UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO
Departamento de Administração
Gabinete do Vice-Reitor
Sistema de Compras Web
 Tendo em vista a necessidade de modernização dos sistemas
corporativos e as dificuldades de implementar manutenções
preventivas, corretivas e evolutivas no atual sistemas de
Compras do Mercúrio Recad, teve início o projeto de criação de
novo Sistema de Compras, com o propósito de otimização do
processo e promover a migração do sistema Recad para
interface Web.
 O projeto do Sistema de Compras Web tem como propósito
contemplar todas as modalidades de licitação, no entanto,
nesta primeira etapa estará sendo disponibilizada somente a
opção “Pregão para Registro de Preços – Aquisição de Bens –
através da BEC.
Sistema de Compras Web
 Atribuição de Perfil ao “COMPRADOR”.
Selecione a opção
“Criar e Participar de
Grupo de Compra”.
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 Atribuição de Perfil ao “AUTORIZADOR”.
Selecione a opção
“Autorizar Grupo de
Compra”.
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 Atribuição de Perfil para “RECEBER MATERIAL”.
Selecione a opção
“Receber material”.
Sistema de Compras Web
 Atribuição de Perfil para “CONSULTAR COMPRAS”.
Selecione a opção
“Consultar compras”.
Sistema de Compras Web
Sistema de Compras Web
1) Informe a “Unidade”, “Tipo”
de compra, o “Número de dias
para adesão” e a “Modalidade”.
2) Clique em “Criar Compra”.
Sistema de Compras Web
1) Insira o número da
Requisição de Compra.
2) Clique em “Buscar itens da
requisição”.
1) Selecione o Endereço de
ENTREGA da Unidade.
2) Selecione os itens da
requisição a serem inseridos
na Compra.
3) Clique em “Inserir item na
compra”.
Sistema de Compras Web
Clique em “Pesquisa Prévia”.
1) O sistema irá verificar em sua base, as
compras realizadas nos últimos 6 (seis)
meses, oferecendo uma média de preços
para os Bens em questão.
2) Para cadastrar novas pesquisas, clique em
“Inserir Pesquisa”.
Sistema de Compras Web
1) Selecione o “Meio de Pesquisa”.
2) Informe o nome da empresa em “Nome
Pesquisado”.
3) Insira “Validade”, “Prazo de Pagamento”,
“Prazo de Entrega” e, se houver, “Observações”.
4) Informe a quantidade pesquisada, o preço
unitário de cada item e quais comporão a média
na composição do preço referencial.
5) Clique em “Salvar pesquisa”.
Na aba “Pesquisa Prévia” estarão listadas as
pesquisas cadastradas pelo comprador, além
da “Referência de compras anteriores”.
Sistema de Compras Web
1) Na aba “Cadastro de preço de referência” estará
detalhada a composição do “Preço Unitário de
Referência”. Caso seja necessário adotar um preço
diferente, basta alterá-lo e justificá-lo.
2) Clique em “Confirmar”.
3) Imprima esta tela para anexar ao processo físico.
4) Para retornar à tela inicial da compra, clique no
número da Compra.
Sistema de Compras Web
1) Na tela inicial da
Compra, altere a situação
da compra para “Enviar
para Autorização”.
2) Clique em “Salvar”.
Sistema de Compras Web
Após o login, clique na
opção “Autorizar Compra”.
Sistema de Compras Web
O autorizador poderá clicar na compra
para maiores informações, ou se preferir,
poderá clicar em “Autorizar” para abrir a
tela de autorização da compra.
Para verificar os itens da
compra, clique na aba
“Itens”.
Sistema de Compras Web
1) O sistema irá exibir a relação de todos os
itens, os quantitativos e seus valores
estimados. Para autorizar a compra, o
autorizador deverá clicar na aba
“Compra”.
Sistema de Compras Web
Altere a situação para
“Autorizar Compra” e
clique em “Salvar”.
Obs.: Caso a Compra não seja
autorizada, o preenchimento do
campo “Observação” se
tornará obrigatório.
Sistema de Compras Web
Após a autorização, a compra terá seu
status alterado e será iniciado o prazo
para as unidades aderirem à compra.
Na opção “Gerenciar Compra” poderá
ser possível verificar todas as compras
disponíveis para adesão.
Sistema de Compras Web
Após o login, clique em
“Buscar Compra”.
Sistema de Compras Web
A Compra Coletiva disponível para adesão
poderá ser encontrada indicando o “Nome
do item” ou o “código do Bem” de
interesse, ou poderá listar todas as
compras.
1) O sistema irá exibir todas as compras
“Abertas para Adesão”, que contenha o item
de interesse. Para participar, basta
selecionar a opção “Aderir”.
2) Para saber detalhes da compra, clique no
número da Compra.
3) Para participar da compra, clique em
“Aderir” na compra escolhida.
Sistema de Compras Web
O sistema irá exibir todas as requisições
“Autorizadas” na Unidade que contenham
código de Bens semelhantes àqueles
constantes da Compra Coletiva selecionada
para adesão.
1) O sistema irá solicitar a indicação do endereço de entrega.
2) O Comprador poderá selecionar todos os itens das
requisições que tiver interesse em aderir a Compra
Coletiva selecionada.
3) Após selecionar os itens, deverá clicar na opção “Aderir”
para concluir a operação.
Sistema de Compras Web
Ao aderir, o sistema encaminhará o item
da requisição para “Autorização”, alterando
a situação do mesmo.
Sistema de Compras Web
Nesta tela são apresentados os
detalhes da Compra.
Sistema de Compras Web
Após o login, clique em
“Autorizar Adesões”.
1) Selecione os itens aderidos a serem
autorizados.
2) Clique em “Autorizar”.
Sistema Siafisico.net
www6.fazenda.sp.gov.br
Oferta de Compra - Siafisico.net
 Para realização do Pregão Eletrônico para Registro de Preços na BEC,
faz-se necessária a criação da Oferta de Compra no sistema
siafisico.net, através do link www6.fazenda.sp.gov.br.
 Deverá ser selecionada a opção “Oferta de Compra de Registro de
Preço”.
 A Oferta de Compra deverá possuir item de material correspondente
ao Bem constante da Requisição de Compras, obtido no Cadastro de
Materiais do sistema Mercúrio, com exceção das compras por lote, as
quais são compradas por agrupamento de item na BEC.
Oferta de Compra - Siafisico.net
Para agrupar itens e montar um “lote” é
necessário que os mesmos sejam da
mesma “classe”.
Caso seja preciso licitar mais de um
agrupamento de item da mesma “classe”,
existem agrupamentos sequenciais “lote 1,
lote 2, lote n”.
Oferta de Compra - Siafisico.net:
Os itens de agrupamento não possuem
detalhamento do material. O mesmo
remete ao edital de abertura da licitação.
“descrição detalhada, vide edital”
Oferta de Compra - Siafisico.net
Para inclusão de “Oferta de Compra de
Registro de Preços”, basta acessar o menu do
Sisfisico.net, conforme indicado.
Destaca-se que, para os demais
procedimentos de compras na BEC (Dispensa,
Pregão, etc) é necessário incluir a “Oferta de
Compra Personalizada”.
Oferta de Compra - Siafisico.net
Os dados iniciais da “OC de SRP”
aparecerão indicadas na tela.
Oferta de Compra - Siafisico.net
Preencha os dados do formulário da “OC
de SRP”.
Ressalta-se que o campo “Número do
Processo” deve ser preenchido com o
número do processo Proteos, sem os
pontos. Este campo aceita apenas 11
“onze” digitos.
Oferta de Compra - Siafisico.net
Confirme o “envio” da OC de SRP”.
Esta ação apenas faz o pré-cadastro
e gera o número da OC.
Oferta de Compra - Siafisico.net
Oferta de Compra - Siafisico.net
Verifique os dados iniciais da “OC de SRP”.
Inclua os itens da OC no ícone “
”. Utilize
este ícone para cada nova inclusão.
Oferta de Compra - Siafisico.net
Confirme a inclusão do item.
Oferta de Compra - Siafisico.net
Preencha o campo “item de material” com o
número do item da BEC (siafisico).
Selecione a unidade de fornecimento
compatível com a “unidade de compra”
cadastrada no BEM Mercúrio.
Preencha os demais campos do item e
“confirme”.
Oferta de Compra - Siafisico.net
Confirme o envio da descrição do item da OC.
Oferta de Compra - Siafisico.net
Oferta de Compra - Siafisico.net
Verifique os dados dos itens da OC. Você
pode excluir ou editar a descrição dos itens.
Para incluir novos itens, clique no ícone “
”.
Oferta de Compra - Siafisico.net
Verifique os dados da OC e clique em “
envia-la para o sistema da BEC.
” para
Oferta de Compra - Siafisico.net
Confirme o envio da OC para negociação no
site da BEC.
Este passo ainda não publica a licitação na
BEC, o que será realizado posteriormente.
Oferta de Compra - Siafisico.net
Oferta de Compra - Siafisico.net
 Os dados da OC serão enviados para a BEC/SP, o que poderá
demorar algumas horas.
 Com isto, a etapa do Sistema Siafisico.net está encerrada.
 A partir de agora a Autoridade Competente deverá liberar o
Pregão, bem como indicar os responsáveis pelo mesmo.
Sistema de Compras Web
Para acessar a tela inicial
da Compra, clique em
“Gerenciar Compra”.
Clique no ícone
“Alterar Compra”.
Sistema de Compras Web
Findo o prazo para adesões, altere a
“Situação” da compra para “Cadastrar
Processo de Compra”.
Sistema de Compras Web
Clique na aba “Processo
de Compra”.
1) Informe o “Número do Processo”,
“Tipo de Licitação”, “Prazo de entrega”,
“Prazo de pagamento”, “Validade da
Proposta”.
2) Clique em “Salvar Processo de
Compra”.
Sistema de Compras Web
1) Clique na aba “Compra”.
2) Altere a situação para “Montar
Edital”.
3) Clique em “Salvar”.
Clique na aba “Edital”.
Sistema de Compras Web
Na situação “Em montagem de Edital”
é possível visualizar alguns anexos
que serão utilizados na montagem do
Edital.
No caso do anexo “Relação de
Unidades Participantes” , o sistema irá
gerar automaticamente a relação.
Sistema de Compras Web
 Relação de Unidades Participantes.
Sistema de Compras Web
Clique em “Montagem do
Edital”.
1) Selecione em “Tipo” a
opção “Eletrônico BEC SRP”.
2) Os procedimentos de
montagem de edital via web
seguem os trâmites usuais.
Sistema de Compras Web
Clique em “Montagem do
Edital”.
1) Selecione em “Tipo” a
opção “Eletrônico BEC SRP”.
2) Os procedimentos de
montagem de edital via web
seguem os trâmites usuais.
Sistema de Compras Web
1) Na aba “Compra”,
após aprovação do edital,
altere a situação para
“Edital Aprovado”.
2) Clique em “Salvar”.
www.bec.sp.gov.br
Cadastro do Pregão RP na BEC
Após enviada a OC para a BEC, a autoridade
competente deverá acessar o sistema da BEC
através da opção “Unidade Compradora”.
Cadastro do Pregão RP na BEC
O acesso é feito com o CPF do usuário e a
sua senha pessoal.
Cadastro do Pregão RP na BEC
Para todos os usuários que acessarem o
sistema BEC, é apresentado um Termo de
Responsabilidade para uso do mesmo.
O usuário deverá selecionar a opção de
declaração de ciência do termo e em seguida
clicar em “ok”.
Cadastro do Pregão RP na BEC
Para acessar a Oferta de Compra, será
necessário clicar em “Procedimentos” e em
seguida “Pregão Eletrônico” no menu
principal.
Cadastro do Pregão RP na BEC
Serão apresentados uma opção de busca
de OC com várias opções de filtro, bem
como, uma relação completa das OCs da
unidade do usuário “logado”.
Cadastro do Pregão RP na BEC
A autoridade competente deverá indicar os
responsáveis pelo pregão através do menu
“Fase Preparatória” e em seguida
“Responsáveis”.
Cadastro do Pregão RP na BEC
Será apresentada uma lista com todos os
usuários e seus respectivos perfis da unidade
da autoridade competente.
A mesma deverá indicar os responsáveis pelo
pregão.
Cadastro do Pregão RP na BEC
Indicados os responsáveis pelo pregão pela
autoridade competente, o pregoeiro deverá
fazer o acesso ao sistema BEC, localizar a
OC e em seguida preencher o formulário para
cadastro e agendamento do pregão.
Cadastro do Pregão RP na BEC
Após realizado o “upload” do arquivo do edital,
bem como definidos os demais parâmetros do
pregão, o pregoeiro deverá clicar em “Gravar
Agendamento”.
Cadastro do Pregão RP na BEC
Será informado que o pré-agendamento do
pregão foi realizado com sucesso.
Cadastro do Pregão RP na BEC
Para tornar o pregão público, clique no botão
“Liberar Oferta de Compra”.
Após, confirme esta ação clicando em “OK”.
Cadastro do Pregão RP na BEC
Durante a fase de publicação do edital, o
pregoeiro poderá alterar o valor de redução
mínima. Para tanto, deverá ser publicada uma
errata sem devolução de prazo.
Cadastro do Pregão RP na BEC
Durante a fase de publicidade, o pregoeiro fará a gestão do pregão no
próprio sistema. Todos os pedidos de esclarecimentos, bem como
impugnações serão tratados neste ambiente.
Sistema de Compras Web
1) Altere a situação
para “Cadastrar
Propostas”.
2) Clique em “Salvar”.
Sistema de Compras Web
Clique na aba “Proposta
Fornecedor”.
Clique em “Gerenciar
Propostas”.
Sistema de Compras Web
Clique em “Inserir
Proposta Fornecedor”.
Para aqui para buscar
o Fornecedor.
Sistema de Compras Web
Informe os dados e
clique em “Buscar”.
Clique no Código e
Nome do Fornecedor.
Sistema de Compras Web
Em seguida, clique na aba
“Classificação dos Itens”.
1) Preencha os dados
da Proposta e do
Representante da
Empresa.
2) Clique em “Salvar”.
Sistema de Compras Web
1) Preencha os dados de
cada um dos itens.
2) Clique em “Salvar”.
Sistema de Compras Web
Clique na aba “Resumo das
Propostas e Classificação”.
1) Nesta aba será possível visualizar os fornecedores de cada um
dos itens e sua respectiva classificação.
2) Ao clicar em “Versão para impressão”, será gerado o
documento “Resumo das Propostas e Classificação” (equivalente
ao documento “Grade Comparativa de Propostas”) que deverá
ser impresso e incluído no processo físico.
Sistema de Compras Web
Clique no ícone
“Alterar Compra”.
1) Altere a Situação da
Compra para a opção “Para
Homologação”.
2) Clique em “Salvar”.
Sistema de Compras Web
1) Informe a “Data de
Homologação”.
2) Clique em “Salvar”.
Sistema de Compras Web
1) Altere a Situação da Compra
para a opção “Gerenciamento de
Ata de RP”.
2) Clique em “Salvar”.
Sistema de Compras Web
1)Após o login, selecione a opção
“Gerenciar Registro de Preço” e clique no
ícone do carrinho de compras
para
requisitar da Ata de RP.
2)A Ata do RP digitalizada e respectiva
publicação, poderão ser obtidas através
do arquivo disponível para download.
Sistema de Compras Web
1) Preencha os dados da” Requisição de
Compra” (Ata) e da “Compra Ata”.
2) Informe a(s) quantidade(s) dos “Itens
do Registro de Preço” que será(ão)
solicitada(s) igual(is) ou menor(es) que os
valores disponíveis em “Qtde. Restante”.
3) Clique em “Enviar para Autorização”.
Sistema de Compras Web
1) Será gerado um número de Compra
Ata.
2) Será gerado um “Número Processo”.
Clique nesse número para imprimir a
capa do processo.
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No final da página, clique em “Versão para impressão” para imprimir o
Documento de Compra Ata e inclui-lo no processo físico.
Em “Gerenciar Compra”
será possível buscar a
Compra Ata e acessar sua
tela inicial para saber sua
“Situação”.
Sistema de Compras Web
1) Informe o número da Compra.
2) Clique em “Buscar”.
1) Altere a Situação da Compra
para a opção “Autorizar”.
2) Clique em “Salvar”.
Sistema de Compras Web
1) Altere a Situação da Compra
para a opção “Empenhado”.
2) Clique em “Salvar”.
1) Altere a Situação da Compra
para a opção “Receber Item”.
2) Clique em “Salvar”.
Sistema de Compras Web
Clique na aba “Recebimento de
Itens”.
1) Informe os dados do recebimento, da
nota fiscal e as quantidades dos itens.
2) Clique em “Salvar”.
Sistema de Compras Web
1) Após concluída a fase de recebimento
dos itens, altere a Situação da Compra
Ata para a opção “Concluir”.
2) Clique em “Salvar”.
Proposta para montagem de processo físico
 Estaremos disponibilizando no site do DA, roteiros com
propostas de montagem dos processos físicos para os
processos de “Pregão para Registro de Preços”, bem
como, para o processo de “Compra Ata”.
UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO
GVR
Gabinete do Vice-Reitor
Departamento de Administração
Rua da Reitoria, 374
Cidade Universitária Armando de Salles Oliveira
Butantã – São Paulo – SP
www.usp.br/da
[email protected]