Coordenação:
Conselho para a Avaliação e Qualidade
Gabinete de Qualidade, Avaliação e Procedimentos
Instituto Politécnico de Beja
Rua Pedro Soares, s/n
7800-295 BEJA
Equipa Técnica:
João Leal
Manuel Monge
Olga Santiago
Anabela Fonseca
IPBeja/Maio de 2012
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
IPBEJA
SECTOR FINANCEIRO
Manual de Procedimentos
Índice:
1.
INTRODUÇÃO .......................................................................................................................4
2.
NOTA DE REALIZAÇÃO ....................................................................................................5
3.
BREVE GLOSSÁRIO ...........................................................................................................6
4.
DOCUMENTAÇÃO ...............................................................................................................8
5.
CIRCUÍTO DA DESPESA ...................................................................................................9
5.1.
DESPESAS COM PESSOAL .............................................................................................9
5.2.
DESPESAS COM CONSUMOS ......................................................................................11
5.3.
DESPESAS COM CONTRATOS ....................................................................................13
5.3.1.
Cabimento/compromisso de contratos ..................................... 13
5.3.2.
Processamento de faturas ............................................................... 14
5.4.
6.
NOVAS AQUISIÇÕES COM CONVITE + CADERNO DE ENCARGOS ..................16
5.4.1.
Situações genéricas oriundas do SAP ......................................... 16
5.4.1.1.
Com entidade adjudicante ...................................................................... 16
5.4.1.2.
Sem entidade adjudicante ....................................................................... 18
5.4.2.
Situações urgentes oriundas do SAP .......................................... 22
5.4.3.
Fundo de Maneio ................................................................................. 24
CIRCUÍTO DA RECEITA ..................................................................................................25
6.1.
TRANSFERÊNCIAS DO OE ...........................................................................................25
6.2.
RECEITAS PRÓPRIAS ...................................................................................................25
6.2.1.
Propinas, emolumentos e taxas .................................................... 26
6.2.2.
Serviços prestados à Comunidade ............................................... 28
6.2.3.
Explorações agrícolas........................................................................ 30
6.2.4.
Loja CUBO .............................................................................................. 32
6.3.
FINANCIAMENTO DE PROJECTOS ...........................................................................33
2
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
7.
PROPOSTA DE ORÇAMENTO.......................................................................................35
8. PRESTAÇÃO DE CONTAS ...............................................................................................38
8.1.
EXECUÇÃO MENSAL ....................................................................................................39
8.2.
EXECUÇÃO TRIMESTRAL ...........................................................................................40
8.3.
EXECUÇÃO ANUAL .......................................................................................................41
9.
CONTA DE GERÊNCIA ....................................................................................................42
9.1. TRABALHOS PREPARATÓRIOS DE APURAMENTO E REGULARIZAÇÃO DE
CONTAS ........................................................................................................................................42
9.2.
DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS ............................................................................43
10.
ELABORAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS....................44
ANEXOS ...........................................................................................................................................46
3
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
1. INTRODUÇÃO
Este documento visa servir de referência ao Sector Financeiro (de ora em diante designado
por SF), bem como a todos os Serviços e utentes intervenientes nos procedimentos
descritos.
O presente documento encontra-se dividido em duas partes. Uma primeira, designada por
“Breve Glossário” e “Documentação”, onde se aborda o significado e conteúdo da
nomenclatura e da documentação, respetivamente, utilizada pelo Sector Financeiro, a qual
é apresentada como anexo; e uma segunda, designada por “procedimentos” que consiste
em clarificar o trabalho desenvolvido pelo Sector. Ao longo do documento é também
apresentada uma descrição dos procedimentos realizados bem como uma representação
visual (fluxograma) dos mesmos.
4
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
2. NOTA DE REALIZAÇÃO
O presente trabalho é o resultado de reuniões de análise realizadas entre o Sector
Financeiro e o Gabinete de Qualidade, Avaliação e de Procedimentos, com o objetivo de
identificação e levantamento dos circuitos, procedimentos e propostas no âmbito da
realidade sentida no quotidiano do SF.
Assim, o resultado ora apresentado traduz o retrato fiel das relações internas existentes no
SF, bem como das relações inter-serviços/gabinetes, em que o referido Serviço
desempenhe funções ativas.
Beja, 15 de Maio de 2012
________________________
________________________
O Sector Financeiro do IPBeja
O GQUAP do IPBeja
5
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
3. BREVE GLOSSÁRIO
AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO
Documento representativo da autorização de execução do pagamento da
fatura/venda-a-dinheiro, emitido pelo Sector Financeiro.
CABIMENTO
Cativação do valor monetário necessário para despender com a aquisição de
determinado bem ou serviço, no âmbito de qualquer processo de despesa.
CIME
Cadastro e Inventário dos Bens do Estado.
COMPROMISSO
Aceitação dos prossupostos inerentes aos deveres e obrigações de qualquer
processo de despesa perante os fornecedores de bens ou serviços.
Despesas de Consumos
Entende-se por despesas com consumos todas aquelas que ao serem efetuadas
não necessitam de requisição, como sejam: telefones, telemóveis, internet, CTT,
quotas, águas, eletricidade, gás, bem como os restantes encargos das
instalações.
Despesas com Contratos
Entende-se por despesas com contratos, todas aquelas que têm por base a
assinatura de um contrato, como sejam: contratos de manutenção, de limpeza,
de segurança, de assistência técnica, de licenças de software, de “recibos verdes”
(prestadores de serviços). Para além dos vencimentos, os compromissos com o
exterior são os primeiros cabimentos a efetuar no início do ano económico.
Epública
Aplicação Informática utilizada na gestão financeira do Instituto Politécnico de
Beja.
6
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
INE
Instituto Nacional de Estatística.
SIC
Sistema de Informação Contabilística
SIGO
Sistema de Informação de Gestão Orçamental.
DGO
Direcção-Geral do Orçamento.
GPEARI
Gabinete Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais.
DGCI
Direcção Geral de Contribuições e Impostos
INE
Instituto Nacional de Estatística
IEFP
Instituto de Emprego e Formação Profissional
7
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
4. DOCUMENTAÇÃO
Circular Série A n.º 1363, da Direção-Geral do Orçamento
Determina as orientações gerais para a elaboração da proposta de orçamento para o ano
seguinte.
Decreto-Lei n.º 29-A/2011, de 1 de Março
Estabelece as disposições necessárias à Execução do Orçamento de Estado para 2011,
aprovado pela Lei n.º 55-A/2010, de 31 de Dezembro.
Instruções n.º 1/2004 – 2ª secção do Tribunal de Contas
Estabelece instruções para a organização e das contas abrangidas pelo Plano oficial de
contabilidade Publica e planos sectoriais
Lei n.º 55-A/2010, de 31 de Dezembro
Aprova o Orçamento de Estado para 2011.
Lei n.º 91/2001, de 20 de Agosto, com alterações introduzidas pela Lei
Orgânica n.º 2/2002, de 28 de Agosto, e pelas Leis n.º 23/2003, de 2 de
Julho, n.º 48/2004, de 24 de Agosto, n.º 48/2010, de 19 de Outubro, n.º
22/2011, de 20 de Maio e n.º 52/2001, de 13 de Outubro.
Enquadramento Orçamental - Estabelece as disposições gerais e comuns de
enquadramento dos orçamentos e contas de todo o sector público administrativo
Portaria n.º 794/2000, de 20 de Setembro
Aprova o Plano Oficial de Contabilidade Pública para o Sector da Educação (POC –
Educação)
Regulamento (CE) n.º 3605/93, do Conselho, de 22 de Novembro
8
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
5. CIRCUÍTO DA DESPESA
5.1.
DESPESAS COM PESSOAL
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9
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
1. No início do ano económico, procede-se aos cabimentos anuais com base nos
valores disponibilizados pelo Serviço de Recursos Humanos relativos aos encargos
globais com Remunerações de Pessoal docente e não docente do IPBeja;
2. Os cabimentos anuais são posteriormente aprovados em reunião do Conselho de
Gestão;
3. O SF mantém atualizados os encargos com pessoal de acordo com as informações
fornecidas pelo SRH através do envio das propostas de contratação do Conselho
Técnico Científico (CTC);
4. Mensalmente o SRH envia as folhas de vencimentos para processamento, o SF
regista na aplicação informática Epublica emitindo a autorização de pagamento que
será autorizada/ratificada em Conselho de Gestão;
5. O SRH envia via correio electrónico para o SF o ficheiro de pagamento de
vencimentos,
que
após
conferência
com
as
folhas
de
vencimento
autorizadas/ratificadas, é enviado para um membro do Conselho de Gestão com
conhecimento à Tesouraria que o ficheiro se encontra conferido, estando preparado
para pagamento;
6. Os descontos sobre remunerações são enviados pelo SRH para o SF, que procede à
comparação com as respetivas folhas de vencimentos;
7. Após conferência são enviados para a Tesouraria para pagamento;
8. A Tesouraria após efetuar o pagamento devolve ao SF todo o processo para arquivo.
10
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
5.2. DESPESAS COM CONSUMOS
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11
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
1. No início do ano económico, analisam-se os contratos relativos aos consumos
gerais, procedendo-se de seguida aos cabimentos para o ano, com base nos valores
gerais verificados no ano anterior.
2. Os cabimentos são enviados ao Conselho de Gestão para autorizar, regressando de
seguida ao SF onde ficam a aguardar as faturas relativas aos consumos efetivos para
ser debitadas nos respetivos cabimentos;
3.
Quando as faturas chegam ao SF, após verificação do SAP, é colocado um carimbo
interno de entrada onde constam os campos para a data e a assinatura;
4. A fatura é processada na aplicação informática (Epública), sucedendo-se a emissão
da respetiva Autorização de Pagamento;
a.1.
Sempre que o prazo de pagamento da fatura o permitir, o processo é
enviado ao Conselho de Gestão para autorização;
a.2.
De seguida é remetido para a Tesouraria onde é realizado o respetivo
pagamento;
a.3.
A Tesouraria remete para o SF o comprovativo de pagamento, bem
como o restante processo para arquivo;
b.1.
Quando o prazo de pagamento seja reduzido, o processo é enviado à
Tesouraria para pagamento, após o qual é devolvido ao SF;
b.2.
O SF envia neste momento ao Conselho de Gestão o processo para
ratificação;
b.3.
Após ratificação, o processo retorna ao SF para arquivo.
12
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
5.3. DESPESAS COM CONTRATOS
5.3.1. Cabimento/compromisso de contratos
1. Existe uma folha de cálculo em Excel, em permanente atualização, com os
elementos de todos os contratos em vigor no Instituto Politécnico de Beja à data de
1 de Janeiro;
2. Com base na informação recolhida no ponto anterior, é efectuado um cabimento e
posterior compromisso, por cada contrato, até final do ano económico, ou até fim do
período de vigência anual do contrato;
3. Os referidos cabimentos e compromissos, são enviados ao Conselho de Gestão para
ratificação;
4. Sempre que se verifique que um contrato terá o seu término durante o ano
económico, serão efetuados dois cabimentos, um relativo ao contrato que termina
pelo período de vigência do contrato e, outro desde essa data até final do ano
económico, sem entidade adjudicante;
5. Seguidamente o cabimento sem entidade adjudicante será autorizado pelo Conselho
de Gestão;
6. O compromisso deste cabimento só será realizado quando o contrato for renovado
ou quando for assinado o novo contrato.
13
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
5.3.2. Processamento de faturas
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14
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
1. As faturas que dizem respeito a contratos são conferidas no SF, com base na
informação disponibilizada no ficheiro Excel onde constam os contratos:
a.1.
Caso existam dúvidas na conferência da fatura, é solicitada colaboração
ao Serviço de Aprovisionamento e Património (SAP);
a.2.
Depois dos esclarecimentos/conferências efetuadas, é processada a fatura
se estiver em conformidade, senão a mesma é devolvida ao fornecedor
para retificação;
a.3.
Depois de processada é emitida a autorização de pagamento;
b.1.
Caso não existam dúvidas aquando da realização das conferências, a
fatura é processada e emitida a autorização de pagamento;
2. No que respeita ao pagamento das faturas:
a.1. Sempre que o prazo de pagamento da fatura o permitir, o processo é
enviado ao Conselho de Gestão para autorização;
a.2. De seguida é remetido para a Tesouraria onde é realizado o respetivo
pagamento;
a.3. A Tesouraria remete para o SF o comprovativo de pagamento, bem como
o restante processo para arquivo;
b.1. Quando o prazo de pagamento seja reduzido, o processo é enviado à
Tesouraria para pagamento, após o qual é devolvido ao SF;
b.2. O SF envia neste momento ao Conselho de Gestão o processo para
ratificação;
b.3. Após ratificação, o processo retorna ao SF para arquivo.
15
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
5.4. NOVAS AQUISIÇÕES COM CONVITE + CADERNO DE
ENCARGOS
5.4.1.
Situações genéricas oriundas do SAP
5.4.1.1.
Com entidade adjudicante
16
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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1. O SAP após identificar o procedimento a aplicar envia uma Proposta de Requisição
Interna1 para o SF, onde consta a entidade fornecedora, o tipo de bem ou serviço em
causa e o valor provável da aquisição;
1
Conforme minuta para o efeito.
17
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
2. O SF emite o respetivo cabimento em nome dessa entidade, e envia-o para o
Conselho de Gestão para autorização;
3. Se o processo não for autorizado, é devolvido ao SF para registar a respetiva
anulação e dar conhecimento ao SAP (envio de cópia do cabimento anulado e o
original do processo de aquisição);
4. Se o processo for autorizado pelo Conselho de Gestão o processo é devolvido ao
SF, para registo do compromisso e emissão da respetiva requisição oficial;
5. Por seu turno, o SF envia todo o processo ao SAP (para expedir a requisição oficial
para o exterior);
6. Após receção e conferência da fatura no SAP, o processo é enviado para o SF tendo
como objetivo o processamento da fatura, bem como a emissão da Autorização de
Pagamento;
a.1.
Sempre que o prazo de pagamento da fatura o permitir, o processo é
enviado ao Conselho de Gestão para autorização;
a.2.
De seguida é remetido para a Tesouraria onde é realizado o respetivo
pagamento;
a.3.
A Tesouraria remete para o SF o comprovativo de pagamento, bem
como o restante processo para arquivo;
b.1.
Quando o prazo de pagamento seja reduzido, o processo é enviado à
Tesouraria para pagamento, após o qual é devolvido ao SF;
b.2.
O SF envia neste momento ao Conselho de Gestão o processo para
ratificação;
b.3.
5.4.1.2.
Após ratificação, o processo retorna ao SF para arquivo.
Sem entidade adjudicante
18
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
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19
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
1. Após autorização do Conselho de Gestão para desencadear o processo de aquisição,
o mesmo é remetido para o SAP;
2. O SAP após identificar o procedimento a aplicar envia uma Proposta de Requisição
Interna2 (sem referir a entidade), para o SF, onde consta o tipo de bem ou serviço
em causa e o valor provável da aquisição;
3. O SF emite o respetivo cabimento prévio sem mencionar a entidade e envia-o para o
SAP;
4. Após a decisão da adjudicação o SAP remete cópia do relatório e proposta de
requisição definitiva para o SF, os quais retificam o cabimento efetuado
inicialmente (entidade e valor correto); e registo do respetivo compromisso e
emissão da requisição oficial remetendo-a para o SAP (para expedição para o
exterior),
NOTA: CASO O VALOR PROPOSTO PARA ADJUDICAÇÃO SEJA SUBSTANCIALMENTE SUPERIOR AO VALOR
QUE SE ENCONTRA CABIMENTADO, A DECISÃO DE ADJUDICAÇÃO ESTARÁ DEPENDENTE DA VERIFICAÇÃO
DA EXISTÊNCIA DE CABIMENTO NO ORÇAMENTO DA INSTITUIÇÃO.
5. De seguida todo o processo é enviado ao Conselho de Gestão para ratificação;
6. Depois de ratificado pelo Conselho de Gestão o processo é devolvido ao SF, o qual
remete toda a documentação referente ao processo para o SAP, serviço onde fica a
aguardar receção da futura fatura;
7. Após receção e conferência da fatura no SAP, o processo é enviado para o SF tendo
como objetivo o processamento da fatura, bem como a emissão da Autorização de
Pagamento;
a.1.
Sempre que o prazo de pagamento da fatura o permitir, o processo é
enviado ao Conselho de Gestão para autorização;
a.2.
De seguida é remetido para a Tesouraria onde é realizado o respetivo
pagamento;
a.3.
A Tesouraria remete para o SF o comprovativo de pagamento, bem
como o restante processo para arquivo;
2
Conforme minuta para o efeito.
20
b.1.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
Quando o prazo de pagamento seja reduzido, o processo é enviado à
Tesouraria para pagamento, após o qual é devolvido ao SF;
b.2.
O SF envia neste momento ao Conselho de Gestão o processo para
ratificação;
b.3.
Após ratificação, o processo retorna ao SF para arquivo.
21
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
5.4.2.
Situações urgentes oriundas do SAP
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22
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
1. O levantamento da necessidade do bem ou serviço, chega ao SAP com carácter de
urgência;
2. O SAP após identificar o procedimento a aplicar, solicita a um dos membros do
Conselho de Gestão, autorização para o desencadear do procedimento, ato sujeito a
ratificação do Conselho de Gestão;
3. De seguida, o SAP envia uma Proposta de Requisição Interna3, para o SF, onde
consta o tipo de bem ou serviço em causa e o valor provável da aquisição;
4. O SF emite o respetivo cabimento prévio/cabimento e compromisso, facultando
todo o processo ao SAP que por sua vez desencadeia o restante processo de
aquisição;
5. De seguida todo o processo é enviado ao SF que o remete ao Conselho de Gestão
para ratificação;
6. Depois de ratificado pelo Conselho de Gestão o processo é devolvido ao SF, o qual
remete toda a documentação referente ao processo para o SAP, serviço onde fica a
aguardar receção da futura fatura;
7. Após receção e conferência da fatura no SAP, o processo é enviado para o SF tendo
como objetivo o processamento da fatura, bem como a emissão da Autorização de
Pagamento;
a.1.
Sempre que o prazo de pagamento da fatura o permitir, o processo é
enviado ao Conselho de Gestão para autorização;
a.2.
De seguida é remetido para a Tesouraria onde é realizado o respetivo
pagamento;
a.3.
A Tesouraria remete para o SF o comprovativo de pagamento, bem
como o restante processo para arquivo;
b.1.
Quando o prazo de pagamento seja reduzido, o processo é enviado à
Tesouraria para pagamento, após o qual é devolvido ao SF;
b.2.
O SF envia neste momento ao Conselho de Gestão o processo para
ratificação;
b.3.
3
Após ratificação, o processo retorna ao SF para arquivo.
Conforme minuta para o efeito.
23
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
5.4.3.
Fundo de Maneio
1. No início do ano é constituído um Fundo de Maneio devidamente autorizado pelo
Conselho de Gestão. Para o efeito é efetuado um cabimento prévio na aplicação
informática Epublica pelo montante autorizado;
2. A Tesouraria envia mensalmente ao SF os documentos de despesa pagos por Fundo de
Maneio. De seguida o SF regista na aplicação informática Epublica todos os processos
de despesa que constituem o Fundo de Maneio;
3. O SF envia ao Conselho de Gestão a documentação paga por de Fundo de Maneio para
ratificação;
4. Posteriormente são devolvidos ao SF para arquivo.
NOTA: EXISTE
UM FLUXOGRAMA RELATIVO AO FUNDO DE MANEIO NO
PROCEDIMENTOS
DA
TESOURARIA
DO
IPBEJA,
COMPLEMENTO À INFORMAÇÃO APRESENTADA.
24
O
QUAL
CONSTITUI
MANUAL
DE
IMPORTANTE
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
6. CIRCUÍTO DA RECEITA
6.1.TRANSFERÊNCIAS DO OE
1. Mensalmente é emitido o Pedido de Libertação de Créditos (PLC) através do sistema
informático da DGO, SIC para a transferência duodecimal de verbas do Orçamento
Geral do Estado, e submete-se através dos Serviços on-line da DGO para aprovação;
2. Após autorização da DGO o PLC é processado através da aplicação informática SIC,
que gera um ficheiro para a transferência da verba autorizada;
3. O SF regista a emissão e a cobrança do PLC na aplicação informática Epublica, que
gera todos os movimentos contabilísticos.
6.2.
RECEITAS PRÓPRIAS
1. A fase de lançamento da receita na aplicação informática envolve duas fases: a
liquidação e a cobrança da receita, o SF procede à emissão das receitas (liquidação)
e a Tesouraria executa a cobrança.
a. A “liquidação da receita” tem subjacente a classificação na contabilidade
orçamental (classificação da receita em rubrica da classificação
económica de receitas). Para permitir esta operação que implica a
classificação orçamental e patrimonial (POC-E) é necessário a prévia
parametrização na aplicação informática para preenchimento automático
da conta de proveitos, da conta de terceiros, da taxa de IVA associada e
centro de custo. Após a classificação da receita, a aplicação informática
gera automaticamente os movimentos contabilísticos;
b. A “cobrança de receitas” tem subjacente o registo do recebimento de
fundos de tesouraria. Em função das equivalências com as contas
bancárias e as contas do plano de contas, a aplicação informática gera
automaticamente os movimentos contabilísticos adequados a serem
registados na classe 1 (disponibilidades) e 2 (terceiros), incluindo os
movimentos nas subcontas 25 (devedores pela execução do orçamento).
25
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
6.2.1.
Propinas, emolumentos e taxas
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1.
Após a receção diária dos documentos de receita impressos pela Tesouraria da
aplicação informática DIGITALIS, o SF procede ao registo na aplicação
26
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
informática Epublica, que consiste na classificação económica e patrimonial das
receitas;
2. De seguida os documentos são enviados para a Tesouraria para registo da cobrança;
3. No final de cada mês os documentos de receita são enviados pela Tesouraria para o
SF para arquivo.
27
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
6.2.2.
Serviços prestados à Comunidade
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28
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
1. Após autorização do Conselho de Gestão ou do Sr. Presidente do Instituto Politécnico
de Beja, os processos de prestação de serviços à comunidade são rececionados no SF
que procede à emissão da fatura relativa à prestação de serviços, dando-lhe o
enquadramento adequado em sede do CIVA;
2. O documento original é enviado para o cliente e o duplicado é remetido à Tesouraria
para cobrança e arquivo e procede-se à comunicação via correio eletrónico da emissão
da fatura aos envolvidos e se a data de conclusão da prestação de serviços não for
conhecida, o SF solicita também essa informação;
3. De seguida procede-se ao registo dos encargos inerentes à prestação de serviços na
aplicação Epublica (cabimento) para submissão à autorização/ratificação do Conselho
de Gestão;
4. O SF verifica mensalmente a cobrança de todas as faturas que envolvem colaboração
técnica especializada, a fim de apurar e informar os valores a processar pelo Serviço de
Recursos Humanos;
5. Os SRH remetem de seguida para o SF o processo de encargos de pessoal que segue o
procedimento de processamento e pagamento de vencimentos mensal descrito non
ponto 5.1.
6. A afetação das receitas resultantes das atividades de prestação de serviços à
comunidade será processada do seguinte modo:
6.1. Se as receitas cobradas forem afetas ao departamento ou ao Laboratório para
aquisição de equipamento técnicos, material bibliográfico, formação profissional e
deslocações a eventos de carácter científico, o SF regista o valor no respetivo
centro de controlo e apuramento;
6.2. Se as receitas cobradas forem afetas ao pessoal docente ou não docente envolvido,
procede-se da seguinte forma:
6.2.1. Dedução de despesas inerentes à realização dos serviços;
6.2.2. Sobre o valor remanescente aplicam-se uma taxa de 25% relativa à
Componente Institucional (receita do IPBeja);
6.2.3. Os restantes 75% constituem rendimentos para o pessoal docente ou não
docente envolvido.
29
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
6.2.3.
Explorações agrícolas
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30
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
1. Se a venda de bens envolver a consulta prévia de vários clientes, o processo de venda é
elaborado no SAP;
1.1. Após, devidamente autorizado pelo Conselho de Gestão ou pelo Sr. Presidente do
IPBeja, o processo de venda é rececionado no SF, que procede à emissão da fatura
dando-lhe o enquadramento adequado em sede do CIVA;
1.2. O documento original é enviado para o cliente, o duplicado é remetido à Tesouraria
para cobrança e arquivo, e simultaneamente é enviada uma cópia do original para o
SAP.
2. Se a venda de bens ocorrer por proposta apresentada pelo cliente:
2.1. Após, devidamente autorizado pelo Conselho de Gestão ou pelo Sr. Presidente do
IPBeja, o processo de venda é rececionado no SF, que procede à emissão da fatura
e dando-lhe o enquadramento adequado em sede do CIVA;
2.2. O documento original é enviado para o cliente e o duplicado é remetido à
Tesouraria para cobrança e arquivo.
31
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
6.2.4.
Loja CUBO
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1. Após a receção diária dos documentos de receita da Loja Cubo, impressos da aplicação
informática PRIMAVERA, o SF procede ao registo na aplicação Epublica, que consiste
na classificação económica e patrimonial das receitas;
2. De seguida os documentos são enviados para a Tesouraria para registo da cobrança;
3. No final de cada mês os documentos de receita são enviados pela Tesouraria para o SF
para arquivo.
32
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
6.3.
FINANCIAMENTO DE PROJECTOS
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33
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
1. Após a aprovação de um novo projeto o Gabinete de Projetos envia ao SF um mapa de
enquadramento contabilístico;
2. Procede-se à elaboração de documento interno com informação necessária para efetuar
os movimentos contabilísticos relativos ao financiamento aprovado e registam-se na
aplicação informática os respetivos movimentos contabilísticos;
3. De seguida é elaborado um documento interno relativo aos registos do crédito especial
para o ano civil na ótica da contabilidade orçamental;
4. Durante a execução do projeto e após a comunicação da Tesouraria relativa ao
recebimento da verba na conta bancária, o Gabinete de Projetos identifica o respetivo
projeto e envia-o para o SF;
5. O SF procede ao registo emitindo a Guia de Receita através da aplicação informática
Epublica, que consiste na classificação económica e patrimonial das receitas;
6. De seguida os documentos são enviados para a Tesouraria para registo da cobrança;
7. Após a cobrança dos documentos de receita são enviados pela Tesouraria para o SF
para arquivo.
34
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
7. PROPOSTA DE ORÇAMENTO
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35
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
1. A Circular Série A da Direção Geral do Orçamento (DGO) determina as orientações
gerais para a elaboração da proposta de orçamento para o ano seguinte;
2. Após a respetiva publicação, é remetida para o SRH para elaboração dos encargos
previstos com pessoal docente e não docente para o ano seguinte;
3. O valor relativo às transferências do Orçamento Geral do Estado só é conhecido através
da comunicação do GPEARI, pelo que há sempre necessidade de aguardar pela mesma;
4. De seguida é solicitado ao Gabinete de Projetos a previsão de receita e despesa dos
projetos aprovados e que serão executados no ano seguinte;
5. É também solicitado ao Sector Académico o número de alunos previstos para o ano
seguinte, o que inclui os alunos que irão progredir para o 2º, 3º e 4º ano, os alunos de
mestrado, e o número de vagas disponíveis em todos os níveis de ensino (CET’s,
Mestrados, e 1º ciclo);
6. Após a recolha da informação solicitada ao Sector Académico é calculado o valor
previsível de receita de propinas com base na previsão de alunos para o ano letivo
seguinte;
7. São realizadas reuniões com o Conselho de Gestão para determinação do valor real
(ajustado ao mais próximo possível) da previsão do número de alunos;
8. O SF procede ao levantamento de todas as receitas relativas a prestações de serviços à
comunidade, loja cubo, laboratórios e venda de bens das explorações agrícolas, para
estimar o valor médio previsível para o ano seguinte;
9. Da mesma forma o SF procede ao levantamento de todos os contratos existentes no
IPBeja para cálculo do valor médio estimado de encargos com os compromissos
previstos;
10. O SF elabora um documento interno de cálculo médio dos consumos para estimativa
dos consumos anuais previstos para o ano seguinte, ajustado às alterações que já são
conhecidas, como por exemplo alteração da taxa do IVA;
11. Após a recolha da informação junto do Serviço de Recursos Humanos, Gabinete de
Projetos e Sector Académico, o SF elabora mapas onde é sintetizada toda a informação;
12. São preparados mapas de análise financeira para permitir estimar o valor de receita e
despesa por fonte de financiamento;
36
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
13. Quando o valor relativo a transferências do Orçamento Geral do Estado for
comunicado, realizam-se reuniões com o Conselho de Gestão no sentido de ajustar a
proposta de orçamento;
14. Após a elaboração de todos os trabalhos preparatórios com vista à apresentação da
proposta de orçamento, o SF procede ao preenchimento dos mapas constantes da
Circular Série A da DGO que compõem a Proposta de Orçamento;
15. Após o preenchimento dos mapas, são submetidos via Correio eletrónico para o Sr.
Presidente do IPBeja para assinatura digital na “Declaração de Conformidade”;
16. Após a assinatura digital o Sr. Presidente do IPBeja devolve ao SF todo o processo da
proposta de orçamento para o ano seguinte;
17. O SF preenche os formulários através da aplicação informática SOE – SIGO da DGO,
que dão origem aos mapas relativos à proposta de orçamento;
18. Após executar a opção “fecho do orçamento” é gerado pela aplicação informática SIGO
o mapa definitivo da proposta de orçamento;
19. Posteriormente o SF submete através do site DGO- ON LINE a proposta de orçamento
composta pelo mapa definitivo, declaração de conformidade, mapa de pessoal docente e
não docente e outros documentos que são considerados importantes;
20. A DGO confirma a receção da proposta do orçamento para o ano seguinte e valida-o;
21. A proposta de orçamento é aprovada em sessão da Assembleia da República.
37
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
8. PRESTAÇÃO DE CONTAS
O Decreto-Lei n.º 29-A/2011, de 1 de Março, estabelece as disposições necessárias à
execução do orçamento de Estado para 2011, aprovado pela lei n.º 55 – A/2010, de 31 de
Dezembro, no Art. 44º define os deveres de prestação de informação, onde se lê:
1- Os Serviços e Fundos Autónomos são responsáveis por proceder ao registo de
informação sobre a execução orçamental no suporte informático definido pela
DGO, nos ternos dos números seguintes:
2- Mensalmente até ao dia 10 do mês seguinte ao qual a informação se reporta,
registam:
a. As contas da execução orçamental de acordo com os mapas n.º 7.1 –
“Controlo orçamental – Despesa”, e 7.2 – “Controlo orçamental – Receita”,
do POCP ou planos sectoriais e os balancetes analíticos evidenciando as
contas até ao 4º grau de desagregação;
b. Todas as alterações orçamentais de acordo com os mapas n.º 8.3.1.1,
“Alterações orçamentais – Despesa”, e 8.3.1.2, “Alterações orçamentais –
Receita”, do POCP ou planos setoriais.
3- Trimestralmente, até ao dia 10 do mês seguinte ao fim do trimestre prestam
informação sobre as operações de financiamento, nomeadamente, empréstimos e
amortizações efetuadas, bem como as previstas até ao final de cada ano.
4- Trimestralmente, até ao dia 30 do mês seguinte ao fim do trimestre, procedem:
a. Ao envio do relatório da execução orçamental, elaborado pelo competente
órgão fiscalizador ou, na sua falta, pelo respetivo órgão de gestão;
b. À previsão da execução orçamental para o conjunto do ano, incluindo a
previsão de despesas de anos anteriores a suportar;
c. À indicação da situação de dívida e dos ativos expressos em títulos da divida
emitidos pelas administrações públicas, avaliadas ao valor nominal de
acordo com o Regulamento (CE) n.º 3605/93, do Conselho, de 22 de
Novembro.
No n.º 1 do art. 46º do mesmo diploma legal determina que:
38
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
“Os serviços integrados e os serviços e fundos autónomos são responsáveis por proceder
mensalmente ao registo da informação sobre os encargos assumidos e não pagos, incluindo
o saldo da divida inicial, o movimento mensal e o saldo da dívida a transitar para o mês
seguinte, no suporte informático da DGO, até ao dia 15 do mês seguinte a que se reporta.”
8.1.
EXECUÇÃO MENSAL
INFORMAÇÃO A REPORTAR
PRAZO LIMITE
DISPOSIÇÃO DO DL
EXECUÇÃO ORÇ
Deslocações em território nacional e estrangeiro - DGO
Dia 15 do mês seguinte
Atualização da execução física do PIDDAC - DGO
Último dia útil do mês
Encargos assumidos e não pagos - DGO
Dia 15 do mês seguinte
N.º 1 do art.º 46º
Permanente
N.º 3 do art.º 12º
Dia 10 do mês seguinte
Alínea a) do n.º 2 do
Informação relativa a Encargos Plurianuais - DGO
Contas de execução orçamental- DGO
N.º 2 do art.º 31º
art.º 44º
Dia 10 do mês seguinte
Balancete analítico - DGO
Alínea a) do n.º 2 do
art.º 44º
Dia 10 do mês seguinte
Alterações orçamentais - DGO
Alínea b) do n.º 2 do
art.º 44º
Informação relativa à Unidade de Tesouraria - DGO
Dia 15 do mês seguinte
N.º 1 do art.º 26º
Informação sobre operações ativas de financiamento -
Dia 10 do mês seguinte
Alínea b) do n.º 1 do
DGO
art.º 25º
Dia 4 do mês seguinte
Encargos com remunerações - GPEARI
15 dias após a fim do Projeto
Informação sobre o encerramento Projeto IEFP
Dia 20 do mês seguinte
Declaração recapitulativa do IVA - DGCI
39
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
8.2.
EXECUÇÃO TRIMESTRAL
INFORMAÇÃO A REPORTAR
PRAZO LIMITE
DISPOSIÇÃO DO
DL EXECUÇÃO
ORÇ
Atualização da execução física do PIDDAC -
Dia 15 do mês seguinte após o trimestre
DGO
Informação relativa aos Fluxos Financeiros
30 do mês seguinte ao fim do trimestre
para as Autarquias Locais - DGO
CGA – Demonstração Financeira - DGO
30 do mês seguinte ao fim do trimestre
Relatório de execução orçamental - DGO
30 do mês seguinte ao fim do trimestre
Alínea a) do n.º 4 do
art.º 44º
Previsão de execução orçamental para o ano -
30 do mês seguinte ao fim do trimestre
DGO
Situação da dívida sobre ativos - DGO
Alínea b) do n.º 4 e
n.º 7 do art.º 44º
30 do mês seguinte ao fim do trimestre
Alínea c) do n.º 4 do
art.º 44º
Informação relativa à execução de Projectos
Dia 30 do mês seguinte ao trimestre
IEFP
Declaração Periódica do IVA - DGCI
Até 15 de Maio – 1º Trimestre
Até 15 de Agosto – 2º Trimestre
Até 15 de Novembro – 3º Trimestre
Até 15 de Fevereiro do ano seguinte – 4º
Trimestre
40
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
8.3.
EXECUÇÃO ANUAL
INFORMAÇÃO A REPORTAR
PRAZO LIMITE
DISPOSIÇÃO DO DL
EXECUÇÃO ORÇ
Prestação de Contas – 29 de
Atualização da execução física do PIDDAC - DGO
Fevereiro de 2012
Prestação de contas do exercício - DGO
15 de Maio de 2011
N.º 6 art.º 44º
Informação sobre rácio de auto financiamento
15 de Maio de 20
N.º 6 art.º 44º
Informação necessária à aferição do cumprimento da
2 de Maio de 2011
art.º 25 da Lei do
regra do equilíbrio - DGO
Enquadramento
Orçamental
16 de Setembro do ano
Informação Empresarial Simplificada – (IES) - DGCI
seguinte
28 de Fevereiro do ano
Modelo 10 – IRS - DCGI
seguinte
28 de Fevereiro do ano
Modelo 25 - DGCI
seguinte
Modelo 30 – DGCI
31 de Julho do ano seguinte
Informação sobre receita cobrada de propinas descrita
Até 20 de Julho – 1º
por nível de formação e ano lectivo- GPEARI
semestre
Até 20 de Janeiro – 2º
semestre
Maio do ano seguinte
Documentos de prestação de contas – Balanço e
Demonstração de Resultados - INE
Junho do ano seguinte
Informação sobre os principais credores do Estado –
Tribunal de Contas
Informação sobre património Financeiro público –
28 de Fevereiro do ano
Tribunal de Contas
seguinte
Prestação de Contas – Conta de Gerência – Tribunal de
15 de Maio do ano seguinte
Contas
41
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
9. CONTA DE GERÊNCIA
1. Considera-se “fim do exercício” o dia 31 de Dezembro de cada ano para a
contabilidade patrimonial e o 31 de Dezembro acrescido do período complementar
para a contabilidade orçamental;
2. Nos trabalhos preparatórios deve ter-se em conta os princípios contabilísticos, os
critérios de valorimetria e os lançamentos de regularização enunciados no POC –
Educação;
3. Os modelos e as regras para a elaboração dos documentos de prestação anual de
contas devem obedecer ao POC – Educação e à Resolução do tribunal de Contas;
4. O relatório de gestão deve incluir indicadores sobre informação da situação
económica, financeira, patrimonial, orçamental e de execução de projetos de
investimento;
5. De acordo com o POC – Educação procederá anualmente à consolidação de contas
integrando as contas da entidade que constituem o grupo público;
6. As contas consolidadas são objeto de certificação legal de contas.
9.1.
TRABALHOS
PREPARATÓRIOS
DE
APURAMENTO
E
REGULARIZAÇÃO DE CONTAS
1. Para permitir a elaboração do Balanço, Demonstração de Resultados e anexos é
necessário preparar:
1.1. O inventário geral as existências e o apuramento das existências finais e dos custos
das matérias consumidas e das mercadorias vendidas;
1.2. O inventário do imobilizado;
1.3. O cálculo do montante das amortizações;
1.4. As operações relativas ao cumprimento do princípio da especialização dos
exercícios, nomeadamente:
1.4.1. Cálculo e registo dos custos diferidos referentes às despesas ocorridas no
exercício e cujos custos devem ser reconhecidos nos exercícios seguintes –
Prémios de Seguros, Contratos e outros custos;
42
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
1.4.2. Cálculo e registo dos acréscimos de custos a reconhecer no exercício,
cuja despesa só vem a incorrer no exercício seguinte – Consumo de Água,
energia, telefone, telemóveis, remunerações e respectivos encargos por
motivo de férias, relativas ao exercício.
1.4.3. Registo do reconhecimento do proveito referente a todos os projectos em
execução.
1.4.4. 9.2.
DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS
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1. O SF elabora a conferência de todos os saldos das contas patrimoniais para a elaboração
dos mapas de prestação de contas;
2. É recolhida informação junto do Serviço de Recursos Humanos relativa à relação de
acumulação de funções;
43
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
3. É recolhida junto do Setor de Aprovisionamento e Património informação relativa ao
valor do imobilizado e respectivo valor das amortizações que permita o preenchimento
dos mapas constantes no POC - E; a informação necessária para o preenchimento dos
mapas 8.3.2.1 – “Contratação administrativa – Situação dos Contratos” e 8.3.2.2 –
Contratação administrativa – formas de adjudicação”, e mapa síntese dos bens
inventariados – F4.
4. É recolhida informação junto do Serviço de Planeamento e Desenvolvimento
Estratégico relativa à caracterização da entidade;
5. É recolhida informação junto do Gabinete de Qualidade, Avaliação e Procedimentos
relativa às normas de controlo interno;
6. Após a recepção da informação solicitada nos números anteriores, o SF compila o
dossier a enviar para o Tribunal de Contas juntamente com todos os instrumentos de
prestação de contas elaborados neste sector,
7. A Conta de Gerência é enviada para apreciação do Conselho de Gestão a fim de ser
elaborado o Relatório de Gestão e a respectiva Acta de aprovação,
8. Após aprovada, a Conta de Gerência é enviada para o Fiscal Único com o intuito de
emissão de relatório e parecer de certificação legal de contas.
9. Após a emissão da certificação legal de contas, o SF remete a Conta de Gerência para o
Tribunal de Contas e para a DGO.
10.
ELABORAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE PRESTAÇÃO DE
CONTAS
1. São documentos de prestação anual de contas:
1.1.1. Documentos informativos da situação financeira e patrimonial:
1.1.1.1.Balanço
1.1.1.2.Anexos ao Balanço
1.1.1.3.Fluxos de Caixa
1.1.1.4.Empréstimos
1.1.2. Documentos informativos da situação económica:
1.1.2.1.Demonstração de Resultados
1.1.2.2.Anexos à Demonstração de Resultados
44
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
1.1.2.3.Mapas de Custos
1.1.3. Documentos informativos da execução orçamental:
1.1.3.1.Controlo Orçamental da Despesa
1.1.3.2.Controlo Orçamental da Receita
1.1.4. Operações de Tesouraria
1.1.5. Caracterização da Entidade
1.1.6. Contratação Administrativa
1.1.7. Balanço Social
1.1.8. Relatório de Gestão
1.1.9. Ata da Reunião em que foi discutida a conta
1.1.10. Síntese das Reconciliações Bancárias
1.1.11. Relação Nominal dos Responsáveis
2. São documentos de prestação de contas consolidadas:
2.1. Relatório de contas consolidado
2.2. Balanço consolidado
2.3. Demonstração de Resultados consolidada
2.4. Anexos às demonstrações financeiras consolidadas
45
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
ANEXOS
46
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO SF
ANEXOS:
FATURA ORIGINAL / DUPLICADO;
RECIBO ORIGINAL / DUPLICADO;
NOTA DE CRÉDITO ORIGINAL / DUPLICADO;
FATURA/RECIBO ORIGINAL / DUPLICADO;
GUIA DE RECEITA;
RECIBO;
NOTA DE CRÉDITO;
RESTITUIÇÕES E REEMBOLSOS;
REGISTOS CONTABILÍSTICOS;
CABIMENTO PRÉVIO;
CABIMENTO;
AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO;
PAGAMENTO;
AUTORIZAÇÃO DE DESPESA PARA VENCIMENTOS;
CABIMENTO;
AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO DE VENCIMENTOS;
PAGAMENTO DE VENCIMENTOS.
47