ROTEIRO OPERACIONAL DO SEFIP PLATAFORMA GRÁFICA ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO........................................................................................................................................4 2. REQUISITOS PARA UTILIZAÇÃO DO SEFIP.......................................................................................5 3. INICIANDO O SEFIP..............................................................................................................................7 4. IMPORTAÇÃO DE ARQUIVO DE FOLHA ...........................................................................................8 4.1 IMPORTAÇÃO DO ARQUIVO SEFIP.RE............................................................................................8 4.2 IMPORTAÇÃO DA BASE DE DADOS DO SEFIP DOS.....................................................................11 5. CADASTRO..........................................................................................................................................12 5.1 CADASTRO DE RESPONSÁVEL......................................................................................................12 5.1.1 ALTERAR RESPONSÁVEL.............................................................................................................13 5.2 CADASTRO DE EMPRESA................................................................................................................14 5.2.1 INCLUIR EMPRESA........................................................................................................................14 5.2.2 ALTERAR DADOS DA EMPRESA NO SEFIP.................................................................................15 5.2.3 EXCLUIR EMPRESA.......................................................................................................................16 5.3 CADASTRO DE TRABALHADOR.....................................................................................................17 5.3.1 INCLUIR TRABALHADOR.............................................................................................................17 5.3.2 ALTERAR TRABALHADOR...........................................................................................................18 5.3.3 EXCLUIR TRABALHADOR............................................................................................................19 5.4 CADASTRO DE TOMADOR/OBRA...................................................................................................21 5.4.1 INCLUIR TOMADOR/OBRA...........................................................................................................21 5.4.2 ALTERAR TOMADOR/OBRA.........................................................................................................22 5.4.3 EXCLUIR TOMADOR/OBRA..........................................................................................................24 6. ALOCAÇÃO DE TRABALHADOR NO TOMADOR............................................................................25 6.1 ALOCAÇÃO VISÃO TRABALHADOR..............................................................................................27 6.1.1 ALOCAR..........................................................................................................................................27 6.1.2 DESALOCAR...................................................................................................................................30 6.2 ALOCAÇÃO VISÃO TOMADOR/OBRA............................................................................................32 6.2.1 ALOCAR / DESALOCAR.................................................................................................................32 7. MOVIMENTO......................................................................................................................................34 7.1 ABERTURA ........................................................................................................................................34 7.2 MOVIMENTO DA EMPRESA.............................................................................................................35 7.2.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO.....................................................................................35 7.2.2 MARCAR/DESMARCAR A PARTICIPAÇÃO DE TODAS..............................................................36 7.2.3 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO EMPRESA............................................................................37 7.2.4 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO DE EMPRESA....................................................................38 7.2.5 ALTERAÇÃO CADASTRAL DE EMPRESA...................................................................................40 7.3 MOVIMENTO DE TRABALHADOR..................................................................................................42 7.3.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO.....................................................................................42 7.3.2 MARCAR/DESMARCAR A PARTICIPAÇÃO DE TODOS..............................................................43 7.3.3 INFORMAR A MODALIDADE PARA O TRABALHADOR............................................................44 7.3.4 MANTER NUMA NOVA ABERTURA A MODALIDADE DO TRABALHADOR..........................46 7.3.5 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO DE TRABALHADOR..........................................................47 7.3.6 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO DE TRABALHADOR........................................................48 7.3.7 INCLUIR MOVIMENTAÇÃO (AFASTAMENTO) DE TRABALHADOR.......................................50 7.3.8 EXCLUIR MOVIMENTAÇÃO DE TRABALHADOR......................................................................52 7.3.9 INCLUIR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR PARA O FGTS..............................53 7.3.10 ALTERAR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR....................................................54 7.3.11 EXCLUIR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR.....................................................55 7.3.12 INCLUIR ALTERAÇÃO DE ENDEREÇO DE TRABALHADOR...................................................56 7.3.13 ALTERAR ALTERAÇÃO ENDEREÇO DE TRABALHADOR......................................................57 7.3.14 EXCLUIR ALTERAÇÃO ENDEREÇO DE TRABALHADOR.......................................................58 7.4 MOVIMENTO DO TOMADOR/OBRA...............................................................................................59 7.4.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO.....................................................................................59 7.4.2 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO DE TODOS.................................................................60 7.4.3 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO TOMADOR..........................................................................61 7.4.4 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO TOMADOR........................................................................62 8. SIMULAÇÃO DO FECHAMENTO.......................................................................................................63 9. EXECUTAR FECHAMENTO................................................................................................................65 2 9.1 DADOS DA RETIFICAÇÃO MODALIDADE 07 OU MODALIDADE 08 NO MOVIMENTO .........68 9.1.1REPLICAR RETIFICAÇÕES PARA FILIAIS/TOMADORES............................................................69 9.2 DADOS DA CONFISSÃO....................................................................................................................70 10. IMPRESSÃO DOS RELATÓRIOS ......................................................................................................71 10.1 SALVAR O SELO APÓS TRANSMISSÃO DO ARQUIVO SEFIP....................................................71 10.1.1IMPRESSÃO DA GRF PELO SEFIP................................................................................................75 10.1.2 IMPRESSÃO DO COMPROVANTE/PROTOCOLO DE RETIFICAÇÃO, EXCLUSÃO, CONFISSÃO OU ALTERAÇÃO CADASTRAL........................................................................................78 11. Recolhimento recursal para o FGTS (Código 418) e Recolhimento ao FGTS de entidades com fins filantrópicos (Código 604)..........................................................................................................................81 11.1 MOVIMENTO...................................................................................................................................82 11.1.1 ABERTURA....................................................................................................................................82 11.1.2 INCLUIR NOVA EMPRESA...........................................................................................................83 11.1.3 ALTERAR EMPRESA....................................................................................................................84 11.1.4 EXCLUIR EMPRESA.....................................................................................................................85 11.1.5 INCLUIR NOVO TRABALHADOR...............................................................................................86 11.1.6 ALTERAR TRABALHADOR.........................................................................................................87 11.1.7 EXCLUIR TRABALHADOR..........................................................................................................88 11.1.8 EXECUTAR FECHAMENTO.........................................................................................................89 12. SOLICITAÇÃO DE EXCLUSÃO.........................................................................................................92 13. AUSENCIA DE FATO GERADOR – SEM MOVIMENTO..................................................................94 14.CÓPIA DE SEGURANÇA – BACKUP.................................................................................................95 14.1GERAR CÓPIA DE SEGURANÇA.....................................................................................................95 14.2RESTAURAR CÓPIA DE SEGURANÇA...........................................................................................96 15. CONFIGURAÇÃO DE IMPRESSORA................................................................................................98 16. LIMPEZA DE BASE..........................................................................................................................100 17. ORIENTAÇÕES TÉCNICAS – RESOLVENDO OCORRÊNCIAS ....................................................101 3 1. INTRODUÇÃO O Decreto n.º 2.803/98, de 20/10/1998, estabeleceu a obrigatoriedade da utilização da Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – GFIP, sendo exigida a partir da competência 01/1999. Para facilitar o cumprimento dessas obrigações foi criado o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – SEFIP, que pode ser obtido gratuitamente na internet nos sites www.caixa.gov.br ou www.mpas.gov.br. O SEFIP permite a geração da Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – GFIP, da Guia da Previdência Social – GPS e os Comprovantes/Protocolos de Confissão, Retificação e Exclusão de informações anteriores, ainda que o empregador/contribuinte opte pela importação de dados do arquivo de folha de pagamento, ou ainda quando os dados forem inseridos por meio de digitação no próprio SEFIP. A Portaria Interministerial MT/MPAS nº. 326, de 19 de janeiro de 2000 estabeleceu a obrigatoriedade da entrega da GFIP em meio eletrônico para todos os empregadores sujeitos ao recolhimento do FGTS e/ou informações à Previdência Social. A Circular CAIXA nº. 321, de 25/05/2004, estabeleceu a obrigatoriedade da transmissão do arquivo gerado pelo SEFIP por meio da Internet, a partir de 11/2004. A Portaria Interministerial MTE/MPS nº. 227, de 25/02/2005, também determinou esta obrigatoriedade, a partir de 03/2005. As informações a seguir têm o intuito de sanar possíveis dúvidas sobre a operacionalização do SEFIP: 1 Para obter maiores informações e esclarecimentos sobre o preenchimento dos dados, consulte os arquivos (Manual da GFIP/SEFIP para usuários do SEFIP e ERROAÇÃO.DOC). 2 Para obter informações e esclarecimentos sobre a legislação do FGTS e da Previdência, utilizada no SEFIP, consulte o Manual da GFIP/SEFIP para usuários do SEFIP disponível no site www.caixa.gov.br, www.previdenciasocial.gov.br e na opção ajuda do aplicativo SEFIP. 3 Caso persistam dúvidas referentes à Legislação Previdenciária a empresa deve recorrer à Central de Orientação ao Contribuinte INSS local ou à Central de Atendimento Telefônico pelo número 0800780191. Dúvidas relativas ao FGTS serão respondidas pela CAIXA, em suas agências locais ou nas Centrais de Telemarketing – 08005740101. Volta ao Índice 4 2. REQUISITOS PARA UTILIZAÇÃO DO SEFIP Informações sobre o aplicativo O SEFIP em plataforma gráfica foi desenvolvido em linguagem DELPHI e utiliza o banco de dados FireBird versão 1.5. Configuração Com o intuito de proporcionar a utilização adequada dos recursos sistêmicos agregados ao SEFIP, apresentamos abaixo as configurações mínimas recomendadas que garante a execução de forma consistente e adequada. Ø Software: Windows 98, ME, NT 4, 2000 e XP com suas devidas atualizações. Ø Hardware: Monitor 14” VGA Placa de vídeo VGA, compatível com o monitor. Mouse Teclado HD com 50Mb livres para instalação + espaço necessário para crescimento do banco de dados que vai variar de acordo com a quantidade de informações inseridas no mesmo + espaço necessário ao arquivo de paginação de memória do Windows. Requisitos de equipamento e software para utilização do aplicativo Os requisitos recomendados para utilização do aplicativo, foram divididos em três grupos: GRUPO 1 arquivo contendo aproximadamente 20 empresas, 40 tomadores e 5.000 trabalhadores. · · · Windows: 98 se Processador: 200 Mhz. Memória: 64Mb. GRUPO 2 – arquivo contendo aproximadamente 500 empresas, 500 tomadores e 20.000 trabalhadores. · Processador: 1.0 Ghz. · Memória: 256Mb. 5 GRUPO 3 arquivo contendo aproximadamente até 5.000 empresas, 5.000 tomadores e 150.000 trabalhadores. · Processador: 2.0 Ghz. · Memória: 384Mb. Importante: embora o aplicativo possa, eventualmente, funcionar em algum ambiente não citado acima e com configurações ligeiramente inferiores, ocorrerá uma perda significativa de performance. 6 3. INICIANDO O SEFIP v Após instalar o SEFIP, seguir as instruções abaixo para iniciar a utilização do sistema: Utilizando o atalho criado na área de trabalho: · Clicar duas vezes no ícone de atalho do SEFIP. Utilizando o Windows Explorer: · Selecionar, na unidade onde foi instalado o SEFIP, o arquivo SEFIP.EXE (ex.: C:\Arquivos de Programas\CAIXA\SEFIP); v No primeiro acesso, a empresa poderá optar por uma das opções apresentadas na tela abaixo para carregar as informações no SEFIP. Volta ao Índice 4. IMPORTAÇÃO DE ARQUIVO DE FOLHA 4.1 IMPORTAÇÃO DO ARQUIVO SEFIP.RE v Caso a empresa opte pela importação do arquivo SEFIP.RE, gerado por programa de Folha de Pagamento, será apresentada a seguinte tela para captura do arquivo: Volta ao Índice 8 v Posteriormente, para a importação de arquivos SEFIP.RE, o usuário poderá optar pelas duas formas abaixo: Menu Arquivo / I mportar Folha Barra de Ferramentas I mportar Folha Volta ao Índice 9 v Será necessário indicar o caminho onde se encontra o arquivo SEFIP.RE , conforme tela abaixo: v Após a carga do arquivo, corrigidas as inconsistências porventura apresentadas, seguir os passos dos itens 8 e 9 deste manual para fechar o movimento. Volta ao Índice 10 4.2 IMPORTAÇÃO DA BASE DE DADOS DO SEFIP DOS v Caso a empresa faça a opção por importação da base do SEFIP DOS, será apresentada a seguinte tela para captura dos dados: v Indicar o caminho onde se encontra o programa SEFIP DOS Volta ao Índice 11 5. CADASTRO 5.1 CADASTRO DE RESPONSÁVEL v Caso a opção da empresa no primeiro acesso tenha sido o cadastramento de Responsável, será apresentada a tela abaixo: Volta ao Índice 12 5.1.1 ALTERAR RESPONSÁVEL v Para ALTERAR os dados do Responsável optase por uma das três formas abaixo: Botão Alterar M enu – Arquivo / Alterar Clicar com o botão direito do mouse Alterar Volta ao Índice 13 5.2 CADASTRO DE EMPRESA 5.2.1 INCLUIR EMPRESA v Para INCLUIR uma Empresa, optase por uma das quatro formas abaixo: Barra de Ferramentas Novo Clicar com o botão direito do mouse – Novo / Empresa Botão N ova Em presa Menu Arquivo / Novo / Empresa Volta ao Índice 14 5.2.2 ALTERAR DADOS DA EMPRESA NO SEFIP v Para ALTERAR uma Empresa, optase por uma das três formas abaixo: Clicar com o botão direito do mouse A lterar Botão Alterar Menu Arquivo / Alterar Volta ao Índice 15 5.2.3 EXCLUIR EMPRESA v Para EXCLUIR uma Empresa, optase por uma das quatro formas abaixo: Barra de Ferramentas Excluir Clicar com o botão direito do mouse Excluir Botão Exc luir Menu Arquivo / Excluir Volta ao Índice 16 5.3 CADASTRO DE TRABALHADOR 5.3.1 INCLUIR TRABALHADOR v Para INCLUIR um Trabalhador, optase por uma das quatro formas abaixo: Barra de Ferramentas Novo Trabalhador Clicar com o botão direito do mouse Novo / Trabalhador Botão Novo Trabalhador M enu – Arquivo / Novo / Trabalhador Volta ao Índice 17 5.3.2 ALTERAR TRABALHADOR v Para ALTERAR um Trabalhador, optase por uma das três formas abaixo: Clicar com o botão direito do mouse A lterar Botão Alterar Menu – A rquivo / A lterar Volta ao Índice 18 5.3.3 EXCLUIR TRABALHADOR v Para EXCLUIR um Trabalhador do banco de dados do SEFIP, optase por uma das quatro formas abaixo: Barra de Ferramentas Excluir Clicar com o botão direito do mouse Excluir Botão Excluir Menu – A rquivo / Excluir Volta ao Índice 19 20 5.4 CADASTRO DE TOMADOR/OBRA 5.4.1 INCLUIR TOMADOR/OBRA v Para INCLUIR um Tomador/Obra, optase por uma das quatro formas abaixo. Barra de Ferramentas Novo / Tomador / Obra Clicar com o botão direito do mouse Novo Tomador/ Obra Botão N ovo Tom ador / Obra Menu Arquivo / Novo Tomador / Obra Volta ao Índice 21 5.4.2 ALTERAR TOMADOR/OBRA v Para ALTERAR um Tomador/Obra, optase por uma das três formas abaixo. Clicar com o botão direito do mouse A lterar Botão Alterar Menu Arquivo / A lterar 22 Volta ao Índice 23 5.4.3 EXCLUIR TOMADOR/OBRA v Para EXCLUIR um Tomador/Obra do banco de dados, optase por uma das quatro formas abaixo. Barra de Ferramenta Excluir Clicar com o botão direito do mouse Excluir Botão Excluir Menu Arquivo / Excluir Volta ao Índice 24 6. ALOCAÇÃO DE TRABALHADOR NO TOMADOR v Visão Cadastro Empresa SEM Tomador/Obra cadastrado Empresa COM Tomador/Obra cadastrado Volta ao Índice 25 v Visão Alocação Trabalhadores não alocados O item “ Trabalhadores não Alocados” só aparecerá quando a Empresa em questão estiver com Tomador/Obra cadastrado. Volta ao Índice 26 6.1 ALOCAÇÃO VISÃO TRABALHADOR 6.1.1 ALOCAR v Para ALOCAR um Trabalhador a um Tomador/Obra, optase por uma das quatro formas abaixo. Clicar com o botão direito do mouse clicar no trabalhador e Mostrar Alocação Após selecionar o Trabalhador a ser alocado, arrasteo para o Tomador/Obra desejado. Obs: Neste caso a tela “Alocação Visão Trabalhador” não será apresentada. Bo tã o A l oc aç ão Menu Arquivo / Alocação Volta ao Índice 27 28 v Após clicar em Alocação, será apresentada a seguinte tela para alocação nos Tomadores: Alocar Todos A locar Volta ao Índice 29 6.1.2 DESALOCAR v Para se DESALOCAR um Trabalhador de um Tomador/Obra, optase por uma das duas formas abaixo. Obs.: o Trabalhador volta a fazer parte do item “Trabalhadores Não Alocados”. B o t ã o D es al o ca Clicar com o botão direito do mouse clicar no trabalhador e Desalocar Volta ao Índice 30 v Após clicar em Alocação, será apresentada a seguinte tela para a desalocação nos Tomadores: Desalocar Desalocar Todos Volta ao Índice 31 6.2 ALOCAÇÃO VISÃO TOMADOR/OBRA 6.2.1 ALOCAR / DESALOCAR v Para ALOCAR ou DESALOCAR um Tomador/Obra, optase por uma das três formas abaixo: Clicar com o botão direito do mouse M ostrar Alocação Botão Alocação Menu Arquivo / Alocação Volta ao Índice 32 v Após clicar em Alocação, a seguinte tela será apresentada: Alocar Todos Alocar Desalocar Desalocar Todos Volta ao Índice 33 7. MOVIMENTO 7.1 ABERTURA v Para ABERTURA de um Novo Movimento, optase por uma das quatro formas abaixo. Clicar com o botão direito do mouse Novo / Recolhimento / Declaração Botão N ovo M enu – Arquivo / Novo / Recolhimento / Declaração Barra de Ferramentas Novo / Recolhimento Volta ao Índice 34 7.2 MOVIMENTO DA EMPRESA v Os dados do Movimento da Empresa só poderão ser informados se a mesma estiver participando do Movimento. 7.2.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO v Para marcar a participação da empresa optase por uma das três formas abaixo: Menu Editar / M arcar / Desmarcar participação Barra de Ferramentas – Marcar / Desmarcar P articipação Clicar com o botão direito do mouse – Marcar / Desmarcar P articipação Volta ao Índice 35 7.2.2 MARCAR/DESMARCAR A PARTICIPAÇÃO DE TODAS v Para MARCAR/DESMASCAR A PARTICIPAÇÃO DE TODAS as empresas cadastradas no banco de dados, optase por uma das três formas abaixo: Menu Editar / M arcar ou Desmarcar P articipação Todos Barra de Ferramentas – Marcar / Desmarcar P articipação Todos Clicar com o botão direito do mouse – Marcar / Desmarcar P articipação Todos Volta ao Índice 36 7.2.3 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO EMPRESA v Para INCLUIR OS DADOS DO MOVIMENTO EMPRESA, optase por uma das três formas abaixo: Clicar com o botão direito do mouse Dados M ovimento Botão Dados do M ovimento Menu – Arquivo / Dados M ovimento Volta ao Índice 37 7.2.4 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO DE EMPRESA v Para se ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO DE EMPRESA, optase por uma das três formas abaixo: Botão Dados do M ovimento M enu Arquivo / Dados M ovimento Clicar com o botão direito do mouse Dados M ovimento Volta ao Índice 38 39 7.2.5 ALTERAÇÃO CADASTRAL DE EMPRESA v Para se comandar uma ALTERAÇÃO CADASTRAL DE EMPRESA, proceda conforme abaixo: Botão Alteração Cada stral Volta ao Índice 40 v Após clicar na ALTERAÇÃO CADASTRAL, surgirá a tela Alteração Cadastral de Empresa, onde informarseá os dados da empresa a serem alterados. P oderão s er solic itadas alterações de CN AE Fiscal e/ ou Endereço Volta ao Índice 41 7.3 MOVIMENTO DE TRABALHADOR v Os dados do Movimento de Trabalhador só poderão ser informados se o mesmo estiver participando do Movimento. 7.3.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO v Para MARCAR/DESMARCAR a participação do Trabalhador optase por uma das três formas abaixo: Menu Editar / M arcar / Desmarcar P articipação Barra de Ferramentas – Marcar / Desmarcar P articipação Clicar com o botão direito do mouse – Marcar / Desmarcar P articipação Volta ao Índice 42 7.3.2 MARCAR/DESMARCAR A PARTICIPAÇÃO DE TODOS v Para MARCAR/DESMARCAR a Participação de Todos os Trabalhadores da Empresa, optase por uma das três formas abaixo: Menu Editar M arcar / Desmarcar P articipação Todos Barra de Ferramentas – Marcar / Desmarcar P articipação Todos Clicar com o botão direito do mouse – Marcar / Desmarcar P articipação Todos Volta ao Índice 43 7.3.3 INFORMAR A MODALIDADE PARA O TRABALHADOR v Para INFORMAR A MODALIDADE para o trabalhador, optase por uma das quatro formas abaixo: Menu Arquivo / M odalidades Barra de Ferramentas / M odalidades Clicar com o botão direito do mouse M odalidades Após selecionar o Trabalhador, arrasteo para a modalidade desejada. Volta ao Índice 44 v Após clicar na Modalidade, surgirá a seguinte tela, onde deverá ser escolhida a modalidade desejada e incluir o trabalhador, conforme abaixo: Clicar para escolher a modalidade I ncluir todos I ncluir o trabalhador Volta ao Índice 45 7.3.4 MANTER NUMA NOVA ABERTURA A MODALIDADE DO TRABALHADOR v Para MANTER A MODALIDADE numa nova abertura, proceda conforme abaixo: Obs.: Por padrão, esta opção já vem selecionada. Menu – Ferramentas / Opções Opção “ M anter numa nova abertura a modalidade do trabalhador” . v Para que o trabalhador permaneça na modalidade definida anteriormente, deverão ser respeitadas as seguintes condições: Mesmo código de recolhimento; Competência igual ou posterior à 10/1998; Backup de versão igual ou posterior a 8.0; Volta ao Índice 46 7.3.5 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO DE TRABALHADOR v Para INCLUIR os Dados do Movimento de Trabalhador, optase por uma das três formas abaixo: M enu Arquivo / Dados do Movimento Clicar com o botão direito do mouse Dados do M ovimento Botão Dados do M ovim ento Volta ao Índice 47 7.3.6 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO DE TRABALHADOR v Para ALTERAR os Dados do Movimento de Trabalhador, optase por uma das três formas abaixo: Clicar com o botão direito do mouse Dados do M ovimento Botão Dad os do M ovim ento M enu Arquivo / Dados do Movimento Volta ao Índice 48 49 7.3.7 INCLUIR MOVIMENTAÇÃO (AFASTAMENTO) DE TRABALHADOR v Para INCLUIR a Movimentação de Trabalhador, optase por uma das quatro formas abaixo: Barra de Ferramentas / Novo / Movimentação Clicar com o botão direito do mouse / Novo / Movimentação Botão N ova M ovim entação M enu / Arquivo / Novo / M ovimentação Volta ao Índice 50 v Após clicar na MOVIMENTAÇÃO, surgirá a seguinte tela, onde os dados serão informados. Volta ao Índice 51 7.3.8 EXCLUIR MOVIMENTAÇÃO DE TRABALHADOR v Para EXCLUIR a Movimentação de Trabalhador do banco de dados, optase por uma das quatro formas abaixo: Clicar com o botão direito do mouse – Excluir Botão Excluir M enu Arquivo / Excluir Barra de Ferramentas Excluir Volta ao Índice 52 7.3.9 INCLUIR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR PARA O FGTS v Para INCLUIR a solicitação Alteração Cadastral de Trabalhador no cadastro do FGTS, optase por uma das quatro formas abaixo: Barra de Ferramentas Novo / Alteração Cadastral Clicar com o botão direito do mouse Novo / Alteração Cadastral Botão Nova Alteraç ão Cadastral Menu Arquivo / Novo / Alteração Cadastral 53 Volta ao Índice 7.3.10 ALTERAR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR v Para ALTERAR a Alteração Cadastral de Trabalhador, optase por uma das três formas abaixo: Clicar com o botão direito do mouse Alterar Menu Arquivo / Alterar Botão Alterar Volta ao Índice 54 7.3.11 EXCLUIR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR v Para EXCLUIR a Alteração Cadastral de Trabalhador, optase por uma das optase por uma das quatro formas abaixo: Barra de Ferramentas Excluir Botão Excluir M enu Arquivo / Excluir Clicar com o botão direito do mouse Excluir Volta ao Índice 55 7.3.12 INCLUIR ALTERAÇÃO DE ENDEREÇO DE TRABALHADOR v Para INCLUIR a Alteração de Endereço de Trabalhador, optase por uma das quatro formas abaixo: Barra de Ferramentas Novo / Alteração de Endereço Clicar com o botão direito do mouse Novo / Alteração de Endereço Botão N ova A lteração de Endereço M enu Arquivo / Novo Alteração de Endereço Volta ao Índice 56 7.3.13 ALTERAR ALTERAÇÃO ENDEREÇO DE TRABALHADOR v Para ALTERAR a Alteração Endereço de Trabalhador, optase por uma das quatro formas abaixo: Barra de Ferramentas Novo / Alteração de Endereço Botão Alterar Menu Arquivo / A lterar Clicar com o botão direito do mouse Alterar Volta ao Índice 57 7.3.14 EXCLUIR ALTERAÇÃO ENDEREÇO DE TRABALHADOR v Para EXCLUIR a Alteração Endereço de Trabalhador, optase por uma das quatro formas abaixo: Barra de Ferramentas Excluir Clicar com o botão direito do mouse Excluir Botão Excluir M enu Arquivo / Excluir Volta ao Índice 58 7.4 MOVIMENTO DO TOMADOR/OBRA v Os dados do Movimento de Tomador/Obra só poderão ser informados se o mesmo estiver participando do Movimento. 7.4.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO v Para MARCAR a Participação do Tomador/Obra, optase por uma das quatro formas abaixo: M enu Editar / Marcar P articipação Barra de ferramentas M arcar / Desmarcar participação Clicar com o botão direito do mouse Marcar / Desmarcar Volta ao Índice 59 7.4.2 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO DE TODOS v Para MARCAR a Participação de Todos Tomador/Obra, optase por uma das três formas abaixo: M enu Arquivo / Editar / M arcar / Desmarcar P articipação Todos Barra de Ferramentas M arcar/ Desmarcar P articipação todos Clicar com o botão direito do mouse na empresa Marcar / Desmarcar participação todos Clicar com o botão direito do mouse no tomador Marcar / Desmarcar participar todos Volta ao Índice 60 7.4.3 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO TOMADOR v Para INCLUIR Dados do Movimento Tomador/Obra, optase por uma das três formas abaixo: Clicar com o botão direito do mouse Dados Movimento Botão Dados do M ovimento M enu Arquivo / Dados M ovimento Volta ao Índice 61 7.4.4 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO TOMADOR v Para ALTERAR os Dados do Movimento Tomador/Obra, optase por uma das três formas abaixo: Clicar com o botão direito do mouse Dados Movimento M enu Arquivo / Dados M ovimento Botão Dados do M ovim ento Volta ao Índice 62 SIMULAÇÃO DO FECHAMENTO v Para SIMULAR o Fechamento do Movimento, proceda conforme abaixo: Botão Simular 8. Volta ao Índice 63 v Para visualizar os relatórios da SIMULAÇÃO do Fechamento do Movimento, proceda conforme abaixo: M enu Relatórios / M ovimento Volta ao Índice 64 EXECUTAR FECHAMENTO v Para EXECUTAR o Fechamento do Movimento, proceda conforme abaixo: Botão Executar 9. Volta ao Índice 65 Obs.: Quando da geração do arquivo de saída (SEFIPCR), será apresentada a tela abaixo, solicitando indicação de caminho para a gravação e informando onde estará gravada cópia do arquivo. Copia do arquivo gravado Volta ao Índice 66 v Para visualizar os relatórios após EXECUÇÃO do Fechamento do Movimento, proceda conforme abaixo Menu Relatórios / M ovimento Volta ao Índice 67 9.1 DADOS DA RETIFICAÇÃO MODALIDADE 07 OU MODALIDADE 08 NO MOVIMENTO v Quando existir a informação de modalidade 07 Retificação de Recolhimento ao FGTS e Declaração à Previdência ou 08 Retificação de Declaração para o FGTS e à Previdência para trabalhador no movimento, será exibida tela para preenchimento, conforme abaixo: I nformação correta, que está sendo gerada pelo SEFI P . Dados da GFI P a retificar. Somente os campos incorretos devem ser marcados e preenchidos com a informação da GFI P incorreta. Campos obrigatórios para o código de Recolhimento 660 650 Campos para informação de alteração em dados de trabalhador. Campos obrigatórios para códigos de Recolhimento com Tomador Campos opcionais, deve ser observado a Circular CA I XA, que referenda o “Pedido de Devolução para o FGTS”. 68 9.1.1 REPLICAR RETIFICAÇÕES PARA FILIAIS/TOMADORES v Caso as retificações sejam idênticas para várias filiais/tomadores de uma mesma empresa, é possível replicar os dados incorretos digitados na tela DADOS DA RETIFICAÇÃO marcandose a opção “Replicar a retificação para todas filiais/tomadores vinculados ao mesmo CNPJ Básico” no menu FERRAMENTAS/OPÇÕES. Menu Ferramentas / Opções Opção “ Replicar as retificações para todas filiais/ tomadores vinculados ao mesmo CNP J Básico” 69 9.2 DADOS DA CONFISSÃO v Após o fechamento, deverá ser informada a data de posição da confissão. Esta data referese aos trabalhadores constantes no movimento com modalidade 1 – Declaração ao FGTS e à Previdência. Obs.: a data deverá estar compreendida entre a data limite para pagamento da competência em questão e a data atual. 70 10. IMPRESSÃO DOS RELATÓRIOS 10.1 SALVAR O SELO APÓS TRANSMISSÃO DO ARQUIVO SEFIP v Após a transmissão do arquivo SEFIP pelo Conectividade Social, serão disponibilizados o SELO e o PROTOCOLO de transmissão. O SELO é o arquivo que possibilitará a geração e impressão da Guia de Recolhimento do FGTS – GRF e dos comprovantes/protocolos de retificação, exclusão, confissão e alteração cadastral. Obs.: Após a transmissão do arquivo SEFIP pelo Conectividade Social será apresentada a tela abaixo: Clicar em Salvar Selo 71 v Ao Clicar em Salvar selo será apresentada a tela abaixo para indicar o caminho (em pasta ou disquete) desejado para salvar o arquivo SELO. Cada SELO é originalmente salvo com o nome que representa o NRA (Número de referencial do Arquivo) de cada Arquivo. v Indicar o caminho para gravação do arquivo SELO. Obs.: Caso o arquivo SELO não seja salvo logo após a transmissão, devese proceder conforme abaixo: v No Conectividade Social deverá ser selecionado o Módulo “Consulta de RE”: Clicar em Consulta de RE 72 v Dentro do módulo Consulta de RE selecionar o arquivo desejado e clicar na opção Salvar Selo ou Protocolo conforme abaixo: Clicar em Salvar Selo v Ao clicar em Salvar Selo será necessário indicar o caminho (em pasta ou disquete) desejado para salvar o arquivo SELO. 73 v Dentro do módulo Consulta de RE existe também a opção Protocolo conforme abaixo: Clicar em P rotocolo v Ao Clicar em Protocolo será visualizada a tela abaixo com Protocolo de Envio de Arquivos para impressão ou Salvar selo. Clicar em Salvar Selo 74 10.1.1 IMPRESSÃO DA GRF PELO SEFIP v Após a transmissão do arquivo, via Conectividade Social, para a impressão da guia GRF, proceda conforme orientações a seguir: Clicar em M enu – GRF/ Arquivo Selo 75 v Será solicitada a indicação do caminho onde se encontra gravado o arquivo “selo” gerado pelo Conectividade Social: Selecione o arquivo SELO para impressão da guia GRF v Será apresentada tela para impressão da guia GRF. Selecione a Empresa Selecione a opção desejada 76 v Será apresentada a Guia GRF quando clicada a opção visualizar conforme abaixo: 77 10.1.2 IMPRESSÃO DO COMPROVANTE/PROTOCOLO DE RETIFICAÇÃO, EXCLUSÃO, CONFISSÃO OU ALTERAÇÃO CADASTRAL. v Após a transmissão do arquivo, via Conectividade Social, para a impressão do comprovante/protocolo de retificação, exclusão, confissão ou alteração cadastral, proceda conforme orientações a seguir: v Executar o aplicativo SEFIP e na opção Relatórios Comprovante/Protocolo selecionar o comprovante desejado. M enu – Relatórios / Comprovante/ P rotocolo 78 v Selecionar o arquivo SELO salvo pelo Conectividade Social que contenha o comprovante/protocolo desejado. Selecionar o Arquivo SELO desejado. 79 v Após seleção do arquivo será apresentada a seguinte tela referente às empresas constantes no arquivo SELO. Somente as empresas que possuem informação referente ao comprovante/protocolo selecionado serão apresentadas. Lista das empresas constantes no Arquivo SEFI P retificador. Selecione Visualizar, I mprimir ou I mprimir Todas. v Caso o comprovante/protocolo seja de EXCLUSÃO, será apresentada somente a opção para visualização ou impressão do comprovante/protocolo da empresa constante no arquivo SEFIP. 80 11. Recolhimento recursal para o FGTS (Código 418) e Recolhimento ao FGTS de entidades com fins filantrópicos (Código 604) v Para acessar a tela de geração de movimento de deposito recursal para o FGTS ou de Recolhimento de Entidades Filantrópicas, proceda conforme abaixo: Menu Exibir / GFI P Códigos 418 e 604 Volta ao Índice 81 11.1 MOVIMENTO 11.1.1 ABERTURA v Para INCLUIR um Novo Movimento, podese optar por uma das quatro formas abaixo. M enu Arquivo / Novo / Recolhimento/ Declaração Barra de Ferramentas Novo / Recolhimento Clicar com o botão direito do mouse / Novo Recolhimento Volta ao Índice 82 11.1.2 INCLUIR NOVA EMPRESA v Para INCLUIR uma Nova Empresa, podese optar por uma das quatro formas abaixo. M enu Arquivo / Novo / Empresa Barra de Ferramentas Novo / Empresa Clicar com o botão direito do mouse Novo Empresa Botão Nova Empresa Volta ao Índice 83 11.1.3 ALTERAR EMPRESA v Para ALTERAR uma Empresa, podese optar por uma das três formas abaixo. M enu Arquivo / Alterar Clicar com o botão direito do mouse A lterar Botão Alterar Volta ao Índice 84 11.1.4 EXCLUIR EMPRESA v Para se EXCLUIR uma Empresa do banco de dados, podese optar por uma das quatro formas abaixo Menu Arquivo / Excluir Barra de Ferramentas Excluir Clicar com o botão direito do mouse Excluir Botão Excluir Volta ao Índice 85 11.1.5 INCLUIR NOVO TRABALHADOR v Para INCLUIR um Trabalhador, podese optar por uma das quatro formas abaixo. Menu Arquivo / Novo / Trabalhador Barra de Ferramentas Novo / Trabalhador Clicar com o botão direito do mouse Novo / Trabalhador Botão Novo Trabalhador Volta ao Índice 86 11.1.6 ALTERAR TRABALHADOR v Para ALTERAR um Trabalhador, podese optar por uma das três formas abaixo. Menu Arquivo / A lterar Clicar com o botão direito do mouse / Alterar Botão Alterar Volta ao Índice 87 11.1.7 EXCLUIR TRABALHADOR v Para se EXCLUIR um Trabalhador do banco de dados, podese optar por uma das quatro formas abaixo: Menu Arquivo / Excluir Barra de Ferramentas Excluir Clicar com o botão direito do mouse Excluir Botão Excluir Volta ao Índice 88 11.1.8 EXECUTAR FECHAMENTO v Para EXECUTAR o Fechamento do Movimento, proceda conforme abaixo: Botão Executar Volta ao Índice 89 v Quando da geração do arquivo de saída (SEFIPCR), será apresentada a tela abaixo, solicitando indicação de caminho para a gravação e informando onde estará gravada cópia do arquivo. Volta ao Índice 90 v Após a transmissão do arquivo, proceder conforme abaixo para a impressão da guia GFIP Recursal ou da guia GFIP Filantrópica M enu Relatórios / M ovimento / GFI P Volta ao Índice 91 12. SOLICITAÇÃO DE EXCLUSÃO v Verificado o envio indevido de informações e sendo pertinente a exclusão destas informações, deverá ser informada na “ Abertura de Movimento ” do SEFIP, conforme demonstrado abaixo, não esquecendo de marcar o item “Pedido de Exclusão de Informações Anteriores”. Volta ao Índice 92 v Após clicar em execução do movimento será aberta tela de “ Exclusão de Recolhimento e/ou Declaração” para preenchimento. Dados carregados pelo SEFI P referente ao arquivo incorreto. I ndicativo de Recolhimento e/ ou de Declaração Campos a serem preenchidos caso seja devida a devolução de FGTS recolhido a maior, e deve ser verificado a Circular Normativa que referenda sobre “ P edido de Devolução para o FGTS” 93 Volta ao Índice 13. AUSENCIA DE FATO GERADOR – SEM MOVIMENTO v Para geração de movimento com informação de ausência de fato gerador, marcar o item “ Ausência de Fato Gerador (Sem Movimento)” . Volta ao Índice 94 14. CÓPIA DE SEGURANÇA – BACKUP 14.1 GERAR CÓPIA DE SEGURANÇA v O SEFIP gera automaticamente, durante o fechamento, uma cópia de segurança da base de dados atual. Esta cópia pode ser encontrada no diretório C:\Arquivos de Programas\CAIXA\Arquivos\., junto à uma cópia do arquivo de saída (SEFIPCR). v A opção da geração de Backup do Fechamento vem marcada como padrão e pode ser visualizada no menu Ferramentas / Opções., Opção “ P ermitir Backup do Fechamento” v O usuário pode gerar cópias de segurança sempre que julgar necessário, conforme tela abaixo: M enu – Ferramentas / Fazer Backup 95 14.2 RESTAURAR CÓPIA DE SEGURANÇA v Para restaurar cópia de segurança, proceda conforme a tela abaixo: Menu – Ferramentas / Restaurar Backup v É importante sinalizar na tela seguinte se o arquivo a ser restaurado é um Arquivo Compactado (backup feito pelo usuário) ou Backup do Fechamento. 96 97 15. CONFIGURAÇÃO DE IMPRESSORA v Para configurar Tipo de Impressão proceda conforme tela abaixo: M enu Ferramentas / Configurar tipo de I mpressão Volta ao Índice 98 v Será apresentada tela para escolha do tipo de impressão Escolha o Tipo de I mpressão Volta ao Índice 99 16. LIMPEZA DE BASE v Caso seja necessário efetuar uma limpeza de dados no aplicativo SEFIP, proceda conforme abaixo: Obs: A LIMPEZA DE DADOS apagará todos os dados de empresa, tomador e trabalhador existentes no banco de dados do aplicativo. Menu – Ferramentas / Limpar Base de Dados Volta ao Índice 100 17. ORIENTAÇÕES TÉCNICAS – RESOLVENDO OCORRÊNCIAS v Caso o aplicativo SEFIP apresente alguma ocorrência em seu funcionamento ou desempenho, listamos abaixo os procedimentos que sugerimos sejam realizados na tentativa de solução da ocorrência. Ø Importante: é aconselhável a presença de um técnico, com conhecimentos de configuração e computadores, para a realização dos procedimentos abaixo relacionados. 1 Verificar as configurações regionais do Windows Ø Para verificar se as configurações regionais do Windows estão de acordo com o exigido pelo SEFIP será necessário definir o formato de data/hora do sistema para os formatos: “ DD/MM/YYYY” e “ HH:MM” . Para efetuar tal procedimento siga os passos abaixo: 1. Clicar no menu Iniciar 2. Escolher a opção Configurações 3. Escolher a opção Painel de Controle 4. Escolher a opção configurações regionais 5. Definir a hora para o formato “ HH:MM” e definir o separador da hora para “ :” 6. Definir a data para o formato “ DD/MM/YYYY” e definir o separador de data para “ /” 7. Clicar no botão OK. Volta ao Índice 101
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