TRABALHO ORAL IMPACTO DAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO NA GESTÃO DA BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA Dimensionamento dos impactos dos serviços digitais na Biblioteca O ORTODOCS E OS SEUS USUÁRIOS: delineando uma relação SILVA, F. M. A.1 RAMALHO, F. A.2 RESUMO No panorama das tecnologias, a automação em bibliotecas apresenta-se como uma tendência estratégica que anseia o aumento da eficiência dos serviços prestados pelas bibliotecas, agilidade nas atividades desempenhadas pelos profissionais, como também a difusão da informação, principalmente, em relação ao seu acesso e sua qualificação junto à sociedade. Nessa perspectiva, esta comunicação centra-se na visão dos usuários da Biblioteca Central da Universidade Federal da Paraíba sobre o software de automação em bibliotecas OrtoDocs. Durante a pesquisa, verificou-se que os usuários sentem dificuldades no uso do software, relativas ao desconhecimento e/ou pouco uso, terminais de consulta obsoletos, problemas no sistema, ausência de treinamentos ou orientações especializadas etc. Contata-se, assim, a necessidade das unidades de informação em desenvolver ações que se propõem, entre outros, a educar seus usuários, desenvolver estudos de uso, usabilidade etc., possibilitando um desempenho mais dinâmico e atuante entre o usuário, o profissional da informação e as unidades de informação. Palavras-chave: Uso de produtos de Software. OrtoDocs – Estudo de Uso. Produtos de Software para a Automação em Bibliotecas. Comunicação da Informação. Biblioteca Universitária. ABSTRACT An overview of the technologies show us automation on libraries as a strategic tendency aimed at increasing the efficiency of services rendered by the libraries, the agility in the activities carried out by the professionals, as well as the diffusion of information, above all, its access and its qualification to society. From this perspective, the focus of this article is the users of the Central Library from Federal University of Paraíba’s view on the libraries automation software OrtoDocs. During the research, it was proven that users have problems using OrtoDocs, caused by rare use or complete ignorance of OrtoDocs, obsolete consult terminals, problems in the system, absence of user trainings or specialized orientations etc. Thus, is noticeable the information units’ need for the development of actions that intend, 2 among other goals, to educate its users, to develop use studies, usability etc., making possible a performance more dynamic and active between the user, the information professional and the information units. Keywords: Use of Software Products. OrtoDocs - Study of Use. Software Products for Libraries Automation. Communication of the Information. Academical Library. 1 INTRODUÇÃO A sociedade atual encontra-se em grandes mudanças, pois com as tecnologias da comunicação e informação (TIC’s) inseridas no dia-a-dia, surgem, entre outros, transformações no comportamento, no modo de pensar, de agir e interagir entre as pessoas, produtos e serviços oferecidos, provocando uma atuação mais crítica, mais reflexiva do homem na sociedade. Nesse contexto, é percebido que as necessidades do ser humano ampliam-se e se potencializam, motivando uma busca informacional que subsidie a satisfação dessas necessidades. Com isso, organizações sociais, como a universidade, apresentam-se como cenários que integram a sociedade às tecnologias, ao despertar das necessidades aos meios necessários para satisfazê-las, a disponibilização de informações e ao seu livre acesso. A biblioteca universitária, como instância que auxilia a universidade na sua missão, fundamentada em três pilares, ensino, pesquisa e extensão, facilita a construção do conhecimento e oferece ao ser humano, neste caso ao usuário, possibilidades de se desenvolver crítica, social e academicamente. Para isso, é imprescindível que a automação de seus sistemas aconteça em sintonia com as tecnologias e expectativas de seus usuários, por perceber que a universidade vai além da preocupação com a formação profissional dos acadêmicos, deve também, preocupar-se com o desenvolvimento de uma postura crítica e inovadora desses sujeitos. Objetivando o melhor atendimento, bem como suprir com as necessidades e expectativas informacionais, realizam-se estudos visando melhor precisão na recuperação da informação e disponibilização de melhores serviços. Com esses estudos é possível tomar conhecimento de novas demandas, mudanças 3 comportamentais, inserção de tecnologias e possíveis tendências dos clientes e/ou usuários reais e potenciais, direcionando, assim, a organização para a comunidade a que se destina, além de possibilitar a redução de possíveis riscos. Na Biblioteca Central (BC) da Universidade Federal da Paraíba (UFPB), alunos e professores dos diversos cursos (graduação e pós-graduação) buscam informações que os auxiliam em seus problemas informacionais mais diversos. Com a implantação do software de automação, OrtoDocs, a BC coloca a consulta on-line de seu acervo principal ao alcance de seus usuários e assim dinamiza a busca referencial da informação. Por concordar com Santiago (2006, p. 11), quando a autora coloca que o usuário é elemento “fundamental na concepção, avaliação, enriquecimento, adaptação, estímulo e funcionamento da biblioteca”, surgiu o interesse em realizar uma pesquisa que teve como objetivo geral identificar os usos do software OrtoDocs pelos usuários da BC (SILVA, 2007). A importância e satisfação do usuário com o software, face as suas necessidades informacionais, apresentaram-se como motivos que direcionaram os serviços disponibilizados, qualificando o atendimento e, principalmente, para a pesquisa realizada. Nessa perspectiva, esta comunicação, a partir de um dos objetivos específicos da pesquisa citada (SILVA, 2007), centra-se na visão dos usuários da Biblioteca Central da Universidade Federal da Paraíba sobre o software de automação OrtoDocs. 2 AS BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS E AS TECNOLOGIAS DA COMUNICAÇÃO E INFORMAÇÃO As organizações apresentam-se como unidades sociais que buscam atingir objetivos específicos, composto por vários subsistemas (grupos, centros, departamentos, etc.), com ampla interação com outras unidades sociais, indiferente do seu tamanho, como por exemplo, universidade, grupos de pesquisa, comunidade ou outra determinada sociedade (MOUZELIS, 1975; PARSONS, 1974). 4 Assim, a universidade, também, é uma organização composta de pessoas, com missão, objetivos, metas, estruturas, papéis, relações de autoridade, processos de tomada de decisão e comunicação, dinâmica interpessoal e intergrupal, necessidades, valores e interfaces. Nessa perspectiva, os autores, Maciel e Mendonça (2006, p. 2), afirmam que “as bibliotecas universitárias não são organizações autônomas, mas dependentes de uma organização maior, as universidades, portanto, sujeitas a receberem influências externas e internas do ambiente que as cercam”. As universidades, por sua vez, são classificadas em públicas, quando são mantidas e administradas pelo poder público; e privadas, quando sua manutenção e administração são feitas por pessoas físicas ou jurídicas de direito privado. As bibliotecas universitárias possuem um papel fundamental nos processos de pesquisa e inovação tecnológica do país, através do conhecimento universitário desenvolvido nas universidades. Através do contexto universitário, a biblioteca tem a importante função de intermediar conhecimentos, científico e tecnológico, com os usuários, sejam elas pessoas físicas ou jurídicas, colaborando assim com o desenvolvimento do país (DAMÁSIO, 2004; SILVA, 2006). À medida que a universidade melhora seus padrões de ensino e pesquisa, sente-se pressionada a dar melhores condições às bibliotecas para que funcionem com eficácia; e estas, por sua vez, funcionando, adequadamente, dão melhor apoio aos programas educacionais da própria universidade. (FERREIRA, 1980, p. 9) De acordo com Café, Santos e Macedo (2001), na década de 80, houve grandes discussões a respeito dos sistemas de informação e os computadores, tendo como foco o usuário final e a criação de redes que, além de facilitar o acesso, ainda pudessem identificar a “disponibilidade de qualquer documento no acervo por meio de uma pergunta a esse sistema e/ou gerar relatórios relativos ao uso da coleção, sem esquecer as outras atividades desempenhadas pela biblioteca.” (p. 71). Com a informatização dos acervos, as bibliotecas denominadas tradicionais, (cujo acervo é constituído de documentos em formato convencional, isto é, em suporte impresso), passaram a ser vistas nesta “Era da Informação”, como bibliotecas modernas ou automatizadas (onde o computador é peça chave para as tarefas mecânicas). (PONTES, 2003, p. 29) 5 Lima (2001) acrescenta que, diante desse contexto e do novo tipo de usuário (antes, leitores e hoje, navegadores ou internautas), as bibliotecas estão envoltas por profundas mutações, além de inquietações que visem uma participação mais efetiva dos usuários durante todo o processo de construção e desenvolvimento da ciência e tecnologia. As bibliotecas, em especial as universitárias, necessitam estar integradas às reais necessidades dos usuários e sua demanda informacional, para que cumpra o papel de subsidiar o desenvolvimento cientifico de um país. Nessa perspectiva, Figueiredo (1998) identificou que a informatização proporciona grande rapidez, agilidade e eficiência no processo de atendimento e prestação de serviços. Esse benefício deve abranger não somente o usuário, mas também “o controle e formação do acervo, levantamentos bibliográficos, catalogação, empréstimos, comutação, reclamação de obras em atraso e processamento técnico”. Dessa forma, para usar um serviço na biblioteca, tanto o profissional da informação quanto os usuários, em geral, precisam estar preparados para tirar vantagem desse uso e, para isto, é fundamental que tomem conhecimento dos programas (softwares) e sistemas utilizados na automação da sua biblioteca, possuindo habilidades em realizar atividades simples como, por exemplo, uma busca informacional no acervo. 3 A BIBLIOTECA CENTRAL DA UFPB E O ORTODOCS Como parte do Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal da Paraíba, SISMOTECA, que é um conjunto de bibliotecas integradas sob o mesmo aspecto funcional e operacional, tendo por objetivo a unidade e harmonia das atividades de coleta, tratamento, armazenagem, recuperação e disseminação de informações, para o apoio aos programas de ensino, pesquisa e extensão. A BC encontra-se informatizada e seu acervo é gerenciado pelo software de automação de bibliotecas, OrtoDocs. Implantado no final do ano de 1996, período este usado para treinamento dos funcionários da Biblioteca por especialistas e profissionais da Potiron Informática, a disponibilização, in-loco e on-line, do acervo da BC aos usuários externos só aconteceu em 1997. 6 Durante esses nove anos, o OrtoDocs passou por duas atualizações, fruto, principalmente, da atualização do software pela Potiron agregando nessas oportunidades as indicações e sugestões dos bibliotecários da BC, diagnosticadas durante seu uso diário. 4 O ORTODOCS E OS USUÁRIOS DA BIBLIOTECA CENTRAL Pesquisa realizada na Biblioteca Central da Universidade Federal da Paraíba (SILVA, 2007), que há nove anos tem seu acervo gerenciado pelo software de automação de bibliotecas, OrtoDocs, teve como sujeitos 68 usuários da Biblioteca Central (alunos da graduação, especialização e mestrado). Esse número corresponde aos usuários que responderam o questionário, na Biblioteca Central da Universidade Federal da Paraíba, no período determinado para a coleta de dados, que foi de quatro semanas. Estes sujeitos estão identificados em pela letra U e o número do questionário que respondeu. Assim, o U23 se refere ao usuário que respondeu o questionário de número 23. Partindo da conjectura de que ouvir o usuário é primordial e vital para qualquer organização que busque permanecer no mercado, fundamentando e validando, com isso, futuras modificações e/ou adequações, a identificação de necessidades informacionais dos usuários, das lacunas existentes em sua atuação e direcionamento das atualizações de acordo com as demandas e expectativas informacionais dos usuários são ações de fundamental importância. Assim, as opiniões dos usuários de uma biblioteca são igualmente importantes. Em relação aos usuários da BC não poderia ser diferente. Focada neste aspecto, a pesquisa realizada investigou se as tarefas desempenhadas pelos usuários no OrtoDocs, foram realizadas com facilidade e, em caso afirmativo ou negativo, que estes justificassem suas respostas. As justificativas relativas ao “Sim” (72,1%) se referem as facilidades que o software oferece e, também, a experiência dos usuários no campo, o que se categorizou como segue: a) Interface amigável: 7 O OrtoDocs apresenta interface visual bastante amigável, fazendo com que as estratégias de busca se tornem eficazes aos usuários. Ou seja, fácil acesso a recursos eletrônicos, via lista alfabética ou categoria temática de acordo com interesse de cada usuário (U47) O programa utiliza uma interface fácil e rápida para acessar as informações desejadas, com recursos que embora eu julgue limitados, porém que atende as necessidades (U48) b) O programa: É um sistema fácil, que não oferece muitas dificuldades quanto a recuperação dos números de chamada, mas no tocante a especificação do material - monografias e livros como um todo, fica meio confuso para um usuário sem treinamento (U51) É um programa simples de manusear, qualquer pessoa que tenha um conhecimento de razoável a bom em informática o faria sem maiores complicações, trivial (U65) c) Pesquisa básica: É fácil o acesso de autor, títulos e assunto (U30) Apenas as que dizem respeito a consulta do acervo, não costumo consultar outros serviços (U52) d) Dados previamente selecionados: Sempre procuro utilizar da exatidão do nome do autor ou do livro/documento, para facilitar a busca no software (U11) Procuro ter informações precisas sobre o material bibliográfico, facilitando a recuperação da informação (U35) e) Oferece facilidades: De modo geral, sim (U23) Às vezes complica a questão de autores, mas no mais dá para encontrar com facilidade (U32) Não sinto necessidade de auxílio de outros (U36) f) Experiência com softwares: Tenho experiência em software relacionado (U20) Não acho difícil utilizar, pois tenho uma certa experiência com informática e com busca na Internet (U66) Pelas afirmações supracitadas, percebe-se que os usuários que responderam que desempenham as atividades no OrtoDocs com facilidade, apresentam justificativas que fica evidente que, praticamente, todas as respostas apresentam ressalvas e, de forma geral, as atividades se mostram fáceis quando os usuários possuem a referência correta, possuem experiência com outros softwares, noções de informática, realizam apenas buscas básicas etc. Diante dessas respostas é possível ainda identificar problemas técnicos, de orientação, de busca, 8 ou confrontando com a teoria apresentada são barreiras informacionais, como as tecnológicas, terminológicas,de eficiência, entre outras. Os que responderam que as tarefas não são realizadas com facilidade (8,9%), centram suas justificativas na forma segue: a) Falta de prática: Não tenho prática com busca nesse programa (U41) b) Dúvidas: Muitas dúvidas (U34) c) Problemas do sistema: Às vezes não aparece claramente o assunto que pedimos (U7) Devido às vezes a palavra ou frase não ser encontrada com facilidade (U9) d) Desconhecimento: Por não saber do que se trata (U5) Com relação as dificuldades ou problemas encontrados pelos usuários quando do uso do OrtoDocs, as respostas estão agrupadas em duas grandes categorias “enfrentaram dificuldades” e “não enfrentaram dificuldades”: a) Os usuários que não enfrentaram dificuldades nas atividades desempenhadas no OrtoDocs (47,1%), justificaram como segue: Nada que não pudesse ser resolvido. Questão de prática (U32) Na maioria das vezes, esse software atendeu as minhas necessidades informacionais (U61) A Biblioteca Central dispõe de uma excelente equipe de bibliotecários de referência, que apóia o usuário em quaisquer dificuldades (U63) b) Com relação aos que enfrentaram dificuldades (35,5%), as justificativas se referem a: ـProblemas com os terminais: Geralmente o computador trava durante a busca (U58) ـA pesquisa é avançada: Quando faço pesquisa ampliada [...] encontro dificuldade (U30) ـProblemas técnicos: Voltar ao índice e também a lista de livros do resultado da busca sem a necessidade de fazer a mesma busca novamente (U23) Mas acredito que tenha sido de ordem técnica, pois o sistema não estava trazendo a recuperação do assunto na primeira página, 9 seguindo a ordem alfabética, ou seja, após a recuperação de determinado assunto, ele o trazia em páginas anteriores a exibida na tela (U51) ـFalta de prática e desconhecimento do sistema: A dificuldade estava no manuseio, por desconhecimento (U29) No início tinha dificuldade (U18) Não nunca consegui essa façanha, a primeira vez que tentei, há uns cinco anos atrás, achei complicado e nunca mais procurei, prefiro procurar os livros na estante mesmo (U67) Com relação as dificuldades apresentadas destacam-se inúmeras barreiras ou obstáculos enfrentados nas buscas realizadas pelos usuários, identificadas na literatura (ARAÚJO, 1998) e apresentadas a seguir: a) Barreiras psicológicas - São sentimentos oriundos do usuário que o impedem de obter a informação que necessita por medo, insegurança, raiva, tristeza, etc. De posse desses sentimentos, o usuário não consegue assimilar de forma racional e, por conseqüente, dificulta o alcance as suas informações. Não nunca consegui essa façanha, a primeira vez que tentei, há uns cinco anos atrás, achei complicado e nunca mais procurei, prefiro procurar os livros na estante mesmo (U67) b) Barreiras interpessoais - Envolvem a relação dos usuários com os profissionais responsáveis que mediam os serviços de informação. Não sinto necessidade de auxílio de outros (U36) Necessário maior ajuda dos funcionários aos alunos e usuários que entra em contato com o programa pela primeira vez (U11) c) Barreiras terminológicas - Indicam um desconhecimento, do usuário, dos termos técnicos utilizados para identificar o documento, causando problemas em obter informações ou interpretações errôneas, causando perda de tempo na busca. Às vezes não aparece claramente o assunto que pedimos (U7) d) Barreiras de tempo - Acontecem segundo dois aspectos: “pelo fato que a informação envelhece, torna-se obsoleta como bem cultural ou de produção [...]” e pelo tempo gasto na produção e, conseqüente, disseminação da informação na comunidade por um meio de comunicação eficiente (ARAÚJO, 1998, p. 32). Só procuro o básico: livros na minha área que são poucos (U62) No inicio do curso era semanal, hoje não chega a ser nem mensal devido a escassez de livros na área de computação (U53) 10 e) Barreiras de eficiência - Ocorre tanto por parte de quem é o mediador da informação quanto do usuário da informação, no que concerne a estratégias de buscas. Quando faço pesquisa ampliada [...]encontro dificuldade (U30) Voltar ao índice e também a lista de livros do resultado da busca sem a necessidade de fazer a mesma busca novamente (U30) f) Barreiras de consciência e conhecimento da informação - Relaciona-se ao profissional da informação em disponibilizar para o usuário apenas o material desejado ou dispor todo o material existente sobre a informação requerida. Precisava de um livro na área de legislação para informática, tentei através de palavras como legislação, direito informática, mas nada! Encontrei diretamente na prateleira um que possuía o conteúdo e o nome do livro era Pirataria de Softwares (U53) g) Barreiras tecnológicas – referem-se às dificuldades que o usuário tem em usar determinada máquina ou programa. Essa barreira acontece, quando a máquina e/ou programa apresentam problemas que independem do usuário. Problemas com os terminais de consulta (U21) A dificuldade estava sempre no manuseio, por desconhecimento do sistema (U29) Esse sistema tem atendido às minhas necessidades, não obstante, vez ou outra, encontrar-se fora do ar (U63) O grau de satisfação dos usuários em relação ao OrtoDocs, é expresso na escala “satisfeito, insatisfeito, nem satisfeito/nem insatisfeito”, solicitou-se que ao usuário, além de indicar o seu grau de satisfação com o software, apresentasse justificativa para o seu posicionamento, o que se apresenta a seguir: a) Satisfeito (39,7%) Como geralmente pesquiso o nome do livro, não enfrento dificuldades [...] (U31) Os Bancos de Dados de referência, juntamente com recursos diferenciados suprem às necessidades informacionais e por adotar o formato MARC 21, sempre ocorre o intercâmbio de registros bibliográficos. O protocolo Z39.50 torna o programa muito eficiente, pois, permite a recuperação de informação de computador para computador, possibilitando a pesquisa em outro sistema que adote o mesmo protocolo (U47) Satisfeito, mas pode melhorar (U53) b) Nem satisfeito/Nem insatisfeito (35,3%) Não sei utilizar todos os seus recursos, em virtude da falta de prática, que me impossibilita desvendar todas suas potencialidades (U66) 11 Nem satisfeito/Nem insatisfeito. O problema considerado por mim está mais ligado ao site da universidade do que ao próprio sistema. Nem sempre o sistema de bibliotecas está acessível. De fácil manuseio (U56) Não uso muito, por isso não posso dar uma posição exata (U57) Os usuários que responderam que estão Insatisfeito (12,9%) não apresentaram justificativa. E os usuários que não responderam a pergunta totalizam 12,1%. Sobre a satisfação do usuário com o OrtoDocs, percebe-se que as opções “satisfeito” (39,7%) apresenta certo equilíbrio com “nem satisfeito/nem insatisfeito” (35,3%). Em sintonia com as respostas obtidas até o momento, as justificativas mais relevantes desta questão se referem à falta de prática dos usuários, bem como a busca ser bem sucedida quando básica. A relação dos usuários com o OrtoDocs demonstra consonância com as respostas apresentadas anteriormente, como se pode perceber pelas afirmações a seguir, reunidas por categorias: a) Boa: Bom, [...] pois só consigo encontrar algo [no acervo], depois que busco informações nele (U32) Boa, pois sempre que precisei nunca obtive problemas, porém nunca realizei uma busca tão detalhada ou específica, pois no geral é básico, sempre obtive os resultados que queira (U11) Agora que já tenho experiência considero boa (U23) b) Eficiente: A contento, pois é eficiente e eficaz o software (U35) Sempre consigo as informações que necessito quanto acesso o OrtoDocs (U24) c) Ausente: Não tenho explorado muito este recurso [...] (U31) Por dificilmente usar o mesmo, não me sinto capaz de determinar a minha relação ao OrtoDocs (U29) Um pouco desconhecida (U49) d) Outros aspectos: Extremamente necessária (U3) Busca de aperfeiçoamento (U41) Flexível (U47) 12 Diante dos posicionamentos dos usuários pode-se questionar como, realmente, se configura a relação dos usuários da BC/UFPB com os usuários do OrtoDocs? Entende-se que a resposta se direciona a uma relação complexa, entre outras palavras, que, por um lado demanda do usuário conhecimentos técnicos sobre o OrtoDocs e, por outro lado, exige da BC a realização de treinamento dos usuários quanto ao uso do OrtoDocs. Acreditando-se que só assim se atingirá uma relação desejável. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS Durante a pesquisa, verificou-se que os usuários sentem dificuldades no uso do OrtoDocs, relativas ao desconhecimento e/ou pouco uso do OrtoDocs, terminais de consulta obsoletos, problemas no sistema, ausência de treinamentos ou orientações especializadas etc. Essas dificuldades originam um distanciamento do usuário com o OrtoDocs, meio principal de acesso ao acervo, provocando uma “atuação autônoma”, consultas diretamente nas estantes, bem como auxílio de funcionários do setor e de amigos. Dessa forma, na questão que se solicita ao usuário que defina sua relação com o software, é percebido imprecisão e pouca intimidade nas respostas, demonstrando que não há uma relação sólida entre o usuário e o OrtoDocs. Essa constatação comprova quão necessária se torna uma atualização dos terminais de consulta, como também uma educação efetiva dos usuários, possibilitada por uma atuação mais dinâmica e atuante entre o usuário, a informação e as unidades de informação. Necessário se faz, também, um estudo de usabilidade que coloque em relevo a eficácia, a eficiência e a satisfação do usuário em relação ao uso do OrtoDocs. A esse respeito, sabe-se que ainda são raras as pesquisas de usabilidade de softwares de bibliotecas, no Brasil, como demonstrou o levantamento bibliográfico, realizado para a pesquisa. A exemplo, pesquisa com bibliotecas de Universidades Federais do Nordeste brasileiro, mostrou que embora usando softwares como o OrtoDocs, o Pergamum e o Aleph, há muitos anos, nenhuma 13 dessas bibliotecas realizaram estudos de usabilidade até aquele momento (PAIVA; RAMALHO, 2006). REFERÊNCIAS AMARAL, S. A. Gestão da oferta de produtos e serviços em bibliotecas de universidades públicas e privadas. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS, 14., 2006. Salvador. Anais... Salvador: UFBA, 2006. ARAÚJO, E. A. A construção da informação: práticas informacionais no contexto de organizações não-governamentais/ONGs brasileiras. 1998. 221f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação) - Universidade de Brasília, Brasília, 1998. CAFÉ, L.; SANTOS, C.; MACEDO, F. Proposta de um método para escolha de software de automação de bibliotecas. Ciência da Informação, Brasília, v. 30, n. 2, p. 70-79, maio/ago. 2001. CÔRTE, A. R. et al. 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