A importância da TI no suporte à organização de eventos.
Luciana Fonseca da Cruz1
[email protected]
Resumo. A Tecnologia da Informação (TI) é um facilitador das atividades e
processos organizacionais de desenvolvimento de software,(requisitos, projeto,
implementação). Uma coleção de sistemas de computação usados por uma
organização, baseada na Web (a TI) permite que empresas obtenham, vantagem
corporativa. Na organização de eventos, a TI dá suporte aos cinco objetivos
comerciais: melhorar a tomada de decisão, aumentar a produtividade, aprimorar
o relacionamento com os clientes, desenvolver novas aplicações estratégicas e
reduzir de custos. As grandes empresas públicas e privada utilizam TI em
praticamente todos os setores, independentemente da área funcional
Palavras Chaves: TI, Organização, Evento.
Abstract. Information Technology (IT) is a easyer of activities and organizational
processes of software development (requirements, design, implementation). A
collection of computer systems used by an organization, Web-based (IT) enables
companies to obtain, corporateadvantage.Organizing events IT supports the five
business objectives: to improve decision making, productivity, improve customer
relationships, developing new strategic applications, reducingcosts. Large public
and private companies use IT in virtually all sectors regardless of functional area.
Web-based.
Keywords: IT, Organization, Event.
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Instituto Superior de Tecnologia em Ciência da Computação / TCC – “Sorrento”
1. Introdução
Neste artigo serão apresentados as características que um sistema de suporte à eventos deve
apresentar para que a máxima eficiência seja atingida. Será demonstrado que a construção
de sistemas de informação que apoiam processos empresariais, ultrapassam os limites
funcionais, sendo necessário adequar os processos empresariais a uma coleção de vários
pacotes funcionais exclusivos. Em algumas áreas pode ser solução,por exemplo, integrar um
software de organização de evento, produção e contabilidade se todos forem provenientes do
mesmo fornecedor de software. Entretanto, misturar pacotes existentes de vários
fornecedores pode não ser prático ou eficiente.
Serão abordados elementos do suporte logístico a eventos, posicionando os sistemas de TI
neste contexto. Construir aplicações que possam cruzar facilmente as fronteiras funcionais e
alcançar bancos de dados separados normalmente requer novas abordagens. E durante muito
tempo, a maioria das aplicações de TI foram desenvolvidas em áreas funcionais
independentes uma das outras. Conforme a complexibilidade dos sistemas crescem,
aumentam também os defeitos encontrados nestes. Sejam defeitos, causados por erros
técnicos ou problemas decorrentes de especificação incorretas do negócio, estes
descompassos fazem com que a área de desenvolvimento de software perca credibilidade e
sofra com o aumento do custo de seus projetos. Neste cenário, torna-se necessário a
existência de algum tipo de iniciativa que vise mitigar os defeitos. Assim aquisição do
software de prateleira na forma de módulos baseados em componentes, reduz custos, tempo
de desenvolvimento e erros na linha de código. Pois, a TI tende a reduzir tempo necessário
para concluir qualquer etapa no processo de tomada de decisão.
Não existe praticamente nenhum emprego profissional hoje em dia que não exija
conhecimentos de computadores e aptidões para a produtividade pessoal. E não existem
setores que não utilizem a tecnologia dos computadores para uma forma de vantagem
competitiva.
A estrutura do hardware do computador tem impactos profundos sobre as pessoas e nas
empresas. O sucesso pessoal e corporativo pode residir no conhecimento da estrutura do
hardware e um compromisso em saber para onde essa estrutura está caminhando e que
oprtunidade as inovações poderão trazer. Como as inovações podem ocorrer muito
rapidamente, são difícies as decisões sobre o hardware no nível individual e organizacional.
Muitas novidades para diferentes classes de computadores surgem, em momentos diferentes
e os gerentes precisam determinar quando os sistemas legados de hardware antigo ainda tem
função produtiva na arquitetura de SI, ou quando devem ser substituídos.
2. Ferramenta
O computador se consolidou como uma ferramenta de provisão de serviços de toda ordem
no século XX. Com o passar dos anos tornou-se comum a utilização de redes de
computadores, conectando diversas máquinas, cada uma com seu repositório específico,
formando todo um agregado de serviços e informações. A computação em rede se mostrou
um eficaz instrumento no suporte logístico, provendo as mais diversas informações, em
todas as etapas do processo. A organização de eventos é um caso específico de processo
logístico. Com os sistemas em rede foi possível conectar clientes aos parceiros de negócio,
facilitando a captura de requisitos e contribuindo para o principal objetivo de um sistema
computacional: a satisfação dos anseios do cliente.
A organização de eventos nos dias atuais assumiram grande complexidade, tornando
praticamente indispensável o suporte de produtos de TI, na sua realização.
Logo o computador se tornou uma ferramenta eficaz suportando novas maneiras de realizar
negócios. Com a TI e a computação em rede, a organização de evento foi bastante
beneficiada.Conceitos de serviços aos clientes ao suporte de parceiros de negócios, captura
de atributos, entender os anseios do consumidor são necessários na organização de qualquer
evento e levados em consideração pela TI. A logística tratando de atividades complexas e de
grande importância como: emissão de pedidos, de compras de recebimento e expedição de
mercadorias o torna mais eficiente. Logística na TI é visto como estratégia competitiva,
justificando não somente pelas oportunidades dos custos envolvidos. Uma metodologia que
consegue planejar, implementar e controlar de maneira eficaz o fluxo de produtos, serviços e
informações. São exemplos de processos de TI que abrangem várias atividades principais e
de suporte na cadeia de valor. Todas as atividades relacionadas, podem ser suportadas (pela
TI) pelos sistemas de informação que auxiliam nas decisões, uma grande quantidade de
aplicativos de software comercial de organização de evento. Assim o suporte da TI na
organização do evento é primordial, funciona integrando sistemas.
3. Integração de sistemas diversos
Para a consolidação da importância do suporte de TI à realização de eventos , ferramentas de
desenvolvimento também estão disponíveis para construir aplicações personalizadas em uma
área funcional específica. Alguns fornecedores de software se especializam em um ou
algumas áreas ou em alguma atividade empresarial. Entretanto, a execução de muitas tarefas
em organização requer interações e troca de informações entre diferentes departamentos.
Isso pode ser difícil de fazer se não houver compatibilidade de hardware e software. Por esta
razão, a integração de softaware é requisito fundamental. Implementado numa arquitetura
Web, usando tecnologias comerciais adotadas no mercado.
A XML (eXtensible Markup Language) também é usada para integrar sistemas de parceiros
comerciais. É uma linguagem conhecida como XML (Raisinghani,2002; Linthicum,2000)
versão simplificada de uma linguagem de descrição de dados geral chamada SGML
(Standard Generalized Markup Language). A XML é usada para melhorar a compatibilidade
entre os sistemas diferentes dos parceiros comerciais definindo o significado dos dados nos
documentos empresariais considerada "extensível" porque os símbolos de marcação são
ilimitados e autodefiníveis. Esse novo padrão é promovido como nova plataforma para
B2B(E-commerce em que os vendedores e os compradores são empresas)
A XML difere de HTML - a finalidade da HTML é ajudar a construir páginas Web e exibir
dados nessas páginas. A XML descreve dados e informações, ela não diz como os dados
serão exibidos. A XML pode ser usada para enviar mensagens complexas que incluem
diferentes arquivos. Pode ser lida e entendida facilmente pelas pessoas usando navegadores
comuns.
Integração de operações de front-office e back-office
É mais fácil integrar as operações de front-office entre si próprias e back-office (backoffice está associado aos departamentos administrativos de uma empresa, departamentos
que mantêm nenhum ou muito pouco contato com os clientes front-office ou linha de frente
são atividades de uma empresa que tem alto contato com o cliente, as empresas de prestação
de serviços tem o nível de contato com o cliente bem alto, mas isso não quer dizer não
existam atividades ocorrendo longe dos olhos do cliente, entre si próprias. (King, 2000, p.
13)
Vários fornecedores oferecem algumas soluções de integração. Por exemplo a Oracle
Corp.,continuamente faz expansão do de seu softawere de front-office, o que oferece a
capacidade de conectar operações de back-office com ele. Para tal utiliza novos métodos de
integração centrada no processo ( Soluções de integração de sistemas projetadas,
desenvolvidas e gerenciadas por um ponto de vista do processo de negócios.)
Um exemplo é o produto 9i da Oracle, oferece não só integração interna de back-office e
front-office, mas também integração com parceiros comerciais.
Principais capacidades:
Vendas de campo on-line - aplicação de gerenciamento de clientes baseadas na Web.
Contratos de serviço - gerenciamento de contratos e opções de serviço com ERP.
Vendas e marketing móveis - groupware sem fio para conectar diferentes grupos de gestão.
Pacote de call center e telefonia - centro de atendimmento baseado na Web.
Comércio pela internet - unidade de recebimento de pedidos e pagamento interconectada
com aplicações de back-office ERP.Está intimamente ligada com o call center para
processamento de pedidos.
Inteligência comercial - identificação de clientes mais valiosos, análise do motivo da
saída de clientes e avaliação da precisão da projeção de vendas.
Figura 1. Auditoria
4. Integração de Sistemas
A integração dos sistemas de informação derruba barreiras entre várias unidades
corporativas, a integração reduz a duplicidade do trabalho. Um dos principais fatores para a
integração, com parceiros comerciais, é o acordo sobre padrões apropriados.(consenso sobre
padrões). Integração de sistemas podem ser construidas em empresas pequeninas. Em
grandes corporações. Em multinacionais, a integração é mais trabalhosa.
O suporte da TI na organização de evento funciona integrando Sistemas, trazendo inúmeros
benefícios:
Reduzindo estoques;
Reduzindo pessoal;
Aumentando a produtividade;
Melhorando o gerenciamento de eventos;
Redução de custos de aquisição;
Redução de custos de logística;
Melhoria no cumprimento de prazos;
Visibilidade das informações;
Flexibilidade;
Processos novos e aprimorados.
4.1. ERP
A integração de Sistemas pode ser interna e externa.
Integração de Sistemas Internas:
"Se refere à integração dentro de uma empresa entre aplicações e / ou entre aplicações e
banco de dados". Por exemplo, a organização de eventos pode integrar controle de estoque
com um Sistema de pedidos ou um pacote de CRM (Gerenciamento do relacionamento com
o cliente, esforço em nível empresarial para conquistar e manter clientes apoiado na TI) com
o banco de dados dos clientes.
O CRM (Customer Relationship Management) é o método que reconhece os clientes como
a base da empresa.Está ciente que o sucesso depende de gerenciar corretamente as relações
com os clientes. O CRM é uma estratégia de negócio para selecionar e gerenciar clientes a
fim de otimizar, gerar valor a longo prazo.
Integração de Sistemas Externas:
Se refere à integração das aplicações e / ou bancos de dados entre parceiros comerciais. Por
exemplo, integração de cadeia de fornecimento externa em sistemas de desenvolvimento de
organização de eventos, permitindo aos fornecedores acessar a intranet de um cliente, baixar
especificações de produtos, ver videos e outros processos. A integração externa é necessária
para Sistemas de Gerenciamento de relações de parceria PRM (Gerenciamento de relações
com parceiros, esforços para ampliar o gerenciamento do relacionamento com cliente nas
relações com os parceiros comerciais.)
O PRM (Partner Relationship Management) conecta a empresa com seus parceiros
comerciais usando tecnologia da Web para distribuir e gerenciar informações de modo
seguro. Suas funções específicas são:
Perfis de parceiros;
Comunicação entre os parceiros;
Gerenciamento de indicação de clientes;
Distribuição de informação direcionadas;
Conexão com a empresa estendida;
Planejamento de parceiros;
Alertas de e-mail e Web;
Mensagens;
Lista de preços.
Figura 2. ERP
ERP ( Enterprise Resource Planning )- Sistema Integrado de Gestão.
É o mais completo softaware integrado de gestão, o ERP. O principal é o SAP R/3 (da SAP
AG corp ) esse pacote de software altamente integrado contém mais de setenta módulos de
atividades comerciais O SAP R/3 é um sistema que oferece um conjunto de módulos com
diversas aplicações de negócio. Os módulos são integrados e contém a maior parte das
funcionalidades necessárias às grandes corporações, incluindo manufatura, finanças, vendas
e distribuição e recursos humanos. Cada módulo é responsável por mais de 1000 processos
de negócio, cada um deles baseado em práticas consagradas. A configurabilidade do sistema
é tornada possível por 8000 tabelas que administram desde a estrutura corporativa até a
"política de desconto oferecida aos clientes". A Oracle Computer Associates e a Peoplesoft,
também fabricam produtos similares incluindo módulo Web.
O ERP é um "investimento" , favorece a disciplina em torno dos processos empresariais,
viabilizando o suporte a TI. Todavia pode ser extremamente complexo de implementar. As
vezes é necessário trocar processos já existentes para que se adaptem ao ERP. Uma maneira
"econômica" de uma empresa implementar o ERP é alugar Sistemas de ERP de um
provedor de serviços de aplicação (ASP). Uma grande vantagem do "aluguell", é que mesmo
uma pequena empresa pode usufruir o ERP ao invés de comprar um pacote ERP inteiro,
poderá ser alugado só módulos relevantes e existe também a opção de personalizar o ERP de
acordo com a necessidade da empresa.
Figura 3. SAP/R3
5. Método novo de integração
Web services é a integração de sistemas.Aplicações precisam ser integradas com banco de
dados e
com outras aplicações. Usuários precisam interagir com dados para conduzir
análises e quase sempre qualquer sistema novo precisa ser integrado com os antigos. O
crescimento das atividades B2B e e-business requerem a integração de aplicação e banco de
dados dos parceiros de negócio (integraçãoexterna) Web services têm um grande potencial
porque eles podem ser usados numa variedade de de ambientes: intranet, extranet
configurada para os parceiros de negócio (podem ser escritos usando uma enorme variedade
deferramentasdedesenvolvimento).
A Web services permitem à Web tornar-se uma plataforma para a aplicação de serviços de
negócio como componentes em aplicações de TI. Por exemplo, autenticação de usuários,
conversão monetária, e arranjo de eventos são componentes de muitos processos de negócio
ou aplicativos, tais como pedidos em comércio eletrônico ou outros sistemas.
A idéia de obter serviços elementares e juntá-los para criar novos aplicativos não é nova.Está
é a abordagem de desenvolvimento baseado em componentes. O problema é a que as
abordagena anteriores eram incômodas e caras. De acordo com Tabor(2002), tecnologias
existentes de integração de componentes apresentavam problemas com a formatação de
dados ,transmissão de dados, interoperabilidade, inflexibilidade (elas eram específicas de
uma plataforma) e segurança. Web services oferecem um método novo de integração. Além
disso, processos de negócios que são compostos de Web services são muito mais fáceis de
adaptar às necessidades de alterações de clientes em clima de negócio que são locais, ou
emaplicativos comprados (Seybold,2002).
6. Conclusão
A TI é importante e necessária, suportando todos os setores da organização independente de
sua área funcional. Com o avanço da computação cliente servidor em todo o ambito da
empresa, um novo desafio aparece: controlar não somente a organização em tempo real, mas
todos os principais processos empresariais com uma só arquitetura de softaware (o ERP),
melhorando a organização de qualquer tipo de evento, trazendo mais organização
produtividade e logo a satisfação do cliente.Existem outros métodos, a escolha do ERP não é
obrigatória. O ERP exige que os processos empresariais corporativos sejam aderentes do
software. Como alternativa para o ERP, podem ser escolhidos sistemas mais sofisticados do
mercado. Podem também, usar seus próprios sistemas e integrá-los.Apesar de não ser
simples implementar, o método, é eficaz, principalmente se for utilizado componentes.
Qualquer que seja o método utilizado, integrar sistemas de informação ajuda a reduzir o
custo, aumentar a produtividade dos funcionários, facilitar o compartilhamento, colaboração
e a comunicação de informações, que são essenciais para agradar ao cliente.
Em uma escala mais ampla, está diretamente ligada a melhoria de qualidade de vida. Devido
o aumento na eficiência organizacional, resultando a expansão do local de trabalho, logo
mais tempo de lazer e descanso para os trabalhadores.
Muitos fatores influenciam a migração de sistemas entre diferentes tecnologias, mas alguns
pontos são comuns independentemente das tecnologias envolvidas é importante observar a
experiência da equipe, treinar a equipe que vai manter o sistema após a migração nas novas
tecnologias e envolvê-los desde op início do projeto, mesmo que num primeiro momento,
seja para fazer partes periféricas e não tão críticas do sistema. Ensinar a equipe por meio da
prática, observação e repetição é uma das melhores ferramentas para a migração de sucesso.
Definir uma arquitetura é uma boa estratégia para compatibilizar a migração e a velocidade
de desenvolvimento com as necessidades de negácios e estratégias de venda da empresa são
essenciais e alguns cuidados devem ser tomados:
Nunca pare de usar o sistema legado antes de o sistema novo ter todas as funções
necessárias para a empresa e algumas das funções desejáveis mais importantes;
É mais importante tre um novo sistema estável e confiável do que finaliz´-lo rapidamente;
Poderá ser necessário precisar alterar a arquitetura algumas vezes para chegar ao ponto ideal,
portanto, antes de começar a migração faça alguns protótipos testando a união das
tecnologias que serão usadas;
Caso a empresa não tenha um expert em uma área crítica da tecnologia para o novo sistema,
pode ser mais barato e rápido contratar um consultor especializado na área do que aprender
sobre ela;
Se um consultor for contratado, peça explicação sobre o que ele está fazendo e por que, pois
isto poderá ser útil no futuro e esta informação pode evitar tomar decisões que prejudiquem
o sistema ou a arquitetura dele;
Humildade,assuma que não sabe tudo! Teste o que está fazendo, verifique, valide com o
cliente ou departamento adequado e , se necessário, refaça o que precisar.
Com a evolução da TI, novas técnicas e melhores práticas estão surgindo e se consolidando
todos os dias. O normal e o esperado é que os sistemas se tornem obsoletos, e a TI permite
que nos preparemos para isso de forma prática e eficiente. Suportando exigências de um
negócio ágil, oferecendo grande redução de custos de adiministração e operação, o que
explica sua aplicação na organização de eventos e em todas as áreas funcionais. Muitas
empresas desenvolvem seus próprios sistemas personalizados que lidam com procedimentos
padrão para executar atividades de processamento/ operacionais. Esses procedimentos são
bastante semelhantes, independente da empresa que o esteja realizando.Portanto, a tendência
hoje é comprar aplicações funcionais comerciais e exclusivas ou alugá-las de provedores de
serviços de aplicação ou Aplication Service Proviters (ASP). Quanto menor a organização,
mais atraentes são essas opções . Existem vários produtos comerciais disponíveis para
auxiliar cada uma das principais áreas funcionais em empresas ou em uma indústria.
Vários fornecedores oferecem pacotes empresariais completos. A arquitetura WebSphere da
IBM é outro produto de softaware de integração que inclui infra-estrutura de front-office, de
back-office e de apoio.
Nos últimos anos, companhias como Novell, Zend Tecnologies, XenSource e a própria
Microsoft têm trabalhado em colaboração para melhorar a conexão entre pessoas, redes e
ambientes de tecnologia. Este trabalho mundial tem foco em aumentar o retorno dos clientes
sobre os investimentos em TI e, ao mesmo tempo, reduzir os custos relacionados a
integração de sistemas diversos.
Estas empresas comprometeram-se em criar especificações que incluam serviços Web,
formatos abertos de documentos, virtualização e tecnologias anti-spam. Nos próximos anos
haverá uma grande mudança no ambiente tecnológico e que tanto o software de código
aberto quanto outras tecnologias crescerão juntas e de forma complementar (Roberto Prado Gerente de estratégia de mercado da Microsoft Brasil.)
7. Referências
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Janeiro:Campus,2001.
PRESSMAN, Roger. Engenharia de Softaware. 6ed. São Paulo: Mc Graw Hill, 2006.
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