CARTA CONVITE Nº 005/2013 ENCERRAMENTO: 31/07/2013 - ÀS 09H00MIN. ABERTURA: 31/07/2013 - ÀS 09H15MIN. 1. Encontra-se aberta na Unidade de Compras e Importação da Fundação para o Desenvolvimento da Unesp - FUNDUNESP, na Avenida Rio Branco, 1210, Campos Elíseos, São Paulo, SP, local onde será realizado o presente procedimento de compras, na modalidade de CARTA CONVITE, do tipo MENOR PREÇO GLOBAL, para a CONTRATAÇÃO DE EMPRESA ESPECIALIZADA PARA FORNECIMENTO DE SISTEMA DE FOLHA DE PAGAMENTO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS, EM AMBIENTE WEB, PARA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE ASSESSORIA, INSTALAÇÃO, PARAMETRIZAÇÃO, CUSTOMIZAÇÃO, SUPORTE E ACOMPANHAMENTO À IMPLANTAÇÃO, MIGRAÇÃO DE DADOS, TESTES, IMPLANTAÇÃO EM PRODUÇÃO, OPERAÇÃO INICIAL ASSISTIDA, TREINAMENTO, MANUTENÇÃO, ATUALIZAÇÃO DA LEGISLAÇÃO, INTEGRAÇÃO DE DADOS COM O SISTEMA CONTÁBIL E FINANCEIRO DA FUNDUNESP E DEMAIS APROXIMADAMENTE 600 ITENS, RELATIVOS (SEISCENTOS) e À GESTÃO PODENDO DE ALCANÇAR APROXIMADAMENTE 1000 - COLABORADORES, DA FUNDUNESP, SOB REGIME DA CLT, ESTAGIÁRIOS e AUTÔNOMOS, discriminados no Folheto Descritivo – Anexo I, que ficam fazendo parte integrante deste convite, e que será regido pelo Regulamento de Compras da FUNDUNESP e demais disposições legais pertinentes. 2. DOS ANEXOS Integram este Convite os seguintes anexos: • ANEXO I – FOLHETO DESCRITIVO; • ANEXO II – MODELOS; • ANEXO III – MINUTA DO CONTRATO Nº 000/2013; • ANEXO IV – PORTARIA DO DIRETOR PRESIDENTE DA FUNDUNDESP Nº 02/10; Certificada ISO 9001:2008 Página 1 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 • ANEXO V – DECLARAÇÃO DE INEXISTÊNCIA DE FATO IMPEDITIVO; E • ANEXO VI – DECLARAÇÃO EXPRESSA DE QUE O PROPONENTE SE SUJEITARÁ ÀS NORMAS DO PRESENTE CONVITE, BEM COMO AS DEMAIS LEIS, DECRETOS, PORTARIAS E RESOLUÇÕES CUJAS NORMAS INCIDAM SOBRE O PRESENTE PROCESSO DE COMPRAS. 3. DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES A Fundação para o Desenvolvimento da UNESP será denominada no transcorrer deste Convite pela sigla FUNDUNESP. Os interessados em participar da presente contratação poderão examinar gratuitamente o presente Convite no site da FUNDUNESP www.fundunesp.unesp.br ou solicitar os arquivos, antes da data e horários fixados para encerramento desta contratação, por meio do e-mail [email protected]. Informações e demais esclarecimentos a respeito do presente CONVITE poderão ser obtidos junto a Unidade de Compras e Importação da FUNDUNESP, no endereço citado no preâmbulo, nos dias úteis, (segunda a sexta-feira), das 9:00 às 16:00 horas. Solicitações de esclarecimentos técnicos poderão ser feitos através do e-mail: [email protected] e serão respondidas a todos os participantes em forma de circular. O encerramento do presente CONVITE se dará no dia 31/07/2013 até 09H00MIN e a abertura do envelope nº 01 DOCUMENTAÇÃO será dia 31/07/2013 às 09H15MIN na sede da FUNDUNESP. A abertura do envelope nº 02 PROPOSTA se dará conforme previsto no item 9.1. 4. DA HABILITAÇÃO 4.1. Ter capital social de no mínimo 10% do valor orçado, ou apresentar fiança bancária de no mínimo 10% do valor da contratação, conforme previsto no item 7.1.7. Certificada ISO 9001:2008 Página 2 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 4.2. Entregar, até o dia 31/07/2013 até 09H00MIN, na sede da FUNDUNESP os 02 (dois) envelopes fechados e indevassáveis, contendo, respectivamente, nº 01 – Documentação e nº 2 – Proposta e as seguintes indicações: “CONFIDENCIAL“ ENVELOPE Nº 01 -"DOCUMENTAÇÃO" FUNDUNESP CARTA CONVITE Nº 005/2013 ENCERRAMENTO: 31/07/2013 - ÀS 09H00MIN. ABERTURA: 31/07/2013 - ÀS 09H15MIN. RAZÃO SOCIAL DA CONTRATANTE “CONFIDENCIAL“ ENVELOPE Nº 02 -"PROPOSTA" FUNDUNESP CARTA CONVITE Nº 005/2013 ENCERRAMENTO: 31/07/2013 - ÀS 09H00MIN. ABERTURA: 31/07/2013 - ÀS 09H15MIN. RAZÃO SOCIAL DA CONTRATANTE 5. DA DOCUMENTAÇÃO O envelope n.º 01 – Documentação deverá conter: 5.1. Estatuto social, contrato social ou outro instrumento de registro comercial, registrado na Junta Comercial. 5.2. Comprovação de inexistência de débitos inadimplidos perante a Justiça do Trabalho, por meio da Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT). 5.3. Prova de regularidade para com as Fazendas: 5.3.1. FEDERAL: Certificada ISO 9001:2008 Página 3 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 a) Certidão de Tributos e Contribuições Federais; b) Certidão Quanto à Dívida Ativa da União; 5.3.2. ESTADUAL: Certidão quanto a regularidade com o ICM/ICMS; 5.3.3. MUNICIPAL: Certidão de Tributos Mobiliários. 5.4. Prova de situação regular perante o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço FGTS. 5.5. Certidão Negativa de Débito – CND, expedida pelo Instituto Nacional do Seguro Social -INSS. 5.6. As documentações referentes aos itens 5.3, 5.4. e 5.5. deverão estar válidas na data do encerramento da contratação. As mesmas deverão ser apresentadas por emissão via Internet, ou através de fotocópias autenticadas. 5.7. Comprovação da Capacitação Técnica pelos seguintes documentos: 5.7.1. Registro ou inscrição na entidade profissional competente, quando for o caso; 5.7.2. Atestado comprovando a implantação de Sistema de Gestão de Convênios e Contratos em Entidade de natureza jurídica com objeto social semelhante ao da FUNDUNESP; 5.7.3. Observar as exigências contidas no Anexo I – Folheto Descritivo, parte integrante deste Convite. 5.8. Declaração de Inexistência de Fato Impeditivo – ANEXO V. 5.9. Para o credenciamento e consequente habilitação das empresas concorrentes, sem prejuízo das demais disposições deste Convite, deverão ser apresentados, impreterivelmente: Certificada ISO 9001:2008 Página 4 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 5.9.1. Tratando-se de representante legal, o estatuto social, contrato social ou outro instrumento de registro comercial, registrado na Junta Comercial, no qual estejam expressos seus poderes para exercer direitos e assumir obrigações em decorrência de tal investidura; 5.9.2. Tratando-se de procurador, o instrumento de procuração público ou particular, do qual constem poderes específicos para formular lances, negociar preço, interpor recursos e desistir de sua interposição e praticar todos os demais atos pertinentes ao certame, acompanhado do respectivo documento, dentre os indicados no subitem anterior, que comprove os poderes do mandante para a outorga. 5.10. Solicita-se que a apresentação dos documentos exigidos neste capítulo sejam apresentados na ordem em que são requeridos no presente Convite, sendo certo que tal determinação somente visa a maior celeridade nos trabalhos da Unidade de Compras e Importação. O não atendimento ao presente item não desabilitará a empresa concorrente. 6. DO EXAME DOS DOCUMENTOS: 6.1. A Unidade de Compras e Importação dará início a abertura dos envelopes n.º 01 – Documentação e procederá ao exame e rubrica dos documentos neles contidos, que serão rubricados facultativamente pelos contratantes presentes, desde que devidamente credenciados. 6.2. Nessa ocasião, poderão os concorrentes apresentar impugnações fundamentadas, que serão obrigatoriamente registradas na ata dos trabalhos e assinadas pelo(s) impugnante(s). 6.3. Examinados os documentos e as impugnações porventura apresentadas, a Unidade de Compras e Importação decidirá quanto à habilitação ou inabilitação de cada concorrente, lavrando-se o competente termo. Certificada ISO 9001:2008 Página 5 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 7. DA PROPOSTA 7.1. O envelope nº 02 – Proposta deverá conter a proposta da contratante, sem rasuras ou emendas em quaisquer lugares, entrelinhas, bem como condições escritas à margem, redigida em idioma nacional, datilografada ou impressa, com todas as folhas rubricadas e, ao final, subscrita pelo responsável legal da contratante, na qual deverá constar o seguinte: 7.1.1. Nome ou razão social, CNPJ e endereço da contratante, nome do signatário e sua função ou cargo na empresa; 7.1.2. Descrições completas, detalhadas e individualizadas dos bens ofertados, acondicionamento, embalagem, bem como outras informações que se fizerem necessárias de forma a ficar demonstrado claramente que preenchem as características mínimas especificadas no memorial descritivo. 7.1.3. Preços por Colaborador, Mensal e Global ofertados em algarismos, expressos em moeda nacional, apurado na data da apresentação da proposta, sem a inclusão de qualquer encargo financeiro ou previsão inflacionária, conforme planilha modelo mencionada no Anexo I – Folheto Descritivo; 7.1.4. Todos os preços da Proposta Comercial deverão ser apresentados na moeda corrente nacional (Real), utilizando-se até quatro casas decimais para os centavos, precedidos da vírgula que segue a unidade, desprezando-se as frações remanescentes; 7.1.5. Declaração que nos preços propostos estão incluídos, além do lucro, todas as despesas e custos, como por exemplo: transportes, passagens, deslocamentos, refeições, hospedagem, tributos de qualquer natureza e todas as despesas diretas ou indiretas, relacionadas com o fornecimento do objeto da presente contratação; 7.1.5.1. A omissão de qualquer despesa necessária à entrega do objeto será interpretada como não existente ou já incluída no preço, não podendo a proponente pleitear acréscimo após a entrega das propostas; Certificada ISO 9001:2008 Página 6 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 7.1.6. Declaração que os preços apresentados serão fixos e irreajustáveis, pelo período inicial de 12 (doze) meses; 7.1.7. Caso o Capital Social da contratante não seja de no mínimo 10% do valor orçado, se vencedora do certame deverá apresentar fiança bancária de no mínimo 10% do valor orçado, no prazo de até 5 (cinco) dias úteis. 7.1.8. Declaração expressa de que o contratante se sujeitará às normas do presente convite, bem como as demais leis, decretos, portarias e resoluções cujas normas incidam sobre o presente processo de compras – Anexo VI; 7.1.9. Prazo para execução dos serviços, não superior a 03 (três) meses, contados da assinatura do contrato. 7.2. Prazo de validade da proposta: não poderá ser inferior a 60 dias, a contar da data de encerramento deste convite. 7.3. A Unidade de Compras e Importação poderá, a qualquer tempo, solicitar às contratantes a composição de preços dos produtos, bem como demais esclarecimentos que julgar necessário. 7.4. As propostas serão verificadas quanto à exatidão das operações aritméticas apresentadas, que conduziram ao valor total orçado, procedendo-se às correções correspondentes nos casos de eventuais erros encontrados, tomando-se como corretos os preços unitários propostos pela contratante. As correções serão efetuadas para apuração do valor final da proposta. 8. CONDIÇÕES DE PAGAMENTO 8.1. A proponente deverá cotar preço para pagamento a ser efetivado parcelado e mensalmente, apresentando notas fiscais especificas, a saber: 8.1.1. Implantação do Sistema: Certificada ISO 9001:2008 Página 7 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 8.1.1.1. Os pagamentos referentes a implantação serão divididos em 03 (três) parcelas, a serem pagas nos três primeiros meses de contrato em até 10 (dez) dias úteis contado do recebimento e aceite da Nota Fiscal/Fatura pela FUNDUNESP. O pagamento da última parcela estará vinculada ao término da implantação; 8.1.1.1.1. As notas fiscais referentes a implantação do software, somente serão emitidas no primeiro dia útil do mês subsequente ao da prestação dos serviços. 8.1.2. Manutenção Mensal dos Serviços: 8.1.2.1. Os pagamentos referentes à manutenção mensal somente começarão a serem cobrados, após a finalização dos serviços de implantação do sistema, com base no numero de colaboradores x valor por colaborador apresentado e serão efetuados em até 10 (dez) dias úteis contado do recebimento e aceite da Nota Fiscal/Fatura pela FUNDUNESP; 8.1.2.1.1. As notas fiscais referentes a manutenção mensal dos serviços, somente serão emitidas no primeiro dia útil do mês subsequente ao da prestação dos serviços. 8.2. O pagamento mencionado no item acima será realizado por meio de deposito bancário, em conta corrente nominal a empresa contratada. 9. DO EXAME DAS PROPOSTAS 9.1. Encerrados os trabalhos de exame dos documentos contidos no envelope n.º 01 – Documentação, a Unidade de Compras e Importação marcará data, hora e local para abertura do envelope n.º 02 – Proposta. Não havendo impugnação, os trabalhos poderão prosseguir, com exame imediato das propostas, desde que todos os concorrentes desistam expressamente da interposição de recursos. Certificada ISO 9001:2008 Página 8 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 9.2. Todos os documentos dos envelopes n.º 02 – Proposta serão rubricados pelos proponentes presentes devidamente credenciados que o desejarem e pela Unidade de Compras e Importação. 9.3. Por ocasião da abertura das propostas, os concorrentes poderão fazer considerações ou impugnações, que constarão obrigatoriamente da ata. 9.4. Uma vez abertas, as propostas serão tidas como imutáveis e acabadas, não sendo admitidas quaisquer providências posteriores, tendentes a sanar falhas ou omissões que as ofertas apresentarem. 10. DO JULGAMENTO 10.1 Na fase de julgamento das propostas levar-se-ão em conta os seguintes requisitos, considerados em sua ordem, como preponderantes: preço, qualidade e rendimento. 10.2. As propostas que não satisfaçam os requisitos mínimos serão desclassificadas. 10.3. O objeto da contratação será homologado e adjudicado pelo Gerente Administrativo e Financeiro da FUNDUNESP a quem, entre os contratantes classificados no julgamento das propostas, tenha oferecido o menor preço, desde que atendam os requisitos estabelecidos no Convite. 10.4. Serão desclassificadas as propostas que: 10.4.1. Basearem seus preços nos dos outros concorrentes ou oferecerem reduções sobre as propostas mais vantajosas; 10.4.2. Forem subordinados a quaisquer condições não previstas neste Convite; 10.4.3. Contenham ressalva em relação às condições imposta neste Convite; Certificada ISO 9001:2008 Página 9 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 10.4.4. Não sejam exequíveis; 10.4.5. Ultrapassada a fase de habilitação dos concorrentes e abertas as propostas não cabem desclassificação por motivos relacionados com a habilitação, salvo em razão de fatos supervenientes ou só conhecidos após o julgamento nos termos do Regulamento de Compras da FUNDUNESP. 10.5. No caso de empate entre duas ou mais propostas, a classificação se fará, obrigatoriamente, por sorteio, em ato público, para o qual todos os contratantes serão convocados, vedado outro procedimento. 10.6. Fica reservado a FUNDUNESP o direito de anular ou revogar o presente Convite, por motivo devidamente fundamentado, sem que caiba em tal hipótese, aos concorrentes, indenização, compensação ou vantagem a qualquer título. 10.7. Quando todos os contratantes forem inabilitados ou todas as propostas desclassificadas por não atenderem as exigências do convite ou forem inexequíveis, a FUNDUNESP poderá, a seu critério, revogar a contratação ou conceder às contratantes o prazo de 03 (três) dias úteis para apresentação de outras propostas, observado o prazo de 02 (dois) dias úteis para interposição de recursos, nos termos do art. 36 do Regulamento de Compras da FUNDUNESP. 11. DAS SANÇÕES POR INADIMPLEMENTO 11.1. Pela inexecução total ou parcial do objeto deste CONVITE, garantida a prévia defesa, serão aplicadas ao inadimplente, conforme o caso, as sanções previstas no art. 30 do Regulamento de Compras da FUNDUNESP. 11.2. O atraso injustificado na execução do contrato sujeitará a CONTRATADA à multa de mora calculada sobre o valor da obrigação, de acordo com os seguintes percentuais: Certificada ISO 9001:2008 Página 10 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 a) atraso até 30 (trinta) dias: multa de 0,2% (zero vírgula dois por cento) por dia de atraso; b) atraso superior a 30 (trinta) dias: multa de 0,4% (zero vírgula quatro por cento) por dia de atraso. 11.3. Pela inexecução total ou parcial do contrato sujeitará a CONTRATADA a multa: a) de 10% (dez por cento) a 30% (trinta por cento) calculada sobre o total ou parte da obrigação não cumprida; ou b) de valor correspondente à diferença de preço resultante de nova contratação realizada para complementação ou realização da obrigação não cumprida. 11.4. As multas são autônomas e aplicação de uma não exclui a de outra. 12. DOS RECURSOS 12.1. Cabem recursos sobre qualquer decisão referente ao presente procedimento de compras, que deverão ser interpostos no prazo improrrogável de 02 (dois) dias úteis, contados da disponibilização da decisão aos proponentes. 12.4. Os recursos serão dirigidos a Unidade de Compras e Importação da FUNDUNESP por intermédio da autoridade que praticou os atos recorridos. 13. DO CONTRATO 13.1. Aprovada a contratação, será convocada a vencedora do objeto para, dentro do prazo de 02 (dois) dias úteis, assinar o contrato, aceitar ou retirar o instrumento equivalente, sob pena de decair do direito à contratação. O prazo de convocação Certificada ISO 9001:2008 Página 11 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 poderá ser prorrogado uma vez, por igual período, quando solicitado pela parte durante o seu transcurso e desde que ocorra motivo justificado. 13.1.1. O não comparecimento implicará desistência da adjudicatária pela contratação; 13.1.2. Se não houver convocação decorridos 60 (sessenta) dias da entrega das propostas, os contratantes ficarão liberados dos compromissos assumidos; 13.1.3. O contratado fica obrigado a aceitar, nas mesmas condições contratuais, os acréscimos ou supressões que se fizerem nas compras, até 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial atualizado do contrato. 13.1.4. A minuta para contratação encontra-se disponível no Anexo III do presente Convite. A empresa ganhadora do procedimento e que tenha eventualmente alguma indicação de alteração da minuta padrão de contratação deve apresentar em até 2 (dois) dias úteis, para avaliação da Assessoria Jurídica FUNDUNESP. Caso não se manifeste no prazo acima a contratação será emitida na forma e conteúdo da minuta. Lembramos que eventuais propostas de modificações não poderão alterar a estrutura do instrumento jurídico proposto, vez que se trata de documento aprovado pelos Órgãos Colegiados da Instituição em todas as Contratações com o objeto correlato. 14. DO LOCAL DE EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS 14.1. Os serviços do objeto da contratação serão executados na sede da FUNDUNESP, localizada na Avenida Rio Branco, nº 1210 – Campos Elíseos – São Paulo – SP. Certificada ISO 9001:2008 Página 12 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 15. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS E FINAIS 15.1. A FUNDUNESP reserva-se o direito de aceitar a proposta que julgar a mais vantajosa ou a juízo rejeitar todas, anular ou revogar a contratação; 15.2. Nenhuma proposta será recusada por formalismos que não impliquem na essência do procedimento. 15.3. As impugnações a este Convite somente serão recebidas no prazo de até 02 (dois) dias anteriores à data da abertura dos Envelopes de Documentação. Em havendo recurso, este deverá ser endereçado a Unidade de Compras e Importação da FUNDUNESP; 15.4. A participação no procedimento implica na aceitação integral, pela proponente, de todas as condições determinadas por este convite e seus anexos. 16. DO FORO Fica eleito o Foro da Capital de São Paulo para dirimir quaisquer questões oriundas ou relativas à aplicação desta contratação, não resolvidas na esfera administrativa. São Paulo, 22 de Julho de 2013. Clodoaldo Soares Ferreira Unidade de Compras e Importação Certificada ISO 9001:2008 Página 13 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 ANEXO I FOLHETO DESCRITIVO 1. OBJETO: Constitui objeto do presente, a contratação de empresa especializada para fornecimento de Sistema de Folha de Pagamento de Gestão de Recursos Humanos, EM AMBIENTE WEB, para prestação de serviços de assessoria, instalação, parametrização, customização, suporte e acompanhamento à implantação, migração de dados, testes, implantação em produção, operação inicial assistida, treinamento, manutenção, atualização da legislação, integração de dados com o sistema contábil e financeiro da FUNDUNESP e demais itens, relativos à gestão de aproximadamente 600 (seiscentos) e podendo alcançar aproximadamente 1000 colaboradores, da FUNDUNESP, sob regime da CLT, estagiários e autônomos. 2. PARÂMETROS BÁSICOS DO ESCOPO DE CONTRATAÇÃO 2.1 Alocação de todos os dados e informações em Data Center, com ambiente controlado e seguro; 2.2 Facilidade de uso e agilidade na operação, através de browser; 2.3 Disponibilidade de acesso simultâneo (MULTI-USUÁRIO) 24 horas, pelo portal da contratada, de qualquer lugar; 2.4 Atendimento e suporte especializados; (PODENDO SER VIA PORTAL E TELEFONE) 2.5 Atualização automática de LEGISLAÇÃO, versões e implementação on-line de melhorias no sistema; 2.6 Garantia de conformidade legal permanente; 2.7 Tecnologia web; 2.8 Backup em tempo real dos registros realizados no sistema, pela Contratada; 2.9 Segurança e confidencialidade dos dados; Certificada ISO 9001:2008 Página 14 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 2.10 Quantidade ilimitada de usuários; 2.11 Integração contábil: padrão ou personalizada para qualquer sistema de gestão empresarial (ERP) do mercado; 2.12 Multiempresa / multiusuário; 2.13 Segurança por senhas e registro de log para auditoria rastreáveis em todas as operações; 2.14 Interface para importação / exportação de dados em formato TXT, XLS e outros; 2.15 Acesso ao Sistema por meio de Link no site da contratante; 2.16 Integração com Microsoft Office e outras suítes, também sendo este um “front-end”; 2.17 Alertas preventivos e informativos automáticos por e-mail; 2.18 Redundância de Data Center; 2.19 Fornecimento de sistema de ponto eletrônico; 2.20 Fornecimento de sistema de banco de horas e controle através de saldo e extratos, a qualquer tempo; 2.21 Fornecimento de sistema de controle e pagamento de prestador de serviços autônomos; 2.21.1 Os Contratos e Convênios da Fundunesp, efetua pagamentos diariamente durante o mês e muitas vezes um autônomo recebe mais de uma vez no mês. 2.22 Disponibilização para efetuar diversos cálculos on-line diariamente com possibilidade de exclusão dos mesmos antes da efetivação; 2.23 Disponibilizar quando da admissão, portal do colaborador com acessos restritos podendo ser apenas para consulta e impressão de holerites, informes de rendimentos e recebimento de avisos, com possibilidade de troca de senha pelo usuário; 2.24 Disponibilização de acessos de acordo com o perfil do usuário, inclusive acesso diferenciado para o administrador liberar os diversos tipos de acessos; 2.25 Parametrização de agrupamentos dentro da folha de pagamento, onde estes deverão ter sua conta corrente de débito para geração do arquivo bancário dentre outros arquivos; Certificada ISO 9001:2008 Página 15 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 2.26 Parametrização dos sindicatos utilizados pela Fundunesp; 2.27 Parametrização dos cálculos das folhas de pagamento mensal, férias, rescisão, rescisão complementar, etc, sendo estes cálculos efetuados por empregado, por agrupamento, por centro de custo, etc. 2.28 Parametrização de controle de contratos com prazo determinado; 2.29 Parametrização dos eventos de folha, inclusive com possibilidade de criação e alteração dos eventos existentes; 2.30 Parametrização para transferência de empregado entre processos, sendo que após a mudança e a folha eventualmente encerrada, o histórico não sofrerá alterações, inclusive os relatórios não sofrerão mudanças; 2.31 Parametrização da ficha de registro informatizada sequencial, obedecendo a ordem existente; 2.32 Parametrização do controle de saldo de recesso dos estagiários; 2.33 Instalação e treinamento por módulos; 2.34 A solução deve possuir interface (front-end) FULL WEB e 100% compatível com Internet Explorer 6.0 ou superior, Mozila Firefox ou Google Chrome, rodando em Windows 98, 2000 e XP, ou superior; 2.35 Parametrização para criação de campos adicionais no registro do empregado, sempre que necessário (exemplo: informação do local de trabalho, atividades, chefia, etc). 3. SOFTWARE E BANCO DE DADOS 3.1 O Sistema deverá ser executado em modo WEB sendo que os bancos de dados serão disponibilizados e deverão estar alocados em Data Center fornecedor da solução, com total segurança contra danos; 3.2 A FUNDUNESP poderá a qualquer tempo solicitar visita ao Data Center do contratado para verificar as condições de segurança e disponibilidade do sistema. 3.3 O software deverá ser fornecido no conceito “As a Service” (software como serviço) enquanto vigorar a prestação dos serviços. Certificada ISO 9001:2008 Página 16 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 4. VIGÊNCIA 4.1 A vigência inicial será de 12 (doze) meses, contados da data de assinatura do contrato, podendo ser prorrogado, a critério das partes. Em caso de rescisão antecipada a Contratada deverá dar continuidade aos serviços prestados pelo período de 90 (noventa) dias ou até a conclusão de um novo procedimento de contratação, sendo devidamente remunerados. CONDIÇÕES ESPECÍFICAS DO SISTEMA PARA A EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS (MÓDULOS): 5. MÓDULO - ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL 5.1 ADMISSÃO 5.1.2. A admissão de vários tipos de vínculos de trabalho – CLT, Estagiários, Autônomos, Diretores e vínculos específicos da instituição; 5.1.3. Processamento de admissão eletrônica, incluindo todos os dados de funcionários e dependentes, que orientará a relação de trabalho (salário, data da admissão, agrupamento, centro de custo, horário de trabalho (escala, se for o caso), tipo de vínculo, etc.); 5.1.4. Possibilidade de reutilização de Ficha de Registro Informatizada anterior, para casos de reintegração/readmissão, assegurando inclusive que os antigos dados sejam preservados e atualizações de dados também sejam realizadas automaticamente; 5.1.5. Geração automática dos relatórios admissionais e de apoio, com possibilidade de importação de texto livre, legais e específicos da FUNDUNESP, entre eles: Ficha de Registro informatizada; Certificada ISO 9001:2008 Página 17 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados); Contrato Individual de Trabalho (texto livre); Aviso de término de contrato; Acordo de prorrogação e compensação de horas (texto livre); Autorização de desconto benefícios (texto livre); Abertura de conta corrente (texto livre); Declaração de entrega CTPS (texto livre); Termo de compromisso de estágio (texto livre); Plano de atividades de estagiário (texto livre); Ficha salário família; Dependentes Salário Família / IR; Dados pessoais; Dependentes; Aniversariantes; Faixa etária; Relação de ativos por período; Relação de demitidos por período; Etc. 5.2. FÉRIAS 5.2.1 Pedido eletrônico das férias dos funcionários ao Departamento Pessoal, realizado de qualquer lugar da FUNDUNESP ou fora dela; 5.2.2 Disponibilização de informações consistentes (início e fim das férias, opções de abono e 13º salário) para a efetivação do cálculo das férias; 5.2.3 Baixa automática dos dias de férias, abono e 13º Salário na provisão de férias; 5.2.4 Acompanhamento eletrônico dos períodos aquisitivos; 5.2.5 Atualização automática da ficha de registro informatizada do empregado; 5.2.6 Alertas automáticos de vencimento de férias em dobro, auxiliando a gestão e o controle do processo evitando pagamentos indevidos; Certificada ISO 9001:2008 Página 18 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 5.2.7 Flexibilidade na concessão do gozo de férias em mais de um período, controlando o saldo pendente de dias de direito; 5.2.8 Programação e cálculo de férias e férias coletivas, com controle de períodos aquisitivos - incompletos e completos; 5.2.9 Garantia de segurança do processo de concessão de férias, com níveis de aprovação definidos por hierarquias ou pelo RH da empresa, e, com controle automático pela própria solução, utilizando a lógica de “workflow” (fluxo de trabalho); 5.2.10 Geração automática dos relatórios relacionados ao processo de férias - legais e específicos da FUNDUNESP, entre eles: Programação de férias; Provisão; Férias programadas; Empregados em férias por processo e período; Anotações e etiquetas para atualizações da CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social); Alerta de férias; Alerta de férias em dobro; Períodos aquisitivos; Aviso / Recibo / Abono de férias; Conferências de médias férias / 13º salário; Arquivo e relação bancária de diversos bancos, por empregado, agrupamento, centro de custo, geral, etc.; Arquivo e relação bancária – pensionista; Relação de imposto de renda; DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais); Etc. Certificada ISO 9001:2008 Página 19 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 5.3 MANUTENÇÃO DE DADOS CADASTRAIS E FUNCIONAIS DE EMPREGADOS 5.3.1 Manutenção de dados contratuais com geração automática dos relatórios relacionados ao processo de alteração cadastral e funcional dos funcionários. 5.3.2 Permitir a manutenção de dados e consulta do registro de emprego. 5.3.3 Controlar a renovação e término de contrato. 5.3.4 Permitir o cadastro no sistema do código de exposição a agentes nocivos – SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social); 5.3.5 Permitir a manutenção do FPAS/FAP(Fundo de Previdência e Assistência Social / Fator Acidentário Previdenciário); 5.3.6 Permitir a manutenção do FAP – Fator Acidentário Previdenciário; 5.3.7 Controle dos aditivos contratuais do empregado; 5.3.8 Acesso à ficha financeira do empregado, inclusive de anos anteriores; 5.3.9 Permitir o controle e manutenção de dados da contribuição sindical do empregado, de acordo com o sindicato a que for associado; 5.3.10 Alteração da função do empregado, conforme a tabela de cargos, função e a definição da data de início de vigência dessa alteração, atualizando e mantendo no histórico para eventuais consultas futuras; 5.3.11 Disponibilização do acompanhamento da evolução salarial dos empregados e a possibilidade de alteração salarial, conforme a definição do início da vigência, com a manutenção do histórico. 5.3.12 O cadastro ou a alteração de escalas de trabalho, turmas ou horários, a partir de uma determinada data de início da alteração, além de dispor aos gestores a possibilidade de abonar ou justificar as horas de seus funcionários; 5.3.13 Possibilidade de consulta ao histórico de horário de trabalho do empregado; 5.3.14 A transferência de empregados entre unidades, com todas as informações do novo centro de custo e horário de trabalho, com a permanência dos dados no centro de custo das folhas de pagamento/processos já encerradas; 5.3.15 Possibilidade de transferências de centro de custo individual e/ou em lote; 5.3.16 Controle das transferências do empregado, com possibilidade de consulta ao histórico de transferências; Certificada ISO 9001:2008 Página 20 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 5.3.17 A transferência do empregado para outro centro de custo, com o objetivo de ratear custos contabilmente, estabelecendo datas de início e final de vigência dessa transferência; 5.3.18 A manutenção dos dados cadastrais dos empregados, dispondo o gestor sempre de informações atuais sobre os seus funcionários; 5.3.19 Geração automática de relatórios específicos, entre eles: Empregados transferidos por período; Histórico da transferência de empregado; Folha de ponto (texto livre); Escala por empregado; Histórico de escalas; Horário de trabalho; Histórico de horário do empregado; Empregados sem ponto informado; Etiqueta para atualização da CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social); Ficha de anotações na CTPS; Todos os relatórios poderão ser extraídos do sistema, individualmente, por centro de custo, por agrupamento, geral, etc; Etc. 5.4 AFASTAMENTOS 5.4.1 Solicitação de afastamento eletrônica e pré-formatada, com consistência de dados e garantia de registro desde o pedido até a chegada ao RH; 5.4.2 Controle das saídas e retornos de afastamentos com reflexos automáticos na Folha de Pagamento e no Ponto e Frequência; 5.4.3 Possibilidade de delegar o comando de solicitação de afastamento para seus gestores, departamento médico ou outra área a definir; 5.4.4 Atualização automática de informações para afastamentos com período determinado ou indeterminado, na Folha de Pagamento, no ponto e Certificada ISO 9001:2008 Página 21 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 frequência, no período aquisitivo de férias e estabilidade nos processos rescisórios, de acordo com que está previsto na legislação trabalhista e previdenciária, atendendo também às políticas da FUNDUNESP; 5.4.5 A possibilidade de personalizar a tabela de motivos de afastamentos com a inclusão de motivos específicos; 5.4.6 Cadastro dos afastamentos, inclusive do beneficio auxílio doença em casos de mesma doença superior a 15 dias; 5.4.7 Disponibilização do formulário para encaminhamento ao INSS, nos casos de afastamentos superiores a 15 dias; 5.4.8 Geração automática de relatórios específicos, entre eles: Empregados afastados por período; Histórico de afastamentos; Requerimento de benefício por incapacidade; Etc. 5.5 RESCISÃO 5.5.1 O recebimento de aviso automático, no momento de comunicar a rescisão, caso o funcionário esteja em período de estabilidade de emprego; 5.5.2 Possibilidade de definição de níveis de aprovação por hierarquias ou RH, controlados automaticamente pelo sistema; 5.5.3 Cálculo automático de todas as verbas devidas: médias, férias, 13º Salário, dias trabalhados, e descontos como pensão alimentícia, entre outros; 5.5.4 Possibilidade de efetuar o cálculo prévio de rescisão; 5.5.5 Cancelamento do cálculo prévio de rescisão; 5.5.6 Manutenção e atualização do saldo do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço); 5.5.7 Possibilidade de cadastro de complemento de rescisão e respectivos encargos e contribuições, quando devidos; 5.5.8 Desconto automático do empréstimo consignado, respeitando o cálculo e sistema de cada banco, na grande maioria 30% do líquido rescisório; Certificada ISO 9001:2008 Página 22 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 5.5.9 Cálculo automático de acordo com estipulado pela legislação vigente e acordo coletivo de trabalho; 5.5.10 Geração de processo de rescisão complementar, ex: dissidio coletivo fora da data base; 5.5.11 Respectivos cálculos, inclusive do arquivo para GFIP-SEFIP nos casos de rescisões e rescisões complementares; 5.5.12 Geração automática dos relatórios demissionais - legais e específicos, entre eles: Termo de rescisão oficial com resumo analítico das verbas; Termo de rescisão complementar oficial com resumo analítico das verbas; Conferência de médias; GRRF (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS) DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) Relação de imposto de renda; Geração de arquivo bancário (individual, agrupamento, centro de custo, geral, etc.); Geração de arquivo bancário – pensionista; Relação bancária; Relação bancária pensionista; Seguro Desemprego (modelo pré-impresso); Carta de dispensa; Discriminação das parcelas do salário de contribuição; Relação de salários contribuição; Analítico de rescisões; Relação de demitidos; Etiquetas para atualização da CTPS; Resumo mensal das rescisões Etc. Certificada ISO 9001:2008 Página 23 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 5.6 FOLHA DE PAGAMENTO – MOVIMENTAÇÕES E CÁLCULO 5.6.1 Abertura de folha de pagamento mensal, férias, rescisão de meses futuros, a qualquer tempo, sem interferência no movimento aberto, mês atual; 5.6.2 Cálculo automático da folha de pagamento, individual, por agrupamento, por centro de custo, geral e em lote, para todos os tipos de vínculos de trabalho padrões do sistema e específicos, com imediato processamento, utilizando controles automáticos, pagamento dos salários e geração dos encargos, contribuições e impostos; 5.6.3 Permitir, a qualquer tempo, cálculo automático para pagamento de reajuste salarial retroativo, apurando as diferenças mês a mês, mantendo registrada a situação original, bem como todas as alterações de valores, atendendo, assim, as disposições legais em vigor. 5.6.4 Agilidade no processo de conferência do cálculo da folha de pagamento com o uso do relatório Analisador de Folha, que compara resultados atuais com os do mês anterior, indicando diferenças em valor e percentual em todas as verbas de pagamentos, descontos e de bases de encargos, possibilitando que se identifiquem eventuais diferenças no cálculo do empregado; 5.6.5 Cálculo automático de pensões alimentícias, conforme base determinada judicialmente, com cadastro de dados dos beneficiários e respectivos bancos para crédito; 5.6.6 Possibilidade de processamento de Folha Mensal Complementar, se for o caso; 5.6.7 Integridade para os recolhimentos de guias de impostos e contribuições assim como para o processo das Rotinas Anuais da empresa, com a geração das guias somente após o fechamento do processo de Folha de Pagamento, com precisão de informações; 5.6.8 A distribuição e garantia da confidencialidade dos demonstrativos de pagamento, em formato de extrato bancário, além da impressão dos resumos de folha; Certificada ISO 9001:2008 Página 24 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 5.6.9 Geração eletrônica dos arquivos para contabilização da folha de pagamento, por centro de custo contábil, permitindo que cada centro de custo da folha de pagamento seja direcionado para um centro de custo contábil; 5.6.10 Geração eletrônica de arquivo para integração contábil e financeira compatível com o sistema utilizado pela Fundunesp em sua contabilidade e unidade financeira; 5.6.11 Geração de arquivo bancário individual, por agrupamento, por centro de custo e geral para transferência bancária eletrônica via internet para disponibilização do salário líquido, férias, rescisão, etc. De acordo com a data programada no arquivo, sendo que este arquivo deverá ser gerado para diversos bancos e diversas contas correntes de débito. 5.6.12 Possibilidade de efetuar cálculo e recálculo automático de verbas específicas da FUNDUNESP. 5.7 MENUS QUE DEVERÃO ESTAR DISPONÍVEIS PARA UTILIZAÇÃO DA CONTRATANTE: 5.7.1 Lançamentos de valores (I) eventuais individuais e em lote, (II) fixos individuais e em lote e (III) parcelados individuais e em lote; 5.7.2 Importação e exclusão de valores eventuais, fixos e parcelados individuais e em lote; 5.7.3 Empréstimo consignado; 5.7.4 Cálculo da Folha de Pagamento; 5.7.5 Cálculo de reajuste salarial retroativo; 5.7.6 Cálculo da Folha de pagamento com seleção de funcionários por tipo de vínculo, estabelecimento, etc.; 5.7.7 Consulta a Folhas de Pagamento de meses anteriores; 5.7.8 Consulta a Ficha Financeira dos funcionários; 5.7.9 Geração de arquivo bancário (diversos bancos); 5.7.10 Geração de arquivo bancário – pensionista (diversos bancos); 5.7.11 Geração de arquivo da folha de pagamento conforme layout específico; Certificada ISO 9001:2008 Página 25 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 5.7.12 Visualização e manutenção dos códigos de vencimento, bases, informações, desconto, etc, utilizados na Folha de Pagamento; 5.7.13 Geração automática dos relatórios - legais e específicos, entre eles: Folha de Pagamento (mensal, férias, rescisão, rescisão complementar, consolidada, etc); Resumo de folha de pagamento (mensal, complementar, rescisões, etc., com opções de emissão individual, por agrupamento, geral, por vínculo empregatício e centro de custo); Resumo dos encargos de folha, individual, por agrupamento, por centro de custo, geral, etc; Eventos de folha: analítico e sintético, com opção de quebra por centro de custo; Comparativo da folha com meses anteriores; Relação de salários (matrícula, nome, cargo, data admissão, jornada e salário base); Valores de códigos de folha: analítico e sintético, com opção de quebra por centro de custo; Demonstrativo de códigos de folha; Relatório de adiantamento de 13º salário; Demonstrativo de pagamento – confidencial; Demonstrativo de pagamento – aberto; Pensão Alimentícia; Relação bancária individual, por agrupamento, por centro de custo, geral, etc; Relação bancária – pensionista; Relatório diferenças reajustes salariais retroativos; Média de horas/valores; Lançamentos duplicados; Lançamentos de valores eventuais, fixos e parcelados; Relação de empréstimos consignados; Lançamentos em geral; Certificada ISO 9001:2008 Página 26 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 Ficha financeira; Relatórios gerenciais (folha de pagamento, resumo de folha, empregados ativos e afastados, demitidos, provisões de férias e 13º salário, etc.); Relatórios estatísticos (empregados ativos por período, por faixa salarial, escolaridade, sexo, faixa etária, tempo de serviço, estabilidade, admitidos, com deficiência, etc.); Relatório com o custo total mensal por empregado, centro de custo, agrupamento, etc.; Possibilidade de criação de outros relatórios, com as informações constantes no sistema. 5.8 ENCARGOS E CONTRIBUIÇÕES 5.8.1 Segurança no processo de apuração de valores para encargos e contribuições, que serão gerados somente após o fechamento do processo de Folha, garantindo que valores de ficha financeira ou outros que podem afetar os encargos não sejam alterados sem controle; 5.8.2 Disponibilização dos menus do sistema para a execução de todas as atividades inerentes a cada um dos encargos e contribuições resultantes da Folha de Pagamento; 5.8.3 Cálculo e emissão de diversas guias de recolhimento, como: DARF, GPS, GRCS (Contribuição Sindical), nos padrões exigidos pela legislação; 5.8.4 Disponibilização da conferência dos resultados das guias com a utilização de relatórios e arquivos com informações detalhadas; 5.8.5 Geração de arquivos para o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED e para o Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – GFIP - SEFIP. 5.8.6 Geração de guias para recolhimentos dos pagamentos de rescisão e rescisão complementar, 13º Salário, Férias e Participação de Resultados; 5.8.7 Cálculo e emissão de GPS – reajuste salarial; Certificada ISO 9001:2008 Página 27 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 5.8.8 Geração de arquivo IN 68 (Instrução Normativa SRF 68/95); 5.8.9 Geração automática dos relatórios específicos, entre eles: Conferência da GPS (Guia da Previdência Social); RAT – Risco Ambiental do Trabalho; Relação Salários de Contribuição; Discriminação parcelas salário contribuição; Relação de Imposto de Renda; Relação de mensalidade sindical; Relação de contribuição sindical Etc. 5.9 ROTINAS ANUAIS 5.9.1 A contratada deverá processar as rotinas anuais, gerar relatórios e arquivos oficiais específicos para a DIRF e RAIS, inclusive no ano da implantação do sistema onde deverá extrair as informações do sistema utilizado anteriormente a nova implantação; 5.9.2 Para todas as rotinas anuais, disponibilização para conferência mensal antes do fechamento definitivo, utilizando relatórios, arquivos ou consulta web. 5.10 INFORME DE RENDIMENTOS 5.10.1 Disponibilização de ferramentas para geração dos Informes de Rendimentos de todos os colaboradores da empresa, administrados pela Folha de Pagamento; 5.10.2 A contratada deverá disponibilizar suporte para conferência dos informes com os valores de Imposto de Renda retidos e pagos no ano fiscal, mediante o fornecimento de relatórios adicionais, sempre que solicitado pela contratante; Certificada ISO 9001:2008 Página 28 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 5.10.3 Impressão no formato “Confidencial” para os Informes de Rendimentos; 5.11 DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) 5.11.1 A geração de relatórios de apoio e do arquivo oficial da DIRF que deverá ser transmitido à Receita Federal; 5.11.2 Geração do arquivo da DIRF com informações consolidadas de empregados e prestadores de serviços (pessoas físicas e ou jurídicas). 5.12 RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) 5.12.1 Geração dos relatórios de apoio à conferência e o arquivo oficial da RAIS; 5.12.2 Geração da RAIS Negativa para os estabelecimentos - CNPJ’s da empresa, cadastrados na Folha de Pagamento, sem movimentação de empregados durante todo o ano. 5.13 BENEFÍCIOS 5.13.1 Permitir integração, através de importação de arquivos (xls, txt, etc.), de fornecedores terceirizados de vale refeição, vale alimentação, vale transporte, seguro de vida e assistência médica, e outros tipos de benefícios que a FUNDUNESP venha a conceder; 5.13.2 Permitir a manutenção de dados de dependentes e beneficiários (assistência médica e seguro de vida, etc.); 5.13.3 Permitir cálculo automático dos descontos de assistência médica, seguro de vida, vale refeição, vale transporte, etc. 5.13.4 Disponibilizar relatórios de controle referentes ao custo da entidade / empregado, bem como dos usuários e dependentes de cada benefício concedido; Certificada ISO 9001:2008 Página 29 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 5.13.5 Disponibilizar as informações de custo e recuperação dos benefícios juntamente com os resumos de folha de pagamento. 5.13.6 Disponibilizar tabela para inclusão de valores de descontos dos benefícios na folha de pagamento; 5.14 BANCO DE HORAS 5.14.1 PARAMETRIZAÇÃO DE REGRAS PARA ARMAZENAGEM DE HORAS NO BANCO DE HORAS POR: Estabelecimento; Centro de Resultado; Função; Vínculo; Empregado; Verba; % para transferência ao Banco de Horas; % para pagamento na Folha; Validade (Mês de vencimento); Baixa do banco de horas nos casos de pagamentos/descontos em folha de pagamento. 5.14.2 PARAMETRIZAÇÃO DE REGRAS PARA MOVIMENTAÇÃO DO BANCO DE HORAS POR: Estabelecimento; Movimentação do Ponto para o Banco de Horas e do Banco de Horas para o Ponto com pagamento em folha; Movimento por quantidade de horas ou percentual; Movimento por verba. Certificada ISO 9001:2008 Página 30 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 5.14.3 MOVIMENTAÇÃO MANUAL DE HORAS POR: Empregado; Do Ponto para o Banco de Horas; Do Banco de Horas para o Ponto com pagamento em folha. 5.14.4 GERENCIAMENTO DO BANCO DE HORAS: Consulta dos movimentos e saldos por empregado; Lançamentos individuais; Movimentação por Empresa, Estabelecimento, Centro de Resultado e Empregado; Cancelamento de movimentações do Banco de Horas. 5.14.5 FÓRMULAS PARA BANCO DE HORAS: Flexibilidade na criação de fórmulas específicas para o cálculo de horas que serão armazenadas no Banco de Horas; Adaptação do componente conforme os critérios do acordo de Banco de Horas. 5.14.6 RELATÓRIOS DO BANCO DE HORAS POR CENTRO DE RESULTADO, AGRUPAMENTO E EMPREGADO: Ocorrências do Banco de Horas; Saldo do Banco de Horas; Vencimento do Banco de Horas; Extrato do Banco de Horas; Eventos do Banco de Horas. Certificada ISO 9001:2008 Página 31 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 5.15 PONTO ELETRÔNICO 5.15.1 O Sistema deverá possuir um sistema de Ponto Eletrônico que atenda a legislação vigente e a que ocasionalmente vier a prevalecer. 5.15.2 O Sistema deverá permitir a importação de arquivos TXT, CSV, etc., com as informações diárias, com os horários registrados por todos os empregados que marcam ou assinam ponto. 5.15.3 Constar no cadastro do empregado opção de marcar ponto ou não. 5.16 VISUALIZAÇÃO DO SISTEMA: 5.16.1 TELA DE USUÁRIOS 5.16.1.1Permitir que os colaboradores mantenham acesso a diversas informações pessoais e da sua relação de trabalho, com níveis de acesso com senhas individuais geradas automaticamente, imprimir seus holerites, comprovante de rendimento anual, solicitar benefícios, férias etc. 5.16.2 TELA DE GESTORES 5.16.2.1Possibilitar ao gestor, acesso a dados pessoais e laborais de seus subordinados, de forma totalmente confidencial e segura; 5.16.2.2Emissão de requisições ao Departamento Pessoal e aprovações eletrônicas de aumentos salariais, alterações de função, entre outros; 5.17 TELA DA ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL 5.17.1 Tela para que a Administração de Pessoal possa receber, processar e realizar as atividades de execução operacional das requisições eletrônicas geradas pelos funcionários e gestores de áreas. Certificada ISO 9001:2008 Página 32 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 5.18 GERADOR DE RELATÓRIOS 5.18.1 Permitir a extração de dados do sistema, através de um gerador de relatórios disponível no menu, para elaboração de relatórios gerenciais na FUNDUNESP. O aplicativo deverá permitir gerar relatórios nos formatos HTML, WORD, EXCEL, TXT e PDF. 5.18.2 Os relatórios deverão ser gerados por empregado, por agrupamento, por centro de custo, geral, conforme folha de pagamento, férias, rescisão, rescisão complementar, etc, sendo estas encerradas e/ou abertas no sistema. 5.19 IMPRESSÃO 5.19.1 Demonstrativo de Pagamento tipo “Confidencial”, para os processos de Folha Quinzenal, Folha Mensal, primeira parcela de 13º Salário, segunda parcela de 13º Salário, etc; 5.19.2 Resumo de Folha de Pagamento Analítico (Quinzenal, Mensal, férias, rescisão, rescisão complementar, primeira e segunda parcela de 13º Salário), de acordo com a seleção e tipo de quebra de página definida pelo cliente; 5.19.3 Resumo de Folha de Pagamento Sintético (Quinzenal, Mensal, férias, rescisão, rescisão complementar, primeira e segunda parcela de 13º Salário), de acordo com a seleção e tipo de quebra de página definida pelo cliente; 5.19.4 Folha Mensal, férias, rescisão, rescisão complementar, primeira e segunda parcela de 13º Salário; 5.19.5 Folha consolidada; 5.19.6 Ficha Financeira; 5.19.7 RAIS, DIRF, Informe de Rendimentos para IR; 5.19.8 Quaisquer relatórios disponíveis nos módulos contratados. 5.19.9 O sistema deverá possibilitar a opção de impressão dos relatórios, na CONTRATADA e na FUNDUNESP. 5.19.10 O sistema deverá permitir impressão em qualquer tipo de impressora. Certificada ISO 9001:2008 Página 33 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 5.19.11 Permitir a exportação de relatórios do sistema no formato de arquivos excel/word/txt/html/PDF. 5.19.12 O sistema deverá permitir a impressão de qualquer relatório, por empregado, por agrupamento, por centro de custo, geral, etc; 8 INTEGRAÇÃO CONTABIL 9.1 Informações para Contabilização da Folha de Pagamento O sistema deverá disponibilizar as informações de apoio ao processo de contabilização e as provisões da Folha de Pagamento em relatório e em arquivo TXT, conforme layout padrão da empresa (Anexo II). Este componente atende à contabilidade simples, apoiando o contador com as informações básicas para a contabilização da folha de pagamento. 9.2 Regras para definição do Centro de Custo Contábil Permissão para que cada Centro de Resultado (CR) da folha de pagamento seja direcionado para um CR contábil, não possibilitando a criação de uma estrutura de centro de custo contábil diferente da estrutura de cento de custo da folha de pagamento. Disponibilização da contabilização por débito e crédito em nível de Centro de Resultado (CR) (centro de custo) do empregado, com código, descrição e valores das verbas de folha (vencimentos, descontos, encargos e provisões). 9.3 Regras para parametrização do lançamento contábil Possibilidade de criação de tipos de CR e redefinição da tabela DE/PARA para as contas contábeis por tipo de CR; Certificada ISO 9001:2008 Página 34 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 Variações da conta contábil para a mesma verba de folha por característica do empregado – tipo de mão-de-obra, contrato, vínculo, etc., envio automático sem possibilidade de alterações ou parametrizações por parte dos usuários. Não permitir a utilização de dados de folha ou de empregados para a composição dos históricos dos lançamentos; 9.4 Regras para geração do layout de saída (contábil) O arquivo de saída deve ser disponibilizado em relatório, nos padrões da empresa e em arquivo TXT. Para a entrega em arquivo TXT, o layout de saída deverá permitir outras configurações; Os menus do sistema para contabilização da Folha de Pagamento deverão ser disponibilizados para a consulta de dados, para gerar o arquivo contábil possibilitando assim fazer análises e ajustes. 9 INTEGRAÇÃO COM FINANCEIRO A integração deverá ocorrer através de arquivo texto com campos separados por ponto-e-vírgula (.csv). É imprescindível consultar o layout modelo Anexo II, disponível neste Convite. Ainda como estrutura de geração, estes registros deverão ser gerados respeitando a “quebra” por centro de custos, ou seja, quando houver o pagamento de salários, por exemplo, para mais de um centro de custo é necessário gerar um título para cada centro de custo com seu respectivo valor e demais dados, como por exemplo: Ø Datas; Ø Valores; Ø Observações e complementos; Ø Etc; Certificada ISO 9001:2008 Página 35 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 Faz-se necessário também a disponibilização de um relatório que, apresente em formato gráfico (Excel), o resumo da integração gerada. Este deve respeitar as quebras por centro de custos e itens de despesas bem como demais dados que possam ser levantados durante a consulta ao layout de integração. Exemplo Ilustrativo 10 IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA 10.1 Imediatamente à assinatura do contrato, deverá ser iniciado o cronograma de implantação (quadro abaixo). O não atendimento dos prazos ensejará a cobrança de multa diária. CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO Prazo Em até TAREFA RESPONSAVEL x dias Início dos trabalhos com reunião de kickoff 5 do projeto implantação para e o planejamento da total conhecimento do AMBAS cronograma Certificada ISO 9001:2008 Página 36 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 Instalação do sistema, configuração de 10 máquinas, banco de dados, definição de CONTRATADA rotas e início de operação do sistema. Migração dos fornecedores 15 dados através dos de antigos arquivos estruturados com layout ou as expensas e CONTRATADA expertise da Contratada e treinamento para os envolvidos na operação da solução. Revisão e validação dos dados migrados 25 no novo sistema, através de relatórios CONTRATANTE diversos. 30 35 Aplicar a revisão dos dados validados no banco produção. Iniciar o lançamento de dados para folha em paralelo. CONTRATADA CONTRATANTE 50 Rodar uma folha em paralelo AMBAS 60 Efetuar reunião para alinhamento do projeto AMBAS 80 Rodar segunda folha em paralelo, encerrando o período de implantação. AMBAS FASE 01 – Reunião entre a FUNDUNESP e a Contratada para avaliação detalhada do sistema e apresentação pela Contratada de plano de implantação do sistema com as seguintes informações: a) Plano de migração; b) Plano de integração; c) Plano de Treinamento; d) Plano de monitoração para avaliar padrões de uso do sistema, incidentes, contendo, no mínimo os elementos descritos no item 12 – segurança da informação. No plano de implantação, a Contratada e a Contratante deverão indicar todos os profissionais que participarão do projeto. Certificada ISO 9001:2008 Página 37 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 FASE 02 – Instalação do Sistema a) Ajustes – A empresa Contratada deverá executar os ajustes necessários no sistema para garantir a sua implantação na Instituição. b) Instalação – Deverão ser realizadas as configurações necessárias no ambiente operacional da contratante FASE 03 – Treinamento A CONTRATADA deverá providenciar, logo após a instalação e sempre que necessário, treinamento por módulos à medida que forem implementados, com pelo menos 3 (três) dias em horário comercial, para os funcionários envolvidos (Recursos Humanos e Informática). Este treinamento deverá ser realizado nas dependências da FUNDUNESP ou da Contratada e capacitará os funcionários em todas as rotinas, tarefas e programas dos sistemas. a) Treinamento dos técnicos do suporte – A Contratada deverá capacitar à equipe técnica da FUNDUNESP na operação do sistema; b) Treinamento dos usuários – A Contratada deverá capacitar os usuários da Instituição no uso do sistema. Caso a satisfação dos treinados fique abaixo de 70% (setenta por cento) por treinamento, este deverá ser refeito integralmente para aqueles que se manifestaram insatisfeitos. FASE 04 – Migração dos dados a) A completa migração dos dados do atual sistema (empresa atual ADP BRASIL) para o novo, deverá ser executada pela contratada, cabendo a CONTRATANTE somente a conferência dos dados importados por meio de relatórios emitidos pelo sistema ora implantado. Certificada ISO 9001:2008 Página 38 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 b) A contratante fornecerá os arquivos no formato que recebeu dos antigos prestadores do serviço, sem qualquer interferência, como segue: Base Web_ADP – utilizado atualmente (histórico completo de todos os empregados) – Progress – estruturado com layout; c) Obedecendo ao cronograma de implantação, após o processo de importação de dados, a CONTRATADA deverá apresentar, mediante a disponibilização de arquivos e relatórios, os dados carregados nos respectivos registros individuais para a validação da migração por parte da Contratante. d) Caso a CONTRATADA não consiga realizar a migração dos dados automaticamente deverá fazê-lo de modo “manual”, através da análise de toda a documentação pertinente, sem a utilização do corpo de funcionários da Contratante, restando a cargo da Contratante somente esclarecer dúvidas pontuais sobre os dados a serem inseridos no novo sistema; e) Caso a CONTRATADA tenha dificuldades em importar ou interpretar os dados gerados pela Contratada anterior, esta deverá, imediatamente, entrar em contato com a CONTRATANTE e fornecer soluções que permitam a conclusão da importação. FASE 05 – Revisão e Validação dos dados a) A Contratada deverá fornecer relatórios que permitam a conferência pela Contratante com todos os dados cadastrais, financeiros e informações diversas extraídas da base de dados do Sistema Contratado. FASE 06 – Revisão dos dados pela Contratada a) Monitoração – A Contratada deverá monitorar o sistema com a finalidade de detectar e corrigir as falhas; Certificada ISO 9001:2008 Página 39 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 b) Correção das falhas – A Contratada deverá providenciar a correção de todas as falhas identificadas durante a monitoração; c) Avaliação – A Contratada deverá avaliar toda a implantação com objetivo de ajustar o sistema após a validação da Contratante. FASE 07 – Iniciar o Lançamento de dados para a folha em paralelo a) O departamento de Recursos Humanos da Contratante efetuará todos os lançamentos necessários para permitir a geração da folha em paralelo com o atual sistema existente na FUNDUNESP. FASE 08 – Rodar uma folha em paralelo a) A Contratada e a Contratante deverão, no prazo de até 60 (sessenta) dias contados da assinatura do contrato, rodar uma folha em paralelo com a atual Empresa prestadora, sendo que deverá rodar três folhas de pagamentos mensais para efeito de conferência e posterior migração definitiva. FASE 09 – Reunião para alinhamento do Projeto a) A Contratada deverá fazer uma avaliação de todo o projeto, em conjunto com a Contratante, complementando informações adicionais. FASE 10 – Encerramento a) A implantação será considerada concluída após terem sido realizados os testes gerais de todos os módulos e gerada duas (02) folhas de pagamento pelo sistema novo em paralelo com o atual, sem a presença de erros de qualquer natureza. Certificada ISO 9001:2008 Página 40 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 12 FISCALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS: Os serviços prestados pela empresa CONTRATADA serão fiscalizados, mensalmente, pelas áreas de Recursos Humanos e Informática. 13 SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES 13.1. Com relação à segurança das informações, garantia do ambiente em relação às informações e arquitetura e infraestrutura do Data Center. a) O software deverá operar em ambiente internet e a CONTRATADA deverá ser a responsável por toda a infraestrutura relacionada com o software, o hardware (servidores) e as cópias de segurança. A contratante apenas utilizará os serviços prestados pela CONTRATADA. b) A CONTRATADA deverá seguir as melhores práticas definidas em normas como: NBR ISO/IEC 27.002 (Código de prática de gestão de Segurança da Informação) ou outra norma, e manter uma área com foco específico em Segurança da Informação, responsável por definir e supervisionar os controles de segurança aplicados aos processos e serviços. c) O software deverá utilizar tecnologia que criptografa os dados transmitidos por meio da internet, tornando-os acessíveis somente para usuários autorizados. Deve utilizar criptografia de 128 bits (SSL – Secure Sokets Layer) na comunicação entre a FUNDUNESP e os servidores da CONTRATADA garantida por meio do uso de Certificados Digitais. As senhas e outros elementos devem permanecer criptografados enquanto armazenados nos servidores. d) A CONTRATADA deverá operar com o conceito de Single Sign On (SSO), garantindo que cada usuário do software possua seu próprio e único login e senha para acesso a todos os serviços da CONTRATADA, com permissões e restrições de acesso conforme definições da FUNDUNESP. Certificada ISO 9001:2008 Página 41 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 e) A FUNDUNESP poderá solicitar a CONTRATADA que parametrize o sistema de forma que a aplicação dos usuários seja encerrada após um determinado período de inatividade. Deverá garantir ainda, que, os processos disparados pelo usuário não sejam afetados e continuem em execução mesmo após a desconexão automática. f) As telas de input do sistema deverão manter todos os dados que se repetem até finalização de um processo, ou seja, uma vez digitada uma informação que se repete em outras partes na mesma tarefa. Ex: Cadastro de funcionários. Os dados de Empresa, filial, local de trabalho, etc. que já foram digitados no inicio do processo deverão ser repetidos automaticamente nas fases seguintes até o término daquele processo de cadastro que possa envolver um ou mais registros; g) A FUNDUNESP poderá solicitar permissão de acesso aos dados do software: os menus podem ser especificados por usuário, e, dentro destes, autorizado o acesso a determinadas telas e dados e relatórios. h) O software deverá garantir que as transações realizadas sejam concluídas plenamente, ou seja, concluídas com sucesso e caso contrário, as informações devem retornar ao estado original. Na interrupção do processo, se houver, todas as transações não confirmadas para o usuário serão desfeitas, evitando o processamento ou armazenamento de informações incompletas. i) A CONTRATADA deverá garantir que todas as transações realizadas, após um backup, sejam armazenadas em um arquivo independente, permitindo uma atualização automática da base após uma eventual necessidade de retorno a este backup. Os backups deverão ser realizados on-line, não havendo necessidade de paralisação do sistema para sua realização. Devem ser realizados diariamente e mensalmente e armazenados em uma sala-cofre de segurança externa. Certificada ISO 9001:2008 Página 42 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 j) A CONTRATADA deverá possuir canais de comunicação de alta capacidade, operando em regime de balanceamento de carga e utilizando caminhos alternativos entre o Data Center e a Internet. Deve possuir também, múltiplos componentes e camadas de firewall, com diferentes tecnologias, para proteger os servidores e banco de dados de tentativas de invasão por hackers. k) O Data Center da CONTRATADA deverá possuir uma estrutura física protegida contra incêndios, com condicionamento de ar redundante, fornecimento de energia por meio de duas redes independentes, além de geradores e sistemas de fornecimento de energia ininterrupta, controle restrito de acesso e monitoramento com câmeras, fitoteca de backup protegida por sistema antiincêndio e controle eletrônico de acesso físico. Na hipótese de Data Center terceirizado, deverá apresentar a documentação comprobatória da relação contratual existente. l) A arquitetura dos servidores deverá ser em camadas, ou seja, os servidores devem ser completamente independentes e separados por firewalls em redes protegidas. Deve ser composto com servidores web e servidores de aplicação e de banco de dados. m) A CONTRATADA deverá monitorar, coletar e analisar as informações de todo o ambiente em tempo real, através de sistemas de gerenciamento distribuídos por toda a infraestrutura. Deverá manter equipe própria de profissionais experientes e certificados em cada uma das suas áreas de atuação. n) Deverá garantir um alto nível de proteção a todos os componentes por meio de processos e sistemas integrados de notificação automática sobre o surgimento de vulnerabilidades e mecanismos de atualização de todos os componentes possivelmente afetados. o) Na ocorrência de erros de parametrização e consistência de dados a Contratada se obriga a resolvê-los de forma ampla e abrangente, em prazo razoável, Certificada ISO 9001:2008 Página 43 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 estabelecido em comum acordo, apresentando formalmente uma listagem com os erros e as ações para corrigi-los, sendo vedados os reparos pontuais em relação a um grupo de empregados. p) Deverá realizar constantemente testes e análises de vulnerabilidade que forneçam subsídios para as ações necessárias para a minimização do risco de ocorrências de acidentes. 14 FUNCIONALIDADES Possibilidade de extração de qualquer informação do sistema; Alertas preventivos e informativos sem limite de número de processos; Sistema deverá gerar a agenda dos gestores e operadores; Personalização de cores, formatos, conteúdos e layouts; Acessos através de estrutura hierárquica ou funcional; Apresentação de telas modernas e funcionais; Elegibilidade de processos flexível e abrangente; Business Intelligence (BI) totalmente integrado à solução, gerando indicadores de performance tais como: absenteísmo; horas homem x treinamento, rotatividade, salário médio, investimento médio em treinamento e custo treinamento por funcionários. 15 ABRANGÊNCIA Sistema completo, atendendo a todas as funções de Recursos Humanos; Portal com funções para o GESTOR; Controle total dos benefícios; Portal completo para o COLABORADOR, inclusive com simulações, extração de holerite, aviso e recibo de férias, informes de rendimentos, com login e senha individual de acesso, por colaborador, em caso rescisão o acesso deverá ser cancelado automaticamente; Certificada ISO 9001:2008 Página 44 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 Gráficos com análises gerenciais; Workflow com alertas por e-mails. 16 SUPORTE TÉCNICO a) A CONTRATADA, obrigatoriamente deverá possuir e comprovar no momento da contratação, em seu quadro permanente, técnicos de Informática e consultores de Recursos Humanos com nível superior, capacitados, para esclarecimentos de eventuais dúvidas que, poderão surgir no decorrer do contrato; b) A equipe destinada para implantação deverá ser composta por no mínimo 02 (dois) técnicos habilitados, que deverão, na fase de implantação, prestar suporte técnico nas instalações da Contratante; c) A CONTRATADA deverá manter o sistema atualizado e parametrizado conforme a legislação vigente, fornecendo, periodicamente, boletins informativos das atualizações e/ou ajustes a serem efetuados, através de alertas, mensagens eletrônicas, links, disponibilização em portal na internet, etc.; d) A Contratada se obriga a atender os chamados para suporte técnico no prazo de 02 (duas) horas e deverá apresentar a solução definitiva no prazo de 24 (vinte e quatro) horas a contar do recebimento do chamado; e) Em situações de paralisação do processamento decorrentes de problemas de versões instaladas ou problema no processamento da folha de pagamento, se após 4 (quatro) horas o suporte remoto se mostrar insuficiente para a solução do problema, a CONTRATADA compromete-se a disponibilizar suporte on-site, em até 8 (oito) horas. Neste caso o regime de atendimento será de 24x7x365 (vinte e quatro horas, sete dias por semana, trezentos e sessenta e cinco dias do ano), sem custos adicionais para a FUNDUNESP; Certificada ISO 9001:2008 Página 45 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 f) Fornecer suporte técnico nas instalações da FUNDUNESP (presença de técnico responsável por parte do fornecedor) ou por meio de central de atendimento remoto, via telefone ou chat, internet (correio eletrônico ou formulário Web) como segue: Suporte técnico personalizado e comprometido com o usuário; Parametrizações também garantidas pelo suporte; Comprometimento com os resultados; Acompanhamento presencial e/ou “on line” pelo pessoal do suporte, quando necessário; Ajustes realizados diretamente no produto com abordagem macro; Flexibilidade para adequações necessárias ao cliente; Controle de chamados com chat; Relatórios estatísticos para acompanhamento de chamados. 17 OBRIGAÇÕES E EXIGÊNCIAS TÉCNICAS DAS PARTES 17.1 OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA 17.1.1 A CONTRATADA deverá: a) Disponibilizar uma solução com todos os módulos descritos neste folheto descritivo; b) Manter, em compatibilidade com as obrigações por ela assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas no convite; c) A Contratada não poderá rejeitar demandas que respeitarem ao escopo dessa contratação; Certificada ISO 9001:2008 Página 46 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 d) Dimensionar a respectiva estrutura necessária com vistas a atender as necessidades da FUNDUNESP, tendo como base as características, as especificidades dos serviços, as atividades a serem executadas, o perfil da equipe e a qualificação necessária dos profissionais; e) Providenciar, às suas expensas, treinamento dos colaboradores da FUNDUNESP no uso do Sistema de Gestão de Recursos Humanos disponibilizado, bem como a infraestrutura necessária para o referido treinamento; f) Responsabilizar-se integralmente pela sua equipe técnica, primando pela qualidade, desempenho, eficiência e produtividade, visando à execução dos trabalhos durante toda a vigência do Contrato, dentro dos prazos e condições estipulados, sob pena de ser considerada infração passível de aplicação de penalidades previstas contratualmente, caso os prazos e condições não sejam cumpridos; g) A Contratada obriga-se a cumprir as disposições contratuais a seu cargo de acordo com a melhor técnica e diligências aplicáveis, bem como a observância das especificações constantes neste folheto descritivo; h) Proceder à migração dos dados dos atuais sistemas da FUNDUNESP para solução ofertada, certificando sua consistência quando do recebimento e na entrega, bem como implantar as interfaces operacionais com os demais sistemas de acordo com os termos do Folheto Descritivo. i) Realizar a consistência dos dados recebidos com pessoal próprio obedecendo ao cronograma de implantação. j) Disponibilizar pessoal técnico especializado que, em conjunto com os técnicos da FUNDUNDNESP, procederão a instalação da solução nos equipamentos e locais indicados. Certificada ISO 9001:2008 Página 47 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 k) Ministrar treinamento técnico e operacional de acordo com a liberação dos módulos, à medida de sua implantação de acordo com o cronograma definido em conjunto com a FUNDUNESP. l) Acompanhar a operação inicial de cada um dos módulos, bem como, a primeira execução das rotinas anuais; m) Prover nova versão da solução, em tempo hábil, às adequações necessárias para atender modificações de legislação ou normas reguladoras (por exemplo novas leis de trabalho, FGTS, DIRF, RAIS, etc.), relativas à Gestão de Recursos Humanos; n) Garantir a manutenção e compatibilidade, incluindo novas versões e correções de erros, dos produtos, ferramenta e programas contratados, de forma a adequar-se às versões atuais e futuras dos sistemas operacionais e sistemas gerenciadores de banco de dados, relacionados; o) Durante o processo de implantação poderá a CONTRATADA processar os trabalhos utilizando um banco teste. Na mudança para o banco produção a CONTRATANTE deverá ser comunicada com antecedência mínima de 2 (dois) dias. p) A CONTRATADA deverá gerar e fornecer à contratante, no término do contrato, cópia do banco de dados, em arquivo com layout estruturado, devidamente certificada através de declaração firmada por profissional habilitado. 17.2 OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE a) Proporcionar todas as condições para que a Contratada possa cumprir suas obrigações dentro das normas da Contratação; Certificada ISO 9001:2008 Página 48 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 b) Efetuar o pagamento devido pela execução dos serviços, desde que cumpridas todas as formalidades e exigências do contrato; c) Permitir acesso dos profissionais da Contratada às suas dependências, equipamentos, softwares e sistemas de informação para a execução dos serviços, quando necessário; d) Prestar as informações e os esclarecimentos pertinentes que venham a ser solicitados pelos profissionais da Contratada ou por seu Preposto; e) Exercer a fiscalização, homologação (aceitação) e/ou rejeição dos serviços prestados, por meio de servidores designados; f) Comunicar oficialmente à Contratada quaisquer falhas verificadas no cumprimento do contrato; g) Avaliar relatórios dos serviços executados pela Contratada, observando os indicadores e metas de níveis de serviço alcançados; h) Avaliar o cumprimento de todas as exigências contidas neste folheto descritivo, informando e exigindo da Contratada a pronta correção das desconformidades eventualmente encontradas, bem como, participar, acompanhar e cobrar o atendimento de prazos estipulados em cronogramas deste; i) Aplicar as penalidades previstas para o caso do não cumprimento de cláusulas contratuais quando for o caso; j) Comunicar formalmente à Contratada qualquer alteração que venha a ser feita nos modelos, metodologia, instruções, normas, ou qualquer outro fator que possa alterar a forma ou o resultado dos serviços prestados; k) Fiscalizar e zelar pelo cumprimento do contrato; Certificada ISO 9001:2008 Página 49 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 l) Fiscalizar o contrato, sob os aspectos quantitativo e qualitativo, por intermédio de profissional designado, anotando em registro próprio as falhas detectadas e exigindo as medidas corretivas necessárias, bem como acompanhar o desenvolvimento do contrato, conferir os serviços executados e atestar os documentos fiscais pertinentes, quando comprovada a execução total, fiel e correta dos serviços, podendo ainda sustar, recusar, mandar fazer ou desfazer qualquer procedimento que não esteja de acordo com os termos contratuais; m) Emitir advertências, multas e demais cominações legais pelo descumprimento das obrigações contratuais. 18 MEDIÇÕES A prestação de serviços será fiscalizada e medida mensalmente. As medições deverão ser apresentadas ao final de cada mês através de relatório emitido pelo Departamento de Recursos Humanos da Contratante, contendo a quantidade de ocorrências solucionadas e não solucionadas. Após a realização das medições, o referido relatório será encaminhado à Contratada para que emita a nota fiscal mensal dos serviços prestados. As medições serão realizadas pelo departamento responsável da seguinte maneira: 18.1.Implantação O valor da fatura referente a cada fase da implantação, conforme “Cronograma de Implantação”, será glosado em 0,5% (meio por cento) por dia útil de atraso, até o limite de 30% (trinta por cento), em caso de responsabilidade da Contratada. 18.2. Suporte técnico e manutenção do serviço Certificada ISO 9001:2008 Página 50 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 O valor da fatura referente ao suporte técnico mensal será glosado nos percentuais indicados na tabela a seguir, sendo acumuláveis as glosas até o limite de 30% (trinta por cento): MÊS / ANO - RELATÓRIO DE SATISTAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Número de Ocorrências apresentadas Percentual de desconto Nenhuma Ocorrência apresentada 0% Até 02 (duas) ocorrências apresentadas e 0,5% não solucionadas no prazo previsto no item 15. Obs. Acima de duas ocorrências apresentadas e não solucionadas, será glosado em 0,5% (meio por cento) do total da fatura por cada problema não resolvido no prazo determinado, até o limite de 30% (trinta por cento). Obs. Os descontos efetuados no montante total da fatura não impedem a aplicação das penalidades previstas na Portaria de Multas da FUNDUNESP. 19. FORMA DE PAGAMENTO O pagamento mensal, a partir do término da implantação, será medido pelo número de colaboradores. Atualmente a Fundação possuí aproximadamente 600 (seiscentos) colaboradores no quadro, devendo ser obedecido a seguinte ordem: 19.1 Implantação do Sistema Os pagamentos referentes a implantação serão divididos em 03 (três) parcelas, a serem pagas nos três primeiros meses de contrato em até 10 (dez) dias úteis contado do recebimento e aceite da Nota Fiscal/Fatura pela FUNDUNESP. O pagamento da última parcela estará vinculada ao término da implantação; Certificada ISO 9001:2008 Página 51 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 19.2 Manutenção do Serviço Os pagamentos referentes à manutenção mensal somente começarão a serem cobrados, após a finalização dos serviços de implantação do sistema, com base no numero de colaboradores x valor por colaborador apresentado e serão efetuados em até 10 (dez) dias úteis contado do recebimento e aceite da Nota Fiscal/Fatura pela FUNDUNESP. Na prorrogação do contrato, será considerado somente o valor referente à manutenção, cobrado pelo número de colaboradores x valor unitário ofertado. 20 VISITA TÉCNICA. 20.1 A visita técnica por parte dos interessados será obrigatória e poderá ser agendada pelo fone (11) 3474-5300 ramal 5301 ou 5302 com Sr. Sidney. 20.2 A visita técnica pela FUNDUNESP à sede da CONTRATADA é obrigatória e será agendada com a empresa que ofertar o melhor preço. 20.2.1 A PROPONENTE deverá disponibilizar um ambiente para testes, com uma base montada em banco de dados com dados fictícios, que permita, através de um browser qualquer, acessar a aplicação e criar simulações diversas, onde serão realizados testes para fins classificatórios, conforme anexo; 20.2.2 A FUNDUNESP se reserva no direito de visitar os clientes que atestarem a capacidade técnica da participante e quaisquer outros clientes, para avaliar o sistema, devendo a Proponente informar os dados de contatos e endereços. 20.3 A Contratada, ao enviar a proposta nos termos do presente convite, e, caso seja selecionada, vir a assinar o contrato correspondente, declara de maneira irrevogável e irretratável ter ciência da imprescindibilidade da visita técnica, prevista no item 20 do Anexo I, declarando ainda, que teve ciência integral do sistema atual utilizado pela FUNDUNESP, bem como mensurou todas as necessidades de Certificada ISO 9001:2008 Página 52 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 adaptações, parametrizações, importação de dados, e demais providências necessárias para a integral migração de sistema ora contratado. 21 DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA 21.1 A proponente deverá apresentar junto ao envelope nº 1 – Documentação, os seguintes documentos: Folders do sistema, manual do usuário do sistema, informações técnicas sobre o sistema; Atestado(s) de capacidade técnica, comprovando a prestação de serviço semelhante ao objeto, para empresas de mesmo porte da FUNDUNESP, ou superior; Atestado de visita técnica emitido pela FUNDUNESP; Declaração de disponibilidade dos profissionais descritos no item 16, para alocação na execução contratual; Comprovação de que é fabricante do produto ofertado, detentora dos direitos autorais deste produto ou comprovação de que é autorizada ou sublicenciada para fornecer as licenças da solução ofertada. 22 PROPOSTA As propostas deverão incluir todas as despesas e tributos relacionados com a prestação de serviços. Não serão levadas em consideração quaisquer ofertas que não se enquadrarem nas especificações exigidas neste documento. AVALIAÇÃO DO SISTEMA INTEGRADO DE RECURSOS HUMANOS A Proponente vencedora, atendendo ao item 3.3 do folheto descritivo, deverá disponibilizar um ambiente para testes, em suas instalações, com uma base Certificada ISO 9001:2008 Página 53 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 montada em banco de dados que permita, através de um browser, acessar a aplicação e criar simulações de geração de folha de pagamento, demissões, férias, ficha financeira, etc. em todos os módulos exigidos no convite. Durante os testes, serão aplicadas as seguintes questões: 1) O ambiente de teste disponibilizado pela Proponente, atende plenamente os requisitos exigidos no convite no tocante as condições para a execução de diversas simulações, necessárias a comprovação do atendimento pleno exigido? 2) O Sistema conta com sistemática parametrizada e certificada para quando for detectado erros de parametrização em determinado registro esse possa ser corrigido de forma ampla englobando outros registros e identificando outras referências que contenham erros semelhantes, evitando-se a correção individual? 3) A Proponente se atualiza para que possa manter seus clientes atualizados em alterações legais? Cite os veículos, a periodicidade da sua atualização e a do cliente. 4) O Datacenter da Proponente está equipado com gerador e nobreak e conta com fonte redundante de energia? Esse ambiente é controlado e seguro? 5) O Sistema possibilita a reutilização de todos os registros anteriores para casos de reintegração/readmissão, aproveitando os dados anteriormente gravados? 6) O Sistema está preparado para gerar automaticamente os arquivos para provisões e contabilização da folha de pagamento por centro de custo contábil, permitindo que cada centro de custo da folha seja direcionado para um centro de custo contábil? Certificada ISO 9001:2008 Página 54 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 7) O sistema permite que um colaborador faça sua solicitação de férias através de portal na internet? 8) O sistema permite a geração de relatórios admissionais e de apoio com possibilidade de importação de texto livre, legais e específicos da Contratante? 9) O sistema permite gerar relatórios e salvar em diferentes formatos ex: PDF, TXT, XLS, HTML, DOC, sem a necessidade de suporte técnico? 10)O sistema permite simular uma situação de alteração em estudo, ex: alteração salarial, demissões, um novo benefício etc. imprimir essa simulação e, sendo aprovado, aplicar no banco produção, se não, não alterar qualquer dado no banco produção? 11)O sistema permite a integração através da importação e exportação de arquivos nos formatos XLS, TXT, DOC, etc. para o atendimento dos benefícios ex: Vale refeição, alimentação, transportes, seguro, assist. médica, etc. com sistemas diversos dos prestadores desses serviços? 12)A Proponente segue práticas definidas na NBR ISO/IEC/27002 e mantém um foco específico em segurança da informação? 13)O sistema permite que as telas de input fixem os dados até a finalização de um processo evitando a digitação de dados que se repetem? 14)A proponente garante a consistência dos dados migrados? 15)Qual mecanismo o sistema possuí para validar esses dados? 16)A Contratada exige que no mínimo o sistema trafegue utilizando criptografia de 128 bits SSL garantido através de certificados digitais. Qual o modelo de criptografia utilizado pela Proponente? Certificada ISO 9001:2008 Página 55 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 17)O sistema está baseado em banco de dados relacional de última geração? Como o sistema garante a proteção a todas as tabelas e quais os processos de notificação existentes? 18)O sistema está preparado para armazenar o histórico de cada colaborador armazenando: salário, função, afastamento, férias, etc.? 19)A Proponente está preparada para manter ininterruptamente, no mínimo em horário comercial, pessoal para fornecer suporte técnico, utilizando-se de canais como: chat, e-mail, telefone, etc.? 20)O sistema permite ao cliente, gerar relatórios com a liberdade de escolher as tabelas e os dados desejados e permite a exportação desses relatórios em formato XLS, PDF, DOC, HTML, etc.? 21)O sistema possui alertas para indicar situações quando questões legais não estão sendo observadas? Observações: A avaliação das questões será pelo critério: “[ ]Atende [ ]Não Atende” Qualquer item não atendido fará com que a proponente seja DESCLASSIFICADA. Em caso de desclassificação, a próxima Proponente classificada será convocada. Os itens que necessitarem de comprovação documental, deverão esses, serem anexados ao relatório de avaliação. Certificada ISO 9001:2008 Página 56 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 ANEXO II MODELOS CONTABIL Certificada ISO 9001:2008 Página 57 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 Certificada ISO 9001:2008 Página 58 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 MODELOS FINANCEIRO MODELO I MODELO II Certificada ISO 9001:2008 Página 59 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 ANEXO III MINUTA DO CONTRATO Nº 000/2013 CONTRATANTE: FUNDAÇÃO PARA O DESENVOLVIMENTO DA UNESP FUNDUNESP. CONTRATADA: EMPRESA CONTRATADA. VIGÊNCIA: 12 (doze) meses. VALOR GLOBAL ESTIMADO: ORIGEM: R$ 00.000,00 (XXXXXXXXXXX). PROCESSO Nº 211/2013 – com fundamento no Artigo 10º do Regulamento de Compras da Fundação para o Desenvolvimento da Unesp – FUNDUNESP OBJETO: CONTRATAÇÃO DE EMPRESA ESPECIALIZADA PARA FORNECIMENTO DE SISTEMA DE FOLHA DE PAGAMENTO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS, EM AMBIENTE WEB, PARA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE ASSESSORIA, INSTALAÇÃO, PARAMETRIZAÇÃO, CUSTOMIZAÇÃO, SUPORTE E ACOMPANHAMENTO À IMPLANTAÇÃO, MIGRAÇÃO DE DADOS, TESTES, IMPLANTAÇÃO EM PRODUÇÃO, OPERAÇÃO INICIAL ASSISTIDA, ATUALIZAÇÃO TREINAMENTO, DA LEGISLAÇÃO, MANUTENÇÃO, INTEGRAÇÃO DE DADOS COM O SISTEMA CONTÁBIL E FINANCEIRO DA FUNDUNESP E DEMAIS ITENS, RELATIVOS À GESTÃO DE APROXIMADAMENTE 600 (SEISCENTOS) e PODENDO ALCANÇAR APROXIMADAMENTE 1000 - COLABORADORES, DA FUNDUNESP, SOB REGIME DA CLT, ESTAGIÁRIOS e AUTÔNOMOS. Certificada ISO 9001:2008 Página 60 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 A FUNDAÇÃO PARA O DESENVOLVIMENTO DA UNESP - FUNDUNESP, com sede à Av. Rio Branco, nº 1210 – Campos Elíseos, inscrita no C.N.P.J. nº 57.394.652/0001-75 e Inscrição Estadual nº 112.308.414.114, neste ato representada pelo seu Diretor Presidente Prof. Dr. Edivaldo Domingues Velini, portador do RG. n.º 11.943.403-9 e C.P.F. n.º 062.626.378-69, doravante denominada simplesmente "CONTRATANTE", e de outro lado, a empresa XXXXXXXXXXXXX, sediada na Rua XXXXXXXXX, nº 0000 – XXXXXXXXXXX, nesta Capital do Estado de São Paulo, CEP: 00000-000 - inscrita no C.N.P.J. sob o nº 00.000.000/0001-00, neste ato representada pelo seu Diretor XXXXXXXX Sr. XXXXXXXXXXX, portador do RG. nº 000.000.000 e CPF nº 000.000.000-00, doravante denominada "CONTRATADA", as quais têm entre si, justas e CONTRATADAS as seguintes cláusulas de contrato: CLÁUSULA PRIMEIRA – DO OBJETO 1.1 O presente contrato tem por objeto a prestação de serviços de fornecimento de Sistema de Folha de Pagamento de Gestão de Recursos Humanos, EM AMBIENTE WEB, para prestação de serviços de assessoria, instalação, parametrização, customização, suporte e acompanhamento à implantação, migração de dados, testes, implantação em produção, operação inicial assistida, treinamento, manutenção, atualização da legislação, integração de dados com o sistema contábil e financeiro da FUNDUNESP e demais itens, relativos à gestão de aproximadamente 600 (seiscentos) e podendo alcançar aproximadamente 1000 - colaboradores, da FUNDUNESP, sob regime da CLT, estagiários e autônomos. Fazendo parte integrante do presente contrato todos os termos mencionados na proposta nº 000 apresentada pela contratada, datada de 00/00/2013, como se aqui estivesse transcrita. CLÁUSULA SEGUNDA – DA COMPOSIÇÃO DO TRABALHO PROPOSTO 2.1 A CONTRATADA deverá garantir a atualização das funções dos módulos de acordo com a legislação vigente, bem como as atualizações tecnológicas que visam Certificada ISO 9001:2008 Página 61 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 à melhoria de desempenho dos produtos, atualização de banco de dados, acréscimos de rotinas, atualizações de documentação, distribuição de patches de correção de código e evoluções. 2.2 A CONTRATADA deverá prestar ainda auxílio de suporte técnico via telefone e/ou por meio de seu portal, quando necessário. 2.2.1 Os serviços de suporte técnico têm como objetivo o atendimento à CONTRATANTE para assessoria e esclarecimentos de dúvidas técnicas na utilização dos módulos/processos do produto ofertado, bem como nas questões relativas ao banco de dados. 2.3 A CONTRATADA deverá garantir que os serviços serão fornecidos e apoiados por pessoal qualificado, treinado e adequado, que agirá com a capacidade, o cuidado e a diligência adequados, sendo os serviços realizados de acordo com todas as leis e regulamentos aplicáveis ao fornecimento dos serviços. CLÁUSULA TERCEIRA – DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA 3.1 A CONTRATADA obriga-se á: 3.1.1 Repor, reparar ou indenizar a CONTRATANTE em casos de furto, danificação de máquinas, equipamentos ou instalações, praticados pelo pessoal da CONTRATADA. 3.1.2 Atender às obrigações e formalidades, relativas à Legislação Trabalhista, Social e Previdenciária, cabendo, por conseguinte, sob sua exclusiva responsabilidade, manter seus empregados segurados, bem como recolher aos órgãos competentes os encargos sociais decorrentes das relações de trabalhos de seus empregados. Certificada ISO 9001:2008 Página 62 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 3.1.3 Responder perante aos fiscos Federal, Estadual e Municipal, por todos os impostos, taxas e posturas, incidentes sobre os serviços ora contratados, correndo por sua única e exclusiva conta e responsabilidade, toda multa ou sanção de infrações legais. 3.1.4 Respeitar o regulamento interno da CONTRATANTE, especialmente no que diz respeito à disciplina e normas de segurança, mantendo o seu pessoal, pontual e disciplinadamente, exercendo suas funções. 3.1.5 Cumprir todas as condições impostas neste termo de contrato. 3.1.6 Manter durante a vigência deste contrato todas as condições de habilitação e qualificação exigidas. 3.1.7 Responder única e exclusivamente por qualquer tipo de ações trabalhistas / cíveis e ou criminais que venham a ocorrer por culpa de seus empregados. Ressalva-se, ainda, “o direito de regresso da FUNDUNESP em qualquer destes casos”. 3.1.8 A CONTRATADA obriga-se a reembolsar à CONTRATANTE todas as despesas e indenizações que esta tiver, decorrentes de: a) eventual condenação por reconhecimento judicial de vinculo empregatício de empregados seus com a CONTRATANTE; b) reconhecimento administrativo ou eventual condenação judicial de solidariedade da CONTRATANTE no cumprimento de suas obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias. 3.1.9 A CONTRATANTE poderá, ainda, a seu exclusivo critério, aplicar à CONTRATADA a multa contratual da cláusula doze, bem como rescindir o Contrato, e descontar dos pagamentos devidos à CONTRATADA no âmbito deste Contrato. Certificada ISO 9001:2008 Página 63 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 3.1.10 De maneira irrevogável e irretratável ter ciência da imprescindibilidade da visita técnica, prevista no item 20 do Anexo I, do convite nº 005/2013, declarando ainda, que teve ciência integral do sistema atual utilizado pela FUNDUNESP, bem como mensurou todas as necessidades de adaptações, parametrizações, importação de dados, e demais providências necessárias para a integral migração de sistema ora contratado. CLÁUSULA QUARTA – DAS OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE 4.1 A CONTRATANTE obriga-se à: 4.1.1 Efetuar os pagamentos dentro dos prazos e condições mencionados na cláusula 5º deste contrato. CLÁUSULA QUINTA – DO PREÇO E FORMA DE PAGAMENTO 5.1 O valor total estimado do presente contrato será de R$ 00.000,00 (xxxxxxxxxxxxxxxxxx), com todos os impostos inclusos, considerando um total de 600 colaboradores, para um período de 12 (doze) meses, conforme descrição abaixo dos valores: Módulo Valor por Colaborador Qtde. Total Mensal Folha de Pagamento R$ 0,00 600 R$ 0.000,00 Ponto e Frequência R$ 0,00 600 R$ 0.000,00 Banco de Horas R$ 0,00 600 R$ 0.000,00 Portal do Colaborador R$ 0,00 600 R$ 0.000,00 Holerite On-Line R$ 0,00 600 R$ 0.000,00 TOTAL GERAL MENSAL R$ 0,00 5.1.1 Os pagamentos referentes à manutenção mensal no valor estimado de R$ 0.000,00 (xxxxxxxxxxxxxxxx), para um quantitativo de 600 colaboradores, já incluso todos os impostos, somente começarão a serem cobrados, após a finalização dos serviços de implantação do sistema, com base no numero de Certificada ISO 9001:2008 Página 64 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 colaboradores x valor por colaborador apresentado e serão efetuados em até 10 (dez) dias úteis contado do recebimento e aceite da Nota Fiscal/Fatura pela FUNDUNESP. 5.1.2 Os pagamentos referentes a implantação serão divididos em 03 (três) parcelas iguais de R$ 00.000,00 (xxxxxxxxxx), incluindo todos os impostos, a serem pagas nos três primeiros meses de contrato em até 10 (dez) dias úteis contado do recebimento e aceite da Nota Fiscal/Fatura pela FUNDUNESP. O pagamento da última parcela estará vinculada ao término da implantação. 5.1.3 As notas fiscais, somente serão emitidas no primeiro dia útil do mês subsequente ao da prestação dos serviços. 5.2 Os pagamentos mensais serão efetuados em até 10 (dez) dias úteis, contado do recebimento da respectiva Nota Fiscal, referente a prestação de serviços dos mês anterior. 5.2.1 Os pagamentos mencionados nos itens acima serão realizados por meio de deposito bancário, em conta corrente nominal a empresa contratada. CLÁUSULA SEXTA – DO REAJUSTE DE PREÇOS 6.1 Os preços apresentados serão reajustados, decorrido o prazo de 12 (doze) meses de sua vigência, de acordo com a variação do IPC FIPE (Índice de Preços ao Consumidor), ou outro que venha a substituí-lo, acumulado dos últimos 12 (doze) meses. CLÁUSULA SÉTIMA – DA VIGÊNCIA 7.1 O prazo de vigência do presente contrato será de 12 (doze) meses, a contar da data de sua assinatura, podendo ser prorrogado, condicionado ao interesse das partes, observadas as condições previstas no CONTRATO. Certificada ISO 9001:2008 Página 65 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 CLÁUSULA OITAVA – DOS RECURSOS FINANCEIROS 8.1 As despesas decorrentes da execução do presente contrato onerarão os recursos financeiros da FUNDUNESP. CLÁUSULA NONA – DA TOLERÂNCIA 9.1 Se a CONTRATANTE no decorrer deste Contrato, admitir em favor da CONTRATADA, qualquer tolerância ou retardo na execução das atividades objeto deste Contrato ou no cumprimento de quaisquer outras obrigações aqui previstas, tal procedimento não poderá jamais ser admitido como modificação de qualquer condição deste Contrato, que permanecerá vigorando com todas as cláusulas ajustadas, por todo o período contratual, inclusive suas eventuais prorrogações, como se nenhum favor houvesse intercorrido. CLÁUSULA DÉCIMA – DA RESPONSABILIDADE CIVIL E TRABALHISTA 10.1 Nos casos em que a CONTRATANTE ou seus prepostos, empregados, venham a figurar como parte no polo passivo ou venham a ser condenados por responsabilidade solidária ou subsidiária em decorrência deste Contrato, seja nas esferas administrativa ou judicial, a CONTRATADA se obriga a reembolsá-la de todas e quaisquer custas e despesas judiciais ou extrajudiciais, honorários advocatícios, custos relativos às providências necessárias à defesa da CONTRATANTE, bem como dos valores estipulados na condenação e em acordos judiciais, independentemente de ação judicial para o recebimento. 10.1.1 Havendo uma sentença condenatória, ainda que não transitada em julgado, mas que seja dirigida também à CONTRATANTE, quer na condição de responsável direta, quer solidária, quer subsidiária, à CONTRATANTE fica dado o direito de reter da CONTRATADA os valores relativos à contingência dos possíveis gastos. Certificada ISO 9001:2008 Página 66 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 10.1.2 O valor da retenção referida no subitem 10.1.1 acima será depositado em uma conta remunerada, à escolha da CONTRATANTE, ficando indisponível às partes, que só poderão retirar o saldo existente, quando: (i) pela CONTRATANTE, se esta for obrigada a pagar o valor apurado na ação judicial, ou procedimento administrativo; e (ii) pela CONTRATADA, CONTRATANTE de se qualquer esta consignar condenação, que quer por desonera a provimento de eventual recurso, quer por quitação do processo ou realização de acordo, ou procedimento administrativo. 10.2 A ocorrência de reclamações por parte de terceiros, originadas da execução deste Contrato, por qualquer razão ou motivo, e seja na esfera administrativa ou judicial, ensejará a devida análise pela CONTRATANTE que, constatando a procedência do pedido, fica autorizada a reter o pagamento à CONTRATADA na proporção dos prejuízos verificados, e, ainda, descontar dos pagamentos tais prejuízos. 10.3 Na hipótese de danos ou perdas em materiais e/ou equipamentos da CONTRATANTE ou de terceiros por culpa da CONTRATADA, os mesmos deverão ser repostos, às suas expensas, ou ressarcidos e, neste caso, acrescidos da taxa de 10% (dez por cento), por ocasião do pagamento das atividades executadas. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMEIRA – DAS PENALIDADES 11.1 Pela falta de cumprimento de quaisquer das condições ora contratadas, fica a CONTRATADA sujeita às sanções previstas em lei e na Portaria Fundunesp n.º 02/10, de 01/10/2010. Certificada ISO 9001:2008 Página 67 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA – DA RESCISÃO CONTRATUAL 12.1 Este contrato poderá ser rescindido em conformidade com as necessidades da administração da FUNDUNESP. 12.2 Caso não haja mais interesse por parte da CONTRATADA na continuidade/renovação do presente contrato, a mesma deverá comunicar com antecedência de no mínimo 90 (noventa) dias a CONTRATANTE. 12.3 Em caso de rescisão antecipada a Contratada deverá dar continuidade aos serviços prestados pelo período de 90 (noventa) dias ou até a conclusão de um novo procedimento de contratação, sendo devidamente remunerados. 12.4 No caso de rescisão do contrato, por qualquer motivo que seja, a CONTRATADA deverá entregar a FUNDUNESP, no prazo máximo de 30 dias corridos, em midia digital HD ou similar, o Backup da Base de Dados dos Sistemas ofertados, contendo todas as informações e registros “inputados” nos Sistemas até a data atual, os dados deverão ser exportados no padrão de arquivo texto puro .txt, juntamente com os dicionários de dados correspondente aos campos das tabelas, para que possam ser carregados em outra Base de Dados quando necessário. CLÁUSULA DÉCIMA TERCEIRA – DOS TRIBUTOS ENCARGOS E OUTROS ÔNUS 13.1 Todos os tributos, sejam federais, estaduais ou municipais, despesas com empregados, encargos trabalhistas e previdenciários, decorrentes do presente Contrato são de exclusiva responsabilidade e ônus da CONTRATADA. 13.2 A prestação de serviços hora entabulada não configura vinculo trabalhista dos empregados da CONTRATADA com a CONTRATANTE, sendo que na hipótese de eventual reclamação trabalhista, a CONTRATADA se obriga a assumir todos os ônus financeiros decorrentes do(s) processo(s), sobe pena de execução direta em ação de regresso, vez ter o presente força de título executivo extra judicial nos termos do artigo 585, II do CPC. Certificada ISO 9001:2008 Página 68 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 CLÁUSULA DÉCIMA QUARTA – DA LEGISLAÇÃO 14.1 O presente contrato é regido pelo regulamento de compras da FUNDUNESP. CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA – DO FORO 15.1 As partes contratadas elegem o foro da Capital do Estado de São Paulo, por mais privilegiado que outro seja, para interposição de toda e qualquer ação oriunda da interpretação dos termos do presente contrato, se as partes não compuserem amigavelmente. E por estarem justas e contratadas, assinam o presente instrumento em três vias de igual teor, na presença de duas testemunhas. São Paulo, 00 de Agosto de 2.013. FUNDAÇÃO PARA O DESENVOLVIMENTO DA UNESP-FUNDUNESP EDIVALDO DOMINGUES VELINI DIRETOR PRESIDENTE EMPRESA CONTRATADA NOME CARGO TESTEMUNHAS: _________________________________ RG. _________________________________ RG. Certificada ISO 9001:2008 Página 69 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 ANEXO IV PORTARIA DO DIRETOR PRESIDENTE DA FUNDUNESP Nº 002/2010, DE 01 DE OUTUBRO DE 2010. Estabelece normas para aplicação de multas no âmbito da FUNDUNESP, O Diretor Presidente da Fundação para o Desenvolvimento da UNESP – FUNDUNESP, no uso de suas atribuições baixa a seguinte Portaria: Artigo 1º - A aplicação de multa, referentes a obras, compras, serviços, alienações e locações, obedecerá ao disposto nesta Portaria. Artigo 2º - A recusa injustificada do adjudicatário em assinar o contrato e aceitar ou retirar o instrumento equivalente, dentro do prazo estabelecido pela FUNDUNESP, caracteriza o descumprimento total da obrigação assumida, cabendo aplicação da multa de mora correspondente a 15% do valor do respectivo contrato ou instrumento equivalente, ou multa correspondente à diferença de preço decorrente de nova contratação. Artigo 3º - A inexecução total ou parcial do ajuste enseja a aplicação da multa de mora de 15% sobre o total ou parte da obrigação não cumprida ou multa correspondente à diferença de preço decorrente de nova contratação. Artigo 4º - O atraso injustificado na execução do contrato ou instrumento equivalente, sujeitará o contratado à multa de mora calculada por dia de atraso sobre o valor da obrigação não cumprida, na seguinte proporção: I – em se tratando de fornecimento de materiais ou serviços: a) atraso até 30 dias, 0,2% ao dia: b) atraso superior a 30 dias, 0,4% ao dia. Certificada ISO 9001:2008 Página 70 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 II – Em se tratando de obras e serviços a estas vinculadas, a multa será de 0,4% ao dia. Parágrafo Único – Para cálculo da multa prevista no “caput” deste artigo, deverá ser adotado o método de acumulação simples, que significa a mera multiplicação da taxa pelo número de dias de atraso e pelo da obrigação não cumprida, sem prejuízo do disposto do artigo 7º desta Portaria. Artigo 5º - O material entregue pela contratada que não for aceito, deverá ser substituído dentro do prazo fixado pela FUNDUNESP. Parágrafo Único – A não ocorrência da substituição dentro do prazo estipulado ensejará a aplicação da multa prevista no artigo 3º desta Portaria, considerando-se a mora, nesta hipótese, a partir do primeiro dia útil seguinte ao término do prazo estabelecido no “caput” deste artigo. Artigo 6º - A aplicação das multas previstas nesta Portaria ficará vinculada à realização do regular processo administrativo. § 1º - O infrator deverá se notificado do inteiro teor da multa, podendo apresentar defesa no prazo de 5 (cinco) dias úteis, a contar e excluindo-se o dia da notificação. § 2º - A autoridade competente, de posse das razões do infrator, decidirá sobre a conveniência ou não da multa, mediante despacho fundamentado. § 3º - Da aplicação das multas caberá recurso sem efeito suspensivo, dentro do prazo de 5 (cinco) dias úteis, contados e excluindo-se o dia da notificação do ato. Artigo 7º - As multas previstas nesta Portaria, quando for o caso, serão calculadas sobre os valores contratuais reajustados, e poderão ser pagas com a garantia prestada na assinatura do contrato ou instrumento equivalente, ou descontadas dos pagamentos eventualmente devidos. Certificada ISO 9001:2008 Página 71 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 Parágrafo Único - Na hipótese do pagamento das multas não ocorrer na forma prevista neste artigo, e escoado o prazo de 30 (trinta) dias corridos, a contar e excluindo-se a data da respectiva notificação, a cobrança será objeto de medidas administrativas ou judiciais, incidindo correção monetária diária no período compreendido entre o dia imediatamente posterior à data final para liquidar a multa e aquele em que o pagamento efetivamente ocorrer, com base na variação da UFESP (Unidade Fiscal do Estado de São Paulo), ou índice que venha a substituí-la. Artigo 8º - O pedido de prorrogação de prazo final da obra e serviço ou entrega de materiais somente será apreciado se efetuado dentro dos prazos fixados no contrato ou instrumento equivalente. Artigo 9º - As multas são autônomas e a aplicação de uma não exclui a das outras. Artigo 10º - As disposições constantes desta Portaria aplicam-se também às obras, aos serviços e às compras que, nos termos do Regulamento da FUNDUNESP, forem realizados com dispensa de procedimento. Artigo 11º - As multas referidas nesta Portaria não impedem a aplicação de outras sanções, de acordo com a Legislação. Artigo 12º - Esta Portaria entrará em vigor na data da sua assinatura, ficando revogadas as disposições em contrário e em especial a da Portaria de nº 05 de 15/05/2001. São Paulo, 01 de Outubro de 2010. Luiz Antonio Vane Diretor-Presidente Certificada ISO 9001:2008 Página 72 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 ANEXO V DECLARAÇÃO DE INEXISTÊNCIA DE FATO IMPEDITIVO CARTA CONVITE Nº 005/2013 A Firma/Empresa _____________________________________ , sediada na rua ____________________ , no ______ , __(cidade) __ , _(estado) , inscrita no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (C.N.P.J.) sob o no ___________, por seu representante legal (Diretor, Gerente, Proprietário, etc.), DECLARA, sob as penas da lei, que não está sujeita a qualquer impedimento legal para contratar com a FUNDUNESP. ___________, _____ de ______ de ______ ____________________________ Assinar Certificada ISO 9001:2008 Página 73 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310 ANEXO VI MODELO DE DECLARAÇÃO Declaro para os devidos fins que estamos de acordo com todas as normas do presente Convite, bem como as demais Leis, Decretos, Portarias e Resoluções cujas normas incidam sobre o presente processo de compras. Local, ______/__________________/ _________________________________________ (representante legal) Certificada ISO 9001:2008 Página 74 de 74 Avenida Rio Branco, 1210 - Campos Elíseos - São Paulo - SP - CEP 01206-001 www.fundunesp.unesp.br - [email protected] - Tel: (11) 3474-5300 - Fax: (11) 3474-5310