GDAE
GESTÃO DINÂMICA DA ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR
MÓDULO FINANCEIRO
Secretaria de Estado da Educação
GSE - Gerência de Sistemas Escolares
GDAE - Concepção
9 Sistema Integrado de Administração Escolar.
9 Integrar informações de todas as instâncias da Secretaria de
Estado da Educação, em base de dados central.
9 Disponibilizado através da Internet.
2
Objetivos do
Módulo Financeiro
9 Integrar e gerenciar os repasses de recursos financeiros e as
prestações de contas desses repasses efetuados.
9 Integrar, automatizar e padronizar o processo de prestação de
contas.
3
Processo de Repasse Prestação de Contas
Módulo Financeiro
CADASTRO DOS DADOS BÁSICOS
PREPARAÇÃO DO REPASSE
LIBERAÇÃO DA VERBA
PRESTAÇÃO DE CONTAS
Reprovação
da
Prest. Contas
AVALIAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
4
Principais Repasses no
Módulo Financeiro
APM da Escola:
9Manutenção de Prédio
9Prestação de Serviço
9Aditivos
9PDDE
Primeiros a serem
implantados no Módulo
Financeiro
Escola:
9DMPP
9PEME
9Adiantamentos
9PDDE
9Recurso Próprio (Balancete Trimestral da APM) (*)
FUTURAMENTE, TODOS OS REPASSES E PRESTAÇÕES DE
CONTAS SERÃO FEITOS ATRAVÉS DO MÓD. FINANCEIRO
5
Benefícios do
Módulo Financeiro
9 Padronização e Automatização da Prestação de Contas.
9 Facilidade para receber e verificar:
• Informação do Repasse (Origem da Verba, CC, Valor, Prazos)
• Manual de Instrução (Utilização do Recurso)
• Notificação de Atividades Pendentes
9 Facilidade no preenchimento da Prestação de Contas.
9 Impressão e Geração automática do Relatório de Prestação de
Contas.
6
Benefícios do
Módulo Financeiro
9 Controle do Saldo do Repasse.
9 Acesso Fácil ao Sistema (a qualquer hora do dia e de qualquer
computador).
9 Facilidade no Acesso à Informação – Financeira.
(Órgão Central-Gestor, Diretoria de Ensino e Escolas)
9 Todos os Repasses e Prestações de Contas serão feitos através do
Módulo Financeiro (Inclusive “Balancete Trimestral da APM”).
7
Acesso ao Módulo
Financeiro
ESCOLA:
9 Apenas os usuários da Escola terão acesso à Prestação de
Contas (com Perfil: “Prestador de Contas”).
9 Podem ser cadastrados quantos usuários forem
necessários para fazer ou auxiliar na prestação de contas.
DIRETORIA DE ENSINO:
9 Terá acesso às informações de repasse, prestações de
contas e controle das prestações de contas.
9 Terá papel fundamental no gerenciamento e controle deste
sistema.
8
Entrada no Sistema
• Endereço de Acesso:
www.gdae.sp.gov.br
• Usuário / Senha
rg 8556542sp
*********
9
Entrada no Sistema
• Escolha do módulo : “FINANCEIRO”
• Escolha do perfil : “PRESTADOR
DE CONTAS”
10
1ª Tela: “Agenda de
Eventos Financeiros”
11
Agenda de
Eventos
Financeiros
Mostra os avisos de
REPASSE e
PRESTAÇÃO DE
CONTAS
Permite executar as
tarefas através do
botão “Executar”.
Atenção para a
SITUAÇÃO do aviso.
12
Agenda de
Eventos
Financeiros
Utilize o filtro “Visualizar”
(Situação) para localizar
os avisos.
Situações dos Avisos
da Agenda:
Ativas
Todas
Novas
Atrasadas
Canceladas
Em Cadastramento
Aguardando Avaliação
Aprovadas
Reprovadas
Concluídas
13
Agenda de
Eventos
Financeiros
AVISOS DE REPASSE:
Para obter informações
sobre o Repasse, clique
em “Executar” na linha
correspondente.
O sistema direciona
para a tela “Informação
de Repasse Recebido”.
É preciso “Executar” (dar
ciência) os avisos de
Repasse.
Aviso de
Repasse
14
Informação
de Repasse
Recebido
Exibe todas as informações
sobre o repasse recebido:
9 Objeto (nome) do repasse
9 Parcela do repasse
9 Período para utilização
9 Data limite para entrega
da prestação de contas
9 Valor
9 Conta corrente creditada
9 Se última parcela do repasse
Clicar “Voltar” para retornar à
Agenda
15
Recomendações para a
Prestação de Contas
9Cadastrar TODOS os FORNECEDORES antes de iniciar
a prestação de contas
9 Salvar
sempre as informações digitadas
9 Não
deixar para fazer a prestação de contas
no ÚLTIMO DIA
16
Cadastrar
Fornecedores
ACESSO PELO
MENU PRINCIPAL:
Selecione em
“Prestação de Contas” a
opção “Fornecedor”
17
Cadastrar
Fornecedores
Lista os fornecedores
cadastrados pela entidade.
Permite o cadastro de
novos fornecedores
através do botão
“Adicionar”.
18
Cadastrar
Fornecedores
Selecione o
TIPO FORNECEDOR:
- Pessoa Jurídica :
digite o CNPJ
- Pessoa Física ou
Empresa Individual :
digite o CPF
O sistema traz as
informações dos
fornecedores já
cadastrados.
Coloque pelo menos
um “Contato” e um
“Telefone Contato”.
Clique “Gravar”.
19
Cadastrar
Fornecedores
Lista os fornecedores
cadastrados pela
Entidade.
Altera dados através
do botão “Alterar”.
Visualiza as
informações
através do botão
“Visualizar”.
20
Agenda de
Eventos
Financeiros
AVISOS DE
PRESTAÇÃO DE CONTAS:
Para executar a prestação
de contas, clique em
“Executar” na linha
correspondente.
O sistema direciona para
a tela “Lista de
Lançamentos de Prestação
de Contas”.
Aviso de
Prestação de Contas
21
Lista de
Prestação
de Contas
ACESSO PELO
MENU PRINCIPAL:
Selecione em
“Prestação de Contas” a
opção “Prestação de
Contas”
22
Lista de
Prestação
de Contas
Nesta lista se localizam TODAS
as prestações de contas da
entidade.
Utilize o filtro “Visualizar”
(Situação) para localizar a
prestação de contas e tecle
“Pesquisar”
Clique em “Alterar” ou
“Visualizar” para acessar a
prestação de contas.
Nos dois casos visualizará a
tela “Lista de Lançamentos de
Prestação de Contas”.
23
Lista de
Lançamentos
da Prestação
de Contas
Nesta tela são feitos
os cadastros do
itens da prestação
de contas.
Os primeiros
lançamentos
são de REPASSE
Pode ser acessada pelas
telas “Agenda de Eventos
Financeiros” ou “Lista de
Prestação de Contas”.
24
Lista de
Lançamentos
da Prestação
de Contas
Atenção para os CAMPOS:
9 Situação da Prestação
de Contas.
9 Zerar Saldo nesta
Prestação de Contas.
9 Data Limite de Entrega.
9 Saldo Anterior da
Prestação de Contas.
9 Saldo da Prestação
de Contas.
25
Manual de
Instrução do
Repasse
Clique em “Manual Instrução”
para acessar a tela “Cadastro
de Manual de Instrução” e
fazer “download” do manual.
O manual possui todas as
instruções do repasse
recebido.
26
Manual de Instrução do Repasse
• Baixe o MANUAL clicando em “Download”
• Salve o arquivo no computador local
• Abra o arquivo no Editor de texto para fazer a leitura ou impressão
O manual poderá ser lido sem que o computador esteja conectado à Internet
27
Documentação
Exigida
Documentação exigida é a
lista de documentos que
devem ser entregues junto
com o Relatório de
Prestação de Contas.
Clique em “Documentação
Exigida”.
O sistema vai direcionar
para a tela “Lista de
Documentação Exigida”.
28
Documentação Exigida
Verificar:
• se o original deve ser entregue
• se deverá ser lançado na prestação de contas
• se é obrigatória assinatura do responsável
• a quantidade de vias que devem ser enviadas
29
“Nota Fiscal”
ou
“Itens de
Nota Fiscal”
O repasse pode exigir
lançamento de
NOTA FISCAL ou
ITENS DE NOTA FISCAL.
Verifique qual dos dois
botões estará habilitado.
30
Cadastrar
Nota Fiscal
Clique em “Nota Fiscal”.
O sistema vai direcionar
para a tela “Cadastro de
Lançamentos de
Prestação de Contas”.
31
Cadastrar
Nota Fiscal
Selecione a “Natureza de Despesa”
a qual pertencem os itens da
Nota Fiscal que está sendo lançada.
Caso não esteja legível, posicione
o mouse sobre o botão (após ter
selecionado a Natureza de
Despesa) e aparecerá a descrição
completa da natureza.
Selecione o “Tipo do Documento”.
Digite o CNPJ do fornecedor
(que já deve estar cadastrado).
Preencha os campos de cheque
se esta foi a forma de pagamento
deste documento.
32
Cadastrar
Nota Fiscal
Lançamento e cálculo
automático na tela
“Lista de Lançamentos
de Prestação de Contas”
33
Lançamento
e cálculo
automático
no
“Relatório de
Prestação de
Contas”
34
Cadastrar Itens
Nota Fiscal
Clique em
“Itens Nota Fiscal”.
O sistema vai direcionar
para a tela “Cadastro de
Lançamentos de
Prestação de Contas”.
35
Cadastrar Itens
Nota Fiscal
Selecione o “Tipo do Documento”.
Selecione em “Item”, o item de despesa
que corresponde com o que está sendo
lançado.
Coloque o mouse no botão
(após ter
selecionado o item) e aparecerá a
descrição completa do item.
Somente preencha os campos de
CHEQUE se a forma de pagamento
do item foi cheque.
Para inserir mais linhas de cadastro,
clicar no botão “Adicionar Mais Itens”.
Se o item de compra for patrimoniável,
digite o número do patrimônio no campo
“Número do Bem Patrimonial”.
36
Cadastrar
Tributação
Neste item poderá ser
cadastrada tributação
de acordo com as
instruções do repasse.
Clique em “Tributação
/ Outras Saídas”.
O sistema vai direcionar
para a tela “Cadastro de
Tributação / Outras
Saídas”.
37
Cadastrar
Tributação
Digite as informações
necessárias.
Selecione a
“Natureza” da Tributação.
Clique “Gravar” para
concluir o cadastro.
O sistema retorna para
a tela “Lista de
Lançamentos de
Prestação de Contas”.
38
Cadastrar
Tributação
Lançamento e cálculo
automático na tela
“Lista de Lançamentos
de Prestação de Contas”
39
Cadastrar
Recurso Próprio
Clique em
“Recurso Próprio”.
Este item é utilizado
para complementar
os gastos.
Futuramente, será
utilizado no
Balancete Trimestral
da APM.
40
Cadastrar
Recurso Próprio
Digite as informações
necessárias.
Selecione a
“Natureza” do
Recurso Próprio.
Clique “Gravar” para
concluir o lançamento.
O sistema retorna
Para a tela “Lista de
Lançamentos de Prestação
de Contas”.
41
Cadastrar
Recurso Próprio
Lançamento e cálculo
automático na tela
“Lista de Lançamentos
de Prestação de Contas”
42
Cadastrar
Rendimentos
Clique em “Rendimentos”.
Este item é utilizado
quando há necessidade
de prestar contas da
aplicação da verba
repassada.
43
Cadastrar
Rendimentos
Digite as informações
necessárias.
Clique “Gravar” para
concluir o cadastro.
O sistema retorna
para a tela “Lista de
Lançamentos de
Prestação de Contas”.
44
Cadastrar
Devolução
Clique em “Devolução”.
Poderá ocorrer
devolução de “Saldo”
ou de “Rendimentos”.
Será usado principalmente
quando houver
necessidade
de ZERAR o saldo na
prestação de contas.
45
Cadastrar
Devolução
Digite as informações
necessárias.
Selecione a
“Natureza” da
Devolução.
Selecione em “Tipo”:
9 devolução de SALDO ou
9 devolução de RENDIMENTO.
Selecione no campo
“Forma de Devolução”:
DEPÓSITO EM C/C
Clique “Gravar” para concluir.
46
Cadastrar
Devolução
Lançamento e cálculo
automático na tela
“Lista de Lançamentos
de Prestação de Contas”
47
Cadastrar
Pesquisa de
Preços
A pesquisa de preço será
necessária quando o botão
estiver habilitado.
Clique no botão “Pesquisa
De Preços”.
O sistema exibirá uma tela
com os itens de nota fiscal
cadastrados na prestação de
contas.
Itens cadastrados
48
Cadastrar
Pesquisa de
Preços
Selecione o item e clique
em “Alterar” na linha
correspondente.
O sistema exibirá a tela
“Cadastro de Pesquisa de
Preços / Convite”.
Tecle “Imprimir” para
imprimir a pesquisa de
preço.
Item cadastrado
49
Cadastrar
Pesquisa de
Preços
Selecione em “Tipo”:
9 Pesquisa de Preços ou
9 Convite a Fornecedores
Digite o CNPJ dos
fornecedores.
Clique em “Gravar” e voltará
para a tela de “Lista de Preços
e Convites a Fornecedores”.
Caso o fornecedor não
esteja cadastrado, clique
no botão “Fornecedor” para
cadastrá-lo.
50
Cadastrar
Pesquisa de
Preços
Pesquisa de
Preço
cadastrada
Para imprimir a
Pesquisa de Preço
51
Para alterar as
informações do
Lançamento,
clique “Alterar”.
Para visualizar a
informação lançada,
clique “Visualizar”.
Para excluir um
lançamento,
clique em “Excluir”.
52
Verificar os
erros da
Prestação
de Contas
Este item será utilizado
para verificar a
existência de erros.
Clique em “Verificar”.
O sistema irá direcionar
para a tela “Ocorrências
de Fechamento de
Prestação de Contas”.
53
Verificar os
erros da
Prestação
de Contas
Esta tela exibe os
erros que ocorreram
na prestação de contas.
Enquanto apresentar erro,
a prestação de contas não
poderá ser concluída.
Clique em “Voltar” e
corrija os erros.
54
Concluir a
Prestação
de Contas
Clique em
“Concluir Prest. Contas”.
O sistema irá direcionar
para a tela “Ocorrências
de Fechamento de
Prestação de Contas”.
55
Concluir a
Prestação
de Contas
Verifique a última
linha do PROCESSO.
Se apresentar ERRO,
verifique qual é o erro.
Clique “Voltar” e corrija-o.
Se não apresentar erro,
o botão
“Concluir Prest. Contas”
estará habilitado.
Clique na tecla
“Concluir Prest. Contas”
para finalizar o processo.
56
Concluir a
Prestação
de Contas
A situação da prestação de
contas mudará para
“Aguardando Avaliação”.
Todas as teclas para
Alteração ficam
desabilitadas.
O Gestor passa a ter acesso
às informações da prestação
de contas para fazer a
Avaliação.
Após esta etapa não será
possível acessar a
prestação de contas para
fazer qualquer alteração
(apenas impressão e
consulta).
57
Impressão do Relatório
de Prestação de Contas
9Neste momento, deve-se imprimir o “Relatório de
Prestação de Contas” que já foi gerado
automaticamente pelo sistema, através da tecla
“Imprimir Prest. Contas” (veja a seguir).
9NÃO É NECESSÁRIO REDIGITAR OS DADOS.
58
Imprimir a
Prestação
de Contas
Imprimir a prestação de
contas e enviar ao Órgão
Gestor.
Configure a impressão
para o tipo PAISAGEM.
Imprimir o Relatório de
Bens Patrimoniáveis
quando houver
necessidade.
59
Relatório de Prestação de Contas
60
Prestação de
Contas
Reprovada
É exibida na tela
“Agenda de Eventos
Financeiros”,
a prestação de contas
REPROVADA.
Para corrigir a prestação de
contas, clique em “Executar”
na linha correspondente.
61
Prestação de
Contas
Reprovada
É exibido o item GLOSADO
(item reprovado) e o
RETORNO DA GLOSA.
Verifique o motivo de
reprovação, clicando em
“Observação” na linha
correspondente.
Os botões da prestação
de contas voltam
a ficar habilitados para
alteração.
62
Prestação de
Contas
Reprovada
Leia o campo de
OBSERVAÇÃO DO
AVALIADOR e corrija a
prestação de contas.
63
Prestação de
Contas
Reprovada
Após fazer a correção,
finalize a prestação de
contas clicando nos botões
“Verificar” e
“Concluir Prest. Contas”
64
Prestação de
Contas
Aprovada
É exibida na tela
“Agenda de Eventos
Financeiros”, a prestação
de contas APROVADA.
65
Consulta
Gerencial
ACESSO PELO
MENU PRINCIPAL:
Selecione em
“Utilitários” a opção de
consulta desejada.
66
Consulta
Gerencial
Para Diretoria de Ensino:
ƒSelecione 1 ou todas
as entidades
ƒSelecione o Objeto
Repasse
ƒSelecione Situação da
Prestação de Contas
Para Escola:
ƒSelecione o Objeto
Repasse
ƒSelecione Situação da
Prestação de Contas
Clique em Pesquisar
67
VALORES E SITUAÇÕES NÃO REAIS, simulados em
ambiente de desenvolvimento, para testes do sistema.
Consulta
Gerencial
IMPRIME O RELATÓRIO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS.
68
VALORES E SITUAÇÕES NÃO REAIS, simulados em
ambiente de desenvolvimento, para testes do sistema.
Consulta
Gerencial
69
VALORES E SITUAÇÕES NÃO REAIS, simulados em
ambiente de desenvolvimento, para testes do sistema.
Consulta
Gerencial
70
VALORES E SITUAÇÕES NÃO REAIS, simulados em
ambiente de desenvolvimento, para testes do sistema.
Consulta
Gerencial
71
Contato
Central de
:
0800
77
000
12
Atendimento SEE
Central de
:
3337-3300
Atendimento FDE/APM
Acesso ao GDAE : www.gdae.sp.gov.br
E-mail GDAE : [email protected]
GSE - Gerência de Sistemas Escolares
72