-mãe do empreendimento.
Quanto tempo demora para obter a assinatura eletrônica?
Isso vai depender das condições da papelada do condomínio. Se estiver tudo em dia, da
maneira correta, sem nenhum erro, depende apenas da instituição de irá expedir o certificado.
Mas quando há discrepâncias, pode chegar a demorar mais de vinte dias, até que o
empreendimento coloque seus papéis em ordem.
Que tipo de equipamento vale mais a pena?
Depende de quem irá usá-lo. Se o condomínio contar com a ajuda de uma administradora, o
condomínio poderá arcar apenas com os custos de um cartão – os custos das leitoras poderão
ser divididos. Porém, se é com o síndico que o equipamento vai ficar, ele pode optar pela
compra de um tokien (aparelho similar a um pen drive), ou pelo combinado de cartão e leitora.
Qual o custo para emitir o certificado?
Para os produtos Cartão inteligente + Leitora ou Token USB, o valor médio de mercado é de de
R$ 470,00 (certificado com validade de 36 meses). Para quem for adquirir apenas o Cartão
Inteligente, o valor médio tem sido em torno de R$ 300,00
Rua Professor Moraes, 562 – 10º Andar | Funcionários | Belo Horizonte - MG
CEP 30150-370 | Fone (31)3228-6100 | www.gwonline.com.br
Em dia com a Receita Federal
Ao eleger novo síndico, o cadastro deve ser atualizado
Um entrave para muitos condomínios obterem o certificado digital é o síndico atual não estar
cadastrado na Receita Federal. Essa pequena correção pode atrasar, e muito, aqueles que
ainda não emitiram a sua assinatura digital.
Outro problema que pode acontecer devido à desatualização do cadastro na Receita é que o
antigo síndico pode ser responsabilizado por erros, fraudes ou má conduta da gestão atual.
Por isso, buscamos um passo a passo de como alterar o nome do antigo responsável pelo
condomínio pelo atual. Em geral, esse trâmite é realizado com a ajuda da administradora. Veja:
1. Verificar se a ata da eleição
está completa, com dados do
condomínio e com o nome do
síndico grafado corretamente,
como está no CPF – caso
seja uma pessoa física a
responsável pelo condomínio.
Se for uma empresa, na ata
deve
constar
seu
nome
completo, CNPJ e CPF do
representante
2. Preencher o formulário online
da Receita Federal
3. Imprima o formulário DBE da
RF, com firma reconhecida
do novo síndico
Rua Professor Moraes, 562 – 10º Andar | Funcionários | Belo Horizonte - MG
CEP 30150-370 | Fone (31)3228-6100 | www.gwonline.com.br
4. Entregar os documentos (ata
e formulário) em um posto de
coleta da Receita Federal
5. Cheque
o
andamento
do
processo no site da RF
6. Quando o cadastro estiver
atualizado, imprima o cartão
do CNPJ do condomínio
Tipos de Certificado
Fonte:
http://www.sindiconet.com.br
http://www.prodemge.mg.gov.br
http://www.caixa.gov.br
Rua Professor Moraes, 562 – 10º Andar | Funcionários | Belo Horizonte - MG
CEP 30150-370 | Fone (31)3228-6100 | www.gwonline.com.br