Entrega de Folhas de Férias
Guia do Utilizador
Versão 4.0 Agosto/ 2014
Índice
1.
Introdução
2.
Criar/ Validar Folhas de Férias
3.
Acesso à funcionalidade
4.
Inserir/ Consultar Folhas de Férias
5.
Comprovativo de entrega
6.
Mensagens de erro do sistema
7.
Questões mais frequentes (FAQs)
Açoreana Seguros
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1. Introdução
A entrada em vigor da Portaria 256/2011, 05/07, resulta num conjunto de novos procedimentos para o envio das
remunerações dos trabalhadores seguros nas apólices do seguro obrigatório de Acidentes de Trabalho. Os tomadores
de seguro deverão agora comunicar as remunerações mensalmente em ficheiro de formato normalizado e em suporte
digital.
Este novo modelo simplifica e uniformiza a recolha das declarações de remuneração e de outros valores a segurar,
permitindo a sua correcta identificação, mitigando eventuais problemas com verbas não transferidas. A informação remetida
no novo formato possibilita ainda, existindo um sinistro na apólice, agilizar todo o processo de sinistro, resultando num
processamento das indemnizações e reembolsos de despesas mais rápidos.
Este guia pretende auxiliá-lo na utilização da nova funcionalidade de Envio de Folhas de Férias disponibilizada pela
Açoreana Seguros na sua página institucional e a ultrapassar os obstáculos funcionais e técnicos mais frequentes na
implementação deste novo procedimento.
Caso necessite de esclarecimentos adicionais contacte o seu mediador/corretor, a Direcção de Tecnologia e Informação,
através do e-mail: [email protected] ou ainda o nosso Contact Center, através do número 707 20 12 48.
Açoreana Seguros
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2. Criar/ Validar Folhas de Férias
Para criar o ficheiro de folhas de férias para que este contenha a informação obrigatória no formato recomendado, o Cliente
Açoreana Seguros poderá:
1. Solicitar o ficheiro normalizado junto da sua empresa fornecedora de software de gestão de recursos humanos;
2. No caso de desenvolvimento interno, criar o ficheiro com base nas Características Técnicas disponibilizadas no site da
Açoreana Seguros;
3. Utilizar os aplicativos disponibilizados pela Associação Portuguesa de Seguradores (APS) na página – Folhas de Férias para
as Seguradoras – para validar e corrigir o ficheiro gerado pelo seu sistema informático, ou para criar de raiz o ficheiro
electrónico de forma simples e rápida:
Aceda a estes aplicativos na página web da APS https://www.apseguradores.pt/site/APS.aspx e clique na área FICHEIROS
DE FOLHAS DE FÉRIAS – Valide aqui (localizada na coluna de banners do lado direito da janela).
Fig. 1: Página de entrada para o aplicativo da APS
Açoreana Seguros
Botão de acesso
à página dos
aplicativos
Folhas de Férias
para
seguradoras
Fig. 2: Página do aplicativo
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2. Criar/ Validar Folhas de Férias
Na página Folhas de Férias para as seguradoras da APS
deve escolher o aplicativo mais adequado às suas
necessidades:
• Ficheiro para a Seguradora - Para clientes que disponham
de aplicações de gestão de Recursos Humanos que já gerem
ficheiros de Folhas de Férias. O cliente poderá realizar as
seguinte operações abrir, validar, consultar, alterar e criar
um novo ficheiro para a Açoreana Seguros com base
noutro ficheiro.
De notar que a Açoreana Seguros disponibiliza na sua
página institucional o ficheiro de Características Técnicas
que permite aos fornecedores de software e departamentos
de informática normalizar correctamente os ficheiros de
folhas de férias a enviar à seguradora.
Fig. 3: Página dos aplicativos
Seleccione o
aplicativo mais
adequado
Botão de acesso à
página para Envio
de Folhas de
Férias
• Criar ficheiro com base num ficheiro da Segurança
Social - Permite criar um ficheiro de Folhas de Férias
normalizado a partir do ficheiro que envia para a Segurança
Social (Modelo RC4008, versão 01), bastando acrescentar a
informação adicional.
• Criar novo ficheiro para a seguradora - Permite criar um
ficheiro de folhas de férias normalizado de raiz.
Açoreana Seguros
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3. Acesso à funcionalidade
A entrega de Folhas de Férias deve ser efectuada através da página
institucional da Açoreana Seguros, www.acoreanaseguros.pt.
Aceda à ÁREA DE CLIENTE (localizada na barra horizontal de
menus) e clique na opção Folha de Férias.
Pode também aceder à ENTREGA DE FOLHAS DE FÉRIAS, na
área de INFORMAÇÕES ÚTEIS do produto Acidente de Trabalho,
que se encontra na área OFERTA EMPRESAS.
Ambas opções dão acesso à página de registo – Envio de Folhas
de Férias, onde deve inserir o N.º de Apólice e o N.º de Cliente.
Fig. 4: Página de entrada
Fig. 5: Página do produto
Açoreana Seguros
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3. Acesso à funcionalidade
Para Inserir/ Consultar as folhas de
férias introduza o N.º de Apólice(1), o
N.º de Cliente(2) e seleccione o botão
Entrar.
Acesso ao
ficheiro de
Características
Técnicas que
permite
normalizar as
Folhas de Férias.
Botão de acesso
ao
Guia do
Utilizador
(1) O campo N.º de Apólice é composto pela
identificação do Ramo e pelo n.º da apólice.
A folha de férias a submeter deve corresponder
à apólice cujo número vai indicar no registo.
Número da Açoreana Seguros
para contacto.
(2) O N.º Cliente deve corresponder ao n.º de
apólice introduzido e tem o objectivo de validar
os dados introduzidos.
Fig. 6: Página de registo para acesso à funcionalidade de Envio de Folhas de Férias
O n.º de apólice, ramo e n.º de cliente
podem ser consultados no Aviso
Factura/Recibo enviado pela Açoreana
Seguros.
Açoreana Seguros
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4. Inserir/ Consultar as Folhas de Férias
Após efectuar o registo inicial acede a uma janela onde pode inserir novas Folhas de Férias e consultar os documentos já entregues.
1. Para inserir uma nova Folha de Férias, deve começar
por indicar o Ano e seleccionar o Mês a que corresponde
o ficheiro (Caso introduza, por lapso, uma folha incorrecta deve
contactar os serviços da Açoreana Seguros).
2. Deve indicar o nome do ficheiro que pretende obter ou
utilizar o botão Procurar para pesquisar o ficheiro no seu
computador.
Fig. 7: Janela para inserir/ consultar as Folhas de Férias
Indicação do
mês a que
corresponde a
Folha de Férias
carregada.
Indicação que o ficheiro cumpre as novas regras para
a entrega de Folhas de Férias. Documentos
Normalizados são apenas aceites devidamente
preenchidos de acordo com as Características
Técnicas.
Os campos NOME do FICHEIRO, CARREGADO EM e COMPROVATIVO
ENTREGA (veja na próxima página a fig. 5) indicam que os ficheiros
entregues foram aceites.
Açoreana Seguros
O nome do ficheiro Folha de Férias normalizado deve ser
composto por: 1001(código da Açoreana Seguros) + Nº de apólice (20
posições e formato com os zeros à esquerda – 12 posições para o
Ramo, 8 posições para nº da apólice) + Data (MMAA) +
extensão.EUR.
Exemplo:
Nº de Apólice: 10 - 12345
Data: Abril de 2012
Nome do Ficheiro: 1001000000000010000123450412.EUR
3. Para inserir o ficheiro deve seleccionar o botão
SUBMETER. Em caso de engano, antes de submeter,
deve clicar no botão LIMPAR para apagar o ficheiro.
4. Após submissão do documento, a aceitação do mesmo
pode ser confirmada pela sua visualização na tabela de
FICHEIROS ENTREGUES.
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5. Comprovativo de entrega
Após a submissão das Folhas de Férias através do
aplicativo da Açoreana Seguros, os ficheiros são
sujeitos a um processo de validação e, cumprindo
as características técnicas, serão aceites pela
Seguradora.
A aceitação do ficheiro de Folha de Férias gera um
novo ficheiro de extensão “PDF” que poderá ser
guardado ou impresso e que corresponde ao
comprovativo de entrega.
Fig. 8: Comprovativo de entrega de Folhas de Férias
Açoreana Seguros
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6. Mensagens de erro do sistema
A Mensagem de Erro resulta de uma falha encontrada na formatação do ficheiro
submetido. Para solucionar este constrangimento deve contactar a empresa de
software que lhe forneceu o ficheiro ou, no caso de se tratar de um aplicativo de
gestão de Recursos Humanos desenvolvido internamente pela empresa, deve
consultar as Características Técnicas a que o ficheiro deve obedecer.
Tem ainda disponível os aplicativos da APS que permitem criar, corrigir e validar
os ficheiro de folhas de férias, como explicado no Capítulo 2 deste Guia.
Fig. 9: Janela ilustrativa da mensagem de erro
A tabela seguinte contém algumas mensagens de erro que pode encontrar
aquando da submissão do ficheiro de Folha de Férias.
Mensagem de erro
"Formato Ficheiro Inválido - O ficheiro não começa por
R0FOLHAF (primeiros oito caracteres)."
"Formato Ficheiro Inválido - A linha em análise contém mais
que 124 Caracteres.”
"Formato Ficheiro Inválido - O ficheiro contém mais que um
registo R0, este só deverá conter um único registo R0."
"Formato Ficheiro Inválido - O número de registos R2 não é
igual ao total reportado no registo R3."
"Formato Ficheiro Inválido - O somatório do VALREM dos
registos R2 não é igual ao somatório do campo TOTREM dos
registos R3.”
"Formato Ficheiro Inválido - Um registo R2 contém uma
natureza inválida (desconhecida)."
"A data para o qual submeteu a folha de férias é diferente da
contida no registo R0, estas deverão coincidir."
"A data para o qual submeteu a folha de férias é diferente da
contida no registo R3, estas deverão coincidir."
"O número da apólice no registo R0 é incoerente com a
apólice seleccionada."
"O código da Seguradora no registo R0 é diferente de 1001
que representa a Açoreana Seguros."
"O número da apólice no(s) registo(s) R1 é incoerente com a
apólice do registo R0."
Fig. 10: Tabela de possíveis mensagens de erro do sistema
Açoreana Seguros
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7. Questões mais frequentes (FAQs)
É obrigatório adoptar o novo formato para envio da informação de Folhas de Férias estabelecido na legislação em
vigor recentemente emitida?
A Portaria nº 256/11, de 05/07, que aprova a nova apólice uniforme do seguro obrigatório de acidentes de trabalho, define que o
Tomador do Seguro deve obrigatoriamente remeter à sua Seguradora a "cópia das declarações de remunerações do seu pessoal
remetidas à segurança social”, recorrendo, para este efeito, a meio informático que deverá ser em suporte digital ou correio
electrónico. Reconhecendo as vantagens quer para a Seguradora, quer para os seus Clientes, a maioria das empresas de seguros
existentes na actividade Seguradora adoptou os seus sistemas informáticos a este novo modelo, estando a aconselhar a sua
utilização.
Quais as vantagens da adopção deste novo modelo de entrega de Folhas de Férias nas Seguradoras?
O novo modelo tem como objectivo a simplificação e uniformização da recolha das declarações de remunerações e, também, de outros
valores a segurar. A informação remetida através do novo formato possibilita, existindo sinistro na apólice, agilizar todo o processo de
sinistro, resultando num processamento das indemnizações e reembolso de despesas mais rápido, com as naturais vantagens tanto
para a empresa, como para o sinistrado de acidentes de trabalho. Permitirá, igualmente, apontar a identificação correcta dos vários
valores a segurar, mitigando, dessa forma, quaisquer problemas que possam ocorrer com verbas não transferidas.
Como poderá a minha empresa ter acesso a este novo formato de entrega de Folhas de Férias?
A Açoreana Seguros desenvolveu no seu site institucional - www.acoreanaseguros.pt - uma funcionalidade específica para a
inserção/consulta das Folhas de Férias dos seus Clientes. No espaço destinado ao Envio de Folhas de Férias encontrará ainda um
ficheiro excel designado Características Técnicas, que contém todas as especificações técnicas necessárias para a adaptação da
informação.
Adicionalmente, a APS disponibiliza no seu site - https://www.apseguradores.pt/site/APS.aspx - 3 aplicativos que, para além de validar
ficheiros normalizados, permitem criar um Ficheiro de Folhas de Férias a partir do ficheiro enviado para Segurança Social (Modelo
RC008, Versão 01) e criar um ficheiro de raiz de forma simples e rápida. Ver Capítulo 2 deste Guia.
Açoreana Seguros
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7. Questões mais frequentes (FAQs)
Este novo formato obriga a ter um programa informático especial e a adquirir um novo software?
O formato de envio de Folhas de Férias às Seguradoras tem uma arquitectura muito semelhante àquele que é actualmente utilizado
pelas empresas para remeterem, via Internet, as declarações de remunerações dos seus colaboradores aos serviços da Segurança
Social. Os aplicativos disponibilizado pela APS, no site https://www.apseguradores.pt/site/APS.aspx, permitem a criação de um ficheiro
de Folhas de Férias a partir do ficheiro enviado para Segurança Social (Modelo RC008, Versão 01). Ver Capítulo 2 deste Guia.
O que deve a minha empresa fazer para se adaptar ao novo modelo de entrega das Folhas de Férias na Açoreana
Seguros?
As empresas devem contactar com os seus serviços e/ou os seus prestadores/consultores regulares para a área do software, que
conhecem bem este novo modelo e poderão aconselhá-las quanto ao formato e formulário normalizado para entrega das Folhas de
Férias. Poderão utilizar os aplicativos disponibilizados pela APS - https://www.apseguradores.pt/site/APS.aspx que permitem validar,
adaptar e criar o ficheiro normalizado a entregar na Açoreana Seguros. Ver Capítulo 2 deste Guia.
A empresa pode remeter para a Seguradora o ficheiro remetido à Segurança Social?
Não. O formato adoptado pelas Seguradoras contém novos campos que se destinam à informação relativa ao número da apólice, ao
código da Seguradora, ao código de profissão do trabalhador e ao código de subsídio de refeição, pelo que o ficheiro remetido à
Segurança Social não pode ser utilizado. No entanto, os aplicativos disponibilizados pela APS, no seu site
https://www.apseguradores.pt/site/APS.aspx, permitem a criação de um Ficheiro de Folhas de Férias a partir do ficheiro enviado para
Segurança Social (Modelo RC008, Versão 01). Ver Capítulo 2 deste Guia.
Açoreana Seguros
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7. Questões mais frequentes (FAQs)
O nome do ficheiro obedece a alguma estrutura própria?
O nome do ficheiro a remeter à Seguradora deve observar composição seguinte:
Código Açoreana Seguros + Número de Apólice (Ramo e Número) + Data da FF (MMAA) + .EUR
Este nome deve respeitar um número de caracteres específicos, não podendo conter caracteres especiais tais como: \ / : * .“? < >:
- 4 algarismos para o código da Seguradora;
- 20 algarismos para o número de apólice (formato com os zeros à esquerda – 12 posições para o Ramo + 8 posições para o Número
da Apólice);
- 4 algarismos para o mês e dia;
- 3 posições para a extensão .EUR
Exemplo: 1001000000000010000123450412.EUR
A que se referem com o código da Seguradora a incluir no ficheiro?
Cada Seguradora tem um código oficial único atribuído pelo Instituto de Seguros de Portugal (ISP), o qual deve ser associado a todas as
apólices por ela geridas. Este código é composto por 4 dígitos e integra a posição inicial do nome dado ao ficheiro de folha de férias. No
caso da Açoreana Seguros este código é o número 1001.
O R1, onde está o n.º de apólice e o código da Seguradora, aparece tantas as vezes quanto os diferentes
estabelecimentos e taxas constantes da apólice em questão. Podem existir colaboradores na mesma empresa
com apólices diferentes?
Sim. No entanto, uma vez que o ficheiro de Folha de Férias refere uma única apólice os colaboradores em diferentes apólices não
poderão ser enviados no mesmo ficheiros.
Açoreana Seguros
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7. Questões mais frequentes (FAQs)
Como devo configurar os elementos que vou incluir no ficheiro das Características Técnicas?
Deve consultar as normas de preenchimento que fazem parte do ficheiro de Características Técnicas disponível no site institucional da
Açoreana Seguros, espaço destinado à inserção/consulta de Folha de Férias.
Como proceder se, após confirmar que a apólice está no estado "Activo", ao inserir o n.º da apólice e o n.º de
cliente o aplicativo não permite avançar no processo?
Deve verificar-se se os n.ºs de apólice (composto pelo Ramo e nº. Apólice) e o n.º de cliente introduzidos estão correctos. Se depois
desta confirmação a mensagem persistir deve contactar-se os serviços da. Açoreana Seguros.
Qual a periodicidade do envio de Folhas de Férias à Seguradora?
Conforme se encontra estabelecido nas Condições Gerais da apólice uniforme de acidentes de trabalho, a informação relativa ao mês
anterior, deve ser remetida à Seguradora com uma periodicidade mensal e até ao dia 15 de cada mês. Não se registou, com a
adoptação deste novo modelo de tratamento de Folhas de Férias, quaisquer alterações no que respeita aos seus prazos de envio.
A minha empresa pode fazer a entrega de Folhas de Férias respeitante a meses anteriores?
Sim. As empresas podem remeter em determinado mês as Folhas de Férias dos meses que não tenham sido ainda entregues,
devendo no entanto, sempre que possível respeitar a entrega em tempo útil.
Açoreana Seguros
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7. Questões mais frequentes (FAQs)
Poder-se-á correr o risco de duplicar a entrega de Folhas de Férias de um mesmo mês?
Não. O modelo informático agora adoptado efectua uma validação à informação constante dos campos do ficheiro remetido, rejeitando
de forma automática informação duplicada.
Se se registar um lapso no preenchimento, como proceder para o corrigir?
Nesta situação os serviços da Açoreana Seguros devem ser contactados de imediato, identificando qual o lapso.
Existe limite para o número de ficheiros a inserir no aplicativo?
Sim. Os ficheiros são limitados ao ficheiro correspondente à folha de férias de cada mês.
Os colaboradores de uma mesma empresa têm de pertencer à mesma seguradora e à mesma apólice?
É frequente as grandes empresas terem tantas apólices quanto as suas unidades de negócio, atendendo à função da actividade ou
local onde estão estabelecidos. Logo terá de ser preparado um ficheiro para cada apólice.
Onde pode ser obtido o código de profissão do trabalhador a incluir no ficheiro?
O código de profissão do trabalhador pode ser obtido a partir de consulta à tabela de Classificação Portuguesa das Profissões (CPP)
disponível no site - www.ine.pt - do Instituto Nacional de Estatística.
Açoreana Seguros
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7. Questões mais frequentes (FAQs)
Quais os tipos de Remuneração do colaborador da empresa que devem ser incluídos nos ficheiro de Folhas de
Férias?
CÓD
A
B
C
F
M
N
O
P
R
S
T
X
SR
DESIGNAÇÃO
Ajudas de Custo
Prémios, Bónus e outras prestações de carácter mensal
Comissões
Subsídios de férias
Subsídio de carácter regular mensal
Subsídio de Natal
Prémios, Bónus e outras prestações de carácter mensal
Remuneração base
Subsídio de refeição
Trabalho suplementar
Trabalho nocturno
Subsídios de carácter regular não mensal
Subsídio de refeição não sujeito a Segurança Social
A estrutura do ficheiro é validada?
Os ficheiros de Folhas de Férias que se encontram normalizados são sujeitos a um processo de validação automática e cumprindo as
características técnicas facultadas anteriormente serão aceites pela Açoreana Seguros.
Como se confirma que o ficheiro foi validado?
Após ter submetido o ficheiro de folha de férias as colunas “Nome do Ficheiro”; “Carregado em” e “Comprovativo” da tabela de
Ficheiros Entregues ficará preenchida.
Quem devo contactar se tiver dúvidas?
Para obter qualquer outro esclarecimento adicional pode contactar o Contact Center da Açoreana Seguros através do
número 707 20 12 48, nos dias úteis, entre as 08h30m e as 18h00m ou a Direcção de Tecnologia e Informação através do email: [email protected]
Açoreana Seguros
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www.acoreanaseguros.pt
Açoreana Seguros
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