MANUAL
APROVAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO DO SISTEMA
DE GESTÃO NO
Elaboração Departamento de Métodos e Processos
Junho
2012
1. Para aprovar os documentos, você deverá acessar o Docnix através do link da Intranet.
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2. Em seguida clique em “SISTEMA DE GESTÃO”.
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3. Conecte-se ao programa DocNix, o login e senha serão os mesmos utilizados para ligar o seu computador.
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4. Clique em MaxDoc.
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5. Clique em “Em Aprovação”:
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6. Na tela seguinte serão listados os documentos pendentes para sua aprovação. Para acessá-los clique sobre o título do
documento.
Neste exemplo, o usuário
possui duas aprovações
pendentes.
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7. Ao abrir o documento leia toda a proposta apresentada de forma crítica, utilizando as barras de rolagem laterais para navegar no
documento. Você pode “Aprovar” ou “repovar” o documento, devendo clicar em “Ação”.
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8 . Após clique em “Aprovar” e em seguida “OK”.
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9 . Logo em seguida aparecerá a mensagem indicando que o documento foi aprovado. Feche-o e voltará a tela inicial, onde você
deverá aprovar os demais documentos pendentes, caso houver.
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Notas:
•
O processo de aprovação no DOCNIX segue um fluxo de aprovação (workflow), cadastrado pelo departamento de
Métodos e Processos, especifico para cada documento, por isso, a aprovação deve ser feita de forma crítica e sem
demoras.
•
Além dos itens alterados estarem destacados (sublinhados) no corpo do documento submetido para aprovação, o motivo
da revisão é registrado pelo Departamento de Métodos e Processos no momento em que o documento é submetido para
aprovação. Para acessar essas informações abra o documento, clique em “Ação” e “Histórico e Sugestões”.
Aparecerá a listagem de fatos registrados, clique na opção “Submeter para aprovação” e “Mostrar”. Finalizando a
consulta, feche a tela e volte ao documento.
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Caso queira que os colaboradores de seu departamento avaliem o documento antes da sua aprovação, você deve
discutir com ele conjuntamente para facilitar o entendimento e agilizar o processo.
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10. Para reprovar um documento clique em “Ação” e após em “Reprovar”. Será aberta a caixa abaixo, onde deve ser registrado
o motivo da reprovação (obrigatório) no campo “comentário” e, se necessário, anexar um arquivo.
Nota: ao ser reprovado, o documento volta ao elaborador do departamento de Métodos e Processos, para que sejam
avaliados os comentários e procedidas as adequações necessárias. Em seguida o documento reinicia o processo de
aprovação, voltando ao primeiro aprovador do fluxo.
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Condição altenativa para acesso ao sistema:
O DOCNIX está configurado para enviar um e-mail para cada um dos aprovadores, a medida que o fluxo é cumprido. Neste e-mail,
aparece o nome do documento, que ao ser clicado, abre a tela de acesso ao DOCNIX, e ao logar, abre direto o documento, sem
a necessidade de passar pelas telas anteriores de acesso pela Intranet.
Para acesso a leitura dos documentos já aprovados, proceda conforme “Manual - Leitura da Documentação do Sistema de
Gestão e acesso aos formulários - Sistema DocNix”.
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