.:: myPowerpoint ::. www.mypowerpoint.web.pt [email protected] Apresentações portáteis Como preparar apresentações de PowerPoint de forma a serem visualizadas em qualquer computador, independente do software instalado e configurações. O PowerPoint está preparado para criar apresentações para serem visualizadas por terceiros, por razões profissionais ou pessoais. Isto é, trata­se da capacidade de deslocar a sua apresentação até ao seu público­alvo e não o contrário. Assim evita que as pessoas se tenham que deslocar junto do seu computador, para visualizar a apresentação que criou para elas. Caso tenha um computador portátil contorna alguns destes problemas, mas não resolve a questão de como enviar correctamente as suas apresentações para terceiros, principalmente quando estes estão distantes. Por outro lado quando as suas apresentações contêm objectos multimédia, e links para documentos externos, ao mudar o ficheiro da apresentação para outra pasta, ou disco, corre o risco destes links deixarem de funcionar. Isto acontece porque o PowerPoint não irá adaptar seus links à nova pasta automaticamente, e continuará a procurar os ficheiros no local anterior. Para resolver este problema deve tornar a sua apresentação portátil, através da opção Package for CD (Powerpoint 2003) ou Pack and Go, nas versões anteriores. Versões do PowerPoint Quando a sua apresentação estiver concluída e a visualizar na perfeição, pode “empacotá­la” com os ficheiros que asseguram a total compatibilidade com qualquer computador. Até ao lançamento do PowerPoint 2003 esta função tinha o nome de Pack and Go. No PowerPoint 2003 passou a chamar­se Package for CD, no entanto funciona da mesma forma. Apesar do PowerPoint 2003, dar a hipótese de gravar directamente para CD, também é possível copiar o seu ficheiro para uma pasta, o que é mais útil, e posteriormente pode ser distribuída de várias formas, nomeadamente através de USB. Como funciona Para visualizar uma apresentação PowerPoint em qualquer computador precisa de se certificar que terá à mão tudo aquilo que vai necessitar para obter a tal compatibilidade total. Este trabalho está a cargo da função Package for CD ou Pack and Go. Primeiro temos o ficheiro PowerPoint. Existem ficheiros que são já parte integrante da apresentação, mas aqueles ligados a links podem dar alguns problemas. Isto é, o Package for CD, ou o Pack and Go garante que todos os ficheiros ficam colados à apresentação. Por fim, todas as fontes que usar podem igualmente ser incluídas neste pacote, para o caso de não constarem nos computadores onde vai visualizar a apresentação.
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:: ww.mypowerpoint.web.pt :: [email protected] #1/3 Empacotar a sua apresentação A versão 2003 do PowerPoint tem muito mais opções do que as anteriores. Pode adicionar mais do que uma opção ao “pacote” e controlar a forma como o PowerPoint Viewer lida com os ficheiros. Pode colocar uma password de protecção na sua apresentação de forma a prevenir que outras pessoas abram ou modifiquem o seu trabalho. Independentemente do nome da ferramenta, a Packadge to CD permite­lhe gravar directamente para CD a sua informação, se tiver a usar o Windows XP, através da ferramenta do próprio sistema operativo. Os utilizadores do Windows 2000 devem colocar a apresentação numa pasta e só posteriormente gravá­la para um CD, através de um programa de gravação de CDs. A mesma regra se aplica para versões anteriores do PowerPoint. O CD é o melhor suporte que pode usar nestas ocasiões, quase todos os computadores possuem uma drive de CDs. Também se trata de um suporte relativamente barato se depois quiser distribuir a sua apresentação Teste a sua apresentação Antes de mostrar a sua apresentação ao mundo, convém testar o funcionamento da mesma na sua máquina. Se gravou um CD, tente executar a apresentação numa variedade de máquinas para tirar todas as dúvidas e para ver se tudo corre sem problemas. Não se fique pelos dois primeiros slides; corra toda a apresentação para se certificar que as passagens serão executadas com sucesso e que as possíveis alterações de fonte serão reconhecidas por um número elevado de máquinas. Pack up and Go (PowerPoint 2002 e anteriores versões) Entre no Microsoft PowerPoint 2002, ou anteriores, e abra o ficheiro da sua apresentação. Aceda ao menu “Ficheiro”(File) e seleccione a opção “Apresentações portáteis” (pack and Go). Clique no botão “Seguinte” (Next) no primeiro ecrã. Se a sua apresentação está pronta para ser aberta, active a opção “apresentação activa” (Active Presentation). Se não estiver tudo Ok, escolha “outra apresentação” (Other Presentation). Carregue em no botão “procurar” (Browse) para a localizar o ficheiro e depois em “Seguinte” (Next). Escolha o local onde quer guardar o ficheiro. A “Disquete” (floppy drive) aparece selcionada por defeito, mas a sua apresentação não deve caber nela. Escolha “Escolher outro destino” (Choose destination), carregue em “Procurar” (Browse) e indique o local onde quer guardar tudo. Clique em “Seleccionar” (Select) e posteriormente em “Seguinte” (Next). O próximo ecrã deixa­o adicionar os ficheiros à apresentação. Certifique­se que ambas as opções: “Incluir ficheiros ligados” (Linked files) e “ Incorporar tipos de letra True type” (True type fonts) estão activadas antes de carregar no botão “Seguinte” (Next). Inclua o PowerPoint Viewer. Se não conseguir seleccionar esta opção também não conseguirá fazer o download do Viewer. Porque se clicar no botão “Transferir o Viewer” (Viewer download) não irá conseguir abrir a página Web que supostamente deveria permitir fazer o download deste programa, por erro da Microsoft) Carregue em “seguinte” (next) e em “Fechar” (Finish)
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:: ww.mypowerpoint.web.pt :: [email protected] #2/3 Empacotada num CD (PowerPoint 2003) Entre no Microsoft PowerPoint 2003. Abra o ficheiro da sua apresentação. Aceda ao menu “Ficheiro”(File) e à opção “Transferir para CD” (Package for CD). Apenas a apresentação actual estará seleccionada. Se desejar incluir mais alguma apresentação clique no botão “Adicionar Ficheiros” (Add Files) para poder adicionar mais apresentações ao pacote. Pode alterar a ordem de execução usando as setas direccionais, à direita. Para ter acesso a mais opções de configuração clique no botão “Opções” (Options). Nesta janela, pode começar por seleccionar o PowerPoint Viewer para este programa ser incluído. Neste caso tem à sua disposição quatro formas destes tratar as apresentações: pode executá­las pela ordem estipulada, correr apenas a primeira, pode dar opção de escolha ao utilizador ou indicar que não quer que nenhuma delas corra automaticamente. Certifique­se que as opções Linked Files e Embedded True Type fonts estão seleccionadas. Se não seleccionar a inclusão no PowerPoint Viewer, primeira opção desta janela, a sua apresentação também será empacotada, mas não irá se executada automaticamente, e poderá ter problemas de visualização caso, caso os outros computadores não tenho as condições ideais. Carregue no botão OK para regressar ao ecrã principal. Se está a efectuar a agravação directamente para CD (Windows XP), dê um nome à sua apresentação, insira um CD na drive e escolha “Copiar para CD” (Copy to CD). Se a sua opção não passar por este suporte, escolha “Copiar para uma pasta” (Copy to Folder), indique a localização da mesma e clique no botão Ok e seguidamente no “Fechar” (Finish). Baseado em: “Apresentações PowerPoint portáteis” Revista “PC Guia” – Edição de Junho de 2006 http://pcguia.xl.pt/0606/software/100.shtml http://www.pcguia.xl.pt
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