PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DO RIO GRANDE DO SUL
FACULDADE DE COMUNICAÇÃO SOCIAL
HABILITAÇÃO EM RELAÇÕES PÚBLICAS
RELAÇÕES PÚBLICAS: ADMINISTRANDO A COMUNICAÇÃO
INTEGRADA NA PROMOÇÃO DE EVENTOS
CRISTIANE ALVIM MARQUES
Orientadora: Prof. Léa Denise Jacobus
Monografia apresentada como requisito à conclusão do Curso de
Relações Públicas
Porto Alegre, dezembro de 2002
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SUMÁRIO
Introdução............................................................................................ 07
Capítulo I Comunicação Integrada......................................................................12
1.1 Áreas envolvidas.............................................................................................15
1.1.1 Relações Públicas..........................................................................................15
1.1.2 Publicidade e Propaganda............................................................................. 17
1.1.3 Jornalismo.......................................................................................................18
1.1.4 Marketing....................................................................................................... 19
1.2 A Importância da Integração das Áreas....................................................... 21
1.3 Composto de Comunicação........................................................................... 22
1.3.1 Comunicação Institucional.............................................................................. 22
1.3.2 Comunicação Mercadológica.......................................................................... 24
1.3.3 Comunicação Interna...................................................................................... 24
Capítulo II Evento.................................................................................................... 27
2.1 Organização do Evento................................................................................... 31
2.1.1 Planejamento.................................................................................................. 31
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2.1.2 Divulgação...................................................................................................... 34
2.1.3 Realização...................................................................................................... 35
2.1.4 Atividades Finais e Avaliação dos Resultados.............................................. 36
2.2 Cerimonial, Protocolo e Etiqueta.................................................................. 37
Capítulo III Relações Públicas: Administrando a Comunicação Integrada na
Promoção de Eventos............................................................................................ 39
Considerações Finais............................................................................................ 46
Referências Bibliográficas.................................................................................... 50
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INTRODUÇÃO
O presente estudo aborda o tema Relações Públicas: Administrando a
Comunicação Integrada na Promoção de Eventos, tendo, como principal objetivo, o
estudo da comunicação integrada, utilizando o evento como instrumento para
mostrar sua importância e eficácia, e o profissional de relações públicas como
administrador deste processo. Este cenário permite que se entenda esta nova
perspectiva de comunicação social, onde o relações públicas destaca-se como
profissional apto para coordenar tal projeto.
Utiliza-se aqui de método monográfico (LAKATOS; MARCONI, 2001),
através de pesquisa exploratória (GIL, 1996) que tem, como principal objetivo, o
aprimoramento de idéias ou a descoberta de intuições. A técnica utilizada para a
pesquisa será a bibliográfica, que é desenvolvida a partir de material já elaborado,
como livros e artigos científicos.
Assim, apresentaremos uma estrutura com três capítulos. No primeiro
capítulo, definiremos a comunicação integrada, abordando, também as áreas que
compõem sua base, como: relações públicas, publicidade e propaganda, jornalismo
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e marketing, destacando a importância da integração entre as mesmas. Ainda neste
capítulo, definiremos o composto de comunicação envolvido na comunicação
integrada,
sendo:
comunicação
institucional,
comunicação
mercadológica
e
comunicação interna.
No segundo, buscaremos abordar a definição de evento e seu
desenvolvimento, bem como todo o seu processo de organização, desde o
planejamento, a divulgação, a realização e as atividades finais e avaliação dos
resultados. Após, enunciaremos também, a definição de cerimonial, protocolo e
etiqueta.
No terceiro e último capítulo, utilizaremos a perspectiva da comunicação
integrada para o desenvolvimento de um trabalho completo na promoção de eventos
e o relações públicas como administrador do processo.
A realização da presente pesquisa justifica-se pela necessidade de maior
entendimento desse novo processo de comunicação que surge nos dias atuais.
Essa nova proposta de estudo da comunicação integrada entre suas diferentes
áreas apresenta-se como uma evolução de conceitos.
A globalização não atingiu somente campos como a economia, ela se
estende pelos mais diferentes campos de conhecimento, ampliando-se até a
tecnologia da informação e da comunicação, e vai além, pois “está alterando
completamente os comportamentos e funciona com um novo paradigma para
12
entender o mundo de hoje” (KUNSCH 1997:135). Para a autora, a comunicação será
a mola propulsora que viabilizará um grande processo de mudanças.
Nesse novo contexto, a comunicação também sofre modificações. Até
pouco tempo atrás, a comunicação social era vista como uma grande área composta
por outras subáreas que trabalhavam separadamente uma da outra, e, hoje, se
compõe num processo de ação integrada.
A comunicação social, hoje já é entendida por comunicação integrada que,
segundo Kunsch (1997:115), “é aquela comunicação em que todas as subáreas
atuam de forma sinérgica”. Assim, visões antes fragmentadas vão sendo agrupadas
para atingir o objetivo comum, ou seja, a clareza de transmissões de mensagens,
possibilitando a boa codificação do público-alvo, que nada mais é que a
comunicação eficaz.
Esse composto envolve diversas áreas, tendo como base as áreas de
relações públicas, publicidade e propaganda, jornalismo e marketing. Assim, essas
áreas formam um conjunto harmonioso, tendo, como objetivo a soma das atividades
para a eficácia da comunicação.
Existem autores que falam em comunicação organizacional (empresarial)
integrada, que é algo muito amplo, com uma dimensão maior, onde envolve toda a
estrutura pessoal da organização e não simplesmente as áreas de comunicação.
Segundo Neves (2000) a comunicação organizacional engloba todas as
funções que se relacionam com públicos ou que fazem algum tipo de comunicação.
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Nisto estão envolvidos setores de marketing, vendas, recursos humanos, relações
públicas, advogados, ombudsman, serviços de atendimento ao consumidor,
telemarketing, lobistas, agências de publicidade e propaganda, relações com a
imprensa e relações com a comunidade. Para o autor, o trabalho integrado se dá na
sinergia de todas essas áreas.
Com
uma
outra
visão,
Kunsch
(1997),
trata
de
comunicação
organizacional e comunicação integrada como sinônimos. Sua visão está
diretamente voltada para a integração dos setores de comunicação. Assim, a autora
coloca a comunicação integrada como uma evolução do conceito de comunicação
social especificamente.
Tendo em vista, a confusão que se forma em torno do conceito de
comunicação integrada e comunicação organizacional, aqui iremos trabalhar de
acordo com a segunda autora, levando em consideração que esta trabalha com um
conceito mais operacional e direcionado para a comunicação, indo ao encontro com
o objetivo deste trabalho.
Com as mudanças que atingem a comunicação, o profissional de relações
públicas também deve sofrer um redimensionamento, para que possa se engajar de
forma atualizada na nova visão de um trabalho total de comunicação.
No início da década de 80, já existia uma preocupação com a
contextualização do profissional de relações públicas no composto da comunicação
integrada. Nesse processo, o profissional precisa, para uma comunicação eficaz,
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“atuar em parceria com as outras subáreas da macroárea da comunicação”
(KUNSCH 1997:115).
Desta forma, para que a comunicação se efetive, existem diversos
instrumentos e entre eles, o evento que “é um dos elementos mais poderosos na
estratégia comunicacional”, conforme Giácomo (1997:47).
O evento é, também, destacado por Neves (2000), como um emissor da
comunicação. Assim, para a promoção de um evento, é necessário um composto
completo de comunicação, que nada mais é que a união da comunicação
institucional, comunicação mercadológica e comunicação interna, denominada hoje
de comunicação integrada.
Melo Neto (1999:21) reforça a idéia anterior quando afirma: “O sucesso do
evento está diretamente direcionado às sensações geradas antes, durante e após a
realização do evento”, ou seja, a comunicação agindo em conjunto, com ações
planejadas e harmônicas que poderá dar a sustentação necessária a tal
acontecimento.
Baseando-se nos fatos acima, nota-se que a comunicação vem se
adequando ao modelo de globalização. O trabalho integrado é, hoje, a maneira mais
eficaz de se alcançar o objetivo comunicacional.
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CAPÍTULO I
COMUNICAÇÃO INTEGRADA
Neste capítulo trataremos da comunicação integrada, bem como sua
definição, as áreas envolvidas e o composto comunicacional.
A comunicação integrada é, na realidade, a evolução do conceito de
comunicação social que define a integralização de todas as suas áreas. Este
conceito surgiu por uma exigência de mercado que sentiu a necessidade de serviços
completos de comunicação e não mais apenas fragmentados.
Prova disso é que, segundo Kunsch (1986), há dezesseis anos, no Brasil,
as empresas de assessoria em relações públicas e agências de publicidade e
propaganda, já ofereciam um mix de serviços de comunicação através de grupos
especializados.
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Para tanto, as principais áreas que compõem a comunicação integrada
são: relações públicas, publicidade e propaganda, jornalismo e marketing.
Essa relação vai além de independência linear e cronológica que se
admite entre as áreas, destacando assim, a existência da necessidade de
interposição e fusão na aplicação das funções das atividades.
Nota-se aí, também uma complementação e cumplicidade entre as áreas,
para que o trabalho de comunicação seja completo.
É claro que o profissional de apenas uma das áreas de comunicação tem
capacidade de desenvolver um bom trabalho, porém, existem lacunas que não serão
preenchidas por se tratarem de especificidades profissionais.
Além disso, a Associação Brasileira de Empresas de Relações Públicas
(1984: 12) afirma que: “não acreditamos que haja na área de comunicação um
profissional ecumênico”, ou seja, o trabalho será desenvolvido, porém sob uma só
óptica da comunicação, e talvez não de forma tão eficaz como poderia ser.
Assim, a integração das áreas resulta na eficiência da comunicação, por
se tratar da soma de esforços para alcançar o mesmo objetivo. “Acreditamos na
comunicação integrada, ou seja, na atuação conjugada de todos os profissionais da
área. Não há conflitos entre as diversas atividades: há somatória em benefícios do
cliente” (ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE EMORESAS DE RELAÇÕES PÚBLICAS
1984:12).
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Com a união das áreas, temos a comunicação integrada que é composta
pela comunicação institucional, comunicação mercadológica e comunicação interna
que formam o composto da comunicação.
Desta maneira, a comunicação integrada utiliza-se das subáreas
específicas como ferramentas para o bom desempenho comunicacional.
“A comunicação integrada permite que se
estabeleça uma política global, em função de
uma coerência maior entre os programas, de
uma
linguagem
comum
e
de
um
comportamento homogêneo, além de se
evitarem as sobreposições de tarefas”
(KUNSCH 1997:115).
Nesta afirmação, nota-se uma preocupação com um trabalho sincronizado,
com uma linguagem comum entre a áreas, facilitando assim o processo de
comunicação e padronizando o mesmo frente aos públicos para o qual se destina.
Desta forma, tem-se uma comunicação mais clara, dirigida e homogênea,
assim,
cumprindo
seu
objetivo
e
fortalecendo
conceitos
institucionais,
mercadológicos e corporativos da organização.
Passaremos agora a definições, esclarecimentos e funções das áreas de
relações públicas, publicidade e propaganda, jornalismo e marketing, e logo após, o
composto comunicacional.
1.1 Áreas envolvidas
18
1.1.1 Relações Públicas
O relações públicas não é um profissional isolado porque ele está inserido
numa organização, envolvido na sua estrutura administrativa e de produção, seu
produto ou serviço, sua dinâmica humana, bem como todo seu contexto social,
político, econômico e cultural.
Neste contexto, o relações públicas é um subsistema de apoio como muitos
outros existentes numa organização, que prioriza o perfeito andamento do sistema
de comunicação existente na mesma.
Desta forma, a atividade de relações públicas caracteriza-se pelo
trabalho de integração na relação públicos x organização, além da valorização,
credibilidade e satisfação dos mesmos, como coordenador das estratégias
comunicacionais.
Segundo a Associação Brasileira de Relações Públicas (ASSOCIAÇÃO
BRASILEIRA DE EMPRESAS DE RELAÇÕES PÚBLICAS apud TORQUATO
1986:92), a definição de relações públicas é:
“o esforço deliberado, planificado, coeso e
contínuo,
da
alta
administração
para
estabelecer e manter uma compreensão mútua
entre organização pública e privada e seu
pessoal, assim como entre essa organização e
todos os grupos aos quais está ligada direta ou
indiretamente”.
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Torna-se claro a partir dessa definição, que a atividade de relações públicas
desempenha um papel como técnica de comunicação que tem por principal objetivo
a interação e satisfação dos públicos, visando a fidelidade e reconhecimento. Sem
uma boa imagem e sem credibilidade não adianta querer vender qualquer tipo de
produto ou serviço porque faltará o mais importante na relação público –
organização, a confiança.
Neste direcionamento, são funções do profissional de relações públicas:
criação, planejamento e execução de programas de integração interna e externa,
coordenação de festivais para funcionários, atividades de cunho social, esportivo ou
cultural, concursos, eventos, cerimonial e protocolo, elaboração de peças
institucionais em conjunto com os profissionais de publicidade e propaganda e
jornalismo e envio de mensagem a pessoas ou entidades.
Além disso, cabe ao profissional a realização de pesquisas para conhecer
opiniões, hábitos e atitudes dos públicos e principalmente participação na definição
de estratégias globais de comunicação.
Com essas funções e atribuições podemos notar a ampla atuação das
relações públicas e sua relevante importância na comunicação integrada. Assim, os
profissionais desta área, “propiciam uma forma de comunicação integrada, sendo,
portanto, muito eficazes e muito mais abrangentes na criação de mecanismos de
aceitação social”. (KUNSCH 1986:38).
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Com isso, é possível afirmar que dentre as áreas da comunicação, o
relações públicas é o profissional mais capacitado para visualizar a comunicação
como um todo, podendo assim, coordenar o processo de comunicação integrada.
Neste contexto, os profissionais de publicidade e propaganda, jornalismo
e marketing possuem uma visão fragmentada da comunicação e o relações públicas
tem por objetivo maior liderar o processo de comunicação total.
Assim, num trabalho de comunicação integrada, o relações públicas tem
como objetivo principal a formação de públicos e seus relacionamentos, além de
administrar o processo, coordenando as áreas de forma simétrica e padronizada,
garantindo à organização, uma comunicação de mão dupla, com clareza de
informações e coerência entre as mensagens, tendo como retorno um feed back
positivo.
1.1.2 Publicidade e Propaganda
A publicidade e propaganda é uma atividade de comunicação que tem
como principal objetivo a persuasão dos consumidores visando a venda direta de
produtos ou serviços, gerando lucro.
Segundo Torquato (1986:94) a publicidade e propaganda é um
“subsistema de comunicação que coloca em relação produtores e consumidores por
meio dos distribuidores e dos mass media”.
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Dentro do processo de comunicação, são atribuições dos publicitários,
criar e executar as peças publicitárias e de propaganda escolhendo os veículos mais
adequados para sua difusão e as agências para intermediação, planejar, coordenar
e
administrar
a
publicidade,
propaganda,
publicidade
legal,
campanhas
promocionais e estudos mercadológicos, além de participar na definição das
estratégias de comunicação.
Na comunicação integrada, a publicidade e propaganda desempenha um
importante papel, levando em consideração sua objetividade na venda de produtos e
serviços, atingindo direta e indiretamente o consumidor e persuadindo-o com
objetivo de obter lucros frente aos concorrentes.
1.1.3 Jornalismo
O jornalismo trabalha com a informação propriamente dita. Esta
atividade fará da informação, um fato, repassando este aos consumidores, neste
caso, leitores.
Informar é uma das principais funções do jornalista, tendo em vista que
lhes cabe também, administrar as informações jornalísticas e seu fluxo das fontes
para os veículos e vice-versa, além de edição de boletins, jornais ou revistas. Neste
contexto, a assessoria de imprensa é uma função própria de um jornalista.
Assim, a assessoria de imprensa está, na maioria dos casos,
relacionada “com a formação de opinião pública, na medida em que pretende atingir
22
um determinado número de pessoas com uma mensagem, influenciando o que
pensam esses receptores” (KOPPLIN e FERRARETTO 2000:24).
Com esse trabalho, o jornalista dissemina a informação a um grande
número de pessoas, atingindo também os formadores de opinião, de forma que a
mensagem deve ser verdadeira, clara e ir ao encontro da realidade da organização,
pois estão tratando com a opinião do seu público em relação à imagem da mesma.
Na comunicação integrada, o jornalismo possui a função de administrar
a informação de modo que as outras áreas possam valer-se disso para o
desenvolvimento do trabalho onde todas as mensagens estejam voltadas para o
mesmo objetivo: a boa imagem da organização, sua valorização e credibilidade,
conquista de uma ampla fatia de mercado e assim, revertendo isso em vendas e
lucros.
1.1.4 Marketing
Além de relações públicas, publicidade e propaganda e jornalismo, o
marketing é hoje uma das principais ferramentas de comunicação, tendo em vista
que o mercado ficou cada vez mais exigente e todo o cuidado pode ser pouco no
momento de investir.
Segundo Kotler (2000:30) marketing é “um processo social por meio do
qual pessoas e grupos de pessoas obtêm aquilo de que necessitam e o que
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desejam com a criação, oferta e livre negociação e produtos e serviços de valor com
outros”.
Na verdade, marketing nada mais é do que um estudo aprofundado de
mercado, que orienta as estratégias de comunicação para suprir as necessidades e
desejos dos consumidores, frente à concorrência.
Dentre as áreas da comunicação, podemos asseverar que cabe aos
profissionais de relações públicas e publicidade e propaganda a atividade de
marketing, levando em conta suas capacidades e atribuições profissionais.
Desta forma, a atividade de marketing também é importante no
composto da comunicação integrada, pois ela direciona as estratégias de
comunicação para o cumprimento de seu objetivo e proporciona uma visão ampla de
negócios, possibilitando um estudo da concorrência, assim como da própria
organização, sempre levando em consideração o mercado e seus públicos.
Assim, a organização poderá valorizar-se e ocupar um lugar de
liderança, sobressaindo-se junto aos concorrentes, com produtos e serviços
atualizados e atendendo as necessidades e desejos dos consumidores, sem perder
de vista seus objetivos, conseqüentemente, conquistando e mantendo um bom
espaço num mercado que hoje, está bastante disputado.
24
1.2 A importância da integração das áreas
A comunicação é muito ampla, por isso é dividida em diferentes áreas,
de acordo com forma de atuação. Porém, existe uma ambigüidade em certas
tarefas, no que diz respeito ao limite das áreas, assim, sem se saber ao certo, qual o
profissional adequado para o desenvolvimento de determinados trabalhos.
Devido a isso, a melhor maneira de se utilizar a comunicação e suas
técnicas, de forma completa, é integrando os profissionais de relações públicas,
publicidade e propaganda, jornalismo e marketing.
Para que isso se torne mais claro, segue abaixo um quadro que,
segundo Kunsch (1997:116) traduz o conceito da comunicação integrada com a
integração total das áreas da comunicação social.
Comunicação integrada
Composto da comunicação
Comunicação organizacional
Comunicação institucional
Comunicação institucional
•
•
Relações Públicas
Comunicação interna
Comunicação administrativa
•
Fluxos
Marketing
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Analisando o quadro acima, percebe-se a reorganização da comunicação
por áreas afins denominando-as de composto da comunicação.
Esse composto subdivide-se em comunicação institucional, comunicação
mercadológica e comunicação interna (administrativa), que estão todas interligadas
para o cumprimento de um único objetivo em prol da organização, a sincronia,
eficiência e clareza da comunicação.
Todas as áreas da comunicação social contribuem, de alguma forma,
para cada subdivisão, porém, umas com mais ênfase que as outras, conforme sua
especificidade.
Desta maneira, a importância da integração das áreas, se dá, a partir do
momento que o objetivo de um trabalho integrado é a comunicação harmônica e
sem lacunas, tendo em vista que isso só é alcançado através da interligação das
partes, abrangendo todos os pontos da comunicação.
1.3 Composto de Comunicação
1.3.1 Comunicação Institucional
A comunicação institucional, como o próprio nome diz, se propõe a tornar
pública uma instituição, agregando valores e projetando-a junto a seus públicos.
Este tipo de comunicação não vende um serviço ou produto, mas sim a instituição
em si, credibilizando-a junto à sociedade.
26
Quanto a isso, Torquato (TORQUATO apud KUNSCH 1986:111) afirma que
“a comunicação institucional objetiva conquistar simpatia, credibilidade e confiança,
realizando, como meta finalista, a influência político-social”.
Neste sentido a comunicação institucional está voltada à conquista de
conceitos positivos para a organização, junto aos públicos aos quais está ligada
direta ou indiretamente, mantendo a boa relação e satisfação entre as partes.
Para isso, a comunicação institucional utiliza técnicas de relações públicas,
marketing, publicidade e propaganda e jornalismo, dando maior ênfase às relações
públicas.
“As relações públicas têm um importante papel
a desenvolver no contexto da comunicação
integrada, tendo em vista que terão sob sua
responsabilidade, principalmente, a
comunicação institucional, que deverá usar
todos os meios possíveis para criar e construir
uma identidade corporativa da organização
perante a opinião pública e a sociedade em
geral” (KUNSCH 1997:118).
Observa-se que o relações públicas trabalha com uma das partes mais
delicadas do composto comunicacional, pois é de sua responsabilidade a imagem
da organização junto a seus públicos e é disso que depende todo o resto.
Como neste caso a comunicação está voltada para a boa imagem da
instituição e sua relação com os públicos e sociedade, em termos de valores, o
trabalho realizado é de âmbito social, cultural, institucional e corporativo, sem, a
princípio, objetivar lucros e sim, a aprovação da organização junto à sociedade a
que está inserida.
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1.3.2 Comunicação Mercadológica
A comunicação mercadológica está direcionada para a venda direta de
produtos e serviços, tendo como principal finalidade, o lucro.
Assim, Torquato (TORQUATO apud KUNSCH 1986:111) destaca que a
comunicação mercadológica “objetiva promover a troca de produtos e/ou serviços
entre produtor e consumidor”.
Neste caso as áreas envolvidas diretamente são: marketing e publicidade e
propaganda, com uma visão totalmente voltada para as vendas, caracterizando a
relação de troca entre organização e o seu público alvo, o consumidor.
É claro que as relações públicas também fazem parte desse processo,
porém de forma administrativa, coordenando e orientando para que a sincronia da
comunicação seja mantida.
1.3.3 Comunicação Interna (Administrativa)
Aqui estamos tratando da fase mais teórica da comunicação. Conforme
Andrade (1978:19) a comunicação interna é definida como “o intercâmbio de
informação dentro de uma empresa ou repartição, tendo em vista sua eficácia”.
Entende-se aí o porquê de tratarmos a comunicação interna como
administrativa, afinal se trata de algo estritamente político da organização.
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A comunicação administrativa é o que rege a prática das outras, de forma
que é com ela que se estabelece que tipo de comunicação à organização irá adotar.
De acordo com Thayer (1976:121) a comunicação administrativa é “o
sistema de comunicação que serve (ou poderia servir) àqueles que preenchem as
funções administrativas da organização”.
Analisando o descrito acima, fica evidente que, quando falamos de
comunicação administrativa estamos tratando de fluxos, redes e veículos de
comunicação escolhidos pela cúpula para serem utilizados pela organização.
O fluxo é a maneira como os mecanismos de comunicação se movimentam
dentro da organização, e esta pode ser de forma descendente, ascendente e lateral
com direção vertical e horizontal. É no ajustamento desses fluxos que se tem o
equilíbrio da comunicação.
Existem também duas redes que permeiam a comunicação de uma
organização, sendo elas: formal e informal. A primeira ocupa-se das manifestações
oficiais e legitimadas pelo poder burocrático e a segunda das manifestações
espontâneas da coletividade.
Além disso, temos os veículos que são instrumentos pelos o quais a
comunicação é expressa, sendo eles: visuais, auditivos e visuais/auditivos. São os
veículos que levam a informação do emissor para o receptor e vice-versa,
caracterizando-se assim, a comunicação propriamente dita.
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Assim, Kunsch (1997:118) destaca que “relações públicas é o caminho
formal pelo qual as organizações se comunicam com seus públicos de forma
planejada – ou administrativa”.
De acordo com isso percebemos que os profissionais de relações públicas
planejam e executam a comunicação como um todo, administrando o movimento de
mensagens para dentro e para fora da organização, com criatividade e clareza,
cuidando sempre para que as outras áreas da comunicação não percam a sincronia
do trabalho proposto.
Nesse direcionamento, o relações públicas é o profissional de maior
importância nesta etapa, tendo em vista que este possui uma função política dentro
da organização, porém não se pode deixar de enfatizar a importância das outras
áreas na decisão, de qual será o melhor caminho em termos de comunicação a ser
seguido pela empresa, afinal, estamos falando de um trabalho integrado.
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CAPÍTULO II
EVENTO
Este capítulo trata do evento, bem como suas definições e sua
organização, passando pelas fases de planejamento, divulgação e realização, indo
até as atividades finais e avaliação dos resultados. Ainda aqui, envolve conceitos de
cerimonial, protocolo e etiqueta, como fatores importantes de um evento.
Numa sociedade, os homens sempre tiveram a necessidade de se
comunicar e assim, segundo Dias (1996), o evento origina-se de rituais como o
casamento, o enterro, as eleições de líderes, etc., sendo essas, comemorações civis
e religiosas.
Esses eventos eram feitos por instinto, de maneira precária, mas de
qualquer forma, já precisavam de uma certa ordem e normas para que sua
realização fosse possível.
31
Assim, o evento, como toda a forma de comunicação, foi se modernizando
e é hoje, “considerado a grande estratégia da persuasão na concorrência de
mercado, produto, demanda e procura” (DIAS, 1996:16).
Hoje existem diversas definições para evento, onde Dias (1996:15) define
o mesmo como uma “estratégia gerencial da modernidade que tem o objetivo de
conquistar os públicos de interesse de uma organização persuadindo-os e atraindoos através do exercício do poder que a legitima”.
Já Simões (1995:170) afirma que o evento é um instrumento misto de
relações públicas, sendo “um acontecimento criado com a finalidade específica de
alterar a história da relação organização-público, em face das necessidades
observadas”.
Neste contexto, Giácomo (1997:54) analisa o evento como componente
do mix da comunicação e define-o como um “acontecimento previamente planejado,
a ocorrer num mesmo tempo e lugar, como forma de minimizar esforços de
comunicação, objetivando o engajamento de pessoas a uma idéia ou ação”.
As definições de evento são muitas, porém, analisando as três citadas
acima, nota-se que, embora distintas, elas possuem pontos em comum. Qualquer
uma das definições aborda o evento pelo ponto de vista da comunicação e
estabelecem com ele uma relação entre a organização, sua imagem e interesses, e
o seu público.
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Além disso, Cesca (1997:163) diz que “os eventos são, também, uma
atividade que contribui para manter a opinião pública favorável, objetivo de toda
organização que deseja se manter na ativa”.
Nesse direcionamento, a autora fala de opinião pública, ou seja, atingir o
público de interesse de forma positiva, que é o principal objetivo de uma organização
com a realização de um evento.
Ao tratarmos do evento como propulsor da relação entre organizaçãoimagem-público de forma planejada, falamos do trabalho do relações públicas como
coordenador de um evento.
Assim sendo, Giácomo (1997:47) afirma que “o evento é um instrumento
de comunicação e um dos elementos mais poderosos na estratégia comunicacional”.
De acordo com isso, podemos dizer que o evento deseja comunicar e
informar, transformando-se assim num acontecimento especial que pretende de
certa forma modificar comportamentos ou decorrer idéias.
Mais uma vez estamos tratando do trabalho de relações públicas que, por
sua formação é o profissional qualificado e adequado para coordenar um evento.
Este, conta também com a operacionalidade dos outros profissionais da
comunicação para alcançar o retorno esperado.
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Como um instrumento de comunicação, o evento tem seus próprios
objetivos que, conforme Dias (1996), são: promover um acontecimento favorável à
imagem de uma empresa e seu produto perante os públicos de seu interesse; atingir
determinados públicos com a finalidade ostensiva de vender uma boa imagem;
integrar de forma a sintonizar os interesses dos diferentes públicos de uma
comunidade, organização ou grupo de pessoas; informar às pessoas o sentido
promocional do acontecimento, despertando nelas o interesse pelo produto, a
preferência pela marca e a participação da organização na vida da comunidade;
instituir um canal de comunicação direta e permanente, que indique ao seu dirigente
o que dele espera o corpo funcional de seu interesse; relacionar a potencialidade do
ser humano com sua capacidade de realização e por último, criar o fato à
inteligência e o exercício do poder são parte da estratégia do evento, pois através
deles é criado o fato em benefício de uma organização ou uma pessoa.
Assim Kunsch (1986:102) atesta que “a importância da realização de um
evento está, sobretudo, no aproveitamento do instante, do ambiente ou da presença
de pessoas, pois dessa atitude resulta a impressão final”.
Com esses objetivos e importância, sendo, principalmente, um instrumento
de comunicação que deseja atingir de forma eficaz um determinado público, o
evento não é mais feito de forma instintiva como antigamente, hoje, precisando de
uma organização prévia para sua realização.
34
2.1 Organização do Evento
Para que o evento alcance seu objetivo é preciso uma organização
detalhada e planejada antecipadamente, que passa por diversas etapas.
Assim como o conceito de evento, as etapas de sua organização recebem
distintas nomenclaturas pelos autores. Desta maneira, para Dias (1996) as fases
são: preparação, instalação, realização e atividades finais. Já Giácomo (1997) define
essas fases como: pré-evento e pós-evento.
Analisando esses dois autores acima citados e direcionando de acordo
com o objetivo desse trabalho, iremos definir essas etapas como: planejamento,
divulgação, realização e atividades finais e avaliação dos resultados.
2.1.1 Planejamento
Como vimos anteriormente, o evento é direcionado a um público e deve
ser planejado para que seus resultados sejam positivos, pois este “acontece ao vivo,
e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é
realizado” (CESCA, 1997:41).
Uma das principais etapas da organização de um evento é o
planejamento, pois este irá guiar os procedimentos da realização do mesmo, sendo,
um planejamento, a forma teórica do evento antes de sua prática.
35
Assim, segundo Dias (1996:57), “planejar significa projetar”, ou seja,
desenvolver um guia prático para dirigir os passos de um trabalho, que, quando
criterioso e detalhado pode garantir o sucesso de um evento.
Conforme os autores acima mencionados, notamos que um bom
planejamento deve conter, além de todos os passos que ocorrerão no evento, os
mínimos detalhes que possam, no decorrer o processo, evitar as surpresas e
imprevistos que em muitos casos, geram uma crise.
Para isso, existem alguns passos a seguir no desenvolver de um
planejamento, que são denominados de forma distinta por cada autor. Segundo Dias
(1996) esses passos são: estabelecimento dos objetivos, elaboração do projeto,
verificação das providências a serem tomadas, planejamento do desenvolvimento do
evento e aprovação do projeto.
Conforme Cesca (1997) essas etapas são: objetivos, públicos, estratégias,
recursos, implementação, fatores condicionantes, acompanhamento e controle,
avaliação e orçamento.
De acordo com Giácomo (1997) é no planejamento que se define o que
ela denomina de fatores estruturais, comuns e específicos sendo: local, data, tema,
clima, identificação e análise dos participantes, estratégias de comunicação,
planejamento de recursos materiais e financeiros, serviços e equipamentos, esforços
de vendas, transporte, recepção, hospedagem, etc.
36
Apesar das distintas etapas apresentadas pelos autores, o planejamento
deve conter tudo que seja relevante para quem o produz e quem irá executá-lo,
porque o evento quando bem planejado e executado, criará fatalmente, um conceito
positivo para organização que o promove.
Mais uma vez, nota-se que o importante não está na nomenclatura das
etapas do planejamento e sim, na sua competência, porque este não deve pecar
pela falta de informação. O que é inútil na teoria, poderá ser útil na prática e garantir
o sucesso.
Ressaltamos aqui a importância do bom planejamento porque o evento é
uma atividade dinâmica, onde cada caso sempre revela alguma coisa nova, que até
então ninguém havia feito, seja num pequeno detalhe ou algo que previna um futuro
desastre.
Sendo assim, o planejamento nada mais é que um “documento que
receberá a aprovação da diretoria onde se atua ou do cliente para o qual se presta
os serviços” (CESCA 1997:46) que contém o esboço da realização do evento.
Após o planejamento e já definidos todos os itens que o compõe, passa-se
a colocá-lo em prática, iniciando uma das fases mais importante desse trabalho, a
divulgação.
37
2.1.2 Divulgação
Consideramos esta uma das fases mais importante para esse trabalho,
porque é nesta etapa que se tem o trabalho prático dos profissionais envolvidos e
assim, onde a comunicação integrada se torna pública.
O trabalho de comunicação se dá a partir do momento em que se decide
utilizar o evento como instrumento, porém, as etapas descritas até aqui, são de
responsabilidade de um profissional de relações públicas e é na divulgação que o
composto da comunicação se faz importante para o sucesso.
É nesta etapa que se coloca em prática a estratégia de comunicação
antes planejada, assim como a veiculação das mensagens, a relação com a
imprensa e a distribuição do material informativo e promocional.
Neste sentido, a divulgação de um evento, nada mais é do que informar ao
público de interesse que este irá realizar-se, bem como de que forma, onde e
quando irá acorrer. Para tanto, a comunicação deve ser clara e persuasiva de modo
que sua eficácia garanta bons resultados para o acontecimento.
De acordo com isso, Dias (1996) destaca que o sucesso do evento está
diretamente ligado à sua divulgação, que, como tudo o que se segue, deve estar
previamente definido no planejamento.
38
Na divulgação, estão contidos todos os materiais visuais, impressos,
audiovisuais do evento, definindo assim a “cara” do mesmo (DIAS, 1996:76), ou
seja, se colocam em prática as estratégias de comunicação definidas anteriormente
para a promoção do evento.
Assim, é nesta etapa onde ocorre a união dos profissionais da área de
comunicação para um trabalho integrado, caracterizando a comunicação integrada
na promoção de eventos, assunto que iremos trabalhar melhor no terceiro capítulo.
2.1.3 Realização
A realização de um evento é o desenvolvimento do mesmo, na prática
conforme seu planejamento, ou seja, isso é a ação propriamente dita.
Durante a realização do evento, o organizador deve prestar atenção em
alguns detalhes que, segundo Dias (1996), são: zelar pela manutenção dos horários
estabelecidos na programação; cuidar para a manutenção de um bom clima; dar às
autoridades o tratamento de protocolo; cuidar das autoridades convidadas;
acompanhar as atividades operacionais; sinalizar o local; cuidar do cerimonial na
troca de mesas e dos participantes de cada uma; cuidar das alterações de viagem;
providenciar material a ser utilizado pelo palestrante; entregar os recibos, pastas e
crachás aos participantes; distribuir folhas de perguntas; reproduzir e distribuir o
programa e cuidar do bom funcionamento dos equipamentos utilizados no evento.
39
Nesta fase, o evento está acontecendo e o que resta a fazer é zelar para o
que tudo aconteça conforme o planejado.
Após o término da ação, inicia-se a última fase do evento, sendo, as
atividades finais e avaliação dos resultados.
2.1.4 Atividades Finais e Avaliação dos Resultados
Após o término do evento propriamente dito, é preciso ocorrer o último
contato com o público participante do evento, de forma a finalizar as atividades
comunicacionais do mesmo.
Assim os profissionais de comunicação, após o evento, realizarão as
últimas atividades como: relatórios, clipagem, certificados e cartas de agradecimento
(GIÁCOMO, 1997).
Além disso, deve-se verificar se o objetivo proposto foi alcançado, o que
sucedeu fora dos planos, o que é preciso melhorar para o próximo, o que teve êxito,
em fim, se a ação teve sucesso significativo.
Neste enfoque, Giácomo (1997) destaca que esta é a etapa onde
acontecem todas as atividades de avaliação e comunicações finais. Estas atividades
acontecem simultaneamente, ou seja, ao mesmo tempo em que estão sendo feitos
os últimos contatos com o público, a avaliação ocorrendo.
40
Assim, “a determinação do sucesso ou fracasso de um evento está na
relação estreita e direta com a precisão com que seus objetivos foram alcançados”
(DIAS 1996:116) e será verificado através dos critérios para avaliação estabelecidos
anteriormente no planejamento.
A avaliação é feita após o término do evento e em forma de relatório que
será entregue à diretoria da organização e, somente após os resultados dessa
avaliação, pode-se considerar o evento como finalizado.
Partimos agora para a definição de algo que é de extrema importância no
decorrer de um evento, ou seja, o cerimonial, protocolo e etiqueta.
2.1 Cerimonial, Protocolo e Etiqueta
Em todo e qualquer evento, formal ou informal, existem regras e normas a
serem cumpridas para que este ocorra de forma organizada. Estas normas e regras
são em forma de cerimônia, leis e até comportamento.
Assim segundo Dias (1996:106) “em todas as solenidades deve existir um
cerimonial que tenha a finalidade de dar ritmo a um evento, organizar sua
programação e com isto evitar situações inesperadas”.
Germani (GERMANI apud DIAS 1996:122) define cerimonial da seguinte
forma: “é a rigorosa observância de certas formalidades em eventos oficiais
(públicos) e particulares (privados), entre autoridades nacionais ou estrangeiras”.
41
Pierry (PIERRY apud DIAS 1996:122) afirma que protocolo é “a ordem
hierárquica que determina as regras de conduta aos governos e seus representantes
em ocasiões oficiais ou dos participantes particulares de um evento”.
Nesse direcionamento, Dias define cerimonial e protocolo como sendo
“aspectos de ordem e de hierarquia que devem ser absolutamente obedecidos em
solenidades e que representam o ponto nevrálgico das relações humanas de um
evento” (1996:123).
As definições são muitas, porém, cerimonial e protocolo estão diretamente
ligados; sendo o cerimonial o conjunto de formalidades que se devem seguir num
ato solene ou festa pública e o protocolo a legislação que coordena o cerimonial.
Segundo Nunes, (1999:17) “ao lado do cerimonial e do protocolo, a etiqueta
se ampara nos costumes da época e nos hábitos de cada região do mundo, o que
significa que é transitória, variável, e, muitas vezes, cíclica”.
Junto ao cerimonial e protocolo que regem o evento, temos a etiqueta que é
o fenômeno da cultura popular com características de cordialidade e hospitalidade
ligadas às normas de comportamento pessoal requintado, ou seja, regem o
comportamento das pessoas que participam do evento.
Assim, se caracteriza um evento, e sendo ele qual for, ocorre de forma
ordenada de acordo com o tipo, lugar e público onde está sendo realizado.
42
CAPÍTULO III
RELAÇÕES PÚBLICAS: ADMINISTRANDO A COMUNICAÇÃO INTEGRADA NA
PROMOÇÃO DE EVENTOS
O trabalho de comunicação se dá desde o início, quando o relações
públicas junto com os outros profissionais, decidem utilizar o evento como
instrumento de comunicação.
Conforme vimos no primeiro capítulo, a comunicação integrada é a união
de todos os profissionais da comunicação social para um trabalho único e
sincronizado em prol de um mesmo objetivo.
Conforme Hunt e Grunig (1997:7) “comunicação e gerenciamento” são
dois elementos comuns em todas as definições de relações públicas. Neste
sentido, estes autores vêem as relações públicas como uma profissão apta a
gerenciar o seu foco de trabalho, a comunicação total.
Além disso, Kunsch (1986:115) afirma:
43
“Uma das características das relações públicas
é que elas envolvem uma forma administrativa
de agir, levando a acionar as forças e
coordenar adequadamente os trabalhos em
torno
dos
necessidades
objetivos
propostos
organizacionais,
e
das
atentando-se
sempre para as reações dos públicos e da
opinião pública mediante um planejamento
adequado das ações”.
Desta forma, a comunicação institucional, principal responsabilidade do
relações públicas, deve estar conectada com a comunicação mercadológica e com a
comunicação interna, com uma boa administração para que se alcance a excelência
comunicacional como resultado principal.
Como vimos no segundo capítulo, o evento é um instrumento de
comunicação de caráter aproximativo, que deve ser previamente planejado
para que a comunicação integrada não se desvie com objetivos distintos entre
as áreas.
Segundo Dias (1996:34) o evento serve como:
“Elemento de divulgação, como canal de
comunicação
empresa/comunidade,
como
informação de um produto e de sua qualidade e
utilidade,
como
estratégia
gerencial
para
44
solução de problemas de imagem, como
embalagem de uma filosofia de trabalho, como
um golpe de mestre para mostrar poder e
prestígio junto a seus concorrentes e demais
integrantes da comunidade”.
Na afirmação acima citada sobre o papel do evento, percebe-se que nele,
utiliza-se a comunicação integrada, tendo em vista que o evento atinge diversos
públicos, credibiliza a organização e sua imagem, vende produtos e serviços, é
notícia e eleva a organização frente a seus concorrentes de mercado.
Além disso, utilizando o evento como instrumento de comunicação, a
organização busca a ampliação de produção, uma boa imagem e ainda, um
prestígio institucional, além de atrair a atenção do público e da imprensa para si.
Assim, Giácomo (1997:12) afirma que “o evento é mais uma das muitas
linguagens que a função de relações públicas utiliza – e divide com as atividades
irmãs”.
Nesse sentido, cada profissional da comunicação tem seu papel
específico no desenrolar de um evento, objetivando motivar, envolver e conquistar
as pessoas a ponto de levá-las a agir no sentido que é desejado, para que sejam
persuadidas pelo encontro, ou seja, a participarem do evento.
45
Porém, até então, o trabalho integrado se deu somente na decisão de
utilizar o evento como estratégia de comunicação, pois é o relações públicas, como
planejador do mesmo que executa o restante do trabalho.
Após o planejamento, passamos à execução, e assim, o trabalho
integrado se caracteriza na prática, com a divulgação.
Para a divulgação de um evento, é necessário um trabalho de imprensa
com releases, programas, entrevistas, informações, mídia e publicações; de
publicidade com promoção visual, sinalização, lançamento e manutenção na mídia;
de
relações
públicas
com
a
organização,
coordenação,
execução
e
acompanhamento, além do cerimonial e protocolo que envolvem convites, brindes,
decoração, atendimento a autoridades, solenidades e discursos; por último o
marketing trabalha com estudos de mercado e sua abrangência estratégica nos
meios de comunicação.
Assim, segundo Dias (1996), nesta etapa cabem as seguintes atribuições
a cada profissional de comunicação:
Relações Públicas: além de coordenador geral e organizador, com
tarefas de planejamento, acompanhamento, implantação, execução e avaliação de
um evento, na etapa da divulgação, cabe ao profissional: dar andamento às etapas
programadas pelos outros segmentos, cuidando para que sejam executadas; manter
a sala de imprensa; distribuir crachás aos jornalistas credenciados; cuidar das
alimentações e hospedagem; distribuir o material da programação visual; convites;
46
cartazes; folders, inscrição, sinalização, faixas, banners, brindes e para o cerimonial,
os hinos, bandeiras e decorações. Além disso, cuidar do bem-estar das autoridades
especiais e convidados palestrantes.
Publicidade: tem a tarefa de dar cara ao evento, sua embalagem e
promover a identificação do mesmo, vendendo-o. Isso inclui a realização de um
briefing das quais surgirão propostas de ação para a programação visual. Após, fica
a cargo do publicitário: a aparência visual e programação do aspecto visual como
função de qualificação; despertar o desejo de envolvimento do usuário nos fatos
ocorridos e propostas no evento como função de persuasão; servir de instrumento
mercadológico com intenções comunicativas; agregar credibilidade e possibilidades;
criar uma marca ou logotipia que caracterize ou identifique um evento; proporcionar
estímulos que desencadeiem ações de adesão; lançar o evento; manter o evento na
mídia; proporcionar o reconhecimento a cada edição; elaborar, desenhar e lançar as
peças publicitárias do evento; identificar o evento; elaborar, desenvolver e implantar
as peças de divulgação como: convites, folhetos, cartazes, banners, galhardes,
faixas, bandeiras, troféus, placas e brindes personalizados e estande em feiras, além
de manter o canal com o patrocinador que, com o promotor, aprovará as peças de
divulgação.
Jornalistas: o trabalho de imprensa, fazendo do evento uma notícia. Isso
inclui: manter atualizada a resenha ou taxação das notícias do evento; manter
articulações junto à Secretaria Geral e Coordenação Geral para permanecer
informado; organizar, redigir notícias, textos, releases e encaminhá-los aos órgãos
de imprensa; redigir informações aos participantes; redigir os textos dos forlders e
47
programas; providenciar equipamentos audiovisuais para as sessões, bem como a
gravação das palestras e comunicações; recepcionar e acompanhar os jornalistas
que vierem fazer a cobertura do evento; reservar local especial para os elementos
da imprensa no evento; manter um canal permanente de comunicação da direção do
evento com os meios de comunicação; montar a sala de imprensa e coordenar seu
funcionamento durante o mesmo; manter na mídia as personalidades que darão
nome e força a ele; criar ganchos de reportagem em cima dos conteúdos das
palestras; despertar, através de releases, o interesse do público de interesse;
publicar anúncios elaborados pela programação visual; avaliar pelo espaço que
ocupou na mídia a dimensão do evento e preparar os anais.
Marketing: neste caso é uma modalidade de marketing promocional que
objetiva criar ambientes interativos onde o negócio do patrocinador se junta a
consumidores potenciais, promove a marca e aumenta as vendas. Assim o
marketing na divulgação do evento deseja: valorizar a marca do patrocinador,
maximizar a sua divulgação, reforçar a sua imagem e tornar a marca mais
conhecida.
Conforme Dias (1996: 108) “com todos esses profissionais em ação, ao
mesmo tempo e em torno de um único objetivo, impossível um evento não ser
exitoso”.
Além disso, o trabalho de relações públicas não se limita ao que lhe cabe
como parte integrante do composto da comunicação; as atribuições do profissional
48
como organizador são bem mais amplas com uma visão administrativa como
coordenador do processo.
Assim, a comunicação integrada que canaliza a sinergia nessa área só
será possível se baseada num bom planejamento estratégico, que caberá ao
relações públicas exercê-lo, pela natureza de suas atividades e pela própria
formação profissional.
Para tanto o trabalho do relações públicas é um dos mais importantes,
pois é ele quem executa o planejamento no seu todo, operacionalizando as etapas
programadas por cada elemento do sistema de divulgação, sendo assim, o elo de
ligação entre os integrantes do sistema e o seu canal de comunicação com os
demais participantes.
Neste sentido, tem-se cada profissional no seu posto, conhecendo sua
área de atuação, cumprindo sua programação, porém num trabalho conjunto
coordenado pelo relações públicas para que a comunicação seja completa,
sincrônica, clara, eficaz e atinja o público positivamente, aproximando-o da
organização, criando conceitos, fortalecendo a marca, vendendo seus produtos e
serviços e principalmente, com a opinião pública favorável.
Alcançando estes objetivos, e atingindo as metas propostas pela
comunicação com a realização do evento, tem-se o sucesso do trabalho integrado
que valeu-se das habilidades de cada profissional para promover um evento
49
significativo que, a curto e longo prazo trará retorno para a organização, em todos os
sentidos, tanto público como lucrativo.
50
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Cada vez mais se evidencia o fato de que a comunicação integrada como
um todo, incluindo a institucional, a mercadológica e a interna, é o melhor caminho
para formar e consolidar um conceito empresarial.
A comunicação integrada passa a ser uma arma estratégica para a
sobrevivência e o desempenho de uma organização numa realidade complexa e que
se altera de forma muito rápida.
Hoje em dia, não é possível mais pensar em trabalhos de imprensa, em
peças publicitárias, em estudos de mercado e principalmente, em realizações de
eventos bem sucedidos, sem o envolvimento de todas as subáreas da comunicação
social.
Com a integralidade das áreas, os resultados são mais abrangentes, pois
atingem o público de forma mais eficaz, com mensagens claras, coesas e criativas,
com muito mais competência e qualidade no trabalho.
51
Além disso, fica claro que a natureza de um evento é bastante complexa,
tendo em vista que os objetivos que lhe dão origem são múltiplos e atendem à busca
de minimização de esforços de comunicação, abandonando seu traço amador e
assim tornando-se um trabalho profissional que deve ser cuidadosamente planejado,
se desejar atingir o sucesso.
Nesse sentido, verificamos que existe uma relação entre os profissionais de
relações públicas e a organização de eventos, pois esta pode representar uma
negociação, solução de problemas e conflitos, projeção de imagem favorável junto à
opinião pública, conquistando assim, os públicos de interesse da organização.
Desta forma, constatamos que organização de um evento é um dos
instrumentos de relações públicas. Isso se dá, porque esta é a profissão que tem
como fundamento a conquista da imagem favorável junto a um público, em benefício
de um produto, de uma organização ou de uma pessoa ou grupo de pessoas e essa
imagem pode ser trabalhada através da realização de um evento.
Assim, podemos afirmar que o relações públicas é o profissional que tem
como responsabilidade técnica a realização de um evento , adquirindo assim, a
função de um agente social de dimensões políticas novas, na medida em que sua
tarefa de organizar pessoas em torno de um objetivo comum pode se concretizar
efetivamente.
Além de organizador de eventos, o relações públicas tem sob sua
responsabilidade a administração da comunicação como um todo, tendo em vista
52
que seu planejamento propicia abordar a organização e seu universo de públicos de
forma sistematizada e abrangente, contribuindo significativamente para a eficácia da
comunicação integrada.
A organização deve identificar-se perante a opinião pública, cabendo ao
relações públicas, definir os melhores caminhos para que ela atinja mais
eficazmente os diversos públicos, graças a ações perfeitamente integradas do
composto da comunicação.
Na promoção de eventos, fica evidente que a comunicação integrada se dá
no momento da decisão de utilizar o evento como instrumento para atingir um
número significativo de público da organização, porém, é na divulgação que essa se
caracteriza na prática, tendo em vista que é de um bom trabalho integrado e da boa
divulgação que depende o sucesso e o comprimento dos objetivos de um evento.
Assim, verificamos que a ação conjugada das diversas áreas da
comunicação permitirá que as organizações ao utilizem o evento como instrumento
de comunicação não só racionalizem suas atividades nesse campo, como também
por meio de uma linguagem comum, se relacionem melhor com seus diferentes
públicos, mediante uma política de comunicação integrada.
Através da análise realizada no desenvolvimento desse trabalho,
concluímos que o relações públicas é um profissional que deve ser criativo,
planejador, com ampla visão do processo comunicacional, e com capacidade
53
administrativa que possibilita a harmonia e sincronia de toda a equipe de
profissionais envolvidos no processo.
Assim sendo, as relações públicas, pelo processo histórico de sua
formação, tem por obrigação estar mais apta para administrar a comunicação
integrada, sendo essa, uma tendência do mercado atual.
Desta forma, verificamos que hoje o profissional de relações públicas deve
ampliar seus horizontes profissionais e adequar-se ao sistema globalizado,
trabalhando com a comunicação integrada para atender todas as necessidades das
organizações, que por sua vez, também devem sair da fragmentação para a
globalização da comunicação.
54
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