Cadeia Produtiva e Principais Players
do Setor
Profa. Ms. Liliane e Profa. Ms. Silvia Barreto Valente
Objetivos:
Esta unidade tem como objetivo mostrar que a atividade de eventos é o resultado de um
grupo de pessoas e profissionais que devem trabalhar de forma conjunta e coordenada para
se atingir um objetivo em comum, que é o sucesso desse Evento. Assim, é apresentado o
conceito de Cadeia Produtiva de Eventos, que são as principais partes que compõem um
Evento. Além disso, listam-se também os principais setores movimentados diretamente e
a mão-de-obra temporária. Para completar, esta unidade ainda descreve a Tipologia de
Empresas de Eventos e por fim, as principais entidades representativas do setor.
Planejamento e Projeto em Eventos
Cadeia Produtiva e Principais Players do Setor
Índice
1. Cadeia Produtiva de Eventos.............................................................................. 3
1.1. Entidade Promotora.................................................................................... 3
1.2. Entidade Organizadora............................................................................... 4
1.2.1. Parcelas ou Valor fixo......................................................................... 5
1.2.2. Remuneração variável ou Mista.......................................................... 5
1.2.3. Contrato de risco............................................................................... 5
1.3. Financiadores do Evento............................................................................. 6
1.3.1. Patrocinadores e Apoiadores.............................................................. 6
1.3.2. Expositores......................................................................................... 7
1.4. Apoio Institucional ou Colaborador............................................................. 7
1.5. Cliente Final................................................................................................ 7
1.6. Comunidade Anfitriã................................................................................... 8
1.7. Mídia.......................................................................................................... 8
1.8. Equipe ou Staff............................................................................................ 9
2. Setores Movimentados Diretamente.................................................................. 10
3. Mão-de-Obra Temporária.................................................................................. 10
4. Tipologia de Empresas de Eventos...................................................................... 10
5. Principais Entidades Representantes do Setor de Organização de Eventos.......... 11
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1. Cadeia Produtiva de Eventos
Todo evento é resultado de um conjunto de ações de um grupo de pessoas ou empresas,
profissionais ou não, integrantes no processo de organização. Caso uma das partes não
desempenhe corretamente suas atividades, pode comprometer todo o resto do conjunto. Em
seguida, cada uma destas partes é descrita em detalhes.
1.1. Entidade Promotora:
• É a Idealizadora ou “Dona” do evento.
• Constituída de uma Associação,
entidade, instituição governamental
ou, privada ou pessoa
física, que detecta a necessidade da
organização do evento de determinado tema.
• Consegue identificar a necessidade do
mercado para determinado evento, porém
não possui conhecimentos ou estrutura
necessária para organizá-lo.
• Pode deter os recursos para financiar o evento, ou, se ainda não possuir o montante, fará o
esforço para captá-lo (ou controla e contrata quem fará esta captação de recursos).
• Ao término, deterá as receitas obtidas, os lucros, se houver, bem como os prejuízos.
Você sabia que...
Conforme Bueno (2007) no Minidicionário da Língua
Portuguesa, a diferença entre Pessoa Física e Jurídica é:
Pessoa Física - o indivíduo civil ou militar;
Pessoa Jurídica - entidade comercial, industrial ou associativa,
legalmente autorizada;
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1.2.Entidade Organizadora
• Geralmente é um prestador de serviços contratado
para organizar o evento (ou seja, fazer o que
o promotor não sabe ou não tem capacidade).
Entretanto, em alguns casos, a própria entidade
promotora pode organizar o evento, mas é importante
estabelecer a diferença entre o papel de idealizar ou
ter a necessidade de realização do evento (promotor)
e realizar o evento (organizadora).
Exemplo de Evento quando a Entidade Promotora é a
mesma da Entidade Organizadora:
Um grupo de amigos decide fazer um churrasco
para comemorar a formatura na Universidade e eles
organizam o próprio evento.
A Entidade Organizadora é
responsável pelo planejamento e
execução do projeto do evento.
Exemplo de Evento quando a Entidade Promotora é
diferente da Entidade Organizadora:
Uma empresa de grande porte no setor de produtos de
consumo decide promover um evento de lançamento
de um novo produto e contrata uma empresa
organizadora de eventos corporativos.
• Pode ser constituído como um profissional organizador (também chamado de free lancer)
ou como uma empresa organizadora de eventos.É, quase sempre, o primeiro fornecedor
contratado no processo de organização de um evento.
• É o Planejador das peças que comporão e formarão a “ferramenta” de comunicação que será
o evento.
• Se necessário, fará todos os esforços de captação de receita para o financiamento do evento.
• Elaborará todos os processos a serem adotados para sucesso do evento, desde o valor das
inscrições até as políticas de vendas de patrocínio, ou o plano global de divulgação.
• Vale acrescentar que o montante financeiro captado não será seu, mas do Promotor do
evento.
• Acordará com o Promotor um valor justo para pagamento da prestação de seus serviços,
bem como a melhor forma de recebimento. Assim, apresentam-se as principais formas de
remuneração de uma empresa organizadora de eventos.
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1.2.1. Parcelas ou Valor fixo
A entidade organizadora estabelece um valor pelo planejamento e organização do evento, antes
de sua realização. Geralmente esse valor é calculado como uma porcentagem sobre o valor
total do projeto do Evento. Essa porcentagem varia, na média, de 10 a 20%. Exemplo: Supondo
que uma Festa de Confraternização de Final de Ano de uma empresa custe R$100.000,00, se a
entidade organizadora decidir cobrar 10% desse montante, logo ganhará R$10.000,00 por este
serviço.
1.2.2. Remuneração variável ou Mista
Esse tipo de remuneração é possível e comum ser praticada quando a entidade organizadora é
responsável pela captação total ou parcial dos recursos financeiros, como patrocínios e venda
de ingressos, por exemplo. Dessa forma, além de uma parte fixa, cobra-se um valor com
base numa porcentagem sobre o montante da receita captada. O nome desta remuneração é
variável, justamente porque o valor a ser adquirido pelo organizador varia em função do volume
captado.
1.2.3. Contrato de risco
Esta forma de remuneração consiste em se cobrar uma porcentagem sobre os lucros do
evento. O termo “risco” refere-se ao fato de que caso o evento não obtenha lucro, a
entidade organizadora acaba por não ser remunerada. Sendo assim, para aceitar essa forma
de remuneração, o organizador deve apostar muito no sucesso do evento para não sair
prejudicado.
Lembre-se
Vale acrescentar, entretanto, que
não existe um consenso no mercado
com relação a essa nomenclatura
apresentada, podendo variar de
uma região ou mercado a outro. De
qualquer maneira, servem como
uma boa base para a entidade
organizadora definir a melhor forma
de remuneração, de acordo com as
características de um evento.
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1.3. Financiadores do Evento
1.3.1. Patrocinadores e Apoiadores
• Investem suas verbas de marketing no evento,
repassando um valor combinado, em troca de
oportunidades de divulgação de seus nomes
(instituição ou produtos). A principal diferença
entre Patrocinador e Apoiador é que o primeiro
investe dinheiro e o Apoiador investe em
produtos ou serviços, como por exemplo, a
empresa que fornece as bebidas para a festa ou
uma rádio que faz a divulgação do evento.
• Analisam o evento detalhadamente e
identificam possibilidades de bons retornos
financeiros a curto, médio ou longo prazo.
• Pagará pela melhor visibilidade possível dentro
deste evento e entre seu público alvo, que
Os Financiadores do Evento englobam
todas as empresas ou pessoas que
são ou não identificados como clientes em
contribuem com a receita necessária
potencial (prospects). Além disso, podem-se
para sua realização.
oferecer aos patrocinadores outros benefícios
dentro do evento, como realização de sorteios,
com o principal objetivo de ficar com o
cadastro do público presente; distribuição de material promocional ou amostra grátis para
testar a aceitação do público, entre outros benefícios.
• Terá seu logotipo divulgado da forma que escolher e for permitida pelo Promotor e
Organizador, podendo ser:
- Patrocínio por itens: apresenta-se uma lista de itens dentro do evento que podem ser
patrocinados e ,assim, permitir a logotipia por parte do patrocinador. Exemplos de itens
a serem patrocinados: cadeiras dentro do auditório, canetas e pastas distribuídas aos
participantes, camisetas de uso do staff ou participantes, coffee break, entre vários outros.
- Patrocínio por cotas: nesta modalidade, o patrocinador escolhe a cota que mais se enquadra
dentro do seu orçamento. Dentro de tais cotas são oferecidos um grupo de benefícios,
também denominado de pacote de benefícios. É comum também dar nomes diferenciados a
cada uma das cotas como, Ouro, Prata e Bronze.
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1.3.2. Expositores
• O Expositor compra um espaço dentro do evento (geralmente calculado por m²) e dessa
forma contribui financeiramente para sua realização.
• Essa modalidade de financiamento somente ocorre em eventos nos quais tenham espaços a
serem comercializados, como feiras e exposições.
• Geralmente, este espaço é vendido no formato de estandes.
1.4. Apoio Institucional ou Colaborador
• São colaboradores fundamentais para o sucesso do evento, porém, que não financiam o
evento diretamente, mas emprestam seu nome e imagem para divulgação, por isso não podem
ser confundidos com financiadores.
• São instituições que agregam valor e credibilidade ao evento.
• São as sociedades médicas ou entidades de classe que dão respaldo ao evento.
O Apoio Institucional empresta
seu nome para dar credibilidade
e respaldo ao evento.
1.5. Cliente Final
• São os participantes do evento. Espectadores. O
público-alvo.
Se o público ou cliente final não ficar satisfeito
• Usando as palavras do organizador de eventos,
com o Evento, este não terá atingido o êxito
esperado.
Roosevelt Hamam, o público “É a própria
razão de ser do evento”, isto porque todo o
evento é formatado e direcionado a ele. Em
outras palavras, caso o público não fique satisfeito com a realização do evento, a entidade
organizadora será mal avaliada. Um evento mal avaliado significa fracasso também para
a entidade promotora. Dentro do mesmo raciocínio, as entidades financiadoras também
não ficarão satisfeitas, uma vez que investiram seus recursos no evento de forma a terem
um retorno de imagem positivo, e como o público avaliou negativamente o evento,
consequentemente, tendem a ter um olhar negativo para os demais integrantes.
• Pode também funcionar como uma fonte de receitas para o evento, a partir do momento que
o participante paga pelo ingresso ou inscrição para validar sua participação.
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1.6. Comunidade Anfitriã
Trata-se do núcleo geográfico receptor do evento, pode ser um bairro, cidade, região, estado
ou país. Ela envolve os residentes, comerciantes, lobistas, autoridades públicas, líderes
comunitários.
É importante que o organizador de eventos consulte, e sempre que possível, envolva a
comunidade anfitriã no processo de planejamento e operacionalização do evento, de forma a
despertar seu interesse, apoio e simpatia.
Vale ressaltar também, que dependendo do evento é fundamental estudo dos impactos
negativos, de forma a controlá-los ou minimizá-los. Por exemplo, caso um megaevento cause
engarrafamento em importantes vias, deve-se contar com o apoio extra de policiais e empresas
de gerenciamento de trânsito. Ou então, outras autoridades podem ser acionadas para
fornecerem permissões especiais, como um desfile em vias públicas.
1.7. Mídia
Conforme Allen et al. (2008):
“A revolução na mídia, por sua vez, ocasionou uma revolução nos eventos. Os
eventos agora possuem uma existência virtual na mídia tão ou mais poderosa
que a realidade. O público presente em um evento esportivo ou concerto, pode
representar uma gota no oceano em relação à audiência televisiva.”
Estes mesmos autores lembram, por exemplo, do funeral de Lady Di, que foi televisionado e
assistido por milhares de pessoas em todo o mundo, e mais recentemente, o casamento do
príncipe William e Kate também foi acompanhado por milhares de telespectadores.
Vale lembrar que a venda dos direitos de transmissão desses megaeventos pode representar uma
importante fonte de receita. Além disso, acabam também atraindo para as emissoras que os
transmitem, contratos milionários de patrocínios publicitários. O Super Bowl é o evento final da
liga de futebol americano nos Estados Unidos, e segundo os especialistas é o evento mais caro
do mundo para os anunciantes.
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1.8. Equipe ou Staff
O grupo de profissionais solicitados
para trabalhar num evento representa
outra parceria para alcançar seus
resultados. Além disso, é importante
que sua filosofia seja compartilhada
por todos os envolvidos. Isto porque,
como em qualquer prestação de
serviço, o sucesso somente é obtido
quando todo o grupo for consistente
e equilibrado, pois se uma das
partes falhar pode comprometer a
experiência do todo.
tra
um evento representa ou
A equipe executiva de
deia Produtiva de um
parte fundamental na Ca
evento.
Curiosidades...
Walt Disney, fundador da maior empresa de
entretenimento da atualidade, certa vez disse
que: “Você pode sonhar, desenhar, criar o local
mais maravilhoso no mundo...mas ele precisa de
pessoas para transformar o sonho em realidade”.
Fazendo um paralelo para os eventos, pode-se
também concluir que de nada adianta uma grande
estrutura, cenário, planejamento, se não tiverem
profissionais competentes para executá-lo. Disney
pregava também que os clientes poderão visitar um
de seus parques somente uma única vez, mas tal
experiência deve ser uma das melhores de sua vida.
Dessa forma, ele estabeleceu uma importante meta
de qualidade a ser perseguida por todos os membros
do elenco, nomenclatura dada aos colaboradores,
pois na sua crença, cada pessoa desempenha um
papel no contexto do espetáculo a ser apresentado
diariamente, toda vez que um dos parques abre suas
portas aos visitantes.
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O padrão de qualidade na
prestação de serviços impla
ntada
por Disney serve de modelo
para várias empresas na áre
a de
entretenimento..
2. Setores Movimentados Diretamente
Para complementar a ideia da Cadeia Produtiva de Eventos, segue uma listagem dos
principais setores movimentados diretamente pelos eventos. Cabe salientar, entretanto, que
não necessariamente todos estes setores são acionados em todos os eventos, pois como são
atividades muito complexas e atendem a várias necessidades, dependendo da área de atuação,
somente alguns setores são movimentados.
• Montagem estandes
• Comunicação visual
• Decoração e Cenário
• Segurança
• Bufê ou Catering
• Serviços Gráficos
• Sonorização, iluminação
• Serviços de limpeza
• Serviços de recepção
• Hospedagem, pacotes de viagem e receptivo
• Fotografia
• Brindes, troféus e placas
• Serviços audiovisuais
• Tradução e intérprete
• Seguradoras
• Transporte de passageiro e cargas
• Comunicação
• Uniformes e trajes
3. Mão-de-Obra Temporária
Vários profissionais podem ser contratados por um período temporário de trabalho, ou seja,
pelo período de realização do evento, e são também denominados de free lancers. Segue uma
listagem de alguns desses profissionais:
• Recepcionistas
• Decoradores
• Fotógrafos
• Pessoal de Manuseio de brindes e correspondências
• Seguranças
• Eletricistas
• Pessoal de Limpeza
• Marceneiros
• Cerimonial
• Operadores de Telemarketing
• Garçons
• Animadores e Recreadores
4. Tipologia de Empresas de Eventos
No Mercado Brasileiro é possível encontrar basicamente dois importantes tipos de empresas de
Eventos: Promotoras e Organizadoras. A seguir apresenta-se a descrição das principais empresas
em atuação.
Promotora de Feiras e Exposições: empresa empreendedora, responsável financeira e
legalmente pela realização de feiras ou exposições de negócios. Exemplos: Reed Alcântara
Machado, Francal, Couromoda;
Promotora de Festas e Shows: empresa empreendedora, responsável financeira e legalmente
pela realização de festas noturnas (“baladas”), shows e espetáculos. Exemplos: Artplan, Mondo
Entretenimento, Time 4 Fun.
Promotora de Eventos Esportivos: empresa empreendedora, responsável financeira e
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legalmente pela realização de campeonatos, torneios e eventos esportivos em geral. Exemplos:
Sport Promotion, Traffic, Octagon Koch Tavares.
Organizadora de Congressos e Seminários: empresa contratada, prestadora de serviços
de organização de congressos, simpósios, fóruns, seminários e workshops. Exemplos: Soma,
RHamam, Malu Losso, Perfecta.
Organizadora de Eventos Corporativos: empresa contratada, prestadora de serviços de
organização de convenções, lançamento de produtos, eventos de incentivos e corporativos em
geral. Exemplos: B. Ferraz, Banco de Eventos, TV1.
Organizadora de Formaturas: empresa contratada, prestadora de serviços de organização de
formaturas e eventos acadêmicos em geral. Exemplos: KM, Brilho Formaturas, Forte Real.
Organizadora de Eventos Sociais: empresa contratada, prestadora de serviços de organização
de casamentos, festas comemorativas e recepções em geral. Exemplos: Domínio Eventos,
Marriages.
5. Principais Entidades Representantes do Setor de
Organização de Eventos
ABEOC: Associação Brasileira de Empresas de Eventos
• Fundada em 15 de janeiro de 1977 com jurisdição em todo o território nacional;
• Entidade civil, sem fins lucrativos;
• Tem como missão coordenar, orientar e defender o interesse de seus associados, que são:
empresas organizadoras, promotoras e prestadoras de serviços;
• Realiza intercâmbios com empresários e associações de classe.
ABRACCEF: Associação Brasileira de Centros de Convenções e Feiras
• Fundada em 30 de setembro de 1985;
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• Entidade civil, sem fins lucrativos;
• A principal finalidade é promover a integração e troca de informações relacionadas com o
gerenciamento de espaços para a realização de eventos;
• Presta assessoria em estudos de viabilidade, implantação, construção e reformas de centros de
convenções;
• Divulga anualmente um calendário de eventos.
UBRAFE: União Brasileira dos Promotores de Feiras
• Esta Associação congrega as principais empresas promotoras de feiras e exposições de
negócios. Sua missão é manter em destaque o turismo de negócios, preservando seus direitos
e ampliando sua base de atuação. Colabora ainda com a divulgação das feiras no Brasil e
exterior.
COCAL: Federación de Entidades Organizadoras de Congresos de America Latina
Entre os principais objetivos desta Associação, destaca-se:
• Fomentar a formação de técnicos e profissionais do setor;
• Acordar princípios e normas de ética profissional e comercial;
• Contribuir com a promoção dos países da América Latina e estabelecer relações de
cooperação entre eles;
• Representar e atrair eventos para a região no plano internacional
ICCA: International Congress and Convention Association
ICCA representa os principais especialistas em organização, transporte, acomodação de eventos
e encontros internacionais; congrega mais de 900 companhias e organizações em 86 países pelo
mundo.
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SINDIPROM – Sindicato das Empresas de Promoção, Organização e Montagem de Feiras,
Congressos e Eventos do Estado de São Paulo
Representa mais de 3.400 empresas, entre promotoras e organizadoras de eventos, montadoras
de estandes, locadoras de equipamentos e demais prestadoras de serviços autônomos
especializados em feiras e eventos, incluindo as empresas dedicadas ao marketing promocional.
Síntese:
Nesta Unidade você foi apresentado ao conceito de Cadeia Produtiva de Eventos, ou seja,
todas as partes fundamentais para a realização de um evento. Você aprendeu também as
principais formas de remuneração de uma empresa organizadora de Eventos, além da listagem
dos principais setores e profissionais movimentados. Além disso, apresentou-se a tipologia das
principais empresas de eventos presentes no mercado brasileiro e um breve resumo das mais
representativas entidades do setor.
Vídeo
Esse vídeo mostra com muita sensibilidade o envolvimento e
a vontade de várias pessoas e profissionais necessários para a
concretização de um evento.
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Leituras recomendadas
ALLEN, J. et al
Organização e Gestão de Eventos. Rio de Janeiro: Elsevier,
2008.
BUENO, S.
Minidicionário da Língua Portuguesa. São Paulo: FTD, 2007.
GIACAGLIA, M.
Organização de Eventos – teoria e prática. São Paulo:
Pioneira Thomson Learning, 2003.
MARTIN, V.
Manual Prático de Eventos. São Paulo: Atlas, 2003.
*Alertamos que estes conteúdos são de uso exclusivo da Universidade Anhembi Morumbi, estão
protegidos pela Lei de Direito Autoral e não devem ser copiados, divulgados ou utilizados para
outros fins que não os pretendidos pelo autor ou por ele expressamente autorizado.
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