Caso de Sucesso Microsoft
Estradas de Portugal reduz custos e deslocações
com Comunicações Unificadas Microsoft
Sumário
País: Portugal
Industria: Infraestruturas
Perfil do Cliente
A Estradas de Portugal é a principal entidade
responsável pela Rede Rodoviária Nacional,
incluindo a sua gestão, conservação, planeamento, construção e financiamento.
Situação do Negócio
Com cerca de 1200 colaboradores espalhados
por todo o território português, a Estradas de
Portugal tinha necessidades de deslocações
regulares dos seus quadros com os consequentes custos em viagens e perda de horas de
trabalho.
Solução
A solução de Comunicações Unificadas da
Microsoft foi implementada de forma rápida e
permitiu uma fácil integração com a infraestrutura de TI existente.
Benefícios
 Solução de fácil e rápida implementação
 Redução imediata e significativa dos custos
com deslocações
 Redução no custo com comunicações de voz
convencionais
 Integração com infra-estrutura de TI
pré-existente
“[O investimento no sistema de Comunicação Unifi-
cadas] é recuperável em pouco tempo de utilização
devido ao que se poupa não só em telecomunicações mas, sobretudo no caso da Estradas de Portugal, em deslocações”.
— Rui Ribeiro, director do Gabinete de Sistemas de Informação da Estradas de Portugal
A EP - Estradas de Portugal, S.A. é uma sociedade anónima de
capitais públicos que tem como missão global a prestação, em
moldes empresariais, de um serviço público cujo objecto consiste,
por um lado, no financiamento, conservação, exploração, requalificação e alargamento das vias que integram a Rede Rodoviária
Nacional e por outro, na concepção, projecto, construção, financiamento, conservação, exploração, requalificação e alargamento
das vias que integram a Rede Rodoviária Nacional Futura.
Constituem princípios orientadores da sua gestão a implementação de uma filosofia de gestão profissionalizada, baseada
nas competências adequadas e no incremento da capacidade
produtiva segundo os mais exigentes parâmetros de qualidade,
em prol do cumprimento da sua missão, traduzidas em objectivos
ambiciosos e mensuráveis; a adopção das melhores práticas de
gestão, segundo os princípios de bom governo das empresas públicas; e o desenvolvimento de uma cultura organizacional orientada para a excelência do desempenho, através da utilização de
um conjunto de práticas empresariais de referência.
Situação
A Estradas de Portugal é uma empresa com
mais de 1200 pessoas e com delegações
espalhadas pelo país, em que as necessidades de comunicação são constantes.
Foi então feito um piloto de Comunicações
Unificadas baseado em tecnologias Microsoft
que, caso confirmasse a validade da solução,
serviria para avançar para uma solução
definitiva e entrar em produção.
O facto de a Estradas de Portugal ser muito
descentralizada e haver a necessidade de
realizar reuniões regulares com responsáveis
da empresa baseados em pólos nos diferentes distritos espalhados pelo país dava origem, não apenas a elevados custos com
telecomunicações mas, sobretudo, com
deslocações e tempo de trabalho perdido.
Rui Ribeiro diz que foi exactamente isso que
aconteceu porque “o piloto funcionou perfeitamente e a diferença entre esta fase do
projecto e a entrada em produção foi apenas
aumentar a escala da implementação e
mudar o nome – deixou simplesmente de se
chamar „piloto‟ e passou para uma fase de
funcionamento regular”.
“A escolha da opção Microsoft permitiu-nos dar o salto
muito mais rápido e imediato, com facilidades de integração muito mais simples e
fáceis de implementar com o
Exchange, o SharePoint e o
Project Server que já usávamos”.
Em meados de 2009, a empresa decidiu
realizar uma reavaliação completa dos seus
sistemas de comunicação com o objectivo de
“colocar as pessoas mais próximas uma das
outras dentro da organização”, explica Rui
Ribeiro, director do Gabinete de Sistemas de
Informação da Estradas de Portugal.
Até então, a empresa usava como meios de
comunicação sobretudo o correio electrónico
e o telefone, baseado numa central digital
convencional, sem qualquer interligação.
Rui Ribeiro explica que a empresa podia ter
seguido uma de duas estratégias em termos
de escolha do vendor do sistema de Comunicações Unificadas. “Temos produtos da Cisco
em termos de infra-estrutura de comunicações; e temos o sistema de correio electrónico e a plataforma colaborativa assente em
sistemas Microsoft, com o Exchange Server e
o SharePoint”.
— Rui Ribeiro, director do Gabinete de Sistemas de
A Estradas de Portugal decidiu então implementar um sistema de Comunicações Unificadas, baseado em tecnologias Microsoft,
capaz de integrar soluções de comunicação
tradicional por voz, correio electrónico, mensagens instantâneas e videoconferência.
Informação da Estradas de Portugal
.
Solução
A Estradas de Portugal realizou uma primeira
experiência de comunicações unificadas com
uma solução OpenSource. “Do ponto de vista
técnico funciona bem e integrava com a
plataforma de e-learning que usamos, mas
não havia muitas opções além disso”, refere
Miguel Tabanez, coordenador da Área de
Infra-estruturas e Redes da Estradas de
Portugal.
Ou seja, do ponto de vista teórico a empresa
podia ter seguido qualquer um dos caminhos.
“Mas do ponto de vista prático”, defende Rui
Ribeiro, “a escolha da via Microsoft permitiunos dar o salto muito mais rápido e imediato,
com facilidades de integração muito mais
simples e fáceis de implementar com o Exchange, o SharePoint e o Project Server que
já usávamos”.
O piloto foi criado em apenas dois dias pela
equipa interna de TI da Estradas de Portugal
em colaboração directa com a Microsoft, com
o roll-out total realizado apenas após duas
semanas.
Todo o sistema foi feito utilizando a infraestrutura de hardware já existente na Estradas de Portugal, tendo sido totalmente assente em três máquinas virtuais criadas para
o efeito.
Uma vez que a maioria dos computadores
portáteis utilizados pela empresa já
possuíam câmaras integradas, foi ainda feito
um investimento adicional de 100 webcams
Microsoft LifeCam VX-3000.
Estas câmaras, com resolução VGA e captação de
vídeo fluído a 30 FPS, possuem ainda um microfone
integrado, o que as torna
ideais para este tipo de
utilização.
“ Neste momento, o sistema
de Comunicações Unificadas
é um dos sistemas mais
usados na Estradas de Portugal por todos os colaboradores .”
— Miguel Tabanez, coordenador da Área de
Infra-estruturas e Redes da Estradas de Portugal
.
.
Segundo explica Rui Ribeiro, “as câmaras foram pagas num mês,
devido às viagens evitadas para reuniões”.
Benefícios
“Neste momento, o sistema de Comunicações Unificadas é um dos sistemas mais
usados na Estradas de Portugal por todos os
colaboradores”, afirma Miguel Tabanez, que
reforça a ideia de que foram evitadas dezenas de deslocações todos os meses, algo que
irá ainda ser reforçado mais no futuro, à
medida a que todos os colaboradores da
empresa se habituam a tirar todo o partido
do sistema.
Em termos de custos, Rui Ribeiro refere que
também neste aspecto a solução da Microsoft é competitiva dado que a Estradas de
Portugal possui um acordo de licenciamento
Enteprise Agreement. “O aumento anual do
custo devido à solução de Comunicações
Unificadas é muito pouco significativo”, diz
Rui Ribeiro que acrescenta que “é um custo
recuperável em pouco tempo de utilização
devido ao que se poupa não só em telecomunicações mas, sobretudo no caso da
Estradas de Portugal, em deslocações”.
Mas também internamente, o sistema passou a ser usado para optimizar a comunica-
ção. Ana Cristina Martins, do Gabinete de
Ambiente da Estradas de Portugal, que normalmente funciona como early adopter
interno, refere que os seus colaboradores
usam o sistema, sobretudo na sua vertente
de mensagens instantâneas, para “pequenas
conversas informais com quem está
ao lado" ao mesmo tempo que evita
"telefonemas para pessoas que estão
mais longe".
Ana Cristina Martins diz que o que
mais lamenta é que muitos dos seus
interlocutores não usem ainda um
sistema idêntico, de forma a evitar ter
de recorrer ao telefone ou ao email.
Mas mesmo isso pode, nalguns casos, estar
prestes a terminar, diz Rui Ribeiro.
Este responsável refere que já houve contactos com outras entidades, como é o caso da
Portugal Telecom ou da Secretaria de Estado
do Turismo, que também possuem soluções
de Comunicações Unificadas, para tornarem
os seus sistemas interoperáveis, de forma a
que também seja possível usar o Office
Communicator directamente, como acontece
com qualquer pessoa dentro da Estradas de
Portugal.
Miguel Tabanez salienta a facilidade de
utilização do sistema, que utiliza interfaces
que são já familiares aos utilizadores, como é
o caso do Live Messenger: "na sua vida
privada, toda a gente já sabe usar o Messenger, pelo que a adaptação ao Communicator
é directa".
Na primeira fase de implementação do projecto, o telefone convencional é ainda usado
como terminal de voz, tendo o sistema sido
integrado com a central digital já existente.
“Mas o objectivo", segundo Rui Ribeiro, "é
que a extensão telefónica seja o telemóvel de
cada uma das pessoas, uma vez que agora
podemos redireccionar as chamadas para
onde quisermos".
Sobre a Microsoft
Fundada em 1975, a Microsoft (Nasdaq
"MSFT") é líder mundial em software, serviços e soluções para ajudar as pessoas e
empresas a alcançarem todo o seu potencial
Para mais informações
Para mais informações sobre os produtos
e serviços Microsoft por favor ligue para o
serviço de apoio a clientes da Microsoft
Portugal pelo número 808 22 32 42 Para
aceder a informação sobre a Microsoft
Corporation pela Web consulte:
www.microsoft.com
Para aceder ao site da Microsoft Portugal
consulte:
www.microsoft.com/portugal.
Para conhecer outras referências de sucesso visite a página:
http://www.microsoft.com/portugal/ business/grandesempresas.
Para mais informações sobre os serviços
da Estradas de Portugal visite o Web site
em: http://www.estradasdeportugal.pt.
Agora, na Estradas de Portugal, "as reuniões
presenciais são cada vez mais raras, à medida a que as pessoas se apercebem de como
é que o sistema funciona”, explica Miguel
Tabanez, dando como exemplo que “todas as
segundas-feiras é feita uma reunião em que
um dos participantes está fisicamente em
Coimbra - e que dantes se tinha de deslocar
a Lisboa todas as semanas”.
A componente de videoconferência é cada
vez mais usada e, de acordo como Rui Ribeiro, "já foram até feitas entrevistas com pessoas no estrangeiro” tendo também sido
“realizada uma conferência em que um dos
participantes oradores estava fora do país”.
Para já, “a utilização do sistema está disseminado na Estradas de Portugal entre todas
as pessoas, que o usam nas coisas mais
simples, desde falar directamente através do
PC com alguém que está no mesmo edifício,
mas também põe uma distância de centenas
ou até de milhares de quilómetros à distância
de um clique”, explica Rui Ribeiro.
Agora, o objectivo é criar sessões cada vez
mais formais utilizando as Comunicações
Unificadas, como é o caso “da formação, em
que nas plataformas de e-learning podemos
ter sessões em que haja pessoas que não
estejam fisicamente presentes mas que
desta forma podem participar, tirar dúvidas e
interagir com o formador”.
Hardware, Software e Serviços
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Microsoft Office Communications Server 2007 R2
Microsoft Exchange Server 2007
Microsoft LifeCam VX-3000
Microsoft Communicator 2007
Microsoft Live Meeting