FUNDAÇÃO PRESIDENTE ANTÔNIO CARLOS - FUPAC
FACULDADE UNIPAC DE CIÊNCIAS JURÍDICAS, CIÊNCIAS
SOCIAIS, LETRAS E SAÚDE DE UBERLÂNDIA.
Rua Tiradentes, nº. 66 – Centro – Uberlândia/MG
Telefax: (34) 3291-2100
Profª Carlos Rizza – [email protected]
ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DA
EDUCAÇÃO FÍSICA
Aula – 03/05/2012
Administração de Eventos
Administração de Eventos
Objetivos de Aprendizagem
Ao termino desta unidade você será capaz de:
■ Entender a importância do planejamento de eventos e a forma de elaboração.
■ Conhecer a forma de montagem de Projetos de Eventos Esportivos e Recreativos.
■ Oferecer noções de conhecimento da organização de um evento e todas as suas necessidades.
Roteiro de Estudos
■
SEÇÃO 1: Planejamento de Eventos Desportivos e Recreativos
■ SEÇÃO 2: Projetos de Eventos Desportivos e Recreativos
■ SEÇÃO 3: Organização de Eventos Esportivos
Antes de tudo, precisamos saber o que é, e como definir evento?
Evento representa um acontecimento ou uma ação que tem seu início, meio e fim. Também, na gerencia
ou administração de eventos, seja desportivo ou recreativo, as funções do Administrador devem ser
aplicadas, ou seja, planejar, organizar, comandar e controlar.
Portanto, apresentamos o planejamento como início de tudo, se você pretende fazer um
evento. O planejamento, sendo bem elaborado e programado desde a sua ideia de criação, com certeza,
nos leva a chegar próximo aos 100% de acertos ou, no mínimo, com uma margem de erros que não
comprometa o seu sucesso. Após o planejamento vem o estudo das formas de elaboração de um projeto
e todas as suas características.
Passando o projeto estudaremos a organização de um evento e toda a sua estruturação
administrativa, bem como a definição de funções e comando.
Considerando que estaremos trabalhando com eventos esportivos projetados e organizados,
tendo como essência o esporte em forma de competição, faz se necessário a montagem de sua
regulamentação.
O controle a avaliação dos resultados obtidos com a realização do evento deverão ser
verificados através da construção de relatórios que também faz parte da sua estrutura organizacional.
SEÇÃO 1
PLANEJAMENTO DE EVENTOS ESPORTIVOS E RECREATIVOS
O planejamento para a realização de jogos, torneios, campeonatos ou eventos recreativos é
fundamental.
De acordo com Fernando Paris Roche, vejamos alguma das definições de "planejar.
• "Planejar é mais que fazer planos; é construir o futuro que se deseja".
• "Planejar é estabelecer um objetivo e, em seguida, determinar o curso de ação que se deve
seguir para alcançá-lo".
• "Planejamento é o processo de preparação de um conjunto de decisões
futuro, orientado de forma a obter os fins desejados utilizando os melhores
(Dror, 1963).
O planejamento é um processo ligado diretamente à direção de
Evidentemente, não é o único fator que determina a natureza de um cargo
provavelmente, é o primeiro e um dos mais importantes.
para influenciar o
meios possíveis"
uma organização.
de direção. Mas,
Há quatro tarefas básicas que caracterizam a Função diretiva, que são comuns a qualquer posto de
direção, não importando se estamos falando de uma empresa multinacional ou clube escolar
esportivo.
• Saber onde estou e a onde quero chegar: Planejar.
• Saber como e com quem vou fazer aquilo que tenho de fazer: Organizar-se.
• Influir sobre as pessoas que trabalham comigo para que cada uma faça o que tem de fazer.
• Dirigir, propriamente dito.
Quando especialmente em um ambiente escolar prende-se a oferecer novidade em
relação à promoção de eventos esportivos, primeiramente devemos definir:
O que se pretende?
O que você pretende oferecer?
Ou seja, antes de tudo, devemos pesquisar para saber qual é o real interesse de expectativa de
participação do publico que você pretende atingir.
Em segundo lugar, o que você pretende?
Ou o que você pode oferecer?
As duas situações devem ser bem pensadas e analisadas antes de dar inicio ao planejamento do
evento.
Assim, definido o que vai ser feito, o primeiro trabalho é definir os objetivos que se
pretende alcançar com a promoção e mais do que isto defini-los em termos operacionais, indicando
as ações concretas que deverão ser tomadas.
Abaixo, relacionamos algumas sugestões ou ideias de criação de eventos esportivos ou
recreativos em ambiente escolar:
- Criação de eventos em dias especiais: dia da criança, dia das mães, aniversário da escola,
aniversário da cidade, etc.
- Eventos em sintonia com campanhas sociais do momento.
- Eventos esportivos com promoção de atividades culturais: festival de música, dança, etc
- Eventos recreativos: gincanas, acampamentos.
- Eventos em conjunto com outros órgãos públicos e entidades esportivas.
- Eventos preparatórios ou classificatórios para outro evento maior
Trabalho Avaliativo
- Eventos:
 Gincana – Inter Classe Futsal – Festival Dança – Colônia de Férias –
Caminhada Ecológica – Inter Classe Voleibol
(06 grupos de 03 integrantes – podendo chegar no máximo a 04 integrantes)
(Cada 02 grupos farão atividades com o mesmo tema)
Já definido e analisado o evento que você quer e pode realizar, deve-se fazer uma pesquisa,
visando identificar os fatores que poderão resultar na qualidade de efetivação do projeto.
• Escolher a data de realização.
• Observar se a data escolhida não coincide com a programação de outras organizações
esportivas;
• verificação dos recursos físicos, materiais e humanos necessários
• Os locais de realização do evento estão em condições de uso?
Ou é necessário adaptação ao seu plano inicial? Existem locais alternativos para realização das
competições?
•
Verificar quem fará a arbitragem dos jogos
•
Manter contato com entidades de administração do desporto (secretaria municipal ou
estadual de esporte, federações etc., para possíveis apoios).
•
Sondagem de possíveis patrocinadores
•
Como será feita a divulgação do evento? Cartazes, faixas, outdoors, interesse da
mídia em divulgar o evento.
•
Coletar informações de caráter técnico de cada modalidade proposta
ORÇAMENTOS
Após indicação da pesquisa de que é possível realizar o evento, é necessário uma analise de
custos, ou seja, uma estimativa do orçamento total do evento.
Relacionamos alguns itens que devem ser observados.
• Pagamento de pessoal - administrativo, arbitragem, cozinheiras, limpeza, outros..
• Reformas, reparos e construções necessárias.
• Locações de locais necessários
• Equipamentos esportivos e de secretaria necessários.
• Premiação
• Custos da mídia.
• Outros serviços
SEÇÃO 2
PROJETOS DE EVENTOS DESPORTIVOS E RECREATIVOS
Após o planejamento se faz necessário a elaboração do projeto da atividade ou eventos a serem
realizados.
Estando no ambiente escolar com a necessidade da realização de um evento de qualquer segmento
algumas ações se fazem necessárias.
A elaboração de um projeto seria o primeiro passo para ordenar esse planejamento e
viabilizar a realização do evento.
Um projeto pode ser definido como um esforço temporário empreendido à criação de
um produto, serviço e/ou resultado único.
De maneira geral, o trabalho realizado pelas pessoas pode ser dividido em dois grandes
grupos: as operações e os projetos. Embora ambos estejam limitados aos recursos disponíveis
(físicos, humanos, financeiros, etc.) e possam ser planejados, executados e controlados. As operações
se diferenciam dos projetos por se caracterizarem por esforços contínuos, repetitivos e orientados às
necessidades administrativas e operacionais.
Passamos agora algumas etapas que consideramos importantes na elaboração de um projeto
esportivo e as para sua formulação.
MODELO DE PROJETO ESPORTIVO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Titulo do Projeto
Descrição da atividade proposta
Entidades envolvidas
Justificativa
Objetivos: Geral e Específico
Metas Qualitativas e Quantitativas
7. Metodologia
8. Recursos: Humanos, Físicos, Materiais e Financeiros
9. Cronograma
10. Avaliação
11. Dados pessoais do(s) coordenador(es) e assinatura
ROTEIRO PARA ELABORAÇÃO DE PROJETOS
O QUE se pretende fazer? A resposta a esta pergunta constituí o título do projeto, que
deverá deixar transparecer a natureza ou objetivos do mesmo. Deve-se cuidar que o título não
seja muito extenso.
Descrever resumidamente a atividade que está sendo proposta, pois ela representa a Descrição
do Projeto.
Relacionar todas as Entidades Envolvidas na execução do projeto. Incluir o(s) Promotor
(es), Patrocinador(es), Apoio(s), etc.
Por QUE? A resposta a esta pergunta fornece a justificativa, as razões, a relevância da realização
do projeto. Destaca-se neste item acontecimentos relacionados com a importância do projeto
para a comunidade.
Para QUÊ? A resposta a esta questão esclarece os Objetivos do projeto que se pretende
realizar. Os objetivos devem ser redigidos de forma clara, pois vão direcionar todo o trabalho. É
importantíssimo não perder de vista os objetivos do projeto, para que se estabeleçam com
precisão, a metodologia, etc.
Quais São as Metas? Neste item relaciona-se o número de pessoas que a atividade/evento
pretende atingir incluindo participantes, organizadores, etc
COMO? trata-se aqui da Metodologia, dos procedimentos, das etapas a serem adotadas para que
os objetivos sejam alcançados. Pode-se pensar na metodologia (no como) de diferentes momentos do
projeto.
COM O QUÊ? responde aos recursos Humanos, Materiais , Físicos e Financeiros a
serem utilizados. Tratando-se do projeto que buscará financiamento, este item servirá de base à
elaboração de orçamento (previsão de verbas necessárias à realização do trabalho pretendido. Ex.
viagens, taxas, transporte, alimentação).
Quando? Respondendo a esta pergunta teremos o Cronograma que é a previsão, no tempo, de cada
etapa do trabalho, incluindo a redação do relatório final.
O cronograma deve ser organizado em dias e horários, semanas e meses etc., conforme a duração global
do projeto.
MODELO DE CRONOGRAMA
Etapas / Meses
Agosto
Setembro
Outubro
Novembro
Dezembro
Planejamento do trabalho
Discussão do planejamento
Reformulação do planejamento
Desenvolvimento dos trabalhos
Redação do relatório final
Como
propostos?
será
procedida
a
Avaliação
para
a
verificação
do cumprimento dos objetivos
Ao final do evento se faz necessário a elaboração de um relatório final de avaliação dos
resultados alcançados. Neste relatório, devem ser apontados os itens que permitiram o sucesso da
atividade realizada, bem como as dificuldades encontradas que a levaram ao possível insucesso parcial
ou total em sua realização. Com um levantamento numérico de dados que nos permitam avaliar se
as metas os objetivos propostos em seu projeto foram atingidos, destacando o números de
participantes, aspectos financeiros, infra-estrutura utilizada, retorno de mídia, etc. Relatando ainda
as posições obtidas pelos participantes, os destaques acontecidos, o nível técnico obtido, e com isoo
temos um documento que servirá como parâmetro para uma possível reedição do evento realizado
A seguir,
apresentamos
um
modelo
de elaboração
MODELO DE RELATÓRIO
1 - Titulo
2 - Descrição
3 - Entidades Envolvidas
4 - Metas Atingidas
5 - Comissão Organizadora e árbitros
6 - Sistema Operacional
6.1. - Período de Execução
6.2. - Formas de Execução
6.2.1. - Distribuição dos Grupos e Modalidades
6.2.2. - Divulgação
6.2.3. - Cronograma de Execução
6.2.4. - Cronograma de Modalidades
7 - Recursos
7.1. - Físicos
7.2. - Materiais
7.3. - Humanos
7.4. - Financeiros
7.4.1. - Arbitragem
7.4.2. - Premiação
7.4.3. - Diversos
7.4.4. - Impressos
8 - Ofícios
9 - Convites
10 - Recortes de jornais
11 - Fotografias
12 - Boletins
13 - Notas Oficiais
14 - Documentos do tribunal
deste documento.
Coordenações
Assessoria Administrativa
Atribuições
Inscrições / Credenciamento / Lista chamada alunos /
Controle / Crachás / materiais de inscrição
Raquel
Henrique
Ang Litha
Gislaine
Leticia
Daniele
Assessoria Infraestrutura
Locais de atividades / Materiais / Visitas / Som / Microfone /
Bolas / etc.
Marcos Vinicius
Roberto Carlos
Jefferson
Caio
Marcelo
Carlos Alexandre
William
Coordenação de Atividades
Apoio nas atividades que serão realizadas
Lázaro
Wanderson
Rogério
Edilene
Joaquim
Érica
Alex
Assessoria Patrocínio
Buscar apoio para brindes e patrocínio de lanches
Caio Henrique
Pedro
Oswaldo
Ana Flávia
Marcela
Assessoria Divulgação
Divulgar o evento na Faculdade, redes sociais, Escola e
Comunidade Canaã / Material Gráfico
Lidiane
Ana Paula
Gretilaine
Eduardo
Michel
Jonatas