CÓDIGO:
DATA DE APROVAÇÃO:
PO-LB-CA-004
23/10/2015
1.
ATRIBUIÇÕES OPERACIONAIS DO SETOR
ADMINISTRATIVO DO LABORATÓRIO
Ver:
03
Pg.:
CONTROLE DE COPIA:
1/14
OBJETIVO
A elaboração deste procedimento tem como finalidade o estabelecimento de uma orientação padrão para
realização dos processos operacionais do Setor Administrativo do Laboratório Santa Helena.
2.
ABRANGÊNCIA
Setor Administrativo, Analistas Clínicos e Gestão do Laboratório.
3.
SIGLAS E DEFINIÇÕES
AMOSTRA: parte do material biológico de origem humana utilizada para análises laboratoriais.
ANALISTAS CLÍNICOS: Bioquímicos e Biomédicos responsáveis pela liberação dos exames realizados no
Laboratório
DATALAB: Laboratório do Grupo Promédica, cliente externo do Laboratório do Grupo Santa Helena.
FOLHA DE TRABALHO: Documento gerado pelo sistema Smart contendo OS e nome do paciente, data e nome
do exame realizado
LABORATÓRIO PARCEIRO: Laboratório clínico que realiza análises de amostras enviadas por outros
laboratórios.
RELATÓRIO DE PENDÊNCIAS: relatório extraído do sistema Smart
SIL: Sistema de Informações Laboratorial
4.
ESTRUTURA DE PESSOAL E RESPONSABILIDADES
Atividades
Responsabilidades/ Autoridades
Arquivo de documentos
Setor Administrativo
Atendimento telefônico
Setor Administrativo
Auxílio alimentação
Supervisão Administrativa
Auxílio transporte
Setor Administrativo
Conferência de pendências
Setor Administrativo
Digitação
Setor Administrativo
Envio de amostras aos laboratórios parceiros e recebimento dos
resultados
Setor Administrativo
Importação Datalab
Supervisão Administrativa
Mudança de bancadas
Supervisão, Coord. Adm, Gestão
Sistema de Informações Laboratorial
Supervisão, Coord. Adm.
Solicitação de Nova Amostra
Analistas, Setor Administrativo
Solicitações de serviços via Intranet
Supervisão, Coord. Adm.
Avaliação de Fornecedores
Coord. Adm.
5.
PROCEDIMENTO OPERACIONAL
ELABORADOR:
APROVADOR:
VALIDAÇÃO DA QUALIDADE:
Hilda Marques
Vitor Almeida
Márcia Patrícia
ESTE DOCUMENTO É UMA COPIA CONTROLADA, SOMENTE VÁLIDO NA FORMA ELETRÔNICA
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PO-LB-CA-004
23/10/2015
5.1
ATRIBUIÇÕES OPERACIONAIS DO SETOR
ADMINISTRATIVO DO LABORATÓRIO
Ver:
03
Pg.:
CONTROLE DE COPIA:
2/14
ARQUIVO DE DOCUMENTOS
No início do dia, separar os documentos do dia anterior por tipo, a saber: Folhas de trabalho (separadas por
bancada); Questionários de coleta; Questionário de Anamnese de Espermograma;
Guias Petrobrás e Declaração sorologia de HIV.
Ensacar separadamente cada tipo de documento em sacos de 5 kg, respeitando a capacidade máxima do saco.
Os sacos devem ser identificados com o nome e período dos documentos e colocados em caixas arquivo
obedecendo à mesma identificação;
As caixas arquivo devem ser identificadas com a folha de rosto padrão do Administrativo;
A numeração das caixas arquivo deve ser seqüencial;
Semestralmente solicitar ao Setor Financeiro (Contas a pagar) etiquetas de identificação com códigos de
barras e preencher a planilha “ALIMENTAÇÃO DE DADOS” a fim de que a empresa contratada pelo GSH possa
realizar a coleta das caixas arquivo.
O preenchimento da planilha “ALIMENTAÇÃO DE DADOS” deve ser seqüencial (a cada envio).
5.2
ATENDIMENTO TELEFÔNICO
Atender prontamente o telefone; Ter tudo que precisa à mão (acesso ao Smart, papel, caneta, etc.); Ao
atender o telefone identificar-se; Chamar a pessoa pelo nome. Nunca chamar como: você, querido, meu bem,
meu lindo, amado, etc.; Ser amigável e prestativo. Ter postura ao sentar-se. Evitar distrações. Não consumir
alimentos ao telefone. Passar confiança, ser atencioso; Ser profissional. Evitar expressões desagradáveis,
palavrões, gírias; Expressar o desejo de ajudar. Ser prestativo, eficiente, firme; Dizer obrigado ou que sente
muito sempre que for aplicável. Mostrar empatia, prazer em ajudar, ser cordial, sincero, respeitoso, cortez;
Não interromper o cliente; Juntar o maior número de informações que conseguir; Ser compreensível na sua
comunicação; Somente transferir a ligação quando não houver outra opção; Desligar gentilmente. Esperar o
cliente desligar o telefone primeiro.
5.3
AUXÍLIO ALIMENTAÇÃO
Até o dia 20 de cada mês fazer tabela com a escala de todos os colaboradores do Laboratório que utilizam o
refeitório do Hospital Santa Helena. Enviar a tabela via e-mail, para a Supervisão do Hospital. Receber os
tickets diariamente (se os mesmos não forem enviados, cobrar à Supervisão do Hospital).
5.4
AUXÍLIO TRANSPORTE
Até o último dia útil de cada mês, confirmar com o DHO-Benefícios, a disponibilidade dos vales transporte a
serem entregues aos colaboradores do Laboratório, dirigir-se ao DHO-Benefícios para conferência retirada dos
vales, entregar os vales transporte aos colaboradores recolhendo as respectivas assinaturas, reunir os
comprovantes assinados e entregar no DHO-Benefícios.
5.5
CONFERÊNCIA DE PENDÊNCIAS
ELABORADOR:
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ADMINISTRATIVO DO LABORATÓRIO
Ver:
03
Pg.:
CONTROLE DE COPIA:
3/14
•
Analistas clínicos:
Ao final da rotina, realizar a conferência de pendências do dia.
No módulo de laboratório, digitar usuário e senha, teclar F12 - Consultar Pendência. Nos campos: “Setor Exec”
e “Bancada” selecionar a bancada que deseja. Os campos: “Setor Solic”, “Unidade” e “Exame” não preencher.
No campo: “TP Result” selecionar “Todos os Resultados”. No campo “Data” selecionar “Coleta”. No campo:
“Coleta” selecionar data retroativa. No campo “Status” selecionar “Não Liberado”. No campo “Urgência”
selecionar “Todos”. No campo “Diligenc” e “Entrega” não preencher. No campo “Localização” selecionar
“Todos”. E no campo “Convênio” selecionar “Exceto” e selecionar “COELBA-EXTERNO / EXT (XXT)”, teclar F4.
•
Administrativo:
No período da manhã, realizar a reconferência das pendências do dia anterior.
No módulo de laboratório, digitar usuário e senha, teclar F12 - Consultar Pendência. Nos campos: “Setor Exec”
e “Bancada” selecionar a bancada que deseja. Os campos: “Setor Solic”, “Unidade” e “Exame” não preencher.
No campo: “TP Result” selecionar “Todos os Resultados”. No campo “Data” selecionar “Coleta”. No campo:
“Coleta” selecionar data retroativa. No campo “Status” selecionar “Não Liberado”. No campo “Urgência”
selecionar “Todos”. No campo “Diligenc” e “Entrega” não preencher. No campo “Localização” selecionar
“Todos”. E no campo “Convênio” selecionar “Exceto” e selecionar “COELBA-EXTERNO / EXT (XXT)”, teclar F4.
Depois de relacionada o relatório de Pendência verificar cada OS, com o botão direito do mouse clicar em
“Resultado via OS ...” ou resultado via “ Folha de Trabalho ...” a critério de preferência, avaliar a situação do
exame analisando o diligenciamento das amostras, de acordo com o questionário de coleta, busca e digitação
dos resultados visando sanar as pendências.
Para as amostras não entregues acessar o módulo de atendimento, digitar usuário e senha teclar F7, digitar o
número da OS, teclar F4 para buscar, clicar no exame pelo qual a amostra não foi entregue e selecionar o
status clicando em Pendência, selecionar o motivo da pendência e teclar F5 para gravar.
Retornar ao módulo de laboratório na tela do F12 “consultar pendências”, e teclar F4 para atualizar a tela.
Caso reste alguma pendência de exames em aberto teclar F8 e clicar em “OK” para a impressão do
documento. Este relatório de pendências deverá ser entregue ao técnico responsável pela bancada para que
seja finalizada a pendência.
Nos casos de pendências acumuladas por vários dias sem a devida resolução, avaliar se haverá necessidade de
registro de não conformidade.
Realizar o mesmo procedimento alterando o campo “Data” selecionando “Resultado (Exame)” para as
bancadas (Laboratório Alvaro, Hormônio, Toxicologia H Pardini, Toxicologia, Imuno, Microbiologia,
Microbiologia - MUC, Orgânicos, Inorgânicos, Chumbo).
5.6
DIGITAÇÃO DOS RESULTADOS
•
Digitação de resultados:
No módulo de Laboratório, teclar F6, digitar o número da OS, teclar enter ou F4, verificar se o paciente
disponível no sistema é compatível com o registrado na folha de trabalho ou cadernos de resultados.
Digitar os valores que estão registrados nas folhas de trabalho e/ou cadernos de resultados em seus
respectivos exames disponíveis no sistema, para cada digitação de exame digitar F5 para gravar.
Em casos de digitação por folha de trabalho, teclar F5, digitar o número da folha de trabalho, realizar a
digitação de acordo com o escrito na folha de trabalho, teclar F5 para gravar.
ELABORADOR:
APROVADOR:
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03
Pg.:
CONTROLE DE COPIA:
4/14
Colocar na bandeja “PARA ASSINAR”
Exame com sigla RC, teclar F11, digitar no exame “EXAME REPETIDO E CONFIRMADO” e F5 para gravar.
•
Particularidades de digitação do exame Parasitológico de Fezes:
Dentro do lado do exame de Parasitológico de fezes, no campo descrito como “Obs” deverá ser digitado para
todos os resultados do exame o texto: “AMOSTRA ENTREGUE EM (digitar a data correspondente ao dia de
entrega da amostra)”.
Obs. O setor Administrativo do laboratório deverá comunicar à Saúde Ocupacional, via smart, a liberação da
rotina do laboratório e anotar no formulário LIBERAÇÃO E AVISO DO LABORATÓRIO.
•
Relatório de acompanhamento de pendências:
Para visualizar os exames com pendência de resultados no smart, ainda no módulo de laboratório, teclar F12
“Consultar Pendência” em “Setor exec” e “Bancada” selecionar a bancada que deseja como, por exemplo,
“Bioquímica” no campo “Setor Solic, Unidade” deixar em Branco, no campo “data” selecionar “coleta” e no
campo “status” selecionar “Todos os Resultados”. No campo “coleta” selecionar a data do dia ou data
retroativa, a critério do bioquímico. Clicar em “F4” para gerar o relatório e tomar as providências necessárias.
•
Impressão e entrega dos resultados:
Apenas para a empresa BRASKEM-MT (durante os Periódicos I e II) acessar o módulo de laboratório, digitar
usuário e senha teclar F8, aparecerá a tela “Impressão de Laudos” no campo ”Convênio/Empresa“ digitar
“Braskem-MT” e no campo “Setor Solicitante” digitar ou selecionar “SO Braskem”, quantidade de cópias 02 e
teclar enter ou OK.
Após a impressão dos exames, anexar a ficha clínica encaminhada pela Braskem, colocar em ordem alfabética
e encaminhar para o transporte.
Registrar o envio dos laudos através de e-mail encaminhado à Braskem.
5.7
ENVIO DE AMOSTRAS AOS LABORATÓRIOS PARCEIROS E RECEBIMENTO DOS RESULTADOS
HERMES PARDINI:
•
Envio para o Laboratório de apoio Hermes Pardini (Interfaceado):
Após gerar a folha de trabalho conforme descrito no pop PF-LB-AD-095 EMISSÃO DE FOLHAS DE TRABALHO,
acessar o módulo de “Exportação da Fatura”, digitar usuário: 2740, senha: 7234 e teclar “enter”. Clicar em
“Arquivo”, selecionar a opção “Abrir”, “Laboratório de apoio”, “Exportar requisição”, selecionar e clicar em
“B2B”.
Na tela “Exportação de requisição de exames” digitar no 1º campo da opção “Período” a data do dia (o
horário pode deixar zerado), no 2º campo da opção “Período” digitar data e horário atual, no campo “FT:”
digitar a série e o número da folha de trabalho correspondente para exportação, clicar em “Exportar” e em
seguida irá aparecer a mensagem “Exportação concluída com sucesso”.
Na Internet acessar o site: http://www3.hermespardini.com.br/pagina/141/home.aspx , clicar na opção
“Apoio a Laboratório”, clicar na opção “HPSAX”, aparecerá a tela “Sistema HPSAX-Hermes Pardini”. Na tela
“Sistema HPSAX-Hermes Pardini”, clicar em “+ Adicionar Lote Pedido. Em seguida aparecerá a tela “Enviar
novo lote”. Clicar na opção “Procurar”, selecionar o arquivo correspondente aos exames na tela “Escolher
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03
Pg.:
CONTROLE DE COPIA:
5/14
arquivo a carregar” e em seguida clicar em “Abrir”. A tela “escolher arquivo a carregar” será fechada
automaticamente, verificar se o campo “Escolha o arquivo” está preenchido e em seguida clicar na opção
“enviar”. Aparecerá a caixa de mensagem da página da web com a mensagem “Arquivo enviado com
sucesso”, clicar em “OK”. Aparecerá a tela “Pedidos” com a relação de clientes, conferir de acordo com a folha
de trabalho, selecionar todos os nomes e clicar na figura da impressora. Aparecerá a caixa de mensagem da
página da web com a seguinte pergunta “Deseja realmente imprimir”, clicar em “OK”. Aparecerá a tela
“Authentication Required”, digitar a senha de acesso a internet e clicar na opção “OK”. Em seguida aparecerá
outra tela “Authentication Required” , digitar o código, a senha do laboratório e clicar em “OK”. Uma nova tela
surgirá “Warning- Security” clicar na opção “Run”. Após a impressão da(s) etiqueta(s) aparecerá uma tela
informando que a impressão foi concluída e quantidade de etiqueta impressa.
Após a impressão da(s) etiqueta(s) de código de barras enviar as mesmas para o técnico responsável.
•
Envio para o Laboratório de apoio Hermes Pardini (Manual):
Nos casos de falha na impressão e duplicação de amostra, cadastrar os exames da seguinte forma:
Entrar no site http://www3.hermespardini.com.br/pagina/141/home.aspx, clicar em “Apoio a Laboratório”,
clicar em “MY SEVI”, aparecerá a tela “Autenticação”, digitar o código, a senha do laboratório e clicar em
“Entrar”.
Clicar em Registro de Pedido de Exames
Preencher campo responsável com nome colaborador que esta lançando no sistema. Em seguida no campo
paciente colocar nome do paciente e número de OS, data de nascimento, clicar em “TAB”, aparecerá a idade
do paciente, selecionar o sexo do paciente e clicar em incluir exames.
Na tela “Detalhes do Registro de Pedido de exame”, preencher o campo exame com o nome do exame que
necessita ser cadastrado, clicar em “Pesquisar/Validar exame”, selecionar o exame correto e clicar na opção
“Clique aqui para selecionar o exame...”.
Selecionar o tipo de conservante de acordo com o exame.
Campo estímulo/ supressão e, condição preencher apenas quando necessário.
Campos “Tempo diurese, Volume diurese, Tempo” preencher apenas quando exame solicitar. O programa da
um alerta quando o preenchimento é obrigatório.
No campo “Data coleta” (campo obrigatório) sempre preencher com a data do recebimento da amostra.
No campo “Hora coleta” (campo obrigatório) pode ser aleatória respeitando sempre o período de jejum para
a realização dos exames.
Clicar em incluir exame.
Quando o paciente tem mais de um exame para cadastrar, deverá repetir o procedimento da tela “Detalhes
do Registro de Pedido de exame”. Quando não tem mais exames do paciente para ser cadastrado, clicar em
“Voltar”.
Caso tenha(m) outro(s) paciente(s) com exame(s) para ser (em) cadastrado(s) repetir o procedimento.
Para concluir o registro de pedido de exames, clicar em “Concluir”. Aparecerá a caixa “Mensagem da página
da web” com a pergunta “Deseja concluir o lote?”, clicar em “OK”. Aparecerá a tela com a relação de cliente(s)
registrado(s), selecionar o(s) nome(s) e clicar na figura da impressora. Aparecerá a tela “Authentication
Required”, digitar a senha de acesso a internet e clicar na opção “OK”. Aparecerá a caixa “Aviso de
Segurança”, clicar em “Sim”. Após a impressão da(s) etiqueta(s) aparecerá uma tela informando que a
impressão foi concluída.
Após a impressão da(s) etiqueta(s) de código de barras enviar para o técnico responsável.
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Pg.:
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6/14
•
Recebimento e interface dos resultados do Laboratório de apoio Hermes Pardini:
Para receber os resultados dos exames enviados para o laboratório de apoio Hermes Pardini:
Entrar no site http://www3.hermespardini.com.br/pagina/141/home.aspx, clicar em “Apoio a Laboratório”,
clicar em “CONSULTA DE PACIENTES E RESULTADOS”, aparecerá a tela “CONSULTA DE EXAMES”, no campo
“Resultados por período” selecionar a opção desejada.
Na tela “CONSULTA DE EXAMES”, no campo “Resultados por período” selecionar a opção “Arquivo XML (B2B)
e clicar no botão “OK”, localizado a baixo da opção “Lembrar data final”, aparecerá a caixa “Download de
arquivos”.
Na caixa “Download de arquivos” com a pergunta “Deseja salvar ou abrir este arquivo?”, clicar em “Salvar”.
Aparecerá a caixa “Salvar como”, o arquivo deve ser salvo na pasta “Importa”.
Acessar o módulo de “Exportação da Fatura”, digitar usuário: 2740, senha: 7234 e teclar “enter”. Clicar em
“Arquivo”, selecionar a opção “Abrir”, “Laboratório de apoio”, “Importar resultado”, selecionar e clicar em
“Hermes Pardini...”.
Na caixa “Importação de exames do Hermes Pardini” clicar no botão “Importar”.
O(s) exame(s) será (ão) interfaceado(s) para o smart.
OBS: “Impressão formatada” e “PDF”, clicar no botão “OK”, localizado a baixo da opção “Lembrar data final”,
aparecerá a caixa “Download de arquivos”.
Na caixa “Download de arquivos” com a pergunta “Deseja salvar ou abrir este arquivo?”, clicar em “Abrir”.
Após aparecer o arquivo com o(s) resultado(s), clicar na figura da impressora, localizada abaixo da palavra
“Tools”.
Após a impressão dos resultados será necessário realizar interface para o sistema Smart.
Fechar a tela com os resultados dos exames.
ÁLVARO:
•
Cadastrar exames no Laboratório de Apoio ÁLVARO:
Após gerar a folha de trabalho conforme descrito no pop PF-LB-AD-095 EMISSÃO DE FOLHAS DE TRABALHO,
acessar o módulo de “Exportação da Fatura”, digitar usuário: lab7513, senha: 27407513 ou 75132740 e teclar
“enter”. Clicar em “Arquivo”, selecionar a opção “Abrir”, “Laboratório de apoio”, “Exportar requisição”,
selecionar e clicar em “B2B”.
Na tela “Exportação de requisição de exames” digitar no 1º campo da opção “Período” a data do dia caso
necessário trocar o horário que está automático, no 2º campo da opção “Período” digitar data e horário do
ato da exportação. No campo “FT” , digitar o número da folha de trabalho correspondente para ser
exportada, no campo “ Ordenar por:” selecionar Setor Solicitante ou Ordem de serviço de serviço, em
seguida clicar em “Exportar (manual) ” aparecerá a mensagem “Processo Concluído”.
Colocar dados no sistema através do programa “Álvaro Online 3.1.2”, clicar em “Integração”, “Importação de
solicitações”, aparecerá à tela “Importação de ordens de serviço”, no campo “Localização do arquivo texto”,
clicar na lupa, aparecerá à tela ”Abrir arquivo para importação de ordem de serviço” selecionar “disco local
[C:]”, “Smart”, “Envio” e selecionar o arquivo exportado referente ao dia, clicar em abrir, aparecerá o
“Processo de importação”.
ELABORADOR:
APROVADOR:
VALIDAÇÃO DA QUALIDADE:
Hilda Marques
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Retornar a tela principal do programa, clicar em “transferência”. Aparecerá a tela “Transferência de dados”,
marcar a opção “Solicitações digitadas em: ”, “ Resultados dos exames solicitados” e “Cadastro de exames”,
clicar em “Inicia transferência”.
Depois de realizada e acompanhada a transferência, fechar a tela “Transferência de dados, clicar em
“Etiquetas”, aparecerá a tela “Emissão de etiquetas” no campo “Ações” clicar em “Mostra-F2”, e “ImprimeF3”. Caso o processo necessite ser repetido, selecionar o campo” não impressas” e teclar F2 e F3 para realizar
a impressão.
Após a impressão da(s) etiqueta(s) de código de barras enviar as mesmas para o técnico responsável.
•
Recebimento e interface dos resultados do Laboratório de apoio ÁLVARO:
Abrir o programa “Álvaro Online 3.1.2”, clicar em “Transferência”. Aparecerá a tela “Transferência de dados”,
clicar em “Inicia Transferência”. Após 100% da realização do download e aparecer a caixa de geração do log
de comunicação a tela de “Transferência de dados deverá ser encerrada com um click no botão fechar.
Clicar em “Laudos”. Aparecerá a tela “Emissão de laudos, no campo “Situação” deverá ser selecionada a
opção “Não impressos”, no campo “Ações” clicar em “Mostra (F2)”.
Aparecerá (ão) o(s) registro(s) para impressão, clicar com o botão direito do mouse, selecionar “Marca todos”,
no campo “Ações” clicar e “Imprime (F3)”. Após a impressão fechar a tela de “Emissão de laudos”.
Após a impressão dos resultados será necessário realizar interface para o sistema smart.
Ainda no programa “Álvaro Online 3.1.2”, clicar em “Integração”, “Exportação de resultados recebidos”,
aparecerá à tela de “Exportação de resultados recebidos”, no campo “Filtro” observar se a opção selecionada
é “Não exportados” pois é está opção que deve ser selecionada, selecionar também a opção “Inclui digitados
manualmente”, no campo “Ações” clicar em “Mostra(F2)”.
Aparecerá (ão) o(s) registro(s) para exportação, clicar com o botão direito do mouse, selecionar “Marca
todos”, no campo “Ações” clicar em “Gera Arquivo (F3).
Aparecerá à caixa “Gravar resultados recebidos do Laboratório Álvaro”, o arquivo contido na pasta
“Resultados” deverá ser excluído e novo arquivo deverá ser salvo na pasta “Resultados” nomeado da seguinte
forma: 1º a data do dia que estiver gravando o arquivo , depois o nome de quem está gravando o arquivo e
por último o horário que está gravando o arquivo.
Após salvar o arquivo.
Acessar o módulo de “Exportação da Fatura”, digitar usuário: 2740, senha: 7234 e teclar “enter”. Clicar em
“Arquivo”, selecionar a opção “Abrir”, “Laboratório de apoio”, “Importar resultado”, selecionar e clicar em
“Álvaro...”.
Na caixa “Importação de exames do Laboratório Álvaro” clicar no botão “Importar”.
O(s) exame(s) será (ão) interfaceado(s) para o smart.
DIAGNÓSTICOS DO BRASIL:
•
Cadastrar exames no Laboratório de Apoio Diagnósticos do Brasil:
Após gerar a folha de trabalho conforme descrito no pop PF-LB-AD-095 EMISSÃO DE FOLHAS DE TRABALHO,
acessar o módulo de “Exportação da Fatura”, digitar usuário: 2740, senha: 7234 e teclar “enter”. Clicar em
“Arquivo”, selecionar a opção “Abrir”, “Laboratório de apoio”, “Exportar requisição”, selecionar e clicar em
“B2B”.
Na tela “Exportação de requisição de exames” digitar no 1º campo da opção “Período” a data do dia (o
horário pode deixar zerado), no 2º campo da opção “Período” digitar data e horário atual, no campo “FT:”
ELABORADOR:
APROVADOR:
VALIDAÇÃO DA QUALIDADE:
Hilda Marques
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03
Pg.:
CONTROLE DE COPIA:
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digitar a série e o número da folha de trabalho correspondente para exportação, clicar em “Exportar” e em
seguida irá aparecer a mensagem “Exportação concluída com sucesso”.
Na Internet acessar o site: http://www.diagnosticosdobrasil.com.br/, no campo “Resultados Online” digitar o
número do login: c3536 e a senha: c3536 e pressionar o botão “Enter” do teclado.
Abrira a página da internet http://laudos.diagnosticosdobrasil.com.br:2020diagbrasil/frmresultado.aspx ,
clicar com o botão esquerdo do mouse na mensagem que aparecerá na tela, na tela “Pesquisa de resultados”
clicar em integração, aparecerá a tela “Integração – DBUp Web”, clicar em “Enviar”, clicar na pasta amarela,
procurar o arquivo na pasta “DBD”, clicar no arquivo e clicar em “Abrir”, clicar em “Confirmar”, clicar em
“Confirmar Envio”, clicar em “Imprimir Etiqueta”.
Após a impressão da(s) etiqueta(s) de código de barras enviar para o técnico responsável.
•
Cadastrar exames no Laboratório de Apoio Diagnósticos do Brasil (Manual):
Após gerar a folha de trabalho conforme descrito no pop PF-LB-AD-095 EMISSÃO DE FOLHAS DE TRABALHO,
acessar o módulo “Atalho para DbFácil”, digitar usuário: santahelena, senha: santahelena e clicar em
“Confirma”. Aparecerá a tela “DBFácil 1.0.2.3”, na aba “Cadastro de pacientes” selecionar a opção
“Requisições”, no campo de opções selecionar “Incluir”, abrirá a janela “Manutenção de requisições”, digitar o
número da ordem de serviço do paciente no campo “Cód. Apoiado:”, digitar o nome completo do paciente no
campo “Nome”, selecionar o sexo do paciente no campo “Sexo”, digitar a idade do paciente no campo
“Idade” e pressionar 3x a tecla “TAB”, aparecerá a janela “Manutenção de Itens da Requisição”, no campo
“Código Exame” digitar o código do exame e pressionar a tecla “TAB” e depois a tecla “ENTER”, caso não saiba
o código do exame será necessário pressionar a tecla “F2”, abrirá a janela “Manutenção de exames”, no
campo “Pesquisar” digitar o nome do exame que deverá ser cadastrado e clicar no botão “OK”, aparecerá o
exame com o código do lado esquerdo da tela, para selecionar o exame basta dar um duplo “click” com o
botão esquerdo do mouse em cima do nome do exame e pressionar a tecla “TAB” e depois a tecla “ENTER”,
após incluir o (s) exame (s) clicar no botão “Cancelar”, retornará para a janela “Manutenção de Requisições”,
nesta tela clicar no botão “Confirmar” e depois no botão “Cancelar” caso não tenha mais nenhum cadastro
para realizar.
Aparecerá a janela “DBFácil 1.0.2.3 – [Cadastro de requisições], procurar nesta janela o campo “Opções” e
selecionar “Enviar Requisições”, abrirá a janela “Envio de Requisições Pendentes”, nesta janela, selecionar o
paciente, selecionar “Imprimir Etiquetas do Lote Gerado” e clicar em “Confirma”. Aparecerá a janela
“Resumo de Envio de Requisição” clicar em “Fechar”, abrirá a janela “Visualização” com o relatório de lista de
trabalho, clicar na impressora localizada na parte superior da tela, aparecerá a janela “Imprimir”, clicar no
botão “OK”. Será impresso o relatório de lista de trabalho, depois será necessário fechar a janela para
imprimir a (s) etiqueta (s).
Para finalizar, aparecerá a tela “Envio de Requisições Pendentes”, clicar em “Fechar”. Continuará na janela
“Envio de Requisições Pendentes”, clicar em “Fechar” novamente, na janela “DBFácil” selecionar a opção
“Sair”.
Após a impressão da(s) etiqueta(s) de código de barras e do relatório enviar os mesmos para o técnico
responsável.
•
Recebimento dos resultados dos exames do Laboratório de Apoio Diagnósticos do Brasil (Manual):
Na Internet acessar o site: http://www.diagnosticosdobrasil.com.br/, no campo “Resultados Online” digitar o
número do login: c3536 e a senha: c3536 e pressionar o botão “Enter” do teclado.
ELABORADOR:
APROVADOR:
VALIDAÇÃO DA QUALIDADE:
Hilda Marques
Vitor Almeida
Márcia Patrícia
ESTE DOCUMENTO É UMA COPIA CONTROLADA, SOMENTE VÁLIDO NA FORMA ELETRÔNICA
CÓDIGO:
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Abrirá
a
página
da
internet:
http://laudos.diagnosticosdobrasil.com.br:2020/diagbrasil/frm_pesquisaresultado.aspx, clicar com o botão
esquerdo do mouse na mensagem que aparecerá na tela, na tela “Pesquisa de resultados” atualizar a “Data
de início” se necessário e clicar em “enviar”.
Selecionar o(s) paciente(s) que deseja imprimir o(s) resultado(s) e clicar na figura da impressora localizada no
lado direito do nome do paciente. Aparecerá a caixa “Impressão de Exames”, clicar no botão “Enviar”, abrirá a
página com o(s) resultado(s) do(s) exame(s), clicar na figura da impressora localizada ao lado direito da figura
de dois disquetes, na tela “Print” clicar em “OK”. O resultado será impresso.
5.8
IMPORTAÇÃO DATALAB
A partir do recebimento de e-mail do Datalab na caixa de mensagem do Coordenador e Supervisor
Administrativo do Laboratório, clicar no arquivo anexo ao e-mail com o botão direito do mouse, selecionar a
opção “salvar como” na janela “ salvar anexo como” >> “salvar em”, selecionar a opção “2 (C)”>> “smart”>>
“exporta”>>”entrada”.
Selecionar o arquivo que está dentro da pasta e clicar no botão “delete”. Aparecerá a janela “confirmar
exclusão de arquivo” com a pergunta: “tem certeza de que deseja enviar “o nome do arquivo” para a lixeira?”.
Selecionar a opção “sim”. Fechar a janela “salvar anexo como”.
REPETIR O PASSO 4.1. clicar na opção “salvar”.
Abrir o módulo de EXPORTAÇÃO DE FATURA. Selecionar a opção ARQUIVO> ABRIR> LABORATÓRIO DE
APOIO>IMPORTAR REQUISIÇÃO... clicar em “iniciar. Quando a janela fechar está concluída a operação.
Conferir a guia enviada pela DATALAB com a cobrança no SMART através da tela de F12.
5.9
MUDANÇA DE BANCADAS
A decisão quanto a mudança de bancada é uma atribuição dos Analistas. A operação pode ser realizada pela
Supervisão, Coordenação Administrativa ou Gestão. A aprovação é uma atribuição indispensável e exclusiva
da Gestão.
•
Módulo Laboratório:
Para Excluir o exame da bancada atual: Selecionar a opção ARQUIVO, ABRIR e depois BANCADAS. Na tela de
bancadas selecionar o setor executante e a bancada em que o exame está cadastrado. Em seguida, na tela
EXAMES REALIZADOS selecionar o exame que deseja mudar de bancada, teclar F6 “para excluir” e clicar na
opção SIM. O exame foi excluído do setor executante e da bancada no módulo de LABORATÓRIO. Teclar F2
“para sair da tela de bancadas”.
Excluir o exame da folha de trabalho atual: Selecionar as opções ARQUIVO, ABRIR, FOLHA DE TRABALHO e
depois ESTRUTURA DE FOLHA DE TRABALHO. Na tela de estrutura de folha de trabalho deverá selecionar o
setor executante e a bancada na qual o exame está cadastrado. Em seguida na tela EXAMES REALIZADOS
selecionar o exame que deseja mudar de bancada e tecle F6 “para excluir” e clicar na opção SIM. O exame foi
excluído da estrutura da folha de trabalho no módulo de LABORATÓRIO. Teclar F2 “para sair da tela de
bancadas”.
•
Módulo CADGF:
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Clicar F7 para alterar a S. MATRIZ para o setor executante onde o exame ficará cadastrado. Para isso, no
campo S. MATRIZ selecionar o setor executante onde exame passará a ser realizado e tecle F5 “para salvar”.
Em seguida, selecionar a aba SETORES EXECUTANTES DAS UNIDADES, alterar o campo SETOR EXECUTANTE
para o setor onde será realizado o exame, em todas as unidades, pressionar F5 após alterar o setor em cada
unidade.
Para alterar a etiqueta: clicar no campo ETIQUETA deverá selecionar a etiqueta que corresponda ao material
coletado e a bancada que irá enviar exame, depois teclar F5 “para salvar”.
Alterar o prazo de entrega do resultado do exame, se necessário. Para isso, no campo RESULTADO deverá
alterar o número atual para o número de dias que será necessário para entregar o resultado do exame para o
cliente e teclar F5 “para salvar”.
NOTA1: Passo extra: Caso seja necessário terceirizar o exame, selecionar a EMPRESA parceira. Para terceirizar
o exame é necessário seguir o 3º passo e, em seguida, selecionar a opção TERCEIRIZADO, aparecerá a opção
EMPRESA, selecionar H PARDINI INSTITUTO DE PATOLOGIA CLÍNICA, LABORATÓRIO ALVARO ou DB
DIAGNÓSTICOS DO BRASIL e teclar F5 “para salvar”.
•
Módulo Laboratório:
Incluir o exame na bancada onde será realizado. Para isso, deverá abrir o módulo de LABORATÓRIO, em
seguida selecionar as opções ARQUIVO, ABRIR, e depois BANCADAS. Na tela de bancadas deverá selecionar o
setor executante e a bancada onde o exame será realizado. Em seguida, na tela EXAMES REALIZADOS tecle F3
“para abrir um novo campo”, nesse campo digitar o nome do exame que está sendo alterado de bancada,
selecionar o exame que deseja mudar de bancada e tecle F5 “para salvar”. O exame foi incluso no setor
executante e da bancada no módulo de LABORATÓRIO. Teclar F2 “para sair da tela de bancadas”.
Incluir o exame na folha de trabalho onde será realizado. Para isso, deverá selecionar as opções ARQUIVO,
ABRIR, FOLHA DE TRABALHO e depois ESTRUTURA DE FOLHA DE TRABALHO. Na tela de estrutura de folha de
trabalho deverá selecionar o setor executante e a bancada onde o será realizado. Em seguida na tela EXAMES
REALIZADOS tecle F3 “para abrir um novo campo”, nesse campo digitar o nome do exame que está sendo
alterado de bancada, selecionar o exame que deseja mudar de bancada e tecle F5 “para salvar”. O exame foi
incluso na estrutura de folha de trabalho no módulo de LABORATÓRIO. Teclar F2 “para sair da tela de
bancadas”.
NOTA2: Caso o exame tenha sido trocado de uma bancada interna para a outra bancada interna o processo
finaliza aqui.
Para alterar o exame para uma empresa parceira:
•
Laboratório Álvaro
MÓDULO COMM60:
Selecionar ARQUIVO, ABRIR, CADASTROS, EXAMES TERCEIRIZADOS... , na aba EXAMES TERCEIRIZADOS,
pressionar F4 “para buscar as bancadas”, selecionar LABORATÓRIO ÁLVARO, na aba EXAMES pressionar F3
“para criar um novo campo”, no campo EXAME digitar o nome do exame que deverá enviar para o
Laboratório parceiro e selecioná-lo, no campo MATERIAL selecionar o material conforme orientação do
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laboratório parceiro, no campo CÓDIGO EXTERNO digitar o número 1, no campo CÓD. EXTERNO ALFA0 digitar
o código do exame no laboratório Álvaro, no campo CÓD. MATERIAL digitar o código do material no
laboratório Álvaro e pressionar F5 “para salvar”. O exame já está cadastrado.
•
Laboratório Hermes Pardini
MÓDULO CADMED:
Pressionar F11 para “abrir a aba MANUTENÇÃO DE EXAMES”, selecionar no campo SETOR o setor executante
TOXICOLOGIA-PARDINI – LAB CENTRAL, no campo BANCADA selecionar TOXICOLO-H. PARDINI, depois
pressionar F10 e F4 “para buscar os exames cadastrados na bancada” selecionar o exame que será enviado
para o laboratório Hermes Pardini, pressionar o botão MATERIAIS, no campo Ex. HPARDINI pressionar o botão
ENTER, aparecerá a aba SELECIONE O EXAME DA TABELA DO HERMES PARDINI, no campo DESCRIÇÃO digitar o
nome do exame, selecionar o exame, clicar em “OK” e pressionar F5 “para salvar”. O exame já está
cadastrado.
5.10
SISTEMA DE INFORMAÇÕES LABORATORIAL
Procedimento para acesso e utilização do SIL:
Para todo novo colaborador do laboratório é aberto um chamado, ao setor de Sistemas, via
intranet,solicitando o acesso do mesmo ao Sistema (nome de usuário e senha inicial).Assim que atendido este
chamado, é definido que tarefas poderão ser realizadas pelo colaborador no sistema, em consonância com
sua habilitação e competência, com permissão de acessos.
Procedimento para desligamento do SIL:
Para todo colaborador desligado (por iniciativa própria ou da empresa) é aberto um chamado, ao setor de
Sistemas, via intranet, solicitando a inativação do mesmo no Sistema. Para que assim seja efetuado o bloqueio
de seu acesso.
5.11
SOLICITAÇÃO DE NOVA AMOSTRA
A tomada de decisão quanto a solicitação de Nova Amostra é uma atribuição dos Analistas Clínicos. Nestes
casos os mesmos devem SINALIZAR A NECESSIDADE DE UMA NOVA AMOSTRA NO SISTEMA SMART.
O setor administrativo deverá CONSULTAR A PENDÊNCIA DE NOVA AMOSTRA E realizar o contato com o
paciente ou responsável e registrar o contato, ou tentativa de contato no SISTEMA SMART. No módulo de
laboratório digitar usuário e senha, teclar F6, digitar o número da OS correspondente para a solicitação de
repetição, clicar no exame(s) a ser repetido com o botão direito do mouse, selecionar a opção “repetir este
exame”, aparecerá a tela “motivo de repetição de exame”, selecionar um dos motivos já disponíveis no
sistema e clicar em “OK”. Em caso de Ressalvas digitar no campo OBS. Ligar para o paciente o mais depressa
possível, comunicando sobre o solicitação de Nova Amostra.
Caso o paciente não tenha telefone para contato cadastrado no sistema, deve-se acessar o módulo de
Atendimento, digitar usuário e senha, Teclar F4, ALT+B, digitar a série correspondente ao ano e o número da
OS, teclar OK, no campo “OBS” digitar o motivo pelo qual não foi realizado o contato, as datas de tentativas e
responsáveis.
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Ao final da rotina de trabalho acessar algum dos módulos do Smart, digitando usuário e senha, clicar em
“Utilitários”, “Emissor de relatórios”, selecionar o relatório “Relatório de diligenciamento de repetição Qtd de
pacientes” selecionar a data atual (ou retroativa a critério de escolha), no campo “repetição” digitar “S”, no
campo “convênio” deixar em branco, no campo ”classe” digitar o código 2800, teclar F4 para buscar.
Todas as solicitações de Nova Amostra devem ser registradas no SISTEMA SMART.
5.12
SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS VIA INTRANET
Para acessar a Intranet: digitar CPF, senha e clicar em Acessar. Na tela, lado direito, superior, clicar em STI
Intranet SH. Será oferecido o menu de serviços. Clicar no serviço desejado. Para:
•
Ouvidoria: digitar login, senha e clicar em Entrar. Selecionar o serviço desejado. Para Gestão de
Ocorrência: clicar em Gestão, verificar se há algum Protocolo em aberto. Se sim, preencher a análise imediata
da ocorrência. Se não, fechar a tela da ouvidoria.
•
Gestão de transportes: digitar usuário, senha e clicar em Entrar. Para Solicitação de Transportes: clicar
em solicitação, preencher o cadastro de solicitação e salvar, conforme descrito no PO-LO-TR-350 TRANSPORTE
DE PESSOAS – MATERIAIS na intranet.
•
Gestão de qualidade: Para registrar uma ocorrência: clicar
campos solicitados e clicar em salvar. Para Visualizar e/ou
posteriormente, Acompanhamento/Gestão, selecionar o Status e
preencher os campos solicitados e clicar em SALVAR. Conforme
REGISTROS DE OCORRÊNCIAS na intranet.
em Registrar Ocorrência, preencher os
responder uma ocorrência: Gestão,
Período que deseja pesquisar, depois
descrito no PS-GQ-SQ-020 GESTÃO DE
•
Service desk: digitar nome de usuário e senha, clicar em Entrar. Para abertura de chamado: clicar em
Chamado, clicar em abrir chamado, selecionar Destino, selecionar Serviço, digitar um Título, descrever o
serviço solicitado no campo Descrição, Selecionar Prioridade e clicar em Salvar, conforme descrito no PO-GQTI-464 UTILIZAÇÃO DO SERVICE DESK na intranet.
O Service Desk deve ser utilizado para serviços como: responder chamados abertos para o Laboratório e para
solicitar serviços a outros setores como: DHO, Logística, Suporte Infraestrutura, Suporte Sistemas e
Suprimentos. Ao DHO, pode-se abrir chamado para Benefícios, Pessoal e Sesmt. Para Logística, serviços
referentes a cadastro de itens e habilitação de usuários. Para Infraestrutura, serviços referentes a rede,
hardware e telefonia. Para Sistemas, todos os serviços referentes ao sistema Smart.
5.13
AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES
Mensalmente avaliar o desempenho dos fornecedores do Laboratório através do Formulário digital Inspeção
do Serviço Prestado - Diário/Rotineiro. Enviar os formulários, devidamente preenchidos ao setor de Qualidade
do Laboratório, via e-mail. O mesmo preencherá o mapa de Avaliação de todos os prestadores de serviços do
Laboratório e enviará ao setor de Compras do Grupo Santa Helena.
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REGISTROS
Identificação
Armazenamento/Recuperação
Proteção
Tempo
Retenção
Tipo
de
Descarte
Arquivo de
documentos
Por bancada/por data
Acesso
restrito
Físico
Mês atual e mês
anterior
05 anos
Auxílio
alimentação
Internet/por e-mail
Acesso
restrito
Eletrônico
Indeterminado
Indeterminado
Relatório de
pendência
Por bancada/por data
Não se aplica
Físico
Dia atual
Diário
Importação
Datalab
Internet/por e-mail
Acesso
restrito
Eletrônico
Indeterminado
Indeterminado
Laboratórios de
apoio
Arquivo/computador
Acesso
restrito
Eletrônico
Mês atual e mês
anterior
05 anos
Data da Revisão
Versão
7.
DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA
Não se aplica.
8.
HISTÓRICO DAS REVISÕES
Pg.
Natureza da Revisão
Responsáveis
1-15
Procedimento adequado para atender ao item 5.3 da
Norma PALC, versão 2013
01/08/2014
01
Hilda Marques
1-15
Procedimento adequado para atender ao item 5.3 da
Norma PALC, versão 2013 Após Pré auditoria.
09/01/2015
02
Hilda Marques
1
Item 4. Estrutura de pessoal e responsabilidades
23/10/2015
03
Hilda Marques
3
Item 5.6 Digitação dos resultados
23/10/2015
03
Hilda Marques
9.
ANEXOS (Campo opcional)
Não se aplica.
10.
FLUXOGRAMA (Campo opcional)
Não se aplica.
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REGISTRO DE TREINAMENTO
DATA
NOME COMPLETO
ASSINATURA
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