AJES – INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCAÇAO DO VALE DO JURUENA
CURSO DE PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
NOTA 10,0
COMEMORAÇÃO DOS 10 ANOS DO CURSO DE TURISMO DE NOVA
XAVANTINA-MT: UM ESTUDO DE CASO
Fátima Cristina Arantes Mobiglia Mesquita
Profª MSc Cynthia Cândida Correa
[email protected]
NOVA XAVANTINA
ABRIL/2012
AJES – INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCAÇAO DO VALE DO JURUENA
CURSO DE PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
COMEMORAÇÃO DOS 10 ANOS DO CURSO DE TURISMO DE NOVA
XAVANTINA-MT: UM ESTUDO DE CASO
Fátima Cristina Arantes Mobiglia Mesquita
Profª MSc Cynthia Cândida Correa
Monografia apresentada como requisito para
a obtenção do título de Especialista no
Curso de Pós-Graduação em Planejamento
e Organização de Eventos, sob a orientação
da Profª. MSc Cynthia Cândida Correa.
NOVA XAVANTINA
Abri/2012
FICHA CATALOGRÁFICA
Mesquita, F.C.A.M.
Comemoração dos 10 anos do Curso de Turismo de Nova
Xavantina-MT: um estudo de caso
Nova Xavantina, MT. [s.ed.], 56 p., 2012
Orientadora: Profª MSc Cynthia Cândida Correa
Trabalho de Conclusão de Curso em Planejamento e
Organização de Eventos
1. Eventos, 2. Turismólogos, 3. Profissionalização.
I.CORREA, Cynthia Cândida.; II. Associação Juinense de
Educação Superior - Ajes, Faculdade do Vale do Juruena,
Instituto Superior de Educação do Vale do Juruena.; III.
Comemoração dos 10 anos do Curso de Turismo de Nova
Xavantina-MT: um estudo de caso.
AGRADECIMENTOS
Agradeço a presença Divina que tem iluminado e abençoado sempre minha
vida e meu caminho.
Ao meu esposo querido que sempre me apóia e incentiva em todas as
minhas escolhas, pelo amor e companheirismo. Aos meus filhos e netos que tornam
minha vida mais feliz e realizada, fazendo cada dia valer mais a pena.
Aos nossos queridos Mestres, meu eterno carinho e agradecimento pelo
apoio, amizade e conhecimento que nos proporcionaram.
RESUMO
A atividade turística permite o deslocamento de pessoas por diversas motivações
diferentes e, consequentemente, deve ter seu planejamento voltado ao atendimento
de necessidades e expectativas de segmentos específicos. Uma das modalidades
da atividade diz respeito ao Turismo de Eventos, que é um fenômeno social em
grande expansão, tanto no Brasil como no mundo. Em função disso, o estudo
aprofundado do planejamento e organização de eventos é relevante para
turismólogos que atuarão no trade turístico. Assim, esta pesquisa teve como objetivo
principal avaliar as principais dificuldades encontradas pela equipe organizadora
composta por acadêmicos para realizar o evento em comemoração aos dez anos de
existência do Curso de Turismo da Universidade do Estado de Mato Grosso,
campus de Nova Xavantina. Mais especificamente buscou-se definir a programação
do evento e fazer o projeto com orçamentos e prováveis contratações; convidar
todos os egressos, acadêmicos e professores do curso, juntamente com
representantes do trade turístico e as principais autoridades municipais para troca de
informações e experiências acerca da atividade turística; e, realizar o evento. Os
procedimentos metodológicos da investigação envolveram pesquisa bibliográfica e
pesquisa de campo, com coleta de dados por meio de questionários e observação in
loco das atividades realizadas, que foram analisados na perspectiva
qualiquantitativa. Os resultados indicaram que o evento superou a expectativa dos
organizadores, que, entretanto, apontaram, principalmente, dificuldade para
captação de recursos financeiros e para trabalhar em equipe de maneira efetiva.
Pode-se perceber que a tarefa de realizar eventos é complexa e demanda
profissionais com conhecimento prévio e experiência prática, o que não é facilmente
encontrado no mercado. Daí a importância da realização de eventos no decorrer dos
cursos de Turismo, Hotelaria e Gastronomia, para que os futuros profissionais
tenham a oportunidade de vivenciar as atividades associadas ao processo, antes de
ingressarem no mundo do trabalho.
Palavras-chave: Eventos. Turismólogos. Profissionalização.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Cartaz do Evento..............................................................................
23
Figura 2. Comissão Organizadora...................................................................
24
Figura 3. Local de realização do evento..........................................................
26
Figura 4. Equipe de recepção..........................................................................
28
Figura 5. Cerimonial do evento........................................................................
29
Figura 6. Lançamento do “Selo” comemorativo...............................................
29
Figura 7. Show “Grupo Triêro”.........................................................................
30
Figura 8. Palestras técnicas............................................................................. 30
Figura 9. Confraternização com a Comissão Organizadora............................
31
Figura 10. Opinião dos acadêmicos do quinto semestre sobre os itens de
análise do evento.............................................................................................
43
Figura 11. Opinião dos acadêmicos do oitavo semestre sobre os itens de
análise do evento.............................................................................................
44
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ........................................................................................................... 6
CAPÍTULO I - REFERENCIAL TEÓRICO .................................................................. 8
1.1 EVENTOS: INSTRUMENTOS DE INTEGRAÇÃO E SOCIALIZAÇÃO ................. 8
1.2 – CLASSIFICAÇÃO E TIPOLOGIA DE EVENTOS ............................................ 11
1.3 PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS ........................................ 13
1.3.1 Pré-evento ..................................................................................................... 14
1.3.2 Evento ............................................................................................................. 17
1.3.3 Pós-evento ...................................................................................................... 19
CAPÍTULO II - METODOLOGIA............................................................................... 21
CAPÍTULO III - APRESENTAÇÃO E DISCUSSÃO DOS DADOS............................ 23
3.1 DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DO
EVENTO PESQUISADO .......................................................................................... 23
3.2 DIFICULDADES ENCONTRADAS PELOS ACADÊMICOS PARA REALIZAÇÃO
DO EVENTO PESQUISADO ................................................................................... 31
3.2.1 Organização do evento ................................................................................... 32
3.2.2 Planejamento do evento .................................................................................. 33
3.2.3 Operacionalização do evento .......................................................................... 37
3.2.4 Execução do evento ........................................................................................ 39
3.2.5 Estratégias para resolução de problemas ....................................................... 41
3.2.6 Avaliação do evento ........................................................................................ 43
CONSIDERAÇÕES FINAIS ..................................................................................... 47
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: ........................................................................ 49
APENDICES
6
INTRODUÇÃO
O turismo é um fenômeno social em fase de acelerada expansão no Brasil e
no mundo, que pode trazer inúmeros impactos positivos às localidades receptivas
devido à sua inter-relação com diferentes setores da sociedade. Dentre os principais
impactos estão a geração de emprego e renda, a conservação dos patrimônios
naturais e culturais, além do desenvolvimento cultural das comunidades, visto que a
relação dos visitantes com a população local contribui para o desenvolvimento
cultural de ambos.
A atividade turística pode ser fragmentada em diversos segmentos distintos,
a exemplo do turismo de lazer, de negócios, rural, de aventura e de eventos, entre
outros. A modalidade de Turismo de Eventos envolve o deslocamento de pessoas
para participação em eventos pré-estabelecidos e permite a atração de demanda
para locais receptivos em diferentes épocas do ano, inclusive na baixa temporada, o
que o torna importante para o desenvolvimento regional de certas localidades.
Já os cursos de Bacharelado em Turismo têm por objetivo a formação
superior voltada a atender a demanda por profissionais competentes, tanto do setor
público quanto da iniciativa privada; a realização de estudos de alto nível nas
diferentes áreas de atuação do turismólogo; a sensibilização dos acadêmicos e da
sociedade sobre a importância econômica e social da atividade turística; bem como
a valorização dos recursos e valores locais.
O curso de Turismo em Nova Xavantina foi criado em 2001 e tornou-se uma
referência para a excelência de profissionalização dos jovens da região em que está
inserido. Em função disso, sua comunidade acadêmica passou a ter papel
importante na consolidação de programas de fomento ao turismo regional, suprindo
uma antiga demanda de aproveitamento do potencial turístico da região do
Araguaia.
Assim, a realização do Encontro de Turismólogos para comemorar os 10
anos de existência do curso de Turismo em Nova Xavantina foi relevante, pois
permitiu intensificar as relações dos acadêmicos com futuros empregadores,
conhecer as trajetórias profissionais dos alunos egressos, ampliar a rede de
relacionamentos de todos os envolvidos, dentre outros aspectos positivos
associados ao evento.
7
Eventos têm essa característica de propiciar ocasiões extraordinárias ao
encontro de pessoas, à troca de idéias e experiências, e o contato com novos
conhecimentos, possibilitando a integração e o desenvolvimento pessoal e
profissional dos participantes. Neste caso, havia ainda o benefício associado à
possibilidade de prática de planejamento e organização de evento aos acadêmicos
da Universidade do Estado de Mato Grosso (UNEMAT).
Em função disso, a presente pesquisa teve como objetivo principal avaliar as
principais dificuldades encontradas pela equipe organizadora para realizar o evento
em comemoração aos dez anos de existência do Curso de Turismo da UNEMAT.
Para que isso fosse possível foram traçados alguns objetivos específicos: localizar
egressos e professores do curso de Turismo; definir a programação do evento e
fazer o projeto com orçamentos e prováveis contratações; convidar todos os
egressos, acadêmicos e professores do curso, juntamente com representantes do
trade turístico e as principais autoridades municipais para troca de informações e
experiências acerca da atividade turística; e, realizar o evento.
A investigação teve como principais procedimentos metodológicos a
pesquisa bibliográfica para produção do referencial teórico, e a pesquisa de campo
para coleta de dados e observação in loco das atividades realizadas. A abordagem
de análise dos dados foi mista, visto que se fez uso da pesquisa qualitativa para
aprofundamento dos aspectos relativos à operacionalização do evento, bem como
da pesquisa quantitativa, na medida em que alguns dados tiveram tratamento
estatístico.
Quanto à sua estrutura, o trabalho está subdividido em: Introdução,
Capítulos I, II e III, e Considerações Finais. Na Introdução é feita uma breve
contextualização da temática a ser discutida, são apresentados os objetivos da
pesquisa e é apresentada a estrutura do estudo. O primeiro capítulo contempla o
referencial teórico produzido por meio de revisão bibliográfica acerca de Eventos,
considerando alguns dos mais renomados autores brasileiros e estrangeiros nesta
temática.
O segundo capítulo, Metodologia, descreve os procedimentos metodológicos
utilizados para concretização da investigação. A seguir, no terceiro capítulo, é feita a
apresentação e discussão dos dados obtidos no trabalho de campo. Finalmente, o
trabalho se encerra com as considerações finais sobre a pesquisa realizada.
8
CAPÍTULO I
REFERENCIAL TEÓRICO
1.1 EVENTOS: INSTRUMENTOS DE INTEGRAÇÃO E SOCIALIZAÇÃO
O conceito de evento tem sido modificado por ser uma atividade dinâmica,
mas sua existência acompanha a história da humanidade em diferentes épocas
desde que o mundo é mundo.
Evento é uma atividade econômica e social que surgiu praticamente com a
civilização humana e que caminha paralelamente a ela, adquirindo
características representativas de cada período da nossa história até chegar
aos tempos modernos e a forma como ela é conhecida hoje (MATIAS, 2004,
p. 20).
Sua origem está na Antiguidade, com os Jogos Olímpicos, e atravessou
diversos períodos da história da civilização humana até os dias atuais. Há registros
que no Brasil os eventos antecedem a chegada da Família Real, aconteciam
algumas feiras e os comerciantes armavam barracas em locais abertos para vender
seus produtos como eram realizadas na Idade Média. Segundo Matias (2004, p. 22)
“esse tipo de feira, com o passar do tempo, foi se aperfeiçoando até apresentar a
forma das atuais feiras que ocorrem nos grandes pavilhões de feira e exposições.”
Na década de 20, mais precisamente em 1928, o Brasil realiza o seu
primeiro evento de turismo, chamado Convenção Internacional de Turismo. De
acordo com Matias (2004, p. 23), o Baile de Carnaval em 7 de fevereiro de 1840 foi
o primeiro evento brasileiro organizado em um local destinado à realização de
eventos. O cinema também transformou em evento o simples fato de se comparecer
a uma sala para assistir a determinada projeção, que deu origem à avant-première,
e marca o lançamento das grandes produções.
Foi no pós-guerra que as ideias e incertezas de evento realmente se
afirmaram. Os homens de negócio passaram a buscar meios para divulgar e
comercializar seus produtos. Os artistas procuravam alternativas para difundir seus
trabalhos e atingir mais pessoas. Os cientistas sentiram necessidade de apresentar
e defender suas teses. Grupos com interesses em comum começaram a reuniremse para vender seus produtos a baixos custos, conquistando um público cada vez
maior, dando origem a mais ideias e locais para realização de novos eventos.
9
São inúmeros os tipos de eventos hoje existentes. Eles estão presentes em
toda a economia, em todas as classes sociais, religiões, raças e credos.
Dependendo da visão de quem o realiza e dele participa, o evento poderá ter
diversas definições.
Partindo da compreensão mais ampla de seu significado, Martin (2003)
esclarece que o evento poderá ter uma definição diferenciada da outra, mesmo não
sendo conflitante, e Aurélio identifica evento como “acontecimento ou sucesso”. Já o
SENAC - Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial define evento como
“qualquer acontecimento que foge a rotina, sempre programado para reunir um
grupo de pessoas”.
Assim, evento é todo fato inusitado que envolve pessoas. Conforme Watt
(2004, p. 15), “o dicionário define evento como sendo qualquer coisa que aconteça
diferentemente de qualquer coisa que exista” ou “uma ocorrência especial de grande
importância”.
Pode-se considerar evento desde uma simples reunião familiar até um mega
evento como a Copa do Mundo, no qual milhões de pessoas são envolvidas. De
acordo com Melo Neto (2001, p. 13), na verdade tudo é evento, e são os eventos
que “mobilizam a opinião pública, geram polêmica, criam fatos, tornam-se
acontecimentos, despertam emoções nas pessoas e fazem do entretenimento a
nova indústria do terceiro milênio”. Para ele, evento é um conceito de amplo
domínio, pois cursos, palestras, shows, competições esportivas, exposições,
festivais, mostras de arte e publicidades criativas são eventos.
Wilkison (apud WATT, 2004, p. 15) afirma que “os eventos de comunidades
locais podem ser definidos como atividades estabelecidas para envolver a
população local em uma experiência compartilhada, visando seu benefício mútuo”.
Um evento geralmente provoca fortes emoções para os participantes, para
os promotores e organizadores provocando um turbilhão de atividades que
compõem seu universo.
Watt (2004, p. 16) entende que os eventos no campo do lazer e turismo são
extremamente diversificados, indo desde apresentações artísticas até corridas ao
redor do mundo. O autor afirma que: “um evento é algo que acontece e não apenas
existe”. Esta é uma questão muito importante, pois alguém deve fazer com que o
10
evento aconteça. Os eventos bem-sucedidos só acontecem por meio da ação de
algum indivíduo ou grupos que faz com que as coisas aconteçam.
Para Giacaglia (2003, p. 3) pode-se afirmar que o evento tem como
“característica principal, propiciar uma ocasião extraordinária ao encontro de
pessoas, com finalidade específica, a qual constitui o “tema” principal do evento e
justifica a sua realização”.
Quem organiza um evento precisa ser eficiente, ter empenho, capacidade de
trabalho, iniciativa, criatividade, competência e obter resultados, e para quem
participa, evento significa descontração, confraternização, integração pessoal e
profissional, visto que pode gerar e concretizar vínculos.
Clegg e Birch (2000, p. 6) mencionam diversos tipos de criatividade: “a
criatividade artística (a produção de um livro ou quadro ou a composição de uma
música), a criatividade da descoberta (descobertas, invenções) e a criatividade
humorística”.
Todo evento tem que ter muita criatividade por ser um meio de
entretenimento. Para Mirshawka e Mirshawka (1993, p. 22), “o ato criativo implica
três elementos: a pessoa criadora, o processo criativo e o objeto criado”, [...] “é a
capacidade de dar origem a coisas novas e valiosas e, além disso, é a capacidade
de encontrar novos e melhores modos para se fazer as coisas”.
Segundo os autores, “a pessoa criativa é aquela que se move ao longo do
tempo (pensa sobre o que acontecerá com seu trabalho), move-se por meio do
espaço (está mentalmente em diversos lugares), sente as cores, materializa objetos
(representa-os), tem sensações, experimenta coisas, escuta sons, emociona-se faz
o proibido e, sobretudo, faz nascer uma ideia”. “A criatividade inclui dois aspectos
essenciais: a produção de algo novo e que este algo novo seja valioso”.
O evento desperta e estimula os sentimentos da alma, do coração e da
mente. “Organizar um evento com eficiência significa demonstrar arte e competência
para corresponder a todos esses anseios com a prestação de serviços eficientes
que superem a expectativa dos participantes” (ZANELLA, 2004, p.14).
O evento tem características de um produto – deve ser inovador, satisfazer
as necessidades do público, criar expectativas, ser acessível a um grande
número de pessoas, possuir um nome de fácil memorização e um forte
apelo promocional. O bom evento é algo inusitado, inovador e desafiante.
Uma oportunidade de vivenciar algo realmente diferente, pois somente
11
desta forma o publico vai dele participar. É uma promessa de
entretenimento e lazer, uma expectativa de sucesso, uma certeza de
vivencias emotiva. O público, ao participar de um evento, busca distração,
sucesso, emoção, beleza e novidade (MELO NETO, 2001, p. 56).
A
realização
de
eventos
é
considerada
importantíssima
para
o
desenvolvimento do fluxo turístico em todo o mundo. De acordo com Andrade (apud
BORBA, 2008), em sua maioria, os eventos independem de fatores climáticos, que
para o turismo tradicional, são sempre limitantes. Ele ressalta ainda que, muitos
eventos podem acontecer em qualquer época, sendo muitas vezes realizados na
baixa temporada, com o objetivo de atrair turistas e aumentar a rentabilidade dos
investimentos nessa época.
Para que o evento seja bastante conhecido, o produtor de eventos deve
buscar sempre rapidez na divulgação, promoção e publicidade, e a data e o tema do
evento com bastante antecedência. A organização de eventos requer o domínio de
uma série de conhecimentos e técnicas, para que se obtenha sucesso e lucro
(BORBA, 2008).
1.2 – CLASSIFICAÇÃO E TIPOLOGIA DE EVENTOS
Os diversos tipos de eventos podem ser classificados por diversos critérios e
possibilidades de realização. Dependendo dos objetivos esperados, os eventos
podem ser classificados em institucionais ou promocionais.
Os eventos institucionais têm como finalidade principal desenvolver, manter
ou aperfeiçoar a imagem da empresa, tornando-a simpática ao mercado, em
especial ao seu público-alvo. Já os eventos promocionais são aqueles que visam
promover a empresa, entidade, instituição, governo, pessoa, produto ou de um
serviço com finalidade comercial, satisfação dos clientes e fidelização dos produtos
e serviços.
Conforme Giacaglia, (2003, p. 40), “qualquer evento dito institucional,
mesmo que apenas a longo prazo e sem a conscientização de quem o organiza,
gera ou deverá gerar retorno comercial para a empresa.” Devendo ser classificado
entre comercial em curto prazo ou comercial a médio e longo prazos.
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As principais formas de classificação dos eventos, de acordo com
Capacitação em Turismo, no curso de Produção e Gestão de Eventos, realizado
pela Fundação Universa e Ministério do Turismo (2011), são:
- Categoria: pode ser classificada como institucional - quando visa criar ou firmar o
conceito e a imagem de uma empresa, entidade, governo ou pessoa e promocional
ou mercadológico - quando objetiva a promoção de um produto ou serviço, visando
fins mercadológicos;
- Localização ou abrangência: são agrupados segundo o alcance do evento e na
captação dos participantes. Podem ser: mundiais, internacionais, latino-americanos,
brasileiros, regionais ou municipais;
- Data ou freqüência: podem ser fixos, quando tem data invariável de acordo com as
comemorações cívicas (7 de setembro), religiosas (Dia de Nossa Senhora
Aparecida); específicas (Carnaval), e periódicas (Copa do Mundo);
- Dimensão: está relacionado com o número total de participantes. Podem ser:
Macro – mobiliza milhares de pessoas, colaboradores e participantes. Exemplo:
Copa do Mundo; Grande porte - mobiliza milhares de pessoas, sendo operado
apenas por empresas privadas. Exemplo: Festa de Peão de Barretos; Médio porte com adesão de até mil participantes; Pequeno porte – abrange apenas um
segmento e tem número específico e reduzido de público;
- Perfil dos participantes: Geral, aberto a vários setores. Ex.: Salão do Automóvel de
São Paulo; Dirigido e realizado entre profissionais com atividades comuns. Ex.:
Convenção Nacional do Comércio Lojista; Especifico composto por técnicos e
profissionais com atividades e interesses comuns. Ex.: Congresso Internacional de
Endocrinologia;
- Adesão: opção em aderir ou não. São classificados como: fechado - adesão restrita
em que o participante recebe o convite restrito do organizador, que normalmente
paga todas as despesas e, aberto - podendo o participante ser pagante ou não, ao
acesso e serviços;
- Objetivo ou área de interesse: é identificado de acordo com a finalidade e os
objetivos do evento. Podem ser: artístico, científico, cultural, desportivo, cívico,
gastronômico, religioso, empresarial, social, técnico, político, turístico dentre outros;
- Tipologia: os tipos de eventos mais conhecidos e os que mais representam maior
movimentação para a infraestrutura turística serão descritos abaixo. É importante
lembrar que cada uma das classificações descritas pode e geralmente agrupa
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inúmeros tipos de eventos que podem ser classificadas em: Feira; Road shows;
Showcasing; Mostra; Salão; Congresso; Conferência; Simpósio; Painel; Seminário;
Oficinas;
Workshops;
Fórum;
Desfile;
Desfile
Cívico;
Paradas;
Excursões;
Cerimônias: Casamento e Formatura; Encontros de convivência; Coquetel; Almoço
ou jantar; Festival; Show; Programas de visitas: Fun tour e Open Day.
1.3 PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
O evento é um acontecimento que desperta a atenção das pessoas e pode
se transformar em notícia e divulgar quem o está realizando. Castelli (2002) comenta
que a atuação individual é importante, mas que o desempenho em grupo é mais
importante ainda, por isso devemos sempre ter uma boa convivência com a equipe
de trabalho para que todos possam se entender e se ajudar.
Além disso, segundo Campos et al. (2000), o planejamento é essencial para
garantir o sucesso do evento, pois permite ganhar tempo nas outras etapas de
realização, evita o desperdício, permite diminuir os imprevistos e facilita sua
resolução quando aparecem, reduz a quantidade de esforço necessário nas outras
etapas e permite atingir os objetivos propostos.
Zanella (2004, p. 35) considera que pela complexidade, amplitude e
importância, a promoção de um evento necessita experiência e especialização
técnica com um eficiente planejamento na operacionalização abrangendo alguns
aspectos básicos:
- Definir os objetivos e amplitude do evento, domínio do ambiente, dos limites de
atuação e etapas de execução;
- Estruturar o roteiro de planejamento e o cronograma de execução com
antecedência;
- Prever recursos materiais, financeiros e de apoio para atender às exigências
operacionais;
- Dispor de pessoas, grupos ou comissões para assumir a responsabilidade pela
coordenação e execução dos trabalhos;
- Integração e relacionamento permanente com patrocinadores, promotores,
empresas vinculadas, autoridades, especialistas, imprensa, agentes de viagem,
fornecedores, participantes e colaboradores colhendo subsídios e sugestões;
14
- Instituir canais de comunicação ágeis e eficientes entre todas as áreas de
operação e serviços prevenindo eventuais deficiências ou falhas no decorrer do
evento; e,
- Assegurar a quantidade e qualidade dos materiais, produtos e equipamentos
necessários para a operacionalização dos eventos.
Canton (apud ANSARAH 2004) aconselha, para que o evento se desenvolva
e transcorra adequadamente, formar grupos de trabalho e fixar responsabilidades,
levando-se em conta suas fases: o pré-evento, o evento e o pós-evento, formando
equipes responsáveis pelo planejamento, pela organização e execução. As equipes
devem saber como desempenhar determinada tarefa para que haja o êxito do
evento como um todo.
1.3.1 Pré-evento
Na fase do pré-evento é feito o planejamento para estabelecer uma série de
atividades relacionadas com a preparação do evento. O pré-evento corresponde à
fase inicial do evento. Segundo Matias (2004), o planejamento, a exemplo de
qualquer atividade humana, é peça fundamental no processo de organização de
evento.
É neste momento em que são definidos o projeto e o planejamento das
atividades, o detalhamento dos custos a serem arcados, a definição dos tipos de
serviços e profissionais a serem contratados, e também os controles administrativos
e financeiros. Tudo isso girará em função dos objetivos gerais e específicos do
evento e da previsão de receitas estimadas.
A elaboração do projeto para a organização do evento é o passo inicial, é a
ideia do que se pretende realizar. A escolha do tema deve ser definida na fase
anterior ao planejamento.
O planejamento, de acordo com Canton (apud ANSARAH, 2004, p. 317),
“não pode ser confundido com previsão, projeção, resolução de problemas ou plano,
mas estabelece um conjunto de providências a ser tomadas pelo executivo para a
situação em que o futuro tende a ser diferente do passado.” Esse processo envolve
um “modo de pensar” com indagações, questionamentos sobre o quê, como,
quando, o quanto, para quem, por que, por quem e onde será feito.
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Martin (2003) considera como espinha dorsal do evento os objetivos, que
devem ser claros, precisos, amplos e também específicos, definindo todos os
resultados, expectativas e propostas que se deseja alcançar, apresentando quais as
justificativas que permitem e viabilizam a execução do evento, além de avaliar os
resultados.
A definição dos objetivos vai depender muito do tipo de evento que será
realizado. Dada a grande diversidade de eventos, é necessário que cada um tenha
um projeto específico, contemplando os objetivos pertinentes, visto que cada evento
é por si só, único, pelo menos para aquele cliente, naquele momento (MARTIN,
2003).
Os tipos de mídia utilizados para divulgação devem estar de acordo com o
público que se quer atingir. Para eventos abertos ao público em geral, por exemplo,
mídias como TV e rádio fazem muito efeito. No entanto, se o público que se quer
atingir é de uma determinada área de conhecimento, como é o caso de congressos
científicos, mídias como TV e rádio devem ser utilizadas, mas deve-se convergir
distribuição de material para associações, conselhos, instituições, ligadas à área em
questão.
Malas
diretas,
jornais
corporativos,
informativos
científicos,
sites
específicos e folders devem ser enviados diretamente aos interessados. O rádio foi,
e continua sendo, o maior divulgador de fatos entre todos os meios de comunicação,
pois chega onde outros meios não alcançam (MARTIN, 2003).
Com respeito à melhor data para realização do evento, é importante reservar
determinada data na agenda de eventos da localidade com bastante antecedência,
para garantir que nenhum outro evento similar divida o público interno, bem como o
externo. Os dois públicos se complementam e somam divisas para o sucesso e a
divulgação do acontecido.
Quanto ao dia da semana, é interessante aproveitar feriados prolongados e
finais de semanas para que se possa com isso agregar companhias aos
participantes principais, aumentando a prestação de serviços e, consequentemente,
a arrecadação em hotéis, restaurantes, entretenimentos, city tours etc.
A escolha do local para a realização do evento é extremamente relevante,
pois conforme Martin (2003), escolher o local é definir o evento, visto que o local
escolhido é fundamental para o sucesso do evento. O local não envolve apenas o
espaço físico onde o evento acontecerá, mas também a própria localização
geográfica em que se encontra.
16
As questões financeiras também precisam ser definidas no processo de
planejamento do evento a ser realizado. Algumas perguntas a serem respondidas
nesta fase, segundo Martin (2003), são: Quanto custará o evento? Qual a estimativa
de patrocínio? Qual será a arrecadação com as inscrições ou bilheteria? Qual é a
estimativa de lucro?
O valor a ser gasto em cada projeto deve ser o primeiro fato a ser discutido
e, a partir daí, deve-se dar início aos ajustes de ambos os lados: cliente, dono do
recurso, e gestor do evento, que vai transformar o dinheiro em sucesso. Logo, a
captação de recursos é tarefa dos organizadores de eventos, visto que o
dimensionamento e a própria realização do evento dependem disso. A gestão do
evento começa por aí.
No Brasil, o patrocínio em eventos culturais e artísticos é favorecido por leis
de incentivo fiscal à cultura nas esferas federal, estadual e municipal. Dentre as
principais leis de incentivo, destacam-se:
- Lei Rouanet: Lei Federal nº 8.313, de 1991, que permite às empresas
abater até 4% do Imposto de Renda;
- Lei do audiovisual: Lei Federal nº 8 685, modificada pela Medida Provisória
1.515, que permite desconto de até 3% para pessoas jurídicas e de até 5% para
pessoas físicas sobre Imposto de Renda para quem comprar cotas de filmes em
produção, no limite de R$ 3 milhões;
- Lei de Incentivo à Cultura: Lei Estadual nº 8.819 que permite destinar
recursos públicos a projetos aceitos, até 80% do custo total de cada um.
É necessário registrar o projeto pelo menos um ano antes, em leis de
patrocínio para captação de recursos dos governos.
Já a programação de Marketing das empresas privadas é realizada,
geralmente, no ano anterior e considera um calendário de eventos previamente
estabelecido, o que significa dizer que é preciso também, se antecipar com as
solicitações de patrocínios, apoios e colaborações. A definição de cotas em
quaisquer das etapas é estudada entre o cliente, o gestor e o produtor do evento.
A escolha das estratégias a serem adotadas é feita depois de definidos os
objetivos e orçamento. A estratégia constitui fator determinante para o alcance dos
resultados e do sucesso do evento. Devem constar as seguintes ações e decisões: o
objetivo, o público-alvo, tipo, o tema, o local, a data e horário, o que se pretende
17
atingir e como obter feedback. No mais é utilizar as ferramentas da administração,
como estabelecer cronograma, fluxograma e checagem diária das atividades.
A contratação de serviços de terceiros é o próximo passo na organização e a
execução de um evento. São terceirizados como: equipamentos audiovisuais retroprojetor, data show, som, microfone, filmadora; gráfica - divulgação, crachás,
ficha de inscrição, folders, cartaz, papelaria; Bufê – toda a parte de A&B (alimentos e
bebidas);
decoradores/ambientadores;
fotógrafos/cinegrafistas;
seguranças;
manobristas; recepcionistas; transporte para palestrantes ou artistas; mestre de
cerimônia; tradutores/intérpretes etc.
A elaboração do programa deve estar em conformidade com o tema
principal definido. É feito em combinação com o contratante. Os principais itens a
constar neste programa são: período de realização do evento, horário de inicio e
término, tema principal, atividades a serem oferecidas ao público e seus respectivos
dias, horários e local (is), horários de intervalos para lanche e almoço, promoções a
serem realizadas no evento, informações sobre transporte e hospedagem, caso
necessário, aos convidados e participantes, atividades paralelas, como passeios,
visitas, excursões etc., valor a ser pago pelo participante e formas de pagamento
(MARTIN, 2003).
Finalmente, a confecção do material promocional, o briefing do produto é
passado à equipe de Marketing que elabora o material promocional e apresenta ao
cliente. Cabe ao produtor e gestor do evento acompanhar essa etapa afim de que
sejam cumpridas as regras de tempo e ações.
1.3.2 Evento
Se a primeira fase for bem, a realização do evento, conforme Martin (2003,
p. 72), “tem grande possibilidade de ser um sucesso, pois haverá uma boa base
para que a organização da estrutura operacional do evento possa acontecer sem
grandes problemas”. Também conhecida como transevento, esta fase consiste na
aplicação das atividades previstas no pré-evento, será feita a montagem do evento
no local escolhido e todos os fornecedores e profissionais que foram contratados no
pré-evento farão a operacionalização.
18
O instrumento de trabalho mais eficaz nesta fase é o check-list ou mapa de
produção, que nada mais é do que o documento que informa a relação de
providências, tarefas e materiais necessários ao evento.
A secretaria do evento é responsável pelo apoio administrativo do evento,
portanto deve ser instalada e completamente equipada no local com materiais e
equipamentos como computador, impressora, fotocopiadora, telefones, internet, e
material de escritório. As principais atribuições da secretaria são:
• efetuar inscrições e credenciamento;
• recepcionar os participantes, convidados e autoridades;
• providenciar materiais para os palestrantes;
• atender aos participantes com informações e provisão de materiais;
• atender e apoiar ao plenário;
• entregar certificados.
O serviço de recepção é considerado o cartão de visitas, pois o primeiro
contato que o participante terá ao chegar a um evento é com os recepcionistas. As
atribuições dos recepcionistas serão definidas pelos coordenadores, mas é valido
lembrar que esses profissionais do serviço de recepção devem estar bem
apresentáveis e preparados para lidar com o público. Dessa forma, quesitos como
uniformidade, identificação, maquiagem discreta e poucas jóias, além de sapatos
confortáveis devem ser lembrados ao pensar neste serviço.
De acordo com Matias (2004, p.136) “é imprescindível demonstrar alegria ao
participante, dar importância à sua presença e transmitir o desejo dos organizadores
de que encontre no evento motivos de grande satisfação”.
O estado emocional dos participantes é estimulado com artifícios como
boas-vindas na recepção e serviços pessoais como simpatia, gentileza, eficiência,
presteza, paciência e raciocínio rápido, além de hasteamento da bandeira, execução
do Hino Nacional despertando a civilidade nas pessoas presentes, decoração
agradável e temperatura amena.
A depender da tipologia, do público e, principalmente do porte do evento, é
interessante a existência de uma sala de imprensa, bem como uma sala VIP para
recepcionar jornalistas, bem como autoridades e convidados especiais.
No mais, a execução do evento em si deve buscar seguir todo o
planejamento realizado, buscando evitar imprevistos e dissabores. Todavia, se
acontecer alguma falha, o profissional encarregado e toda sua equipe devem ter
19
agilidade e versatilidade para solucionar o problema de modo que os participantes
ou convidados não percebam a falha.
Nos eventos solenes ou festas públicas o cerimonial é um conjunto de
formalidades que devem ser seguidas pelas autoridades. O serviço de cerimonial
atua fazendo-se obedecer as precedências entre as autoridades em um evento e
também no planejamento do discurso, dos lugares de honra, das placas
comemorativas e alusivas, bandeiras, hinos, filas de cumprimento, visitas de
delegações, visitas de autoridades, condecorações, congressos, assinatura de atos,
homenagem, dentre outros (FERREIRA apud BORBA, 2008).
1.3.3 Pós-evento
Após a realização do evento é feita uma avaliação do mesmo, “por meio de
uma análise crítica da verificação do grau de satisfação dos participantes, da
eficiência dos serviços prestados e dos resultados obtidos” (FERREIRA apud
BORBA, 2008, p. 116). O relatório é um importante instrumento que faz um balanço
final, elaborado pelos coordenadores do evento. É etapa de encerramento do
evento.
Essas atividades vão além da desmontagem física das infraestruturas
utilizadas para a realização do evento. É necessário encerrar os pagamentos
pendentes e liquidar as pendências administrativas e contábeis. Prestar conta ao
cliente (dono do evento ou a Comissão Organizadora), apresentando relatórios da
movimentação financeira, dos resultados esperados e alcançados e devolver a ele
sobras de todos os materiais não utilizados.
Diante dessas atividades, ocorre a confrontação dos resultados esperados
com os realizados, proporcionando a análise dos pontos positivos e negativos do
evento.
Avaliação Geral, importante etapa do pós-evento, onde os produtores e
gestores analisam pontos fortes e fracos de todos e do evento em si. Como
resultado, um relatório documental. Cada evento deve ser a plataforma para o
próximo.
Dentro
do
pós-evento
ainda
podemos
identificar
como
atividades
relacionadas a esta etapa os serviços de secretaria: elaboração e envio de ofícios ou
cartas de agradecimento; separação, catalogação e arquivo de correspondências;
20
envio ou entrega de certificados (esta atividade também pode ser feita no
encerramento do evento); publicação dos Anais do evento (caso seja encontro
científico); envio de release aos meios de comunicação com resultados do evento;
organização da desmontagem das instalações e equipamentos e transporte dos
materiais terceirizados; planejamento da reunião de encerramento.
21
CAPÍTULO II
METODOLOGIA
Entende-se por metodologia, o caminho do pensamento e a prática exercida
na abordagem da realidade, e que esta ocupa um lugar central no interior das
teorias, distinguindo a forma exterior de abordagem de um tema. Ela promove “a
articulação entre conteúdos, pensamentos e existência” (MINAYO, 2000, p.16).
Para o alcance dos objetivos pré-estabelecidos, a pesquisa teve uma
abordagem qualitativa, para descrever a complexidade do assunto, e quantitativa,
para sistematizar os dados obtidos, ou seja, houve uma abordagem qualiquantitativa
ou mista. De acordo com Sampieri, Collado e Lucio (2006, p. 755), “o enfoque misto
é um processo que coleta, analisa e vincula dados quantitativos e qualitativos em um
mesmo estudo, e que pode permitir a conversão de dados quantitativos em
qualitativos e vice versa.”
Quanto aos fins, a pesquisa pode ser classificada como exploratória e
descritiva, visto que esteve voltada à maior aproximação com o assunto abordado –
o evento comemorativo – e a descrição das diferentes etapas associadas à sua
realização, identificando os meios utilizados para atrair todos os envolvidos no
encontro.
Trata-se ainda de um estudo de caso, pois, de acordo com Vergara (2007, p.
49), “é uma pesquisa circunscrita a uma ou poucas unidades, entendidas essas
como pessoa, produto, empresa, órgão público, comunidade ou mesmo país. Este
tipo de pesquisa tem caráter de profundidade e detalhamento”.
O estudo de caso permite o conhecimento em profundidade dos processos
e relações sociais. Possibilita grande flexibilidade, mas não permite a
generalização dos resultados. Pode envolver exame de registros,
observação de ocorrência de fatos, entrevistas estruturadas e não
estruturadas ou qualquer outra técnica de pesquisa. O objeto do estudo de
caso, por sua vez, pode ser um indivíduo, um grupo, uma organização, um
conjunto de organizações ou até mesmo uma situação (DENCKER, 2004, p.
127).
Yin (apud GIL, 2006, p. 73) afirma que “o estudo de caso é um estudo
empírico que investiga um fenômeno atual dentro do seu contexto de realidade,
22
quando as fronteiras entre o fenômeno e o contexto não são claramente definidas e
no qual são utilizadas várias fontes de evidência”.
Como o Encontro de Turismólogos já teve sua realização, se faz necessária
a sua investigação. Assim sendo, esta pesquisa é um estudo de caso, pois analisa
particularmente o Encontro de Turismólogos, seu objeto de estudo.
Inicialmente foi feita pesquisa bibliográfica para construção do marco teórico
do estudo, bem como para coleta de informações para discussão dos resultados
obtidos. Gil (2009, p. 59) lembra que esta “desenvolve-se ao longo de uma série de
etapas”.
A pesquisa bibliográfica, conforme Fachin (2003, p. 125), “diz respeito ao
conjunto de conhecimentos humanos reunidos nas obras publicadas.” Sua principal
intenção é conduzir o leitor a determinado assunto e possibilitar a produção,
coleção, armazenamento, reprodução, utilização e comunicação das informações
necessárias para a discussão do tema escolhido.
Segundo Gil (2007, p. 44), “a pesquisa bibliográfica é desenvolvida com
base em material já elaborado, constituído principalmente de livros e artigos
científicos”. Essas fontes bibliográficas permitiram melhor definição e entendimento
do que é o planejamento, organização e realização de um evento, e constituem a
base da fundamentação teórica deste trabalho.
A principal vantagem da pesquisa bibliográfica reside no fato de permitir ao
investigador a cobertura de uma gama de fenômenos muito mais ampla do que
aquela que poderia pesquisar diretamente (GIL, 2007, p. 45).
Além da observação participativa em todas as etapas do planejamento e
organização do evento, foi feita coleta de dados, uma pesquisa de opinião junto aos
acadêmicos do 5º e 8º semestre do curso de Turismo da UNEMAT em Nova
Xavantina, que são os responsáveis pelo evento. Essa investigação buscava
identificar a participação de cada um, o comprometimento com a realização do
evento, eventuais dificuldades e problemas.
Assim, esteve envolvido na construção dos dados um grupo de 33
acadêmicos, que responderam questionários estruturados com questões abertas. As
questões abertas são aquelas que dão condições ao pesquisado de discorrer
espontaneamente sobre o que se está questionando (FACHIN, 2003).
O evento foi fotografado e filmado, e os resultados obtidos na pesquisa
serão
apresentados
fazendo
uso
de
gráficos,
tabelas
e
depoimentos.
23
CAPÍTULO III
APRESENTAÇÃO E DISCUSSÃO DOS DADOS
3.1 DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DO
EVENTO PESQUISADO
O planejamento do evento a ser promovido pelos acadêmicos teve início
com a reflexão sobre o tipo de evento a ser realizado para celebrar os dez anos de
existência do curso de Bacharelado em Turismo da Universidade do Estado de Mato
Grosso, em Nova Xavantina.
Após a prática de brainstorming, a ideia escolhida pelos alunos da disciplina
de Eventos II estava associada ao desenvolvimento de um Encontro em
comemoração aos 10 anos do Curso de Turismo que reunisse egressos,
professores e acadêmicos. Ficou definido o tema “Encontro de Turismólogos” para o
evento, que haveria a confecção de selo comemorativo, posteriormente criado por
uma acadêmica, e o uso da marca Unemat – Nova Xavantina, para que se
identificasse a Universidade e o campus onde o curso é ofertado (figura 1).
Figura 1: Cartaz do Evento
FONTE: Comissão Organizadora do evento
24
O evento foi realizado pelos acadêmicos do 5º e 8º semestre (vide figura 2) e
supervisionado pela docente da disciplina como requisito de avaliação da disciplina
de Eventos II.
Figura 2: Comissão Organizadora
Fonte: MESQUITA, R. (2011)
Inicialmente, como o Curso de Turismo estaria fazendo dez anos naquele
semestre, foi definido que seria feito um evento para comemorar os dez anos de
existência do curso e para alcançar esse objetivo teria que reunir todos os
envolvidos que fizeram parte desse processo.
Deve-se escolher o tipo de evento mais adequado para que sejam atingidos
os objetivos, segundo Ferreira (apud BORBA, 2008). Assim, de acordo com o
objetivo inicial, ficou definido que seria promovido um “Encontro de Turismólogos”
para reunir profissionais das áreas técnicas, para exposição, informação e possíveis
resoluções de conduta a serem tomadas para determinado tipo de problema da
classe.
Assim, realizar o Encontro de Egressos do Curso de Turismo da UNEMAT
para comemorar os dez anos de existência do curso de Turismo em Nova
Xavantina, aproximando a universidade da comunidade e do trade turístico
25
municipal, foi o objetivo associado à disciplina de Eventos II. Entretanto, os
acadêmicos também pensaram o evento como instrumento para facilitar o acesso
dos acadêmicos aos estágios, que são tão extremamente importantes para a
formação profissional dos mesmos.
O evento também buscava permitir aos atuais acadêmicos conhecimentos
sobre a dinâmica do mercado de trabalho na área de atuação do turismólogo, por
meio dos depoimentos dos egressos do curso.
Adicionalmente, foi planejada uma Palestra Técnica, “apresentação de um
tema predeterminado a um grupo pequeno, que já possui informações sobre o
assunto” (BORBA, 2008). O tema escolhido foi “A evolução do Turismo no Brasil em
10 anos: Histórico, Mercado de Trabalho e Tendências”, ministrado pela palestrante
Profª. MSc. Giovana Pozzer.
Em seguida houve a reflexão sobre duas novas questões: Para quem se
destinaria o evento? A quem interessará o evento?
Sabe-se que a escolha do público-alvo está relacionada à tipologia do
evento. Neste caso, o público alvo do evento foi composto por 213 Turismólogos
formados pela Unemat de Nova Xavantina até 2011; pelos 221 acadêmicos do curso
que ainda estão em formação; pelos professores que contribuíram e colaboram para
a formação desses turismólogos; por representantes do trade turístico local, pelas
principais autoridades locais; a comunidade em geral; fotógrafos; imprensa;
televisão; e, estudantes do 2º e 3º ano do ensino médio.
O local escolhido para a realização das atividades comemorativas foi o
Pavilhão da Sociedade Brasileira de Eubiose (figura 3), que possui capacidade para
acomodar os participantes com infraestrutura adequada, inclusive com acesso a
deficientes físicos, condições para instalação de som, retroprojetor, pontos de
energia, palco, cortinas, e, área para montagem de bar e alimentação. Além disso, é
de fácil de acesso, pois fica próximo dos hotéis e da rodoviária, e oferece ótimas
condições de funcionamento de água, luz e sanitários.
26
Figura 3: Local de realização do evento
Fonte: MESQUITA, R. (2011).
A data escolhida inicialmente para realização do evento seria os dias que
antecediam o feriado de 15 de novembro, o que possibilitaria a vinda de mais
egressos que estão morando em outras cidades. Mas, em função de acontecer
nesta mesma época o Festival de Música e as Olimpíadas Universitárias foi
necessário mudar a data para que não chocassem dois eventos importantes da
Universidade.
Originalmente o evento foi planejado para acontecer durante três dias,
assim, elaborou-se uma planilha de custos para cada dia do evento. No primeiro dia,
no Pavilhão da Eubiose, solenidade de abertura com as autoridades locais, os
egressos, comunidade acadêmica, comunidade em geral, palestra magna,
lançamento do selo comemorativo e show musical. No segundo dia, alunos do
ensino médio, comunidade acadêmica e egressos assistiriam a palestra técnica na
Universidade e seriam feitos os depoimentos dos egressos em relação à atividade
profissional
e, após essas atividades, seria oferecido coffee break de
confraternização.
No
terceiro
dia,
a
partir
das
12h
haveria
almoço
de
confraternização com todos os participantes do evento e muitas atividades culturais,
músicas, danças, artesanato e exposições diversas. O cálculo inicial seria para 400
27
pessoas envolvidas e pensou-se em captar recursos de patrocinadores para bancar
todas as despesas.
Todavia, faltando três semanas para o dia do evento, o montante de
recursos captados pelos acadêmicos era tão baixo que se chegou a pensar em
cancelar o evento. Novamente o planejamento foi modificado, cancelando várias
atividades e cortando despesas.
Na tentativa do não cancelamento do evento a professora orientadora da
disciplina de Eventos II, com experiência em outros eventos que organizou, buscou
novos contatos e conseguiu recursos consideráveis para que os objetivos fossem
alcançados e o evento se realizasse. Só houve cobrança de ingressos no dia 28 a
partir das 23h, horário marcado para início do show com o Grupo Triêro.
O patrocinador oficial do evento foi a Cerenge - Engenharia e Armazéns
Gerais, empresa que opera no mercado de grãos e tem uma unidade na localidade.
De acordo com Ferreira (apud BORBA, 2008, p. 100), o patrocinador oficial assume
até 60% dos custos do evento e usa os espaços nobres para sua propaganda. O
autor ainda esclarece que pode haver outros patrocinadores responsáveis pelo
custeio do restante da produção, que foi o que ocorreu neste evento, onde a
Mineração Caraíba disponibilizou recursos após os cartazes terem sido impressos,
ficando com a propaganda vinculada apenas no dia do evento.
Já o apoio, que se refere aos pequenos cotistas que participam com dinheiro
ou trocam material pelo direito de usar um espaço no evento e são distribuídos os
espaços em partes proporcionais, foi dado pela Universidade do Estado de Mato
Grosso e pela Prefeitura Municipal de Nova Xavantina.
Com isso, o evento (convite em anexo) aconteceu com seguinte
programação:
DIA 28/10/2011 – SEXTA-FEIRA
Local: Pavilhão da Sociedade Brasileira de Eubiose
20h – Solenidade de abertura
21h – Lançamento do selo comemorativo
23h – Show com o grupo Triêro
DIA 29/10/2011 – SÁBADO
Local: Universidade do Estado de Mato Grosso (UNEMAT)
14h – Recepção dos alunos do 2º e 3º ano do ensino médio
14h30’ – Palestra Técnica com Profª. MSc Giovana Pozzer
28
15h30’ – Coffee Break
16 – Participação dos Egressos do curso de Turismo
17h – Apresentação do Curso de Turismo pelos alunos do 5º e 8ºsemestre
A figura 4 apresenta a equipe de recepção aos convidados instalada na
entrada oficial do Pavilhão da Eubiose.
Figura 4: Equipe de recepção
Fonte: MESQUITA, R. (2011)
O “Encontro de Turismólogos” não poderia deixar de seguir o cerimonial
adequado, que é fundamental para quem exerce esta profissão. As pessoas
envolvidas com a organização de eventos devem ter pleno conhecimento de todas
as formalidades, além da atuação de mestre de cerimônias, indispensável para
conduzir a sessão de abertura, saudando o público presente no evento e
anunciando os nomes e os títulos dos participantes da mesa. Se houver
personalidades no plenário, estas também devem ser anunciadas.
Notou-se que o cerimonial ocorreu da maneira correta e contemplou
adequadamente as normas, a exemplo dos lugares das autoridades na mesa de
cerimônia (figura 5) que foram determinados pela ordem de precedência entre eles.
29
Figura 5: Composição da mesa de autoridades
Fonte: MESQUITA, R. (2011)
Após a fala das autoridades ocorreu a solenidade de lançamento do Selo
Comemorativo dos 10 anos do Curso de Turismo, conforme ilustrado na figura 6.
Figura 6: Lançamento do “Selo” comemorativo
Fonte: MESQUITA, R. (2011).
30
A última atividade prevista para o primeiro dia do evento foi o show musical
ilustrado na figura 7.
Figura 7: Show “Grupo Triêro”
Fonte: MESQUITA, R. (2011).
Finalmente, a figura 8 apresenta imagens das palestras realizadas no
segundo dia, no campus universitário da Unemat em Nova Xavantina.
Figura 8: Palestras técnicas
Fonte: MESQUITA, R. (2011).
31
A existência de sobra de materiais utilizados na preparação de alimentos
utilizados no Encontro e nos que seriam vendidos no decorrer do evento, e de
recursos financeiros que surgiram na véspera do evento e ultrapassaram o valor
estimado para custear as atividades, ocorreu um terceiro momento não previsto no
planejamento inicial. Alguns dias depois da realização do evento, ocorreu um jantar
de confraternização destinado à comissão organizadora para comemorar o sucesso
do evento, a conclusão da disciplina e a finalização do semestre (figura 9).
Figura 9: Confraternização da Comissão Organizadora
Fonte: MESQUITA, R. (2011).
3.2
DIFICULDADES
ENCONTRADAS
REALIZAÇÃO DO EVENTO PESQUISADO
PELOS
ACADÊMICOS
PARA
Após a realização do evento, foi feita avaliação junto aos acadêmicos por
meio de questionário para identificar o aprendizado adquirido, as dificuldades
enfrentadas e a opinião deles sobre o evento. Para essa avaliação interna, utilizouse da distribuição “in loco” de questionários específicos para cada área. Etapa
realizada em reunião coletiva imediatamente após o encerramento das atividades.
Os resultados obtidos e sua discussão estão subdivididos em: organização
do evento; planejamento do evento; etapas da operacionalização; problemas
32
encontrados na execução; estratégias para resolução de problemas; e, avaliação do
evento.
3.2.1 Organização do evento
Inicialmente questionou-se sobre as etapas da organização do evento, e os
acadêmicos do 5º semestre responderam:
- Pré-evento, planejamento e organização;
- Pré-evento, evento e pós-evento;
- Pré-evento, planejamento, estudo das equipes, designação de papéis,
procura de patrocínio e organização do local;
- Planejar data, local, horário, procurar patrocínio, pré-evento, elaboração do
projeto, distribuição das tarefas/equipes, evento e pós-evento;
- Comissões, planejamento, projeto, organização, convites.
Antes de organizar um evento, conforme Matias (2004, p. 111), “o importante
é que a ideia seja incorporada pelos empreendedores” como uma forma de levantar
elementos sobre o reconhecimento das necessidades desse evento, elaborar
alternativas para suprir as necessidades, identificação dos objetivos específicos,
coleta de informações sobre os participantes, patrocinadores e instituições em
potencial.
Os acadêmicos do 8º consideraram que a etapa da organização do evento
estava associada a determinar o objetivo, fazer planejamento, público-alvo, recursos
para elaboração do evento, a programação e procedimentos, definição dos dias,
data e horário, orçamento, som, local, decoração e mestre de cerimônia;
- Preparação, organização e execução;
- Definir tarefas e planejar o evento;
- Proposta da organização, distribuição de funções, criar o selo do evento, o
folder, enviar convites às autoridades, buscar patrocínio e o pós-evento enviando
carta de agradecimento aos patrocinadores e colaboradores do evento;
- Planejamento, definição do tema, data e local, comissões de trabalho para
decoração, patrocínios, buffet, comunicação, iluminação, bar, entre outros;
- Elaboração do projeto, divisão de tarefas, pedir patrocínio, reservar o local,
comprar materiais necessários, realização do evento e pós-evento;
- Definir o tipo de evento, programação e orçamento, organização das
comissões, busca por recursos financeiros, definir data e local, no evento foi feita a
33
decoração e arrumação do local e o pós-evento foi discutido pontos fortes e fracos
para absorver tudo que a experiência pode proporcionar;
- Elaboração do projeto com objetivos, justificativa e orçamentos, criação das
comissões e traçar estratégias para por em prática o pré-evento, evento e pósevento;
- A 1ª etapa da organização do evento: planejamento, traçar metas para
alcançar os objetivos propostos, na 2ª etapa: executar na prática o que foi aprendido
em sala e finalmente o pós-evento que analisou os prós e contras durante a
realização de todo o evento.
De uma forma geral, percebe-se pelas respostas dadas que os acadêmicos
aprenderam quais as etapas para começar a organizar um evento. Sabe-se que
cada tipo de evento possui características peculiares e, às vezes a sua ordem difere,
apesar de haver alguma coincidência (GIACAGLIA, 2003).
3.2.2 Planejamento do evento
Segundo Martin (2003), planejar o evento é ganhar agilidade no
desempenho, é melhorar a eficiência na execução das tarefas, é mensurar com mais
acuidade os resultados e ter referências para avaliá-los.
Com respeito às dificuldades encontradas pelos alunos no planejamento do
evento, houve muitas respostas apontando a falta de entrosamento com alguns
colegas e a falta de conhecimento prático. Além disso, também foi relatado:
- falta de recursos e dedicação de todos por não acreditaram que o evento
poderia ser realizado com a grandiosidade que foi;
- conciliação do serviço com o evento e busca de patrocínio;
- falta de interesse de alguns alunos em colaborar para a melhoria do
evento;
- patrocínio, as pessoas não levam a sério os projetos apresentados pelos
alunos e não acreditam que podem ser realizados;
- falta de interesse dos comerciantes no evento, pois sem eles não teríamos
dinheiro para executar o projeto;
- descaso de muitos alunos e diretoria da Unemat;
- falta de comprometimento por parte da comunidade e empresários que ao
longo desses dez anos do curso de turismo receberam a contribuição dos
acadêmicos que se deslocam de outros municípios, até mesmo de outros estados e
34
residem aqui por quatro anos comprando nos supermercados, pagando aluguel,
água, luz, restaurantes, combustível dentre tantos outros benefícios, além de levar o
nome da cidade aos quatro cantos do país.
A falta de patrocínio foi considerada pela maioria o fator que mais
prejudicou a execução do evento, impossibilitando realizar diversas programações
que poderiam enriquecer ainda mais o evento.
Observa-se que foram muitas dificuldades encontradas pelos alunos, e é
imprescindível a atividade do ser humano para qualquer atividade. Nota-se que a
falta de entrosamento entre eles, o fato de muitos não acreditarem na capacidade de
realização, que são fundamentais para o êxito de qualquer evento, e a dificuldade de
captação de recursos contribuiu para se formar uma equipe insatisfeita.
Entretanto, isso não foi suficiente para prejudicar o bom andamento do
evento, visto que havia o estímulo associado à avaliação de desempenho para a
disciplina. Conforme Canton (apud ANSARAH, 2004, p. 323), “Toda pessoa precisa
de elogios, de sentir-se útil e necessária ao grupo. Com isso há comprometimento,
ética e empenho de todos. E o sucesso é inevitável”.
Complementarmente, os alunos do 8º também encontraram dificuldades em
relação aos colegas, falta de apoio da Unemat e falta de patrocínio da sociedade.
Também foi mencionado:
- dificuldades no planejamento, em montar o pré-projeto por falta de
informações das equipes;
- falta de interesse da população para com o curso de turismo;
- patrocínio, abriu mão de certas programações que poderia enriquecer
ainda mais o evento;
- falta de interesse de alguns alunos durante o evento.
Muitos citaram como maior dificuldade para a realização do evento a falta de
patrocínio e apoio da Universidade, empresários e comunidade em geral.
Para que qualquer evento seja bem sucedido todos os componentes da
equipe devem ser cientes das suas funções e quais as atividades que serão
desenvolvidas. Além de todos estarem “falando a mesma língua”, os colaboradores
devem trabalhar em sintonia e com muita comunicação, a fim de evitar falhas na
execução das atividades e conflitos pessoais internos. Notou-se que houve falta de
entrosamento entre as equipes, falta de incentivo dos possíveis patrocinadores e por
não acreditarem na capacidade de realização, muitos não se esforçaram.
35
Allen et al. (2003, p.31) descrevem que “a equipe do evento sendo grande
ou pequena, é a expressão do evento, e cada qual contribui para o seu sucesso ou o
seu fracasso.”
Para o sucesso de qualquer evento é necessário traçar estratégias e
preparar os agentes, visto que o sucesso dessas atividades está ligado ao
planejamento e à qualificação dos que irão executá-lo. É interessante propor à
equipe de colaboradores e parceiros um momento inicial de apresentação com
dinâmicas de grupo a fim de integrar o grupo. Reuniões frequentes também é uma
boa ideia para acompanhamento do grupo e resolução de possíveis conflitos.
Ao perguntar se tudo ocorreu conforme o planejado, os alunos justificaram
“que ocorreram inúmeras mudanças e adaptações até o último momento no que foi
planejado, mas o evento superou até mesmo as expectativas e houve o sentimento
de missão cumprida no final”. Também foi mencionado que:
- Ocorreram deslizes no segundo dia;
- Faltou um pouco mais de participação por parte da Unemat. O evento é
uma disciplina do curso e necessita de acompanhamento e investimentos por parte
da instituição;
- Após várias mudanças por falta de incentivo da própria universidade e
patrocínio, conseguimos superar as expectativas e fizemos o evento acontecer de
forma organizada e planejada;
- Não, porque primeiramente foi planejado um evento de três dias, mas por
falta de recurso financeiro não foi possível;
- Não, na hora aconteceram alguns imprevistos que pela maioria dos
convidados nem foi notado, mas também aconteceram coisas boas como o show
com o DJ Mongo;
- Sim, até superou as expectativas, pois poucos acreditaram que iria dar
certo;
- Não, na sexta feira (28) tudo aconteceu como o planejado, dentro do
horário previsto, já no sábado (29), faltou o som, a palestrante teve que se esforçar
para que todos ouvissem, poucos alunos do ensino médio das escolas estaduais
compareceram para assistir a palestra que era destinada a eles, como era previsto;
- Na noite de sexta-feira sim, foi Ótimo!!! Já a programação do sábado não,
porque as tarefas não foram bem divididas, não houve empenho das duas turmas
deixando sem controle o que cada um faria de atividade;
36
- Não, tivemos um show que foi decidido de ultima hora DJ Mongo de Água
Boa e os alunos das escolas não compareceram para a palestra do segundo dia do
evento;
- Nem tudo, no começo almejamos um mega evento, com muitas pessoas,
só que tudo foi muito precipitado, diminuímos muitos itens devido ao pouco recurso
financeiro, no dia do evento houve algumas falhas, a demora para começar, mas
que representa muito pouco em vista do que foi o evento.
Os grupos de trabalho responsáveis pelo planejamento, pela organização e
pela execução do evento não souberam realizar determinadas tarefas e não
formaram equipes responsáveis por cada etapa do evento com comprometimento
para solucionar situações imprevistas numa abordagem rápida e eficiente.
O planejamento, segundo Matias (2004, p. 112), “a exemplo de qualquer
atividade humana, é fundamental no processo de organização de evento
englobando todas as etapas de preparação e desenvolvimento do evento”.
As diferentes opiniões dos alunos do 8º contribuíram para detalhar mais
informações se tudo ocorreu conforme o planejado: “Um evento dificilmente ocorre
exatamente como o planejado. No 2º dia do evento não teve organização no
anfiteatro para as palestras, apenas no coffee break”;
- Houve muitas mudanças do projeto inicial e isto dificultou a integração dos
grupos, ideias não aproveitadas;
- Sim, até mais que esperávamos, o evento foi um grande sucesso, todos
comentavam como foi bem organizado;
- Queríamos fazer um evento bem mais amplo, mas com a falta de
patrocínio não foi possível;
- Houve mudanças de data, reduziu os dias de realização do evento, porém,
conforme se ajustou ocorreu muito bem na sexta-feira e no sábado falhou na
organização com o datashow e microfone;
- Nem tudo ocorreu como o planejado, porém, no decorrer do evento
encontramos formas de sanar os problemas encontrados no dia do evento e
principalmente no segundo dia em organizar o anfiteatro;
- No início do planejamento o custo seria bem maior do que se tinha em
caixa, mas com novas adaptações ocorreu conforme o planejado;
- No primeiro dia foi maravilhoso, já no segundo dia houve muitas falhas,
algumas pessoas não estavam dispostas a ajudar, mas depois deu tudo certo;
37
- Apesar de todas as dificuldades encontradas o evento quase ficou perfeito.
Na noite de sexta-feira foi tudo maravilhoso, já no sábado não encerrou com chave
de ouro por falta de planejamento.
- Devido à falta de recurso houve a necessidade de redução de dias e de
gastos para a realização do evento.
Planejar um evento é ganhar agilidade no desempenho, considera Martin
(2003, p. 73), “é melhorar a eficiência na execução das tarefas, mensurar os
resultados e ter referências para avaliá-los”. Além disso, ganha-se tempo,
despendem-se menos esforços, evita-se desperdício, tomam-se medidas que
minimizem imprevistos e facilitem sua resolução quando surgirem e atingem-se os
objetivos propostos.
Meirelles (1999, p. 37) considera que o planejamento é um “fator
fundamental ao desenvolvimento de qualquer atividade e, de modo especial, para a
organização
de
eventos,
permitindo
a
racionalização
das
atividades,
o
gerenciamento dos recursos disponíveis e a implantação do projeto”.
Embora os alunos tenham visto todas as etapas do planejamento na
realização do projeto, eles não conseguiram se organizar deixando tarefas e
responsabilidades que foram determinadas a cada equipe para que outra fizesse.
3.2.3 Operacionalização do evento
Os alunos do 5º semestre consideraram que as etapas da operacionalização
do projeto que foram modificadas são: orçamento, atrações, cronograma, locais e
programação, tudo em função da redução de custos. Nas palavras deles:
- Os shows e algumas atrações por falta de recursos;
- Mudaram as datas, atividades por falta de patrocínio que precisou reduzir
ao máximo o orçamento;
- Foi modificada a duração do evento; foi incluído o show com o DJ Mongo,
são pequenos detalhes, que é difícil lembrar;
- O evento foi reduzido de três dias para um por falta de verba, foram
necessárias algumas modificações para ser realizado;
- No projeto houve várias modificações, devido principalmente à questão
financeira. Houve mudança na data, de palestrantes, redução de dias, decoração,
shows etc;
38
- Foram várias, pois tivemos que diminuir várias coisas, inclusive um show,
um almoço, uma palestra e a quantidade de dias do evento.
Para que não haja muitas modificações nas etapas de operacionalização do
planejamento é necessário elaborar um projeto com informações básicas que
direcionem o desenvolvimento das atividades que serão realizadas. Existem alguns
instrumentos que auxiliam no controle e desenvolvimento das atividades durante
todas as fases do planejamento e organização de um evento.
Os instrumentos mais utilizados são o briefing, que ajuda a captar
informações, esclarecer os aspectos relevantes do evento ou problemas que não
estão sendo solucionados, e o checklist, que é a relação das providências, tarefas e
necessidades do evento que está sendo organizado.
Embora os alunos tivessem elaborado as etapas do briefing e do checklist,
na prática não as utilizaram para que não houvesse tantas falhas e que pudessem
solucionar os problemas e tomadas providências antes do evento acontecer.
Os alunos do 8º consideraram que a data foi mudada, a quantidade de dias
foi modificada por falta de patrocínio, no dia contratou-se um DJ de última hora que
por sinal acrescentou para o sucesso do evento;
- O projeto estava com um orçamento elevado, foram eliminados alguns
itens;
- No pré-projeto havia mais programações que por falta de apoio financeiro
não pode ser executado tendo que cortar algumas bandas e palestras;
- O custo do evento sem dúvida foi o mais modificado, porque sem recurso
não foi possível contratar a palestrante que desejávamos;
- Foram modificadas datas, duração do evento, foram retirada parte da
programação como show, palestra, coquetel e almoço;
- A palestra motivacional que era para acontecer na sexta foi cancelada,
outros shows que estavam programados não ocorreram, o evento era para ser três
dias de comemoração, atividades e palestras foi modificado também;
- O orçamento, foi eliminado do projeto inicial shows e palestras;
- Algumas etapas foram modificadas por falta de patrocínio, era para ter
outras palestras, a programação de sábado era para ter show, no domingo era para
ter almoço, mas a falta de patrocínio teve que reduzir muito o evento;
- O cronograma de atividades e a planilha orçamentária;
39
Conforme foi sentido pelos alunos, criou-se uma expectativa muito grande
para a realização do evento com muitas palestras, shows e várias atividades.
Inicialmente, o chefe do Departamento de Turismo revelou que haveria um valor
inicial significativo, antes mesmo de dar início à elaboração do projeto por se tratar
de um evento considerado importante para o curso. A partir disso, iniciou-se a
primeira etapa com a elaboração do projeto, contando também que os empresários
e comerciantes poderiam ser forte aliados como patrocinadores.
Todo evento independente de seu tamanho, conforme Matias (2003, p. 95),
necessita decidir como primeira etapa qual será a filosofia financeira e orçamentária
do evento. O estudo de viabilidade econômica e o projeto de eventos serão
eficientes, se permitirem:
[...] conhecer de onde vêm os recursos e para onde eles vão; identificar qual
a porcentagem de recursos derivados de que área; analisar o que a
organização está gastando e onde as despesas poderão estar sendo muito
altas; determinar onde pode haver flexibilidade para aumentar os recursos e
tomar decisões sobre diversas variáveis, num modo inteligente e
profissional. (PCMA apud MARTIN, 2003, p. 95).
Em função de acontecer no mesmo período dois outros importantes eventos
na Universidade, o encontro pesquisado foi o que teve menor apoio e o valor inicial
que contávamos como certo foi cancelado, depois do projeto já ter sido iniciado. A
partir desse momento, os organizadores tiveram que fazer muitas alterações e
modificações, cortando grande parte da programação. Os prováveis patrocinadores
foram contribuindo com a proximidade do evento e com isso foram feitos muito
ajustes.
3.2.4 Execução do evento
Ao perguntar aos alunos do 5º quais os principais problemas encontrados na
execução do evento, continuaram afirmando que a falta de recursos financeiros, de
conhecimento formalizado em relação à prática e de domínio sobre a organização
do evento. Foi mencionado que:
40
- Acredito que o apoio da nossa faculdade e de alguns empresários que ao
longo desses dez anos do curso foram beneficiados de diversas maneiras,
principalmente em divisas de recursos;
- Acho que diante das dificuldades na medida do possível, cada um fez o
que tinha que ser feito e tudo foi ok;
- A falta de responsabilidade e comprometimento, pois muitos não ajudaram
a realizar as atividades propostas;
- O entrosamento entre as turmas, o empenho e o desempenho de alguns
colegas e conseguir patrocínio;
- Em minha opinião um dos maiores problemas foi no sábado com duas
palestras interessantes, a comunidade local não participou mesmo tendo ônibus
para conduzi-los;
- A união das turmas por não se comunicarem deixou a desejar durante a
organização das palestras no sábado;
- Para a realização do evento não tivemos apoio da instituição, poucos do
comércio ajudaram com patrocínio. A falta de verba foi um dos maiores problemas;
- Aos empresários e comerciantes locais que não contribuíram para a
realização desse evento. Ficamos boquiabertos e decepcionados com o descaso
dos comerciantes, isso foi um grande problema encontrado, no entanto houve
alguns patrocinadores e outros que aprovaram este evento e assim pode ser
realizado;
- A colaboração de patrocínio e a falta de interesse da própria Unemat;
durante as etapas da execução do evento foram encontrados dificuldades na
escolha do local, a quantidade de dias, a divulgação no começo não se atingiu o
esperado, a verba para execução do evento, a falta de participação de alguns, o
apoio da universidade, a escolha da programação entre outros.
Canton (apud ANSARAH, 2004, p. 322) considera que todos os nossos
adjetivos terão valor real e se auto sustentarão “quando acreditarmos e investirmos
na qualidade dos nossos profissionais e assumirmos nossa responsabilidade
realizando parcerias verdadeiras, que trarão resultados positivos para os
organizadores de eventos”.
Já para os acadêmicos do 8º os principais problemas encontrados foram
“promover um evento grandioso com muitas pessoas ao mesmo tempo, mesmo
41
dividindo as tarefas, tem grupos (equipes) que fazem mal feito sua parte
sobrecarregando os que se dedicam mais”. Além disso:
- A maior dificuldade é a união das equipes, muitos deixaram a desejar e
com isso sobrecarrega outras pessoas;
- Falha na comunicação em alguns momentos, pois as vezes não se sabia o
que fazer, ou de que comissão fazia parte;
- Falta de comunicação entre as turmas, uma jogando para a outra, não
queriam trabalhar, falta de organização no anfiteatro, um esperando pelo outro;
- Faltou colaboração da Unemat e patrocínio do comercio e no dia do evento
alguns colegas poderiam ter ajudado mais;
Um grande percentual considerou a falta de patrocínios tanto da Instituição
quanto do comércio, o maior problema para a realização do evento. Isso desmotivou
os acadêmicos na realização das atividades e faltou empenho das tarefas que foram
distribuídas em comissões com um cronograma de atividades para cada comissão,
que é imprescindível na operacionalização, evitando que o responsável não saiba
onde irá atuar como foi declarado por uma acadêmica.
O orçamento, segundo Canton (apud MARTIN, 2003, p. 121) é “uma
previsão dos investimentos que pretendemos realizar, da prestação de serviços e
receitas de qualquer natureza; (...) um limitador de ação e uma antecipação dos
resultados que nortearão as nossas ações; um excelente instrumento de controle
para comparar o previsto e o realizado”.
3.2.5 Estratégias para resolução de problemas
Em seguida questionou-se os pesquisados sobre estratégias, meios que a
equipe utilizou para solucionar problemas, e as respostas obtidas foram:
- Buscar parcerias e aperfeiçoar o trabalho em equipe;
- As estratégias foram a redução da programação, assim redução de custos;
- Nós mandamos bem e com a ajuda dos professores Fatinha e Delfos tudo
deu certo;
- Foram divididas todas as tarefas, porém nem todos as cumpriram;
- Infelizmente isso pegou toda a organização de surpresa porque como tinha
anúncios em todos os meios de comunicação, era muito improvável a comunidade
não se interessar em participar;
42
- Apesar de não ter sido bem organizado a segunda parte do evento, foram
solucionados os problemas com rapidez e agilidade para a realização das palestras;
- Com muita persistência os alunos correram atrás e com o grande apoio da
professora Fátima, que não mediu esforços, conseguimos o suficiente para que o
evento acontecesse;
- A estratégia utilizada foi a redução de custos, já que o financeiro não era o
bastante, então, reduziu-se os dias do evento, conseguimos palestrante gratuito,
locação do local do evento com o preço inferior ao que era posto primeiramente,
enfim, fomos buscar meios para redução de custos em todos os setores;
- A diminuição de gastos e de atrações que tínhamos em vista;
- A ausência de muitos alunos na questão participativa, na área da comida
houve dificuldades em conciliar com o bar que teve a falta de troco, para solucionar
essa questão os alunos se apoiaram com ajuda mútua em vários aspectos, muitos
desempenharam papéis de outras pessoas para resolver tais problemas.
Esse resultado demonstra que houve iniciativa dos organizadores na busca
por soluções para os problemas surgidos, o que é ótimo, e está coerente com
Canton (apud ANSARAH, 2004, p. 308-309): “Todo evento é o resultado de um ato
criativo. Essa criatividade, esse ato deve espelhar a vontade de fazer, como fazer e
por que fazer, isto é criar”. A criatividade pode ser desenvolvida e aprimorada pela
aquisição de conhecimentos, da habilidade com capacidade de sentir e definir
problemas e produção de novas ideias, encorajamento e incentivo a equipe para
funcionar mais criativamente.
As estratégias que o 8º semestre definiu para conseguir solucionar foram:
- Reduzir os gastos, cortar atividades e diminuir a programação;
- Foram utilizadas as estratégias da Profª Fatinha, que não mediu esforços
para a realização do evento;
- O meio que foi utilizado para solucionar foi dialogar entre as equipes e
dividir o trabalho para não acumular apenas numa minoria;
- Diante da falta de verba a equipe decidiu diminuir o tamanho do evento,
cortar alguns gastos considerados como não preferencial, excluir palestras e shows
da programação, reduzir para dois dias o evento, cancelar bufett;
- Baratear o custo do projeto sem que perdesse muito a qualidade;
43
- Os membros foram conversando e se entendendo entre sí e os professores
que ministravam a disciplina de Eventos II, a união que uns tinham com os outros
ajudou a solucionar as falhas que ocorreram durante o evento;
- Tentamos fazer o possível para que o evento fosse realizado de acordo
com o que planejamos;
Promover o entrosamento entre as turmas foi imprescindível para que todos
se entendessem e não deixassem de fazer o que era proposto e assim mesmo
houve falhas. Uns deixaram para os outros, tarefas que eram importantes para a
realização das palestras, confiando que o outro iria fazer. O segredo para um evento
de sucesso está na criatividade, no encantamento do público participante, no
planejamento e organização, na execução de todos os detalhes previstos e
dimensionados, assim como, na escolha dos parceiros e patrocinadores.
3.2.6 Avaliação do evento
Em seguida, pediu-se que os pesquisados avaliassem os itens da
organização, considerando ruim (0 a 4), razoável (5 a 6), bom (7 a 8) e muito bom (9
a 10). Os resultados obtidos estão sintetizados nas figuras 1 e 2.
Figura 10: Opinião dos acadêmicos do quinto semestre sobre os itens de
análise do evento
FONTE: Questionários respondidos pelos acadêmicos envolvidos na relizaçao do evento
44
Percebe-se que os aspectos mais bem avaliados foram, respectivamente, as
palestras, os shows e os locais para realização das atividades. É um resultado bem
interessante visto que demonstra que foi possível oferecer com sucesso atividades
técnicas (palestras) e culturais (shows), em locais apropriados para tal.
Já as principais críticas dos acadêmicos do 5º semestre foram feitas à
divulgação e ao coffee break, ambos muito importantes para o sucesso de um
evento com essas características.
Figura 11: Opinião dos acadêmicos do oitavo semestre sobre os itens de análise
do evento
FONTE: Questionários respondidos pelos acadêmicos envolvidos na relizaçao do evento
Como verificado na tabela 2, os acadêmicos do 8º semestre avaliaram o
evento mais satisfatoriamente do que os do quinto. Para eles, as palestras e os
shows foram os pontos altos do evento, a exemplo do avaliado pelos outros
acadêmicos. Entretanto, este grupo também avaliou muito bem o coffee break,
contrariamente ao outro grupo.
45
Essa disparidade na avaliação pode estar associada ao fato de que foram os
acadêmicos do oitavo semestre que ficaram responsáveis pelo coffee break, e em
função disso, eles estavam se auto avaliando de maneira mais positiva do que o
percebido pelos colegas do quinto semestre.
Notou-se que a divulgação do evento também foi o aspecto que foi pior
avaliado por esta turma, indicando uma percepção de todos os organizadores de
que este foi o aspecto menos trabalhado pelo grupo.
Ao perguntar o que deveria ser feito para que uma próxima edição deste
evento seja melhor, foi dito pelos alunos do 5º semestre que é fundamental mais
apoio da própria universidade, que a busca por patrocínios seja mais intensa e feita
com mais antecedência, cada um dos organizadores dê o máximo de si, e que haja
melhor divulgação do evento.
Percebe-se que é necessário mais tempo para a organização de um evento
deste porte, pois o projeto deve estar pronto e ser entregue aos eventuais
patrocinadores meses antes, visto que as empresas maiores têm cotas de
patrocínio, mas com um mês de antecedência não é possível a disponibilização de
patrocínio. A universidade também deve se conscientizar e ajudar os acadêmicos
num evento como este, pois divulga não só o nome da universidade e também o
curso.
Os alunos do 8º semestre acharam que é necessário mais tempo para
planejar e elaborar o projeto. Este ficou muito em cima da hora e muitas coisas
deixaram de ser feitas por falta de tempo. Além disso, a divulgação e o envolvimento
da Instituição também foram apontados.
Todo evento para ser bem organizado, precisa cumprir todas as etapas de
seu desenvolvimento. O tempo proposto para a realização deste evento foi na
primeira aula do semestre letivo e as duas turmas teriam que realizar esta atividade
até o final do semestre como o término da disciplina e avaliação final do que foi feito
e alcançado. No entanto, todos ficaram muito tranquilos achando que seria fácil já
que teríamos uma verba inicial para dar andamento no projeto e organizar as
atividades da programação. A partir do momento que este recurso foi retirado, os
alunos perderam a iniciativa e ficaram sem saber como agir diante do tempo
transcorrido e a proximidade da data agendada.
46
Organizar evento é uma tarefa prazerosa, porém árdua, imprevistos
acontecem a todo instante e o organizador precisa de uma equipe de coordenadores
que atuarão no momento da execução, estar preparado para solucionar imprevistos,
improvisações de última hora e tomada de decisões importantes para a realização
do evento. Nas palavras de Elbert Hubbart, “A melhor preparação para o bom
trabalho de amanhã é o bom trabalho de hoje”.
A disciplina de eventos é ministrada em dois momentos, no 3º semestre é
dada a parte teórica e no 8º é realizada a prática, mas em função de existência de
duas grades curriculares distintas, haviam alunos que realizavam a prática só no 8º
semestre.
Embora haja muita demanda por pessoal capacitado, conforme citado por
Giacáglia (2003) em seu prefácio, mesmo as escolas bastante conceituadas ainda
não estão formando futuros profissionais capazes de desincumbir-se a contento
dessa tarefa, apesar da importância de que ela se reveste. Muitos recém-formados
têm que aprender na prática – a duras penas e com os próprios erros muitas vezes
irreparáveis – a zelar pela imagem da empresa que os emprega.
Dessa forma, é relevante que as disciplinas de Eventos I e II do curso de
Turismo da Unemat permitam aos alunos vivenciar na prática a organização de um
evento e corrigir os possíveis erros antes de chegar ao mercado de trabalho.
Segundo Watt (2004, p. 95), “é fundamental que cada evento, seja pequeno
ou grande, tenha um processo de avaliação criterioso, que deve ser desenvolvido ao
final e durante a sua realização.” Essa avaliação que é chamada de controle ou
monitoramento constitui uma avaliação permanente dos erros e acertos, sendo
muito importante para garantir que o desembolso financeiro e a ação estejam bem
direcionados.
Nesta linha, optou-se por avaliar o evento também considerando a
perspectiva de envolvimento e dedicação dos organizadores por ocasião do pósevento. Os acadêmicos foram solicitados a descrever aquilo que fizeram em cada
etapa do evento e se auto avaliarem. Este exercício permitiu a reflexão e uma
análise crítica dos erros e acertos, e levou a um feedback importante para os
próximos eventos a serem promovidos durante a vida acadêmica e profissional.
47
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Cada evento, independente do seu tamanho, formato ou tipologia, é antes
de tudo um sonho, uma expectativa, que uma vez idealizada precisa ser
materializada, num processo bastante complexo e envolvente.
Neste sentido, a disciplina de Eventos II permitiu aos acadêmicos a vivência
prática do processo de planejamento, organização, operacionalização e avaliação do
evento pesquisado, e isso possibilitou alcançar todos os objetivos propostos nesta
pesquisa. O objetivo final da investigação era avaliar as principais dificuldades
encontradas pela equipe organizadora para realizar evento em comemoração aos
dez anos de existência do Curso de Turismo da UNEMAT. Para que isso fosse
possível foram traçados alguns objetivos específicos: localizar egressos e
professores do curso de Turismo; definir a programação do evento e fazer o projeto
com orçamentos e prováveis contratações; convidar todos os egressos, acadêmicos
e professores do curso, juntamente com representantes do trade turístico e as
principais autoridades municipais para troca de informações e experiências acerca
da atividade turística; e, realizar o evento.
As atividades desenvolvidas permitiram aos acadêmicos entender que o
planejamento detalhado permite potencializar as chances de sucesso, bem como
minimizar o nível de stress dos organizadores por ocasião da operacionalização do
evento. Entretanto, eventualidades podem surgir e demandam decisões rápidas para
solucionar os problemas emergentes.
Houve o entendimento de que a organização envolve a captação e
disponibilização dos recursos necessários para que o evento efetivamente ocorra.
Para isso é preciso pessoas capacitadas, recursos financeiros em quantidade
suficiente, programação pertinente e de qualidade, infraestrutura adequada e
divulgação eficiente, entre outros fatores necessários para satisfação das
expectativas dos participantes. Dentre esses aspectos, a captação de recursos
financeiros foi percebida como o expediente mais difícil na organização do evento
proposto.
Uma vez promovido o evento, ocorreu a avaliação do mesmo para que as
próximas edições sejam melhores que a última realizada, num processo de melhoria
48
contínua. Quando se avalia o desempenho e isto fica registrado, passa a existir
análise crítica e isso faz com que haja evolução.
Pode-se perceber que a tarefa de realizar eventos demanda pessoas com
conhecimento prévio e experiência prática, o que não é facilmente encontrado no
mercado de trabalho. Daí a importância da realização de eventos no decorrer dos
cursos universitários de Turismo, Hotelaria e Gastronomia, para que os futuros
profissionais tenham a oportunidade de vivenciar as atividades associadas ao
processo, antes de ingressarem no mundo do trabalho.
Neste estudo também foi diagnosticado pelos acadêmicos organizadores do
evento problemas com o trabalho em equipe, visto que foi mencionado em vários
momentos a falta de comprometimento de alguns colegas, a pouca dedicação
destes ao grupo, bem como a falta de envolvimento dos gestores da própria
instituição que deveria ser a maior interessada no sucesso do evento proposto. Com
isso, percebeu-se que as habilidades de trabalhar em equipe e promover relações
interpessoais de forma satisfatória também são relevantes para quem for atuar na
área de eventos.
Entretanto, apesar de todas as dificuldades apontadas, o evento investigado
foi percebido como tendo superado às expectativas dos próprios organizadores, o
que foi uma conquista para o grupo, que se sentiu recompensado por todos os
esforços despendidos, e mais preparado para atuar profissionalmente.
49
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2003.
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50
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ZANELLA, Luis Carlos. Manual de organização de eventos: planejamento e
operacionalização. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2004.
APÊNDICES
UNIVERSIDADE DO ESTADO DE MATO GROSSO
CAMPUS UNIVERSITÁRIO DE NOVA XAVANTINA
DEPARTAMENTO DE TURISMO
Docente: Profª Fátima C. A. M. Mesquita
Disciplina: Organização de Eventos II
Discente: _________________________________________________________
AVALIAÇÃO
Refletindo sobre o evento Comemoração dos 10 anos do Curso de Turismo
1. Quais as etapas da organização do evento?
2. Quais as dificuldades encontradas por você no planejamento do evento?
Explique.
3. Tudo ocorreu conforme o planejado? Justifique.
4. Quais etapas da operacionalização do projeto foram modificadas?
5. Quais os principais problemas encontrados na execução do evento? Explique.
6. Quais estratégias/meios a equipe definiu/utilizou para solucioná-los?
7. Avalie os itens da organização, considerando ruim (0 a 4), razoável (5 a 6), bom
(7 a 8) e muito bom (9 a 10).
Itens
Locais
Datas
Horários
Programação
Palestra
Infraestrutura
Duração total do
evento
Shows
Convites
Muito bom
Bom
Razoável
Ruim
Divulgação
Recepção
Coffee break
8. O que deveria ser feito para que uma próxima edição deste evento seja melhor do
que esta?
9. Qual foi sua participação no pré-evento, evento e pós-evento?
10. Que nota você daria para sua atuação no evento?
Convite
As turmas do 5° e 8° Semestre de Turismo têm a honra
de convidar Vossa Senhoria e família para o evento
comemorativo dos 10 anos de existência do Curso de Turismo
da UNEMAT – Campus de Nova Xavantina, a ser realizado
conforme programação abaixo.
Programação
DIA 28/10/2011 – SEXTA-FEIRA
Local: Pavilhão da Sociedade Brasileira de Eubiose
20h – Solenidade de abertura
21h – Lançamento do selo comemorativo
23h – Show de abertura com o grupo Triêro
DIA 29/10/2011 – SÁBADO
Local: UNEMAT – Universidade do Estado de Mato Grosso
14h – Recepção dos alunos do 2º e 3º ano do ensino médio
14h30’ – Palestra Técnica com Profª. MSc Giovana Pozzer
15h30’ – Coffee Break
16 – Participação dos Egressos do Curso de Turismo
17h – Apresentação do Curso de Turismo pelos alunos do 5º e
8º semestre