Microsoft Navision
Cliente Referência: Lacticoop
Lacticoop
Lacticoop moderniza sistemas de
informação para melhorar eficiência e
gestão operacional
Sumário
País
Portugal
Sector
“O Microsoft Navision trouxe melhorias significativas em diversas
áreas. É um sistema flexível e abrangente, que tem acompanhado a
evolução do nosso negócio.”
Alimentar
Perfil do Cliente
A Lacticoop, com sede em Aveiro,
dedica-se à recolha de leite, junto de
cerca de 3 mil produtores, prestando
um conjunto de serviços associados
para melhorar os indicadores das
explorações e, com isso, maximizar a
quantidade e qualidade do leite. Conta
com 150 pessoas e um volume de
negócios de 60 milhões de euros.
— Daniela Brandão, Directora do Departamento Administrativo e Financeiro, Lacticoop
A Lacticoop é um excelente exemplo de sucesso do cooperativismo em
Portugal. Centrada na recolha de leite junto de perto de 3 mil produtores a
sul do Douro, presta um conjunto de serviços que visam aumentar a
produtividade e qualidade do leite, ao menor custo. Com uma missão de
Situação de Negócio
Na Lacticoop o cenário ao nível da
qualidade dos dados e da informação
de gestão estava longe de cumprir as
aspirações da empresa. Haviam vários
softwares não integrados com a
consequente duplicação de tarefas. Era
necessário investir num sistema que
resolvesse essas questões e permitisse
evoluir.
Solução
Microsoft Business Solutions Navision
Benefícios
 Capacidade de obter informação útil
para a tomada de decisão
 Melhoria dos serviços prestados
 Aumento da eficiência operacional e
de processos
desenvolvimento regional num negócio cada vez mais industrializado, a
Lacticoop está apostada na modernização o que implica ter sistemas de
informação capazes de gerir as várias actividades, desde a gestão da sua
frota à inseminação artificial. O Microsoft Navision é essencial para a gestão
das operações.
Situação
“Desde cedo a Lacticoop
identificou como crítico
investir num sistema de
informação que
permitisse responder de
uma forma integrada às
necessidades de cada
uma destas actividades,
tão complexas e distintas
entre si.”
Daniela Brandão, Directora do
Departamento Administrativo e
Financeiro, Lacticoop
A Lacticoop – União de Cooperativas de
Produtores de Leite de Entre Douro e
Mondego, sediada em Aveiro, é uma
União de 23 cooperativas cuja actividade
principal é o fomento da produção de leite
e sua recolha. Actualmente, é responsável
pela recolha de 180 mil toneladas de leite
por ano junto de cerca de 3.750
explorações agrícolas. Trata-se de um dos
exemplos de sucesso do cooperativismo
em Portugal, numa organização que
desempenha um importante papel no
desenvolvimento regional. Em 1995,
participou no processo de criação da
Lactogal, actualmente o maior grupo
ibérico do sector do leite, na qual detém
33,3% das acções.
(alimentação animal, recria de novilhas,
inseminação artificial e melhoramento
genético, laboratório de sanidade,
assistência a equipamentos de ordenha,
entre outros).
É fácil de concluir que, num negócio deste
tipo há que monitorizar em permanência
um vasto conjunto de áreas. A gestão
destas actividades tende a basear-se em
sistemas de informação cada vez mais
sofisticados.
A Lacticoop, com o objectivo de contribuir
para o aumento da eficiência produtiva das
explorações leiteiras, procedeu
recentemente a uma reestruturação
estratégica da sua organização com a
criação das empresas LP – Lacticoop
Produtos Agrícolas, LS - Lacticoop
Serviços e Manutenção de Equipamentos
Agrícolas, e mais recentemente a Via
Láctea – Transformação e Comércio de
Hortícolas SA. A Lacticoop aparece desta
forma como um parceiro dinamizador das
explorações leiteiras disponibilizando
produtos e serviços em todas as áreas
críticas do negócio do leite.
“Desde cedo a Lacticoop identificou como
crítico investir num sistema de informação
que permitisse responder de uma forma
integrada às necessidades de cada uma
destas actividades, tão complexas e
distintas entre si”, afirma Daniela Brandão,
Directora do Departamento Administrativo
e Financeiro da Lacticoop. A não
integração da informação produzida por
estas áreas comportava alguns riscos
como a duplicação de tarefas, a
redundância de dados, a inconsistência de
dados. “Hoje a realidade é bem diferente.
O software que possuíamos anteriormente
não respondia a todos os requisitos de
negócio”. A duplicação de tarefas era uma
realidade, decorrendo um maior potencial
de erros. A existência de vários módulos
que funcionavam de forma desagregada
era outro dos problemas. Os softwares
existentes não comunicavam entre si.
Com um volume de negócios na ordem
dos 60 milhões de euros, a Lacticoop
conta com a colaboração de cerca de 150
funcionários nas suas diversas áreas de
negócio desde a recolha de leite aos
serviços prestados aos produtores
Foi então que a Lacticoop, juntamente com
a actual JDSolutions (na altura a Deloitte)
desenvolveu uma nova solução. O
protótipo, baseado no Microsoft Navision,
foi apenas a primeira etapa de um longo
processo que evolui continuamente.
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Solução
“A automatização dos
processos e a integração
entre os dois sistemas
permitiu uma grande
redução de tempo e
custos no processamento
da informação, tendo
constituído um dos
pontos críticos do
projecto de
implementação.”
Daniela Brandão, Directora do
Departamento Administrativo e
Financeiro, Lacticoop
A solução apresentada teria
obrigatoriamente que responder às
características exigidas: integração,
flexibilidade, facilidade de utilização e
robustez. Para além das características
inerentes ao software, o prestador de
serviços deveria apresentar-se como um
parceiro activo na implementação de um
projecto em conjunto com a Lacticoop.
Numa fase inicial, foi construído um
protótipo que iria servir de teste aos
requisitos inicialmente definidos. O
Microsoft Navision apresentou-se também
suficientemente aberto para se integrar
com a aplicação utilizada na recolha de
leite, o LactiWeb. “A integração entre os
dois sistemas revelou-se uma das grandes
mais valias do investimento. A
comunicação entre ambos é uma enorme
vantagem, porque está em causa a
recolha de leite em várias centenas de
produtores. Os dados servem outras
áreas, nomeadamente para efeitos de
facturação o que torna a operação mais
eficiente minimizando o potencial de
erros”. Daniela Brandão afirma ainda que
“A automatização dos processos e a
integração entre os dois sistemas permitiu
uma grande redução de tempo e custos no
processamento da informação, tendo
constituído um dos pontos críticos do
projecto de implementação”.
Um outro ponto a seu favor foi a facilidade
de utilização, elemento importante para
vencer a resistência à mudança que
qualquer implementação deste tipo
provoca. Por um lado, era relevante que
permitisse aumentar os níveis de
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integração e automatização nas áreas que
estavam informatizadas e, por outro, que
pudesse alargar-se aquelas em que os
processos eram sobretudo manuais.
Havia, de facto este elemento a
salvaguardar: o software a implementar
deveria ter flexibilidade suficiente para se
adaptar à organização e às suas pessoas.
A existência de informação fiável é um
elemento essencial para qualquer empresa
do sector alimentar, nomeadamente para
efeitos de rastreabilidade. “No processo de
recolha de leite, são introduzidos, no
equipamento que possui cada camião, os
dados relativos à exploração (identificada
com códigos de barras), o nº de litros
recolhidos e outras informações
relevantes. Esta informação carregada no
terminal é directamente integrada no
sistema de informação”.
Com a maior quantidade e fiabilidade dos
dados processados, veio também uma
maior capacidade de controlo, num
sistema capaz de produzir informação em
tempo real e cujo acesso é também ele
online. Tendo começado o projecto de
implementação do Microsoft Navision nas
áreas base, como a financeira, de clientes
e fornecedores, a Lacticoop foi
progressivamente aumentando o âmbito
para outras áreas como a gestão dos
negócios de recria de novilhas, e
inseminação artificial. Nestes, como
noutros campos mais específicos, esteve
em causa desenvolvimento à medida
sobre o Microsoft Navision já que, apesar
de se tratar de uma só organização, as
áreas em que actua são muito
diversificadas e específicas. “Tivemos a
“Tivemos a capacidade
de desenvolver
aplicações com todos os
standards de Microsoft
Navision, de forma a
endereçar os diferentes
negócios. Sabíamos que
era difícil encontrar um
software standard que
pudesse cobrir de raiz
necessidades em áreas
tão distintas como as
nossas.”
Daniela Brandão, Directora do
Departamento Administrativo e
Financeiro, Lacticoop
capacidade de desenvolver aplicações
com todos os standards de Microsoft
Navision, de forma a endereçar os
diferentes negócios. Sabíamos que era
difícil encontrar um software standard que
pudesse cobrir de raiz necessidades em
áreas tão distintas como as nossas”,
reforça Daniela Brandão. De acordo com
Ricardo Carneiro, da JDSolutions, “a
grande diferença do software instalado na
Lacticoop face a outros existentes no
mercado é que este apresenta uma
capacidade de desenvolvimento e
adaptação a negócios muito específicos,
que antes eram geridos através de
complexas folhas de Excel ou de outros
softwares, que não comunicavam entre si
e que provocavam inconsistências”.
A área de inseminação artificial é de
alguma forma emblemática, tendo sido
objecto de apoio pelo Aveiro Digital. Tratase de um projecto de 2004, que ganhou o
nome de SMIA (Serviço de Melhoramento
de Inseminação Artificial) e que se destina
a criar melhores condições no processo de
inseminação artificial das vacas, com
recurso a novas tecnologias. Entre os
objectivos estão a rentabilização, a
monitorização e a capacidade de
actualizar em permanência os dados sobre
os animais, tendo como finalidade última o
melhoramento genético. No âmbito dos
mais de 3 mil produtores associados,
estão em causa à volta de 40 mil
inseminações anuais. “Anteriormente os
inseminadores registavam manualmente
as operações de inseminação e a
facturação e recebimentos referentes eram
processados manualmente pelos serviços
administrativos. Com os Pocket PC, os
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inseminadores não só passaram a dispor
de uma aplicação através da qual acedem
à informação completa da exploração,
como podem enviar de imediato os dados
sobre as tarefas realizadas para o sistema
de informação, que os processa
automaticamente”, especifica Daniela
Brandão. A integração da informação
recolhida pela inseminação artificial, para
além de reduzir os custos administrativos,
permite construir indicadores importantes
acerca da situação reprodutiva dos
animais. O conhecimento dos parâmetros
reprodutivos, a sua análise e interpretação
e a tomada de decisão baseada na
informação obtida, são aspectos que têm
cada vez mais importância nas
explorações leiteiras, pela grande
correlação existente entre os indicadores
reprodutivos e os resultados económicos
finais. Nesse sentido, a Lacticoop criou
uma zona de acesso através do seu site
na Internet, em que os produtores podem
obter indicadores sobre as suas
explorações.
Também o negócio da unidade de
misturas da Tocha é gerido com base no
Microsoft Navision desde a fase inicial. Em
causa está a sensível área da nutrição
animal. “Os técnicos de nutrição, ao
deslocarem-se a uma exploração,
analisam quais as áreas em que devem
intervir ao nível da alimentação,
formulando uma composição equilibrada.
Com base nessa fórmula a fábrica realiza
a mistura das matérias primas,
encaminhada depois para a exploração em
causa. O controlo de tudo isto é feito com
Microsoft Navision”, salienta Daniela
Brandão.
“Para nós um dos
maiores benefícios é a
flexibilidade do software e
o facto de o código fonte
ser aberto para podermos
proceder às alterações
necessárias.”
Daniela Brandão, Directora do
Departamento Administrativo e
Financeiro, Lacticoop
Porque possui várias áreas de negócio,
um dos planos que a Lacticoop tem em
curso é desenvolver a assistência técnica
qualificada, que funciona como agregador
de todas as outras áreas, para que possa
ter uma visão global, direccionada ao
aconselhamento dos produtores. “Se
conseguirmos juntar os conhecimentos de
engenharia alimentar, com os de
veterinária e com todos os outros, à volta
de uma exploração, é possível identificar
pontos críticos. Dessa forma poderemos
prestar um serviço ainda melhor”,
especifica.
“Estamos em constante evolução, com a
introdução de melhorias quase diárias no
sistema de informação”, sublinha. Para
Daniela Brandão, existe a filosofia de ter
conhecimento interno no produto, incluindo
know-how de desenvolvimento pois existe
a convicção de que por vezes pequenas
alterações podem fazer grande diferença.
Benefícios
Com o Microsoft Navision a Lacticoop
dispõe de um sistema abrangente e capaz
de gerir de forma integrada as várias áreas
funcionais. A Lacticoop tem hoje uma
solução que lhe permite não só uma
gestão operacional mais eficiente como
uma maior fiabilidade da informação. A
duplicação de tarefas e a inconsistência de
dados fazem parte do passado.
“Para nós um dos maiores benefícios é a
flexibilidade do software e o facto de o
código fonte ser aberto para podermos
proceder às alterações necessárias”,
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resume Daniela Brandão, acrescentando
que “para nós era essencial ter um sistema
capaz de endereçar os diversos negócios,
de forma fácil, com uma estrutura
relativamente reduzida. O apoio do
prestador de serviços tem sido essencial
em toda esta evolução”.
Para a Lacticoop a capacidade de o
software evoluir com a empresa é também
um ponto positivo, estando a ser pensada
uma nova área de negócio, ao nível de
produtos hortícolas, com vista a apoiar os
produtores com novas formas de
rentabilização dos seus activos.
A Lacticoop reconhece que o sucesso na
implementação deste projecto requer um
compromisso diário e intenso.
Inseminadores, técnicos, funcionários,
produtores e parceiros colaboram
activamente para a concretização deste
projecto e também, portanto, para um
maior sucesso da Lacticoop no mercado.
Sobre a Microsoft
Fundada em 1975, a Microsoft (Nasdaq "MSFT") é líder mundial em software,
serviços e soluções para ajudar as pessoas e empresas a alcançarem todo o seu
potencial.
A Microsoft Business Solutions oferece aplicações e serviços de negócio
integrados que permitem às pequenas e médias organizações e departamentos
de grandes empresas interligarem os seus colaboradores, clientes e fornecedores
para obter uma maior eficiência. As aplicações de gestão de dados financeiros,
CRM, gestão da cadeia de fornecimento e aplicações de análise funcionam de
forma integrada com produtos da Microsoft como o Office e o Windows® para
optimizar os processos em toda a organização, proporcionando às empresas
informações de negócio para poderem responder rapidamente, planear
estrategicamente e agir rapidamente. As aplicações Microsoft Business Solutions,
entre as quais o Microsoft Navision, são fornecidas através de uma rede mundial
de parceiros certificados, que fornecem serviços especializados e suporte local
adaptados às necessidades individuais das empresas.
Para mais informações
Para mais informações sobre os produtos e serviços Microsoft por favor ligue para
o serviço de apoio a clientes da Microsoft Portugal pelo número 808 22 32 42 Para
aceder a informação sobre a Microsoft Corporation pela Web consulte:
www.microsoft.com
Mais informação sobre a Microsoft Business Solutions e o Microsoft Navision pode
ser encontrada em www.microsoft.com/businesssolutions
Para aceder ao site da Microsoft Portugal consulte www.microsoft.com/portugal.
Para mais informações sobre a Lacticoop visite o Web site em www.lacticoop.pt .
Para mais informação sobre a JDSolutions, visite o Web site www.jdsoft.pt .
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Document published 2005
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