ARPO BPMN++ MODELER APRESENTAÇÃO DA SOLUÇÃO Software desenvolvido no Brasil 100% em Português Destaque na CEBIT / Alemanha © KLUG SOLUTIONS ARPO = Advanced Repository of Process Oriented Information 1 CONTEÚDO 1 Perfil da empresa fornecedora do software 2 100 principais clientes de referência ARPO 3 Proposição de valor do software ARPO 4 Metodologia para modelagem de processos com ARPO 5 Metodologia para modelagem de todo o negócio 6 Integração de processos com as demais 11 dimensões ARPO 7 Resumo das principais funcionalidades do software 8 Configurações e requisitos do sistema 9 Comparativo de ferramentas para BPM 10 Convite para conhecer a versão gratuita do software © KLUG SOLUTIONS 2 1 PERFIL DA EMPRESA © KLUG SOLUTIONS 3 1 Perfil da empresa fornecedora do software A empresa KLUG Desenvolvimento de Software Ltda é brasileira e atua no mercado desde 1995, sendo seu principal foco a criação e aplicação de soluções tecnológicas para a melhoria dos processos de negócio de seus clientes. Durante sua existência desenvolveu diversas soluções de tecnologia, sendo que desde 2005 atua no desenvolvimento e comercialização do software ARPO. Atualmente o ARPO é reconhecido como uma das principais soluções para processos, sendo a ferramenta com mais clientes de referência no Brasil. www.klugsolutions.com OFERTAS RELACIONADAS AO SOFTWARE ARPO ● Licenciamento do software (mais de 260 clientes ativos). ● Manutenção do software. ● Suporte operacional ao software. ● Capacitação em processos e no uso do software. ● Construção da metodologia de modelagem em conjunto com o cliente. ● Migração de fluxos de processo de outros modeladores para o ARPO. ● Desenvolvimento de soluções de TI para integração com o sistema ARPO. ● Consultoria em mapeamento e melhoria de processos. © KLUG SOLUTIONS 4 1 Histórico de lançamento das versões ARPO MELHORIA CONTÍNUA DO SOFTWARE ARPO Histórico de melhorias anuais ARPO ● Possuímos uma base instalada de mais de 260 clientes no Brasil e no Exterior, com a qual mantemos contato permanente e que nos fornece sugestões de melhoria detalhadas, com base na Quantidade de melhorias 400 350 300 250 200 150 100 experiência prática de usuários do sistema. 50 0 2004 ● Na tabela ao lado representamos o histórico de 2006 2008 2010 2012 2014 Ano de lançamento lançamentos de novas versões dos últimos cinco anos e a quantidade de melhorias por versão. ANO 2015 ● As melhorias implementadas incluem novas funcionalidades e ampliação das já existentes, a 2014 2013 criação de novos objetos e diagramas, além da 2012 adequação da solução à evolução da Tecnologia da 2011 Informação utilizada no ambiente das empresas. ● Nosso compromisso é fornecer uma ferramenta 2010 continuamente aprimorada, permitindo que nossos clientes realizem a modelagem e melhoria dos processos em suas empresas com maior facilidade, qualidade e abrangência requerida pelo mercado. © KLUG SOLUTIONS 2009 Versão ARPO Data de Lançamento Melhorias e Correções Grandes melhorias Melhorias Correções 4.40 4.32 4.31 4.30 4.20 4.17 4.16b 4.16 4.15 4.14 4.13 4.12 4.11 4.10b 4.10 4.09 4.08 4.07 4.06 4.05 4.04 4.03 4.02 4.01 4.00 3.30 3.29 3.28 30 / 11 / 2016 01 / 12 / 2014 01 / 11 / 2014 15 / 08 / 2014 20 / 02 / 2014 07 / 01 / 2013 01 / 10 / 2012 15 / 08 / 2012 01 / 06 / 2012 01 / 09 / 2011 03 / 04 / 2011 22 / 02 / 2011 20 / 12 / 2010 17 / 11 / 2010 23 / 09 / 2010 13 / 08 / 2010 22 / 06 / 2010 08 / 06 / 2010 05 / 05 / 2010 14 / 04 / 2010 16 / 03 / 2010 16 / 01 / 2010 21 / 12 / 2009 14 / 11 / 2009 27 / 10 / 2009 20 / 07 / 2009 16 / 04 / 2009 09 / 02 / 2009 342 21 55 80 116 45 20 73 25 50 8 17 20 12 11 13 4 14 25 1 9 11 28 10 106 25 13 15 54 3 5 7 9 5 1 16 5 3 2 1 3 2 0 1 0 1 0 1 0 0 0 0 74 264 16 47 64 95 33 16 43 19 39 5 12 12 5 8 9 3 10 15 0 1 4 16 5 30 24 2 3 9 12 7 3 14 1 8 1 4 5 5 3 3 1 3 10 0 8 7 12 5 2 5 1 Website com a versão mais recente do ARPO http://www.arpoupdate.com © KLUG SOLUTIONS 6 2 100 PRINCIPAIS CLIENTES DE REFERÊNCIA ...de um total de 268 © KLUG SOLUTIONS 7 2 Clientes de referência ARPO (20 grandes empresas) PETROBRAS VALE Fertilizantes PREVI CIELO SEBRAE www.brasilpch.com.br www.valefertilizantes.com www.previ.com.br www.cielo.com.br www.sebrae.com.br ELETROBRAS Mitsubishi Motors BRASILPREV EDITORA FTD UNIMED www.eletrobras.com.br www.mitsubishimotors.com.br www.brasilprev.com.br www.ftd.com.br www.unimed.com.br CEMIG Camargo Corrêa POUPEX EPSON BANCO SANTANDER www.cemig.com.br www.camargocorrea.com.br www.poupex.com.br www.epson.com.br www.santander.com.br ODEBRECHT COPERSUCAR LOJAS AMERICANAS DELOITTE BANCO VR www.odebrechtoilgas.com www.copersucar.com.br www.lasa.com.br www.deloitte.com.br www.vr.com.br © KLUG SOLUTIONS 8 2 Clientes de referência ARPO (+ 20 grandes empresas) ADM Construtora WTORRE CERTISIGN SOTREQ METRUS www.admworld.com www.wtorre.com.br www.certisign.com.br www.sotreq.com.br www.metrus.org.br COCAMAR SONDA UTILITIES PROMON LOJAS RIACHUELO CAPEF www.cocamar.com.br www.sondautilities.com.br www.promon.com.br www.riachuelo.com.br www.capef.com.br SANTA HELENA CULTURA INGLESA CAPEMISA GLAXO SmithKline PROTEGE www.santahelena.com www.culturainglesa.com.br www.capemisa.com.br www.gsk.com.br www.protege.com.br BEACH PARK FABER-CASTELL AES BRASIL RACCO Cosméticos STEFANINI www.beachpark.com.br www.faber-castell.com.br www.aesbrasil.com.br www.racco.com.br www.stefanini.com.br © KLUG SOLUTIONS 9 2 Clientes de referência ARPO (20 empresas públicas) Segurança Presidencial Exército Brasileiro IMBEL Cons. Justiça Federal IPT www.gsi.gov.br www.exercito.gov.br www.imbel.gov.br www.cjf.jus.br www.ipt.br FARMANGUINHOS Marinha do Brasil DATAPREV Secret. Planejam. RJ Tribunal Justiça GO www2.far.fiocruz.br/farmanguinhos www.mar.mil.br www.dataprev.gov.br www.planejamento.rj.gov.br www.tjgo.jus.br FINEP Força Aérea Bras. Observatório Nacional SAEB (BA) Tribunal Contas GO www.finep.gov.br www.fab.mil.br www.on.br www.saeb.ba.gov.br www.tcm.go.gov.br ANCINE CINDACTA III ENAP FUNDAP (SP) DAAE Araraquara www.ancine.gov.br www.decea.gov.br www.enap.gov.br www.fundap.sp.gov.br www.daaeararaquara.com.br © KLUG SOLUTIONS 10 2 Clientes de referência ARPO (20 grandes e médias) PUC Campinas TELECHEQUE AERIS ENERGY FACILITY RIO POLÍMEROS www.puc-campinas.edu.br www.telecheque.com.br www.aerisenergy.com.br www.facilitynet.com.br www.riopol.com.br Sociedade Bíblica BR GRUPO NOBLE Grupo ETAPA Grupo JACTO GRECA ASFALTOS www.sbb.org.br www.thisisnoble.com www.etapa.com.br www.jacto.com.br www.grecaasfaltos.com.br SANTA CASA Assis RM Infraestrutura www.santacasadeassis.org.br www.rminfraestrutura.com.br MONGERAL AEGON MARIA FILÓ BANCO PETRA www.mongeralAegon.com.br www.mariafilo.com.br www.bancopetra.com.br EUROFARMA TONON Bioenergia FGV-IBRE TERMOMECANICA FM LOGISTIC www.segmenta.com.br www.tononbioenergia.com.br www.fgv.br www.termomecanica.com.br www.fmlogistic.com.br © KLUG SOLUTIONS 11 2 Clientes de referência ARPO (+ 20 grandes e médias) PC Informática BOM JESUS AGRO BELEZA NATURAL YAMANA GOLD YAZAKI www.pcinformatica.com.br www.sementesbomjesus.com.br www.belezanatural.com.br www.yamana.com www.yazaki-na.com México MÁXIMA SISTEMAS GRUPO SIFRA FLÁVIO’S Calçados GRUPO GP ZAIMELLA www.maximasistemas.com.br www.sifrasa.com.br www.flavios.com.br www.grupogp.com www.zaimella.com Equador SERILON TGM Transmissões REGIONAL Telhas MAKRO TANIA www.serilon.com.br www.tgmtransmissoes.com.br www.regionatelhas.com,br www.makrovirtual.com www.tania.com.co Colômbia Jornal O POVO www.opovo.com.br SINDIÔNIBUS www.sindionibus.com.br Colômbia Frigoríficos FRIALTO TACR HOTEL IMPERIAL www.frialto.com.br www.tacr.cz/en www.spa-hotel-imperial.cz/en República Tcheca © KLUG SOLUTIONS República Tcheca 12 3 PROPOSIÇÃO DE VALOR DO SOFTWARE © KLUG SOLUTIONS 13 3 Nível de maturidade em Processos e BPM SINERGIA ( 1 + 1 >> 2 ) BPM = Business Process Management (Gestão dos processos de negócio) AUTOMATIZAR PROCESSOS Métricas do “Norte Verdadeiro” Toyota: ● P Melhoria da relação custo / produtividade ● E Melhoria da entrega, lead time, valor agregado ● Q Melhoria da qualidade (meta: defeito zero) ● H Desenvolvimento Humano SIMPLIFICAR PROCESSOS EXCELÊNCIA IMPLEMENTAR CONTROLES É O CAOS MAS FUNCIONA COMPREENSÃO CONSCIÊNCIA INOCÊNCIA COMPETÊNCIA Implementar plano de melhorias Redesenhar processos Mapear processos atuais Implementar Gestão por Processos CONSTATAMOS QUE Muitas vezes encontramos diferentes A P C D níveis de maturidade em processos nas diferentes unidades de negócio. É recomendável unificar a metodologia de modelagem e obter o consenso sobre MELHORIA CONTÍNUA (REQUISITO ATUAL) ESCOPO DE USO DO SOFTWARE ARPO © KLUG SOLUTIONS os macroprocessos da empresa. ESCOPO DE AUTOMAÇÃO 14 3 Maturidade dos processos e produtividade © KLUG SOLUTIONS 15 3 Evolução da produtividade (de 2000 a 2015) © KLUG SOLUTIONS 16 3 Proposição de valor do software ARPO Padronização, organização e eficiência no mapeamento do negócio ● Redução de pelo menos 50% do tempo e do custo para o mapeamento dos processos. ● Suporte aos padrões de modelagem de processos mais utilizados (BPMN, EPC e VAC). ● Metodologias e melhores práticas de mapeamento integradas à operação do software. ● Aceleradores para a importação direta de objetos e modelos do Visio e do Excel. ● Diferencial competitivo: Representação gráfica e automática da decomposição dos processos. ● Diferencial competitivo: Armazenamento das informações em uma base de dados relacional. ● Diferencial competitivo: Além de suporte completo a processos, ARPO permite o mapeamento, análise e melhoria da estrutura organizacional, sistemas, informações, infraestrutura, sustentabilidade, competências, produtos, estratégias, indicadores, riscos e inovações. Facilidade e rapidez na análise e proposição de melhorias ● A base de dados permite extrair relatórios analíticos sobre os processos em segundos. ● Facilidade de criação e alteração de relatórios, sem necessidade de programação. ● Exportação automática dos relatórios para Excel, permitindo análise adicional. Eficiência na comunicação dos resultados do projeto ● Divulgação dos resultados do projeto através de website completo gerado pelo sistema. ● Exportação automática para os padrões Microsoft Office (Visio, Powerpoint e Word). Prazo para retorno do investimento de apenas dois meses ● ARPO é oferecido por um valor justo e razoável, com retorno de investimento em até 2 meses. ● Software completo em português, de fácil utilização e que requer pouco treinamento para iniciar. © KLUG SOLUTIONS 17 Subtítulo vertical Título horizontal Título vertical Processos e demais 11 dimensões integradas 3 Processo inicial VAC + (BPMN 2.0 + EPC) * FAD Subtítulo horizontal Inovação Melhoria Risco Controle Categ. de risco Teste Evidência Indicador Procedim. auditoria CONTROLE OPERACIONAL Tática Assunto principal Produto Conheci mento © KLUG SOLUTIONS Serviço Habilidade Horizontal ou Vertical ARPO ORGANIZAÇÃO E PESSOAS Unidade Organizac. Cargo Pessoa Pessoa externa Grupo trabalho Papel Atribuição Organiz. externa Sistema Módulo Transação Tela Interface Mensagem Campo Política Regra de negócio Conceito Normativo Documento Email Repositório de dados Relatório Arquivo SISTEMAS OS ASPECTOS INFORMAÇÕES NÃO APENAS PROCESSOS! PRODUTOS E SERVIÇOS Atitude LANE PROCESSOS ESTRATÉGIA Assunto relacion POOL Interface de processos Evento Decisão DO NEGÓCIO, Objetivo estratégico Categ. competên. RISCOS E AUDITORIA INOVAÇÃO E MELHORIA ABRANGE TODOS Alçada ESTRATÉGIA Arquitetura Fragilidade Objetivo SLA PERSPECTIVA Projeto Tarefas (diversas) Processo INFRA ESTRUTURA COMPE TÊNCIAS SUSTENTA BILIDADE Categ. de impacto Localidade Impacto ambiental Infra estrutura Impacto social Equipa mento Impacto econômico Hardware Planilha Meio de comunic. Software Impacto positivo 18 Requisitos para seleção de ferramenta BPM 3 Modelos Quantidade de modelos para o escopo do projeto 10.000 Requisitos obrigatórios para uma ferramenta BPM Suporte a usuários simultâneos Direitos de acesso por usuário Ferramenta Área requisitante ARPO Escritório de Processos Trabalho colaborativo Segurança da informação Multiusuário Metodologia de modelagem flexível Publicação web 1.000 Controles internos Além de processos, suporte a mais 11 dimensões do negócio ARPO Repositório em base de dados Relatórios analíticos Monousuário Hierarquia de processos gráfica CSC Análise de melhorias 100 Análise semântica Simulação Automação BPMN Modeler TI Visio Notação BPMN Qualidade Software gráfico Powerpoint 10 Fluxograma Visão macro dos processos 1 © KLUG SOLUTIONS Levantamento inicial “Brown Paper” Diversas Post-It 19 Como manter os processos atualizados? 3 PONTOS FOCAIS ESCRITÓRIO DE PROCESSOS Responsável por: A equipe de processos gerencia a base de dados ARPO e o controle de acesso dos Pontos Focais aos modelos de processo. 1. Realizar o mapeamento inicial. 2. Nomear os pontos focais de cada processo ou área. Os Pontos Focais podem alterar exclusivamente os processos pelos quais são responsáveis. 3. Gerenciar a atualização dos processos pelos pontos focais. Os modelos de processo são mantidos atualizados e a cultura de melhoria contínua é reforçada pela ação dos Pontos Focais. 4. Capacitar e prover suporte aos pontos focais sobre a metodologia. 5. Gerenciar usuários do sistema ARPO. Responsáveis por: Planejamento Produção Distribuição 1. Colaborar com o mapeamento inicial. 2. Manter os fluxos dos seus processos atualizados ao longo do tempo. © KLUG SOLUTIONS GESTORES DOS PROCESSOS MAPEADOS 20 3 ARPO e ferramentas BPMS são complementares Objetivo PROJETO INICIANDO AQUI O trabalho típico do Detalhamento Top-Down escritório de processos abrange a Atrasado Bêbado Cadeia de valor Batom Mapear cadeia de valor melhoria contínua SOFTWARE ARPO desde a cadeia de valor, passando por processos, A P C D subprocessos e atividades. Subprocessos Para cada necessidade há uma solução mais adequada Mapear Processos Detalhar Subprocessos Em alguns casos as tarefas críticas são também especificadas. O detalhamento de tarefas requer muito esforço e é realizado somente em casos específicos. BPMS Processos A automação é realizada pela equipe de TI e requer conhecimentos de programação. © KLUG SOLUTIONS Atividades Detalhar atividades e regras de negócio Tarefas Detalhar tarefas críticas (procedimento operacional) UTILIZANDO COMO REFERÊNCIA A TAREFA, PREPARAR NOVOS DESENHO DO FLUXO DE AUTOMAÇÃO + ESPECIFICAÇÃO DE FORMULÁRIOS + PROGRAMAÇÃO (JAVA E OUTRAS) Automatizar atividades e/ou tarefas (requer programação) 21 3 Opções de exportação de um modelo ARPO A) PADRÃO MICROSFT OFFICE B) ARQUIVOS DE USO UNIVERSAL Imagem e dados do modelo Relatório de procedimentos Permite customização Imagem do modelo Suporta padrão vetorial (EMF) Opção de exportar para clipboard Relatórios de objetos Relatórios de relacionamentos Relatórios do tipo RACI++ Dados do modelo Dados dos objetos do modelo Dados dos relacionamentos Imagem do modelo Apresentação automática C) BASE DE DADOS DO SISTEMA Objetos Visio nativos (stencils) Exportação parametrizável Vários sistemas importam de Visio © KLUG SOLUTIONS Base de dados aberta Permite pesquisa SQL Total de 25 tabelas 22 3 Decomposição de processos em quatro níveis Nível 1: Processos My Company Representam os grandes processos da empresa, sendo que alguns autores chamam de “cadeia de valor” e outros de “macroprocessos”. Adotaremos o termo “Processo” para o primeiro nível. Exemplo: Gerenciar Recursos Humanos. Process 02 Process 07 Process 03 Process 08 VAC / BPMN 10 obj 1 dia Process 09 Process 10 Process 01 Process 04 Process 05 Process 06 Um processo decomposto em 10 subprocessos Nível 2: Subprocessos SubProcess 01 Human Resources Representa a decomposição de um processo em seus principais componentes. O nível de agregação ainda é alto e normalmente não é representada as regras de negócio entre os subprocessos. Exemplo: Gerenciar Treinamento e Desenvolvimento. VAC / BPMN SubProcess 04 SubProcess 02 SubProcess 05 SubProcess 03 SubProcess 06 SubProcess 07 SubProcess 08 SubProcess 09 SubProcess 10 110 obj 15 dias Um subprocesso decomposto em 10 atividades Human Resources Nível 3: Atividades Activity 01 Activity 02 Activity 03 Activity 09 Nível de detalhe em que é realizada a maioria dos projetos de modelagem. Representa-se as atividades, suas dependências e regras de negócio, porém sem detalhes operacionais. Uma atividade decomposta em 10 tarefas Exemplo: Identificar necessidades de treinamento. BPMN / eEPC Activity 10 1.110 obj 3 meses Activity 04 Activity 08 Information Technology Activity 05 Activity 06 Activity 07 Information Technology BPMN / eEPC Human Resources 11.110 obj 12 meses Task 01 Nível 4: Tarefas Task 05 Passos detalhados, necessários para completar uma atividade e que representam as ações operacionais. São também conhecidas como instruções de trabalho. Exemplo: Preencher campo matrícula do funcionário e verificar CPF. Task 02 Task 03 Task 06 Task 09 Task 04 Task 07 Task 10 Task 08 Demais Níveis: © KLUG SOLUTIONS No ARPO não há limite para a quantidade de níveis de detalhamento. Tipo de modelo ARPO Quantidade de objetos Duração do projeto exemplo 23 3 Necessidades típicas atendidas pelo ARPO Especificação da necessidade Benefícios proporcionados por ARPO Mapeamento dos processos atuais Realização do projeto em pelo menos metade do tempo se comparado com outras ferramentas semelhantes de mercado. Ampliar a iniciativa de processos Os processos serão armazenados em uma base de dados, permitindo a análise de melhorias e fácil extração de relatórios. Criar um Escritório de Processos O ARPO provê um ambiente com as melhores práticas e metodologia nativos, de uma forma simples e com uso facilitado. Realizar a seleção de um ERP Produtividade no levantamento dos processos e no redesenho, considerando as melhorias proporcionadas pelo sistema ERP. Automação de tarefas críticas ARPO: Mapeamento dos processos. BPMS: Automação do fluxo de processos, realizado por TI (requer programação). © KLUG SOLUTIONS 24 3 ARPO está disponível em quatro idiomas O primeiro idioma do ARPO foi Inglês. ARPO foi desenvolvido e documentado em Inglês. O segundo idioma do ARPO foi Português (BR). Nossa maior base instalada é no Brasil. O terceiro idioma do ARPO foi Espanhol. Para atender a clientes na América Latina. O quarto idioma do ARPO foi Tcheco. ARPO é um aplicativo compatível com UNICODE. A seleção do idioma do ARPO compreende: • O Programa (interface, funcionalidades, mensagens) • A Metodologia (nome dos modelos, nome dos objetos, propriedades) © KLUG SOLUTIONS 25 4 METODOLOGIA PARA MODELAGEM DE PROCESSOS COM ARPO © KLUG SOLUTIONS 26 4 Etapas do projeto de melhoria de processos Preparar execução do projeto Documentar processos atuais Realizar análise da situação atual ● Definir regras para a execução do projeto de processos ● Definir metodologia de modelagem e escopo de abrangência do projeto ● Criar documento com padrão de modelagem definido ● Detalhar processos, subprocessos e atividades (tarefas críticas), conforme escopo ● Determinar os responsáveis pelos processos e suas alçadas de atuação ● Determinar as necessidades de negócio atendidas pelos processos ● Identificar melhorias que influenciem o “Norte Verdadeiro”, ou seja, melhorias em Qualidade, Entrega e lead time, Relação custo/produtividade e Desenvolv. Humano ● Determinar e validar plano de melhorias imediatas (Quick-Wins) Redesenhar processos futuros ● Redesenhar processos, subprocessos e atividades Elaborar plano de melhorias ● Priorizar subprocessos e melhorias. Determinar cronograma de fases de melhoria © KLUG SOLUTIONS ● Redesenhar a estrutura organizacional e de sistemas ● Validar e certificar os processos redesenhados e publicar website de processos ● Determinar plano priorizado de melhorias, de acordo com as fases estabelecidas ● Validar plano de melhorias com a alta gerência e iniciar sua execução A P C D 27 4 Opções de notação de processos com ARPO © KLUG SOLUTIONS 28 4 Componentes básicos de um processo: SIPOC S I P O C SUPPLIERS INPUTS PROCESS OUTPUTS CUSTOMERS SUPPLIERS (Fornecedores) Indivíduos, funções, sistemas e entidades que fornecem as entradas para o processo. INPUTS (Entradas) Materiais, informações, equipamentos, energia e outros itens necessários ao processo. PROCESS (Processo) A transformação das Entradas nas Saídas. OUTPUTS (Saídas) Materiais, informações, equipamentos, energia e outras saídas resultantes do processo. CUSTOMERS (Clientes) Indivíduos, funções, sistemas e entidades que demandam as saídas do processo. © KLUG SOLUTIONS 29 4 Notações para Modelagem de Processos Significado da palavra Notação ● Ação de representar um assunto em um modelo, utilizando sinais convencionados. ● Sistema de símbolos ou abreviações que auxiliam no tratamento de determinado assunto. Notações mais utilizadas para modelagem de Processos ● Fluxograma: Surgiu nos anos 60 com o objetivo de auxiliar programadores no entendimento dos processos. ● EPC (Event-driven Process Chain): Surgiu nos anos 90 e representa uma evolução do Fluxograma. Foi muito difundido por ser utilizado pelo ARIS e no “mundo SAP”. Utiliza uma sequência de eventos, atividades e operadores lógicos. ● BPMN (Business Process Modeling Notation): Surgiu em 2005 como resultado de uma iniciativa de definir um padrão de notação para modelagem de processos, com especial atenção para o detalhamento dos processos para sua automação (workflow). © KLUG SOLUTIONS 30 Exemplo de modelo de atividades EPC ÁREA TÉCNICA 4 Novo funcionário requerido Especificar requisitos da vaga Requerer abertura de vaga Realizar avaliação técnica RECURSOS HUMANOS Analisar requisitos da vaga PROCESSOS Realizar avaliação psicológica Vaga reprovada Vaga aprovada Publicar não aprovação da vaga Publicar vaga em aberto Entrevistas agendadas Entrevistas realizadas Fechar vaga Analisar currículos Agendar entrevistas de avaliação Contratar Candidato selecionado FIM Realizar avaliação médica FIM Informações expressas no modelo: • Representação de uma visão detalhada de um processo • Quais Atividades e Tarefas são executadas no processo • Quais as Regras de negócio envolvidas na execução das Atividades • Qual a dependência entre as Atividades e Eventos do processo • Detalhamento de outras dimensões ligadas a cada Atividade (com FAD) © KLUG SOLUTIONS 31 Exemplo de modelo de atividades BPMN ÁREA TÉCNICA 4 Novo funcionário requerido Especificar requisitos da vaga Requerer abertura de vaga Realizar avaliação técnica Analisar requisitos da vaga RECURSOS HUMANOS Vaga reprovada PROCESSOS Realizar avaliação psicológica Vaga aprovada Realizar avaliação médica Publicar não aprovação da vaga Publicar vaga em aberto Fechar vaga Analisar currículos Agendar entrevistas de avaliação Contratar Candidato selecionado Informações expressas no modelo: • Representação de uma visão detalhada de um processo • Quais Atividades e Tarefas são executadas no processo • Quais as Regras de negócio envolvidas na execução das Atividades • Qual a dependência entre as Atividades e Eventos do processo • Detalhamento de outras dimensões ligadas a cada Atividade (com FAD) © KLUG SOLUTIONS 32 4 ● Comparativo entre as notações BPMN e EPC As duas notações são igualmente eficientes para o BPMN EPC detalhamento dos processos e atendem a necessidade da maioria dos projetos de BPM. Unidade de negócios específica Unidade de negócios específica Recursos Humanos Novo funcionário requerido Specify Job requirements ● A escolha entre uma delas depende do objetivo do Especificar requisitos da vaga Requerer abertura de vaga Requerer abertura de vaga Analisar requisitos da vaga Analisar requisitos da vaga projeto e da maturidade da empresa em processos. ● Recursos Humanos Novo funcionário requerido Comunicar não aprovação da vaga Publish position vancacy Fechar vaga Analisar curriculos EPC é muito semelhante ao tradicional fluxograma, Vaga reprovada Vaga aprovada Comunicar não aprovação da vaga Publicar vaga em aberto Fechar vaga Receber curriculos de candidatos FIM Analisar curriculos Agendar entrevistas de avaliação Agendar entrevistas de avaliação o que permite a fácil interpretação dos diagramas de Realizar avaliação técnica Realiza avaliação psicológica Entrevistas de avaliação agendadas Selecionar candidato a contratar processos por pessoas que não fazem parte da equipe de processos. Realizar avaliação médica Realizar avaliação técnica Realiza avaliação psicológica Realizar avaliação médica Negociar condições de contratação Entrevistas de avaliação realizadas Negociação encerrada sem sucesso Contratar novo funcionário Selecionar candidato a contratar ● Negociar condições de contratação BPMN foi criado para desenhar fluxos de tarefas Negociação encerrada sem sucesso detalhados, para a posterior automação através de Negociação encerrada com sucesso Contratar novo funcionário Novo funcionário contratado ferramenta de workflow e/ou BPMS. ● Somente o EPC possui objetos específicos para representar os níveis macro e a cadeia de valor. Exemplo de processo com notação BPMN Mesmo processo com notação EPC IMPORTANTE: Recomendamos que a definição da notação que será utilizada no projeto ocorra antes do início efetivo dos trabalhos do projeto, evitando assim retrabalhos. © KLUG SOLUTIONS 33 5 METODOLOGIA PARA MODELAGEM DO NEGÓCIO © KLUG SOLUTIONS 34 5 Apenas BPMN permite mapear todo o negócio? DE ACORDO COM A ESPECIFICAÇÃO DA NOTAÇÃO BPMN 2.0: BPMN is constrained to support only the concepts of modeling that are applicable to Business Processes. This means that other types of modeling done by organizations for business purposes is out of scope for BPMN. Therefore, the following are aspects that are out of the scope of this specification: ● Definition of organizational models and resources ● Modeling of functional breakdowns ● Data and information models ● Modeling of strategy ● Business rules models FONTE: Website da OMG (www.omg.org) DOCUM.: Business Process Model and Notation, v2.0 PÁGINA: 22 A modelagem do negócio com ARPO abrange 11 outras dimensões além de Processos. Permitir a visão integrada de todas as dimensões do negócio é um importante diferencial ARPO. © KLUG SOLUTIONS 35 Modelos para a mapeamento do negócio (1 / 2) Departamento Técnico 5 01 – Processos 02 – Organização e Pessoas 03 – Sistemas SIPOC, VAC, BPMN, EPC, eEPC e FAD Mapa organizacional / Organograma Mapa de Sistemas Recursos Humanos Especificar requisitos da vaga Requerer abertura de vaga Novo funcionário requerido Recursos Humanos Diretor de RH Vitor Almeida Supervisor de RH Lúcia Silva OBD4 Main OBD4 Account Group Realizar avaliação psicológica Analisar requisitos da vaga Vaga Reprovada General Ledger Realizar avaliação técnica Realizar avaliação médica Vaga Aprovada Comunicar não aprovação da vaga Publicar vaga em aberto Fechar vaga Analisar curriculos Contratar candidato selecionado Analista de RH Pleno Analista de RH Júnior Estagiário de RH Laura Castro Agendar entrevistas de avaliação Account Name Account position Pedro Pereira Bruno Santos OBD4 Auxiliary Daniel Cunha Henrique Almeida Larissa Rodrigues Account group max value OB53 Account group min value Mariana Barbosa FB01 Main FB01 04 – Informações 05 – Infraestrutura 06 – Sustentabilidade Mapa de Informações Mapa de Infraestrutura Mapa de Sustentabilidade Políticas da Empresa Basileia II Escritório comercial São Paulo Documentos Eletrônicos Informais Resolução CMN 3.398 de 29/8/2006 Políticas de RH Circular BCB 3.360, de 12/9/2007 Política ambiental Planilha para Cálculo de Comissões Carta-Circular BCB 3.316 de 30/4/2008 Normas de conduta Arquivo padrão para importação de dados XML Resolução CMN 3.380 de 29/6/2006 Código de Ética Planilha para Cálculo Estrutural Sala de backoffice Média Base de dados ORACLE Servidor HP Proliant DL 380 1 Análise de sustentabilidade Impactos Ambientais Sala de comunições São Paulo 2 Mesa de Reunião 1 Acesso à internet 100 Mbps 10 Cadeira executiva 1 Sistema de telefonia 200 ramais 1 Projetor 3D Mitsubishi HC 9000 1 Televisor SAMSUNG 40EH5300 Impactos Sociais Mudanças climáticas Aumento da consciência ecológica Acidentes Desmatamento ambientais Programa de redução de acidentes ambientais Windows Server 2008 Windows 7 Desktop DELL OptiPlex 790 3 Recuperação de áreas degradadas MS-Office 2010 Resolução CMN 3.464, de 26/6/2007 Basileia II FAQ Portuguese © KLUG SOLUTIONS Utilização de madeira de reflorestamento Windows 7 Sistema de Gestão Ambiental (SGA) Desktop HP Pavilion MS220 MS-Office 2007 Impactos Econômicos Aumento do desemprego Produção sustentável Destruição de patrimônio cultural Elevada taxa de refugos de produção Redução de refugos produtivos Eliminação de tradições regionais Produtos retornados por falta de qualidade Remanufatura ecológica Realocação de pessoas Tributação ambiental 2 Normas ambientais 36 Modelos para a mapeamento do negócio (2 / 2) 5 07 – Competências 08 – Produtos e Serviços 09 – Estratégia e BSC Mapa de Competências Mapa de Produto ou Serviço Mapa Estratégico de Kaplan & Norton Martin Wilson Suporte ao cliente Cadeira executiva Aumentar EBITDA Perspectiva Financeira Mercado Financeiro o de mento presa Basileia II Comunicação escrita Gerenciamento financeiro Planilha de controle Basileia II Trabalho em equipe Planilhas Excel Negociação Flexibilidade 1 Assento de cadeira executiva 2 Braços de cadeira executiva 1 Mecanismo de cadeira executiva Maximizar habilidade das unidades de negócio em adicionar valor Atendimento aos clientes (chat) Contribuição Credibilidade Oferecer inovações que adicionem valor ao negócio Demonstrar um preço competitivo Liderença em soluções Gerenciamento financeiro lhas cel Comunicação escrita Embalagem de cadeira executiva Proatividade Responsabilidade Manuais de cadeira executiva amento e oal Foco em Resultados Acompanhamento pós-vendas Competência Manter todos os sistemas funcionando Implementar soluções rapidamente Sinergia entre unidades de negócio Elaborar soluções de TI que se tornem business cases Prover serviço ao cliente de classe mundial Excelência operacional Prover sistemas confiáveis e funcionais Entregar de acordo com o planejado Integrar soluções através de arquiteturas, plataformas e processos Antecipar aplicações de tecnologia na indústria de serviços financeiros Acompanhamento pós-vendas Entender estratégia e operação das unidades de negócio Perspectiva de Aprendizado e crescimento ffice Atendimento aos clientes (telefone) Perspectiva interna mento nico Gerenciar despesas de tecnologia da informação Maximizar performance de fundos Hotsite do produto (com perguntas mais frequentes) Perspectiva do cliente interno Melhores práticas de gestão de riscos as e mentos presa Contratar, desenvolver e reter sólidos colaboradores Gerenciar efetivamente relações com fornecedores Criar ambiente que incentiva e reconhece contribuições Comunicar e liderar em todos os níveis 10 – Controle Operacional 11 – Riscos e Auditoria 12 – Melhorias para o Negócio Mapa de Indicadores e Objetivos Mapa de Riscos Mapa de Melhorias Melhorar qualidade total dos produtos Indicadores de recrutamento Indicadores ambientais Aumentar EBITDA Percentual de retenção de novos funcionários após 2 anos Grau de satisfação com o processo de seleção Consumo de eletricidade médio por funcionário Desenvolver produtos inovadores Quantidade de energia economizada em ações de melhoria Percentual de vagas preenchidas por trimestre Percentual de requisições de abertura de vagas aceitas Emissão de gás carbônico por funcionário Implementar melhorias de produção Quantidade Aplicar de energia novas tecnologias economizada na produção em ações de conservação Proporção entre recrutamento interno x externo Número médio de entrevistas por curriculos recebidos Percentual de resíduos operacionais poluentes Reduzir retrabalho Tempo médio de recrutamento Taxa de recrutamento com relação ao salário anual Quantidade de páginas de papel mensal por funcionário Riscos de crédito pessoal Riscos de projeto Risco Reduzir de custos de orçamento produção Risco do Reduzir negócio custos de transporte Risco de segurança da Reduzir informação custos administrativos Reunião Tempo para semanal completar de ordem de planejamento produção Indicadores de logística Política de segurança da informação Reduzir custos de estoque Simulador de fluxo de caixa Comportamento de transação Risco regulatório Implementar melhorias de produção Melhorar taxas de produção Suporte do Depto Jurídico Reduzir custos de produção Reduzir tempo de preparação Sequencia de produção fixa Automatizar linha de produção 12 Linha de produção 12 é um gargalo crítico Implementar sistema para picking automático Picking para ordem muito lento Reduzir custos de logística Risco da ocupação Perfil de crédito ocupacional Reduzir obsolescência de peças Risco de programação Controlar níveis de estoque © KLUG SOLUTIONS Risco país Reduzir retrabalho Risco operacional Custo médio de recrutamento por posição Cronograma de pagamentos Pessoa com exposição pública Risco de infraestrutura Reduzir complexidade do supply chain Maximizar habilidade das unidades de negócio em adicionar valor Risco de qualidade e controle Reorganizar endereços do armazém Normas internas de qualidade Imprimir Ordem de picking diretamente no armazém 37 6 INTEGRAÇÃO DE PROCESSOS COM AS DEMAIS 11 DIMENSÕES © KLUG SOLUTIONS 38 6 Exclusividade: Notação Extended EPC (eEPC) A figura ao lado destaca o fluxo de processos, o qual é composto por duas atividades (Emitir Nota Fiscal e Enviar Produto) e dois eventos da notação EPC (Venda confirmada e Produto enviado). Fluxo de Processos EPC Venda confirmada Provê entrada para Precede Analista Executa Emitir Suporta Nota Fiscal contábil Dados do cliente Considerando a atividade Emitir Nota Fiscal, observe os objetos ligados a ela que não fazem parte do fluxo do processo: Sistema ● Analista Contábil é um objeto do tipo Cargo, Fiscal o qual executa a atividade. ● Sistema Fiscal é um objeto do tipo Sistema, Cria saída para Precede Nota Fiscal o qual Suporta a atividade. ● Dados do cliente é uma informação, a qual provê entrada para a atividade. ● Nota Fiscal é um objeto do tipo Documento, Produto vendido É consumido por Enviar produto Ocorre em Risco de extravio o qual é criado como saída da atividade. Considerando a atividade Enviar Produto: Precede Produto enviado ● Risco de Extravio é um objeto do tipo Risco, o qual ocorre na atividade. ● Produto vendido é um objeto do tipo Produto, o qual é consumido pela atividade. A notação eEPC permite detalhar as demais dimensões do negócio relacionadas aos processos. © KLUG SOLUTIONS 39 6 Exclusividade: FAD integrado com EPC e BPMN Considere um fluxo de processos com o padrão da notação EPC (ou BPMN). Para cada atividade no fluxo o usuário pode criar um modelo de FAD associado. Em um modelo de FAD há apenas uma atividade, a qual pode se relacionar com todos os outros tipos de objeto disponíveis na metodologia ARPO (11 dimensões). Fluxo de Processos EPC Modelo FAD detalhando a atividade “Emitir Nota Fiscal” Venda Provê entrada para confirmada Precede Dados do cliente Analista Executa Emitir Suporta Nota Fiscal contábil Sistema Cria saída para Nota Fiscal Precede Enviar produto Produto enviado ARPO = EPC com FAD. A notação BPMN original suporte apenas objetos de processos. Outras dimensões não fazem parte do escopo. Modelo FAD detalhando a atividade “Enviar Produto” Precede Produto FAD foi criado para ser utilizado em conjunto com modelos EPC. Fiscal Emitir Nota Fiscal BPMN COM FAD XYZ É consumido por Enviar produto Ocorre em Risco de extravio SOMENTE ARPO Permite integrar o poder de detalhamento FAD com a notação BPMN. ARPO = BPMN com FAD. © KLUG SOLUTIONS 40 Resumo dos diagramas para processos ARPO 6 Modelo VAC Modelo BPMN PROCESSOS DE SUPORTE PROCESSOS FINALÍSTICOS Administração Comprar Recursos Humanos Unidade de negócios específica Modelo EPC Unidade de negócios específica Recursos Humanos Novo funcionário requerido Planejar Suprir Produzir Requerer abertura de vaga Desenvolvimento de produtos Melhoria de processos Comunicar não aprovação da vaga Publish position vancacy Fechar vaga Analisar curriculos Base de dados de cargos Unidade de negócios específica Especificar requisitos da vaga Analisar requisitos da vaga Vaga reprovada Vaga aprovada Comunicar não aprovação da vaga Publicar vaga em aberto Fechar vaga Receber curriculos de candidatos Unidade de negócios específica Requerer abertura de vaga SAP HR Recursos Humanos Analisar requisitos da vaga Requisitos da vaga Vaga reprovada Agendar entrevistas de avaliação Vaga aprovada Comunicar não aprovação da vaga Recursos Humanos Vaga não aprovada Recursos Humanos SAP HR Empresa de RH terceirizada Recursos Humanos Fechar vaga Agendar entrevistas de avaliação Realiza avaliação psicológica Realizar avaliação médica SAP HR Entrevistas de avaliação agendadas Empresa de RH terceirizada Realizar avaliação técnica Realiza avaliação psicológica Publicação de vaga em aberto Receber curriculos de candidatos FIM Selecionar candidato a contratar Publicar vaga em aberto Analisar curriculos FIM Realizar avaliação técnica SAP HR Requisitos da vaga Analisar requisitos da vaga Pesquisa e Desenvolvimento Controlar finanças Base de dados de cargos está desatualizada Especificar requisitos da vaga Requerer abertura de vaga Distribuir Prover serviços Novo funcionário requerido Recursos Humanos Novo funcionário requerido Specify Job requirements Vender Tecnologia da Informação Modelo eEPC Realizar avaliação médica Analisar curriculos Lista de candidatos selecionados Agendar entrevistas de avaliação SAP HR Recursos Humanos Negociar condições de contratação Recursos Humanos Entrevistas de avaliação realizadas Negociação encerrada sem sucesso Entrevistas de avaliação realizadas Contratar novo funcionário Selecionar candidato a contratar Unidade de negócios específica Realizar avaliação técnica Perfil do candidato Recursos Humanos Realiza avaliação psicológica Perfil do candidato Empresa médica terceirizada Realizar avaliação médica Perfil do candidato Negociar condições de contratação Candidato a novo funcionário Recursos Humanos Negociação encerrada sem sucesso Negociação encerrada com sucesso Recursos Humanos Candidato a novo funcionário Candidato a novo funcionário Contratar novo funcionário Entrevistas de avaliação realizadas Novo funcionário contratado Políticas da Empresa Recursos Humanos Selecionar candidato a contratar Requisitos da vaga Unidade de negócios específica Modelo para detalhamento de Processos e Subprocessos (Visão gerencial) © KLUG SOLUTIONS Recursos Humanos Modelo FAD Perfil do candidato Habilidades de negociação da equipe de RH pode ser melhorada Negociar condições de contratação Candidato a novo funcionário Base de dados de cargos está desatualizada Unidade de negócios específica Base de dados de cargos Specify Job requirements Negociação encerrada sem sucesso Negociação encerrada com sucesso SAP HR Recursos Humanos Requisitos da vaga Grau de satisfação do novo funcionário com o processo de seleção Contratar novo funcionário SAP HR Contrato de trabalho Novo funcionário contratado Modelos para detalhamento de Atividades e Tarefas (Visão detalhada) 41 6 Nível de maturidade no uso do Software ARPO 1. UTILIZAÇÃO BÁSICA ● ● ● ● Região central da figura ao lado Modelagem de Cadeia de Valor Modelagem de Processos Modelos VAC, BPMN e/ou EPC 2. UTILIZAÇÃO INTERMEDIÁRIA PROCESSOS ● ● ● ● ● ● Segunda camada da figura ao lado Modelagem de Regras de negócio Modelagem de Organograma Modelagem de Sistemas Modelagem de Indicadores Visão integrada com eEPC e FAD 3. UTILIZAÇÃO AVANÇADA ● ● ● ● ● ● ● ● ● © KLUG SOLUTIONS Terceira camada da figura ao lado Modelagem de Riscos Modelagem de Melhorias Modelagem de Competências Modelagem de Produtos e Serviços Modelagem de Informações Modelagem de Estratégias (BSC) Modelagem de Objetivos Visão integrada com eEPC e FAD 42 7 RESUMO DAS PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES © KLUG SOLUTIONS 43 7 Tela principal do Software ARPO (com exemplo) © KLUG SOLUTIONS 44 7 ARPO versão 4.40 – Notação BPMN 2.0 completa © KLUG SOLUTIONS 45 7 Propriedades de cada objeto ARPO Cada objeto do ARPO possui propriedades específicas, projetadas para as necessidades de modelagem e melhoria de processos. Os grupos de propriedades estão organizados por Abas, para maior facilidade de localização e entrada de dados pelo usuário. As propriedades fornecidas pelos usuários são salvas na base de dados e podem ser analisadas através de relatórios. © KLUG SOLUTIONS 46 7 Representação gráfica da propriedade Status IMPORTANTE A propriedade Status está disponível para todos os tipos de objeto. © KLUG SOLUTIONS 47 7 Propriedades de cada objeto ARPO (todas) ABA PRINCIPAL Nome, Identificador, Descrição Imagem associada ao objeto Cor e Tamanho (ocorrência) ABA INDICADORES Indicadores associados Frequência de execução Volume de execução ABA TEMPOS Tempos (3 categorias) Duração total do processo ABA CUSTOS Custos (8 categorias) Custo total do processo ABA LINKS Links com arquivos externos Bibliografia e palavras-chave Versão do objeto ABA TEXTO 10 Propriedades customizáveis Propriedades texto livre Propriedades texto com combo ABA NÚMERO 10 Propriedades customizáveis Propriedades numéricas (2 casas) Propriedades número com combo ABA LOG Registro automático do sistema Dados da criação do objeto Dados da última alteração © KLUG SOLUTIONS 48 7 ARPO versão 4.40 – Novos objetos nativos Interface Mensagem Política Regra de negócio Relatório Conceito Repositório de dados Mensagem Arquitetura Assunto principal Alçada © KLUG SOLUTIONS Evidência Assunto relacionado Procedimento de auditoria Inovação 49 ARPO versão 4.40 – Novos objetos decorativos Forma retângulo 1 Forma retângulo 2 Forma losango Forma trapézio 1 Forma trapézio 2 Forma chevron Forma hexágono Forma triângulo 1 Forma triângulo 2 Forma triângulo 3 Forma triângulo 4 Título horizontal Subtítulo vertical Forma oval Título vertical 7 Subtítulo horizontal © KLUG SOLUTIONS 50 7 Base de dados: Conceito de objeto e ocorrências 1 OBJETO N OCORRÊNCIAS PROPRIEDADES PROPRIEDADES Analisar Relatório ● Nome ● Identificador ● Cor ● Tamanho ● Descrição ● Indicadores ● Tempos ● Custos PROPRIEDADES DO OBJETO Analisar Relatório ● Links ● Especiais BASE BASE DE DADOS DE DADOS Analisar Relatório MODELO GRÁFICO ● Objeto é um registro na base de dados do ● Ocorrência é a representação gráfica de ARPO e não possui representação gráfica. ● Um objeto pode possuir 0, 1 ou N ocorrências. ● Quando a propriedade de um objeto é alterada, todas suas ocorrências são afetadas pela alteração automaticamente. ● As propriedades do objeto são Nome, Identificador, Descrição, Indicadores, Tempos, Custos, Links e as customizáveis. determinado objeto em um modelo. ● Quando o usuário ativa a edição das propriedades de uma figura do modelo o sistema acessa as propriedades do objeto. ● Cada ocorrência possui propriedades específicas de Tamanho e Cor, as quais não pertencem ao objeto. No exemplo da figura acima a terceira ocorrência possui aparência diferente das duas primeiras. © KLUG SOLUTIONS 51 7 Principais funcionalidades do software ARPO TEXTO / VISIO RELATÓRIOS Importação automática de mapeamento de processos realizados em VISIO ou em formato Texto para o ARPO ARPO MULTIUSER INTEGRADOR Wizard Importação com Regras METODOLOGIA Wizard Pesquisas e análises adicionais utilizando o MS-EXCEL Wizard ANÁLISES ARPO MONO Escrita Wizard PRODUTIVIDADE BACKUP Escrita Wizard Mapeamento de processos em ambiente monousuário para posterior integração com a base de dados no ambiente multiusuário PESQUISAS Exportação para arquivo de backup EXPORTAR POWERPOINT Cria apresentação com os processos no padrão mais utilizado pelo mercado e é empregado para validar os levantamentos de processo após as entrevistas © KLUG SOLUTIONS Wizard Wizard Publicação dos processos mapeados em diferentes padrões de mercado através de um único click PUBLICAR WEBSITE Permite divulgação dos processos para toda a organização pela web MS-EXCEL Leitura EXPORTAR PROCESSOS PARA OUTROS WEBSITE POWERPOINT MS-VISIO PADRÕ ES MS-WORD MODELAGEM EXPORTAR PARA VISIO Utilizado por empresas que necessitam manter repositório de processos neste padrão EXPORTAR PARA WORD Geração automática de documento word com os modelos de processos, descrições e melhorias em tecnologia da informação 52 7 Resumo dos principais diferenciais ARPO (1 / 2) ● Eficiência e Eficácia na modelagem dos processos: ARPO não é simplesmente um software de desenho adaptado a processos, mas sim uma ferramenta especialista projetada tornar a modelagem de processos produtiva e eficaz. Um mesmo modelo de processos é elaborado em menos de 50% do tempo que seria necessário em ferramentas similares. Adicionalmente o sistema garante que os modelos criados pelos usuários respeitem as regras de consistência da metodologia de modelagem escolhida. ● Banco de dados: ARPO é uma base de dados com representação gráfica. Quando se constrói um fluxo na ferramenta, os dados são armazenados automaticamente na base de dados relacional nativa. Esta característica diferencia o ARPO das ferramentas que realizam apenas o desenho dos processos, pois todos os dados são armazenados em um único local (repositório), do qual extraem-se facilmente informações e análises que permitam a eliminação de gargalos e melhoria da produtividade. ● Relatórios: Uma vez realizada a documentação no ARPO, pode-se extrair informações sobre os objetos e suas propriedades de um modo simples e intuitivo, sem a necessidade de programação ou customização. Informações típicas consultadas envolvem relatórios sobre “qual cargo executa qual atividade”, “qual sistema suporta qual atividade”, “qual risco ocorre em qual atividade”, etc... ● Website: O sistema gera, automaticamente, um website completo com todo o conteúdo descrito, o qual pode ser publicado na intranet para divulgação dos procedimentos operacionais. O usuário que consulta os processos através do website não necessita de licença ARPO. A geração de website não tem custo adicional e já faz parte da solução ofertada. Adicionalmente, o website pode ser customizado utilizando a tecnologia CSS. © KLUG SOLUTIONS 53 7 Resumo dos principais diferenciais ARPO (2 / 2) ● Solução estável, sólida e de fácil utilização: O software ARPO nasceu em 2004 e desde então vem sendo melhorado continuamente. Grande parte das melhorias implementadas ao longo destes anos foram sugestões fornecidas pela nossa base instalada e tiveram como direcionador principal o aumento da produtividade na modelagem e análise e a facilidade de uso do software. ● Base instalada de 240 clientes: ARPO é a ferramenta de modelagem de processos com mais clientes de referência no Brasil (empresas de pequeno, médio e grande porte), o que garante a continuidade da solução e sua melhoria e evolução constante. ● Software Brasileiro: O software é desenvolvido no Brasil pela Klug Solutions, sendo que o idioma utilizado na interface do software, no help online e na documentação complementar é o Português, o que facilita o entendimento da solução e reduz a resistência à sua adoção. ● Suporte em Português: Nossa equipe de suporte é toda composta por brasileiros nativos, sendo a comunicação com o usuário final direta e sem necessidade de conhecimento de outro idioma. ● Modelagem do negócio, não apenas dos processos: A modelagem de processos é apenas uma das dimensões disponíveis no ARPO, o qual permite o mapeamento unificado e integrado da estrutura organizacional, de sistemas, de informações, de riscos, de indicadores, de estratégia, de sustentabilidade e infraestrutura, para citar as dimensões mais utilizadas por nossos clientes. Esta importante diferencial permite integrar as iniciativas de diferentes áreas da empresa, garantindo a orquestração das esforços e soluções para melhor atender os objetivos do negócio. © KLUG SOLUTIONS 54 Importante diferencial: Base de dados relacional 7 OPERAÇÃO MELHORIA GOVERNANÇA NECESSIDADE Gestão das Informações sobre os processos MODELAGEM SEM BASE DE DADOS (Exemplo: VISIO e BIZAGI) Não estruturada. As informações estão fragmentadas em vários arquivos de desenho desvinculados entre si. MODELAGEM COM BASE DE DADOS (Exemplo: ARPO) As informações são armazenadas de modo estruturado na base de dados e podem ser facilmente atualizadas ou consultadas. Não estruturada Relatórios sobre os É necessário abrir cada processos podem ser um dos 4.000 arquivos de extraídos em segundos desenho para a análise. da base de dados. Não estruturada. Integridade referencial Requer a alteração dos objetos e conceito de manual de cada arquivo um objeto com múltiplas processos por parte do usuário, ocorrências permitem a atualizados o que pode gerar erros manutenção rápida e com e inconsistências. segurança de acesso. Análise para a melhoria de processos Manutenção dos Para um sistema de modelagem dos processos, possuir base de dados é um requisito imprescindível do software. © KLUG SOLUTIONS 55 7 Tela do assistente para criação de relatórios © KLUG SOLUTIONS 56 7 Tela de apresentação dos resultados do relatório © KLUG SOLUTIONS 57 7 Resumo das opções de segurança no ARPO 1 PERFIL Especial: Perfil Master ● Direitos do acesso do perfil VISÃO 3 ESCOPO DA VISÃO 2 USUÁRIO ● Nome do usuário Especial: Usuário marpo ● Todo o Projeto ● Grupo e abaixo ● Modelo e abaixo ● Senha ● Perfil padrão TRÊS PASSOS PARA CONFIGURAR AS OPÇÕES DE SEGURANÇA: 1. PERFIL Definir os direitos de acesso dos perfis, independente dos usuários que o utilizarão. 2. USUÁRIO Definir os dados dos usuários que poderão realizar o login no sistema ARPO. 3. VISÃO Definir as visões de projeto que cada usuário terá direito, ou seja: a) Atribuir a determinado usuário um dos perfis cadastrados. b) Atribuir a este relacionamento um período de validade. c) Determinar a qual projeto da base de dados este direito se aplica. d) Determinar qual o escopo da visão criada (todo o projeto, grupo, modelo ou modelo e abaixo). e) Quando o usuário realizar o login somente os projetos com direito de visão serão disponibilizados. © KLUG SOLUTIONS 58 7 Características de segurança nativas do software OPÇÕES NO MENU SEGURANÇA Alterar sua senha Perfis de usuário Contas de usuário Usuário marpo Menu habilitado Menu habilitado Menu habilitado Usuário com perfil Master Menu habilitado Menu habilitado Menu habilitado Usuário com outro perfil Menu habilitado Menu desabilitado Menu desabilitado Visualizar usuário marpo Visualizar usuários com perfil Master Sim Sim Não visualiza usuário marpo Sim Não tem acesso à funcionalidade Não tem acesso à funcionalidade Pode criar outro usuário marpo Pode alterar nome de marpo Pode alterar senha de marpo Usuário marpo Funcionalidade não existente no sistema Não (protegido pelo sistema) Sim Usuário com perfil Master Funcionalidade não existente no sistema Não tem acesso à funcionalidade Não tem acesso à funcionalidade Usuário com outro perfil Funcionalidade não existente no sistema Não tem acesso à funcionalidade Não tem acesso à funcionalidade Pode criar usuário (perfil Master) Pode alterar senha de usuário (perfil Master) Pode alterar dados de usuário (perfil Master) Usuário marpo Sim Sim Sim Usuário com perfil Master Não Sim, mas somente para seu usuário Sim, mas somente para seu usuário Usuário com outro perfil Não tem acesso à funcionalidade Não tem acesso à funcionalidade Não tem acesso à funcionalidade DIREITOS SOBRE USUÁRIOS COM OUTRO PERFIL Pode criar usuário (perfil Outros) Pode alterar senha de usuário (perfil Outros) Pode alterar dados de usuário (perfil Outros) Usuário marpo Sim Sim Sim Usuário com perfil Master Sim Sim Sim Não tem acesso à funcionalidade Não tem acesso à funcionalidade Não tem acesso à funcionalidade VISUALIZAÇÃO NA LISTA DE USUÁRIOS Usuário marpo Usuário com perfil Master Usuário com outro perfil DIREITOS SOBRE USUÁRIO MARPO DIREITOS SOBRE USUÁRIOS COM PERFIL MASTER Usuário com outro perfil © KLUG SOLUTIONS 59 8 CONFIGURAÇÕES E REQUISITOS DO SISTEMA © KLUG SOLUTIONS 60 8 Características das versões Mono e Multiusuário C A R A C T E R Í S T I C Ac MONOUSUÁRIO MULTIUSUÁRIO Quantidade de usuários modeladores 1 a 3 usuários 3 ou mais usuários Usuários acessando o mesmo projeto 1 usuário de cada vez 1 a 99 usuários simultâneos Trabalho colaborativo de modelagem Dependente dos usuários Gerenciado pelo sistema Requer Servidor de aplicativos Não Não Requer Servidor de base dados Não, nem mesmo MS-Access Local Sim (ORACLE ou SQL-SERVER) Requer infra-estrutura de rede Não Sim (ligando estações ao ARPO Server) Requer Software ARPO Server Não Sim (1 Licença Server) Requer Software ARPO Modeler Sim (controle com hardlock) Sim (controle sem hardlock) ESCALABILIDADE Permite que a empresa inicie com a versão monousuário e posteriormente evolua para a versão multiusuário com total reutilização dos Base dados A Base dados única Base dados B UPGRADE processos modelados e troca das licenças Access por SQL Server ou Oracle sem qualquer custo adicional. © KLUG SOLUTIONS 61 8 Configuração especial para uso de consultorias CONSULTOR 1 BASE DE DADOS ARPO SERVIDOR COMPARTILHADA MULTIUSUÁRIO PELOS CONSULTORES ACCESS NA SALA DE PROJETO PELA REDE WIRELESS CONSULTOR 2 CONSULTOR 3 CONSULTOR 4 A base de dados ARPO é instalada em uma máquina e compartilhada pelas demais do projeto. As máquinas não dependem da rede da empresa. É utilizado o compartilhamento via Wireless. Através deste mecanismo o projeto pode ser iniciado imediatamente, sem depender da infra. © KLUG SOLUTIONS 62 8 Licenciamento por acesso simultâneo A licença ARPO é flutuante e fisicamente representada por uma hardlock USB. Esta forma de licenciamento tem as seguintes implicações: ● Uma mesma licença pode ser instalada em mais que um computador. ● Determinada licença somente poderá ser utilizada se a hardlock estiver conectada ao computador. ● A quantidade de licenças ARPO pode ser menor que o número de usuários atendidos. ● As versões monousuário e multiusuário requerem a hardlock. No exemplo abaixo consideramos quatro computadores compartilhando duas licenças ARPO. O software ARPO foi instalado nos quatro computadores e todas as instalações são legais. Somente dois computadores podem utilizar o ARPO simultaneamente (há duas hardlock). Os usuários devem se organizar para melhor utilizar as duas licenças compartilhadas. Se utilizasse outro software de modelagem seria necessário adquirir quatro licenças (uma por máquina). © KLUG SOLUTIONS 63 8 Requisitos para estações de trabalho Requisitos de hardware: ● Processador: Pentium IV quad core (ou superior). ● Memória RAM: 4 GB (ou superior). ● Espaço em disco: 300 MB. Requisitos de software – Microsoft Windows: ● Versão do Windows: 10 / 8.1 / 8 / 7 / Vista / XP. ● Resolução da tela: 1024 por 768 pixels (ou superior). ● Cliente de RDBMS: Necessário somente quando utiliza-se Oracle ou SQL Server. ● Direitos do usuário: Usuário com perfil de Administrador (somente para instalação). Usuário com direito de escrita no diretório de instalação do ARPO. Requisitos de software – Microsoft Office: ● Versão do Office: 2016 / 2013 / 2010 / 2007 / 2003. ● MS Powerpoint: Para funcionalidade “Criar apresentação Powerpoint”. ● MS Word: Para funcionalidade “Criar documentação Word”. ● MS Visio: Para funcionalidades “Criar desenho Visio” e “Importar do Visio”. © KLUG SOLUTIONS 64 Requisitos para versão Multiusuário 8 Requisitos de Infraestrutura: ● Arquitetura da solução: ● ● ● ● ● Cliente-servidor (Multi-tier). Servidor para database: Obrigatório, porém não necessita ser dedicado. Servidor para aplicativo: Não requer (Software servidor é emulado pelos clientes). Acesso à base de dados: Estações cliente com acesso ao Servidor. Consumo de banda: Baixo (não transfere imagens, somente dados). Estações cliente: Devem atender aos requisitos da página anterior. Requisitos de Servidor de base de dados: ● Processador: Pentium IV Quad Core (ou superior). ● Memória RAM: 8 GB (ou superior). ● Espaço em disco: 4 GB (Valor médio para primeiro ano). ● Software de RDBMS: Oracle 9i ou superior ou SQL Server 2005 ou superior. Compatível com Oracle Express e SQL Server Express Edition. Base de dados ARPO: ● Um novo database com o nome ARPO deverá ser criado no servidor de base de dados ou alternativamente como um schema em database previamente existente. ● Estações clientes devem ter acesso ao database ARPO através da rede, via ODBC. © KLUG SOLUTIONS 65 8 Plano de implantação para ARPO Multiusuário 1. Instalar base de dados ARPO no servidor 1 hora Criar usuário ARPOUSER com direitos de acesso Criar base de dados ARPO no RDBMS Criar tabelas do sistema ARPO através de scripts SQL 2. Instalar estações cliente ARPO 20 min por máquina Configurar ODBC para acessar servidor ARPO Instalar aplicativo cliente ARPO (setup / next / next / finish) Testar instalação de cliente ARPO Repetir os passos acima para todas as estações 3. Capacitar equipe na utilização do sistema Capacitação conceitual em BPM Capacitação básica no uso do software ARPO Capacitação avançada para administradores Acompanhamento inicial após o treinamento 8 horas 8 horas 5 horas 32 horas (opcional) (opcional) 4. Customizar metodologia de modelagem do sistema (opcional) Workshop para definição da metodologia de modelagem Workshop para apresentação e validação da metodologia Ajustes finais da metodologia e implementação no servidor © KLUG SOLUTIONS 66 9 COMPARATIVO DE FERRAMENTAS PARA BPM © KLUG SOLUTIONS 67 9 Principais tipos de ferramentas para BPM Software para desenho (Exemplo: Visio / Powerpoint / Excel) ● Ferramentas como Visio e Powerpoint foram projetadas para produzirem desenhos e não atendem os requisitos básicos para a modelagem de processos de uma empresa. ● Limite do tamanho da página, não representar graficamente a decomposição dos processos, não ter associação nativa com uma base de dados, inexistência de relatórios e grande desperdício de tempo para a confecção dos desenhos de processos foram os principais pontos fracos das ferramentas de desenho apontados pelos seus usuários. Software para desenho de processos (Exemplo: modelador do Bizagi) ● Software de desenho com a notação BPMN, apresentando portanto os pontos fracos do item anterior. ● Apresentam baixa produtividade para a elaboração e validação dos fluxos de processo, o que eleva o custo total da solução para a empresa, mesmo quando a licença é gratuita (tempo = dinheiro). ● O escopo da notação BPMN é limitado e não prevê o mapeamento da estrutura organizacional, de sistemas, riscos. conhecimento e demais dimensões oferecidas pelo ARPO. Software de modelagem do negócio (Exemplo: ARPO) ● Projetado especificamente para a modelagem de toda a empresa, possui base de dados nativa. ● Produtividade na elaboração dos fluxos e validação da qualidade dos padrões metodológicos. ● Redução do tempo de ciclo para o levantamento, validação e publicação dos fluxos de processo. Software para automação de toda a empresa – BPMS (Exemplo: Oracle / IBM) ● Permitem a automação de tarefas / atividades, utilizam notação BPMN, mas requerem programação. ● Ferramentas utilizadas pelo analista de tecnologia, não pelo analista de processos ou negócios. ● Muito investimento de tempo e treinamento são necessários para programação e utilização plena. ● Quando a empresa possui ERP moderno, geralmente oferecem ferramenta de automação integrada. © KLUG SOLUTIONS 68 9 Qual a melhor solução para minha necessidade? Especificação da necessidade Melhor solução Vamos realizar o mapeamento dos processos atuais para implementar melhorias e definir claramente papéis e responsabilidades das áreas envolvidas. ARPO Realização do projeto em pelo menos metade do tempo se comparado com ferramentas como Visio ou Excel. ARPO Os processos serão armazenados em uma base de dados, permitindo a análise de melhorias e extração de relatórios. ARPO A ferramenta de modelagem traz o padrão de modelagem com as melhores práticas de forma simples e de uso facilitado. ARPO Produtividade no levantamento dos processos e no redesenho, considerando as melhorias proporcionadas pelo ERP. ARPO + SUITE BPMS Processos: ARPO realiza o mapeamento. Tecnologia: A ferramenta de BPMS realiza a automação (requer programação). SUITE BPMS Tecnologia: Como os processos já estão aprimorados, somente a ferramenta BPMS é necessária para a programação da automação dos fluxos das tarefas críticas. Já realizamos o mapeamento e melhoria dos processos em uma área piloto e agora vamos ampliar a iniciativa para toda a empresa. Vamos criar um Escritório de Processos, mas já tivemos iniciativas de processos no passado que não tiveram o sucesso esperado pela alta gerência. Vamos realizar a seleção de um ERP e para a correta especificação do escopo dos trabalhos necessitamos detalhar os processos de negócio. Vamos realizar a automação de tarefas críticas com uma ferramenta BPMS, mas não temos os processos da nossa empresa documentados. A área de TI vai automatizar diversos processos e já temos os processos documentados e aprimorados, com detalhamento até tarefas. © KLUG SOLUTIONS Motivos para a escolha 69 9 Vantagens do ARPO em comparação com Visio ● O Visio é um excelente software, porém criado para elaborar desenhos em geral. Depois de conhecer o ARPO você não irá mais querer utilizar o Visio para a modelagem de processos. ● ARPO é um software especialista, projetado para reduzir o esforço para se obter os processos de negócio modelados em uma base de dados, facilitando a análise para a melhoria dos processos. ● Com ARPO você poderá organizar automaticamente seus diagramas de processo em uma árvore hierarquicamente estruturada e não ficará com aquelas “folhas soltas” do Visio. ● No Visio os objetos possuem apenas a propriedade título. No ARPO Você poderá incluir outras propriedades além do título, tais como descrições, tempos, custos, links, etc. ● Você estará alimentando automaticamente, conforme vai desenhando o processo, uma base de dados padrão SQL. Com os dados organizados em uma base de dados você poderá facilmente extrair relatórios, realizar análises e identificar oportunidades de melhoria nos processos. ● Você terá mais agilidade e produtividade na modelagem dos seus processos. Com o ARPO você pode, durante a entrevista de levantamento de dados, gerar o fluxo do processo junto com o entrevistado e sair com o trabalho validado já como resultado da primeira entrevista. ● Mesmo que você já possua licenças do Visio a aquisição do ARPO trará economia, em função da drástica redução do tempo de trabalho necessário para se obter os processos de negócio corretamente modelados e validados pelos usuários. Garantimos pelo menos 50% de economia. ● Você poderá reutilizar seus diagramas Visio, importando-os diretamente para o ARPO. © KLUG SOLUTIONS 70 9 Vantagens do ARPO em comparação com Bizagi ● O Bizagi é um excelente software e um de seus componentes é um modelador BPMN. ● No modelador Bizagi as informações são armazenadas em arquivo e não em base de dados, permitindo seu uso em uma área piloto ou para testes de conceito, mas inviabilizando seu uso na modelagem de uma empresa real em função do volume de informações a serem gerenciadas. ● O principal diferencial do Bizagi é que seu modelador BPMN é oferecido como uma licença gratuita. Para uso pessoal, sem dúvida este fator é decisivo na escolha da ferramenta, porém para uso empresarial o custo total de propriedade do software é que deve ser considerado na escolha. ● O custo total de propriedade (TCO) envolve os custos de licenciamento, infraestrutura, manutenção, suporte, treinamento, salários e encargos das horas gastas pelos colaboradores na execução do mapeamento. ● Além de menor custo para a empresa, o ARPO permite a representação gráfica da decomposição dos processos e o tempo para mapear o mesmo fluxo pelo menos 50% menor que o Bizagi. ● Para gerenciar o volume de informações do mapeamento dos processos de uma empresa, se a solução não possui base de dados, as informações ficam distribuídas em diversos arquivos de desenho independentes e não relacionados, tornando seu gerenciamento, manutenção e análise uma ação trabalhosa, complicada e sujeito a falhas. Somente ARPO possui base de dados nativa. © KLUG SOLUTIONS 71 10 CONVITE PARA CONHECER A VERSÃO GRATUITA © KLUG SOLUTIONS 72 10 Convite para conhecer o software ARPO Você está convidado a visitar nosso website www.klugsolutions.com e conhecer a versão gratuita de avaliação do software ARPO BPMN++ Modeler. Utilize o link http://www.klugsolutions.com/Download/ARPO-Disk-Freeware-PTB.zip Para instalar o software, por favor considere o procedimento abaixo: ● Descompacte o arquivo resultante do download em um diretório de sua máquina. ● Inicie a instalação rodando o arquivo SETUP.EXE do diretório descompactado. ● Siga os diálogos (Next / Next / Finish) até concluir a instalação do software. ● Para iniciar o ARPO, por favor utilize o ícone criado no desktop do seu computador. ● Antes de iniciar o uso, por favor consulte o material de treinamento em nosso website. Para o esclarecimento de qualquer dúvida relacionada à instalação ou uso do software ARPO, melhores práticas de processos e BPM, por favor entre em contato conosco: ● Contato: Wagner Bianchini ● Celular: (11) 98187-7199 ● Skype: wagner.klug.solutions ● E-mail: [email protected] © KLUG SOLUTIONS 73