Apostila
MS Project 2007
Professional
Através
desse
poderoso
programa
de
gerenciamento de projetos, este curso visa
capacitar o aluno a planejar, gerenciar e
trabalhar com uma agenda e informações
de projeto eficientemente.
Versão: 3 – Fev. 2008
Autor: Rafael Velasquez Saavedra da Silva, PMP
MS Project 2007
- Professional
Índice
CÁPITULO 1 - INTRODUÇÃO........................................................................................................5
1. Informações Iniciais .........................................................................................................5
1.1 Informações sobre o autor.........................................................................................5
1.2 . O que o MS Project?..................................................................................................5
1.1 . O que há de novo na versão 2007?........................................................................8
1.2 . O que é um Projeto? .................................................................................................8
1.3 . Como está preparado este Material ? ...................................................................9
1.4 . O que você precisa para aprender a utilizar o Project?.....................................9
1.5 . Informações Básicas sobre Projetos ......................................................................9
2. Operações Básicas..........................................................................................................11
2.1 . Abrindo um projeto já existente...........................................................................11
2.2 . Salvando um projeto ...............................................................................................12
2.3 . Área de Trabalho MS Project.................................................................................13
3. Modos de Exibição .........................................................................................................14
3.1 . Calendário..................................................................................................................15
3.2 . Gráfico de Gantt .......................................................................................................15
3.3 . Diagrama de Rede....................................................................................................15
3.4 . Uso da Tarefa ............................................................................................................16
3.5 . Gantt de Controle ....................................................................................................16
3.6 . Gráfico de Recursos.................................................................................................16
3.7 . Planilha de Recursos................................................................................................16
3.8 . Uso do Recurso.........................................................................................................16
3.9 . Mais modos de exibição .........................................................................................16
4. Tabelas..............................................................................................................................17
4.1 . Tabelas de Tarefas ...................................................................................................17
4.2 . Tabelas de Recursos ................................................................................................18
CÁPITULO 2 – PLANEJANDO O PROJETO................................................................................20
5. Criando um Novo Projeto .............................................................................................20
5.1 . Novo Projeto .............................................................................................................20
5.2 . Novo Projeto a partir de um modelo...................................................................20
5.3 . Parametrizações iniciais do Projeto .....................................................................21
5.4 . Novo Projeto a partir da Guia do Projeto ...........................................................23
5.5 . Identificando o Projeto ...........................................................................................23
6. Trabalhando Calendários ..............................................................................................26
6.1 . Calendários Base ......................................................................................................26
6.2 . Tipos de Calendários ...............................................................................................27
6.3 . Criando um Calendário ...........................................................................................27
6.4 . Editando um Calendário .........................................................................................28
6.5 . Atribuindo Calendários ...........................................................................................30
6.6 .Mudando os horários de Trabalho ........................................................................31
6.7 .Criando Calendário a partir de um CALENDÁRIO BASE ....................................33
6.8 .Apagando um Calendário Base ..............................................................................33
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MS Project 2007
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7. Criando Tarefas...............................................................................................................34
7.1 . Criando tarefas no Projeto.....................................................................................34
7.2 . Criando tarefas Recorrentes..................................................................................38
7.3 . Dividindo Tarefas .....................................................................................................39
7.4 . Inserindo Duração nas Atividades ........................................................................40
7.5 . Inserindo Marcos no Projeto .................................................................................41
7.6 . Vinculando Tarefas ..................................................................................................42
7.7 . Desvinculando Tarefas ............................................................................................43
7.8 . Inserindo outras Tarefas.........................................................................................44
7.9 . Excluindo Tarefas .....................................................................................................44
7.10
. Tipos de Tarefas ...................................................................................................45
7.11
. Movendo Tarefas no MS Project ......................................................................46
7.12
. Restrições das Tarefas ........................................................................................46
7.13
. Estabelecendo relações entre as tarefas ........................................................47
7.14
. Inserindo um novo Vinculo (relações entre tarefas)....................................48
7.15
. Alterando a relação entre as atividades .........................................................49
7.16
. Trabalhando com Folga (LAG) e Antecipação (LEAD)...................................50
7.17
. Análise PERT para Duração das Atividades ....................................................51
8. Criando a Estrutura Analítica de Projetos .................................................................52
8.1 . Recuando Atividades ...............................................................................................52
8.2 .Visualizando os Níveis de Estrutura de Tópicos .................................................53
9. Recursos ...........................................................................................................................55
9.1 .Criando Recursos.......................................................................................................56
9.2 .Alocando um Recurso a uma tarefa com Atribuir Recursos ............................61
9.3 .Alocando Recursos Simultaneamente..................................................................62
9.4 .Criando recursos com a Visão “Planilha de Recursos”......................................62
9.5 .Inserindo informações adicionais aos Recursos.................................................63
9.6 .Incluindo e Removendo Recursos .........................................................................64
9.7 .Classificando Recursos .............................................................................................65
9.8 .Incluindo vários recursos através da Ferramenta: Preencher Abaixo...........66
9.9 .Acúmulo de Custos do Recurso no Projeto .........................................................67
9.10
.Custos Fixos á Tarefa............................................................................................67
9.11
.Crie um calendário especifico para o Recurso................................................68
9.12
.Calendário Base do Recurso ...............................................................................68
9.13
.Especificando um Feriado para o Recurso.......................................................69
9.14
.O que é um cronograma orientado a Recurso? .............................................70
9.15
.Cronograma de duração Fixa..............................................................................70
9.16
.Trabalhando com Recursos e Cronogramas....................................................70
9.17
.Como encurtar prazos..........................................................................................73
9.18
.Ajustando Alocações de Recursos.....................................................................74
9.19
.Visualizando Cargas de Trabalho.......................................................................75
9.20
.Visualizando recursos sobre-alocados com Uso do Recurso.......................76
9.21
.Resolvendo sobre-alocação de Recursos.........................................................77
9.22
.Definindo um nivelamento Automático...........................................................79
10. Custos............................................................................................................................80
10.1
.Atribuindo Custos ao Projeto .............................................................................80
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10.2
.Calculando os Custos............................................................................................81
10.3
.Visualizando Estatísticas do Projeto .................................................................81
CÁPITULO 3 – EXECUTANDO O PROJETO...............................................................................83
11. Gravando Linhas de Base..........................................................................................83
11.1
.Criando Linhas de Base ........................................................................................83
11.2
.Limpando Linhas de Base ....................................................................................84
12. Acompanhando o progresso das atividades.........................................................84
12.1
.Informações básicas para o acompanhando do Projeto ..............................84
12.2
.Atualizando o Cronograma com Informações Reais .....................................85
12.3
.Visualizando o Cronograma................................................................................86
12.4
.Atualizando Tarefas Específicas .........................................................................86
12.5
.Comparando Resultados .....................................................................................87
12.6
.Trabalhando com o Caminho Critico ................................................................87
12.7
.Ultrapassando o Caminho Crítico ......................................................................88
12.8
.Mudando a Relação entre as tarefas................................................................89
13. Utilizando a Análise do Valor Agregado ................................................................89
13.1
.O que é Valor Agregado? ....................................................................................89
13.2
.Utilizando o MS Project para Valor Agregado ................................................89
13.3
.Integração MS Project x MS Excel (Curva S)....................................................98
CÁPITULO 4 – ORG. E APRESENTANDO O PROJETO ......................................................... 101
14. Classificação.............................................................................................................. 101
14.1
.Classificando Tarefas ......................................................................................... 101
14.2
.Redefina a Lista de Tarefas .............................................................................. 102
14.3
.Classificando por Campos Múltiplos.............................................................. 103
15. Filtros ......................................................................................................................... 105
15.1
.Filtrando as tarefas do seu projeto ................................................................ 105
15.2
.Imprimindo a Visualização Ativa..................................................................... 106
15.3
.Removendo os Filtros das tarefas .................................................................. 107
15.4
.Especificando critérios de Filtros.................................................................... 107
15.5
.Criando um filtro Personalizado ..................................................................... 108
CÁPITULO 5 – RELATÓRIOS .................................................................................................... 111
16. Relatórios .................................................................................................................. 111
16.1
.Relatórios Visuais ............................................................................................... 111
16.2
.Pré-Visualizando e Imprimindo Relatórios ................................................... 114
16.3
.Imprimindo a Lista de Coisas para Fazer (To Do List)................................. 116
16.4
.Melhorando a Aparência do Projeto ............................................................. 117
16.5
.Configurando a Página e a Impressora.......................................................... 119
16.6
.Especificando Orientação de página.............................................................. 119
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CÁPITULO 1 - INTRODUÇÃO
1. Informações Iniciais
1.1 Informações sobre o autor
RAFAEL VELASQUEZ SAAVEDRA DA SILVA, PMP, MBA em
Gestão Empresarial - FGV, Pós Graduado em Gestão de Projetos IETEC, Bacharel em Ciência da Computação pela Universidade
FUMEC.
Carreira desenvolvida em empresas de diferentes portes e focada em
desenvolvimento de soluções de Tecnologia da Informação para
diversos segmentos de mercado, com ampla experiência de Gestão de
Projetos em grandes empresas, coordenação e liderança de equipes,
implementação de processos de Gestão de Projetos e metodologias de
desenvolvimento de sistemas.
Consultor em Planejamento de Projetos, instrutor de treinamentos MS
Project e preparatório para certificação PMP.
Atua como gerente de projetos em vários seguimentos do mercado,
prestando serviços de consultoria nas empresas CENIBRA, CVRD,
USIMINAS, OI, PITAGORAS, ARACRUZ entre outras.
Agradecimentos
Gostaria de agradecer ao apoio da empresa Techbiz Informática e
principalmente ao Prof. Marcos Nascimento Borges Pereira, pelo
apoio e auxilio nos temas: Gestão de Projetos e MS Project.
1.2 . O que o MS Project?
MS Project é um dos mais modernos aplicativos voltados para o
gerenciamento de projetos. Uma ferramenta flexível e poderosa usada
para controlar projetos simples ou complexo. Através dele você poderá
planejar, especificar, implantar e acompanhar o desenvolvimento de
qualquer tipo de projeto. Através do MS Project você poderá a
qualquer momento obter informações detalhadas sobre o andamento
dos seus projetos. As informações podem estar representadas
graficamente ou através de relatórios customizáveis por você.
Na versão 2007, existe a ferramenta, Microsoft Project Central, que
possibilita a centralização, gerenciamento e a navegação de um projeto
através da internet ou intranet. Também surge a integração total com os
outros softwares, principalmente com a família Office. No Microsoft
Outlook as tarefas poderão ser agendadas e acompanhadas sem
maiores transtornos.
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MS Project 2007
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O MS Project 2007 fornece eficientes ferramentas de gerenciamento de
projeto com a combinação certa de usabilidade, eficiência e
flexibilidade, de modo que você possa gerenciar projetos com mais
eficiência e eficácia. Você pode se manter informado e controlar o
trabalho, as agendas e as finanças do projeto; manter as equipes de
projeto alinhadas; e ser mais produtivo através da integração com
programas conhecidos do sistema Microsoft Office, opções avançadas
de geração de relatórios, bem como planejamento guiado, assistentes e
modelos. Veja a seguir os 10 motivos para usar o produto.
Gerenciar e entender efetivamente as agendas do projeto.
Definir expectativas reais com as equipes de projeto,
gerenciamento e clientes usando o MS Project 2007 para criar
agendas, alocar recursos e gerenciar finanças. Compreender a
agenda com recursos, como Drivers de Tarefa, para rastrear a
origem de problemas, Vários Níveis de Desfazer para testar
cenários e Realce de Alterações para aplicar sombreamento de
forma automática nas tarefas afetadas por uma alteração.
Obter produtividade rapidamente.
O Guia do Projeto, um auxílio de planejamento passo a passo,
ajuda-o a dominar rapidamente o processo de gerenciamento de
projeto. Personalizável para diferentes metodologias, essa
ferramenta o orienta na criação de um projeto, na atribuição de
tarefas e recursos, no controle e na análise de dados e no
relatórios dos resultados. Barras de ferramentas e menus
intuitivos, bem como outros recursos, permitem que você
domine rapidamente os conceitos básicos de gerenciamento de
projeto.
Aproveitar dados existentes.
O MS Project 2007 integra-se perfeitamente a outros
programas do sistema Microsoft Office. Crie projetos com
alguns pressionamentos de teclas, convertendo listas de tarefas
existentes no Microsoft Office Excel e no Microsoft Office
Outlook em planos de projeto. É possível adicionar recursos a
projetos a partir do serviço de diretório Active Directory ou de
um catálogo de endereços do Microsoft Exchange Server.
Criar gráficos e diagramas profissionais.
Analise e informe dados do projeto em relatórios e gráficos
profissionais usando a função Relatórios Visuais, que gera
modelos para diagramas do Microsoft Office Visio
Professional e gráficos do Office Excel sobre dados do projeto.
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Você pode compartilhar modelos criados com outros usuários
ou, se preferir, pode escolher algum em uma lista de modelos
de relatório personalizáveis e prontos para uso.
Comunicar informações com eficiência.
Apresente informações facilmente em vários formatos de
acordo com as necessidades dos participantes. Você pode
formatar e imprimir agendas de uma página ou outros
relatórios. Exporte facilmente dados do Project para a criação
de documentos formais no Microsoft Office Word, planilhas
ou gráficos personalizados no Office Excel, apresentações
nítidas no Microsoft Office PowerPoint ou diagramas no
Office Visio.
Obter maior controle sobre os recursos e as finanças.
Com o MS Project 2007, Você pode facilmente atribuir
recursos a tarefas e ajustar suas atribuições para resolver
conflitos em alocações. Controle as finanças com o Controle
de Orçamentos, que permite atribuir orçamentos a projetos e
programas. Melhore suas estimativas de custo com Recursos
de Custo e novos campos financeiros, que são mapeados
facilmente para sistemas financeiros e de contabilidade do
projeto.
Acessar rapidamente as informações necessárias.
Você pode agrupar dados do Project por qualquer campo
predefinido ou personalizado e, desse modo, economizar
tempo consolidando dados, para que possa localizar e analisar
rapidamente informações específicas. Identifique facilmente
alterações entre diferentes versões de um projeto e,
conseqüentemente, controle com eficiência as alterações de
escopo e agenda.
Controle os projetos de acordo com suas necessidades.
Um rico conjunto de métricas predefinidas e personalizadas
permite controlar os dados (porcentagem concluída e o
orçamento em relação ao valor real, valor acumulado e outros
itens) relevantes às suas necessidades. Você pode controlar o
desempenho do projeto durante a vida útil do projeto, salvando
instantâneos do projeto em até 11 linhas de base.
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Personalizar o MS Project 2007 de acordo com suas
necessidades.
Ajuste o MS Project 2007 especificamente para seu projeto.
Escolha campos de exibição personalizados que se integrem à
agenda do projeto. Modifique barras de ferramentas, fórmulas,
indicadores gráficos e relatórios. Aproveite os suplementos
XML, Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) e
Component Object Model (COM) para facilitar o
compartilhamento de dados e a criação de soluções
personalizadas.
Obter ajuda no MS Project 2007 quando necessário.
O MS Project 2007 fornece ampla assistência a usuários
novatos e experientes. O MS Project 2007 contém um
avançado mecanismo de pesquisa de Ajuda, marcas
inteligentes e assistentes. Além disso, permite acesso online
(requer conexão com a Internet) a cursos de treinamento,
modelos, artigos e outros itens.
1.1 . O que há de novo na versão 2007?
•
•
•
•
•
•
•
•
Vários Níveis de Desfazer
Relatórios Visuais no Excel
Relatórios Visuais no Visio Professional
Modelos de relatório
Cubo OLAP de desktop
Recursos de custo
Controle orçamentário
Identificar fatores que afetam agendamentos de tarefas
1.2 . O que é um Projeto?
Os projetos são temporários e únicos. Tendo como objetivo único de
criar um produto ou serviço. Você pode ficar pensando porque do
único? Porque um projeto é diferente do outro, na duração e ou na data
de início e ou na data de fim e ou nos recursos neles presentes, etc.
Porque temporário, cada projeto tem um início e um fim muito bem
definido, não significando que a sua duração é curta. Um projeto pode
durar vários anos, mas com uma duração finita. O termino de um
projeto acontece quando os objetivos do projeto foram alcançados ou
quando se torna claro que não serão ou não poderão ser mais
alcançados. Então o projeto é encerrado.
8|P a g e – V e r . 3
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1.3 . Como está preparado este Material ?
Por ser um assunto extremamente prático, a utilização do MS Project
neste material será abordado de uma forma bastante dinâmica. Os
conceitos serão apresentados e imediatamente após essa apresentação
será listada a forma, através dos comandos do Project, que você
aplicará tais conceitos em uma situação real de trabalho. A idéia final é
que você possa usar esse material como um guia de referência rápido
para localizar os comandos do Project que executam determinadas
ações conforme suas necessidades de aprendizagem e utilização prática
do produto. Você vai perceber que este material está dividido em ações
(por exemplo: para iniciar o Project execute as ações abaixo...), isso
será realmente prático e facilitará sua compreensão da utilização do
produto, pois os comandos serão apresentados na ordem de utilização
em um projeto, respeitando também o grau de complexidade, depois,
através do sumário, você poderá facilmente encontrar os passos
necessários para executar uma determinada ação, certamente este
procedimento facilitará seus estudos posteriores.
1.4 . O que você precisa para aprender a utilizar o Project?
Em primeiro lugar é de extrema importância que você já possua os
conhecimentos básicos de utilização de microcomputadores. Saber
navegar no Windows, utilizar o mouse, imprimir um documento e estar
envolvido com elaboração e/ou acompanhamento de projetos é fator
importante. É bastante interessante também que você conheça a Suíte
Office ou superior (mas isso não é um pré-requisito obrigatório). O
fato de você conhecer o Suíte Office o ajudará a integrar o Project com
documentos do Word, planilhas do Excel, apresentações no Power
Point, aumentando ainda mais a qualidade do resultado final de seus
trabalhos.
1.5 . Informações Básicas sobre Projetos
Através da elaboração de um projeto, espera-se atingir um resultado
esperado, em um determinado período de tempo, utilizando-se para
isso os recursos disponíveis para a execução do projeto. Toda a
estrutura de projetos do PROJECT está baseada em 3 fatores
importantes:
AÇÕES + TEMPO + RECURSOS
AÇÕES descrevem o que deve ser feito para que um dado objetivo
seja alcançado;
O TEMPO determina quais são os prazos de execução para cada uma
das ações ou para um conjunto de ações.
9|P a g e – V e r . 3
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O RECURSO descreve e quantifica os elementos necessários para o
desenvolvimento das AÇÕES em um dado período de TEMPO. Os
recursos podem ser:
Físicos:
Equipamentos, salas, espaço (um terreno),
suprimentos, matéria prima etc;
Humanos:
Funcionários, técnicos contratados, free-lancers,
gerentes, especialistas, operários etc;
Financeiros: Verbas para aquisição de material, verbas para
pagamento de mão-de-obra contratada, salários,
custo de um equipamento, etc;
Dessa forma, quando vamos especificar um projeto, temos que TER
em mente a ESPECIFICAÇÃO DO PRODUTO FINAL a ser obtido
com o desenvolvimento daquele projeto. Sendo assim, temos:
A especificação do produto final descreve claramente qual o objetivo
final de um projeto, em quanto tempo ele será executado, qual o custo
esperado para sua execução e quais são os recursos a serem utilizados
para se obter o resultado final.
Observe os exemplos abaixo:
“Construir a nova sede da instituição, em um terreno de 1200
metros quadrados, elevando um prédio de seis andares, com
orçamento estimado em R$ 550.000,00, observando o prazo de
18 meses, envolvendo cerca de 47 profissionais na construção
do edifício”.
“Implantar a padronização do uso do sistema de cadastramento
único através da rede de computadores da instituição,
permitindo seu uso via internet/intranet por aproximadamente
26.000 usuários finais, através de verba do PNUD orçada em
R$ 230.000,00, efetuando o treinamento dos administradores
nos diversos estados, através da contratação de empresas de
treinamento com prazo para implantação em 120 dias”.
“Preparar alimentação diária para aproximadamente 30.000
profissionais do comércio, através da utilização das instalações
de cozinha industrial com capacidade para 35.000 pratos dia, a
um custo de R$ 1,25 por prato, utilizando uma equipe de 23
pessoas, observando o prazo de distribuição das refeições até às
10:20 de cada dia”.
O controle de qualidade é feito através do acompanhamento do
projeto, buscando estar o mesmo em conformidade com sua
especificação, fazendo-se os ajustes necessários quando do
aparecimento de situações não previstas que possam alterar prazos,
10 | P a g e – V e r . 3
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MS Project 2007
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custos, recursos, fugindo demasiadamente da situação proposta (um
projeto é antes de tudo um planejamento, portanto pequenos desvios
são admissíveis desde que não causem um forte impacto no resultado
final do projeto, sendo assim, uma das principais tarefas de quem está
acompanhando um projeto e atuar nos momentos onde uma situação
qualquer possa impactar no andamento do projeto).
2. Operações Básicas
2.1 . Abrindo um projeto já existente
A primeira tarefa que executaremos será abrir um projeto já existente.
Abrir um projeto será semelhante na abrir um documento no Word ou
uma planilha no Excel. Você verá que muitas ações no Project são
bastante semelhantes ao que você executa em outros aplicativos. Para
abrir um projeto já existente siga os passos abaixo:
a.
b.
c.
11 | P a g e – V e r . 3
Clique na barra de menu o comando ARQUIVO/ABRIR;
Dê um clique no item EXAMINAR para selecionar a pasta na
qual se encontram seus projetos (em nossa apostila usaremos a
pasta que se localiza no “drive:\curso\MS Project 2007 Exemplo.mpp”, no exercício de guia do livro usaremos o case
de construção);
Por último dê um clique no nome do projeto a ser aberto (para
esse exemplo abra o projeto de nome “v02 construção”). Uma
opção para abrir um projeto é clicar o ícone com o desenho de
uma pasta aberta (segundo ícone na barra de ferramentas).A
janela de abertura de projetos aparece como a seguir:
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2.2 . Salvando um projeto
Caso você tenha alterado algo em seu Projeto é necessário salvar suas
alterações. Para salvar um projeto execute as seguintes instruções:
a.
Clique no comando ARQUIVO/SALVAR (Se for salvar pela
primeira vez. Ou se desejar salvar com outro nome um projeto
já existente ou salvar em outra pasta execute escolha SALVAR
COMO);
Digite o nome do projeto na caixa NOME DO ARQUIVO;
Clique no botão SALVAR (uma opção mais rápida é
simplesmente clicar o ícone com o desenho de um disquete na
barra de ferramentas); Em seguida o Project apresentará uma
tela questionando se você deseja salvar com Linha de Base. Por
enquanto você salvará todos os projetos sem Linha de Base,
mais tarde você aprenderá o que é e para que serve. A tela de
confirmação da Linha de Base deve ficar conforme a que segue:
b.
c.
Obs:
Não marque a opção “Não informar novamente” pois esta
tela e muito útil durante o planejamento.
Linha de base – será utilizado para comparar as informações
contidas no plano de inicial (linha de base) com a agenda
atualizada posteriormente no projeto, você poderá identificar e
resolver as discrepâncias e fazer um planejamento mais preciso
para projetos futuros semelhantes. Ao adicionar tarefas ao projeto
ou alterar outras informações, você pode atualizar um plano de
linha de base.
Opções:
Salvar ‘XXXXX’ sem linha de base – esta opção é
utilizada durante o desenvolvimento do planejamento do
projeto.
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Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
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Salvar ‘XXXXX’ com linha de base - esta opção é
utilizada após o termino do planejamento, ou seja, antes
do inicio de execução e controle do projeto. Preste bem
atenção, utilizar quando a primeira tarefa foi realmente
iniciada.
2.3 . Área de Trabalho MS Project
Iniciaremos então o nosso primeiro contato com o MS Project 2007.
Para isso vamos iniciar o programa. Iniciar o Project é exatamente igual
a iniciar outro programa qualquer no Windows. Para iniciar o Project
siga os passos abaixo:
a.
b.
Dê um clique no botão
INICIAR (ou start) do
Windows;
Dê
um
clique
em
PROGRAMAS;
c.
d.
Dê um clique Microsoft
Office;
Dê um clique Microsoft
Office Project 2007;
A tela que ficará visível será a tela de trabalho do Project, conforme
segue:
Através desta tela você irá interagir com o Project. Observe que a tela
de trabalho do Project possui as seguintes características:
a.
Barra de Menu:
Composto pelos comandos ARQUIVO, EDITAR, EXIBIR, INSERIR,
FORMATAR, FERRAMENTAS, PROJETO, RELATORIOS,
COLABORAR, JANELA E AJUDA.
13 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
b.
- Professional
Barra de ícones:
Composta pelos ícones das operações mais executadas. Para saber o
que cada ícone executa, posicione o indicador do mouse sobre o ícone e
um pequeno texto indicativo aparecer para indicar a ação daquele
ícone.
c.
Barra de Modos:
Os ícones dispostos verticalmente à esquerda da tela servem para
selecionarmos as diversas visões do projeto. Aprenderemos mais à
frente a utilizar cada uma dessas visões.
d.
Área de digitação (Janela de tabelas e Janela Temporal):
A parte central da tela está dividida em duas, janela de tabela e janela
temporal. A janela de tabela servirá para digitarmos as informações
sobre a tarefa ou recursos, etc, do nosso projeto, enquanto que a janela
temporal da tela, que apresenta os dias representativos do evento
selecionado na janela de tabela (célula). Será preenchida pelo Project à
medida que informarmos a duração de cada tarefa. Esta visão inicial é
chamada de Gráfico de Gantt. Nela o Project nos mostrará o que está
acontecendo ao longo do tempo em nosso projeto.
e.
Guia do Projeto
O MS Project 2007 fornece um Guia do Projeto com instruções fáceis
de seguir, que irão ajudá-lo a inserir tarefas, atribuir recursos, controlar
o andamento e reportar o status do projeto.
Para finalizar o MS Project 2007 basta executar o comando de menu:
ARQUIVO/SAIR. Se algo foi digitado ou alterado no projeto, o Project
solicitará uma confirmação de gravação das alterações. Confirme a
gravação se você deseja preservar suas alterações.
3. Modos de Exibição
Um modo de exibição mostra informações diretamente relacionadas em um
formato lógico e de fácil leitura, possibilitando que o usuário veja e
compreenda rapidamente a posição exata de um aspecto específico do projeto.
14 | P a g e – V e r . 3
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MS Project 2007
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3.1 . Calendário
Exibe a agenda do projeto no formato de calendário, com as atividades
mostradas como barras, abrangendo os dias e as semanas em que cada
atividades está agendada. É um modo de exibição muito aplicável para
projetos pequenos, porém apresenta várias limitações ao ser utilizado
em projetos maiores.
3.2 . Gráfico de Gantt
Principal modo de exibição dividido em uma planilha de entrada e um
gráfico de barras ao longo do tempo. È a visualização padrão do MS
Project, apresenta o núcleo (atividade, recurso, tempo).
3.3 . Diagrama de Rede
Apresenta o gráfico de atividades e seus relacionamentos bem como as
atividades críticas do projeto. As atividades críticas são apresentadas
15 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
- Professional
em vermelho. Uma atividade crítica é aquela que se atrasar, causará
impacto no tempo de execução das atividades que a sucedem;
3.4 . Uso da Tarefa
Apresenta a visualização de execução das tarefas em função do tempo;
3.5 . Gantt de Controle
Apresenta o percentual de execução para as tarefas. Essa visão nos
permite Ter idéia de quanto uma tarefa está próxima do fim;
3.6 . Gráfico de Recursos
Apresenta um gráfico sobre a utilização dos recursos alocados para o
projeto. Através dessa visão poderemos saber quando um recurso está
superalocado ou ocioso;
3.7 . Planilha de Recursos
Essa visão nos apresenta uma planilha contendo informações sobre a
utilização dos recursos (quem, quanto custa, etc);
3.8 . Uso do Recurso
Nos apresenta uma visão sobre a utilização dos recursos envolvidos em
função do tempo;
3.9 . Mais modos de exibição
Permite que possamos customizar algumas visões para criar outras
visões personalizadas;
16 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
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4. Tabelas
Juntamente com os modos de exibição, o MS Project tem um conjunto de
tabelas predefinidas, facilitando e agrupando de modo inteligente os mais de
300 campos disponíveis. Existem dois tipos de tabelas: Tabelas de Tarefas
(que podem ser aplicadas aos modos de execução de tarefas) e Tabelas de
Recursos (que pode se aplicar aos modos de exibição de recursos).
4.1 . Tabelas de Tarefas
As tabelas de tarefas são as planilhas que contem informações a
respeito das tarefas. È possível aplicar as tabelas de tarefas á vários
modos de exibição de planilha, segue:
Grafico de Gantt
Gantt de Controle
Gantt com Detalhes
Planilha de Tarefas
Uso da Tarefa
Acumulo de Etapas
Etc...
As principais tabelas de tarefas estão relacionadas a seguir. São
acessadas diretamente no Menu: Exibir/Tabela quando em modo de
exibição de tarefas.
17 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
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Controle – Exibe as informações reais do projeto.
Cronograma – Exibe as informações de agendamento.
Custo – Exibe informações de custos sobre tarefas do projeto
Entrada – Exibe o nome e a duração da tarefa, normalmente utilizada
em todas as entradas de dados de tarefas do projeto.
Hiperlink – Exibe os vínculos de URL e UNC atribuídos as tarefas.
Resumo – Exibe informações básicas sobre o trabalho.
Uso – Exibe as tarefas do projeto e mostra seu trabalho
Variação – Exibe a variação da agenda em um projeto.
Caso queira exibir outras
Exibir/Tabelas/Mais Tabelas
tabelas,
basta
clicar
no
Menu
4.2 . Tabelas de Recursos
As tabelas de recursos são as planilhas que contêm informações a
respeito dos recursos. É possível aplicar as tabelas de recursos aos
seguintes modos de exibição de planilha:
Alocação de Recursos
Planilha de Recursos
Uso do Recurso
As principais tabelas de recursos estão relacionadas a seguir. São
acessadas diretamente no Menu: Exibir/Tabela quando em modo de
exibição de recursos.
Custo – Exibe as informações de custos sobre os recursos do projeto
Entrada – Exibe informações sobre os recursos, incluindo grupos,
unidades, taxas e etc...
Hiperlink – Exibe os vínculos de URL e UNC atribuídos as tarefas e
aos recursos, levando a sites da Web e a arquivos de Intranet.
Resumo – Exibe as atribuições de recursos
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Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
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Trabalho – Exibe as informações sobre o trabalho dos recursos
Uso – Lista os recursos e a quantidade de trabalho atribuída a cada
recurso.
Caso queira exibir outras
Exibir/Tabelas/Mais Tabelas
19 | P a g e – V e r . 3
tabelas,
basta
clicar
no
Menu
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MS Project 2007
- Professional
CÁPITULO 2 – PLANEJANDO O PROJETO
5. Criando um Novo Projeto
Todo planejamento possui informações previas, podem ser:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Qual é o produto a ser planejado
Data de início previsto ou de fim *
Custo estimado
Recursos disponíveis na empresa *
Gerente do projeto
Feriados e recessos dos anos
Empresa executora ou cliente
Autor do planejamento
Moeda a ser utilizada *
Quantos turnos de trabalho *
Hora padrão de inicio e de termino do dia *
Duração da semana padrão (semana de 40 horas, 48 horas, 36 horas) *
Duração do mês padrão (dia a ser considerado como útil no mês) *
Para que o Project possa criar o cronograma de execução de seu projeto se faz
necessário que possua as informações acima citadas, para que os relatórios,
custos e durações representem a realidade “imaginada”. Os itens que possuem
um asterisco “*” são obrigatórios.
5.1 . Novo Projeto
Clique no comando ARQUIVO/NOVO ou pressione o primeiro ícone
da barra de ferramentas (ícone com o desenho de uma folha em
branco).
5.2 . Novo Projeto a partir de um modelo
Clique no comando ARQUIVO/NOVO e será exibida a janela abaixo:
20 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
- Professional
Ao clicar em No Meu Computador será acessado os modelos
disponíveis localmente no computado e selecione a Guia Modelos do
MS Project:
5.3 . Parametrizações iniciais do Projeto
Clicar no menu Projeto/Informações sobre o Projeto
Descrição de tela:
Data de início – quando o projeto possui uma data de
inicio determinado esta data deverá ser informada neste
campo.
21 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
- Professional
Data de término – quando o projeto possui uma data de
termino determinado esta data deverá ser informada
neste campo.
Agendar a partir de – O seu projeto pode ter um inicio
determinado ou um fim. Nunca você terá os dois ao
mesmo tempo. Ao escolher a opção “Data de início do
projeto” neste campo, o campo “Data de início” será
habilitado, agora se você escolher a opção “Data de
termino do projeto” o campo “Data de término” será
habilitado. (exemplo: O planejamento da Maratona de
São Silvestre é um projeto de fim determinado – A
construção de um edifício é um provavelmente possui
um início determinado.) Neste campo que se define.
Data atual – Esta data apresentada aqui é a mesma do
sistema operacional.
Data de status – Data utilizada para o acompanhamento
de projeto. Pode acontecer de informações de projeto
chegarem com atrasos de dias, então este tipo de
acompanhamento este campo deverá ser mudado para a
data do ultimo relatório a chegar. Se este campo não
existisse ao atualizar projetos com defasagem de data,
você teria que mudar a data do sistema operacional antes
de fazer a atualização automática do projeto.
Calendário - Neste campo você tem três tipo o Padrão,
Turno da Noite e 24 horas. Aqui é definido o calendário
a ser adotado pelo projeto em questão. Os feriados, férias
coletiva, finais de semanas de trabalho, etc serão
aplicado neste projeto.
Prioridade – Aqui podemos indicar qual projeto tem
preferência
ao
compartilhar
recursos.
Os
compartilhamentos de recursos serão visto em outro
capitulo. O intervalo de prioridade vai de 0 ate 1000.
Campos Personalizados da Empresa – Aqui podemos
verificar os campos customizados pela empresa (caso a
empresa esteja utilizando MS Project Server)
Estatística... – Exibe as informações do projeto, data de inicio,
data de término, duração, custo, etc.
Em seguida clique o botão OK. Observe que o MS Project posicionará
o calendário do gráfico de Gantt conforme a data de início do projeto;
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Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
- Professional
5.4 . Novo Projeto a partir da Guia do Projeto
O Guia do projeto é um dos mais importantes recursos disponíveis no
MS Project 2007, ele consiste em um guia de fácil utilização para
permitir que os usuários iniciantes possam planejar seus projetos com
maior facilidade, através de um processo iterativo entre o Guia do
projeto e o usuário.
Detalhes da guia, ao clicar nos botões acima, no exemplo abaixo foram
os botões: Tarefas e Recursos
Dica
Este recurso só existe a partir da versão 2003 do MS Project e facilita
bastante para um usuário iniciante.
5.5 . Identificando o Projeto
O próximo passo é fornecer ao MS Project 2007 algumas informações
adicionais sobre o seu projeto. Essas informações serão extremamente
úteis no futuro, pois servirão inclusive para a documentação de seus
projetos. Como já mencionamos neste exemplo usaremos o case do
Exercício.
Siga os passos abaixo:
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MS Project 2007
a.
- Professional
Clique o comando ARQUIVO/PROPRIEDADE. Clique
em seguida a guia RESUMO. Preencha as informações
conforme a tela abaixo. Você deve preencher tais
informações com a realidade do seu projeto:
Descrição de tela:
Guia Geral
Informações gerais deste arquivo ou projeto: tipo,
tamanho, local e etc...
Guia Resumo
Título – Titulo do projeto, utilizado para localizar um
determinador projeto. O titulo pode ser deferente do
nome do arquivo.
Assunto – Utilizado para agrupar
semelhantes ou sobre o mesmo assunto.
projetos
de
Autor – Responsável pelo desenvolvimento do projeto.
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MS Project 2007
- Professional
Gerente – Pessoal responsável pelo andamento e
interligação do projeto.
Empresa - Poderá ser adotada aqui o nome do cliente a
que se destina este projeto ou a empresa executora do
planejamento.
Categoria – Podemos agrupar projetos em categorias
para que futuramente possamos pesquisar vários
projetos semelhantes.
Palavra-Chave – palavras que possam representar o seu
projeto.
Comentário – Informações importantes sobre o projeto
que não possam ser esquecidas ou mesmo perdidas.
Base do Hyperlink – digite o caminho ou URL para ser
usado em todos os hyperlink com o mesmo endereço
base.
Guia Estatística
Informações de edição do projeto: Criado em,
Modificado em, Acessado em, etc.
Guia Conteúdo
Informações resumidas do projeto: inicio, termino,
duração, etc.
Guia Personalizar
Nesta guia o autor ou gerente do projeto pode inserir
informações mais usadas em seu dia a dia. Nos podemos
criar variáveis ou vincular a informação a um variável
do MS Project 2007 (habilitando a opção “Vincular ao
conteúdo”).
Clique o botão OK;
Agora vamos salvar o projeto que iniciamos:
a. Clique no comando ARQUIVO/SALVAR
b. Clique o botão OK.
Resumo
Agora já sabemos inserir um novo projeto de varias formas,
identificá-los e parametrizá-los com as informações base do projeto,
agora iniciaremos o trabalho com calendários do MS Project.
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6. Trabalhando Calendários
Os calendários determinam como os recursos atribuídos a tarefas são
agendados e como as próprias tarefas são agendadas. Os Calendário-Base são
conjunto de dias e períodos de trabalho e de folga que os outros tipos de
calendário utilizam. Para acessar a janela de calendário clique em
Ferramentas/Alterar Período Útil
6.1 . Calendários Base
Por padrão o MS Project trabalha com 3 calendários que podem ser
customizados.
a) Padrão – É o calendário padrão utilizado para agendamento
das tarefas.
b) 24 horas – Reflete a agenda sem nenhum período de folga.
c) Turno da Noite – Reflete a agenda de turno noturno.
Dica
Os horários apresentados refletem a versão em português – Brasil,
para outros idiomas as datas e horários podem ser diferentes e
necessitam ser ajustados.
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Rafael Velasquez, PMP
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6.2 . Tipos de Calendários
Os calendários podem ser aplicados para todo o projeto, para uma
determinada tarefa ou conjunto de tarefas ou para um ou mais recursos,
compondo assim os 3 tipos de calendários do MS Project:
a) Calendário do Projeto
b) Calendário da Tarefa
c) Calendário do Recurso
6.3 . Criando um Calendário
È possível efetuar a criação de um novo calendário para isto basta
clicar em Ferramentas/Alterar Período Útil;
Clique no Botão CRIAR NOVO CALENDÁRIO:
27 | P a g e – V e r . 3
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Você poderá criar um novo Base ou até mesmo criar a partir de outro
calendário, bastando selecionar na lista.
6.4 . Editando um Calendário
È possível efetuar a edição de um calendário para isto basta clicar em
Ferramentas/Alterar Período Útil;
Para criar uma exceção no calendário, basta selecionar os dias e digitar
o nome da exceção, exemplo:
Para detalhar o exemplo do horário reduzido basta clicar no botão
DETALHES
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Também é possível alterar o horário padrão da semana na guia
SEMANAS DE TRABALHO, informando ao MS Project os detalhes
sobre a carga horária. Basta acionar a guia Semanas de Trabalho e
clicar no botão DETALHES
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6.5 . Atribuindo Calendários
Conforme dito no item 2.2, existem três tipos de calendários no MS
Project e para atribuir é muito fácil, veja:
a) Calendário do Projeto – Clique em: Projeto/Informações
sobre o Projeto:
b) Calendário da Tarefa – Dê um duplo - clique na tarefa, e se
dirija a Guia Avançado:
c) Calendário do Recurso – Para exibir o calendário o seguinte
procedimento deve ser seguido:
i.
ii.
iii.
30 | P a g e – V e r . 3
Selecione o Modo de Exibição Planilha de Recursos
Selecione o recurso que deseja atribuir o calendário.
Clique no botão ALTERAR PERIODO UTIL
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6.6 .Mudando os horários de Trabalho
Existem duas maneiras de se utilizar horários de trabalhos específicos:
a) Alterando os horários dos calendários de cada recurso.
b) Criando um novo Calendário-Base para um ou vários
recursos utilizarem
Alterando os horários dos calendários de cada recurso:
Siga os passos:
a) Selecione no menu Ferramenta a opção “Alterar
Período de Trabalho”
b) Selecione no Campo para calendário “Turno da Noite”.
c) Selecione o dia da semana da Segunda-feira como
ilustra a figura abaixo:
31 | P a g e – V e r . 3
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MS Project 2007
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d) Digitar o nome da exceção e clicar no botão
DETALHES
e) Parametrizar a recorrência do horário para todas as
outras segundas-feiras até a data de termino do projeto.
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MS Project 2007
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Utilizando este recurso você alterou o Calendário Base
TURNO DA NOITE para assumir um padrão diferente do
original. Todos os recursos que forem atribuídos a este
calendário obedecerão ao esquema de horas que você
estabeleceu neste momento.
6.7 .Criando Calendário a partir de um CALENDÁRIO BASE
Criando um calendário Base você poderá atribuir calendários
específicos aos recursos a partir da Exibir Planilha de Recurso na
coluna Calendário Base.
a) Escolha Alterar período de Trabalho no menu
Ferramentas
b) A partir da caixa de diálogo Alterar período de
Trabalho pressione o botão CRIAR NOVO
CALENDÁRIO.
c) Aparecendo a caixa como na figura abaixo digite
Noturno no campo Nome.
d) Criar o novo calendário Noturno a partir do calendário
base Turno da Noite.
e) Clique no botão OK
f) Ajuste os horários de trabalho para: 0:00 às 3:00 de 3:30
às 7:00 e de 23:00 à 0:00
g) Selecione a coluna do Sábado e inclua somente: 0:00 às
3:00 de 3:30 às 7:00
6.8 .Apagando um Calendário Base
Você pode apagar um Calendário - Base à medida que ele for
dispensável do seu projeto. Não se esqueça que os dados do seu projeto
podem ser utilizados para comparações futuras por isso é importante
manter as estruturas do projeto como ele foi consolidado. Siga os
passos abaixo para Excluir um calendário - base que você criou:
a) No menu Ferramentas selecione a opção Organizador
b) Clique sobre a pasta Calendários
c) Selecione o Calendário que deseja eliminar do seu
projeto
d) Clique sobre o botão Excluir
33 | P a g e – V e r . 3
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MS Project 2007
- Professional
Da mesma forma que o botão Excluir elimina um calendário você pode
definir um projeto a partir da cópia de calendários prontos em um
arquivo de projetos anterior, bastando somente selecionar o projeto e
copiar seus calendários para o GLOBAL.MPT. Desta forma estes
calendários estarão sempre disponíveis no momento que você criar um
novo projeto no MS Project 2007.
7. Criando Tarefas
7.1 . Criando tarefas no Projeto
Depois de definirmos as propriedades e as informações básicas do
projeto em questão, vamos trabalhar com as tarefas. Agora precisamos
definir as tarefas com suas durações, dependências, recursos, as
características gerais. O modo de exibição será o gráfico de Gantt, que
nós usaremos como entrada de dados das tarefas. O Modo de exibição
Gráfico de Gantt é composto por duas partes que chamaremos de
janelas, a janela da esquerda nos mostra parte das informações das
tarefas (viewer), a janela da direita nos mostra o gráfico de gantt
(gráfico de barras). Para facilitar o entendimento explicaremos todas as
planilhas de exibição de tarefa inseridas no MS Project 2007. Para
navegar entra os outros modos de exibição de tarefas usaremos o menu
EXIBIR / TABELA.
Tipo de visualização: Gráfico de Gantt
a) Entrada
Colunas:
34 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
i.
- Professional
Nome da Tarefa – descritivo da tarefa, o campo Nome
contém o nome de uma tarefa
Tipo de dados - Texto
Tipo de entrada - Inserida
Exemplo Você está adicionando uma nova tarefa
relacionada com o levantamento de dados em um
cliente. No campo Nome no modo de exibição Gráfico
de Gantt, digite Levantar dados para identificar e
descrever a tarefa.
ii.
Duração - O campo Duração consiste no período de
trabalho total ativo para uma tarefa. Em geral, é o
período de tempo, desde o início até o término de uma
tarefa. O padrão para novas tarefas é de um dia (1d).
Tipo de dados - Duração
Tipo de entrada- Calculada ou inserida
Obs: O MS Project calcula a duração de uma tarefa
contando o período de trabalho ativo entre o início e o
fim agendados da tarefa. Em geral, esse é o tempo desde
o início até o término da tarefa, sem contar o tempo
entre as divisões de tarefas ou os períodos de folga.
O mais indicado e a inserção da duração das tarefas ao
criá-las. O campo Duração é um dos principais
elementos para os cálculos de agendamento. É o período
de tempo exibido pelas barras de Gantt no Gráfico de
Gantt.
Exemplo: Rafael foi solicitado para trabalhar na tarefa
de Levantamento de Dados na quinta-feira e sexta-feira.
Renato foi agendado para trabalhar na tarefa quartafeira, quinta-feira e sexta-feira. Então o período de
trabalho na tarefa em questão é de 3 dias (quarta-feira,
quinta-feira e sexta-feira).
iii.
35 | P a g e – V e r . 3
Inicio (Data Inicio) - O campo Início mostra a data e a
hora em que a tarefa está agendada para ser iniciada.
Você pode inserir a data de início (não recomendamos
este tipo de inserção) desejada para indicar a data na
qual a tarefa deverá iniciar ou pode fazer com que o MS
Project calcule a data de início. O MS Project calcula a
data de início com base no calendário de recursos, no
calendário do projeto, nas dependências entre tarefas e
em outras restrições de tarefas.
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
- Professional
Obs: Se você inserir uma data de início atual que seja
diferente da data de início agendada, o MS Project
alterará a data de início agendada para que ela
corresponda à data no campo Início real.Se você inserir
uma data no campo Início, o MS Project atribuirá
automaticamente à tarefa uma restrição Não iniciar antes
de e usará a data de início inserida como a data de
restrição. Se o seu projeto estiver agendado a partir da
data de término, e você inserir uma data de início, o MS
Project aplicará automaticamente uma restrição Não
iniciar depois de à tarefa.
Recomendamos que o dado deste campo seja calcula
através do tipo de relacionamento das tarefas
Tipo de dados - Data
Tipo de entrada – Calculada ou inserida
iv.
Término (Data Fim) O campo término mostra a data e
a hora em que a tarefa está agendada para ser terminada.
Você pode inserir a data de término (não recomendamos
este tipo de inserção) desejada para indicar a data na
qual a tarefa deverá terminar ou pode fazer com que o
MS Project calcule a data de término. O MS Project
calcula a data de término com base no calendário de
recursos, no calendário do projeto, nas dependências
entre tarefas e em outras restrições de tarefas.
Obs: Se você inserir uma data de termino atual que seja
diferente da data de início agendada, o MS Project
alterará a data de início agendada para que ela
corresponda à data no campo Início real.Se você inserir
uma data no campo Início, o MS Project atribuirá
automaticamente à tarefa uma restrição Não iniciar antes
de e usará a data de início inserida como a data de
restrição. Se o seu projeto estiver agendado a partir da
data de término, e você inserir uma data de início, o MS
Project aplicará automaticamente uma restrição Não
iniciar depois de à tarefa.
Recomendamos que o dado deste campo seja calcula
através do tipo de relacionamento das tarefas
Tipo de dados - Data
Tipo de entrada - Calculada ou inserida
Descrição: O campo Término mostra a data e a hora em
que um recurso atribuído está agendado para concluir o
36 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
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trabalho em uma tarefa. Você pode inserir a data de
término desejada para indicar quando a atribuição
deverá ser concluída ou pode fazer com que o MS
Project calcule a data de término.
Como foi calculado: O MS Project calcula a data de
término da atribuição com base na data de início da
tarefa, na quantidade de trabalho atribuída ao recurso, no
calendário de recursos e nas unidades de atribuição da
atribuição.
Melhores usos: Adicione o campo Término ao modo
de exibição Uso da tarefa ou Uso do recurso quando
desejar analisar ou filtrar datas de término agendadas
para atribuições.
Exemplo: Você precisa analisar todas as datas de
término das sete pessoas atribuídas à tarefa "Escrever
proposta". No modo de exibição Uso da tarefa, adicione
o campo Término. Na tarefa "Escrever proposta", você
poderá ver as datas de término para cada recurso
atribuído à tarefa.
Comentários: Se você digitar uma data de término real
diferente da data de término agendada, o MS Project
alterará a data de término agendada para corresponder à
data no campo Término real.
Cada coluna refere-se a uma informação especifica da tarefa.
37 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
- Professional
7.2 . Criando tarefas Recorrentes
Algumas tarefas podem acontecer regularmente durante a extensão de
um projeto. Muitas vezes uma determinada tarefa deve ser repetida ao
longo do desenrolar das atividades. Isso é facilmente exemplificada
tomando-se como exemplo as reuniões de avaliação do andamento de
um projeto de desenvolvimento de sistemas, ou visitas periódicas do
engenheiro em uma obra para validação do andamento da construção, e
por aí vai. Suponha então que vamos fazer três reuniões diárias com
duração de 1 hora para avaliação do andamento da mudança do
escritório central. Para definir tarefas repetitivas siga os passos abaixo:
a) Abra um novo projeto com o nome TREINAMENTOMSPROJECT.mpp
e
crie
algumas
atividades;
b) Pressione CTRL + HOME para mover-se até a primeira
tarefa
no
gráfico
de
Gantt;
c) Clique o comando INSERIR/TAREFA RECORRENTE;
d) Preencha a tela conforme a janela abaixo:
e) Observe que você pode definir tarefas repetitivas
diariamente, semanalmente, mensalmente e anualmente. As
opções Dia e Dia útil na parte da direita da janela referemse à freqüência de ocorrência da reunião (Dia = qualquer
dia da semana, Dia útil = apenas os dias definidos como
dias de trabalho no calendário, ou seja, excetua-se do
calendário sábados, domingos, feriados. Veremos como
tratar com o calendário mais adiante). Observe também a
opção “7 ocorrências”. Esta opção define quantas vezes a
38 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
tarefa
repetitiva
acontecerá
no
- Professional
período
definido.
f) Clique o botão OK e observe a tela do gráfico de Gantt,
você verá as barras representando cada reunião. Dê um
clique no sinal de + ao lado do titulo da tarefa para expandila;
g) Mova o indicador do mouse por cima do símbolo à
esquerda do nome de cada reunião para que você possa ver
a
data
agendada
de
cada
reunião;
h) É importante entender que cada reunião acontecerá em dias
diferentes, porém o Project representa uma após a outra, a
informação da data para o Project é mais importante do que
a seqüência das tarefas. Entenda que uma tarefa após a
outra não significa necessariamente que acontecerão
seqüencialmente;
i) Salve seu projeto;
7.3 . Dividindo Tarefas
Ao ajustar o cronograma talvez seja necessário que uma atividade seja
interrompida por um determinado período, para interromper basta:
a) Clicar na ferramenta: Dividir Tarefa
b) Depois selecionar no Grafico de Gantt a tarefa que deseja e
arrastar até onde o prazo deva recomeçar
39 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
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7.4 . Inserindo Duração nas Atividades
A duração de uma tarefa pode ir de horas a meses, assim abreviadas:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
M = Minutos;
H = Horas;
D = Dias;
S = Semanas;
Dd = dias decorridos;
Me = Meses;
Md = Meses decorridos;
Mova o cursor para a próxima linha para digitarmos outra tarefa (na
coluna NOMA DA TAREFA) e digite as tarefas seguintes uma abaixo
da outra conforme as seguintes ações:
a)
b)
c)
d)
Pesquisar Local
Duração: 2d;
Elaborar Proposta
Duração: 1d;
Avaliar no Nível Corporativo Duração: 1d;
Proposta Aprovada
Duração: 5d;
A aparência do seu gráfico de Gantt deve estar como a tela abaixo:
40 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
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7.5 . Inserindo Marcos no Projeto
Um marco representa um objetivo atingido ou um ponto intermediário
no projeto onde queremos chamar a atenção de alguma situação
ocorrida (falta de uma determinada matéria prima no mercado, por
exemplo) durante o desenrolar do projeto. Um marco tem duração zero
e é representado no gráfico de Gantt por um losango com a data do
evento ao lado. Para ilustrar vamos inserir um marco em nosso projeto.
Siga os passos abaixo:
a) Clique a última linha da coluna imediatamente após
a tarefa Proposta Aprovada. Em seguida digite na
coluna duração digite 0 (zero);
b) Observe a representação do marco no gráfico de
Gantt;
41 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
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7.6 . Vinculando Tarefas
Até agora você apenas descreveu as tarefas e a duração de cada uma
delas, porém um projeto é mais complexo do isso, certamente as
tarefas possuem dependência entre si. Até agora não informamos ao
Project que uma tarefa deve ser executada após a outra ou se mais de
uma tarefa será executada concorrentemente. A vinculação de tarefas é
a forma pela qual informamos ao Project qual a precedência de
execução de cada tarefa descrita no projeto, em contrapartida o Project
calculará automaticamente a data final do seu cronograma de
execução.
Para isso, siga os passos abaixo:
a) Selecione a primeira tarefa e arraste o mouse até a
última de forma que todas as tarefas fiquem
selecionadas;
b) Em seguida clique o comando EDITAR/VINCULAR
TAREFAS ou pressione o ícone com o desenho de 3
elos de correntes unidos (VINCULAR TAREFAS);
c) Observe o gráfico de Gantt. Além das tarefas serem
colocadas na ordem de precedência de execução o
Project também calculou a data final do projeto e
informa a duração total do projeto na coluna duração;
42 | P a g e – V e r . 3
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7.7 . Desvinculando Tarefas
Caso você queira desligar o link (vinculação) entre uma ou mais
tarefas.
Siga os passos abaixo:
a) Selecione as tarefas a serem desvinculadas;
b) Clique o comando EDITAR/DESVINCULAR
TAREFAS ou pressione o ícone com o desenho de 3
elos de correntes quebrado na barra de ferramentas;
43 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
- Professional
7.8 . Inserindo outras Tarefas
A qualquer momento você poderá inserir uma tarefa no seu projeto,
seja no final ou entre duas tarefas já existentes. Para inserir novas
tarefas no final do projeto basta clicar a última linha disponível da
coluna NOME DA TAREFA, porém para inserir uma tarefa ente duas
já existentes.
Siga os passos abaixo:
a) Selecione a linha ou linhas onde você deseja inserir a
tarefa ou tarefas clicando no número das linhas
desejadas;
b) Clique o comando INSERIR/NOVA TAREFA;
c) Observe que o Project criará linhas vazias para a
inclusão de novas tarefas;
7.9 . Excluindo Tarefas
Da mesma forma que você pode inserir novas tarefas, você pode
também excluir as tarefas que você não deseja mais em seu projeto.
Para isso faça:
a) Selecione a tarefa ou tarefas indesejadas clicando nos
números das linhas;
b) Clique o comando EDITAR/EXCLUIR TAREFAS;
44 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
7.10
- Professional
. Tipos de Tarefas
O MS Project usa um dos três tipos de tarefas para calcular a duração e
as subseqüentes datas de término das tarefas. Os três tipos de tarefa são
unidades fixas, trabalho fixo e duração fixa. Por padrão, o Project usa
unidades fixas.
Tarefa de Unidades Fixas: uma tarefa na qual as unidades [ou
recursos] atribuídas apresentam um valor fixo, que não será afetado por
nenhuma alteração feita na quantidade de trabalho ou na duração da
tarefa.
Tarefa de Trabalho Fixo: uma tarefa na qual o volume de trabalho é
um valor fixo, que não será afetado por nenhuma alteração feita na
duração da tarefa ou no número de unidades [ou recursos] atribuídas. É
calculada da seguinte forma: Duração x Unidades = Trabalho.
Tarefa de Duração Fixa: uma tarefa na qual a duração é um valor
fixo, que não será afetado por nenhuma alteração feita no trabalho ou
nas unidades atribuídas [isto é, recursos].
Cada um dos tipos de tarefa afetará o agendamento se um dos três
elementos a seguir for editado.
Em uma...
45 | P a g e – V e r . 3
Se você revisar
as unidades...
Se você revisar a
duração...
Se você revisar o
trabalho...
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
- Professional
Tarefa de unidades A duração será
fixas
recalculada.
O trabalho será
recalculado.
A duração será
recalculada.
Tarefa de trabalho
fixo
A duração será
recalculada.
As unidades serão
recalculadas.
A duração será
recalculada.
Tarefa de duração
fixa
O trabalho será
recalculado.
O trabalho será
recalculado.
As unidades serão
recalculadas.
7.11
. Movendo Tarefas no MS Project
Através do clicar e arrastar do mouse você pode mover uma tarefa de
um local para outro.
Siga os passos abaixo:
a) Selecione a tarefa ou tarefas que você deseja mover
clicando no número da linha ou linhas desejadas;
b) Arraste o mouse até o local desejado onde as tarefas
devem ser reposicionadas e solte o botão do mouse
(lembre-se: estamos usando o conceito de clicar e
arrastar do ambiente Windows);
Veja que a tarefa que outrora era a 3, foi movida e transformada na
tarefa 4.
7.12
. Restrições das Tarefas
As restrições impõem limites na forma como o MS Project 2007
calcula as datas de início e de término das tarefas.
46 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
- Professional
Restrição Flexível: uma restrição que não associa uma tarefa a uma
única data.
Restrição Inflexível: uma restrição que não pode ser alterada porque
associa uma tarefa a uma data.
Tipos de Restrições:
O Mais Breve Possível: Essa restrição flexível agenda a tarefa para ser
iniciada o mais breve possível. Essa é a restrição padrão das tarefas,
quando o agendamento é feito a partir da data de início do projeto. Não
insira uma data de início ou de término com essa restrição.
O Mais Tarde Possível: Essa restrição flexível agenda a tarefa para o
mais tarde possível, desde que sua conclusão ocorra antes do término
do projeto, e sem atrasar as tarefas subseqüentes. Essa é a restrição
padrão para as tarefas, quando o agendamento é feito a partir da data
de término do projeto. Não insira uma data de início ou de término
com essa restrição.
Não Terminar Antes De: Agenda a tarefa para conclusão em uma
data específica, ou após a mesma. Use essa restrição para garantir que
uma tarefa não termine antes de uma determinada data.
Não Terminar Depois De: Agenda a tarefa para conclusão em uma
data específica, ou antes da mesma. Use essa restrição para garantir
que uma tarefa não termine depois de uma determinada data.
Não Iniciar Antes De: Agenda a tarefa para início em uma data
específica, ou após a mesma. Use essa restrição para garantir que uma
tarefa não inicie antes de uma determinada data.
Não Iniciar Depois De: Agenda a tarefa para início em uma data
específica, ou antes da mesma. Use essa restrição para garantir que
uma tarefa não inicie depois de uma determinada data.
Deve Terminar Em: Essa restrição inflexível agenda a tarefa para
término em uma data específica. Ela define as datas de término
antecipado, agendado e atrasado como a data que você inserir, fixando
a tarefa na agenda.
Deve Iniciar Em: Essa restrição inflexível agenda a tarefa para início
em uma data específica. Ela define as datas de início antecipado,
agendado e atrasado como a data que você inserir, fixando a tarefa na
agenda.
7.13
. Estabelecendo relações entre as tarefas
Após a criação de tarefas é necessário vinculá-las, ou seja, estabelecer
uma dependência entre tarefas do projeto. Ao vincular tarefas, você
47 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
- Professional
define uma dependência entre suas datas de início e de término de
forma a mostrar as relações existentes entre elas. Existem relações de
precedência entre as diversas tarefas do projeto. Podemos especificar
quando uma tarefa deve começar, tempos de folga e outras opções.
Veja as possibilidades abaixo:
a) Relação Fim para Início: Assim que a primeira tarefa
termina a seguinte inicia (só assentar a caixa d’água
depois que toda a sustentação da casa estiver terminada).
b) Relação Fim para Fim: Ambas as tarefas finalizam ao
mesmo tempo (desmontar os móveis da sala finaliza ao
mesmo tempo em que os móveis do quarto foram
desmontados
por
outra
equipe).
c) Relação Início para Início: Duas tarefas começam ao
mesmo tempo (montar os móveis do quarto e da sala ao
mesmo
tempo).
d) Relação de Início para Fim: O fim de uma tarefa
depende do início de outra tarefa anterior (a utilização
de um computador antigo só para quando o novo
computador estiver totalmente operacional).
Para ilustrar tais possibilidades siga os passos abaixo:
a) Crie um arquivo Treinamento.MPP com as atividades
1.
2.
3.
4.
5.
Pesquisar Local
Duração: 1d;
Elaborar Proposta
Duração: 4d;
Revisar Proposta
Duração: 3d;
Avaliar no Nível Corporativo Duração: 2d;
Proposta Aprovada
Duração: 0d;
b) Selecione a tarefa 5, “Proposta Aprovada”, e em
seguida, clique o comando INSERIR / NOVA
TAREFA;
c) No campo NOME DA TAREFA, digite “Reunir
Equipe” e pressione a tecla ENTER;
d) Efetue o vinculo entre as atividades e visualize a coluna
PREDECESSORAS.
Lembrando que por padrão o MS Project define que a relação
entre as atividades será Fim para Inicio.
7.14
. Inserindo um novo Vinculo (relações entre tarefas)
Com certeza, em alguns momentos, você precisará definir alguns tipos
de relacionamentos entre tarefas que não seja do tipo Fim para início.
48 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
- Professional
Em alguns casos você pode querer que o início de uma tarefa dependa
do início de outra tarefa (início para início).
Você pode especificar as informações de relacionamentos das tarefas
através da caixa de diálogo INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA
(você pode modificar a relação entre duas tarefas dando um clique
duplo na linha de conexão entre as tarefas no gráfico de Gantt, o MS
Project apresentará a caixa de diálogo DEPENDENCIA DE
TAREFAS). Para ilustrar vamos criar uma relação do tipo fim para fim
em nosso projeto de exemplo.
Siga, portanto os passos abaixo:
a) Vamos trabalhar com o arquivo Treinamento.mpp, se
você fechou este arquivo abra-o, caso contrário, pule
para o próximo item;
b) No Gráfico de Gantt, dê um clique duplo na tarefa 3
para que o Project apresente a janela INFORMAÇÕES
SOBRE A TAREFA;
c) Dê um clique na guia PREDECESSORAS para ativá-la.
Observe que a tarefa predecessora da tarefa 3 é a tarefa
2;
d) Dê um clique na tarefa de número 3 que está na coluna
ID e pressione a tecla excluir para remover esta
predecessora, em seguida digite 1, em seguida pressione
a tecla ENTER. O nome da tarefa e as respectivas
informações aparecem.
e) Pronto você aprendeu agora como mudar a predecessora
de ma tarefa, vamos seguir adiante para aprendermos
mais sobre relacionamentos de tarefas;
7.15
. Alterando a relação entre as atividades
Vamos ver agora como mudar o tipo de relacionamento para Fim para
Fim entre as tarefas. Mantenha a tela INFORMAÇÕES SOBRE A
TAREFA visível para a tarefa 3 com a guia PREDECESSORAS
ativada para continuarmos.
Siga os passos abaixo:
a) Dê um clique na célula TIPO (atualmente deverá estar
aparecendo à frase “TERMINO-INÍCIO (TI)”);
b) Dê um clique na seta da caixa de seleção que apareceu
para que você possa escolher outros tipos de
relacionamentos;
c) Selecione o tipo TERMINO-TEMINO e em seguida
clique o botão OK;
d) Visualize a mudança ocorrida no gráfico de Gantt.
Observe que as barras referentes às tarefas finalizam ao
mesmo tempo, mostrando claramente a presença de uma
49 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
e)
f)
g)
h)
i)
j)
7.16
- Professional
relação do tipo fim para fim, com ambas as tarefas
terminando no mesmo dia.
Vamos agora acrescentar uma predecessora para o
marco “Proposta Aprovada” para indicar que o fim do
projeto depende do fim da tarefa “Revisar Proposta”. Dê
um clique duplo na tarefa marco 5 apresentando a janela
INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA, em seguida dê
um clique na guia PREDECESSORAS;
Dê um clique no primeiro campo vazio da coluna ID
abaixo da tarefa “Proposta Aprovada”;
Digite 4, o número da tarefa e pressione a tecla ENTER;
Clique o botão OK. O marco “Proposta Aprovada”
agora ocorre no fim da tarefa “Revisar Proposta”.
Visualize o gráfico de Gantt;
Salve seu projeto (sem linha de base)
. Trabalhando com Folga (LAG) e Antecipação (LEAD)
Podemos incluir tempos de antecipação ou folga entre as tarefas
através do MS Project. A antecipação é também chamada de
sobreposição de tarefas quando o início de uma tarefa precede o fim de
sua predecessora. Em outras palavras, folga é a situação onde existe
um tempo livre entre o fim de uma tarefa e o início da seguinte.
Antecipação é quando uma tarefa se inicia antes da anterior Ter
atingido o fim (por exemplo, você pode começar a pintura da sala
quando metades das divisórias tiverem sido retiradas). Você pode
inserir a antecipação ou folga entre tarefas através das seguintes
unidades de tempo: minutos, horas, dias, dias decorridos ou semanas.
Vejamos como especificar a folga e antecipação.
a) Utilizando o nosso projeto de nome Treinamento.mpp,
arraste o divisor entre o gráfico de Gantt e a tabela de
Gantt até que você veja a coluna PREDECESSORAS
na tabela de Gantt;
b) Selecione a célula PREDECESSORAS para a tarefa 3.
c) Digite 2II+1d e pressione a tecla ENTER (2II = relação
de início para início ou início-início em relação à tarefa
3. 4d = folga de 4 dias), sendo assim a tarefa 3 tem uma
relação de início para início e uma folga de 4 dias com a
tarefa 2;
d) Observe o gráfico de Gantt e veja que a tarefa 3.
e) Vamos começar a 4 quando 50% da tarefa 3 estiver
concluída. Para isso faremos uma sobreposição de
tarefas, dessa forma poderemos economizar tempo.
Arraste o divisor entre o gráfico de Gantt e a tabela de
Gantt de forma que você visualize apenas as colunas
NOME DA TAREFA, DURAÇÃO e INICIO;
f) Dê um clique duplo na tarefa 4;
50 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
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g) Na caixa de diálogo INFORMAÇÕES SOBRE A
TAREFA, clique a guia PREDECESSORAS e na
coluna TIPO digite II;
h) Dê um clique na célula LAG e digite 50% (você pode
inserir também a antecipação sob a forma de uma
duração negativa como –2d, por exemplo). Teremos
então uma relação de início para início com a Segunda
tarefa iniciando depois que metade da primeira tarefa
tiver sido executada. Pressione a tecla ENTER; e clique
o botão OK;
i) Observe o gráfico de Gantt para ver o resultado final.
j) Salve seu projeto (sem Linha de Base);
7.17
. Análise PERT para Duração das Atividades
Um dos melhores mecanismos para estimativa de durações de
atividades é a analise PERT.
Analise PERT trabalha com a estimativa da duração otimista,
pessimista e mais provável da atividade. A duração final da atividade é
calculada através da media ponderada das três estimativas de duração.
Para acessar esta função basta clicar no botão
:
E será exibida a barra de ferramentas
Aonde o usuário poderá informar as durações (otimitas, provável e
pessimista) que o sistema calculará a duração final, bastanto selecionar
a atividade que deseja calcular e clicar no botão :
51 | P a g e – V e r . 3
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MS Project 2007
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Ao terminar de preencher as informações e clicar no botão OK, o MS
Project necessita que seja acionado o comando para calcular os devidos
valores e para isto é utilizado o botão :
E este cálculo pode ser utilizado por todas as atividades do projeto.
8. Criando a Estrutura Analítica de Projetos
Após listar as atividades do projeto, é preciso que elas sejam agrupadas de
modo a tornar mais estruturada e racional a sua compreensão, organizando o
projeto e adicionando estrutura a ele através do recuo de atividades que
compartilham características ou que serão concluídas no mesmo intervalo de
tempo em uma atividade abrangente.
8.1 . Recuando Atividades
As atividades do projeto são divididas em Executiva, Resumo e
Marcos ou Etapas. As atividades são diferenciadas pelo recuo.
Para efetuar o recuo, basta selecionar as linhas:
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E clicar no botão
8.2 .Visualizando os Níveis de Estrutura de Tópicos
Para exibir de forma refinada a estrutura de tópicos do projeto, basta
marcar a opção: Mostrar Numero da estrutura de Tópicos dentro do
Menu: Ferramentas / Opções
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MS Project 2007
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Os códigos exibidos acima identificam a posição exclusiva de cada
tarefa na estrutura de tópicos e podem ser utilizados para reportar
agendas e controlar custos.
Uma maneira agradável de visualizar a estrutura de tópicos é através da
forma gráfica. O MS Project 2007 possui integração nativa com o MS
Visio, basta clicar no botão:
Será Exibido um pequeno assistente de exportação que ao final
resultará na montagem do diagrama.
54 | P a g e – V e r . 3
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9. Recursos
Os recursos são todas as pessoas, materiais de consumo e equipamentos
necessários para a realização da atividade. Os recursos são responsáveis pela
conclusão efetiva das tarefas do projeto.
Dependendo do enfoque e porte que você dá ao seu projeto seria interessante
você definir a partir da tarefa o recurso necessário para executá-la. O MS
Project possibilita a inclusão do recurso, quando ele for uma pessoa, a partir da
lista Global de Endereços de sua Empresa.
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9.1 .Criando Recursos
Conforme dito anteriormente os recursos são os insumos para
realização das atividades do projeto. Para criar um recurso basta entrar
na Visão Planilha de Recurso:
E para detalhar as informações do recurso, basta dar um clique-duplo
no nome e será exibida a janela com as informações detalhadas do
recurso.
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Campos – Guia GERAL:
Nome do recurso Mostra o nome do recurso selecionado.
Iniciais Mostra as iniciais do recurso ou outra abreviação que
identifique o recurso. Essa abreviação poderá ser usada no lugar do
nome do recurso para economizar espaço em alguns modos de
exibição.
Grupo Especifica o grupo ao qual o recurso pertence. Se inserir um
nome de grupo, você poderá classificar os recursos por grupo ou
aplicar um filtro que mostre informações sobre grupos específicos.
Código Especifica um código para o recurso, como um código central
de custo.
Botão Detalhes Abre uma caixa de diálogo do catálogo de endereços
de e-mail que mostra informações sobre o recurso selecionado.
Botão Alterar Período Útil Abre a caixa de diálogo Alterar Período
Útil, que pode ser usada para alterar os dias e horários úteis para o
recurso selecionado.
Tipo Especifica se um recurso é um recurso de trabalho ou um
recurso material.
a) Trabalho Os recursos de trabalho são pessoas,
equipamentos ou instalações que são atribuídos a uma tarefa e
não são consumidos durante a tarefa.
b) Material Os recursos materiais são os
consumíveis, como aço, que você deseja controlar.
recursos
c) Custos Selecione esse tipo de recurso para controlar itens
orçamentários, como custos de viagem, que não dependem da
quantidade de trabalho ou da duração da tarefa.
Email Especifica o endereço de email do recurso. Também é possível
obter o endereço de email do recurso pelo sistema de email de 32 bits
compatível com MAPI1, clicando em Detalhes.
Grupo de trabalho Especifica como o recurso receberá mensagens
de colaboração da equipe.
a) Padrão Indica que você deseja usar a opção de colaboração
especificada como o padrão do projeto. Para exibir ou definir
esse padrão, no menu Ferramentas, clique em Opções e, em
1
MAPI: acrônimo de Messaging Application Programming Interface (interface de programação de aplicativos de mensagens),
que é a interface de programação padrão proposta e apoiada pela Microsoft para o acesso a sistemas de mensagens eletrônicas.).
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Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
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seguida, clique na guia Colaborar. A configuração está na
caixa Colaborar usando.
b) Microsoft Office Project Server Indica que você estará
usando o Microsoft Office Project Server 2007 para se
comunicar com este recurso.
c) Nenhum Indica que você não está usando nenhum método
de colaboração eletrônica no Microsoft Office Project 2007
para se comunicar com este recurso.
Conta do Windows Abre e localiza informações da conta do usuário
do Windows no catálogo de endereços e coloca essas informações na
caixa Conta do Windows do recurso selecionado. A caixa Conta do
Windows identifica os usuários do Microsoft Windows no Project
Server. Para usar este botão, é preciso ter inserido uma URL válida do
Project Server. Para fazer isto, no menu Ferramentas, clique em
Opções. Clique na guia Colaborar e insira o URL na caixa URL do
Microsoft Project Server
Tipos de Reserva
a) Proposta Especifica que a adição deste recurso é
considerada provisória.
b) Comprometida Especifica que a adição deste recurso é
considerada definitiva. Este é o tipo de reserva padrão.
Opções de seleção da seleção
Genérica Especifica que o recurso é uma conta de
qualificações exigidas para uma tarefa e não um recurso real.
Inativa Indica se o recurso foi excluído ou removido do pool
de recursos. Por exemplo, é possível remover um recurso da
lista de recursos da empresa antes de movê-lo de um
departamento para outro para manter separado o trabalho do
recurso para os dois departamentos.
Disponibilidade do Recurso: Use esta tabela para definir a
data de início e de término de um recurso no projeto. Também é
possível usar esta tabela para definir diversos níveis de
disponibilidade de unidades máximas, em momentos diferentes
durante o projeto. Estas configurações, juntamente com o
calendário do recurso, determinam quanto trabalho poderá ser
feito por um recurso sem que ele fique superalocado.
Orçamento: Especifica que o recurso é um item orçamentário.
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Campos – Guia CUSTOS:
Use essa guia para inserir, analisar ou alterar informações de custo
sobre o recurso selecionado. Você pode:
Configurar informações de custo para o recurso.
Configurar tabelas de taxas de custo alternativas para taxas
diferentes para tabelas diferentes.
Indicar o método de aumento de custo do recurso.
Nome do Recurso Mostra o nome do recurso selecionado.
Tabelas de taxas de custo
Usando as tabelas de taxas de custo, você pode atribuir taxas
diferentes ao recurso selecionado em tabelas de taxas
diferentes. Especificamente, cada tabela constitui uma tabela de
taxas diferente, que pode ser usada para taxas diferentes para
tarefas diferentes. Dentro de cada uma das cinco tabelas de
taxas (A, B, C, D e E), você pode definir até cinco taxas
diferentes para o recurso selecionado, juntamente com as datas
efetivas. Essas tabelas de taxas diferentes podem ser usadas
para considerar aumentos e diminuições de taxas com o tempo,
devido a aumentos de salário de recursos de trabalho, por
exemplo, ou descontos de recursos materiais. Por padrão, os
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MS Project 2007
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recursos são atribuídos a tarefas usando a taxa de custo da
tabela A. As tabelas de taxas não podem ser renomeadas.
Você pode alterar a tabela de taxas atribuída na caixa de
diálogo Informações sobre a Atribuição.
Data Efetiva Essa é a data em que a taxa padrão, a taxa de
horas extras e o custo de uso especificados nessa linha têm
efeito. Se dois traços (--) estiverem no campo Data Efetiva,
significa que a taxa associada está em vigor no momento. É a
taxa padrão que se aplica quando nenhuma outra data efetiva
existe ou para datas que as datas efetivas não incluem. Por
exemplo, se a data efetiva mostrada na tabela for 14/11/08,
qualquer coisa antes de 14/11/08 será incluída pela taxa que
tem dois traços (--) no campo Data Efetiva.
Essa taxa permanece em vigor até a próxima Data Efetiva
listada na tabela de taxas de custo. Na data em que uma nova
taxa vai entrar em vigor, a taxa é alterada no Microsoft Office
Project, por exemplo, nos campos Taxa Padrão e Taxa H. Extra
na Planilha de Recursos e nos cálculos de custos de recursos
para as tarefas atribuídas.
Taxa Padrão A taxa por hora a ser acumulada para o trabalho
normal, ou horário direto, desse recurso.
Taxa de Hora Extra A taxa por hora a ser acumulada para o
trabalho de hora extra para esse recurso.
Custo por Uso O valor definido a ser acumulado sempre que
esse recurso é usado, independentemente da quantidade de
trabalho feito.
Caixa Aumento de custo
Use a caixa Aumento de custo para especificar quando os
custos padrão e de horas extras para os recursos serão
aumentados. Os custos de uso são sempre aumentados no início
de uma tarefa.
Opções de aumento de custo
Início O custo é contraído no início de uma tarefa atribuída.
Rateado O custo é contraído como horas extras rateadas. Esse
é o padrão.
Término O custo é contraído no término de uma tarefa
atribuída.
60 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
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Botão Detalhes Abre uma caixa de diálogo de seu catálogo de
endereços de email compatível com MAPI, mostrando as informações
de contato inseridas ali sobre o recurso selecionado.
9.2 .Alocando um Recurso a uma tarefa com Atribuir Recursos
a) Abra o arquivo Treinamento.MPP
b) Clique sobre a tarefa “Pesquisar Local”.
c) Dê um clique no botão Atribuir Recursos na Barra de
Ferramenta Padrão.
d) Digite “Gerente de Projetos” no campo Nome.
e) Clique sobre o recurso que você acaba de criar.
f) Clique sobre o botão Atribuir.
Observe que apareceu uma marca ao lado do recurso na caixa
de diálogo Atribuir Recursos o indicador 1 que significa que o
recurso pode ser usado integralmente para a consecução da
tarefa.
No Gráfico de Gantt aparece o nome do recurso ao lado do
modo Gráfico.
61 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
•
- Professional
Para remover o recurso basta que se clique sobre o botão
Remover na mesma tarefa.
9.3 .Alocando Recursos Simultaneamente
Para se alocar várias tarefas a um mesmo recurso faça o seguinte:
a)
b)
c)
d)
Clique sobre a tarefa 3.
Pressione a tecla CTRL e mantenha
Clique sobre as tarefas 4 e 5.
Dê um clique sobre o botão Atribuir na caixa de diálogo
Atribuir Recursos
Se por alguma razão o recurso não precisar mais ser alocado aquela
tarefa, remova-o da seguinte forma.
a) Clique sobre a tarefa 5.
b) Clique sobre o botão Remover na caixa de diálogo
Atribuir Recursos e sua alocação foi removida.
9.4 .Criando recursos com a Visão “Planilha de Recursos”
Pressione o botão Planilha de Recurso na barra de Exibir do MS
Project 2007. Você irá visualizar uma planilha que representa uma
visão mais apurada das informações relativas a recursos.
62 | P a g e – V e r . 3
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MS Project 2007
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Nesta planilha você deverá incluir uma série de outros recursos para
que possa finalizar as atribuições de recursos dentro do seu projeto.
Utilizando a figura abaixo inclua outros recursos.
Observe que existe um grupo de funcionários que possuem
1.500% de Unidades Máximas disponíveis, ou seja, neste caso
existem 15 funcionários para atender ao projeto. Já pintores e
carpinteiros possuem respectivamente 2 funcionários.
9.5 .Inserindo informações adicionais aos Recursos
Cada recurso ainda pode ser complementado com informações de
horários custos em diversos níveis e informações sobre e-mails de
cada um.
Como exemplo iremos aqui colocar uma anotação ao recurso
pintores.
a.
b.
63 | P a g e – V e r . 3
Clique duas vezes sobre o recurso Assistente de
Operações dentro da Exibir, Planilha de Recurso ou
dentro da caixa de diálogo Atribuir Recursos.
Aparecendo a Caixa de Diálogo Informação sobre
Recurso clique na guia Anotações como na figura a
seguir.
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
c.
d.
- Professional
Digite “Montar a proposta da mudança”
Clique no Botão OK
Observe que aparecerá um ícone ao lado do recurso indicando
que existem anotações referentes a ele neste projeto.
9.6 .Incluindo e Removendo Recursos
Pressione o botão Planilha de Recurso na barra de Exibir no MS
Project 2007. Nesta visão o botão direito do mouse possui
comportamentos distintos dependendo do que está selecionado.
Por exemplo, se você estiver selecionando uma linha além das
funcionalidades convencionais do menu Pop-up você ainda poderá
inserir um novo recurso o remover o recurso que está selecionado.
Observe a figura a seguir e experimente executar os comandos.
64 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
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9.7 .Classificando Recursos
Quando você seleciona uma coluna no Project automaticamente o
menu POP-UP que aparece com um clique no botão direito do mouse
lhe dá a opção “Classificar por…” Observe a figura a seguir.
Clicando em sobre a opção “Classificar por…” o Project fornece uma
caixa de diálogo (ver próxima figura) que permite você escolher uma
classificação primária sobre um dos campos disponíveis e mais duas
secundárias dando uma série de possibilidades ao operador de
classificar seus recursos de forma que possa visualizar melhor um dos
campos disponíveis.
65 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
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9.8 .Incluindo vários recursos através da Ferramenta: Preencher Abaixo
Quando uma série de recursos for repetem em suas características
básicas, mas não em sua descrição é interessante que você utiliza a
ferramenta Preencher Abaixo disponível para este recurso. Para utilizála siga os passos:
a) Selecione com o mouse o último recurso disponível
mais três linhas extras como na figura abaixo:
b) Clique com o botão direito do mouse sobre a seleção
c) Clique sobre a Opção “Preencher Abaixo”
Observe que o recurso se repetirá por quantas linhas forem
marcadas, mas as colunas: “Nome do Recurso”, “Unid.
Máximas”, “Taxa Padrão”, “Taxa h. Extra”, “Custo/Uso”,
“Acumulo”, “Código” estarão com seus valores padrão, ou seja,
não serão acompanhadas pelo recurso anterior a não ser que sua
seleção inicial compreenda estas colunas.
66 | P a g e – V e r . 3
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MS Project 2007
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Observe a figura a seguir. Foram marcadas diversas colunas
para aplicação “Preencher Abaixo”
Após o comando ter sido dado o resultado foi semelhante a da
figura abaixo.
9.9 .Acúmulo de Custos do Recurso no Projeto
Existem custos fixos e variáveis num projeto, olhando a planilha da
figura anterior você nota que existem campos preenchidos com Padrão.
Rateado, ou seja, Rateio Padrão que é o valor hora daquele recurso e
Taxa h. Extra é a hora-extra.
O acúmulo destes custos dentro do projeto pode ser feito de três
formas:
Início – quando o custo está sendo acumulado ao projeto no momento
em que aquela tarefa com aquele recurso se inicia.
Fim – o custo só é acumulado ao projeto quando a tarefa termina, o
mesmo ocorre aos custos fixos por tarefa independentemente do
recurso.
Rateado – é o padrão do Project, o acúmulo de custos se dá à medida
que o progresso da tarefa aconteça.
9.10
.Custos Fixos á Tarefa
Geralmente o custo fixo é atribuído àquelas tarefas que são
independentes de seu custo variável, por exemplo, o instalador de
carpete pode ser contratado por serviço sendo desnecessário mensurar
o custo hora daquele serviço. Para fazer a alocação de custos fixos à
tarefa siga os passos
a) Selecione a visão Gráfico de Gantt
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b) Dentro do Menu Exibir, Tabela selecione Custo
c) Clique sobre a tarefa 4.
d) Na coluna, Custo Fixo digite 1275 e tecle Enter. O
resultado deverá ser semelhante à figura a seguir.
9.11
.Crie um calendário especifico para o Recurso
Para melhor gerir cada recurso o Project permite a flexibilização de
horários em seus calendários. Atribuindo calendários diferentes aos
recursos é possível melhor programar suas tarefas a realidade de
trabalho da sua empresa.
O calendário padrão do Project possui um horário fixo de 8:00 as 17:00
com intervalo de uma hora para o almoço. A partir deste padrão você
pode criar horário compatível com sua empresa e seus recursos
incluindo feriados regionais e etc.
9.12
.Calendário Base do Recurso
O calendário - Base (Calendário do Projeto) é utilizado como base para
todo recurso novo que é criado no seu projeto.
Utilizando novos calendários – Base, específicos do projeto você
melhor gerencia seus recursos.
Para melhor entendermos as funcionalidades dos calendários vamos
criar um ambiente seguindo os passos abaixo:
a) Crie um novo projeto e digite os seguintes recursos
(veja próxima figura)
b) Observe que o calendário Base alocado para cada
recurso foi o “Padrão”
c) Mude o calendário base do “Recurso 4 - Noturno” para
“Noturno” ·Seria só isto se seu projeto fosse baseado no
padrão de horários que o Project tem como padrão. Só
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que a realidade é outra e precisamos criar opções para
feriados e horários diferentes para determinados turnos.
Seguindo os passos acima nós utilizamos um calendário com 40 horas
semanais e horários de 8:00 as 17:00 com 1 hora de almoço para o
“Padrão” e um horário noturno de 23:00 as 8:00 com 1 hora de folga de
3:00 as 4:00 para “Noturno”. Ambos não assumem nenhum feriado
para todos os dias do ano.
9.13
.Especificando um Feriado para o Recurso
Vamos tomar como base do nosso projeto o ano de 2008 onde o
feriado do carnaval cai em 5 de Fevereiro.
Siga os passos:
a) Na Planilha de Recursos selecione o recurso que deseja
alterar o calendário.
b) Clicar no botão Alterar Período Útil.
c) Será exibida a tela onde deve ser criada a exceção para
o feriado no dia 5 de fevereiro.
69 | P a g e – V e r . 3
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Dica
Os feriados devem ser especificados em cada ano que seu projeto for
utilizar.
9.14
.O que é um cronograma orientado a Recurso?
É um método de alocação de recursos que possibilita a diminuição da
tarefa e à medida que você inclui mais recursos a ela. È o método
padrão de cronograma do Project como dito anteriormente.
Para melhor acompanhar os itens vamos abrir no diretório Aula
Project/pratica o arquivo Treinamento.mpp e salvá-lo como
Treinamento_recurso.mpp
9.15
.Cronograma de duração Fixa
É um método de alocação que permite ser variada a quantidade e tipo
de recurso, mas que a tarefa necessariamente terá que obedecer a uma
duração predefinida ou fixa.
9.16
.Trabalhando com Recursos e Cronogramas
Como fazer um Cronograma orientado a recurso?
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À medida que você acrescenta a uma tarefa determinado recurso o
próprio Project se encarrega de definir que o seu Cronograma é
orientado a recurso.
Vejamos um Exemplo: Com o Treinamento.mpp ativo siga os
seguintes passos:
a) Dê um duplo Clique sobre a tarefa de número 4
“Avaliação em nível corporativo”
b) Quando aparecer a caixa de diálogo Informações sobre
a Tarefa clique sobre a Guia Recursos , observe a figura
a seguir.
c) Observe que o recurso Gerente de Projetos foi alocado
100% a tarefa.
d) Supondo que mais dois Analistas de Sistemas existam
na sua empresa e que são co-responsáveis pela tarefa o
ideal seria alocá-los também para esta tarefa já que têm
responsabilidades mútuas.
e) No campo Unidades clique sobre as setas de seleção até
que apareça 300%, ou seja, três pessoas que irão fazer
esta tarefa. Observe na figura a seguir.
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f) Assim que você clicar sobre o botão OK a tarefa
automaticamente muda para a duração 0,33 dias que
desta forma seria reduzida em função do aumento de
recursos.
Isto só ocorre quando um cronograma é orientado a recurso.
Como fazer um Cronograma com duração Fixa?
Suponhamos agora que os Arquitetos estabeleceram que a tarefa deve
ser cumprida em um dia. Neste caso se estabelece que não importa a
quantidade de recursos, mas que a tarefa tenha uma duração fixa. Para
fazermos isto vamos reverter à situação a situação e reiniciar a
alocação de recursos utilizando o caixa de diálogo Informações sobre a
Tarefa.
a) Utilize o botão na barra de ferramenta padrão do Project.
b) Desta forma retornamos a posição inicial onde só existia
1 recurso Arquiteto alocado para a tarefa.
c) Dê um duplo clique sobre a tarefa 4.
d) Antes de alocar recurso nós mudaremos as
configurações do recurso para Duração Fixa, para isso
clique sobre a guia avançado na caixa de diálogo
“Informações sobre a Tarefa”. Observe a figura abaixo.
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e) Clique novamente sobre a guia Recursos
f) No campo Unidades clique sobre as setas de seleção até
que apareça 1, ou seja, três pessoas que irão fazer esta
tarefa.
g) Clique agora no botão OK.
Observe que irão ser alocados três recursos na mesma tarefa só que
desta vez o Project não fez nenhuma mudança na duração da tarefa.
Veja a figura a seguir.
9.17
.Como encurtar prazos
Suponhamos agora que seu cronograma foi reprovado por invadir uma
semana importante de trabalho em que se encontra uma meta
prioritária de sua empresa. Precisamos reduzir em pelo menos uma
semana o cronograma final
Siga os passos:
a) Selecione por exemplo à tarefa 5.
b) Dê um duplo-clique sobre esta tarefa
c) Aparecendo a caixa de diálogo Informações sobre a
Tarefa clique sobre a guia Recursos
d) Sabendo que já temos 8 funcionários do turno do dia
para esta tarefa e você escolheu esta tarefa para reduzir o
tempo final do seu cronograma a qualquer custo vamos
duplicar a quantidade de funcionários envolvidos.
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e) Mude então de 8 funcionários para 16 funcionários.
f) Como nossa tarefa 5 ainda é orientado a recurso o tempo
de duração da tarefa cairá para 1 dia, o resultado será
semelhante ao da figura abaixo:
O tempo da atividade foi dividido ao meio, este procedimento é
chamado de FastTracking.
9.18
.Ajustando Alocações de Recursos
Suponhamos agora que você necessite ajustar as tarefas ao grupo de
recursos envolvidos neste caso você pode ter mais de um recurso
alocado a uma tarefa. Siga os passos.
a) Clique duas vezes na tarefa 4
b) Clique sobre a guia Recursos
c) Na coluna onde ser lê “Recursos Nomes” clique sobre a
próxima linha em branco logo após o primeiro recurso
alocado, depois clique sobre a seta como demonstra a
figura a seguir.
d) Clique sobre o recurso Analista de Redes.
e) Clique sobre o botão OK
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Seu recurso estará alocado à tarefa, mas a tarefa não sofrerá alterações
quanto a sua duração. Isto significa que o Project entende que a tarefa
depende dos dois recursos trabalhando em paralelo para serem
executados. Observe o resultado no gráfico de Gantt na figura a seguir:
9.19
.Visualizando Cargas de Trabalho
Para melhor acompanhar os itens vamos abrir no diretório Aula
Project/pratica o arquivo Treinamento_recurso.mpp e salvá-lo como
Treinamento_carga.mpp
Algumas mensagens do Project aparecerão em função de existirem
sobre alocações. Esta versão do Project já tenta automaticamente
resolver os problemas utilizando o recurso “Nivelamento”. Para
melhor visualizarmos os problemas já impostos como exemplo vamos
clicar sobre o botão “Parar” impedindo que o Project faça as
correções independentemente.
Vimos até aqui como alocar recursos, definir tempos de execução de
cronogramas em função de recursos e utilizar a ferramenta para reduzir,
aumentar ou fixar tempos de execução de determinadas tarefas.
Nem sempre os recursos são suficientes para a carga de trabalho
exigida pela tarefa ou por múltiplas tarefas.
Existem umas séries de atitudes que podem ser tomadas para resolver
recursos que se tornam insuficientes em relação ao projeto. Chamamos
esta insuficiência em função da tarefa de sobre-alocação de recursos
(Superalocações).
Visualizando a distribuição de Recursos
Existem duas formas básicas de se observar à alocação de recursos
uma seria a Planilha de Recurso que conhecemos anteriormente e a
outra seria a Uso do Recurso.
Visualizando recursos Superalocados com Planilha de Recurso
O Project está programado para definir se um determinado recurso está
ou não sendo utilizado indevidamente, portanto ele permite uma
visualização diferente aos recursos que estão na visualização Planilha
de Recurso colocando-os em cor vermelha ou em negrito se seu
monitor for preto e branco.
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Para ver esta forma de encontrar recursos Superalocados faça:
Na barra de ferramentas Exibir escolha Planilha de Recurso
Observe que existem dois recursos que se apresentam como
Superalocados, vamos relembrar o porquê!
Foram disponibilizados um Gerente de Projetos e um Analista de
Sistemas, conforme visto na coluna Unid. Maximas, portanto não pode
ser alocado no mesmo duas unidades do mesmo recurso.
9.20
.Visualizando recursos sobre-alocados com Uso do Recurso
Utilize esta Exibir quando precisar ver quanto cada recurso está
alocado para cada tarefa. Observe que cada recurso vem com suas
tarefas atribuídas e que os recursos que estão Superalocados continuam
em vermelho. Se você utilizar o botão “Ir Para a tarefa Selecionada”
poderá observar no calendário gráfico ao lado do recurso selecionado
quanto tem sido alocado daquele recurso para aquelas ou aquelas
tarefas.
Siga os seguintes passos para obter esta visualização:
a. Selecione o botão Uso do Recurso na barra de
Exibir
b. Utilizando a barra de rolagem à direita localize o
recurso “Gerente de Projetos”.
c. Localize a segunda semana de Fevereiro e
observe se o resultado é semelhante ao da figura
a seguir.
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Observe que existem alguns dias marcados com vermelho que significa
que nestes existem sobre-alocação de recursos.
9.21
.Resolvendo sobre-alocação de Recursos
Definindo se a empresa pode ou não aumentar os recursos sobre a
tarefa você deve decidir qual a melhor decisão tomar. Vejamos então
como utilizar o Project para resolver os problemas de sobre-alocação:
a) Selecione com o botão direito do mouse a barra de
ferramentas
b) Ative no menu pop-up a opção Gerenciador de
Recursos.
c) Aparece então a barra de ferramentas como esta:
Clicar no botão Modo de exibição Alocação de Recursos, agora a sua
visualização está dividida em duas janelas a superior chama-se
Visualização Uso do Recurso e a inferior chama-se Visualização
Atraso Gantt`
Sincronize a sua visualização como demonstra a figura abaixo:
a) Clique sobre a planilha onde estão as cargas de trabalho
para o recuso sobre-alocado
b) Pressione o conjunto de teclas ALT + Home. Isto o
levará para o início do projeto deste recurso
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c) Pressione o botão “Ir para a próxima Superalocação” na
barra de ferramentas, até ser visualizado o que
demonstra a figura a seguir.
Observe que o principal motivo dos funcionários estarem sobrealocados é uma tarefa que necessita de mais recursos do que estão
disponíveis para o projeto.
Você pode visualizar também esta sobre-alocação utilizando a Exibir
Gráfico de Recurso. Siga os passos:
a) Selecione na barra de Exibir o visualização Gráfico de
Recurso
b) Movimente a barra de rolagem o gráfico até a atividade.
c) Movimente a barra de rolagem até aparecer o primeiro
recurso em Vermelho ou sobre-alocado.
d) Observe a figura a seguir que demonstra claramente que
a super alocação.
Neste ponto você visualiza com muito mais clareza o que está errado
nesta alocação, pois você vê que o máximo de unidades disponíveis é
de um pessoas e a tarefa exige duas pessoas.
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9.22
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.Definindo um nivelamento Automático
Quando a tarefa pode ser adiada em função da sobre-alocação do
recurso o Project tem um recurso bem simples.
a) Selecione a Exibir: Grafico de Gantt
b) Adicione
c) Selecione no menu Ferramentas a opção Redistribuir
Recursos
d) Clicar no Botão Redistribuir Agora.
Quando na caixa de diálogo Redistribuir Recursos está marcada a
opção Automático toda vez que um recurso é sobrealocado o Project
automaticamente fica emitindo as mensagens de sobrealocação ou
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corrigindo automaticamente as sobrealocações que lhe for viável. Se
você estiver editando somente a tarefa 4 e este recurso esta marcado
em Automático estes passos que demos anteriormente seriam
desnecessários, pois o próprio MS Project faria o atraso na tarefa para
ajustar a alocação deste recurso.
10.Custos
Para muitos gerentes de projeto, o custo é um aspecto mais importante do
controle do projeto. Por exemplo, considerações sobre o custo podem
determinar com que rapidez as tarefas são realizadas e como os recursos (tais
como equipamento e trabalhadores) são usados. Em alguns casos, o sucesso de
um projeto pode ser medido por quão próximos os custos finais do projeto
estão dos seus custos previstos na linha de base. O MS Project permite
monitorar, continuamente, os custos de recursos e atividades.
10.1
.Atribuindo Custos ao Projeto
Existem diversas formas de atribuir custos a um projeto, eis algumas:
a) Se o objetivo do projeto é basear os custos das atividades
em salários ou taxas de pagamento dos seus recursos, o
gerente de projetos poderá atribui taxas regulares e de horas
extras e eles antes de atribuí-los a uma atividade, assim o
MS Project calcula o custo a da atividade, multiplicando a
taxa pela duração definida para essa mesma atividade.
b) Custos Fixos, juntamente com os custo baseados em taxas,
quando calcular o custo total de uma atividade.
c) Os custos de materiais são calculados de duas formas
diferentes nos campos Taxa-Padrão e Custo por Uso. Taxa
Padrão refere-se ao custo unitário de cada recursos material
e o Custo/Uso é o custo atribuído uma única vez na
atividade para que se utilize o material, independemente de
sua quantidade.
Para visualizar a alocação de custos, clique em: Exibir / Tabela/ Custo:
80 | P a g e – V e r . 3
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Dica
O Custo Fixo é somado apenas no calculo do custo total, ou seja, o
custo fixo de uma atividade do resumo não é a soma dos custos fixos
de suas constituintes. Se o projeto não dispuser de custos fixos
detalhados para cada atividade, insira o custo fixo de todas as
atividades na atividade de resumo respectiva.
10.2
.Calculando os Custos
O custo de uma tarefa é a soma do custo fixo, se houver, mais o custo
das suas alocações de recursos. O custo do recurso é calculado a partir
das informações de custo unitário do recurso – custo normal, custo de
hora extra, custo por utilização e método de acúmulo – que você define
para o recurso.
Por exemplo, uma tarefa com recurso que é alocado para executar 40
horas de trabalho a um custo normal de $10 por hora têm um custo de
recurso de $400. Uma tarefa com dois recursos alocados, cada um com
um custo de $400, tem um custo de recurso de $800. Você visualiza o
custo de recursos na tabela Custo.
10.3
.Visualizando Estatísticas do Projeto
Os custos totais podem ser exibidos através da estatística do projeto,
atualizada sempre que o MS Project recalcula as atividades.
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CÁPITULO 3 – EXECUTANDO O PROJETO
11. Gravando Linhas de Base
11.1
.Criando Linhas de Base
Quando os conflitos de recursos estão nivelados, ou seja, sem
sobrealocação e os custos devidamente calculados você pode
considerar o projeto como concluído. Se este ponto do projeto
representa a melhor estimativa a ser seguida então agora poderemos
salvar o projeto com uma linha de base que permite ao MS Project
fazer comparações para cálculos de variância permitindo comparar o
que foi previsto com o que realmente acontece na execução do projeto.
A linha de base do projeto salva as seguintes informações de um
projeto:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Datas de Inicio e de Término
Durações
Trabalho dos Recursos e das Tarefas
Custos dos Recursos e das Tarefas
Tarefas Divididas
Trabalho Dividido em Fases
Custos divididos em Fases
Para salvar a linha de base basta clicar no menu: Controle/ Salvar
Linha de Base.
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Agora quando você alterar o projeto você poderá comparar o que
previu inicialmente com a posição atual do projeto.
Para visualizar o retrato do seu projeto inicial com sua posição atual
clique sobre o botão “Gantt de Controle” na barra de Exibir.
Dica
O MS Project 2007 permite você salvar até 11 linhas e base no plano
de um projeto e acumular dados de linhas e base atualizados para as a
tarefas de resumo.
11.2
.Limpando Linhas de Base
O MS Project permite que você limpe a linha de base, para tal basta
clicar no menu: Controle / Limpar Linha de Base
Será exibida a janela com as informações de gravação da linha, assim
ao clicar no botão OK a linha de base será removida do projeto.
12. Acompanhando o progresso das atividades
Mesmo com o melhor plano, é provável que o cronograma se desvie da
programação original que você elaborou. Acompanhando o progresso, você
pode descobrir quais são as tarefas que necessitam de atenção extra em tempo
de fazer ajustes, afim de que o seu projeto continue tranqüilamente. Nesta
lição, você aprenderá a acompanhar o progresso do desempenho do seu projeto
depois que ele já estiver em andamento. Você aprenderá a comparar o
cronograma atual e os dados reais com os originais.
12.1
.Informações básicas para o acompanhando do Projeto
Acompanhar o progresso significa atualizar e analisar o desempenho
de seu projeto assim que o projeto está em andamento. Antes de o
projeto começar, você cria uma linha de base que é uma cópia do
cronograma original que permanece inalterado. Durante o projeto, você
compara o cronograma atual com a linha de base.
84 | P a g e – V e r . 3
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Ao acompanhar o progresso, você trabalha com três tipos de
informações: de linha de base, atual e real.
Linha de Base. Este é o seu modelo fixo de como o projeto deveria
progredir. Também pode chamar-se informação planejada. Esta
informação não muda a menos que você especifique que deseja mudar
a Linha de Base.
Atual. Este é um modelo funcional, que está sempre mudando, para as
tarefas que vão ocorrer, depois que o projeto se encontra em
andamento. O cronograma pode mudar à medida que você recebe
novas informações e faz ajustes.
Real. As informações reais são tarefas que já estão em andamento ou
que já foram finalizadas. À medida que você insere datas reais para
tarefas completadas, as datas de início e fim para as tarefas
programadas remanescentes são atualizadas.
12.2
.Atualizando o Cronograma com Informações Reais
A atualização do seu projeto é um processo contínuo de modificar o
cronograma atual (para tarefas a seguir) e inserir informações reais
(para tarefas que já começaram). Na medida em as tarefas anteriores
afetam as datas de início e fim das tarefas futuras. O seu cronograma
muda, mas a sua linha de base permanece inalterada.
Você insere informações reais à medida que as tarefas ocorrem. A
freqüência com que você atualiza o cronograma depende da precisão
com que você deseja acompanhar o progresso. O sub-menu Controle /
Atualizar Tarefas no menu Ferramentas contém os comandos que você
precisa para inserir o progresso ou o status de uma tarefa, de tarefas
selecionadas ou do projeto em sua totalidade.
Você pode também usar uma barra de ferramentas Controle que
contém os botões para atualizar o projeto. Além disso, ela contém
botões que exibem as mesmas caixas de diálogo que você vê quando
escolhe os comandos Atualizar Tarefas para um intervalo de tarefas
que você especifica.
85 | P a g e – V e r . 3
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MS Project 2007
12.3
- Professional
.Visualizando o Cronograma
A linha de grade tracejada na vertical do Gráfico de Gantt marca a data
de hoje na escala de tempo. As tarefas com barras de Gantt
completamente à esquerda da linha da data devem estar completas. Por
exemplo, na ilustração que se segue, a tarefa 7, “Criar layouts”, deve
estar 100% completa. As tarefas cujas barras cruzam a linha de data
devem estar parcialmente completas. Por exemplo, a tarefa 15, “Pintar
Sala de Reunião”, já foi iniciada e deve estar aproximadamente 50%
completa. As tarefas à direita da linha de data são programadas para
começar mais tarde. Além disso, as barras de progresso dentro das
barras de Gantt proporcionam uma indicação gráfica do progresso das
tarefas.
Dica
Você pode também modificar os dados reais diretamente no gráfico
de Gantt arrastando as barras de progresso dentro das barras de Gantt.
12.4
.Atualizando Tarefas Específicas
Quando as tarefas são terminadas conforme o cronograma, você deve
inserir o seu progresso real. Você pode selecionar uma única tarefa,
múltiplas tarefas, ou um grupo de tarefas dentro de um intervalo de
datas. Para facilitar a atualização das tarefas e ver o progresso, você
pode mudar uma opção de visualização para exibir horas, assim como
datas, no projeto. Além disso, você pode mudar a escala de tempo para
ver essas tarefas com mais detalhamento.
86 | P a g e – V e r . 3
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MS Project 2007
12.5
- Professional
.Comparando Resultados
O MS Project proporciona muitas formas para você comparar o seu
cronograma atual e os dados reais com a linha de base. Você pode
escolher o método mais conveniente para encontrar o que você precisa
saber.
Quando você salva a linha de base, o Microsoft Project copia dados
dos campos que estão programados no momento para campos da Linha
de Base. Se você precisar ver em quantos dias o cronograma se desviou
do plano original, pode exibir esta tabela de tarefa Variação. Esta
visualização e tabela exibe datas de início e fim de linha de base, em
conjunto com as datas programadas de início e fim. O MS Project
também calcula a diferença entre as datas de linha de base e as datas
programadas.
Comparando os Dados de Linha de Base com Dados Reais
Depois que os dados reais são inseridos, o seu cronograma muda
consideravelmente. Agora você precisa comparar o cronograma atual
com o seu plano para ver o desempenho do projeto. Além da tabela
Variação, que aplicou anteriormente, a visualização Gantt de Controle
permite lhe comparar visualmente o progresso planejado com o
progresso realizado, exibindo as barras de Gantt tanto para o
cronograma de linha de base quanto para o cronograma real.
12.6
.Trabalhando com o Caminho Critico
Alcançar os objetivos do em tempo é essencial para o sucesso de
muitos projetos. Atrasos inesperados ou o acréscimo de novas tarefas
podem fazer com que os projetos finalizem depois do prazo previsto.
87 | P a g e – V e r . 3
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Nesta lição, você aprenderá quatro maneiras de encurtar o caminho
crítico para poder finalizar um projeto mais rapidamente. Você mudará
as relações entre as tarefas críticas e acrescentará recursos a elas.
Também aprenderá a ajustar o cronograma de trabalho de recursos
alocados a tarefas críticas.
No gráfico de Gantt o caminho critico é definido com a cor vermelha,
basta ir modo de Exibição: GANTT DE CONTROLE.
12.7
.Ultrapassando o Caminho Crítico
As tarefas que causam o atraso da data de fim do projeto, se não forem
concluídas conforme programadas são consideradas tarefas que estão
no Caminho Crítico. As tarefas no caminho crítico são chamadas
tarefas críticas. Quando você aumenta a duração de uma tarefa crítica,
o projeto se atrasa. Da mesma forma, quando se encurta a duração de
uma tarefa crítica, isso faz com que o projeto seja finalizado mais sedo.
A redução na duração do caminho crítico é freqüentemente
mencionada como estouro do caminho crítico. Como as tarefas críticas
afetam diretamente a data de fim do projeto, as seguintes estratégias
para estourar o caminho crítico são focalizadas na redução da duração
das tarefas.
Mudança na relação entre tarefas. Esta estratégia encurta o caminho
crítico sem acrescentar recursos ou estender o número de horas de
trabalho. Também chamado de Paralelismo.
Programação de horas extras. Esta estratégia encurta a duração.
Acréscimo de mais recursos. Esta estratégia encurta a duração das
tarefas orientadas a recurso. Também chamado de Compressão.
Removendo predecessoras desnecessárias. Esta estratégia elimina os
atrasos causados pelas predecessoras que não afetam a tarefa.
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Certifique-se de que todas as tarefas predecessoras às tarefas críticas
sejam essenciais.
12.8
.Mudando a Relação entre as tarefas
Definir a relação entre as tarefas de forma realista pode ser a maneira
mais econômica de encurtar o caminho crítico. Talvez você não precise
acrescentar recursos nem aumentar o número de horas de trabalho.
Experimente esta estratégia primeiro.
Acrescentando Recursos para Encurtar o Caminho Crítico
Apesar de todo o seu esforço para simplificar as relações entre as
tarefas, um projeto pode exigir que você acrescente recursos a uma
tarefa crítica para cumprir o seu prazo. No entanto, esteja preparado
para lidar com conflitos de sobrealocação de recursos quando alocar
mais recursos a uma tarefa.
Mudando o Calendário
Acrescentar mais recursos não é uma opção para o seu projeto, outra
maneira de encurtar o caminho crítico é estender o dia útil ou a jornada
de trabalho no calendário do recurso para o recurso alocado à tarefa, ou
no calendário-base se vários recursos estiverem alocados às tarefas cuja
duração você deseja encurtar.
13.Utilizando a Análise do Valor Agregado
A Analise do Valor Agregado (Earned Value Analysis) é responsável pelo
acompanhamento financeiro de todo o projeto. Ela tem como objetivo detalhar
os custos do projetos de forma acompanhar com precisão as evoluções do seu
custo.
13.1
.O que é Valor Agregado?
Valor agregado é um conceito pratico e simples que tem foco na
relação entre os custos reais consumidos e o trabalho realizado no
projeto. O objetivo está na performance realmente obtida com o que foi
gasto, ou seja, o que foi obtido pelo projeto em relação ao gasto
financeiro para atingir aquele resultado.
13.2
.Utilizando o MS Project para Valor Agregado
O MS Project permite a utilização desta analise bastando visualizar a
Tabela: Valor Acumulado a partir do menu Exibir.
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Os campos exibidos pelo MS Project são:
a) Valor Planejado (VP) - COTA
O campo COTA (custo orçado do trabalho agendado)
contem os custos acumulados da linha de base divididos em
fases até a data de status ou a data atual. As versões
divididas em fases desses campos mostram os valores
distribuídos ao longo do tempo.
Tipo de dados: Moeda
Tipo de entrada: Calculada
Como é calculada: Para calcular o COTA de uma tarefa, o
MS Project 2007 adiciona os custos da linha de base
divididos em fases da tarefa até a data de status.
Melhores usos: Adicione o campo COTA a uma planilha
de tarefas para examinar quanto do orçamento deve ter sido
gasto em uma tarefa até a data atual, de acordo com o custo
da linha de base da tarefa.
Exemplo: O custo da linha de base de uma tarefa é de R$
500,00 e está distribuído de maneira uniforme ao longo de
sua duração. O início da linha de base da tarefa é em 1º de
junho e o término é em 1º de agosto. Portanto, se a data
atual for 1º de julho, o COTA da tarefa será de R$ 250,00,
já que metade da tarefa deverá ter sido realizada.
Comentários: Você pode comparar os campos COTA e
COTR (custo orçado do trabalho realizado) para determinar
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MS Project 2007
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se o custo da tarefa está acima ou abaixo do previsto na
agenda. O campo VA (variação na agenda do valor
acumulado) mostra a comparação desses campos ao longo
do tempo.
b) Valor Acumulado (VA) - COTR
O campo COTR (custo orçado do trabalho realizado)
contem o valor acumulado da porcentagem concluída da
tarefa, do recurso ou da atribuição multiplicada pelos custos
divididos em fases da linha de base. O COTR é calculado
até a data de status ou a data atual. Essa informação
também é conhecida como valor acumulado.
Tipo de dados: Moeda
Tipo de entrada: Calculada
Como é calculada: Quando uma tarefa é criada pela
primeira vez, o COTR é 0,00. Assim que uma linha de base
é salva e o andamento da tarefa é relatado (como trabalho
real, duração real ou porcentagem de trabalho concluído), o
MS Project 2007calcula o COTR. Esse cálculo baseia-se na
porcentagem de trabalho concluído, comparada à duração
da linha de base da tarefa. Em seguida, o Project calcula o
custo acumulado da linha de base e fornece o valor sugerido
para os custos reais da tarefa, de acordo com o andamento
da tarefa até esse ponto na duração da linha de base da
tarefa.
Melhores usos: Adicione o campo COTR a uma planilha
de tarefas para examinar quanto do orçamento deve ter sido
gasto em uma tarefa até a data de status ou a data atual em
relação à quantidade de trabalho realizado até o momento e
ao custo da linha de base da tarefa dividido em fases.
Exemplo: A duração da linha de base de uma tarefa é de
oito dias e o custo da linha de base é de R$ 400,00. O
recurso atribuído relatou que a tarefa foi 25% concluída até
a última sexta-feira. Se a última sexta-feira for a sua data de
status, o COTR até esse ponto será de R$ 100,00. Quando o
recurso relatar que a atribuição está 50% concluída, o
COTR passará a ser de R$ 200,00.
A duração da linha de base de outra tarefa é de quatro dias e
o custo da linha de base é de R$ 60,00. A divisão em fases
desses custos é de R$ 10,00, R$ 10,00, R$ 20,00 e R$ 20,00
ao longo dos quatro dias. A tarefa agora está 50%
concluída. O COTR até esse ponto é de R$ 20,00, pois 50%
da duração da linha de base consiste nos 2 primeiros dias,
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com custo de linha de base de R$ 10,00 cada um.
Posteriormente, a tarefa estará 75% concluída. O COTR até
esse ponto será de R$ 40,00, pois 75% consistem nos três
primeiros dias e o cálculo é acumulado.
Comentários: Você poderá comparar os campos COTR e
CRTR (custo real do trabalho realizado) para determinar se
os gastos com a tarefa estão dentro do orçamento. O campo
VC mostra a diferença entre esses campos. Além disso, os
campos COTR e COTA (custo orçado do trabalho
agendado) poderão ser comparados para determinar se a
atribuição está de acordo com a agenda. O campo VA
mostra a diferença entre esses campos.
c) Custo Real (CR) - CRTR
O campo CRTR (custo real do trabalho realizado) mostra os
custos contraídos do trabalho já realizado em uma tarefa,
até a data de status do projeto ou a data atual.
Tipo de dados: Moeda
Tipo de entrada: Calculada
Como é calculada: Quando uma tarefa é criada pela
primeira vez, o campo CRTR contém 0,00. À medida que o
andamento (porcentagem de conclusão ou trabalho real) da
tarefa for relatado, o Microsoft Office Project 2007
calculará o CRTR (custo real do trabalho realizado). Esse é
o custo do trabalho real somado a todos os custos fixos da
tarefa até a data atual. Por padrão, como e quando o CRTR
será calculado dependerá das configurações de Taxa
Padrão, Taxa de Horas Extras, Custo por Uso e
Acumulação de custos para os recursos atribuídos na caixa
de diálogo Informações sobre o Recurso e também do
trabalho real relatado, dos custos fixos das tarefas e da data
de status ou data atual. O Project poderá calcular o CRTR
mesmo que não haja recursos atribuídos. Nesse caso, os
cálculos serão baseados no andamento (porcentagem de
conclusão ou trabalho real) e nos custos fixos da tarefa até a
data atual. Se você preferir, o CRTR poderá ser calculado
com base nas suas entradas no campo Custo Real (dividido
em fases). No menu Ferramentas, clique em Opções e, em
seguida, clique na guia Cálculo. Desmarque a caixa de
seleção O MS Project sempre calcula os custos reais.
Melhores usos: Use o campo CRTR junto com o campo
COTR (custo orçado do trabalho realizado) para comparar
os custos reais da atribuição com os custos orçados. Use o
campo VC (variação de custo do valor acumulado) para ver
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a diferença entre os dois campos. Adicione qualquer um
desses campos, ou todos eles, a um modo de exibição de
tarefa para exibir a despesa resultante de uma tarefa com
base no trabalho real e nos preços por hora dos recursos
atribuídos, juntamente com qualquer outro custo contraído
até a data de status ou a data atual.
Exemplo: Você precisa relatar o CRTR relativo à última
sexta-feira. Você insere a data de sexta-feira como a data de
status e analisa os custos de uma tarefa de dez horas de
duração. Os recursos atribuídos ganham R$ 20,00 por hora
e relataram cinco horas de trabalho real desde a última
sexta-feira mais cinco horas a partir de hoje. Com base na
data de status, o Project calcula que o CRTR até a última
sexta-feira é de R$ 100,00. Se você tivesse usado a data
atual como a data de status, o cálculo do CRTR seria de R$
200,00.
Comentários: Como as informações sobre o CRTR são
divididas em fases, esse custo é calculado a partir da
primeira entrada de custo real até a data de status ou data
atual.
d) VA
O campo VA (Variação da Agenda) mostra a diferença, em
termos de custo, entre o progresso atual e o plano de linha
de base de uma tarefa, de todas as tarefas atribuídas de um
recurso ou de uma atribuição até a data de status ou até a
data de hoje. Você pode usar o campo VA para verificar os
custos e determinar se as tarefas ou atribuições estão no
prazo. As versões divididas em fases desses campos
mostram os valores distribuídos ao longo do tempo.
Tipo de dados: Moeda
Tipo de entrada: Calculada
Como é calculada: A VA é a diferença entre o COTR
(Custo Orçado do Trabalho Realizado) e o COTA (Custo
Orçado do Trabalho Agendado). O MS Project calcula a
VA da seguinte maneira:
VA = COTR - COTA
Melhores usos: Adicione o campo VA a uma planilha de
tarefas para determinar se o custo da tarefa está acima ou
abaixo do previsto na agenda da linha de base.
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Exemplo: O plano de linha de base para a tarefa "Redigir
proposta" tinha a tarefa agendada para conclusão em 50
horas de trabalho (ao custo de R$500,00) até o dia 1º de
junho. Entretanto, no dia 1º de junho, a porcentagem
concluída da tarefa foi de apenas 80 por cento. O COTR
para essa tarefa é de R$400,00 (80 por cento de R$500,00).
O COTA é de R$ 500,00. Portanto, a VA é de –R$ 100,00,
o que indica o quanto o custo da tarefa está abaixo do
previsto no plano de linha de base.
Comentários: Se a VA é positiva, o custo da tarefa está
acima do previsto na agenda. Se a VA é negativa, o custo
da tarefa está abaixo do previsto na agenda. A VA é
expressa em unidades monetárias, as mesmas utilizadas no
campo VC (variação de custo do valor acumulado). Isso
facilita a representação de VA e de VC no mesmo gráfico.
e) VC
O campo VC (variação de custos sobre valor acumulado)
mostra a diferença entre o valor que a tarefa deveria ter
custado e o valor real de seu custo, levando-se em
consideração o nível de conclusão até a data de status ou a
data presente. As versões divididas em fases desses campos
mostram valores distribuídos ao longo do tempo.
Tipo de dados: Moeda
Tipo de entrada: Calculada
Como é calculada: A VC é a diferença entre o COTR
(custo orçado do trabalho realizado) e o CRTR (custo real
do trabalho realizado). O MS Project 2007 calcula a VC da
seguinte maneira:
VC = COTR - CRTR
Melhores usos: Adicione o campo VC a uma planilha de
tarefas para ver se os gastos se encontram abaixo, acima ou
exatamente dentro do orçamento de uma tarefa. Isso pode
ser útil para avaliar o desempenho orçamentário do projeto
até o momento.
Exemplo: O COTR de uma atribuição é de R$ 500,00, e o
CRTR é de R$ 400,00. A VC é de R$ 100,00, o que
significa que os gastos estão R$ 100,00 abaixo do
orçamento.
Comentários: Se a variação de custo for positiva, o custo
da tarefa estará abaixo do valor previsto, ou de linha de
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base, e os custos reais serão inferiores aos custos da linha
de base para o nível atual de conclusão da tarefa. Se a
variação de custo for negativa, o custo da atribuição estará
acima do orçamento no momento e os custos reais serão
superiores aos custos da linha de base para o nível atual de
conclusão da tarefa.
f) EAT
O campo EAT (estimativa ao término) mostra o custo total
esperado de uma tarefa com base no desempenho até a data
de status. O EAT também é chamado de PAT (previsão ao
término).
Como é calculada: Em versões anteriores do Microsoft
Project, o EAT era equivalente ao campo Custo Agendado.
No entanto, o EAT agora é calculado da seguinte forma:
EAT = CRTR + (Custo da linha de base X - COTR) / IDC
Quando uma tarefa é criada, recursos são atribuídos e uma
linha de base é salva, e o EAT equivale ao custo agendado,
que corresponde ao valor do trabalho total multiplicado pela
taxa de custo do recurso. Quando o trabalho real ou o custo
real da tarefa é relatado, o Microsoft Office Project 2007
calcula o EAT de acordo com essa fórmula.
Melhores usos: Adicione o campo EAT a um modo de
exibição de tarefa para exibir ou filtrar o custo total
esperado para a tarefa, com base no desempenho até a data
de status.
Exemplo: Um tarefa consiste em 10 horas para dois
recursos com taxas de R$ 20,00 por hora. No início da
tarefa, o custo é de R$ 200,00. Quando os recursos relatam
o trabalho real, esse valor é ajustado com base nos custos
reais, nos custos da linha de base ou orçados e no índice de
desempenho de custo. Você adiciona o campo EAT ao
gráfico de Gantt para ver o custo total esperado dessa tarefa.
Comentários: O campo EAT está disponível, por padrão,
nas tabelas Valor Acumulado e Indicadores de Custo de
Valor Acumulado. Em uma planilha de tarefas exibida,
aponte para Tabela no menu Exibir e clique em Mais
Tabelas. Clique em Valor Acumulado ou Indicadores de
Custo de Valor Acumulado e, em seguida, clique em
Aplicar.
g) OAT
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O campo OAT (Orçamento ao Termino) mostra o custo
total planejado de uma tarefa, de um recurso para todas as
tarefas atribuídas ou do trabalho a ser realizado por um
recurso em uma tarefa. O campo OAT também é conhecido
como Custo da Linha de Base.
Tipo de dados: Moeda
Tipo de entrada: Calculada ou inserida
Como é calculada: O custo da linha de base é calculado
como a soma dos custos planejados de todos os recursos
atribuídos mais todos os custos fixos associados à tarefa.
Isso eqüivale ao conteúdo do campo Custo quando a linha
de base é salva.
Custo da linha de base = (Trabalho * Taxa padrão) +
(Trabalho de horas extras * Taxa de horas extras) + Custo
por uso do recurso + Custo fixo da tarefa
Melhores usos: As informações sobre custo da linha de
base ficam disponíveis quando você define as informações
de custo para os recursos atribuídos e a linha de base para a
tarefa. Adicione o campo Custo da Linha de Base a uma
planilha de tarefas quando desejar analisar os custos totais
planejados das tarefas. Você pode analisar o custo da linha
de base da tarefa para obter ajuda na definição do
orçamento da tarefa e do projeto. Você pode comparar os
valores dos campos Custo da Linha de Base e Custo para
determinar se os gastos com a tarefa continuam dentro do
orçamento. O campo Variação de Custo compara esses dois
campos.
Exemplo: Há uma tarefa agendada para dez horas de
duração e um único recurso atribuído a R$ 20,00 por hora.
O custo da linha de base da tarefa seria de R$ 200,00.
Quando a tarefa estiver 50% concluída, o campo Custo Real
calculado será de R$ 100,00.
Comentários: O campo Custo da Linha de Base conterá
0,00 até que você defina uma linha de base para o projeto, o
que poderá ser feito mesmo após o início do projeto. Para
definir uma linha de base, no menu Ferramentas, aponte
para Controle, clique em Salvar Linha de Base e, em
seguida, clique novamente em Salvar Linha de Base.
Assim, os custos totais atuais das tarefas são copiados para
o campo Custo da Linha de Base.
Se você editar o conteúdo do campo Custo da Linha de
Base, isso não afetará os cálculos dos custos da linha de
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base da tarefa nem os custos da linha de base divididos em
fases da tarefa. Se você salvar outra linha de base após
editar os custos da linha de base, as edições serão
substituídas pelos valores da nova linha de base.
O custo da linha de base não será alterado após ter sido
salvo, mesmo se os valores de trabalho forem alterados.
h) VAT
O campo VAT (Variação ao Término) mostra a diferença
entre o OAT (Orçamento ao Término) ou custo de linha de
base e a EAT (Estimativa ao Término) para uma tarefa,
recurso ou atribuição de uma tarefa.
Há diversas categorias de campos VAT. Aprenda mais
sobre categorias de campos.
Tipo de dados: Moeda
Tipo de entrada: Calculada
Como é calculada: Quando se define uma linha de base, o
campo VAT para a tarefa contém R$0,00. O custo
agendado e o custo orçado para a tarefa são iguais nesse
ponto e portanto a variação é R$0,00. À medida que se
efetuam alterações ao plano, ou à medida que se reporta o
progresso na tarefa, o Microsoft Office Project 2007 calcula
a VAT para a tarefa. Isso inclui o custo de trabalho real
mais todos os custos por uso para a tarefa até o momento. O
Project calcula a VAT da seguinte maneira:
VAT = Orçamento ao Término (custo da linha de base) –
Estimativa ao Término
Melhores usos: Adicione o campo VAT a um modo de
exibição de planilha de tarefas quando você desejar saber se
provavelmente ficará abaixo, acima ou precisamente dentro
do orçamento quando a tarefa for concluída.
Exemplo: O custo orçado de uma tarefa é de R$500,00,
uma vez que você originalmente estimou que o recurso
atribuído de R$50,00 por hora levaria 10 horas para
concluir a tarefa. Se o recurso demorar apenas cinco horas
para concluir a tarefa, o custo orçado será de R$500,00 e o
custo estimado será atualizado para R$250,00. Portanto, o
campo VAT mostra R$250,00, indicando que você estará
R$250,00 abaixo do orçamento no momento de conclusão
da tarefa.
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Comentários: Se a VAT for negativa, o custo projetado
para essa tarefa estará, nesse momento, acima do valor
orçado ou de linha de base. Nesse caso, talvez você deva
considerar uma alteração na quantidade de trabalho restante
ou atribuir outro recurso com uma taxa de custo inferior
para o trabalho restante na tarefa. Se a VAT for positiva, o
custo projetado para a tarefa estará abaixo do orçamento
nesse momento.
13.3
.Integração MS Project x MS Excel (Curva S)
O MS Project 2007 possui uma completa integração com o MS Excel
aonde é possível visualizar as informações de Valor Agregado de
forma gráfica utilizando o poderoso MS Excel.
Para exportar as informações do projeto para o MS Excel basta clicar
no botão
assistente abaixo:
. Será aberto o
Selecionar o escopo da exportação, depois selecionar os campos
necessários:
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Após esta etapa deve ser selecionado o período requerido:
O MS Project pergunta se desejamos representar graficamente no MS
Excel:
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Ao final basta confirmar a exportação clicando no botão Exportar
Dados
Ao final será gerada a curva S com as informações do projeto.
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CÁPITULO 4 – ORG. E APRESENTANDO O PROJETO
14.Classificação
14.1
.Classificando Tarefas
Uma outra maneira de organizar as tarefas do seu projeto é
classificando-as. Todas as tarefas inseridas em um projeto recebem um
número de identificação. Com isso todas as tarefas são relacionadas em
ordem ascendente pelo número de identificação. O comando
Classificar no menu Ferramentas exibe um submenu de campos pelo
qual pode querer classificar com maior freqüência. Com o comando
Classificar Por no submenu Classificar, você pode especificar até três
campos ou chaves de cada vez.
Quando você classifica tarefas ou recursos, os números de identificação
(ID) das tarefas ou recursos refletem a nova ordem de classificação
como padrão. Limpando a caixa de verificação Remunerar
Permanentemente o Recurso (ou Recursos) na caixa de diálogo
Classificar Por você pode rearranjo tarefas (e recursos) sem afetar os
números de ID. Esta opção fica ativa sempre que você fizer uma
classificação no MS Project.
O MS Project pode classificar as tarefas na ordem ascendente ou
descendente. Quando um campo contém texto, ele é classificado em
ordem ascendente de A a Z. ao classificar os campos de dados, o MS
Project ordena as suas respectivas tarefas em ascendente, da data mais
antiga até a mais recente. Ao classificar campos numéricos, o MS
Project ordena suas respectivas tarefas em ordem ascendente, do
número mais baixo até o número mais alto.
Exibindo a visualização Planilha de Tarefa
a) No menu Exibir, escolha Mais Exibir.
b) Na caixa de diálogo Mais Exibir, role até Planilha de
Tarefa e selecione-a.
c) Dê um clique no botão Aplicar.
Classifique a lista de tarefas por duração
No momento as tarefas estão relacionadas em ordem de número ID.
Agora você quer classificar as tarefas por tempo de maior duração.
a) No menu Project, escolha Classificar e em seguida
escolha Classificar Por.
b) Limpe a caixa verificação Remunerar Permanentemente
a tarefa, localizado perto da extremidade inferior da
caixa de diálogo.
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a) Dê um clique na seta para baixo de Classificar Por para
exibir a lista de nomes de campo de tarefas.
A lista de campos de tarefas aparece.
b) Role até Duração e selecione esta opção.
c) Dê um clique no botão de opção Descendente para
classificar as tarefas: daquela de duração mais longa até
a de duração mais curta.
d) Dê um clique no botão Classificar.
e) Os números ID originais são mantidos. O seu projeto na
visualização Planilha de Tarefa têm uma aparência
similar à da ilustração abaixo.
14.2
.Redefina a Lista de Tarefas
A sua nova ordem de classificação substitui a anterior. Você não pode
usar o comando Desfazer para reverter o comando Classificar. Para
fazer com que a sua lista de tarefas volte à ordem ascendente por
número de ID, use o botão Apagar na caixa de diálogo Classificar. O
botão Apagar também faz com que a caixa de verificação
Remuneração permanente volte ao ajuste padrão.
a) No menu Project, escolha Classificar e em seguida escolha
Classificar Por.
b) Dê um clique no botão Apagar para fazer com que a lista de
tarefas volte à ordem dos números de ID.
c) Dê um clique no botão Classificar.
d) Agora a Planilha de Tarefa exibe as tarefas na ordem em
que você as inseriu.
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14.3
- Professional
.Classificando por Campos Múltiplos
Outra maneira de aproveitar o poder da classificação é classificar por
dois ou mais campos.
Quando você específica dois campos pelos quais deseja classificar, o
MS Project classifica pelo primeiro campo e em seguida classifica as
tarefas novamente dentro de cada grupo pelo segundo campo. Por
exemplo, se você estiver trabalhando na visualização Planilha de
Recurso, faz sentido classificar primeiro os recursos por grupo e, em
seguida, pela taxa horária dentro de cada grupo de recursos.
Para fazer este exercício, vamos visualizar o projeto no modo Planilha
de Recurso. No menu Exibir escolha Planilha de Recurso.
Para exibir os recursos por grupo e em seguida por taxa, siga os
seguintes passos:
a) No menu Projeto, escolha Classificar e em seguida escolha
Classificar Por.
b) Dê um clique na seta para baixo próxima à caixa Classificar
Por para exibir a lista de campos pela qual você pode
classificar.
c) Selecione Grupo de Trabalho certifique-se de que o botão
de opção Ordem Crescente esteja selecionado.
d) Dê um clique na seta para baixo próxima ao quadro
Segundo Critério e em seguida role até Taxa Padrão e
selecione esta opção.
Campo Taxa Padrao é a taxa horária de um recurso.
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e) No Segundo Critério dê um clique no botão de opção
Ordem decrescente.
A caixa de dialogo Classificar completa tem uma aparência
similar à da ilustração que se segue.
f) Dê um clique no botão Classificar.
O MS Project classifica os nomes dos recursos de acordo com o
seu grupo. Dentro de cada grupo, os recursos são classificados
da taxa mais alta para a mais baixa.
104 | P a g e – V e r . 3
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15.Filtros
O MS Project permite que seja visto níveis diferentes de detalhamento do seu
projeto. Por tanto nessa lição, aplicaremos filtros para obter uma melhor
visualização do projeto.
15.1
.Filtrando as tarefas do seu projeto
Á medida que as tarefas no seu projeto aumentam, é interessante que
você saiba como visualizar as tarefas que lhe interessam. Os filtros
fazem com que fique fácil gerenciar um projeto de grande porte,
exibindo ou selecionando somente as informações que você está
precisando no momento. Por exemplo, o MS Project fornece um filtro
de Marcos que seleciona apenas as tarefas marco, em conjunto com as
tarefas resumidas a elas associadas. Todas as demais tarefas ficam
temporariamente ocultas, com a opção de seleção, não selecionadas. Os
filtros interativos permitem-lhe inserir critérios que você especifica
(por exemplo, uma data) ou exibir dados dentro de um intervalo de
valores.
OBS.: Lembre-se de que os filtros afetam a apresentação na tela, mas
não as tarefas no projeto propriamente dito.
105 | P a g e – V e r . 3
Rafael Velasquez, PMP
MS Project 2007
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Há duas maneiras de exibir as informações apresentadas por um filtro.
Como padrão, o filtro exibe somente as informações que estão em
conformidade com os critérios; ele oculta as informações que estão em
conformidade. Além disso, vocês têm a opção de fazer com que o filtro
selecione (exiba em outra cor ou em negrito) os dados que
correspondem aos critérios. Você ainda pode ver as tarefas que não
correspondem.
O supervisor gostaria de ver uma lista de marcos deste projeto. Os
marcos estão espalhados pelo projeto, mas o MS Project proporciona
um filtro que exibe somente os marcos e as tarefas resumidas a eles
associadas.
Na barra de ferramentas Formatar, dê um clique na seta para baixo ao
lado da caixa de lista Filtros e, em seguida, selecione Etapas.
Na tabela de Gantt, apenas os nomes das tarefas marco e suas
respectivas tarefas resumidas aparecem. No gráfico de Gantt, somente
as barras de Gantt referentes às tarefas-marco e tarefas resumidas
aparecem. As barras de Gantt para todas as outras tarefas estão ocultas.
15.2
.Imprimindo a Visualização Ativa
Estas são as informações que o supervisor da empresa deseja ver. Você
pode imprimi-las rapidamente dando um Click no botão Imprimir.
Mas, antes disso, pré visualize o seu projeto para saber que aparência
ele terá quando você o imprimir. Mesmo que o seu computador não
esteja conectado numa impressora, você pode visualizar no modo
Visualizar
a)
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Na barra de ferramentas Padrão, dê um clique no botão
Visualizar Impressão
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O MS Project somente imprime a visualização ativa do seu Project.
Uma pré- visualização do seu projeto têm uma aparência similar a que
se segue.
15.3
.Removendo os Filtros das tarefas
Depois de examinar as etapas com o supervisor da fabrica, pode
remover o filtro de seleção.
Na caixa de Filtro na barra de ferramentas Formatar, selecione Todas
as Tarefas.
15.4
.Especificando critérios de Filtros
Podemos usar também um recurso do MS Project que se chama filtro
interativo. Quando você escolhe um filtro interativo, pode especificar
um intervalo ou um intervalo de valores a ser aplicado no filtro. Os
filtros serão exibidos com reticências (...) no submenu Filtros para e no
quadro Filtro na barra de ferramentas Formatar são filtros interativos.
Exibir tarefas para um período específico do projeto
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Nos dias 16 e 17 de fevereiro, todos os funcionários do escritório da
Victória Esportes deverão assistir a uma apresentação sobre o
programa de aposentadoria da empresa. Ao planejar a mudança, você
vai querer manter um enfoque nas tarefas do cronograma que poderiam
ser afetadas durante esse período. Usando o filtro interativo Intervalo
de data, você pode exibir tarefas que ocorrem nesses dias.
a) Na caixa de lista Filtro na barra de ferramentas Formatar,
selecione Date Range.
A caixa de diálogo: Intervalo de Data aparece.
Nessa caixa de diálogo, você insere o início do
intervalo de datas.
b) No quadro, digite 12/02/07 e em seguida escolha o botão
OK.
A próxima caixa de diálogo aparece. Nessa caixa de
diálogo, você insere a última data do intervalo
c) No quadro, digite 16/02/07 e em seguida escolha o botão
OK.
d) Somente as tarefas que ocorrem entre 12/02/07 e 16/02/07
aparecem.
e) Remova o filtro selecionando Todas as tarefas na caixa de
lista Filtro.
15.5
.Criando um filtro Personalizado
Embora o MS Project forneça vários filtros, é fácil você criar o seu
próprio filtro. Para criar o novo filtro você dar o nome ao novo filtro e
insere os critérios para os filtros em uma caixa de diálogo. Para acesso
rápido, você pode acrescentar qualquer filtro que criar ao submenu
Filtro para. Vamos criar um filtro para identificar tarefas curtas que
requerem um dia ou menos.
a) No menu Project, escolha Filtro para Grupo de recurso e em
seguida escolha Mais Filtro.
A caixa de diálogo Mais Filtros aparece. Elas contêm
filtros adicionais Tarefas e Recurso que você pode
aplicar. Você pode também optar por criar um novo
filtro nessa caixa de diálogo.
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b) Dê um clique no botão Novo.
A caixa de diálogo Definir Filtro aparece. Você insere os
critérios filtros nessa caixa de diálogo.
a) No quadro Nome digite Tarefas Curtas.
Insira critérios de Filtros
a) Dê um clique na coluna Nome.
Nesta parte da caixa de diálogo, você insere um dos
critérios de filtros na sua própria linha.
Mais tarde, você aprenderá a combinar os critérios de
filtros inserindo filtros múltiplos em linha separada.
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b) Dê um clique na seta para baixo da inserção, (na
extremidade direita da caixa de diálogo) para exibir a lista
de campos.
Você pode filtraras tarefas por qualquer um desses
campos.
c) Selecione Duração na lista.
Talvez você precise rolar para baixo para localizar o
campo.
d) Mova-se até a coluna Test.
Nesta coluna, você seleciona a maneira pela qual deseja
que a duração de cada tarefa se compare ao critério de
pesquisa.
e) Dê um clique na seta da barra de inserção para exibir a lista
de testes e em seguida selecione Menor ou Igual na lista.
f) Mova-se até a coluna Valores e digite 1d.
g) Dê um clique no botão de inserção da barra de inserção ou
pressione ENTER.
h) Escolha o botão OK para voltar à caixa de diálogo Mais
Filtros.
Observe que o filtro “Tarefas Curtas” está selecionado
na lista de filtros.
i) Dê um clique no botão Aplicar para aplicar o filtro.
Somente as tarefas com duração de um dia ou menos
aparecem na tabela de Gantt e no gráfico de Gantt.
Como os marcos têm uma duração de 0d (isto é, menos
de 1), as tarefas-marco também aparecem.
Para remover o filtro é só selecionar a opção Todas as Tarefas no menu
Filtro For.
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CÁPITULO 5 – RELATÓRIOS
16.Relatórios
Nesta capitulo, você aprenderá várias maneiras de imprimir informações de
projeto. A partir do comando Configurar Pagina, iremos especificar
informações de cabeçalho superior e inferior, assim como outros ajustes na
aparência da página impressa. Você também aprenderá a visualização e
imprimir uma visualização e um relatório.
O MS Project proporciona muitas alternativas para transmitir informações a
respeito do projeto às pessoas que precisam ficar a par. A impressão de
visualizações é uma maneira rápida de obter uma cópia do que você vê na
visualização ativa na tela. Você pode também escolher entre os muitos
relatórios fornecidos com MS Project. Além disso, pode personalizar as
visualizações e os relatórios para obter as informações de que necessita no
formato desejado.
A versão 2007 possui uma série de relatórios visuais já pré-formatados com
integração nativa com o MS Excel e com o MS Visio, permitindo a partir de
alguns cliques gerar relatórios com informações vitais do projeto com um
visual refinado e de fácil entendimento.
16.1
.Relatórios Visuais
Para acionar os relatórios visuais basta clicar no menu Relatórios e
depois na opção Relatórios Visuais e a partir desta funcionalidade você
pode:
a) Criar um relatório visual para exibir no Microsoft Office
Excel ou no Microsoft Office Visio a partir de um modelo de
relatório interno com base em dados no projeto ativo.
b) Criar um novo modelo a partir do qual criar um relatório
visual.
c) Editar um modelo existente para um relatório visual.
d) Salvar dados do relatório como um banco de dados.
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Botões e opções disponíveis na tela:
Novo Modelo Clique nesse botão para abrir a caixa de diálogo
Relatórios Visuais - Novo Modelo. Com essa caixa de diálogo,
você pode especificar o aplicativo, os tipos de dados e os
campos que deseja incluir em seu novo modelo de relatório.
Editar Modelo Clique nesse botão para editar um modelo de
relatório selecionado. Se a caixa de seleção Selecionar Campos
estiver desmarcada quando você clicar no botão Editar Modelo,
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o relatório será aberto no Excel ou no Visio, com controles para
modificar o modelo. Se você marcar a caixa de seleção
Selecionar Campos e clicar no botão Editar Modelo, a caixa de
diálogo Relatórios Visuais - Selecionador de Campos será
aberta para que você possa modificar os campos usados no
modelo.
Gerenciar Modelo Clique nesse botão para abrir uma janela
do Windows Explorer listando todos os modelos. Por padrão, o
conteúdo da pasta Microsoft Office\Templates\1033 é listado.
Você pode abrir, copiar, mover, renomear e excluir modelos
dessa janela.
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Incluir modelos de relatório de Marque essa caixa de seleção
se desejar adicionar modelos de relatório de outro local no
computador ou na rede. Quando essa caixa de seleção é
marcada, o botão Modificar ficará disponível para que você
possa navegar até o local do modelo. Por padrão, essa caixa de
seleção é desmarcada.
Modificar Abre a janela Modificar Local, que pode ser usada
para navegar até outro local do computador ou da rede para
adicionar modelos de relatório às guias. Esse botão está
disponível apenas quando a caixa de seleção Incluir modelos de
relatório de é selecionada.
Salvar Dados Abre a caixa de diálogo Relatórios Visuais Salvar Dados de Relatório. Com essa caixa de diálogo, você
pode salvar os dados de relatório para o projeto atual,
personalizar os campos usados como parte dos dados e salvar o
banco de dados de relatório.
Modo de Exibição Coleta os dados necessários do Microsoft
Office Project 2007, abre o Microsoft Office Excel ou o
Microsoft Office Visio conforme apropriado e mostra o
relatório selecionado.
16.2
.Pré-Visualizando e Imprimindo Relatórios
Em um relatório, as informações sobre o projeto são resumidas e
organizadas para você da maneira que permita a melhor comunicação
sobre um determinado aspecto do projeto. Imprima um relatório em
vez de uma visualização quando quiser transmitir mais detalhes do que
você vê em uma visualização. O MS Project proporciona cinco
categorias de relatórios. Cada categoria contém vários tipos de
relatórios entre os quais você pode escolher.
Com o comando Relatorios... no menu Relatório, você pode prévisualizar e imprimir os seus relatórios. É bom pré-visualizar o seu
relatório antes de imprimi-lo. Se você resolver fazer ajustes adicionais,
pode retornar à caixa de diálogo Configurar Pagina e ajustar
orientação, margens, cabeçalhos e rodapés da mesma maneira que faz
ao imprimir as visualizações. Se você estiver satisfeito com a aparência
do relatório, pode imprimi-lo.
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Imprimindo o relatório resumido
a) No menu Exibir, escolha Relatórios.
A caixa de diálogo Relatórios exibe os botões
correspondentes às categorias gerais de relatórios
fornecidos com o MS Project.
b) Dê um clique no botão Selecionar para visualizar a seleção
dos relatórios Visão Geral.
Dica
Você pode também dar um clique duplo em um botão para abrir a
próxima caixa de diálogo
Visão Geral é o ajuste padrão na caixa de diálogo Relatórios. A caixa
de diálogo Visão Geral Relatórios aparece.
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a) Dê um clique no botão Tarefas de nível superior e em
seguida dê um clique no botão Selecionar.
b) Se o seu computador estiver conectado a uma impressora,
dê um clique no botão Imprimir e em seguida escolha o
botão OK.
Dê um clique no botão Fechar se você não conseguir imprimir o
relatório.
16.3
.Imprimindo a Lista de Coisas para Fazer (To Do List)
Embora a diretoria goste da natureza como do relatório de tarefas de
nível superior, os membros da equipe do seu projeto precisam de mais
informações sobre o que se espera deles. Na categoria de relatórios
Assistente, você pode imprimir uma lista semanal de “coisas para
fazer” das tarefas do projeto, para recursos individuais. Use o relatório
Calendário para criar uma lista “coisas para fazer” para os funcionários
do depósito do turno do dia.
a) No menu Exibir, escolha Relatórios se a caixa de diálogo
Relatórios ainda não estiver sendo exibida.
b) Dê um clique no botão Assistente.
c) Dê um clique no botão Selecionar para visualizar a seleção
de relatórios Assistente.
d) A caixa de diálogo Assistente Relatórios aparece.
e) Dê um clique no botão Calendário e em seguida dê um
clique no botão Selecionar.
f) A caixa de diálogo Uso do recurso aparece.
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g) Dê um clique na seta para baixo e role através da lista de
recursos e, em seguida, selecione “funcionários do depósito
do turno do dia”.
h) Escolha o botão OK.
Dica
Relatórios personalizados são muito utilizados quando combinados
com novos filtros, exibindo, de modo organizado e estruturado, as
informações disponibilizadas com o tipo de filtro criado.
16.4
.Melhorando a Aparência do Projeto
A opção Assistente de Gráfico de Gantt proporciona uma maneira fácil
de melhorar a aparência do seu projeto. Quando você usa esse
assistente, algumas perguntas são feitas sobre as informações que você
quer enfatizar e que aparência você quer que o projeto tenha. O
assistente exibe formatos simples entre os quais você deve escolher, e
você pode também selecionar formatação customizada para
personalizar a aparência do projeto de maneiras específicas. Depois que
você responde a todas as perguntas, o MS Project formata o projeto de
acordo com as suas respostas.
Use o Assistente de Gráfico de Gantt para formatar o projeto de modo
que você possa facilmente ver o status das tarefas em andamento.
a) Clique com o botão direito no gráfico de gantt e depois
clique no botão Assistente de Gráfico de Gantt.
O Assistente de Gráfico de Gantt é iniciado.
b) Dê um clique no botão Próximo.
A segunda janela do assistente tem uma aparência
similar à da ilustração que se segue.
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c) Selecione qual opção deseja formatar o gráfico de Gantt.
Neste caso Padrão: estilo 2.
d) Selecione Padrão 2 na lista e em seguida dê um clique no
botão Próximo.
A próxima janela do assistente exibe opções para as
informações que você quer que apareçam perto das
barras de Gantt.
e) Dê um clique no botão Próximo para aceitar o ajuste
padrão.
f) A próxima janela do assistente aparece. Nesta janela, você
pode decidir se as linhas vinculadas às tarefas devem
aparecer no gráfico de Gantt.
g) A próxima janela do assistente informa que você já acabou
de usar o Assistente de Gráfico de Gantt.
h) Dê um clique no botão Formatar.
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i) Após formatar o seu gráfico de Gantt, você vê a última
janela do assistente.
j) Dê um clique no botão Sair do Assistente.
Após retornar ao gráfico de Gantt, você vê que ele está formatando do
jeito que você especificou.
16.5
.Configurando a Página e a Impressora
Antes de imprimir essas informações colhidas, você precisa especificar
que impressora deseja usar. Você também tem que especificar o
cabeçalho, o rodapé e o texto da legenda que aparecerão em cada
página. Você pode com o comando Configurar Pagina no MS Project,
selecionar impressoras ou plotadoras que deseja usar a lista de
impressoras ou plotadoras anexas. Você pode também selecionar
orientação de página, ajuste da escala, margens, cabeçalho, rodapé,
legenda e visualização quando imprimir.
16.6
.Especificando Orientação de página
A configuração da orientação de página determina se o seu relatório
será impresso em páginas cuja altura é maior do que a largura (o que é
conhecido como retrato) ou em páginas cuja largura é maior do que a
altura (o que é conhecido como paisagem.). A orientação paisagem é o
ajuste padrão quando se estão imprimindo as visualizações.
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Especificando Cabeçalhos, Rodapés e Legendas.
Um cabeçalho é um texto que aparece na extremidade superior de cada
página: um rodapé é um texto que aparece na extremidade inferior de
cada página. Tanto no cabeçalho quanto no rodapé, você pode
especificar o tipo de informação que aparece em cada página. Você
pode especificar o alinhamento das informações do cabeçalho e
rodapé. Além do texto que você inserir, também é possível incluir as
seguintes informações no cabeçalho ou rodapé:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nome da empresa
Data atual do projeto
Data atual do sistema
Nome do arquivo do projeto
Título do projeto
Última data em que o arquivo foi salvo
Nome do relatório
Nome do gerente
Hora atual do sistema
Data de início do projeto
Nome do filtro
Número total de páginas
Numero da página
Nome da visualização
Modifique o Cabeçalho do Gráfico de Gantt
a) Dê um clique na tabulação Cabeçalho, se ela ainda não
estiver acionada.
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A tabulação Cabeçalho aparece na caixa de diálogo,
onde você pode especificar as informações que quer que
apareçam na extremidade superior de cada página. Você
também pode especificar como deseja que essas
informações sejam alinhadas.
b) Na área Alinhamento, dê um clique na tabulação Esquerda.
As informações que você insere na caixa de texto nessa
tabulação aparecerão na extremidade esquerda do
projeto quando você imprime.
c) Dê um clique no botão Date.
A data aparece como um código na caixa de texto
Alinhamento.
d) Pressione a tecla HOME para mover o ponto de inserção até
o início da linha e em seguida digite Situação do Projeto
em:
Certifique-se de digitar dois espaços após os doispontos ( : ). Este texto aparecerá antes da data no
cabeçalho.
e) Pressione a tecla END para mover o ponto de inserção até o
final da linha e em seguida pressione SHIFT+ ENTER.
Quando você pressiona SHIFT+ENTER, o ponto de
inserção se move até a próxima linha.
f) Digite Data de Início do Projeto:
Não deixe de digitar dois espaços após os dois-pontos.
g) Dê um clique na seta para abaixo dos botões para exibir
uma lista completa de informações que você pode incluir no
cabeçalho. Role para baixo na lista e selecione Project Data
de inicio.
h) Dê um clique no botão Adicionar.
A data aparece como um código na caixa de texto
Alinhamento a Esquerda. A data real, da maneira
que aparecerá quando você imprimir, aparecerá na
caixa de texto Exemplo. Está é a data no quadro
Data de Inicio da caixa de diálogo Resumo.
Na janela Configuração de Pagina, clique no Rodapé, e personalize o
rodapé da forma que desejar.
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