Procurador-Geral da República
Rodrigo Janot Monteiro de Barros
Vice-Procuradora-Geral da República
Ela Wiecko Volkmer de Castilho
Vice-Procurador-Geral Eleitoral
Eugênio Aragão
Ouvidora-Geral do MPF
Julieta Elizabeth Fajardo Cavalcanti de Albuquerque
Corregedor-Geral do MPF
Hindemburgo Chateaubriand Pereira Diniz Filho
Secretário-Geral
Lauro Pinto Cardoso Neto
Secretário-Geral Adjunto
Danilo Pinheiro Dias
Secretária Jurídica e de Documentação
Josi Caixeta Calazans
Brasília
2014
Ministério Público Federal
Procuradoria Geral da República
SAF Sul Quadra 4 Conj. C
CEP 70050-900 Brasília - DF
Telefone: (61) 3105-5100
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Permitida a reprodução total ou parcial desta obra desde que sem fins lucrativos e citada a fonte.
Disponível também em: www.pgr.mpf.mp.br
Tiragem: 2000 exemplares
Secretaria Geral
Lauro Pinto Cardoso Neto
Secretaria Jurídica e de Documentação
Josi Caixeta Calazans
Organização: Gustavo Ferreira Souza e Zanoni Barbosa Júnior
Editoração e revisão: Secretaria de Comunicação Social e Lauro Antônio Cunha Barbosa
Depósito legal: Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro
Normalização: Coordenadoria de Biblioteca e Pesquisa (COBIP)
Dados Internacionais de Catagolação na Publicação (CIP)
APRESENTAÇÃO
O Manual de Redação e Padronização de Atos Oficiais do Ministério Público Federal tem como objetivo
uniformizar e simplificar o processo de elaboração de atos oficiais, modernizando e agilizando a comunicação no
âmbito da Instituição.
Ele surge para orientar e uniformizar a produção de atos oficiais, auxiliando membros e servidores a elucidar as
principais dúvidas sobre forma e conteúdo desses documentos. Para isso, foram padronizados os atos mais
utilizados nas Unidades do Ministério Público Federal.
Submetido à consulta pública entre membros e servidores do Ministério Público Federal e compilado pela
Secretaria-Geral, o Manual reúne temas da redação oficial como: aspectos gramaticais, regras para elaboração dos
atos normativos e da correspondência oficial, forma e estrutura dos atos oficiais e modelos dos atos oficiais e
documentos técnicos.
O Manual não tem a pretensão de ser uma obra exaustiva sobre o tema, mas uma fonte seletiva para sanar as
dúvidas frequentes que ocorrem a quem escreve. De conteúdo acessível e caráter utilitário, o Manual de Redação
e Padronização de Atos Oficiais do Ministério Público Federal será de consulta recorrente por todos os que
primam pela boa escrita.
Lauro Pinto Cardoso Neto
Secretário-Geral
1 | COMO ESCREVER E CONVENCER
As pessoas que têm relações de trabalho buscam linguagem compreensível para que se estabeleça o entendimento
comum. Comunicação é isto: participação, transmissão, troca de conhecimentos e experiências.
A falta de precisão na linguagem acarreta problemas para o desempenho de tarefas e, às vezes, prejudica as relações
humanas, gerando desentendimentos, discussões e até redução da produtividade.
Uma comunicação torna-se eficaz quando o redator, em vez de utilizar um código aberto, usa um código fechado. O
código aberto permite muitas interpretações, enquanto que o fechado admite apenas um entendimento. Exemplo: “Sílvia,
ligue às 15 horas para a Assessoria de Comunicação, fale com o assessor Carlos Antônio e pergunte a ele se a reportagem
sobre os servidores foi encaminhada para publicação”.
Nesse caso, o código é fechado porque a secretária sabe a quem ligar, em qual horário e qual informação deverá obter. O
redator deverá estar atento ao repertório lexical (vocabulário) do receptor ou destinatário. O repertório envolve a bagagem
cultural de cada indivíduo e será eficiente aquele que conseguir nivelar sua comunicação ao nível de compreensão do
receptor, sem macular o documento com erros grosseiros.
É preciso ser econômico na utilização das palavras, conciso em sua exposição, utilizando somente aquelas necessárias à
compreensão da mensagem transmitida. Devem-se evitar as explicações supérfluas e inúteis, tratar de um assunto por vez,
ser coerente e buscar alcançar o objetivo previamente traçado. E isso ainda não é suficiente. A estética, a visualização do
texto impresso no papel, tudo deve ser feito tendo em vista o leitor.
2 | O PARÁGRAFO
O parágrafo deverá conter um tópico frasal, ou seja, uma ideia central. O método de apresentar uma unidade de
composição como ideia central, à qual se aglutinam outras secundárias e relacionadas, é recomendado a todos que se
dediquem à redação oficial, pois esse tipo de frase confere fidelidade ao objetivo proposto e garante a coerência das ideias.
As características do tópico frasal são a precisão e a pormenorização. Deve transmitir uma ideia e não ser genérico
demais. Exemplo: enviamos muitos processos a V. Sa. O correto seria “Enviamos a V. Sa. os processos PGR nºs.
12369/2010, 8569/2011 e 2598/2012”.
Deve ser pormenorizado. Exemplo: “Em resposta ao Ofício nº 369, de V.Sa., referente ao pedido de disposição da
servidora Marta Lígia Mendes Viana...”.
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3 | EMPREGO DE LETRAS MAIÚSCULAS
Apesar de o emprego de letras maiúsculas e minúsculas, aparentemente, ser usado pelas pessoas com diferentes
finalidades, principalmente quando se deseja destacar ou não alguma palavra num texto, é fundamental entender que há
regras a que esse uso é submetido.
O que se observa hoje em dia são as seguintes tendências:
» as grandes companhias jornalísticas criam, para vários casos, normas próprias e acabam criando uma tendência;
» o emprego de maiúsculas em excesso, os negritos, os sublinhados ou os destaques estão caindo de moda, já que
"poluem" o texto.
Dessa forma, verifica-se que:
» mais formalidade, mais deferência, mais ênfase: maiúscula;
» mais modernidade, menos "poluição" gráfica, mais simplicidade: minúscula.
Nunca se pode esquecer, no entanto, da regra taxativa que preceitua o emprego obrigatório de letra inicial maiúscula nos
substantivos próprios de qualquer natureza.
O emprego de letras maiúsculas é obrigatório:
a) No início de período ou citação. Exemplos:
» Ao longo de sua existência, o MPF atingiu uma posição de destaque entre as instituições mais conceituadas do
Brasil.
» O Procurador-Geral da República declarou, ao lançar o Plano Estratégico do MPF 2011-2020: "A missão do
MPF é promover a realização da justiça, a bem da sociedade e em defesa do Estado Democrático de Direito”.
Observação: Se, depois dos dois pontos, vier um simples desdobramento da frase ou uma enumeração (e
não uma citação direta), a palavra começará com minúscula. Exemplo: O contexto do ensino superior
brasileiro apresenta, entre outras, as seguintes grandes tendências: expansão acelerada e interiorização do
ensino superior, consolidação da pós-graduação e melhoria da qualificação do corpo docente.
b) Nas datas oficiais e nomes de fatos ou épocas históricas, de festas religiosas, de atos solenes e de grandes
empreendimentos públicos ou institucionais. Exemplos:
» Sete de Setembro, Quinze de Novembro, Ano Novo, Idade Média, Era Cristã, Antiguidade, Dia das Mães, Dia
do Professor, Natal, Corpus Christi, Finados.
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Observação: Empregue letra minúscula em casos como os seguintes: era espacial, era nuclear, era préindustrial, etc.
c) Nos títulos de livros, teses, dissertações, monografias, jornais, revistas, artigos, filmes, peças, músicas, telas, etc.
Exemplos:
» O Catecismo ao Alcance de Todos, O Racional e o Mitológico em Wittgenstein, Os Sentidos da Justiça em
Aristóteles, Introdução a Estudos de Fonologia do Português Brasileiro.
Observação: Escrevem-se com inicial minúscula os artigos, as preposições, as conjunções e os advérbios
desses títulos.
d) Nos nomes dos pontos cardeais e dos colaterais quando indicam as grandes regiões do Brasil e do mundo.
Exemplos:
» Sul, Nordeste, Leste Europeu, Oriente Médio, etc.
Observação: Quando designam direções ou quando se empregam como adjetivo, escrevem-se com
inicial minúscula: o nordeste do Rio Grande do Sul; percorreu o Brasil de norte a sul, de leste a oeste; o
sudoeste de Santa Catarina; vento norte; litoral sul; zona leste, etc.
e) Nos nomes de disciplinas de um currículo ou de um exame. Exemplos:
» Introdução à Bíblia, Teologia Moral V, Língua Portuguesa I, Filosofia II, História da Psicologia, Matemática B,
Cirurgia IV, Mecânica Geral, etc.
f ) Nos ramos do conhecimento humano, quando tomados em sua dimensão mais ampla. Exemplos:
» a Ética, a Linguística, a Filosofia, a Medicina, a Aeronáutica, etc.
g) Nos nomes de leis, decretos, atos ou diplomas oficiais. Exemplos:
» Decreto nº 25.794; Portaria nº 1.054, de 17 de setembro de 2013; Lei dos Direitos Autorais nº 9.609; Parecer nº
3/2013; Sessão nº 1/00; Resolução nº 3/87 CSMPF, etc.
h) Nos nomes de eventos (cursos, palestras, conferências, simpósios, feiras, festas, exposições, etc.). Exemplos:
» Simpósio Internacional de Epilepsia; Jornada Paulista de Radiologia; II Congresso Gaúcho de Educação Médica;
Técnicas de Ventilação em Neonatologia, etc.
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i) Nos nomes de diversos setores de uma administração ou instituição que alguém representa. Exemplos:
» Gabinete do Procurador-Geral da República, Corregedoria do Ministério Público Federal, Procuradoria Federal
dos Direitos do Cidadão, Secretaria Jurídica e de Documentação, etc.
j) Nos nomes que designam altos cargos, dignidades ou postos. Exemplos:
» o Presidente da República, o Ministro da Fazenda, o Secretário do Planejamento, o Procurador-Geral da
República, o Coordenador Jurídico da Procuradoria da República.
k) Nos nomes comuns, quando personificados ou individualizados. Exemplos:
» o Estado (Rio Grande do Sul), o País, a Nação (o Brasil), etc.
l) Nos pronomes de tratamento e nas suas abreviaturas. Exemplos:
» Vossa Excelência, Vossa Senhoria, Senhor, Senhora, V. Exa., V. Sa., Sr., etc.
m) Em siglas, símbolos ou abreviaturas internacionais ou nacionalmente reguladas com maiúsculas, iniciais,
mediais ou finais, ou o todo em maiúsculas. Exemplos:
» STI, ONU, PGR, MPF, etc.
n) Opcionalmente nos nomes de logradouros públicos (avenida, ruas, travessas, praças, pontes, viadutos, etc.).
Exemplos:
» avenida ou Avenida Farrapos, rua ou Rua Vicente da Fontoura, travessa ou Travessa Fonte da Saúde, parque ou
Parque Farroupilha, praça ou Praça São Sebastião, etc.
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4 | CONCISÃO E ARGUMENTAÇÃO
O pensamento conciso é resultado de muita reflexão. Uma mensagem bem elaborada exige muito empenho: colher
informações corretas, refletir sobre elas, rascunhar o texto, corrigir, reescrever, ler em voz alta para perceber ecos (palavras
com terminações iguais empregadas muito próximas umas das outras) e cacofonias (encontro ou repetição de sons que
desagradam a audição).
Deve-se, ainda, verificar se o vocabulário está à altura do receptor, cortar ideias supérfluas, substituir palavras que se
repetem ou cognatas (com o mesmo radical), verificar se não houve cortes em demasia e se o texto está seco, descortês ou
desprovido de conteúdo. Deve-se também evitar o palavrório (excesso de adjetivos que nada acrescentam em ideias).
Um erro comum, que resulta em monotonia ao texto, é o uso de verbos auxiliares (ser, estar e outros com o mesmo
sentido) na formação de locuções verbais. Isso pode ser facilmente solucionado com o uso do verbo no seu tempo
equivalente. Por exemplo: “O Secretário-Geral irá proporcionar aos servidores a concessão de gratificações”. Preferir a
construção “O Secretário-Geral proporcionará...”.
A concisão traz clareza e correção à frase. Para ser conciso, também é necessário recorrer ao dicionário sempre que não se
souber, com precisão, o significado de palavras empregadas no texto.
A argumentação se refere à justificativa de solicitações, reclamações ou encaminhamento de sugestões. Para argumentar,
deve-se enumerar fatos, e não opiniões ou necessidades pessoais.
Exemplo: Por serem melhores, solicitamos a V. Sa. que autorize a compra de equipamentos com formato
ergonômico. O correto seria “Solicitamos a V. Sa. que autorize a compra de equipamentos com formato
ergonômico, pois de acordo com o disposto no Programa de Saúde no Serviço Público, não causam danos à saúde
dos servidores”.
Portanto, usar frases curtas e concisas, construir as orações em ordem direta, buscando uniformidade do tempo verbal e
usando os recursos de pontuação de forma mais oficiosa.
5 | COERÊNCIA E PRECISÃO
A coerência diz respeito a ideias não contraditórias, harmônicas, que devem obedecer, portanto, à evolução natural no
texto e não podem estar em desacordo entre si. É a coerência que transforma um conjunto de frases em um texto com
sentido real. É a principal característica que um texto deve ter.
A precisão de um documento oficial se expressa ao utilizarmos palavras que não possuem duplo sentido ou significado
vago. Devemos empregar apenas os termos necessários à enunciação daquilo que queremos transmitir, o que abrevia a
redação e a recepção da mensagem.
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6 | EMPREGO DOS PRONOMES DE TRATAMENTO
O uso dos pronomes de tratamento obedece à secular tradição. São de uso consagrado:
I - Vossa Excelência para:
a) Poder Executivo: Presidente da República, Vice-Presidente da República, Ministros de Estado, Advogado-Geral
da União, Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal, Oficiais-Generais das Forças
Armadas, Embaixadores, Secretários Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial,
Prefeitos Municipais;
b) Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores, Ministro do Tribunal de Contas da União, Deputados
Estaduais e Distritais, Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais e Municipais, Presidentes das Câmaras
Legislativas Municipais;
c) Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores, Membros de Tribunais, Juízes, Auditores da Justiça
Militar;
d) Ministério Público: Membros do Ministério Público.
O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos chefes de poder e ao chefe do Ministério Público é
Excelentíssimo Senhor, seguido do respectivo cargo:
» Excelentíssimo Senhor Presidente da República;
» Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional;
» Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal; e
» Excelentíssimo Senhor Procurador-Geral da República.
II - Vossa Senhoria para as demais autoridades, servidores do Ministério Público Federal e particulares. Esses serão
tratados com o vocativo Senhor, seguido do respectivo cargo.
O vocativo a ser empregado nessas comunicações:
» Senhor Senador;
» Senhor Juiz;
» Senhor Ministro;
» Senhor Procurador; e
» Senhor Chefe de Divisão.
Observação: Doutor só deve ser utilizado para pessoas que adquirem o título em pós-graduação e para
profissionais bacharéis em Direito ou Medicina.
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A forma Vossa Magnificência é empregada em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o
vocativo:
» Magnífico Reitor,
Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são:
Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. Corresponde-lhe o vocativo:
» Santíssimo Padre,
Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações dirigidas aos Cardeais. Corresponde-lhe o
vocativo:
» Eminentíssimo Senhor Cardeal ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal.
6.1 | Concordância com os pronomes de tratamento
O pronome de tratamento “Vossa” é empregado para a pessoa com quem se fala, a quem se dirige a correspondência.
Exemplos: Convidamos Vossa Excelência para...; Comunicamos a Vossa Senhoria que...
O pronome de tratamento “Sua” é empregado para a pessoa de quem se fala. Exemplo: A placa comemorativa foi
descerrada por Sua Excelência o Senhor Procurador-Geral da República.
6.2 | Concordância de pessoa
Os pronomes de tratamento, embora se refiram à pessoa com quem se fala, concordam com a terceira pessoa.
O verbo concorda com o substantivo que integra a locução: Vossa Senhoria saberá encaminhar o problema. Também os
pronomes possessivos referentes a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: Solicito que Vossa Senhoria
encaminhe seu pedido... (e não vosso pedido).
6.3 | Concordância de gênero
Faz-se a concordância não com o gênero gramatical, mas com o gênero do substantivo (sexo da pessoa representada pelo
pronome de tratamento). Exemplos: Vossa Senhoria será arrolado como testemunha; Vossa Excelência será informado
imediatamente sobre a solução dada ao caso; Diga a Sua Excelência que nós o aguardamos no aeroporto.
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6.4 | Grafia
Não se devem abreviar os pronomes de tratamento em comunicações dirigidas a altas autoridades dos Poderes da
República e a altas autoridades eclesiásticas. A forma por extenso demonstra maior respeito e deferência, sendo, pois,
recomendável em correspondência mais formal ou cerimoniosa.
Na correspondência interna e na externa mais informal, nada impede que se abrevie a forma de tratamento; entretanto, é
mais conveniente que se utilizem as formas por extenso, por serem mais elegantes e mais adequadas à norma culta da
língua portuguesa.
6.5 | Normas gerais
Fica abolido o uso do tratamento digníssimo (DD) e mui digno (MD), uma vez que dignidade é pressuposto de qualquer
cargo público.
É dispensável o superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de V. Sa. É suficiente o uso de
Senhor.
7 | PONTUAÇÃO – USO DA VÍRGULA
A vírgula marca uma pausa de pequena duração e é empregada não só para separar elementos de uma oração, mas
também orações de um só período.
No interior da frase ela é usada para:
» Separar o aposto: Alice, a jornalista, estava feliz.
» Separar o vocativo: Excelentíssimo Senhor Procurador-Geral da República, Rodrigo Janot Monteiro de Barros.
» Separar o adjunto adverbial: Solicitamos o encaminhamento do processo à Secretaria de Administração e, após, à
Divisão de Arquivo para fins de arquivamento.
» Separar expressões corretivas, explicativas, tais como: isto é, ou melhor, quer dizer, data vênia, ou seja, por
exemplo, e outras.
» Ocultar um verbo mencionado anteriormente: O decreto regulamenta os casos gerais; as portarias, os particulares.
» Separar os topônimos nas datas: Brasília, 11 de março de 2014.
Constitui erro usar vírgula entre termos com estreita ligação sintática, como sujeito e o verbo ou entre o verbo e seu
complemento. Exemplo: O Excelentíssimo Senhor Procurador-Geral da República, institui, a partir deste ano, o
Programa Saúde no Ministério Público Federal.
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8 | COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA
A comunicação oficial ou administrativa é o meio pelo qual se procura estabelecer relações de serviço na Administração
Pública. É de caráter funcional, devendo, portanto, caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem,
clareza, concisão, formalidade e uniformidade.
Para o cumprimento desses princípios, é necessário o estabelecimento de critérios básicos que orientem sistematicamente
os redatores de comunicação oficial, relativamente às características formais dos documentos, apresentando-lhes modelos
esquemáticos e estruturas definidas para a emissão de atos oficiais.
A adoção de critérios básicos na elaboração de atos oficiais possibilitará uma maior qualidade na comunicação, com o
estabelecimento de um padrão único para cada tipo de documento oficial comum às diversas Unidades que integram a
estrutura do Ministério Público Federal.
8.1 | Composição dos atos administrativos
Na elaboração dos atos oficiais e de comunicação, mais importante que o rigor milimétrico de formatação é o
entendimento de qual ato é mais adequado à necessidade da comunicação e a compreensão da natureza e da forma de
elaboração de cada um. É importante também a compreensão da finalidade dos elementos constitutivos e estruturais
comuns a quase todos os atos administrativos. Por essa razão, passamos a explicá-los a seguir.
8.1.1 Cabeçalho
Todo documento público deve ser passível de identificação por qualquer pessoa, tanto no contexto da Administração
Pública quanto fora dele. Daí a importância do cabeçalho, primeira informação que deve constar no documento.
8.1.1.1 Composição
A representação da estrutura administrativa deve estar em ordem hierárquica decrescente, até o nível da Unidade
responsável pela publicação do ato, com o brasão do Estado disposto ao centro, acima da descrição da hierarquia.
Para evitar cabeçalho extenso, a estrutura administrativa representada não deve ultrapassar quatro níveis, sendo que:
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a) o primeiro nível hierárquico deve ser sempre o Ministério Público Federal;
b) o segundo nível, a Unidade Gestora; e
c) o último nível, o setor responsável pela elaboração do documento.
Quando necessário, podem ser suprimidos do cabeçalho os níveis intermediários que não comprometam o entendimento
da organização hierárquica.
O cabeçalho não pode ser composto apenas por siglas. Quando houver siglas, a grafia por extenso do nome do órgão ou
Unidade deve antecedê-las.
O cabeçalho deve ser composto, também, de um quadro para identificação do registro do documento no sistema
eletrônico do MPF, alinhado na parte superior direita do documento. Exemplo:
8.1.1.2 Formatação
O cabeçalho deve ser centralizado, grafado em letras maiúsculas, em negrito e com tamanho decrescente de fonte. Fica
melhor organizado quando elaborado em tabelas, que devem ter as bordas invisíveis. Exemplo:
Tomando o exemplo acima, verifica-se que não é necessário constar a Secretaria Geral do MPF e a Coordenadoria de
Gestão Documental para que se possa entender a origem do documento, pois essa hierarquia intermediária pode ser
compreendida de modo intuitivo.
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8.1.2 Rodapé
Nos atos de comunicação, principalmente no ofício, além do cabeçalho, deve estar expresso o endereço completo, o
telefone e o e-mail da Unidade responsável pelo documento.
O endereço, o telefone e o e-mail devem estar indicados em apenas duas linhas, grafados em letra minúscula, sem negrito,
com fonte tamanho 10, dispostos no rodapé, sendo optativa a utilização da marca do MPF, acompanhada do nome da
Unidade Gestora/Administrativa. Exemplo:
O rodapé não deve ser utilizado nos atos normativos.
8.1.3 Identificação do documento
Os atos devem ser grafados por extenso, em letras maiúsculas e sem negrito. Nos atos com numeração sequencial, o
número e a sigla da Unidade que originou o ato devem ser separados por barra oblíqua (/).
Nos atos normativos e processuais, a denominação e o número devem ser centralizados; nos documentos administrativos
e atos de comunicação, alinhados à esquerda. Exemplo:
8.1.4 Vocativo
No uso de vocativos, deve ser considerada a adequação dos pronomes de tratamento e, em seguida, a referência ao cargo
do interlocutor, alinhados ao parágrafo e com a finalização por vírgula (,). Exemplos:
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8.1.5 Local e data
Local e data devem estar alinhados à direita, com a data grafada por extenso e com finalização por ponto final (.). Em
atos de comunicação, local e data devem estar localizados na parte superior do documento. Exemplos:
8.1.6 Fecho
Os fechos devem ser alinhados ao parágrafo e finalizados com vírgula (,).
a) para autoridades superiores:
» Respeitosamente,
b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
» Atenciosamente,
Dessa fórmula foram excluídas as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição
próprios.
8.1.7 Assinatura
Todas as comunicações devem ter, abaixo do fecho, o espaço para a assinatura, sem delimitar a linha, o nome de quem a
expediu e o cargo que ocupa. Por motivo de segurança, quando houver mais de uma página, deverá transferir para a
seguinte a última linha anterior ao fecho para que a assinatura não fique isolada.
A forma da identificação do signatário deve ser a seguinte:
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O nome deve ser grafado em maiúsculas e sem negrito. O cargo ou função deve ser grafado com a letra inicial maiúscula e
deve estar associada à Unidade em que a autoridade está em exercício. Quando houver necessidade de assinatura de duas
autoridades, técnicas ou administrativas, ambas devem estar espacialmente simétricas. Exemplo:
O mesmo padrão deverá ser utilizado, inclusive, em documentos que serão assinados eletronicamente por meio de
certificado digital.
8.1.8 Endereçamento
O endereçamento deve ser iniciado por “Ao” ou seus derivados, de acordo com número e gênero do(s) interlocutor(es).
Esse recurso é usado somente em alguns atos de comunicação e no endereçamento de correspondência. No
endereçamento, deve ser considerado também a adequação dos pronomes de tratamento, seguidos da referência do cargo
do interlocutor, alinhado à esquerda.
O endereçamento indicado tanto no ato de comunicação quanto no envelope postal deve obedecer à seguinte ordem de
apresentação:
» Tratamento de cortesia
» Nome do destinatário
» Cargo
» Nome da rua, número, complemento
» Bairro
» CEP–Cidade-UF
Exemplo:
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8.1.9 Formatação e estruturação
A elaboração dos atos oficiais e de comunicação obedecerá à seguinte diagramação:
a) Deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações e 10 nas
linhas de rodapé.
b) É obrigatório constar a numeração de página desde a segunda folha. Deve ser usada no canto inferior direito da
página, com fonte de tamanho 12.
c) O início de cada parágrafo do texto deverá ter 2,5 cm de distância da margem esquerda. O campo destinado à
margem esquerda terá 3 cm de largura. O campo destinado à margem direita terá 2 cm.
d) As margens superior e inferior serão de 2 cm.
e) Deve ser utilizado espaçamento entre linhas proporcional de 1,5.
f ) Entre os parágrafos deve ser utilizado espaçamento de 0,0 cm acima e 0,2 cm abaixo.
g) Não se recomenda o uso de negritos, itálicos, sublinhados, letras maiúsculas, sombreamentos, relevos, bordas ou
qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento, salvo em caso de extrema
importância. É deselegante o negrito no nome do signatário.
h) A impressão deverá ser feita em cor preta, em papel tamanho A-4. Cores podem ser usadas somente para
gráficos e ilustrações.
i) A marca do Ministério Público Federal com a identificação da Unidade Gestora/Administrativa pode ser
disposta no rodapé das páginas dos atos de comunicação, principalmente no ofício.
j) Entre a data e a indicação do destinatário pode haver variação de espaços, visto que não há definição rígida.
k) O destinatário deve conter o tratamento, o nome da autoridade ou pessoa a quem se destina, cargo, Município/
Estado e CEP.
l) Entre o destinatário e o assunto haverá dois espaços simples.
m) A descrição do assunto deve ser sucinta, com no máximo oito palavras, para indicar ao receptor o tema principal
do documento.
n) Entre o assunto e o vocativo haverá dois espaços simples.
o) O vocativo deve ser “Senhor” , acrescido do cargo ocupado pelo destinatário. A exceção são os documentos a
serem destinados aos chefes maiores dos Poderes Executivo, Legislativo, Judiciário e ao chefe do MP. Quando se
tratar de cidadãos destituídos de autoridade, deverá ser usado “Senhor fulano de tal”. Em nenhuma hipótese será
colocado ilustríssimo, digníssimo ou mui digno (DD/MD).
p) Entre o vocativo e o texto devem ser deixado um espaço simples.
q) Entre a última linha do texto e o fecho “Atenciosamente” ou “Respeitosamente” deve haver um espaço simples.
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r) Entre o fecho e a identificação do signatário deve haver dois espaços simples.
s) O signatário será o nome do emitente, com tamanho de fonte 12, sem negrito, itálico ou outra forma de
destaque e logo abaixo o cargo ocupado.
t) Na correspondência oficial, a impressão pode ocorrer em ambas as faces do papel. Nesse caso, as margens
esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares (“margem espelho”).
9 | COMUNICAÇÃO TÉCNICA
A apresentação dos documentos técnicos deverá ter estrutura simplificada, sempre considerando as particularidades do
assunto abordado. A estrutura básica constará de: quadro de identificação, texto e anexos. Outros elementos, como
sumário, listas de figuras e tabelas, poderão ser utilizados em casos específicos, como aqueles relacionados a análises e
estudos multidisciplinares, cuja complexidade os exigirem.
São documentos técnicos:
a) Laudo: análise de documentos e/ou dados, com objetivo de responder quesitos formulados pelo solicitante,
expressando conclusivamente opinião técnica.
b) Parecer: instrumento utilizado para expressar a opinião fundamentada, técnica, científica ou jurídica, sobre
determinado assunto. É ato exarado com base na constatação de fatos e na análise técnica, administrativa ou
jurídica de documentos e/ou dados, com a indicação de solução, favorável ou contrária, segundo as argumentações
apresentadas pelo autor do parecer.
c) Nota: documento utilizado para descrever e avaliar programas, projetos, ações e atos, sobre os quais se emitem
análise e opinião fundamentada em argumentação teórica, técnica ou legal.
d) Relatório: relato de reuniões, vistorias, audiências, viagens e outros eventos que não demandem análise
documental nem a emissão de opinião técnica. O relatório é uma descrição pormenorizada de determinada
atividade, de um projeto específico ou do período de tempo em que se desenvolveu uma ou várias tarefas.
Observação: A denominação de um documento técnico pode ser acompanhada de um complemento,
conforme a área de conhecimento à qual ele está relacionado. O parecer pode ser Técnico, Jurídico ou
apenas "Parecer", por exemplo.
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9.1 | Composição dos documentos técnicos
9.1.1 Quadro de identificação
No quadro introdutório devem constar os elementos apresentados nos modelos de:
a) Laudo: (Referência, Solicitante, Ementa);
b) Parecer: (Referência, Solicitante, Ementa);
c) Nota: (Referência, Solicitante, Ementa); e
d) Relatório: (Referência, Solicitante, Evento, Local).
O nome do documento pode ser acrescentado de complemento, como Técnico ou Jurídico.
9.1.2 Ementa
Para que, efetivamente, possa se constituir em resumo do documento, é necessário que a ementa possua algumas
características – que, dada sua necessidade, constituem-se em requisitos sem os quais estaria ela descaracterizada:
objetividade, concisão, afirmação, proposição, precisão, coerência e correção.
Deve-se evitar na construção de ementas:
a) uso de qualificativos (adjetivos ou advérbios) de valor apenas retórico, visto carecerem de maior precisão,
comprometendo, assim, a objetividade. Exemplos: qualquer ilegalidade, máxime no tocante à plena validade,
efetivamente, meramente, apuração exemplar, jamais, etc;
b) repetição de termos, o que compromete sua objetividade. Exemplos: sindicato / ilegitimidade do sindicato;
substituição processual / inexistência de substituição processual ampla; e
c) excessiva generalidade das palavras utilizadas.
9.1.3 Texto
No texto, o assunto é apresentado e desenvolvido, constituindo o que se denomina corpo do documento. A sequência do
texto deve atender a uma ordenação lógica, levando o leitor a compreender todas as considerações formuladas e
induzindo-o à conclusão, que deve constituir o fecho do documento.
Antes de iniciar a redação do texto, é recomendável elaborar um roteiro básico com todos os assuntos que deverão ser
incorporados, preparando-se, portanto, o esquema geral do documento.
A parte textual dos documentos técnicos deve conter as seguintes seções:
24
» Introdução – parte em que se identifica a autoridade do MPF que efetuou a solicitação, justifica-se o motivo ou
necessidade do trabalho e na qual cada assunto é apresentado como um todo, sem detalhes. Também deve ser
informada, resumidamente, a metodologia de trabalho ou análise utilizada.
» Desenvolvimento – parte mais extensa, que visa descrever a análise ou estudo, levantamentos realizados,
metodologias empregadas e técnicas utilizadas, assim como os resultados da leitura crítica dos documentos ou o
que foi visto/registrado durante o evento. Nesta seção, devem ser esclarecidas as dúvidas ou respondidos os
questionamentos da autoridade do Ministério Público Federal que demandou a atividade técnica.
Esta parte deve ser pormenorizada caso a caso, podendo conter um, dois ou vários itens de desenvolvimento/análise
e receber os títulos apropriados.
» Conclusão – parte integrante de pareceres e laudos que consiste na comunicação, de forma sintética, dos
resultados obtidos, ressaltando o seu alcance ou suas consequências. Também pode apresentar sugestões de ações a
serem adotadas.
9.1.4 Fechamento
No último parágrafo do texto, deverá ser escrito, conforme o caso: "É o Laudo"; "É o Parecer"; "É a Nota" ou "É o
Relatório".
9.1.5 Assinatura
É a relação dos autores, em ordem alfabética e/ou hierárquica, devendo constar o respectivo cargo ou área de atuação
profissional. O analista que organiza os textos, coordena o andamento dos trabalhos e realiza os contatos com a
autoridade do MPF que solicitou a análise deve ser listado em primeiro lugar e identificado como “coordenador de
equipe”.
9.1.6 Anexos e Apêndices
Anexo: texto ou documento não elaborado pelo autor, que serve de fundamentação, comprovação e ilustração. Deve ser
precedido da palavra ANEXO, identificado por letras maiúsculas consecutivas, travessão e pelo respectivo título.
Exemplo: ANEXO — representação gráfica dos processos recebidos.
Apêndice: texto ou documento elaborado pelo autor, a fim de complementar sua argumentação sem prejuízo da Unidade
nuclear do trabalho. Deve ser precedido da palavra APÊNDICE, identificado por letras maiúsculas consecutivas,
travessão e pelo respectivo título. Exemplo: APÊNDICE — avaliação numérica dos processos recebidos.
25
9.2| Formatação e estruturação
9.2.1 Formatação
A formatação dos documentos (laudo, parecer, nota e relatório) seguirá o padrão estabelecido nos modelos.
Destacam-se para o corpo de texto: fonte Times New Roman, tamanho 12; espaçamento entre linhas de 1,5; margem
esquerda 3 cm, margem direita 2 cm, margens superior e inferior 2 cm; recuo de 1ª linha do parágrafo 2,5 cm e
espaçamento entre parágrafos de 0,0 cm acima e 0,2 cm abaixo.
9.2.2 Itens e Subitens
De acordo com as necessidades de elucidação do texto, o documento deve ser dividido em itens e subitens. Os itens e
subitens terão fonte Times New Roman, tamanho 12, e alinhamento à esquerda. Os itens serão escritos em algarismos
arábicos com letras maiúsculas negritadas, os subitens serão escritos com algarismos arábicos separados por pontos e letras
minúsculas, negritadas, (ex.: Item 4, Subitem 1.1 e 1.1.1). Outras subdivisões, quando necessárias, deverão ser indicadas
por letras minúsculas (a, b, c) seguidas de parêntese.
Ao ser preparada a subdivisão de um documento, deve-se cuidar para que haja uma homogeneidade entre vários itens.
Nesse sentido, devem-se evitar os itens demasiadamente extensos, se comparados com outros do mesmo documento. Por
outro lado, também devem ser evitadas as subdivisões desnecessárias, sobretudo quando os subitens propostos puderem
ser alçados a itens independentes.
9.2.3 Elementos de realce
» Negrito: será utilizado para títulos, assim como para realçar palavras e trechos no corpo do texto.
» Aspas: são empregadas no início e no final de uma citação textual que não exceda três linhas e em citações feitas
em nota de rodapé; em palavras empregadas em sentido diferente do habitual; em nomes de artigo de jornal, títulos
de matéria, capítulos de livro e similares.
» Itálico: utiliza-se em palavras estrangeiras não incorporadas ao uso comum da língua ou não aportuguesadas; nos
nomes, em latim, de gêneros e espécies biológicas e nos nomes de instituições estrangeiras. Nas citações em língua
estrangeira, não se usa o itálico.
9.2.4 Indicação de páginas e folhas de documentos
Para fazer referência, ao longo do texto da informação técnica, a páginas ou folhas de documentos avulsos ou processos
consultados, deve-se indicar entre parênteses, em sequência e separados por vírgula: o nome ou a sigla do documento/
26
processo; o número do volume, se houver; as abreviaturas “p.” ou “f.”, conforme se trate de página(s) ou folha(s); e o(s)
número(s) correspondente(s).
Quando a citação referir-se a mais de uma página, a respectiva indicação deve observar o seguinte: a) os números das
páginas inicial e final devem ser separados por traço quando forem citadas páginas consecutivas; e b) os números devem
ser separados por vírgula quando as páginas não forem consecutivas. Exemplos:
Há indícios de que a área degradada constitui APP (EIA, v. II, p. 3, 22, 37, 245).
Nota-se que o IPHAN (NT nº 03/2013, p. 43-44) discorda do MPE (ACP, f. 357).
Vale ressaltar que as abreviaturas “p.” e “f.” também deverão ser utilizadas quando se tratar de obras de referência
em geral, como livros, revistas, monografias, teses, entre outros.
Quanto à forma adequada de indicar os números de 1 a 9 no texto, aconselha-se escrever por extenso os números de uma
só palavra (um, dezesseis, cem, mil) e usar algarismos para os números de mais de uma palavra. No entanto, por se tratar
apenas de convenção, pode-se adotar como alternativa escrever os números de 0 a 9 por extenso e usar os algarismos para
os números a partir de 10. Vale lembrar que se o número iniciar uma frase, deverá ser grafado por extenso. Exemplo:
Vinte e cinco locais foram vistoriados no entorno dos três riachos afetados pelo pesticida, tendo sido feitas 16
coletas de amostras de solo e água.
9.2.5 Citações
Citação é a menção, no texto, de informação extraída de outra fonte para esclarecer, ilustrar ou sustentar o assunto
apresentado. Devem ser evitadas citações referentes a assuntos amplamente divulgados, rotineiros ou de domínio público,
bem como aqueles provenientes de publicações de natureza didática, que reproduzem, de forma resumida, os documentos
originais, tais como apostilas.
As citações podem ser diretas ou indiretas. A citação direta é a transcrição literal de um texto ou parte dele que conserva a
grafia, a pontuação, o uso de maiúsculas e os idiomas originais, e que pode ser incluída no texto ou em nota de rodapé. A
citação indireta é redigida pelo autor do documento com base em ideias de outro autor ou autores.
As citações curtas (de até três linhas) podem ser inseridas no texto, entre aspas duplas, e as citações longas (mais de três
linhas) devem constituir um parágrafo independente, recuando 4 cm da margem esquerda, em fonte Times New Roman,
tamanho 11, e com o espaçamento 1 entre linhas, dispensando-se as aspas, neste caso.
Independentemente do tipo de citação, as fontes das quais foram extraídas deverão ser indicadas no texto. Para tanto,
deve-se utilizar o sistema autor-data ou o sistema numérico, adiante descritos, devendo-se cuidar para que o sistema seja
o mesmo do início ao final do documento, mantendo-se a uniformidade. Caso o número de citações seja superior a cinco,
deve-se adotar, preferencialmente, o sistema autor-data.
As omissões de trechos constantes do original são permitidas em citações quando não alteram o sentido do texto ou frase.
São indicadas pelo uso de reticências, entre colchetes [...]. Acréscimos e explicações às citações são também apresentados
entre colchetes.
27
Para destacar palavra(s) ou frase(s) em citação, deve-se negritá-la(s) e usar a expressão [sem grifo no original] ou [grifo
nosso] entre colchetes.
9.2.5.1 Sistema autor-data
O sistema autor-data, ou alfabético, é aquele que apresenta, resumidamente, a fonte da citação no próprio corpo do texto.
Para obter os dados completos dos documentos citados, o leitor deve recorrer à lista de referências bibliográficas, que,
neste caso, é obrigatória.
Devem-se observar as seguintes regras:
» Quando a referência não está incluída na oração, o nome do autor é escrito com letras maiúsculas, seguido pelo
ano de publicação do documento citado e, opcionalmente, da página ou seção da qual foi extraída a citação. A
referência deve estar entre parênteses e após o trecho citado. Ex.: A vírgula separa conceitos, ideias, frases
(REZENDE, 1981, p. 37-38).
» Quando a referência está incluída na oração, apenas a letra inicial do nome do autor é escrita em maiúscula e,
entre parênteses, informa-se a data da publicação do documento e a paginação (esta opcional). Ex.: Segundo
Botelho (1997, p. 365, 369) os nomes de ruas, lugares públicos ou particulares são grafados em maiúscula.
» Para citação com dois ou três autores, deve-se obedecer à seguinte construção: em citações diretas, informar os
respectivos sobrenomes separados por ponto e vírgula, data da obra e, opcionalmente, a página da citação; e, em
citações indiretas, informar os sobrenomes dos autores e a data da obra entre parênteses. Ex.: "(VALLS;
VERGUEIRO, 1998)" ou "Conforme destacam Vall e Vergueiro (1998)".
» Com mais de três autores, indica-se somente o nome do primeiro autor, seguido da expressão "et al.". Ex.: As
pessoas quando estão dormindo não são inativas (CARDOSO et al., 1997).
9.2.5.2 Sistema numérico
No sistema numérico, também chamado citação-nota, a obra ou outra fonte da qual foi extraída a citação é indicada em
nota de rodapé específica, denominada nota de referência. O número da nota, no texto, pode ser indicado ao final da frase,
após algum termo relevante citado ou após o nome do autor.
Deve-se observar que a utilização desse sistema dispensa a apresentação da lista de referências bibliográficas no fim do
documento. As regras gerais para elaboração das notas de referência são as indicadas nos itens 9.2.6 e 9.2.7. Exemplo:
No texto: Para Fenelon³, a estratégia capitalista de dominação do operário fora das fábricas foi complexa.
No rodapé: 3 FENELON, D. R. Fontes para o estudo da industrialização no Brasil: 1899-1945. Revista Brasileira
de História, São Paulo, v. 3, p. 79-115, mar. 1982.
28
9.2.6 Notas de rodapé
As notas de rodapé podem ser de dois tipos:
a) notas de conteúdo – evitam explicações longas dentro do texto, prejudiciais à linha de argumentação, e são
também usadas para esclarecer termos técnicos ou ajuntar comentários adicionais; e
b) notas de referência – vinculadas às citações diretas e indiretas, indicam as fontes consultadas a partir da
referência completa no chamado sistema numérico (vide item 9.2.5.2). Devem seguir as orientações indicadas em
"Referências bibliográficas".
No texto, a primeira linha começa na margem de parágrafo (após o número da nota) e as linhas seguintes, na margem
esquerda do texto, sem recuo. Utiliza-se fonte Times New Roman, tamanho 10 e espaçamento simples entre linhas.
9.2.7 Referências bibliográfica
Uma referência bibliográfica é um conjunto padronizado de elementos descritivos, retirados de um documento, e que
permite a identificação individual da fonte citada (NBR 6023, 2002, p. 2).
Os elementos das referências bibliográficas dividem-se em dois conjuntos:
a) elementos essenciais: autor, título, impressão (local, editor e data); e
b) elementos complementares: compilador, organizador (indicação de responsabilidade), tradutor, notas
bibliográficas (número de páginas ou volumes, ilustrações, dimensões), série, notas especiais, ISBN e ISSN.
Nas referências, as obras são alinhadas em ordem alfabética do nome do autor.
A lista de referências bibliográficas apenas deve ser elaborada quando se utiliza o sistema autor-data no documento, mas
as regras aqui indicadas também se aplicam às notas de referência do sistema numérico.
Vale observar que a lista de referências bibliográficas deve ser apresentada em item numerado específico, conforme a
sequência adotada no documento, sempre após o campo das assinaturas.
9.2.8 Tabelas, quadros e ilustrações
As tabelas, os quadros e as ilustrações (ex.: gráficos, mapas, figuras, imagens e fotografias) devem ser inseridos no texto o
mais perto possível do trecho a que se referem ou ilustram.
Por constituírem importante forma de apresentação de dados, devem ser elaborados de forma que sejam autoexplicativos,
com títulos adequados, apresentação clara das informações e unidades. Podem ser inseridos no texto ou apresentados
como anexo.
As tabelas nunca são fechadas por linhas laterais e apresentam informações de forma não discursiva, das quais o dado
numérico se destaca como informação central. Os quadros são fechados por linhas laterais e contêm informações textuais
29
agrupadas em colunas. Os títulos deverão anteceder qualquer outro elemento e estar centralizados, escritos com inicial
maiúscula, fonte Times New Roman, tamanho 12 e em negrito.
Os cabeçalhos das colunas e linhas devem ser centralizados horizontal e verticalmente em cada célula (encontro de uma
coluna com uma linha), escritos com inicial maiúscula, fonte Times New Roman, tamanho 10, em negrito. O
espaçamento entre parágrafos das tabelas e quadros deve ser simples.
As colunas e as linhas podem ser separadas por bordas e, para preenchimento, deve ser usada a fonte Times New Roman,
tamanho 10, sem negrito, podendo o texto ser alinhado à direita no caso de valores (monetários ou não), visando facilitar
a comparação entre linhas. As Unidades do MPF devem seguir a nomenclatura oficial brasileira. Excepcionalmente,
poderá ser usada fonte de tamanho até o limite de 8, quando os textos não puderem ser abreviados ou simplificados.
As células não devem ficar em branco, devendo apresentar sempre um número ou sinal convencional. Os sinais a
empregar são os seguintes: traço (-), quando o dado for nulo; e três pontos (…) quando não se dispuser de dados.
Ao final da tabela ou quadro, abaixo e junto à última borda, devem ser colocadas a(s) fonte(s) de consulta, as notas e as
observações, com o uso de fonte Times New Roman, tamanho 10. As notas devem apresentar referências numéricas,
entre parênteses, que constem do quadro ou tabela. As observações são genéricas para todo o quadro ou tabela.
No caso de fotografias, diagramas, desenhos, mapas, gravuras, etc. que explicitam ou complementam visualmente o texto,
todas deverão ser denominadas como figuras (Figura). Já os gráficos deverão ser denominados (Gráfico). Diferentemente
dos quadros e tabelas, as figuras e os gráficos não são precedidos de título. A descrição deve ser feita na parte inferior,
iniciando pelo termo correspondente (Figura/Gráfico), em caixa alta, seguida do número de ordem de correspondência no
texto, em algarismos arábicos, usando a fonte Times New Roman, tamanho 10. Toda ilustração que já tenha sido
previamente empregada em outra publicação deve indicar a fonte consultada, abaixo da legenda.
10 | ATOS NORMATIVOS
A redação de atos normativos segue princípios bem definidos que devem ser observados ao se desempenhar tal função. A
correta estruturação do texto facilita a compreensão das conexões entre os dispositivos e evita dúvidas quanto a situações
específicas ou excepcionais. No Ministério Público Federal, são considerados atos normativos a resolução, a portaria, a
instrução normativa e a instrução de serviço, conforme caracterizados neste Manual.
A seguir, tem-se um resumo com as principais orientações sobre os elementos básicos do texto normativo.
10.1 | Composição dos atos normativos
Os atos normativos são estruturados em três partes básicas:
» parte preliminar, compreendendo a epígrafe, a ementa, o preâmbulo, o enunciado do objeto e a indicação do
âmbito de aplicação das disposições normativas;
30
» parte normativa, compreendendo o texto das normas de conteúdo substantivo relacionadas com a matéria
regulada; e
» parte final, compreendendo as disposições pertinentes às medidas necessárias à implementação das normas de
conteúdo substantivo, às disposições transitórias, se for o caso, à cláusula de vigência e à cláusula de revogação,
quando couber.
10.1.1 | Epígrafe
A denominação do ato normativo, a sigla (quando for o caso), o número e a marcação temporal devem ser grafados por
extenso, em letras maiúsculas e sem negrito, e com a finalização por ponto final (.). Exemplo:
10.1.2 Ementa
Contém o resumo do assunto que motivou o ato. A ementa ficará alinhada à direita e deverá ser grafada sem negrito ou
itálico. Exemplo:
10.1.3 Preâmbulo
Indicará o órgão do MPF competente para a prática do ato e a base legal em que se apoia para expedir o ato normativo.
No preâmbulo, a autoridade competente, mediante ordem de execução, baixa o ato de que é titular utilizando-se da forma
verbal “resolve”, nos termos da competência de que esteja investida.
10.1.4 Artigo
O artigo é a unidade básica para apresentação, divisão ou agrupamento de assuntos em um texto normativo. É a parte que
forma divisão ou subdivisão em uma norma e que tem relação de conjunto com a que a precede ou com a que a segue.
De acordo com a Lei Complementar nº 95/1998 (alterada pela Lei Complementar nº 107/2001) e com o Decreto nº
4.176/2002, que estabelecem normas e diretrizes para a elaboração, redação, alteração e consolidação – entre outros
aspectos – de atos normativos, são as seguintes as regras fundamentais em relação ao artigo:
31
» A unidade básica de articulação será o artigo, indicado pela abreviatura Art., seguida de numeração ordinal até o
nono, inclusive, e cardinal a partir deste. No primeiro caso, a numeração do artigo é separada do texto por dois
espaços em branco, sem traços ou outros sinais. A partir do décimo artigo, utiliza-se um ponto separando o
numeral do texto que o segue:
Art. 9º Os objetivos do Planejamento Estratégico do MPF são: (...)
Art. 10. Os objetivos do Projeto Wiki MPF são: (...)
» Os artigos se desdobram em parágrafos ou em incisos e, dentro deles, os parágrafos se desdobram em incisos, os
incisos em alíneas e as alíneas em itens.
» Em remissões a artigos de um texto normativo, deve-se empregar a forma abreviada art. seguida do número
correspondente. Por outro lado, usa-se a palavra artigo, por extenso, se vier empregada em sentido genérico ou não
vier expresso o respectivo numeral:
A Lei Complementar nº 75, no seu art. 37, trata (...);
A norma faz referência ao artigo anterior;
O artigo da Resolução que trata (...).
» O texto de um artigo se inicia sempre por maiúscula e termina por ponto, salvo nos casos em que contiver incisos,
quando deverá terminar por dois-pontos.
10.1.5 Parágrafo
Os parágrafos constituem, na técnica legislativa, a imediata divisão de um artigo ou, ainda, uma disposição secundária que
explica ou modifica a disposição principal.
Os parágrafos são representados pelo sinal gráfico §, seguido de numeração ordinal até o nono, inclusive, e cardinal a
partir deste (da mesma forma que os artigos).
Deve-se, ainda, observar:
» Até o § 9º, é dispensado o uso de ponto e é indicada a inclusão de dois espaços brancos entre o numeral e o texto;
a partir do § 10, emprega-se o ponto. Nas citações e referências bibliográficas em um texto corrido, usa-se o sinal
gráfico (§). Quando a referência for a mais de um parágrafo, usa-se o referido sinal duplicado (§§).
» Usa-se a palavra parágrafo, por extenso, quando o parágrafo for único ou quando o sentido for vago,
indeterminado, e estiver desacompanhado do número respectivo:
Art. 18. O Subcomitê Gestor de Tabelas será constituído (...)
Parágrafo único. O SGT será coordenado (...)
A norma contida no parágrafo anterior (...)
32
» O texto de um parágrafo inicia-se por maiúscula e encerra-se por ponto final, exceto quando se subdivide em
incisos, situação em que se empregam dois-pontos antes das subdivisões.
10.1.6 Incisos
Os incisos são utilizados como elementos discriminativos de um artigo ou de um parágrafo se o assunto nele tratado não
puder ser condensado no próprio artigo ou não se mostrar adequado a constituir parágrafo. Os incisos são indicados por
algarismos romanos, seguidos de travessão e separados por ponto e vírgula, salvo o último, que se encerra em ponto; o
inciso que contiver desdobramento em alíneas se encerra por dois-pontos. O texto de um inciso é iniciado por letra
minúscula, a menos que a primeira palavra seja nome próprio:
Art. 111. São órgãos da Justiça do Trabalho:
I – o Tribunal Superior do Trabalho; e
II – os Tribunais Regionais do Trabalho.
10.1.7 Itens
Os itens são desdobramentos das alíneas e vêm indicados por algarismos arábicos. As letras iniciais e a pontuação dos
textos dos itens seguem o padrão dos incisos:
Art. 1º Atribuir à Comissão de Implantação do Sistema Único as seguintes atividades:
I – realizar testes no Sistema:
a) até 6 (seis) meses após implantação definitiva nas seguintes Unidades:
1. nas Coordenadorias Jurídicas;
2. nos Protocolos Jurídicos de cada Unidade.
33
11 | ATOS NORMATIVOS, COMUNICAÇÃO TÉCNICA E ADMINISTRATIVA
11.1 | Apostila
Apostila é um ato com a finalidade de reconhecer vantagens pessoais, aditar ou retificar outro ato administrativo
publicado anteriormente. Destinada ao interessado e às Unidades de controle cadastral, a apostila é um documento
complementar a um ato, confirmando as alterações publicadas em atos administrativos anteriores, atualizando-os.
Usualmente, as apostilas retificam atos ou documentos referentes à nomeação, promoção, ascensão, transferência,
readaptação, reversão, aproveitamento, reintegração, recondução, remoção, lotação, exoneração, demissão, dispensa,
disponibilidade e aposentadoria.
A apostila pode retificar tanto um documento administrativo quanto um ato normativo, mas a finalidade será sempre a
mesma: retificação ou aditamento.
11.1.1 Elementos
a) Timbre: compõe-se do brasão e da representação da estrutura administrativa que deve estar em ordem
hierárquica decrescente, até o nível da Unidade responsável pela elaboração do ato;
b) Identificação do documento: em letras maiúsculas e centralizadas sobre o texto;
c) Texto: é o conteúdo da apostila. Quando o documento a ser apostilado for um ato normativo, deve ser feita
exposição sintética da correção (ou qualquer outro propósito que motive a expedição do documento), com
referência ao ato originalmente publicado. Visando à preservação da data de validade, o texto deve mencionar
expressamente o número, o dia e a página do veículo de publicação em que o ato normativo original foi publicado;
d) Na retificação ou no aditamento de documento administrativo, o texto deve ser iniciado citando o cargo da
autoridade competente seguido do fundamento legal que ampara o ato. Em seguida, deve ser feita a exposição
sintética da correção ou do aditamento e as razões que o motivaram. O texto deve mencionar expressamente o
número, o dia e a página do veículo de publicação em que o ato normativo original foi publicado;
e) Local e data: são registrados por extenso e sem qualquer supressão. O mês deve ser grafado em letras minúsculas.
Esse parágrafo não é numerado; e
f ) Assinatura: item que consta de assinatura, nome e cargo da autoridade que expediu o documento. Esses
elementos devem ser centralizados na página.
35
11.1.11 Modelo de Apostila
Margem superior
Identificação do
documento
Espaçamento
Espaçamento
Local e data
Espaçamento
36
11.2 | Ata
Ata é o registro sucinto das ocorrências e das decisões de assembleia, reunião, congresso, mesa-redonda, convenção, etc.
Os fatos ocorridos nessas ocasiões devem ser relatados com a máxima fidelidade.
O texto da ata deve ser escrito seguidamente sem rasuras, emendas, entrelinhas ou entradas de parágrafos. Também não
se deixam espaços em que possam ser inseridas modificações posteriores. Os numerais devem ser escritos sempre por
extenso e evitadas as abreviaturas.
A ata é normalmente redigida por um secretário efetivo ou, na falta deste, por um secretário designado para a ocasião.
11.2.1 Elementos
a) Timbre: compõe-se do brasão e da representação da estrutura administrativa que deve estar em ordem
hierárquica decrescente, até o nível da Unidade responsável pela elaboração do ato.
b) Identificação do documento: grafada sem negrito, em letras maiúsculas, e posicionada de forma centralizada no
papel. No caso de a reunião ou assembleia tratar de um único assunto, é recomendável que ele seja mencionado
logo abaixo da identificação, para facilitar consultas posteriores. Quando houver várias sessões ou reuniões sobre o
mesmo assunto, recomenda-se numerar as atas.
c) Texto: é o conteúdo da ata, que deve ser elaborado em linguagem clara e concisa e seguir o padrão da língua
culta, observando-se a impessoalidade e a formalidade. Compõe-se de: 1) dia, mês, ano e hora da reunião (por
extenso); 2) local da reunião; 3) pessoas presentes (com seus respectivos cargos); 4) ordem do dia; 5) fecho (que
deverá iniciar-se com a expressão "Nada mais havendo a tratar." ou "Nada mais a deliberar."; e 6) assinaturas do
Presidente, do Secretário e de alguns participantes. Essas partes não se encontram subdivididas no documento, mas
apresentam-se sequenciadas, acompanhando o fluxo da informação. É possível, assim, reconhecê-las na estrutura do
texto.
37
11.2.11 Modelo de Ata de Distribuição
Margem superior
Espaçamento
Espaçamento
Identificação do
documento
Espaçamento
38
11.2.111 Modelo de Ata de Sessão
Margem superior
Espaçamento
Espaçamento
Identificação do
documento
Espaçamento
Espaçamento
39
11.3 | Atestado
Atestado é um ato comprovador de situação ou fato conhecido pela Administração, mas que não consta de qualquer
documento em poder da organização. Diz respeito a eventos passíveis de frequentes modificações. Um servidor público
pode, em razão de seu ofício ou de sua função, fornecer atestado a outrem.
11.3.1 Elementos
a) Timbre: compõe-se do brasão e da representação da estrutura administrativa que deve estar em ordem
hierárquica decrescente, até o nível da Unidade responsável pela elaboração do ato.
b) Identificação do documento: os atestados não são numerados, basta nominá-los. Convém numerá-los no caso de
se tornarem rotineiros.
c) Texto: constitui a exposição do que se atesta, se possível com a indicação específica da finalidade do ato. O
atestado é, geralmente, estruturado em único parágrafo. Se houver mais de dois, deve-se numerá-los a partir do
segundo.
d) Local e data: são registrados por extenso e sem qualquer supressão. O mês deve ser grafado em letras minúsculas.
Esse parágrafo não é numerado.
e) Assinatura: item que consta de assinatura, nome e cargo da autoridade que expediu o documento. Esses
elementos devem ser centralizados na página.
40
11.3.11 Modelo de Atestado
Margem superior
Espaçamento
Identificação do
documento
Espaçamento
Parágrafo
Espaçamento
Local e data
Espaçamento
41
11.4 | Certidão
Certidão é o ato pelo qual se afirma, por escrito, a existência de um fato ou de uma situação que podem ser verificados em
assentamento público (autos, procedimentos, despachos, etc.). Difere do atestado em dois aspectos: 1) atém-se,
obrigatoriamente, a documentos que se encontram em poder da organização; 2) refere-se a situações de natureza
permanente.
A certidão, desde que autenticada, tem a mesma força probante do documento original e pode ser fornecida por qualquer
dirigente da instituição no âmbito de sua competência. A autenticação pode ser feita por código de “certificação digital”
ou por selo de segurança aplicado no documento com assinatura à tinta.
11.4.1 Elementos
a) Timbre: compõe-se do brasão e da representação da estrutura administrativa que deve estar em ordem
hierárquica decrescente, até o nível da Unidade responsável pela elaboração do ato.
b) Identificação do documento: as certidões não são numeradas. Basta escrever a palavra certidão em letras
maiúsculas, sem negrito e de forma centralizada no papel. Convém numerá-las no caso de se tornarem rotineiras.
c) Texto: é o teor do que se certifica, se possível com a indicação específica da finalidade do ato. A certidão é,
geralmente, estruturada em único parágrafo. Se houver mais de dois, deve-se numerá-los a partir do segundo.
d) Local e data: São registrados por extenso. Na grafia do mês, devem ser utilizadas letras minúsculas. Esse
parágrafo não é numerado.
e) Assinatura: item que consta de assinatura, nome e cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser
centralizados na página.
42
11.4.11 Modelo de Certidão
Margem superior
Espaçamento
Identificação do
documento:
Espaçamento
Espaçamento
Local e data
Espaçamento
43
11.5 | Declaração
Declaração é o ato pelo qual o servidor ou a Administração afirma a existência de um direito ou de um fato em relação a
algo ou alguém, não importando se é favorável ou não. É redigida da mesma forma que o atestado.
Quando parte do servidor, mesmo que a pedido da instituição, a declaração é pessoal. Quando a manifestação é da
própria instituição, por intermédio de seus titulares, a declaração é administrativa.
11.5.1 Elementos
a) Timbre: compõe-se do brasão e da representação da estrutura administrativa que deve estar em ordem
hierárquica decrescente, até o nível da Unidade responsável pela elaboração do ato.
b) Identificação do documento: as declarações não são numeradas. Basta escrever a palavra declaração em letras
maiúsculas, sem negrito e de forma centralizada no papel. Convém numerá-las no caso de se tornarem rotineiras.
c) Texto: é o teor do que se declara, se possível com a indicação específica da finalidade do ato. Se a declaração for a
respeito de alguém, deve conter referência aos seus documentos de identificação. A declaração é geralmente
estruturada em único parágrafo. Se houver mais de dois, deve-se numerá-los a partir do segundo.
d) Local e data: são registrados por extenso e sem qualquer supressão. O mês deve ser grafado em letras minúsculas.
Esse parágrafo não é numerado.
e) Assinatura: item que consta de assinatura, nome e cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser
centralizados na página.
44
11.5.11 Modelo de Declaração
Margem superior
Espaçamento
Identificação do
documento
Espaçamento
Parágrafo
Espaçamento
Local e data
Espaçamento
Assinatura
45
11.6 | Despacho
Despacho é o ato expedido por autoridade acerca de assunto submetido a sua apreciação. Destinado ao interessado e às
outras Unidades da Administração, o despacho é usado para proferir uma decisão, uma ordenação ou sugerir o
prosseguimento de um processo/expediente.
O despacho pode ser:
a) decisório: dá solução e põe termo à questão;
b) ordinatório: apenas dá andamento ao documento;
c) interlocutório: não resolve terminantemente a questão, apenas a transfere à autoridade de hierarquia superior,
inferior, ou de outra unidade da estrutura organizacional do órgão; e
d) saneador: aquele que resolve as falhas que porventura ocorram no procedimento.
Os despachos podem conter apenas uma palavra (Autorizo, Aprovo, lndefiro, etc.), expressões (De acordo, etc.) ou
textos mais longos. Quando o despacho for curto, pode ser escrito no próprio corpo do documento de que é parte.
11.6.1 Elementos
a) Timbre: compõe-se do brasão e da representação da estrutura administrativa que deve estar em ordem
hierárquica decrescente, até o nível da Unidade responsável pela elaboração do ato.
b) Identificação do documento: compõe-se do número do documento seguido do ano. Esses dados são sempre
separados por barra e complementados pela indicação do processo a que se refere o despacho, e do qual ele fará
parte, e pelo assunto do ato. Nas unidades que produzem poucos despachos, a numeração é dispensada. Se o
despacho for de pequena extensão e registrado no próprio documento, conterá apenas texto, data e assinatura.
c) Destinatário: indica o receptor do despacho. Alinhado à esquerda, é composto pela forma de tratamento
adequada ao destinatário, seguida do cargo que ocupa.
d) Texto: contém as informações da decisão ou do encaminhamento. Se houver mais de um parágrafo, deve-se
numerá-los a partir do segundo.
e) Local e data: são registrados por extenso e sem qualquer supressão. Grafa-se o mês com inicial minúscula. Esse
parágrafo não é numerado.
f ) Assinatura: campo formado pela assinatura, pelo nome e pelo cargo da autoridade expedidora. Esses elementos
devem ser centralizados na página.
46
11.6.11 Modelo de Despacho
Margem superior
Espaçamento
Espaçamento
Invocação
Parágrafo
Espaçamento
Local e data
Espaçamento
47
11.7 | Fac-símile (FAX)
Fac-símile é um instrumento de transmissão de mensagens que se caracteriza pela agilidade. Deve, por isso, ser utilizado
para a transmissão de assuntos oficiais de urgência. A comunicação chega ao destinatário por via telefônica, e o original
do documento fica com o expedidor. Havendo a necessidade, a documentação transmitida será encaminhada
posteriormente.
O fax tanto pode ser o ato administrativo em si (com mensagem e numeração próprias — mensagem fax) quanto servir
apenas de folha de rosto para o encaminhamento de outro ato (ofício, portaria, relatório, entre outros).
11.7.1 Requisitos para o envio de um Fax
a) Folha de rosto (se o texto da comunicação for pequeno, pode-se utilizar o campo “mensagem” da folha de rosto
— esse é o caso em que o fax é o ato administrativo em si);
b) Identificação do emissor — nome do servidor responsável pelo conteúdo e transmissão da mensagem; e
c) Numeração das páginas de transmissão.
11.7.11 Modelo de Fax
Ocorrendo problemas na recepção desta mensagem, favor informar pelo telefone que consta no cabeçalho deste
formulário.
48
11.8 | Informação
Informação é o ato por meio do qual o servidor se manifesta acerca de assunto submetido a sua apreciação, com o objetivo
de melhor fundamentar questões levantadas ou aclarar fatos não suficientemente relatados. Serve, essencialmente, ao
fornecimento de elementos exigidos ao bom trâmite documental, a fim de que os dados apresentados auxiliem a
autoridade competente nos seus despachos e na solução de problemas. Tem como fundamento o exame de processo ou de
fato de que se tenha conhecimento.
A informação deve ater-se somente ao necessário para a solução do que consta no procedimento, sem afirmações
subjetivas ou incertas.
O resumo da questão que motivou o ato poderá iniciar a informação, de modo a permitir que o leitor tome conhecimento
do assunto tratado.
11.8.1 Elementos
a) Timbre: compõe-se do brasão e da representação da estrutura administrativa que deve estar em ordem
hierárquica decrescente, até o nível da Unidade responsável pela elaboração do ato.
b) Identificação do documento: inclui o nome e o número do ato. Esses dados são complementados pela referência
ao processo a que se refere a informação, e do qual ela fará parte, e pelo assunto do ato.
c) Invocação: invoca o destinatário pelo cargo que ocupa e é seguido de vírgula.
d) Assunto: consiste no que está sendo tratado na informação.
e) Texto: consiste no conteúdo da informação, elaborado com clareza e concisão. A introdução relata brevemente a
questão que motivou o ato, de modo a permitir que o leitor identifique de imediato o assunto tratado no
documento. O desenvolvimento contém todas as questões demandadas ou consideradas essenciais para o
esclarecimento da situação analisada. Além disso, à exceção do fecho, todos os parágrafos são numerados para
facilitar possíveis remissões.
f ) Fecho: deve ser sintético. Ex.: É a informação. À consideração do Secretário-Geral do Ministério Público
Federal.
g) Local e data: são registrados por extenso e sem qualquer supressão. Grafa-se o mês com inicial minúscula.
h) Assinatura: item constituído pelo conjunto assinatura, nome e cargo do expedidor. Esses elementos ficarão
centralizados na página.
49
11.8.11 Modelo de Informação
Margem superior
Espaçamento
Espaçamento
Espaçamento
Assunto
Espaçamento
Parágrafo
Espaçamento
50
11.9 | Instrução Normativa
Instrução Normativa é ato do Procurador-Geral da República ou do Secretário-Geral do MPF destinado a
complementar, integrar ou interpretar a lei ou regulamento, estabelecer diretrizes às Unidades do MPF, bem como definir
métodos e procedimentos, a fim de orientar dirigentes e servidores no desempenho de suas atribuições.
11.9.1 Elementos
A instrução normativa compreende a ordem normatizadora e a matéria normatizada. A ordem normatizadora constitui o
preâmbulo, e a matéria normatizada diz respeito à própria comunicação do ato, que é o texto. São formadas por:
a) Timbre: compõe-se do brasão e da representação da estrutura administrativa que deve estar em ordem
hierárquica decrescente, até o nível da Unidade responsável pela elaboração do ato.
b) Identificação do documento: inclui o nome do ato em letras maiúsculas, seguido do número de registro e da data
do documento.
c) Ementa: contém o resumo do assunto que motivou a instrução normativa. A ementa ficará alinhada de forma
"justificada", com recuo à esquerda de 5 cm.
d) Preâmbulo: inicia a instrução normativa e não integra a matéria normatizada, que corresponde ao texto. Abre
com a nominação “O PROCURADOR-GERAL DA REPÚBLICA” ou “O SECRETÁRIO-GERAL DO
MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL”, seguida normalmente da expressão “no uso de suas atribuições” e das
considerações que justificam a expedição da instrução normativa. Nas considerações, deve-se citar a norma que
fundamenta o ato e outros motivos. É comumente finalizado com a expressão “resolve:”.
e) Texto: constitui o próprio conteúdo da instrução normativa, o que ela regula ou expressa. Tem a mesma estrutura
da portaria, com a divisão do assunto em artigos, parágrafos, incisos e alíneas.
f ) Assinatura: item constituído pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora, no caso, o Procurador-Geral
da República ou o Secretário-Geral. Esses elementos ficarão centralizados na página.
51
11.9.11 Modelo de Instrução Normativa
Margem superior
Espaçamento
Espaçamento
Ementa
Espaçamento
Parágrafo
52
11.10 | Instrução de Serviço
Instrução de Serviço é ordenamento administrativo de efeito interno, de competência dos titulares das Unidades gestoras,
destinado a complementar, integrar ou interpretar a lei, regulamento ou instrução normativa, a fim de orientar a conduta
funcional dos agentes da administração no desempenho de suas atribuições e assegurar a Unidade de ação na execução
das atividades do órgão.
11.10.1 Elementos
A instrução de serviço compreende a ordem normatizadora e a matéria normatizada. A ordem normatizadora constitui o
preâmbulo, e a matéria normatizada diz respeito à própria comunicação do ato, que é o texto. São formadas por:
a) Timbre: compõe-se do brasão e da representação da estrutura administrativa que deve estar em ordem
hierárquica decrescente, até o nível da Unidade responsável pela elaboração do ato.
b) Identificação do documento: inclui o nome do ato em letras maiúsculas, seguido do número de registro e da data
do documento.
c) Ementa: contém o resumo do assunto que motivou a instrução de serviço. A ementa ficará alinhada de forma
"justificada", com recuo à esquerda de 5cm.
d) Preâmbulo: inicia a instrução de serviço e não integra a matéria normatizada, que corresponde ao texto. Abre
com a nominação, seguida normalmente da expressão “no uso de suas atribuições” e das considerações que
justificam a expedição da instrução de serviço. Nas considerações, deve-se citar a norma que fundamenta o ato e
outros motivos. É comumente finalizado com a expressão “resolve”.
e) Texto: constitui o próprio conteúdo da instrução de serviço, o que ela regula ou expressa. Tem a mesma estrutura
da portaria, com a divisão do assunto em artigos, parágrafos, incisos e alíneas.
f ) Assinatura: item constituído pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora, no caso, o titular da Unidade
gestora. Esses elementos ficarão centralizados na página.
53
11.10.11 Modelo de Instrução de Serviço
Margem superior
Espaçamento
Espaçamento
Ementa
Espaçamento
Parágrafo
54
11.11 | Laudo
Laudo é o tipo de documento técnico destinado à análise de documentos e/ou dados, com objetivo de responder quesitos
formulados pelo solicitante, expressando conclusivamente opinião ténica.
11.11.1 Elementos
a) Timbre: compõe-se do brasão e da representação da estrutura administrativa que deve estar em ordem
hierárquica decrescente, até o nível da Unidade responsável pela elaboração do ato.
b) Quadro de identificação: devem constar referência, solicitante e ementa.
c) Texto: constitui-se no corpo do documento. Deve conter introdução, desenvolvimento e conclusão.
d) Fechamento: no último parágrafo do texto, deverá ser escrito "É o Laudo".
e) Assinatura: é a relação dos autores, em ordem alfabética, devendo constar o respectivo cargo ou área de atuação
profissional.
55
11.11.11 Modelo de Laudo
56
57
11.12| Memorando e Memorando Circular
Memorando é um tipo de correspondência interna e caracteriza-se pela ágil comunicação entre servidores e unidades de
um mesmo órgão.
Pode conter qualquer assunto que diga respeito à atividade administrativa, inclusive comunicações extensas, como
exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc., mas sua tramitação deve pautar-se pela simplicidade. Os despachos que a ele
se seguem, portanto, devem ser dados no próprio documento e, na ausência de espaço, em folha de continuação.
O memorando circular apresenta as mesmas características do memorando e diferencia-se dele apenas por ser endereçado
a vários destinatários.
Se o texto for longo, usa-se folha de continuação, que não deve conter o brasão, apenas a identificação do órgão. O tipo e
o número do memorando devem ser repetidos na folha de continuação, devidamente numerada.
Esses elementos ficarão alinhados à esquerda, assim dispostos: Fl. 2 do Memorando nº 4/2014 — Sejud, de 14/3/2013. O
texto prossegue após dois espaços simples.
No texto, à exceção do fecho, todos os demais parágrafos devem ser numerados para facilitar possíveis remissões.
11.12.1 Elementos
a) Timbre: compõe-se do brasão e da representação da estrutura administrativa que deve estar em ordem
hierárquica decrescente, até o nível da Unidade responsável pela elaboração do ato.
b) Identificação do documento: composta pelo tipo do memorando, registrado por extenso, seguido diretamente do
número de registro e da identificação da Unidade expedidora.
c) Data: deve estar alinhada à direita, na linha imediatamente inferior à da identificação do documento, e escrita
por extenso. Ex.: Em 18 de março de 2014 ou Brasília, 18 de março de 2014.
d) Destinatário: o destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
e) Assunto: consiste no que está sendo tratado no memorando.
f ) Texto: constitui o conteúdo do documento. O objeto que motivou o memorando deve ser sempre mencionado,
evitando-se, dessa forma, informações vagas ou incompletas, tais como: Em atenção ao Memorando nº 03/2014,
informo que a data é 1° de junho de 2014.
O assunto deve ser abordado de forma clara: Em atenção ao Memorando nº 03/2014, que trata das férias de
servidores desta Coordenadoria, informo que elas se iniciaram no dia 1º de junho de 2014.
g) Fecho: apresenta a saudação do signatário. As expressões utilizadas são: Respeitosamente — para autoridades de
hierarquia superior à do remetente — e Atenciosamente — para autoridades de mesma ou inferior hierarquia. O
fecho segue o mesmo alinhamento dos parágrafos do texto.
58
h) Assinatura: item composto por assinatura, nome e cargo do remetente. Esses elementos ficarão centralizados na
página.
59
11.12.11 Modelo de Memorando
Margem superior
Espaçamento
Local e data
Espaçamento
Invocação
Espaçamento
Assunto
Espaçamento
Parágrafo
Fecho
Espaçamento
60
11.13 | Mensagem eletrônica (e-mail)
Mensagem eletrônica ou e-mail, pela sua agilidade, constitui um dos mais eficientes meios de comunicação, visto que
pode ser lido praticamente ao mesmo tempo em que é remetido. Por isso, vem sendo usado como mais uma opção para a
correspondência no serviço público.
Se o e-mail tratar de assuntos de trabalho, deve obedecer aos mesmos princípios que norteiam a redação oficial, ou seja, a
clareza, a concisão, a formalidade, a objetividade e, principalmente, a observância às regras do padrão culto da língua. O
texto deve ter um vocativo, a mensagem propriamente dita, uma despedida respeitosa e a identificação do remetente
(nome, cargo, entre outros detalhes).
O uso do e-mail tem-se generalizado nas comunicações entre as Unidades do Ministério Público Federal. Muitas vezes as
mensagens são impressas e anexadas a processos administrativos como documentos probatórios de procedimentos
praticados pelo servidor.
O correio eletrônico pode ser utilizado para a comunicação entre os servidores da organização, entre a instituição e o
cidadão e entre a instituição e outros órgãos.
11.13.1 Forma de utilização
» Digite o endereço do destinatário por último. Isso evitará remessas equivocadas e outros problemas semelhantes.
» Verifique sempre se o endereço eletrônico está correto.
» Faça todas as revisões antes de enviar a mensagem, para que não seja necessário reenviar o e-mail retificando
possíveis erros.
» Certifique-se de que os anexos realmente estão sendo enviados e de que são os adequados para a mensagem.
» Não envie várias vezes o mesmo e-mail para ter certeza de que chegou. Se o endereço eletrônico estiver correto,
ele chegará. Além disso, o sistema oferece alternativas para saber se o texto foi recebido e se foi aberto.
» O campo assunto sempre deve ser preenchido. Esse procedimento tornará a comunicação mais rápida e eficiente,
pois o destinatário perceberá imediatamente o motivo da mensagem. Por isso, seja objetivo e claro ao delimitar o
assunto.
» Verifique a lista de endereços, que já fica impressa em seu correio eletrônico, evitando o envio de informação
reservada a um destinatário que não deveria recebê-la.
» O campo destinado à redação da mensagem não deve ser utilizado para textos longos nem para criação de
memorandos, ofícios e outras comunicações oficiais. Documentos dessa natureza devem ser enviados em arquivo
anexo.
61
» Utilize abreviaturas quando forem absolutamente necessárias e gramaticalmente corretas. O vocabulário informal
e as abreviaturas esdrúxulas — como naum, tb e vc em vez de não, também e você — empregados na internet
devem ser abolidos em mensagens eletrônicas que tratem de assuntos profissionais.
» Seja econômico na formatação, pois o destinatário pode não ter acesso a determinados programas e recursos,
como Page Maker, Power Point, animação e outros. A melhor opção é formatar o mínimo necessário. Evite
também gráficos, tabelas e textos pesados.
» Tome cuidado ao utilizar símbolos, pois eles podem aparecer de maneira diferente no sistema do destinatário. Se
o formato do documento for importante, envie-o como anexo processado no Word, Open ou PDF.
» Deve-se fazer distinção entre as mensagens particulares e as profissionais, criando pastas para diferenciá-las e,
acima de tudo, não classificar as pessoais como prioritárias. Ao encaminhar uma mensagem profissional, é
conveniente evidenciar que se trata de assunto de trabalho. Não divulgue informações confidenciais.
» A criação de listas de endereços por grupos de pessoas é útil quando se enviam mensagens regularmente para um
mesmo grupo.
» Alguns sistemas anexam à resposta dada a um e-mail todo o histórico das mensagens trocadas. Entretanto, quase
sempre esse histórico é desnecessário e só aumenta o tamanho da mensagem. Além disso, retransmitir o conteúdo
recebido anteriormente pode ser inadequado.
» As mensagens enviadas e/ou recebidas pelas caixas postais institucionais têm, obrigatoriamente, a identificação
clara do autor, a quem são imputadas as mesmas responsabilidades relativas ao uso de uma caixa postal individual.
11.13.2 Elementos
a) Identificação do e-mail: composta pelos campos que indicam o remetente, a data de envio, o destinatário e o
assunto.
b) Vocativo: invoca o destinatário e é seguido de vírgula. O uso dos pronomes de tratamento não é tão rígido
quanto nos outros atos oficiais administrativos, no entanto, é necessário dirigir-se ao leitor com o devido respeito,
visto que se trata de um texto profissional. É suficiente, mas também imprescindível, que se use o tratamento
Senhor/Senhora no vocativo, acompanhado do nome ou do cargo do destinatário.
c) Texto: constitui o conteúdo do documento.
d) Fecho: apresenta a saudação do remetente. As expressões utilizadas são: Respeitosamente — para autoridades de
hierarquia superior à do remetente — e Atenciosamente — para autoridades de mesma ou inferior hierarquia.
e) Identificação: a mensagem eletrônica, como qualquer outro ato oficial, deve conter uma identificação, que pode
apresentar, além do nome do signatário, o cargo, a titularidade, o telefone e o endereço do site da instituição, entre
outros detalhes. Essa identificação deve ser curta, com no máximo quatro linhas.
62
11.13.11 Modelo de Mensagem Eletrônica
Identificação
Vocativo
Fecho
Identificação
63
11.14 | Nota
Nota é um documento técnico destinado a apresentar o resultado de levantamentos de dados bibliográficos, documentos
eletrônicos, entrevistas e outros, sem a emissão de opinião técnica.
11.14.1 Elementos
a) Timbre: compõe-se do brasão e da representação da estrutura administrativa que deve estar em ordem
hierárquica decrescente, até o nível da Unidade responsável pela elaboração do ato.
b) Quadro de identificação: devem constar referência, solicitante e ementa.
c) Texto: constitui-se no corpo do documento. Deve conter introdução e desenvolvimento.
d) Fechamento: no último parágrafo do texto, deverá ser escrito "É a Nota".
e) Assinatura: é a relação dos autores, em ordem alfabética, devendo constar o respectivo cargo ou área de atuação
profissional.
64
11.14.11 Modelo de Nota
65
66
11.15 | Ofício e Ofício Circular
Ofício é um instrumento escrito e formal, utilizado para comunicação entre diferentes órgãos, entre um órgão e uma
pessoa ou entre autoridades, que se caracteriza por obedecer à determinada fórmula epistolar.
Cada ofício deve abordar um único assunto. Todos os parágrafos do texto devem ser numerados para facilitar possíveis
remissões.
Se o ofício for acompanhado de outros documentos, deve-se mencionar tal ocorrência no corpo do texto. O ofício circular
apresenta as mesmas características do ofício e diferencia-se dele apenas por ser endereçado a vários destinatários
simultaneamente.
Se o texto for longo, usa-se folha de continuação, que não deve conter o brasão, apenas a identificação do órgão. O tipo e
o número do ofício devem ser repetidos na folha de continuação, devidamente numerada.
Esses elementos ficarão alinhados à esquerda, assim dispostos: Fl. 2 do Ofício nº 4/2013 — Sejud. O texto prossegue
após dois espaços simples.
11.15.1 Elementos
a) Timbre: compõe-se do brasão e da representação da estrutura administrativa que deve estar em ordem
hierárquica decrescente, até o nível da Unidade responsável pela elaboração do ato.
b) Identificação do documento: composta pelo tipo de ofício, registrado por extenso, seguido do número de registro
e da sigla da Unidade expedidora.
c) Local e data: posicionam-se à direita, na linha imediatamente inferior à da identificação do documento. Não se
usa abreviatura.
d) Destinatário: item que indica o receptor do ofício. Composto pela forma de tratamento adequada ao
destinatário, pelo nome dele em letras maiúsculas, o cargo ou função e órgão a que pertence, alinhados à esquerda.
Poderá, ainda, ser inserido no final do documento. Caso o ofício tenha mais de uma folha, o destinatário será
mencionado apenas na primeira.
e) Referência: faz remissão ao documento que originou o ofício.
f ) Assunto: contém referência ao assunto que motivou o ofício.
g) Vocativo: invoca o destinatário e é seguido de vírgula.
h) Texto: o texto do ofício deve conter introdução, desenvolvimento e conclusão, nos casos em que o objetivo não
seja apenas o de encaminhar documentos.
67
A introdução apresentará, de forma objetiva, o assunto que motiva o expediente: Encaminho a Vossa Excelência...,
Informo a Vossa Senhoria que..., Submeto à apreciação de Vossa Senhoria..., em vez de É com pesar que
comunicamos que..., Temos a honra de informar que...
O assunto deve ser detalhado no desenvolvimento. Se houver mais de uma ideia, cada uma delas será abordada em
parágrafos distintos, a fim de que o texto flua com clareza.
i) A conclusão simplesmente reafirma a proposição que motivou o ato.
j) Fecho: apresenta a saudação ao destinatário. São utilizadas as expressões Atenciosamente e Respeitosamente. A
primeira para pessoas de mesma ou de inferior hierarquia e a segunda para autoridades de hierarquia superior à do
signatário. O fecho segue o mesmo alinhamento dos parágrafos do texto.
k) Assinatura: item composto por assinatura, nome e cargo do emitente. Esses elementos ficarão centralizados na
página.
68
11.15.11 Modelo de Ofício
Margem superior
Espaçamento
Expediente
Espaçamento
Destinatário
Espaçamento
Espaçamento
Vocativo
Espaçamento
Parágrafo
69
11.16 | Parecer
Parecer é o instrumento utilizado para expressar a opinião fundamentada, técnica, científica ou jurídica, sobre
determinado assunto. É ato exarado com base na constatação de fatos e na análise técnica, administrativa ou jurídica de
documentos e/ou dados, com a indicação de solução, favorável ou contrária, segundo as argumentações apresentadas pelo
autor do parecer.
11.16.1 Elementos
a) Timbre: compõe-se do brasão e da representação da estrutura administrativa que deve estar em ordem
hierárquica decrescente, até o nível da Unidade responsável pela elaboração do ato.
b) Quadro de identificação: devem constar referência, solicitante e ementa.
c) Texto: constitui-se no corpo do documento. Deve conter introdução, desenvolvimento e conclusão.
d) Fechamento: no último parágrafo do texto, deverá ser escrito "É o Parecer".
e) Assinatura: é a relação dos autores, em ordem alfabética, devendo constar o respectivo cargo ou área de atuação
profissional.
70
11.16.11 Modelo de Parecer
71
72
11.17 | Portaria
Portaria é o ato da autoridade competente para dispor sobre assuntos de natureza predominantemente administrativa,
especialmente os relativos a pessoal (exoneração, delegação de competência, designação, elogio, penalidade e outros do
gênero), bem como ao funcionamento dos serviços do MPF (horário de expediente, suspensão de prazos legais,
designação de comissões, etc.).
11.17.1 Elementos
A portaria compreende a ordem normatizadora e a matéria normatizada.
A ordem normatizadora constitui o preâmbulo, e a matéria normatizada diz respeito à própria comunicação do ato, que é
o texto. São formadas por:
a) Timbre: compõe-se do brasão e da representação da estrutura administrativa que deve estar em ordem
hierárquica decrescente, até o nível da Unidade responsável pela elaboração do ato.
b) Identificação do documento: composta pelo nome do ato por extenso e em letras maiúsculas, seguido do número
e da data de expedição.
c) Ementa: contém o resumo do assunto que motivou a portaria. A ementa ficará de forma "justificada", com recuo
à esquerda de 5 cm.
d) Preâmbulo: inicia a portaria e não integra a matéria normatizada, que corresponde ao texto. O preâmbulo é
aberto com a nominação do expedidor do ato, por exemplo: “O PROCURADOR-GERAL DA REPÚBLICA” ou
“SECRETÁRIO-GERAL DO MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL”, seguida normalmente da expressão “no
uso de suas atribuições”, ou equivalente, e das considerações que justificam a expedição da portaria. Nas
considerações, deve-se citar a norma que fundamenta o ato. O preâmbulo encerra-se com a expressão “resolve".
e) Texto: é o conteúdo da portaria, o que ela regula ou expressa. Tem a mesma estrutura do texto legislativo, com a
divisão do assunto em artigos, parágrafos, incisos e alíneas.
f ) Assinatura: item composto pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora. Esses elementos ficarão
centralizados na página.
73
11.17.11 Modelo de Portaria
Margem superior
Espaçamento
Espaçamento
Ementa
Parágrafo
Espaçamento
74
11.18 | Relatório
Relatório é o documento destinado a registrar o relato de reuniões, vistorias, audiências, viagens e outros eventos que não
demandem análise documental nem a emissão de opinião técnica. O relatório é uma descrição pormenorizada de
determinada atividade, de um projeto específico ou do período de tempo em que se desenvolveu uma ou várias tarefas.
11.18.1 Elementos
a) Timbre: compõe-se do brasão e da representação da estrutura administrativa que deve estar em ordem
hierárquica decrescente, até o nível da Unidade responsável pela elaboração do ato.
b) Quadro de identificação: devem constar referência, solicitante e ementa.
c) Texto: constitui-se no corpo do documento. Deve conter introdução e desenvolvimento.
d) Fechamento: no último parágrafo do texto, deverá ser escrito "É o Relatório".
e) Assinatura: é a relação dos autores, em ordem alfabética, devendo constar o respectivo cargo ou área de atuação
profissional.
75
11.18.11 Modelo de Relatório
76
11.19 | Requerimento
Requerimento é o instrumento por meio do qual o requerente se dirige à autoridade administrativa para solicitar o
reconhecimento de um direito ou a concessão de um pedido, sob o amparo de lei ou norma reguladora.
O requerimento será sempre redigido em terceira pessoa.
11.19.1 Elementos
a) Identificação do documento: basta escrever a palavra requerimento em letras maiúsculas, sem negrito e de forma
centralizada no papel.
b) Vocativo: invoca o destinatário com a forma adequada de tratamento, a indicação do cargo da autoridade e o
nome do órgão a que se dirige. Não se menciona o nome da autoridade. Ex.: Senhor Secretário-Geral do
Ministério Público Federal.
c) Texto: é o conteúdo do requerimento, aquilo que se solicita. Inicia-se com o nome do requerente e sua
identificação, composta do maior número possível de informações, seguida do objeto do requerimento, com a
indicação dos fundamentos legais que dão base à solicitação.
d) Fecho: o fecho mais comumente utilizado é "Nesses termos, pede deferimento". Usa-se também "Pede
deferimento".
e) Local e data: o local e a data devem ser escritos por extenso.
f ) Assinatura: esse elemento ficará centralizado na página.
77
11.19.11 Modelo de Requerimento
Margem superior
Identificação
Espaçamento
Vocativo
Espaçamento
Parágrafo
Espaçamento
Espaçamento
78
11.20 | Resolução
Resolução é ato normativo destinado a comunicar as deliberações, complementar e normatizar assuntos de competência
de órgãos colegiados.
11.20.1 Elementos
A resolução compreende a ordem normatizadora e a matéria normatizada. A ordem normatizadora constitui o
preâmbulo, e a matéria normatizada diz respeito à própria comunicação do ato, que é o texto. São formadas por:
a) Timbre: compõe-se do brasão e da representação da estrutura administrativa que deve estar em ordem
hierárquica decrescente, até o nível da Unidade responsável pela elaboração do ato.
b) Identificação do documento: composta pelo nome do ato por extenso e em letras maiúsculas, seguido do número
e da data de expedição.
c) Ementa: contém o resumo do assunto que motivou a resolução.
d) Preâmbulo: inicia a resolução e não integra a matéria normatizada, que corresponde ao texto. O preâmbulo é
aberto com a nominação do expedidor do ato: “O CONSELHO SUPERIOR DO MINISTÉRIO PÚBLICO
FEDERAL”, seguida normalmente da expressão “no uso das atribuições que lhe confere o art. ... do Regimento
Interno” ou equivalente, e das considerações que justificam a expedição da resolução. Nas considerações, deve-se
citar a norma que fundamenta o ato. O preâmbulo encerra-se com a expressão “RESOLVE”, registrada em um
novo parágrafo e em letras maiúsculas.
e) Texto: é o conteúdo da resolução, o que ela regula ou expressa. Tem a mesma estrutura do texto legislativo, com a
divisão do assunto em artigos, parágrafos, incisos e alíneas.
f ) Assinatura: item composto pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora. Esses elementos ficarão
centralizados na página.
79
11.20.11 Modelo de Resolução
Margem superior
Espaçamento
Espaçamento
Parágrafo
Espaçamento
Espaçamento
80
Espaçamento
81
11.21 | Telegrama
Telegrama é toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia ou outro semelhante. Deve-se restringir o uso do
telegrama apenas àquelas situações em que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique
sua utilização. Em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão.
As mensagens deverão ser transmitidas por meio de formulário padrão dos Correios ou pelo sistema eletrônico
disponibilizado para essa finalidade.
82
Referências Bibliográficas
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referências: elaboração. Rio de Janeiro, 2002.
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