SEBRAE Pará
II Workshop de Integração das Ferramentas ECM x RM TOTVS
ATA Técnica da Reunião
Período : 26 a 30/09/2011 – 08h30 as 17h00
Local
: Computer Hall – Belém - Pará
Participantes dos SEBRAE da Região Norte e Maranhão
UF
NOME
UF
NOME
AC
Ana Cláudia Oliveira
MA
Denise Tereza V. Brasileiro
AC
Elen Karla Leite Drago
MA
Dulcileide Salinas
AC
Flávia Vanessa Huck
MA
Lucília de Oliveira Andrade
AC
Heder Carlos Pinto
MA
Maria do P. Socorro D. Cardoso Serra
AC
José da Silva Freire
MA
Simone Macieira
AC
Laura Simone Rodrigues
PA
Ana Paula Cruz
AC
Lauro Santos
PA
Carlos Neves
AC
Luiz Carlos Paiva
PA
Durval Soares
AC
Marcos Clay Silva
PA
Elaine Silva
AC
Maysa Bezerra dos Santos
PA
Eliane Leal
AC
Rosa Nakamura
PA
Elias Pedrosa
AC
Sanderson Filomeno de Araújo
PA
Érica Dias
AC
Sara Casas
PA
Georgete Boulhosa
AC
Vinicius Andrades
PA
José Carlos Monteiro
AM
Adriano da Silva Jordão
PA
Kazushige Matsumoto
AM
Marcelo José de Souza
PA
Ludmilla Viana Soares
AM
Rilson Imay Matsui
PA
Marcia Goretti Menezes
AP
Allyne Carla Costa dos Santos
PA
Maysa Teixeira
AP
Antonio Emanuel Paiva Junior
PA
Nilberto Macêdo
AP
Araúna Tereza Picanço de Almeida
PA
Paula Maia
AP
Denise Pereira Barros
PA
Rogério Pereira
AP
Eliana Barros Correa
PA
Rogério Queiroz
AP
Eusvaldo Pimentel
PA
Vanessa Pinheiro
AP
Glaydson Couto Costa
PA
Vera Menezes
AP
Kátia Helena Sarmento
RO
Fernando Dias dos Santos
AP
Marcelo Maciel Modesto
RO
Roseane Camurça da Silva
AP
Márcia Marinho Branco
RR
Nicson Tertuliano de Souza
AP
Waldeir Garcia
RR
Rosilene de Moura Silva
MA
Anna Carollinne Fernandes Alves
MA
Carlos Magno Vieira
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Participantes Convidados
TOTVS
NOME
SEBRAE
NOME
MG
Bruno Tameirão
CE
Carlos Viana
MG
Leonardo Tadeu
CE
Joseh Sáfilo Gomes
SP
Julio Vanni
NA
Luis Claudius Coelho Ferreira
NA
Sandro Servino
NA
Walter Scott Dobbin Junior
SP
Claúdia Lima
Participantes por dia
DATA
EMPRESA
26/9
27/9
28/9
29/9
30/9
SEBRAE/AC
8
7
8
11
11
SEBRAE/AM
3
3
3
3
3
SEBRAE/AP
9
10
10
10
11
SEBRAE/CE
2
2
2
2
2
SEBRAE/MA
4
3
4
6
6
SEBRAE/NA
3
1
1
1
1
SEBRAE/PA
14
13
11
10
16
SEBRAE/RO
2
2
2
2
2
SEBRAE/RR
2
2
2
2
2
SEBRAE/SP
1
1
1
1
1
TOTVS
3
3
3
3
3
TOTAL/DIA
51
47
47
51
58
MÉDIA/DIA
51
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I – ABERTURA
O evento foi aberto dia 26 de setembro de 2011 às 08:45hs pelo gerente da UTEC
(Unidade de Tecnologia da Informação) do SEBRAE/PA Sr. Kazushige Matsumoto,
mestre de cerimônia do evento, saudando a todos os participantes do dos SEBRAES
UFs, em seguida, passou a palavra ao Dr. Elias Pedrosa, Diretor Administrativo e
Financeiro do SEBRAE/PA, que desejou boas vindas a todos os participantes e falou
da importância em termos os processos eletrônicos definidos e implementados em
todos os SEBRAE integrantes do workshop, e em seguida, o Diretor Superintendente
do SEBRAE/PA, Dr. Vilson Schuber, ratificou a necessidade de alinharmos a
implantação da ferramenta para disponibilização a todos os estados participantes o
quanto antes.
II – OBJETIVOS
O II Workshop de Integração da Ferramenta ECM x RM TOTVS é a continuação das
atividades que estão sendo realizadas para implantação da ferramenta de gestão de
processos e documentos ECM TOTVS, que é uma solução da própria empresa
TOTVS, e que tem como principal característica a integração com o ERP Corpore RM
(Sistema de Gestão Integrado: Administrativo, Financeiro, Contábil, Fiscal e Recursos
Humanos).
É uma ação em conjunto dos SEBRAE/UF da Região Norte e do SEBRAE Maranhão,
com o apoio técnico do SEBRAE Nacional e São Paulo, em alinhamento com as
diretrizes do SEBRAE Nacional relacionadas a padronização e integração de
processos e sistemas.
Seu objetivo é a análise dos macroprocessos: parceria, viagens, suprimentos,
educação corporativa e serviços compartilhados (eventos), desenvolvidos e
implementados no SEBRAE/SP, através da apresentação detalhada de cada
processo existente nesses macroprocessos, e posteriormente, da validação pelos
representantes dos SEBRAE da Região Norte e Maranhão, para permitir a utilização
da ferramenta em seu estado.
Além disso, a adesão da ferramenta ECM TOTVS pelos SEBRAE/UF da Região
Norte e Maranhão, com os processos desenvolvidos pelo SEBRAE/SP, facilitará o
processo de aquisição e implantação, reduzindo os custos e tempo de implantação, e
permitirá uma maior troca de experiência e informações entre os estados.
Neste documento denominado de “Ata Técnica da Reunião” estão descritas todas as
considerações feitas durante o II Workshop de Integração da Ferramenta ECM x RM
TOTVS pelos participantes dos SEBRAE da Região Norte e Maranhão
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III – ANÁLISE DOS MACROPROCESSOS
O Sr. Luis Claudius, analista de TI do SEBRAE Nacional, exaltou a importância da
participação de todos os SEBRAE/UF na utilização da ferramenta. Apresentou a
gestão de processos com ações corretivas, planejamento, coleta de dados e
execução, bem como o uso da ferramenta GED (gestão de documentos) visando a
identificação de gargalos e sobrecargas, integração da solicitação/aquisição de bens
e serviços, do RM Nucleus, com a camada GED, interação da ferramenta ECM com
fornecedores.
De acordo com o colaborador Luis Claudius, os próximos passos serão o
desenvolvimento de soluções, gestão de pessoas (remuneração variável),
atendimento individual e atendimento coletivo. Integração do SGE com as
ferramentas automatizadas disponíveis como SGE e SME.
O Sr. Sandro Severino, analista de TI do SEBRAE Nacional, observou a necessidade
de se utilizar a mesma ferramenta de gestão de processos eletrônicos em todos os
SEBRAEs UFs, como forma de reduzir custos, tempo de implantação. Informou que o
SEBRAE Nacional aderiu a solução de ECM da TOTVS e que os demais
SEBRAE/UF que decidirem usar a ferramenta, que seja feita proposta ao
SEBRAE/NA. Sugeriu que seja feita uma proposta solidificada com todos os estados
participantes do fórum para que seja feita a implantação no menor tempo possível.
O Diretor Elias Pedrosa destacou a confiança plena na equipe de TI, e de parte da
diretoria haveria total apoio a implantação de uma ferramenta que melhore o
processo de documentos. Observou também a importância de alinhar com os estados
e definir os fluxos de processos a serem mapeados para utilização do aplicativo, de
acordo com a necessidade de cada um dos SEBRAE, com o objetivo de unir todos
agentes na implantação do GED, inclusive solicitando o apoio do SEBRAE/NA neste
sentido, para que haja urgência e inclusive solicitou aos membros do TI do Nacional
presentes que inclua o Pará na implantação imediata do GED.
O Sr. Kazu destacou a ata da reunião do I Workshop, ressaltando as diferenças nos
processos de cada SEBRAE e adequação do mesmo a cada UF.
O Sr. Bruno Tameirão fez a apresentação da ferramenta ECM TOTVS. De acordo
com o colaborador, a ferramenta ECM é um processo de organização que abrange a
melhoria na gestão de processos corporativos. É uma ferramenta de orientação a
objeto, totalmente aberto (permite inclusão de novos processos, etc.), com níveis de
segurança pré definidos, o nível de segurança é definido independente da ferramenta,
certifica através do Token e leitor de cartão, possui segurança das informações
contidas através da definição de público/privado, destacou o canal do fornecedor que
possui integração nativa com o RM TOTVS, facilidade de consultas e histórico do
andamento do processo, facilidade de atualizações, citou que a ferramenta é um
complemento ao RM, não substituindo as funcionalidades do ERP da TOTVS.
a) Macroprocesso Parceria
O Sr. Bruno Tameirão da TOTVS comentou sobre o processo parceria, intercalando
com apresentações de vídeos sobre as funcionalidades presentes neste processo. A
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analista do SEBRAE/SP, Cláudia Lima, convidada especialmente para apresentar os
processos existentes no SEBRAE de São Paulo onde atualmente o ECM encontra-se
implantado, apresentou slides informando o funcionamento do processo parceria
naquele estado.
Observações Importantes:
Durante a análise, validação e funcionamento do Macroprocesso Parcerias, alguns
pontos importantes foram observados e listados abaixo:
• O sistema não é totalmente integrado com a rede corporativa através de LDAP, ou
seja, o cadastro somente é realizado no TOTVS RM;
• O fluxo de processos poderá ser alterado depois de pronto, sem envolver uma
nova customização, realizando apenas uma alteração no fluxo;
• Os documentos anexos ao processo poderão ser alterados pelo usuário criador ou
por um usuário com perfil definido para esse acesso;
• O GED já faz parte do pacote do sistema de workflow.
• O workflow permite que o documento após o anexo, não possa ser editado ou
excluído – em nível de segurança. (Esse processo ocorre sem o uso do GED).
Avaliação dos Processos por Estado:
SEBRAE/AC – Sugeriu a verificação do funcionamento da prestação de contas e
adequação da ferramenta para benefício de todas as regiões. A região é a favor do
pré-comprometimento de recurso no início do processo.
sugestão: Que seja feito na solicitação o parecer jurídico na área técnica e por último
a assinatura do processo e não o inverso.
SEBRAE/AP - Não usam pré-comprometimento no módulo RM Nucleus, porém são a
favor do pré-comprometimento de recurso no início do processo para precaução.
SEBRAE/AM - A região é a favor do pré-comprometimento de recurso no início do
processo.
SEBRAE/MA - Pré-comprometimento obrigatório no início do processo. A região
sugere eliminação de algumas tarefas para diminuir os fluxos.
SEBRAE/RR - Sugere alteração no fluxo para diminuição das tarefas. A região é a
favor do pré-comprometimento de orçamento no início do processo.
SEBRAE/PA - Segue a mesma linha de pré-comprometimento no início do processo.
SEBRAE/RO - Redução de processos no fluxo. A região é a favor do précomprometimento de orçamento no início do processo. Já tem noção do sistema de
“PRESTECONTAS” e sugere verificação neste ponto, uma vez que esse processo é
manual.
Decisões e Encaminhamentos:
• Todos os SEBRAEs UFs participantes acordaram que deverá haver précompromentimento dos registros de processos de parceria no RM TOTVS;
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• Deverá ser analisada uma integração do processo com o sistema
PRESTECONTAS desenvolvido pelo SEBRAE Nacional para evitar a utilização de
dois sistemas para mesma finalidade.
b) Macroprocesso Viagens
O segundo dia foi aberto pelo Sr. Kazu, do SEBRAE/PA que solicitou a representante
do SEBRAE/SP que informasse como funciona o processo de viagens em seu
estado.
A Sra. Cláudia Lima, mostrou então a integração do ECM com o RM TOTVS, com
apresentação de slides e a forma como esse processo é definido no SEBRAE/SP. Em
seguida, o representante do SEBRAE/PA, Sr. Kazu, solicitou a todos que
informassem o funcionamento do processo de adiantamento de viagens e prestações
de contas em seus estados:
Adiantamento de Viagem:
SEBRAE/SP - recebe ajuda de custo (adiantamento e posteriormente a prestação de
contas para realização orçamentos) e não diária para o funcionário viajar pela
empresa.
SEBRAE/CE - utiliza empresa de turismo para compra de passagens no sistema de
viagens. Usa diária e ajuda de custo para consultores, sendo necessária a prestação
de contas. Utiliza o sistema GDOC para consulta de processo de viagens. O controle
de crédito de viagens não realizadas é feito de forma manual.
SEBRAE/AC - trabalha com diárias. 05 dias úteis é o prazo para compra de
passagens.
SEBRAE/AP - trabalha com diária para funcionários e adiantamento para
terceirizados, sendo a prestação de contas sendo feita na volta da viagem. A agência
de viagens é responsável pela emissão de nota fiscal. Usa viagens web. Em caso de
cancelamento é gerado um crédito para uma posterior viagem.
SEBRAE/MA - pretende tirar a agência de viagens, pois o custo é muito alto. Trabalha
com diária, mas pretende voltar a trabalhar com a ajuda custo. Aproveita as tabelas
básicas do RM para integração com as viagens. A passagem é solicitada no sistema
de viagens com preenchimento de formulário (voos/horários). O agendamento de
viagem é feita pela agência antes da autorização da viagem. É feito um
comprometimento manual no RM das passagens. Possui sistema próprio.
O SEBRAE/RR - trabalha com diária para funcionários e adiantamento para
terceirizados, sendo a prestação de contas sendo feita na volta da viagem. Usam
sistema interno para identificação do valor das diárias e passagens, passando
primeiro pela controladoria e depois para autorização da diretoria. É feito um précomprometimento de renda. A documentação é centralizada na logística. Possui
sistema próprio.
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O SEBRAE/RO - trabalha com diária para funcionários e terceirizados. A agência
verifica o melhor custo para compra de passagens. A solicitação de passagem é feito
via formulário para a agência.
SEBRAE/AM - trabalha com diária para funcionários e terceirizados. A agência
verifica o melhor custo para compra de passagens.
SEBRAE/NA – O colaborador Walter possui um material e faz proposta de como
poderia ser o sistema de viagens, incluindo solicitação, prestação de contas e até
mesmo reembolso.
Toda Região Norte em comum acordo sugeriu para que a ferramenta ECM da
TOTVS tenha campos para trabalhar com diária e ajuda de custo ao mesmo tempo,
tanto para funcionário quanto para terceirizado.
Transporte/locação de veículos:
SEBRAE/RO - não tem locação para viagem, exceto para projetos específicos.
Qualquer gasto com combustível ou equipamentos de transporte é feito na nota fiscal.
O funcionário pode dirigir, pois a empresa possui veículo próprio. O funcionário não
tem autorização de viajar no veículo próprio.
SEBRAE/AC - tem locação e não possui veículo próprio. O funcionário só pode viajar
no veículo próprio com a autorização da diretoria.
SEBRAE/AP - possui locação de veículos e o abastecimento é incluído no contrato. O
SEBRAE não possui veículo próprio por isso a locação inclui um motorista no contrato
(o funcionário não dirige o veículo). O funcionário não tem autorização de viajar no
veículo próprio.
SEBRAE/PA - possui duas empresas licitadas para locação de veículos. Possui
cartão de crédito para abastecimento em postos credenciados. Existe locação com e
sem motorista.
SEBRAE/CE - possui contratos com empresa de locação, além de possuir veículos
próprios que são usados para momentos “estratégicos”, de acordo com o colaborador
Carlos Viana. A locação pode ser feito com e sem motorista. O orçamento é alocado
a um projeto de suporte.
SEBRAE/AM - possui veículos próprios e também contratos de locação. É feito
adiantamento de combustível. O funcionário não tem autorização de viajar no veículo
próprio.
SEBRAE/MA - possui veículo da frota e também contratos de locação. Para que o
funcionário possa dirigir, é necessário que o veículo seja da própria empresa. Possui
um cartão de crédito para abastecimento. O funcionário não tem opção de viajar em
veículo próprio.
SEBRAE/RO - o funcionário não tem opção de viajar em veículo próprio, possui frota
de veículos e locação.
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Orçamento por Projetos:
SEBRAE/RO - tem opção de lançar diárias e passagens em projetos diferentes.
SEBRAE/AC - tem opção de rateio orçamentário de diárias e passagens.
SEBRAE/AP - na maioria dos casos a diária e passagens são pagas por um único
projeto/ações. A prioridade é executar o projeto CSN e depois CSO.
SEBRAE/CE - usam rateio e locação para projetos diferentes.
SEBRAE/AM - tem opção de lançar diárias (por rateio) e passagens em projetos
diferentes.
SEBRAE/MA - existe possibilidade de rateio na diária. E pode usar projetos
diferentes.
SEBRAE/RR - tem opção de lançar diárias e passagens em projetos diferentes.
Autorizações em nível de hierarquia (adiantamento diverso):
SEBRAE/RO - o orçamento compromete na solicitação de viagem e passa pela
diretoria após a solicitação. O lançamento é feito direto no sistema RM e a
autorização é feita no formulário do próprio RM.
SEBRAE/AC - o solicitante indica o “autorizante”. Tanto os gerentes quanto os
diretores podem autorizar as viagens.
SEBRAE/AP - a autorização é feita via formulário independente. No sistema o gerente
autoriza as viagens. O diretor só verifica a viagem se o gerente repassar, caso
contrário o diretor não vê as viagens. O comprometimento é feito no GDOC (através
de consulta) – pré-agendamento.
SEBRAE/CE - todas as viagens passam obrigatoriamente pelo gerente e depois pelo
diretor.
SEBRAE/AM - as viagens passam pelos gerentes para análise e depois pelo diretor
para autorização. O comprometimento do orçamento é feito no momento da
solicitação.
SEBRAE/MA - a autorização é feita pelo gerente e pelo diretor no sistema, já para o
formulário é necessário a assinatura de dois diretores. O comprometimento do
orçamento é feito na solicitação.
SEBRAE/RR - usa sistema paralelo para solicitação de viagem e compromete o
orçamento na intranet. Usa três níveis de autorização: coordenador, diretoria e
gerente.
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SEBRAE/PA - falou que as autorizações são feitas somente pelos diretores via
sistema.
• Durante o workshop, o Sr. Kazushige Matsumoto, gerente da unidade de
tecnologia e informação do SEBRAE/PA, apresentou um protótipo e propôs
unificação dos processos no qual todas as regiões presentes votaram a favor.
Prestação de Contas - Ajuda de custo:
SEBRAE/RO – Para o uso dos veículos é preciso preenchimento de formulário.
Ajuda de custo é de acordo com a solicitação da natureza. A prestação deve ser de
acordo com a natureza solicitada. Terceirizados devem prestar contas de tudo.
Somente as diferenças de prestação de contas passam pelo diretor.
SEBRAE/AC – A prestação de contas é feita em cima das notas fiscais. A despesa
não pode ser diferente da natureza solicitada. O lançamento de locação de veículos é
feito pela agência de viagem. Todas as prestações de contas passam para o diretor.
SEBRAE/AP – A prestação de contas é feita pelo próprio sistema web viagens,
apresentando boletos de passagens se houver e comprovante dos gastos.
Adiantamento já vai definido no memorando e não pode ser de natureza diferente do
solicitado. O diretor não autoriza a prestação de contas.
OBS: Não pode descontar da folha de pagamento sem autorização do funcionário.
SEBRAE/CE – É possível a solicitação de viagens, mesmo estando com várias
prestações de contas em aberto. Os veículos para viagens são locados. Não são
comprometidos no sistema, pois já existe um contrato licitatório para que os veículos
estejam à disposição. O funcionário recebe diária e não presta conta de todos os
gastos, apenas os bilhetes de passagens.
SEBRAE/AM – Quando a prestação ultrapassa o valor solicitado passa pela auditoria
para autorização.
SEBRAE/MA – O orçamento só compromete no movimento 1.80 quando tem
contrato. O detalhamento é feito na prestação de contas.
SEBRAE/RR – A prestação de contas é feito através do bilhete de passagem e
relatório técnico, de comprovação de centro de hospedagem, alimentação etc.
Locação de veículos é locada por isso não é preciso prestação de contas. O
comprometimento de renda não é feito para locação. Todas as prestações de contas
passam para o diretor.
OBS: O SEBRAE/PA sugere que deve ser revisto o detalhamento da prestação de
contas.
Proposta: Todos os SEBRAEs(UFs) participantes acordaram que o TOTVS Viagens
Web integre a ferramenta ECM e que sejam feitas melhorias no sentido de que haja,
além do pagamento de diárias, controle sobre adiantamentos diversos, locação de
veículos e controle de bilhetes passagens.
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Observações Importantes:
• Necessidade do GED possuir controle referentes as passagens aéreas creditadas
ao SEBRAE/UF, em casos de casos de cancelamento/adiamento de viagens;
• Rever cálculo dos valores de diárias envolvendo trechos intermunicipais e
interestaduais conjuntamente;
• SEBRAE/AP solicita que o sistema de viagens controle também a locação de
veículos para evitar que dois ou mais veículos, locados por diferentes setores, se
desloquem ao mesmo destino no mesmo período de tempo;
• Kazushige apresentou um protótipo de um sistema de viagens idealizado pelo
SEBRAE/PA, em que, além do cadastro da solicitação de viagem existente no
sistema TOTVS Viagens Web, ele contemplaria solicitação de adiantamento de
viagens, diárias, locação de transporte e passagens aéreas, e sugeriu o
aproveitamento dessa ideia para implementar no TOTVS Viagens Web e integrá-lo
a camada do ECM;
• SEBRAE/CE sugeriu a implementação de um mecanismo de alarme no ECM
TOTVS que avise quando houver apropriação de valores de uma unidade por parte
de um gestor de outra unidade;
• SEBRAE/RR solicitou que os formulários de viagens de todos os SEBRAEs
participantes sejam unificados para que seja implementado um único modelo
padronizado de viagens;
Decisões e Encaminhamentos:
• Sistema de viagens integrado com o RM TOTVS através da ferramenta ECM;
• Detalhar, no comprometimento orçamentário os adiantamentos diversos por
natureza de despesas;
• Diárias, adiantamentos diversos, transporte e locação de veículos em um único
sistema de viagens e integrados ao Workflow;
• Controle de crédito de passagens no sistema de viagens, quando houver
cancelamento ou adiamento de viagens.
c) Macroprocesso Suprimentos
O terceiro dia de evento foi aberto pelo Sr. Kazu que saudou a todos e em seguida
passou a palavra ao Sr. Júlio Vanni Vanni, analista da TOTVS, que explicou o
macroprocesso suprimentos. Em seguida a colaboradora Cláudia Lima, explicou o
processo de suprimentos existente no SEBRAE/SP, exibindo slides da utilização da
ferramenta ECM TOTVS.
Observações Importantes:
• O ECM controla orçamento por natureza de despesa;
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• Todos as UFs controlam manualmente o orçamento por natureza de despesa no
sexto nível;
• O SEBRAE/NA, de acordo com o colaborador Walter Scott, disponibilizará uma
nova versão do RM TOTVS que contempla o controle automático de natureza de
despesa;
• A implantação de controle por níveis de autorizações são realizadas no ECM de
acordo com a solicitação de cada SEBRAE/UF;
• SEBRAE/CE solicita adequação do ECM em relação ao processo de licitação, em
que no primeiro e segundo certame licitatório não havendo participantes,
automaticamente continuaria no mesmo processo realizando a compra direta.
• O Sr. Kazu do SEBRAE/PA irá consultar o setor jurídico para definir se realiza a
compra direta no mesmo processo ou cria-se um novo processo de licitação. No
caso do SEBRAE/SP, o processo se não houver participantes nos dois primeiros
certames, no terceiro não havendo nenhum fornecedor, utiliza-se o procedimento
da cotação prévia, mas o valor entra como processo licitatório e não fluxo de
compra direta.
Decisões e Encaminhamentos:
• Workflow continua no ECM;
• Fluxo de autorizações dos processos dependerá de cada SEBRAE/UF;
• Após aprovação da solicitação, o processo irá continuar no RM TOTVS;
• Controle de Natureza de despesas será realizado no RM TOTVS;
• Processo licitatório será realizado no ECM TOTVS;
• Desmembrar a definição do processo de licitação/Inexigibilidade no ECM,
independente da dispensa de valor;
d) Macroprocesso Educação Corporativa
O Sr. Kazu inicia o quarto dia de evento informando aos demais participantes sobre o
macroprocesso Educação Corporativa, em que a há uma interação entre o
colaborador e área de recursos humanos do SEBRAE/UF, devido ser um processo
focado no desenvolvimento das habilidades do colaborador através de cursos e
capacitações. Hoje esse processo é feito de forma manual, sendo que no ECM
TOTVS existe uma forma de fluxo automatizado para essas funcionalidades.
A Sra. Cláudia Lima, apresentou a ferramenta de gestão de pessoas de integração do
ECM com o RM TOTVS, da forma como esse processo é definido no SEBRAE/SP.
• A Unidade de gestão de pessoas inicia o workflow para começar o processo de
capacitação (criação de calendário corporativo), os gestores de cada área
verificam os treinamentos para desenvolvimento do funcionário, e repassam esse
calendário para a área de gestão de pessoas, em seguida o calendário é
submetido ao comitê e depois à diretoria para aprovação;
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• O calendário corporativo prática é usado pela unidade de gestão de pessoas
(UGP), que elabora os cursos internos e solicita também as demais áreas para
elaborar os cursos demandantes, sendo que no workflow do calendário, é possível
a busca por determinado curso. Sendo que se não houver o curso solicitado, abrese um processo de compra através do processo suprimentos. Após esse processo,
a unidade de gestão pessoas adiciona ao calendário;
• Workflow de curso individual: Curso de graduação ou pós-graduação abre duas
possibilidades. Paga mensalmente inicia o processo de reembolso (através da
folha de pagamento) do funcionário e anexa o certificado de conclusão à
finalização do processo. A empresa cobre 50% do valor do curso.
Observações Importantes:
SEBRAE/PA – Implantação de graduação e pós graduação será na íntegra apartir de
2012 e possui dificuldade do controle de missões pela UGP.
SEBRAE/SP – No processo de contratação de curso fazem o calendário
especificando curso e entidade (curso).
SEBRAE/RR – No SGC, todos os cursos necessitam de CI. Os funcionários que
participam de cursos recebem o beneficio na folha mediante a comprovante.
OBS: A colaboradora Rosilene Silva sugeriu ser interessante fazer o
acompanhamento pelo fluxo do workflow.
SEBRAE/MA – A demanda de missões passa pela área finalística e não passa pela
UGP. Paga curso, com porcentagem diferenciada dependo do nível de graduação.
SEBRAE/AM – Missão é tratada na área técnica. Usa reembolso (não é descontado
na folha de pagamento) de 15% para cursos e de 50% para graduações e áreas
afins.
SEBRAE/AP – Trabalha com capacitações e reembolso (prestações de contas). Os
cursos de graduações são pagos em porcentagem e são específicas em
universidades corporativas. A UGP é responsável pela inscrição e fazem
acompanhamento do desempenho do funcionário dentro da instituição. As Missões
passam pela UGP para registro.
SEBRAE/AC – usa calendário corporativo informalmente entre UGP e diretoria. Não
existe modalidade de reembolso. Usa nota ficais e os descontos são feitos direto na
folha de pagamento. Nenhum funcionário trata de missões, sendo assim realizadas
apenas pela área técnica.
SEBRAE/RO – Tem o limite de 15 funcionários para realização dos cursos,
graduações, etc.
• O Diretor Dr. Luis Carlos do SEBRAE/AC falou a respeito da importância de
implementação dos processos e de treinamentos para qualificação dos
funcionários;
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• O funcionário Sr. Walter Scott do SEBRAE/NA falou a respeito da importância das
parametrizações dos processos;
• A colaboradora sra. Ducileide do SEBRAE/MA propôs o alinhamento da ferramenta
ECM em relação ao módulo de gestão de pessoas em conjunto com o
SEBRAE/NA do módulo Vitae na reunião que terá em Brasília com a participação
de todos os gerentes da UGP;
• Foi sugerido pelo funcionário sr. Kazushige Matsumoto do SEBRAE/PA, que a
discussão do novo SGC, que já vem integrado com o RM, seja realizada no final do
dia;
• Foi realizada a apresentação da ferramenta workflow do módulo de
SOLICITAÇÕES DE CURSOS INDIVIDUAIS pela colaboradora Claudia Lima do
SEBRAE/SP.
OBS: Em todos os workflows é possível o anexo de documentos.
Avaliação dos Processos por Estado:
SEBRAE/RO – A ferramenta será bastante útil.
SEBRAE/AC – Gostariam que o sistema fosse implementado a partir do módulo Vitae
em conjunto com as outras ferramentas para manter o nivelamento em todos os
processos.
SEBRAE/AP – Não usa o módulo Vitae e gostaria de usar a ferramenta.
SEBRAE/AM – Vai aderir ao processo de implementação da ferramenta em conjunto
com o módulo Vitae.
SEBRAE/MA – Falou da necessidade de um padrão de suporte para os processos do
RM Vitae, inclusive na avaliação de competências, devido a dificuldade de
implementação das funcionalidades nesse módulo.
SEBRAE/CE - sugeriu um único modelo de suporte feito por todos os SEBRAEs/UFs
para desenvolver uma consultoria junto a TOTVS no intuito de implementar as
funcionalidade do RM Vitae, principalmente em relação a avaliação de competências.
SEBRAE/RR – Trabalha de forma manual e gostaria de aderir a ferramenta com a
observação da adaptação dos processos do fluxo.
SEBRAE/PA – Está de acordo com a implementação da ferramenta.
• Foi sugerido pelas regiões presentes o ajuste das INs para mudança dos
processos eletrônicos para sair do processo manual.
• O Diretor Luís Carlos do SEBRAE/AC falou dos benefícios da implantação da
ferramenta de gestão de pessoas à área meio (técnica), na qualidade de gestão
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com investimento de inovação, tecnologia e treinamento para o ambiente de
trabalho.
Decisões e Encaminhamentos:
• Formalizar ao SEBRAE/NA apoio na questão dos processos do RM Vitae,
principalmente com relação a implantação do sistema de avaliação de
competências, para os SEBRAEs/UFs;
• Deverá ser analisada uma integração do processo com o sistema RM Vitae para
consultar as capacitações já realizadas pelo colaborador;
• Todos os SEBRAEs/UFs concordaram com a implementação da ferramenta ECM
TOTVS nos seus estados;
• Ajustar as INs de todos os estados participantes para que se adequarem ao
processo eletrônico de documentos.
Novo SGC
O Sr. José Carlos do SEBRAE/PA apresentou o funcionamento da ferramenta e dos
processos do sistema de gestão de credenciados no SEBRAE/PA. Seguido das
sugestões feitas pelos participantes das regiões para possível integração do SGC
com ECM e que a interface do ECM seja semelhante à do SGC. Sendo observado
pelo Sr. Julio Vanni da TOTVS que o novo SGC usa a base do RM e só terá
integração com o financeiro.
e) Macroprocesso Serviço Compartilhado – Evento
Dando sequência ao workshop, a colaboradora Claudia Lima apresentou o
funcionamento dos processos da ferramenta ECM com RM TOTVS já implantado no
SEBRAE/SP no módulo de serviço compartilhado na área de eventos. Após a
apresentação cada estado fez suas considerações.
Avaliação dos Processos por Estado:
SEBRAE/PA – Foi criado um núcleo de eventos dentro da logística para atender as
demandas de eventos. Não possui empresa licitada de eventos e trabalha com vários
contratos, por isso a organização, infraestrutura e contratação dos eventos também
fica na logística. Usa formulário para solicitação de eventos. Sugere que exista um
formulário com o brieffing do evento para solicitação e organização do evento.
SEBRAE/RR – Não tem Fluxo desenhado, mas possui contrato licitado. O gestor do
contrato faz o acompanhamento do processo. O controle é feito na sede através de
formulário para solicitação de eventos.
SEBRAE/MA – O gestor do projeto é responsável pela organização e
acompanhamento do evento, através de diantamento de custeio para cobrir despesa
do evento. Não usa contrato. O controle a sede e quando necessário, é solicitado
apoio da unidade de comunicação para cobertura jornalística e marketing.
SEBRAE/AM – trabalha com empresas licitadas.
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SEBRAE/CE – Os eventos iniciam na procura do cliente à diretoria dos eventos
licitados no SEBRAE. A unidade de logística gerencia os contratos de eventos. Usam
o sistema GDOC para solicitação de evento. Tem estratégia de eventos licitados por
região (relacionados aos escritórios regionais). Na questão do processo de fluxos, a
unidade logística faz o suporte operacional e a unidade de comunicação o marketing,
propaganda e publicidade, sendo essas unidades as responsáveis pela validação dos
fluxos dos eventos.
SEBRAE/AC – O sr. Luis Carlos, diretor do SEBRAE/AC fez um comentário das
ações de mercados, dificuldades e preparação das empresas. Pretendem qualificar o
mercado para participação de eventos - marketing.
SEBRAE/SP – A central de serviços compartilhados é centralizada na sede. O
escritório regional sempre passa pela sede na solicitação de evento. O coffe break
não é solicitado pela estrutura de eventos e sim à parte (separado porque nem
sempre está ligado a eventos).
SEBRAE/AP – O valor do evento é comprometido no setor de venda e vai para
diretoria para aprovação. As demandas de marketing são de responsabilidade da
UMC. O escritório regional tem autonomia para realização de evento e, a gestão de
contratos fica na área financeira para controle de despesa.
SEBRAE/AC - Usa o GDOC para iniciar qualquer processo. Não possui setor de
eventos, mas a área de serviços gerais é responsável pela organização de eventos.
Os escritórios regionais precisam solicitar a organização de eventos para sede
(sistema centralizado).
SEBRAE/RO – Não possui unidade de eventos. As solicitações são feitas por
empresas distintas. Os eventos são centralizados na sede, ou seja, os escritórios
regionais não tem autonomia para realização de eventos sem solicitar primeiramente
para sede.
Após a análise do macroprocesso de serviços compartilhados, foi apresentado o
funcionamento da ferramenta ECM com RM TOTVS no módulo de serviços
compartilhados - evento no SEBRAE/SP pela colaboradora Claudia Lima, sendo
pronunciado por questionamento dos participantes que orçamento pode ser
comprometido em mais de um projeto. O processo é finalizado com o pagamento pela
área de gestão de recursos (Financeiro).
Estrutura organizacional dos processos no módulo:
Os SEBRAE do norte e Maranhão entraram em comum acordo com a estrutura dos
processos usados pelo SEBRAE/SP para adequação da ferramenta ECM. Sendo
considerada como ponto principal pela região do Maranhão a consistência de
orçamentos além da inserção de pré-comprometimento, e pelo Estado de Roraima
que o fluxo seja adaptado de acordo com a estrutura de cada SEBRAE.
O SEBRAE/NA propôs a análise da documentação enviada para viabilizar o canal do
fornecedor que controla compras e faz interface com fornecedor para
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acompanhamento dos processos e unidade de consulta, além da divulgação de
WebService para canal da transparência.
Sugestões:
• O SEBRAE/CE sugeriu a integração com pontos, sendo a inserção da opção de
checklist no módulo para evitar o retrabalho caso o funcionário responsável
esqueça-se de incluir algum item durante o processo.
• Verificação da possibilidade de buscar itens (sonorização, coffe etc.) e de
requisições numa só demanda (contratos).
Também foi apresentada a ferramenta ECM online pelo colaborador Julio Vanni da
TOTVS com pontos nos processos existentes no sistema web:
GEDS;
Busca de documentos;
Elaboração de compra;
Fluxo de tarefas;
Execução de processos;
Editor de conteúdo (para construção de formulário).
Comentários e dúvidas relacionados ao ECM respondidas pelos funcionários da
TOTVS:
• Em que momento é integrado ao RM?
- Depende de cada processo. As integrações são realizadas no momento em que
saem de uma atividade e entram em outra.
• Como é a criação de formulários?
- É possível através de elementos gráfico em vivem mais simples ou em forma de
programação (precisa ter noção de desenvolvimento)
• O ECM vai ter limite de acessos de usuários simultâneos como no RM?
- Os acessos são ilimitados.
• A sra. Dulcilene do SEBRAE/MA deixou registrado que a ferramenta é mais
pesada, pelo que soube no ultimo encontro no Acre por um colaborador do
SEBRAE de SP.
O Sr. Bruno Tameirão da TOTVS disse que depende do link de acesso. No
SEBRAE/SP ficou mais pesada por causa do “subdimencionamento” na estrutura,
pois em números rodaram mais de 10mil processos em 04 meses, levando em
conta a quantidade de uploads.
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