ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO/ESCLARECIMENTOS .................................................................................................. 2 2. RESPONSABILIDADES: ........................................................................................................................ 3 3. RETIRADA E DEVOLUÇÃO DO VAIEVEM ...................................................................................... 4 4. FOLHA DE PONTO ................................................................................................................................ 5 5 RECIBOS DE PAGAMENTO/SALÁRIOS (CONTRACHEQUE)............................................................ 8 6. RELATÓRIO DE VALETRANSPORTE ADMINISTRATIVO .............................................................. 9 7. RECIBO/VALETRANSPORTE............................................................................................................ 10 8. RELATÓRIO DE ATENDIMENTO ...................................................................................................... 11 9. COMPRAS/CHEQUES.......................................................................................................................... 13 10. COMUNICADOS INTERNOS – CI....................................................................................................... 15 11. LISTA DE PRESENÇA DAS CAPACITAÇÕES/REUNIÕES ............................................................... 16 12. DÚVIDAS TRABALHISTAS ................................................................................................................ 18 13. TROCAS DE FUNCIONÁRIOS/ CARGA HORÁRIA........................................................................... 20 14. ADVERTÊNCIAS E SUSPENSÃO ......................................................................................................... 3 15. SEGUNDAVIA DE DOCUMENTOS ................................................................................................... 24 16. PROCEDIMENTOS QUANTO A DIFICULDADES COM OS PROFISSIONAIS DE FÉ E ALEGRIA (ES). 25 17. CAPTAÇÃO DE RECURSOS E RECEBIMENTO DE DOAÇÕES ....................................................... 26 18. VOLUNTÁRIOS E ESTAGIÁRIOS ...................................................................................................... 28 20. DOCUMENTOS A SER ENCAMINHADOS MENSALMENTE AO ESCRITÓRIO:............................. 31 21. PROJETOS E RELATÓRIOS – CAJUN ................................................................................................ 32 22. DECLARAÇÃO DE RECEBIMENTO E LEITURA DO MANUAL DE N&P ....................................... 33 Página 1 de 34 NORMAS E PROCEDIMENTOS INTERNOS – FÉ E ALEGRIA (ES) ATUALIZAÇÃO: 08/2011 (19 de Agosto de 2011) 1. INTRODUÇÃO/ESCLARECIMENTOS 1.1 Esse documento foi elaborado em virtude das dificuldades encontradas ao longo dos tempos e o dispêndio de tempo na organização, cobrança e esclarecimentos de algumas normas e procedimentos, de forma individualizada. Assim, o presente instrumento pretende estabelecer normas uniformes a todos àqueles que estão vinculados a esta instituição visando à melhoria e eficiência de nossa administração, a fim de garantirmos a execução dos projetos e metas ao longo do ano de forma satisfatória e organizada. 1.2 Novas alterações com base no uso da intranet coorporativa de Fé e Alegria e mudanças decorrentes do aprendizado gerado após a versão 01/2008. As alterações desta versão estarão sublinhadas. Página 2 de 34 2. RESPONSABILIDADES: · 2.1 Geral É de responsabilidade de cada funcionário o cumprimento das normas aqui estabelecidas.Todos profissionais contratados assinarão, no ato da contratação, cópia simplificada e resumida deste manual de normas e procedimentos de Fé e Alegria ES, em seguida, serão convidados a assinar o contrato de experiência e poderão ter acesso a leitura integral deste manual. Esse procedimento se dará no local onde prestará serviço. Cada unidade de trabalho dos projetos desenvolvidos por FÉ E ALEGRIA (ES) receberá cópia deste manual impresso, bem como o terá disponível, por meio da intranet, não podendo, pois, alegar desconhecimento do mesmo. Específica 2.2.3 CAJUNS – Fica o (a) Auxiliar de Secretaria responsável pela organização, distribuição, recolhimento e envio, dentro do prazo, dos documentos recebidos e a serem enviados à FÉ E ALEGRIA (ES), sob supervisão direta do Coordenador de cada CAJUN. Em alguns casos aqui determinados a responsabilidade será do coordenador. (Vide item 14 deste Manual). 2.2.4 VIVA A VIDA – Fica o Coordenador do abrigo responsável pela organização, distribuição, recolhimento e envio, dentro do prazo, dos documentos recebidos e a serem enviados à FÉ E ALEGRIA (ES). (Vide item 14 deste Manual). 2.2.5 JORNADA AMPLIADA – Fica o Coordenador Da Jornada responsável pela organização, distribuição, recolhimento e envio, dentro do prazo, dos documentos recebidos e a serem enviados à FÉ E ALEGRIA (ES). .(Vide item 14 deste Manual). 2.2.6 CARIACICA Fica o Coordenador do CEIFA responsável pela organização, distribuição, recolhimento e envio, dentro do prazo, dos documentos recebidos e a serem enviados à FÉ E ALEGRIA (ES). .(Vide item 14 deste Manual). Página 3 de 34 3. RETIRADA E DEVOLUÇÃO DO VAIEVEM 3.1. O envelope contendo os documentos dos funcionários, dos respectivos locais de trabalho, deverá ser retirado no escritório de FÉ E ALEGRIA (ES) no primeiro dia útil do mês e devolvido, impreterivelmente, até o dia 10 do mesmo mês. Sendo de responsabilidade: CAJUN: Coordenador de Projeto e/ou Auxiliar de Escritório; VIVA VIDA: Coordenador de Abrigo; CARIACICA: Coordenador de Projeto; SERRA: Coordenador de Programa. 3.2. Cada envelope conterá: Folhas de Ponto do Mês ContraCheque Recibo de Valetransporte (Pessoal e Administrativo) Comunicados, Jornais, Informativos (Eventualmente) Circulares Internas – CI (Quando necessário) Outros Documentos Eventuais 3.3. Na devolução deverá conter: Protocolo de todos os documentos que estão sendo devolvidos, e relacionando novos documentos. Folha de Ponto do Mês Anterior – Preenchidas e Assinadas por toda a equipe de trabalho. ContraCheques – Assinados Recibos de Valetransporte – Assinados Circulares Internas – Assinadas Relatório de Atendimento Assinado O responsável pelo Vai e Vem, deverá conferir os documentos no momento da retirada. A recepção devera conferir a devolução dos documentos no ato da entrega. Página 4 de 34 4. FOLHA DE PONTO 4.1. Todas as folhas de ponto devem ser encaminhadas ao escritório de FÉ E ALEGRIA (ES) até o dia 10 do mês subseqüente (caso o dia 10 não seja um dia útil, a mesma deverá ser entregue no primeiro dia útil imediatamente posterior). As folhas de ponto devem ser entregues pelos funcionários locais (Educadores, Auxiliares de Serviços Gerais, Cozinheiras, Coordenadores, Assistentes Sociais, Psicólogos) para: no CAJUN: ao auxiliar de secretaria; no VIVA A VIDA: ao coordenador do abrigo. Os respectivos responsáveis encaminharão os documentos ao escritório de FÉ E ALEGRIA (ES) dentro do prazo estipulado. 4.2. A responsabilidade pelo preenchimento da folha de ponto é do próprio funcionário, essa tarefa é pessoal e intransferível, portanto, a mesma não deve conter rasuras (rabiscos, corretivos, rasgados, amassados) em nenhum campo de seu preenchimento, sob pena de nãoaceitação da mesma como documento válido e preenchimento imediato de nova folha de ponto. Caso a folha seja entregue com rasuras, as datas rasuradas serão consideradas como faltas e será processado o desconto referente aos dias correspondentes. 4.3. O horário deve ser preenchido rigorosamente ao horário de início e fim da atividade que o funcionário desempenha, mesmo que isso implique em horários quebrados para minutos a mais ou menos do horário estipulado em seu contrato de trabalho. Em caso de profissionais que chegam atrasados, ficam, no caso dos CAJUNS, o auxiliar de secretaria e o coordenador, responsáveis por grafar o horário de chegada com caneta vermelha na folha de ponto do funcionário para posteriores providências. Nos demais projetos, fica o coordenador com esta responsabilidade. 4.4. Nos casos de atraso na chegada, os minutos ou horas correspondentes aos mesmos deverão ser compensados no mesmo dia ou lançados em banco de horas para futuros acertos a crédito ou a débito. 4.5. Chegar mais cedo ou sair mais tarde por conta da preparação de alguma atividade ou qualquer outra demanda, estará condicionado à autorização da coordenação imediata ou, acima desta. Logo, não estão autorizadas horas extras, senão por meio de autorização da chefia imediata ou Coordenação de área e/ou geral, desde que, sempre comunicado pelo coordenador local. 4.6. Quando a coordenação requerer a participação dos profissionais de sua unidade do projeto em reuniões, projetos locais, apresentações culturais/recreativa e outros, fora do horário de trabalho, deverá preencher e anexar à folha de ponto o formulário de “Solicitação de HorasExtras”, disponível na intranet. Página 5 de 34 4.7. Não é permitida, por FÉ E ALEGRIA (ES), a execução de horasextras, salvo por motivo de força maior, e com a autorização da coordenação imediata. Essas não devem ultrapassar o máximo de 2 horas mensais, que serão compensadas com redução da jornada de trabalho, com data e horários combinados pela chefia imediata. 4.8. Fica proibida, por FÉ E ALEGRIA (ES), a execução de horas extras aos domingos e feriados. 4.9. A compensação das horas (a crédito ou a débito) deverá ser preenchida na folha de ponto, nos dias e horários em que houve a ocorrência. 4.10. Todas as folhas deverão ser assinadas pela chefia imediata e esta só terá valor se for obedecida essa condição. 4.11. Em caso de falta não justificada a chefia imediata deverá preencher na folha de ponto, com caneta vermelha, a frase “FALTA NÃO JUSTIFICADA” e assinar na data da falta do funcionário. 4.12. Quando for declarado PONTO FACULTATIVO ou RECESSO, pela PMV ou por FÉ E ALEGRIA (ES), deve constar na folha de ponto, nas datas determinadas os nomes “PONTO FACULTATIVO” ou “RECESSO”. Esse dia deverá ser compensado como banco de horas e a compensação deverá ser lançada na folha de ponto. 4.13. No caso dos CAJUNS, quando o profissional estiver cumprindo horas de planejamento e capacitação (às sextasfeiras, por exemplo) deverá preencher a folha de ponto e TAMBÉM a lista de presença em formulário específico. 4.14. Banco de Horas 4.14.1. Conforme Acordo Coletivo, o controle dos créditos de horas, e sua respectiva compensação, deverá ser realizado a partir dos registros constantes nas folhas de ponto individuais. 4.14.2. A apuração dos saldos de créditos de horas deverá ser realizada quadrimestralmente, no encerramento dos meses de junho, outubro e fevereiro, devendo, os eventuais créditos serem compensados, impreterivelmente, até o final do mês subsequente. Fica o coordenar imediato, autorizado a conceder a compensação antes destes prazos, desde que não haja prejuízo no atendimento das unidades. 4.14.3. Não poderá o profissional, com crédito no banco de horas, compensála no período de suas férias. Página 6 de 34 4.14.4. Todas as unidades dos projetos receberão carimbadas as folhas de ponto com campos padronizados para realizarem anotações no verso da mesma, informando o saldo anterior de banco de horas, saldo do mês atual e conciliação destes dois saldos. Assim o Depto. Pessoal de FÉ E ALEGRIA (ES) terá acesso atualizado às informações de banco de horas de forma resumida. 4.14.5. O controle de créditos ou débitos de horas deverá ser feito em formulário de banco de horas, para acompanhamento interno das unidades dos projetos, isso não exclui a anotação no verso da folha de ponto, conforme informações requisitadas. Tal medida garantirá o acompanhamento das informações por parte das unidades dos projetos, uma vez que, as folhas de ponto são enviadas para arquivo no escritório de FÉ E ALEGRIA (ES). 4.15. Atestado Médico: 4.15.1. Para que este documento tenha validade é preciso observar as seguintes informações. 4.15.2. Dias deverão ser expressos numericamente. 4.15.3. O Diagnóstico deve ser codificado conforme o CID (Código Internacional de Doença). 4.15.4. Assinatura do médico sobre o carimbo do qual conste nome completo e registro no respectivo Conselho Profissional. 4.15.5. Deverá ser anexada cópia do mesmo e entregue junto com a folha de ponto na data estipulada no item 4.1, constando na folha de ponto o nome “atestado médico” nas datas de afastamento. Vale ressaltar que não havendo cópia do atestado junto à folha de ponto, a falta será considerada injustificada ocasionando descontos conforme previsto na CLT. 4.15.6. Atestados acima de 5 dias deverão ser entregues direto no escritório ao departamento pessoal. 4.16. Caso o funcionário não receba no início do mês a folha de ponto, deve comunicar aos responsáveis conforme item 0, e este fará a solicitação ao escritório de FÉ E ALEGRIA (ES), ou por meio da intranet. Página 7 de 34 5. RECIBOS DE PAGAMENTO/SALÁRIOS (CONTRACHEQUE) 5.1. Os mesmos devem ser assinados e devolvidos no VAI e VEM dentro do prazo estipulado, cabe ao funcionário procurar junto ao coordenador ou auxiliar de escritório, o seu contracheque para assinálo. 5.2. A data a ser preenchida deverá ser a do depósito bancário (Normalmente último dia útil do mês anterior), ou a data do cheque nominal, para aqueles que recebem por meio de cheque. 5.3. A via do funcionário será aquela que contiver o carimbo de CNPJ da instituição. 5.4. No caso especifico do Viva a Vida, os funcionários que estiverem de stand by deverão comparecer ao escritório para a assinatura do recibo. Ressaltamos que o contra cheque é documento contábil, e não pode conter rasuras. Página 8 de 34 6. RELATÓRIO DE VALETRANSPORTE ADMINISTRATIVO 6.1. Seguindo formulário já estabelecido, o coordenador é o responsável pelo envio do relatório de valetransporte administrativo até o ultimo dia útil do mês, para que os mesmos sejam repostos até o 5º dia. 6.2. O coordenador deverá enviar formulário de prestação de contas, mesmo que não tenha utilizado tal recurso, no curso do respectivo mês. 6.3. Só serão creditados novos valores para aqueles que prestarem contas de todos os meses. 6.4. O formulário poderá ser enviado por email, para adiantar a conferencia, e posteriormente ser enviado impresso através do vai e vem. Página 9 de 34 7. RECIBO/VALETRANSPORTE 7.1. Devem ser assinados e devolvidos no VAI e VEM dentro do prazo estipulado, cabe ao funcionário procurar junto ao coordenador ou auxiliar de escritório, o seu recibo para assinálo. 7.2. O profissional poderá questionar os valores creditados a qualquer momento, desde que fundamentado no valor mencionado no recibo. Não serão aceitos questionamentos posteriores à utilização dos valores creditados, salvo quando o funcionário portar extrato fornecido pelo SETPES quanto ao uso dos respectivos créditos. FÉ E ALEGRIA (ES) se resguardará ao direito de analisar o extrato e só então tomar decisão quanto ao ressarcimento ou não dos valores. 7.3. Todos os créditos mensais são calculados do dia 1 de um mês ao dia 30 do mesmo mês, descontados os finais de semana, feriados e folgas para aqueles que não trabalham 40 horas. Para calcular basta dividir o valor mencionado no recibo pelo valor da passagem e conferir com os dias a serem trabalhados naquele mês. Em caso de erro no valor do crédito o mesmo será corrigido mediante solicitação, que poderá ser feita por telefone, sem a necessidade de formulários. 7.4. Em caso de necessidade de ressarcimento de valetransporte, o mesmo deverá ser solicitado pela chefia imediata em formulário já estabelecido e disponível na intranet. 7.5. No caso especifico do Viva a Vida, os funcionários que estiverem de stand by deverão comparecer ao escritório para a assinatura do recibo. O recibo de vale transporte é documento contábil, não podendo conter rasuras. Página 10 de 34 8. RELATÓRIO DE ATENDIMENTO 8.1. CAJUNS – Deverá ser entregue ao Dept.Financeiro no VAI e VEM, impresso e assinado dentro do modelo préestabelecido, respeitando as formatações, conforme capacitações. As auxiliares de secretaria que não participaram da capacitação e que foram recentemente contratadas devem buscar informações junto a outras auxiliares que já realizam corretamente a elaboração do relatório. A Coordenação Administrativa poderá, eventualmente, indicar quais auxiliares estão aptas a compartilharem estes conhecimentos. 8.1.1. É de responsabilidade do(a) auxiliar de secretaria preencher e enviar dentro do prazo o relatório de atendimento. 8.1.2. Fica o mesmo responsável por informar por escrito, assinando junto com seu coordenador, das dificuldades geradas pelos educadores que não preenchem as pautas, impedindo assim a finalização e envio dos relatórios de atendimentos. 8.1.3. Relatórios que não estiverem dentro da formatação preestabelecida não serão aceitos. 8.1.4. Todas situações que causem impedimento para o atendimento devem ser mencionadas em relatório à parte, que deverá ser encaminhado junto com o relatório de atendimento. 8.1.5. A equipe de coordenação do projeto CAJUN analisará mensalmente o número de atendimentos de cada unidade do projeto, visando melhorar/adequar situações de queda ou aumento no atendimento de cada CAJUN, de forma a não prejudicar as metas do projeto. Cabe a toda equipe a divulgação e captação permanente de crianças e adolescentes na área de abrangência da unidade do projeto. 8.1.6. Uso da Legenda das Oficinas que deverá ser obedecido em todos os CAJUNS para a elaboração do relatório de atendimento. OF. 1 OF. 2 OF. 3 OF. 4 OF. 5 OF. 6 OF. 7 OF. 8 OF. 9 OF. 10 LEGENDA CAPOEIRA EDUCAÇÃO FÍSICA MÚSICA ARTES/FOTOGRAFIA DANÇA TEATRO INFORMÁTICA RECREAÇÃO LITERATURA CIRCO Página 11 de 34 8.2. VIVA a VIDA – Os técnicos devem encaminhar à coordenação do projeto, até dia 5 do mês subsequente, o relatório de atendimentos e a mesma terá até o dia 10 para encaminhálo ao Depto. Financeiro, impresso e assinado. Página 12 de 34 9. COMPRAS/CHEQUES/PAGAMENTOS 9.1. As solicitações de compras e execução de serviços só serão autorizadas se estiverem de acordo com as listas e dentro dos valores estipulados no plano de trabalho. Qualquer gasto em desacordo é passível de devolução. 9.2. As compras deverão ser efetuadas entre os dias 1 a 25 de cada mês. 9.3. Todos os pagamentos deverão ser efetuados dentro do mês em que ocorrer a despesa. Sendo que a data do cheque tem que ser igual ou superior ao do documento fiscal (nota fiscal ou RPA). 9.4. Os cheques deverão ser solicitados por meio da intranet e estarão liberados no dia seguinte à sua solicitação a partir das 13 horas. 9.5. As notas fiscais entregues no Escritório para pagamento somente serão aceitas se estiverem, na primeira via, com o carimbo do coordenador das respectivas unidades dos projetos. Em caso de notas sem carimbo, o coordenador será comunicado para providenciar a assinatura. 9.6. Todas as solicitações para pagamento de RPA serão encaminhadas para Juliana responsável pelas compras e contratações de serviços. 9.7. Os pagamentos no escritório serão efetuados sempre na parte da tarde. 9.8. Nos CAJUNS 9.8.1. Toda solicitação de Material Didático e Pedagógico (para oficinas, festas e eventos) deverão ser feitos as respectivas Assessorias, que analisará os pedidos e providenciará ao setor de compra de FÉ E ALEGRIA (ES). Todas as solicitações devem obedecer a listas pré estabelecidas que estão anexas a este documento. Materiais que não constem nas listas ou não sejam solicitados conforme discriminados na mesma, não serão comprados. A solicitação deve ser feita em papel A4, identificando o CAJUN, o Educador/Oficina, Data da Solicitação, Lista do Material com quantidades e assinatura do educador. 9.8.2. Despesas com Manutenção De Imóveis (Materiais e Serviços) serão analisadas e autorizadas pela Coordenação Geral dos CAJUNS junto com a Coordenação Administrativa de FÉ E ALEGRIA (ES) de acordo com a demanda e urgência de cada espaço. 9.8.3. Despesas com Material de Escritório deverão ser solicitadas ao Depto. de Compras – [email protected],br por meio de formulário padrão, de acordo com listas préestabelecidas que estão disponíveis ao final deste documento. Materiais que não constem nas Página 13 de 34 listas ou não sejam solicitados, conforme discriminados na mesma, não serão comprados. 9.8.4. Outras Despesas: quaisquer outras necessidades para a execução das atividades deverão ser solicitadas as Assessorias e/ou Coordenação Geral dos CAJUNS. 9.9. No VIVA A VIDA. 9.9.1. Toda solicitação de Material Pedagógico deverá ser feita diretamente à Coordenação Administrativa. Todas as solicitações devem obedecer às listas préestabelecidas que estão anexas a este documento. Materiais que não constem na lista ou não estejam solicitados conforme discriminados na mesma não serão comprados. A solicitação deve ser feita em papel A4, identificando a Unidade de Acolhimento, o solicitante/linguagem/, data da solicitação, lista do material com quantidades e assinatura. 9.9.2. As solicitações de Passagens Para Recambiamento deverão ser providenciadas pelos técnicos que identificaram a necessidade, mediante solicitação de cheque, nominal à empresa de transportes com respectivo valor. Deverá ser providenciada cópia autenticada, junto a PMV/Semas, da passagem e encaminhada ao escritório. 9.9.3. Despesas com Materiais De Limpeza, Itens Do Gênero Alimentício deverão ser solicitadas à Coordenação Administrativa, por meio de listas préestabelecidas que estão anexas a este documento. Materiais que não constem nas listas ou não sejam solicitados conforme discriminação, não serão comprados. A solicitação deve ser feita em papel A4, identificando a unidade de acolhimento, o Coordenador, Data da Solicitação, Lista do Material com quantidades e assinatura do coordenador. 9.9.4. Medicamentos: Não havendo na rede pública de saúde, deverão ser providenciados junto a farmácias cadastradas ou a critério de cada coordenador, solicitando posteriormente cheques ao Departamento Financeiro. Além da nota fiscal, deve constar cópia da receita. 9.9.5. Itens de Vestuário: Deverão ser providenciados, sempre que necessário, junto aos estabelecimentos (a critério de cada coordenador), mediante disponibilidade de recursos, solicitando posteriormente cheques ao Departamento Financeiro. 9.9.6. Manutenção dos Imóveis (Serviços e Materiais): serão solicitados a Juliana responsável por compras e autorizadas pela Coordenação Administrativa de FÉ E ALEGRIA (ES) de acordo com a demanda e urgência de cada espaço. Página 14 de 34 10. COMUNICADOS INTERNOS – CI 10.1. Todo comunicado oficial de FÉ E ALEGRIA (ES) quanto a normas, procedimentos, ações específicas, etc; será feito por meio de CI que deverá ser assinada por todos funcionários em seus respectivos locais de trabalho. 10.2. Todas as CI’s serão numeradas e encaminhadas via email e/ou por fax, para os CAJUNS e VIVA A VIDA, que deverão imprimir duas vias, arquivando uma e enviado a outra, assinada por todos, para o escritório de FÉ E ALEGRIA (ES) até o dia 10 do mês seguinte. 10.3. Os profissionais que trabalham em mais de um local deverão assinar as CI’s naquele para onde são encaminhados mensalmente seus documentos. Portanto só devem assinar UMA VEZ cada CI. Página 15 de 34 11. LISTA DE PRESENÇA DAS CAPACITAÇÕES/REUNIÕES 11.1. CAJUNS 11.1.1. A lista de presença das capacitações (modelo préestabelecido) deve ser encaminhada em envelope de vaievem até o dia 10 do mês seguinte: 11.1.1.1. Pelo auxiliar de secretaria, nos casos das reuniões de equipe local. 11.1.1.2 Pela coordenadora cultural, esportiva e pedagogas, nos casos de reuniões/capacitações gerais ou individuais para os casos específicos. 11.1.2. Todos os funcionários mencionados na lista devem atentar para o seu preenchimento. Serão considerados faltantes e terão as horas descontadas de sua remuneração, salvo quando houver justificativa feita pelo coordenador no corpo da lista e na folha de ponto. 11.1.3. É responsabilidade do funcionário, avisar quanto à participação da capacitação em outros espaços, dias ou horários para o coordenador do CAJUN e, quando for o caso, avisar à coordenadora cultural, esportiva e pedagogas, que deverão justificar na própria lista a ausência do educador de forma resumida. 11.1.4. Todo funcionário já recebe valetransporte para as capacitações antecipadamente, porém em caso de solicitação extra, ou de reuniões além das programadas às sextasfeiras, deve ser obedecido o formulário próprio para solicitação assinado pelo coordenador, formulário este disponível na intranet. 11.1.5. Nos meses em que não ocorrer nenhuma reunião ou capacitação deverá ser enviada a lista em branco com observação no corpo da própria lista. 11.1.6. O novo modelo de lista de presença contempla a informação separada de horas utilizadas para Reuniões Administrativas e horas disponibilizadas para Formação Continuada, Projetos Trimestrais e outros, bem como, para a confecção de relatórios. 11.1.7. HORÁRIO DISPONÍVEL PARA FORMAÇÃO CONTINUADA E PLANEJAMENTO. 11.1.7.1. Reuniões Locais são conduzidas pelos coordenadores locais, com o objetivo de planejamento de ações nas unidades (eventos abertos a comunidade, festas comemorativas, Página 16 de 34 encontros e/ou reuniões com as famílias, dentre outros), questões administrativas internas, demandas e possibilidades de intervenção com as crianças e adolescentes, e a comunidade. Tendo em vista que a maior parte dos educadores atua em duas ou três unidades do CAJUN, e participam de reuniões locais conforme escala acordada entre os coordenadores locais. 11.1.7.2 Planejamento e construção dos Projetos Trimestrais pelos educadores sociais. 11.1 .7.3 Elaboração dos Relatórios referente às oficinas pelos educadores sociais. 11.1 .7.4 Formação Continuada dos profissionais que atuam no Projeto CAJUN. 11.1 .7.6 A definição trimestral da quantidade de sextasfeiras para cada finalidade será definida previamente pela coordenação pedagógica com apoio das coordenações de área e coordenação geral. 11.1 .7.6 O horário a ser cumprido para a finalidade de planejamento, capacitação, reuniões locais deve ser de 4 horas semanais; às sextas feiras o horário de início das atividades é às 08h. 11.1 .7.6 Para os profissionais que chegarem com mais de 30 minutos de atraso aos momentos de capacitação, planejamento e reuniões, será computada falta, salvo nos casos previstos em lei. 11.2. VIVA A VIDA 11.2.1. A lista de presença das capacitações (modelo préestabelecido) deve ser arquivada nos próprios abrigos. 11.2.2. Todos os funcionários recebem 4 valestransporte a mais para as reuniões mensais, porém em caso de solicitação extra, ou de reuniões além das programadas, deve ser obedecido o formulário próprio para solicitação de outros créditos, assinado pelo coordenador, formulário este disponível na intranet. 11.2.3. No mês em que não ocorrer nenhuma reunião ou capacitação uma lista em branco deverá ser enviada, com a respectiva observação no corpo do próprio documento. Página 17 de 34 12. DÚVIDAS TRABALHISTAS 12.1. Algumas situações comuns a todos serão colocadas abaixo, porém, havendo dúvida quanto a questões trabalhistas ou quaisquer outras questões relacionadas, todo funcionário a qualquer momento, poderá entrar em contato com o Departamento De Pessoal de FÉ E ALEGRIA (ES) para esclarecimentos, solicitações e etc; 12.2. FALTAS JUSTIFICADAS: 12.2.1. A legislação trabalhista admite determinadas situações em que o empregado poderá deixar de comparecer ao serviço, sem prejuízo do salário. 12.2.2. As dispensas legais são contadas em dias de trabalho, dias úteis para o empregado. 12.2.3. Quando a legislação menciona "consecutivos", este é no sentido de sequência de dias de trabalho, não entrando na contagem: sábados que não são trabalhados, domingos e feriados. 12.2.4. Exemplo: Falecimento do pai do empregado na quintafeira à noite, este empregado não trabalha aos sábados, então poderá faltar, sem prejuízo do salário, a sextafeira e a segundafeira. 12.2.5. Até 2 (dois) dias consecutivos em caso de falecimento do cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou pessoa que, declarada em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social, viva sob sua dependência econômica; 12.2.6. Até 3 (três) dias consecutivos em virtude de casamento (a contar imediatamente após o casamento) 12.2.7. Por 5 (cinco) dias em caso de nascimento de filho, no decorrer da primeira semana (licençapaternidade); (a contar imediatamente após o nascimento) 12.2.8. Pelo período de 120 (cento e vinte) dias de licençamaternidade ou aborto; 12.2.9. Pelo período de 15 (quinze) dias no caso de afastamento por motivo de doença ou acidente de trabalho, mediante atestado médico e observada a legislação previdenciária; 12.2.10. Por 1 (um) dia, em cada 12 (doze) meses de trabalho, em caso de doação voluntária de sangue devidamente comprovada; Página 18 de 34 12.2.11. Até 2 (dois) dias consecutivos ou não, para o fim de se alistar eleitor, nos termos da lei respectiva; 12.2.12. Pelo prazo que se fizer necessário: No período de tempo em que tiver de cumprir as exigências do Serviço Militar referidas na letra "c" do art. 65 da Lei nº 4.375, de 17 de agosto de 1964 (Lei do Serviço Militar); Quando for arrolado ou convocado para depor na Justiça ou pelo tempo necessário quando tiver que comparecer em juízo; Faltas ao trabalho justificadas a critério do empregador; Paralisação do serviço nos dias que, por conveniência do empregador, não tenha havido trabalho; Período de afastamento do serviço em razão de inquérito judicial para apuração de falta grave, julgado improcedente; Durante a suspensão preventiva para responder a inquérito administrativo ou de prisão preventiva, quando for impronunciado ou absolvido; Comparecimento como jurado no Tribunal do Júri; Nos dias em que foi convocado para serviço eleitoral; Nos dias em que foi dispensado devido à nomeação para compor as mesas receptoras ou juntas eleitorais nas eleições ou requisitado para auxiliar seus trabalhos (Lei nº 9.504/97); Os dias em que estiver comprovadamente realizando provas de exame vestibular para ingresso em estabelecimento de ensino superior; As horas em que o empregado faltar ao serviço para comparecimento necessário como parte na Justiça do Trabalho (Enunciado TST nº 155); Atrasos decorrentes de acidentes de transportes, comprovados mediante atestado da empresa concessionária; A partir de 12.05.2006, por força da Lei 11.304/2006, pelo tempo que se fizer necessário, quando, na qualidade de representante de entidade sindical, estiver participando de reunião oficial de organismo internacional do qual o Brasil seja membro ou quando convocado para atuar como conciliador nas Comissões de Conciliação Prévia; Página 19 de 34 13. TROCAS DE FUNCIONÁRIOS/ CARGA HORÁRIA 13.1. Todas as trocas de funcionários entre os projetos, quando forem permanentes, devem ser comunicadas ao Depto. Pessoal no escritório de FÉ E ALEGRIA (ES). Tal responsabilidade cabe as assessorias de área, ao coordenador imediato ou geral. 13.2. As solicitações de aumento e redução de carga horária deverão ser feitas à Assessora Cultural ou à Assessora de Esportes, em caso de aprovação da assessoria, devera ser encaminhado ao coordenador geral, após aprovada, a mesma deverá solicitar por escrito/email ao coordenador administrativo. 13.3. No caso do projeto VivaVida, para trocas de trabalho noturno/diurno e/ou definições de profissionais substitutos, será respeitada a ordem de profissionais, classificada por data de manifestação do mesmo. Cabe a coordenação geral do projeto e coordenação administrativa de FÉ E ALEGRIA (ES) avaliarem quanto à possibilidade ou não de determinado educador(a) trocar de plantão noturno/diurno. Página 20 de 34 14. ADVERTÊNCIAS E SUSPENSÃO 14.1. Todas as situações aqui mencionadas passam a ser regras estipuladas por FÉ E ALEGRIA (ES) e devem ser seguidas, porém, o que diferencia é que agora estão escritas, tomando força para além dos acordos verbais. O não cumprimento das mesmas implicará em possibilidade de advertência por escrito, desta forma, procuraremos responsabilizar aqueles que dificultam ou até mesmo impedem a execução satisfatória dos projetos, vale ressaltar que, nada do que foi estabelecido aqui está fora do que já fora acordado verbalmente ao longo do ano de 2007 e até mesmo antes. 14.2. Os Responsabilizados SITUAÇÕES 1) DEVOLUÇÃO DO VAIE VEM 2) FOLHA DE PONTO RESPONSABILIDADE PROCEDIMENTOS Coordenador Advertência Coordenador Será Analisada conforme a situação. Funcionário Refazer e entregar dentro do prazo, caso contrário, Advertência. Funcionário Assinar/Advertência Funcionário e Coordenador Assinar/Advertência Funcionário Entregar/Advertência Funcionário Funcionário Desconto do dia Advertência Entregue fora do prazo ao Escritório Entregue com documentos faltando Rasuras Sem assinatura do funcionário Sem assinatura da chefia imediata Não entregue/Entregue Fora do Prazo ao escritório Atestado médico inválido Atrasos Página 21 de 34 3) RECIBO DE PAGAMENTO Sem assinatura do funcionário Não entregue/Entregue Fora do Prazo ao escritório 4) RELATÓRIO DE VALETRANSPORTE ADMINISTRATIVO Não entregue/Entregue Fora do Prazo ao escritório 5) RECIBO/VALE TRANSPORTE Sem assinatura Não entregue/Entregue Fora do Prazo ao escritório 6) RELATÓRIO DE ATENDIMENTO 7) COMPRAS/NOTAS FISCAIS 8) COMUNICADOS INTERNOS Não entregue/Entregue Fora do Prazo ao escritório Sem formatação Assinar/Advertência Funcionário Entregar/Advertência Coordenador Ficará sem créditos até a devida prestação de contas. Funcionário Advertência Coordenador Entregar/Advertência Auxiliar de Secretaria CAJUN Auxiliar de Secretaria CAJUN Notas Fiscais Erradas/Rasuradas/Vencidas Sem carimbo Advertência Refazer/Advertência Coordenador Refazer/Resolver Coordenador Carimbar/Advertência Coordenador Advertência Coordenador/Coordenador Cultural/Pedagoga Advertência/Providenciar Não devolvidos ao escritório ou não assinados 9) LISTA DE PRESENÇA Não entregue ao escritório DAS CAPACITAÇÕES/REUNIÕES Funcionário Página 22 de 34 14.3. As conseqüências 14.3.1. Cada funcionário que receber uma segunda advertência por escrito, de acordo com a responsabilidade estipulada no quadro 14.2, poderá ser afastado do trabalho por até 30 dias e não receberá neste período. 14.3.2. A partir da terceira advertência, poderá o profissional ser desligado de FÉ E ALEGRIA (ES). 14.4. Modo de comunicação de advertência: 14.4.1. O profissional será comunicado pessoalmente, no escritório de FÉ E ALEGRIA (ES). 14.4.2. Em alguns casos será enviada, em envelope lacrado, destinada ao funcionário em questão, ou enviada ao email padrão de cada CAJUN ou VIVA A VIDA. O funcionário deverá dar ciência da advertência, assinar duas vias, lacrar o envelope e devolvêlo pessoalmente ao escritório de FÉ E ALEGRIA (ES) no prazo máximo de 5 dias, a contar da data de recebimento. Página 23 de 34 15. SEGUNDAVIA DE DOCUMENTOS 15.1. Toda segunda via dos documentos (Folha de ponto, recibo de pagamento, Recibo de Valetransporte) deverá ser solicitada ao auxiliar de secretaria, e retirada no escritório, salvo os casos onde seja possível o envio por email e impressão na própria unidade, por meio da Intranet. Página 24 de 34 16. PROCEDIMENTOS QUANTO A DIFICULDADES COM OS PROFISSIONAIS DE FÉ E ALEGRIA (ES). 16.1. Reclamação do coordenador 16.1.1. Averiguação dos fatos junto aos envolvidos. 16.1.2. Busca de alternativas junto aos envolvidos. 16.1.3. Uma advertência por escrito quando for o caso. 16.1.4. Conversa de reavaliação, de acordo com prazos acordados. 16.1.5. Desligamento. 16.2. Baixo número de atendimentos (40%) 16.2.1. Acompanhamento da Assessoria Pedagógica 16.2.2. Busca de alternativas junto aos envolvidos. 16.2.3. Remanejamento da oficina para outro CAJUN 16.2.4. Constatada a dificuldade reincidente: Desligamento. 16.3. Reclamação da equipe/ Dificuldades interpessoais 16.3.1. Conversa com todos envolvidos 16.3.2. Conversa individualizada 16.3.3. Constatada postura causadora das dificuldades de forma reincidente: Desligamento 16.4. Envolvimento amoroso com educandos 16.4.1. Desligamento 16.5. Agressão física 16.5.1. Desligamento 16.6. Agressão verbal 16.6.1. Advertência 16.6.2. Caso haja reincidência, desligamento 16.7. Faltas não justificadas 16.7.1. Descontos proporcionais 16.7.2. Advertência/ Descontos Proporcionais 16.7.3. Desligamento. Página 25 de 34 17. CAPTAÇÃO DE RECURSOS E RECEBIMENTO DE DOAÇÕES 17.1. Toda e qualquer doação recebida deve ser comunicada à FÉ E ALEGRIA (ES) por meio da intranet da instituição e/ou formulários disponibilizados pelo escritório regional. Ver em è Mobilização de Recursos è Doações è Orientação do Nacional. 17.2. As doações podem ocorrer através de Imobilizados (equipamentos/móveis novos e usados); doação de bens de custeio (alimentos, roupas, etc...); doações em dinheiro. 17.3. Para comunicar doações os coordenadores das unidades dos projetos deverão utilizar os modelos disponíveis na intranet, através do seguinte caminho: No navegador de internet digite: intranet.fyaes.org.br Utilize as informações de usuário e senha fornecidas pela coordenação administrativa no campo superior direito da página. Siga os caminhos è Mobilização de Recursos è Transparência è Comunicado de doação è escolha entre os modelos 1, 2 e 3 de acordo com o tipo de doação. 17.4. Nas unidades dos projetos onde foram disponibilizados blocos de recibos, não é necessário comunicar a doação de dinheiro através da intranet, basta emitir, conforme orientação da coordenação administrativa recibos nominais e encaminhar a via da contabilidade para o escritório regional. 17.5. Nas unidades onde não foram disponibilizados bloco de recibos, após a comunicação via intranet de doações em dinheiro, o mesmo deverá ser retirado no escritório regional. 17.6. Toda e qualquer doação/captação em dinheiro deverá ser depositada em conta corrente específica em nome de FÉ E ALEGRIA (ES). Os valores estarão disponíveis para as unidades para onde a doação/captação foi realizada. 17.6.1. Nestes casos, não há uma limitação quanto à utilização do recurso no que diz respeito à especificação do item. Basta que a utilização seja comprovada através de cupom fiscal e/ou nota fiscal. Página 26 de 34 17.7. Nos casos de doações de bens de custeio e imobilizado deverá ser preenchida a sua respectiva declaração de doação e entregue 1 via ao doador, devidamente preenchida, conforme modelos disponíveis em Mobilização de Recursos è Modelos Declarações/Recibos de Doações è Escolha entre os modelos de acordo com o tipo de doação. 17.7.1. Não deverá ser utilizado o modelo de recibo (para doações em dinheiro) disponível na intranet. Nestes casos proceder de acordo com o item 17.4 ou 17.5 deste manual. 17.8. Para as unidades que não receberam doações no mês corrente é necessário apresentar declaração de não recebimento de doação, para isso siga o seguinte caminho è Mobilização de Recursos è Transparência è “Declaração de Não Recebimento de Doação”. 17.8.1. A declaração de não recebimento de doações deve ser emitida mensalmente, caso a unidade do projeto não tenha recebido doação no mês. 17.9. FÉ E ALEGRIA (ES) não autoriza a venda de nenhum produto ou serviço dentro ou fora de seus projetos, quer seja para os beneficiários diretos, seus familiares ou a comunidade em geral. 17.10. Qualquer ação que envolva o recebimento direto de recursos financeiros deverá ser comunicada e autorizada por FÉ E ALEGRIA (ES) visando a garantia de atendimento à todas as regras internas e legislação vigentes. 17.11. Toda e qualquer ação que envolva arrecadação de fundos e captação de recursos, qualquer que seja a fonte, forma e objetivos, deverá ser previamente autorizada por FÉ E ALEGRIA (ES). Página 27 de 34 18. VOLUNTÁRIOS E ESTAGIÁRIOS 18.1. FÉ E ALEGRIA (ES) está aberta ao recebimento de voluntários e estagiários para a atuação em seus projetos, para tanto, deverão ser observadas e atendidas todas as normas estabelecidas no Manual do Programa de Voluntariado de Fé e Alegria ES – PróAlegria. Disponível em intranet.fyaes.org.br è PróAlegria è MAIS >> è Diretrizes è Documento Base. 18.1.1. Não será reconhecido como Voluntário da Fundação Fé e Alegria a pessoa que estiver exercendo atividade nos projetos sem a autorização e preenchimento dos documentos obrigatórios. 18.2. Para os casos de estagiários acadêmicos é preciso observar os seguintes aspectos: 18.2.1. A Coordenação direta do Programa (CAJUN; Viva Vida; Serra; Cariacica) deverá ser comunicada e estar de acordo com a execução do estágio dentro das unidades dos projetos sob sua coordenação. 18.2.2. Cabe à Coordenação do Programa procurar identificar, com assessoria da Pedagogia, se o objetivo do estagiário(a) requerente é relevante para o projeto e para a instituição, bem como se a instituição poderá contribuir com o tema de pesquisa do estagiário(a). 18.2.3. É necessário observar os prazos de execução do período de estágio. FÉ E ALEGRIA (ES) se resguarda ao direito de não aceitar estagiários(as) com prazos curtos para a elaboração de suas pesquisas e projetos. 18.2.4. A coordenação Administrativa de FÉ E ALEGRIA (ES) deve ser comunicada imediatamente quando da intenção de receber estagiários(as), posto que, o primeiro passo é a assinatura de contrato com a instituição de Ensino (IE) do respectivo candidato(a) à estágio. Somente após a assinatura do contrato entre FÉ E ALEGRIA (ES) e a referida IE é que o estudante poderá ter seu contrato de estagio aprovado por FÉ E ALEGRIA (ES). 18.2.5 Sob nenhuma hipótese o estudante deverá iniciar suas atividades sem o contrato de estágio assinado por FÉ E ALEGRIA (ES), atestando estar de acordo e com as condições legais garantidas para a execução do mesmo. Página 28 de 34 18.2.5. O contrato de estágio com o estudante deverá ser renovado semestralmente. Para isso o mesmo deve procurar a coordenação administrativa no escritório de FÉ E ALEGRIA (ES). 18.2.6. Nenhum estagiário poderá exercer atividades nas unidades dos projetos de FÉ E ALEGRIA (ES) sem a observância das questões tratadas neste manual. 18.2.7. Cabe ao coordenador das unidades dos projetos requerer cópia do termo de contrato de estágio dos estudantes atuantes em suas unidades, semestralmente. 18.2.8. Nas unidades dos projetos onde não haja atividade voluntária em suas dependências e/ou qualquer forma de estágio, caberá ao coordenador local, enviar mensalmente declaração disponível em : http://www.intranet.fyaes.org.br/è Mobilização de Recursos è Transparência è Declaração Negativa de Voluntariado e Estágio. Página 29 de 34 19. RETIRADA DE PROJETOR MULTIMÍDIA E FILMADORA 19.1. Somente o Coordenador e/ou o auxiliar de secretaria deve realizar o agendamento e a retirada do projetor multimídia e filmadora digital no escritório de FÉ E ALEGRIA (ES). 19.2. Cabe ao responsável pela retirada do equipamento do escritório a conferencia no momento da saída. 19.3. A retirada do equipamento requer assinatura de termo de responsabilidade pelo coordenador da unidade do projeto que o requereu. Desta forma, é o coordenador local o responsável por qualquer avaria, atraso na entrega, furto, relacionado ao equipamento retirado no escritório de FÉ E ALEGRIA (ES). 19.4. Quando o equipamento é devolvido ao escritório de FÉ E ALEGRIA (ES), o mesmo será conferido e uma vez que esteja em perfeito estado, conforme vistoria na retirada, será dada baixa no empréstimo. 19.5. Não é permitido a saída do equipamento sem que passe pelo Escritorio. Página 30 de 34 20. DOCUMENTOS ESCRITÓRIO: A DOCUMENTO/COMUNICADO Relatório de Atendimento SEREM ENCAMINHADOS RESPONSAVEL Auxiliar de Escritorio/Coordenador Relatório de Utilização de Vale Transporte ADM Coordenador Comunicar e Emitir Declaração de Doações Coordenador Declaração de Não Recebimento de Doações Declaração Negativa de Voluntário e Estágio. MENSALMENTE AO PERIODICICADE MECANISMO Mensal Email, impresso e assinado, entregar junto com o VAI e VEM Mensal Formulário Pré Estabelecido Mensal Intranet Mensal Intranet/Formulário PréEstabelecido Mensal Intranet/Formulário PréEstabelecido Coordenador Coordenador Todas as situações pontuais, ou omissas neste documento, serão resolvidas de acordo com a legislação trabalhista, acordo coletivo e/ou padrões de trabalho de Fé e Alegria do Brasil, bem como comunicadas amplamente para todos os profissionais de FÉ E ALEGRIA (ES). Página 31 de 34 21. PROJETOS E RELATÓRIOS – CAJUN Especificamente para os Educadores Sociais 21.1. Considerando os espaços criados para a capacitação e planejamento, cabe, dentro da proposta metodológica do Projeto CAJUN, a sistemática e programada entrega de projetos trimestrais/quadrimestrais (a definir pela assessoria pedagógica). A entrega dos projetos respeitará cronograma trimestral/quadrimestral enviado a cada unidade do projeto em tempo hábil para o planejamento das atividades, elaboração da proposta de intervenção para o período. 21.2. Os projetos devem ser encaminhados para a assessoria correspondente. A mesma tem o papel de avaliar a proposta, fazendo quando necessário intervenções, juntamente com o apoio da assessoria pedagógica da respectiva unidade do projeto. 21.3. A lista de material, para a atividade programada, é parte integrante do projeto, deverá ser entregue em formulário padrão, disponível na intranet institucional. 21.4. Ao final de cada período, cabe ao educador, dentro das horas disponibilizadas para planejamento, entregar relatório referente às atividades propostas no início do período. 21.5. Todos os prazos considerarão as horas disponibilizadas para a atividade de elaboração de projetos e relatórios, devendo o educador social utilizar todo e qualquer momento disponível às sextasfeiras (horário de planejamento/capacitação/reuniões) para atender essa demanda, sob a pena de advertência caso não cumpra com os prazos estabelecidos. Página 32 de 34 22. DECLARAÇÃO DE RECEBIMENTO E LEITURA DO MANUAL DE N&P Local e Data: _____________(ES)______de_________de_________. Unidade/Projeto: Declaro para os devidos fins que recebi cópia atualizada do “Manual de Normas e Procedimentos Administrativos”, nesta data. Declaro ainda que, após a leitura, estou ciente e de acordo com as normas, responsabilidades e responsabilizações definidas no referido documento. Ciente de que o não cumprimento dos prazos e normas ali estabelecidas implicará no meu desligamento do cargo em que ocupo nesta instituição. Nome Completo: Assinatur a: Destacar esta folha e enviar para o Escritório de Fé e Alegria (ES). Página 33 de 34 ANEXO I – LEGISLAÇÃO TRABALHISTA – FÉRIAS PROPORCIONAIS CLT Ar t. 130A “Na modalidade de tempo parcial, após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias, na seguinte proporção: JORNADA SEMANAL DE TRABALHO DIAS CORRIDOS DE FÉRIAS MAIS DE 22 HORAS ATÉ 25 HORAS 18 MAIS DE 20 HORAS ATÉ 22 HORAS 16 MAIS DE 15 HORAS ATÉ 20 HORAS 14 MAIS DE 10 HORAS ATÉ 15 HORAS 12 MAIS DE 5 HORAS ATÉ 10 HORAS 10 ATÉ 5 HORAS 8 Par ágrafo Único: o empregado contratado sob o regime de tempo parcial que tiver mais de 7 (sete) faltas injustificadas ao longo do período aquisitivo terá o seu período de férias reduzido à metade. Página 34 de 34
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