C3 – Planeamento de Recursos para Projectos de Organização de Eventos
Anexo ‘C’ ao
Módulo C3
MANUAL DO FORMANDO
European Events Industry
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PLANEAMENTO DE RECURSOS PARA A ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
DESCRIÇÃO GERAL DO MÓDULO
Para produzir um evento, os organizadores contam com a utilização de um conjunto alargado de
recursos. Estes vão desde os recursos humanos, as suas capacidades e conhecimentos, até ao
fornecimento de bens e serviços, passando igualmente pela obtenção das respectivas licenças e
autorizações. Para o ajudar a tirar o maior proveito dos recursos necessários, é essencial que eles
sejam planeados de forma eficaz. Significa isto que em primeiro lugar terá que identificar os
recursos necessários e depois definir a forma de os obter.
Recomenda-se que este módulo seja estudado em conjunto com a sessão de formação através da
Internet intitulada «A gestão de projectos em reuniões e congressos – a preparação de eventos», a
qual proporciona uma aprendizagem interactiva e «orientada para a acção» para aprofundar a
compreensão deste módulo.
OBJECTIVOS DE APRENDIZAGEM DO MÓDULO
Este módulo irá permitir:
•
Compreender o objectivo e a forma de utilização do conjunto de recursos técnicos e outros
geralmente usados na organização de eventos.
•
Analisar e identificar os recursos humanos necessários para a organização de eventos
•
Analisar e identificar os recursos técnicos necessários para a organização de eventos
•
Analisar e identificar outros recursos necessários para a organização de eventos
•
Produzir especificações detalhadas para os recursos necessários.
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CONTEÚDO DO MANUAL
Este manual está divido nas seguintes secções e subsecções:
Página
1
2
3
4
Enquadramento do planeamento de recursos
1.1 Conteúdo desta secção
1.2 Local onde é realizado o evento e alojamento
1.3 Materiais
1.4 Equipamento
1.5 Recursos humanos
4
4
4
5
5
Recursos técnicos e não técnicos
2.1 Conteúdo desta secção
2.2 Técnico
2.3 Não técnico
6
6
7
Especificação dos requisitos
3.1 Conteúdo desta secção
3.2 O objectivo de especificar os requisitos
3.3 A identificação dos recursos
3.4 Como especificar os requisitos
9
9
11
12
Bibliografia / estudo adicional
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1.
ENQUADRAMENTO DO PLANEAMENTO DE RECURSOS
1.1
CONTEÚDO DESTA SECÇÃO
1.2
1.2
Local onde se realiza o evento e alojamento
1.3
Materiais
1.4
Equipamento
1.5
Recursos humanos
LOCAL ONDE SE REALIZA O EVENTO E ALOJAMENTO
Independentemente do evento se realizar no interior ou no exterior, será necessário definir o
local mais apropriado para o realizar. Se o evento for «residencial», terá também de
providenciar alojamento para os participantes. A localização do lugar onde o evento se irá
realizar, isto é a sua acessibilidade e adequação para o tipo de evento que está a planear, é de
importância crucial. Poderá acontecer que o perfil dos participantes obrigem a um
determinado nível de qualidade ou nível de preços. Por exemplo, os participantes com
orçamentos reduzidos poderão não ter meios para pagar os serviços oferecidos por
infraestruturas de luxo. A escolha acertada para o local de realização do evento e para o
alojamento dos participantes poderá fazer a diferença entre clientes satisfeitos e um evento
bem sucedido ou clientes descontentes que não voltarão a repetir a experiência.
A sessão de formação através da Internet proporciona um estudo suplementar sobre o
planeamento e procura do local para o seu evento e do alojamento para os participantes.
1.3
MATERIAIS
Todos os eventos necessitam de diversos materiais. Estes poderão incluir materiais
impressos, tais como programas de conferências e de exposições, bilhetes, manuais de
formação a serem distribuídos aos formandos e artigos promocionais, tais como canetas,
camisolas, chaveiros, etc. para promover a sua organização. Todos os materiais que sejam
necessários devem ser tomados em consideração antecipadamente e planeados por forma a
estarem disponíveis no momento certo.
A sessão de formação através da Internet proporciona um estudo suplementar sobre o
planeamento e procura do local para o seu evento e de alojamento para os participantes.
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1.4
EQUIPAMENTO
O tipo de equipamento de que irá necessitar vai depender do tipo de evento que esteja a
organizar. Para uma conferência, o equipamento necessário poderá incluir um computador,
uma impressora, uma fotocopiadora, uma rede telefónica e um fax de modo a permitir o
funcionamento eficaz de um gabinete de eventos, enquanto que para uma exposição serão
necessários espaços arquitectonicamente preparados, bem como o fornecimento de energia e
iluminação para satisfazer as necessidades dos expositores. Deve certificar-se de que o
equipamento que precisa é de confiança e seguro e adequado para a utilização que lhe vai
dar.
A sessão de formação através da Internet proporciona um estudo suplementar sobre o
planeamento e procura do local para o seu evento e de alojamento para os participantes.
1.5
RECURSOS HUMANOS
Independentemente da maior ou menor dimensão do seu evento, irá com certeza necessitar
de recursos humanos. Será necessário, por exemplo, pessoal para servir café, chá e almoços
aos participantes nas conferências, e serão necessários membros da equipa do evento para
assegurar a inscrição dos participantes, para dar assistência aos conferencistas e dar apoio no
decorrer do evento. É provável que recorra também a serviços externos, nomeadamente
assessoria e serviços especializados, e ao fornecimento de hospedeiras, no caso de eventos
de maior dimensão. A quantidade de pessoal envolvido no evento irá depender naturalmente
da natureza e da dimensão do evento que está a organizar, mas para garantir que tem os
recursos humanos de que necessita, terá de planear a forma como tenciona obtê-los.
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2.
RECURSOS TÉCNICOS E NÃO TÉCNICOS
2.1
CONTEÚDO DESTA SECÇÃO
2.2
Recursos técnicos
2.3
Recursos não técnicos
2.2
RECURSOS TÉCNICOS
2.2.1
Equipamento
O equipamento técnico requer competências e conhecimentos específicos para a sua
instalação e operação. O equipamento técnico pode ser simples ou complexo. Por exemplo,
um retroprojector é fácil de operar, mas um projector de dados requer conhecimentos sobre a
forma como o instalar, sobre qual o software de que necessita para funcionar e como utilizar
o software de modo a fazer apresentações eficazes. Outros exemplos de equipamento técnico
são:
2.2.2
•
Computadores
•
Projectores de diapositivos
•
Ecrãs de plasma planos
•
Equipamento de ampliação de som
•
Microfones
•
Sistemas sonoros
•
Projector de vídeo / câmara de vídeo
•
Equipamento para vídeoconferência
•
Equipamento para tradução simultânea.
Conhecimentos específicos
Se decidir utilizar equipamento técnico complexo durante o evento, terá de garantir que as
pessoas que o irão utilizar têm as competências e conhecimentos necessários para o fazer, de
modo a assegurar não só que o equipamento é utilizado correctamente, mas também a
segurança do utilizador. Caso não disponha desses conhecimentos, poderá obtê-los através
de outras fontes. Quando se aluga equipamento complexo para um evento, muitas vezes o
próprio fornecedor também pode fornecer um operador para assegurar que tudo corra bem.
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Em caso algum deverá um equipamento complexo ser utilizado por pessoas não habilitadas
para o fazer, visto que isto poderá danificar o equipamento ou, em última análise, provocar
acidentes.
2.2.3
Vídeoconferência
A videoconferência é um meio cada vez mais utilizado. Para além de permitir discussões
frente a frente entre indivíduos em diferentes partes do mundo, permite igualmente que os
oradores principais participem numa conferência sem estarem fisicamente presentes. Por
exemplo, a abertura ou fecho de uma conferência pode ser realizada por um orador famoso
utilizando um sistema de vídeoconferência.
2.3
RECURSOS NÃO TÉCNICOS
2.3.1
Materiais
Exemplos de materiais não técnicos:
•
Materiais impressos
•
Artigos promocionais
•
Sinalética
•
Pastas para guardar documentos da conferência
•
Papel e canetas
•
Imagens gráficas.
•
Pavilhões (bandeiras) e faxias publicitárias.
Uma vez que estes recursos não necessitam de conhecimentos específicos para a sua
utilização, eles podem ser adquiridos e utilizados à medida que vão sendo necessários.
2.3.2
Equipment
Exemplos de equipamento não técnicos:
•
Mesas
•
Cadeiras
•
Estrados
•
Púlpitos
•
Cordão de isolamento e barreiras
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•
Placas de visualização
•
Cassetes áudio e de vídeo
•
Flipcharts
•
Monitores.
Mais uma vez, como estes artigos não necessitam de conhecimentos específicos, podem ser
adquiridos à medida que sejam necessários.
2.3.3
Serviços auxiliares
É provável que sejam necessários serviços auxiliares, tais como:
2.3.4
•
Catering
•
Vestiários.
•
Hospedagem
•
Serviços de desenho gráfico e de impressão
•
Equipamento audiovisual
•
Aluguer de tendas de grandes dimensões
•
Casas de banho públicas.
Recursos humanos
Nenhum evento poderá ser bem sucedido sem o apoio das pessoas que desempenham as
tarefas e acções necessárias para a sua realização. Exemplos das pessoas que estarão
envolvidas no seu evento são:
•
A equipa do evento
•
Hospedeiras
•
Pessoal de catering
•
Voluntários
•
Patrocinadores
•
Pessoal do local onde se realiza o evento
•
Pessoal da segurança
•
Consultores especializados
•
Fornecedores
•
Empreiteiros.
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3.
A ESPECIFICAÇÃO DE REQUISITOS
3.1
CONTEÚDO DESTA SECÇÃO
3.2
O objectivo de especificar os requisitos
3.3
A identificação dos recursos
3.4
Como especificar requisitos
3.2
O OBJECTIVO DE ESPECIFICAR OS REQUISITOS
3.2.1
Satisfazer as necessidades do evento
A identificação dos recursos de que irá necessitar para a realização do seu evento é um passo
muito importante. Deverá que tomar em consideração o tipo e a natureza do evento, as
actividades que o mesmo irá integrar e os resultados pretendidos, antes de poder identificar
de forma clara os recursos de que irá necessitar para o auxiliar, quer no planeamento quer na
implementação do evento. Por exemplo, se realizasse uma exposição de dois dias com
equipamento médico de elevado custo, os seus expositores teriam de certificar-se de que era
seguro deixar o equipamento nas instalações do evento durante a noite. Para isso, deverá
recrutar os serviços de segurança especializados para proteger as instalações contra
potenciais roubos.
Todos os recursos devem ser adequados ao tipo de evento e devem ser de confiança e de
utilização segura. Por outro lado, o nível de qualidade do serviço ou dos produtos deve ser
apropriado ao perfil dos participantes do evento. Por exemplo, se estivesse a organizar uma
conferência científica de alto nível, é provável que os apresentadores quisessem utilizar o
mais moderno equipamento de apresentação. Não poderia esperar que um retroprojector e
um flipchart fossem suficientes.
3.2.2
Satisfazer as necessidades organizacionais
A sua organização poderá ter uma imagem de marca ou reputação a defender e quaisquer
recursos adquiridos devem obedecer aos requisitos internos, bem como aos requisitos dos
seus clientes. Além disso, a sua organização poderá ter os seus próprios procedimentos e
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sistemas de procurement que deverão ser respeitados por qualquer fornecedor com quem
trabalhar, bem como por qualquer outro pessoal dentro da organização que adquirir recursos
para o evento em seu nome.
Do ponto de vista do planeamento, é por isso importante que identifique quaisquer
necessidades específicas da sua organização antes de começar a sondar possíveis
fornecedores e empreiteiros. Por exemplo, a sua organização poderá ter uma lista de
fornecedores preferidos que ofereçam descontos pelo facto de ser um cliente regular, ou a
sua organização poderá ter restrições orçamentais que limitem a sua escolha de fornecedor.
Poderá encontrar bibliografia adicional sobre este tópico no módulo D1.
3.2.3
Satisfazer necessidades legais
É importante que tome em consideração os requisitos legais que devem ser cumpridos no
fornecimento dos recursos. As questões da saúde e da segurança não podem ser ignoradas
para evitar que você e os seus funcionários corram riscos excessivos. Por exemplo, não seria
apropriado
planear
o
fornecimento
de
energia
e
iluminação
para
espaços
arquitectonicamente preparados sem prever igualmente a contractação de electricistas para a
sua instalação.
Poderá também ser necessário obter, das autoridades competentes, licenças ou autorizações
para o seu evento antes de este se poder realizar. O seu planeamento terá, por isso, que
tomar em consideração o tempo que isto poderá demorar, bem como identificar onde podem
ser obtidas as referidas licenças ou autorizações e o processo necessário para a sua obtenção.
Poderá encontrar bibliografia adicional sobre este tópico no módulo D1.
3.2.4
Respeitar códigos de conduta industriais estabelecidos
Ao efectuar as suas actividades de planeamento de recursos, é provável que tenha de tomar
em consideração determinados códigos de conduta industriais estabelecidos que poderão
afectar o tipo de recursos que necessita ou os meios para os obter. Por exemplo, assumindo
que pedisse emprestado a outra organização alguns equipamentos para o evento, o código de
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conduta provável seria de garantir que os equipamentos estivessem cobertos por um seguro
para o caso de eles se danificarem. Por outro lado, os fornecedores poderão insistir que seja
feito um seguro para alugarem o equipamento e deverá tomar isto em consideração na
elaboração do seu orçamento de recursos. Da mesma forma, os participantes no seu evento
esperam que o evento seja coberto por um seguro de responsabilidade civil para que, em
caso de acidente ou danos decorrentes do evento, eles recebem uma indemnização, bem
como o reembolso de eventuais despesas médicas.
Se a sua organização for membro de um organismo profissional, é possível que exista um
código de conduta definido por esse organismo para os seus membros associados e que
deverá ser tomado em consideração. Na organização de eventos este tipo de código de
conduta poderá prever o compromisso de fornecer aos seus clientes apenas bens e serviços
da máxima qualidade.
3.3.
A IDENTIFICAÇÃO DOS RECURSOS
3.3.1
Recursos existentes
Antes de verificar quais os recursos que terão de ser adquiridos para o evento, deve primeiro
identificar os que já existem dentro da sua organização. Estes recursos poderão incluir
competências e conhecimentos específicos, o financiamento disponível, equipamento,
materiais e serviços de design e impressão, entre outros. Assumindo que a sua organização
dispõe de pelo menos alguns dos recursos necessários, terá depois de identificar como pode
ter acesso a eles. Por exemplo, existe algum procedimento interno a observar para poder
reservar a utilização de equipamento ou recrutar pessoas para o seu evento? e haverá algum
custo associado que deva ser integrado no seu orçamento de recursos?
3.3.2
Recursos adquiridos
Depois de ter identificado os recuros existentes na sua organização, os restantes recursos
terão de ser adquiridos. Entre eles poderão incluir-se competências técnicas, tais como
conhecimentos audiovisuais, ou o fornecimento de serviços de catering ou materiais
impressos e o aluguer de equipamentos.
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Se for necessário adquirir alguns recursos, deverá em primeiro lugar identificar os potenciais
fornecedores; a disponibilidade dos produtos ou serviços de que necessita para as datas em
que eles são necessários; os prazos de entrega (por forma a garantir que estarão disponíveis
a tempo do evento), e o custo (para determinar se há dinheiro no orçamento para adquirir
este recurso). Se a sua organização tiver uma lista de fornecedores preferidos, esta tarefa
poderá ser bastante simples. Caso contrário, terá de fazer alguma pesquisa para encontrar os
fornecedores de que precisa. Pode encontrar fornecedores a partir das recomendações de
colegas noutras organizações, fazendo pesquisas na Internet, através de anúncios em revistas
ou em jornais comerciais ou através de directorias. Contudo, depois de ter identificado um
conjunto de fornecedores potenciais para satisfazer as suas necessidades, esta informação
estará disponível para futuros eventos.
3.4
COMO ESPECIFICAR OS REQUISITOS
3.4.1
Conseguir o melhor negócio
No seu planeamento de recursos deverá tomar em consideração os critérios para conseguir o
melhor negócio, quer em termos de preço, quer em termos de qualidade dos bens ou
serviços, dos prazos de entrega e dos serviços de pós venda. Ao especificar exactamente o
que precisa e quando é que precisa dá ao fornecedor uma ideia mais clara se ele pode ou não
satisfazer o seu pedido, enquanto ele procura o melhor negócio para ele próprio. Também é
importante que não especifique as suas necessidades de recursos de tal forma que não
peritmirá ao fornecedor fazer recomendações de melhoramentos. Poder-se-á chegar a uma
solução ideal após a negociação com o seu fornecedor e para isso pode ser necessária
alguma flexibilidade.
Exemplos de critérios a tomar em consideração aquando da definição do seu negócio óptimo
são apresentados no Módulo D1.
3.4.2
Maximizar a utilização de resursos
Embora nem todos os tipos de recursos sejam adequados para todos os tipos de eventos, é
provável que haja ocasiões em que estará envolvido na organização de vários eventos
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semelhantes. Se for este o caso, seria um desperdício de tempo percorrer o processo atrás
referido cada vez que precisasse de obter os mesmos recursos. Por este motivo muitas
organizações fazem uma lista de fornecedores preferidos, cujos bens e serviços conhecem e
nos quais confiam. As vantagens deste procedimento são a de uniformizar os seus recursos
em termos de qualidade, preço e condições (isto é, as condições acordadas com os
fornecedores nos processos de procurement, de entrega, etc.), o que por sua vez reduz os
custos financeiros e as perdas de tempo. Será também mais fácil utilizar recursos que lhe são
familiares, poupando tempo em familiarizar-se com novos produtos e serviços.
3.4.3
Produzindo especificações de recursos
No planeamento de recursos, será necessário elaborar uma especificação de recursos para
obter artigos ou serviços de maiores dimensões ou mais complexos. A especificação de
recursos deve definir de forma clara e precisa aquilo de que necessita, de que forma
necessita e quando é que necessita. Para serviços mais complexos, poderá também ser
necessário incluir uma referência sobre a razão porque precisou desse recurso de modo a
tornar o objectivo do fornecimento mais claro. Produzir especificações eficazes e tomar em
consideração o feedback de fornecedores potenciais, demora tempo e exige esforço, o que
significa que o seu calendário de planeamento de recursos deverá tomar em consideração
este facto nos prazos que forem definidos.
No Módulo D1 são apresentados detalhes dos critérios para inclusão numa especificação de
recursos.
4
BIBLIOGRAFIA / ESTUDO ADICIONAL
Módulo D1 – Obter recursos planeados
Sessão de E-learning – «A gestão de projectos em reuniões e congressos – a preparação de
eventos».
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