MANUAL DE ORGANIZAÇÃO
DE EVENTOS SANKHYA
Produção: Marketing Sankhya
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MANUAL DE ORGANIZAÇÃO
DE EVENTOS SANKHYA
Questões importantes para o processo de desenvolvimento da organização
de um evento.
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Por que o evento será feito?
Razões que confirmem a importância e a viabilidade de se produzir um evento.
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Quais serão os parceiros do evento?
Parceiros internos e externos.
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Quando o evento será realizado?
Relacione oportunidades ao período que pretende realizar o evento.
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Onde o evento será montado?
O local deve representar a melhor escolha para a plateia e para o promotor do evento.
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Qual é o conteúdo do evento?
Deve corresponder às necessidades, desejos, expectativas da plateia e deve estar
alinhado com as questões anteriores.
Confira o passo a passo detalhado para a realização de um evento.
1. MOME DO EVENTO:
O título do evento ou nome deve facilitar sua divulgação e memorização. A estrutura,
o formato escolhido e o programa definem o perfil do evento.
2. PROGRAMAÇÃO DO EVENTO:
Data da Realização do Evento: Antes de definir a data do seu evento, pesquise se não
existem outros eventos importantes ou relacionados ao seu público;
Horário: Os horários diurnos são mais recomendados para a realização de eventos
corporativos, preferencialmente com início entre as 8h e 9h da manhã para evitar que
o convidado assuma ou entre em outro compromisso;
Local do Evento: Pesquise locais confortáveis e apropriados para acomodar o número
de convidados previstos. O ambiente deve ser arejado ou bem condicionado para
garantir a permanência do público no local;
Público-alvo: Principais Autoridades, Empresários, Diretores, Gerentes e
Coordenadores de empresas da região. Dependendo do formato do evento, pode ser
direcionado para um público específico como ex.: gestores de estoque;
3. PALESTRANTES:
Palestrante Especialista: Palestrante especialista no tema escolhido.
Palestrante Estratégico: Convidar Cliente Case para testemunhal dentro da palestra.
Palestrante Sankhya: Profissional Sankhya (Gestor ou Consultor ) com domínio das Soluções
associadas ao tema da palestra.
4. PARCERIA DE APOIO:
Para garantir maior adesão dos convidados ao seu evento, tente formar parcerias com
Órgãos e Instituições de classe, elas fortalecem, agregam valor e podem ser um
excelente apoio na divulgação e realização do evento. O maior benefício da Parceria
de Apoio é o mailing que utilizam para convidar o público que desejamos com a
chancela e credibilidade dessa associação, órgão ou instituição de classe;
Benefícios para o Apoio:
Para conseguir o apoio necessário, além de um bom relacionamento você precisa
propor recompensas ou contra partidas que também são importantes para o seu
parceiro.
Exemplos de Recompensas:
• Logo no Convite Eletrônico e página do evento no Site da Sankhya;
• Logo na Ficha de avaliação entregue a todos participantes;
• Menção da instituição/ entidade de classe com o apoio na abertura e
encerramento do evento;
• Logo nos telões antes do evento e durante o coffee;
• Lista de presentes (nome, empresa, cargo e telefone).
Exemplos de Parceiros para um evento:
• Acomac – Associação de Lojas de Materiais de Construção - Quando o evento for
tratar assuntos relacionados ao negócio/ operação ou estratégia para o
segmento de Materiais de Construção;
• Associações ou Sindicatos regionais relacionados à ABAD – Quando o evento for
relacionado ao segmento de Atacadistas e Distribuidores;
• CDL - Câmara de Dirigentes Lojistas / Associação Industrial e Comercial - Quando
o evento for para varejo
5. PLANO DE PARCERIA DE PATROCÍNIO:
Ter um parceiro de credibilidade regional associado ao seu evento e marca transmite
confiança aos convidados, principalmente se este parceiro puder agregar valor ao seu
evento, compartilhando informações e conhecimento;
Benefícios para o patrocinador:
Patrocinar um evento corporativo permite expor a marca para um grupo seleto de
empresas multissetoriais, correlacionar a marca como patrocinadora de um ambiente
de negócios e interagir diretamente com os temas do evento dependendo do formato
do evento;
Exemplos de Contrapartidas para o patrocinador:
• Logo no Convite Eletrônico e página do evento no Site da Sankhya;
• Logo na Ficha de avaliação entregue a todos participantes;
• Menção da empresa com o patrocinador na abertura e encerramento do evento;
• Logo nos telões antes do evento e durante o coffee;
• Banner da Empresa próximo ao placo;
• Sorteio de Brindes;²
• Distribuição de material institucional² (canetas, folders, pasta e cartões);
• Reserva de lugares privilegiados;
• Lista de presentes (nome, empresa, cargo e telefone).
2-Os custos e confecção são de responsabilidade do patrocinador
Exemplos de Parceiros Patrocinadores
• WMW / Landix - para soluções de Mobilidade
• IBM – Parceiro institucional que pode oferecer produtos e serviços de interesse
do público;
• Mobility / Assiste / Guberman – para soluções de Logística e WMS;
6. LOCAIS RECOMENDADOS PARA REALIZAÇÃO DO EVENTO:
Hotéis;
Teatro;
Auditório;
Clube;
Centro de convenções;
Restaurante;
Pavilhão de exposições;
Business Center.
7. CONVITE
Dependendo dos canais de comunicação usados para prospectar os convidados para o
evento, o retorno de inscrição pode ser muito baixo. Num evento mais abrangente, a
proporção é de cerca de 5% de retorno. Portanto, o mailing qualificado pode ser um
diferencial para aumentar o percentual de resultado alcançado de público presente.
Num mailing qualificado (enviado por uma associação, por parceiros do evento, para
público com maior aderência ao tema da palestra, etc) o retorno chega a 30%.
Importante ressaltar que o fato de ter sido feita a inscrição, não garante a presença no
evento. É fundamental eleger uma pessoa para ligar e fazer a confirmação de presença
(um dia antes ou no mesmo dia do evento). Ainda assim, é comum existir a quebra de
cerca de 30%, ou seja, pessoas que confirmaram presença e que não aparecem.
O ideal é sempre fazer uma lista contemplando mais convidados para garantir a
quantidade desejada.
8. CANAIS DE DIVULGAÇÃO:
Ferramentas promocionais: Convite Eletrônico, cartas, flyers, sites, blogs, rede
social, folders, malas diretas, cartazes (Locais estratégicos), comerciais de rádio e TV,
outdoor, e-mail marketing, jornais, revista, entre outros.
Propaganda: uso de mídia de comunicação de massa como, sites, blogs, rádio, TV,
Internet, banners, entre outros. Devem ser considerados dados demográficos e
psicográficos.
Imprensa: Press releases, kit para imprensa. Você deve usar a estrutura de Marketing
da Central para produção dos releases e abordagens em mídias espontâneas por meio
da Assessoria de Imprensa.
9. INSCRIÇÃO DOS PARTICIPANTES:
Disponibilizar e-mail e telefone para inscrições (contemplá-los nos materiais de
divulgação do evento);
Eleger um responsável para gerenciar inscrições, informações e sanar dúvida dos
participantes e interessados.Essa pessoa, deve ficar com a responsabilidade de fazer as
confirmações de participação ou enviar lembrete para o inscrito do dia do evento.
10. AÇÕES DE RECOMPENSAS PARA CONVIDADOS:
A promoção cria conscientização do evento, desejo por participação e sentimento de
que todo o investimento de tempo e dinheiro vale os benefícios oferecidos.
Exemplos: homenagens, premiações, sorteios, exibições de vídeos, competições,
concursos, entre outros.
11. INVESTIMENTOS PREVISTOS
a. Estratégia de comunicação e marketing - briefing para definição e formato das
mensagens, mídias, entre outros, com a motivação de alcançar o público-alvo.
b. Recursos Materiais
Audiovisuais - equipamentos que permitem a comunicação durante o evento, são
eles: microfone, gravador, filmadora, som, data show, painéis, quadro negro ou
branco, entre outros;
Expediente - todo o tipo de papéis e instrumentos usados pela secretaria e Comissão
Organizadora: material de papelaria e escritório;
Participantes - reúne tudo o que será usado pelo participante, desde crachá e lista de
presença a refeições, bebidas e estacionamento;
Divulgação - todo o material utilizado na divulgação e promoção do evento;
Equipamentos - todo e qualquer equipamento eletro eletrônico usado no préevento, durante o evento e no pós-evento, como computadores, fax, telefones,
impressora, extensão, estabilizadores, T´s, microfones, presentation (para passar
slides), entre outros.
Diversos – inclui várias despesas como: correios, comunicações, jornais, troféus, entre
outros.
c. Recursos Humanos - relaciona os profissionais necessários para desenvolver o
evento, como programação, atividades, infraestrutura, entre outros. São eles:
profissionais, uniformes, palestrantes, alimentação, treinamento.
d. Serviços e fornecedores - devem estar cientes dos objetivos do evento, metas,
padrão de qualidade e atendimento.
e. Infraestrutura interna - refere-se a toda infraestrutura logística e operacional
necessária:
Infraestrutura física: inclui todos os locais para realização do evento, como: salas,
salões, auditórios, ar condicionado, bares, área de armazenagem de material, horários
disponíveis para o serviço, entre outros;
Equipamentos e mobiliários - devem estar dispostos corretamente para a
realização do evento: cadeiras, púlpitos, palcos, microfones, projetor, etc.;
Material de secretaria - deve abranger o que é necessário para o funcionamento da
secretaria, durante todo o processo do evento, como computador, impressora,
crachás, lista de presença, etc;
Buffet – inclui todas as opções de refeições oferecidas durante o evento. O fornecer
contratado é responsável por orientar sobre a quantidade adequada de comida e
bebidas a serem servidos para o público estimado do evento.
Comunicação visual - sistema de sinalização adotado para o evento: localização,
identificação, banner de Boas Vindas, banner dentro do auditório onde será realizado
o evento;
12. CHECKLIST:
É fundamental que haja a verificação e checagem de todos os elementos básicos para
garantir o sucesso do evento, como:
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Confirmação de convidados: Checar Lista de confirmação de convidados e
disparar e-mail marketing de reforço;
Conformidade do Local: (Limpeza, Energia elétrica, Toaletes, Horários de
Montagem e desmontagem de equipamentos, etc.);
Confirmação de presença da equipe e profissionais de apoio;
Equipamentos Audiovisuais (Microfones, projetores, presentations para passar
slides, telões, sonorização, etc.);
Apresentações: Checagem de Funcionamento, versões e formatos de arquivos
a serem apresentados. Para garantir, é fundamental ter a apresentação
gravada em pendrive e outros dispositivos;
Palestrantes: Confirmação de presença, reforço de datas e horários;
Alimentos e Bebidas: Checagem de itens, quantidade e reforço de entregas
com data e horários;
Folhetearia e papelaria: Checagem de itens e entrega com reforço de data e
horários.
Brindes: Checagem de quantidade, reforço de data e horários de entrega;
Mobiliário e Decoração: Checagem de disponibilidade, quantidades e
disposição das acomodações e decoração;
Comunicação no local: Checagem de Banners, Vídeos para exibição em TV e
telões;
Recepção do Evento: Listas de Presença dos Participantes e Crachás.
Buffet: Confirmar com fornecedor horário de entrega dos produtos no local.
Atenção: Os produtos devem ser entregues com uma hora e meia de
antecedência para montagem das mesas.
13. RECEPÇÃO DO EVENTO:
Lista de Presença dos Participantes: Nome, Empresa, Telefone e E-mail;
Crachás personalizados para inscritos: Nome e Empresa.
14. PESQUISA DE SATISFAÇÃO.
Uma pesquisa deve ser entregue durante as acomodações dos convidados para que
até o final do evento possam fazer a avaliação.
15. PÓS-EVENTO:
Carta de Agradecimento;
Envio de material do conteúdo da palestra.