Escola Secundária de Paços de Ferreira
Técnicas de Secretariado
2009/2010
Organização de
eventos
Trabalho realizado por:
Sandra Costa nº 15
12º S
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2009/2010
Índice
Introdução ..................................................................................................................... 3
Eventos ........................................................................................................................... 4
Eventos com fins lucrativos e sem fins lucrativos ............................................ 4
Tipos de eventos ........................................................................................................... 5
Conferencias, reuniões e acções de formação ................................................... 8
Exposições/ Feiras ................................................................................................. 10
Eventos de incentivo ............................................................................................... 11
Outros eventos ........................................................................................................ 12
Questões culturais ..................................................................................................... 14
Planeamento de um evento ....................................................................................... 18
Etapas do planeamento de um evento ................................................................ 19
Conceptualização .................................................................................................20
Planeamento geral ............................................................................................... 21
Planeamento detalhado ......................................................................................23
Gestão do evento .................................................................................................24
Avaliação de resultados .....................................................................................25
Consequências de um mau planeamento .............................................................26
Conclusão ......................................................................................................................29
Bibliografia...................................................................................................................30
Anexos........................................................................................................................... 31
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Introdução
Este trabalho foi feito no âmbito da disciplina de Técnicas de
Secretariado com a professora Adelina Silva.
O tema do trabalho é a “Organização de eventos”, e dentro do tema, o
trabalho aborda os Eventos, Tipos de eventos, Questões culturais, entre
outros. É um trabalho dividido em duas partes, sendo estas, a parte teórica
e a parte prática.
Penso que este trabalho irá ser bastante útil pois engloba temas
importantes e necessários para o nosso futuro.
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Eventos
Um evento pode ser definido como um acontecimento com inicio e fins
definidos, para ser considerado um evento é necessário que tenha um início
e um fim definidos, embora a sua duração possa variar entre algumas horas
e várias semanas.
Um evento não é algo já existente, mas sim algo que acontece e cuja
concretização implica a realização de determinadas tarefas por parte de um
indivíduo ou de um grupo.
Eventos com fins lucrativos e sem fins lucrativos
Existem vários motivos para a realização de um evento, como o
objectivo a obtenção de lucros ou ter qualquer fim lucrativo, por exemplo os
concertos, feiras, conferências, acção de formação externas são eventos
com fins lucrativos, enquanto eventos de beneficência e de angariação de
fundos, acções de formação internas, reuniões (para transmissão de
formação), são eventos sem fins lucrativos.
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Tipos de eventos
Celebrações culturais:
 Festivais;
 Espectáculos temáticos;
 Eventos religiosos;
 Desfiles;
 Celebrações relacionados com o património.
Comerciais/ industriais:
 Feiras. Mercados, vendas;
 Feiras para consumidores/ comerciantes;
 Exposições;
 Eventos publicitários;
 Reuniões/ conferências;
 Eventos para angariação de fundos.
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Eventos privados:
Celebrações pessoais:
 Aniversários;
 Férias familiares;
 Casamentos;
 Baptizados.
Eventos sociais:
 Festas;
 Galas;
 Reuniões.
Arte/ entretenimento:
 Concertos;
 Outras actuações;
 Exposições;
 Cerimónias de entrega de prémios.
Educacionais:
 Seminários/workshops;
 Clínicas;
 Congressos;
 Acções de formação;
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Políticos/ de estado:
 Inaugurações;
 Tomadas de posse;
 Visitas VIP;
 Comícios.
Recreativos:
 Jogos e desporto (de lazer);
 Eventos recreativos.
Desportivos/ de competição:
 Profissionais;
 Amadores.
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Conferencias, reuniões e acções de formação
De carácter académico
As conferências, congressos e reuniões de carácter académico, como
é o caso dos eventos científicos e médicos, são realizadas para partilhar
informações ou para divulgar os avanços nas áreas em questão. Por vezes
são organizadas por funcionários das próprias associações profissionais, mas
também podem ser contratados OPCs ou agências de organização de
eventos para as realizar. Estes eventos são realizados em benefício dos
membros, para transmitir conhecimentos educativos sobre a área em
questão e, normalmente, não têm fins lucrativos.
De carácter comercial
As conferências com fins comerciais podem ser organizadas por
associações comerciais ou por uma única empresa e, dependendo do
objectivo, podem ter ou não fins lucrativos. Por exemplo, uma empresa que
realize uma conferência interna ou uma acção de formação sobre vendas
destinada aos seus funcionários não irá realizar o evento com o objectivo de
gerar lucros. No entanto, as associações comerciais que realizam reuniões e
acções de formação comerciais poderão fazê-lo com o intuito de transmitir
informações e também de gerar rendimentos. Os eventos de carácter
comercial podem ser organizados quer por funcionários internos quer
externos, dependendo do número de eventos a organizar e de se justificar
que a empresa disponha de um funcionário ou de um departamento
específicos para desempenhar essa função.
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De carácter governamental
As conferências e reuniões de carácter governamental são eventos
sem fins lucrativos. O seu objectivo consiste em divulgar informações,
partilhar experiências e formular políticas. As conferências partidárias, as
reuniões da OTAN e as reuniões ministeriais da UE constituem exemplos
deste tipo de conferências. Estes eventos podem ser organizados por
funcionários internos específicos ou por agências externas.
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Exposições/ Feiras
De carácter público
Normalmente, as exposições de carácter público baseiam-se em
interesses comuns ou têm uma função de entretenimento. Os eventos
baseados em interesses comuns são realizados em prol de pessoas com um
interesse específico no tema em questão, como é o caso das exposições de
arte visitadas por entusiastas dessa área. Os eventos cuja função é o
entretenimento destinam-se frequentemente ao mercado do lazer. Por
exemplo, uma exposição de saúde e beleza não se destina apenas a promover
os produtos e serviços disponibilizados pelos expositores, também constitui
uma distracção agradável para os visitantes – estes podem obter amostras
gratuitas, experimentar novos produtos e deleitar-se com os tratamentos
oferecidos. As exposições de carácter público podem ser organizadas por
funcionários internos ou externos.
De carácter comercial
As exposições de carácter comercial, como é o caso da EIBTM (European
Incentive,
Business
Travel
&
Meetings
Exhibition),
proporcionam
oportunidades de promoção de bens ou serviços de um determinado sector
industrial. Podem incluir lançamentos, demonstrações e oportunidades de
venda de produtos, bem como proporcionar informações e aconselhamento
aos participantes. É provável que este tipo de eventos seja organizado por
funcionários internos.
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Eventos de incentivo
Existe uma grande variedade de eventos de incentivo, que podem
incluir viagens para destinos longínquos ou ser realizados a nível local. É
frequente servirem como forma de recompensar os funcionários por
desempenhos excepcionais, em particular na área das vendas, e podem
incluir a realização de actividades como passeios em viaturas todo-oterreno, tiro ao alvo, banquetes especiais ou dias livres em competições
automobilísticas, corridas de cavalos ou outros eventos desportivos. Na
maior
parte
dos
casos
os
eventos
de
incentivo
são
organizados
externamente, por agências especializadas, dado que normalmente as
empresas não dispõem de um funcionário interno especializado para
desempenhar essa função.
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Outros eventos
Espectáculos temáticos, festivais e concertos
Os espectáculos temáticos, festivais e concertos são eventos
públicos realizados com o objectivo de entreter os habitantes e os
visitantes dos locais onde têm lugar. Estes eventos com espectadores
atraem grandes multidões e, por consequência, requerem um controlo eficaz
das mesmas e a disponibilização de serviços auxiliares adequados para
responder às necessidades dos participantes. É frequente os espectáculos
temáticos e festivais serem organizados pelas autoridades locais da cidade
onde decorrem, contando por vezes com a ajuda de parceiros comerciais. É
possível que as autoridades locais disponham de directores de eventos
especializados, que se encarreguem deste trabalho, sendo também
frequente existir uma comissão representativa das partes que está
encarregue da direcção da iniciativa.
Espectáculos de fogo-de-artifício
É frequente os espectáculos de fogo-de-artifício serem realizados
como complemento de outro evento e, normalmente, decorrem aquando do
seu encerramento. Mais uma vez, podem atrair grandes multidões e, tendo
em conta os riscos inerentes ao evento, a saúde e segurança dos
espectadores têm uma importância vital. Tal como no caso dos festivais e
espectáculos temáticos, é frequente serem organizados pelas autoridades
locais que usam os seus funcionários internos ou contratam empresas
especializadas em fogo-de-artifício.
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Eventos desportivos
Os eventos desportivos, como é o caso dos Jogos Olímpicos, são
extremamente diversificados no que se refere à natureza dos recursos
necessários
e
cuja
disponibilização
tem
de
ser
assegurada
pelos
organizadores. Não só é necessário gerir as enormes multidões de
espectadores e assegurar o respectivo catering, como também é necessário
ter em conta as necessidades de um grande número de atletas, a diversos
níveis: alimentação, estadia, instalações, transportes e impacte na cidade
anfitriã e nos seus habitantes. Para que seja possível organizar um evento
desportivo de grande dimensão terá de existir uma comissão de
organizadores
que
representem
os
patrocinadores,
as
autoridades
desportivas, as autoridades locais, os especialistas em gestão de eventos e
as empresas participantes.
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Questões culturais
Tipos de culturas
Os comportamentos e os costumes – que podem ser idênticos ou
bastante diferentes de país para país, de região para região e de Estado
para Estado – são as questões culturais mais importantes. Na indústria de
eventos globais, reúnem-se num mesmo local pessoas de todas as partes do
mundo. Isto implica muita preparação para os organizadores já que todas as
pessoas têm de se sentir bem-vindas, confortáveis e seguras.
Socialização
A socialização é um aspecto importante e habitual nos eventos. Em
eventos internacionais, os acontecimentos sociais permitem às pessoas de
todas as nacionalidades encontrarem-se e conversarem num ambiente mais
informal e descontraído. Este tipo de acontecimentos pode incluir um
espectáculo, um concerto, um teatro ou uma visita turística a uma cidade,
uma vila ou um local importante do ponto de vista arquitectónico. Eles
proporcionam uma oportunidade para as pessoas conversarem, comerem e
beberem juntas e é importante que os organizadores identifiquem
correctamente as diferenças culturais dos participantes e respectivos
requisitos.
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Receber e cumprimentar
Os organizadores de eventos têm de saber receber e cumprimentar
alguém de acordo com os seus hábitos culturais. Por exemplo, enquanto no
Ocidente é habitual cumprimentar alguém com um aperto de mão, nalguns
países é comum acenar com a cabeça (Japão) e noutros abraçar a pessoa.
Qualquer que seja a forma como as pessoas se cumprimentam, o mais
correcto é evitar atitudes que possam ser consideradas ofensivas.
Celebrações, flores, etc.
Quando são oferecidas flores num evento, o organizador deverá
saber qual o significado que a cor da flor ou a flor propriamente dita pode
ter para a pessoa que a recebe. Há cores que em determinados países são
usadas apenas em funerais e que seriam naturalmente inadequadas,
enquanto que determinados tipos de flores podem ter significados
específicos que o organizador deverá evitar. É por isso importante saber
antecipadamente qual o tipo de flor ou oferta mais adequado para evitar
erros ou ofensas.
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Refeições
As refeições são muitas vezes um dos aspectos mais importantes de
um evento. Elas garantem que os delegados estão confortáveis e satisfeitos,
mas também proporcionam oportunidades de socialização. A inclusão de
refeições durante um evento depende geralmente do orçamento disponível –
poderão estar incluídas no programa ou ser pagas à parte.
Ao escolher a ementa de uma refeição é importante tomar em
consideração os diferentes hábitos alimentares dos participantes. Há
muitas culturas que não comem carne, outras que não comem carne de porco
e muitas pessoas têm requisitos dietéticos especiais.
Em muitas cerimónias de abertura ou acontecimentos sociais são oferecidas
bebidas alcoólicas, mas deve-se ter presente que estas bebidas são
proibidas em algumas culturas.
Vestuário
As formas de vestir de algumas culturas podem ser muito diferentes
do que é hábito no Ocidente. Qualquer que seja o tipo de vestuário
escolhido pelos delegados internacionais, de acordo com a sua cultura, este
deve ser sempre respeitado. Por exemplo, em alguns países árabes as
mulheres não podem mostrar as pernas ou braços porque isso pode ser
entendido como uma ofensa. Os organizadores e as suas equipas devem
sempre apresentar-se de forma que não ofenda nenhum delegado.
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Religião
Para muitas pessoas a religião é uma questão muito importante e
deve, por isso, ser respeitada. O Islão e outras religiões orientais têm as
suas regras e rituais próprios que têm de ser cumpridos em determinadas
alturas do dia, independentemente do que possa estar previsto no programa
do evento. Os organizadores têm de estar conscientes disto, reservando,
por exemplo, um local ou um período durante o programa, para a prática
destas actividades religiosas.
Idioma
O idioma é um dos aspectos mais importantes a considerar em
eventos internacionais. Nos últimos anos a tendência tem sido a de adoptar
o inglês como língua oficial neste tipo de eventos, disponibilizando-se em
alguns casos serviços de tradução simultânea para permitir à diferentes
nacionalidades acompanharem o evento na sua própria língua. Porém, mesmo
quando o evento tem uma única língua oficial, como o inglês, é importante
que os organizadores tomem em consideração os significados das palavras
usadas em diferentes culturas.
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Planeamento de um evento
A razão pela qual o planeamento é tão essencial é para assegurar que
o processo de gestão do evento corra sem problemas, bem como certificarse de que nada é deixado ao acaso. O planeamento é o processo de
estabelecer metas e decidir a melhor maneira de as atingir. As coisas não
acontecem simplesmente. Têm de ser produzidas através de um raciocínio
cuidadoso e de um planeamento eficaz. O planeamento ajuda-o a identificar
as tarefas que têm de ser realizadas e a organizar as acções que necessita
de realizar para atingir os objectivos, dando-lhe, por outro lado, medidas de
desempenho para se certificar que as metas são atingidas. O planeamento
permite evitar desperdiçar e direccionar incorrectamente esforços e
recursos, preparando-o para quaisquer imprevistos. Ao estar um passo à
frente e preparado, o planeamento é o factor chave para conseguir o
sucesso do seu evento.
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Etapas do planeamento de um evento
As etapas são conceptualização, planeamento geral, planeamento
detalhado, gestão de evento e avaliação dos resultados. Que de seguida
serão apresentadas mais detalhadamente.
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Conceptualização
Desenvolver conceitos:
Esta é a parte de discussão do planeamento. Começa com uma ideia,
que é depois desenvolvida numa proposta, que apresenta detalhadamente as
metas e objectivos do evento e identifica quem serão potencialmente as
entidades interessadas e o contributo elas poderão dar ao evento.
Estudo de viabilidade:
Uma vez chegado a acordo no que respeita à ideia, é essencial realizar
um estudo de viabilidade. Este estudo permitirá determinar se o evento é
ou não possível e desejável no seu mercado alvo.
Aperfeiçoar conceitos:
O estudo de viabilidade permite determinar se o evento é ou não
viável e, em caso afirmativo, quais as alterações terão ser introduzidas nas
ideias originais para garantir que ele será bem sucedido. Isto significa que
os seus conceitos originais terão de ser aperfeiçoados, de acordo com as
conclusões do estudo de viabilidade.
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Planeamento geral
O plano geral define a direcção estratégica do evento, isto é, o
enquadramento geral do que irá ser necessário e quando.
Ele deverá identificar:
 Quem serão os participantes;
 Os recursos específicos necessários;
 Um prazo para as tarefas a ser executadas;
 Quem irá dirigir o evento;
 Quem irá tomar decisões;
 Funções chave e responsabilidades;
 Estrutura do pessoal;
 Serviços de apoio necessários;
 Acções e tarefas necessárias;
 Financiamento necessário;
 Estimativas de custos;
 Orçamento tentativo;
 Instalações necessárias;
 Transportes necessários;
 Actividades de marketing necessárias;
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 Pessoal/voluntários necessários;
 Quando terá lugar o evento (hora / dia / mês mais apropriados);
 Onde terá lugar o evento (localização geográfica e edifício);
 Logística, tal como acesso ao edifício, interfaces, etc.
 Quem serão os clientes;
 Especialistas
necessários
(ex.
planeamento
de
emergência,
assistentes, empreiteiros);
 Efeitos e consequências da análise SWOT;
 Metas e objectivos claros;
 Políticas e regras;
 Flexibilidade da estrutura do plano (para permitir alterações à
medida que a organização do evento progride).
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Planeamento detalhado
O planeamento detalhado fornece o enquadramento operacional e a
estrutura organizacional para a gestão de operações do evento. As
estruturas podem ser simples ou complexas, em função do tamanho e do
âmbito do evento. Enquanto o plano geral descreve detalhadamente os
objectivos que se pretendem atingir, o planeamento descreve em detalhe
como irá atingir esses objectivos. Isto requer a decomposição das
actividades numa estrutura de funções, tarefas, procedimentos e prazos
para as completar. Além de definir as funções e tarefas necessárias, o
planeamento detalhado atribui essas funções ao pessoal individualmente, em
conjunto com os prazos nos quais as tarefas devem ser concluídas.
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Gestão do evento
Para esta fase é necessário outro plano, para monitorizar se tudo
está a correr de acordo com o plano e para voltar a organizar tudo, caso
alguma coisa corra mal. Este plano de monitorização fornece descrições das
funções a serem desempenhadas enquanto o evento decorre. É um plano que
mostra quem fará o quê, quando e como, durante o evento.
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Avaliação de resultados
Quando o evento termina, os resultados devem ser avaliados para
verificar se se atingiu os objectivos (quer os do evento quer os da
organização). A avaliação é uma etapa importante do processo, na medida
que fornece feedback e ensinamentos que serão úteis na gestão de
projectos futuros, bem como para reportar sucessos ou razões para
insucessos aos agentes interessados.
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Consequências de um mau planeamento
Consequências para o evento:
Um
mau
planeamento
pode
ter
graves
consequências.
As
consequências mais graves poderão resultar de negligência no planeamento
da saúde e segurança do pessoal e dos participantes no evento, o que pode
resultar em danos físicos ou mortes. No entanto, qualquer parte do evento
que não tenha sido correctamente planeada pode facilmente resultar em
rupturas, num evento de fraca qualidade, num número reduzido de
participantes e em clientes e patrocinadores insatisfeitos.
Consequências para os organizadores:
Um mau planeamento pode também ter graves consequências para os
seus organizadores. Para além da perda de reputação e da má imagem, um
acidente que ocorra no evento seu poderá resultar em acções legais, má
publicidade, perda de futuros negócios e no pagamento de compensações
financeiras às vítimas do acidente, o que poderá levar o seu negócio à
falência.
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Organização de um evento desportivo Escalada
Objectivo: Promover a prática desportiva e incentivar os jovens e os
adultos a praticarem desportos e estabelecer um dia de lazer para estes.
Publico alvo: Jovens e Adultos (18 e 25 anos)
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Informações
O evento será uma prova de escalada e terá lugar no Monte da
Assunção e não irá ser organizada pela competição entre os elementos que
nela participarem mas sim visa promover um dia diferente de lazer ás
pessoas que nele vão participar, e também incentivar os participantes á
prática de actividade física regular. A prova irá realizar-se no dia 27 de
Novembro de 2009.
Os participantes deverão reunir-se junto á Praça da Câmara Municipal
de Santo Tirso, a fim de seguirmos rumo ao Monte da Assunção.
Panfleto: Anexos
Cartaz: Anexos
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Conclusão
Neste
trabalho
adquiri
mais
conhecimentos
acerca
do
tema
“Organização de eventos” e os subtemas abordados ao longo do trabalho.
Assim tentei apresentar tudo o que me foi pedido para que possa ter todas
as informações necessárias em relação ao tema. Gostei de realizar este
trabalho e do tema sugerido pois vai ser-me útil para o meu futuro.
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Bibliografia
 Material fornecido pela professora;
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Anexos
Anexo 1- cartaz
Anexo 2 - panfleto
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Anexo 1 - Cartaz
Anexo 2 - Panfleto
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