PT Compras: Central de Negociação
e Compras da Portugal Telecom
17 de Junho de 2010
Agenda
Missão e História da PT Compras
Centralização da Função “Compras”
Modelo de Compras da Portugal Telecom
Um Modelo de Contratação “Sustentável”
Um Modelo de Compras Internacional
Estruturação da PT Compras
Principais Indicadores da PT Compras
Missão da PT Compras
Assegurar às Unidades de Negócio PT, nossas Clientes, as melhores
condições de fornecimento, de acordo com critérios de selecção
baseados em: Qualidade, Custo, Tempo e Serviço, em conformidade
com os requisitos normativos, garantindo a transparência e igualdade de
critérios nas suas adjudicações e levando em linha de conta os aspectos
do âmbito da sustentabilidade.
Garantir a existência de um Modelo único de Compras na Portugal
Telecom que potencie as sinergias negociais e permita uma gestão
integrada da relação com os fornecedores.
PT Compras: Génese e Principais Momentos
DNC
NC
C
Centralização das Compras na PT Comunicações
Em 2000 foi dado o primeiro passo para a centralização das compras no
Grupo PT com a criação, na PT Comunicações, da DNC - Direcção de
Negociação e Compras
Criação da NCC: Central de Compras do Grupo
Centralização na NCC – Negociação Centralizada de Comprasdas
Compras das principais linhas de negócio: Fixo, Móvel e Multimédia
Definição do Modelo de Compras da VIVO (Brasil)
Definição e harmonização do Modelo de Compras da Vivo com o da
Portugal Telecom e da Telefonica
Definição do Modelo de Compras da Méditel (Marrocos)
Definição e harmonização do Modelo de Compras da Méditel com o da
Portugal Telecom e da Telefonica
2000
2002
2003
2003
Criação da PT Compras
Autonomização das Compras numa empresa, mantendo os mesmos
princípios e objectivos adoptados pela NCC.
2003
Aprovação do Modelo de Compras do Grupo PT
Definição do âmbito de actuação e das responsabilidades dos diferentes
intervenientes no Processo de Compras do Grupo PT.
16-06-2010
2005
4
PT Compras: Génese e Principais Momentos
Certificação em Qualidade, Ambiente e SST
Certificação da PT Compras em Qualidade (ISO 9001:2000), Ambiente
(ISO 14001:2004) e SST – Saúde e Segurança no Trabalho (OHSAS
18001:2000).
Lançamento do PT Value
Implementação do novo Sistema de Gestão de Processos de Negociação
e Compra, PT Value.
Módulo de Comunicação Electrónica com Fornecedores
Permite o lançamento de Consultas ao Mercado de forma totalmente
electrónica com ganhos substanciais de tempo e de custos (em PT Value).
Implementação do Modelo de Facturação a Fornecedores
Introdução do pagamento de fees pelo Registo e Manutenção do Registo
na Base de Dados de Fornecedores do Grupo PT.
2006/07
2007
2008
2008
2º Inquérito de Satisfação a Clientes Internos da PT Compras
Permitiu apurar a imagem da PT Compras junto dos seus Clientes Internos
bem como identificar as vertentes de actuação que constituíam uma
oportunidade de melhoria.
2009
PT Compras: uma Empresa em evolução contínua e alinhada
com as “best practices” internacionais.
16-06-2010
5
Missão e História da PT Compras
Centralização da Função “Compras”
Modelo de Compras da Portugal Telecom
Um Modelo de Contratação “Sustentável”
Um Modelo de Compras Internacional
Estruturação da PT Compras
Principais Indicadores da PT Compras
Centralização da função “Compras”
Principais
vantagens da
centralização da
função “compras”
na PT Compras
Adopção de um único Modelo de Compras para todo o Grupo PT
Desenvolvimento de Sistemas de Informação transversais: PT Value
Avaliação e Classificação dos Fornecedores
Eficácia
Racionalização do Processo de Compra adoptando as melhores práticaspráticas
Centralização da função “Compras”
Eficiência/Controlo
Definição de estratégias globais de Compra; Planeamento das Compras
Sinergias Negociais, nomeadamente através da agregação de volumes
Redução/ Eliminação do poder de arbitragem do vendedor
Prime access a produtos, serviços e preços privilegiados ou exclusivos
Racionalização das necessidades por consolidação das solicitações das várias
empresas do Grupo
Profissionalização da função “Compras”. Com negociadores especializados
com formação específica
Redução de custos e optimização dos Lead times
Gestão eficiente do Processo de Compras e criação de histórico (PT Value) ;
Monitorização da execução (link PT Value – ERP SAP)
Missão e História da PT Compras
Centralização da Função “Compras”
Modelo de Compras da Portugal Telecom
Um Modelo de Contratação “Sustentável”
Um Modelo de Compras Internacional
Estruturação da PT Compras
Principais Indicadores da PT Compras
Modelo de Compra do Grupo PT
Visão “end to end” do Processo de
Compras por Categoria
Estratégia por categoria de compras
Planeamento
Processo de negociação e compra
Monitorização do consumo e dos
fornecedores
Planeamento
PAC
Planeamento
Estratégico
das
Categorias
Planeamento
das Consultas
ao mercado
Equipas
Pluridisciplinares
Consulta ao Mercado
Pedido
Compra
Preparaçã
oe
lançament
o
Concurso
Negociaçã
o
Planeamento
Adjudicaçã
o
Mesa de Compras
Contrato
Gestão e
Monitorização
Colocação
de
Encomenda
s
Gestão
Contratos
Monitorização
de
Performance
Os Pilares do Modelo de Compras
Segregação de Funções / Separação de
responsabilidades - separação formal
entre a especificação da necessidade de
compra e a avaliação técnica das
propostas, a negociação com os
fornecedores e a posterior logística e
pagamento.
Comité de Compras / Mesa de Compras –
é da responsabilidade do Comité de
Compras deliberar sobre todas as compras
Corporativas efectuadas, de acordo com o
respectivo Manual de Compras.
Maximização
de Valor
para as
Unidades de
Negócio PT
Unanimidade - Todas as decisões
referentes às compras Corporativas da PT,
tomadas pelo Comité de Compras, em
Mesa de Compras, são sempre efectuadas
por unanimidade entre a PT Compras e a
área adjudicante da Empresa Cliente.
Definição inequívoca da Compra
corporativa (compra >= 50K€) – A
Compra corporativa depois poderá ser
classificada/tratada como: Compra
específica; Compras Geral ;Acordo Quadro.
Processos totalmente auditáveis Rastreamento exaustivo de toda as
actividades /intervenções no processo.
Centralização das Compras: Abordagem única e sistemática ao
Mercado
Comité de Compras e Mesa de Compras
Constituição do Comité de Compras
Gestor da Mesa de Compras
Director de Negociação responsável pelo Processo
na PT Compras (ou seu representante)
Negociador da Área de Compras responsável pelo
Processo
Representante da Empresa Cliente/área utilizadora
Todas as decisões na Mesa de Compras são
tomadas por unanimidade.
No caso de não ser possível atingir unanimidade, a
responsabilidade da tomada de decisão é elevada à
Comissão Executiva da PT SGPS.
Mesas de Compras da
Portugal Telecom
Lisboa
São Paulo (VIVO)
Equipas Pluridisciplinares por Categorias
Fóruns de Categoria
“Head Buyer”
“Head User”
Coordena a estratégia
de compras da categoria
Define as necessidades
de produtos/ serviços da
PT ou da Empresa
Dá
suporte
à
negociação
Negoceia e gere a
relação com os
fornecedores
Objectivos comuns de
Planificação
Definir a estratégia para a categoria e do painel de fornecedores
Identificar alavancas de negociação
Calcular TCO da categoria e de cada sub - categoria
Identificar estratégias de optimização de custos/serviços da
categoria
Estão previamente
definidas as
responsabilidades de
cada interveniente o
que permite trabalhar
duma forma
colaborativa logo
mais eficiente e
produtiva
Missão e História da PT Compras
Centralização da Função “Compras”
Modelo de Compras da Portugal Telecom
Um Modelo de Contratação “Sustentável”
Um Modelo de Compras Internacional
Estruturação da PT Compras
Principais Indicadores da PT Compras
Um Modelo Sustentável de contratação de
Fornecedores
O modelo sustentável de selecção e contratação de Fornecedores progrediu
destacando-se o alinhamento dos princípios éticos, ambientais e laborais
entre a PT e os seus principais parceiros de negócio.
A par dos factores relacionados com qualidade, preço e prazos de
entrega, tornou-se fundamental o alinhamento dos fornecedores
com os princípios do Código de Ética da PT, designadamente os
relacionados com integridade, transparência, honestidade,
preservação ambiental e respeito pelos direitos humanos. Só
deste modo consideramos ser possível potenciar a identidade e a
sustentabilidade dos negócios que protagonizamos.
Um Modelo Sustentável de contratação de
Fornecedores
A PT Compras tem
acompanhado e
participado activamente
no Modelo Sustentável
de Contratação de
Fornecedores
Base de Dados de Fornecedores - A fim de recolher informação sistematizada e
sensibilizar os seus fornecedores para as melhores práticas, a PT Compras procede à
sua avaliação sistemática com questões detalhadas sobre as políticas seguidas nas
vertentes de Qualidade, Ambiente, Responsabilidade Social e Saúde e Segurança no
Trabalho.
Verificação de fornecedores – A PT Compras procede, regularmente, a uma análise
mais rigorosa dos Fornecedores centrada na verificação da sua adesão aos princípios
relacionados com critérios ambientais e de direitos humanos.
Avaliação de Fornecedores (performance) – É avaliado, sistematicamente, o grau de
cumprimento dos diversos compromissos contratuais associados a cada fornecimento e
subscritos pelos fornecedores, designadamente: custo, entrega, serviço, qualidade e
relacionamento.
A avaliação é partilhada com os fornecedores, interacção esta que constitui um factor
de melhoria de performance com impacto no suporte a esta actividade.
As minutas contratuais negociadas com os fornecedores especificam o cumprimento,
por parte destes, da legislação ambiental aplicável à actividade desenvolvida no âmbito
do contrato em causa,, bem como das disposições legais e regulamentares relativas a
Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho.
PT Compras: uma Empresa Certificada
QUALIDADE (ISO9001:2008)
2003 – A PT Compras iniciou o desenvolvimento do projecto de
certificação na Norma ISO9001;
2004 – Teve início a implementação do Sistema de Gestão da
Qualidade;
2006 – Auditoria de Concessão, tendo a PT Compras obtido a
certificação na Norma ISO9001;
2009 – Ocorreu, com êxito, a 1ª Auditoria de Renovação.
AMBIENTE (ISO 14001:2004)
2006 – De acordo com directrizes da PT SGPS a PT Compras
deveria obter a sua certificação na norma Ambiental e de Saúde,
Higiene e Segurança no Trabalho.
2007 – Atribuição da Concessão à PT Compras da Norma
ISO14001, como extensão da certificação da PT Comunicações.
SHST(ISO 14001:2004)
2007 – Atribuição da Concessão à PT Compras da Norma
OHSAS18001, como extensão da certificação da PT
Comunicações.
2010 - Ocorreu, com êxito, a 1ª Auditoria de Renovação das
certificações em Ambiente e SHST.
Missão e História da PT Compras
Centralização da Função “Compras”
Modelo de Compras da Portugal Telecom
Um Modelo de Contratação “Sustentável”
Um Modelo de Compras Internacional
Estruturação da PT Compras
Principais Indicadores da PT Compras
Um Modelo de Compras Internacional
Empresas Tipo 1
• VIVO (Brasil)
• Mascom (Botswana)
• Unitel (Angola)
Processos conduzidos com a coordenação da PT Compras que
gere, também, o Módulo Corporativo da Mesa de Compras
Internacional
Empresas Tipo 2
• CVT e empresas
dependentes (Cabo Verde)
• CST (S. Tomé e Principe)
• Timor Telecom (Timor Leste)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
CTM (Macau)
Directel Angola (ELTA)
Directel Moçambique (LTM)
Directel Quénia (KPD)
Directel Cabo Verde
Mobitel (DEDIC) (Brasil)
HTD (Hungria)
Multitel (Angola)
MTC (Nabímia)
A PT Compras participa na definição da estratégia de Compra
dos principais Processos.
No caso de Processos Corporativos, tem a responsabilidade da
sua gestão integral à semelhança dos Processos Corporativos
nacionais
A internacionalização da função
compras respeita a dinâmica dos
mercados, as necessidades dos
clientes e a regulamentação de cada
país.
Um Modelo de Compras Internacional
PORTUGAL
(Headquarters)
HUNGRIA
HTD
CABO VERDE
CVT
Directel C. Verde
MACAU
CTM - Comp. Telecom. Macau
ANGOLA
Unitel
Multitel
Directel Angola (ELTA)
BRASIL
Vivo
Mobitel (DEDIC)
QUÉNIA
Directel Quénia (KPD)
MOÇAMBIQUE
Directel Moçambique (LTM)
S.TOMÉ E PRÍNCIPE
CST - Comp. S. Tomense
TIMOR LESTE
Timor Telecom
NAMÍBIA
BOTSWANA
MTC
Mascom
Missão e História da PT Compras
Centralização da Função “Compras”
Modelo de Compras da Portugal Telecom
Um Modelo de Contratação “Sustentável”
Um Modelo de Compras Internacional
Estruturação da PT Compras
Principais Indicadores da PT Compras
Estrutura da PT Compras
CA
Estrutura Flexível e Especializada
Direcções
de Negociação
Redes de
Telecomunicações
Serviços Administrativos,
Meios e Marketing
Serviços, Obras e Produtos
de Mercado
Sistemas de Informação
Equipamento Terminal
C
A
Direcções
de Suporte
Jurídica
Processos, Qualidade
e Desenvolvimento
Organizacional
Planeamento e Controlo de
Gestão
Projectos e Sistemas de
Informação
Qualidade e Eficiência em todo o Processo de
Compra, incluindo as Empresas Participadas
Internacionais
A PT Compras
Estrutura da PT Compras - Evolução
Integração
TMN
e PT
Meios
55
3
5
60
2
0
2004
Negociadores
Outros Recursos
3
4
78
2
6
2005
4
7
69
3
1
2006
4
2
59
2
7
2007
3
5
60
2
4
2008
3
6
2
4
2009
Uma equipa multidisciplinar formada nas melhores
Escolas e a partir de uma base alargada de
Empresas
Empresas
Institutos de Formação
Networking com Parceiros e
Associações Profissionais
Missão e História da PT Compras
Centralização da Função “Compras”
Modelo de Compras da Portugal Telecom
Um Modelo de Contratação “Sustentável”
Um Modelo de Compras Internacional
Estruturação da PT Compras
Principais Indicadores da PT Compras
Actividade de Compras
Nº de Processos
Valor Adjudicado em
Processos
Ganhos em
Processos
Adjudicados
3.930
100%
2.144.155
100%
906.215
100%
1.403
570
100%
15%
4.208.193
1.986.915
100%
93%
605.341
905.232
99%
Nacionais
478
84%
331.348
15%
95.274
11%
Internacionais
92
16%
1.655.567
85%
809.958
89%
3.360
85%
157.239
7%
983
1%
Corporativos
Locais
Unidade: m€
Valores Acumulados a Maio de 2010
Processos Corporativos Adjudicados de âmbito Nacional
Categorias de Compras (Ac. Maio 2010)
Categorias de
Compras
1000 - Sistemas de
Telecomunicações
19%
2000 - Serviços e Obras
7%
3000 - Produtos de Mercado (sem
Equipamentos Terminais)
10%
4000 – Infra-Estrutura Informática
5000 – Publicidade e Marketing
15%
2%
6000 - Equipamentos Terminais
478 Processos
331.348 mil € adjudicados
47%