SICOPWEB
MANUAL DO USUÁRIO
Versão 1.0
20/12/2012
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
SUMÁRIO
1.
DESCRIÇÃO ................................................................................................................ 8
1.1
Objetivo ................................................................................................................. 8
1.2
Características....................................................................................................... 8
1.3
Observações ....................................................................................................... 10
2. COMO ACESSAR O SISTEMA ................................................................................. 11
3. ENTRANDO NO SICOP ............................................................................................. 12
3.1
Cadastrando uma Senha ..................................................................................... 12
3.2
Alterando uma Senha .......................................................................................... 13
4. MENU PRINCIPAL ..................................................................................................... 14
5. MENU DE TABELAS - ROTINA 1000 ....................................................................... 16
6. TABELA DE ASSUNTO – ROTINA 1010 .................................................................. 17
6.1
Incluindo um Assunto .......................................................................................... 18
6.2
Alterando um Assunto ......................................................................................... 19
6.3
Excluindo um Assunto ......................................................................................... 19
6.4
Consultando um Assunto .................................................................................... 19
6.5
Excluindo Fisicamente um Assunto ..................................................................... 20
7. TABELA DE DESPACHO - ROTINA 1020 ................................................................ 21
7.1
Incluindo um Despacho ....................................................................................... 21
7.2
Alterando a Descrição de um Despacho ............................................................. 22
7.3
Excluindo um Despacho ...................................................................................... 22
7.4
Consultando um Despacho ................................................................................. 22
8. TABELA DE USUÁRIOS – ROTINA 1030 ................................................................. 23
8.1
Incluindo um Usuário ........................................................................................... 23
8.2
Alterando Cadastro de Usuário ........................................................................... 28
8.3
Excluindo um Usuário.......................................................................................... 29
8.4
Consultando o Cadastro de um Usuário.............................................................. 29
8.5
Excluindo Fisicamente um usuário ...................................................................... 29
8.6
Liberando um usuário .......................................................................................... 30
8.7
Desbloqueando um usuário ................................................................................. 30
8.8
Efetuando o Reset de Senha de um usuário ....................................................... 30
9. TABELA DE ÓRGÃOS - ROTINA 1040 .................................................................... 31
9.1
Incluindo um Órgão ............................................................................................. 31
9.2
Alterando um Órgão ............................................................................................ 34
9.3
Excluindo um Órgão ............................................................................................ 34
9.4
Consultando um Órgão ....................................................................................... 35
9.5
Excluindo Fisicamente um Órgão ........................................................................ 35
9.6
Bloqueando um Código de Órgão ....................................................................... 35
9.7
Desbloqueando um Código de Órgão ................................................................. 36
9.8
Efetuando uma Programação de Tramitação ...................................................... 36
9.9
Alterando uma Programação de Tramitação. ...................................................... 38
9.10 Excluindo uma Programação de Tramitação. ...................................................... 38
10.
TABELA DE FLUXO DE TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS – ROTINA 1050 ....... 39
Versão 1.0
2
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
10.1 Incluindo um Fluxo de Tramitação....................................................................... 39
10.2 Alterando uma Sequência do Fluxo de Tramitação ............................................. 40
10.3 Excluindo uma Sequência do Fluxo de Tramitação............................................. 40
10.4 Consultando uma Sequência do Fluxo de Tramitação ........................................ 41
10.5 Recuperando uma Sequência do Fluxo de Tramitação....................................... 41
11.
TABELA TIPO DE DOCUMENTO - ROTINA 1060 ................................................ 43
11.1 Incluindo um Tipo de Documento ........................................................................ 43
11.2 Alterando um Tipo de Documento ....................................................................... 43
11.3 Excluindo um Tipo de Documento ....................................................................... 44
11.4 Consultando um Tipo de Documento .................................................................. 44
11.5 Excluindo Fisicamente um Tipo de Documento .................................................. 44
12. TABELA DE CATEGORIA DE ASSUNTO – ROTINA 1070 ....................................... 46
12.1 Incluindo uma Categoria de Assunto...................................................................... 46
12.2 Alterando uma Categoria de Assunto..................................................................... 46
12.3 Excluindo uma Categoria de Assunto .................................................................... 47
12.4 Consultando uma Categoria de Assunto ................................................................ 47
13.
MENU DE CADASTRO – ROTINA 2000 ................................................................ 49
14.
CADASTRO DE PROCESSO – ROTINA 2010 ...................................................... 50
14.1 Incluindo um Processo ........................................................................................ 51
14.2 Alterando um Processo ....................................................................................... 58
14.3 Consultando um Processo .................................................................................. 58
14.4 Excluindo o cadastro de um processo ................................................................. 59
14.5 Excluindo a última tramitação de um processo. .................................................. 59
14.6 Acertando o Status do Apenso ............................................................................ 59
14.7 Acertando o Status do Principal .......................................................................... 60
14.8 Excluindo a duplicidade de Principal ................................................................... 60
14.9 Liberando o Status de um Processo.................................................................... 61
15
LOCALIZAÇÃO DE PROCESSOS – ROTINA 2020 .............................................. 62
15.1 Incluindo a Localização de um Processo ............................................................ 62
15.2 Alterando a Localização de um Processo ........................................................... 63
15.3 Consultando a Localização de um Processo ....................................................... 63
15.4 Excluindo a Localização de um Processo ........................................................... 63
16
TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS – ROTINA 2050.............. 64
16.1 Tramitando Processos Administrativos ............................................................... 64
16.2 Arquivando Processos Administrativos ............................................................... 67
16.3 Desarquivando Processos Administrativos ......................................................... 67
16.4 Atualizando o Recebimento de Processos .......................................................... 68
17
APENSAÇÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS – ROTINA 2060 ............... 70
17.1 Apensando Processos Administrativos ............................................................... 70
17.2 Desapensando Processos Administrativos ......................................................... 71
17.3 Juntando Processos Administrativos ................................................................... 71
17.4 Anexando Processo Administrativo ..................................................................... 72
17.5 Desanexando Processos Administrativos ........................................................... 73
17.6 “Desjuntando” Processos Administrativos ........................................................... 73
17.7 Excluindo um registro .......................................................................................... 73
Versão 1.0
3
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
17.8 Corrigindo o status de um processo principal apenso ......................................... 73
18
TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS DO CASS – ROTINA 2070 ........................... 74
18.1 Tramitando Documentos do CASS...................................................................... 74
18.2 Alterando Documentos do CASS ........................................................................ 75
18.3 Consultando Documentos do CASS.................................................................... 76
19
CADASTRO DE DOCUMENTOS - ROTINA 2080 ................................................. 77
19.1 Incluindo um Documento ..................................................................................... 77
19.2 Alterando um Documento .................................................................................... 81
19.3 Excluindo um Documento .................................................................................... 81
19.4 Consultando o cadastro de um Documento ........................................................ 82
19.5 Excluindo Fisicamente o Cadastro de um Documento. ....................................... 82
19.6 Excluindo a Última tramitação de um Documento. .............................................. 82
19.7 Liberando um Documento de um Processo. ....................................................... 83
20
TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS – ROTINA 2090............................................. 84
20.1 Tramitando Documentos ..................................................................................... 84
20.2 Arquivando Documentos ..................................................................................... 86
20.3 Desarquivando Documentos ............................................................................... 87
20.4 Atualizando Recebimento de Documentos .......................................................... 87
21
CADASTRO DE FATURAS – ROTINA 2100 ......................................................... 89
21.1 Incluindo uma Fatura ........................................................................................... 89
21.2 Alterando uma Fatura .......................................................................................... 90
21.3 Excluindo uma Fatura.......................................................................................... 91
21.4 Consultando uma Fatura ..................................................................................... 91
22
MANUTENÇÃO DE TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS – ROTINA 2130 ............... 92
22.1 Corrigindo uma Tramitação ................................................................................. 92
23
VINCULAÇÃO INSCRIÇÃO IMOBILIÁRIA AO PROCESSO – ROTINA 2140 ...... 93
23.1 Incluindo Registros .............................................................................................. 93
23.2 Excluindo Registros ............................................................................................. 94
23.3 Consultando Registros ........................................................................................ 94
24
SOLICITAÇÃO DE DESARQUIVAMENTO DE PROCESSO – ROTINA 2150 ...... 95
24.1 Incluindo uma Solicitação de Desarquivamento .................................................. 95
24.2 Excluindo uma Solicitação de Desarquivamento ................................................. 96
25
VINCULAÇÃO NÚMERO DE FOLHAS DO PROCESSO – ROTINA 2160 ........... 97
25.1 Incluindo Registros .............................................................................................. 97
25.2 Alterando Registros ............................................................................................. 98
25.3 Excluindo Registros ............................................................................................. 98
25.4 Consultando Registros ........................................................................................ 99
26
CADASTRO DE PROCESSOS MICROFILMADOS – ROTINA 2170 .................. 100
26.1 Incluindo Registros ............................................................................................ 100
26.2 Alterando Registros ........................................................................................... 101
26.3 Excluindo Registros ........................................................................................... 101
26.4 Consultando Registros ...................................................................................... 101
27
CADASTRO DE PROCESSOS ELIMINADOS – ROTINA 2180 .......................... 102
27.1 Incluindo Registros ............................................................................................ 102
27.2 Alterando Registros ........................................................................................... 103
Versão 1.0
4
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
27.3 Excluindo Registros ........................................................................................... 103
27.4 Consultando Registros ...................................................................................... 103
28
JUNTADA DE DOCUMENTOS – ROTINA 2190.................................................. 104
28.1 Juntando um Documento a outro documento .................................................... 104
28.2 Excluindo a Juntada de um Documento ............................................................ 105
28.3 Consultando a Juntada de um Documento ....................................................... 105
28.4 Desjuntando um Documento ............................................................................. 106
29
CADASTRO DE PROCESSOS EXTRAVIADOS – ROTINA 2200 ....................... 107
29.1 Incluindo Registros ............................................................................................ 107
29.2 Excluindo Registros ........................................................................................... 108
30
DESPACHO COMPLEMENTAR/CONCLUSÃO – ROTINA 2210........................ 109
30.1 Incluindo Despacho Complementar................................................................... 109
30.2 Excluindo Registros ........................................................................................... 110
30.3 Incluindo Conclusão .......................................................................................... 110
31
TRAMITAÇÃO INTERNA – ROTINA 2220 .......................................................... 111
31.1 Tramitando Internamente Processos Administrativos ....................................... 111
32
DISTRIBUIÇÃO DE PROCESSOS – ROTINA 2230 ............................................ 113
32.1 Distribuindo Processos Administrativos ............................................................. 113
32.2 Excluindo uma Distribuição de Processo .......................................................... 114
32.3 Atualizando o Recebimento na Distribuição de Processos ............................... 115
32.4 Encerrando a Distribuição de Processos ........................................................... 116
33
CADASTRO DE EXECUÇÕES BATCHS – ROTINA 2240 .................................. 118
33.1 Solicitando uma execução pré-definida ............................................................. 118
33.2 Solicitando uma execução não definida ............................................................ 119
33.3 Excluindo uma Solicitação de execução ........................................................... 119
33.4 Consultando uma solicitação ............................................................................. 119
33.5 Limpando a Tela ................................................................................................ 120
34
CADASTRO DE VOLUMES DE PROCESSO – ROTINA 2250 ........................... 121
34.1 Incluindo Volumes ............................................................................................. 121
34.2 Excluindo um volume ........................................................................................ 123
34.3 Consultando Volumes ....................................................................................... 123
35
JUNTADA/ANEXAÇÃO DE DOCUMENTOS A PROCESSO - ROTINA 2260 .... 124
35.1 Juntando documentos a processo ..................................................................... 124
35.2 Anexando um documento .................................................................................. 125
35.3 Desanexando um Documento ........................................................................... 125
35.4 Consultando Juntada/Anexação de Documento................................................ 126
35.5 Excluindo a juntada de um documento.............................................................. 126
36
TRAMITAÇÃO DE CIRCULAR/OFÍCIO CIRCULAR – ROTINA 2270 ................. 128
36.1 Tramitando um Ofício Circular/Circular ............................................................. 128
36.2 Arquivando uma Circular/Ofício Circular ........................................................... 130
36.3 Desarquivando uma Circular/Ofício Circular...................................................... 131
36.4 Atualizando o recebimento de uma Circular/Ofício Circular .............................. 131
37
DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS – ROTINA 2290 ......................................... 133
37.1 Distribuindo Documentos .................................................................................. 133
37.2 Excluindo uma Distribuição de Documento ....................................................... 135
Versão 1.0
5
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
37.3 Atualizando o Recebimento na Distribuição de Documento .............................. 135
37.4 Encerrando a Distribuição de um Documento ................................................... 136
38
MENU DE CONSULTA – ROTINA 3000 .............................................................. 140
39
NÚMERO DO PROCESSO – ROTINA 3010 ........................................................ 141
40
PROCESSO PRINCIPAL/APENSO/JUNTADO – ROTINA 3030......................... 142
40.1 Consultando por Processo Principal.................................................................. 142
40.2 Consultando por Processo Apenso ou Juntado ................................................ 142
41
ÓRGÃO E/OU ASSUNTO – ROTINA 3050 .......................................................... 143
41.1 Consultando por Órgão ..................................................................................... 143
41.2 Consultando por Assunto .................................................................................. 143
41.3 Consultando por Órgão e Assunto .................................................................... 144
42
DOCUMENTO IDENTIFICADOR – ROTINA 3060 ............................................... 145
43
AUTO DE INFRAÇÃO – ROTINA 3070 ............................................................... 146
44
A PARTIR DE UM NOME – ROTINA 3080 .......................................................... 147
45
A PARTIR DE UM ENDEREÇO – ROTINA 3090 ................................................. 148
46
ÓRGÃO DE DESTINO – ROTINA 3100 ............................................................... 149
46.1 Consultando todos os processos num dado órgão............................................ 149
46.2 Consultando todos os processos com recebimento não atualizado. ................. 149
46.3 Consultando processos com recebimento não atualizado de uma data............ 150
47
TODA TRAMITAÇÃO DE UM PROCESSO – ROTINA 3110............................... 151
48
OFÍCIO/MEMO/CDDETRAN – ROTINA 3120 ...................................................... 152
49
DATA DE CADASTRAMENTO – ROTINA 3130.................................................. 153
50
ÚLTIMA TRAMITAÇÃO – ROTINA 3140 ............................................................. 154
51
OFÍCIO/MEMO E OUTROS DOCUMENTOS – ROTINA 3150 ............................ 155
52
TODA TRAMITAÇÃO DE UM DOCUMENTO – ROTINA 3160 ........................... 156
53
DOCUMENTOS PENDENTES – ROTINA 3170 ................................................... 157
54
ÓRGÃO E/OU ASSUNTO DO DOCUMENTO – ROTINA 3180 ........................... 158
54.1 Consultando por Órgão ..................................................................................... 158
54.2 Consultando por Órgão e Assunto .................................................................... 158
55
ÓRGÃO DE DESTINO DE UM DOCUMENTO – ROTINA 3190 .......................... 159
56
TABELA DE ÓRGÃO – ROTINA 3200 ................................................................ 160
57
CONSULTA TABELA DE ASSUNTO/DESPACHO/ÓRGÃO – ROTINA 3210 .... 161
58
CONSULTA TABELA DE DESPACHO/TP DOCUMENTO – ROTINA 3220 ....... 162
59
A PARTIR DE UM NOME (DOCUMENTO) – ROTINA 3230 ............................... 163
60
A PARTIR DE UM ENDEREÇO (DOCUMENTO) – ROTINA 3240 ...................... 164
61
NÚMERO EXTERNO – ROTINA 3250 ................................................................. 165
62
PROCESSO DO TESOURO – ROTINA 3260 ...................................................... 166
63
PROCESSO DE FATURA – ROTINA 3270 ......................................................... 167
64
FATURA DO PROCESSO – ROTINA 3280 ......................................................... 168
65
INSCRIÇÃO IMOBILIÁRIA – ROTINA 3290 ........................................................ 169
65.1 Consultando por número de processo............................................................... 169
65.2 Consultando por Inscrição Imobiliária................................................................ 169
66
SOLICITAÇÃO DESARQUIVAMENTO DE PROCESSOS – ROTINA 3300 ....... 171
66.1 Consultando Solicitação de Desarquivamento Pendente .................................. 171
66.2 Consultando Solicitação de Desarquivamento Atendida ................................... 172
Versão 1.0
6
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
66.3 Consultando Solicitação de Desarquivamento em Geral .................................. 172
67
A PARTIR DO NOME DA PARTE – ROTINA 3390 ............................................. 173
68
PROCESSOS DISTRIBUÍDOS – ROTINA 3400 .................................................. 174
68.1 Consultando Processos Distribuídos ................................................................. 174
68.2 Consultando Distribuições Excluídas ................................................................ 175
68.3 Consultando Distribuições Recebidas ............................................................... 175
68.4 Consultando Distribuições Encerradas.............................................................. 175
68.5 Consultando Distribuições em Aberto. .............................................................. 175
69
DOCUMENTOS DISTRIBUÍDOS – ROTINA 3410 ............................................... 176
69.1 Consultando Documentos Distribuídos ............................................................. 176
69.2 Consultando Distribuições Excluídas ................................................................ 177
69.3 Consultando Distribuições Recebidas ............................................................... 177
69.4 Consultando Distribuições Encerradas.............................................................. 177
69.5 Consultando Distribuições em Aberto. .............................................................. 177
70
MENU DE RELATÓRIO – ROTINA 4000 ............................................................. 179
71
TABELA DE ASSUNTO – ROTINA 4010 ............................................................ 180
72
TABELA DE DESPACHO/TIPO DE DOCUMENTO – ROTINA 4020 .................. 181
73
TABELA DE USUÁRIO – ROTINA 4030 ............................................................. 182
74
TABELA DE ÓRGÃO – ROTINA 4040 ................................................................ 183
75
PROCESSOS CADASTRADOS POR ÓRGÃO – ROTINA 4050 ......................... 184
76
GUIA DE REMESSA DE PROCESSOS – ROTINA 4060 .................................... 185
77
ASSUNTO E ÓRGÃO DE ORIGEM – ROTINA 4070........................................... 186
78
ENCAMINHAMENTO DOCUMENTOS CASS – ROTINA 4080 ........................... 187
79
QUANTIT. MENSAL DE CAD./TRAMIT. DE PROCESSOS – ROTINA 4120 ...... 188
80
GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS – ROTINA 4130 ................................. 189
81
CONSULTAS AO DISQUE PROCESSO – ROTINA 4140 ................................... 190
82
QUANTIT. MENSAL DE CAD./TRAMIT. DE DOCUMENTOS – ROTINA 4150... 191
83
TERMO DE RESPONSABILIDADE – ROTINA 4160........................................... 192
84
IMPRESSÃO DE ETIQUETAS - CÓDIGO DE BARRAS – ROTINA 4170 ........... 193
85
QUANTIT. MENSAL DE ENTR./SAÍDAS DE PROCESSOS – ROTINA 4180 ..... 195
86
ATA DE JULGAMENTO DE DEFESA PRÉVIA – ROTINA 4190 ........................ 196
87
GUIA REMESSA PROC. DISTRIBUÍDOS/ENCERRADOS - ROTINA 4200 ....... 198
87.1 Imprimindo Guia de Remessa de Distribuição de Processos ............................ 198
87.2 Imprimindo Guia de Encerramento de Distribuição de Processos..................... 199
88
TERMO DE ENCERRAMENTO/ABERTURA DE VOLUME – ROTINA 4210 ...... 200
89
RELATÓRIO DE PROCESSO POR DOC. IDENTIFICADOR – ROTINA 4220.... 201
90
RELATÓRIO DE SOLICITAÇÃO DE DESARQUIVAMENTO – ROTINA 4230 ... 202
91
GUIA REMESSA DE DOC. DISTRIBUÍDOS/ENCERRADOS - ROTINA 4240 .... 203
91.1 Imprimindo Guia de Remessa de Distribuição de Documentos ........................ 203
91.2 Imprimindo Guia de Encerramento de Distribuição de Documentos ................. 204
92
A N E X O I ........................................................................................................... 205
93
MANUTENÇÃO DO MANUAL ............................................................................. 208
Versão 1.0
7
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
1. DESCRIÇÃO
1.1 Objetivo
O Sistema Único de Controle de Protocolo tem por objetivo atuar como uma ferramenta
de apoio ao serviço de protocolo para controle da movimentação de documentos e
processos no âmbito do Poder Executivo da PCRJ.
1.2 Características
O Sistema foi desenvolvido em linguagem COBOL74 com as ferramentas SDF Plus Screen Design Facility Plus (Release 3.9.0), COMS - Comunications Management System
e DMSII - Data Management System II para o equipamento A15 da UNISYS. Atualmente
rodando no Libra 880 – Clearpath, da UNISYS.
O Sistema caracteriza-se pela interatividade com o Usuário, atualização contínua de
dados e obtenção imediata de resultados.
O Usuário dirige o Sistema na medida em que responde às perguntas que lhe são
apresentadas, até obter o resultado desejado. O Sistema, por sua vez, critica as
respostas do Usuário em relação ao padrão esperado. Caso receba uma resposta
incoerente ou não esperada, apresentará uma mensagem de erro e voltará a formular a
pergunta.
Na versão Web, foi incluído um emulador criado através da ferramenta E-Portal da
Unisys, desenvolvido em Visual Studio.
Para que o Sistema SICOP possa controlar o acesso do usuário por estação na WEB foi
necessário alterar as configurações do CCF no Servidor Corporativo (LIBRA/MCP).
Esta identificação passa a ser feita pelo endereço IP das estações e não mais pelo nome
da estação como acontece no terminal caractere. O Nome da estação para as conexões
via WEB ficam com o seguinte formato “EPORTAL/255_255_255_255/n” onde:
§ “EPORTAL” é um prefixo padrão que identifica que o usuário está conectado
através de um browser (WEB);
§ “255_255_255_255” corresponde ao endereço IP da estação do usuário;
§ “n” corresponde ao numero da conexão desta estação.
Para que o E - PORTAL identifique o IP da estação do usuário corretamente, é necessário
que a configuração de rede nos browsers seja conforme opções abaixo:
·
O Internet Explorer e o Chrome compartilham a mesma configuração. Portanto o
que for alterado para o IE vale para o Chrome (se esta opção não for assinalada
ao invés de utilizar o IP da estação, será utilizado o IP do servidor de Proxy).
Versão 1.0
8
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
·
O Firefox não compartilha a configuração do IE e Chrome, sendo necessário
configurar no próprio Firefox a opção de auto detectar a configuração de Proxy
para a rede (se esta opção não for assinalada ao invés de utilizar o IP da estação,
será utilizado o IP do servidor de Proxy).
Versão 1.0
9
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Na Rotina de cadastro de processos foram implementadas as seguintes marcações:
·
·
Processo de Multa de Trânsito cadastrado pelo E-portal - o campo I22002STATUS-DIG fica igual a 8 senão igual a 9
Processo de outros assuntos cadastrado pelo E-portal - o campo I22002-STATUSDIG fica igual a 5 senão igual a 6.
As combos existentes nas rotinas de cadastro, tramitação distribuição de processos e
documentos são atualizadas através de stage/deploy dos arquivos abaixo. Neste caso
somente os registros ativos são considerados. As rotinas envolvidas são: 2010, 2050,
2080, 2090, 2230, 2270 e 2290.
•
Combo de Órgãos – ARQ0131
•
Combo de Despacho – ARQ0140_DESP
•
Combo de Assunto – ARQ0140_ASSU
•
Combo de Usuários – ARQ8210
Além da combo nas Rotinas de Tramitação de Processo e Documento e Tramitação
Interna, o ARQ0140_DESP é utilizado também na Rotina 3110 – Toda Tramitação de
Processo e 3160 – Toda Tramitação de Documento. Nesse caso também os registros
inativos são considerados.
O arquivo do menu FAQ está no diretório SICOP\NOVO SICOP\e-portal\FAQ.pdf
O arquivo de Supervisores no link “Esqueceu sua senha” na tela de login está no diretório
SICOP\Gestao SICOP\SUPERVISOR_LISTAGEM.pdf
1.3 Observações
Chamaremos campo de leitura ao espaço determinado para receber informações em uma
tela do Sistema. Todas as telas têm pelo menos um campo de leitura e, portanto, exigem
ao menos uma resposta.
Todos esses campos são limitados, segundo as especificações do conteúdo esperado.
Quando a resposta atinge o tamanho máximo determinado, a passagem a outro campo
realizar-se-á automaticamente.
Não havendo resposta ou não atingindo o tamanho máximo do campo, deve-se usar a
tecla TAB, que se encontra no canto superior esquerdo do teclado para se trocar de
campo.
Ao término do preenchimento de todos os campos obrigatórios solicitados, devemos
acionar o botão correspondente à operação desejada no cabeçalho ou rodapé da tela.
Caso alguma informação fornecida esteja inconsistente, o Sistema apresentará uma
mensagem de erro na parte superior da tela.
Versão 1.0
10
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
2. COMO ACESSAR O SISTEMA
O SICOP está disponível na Intranet da PCRJ no endereço http:// sicopweb.rio.rj.gov.br. O
SICOPWeb é melhor visualizado na resolução 1024 x 768 e possui melhor resultando
utilizando os navegadores Internet Explorer 7 ou versões superiores, Google Chrome ou
Mozzilla Firefox.5 ou versões superiores.
Para facilitar o acesso é possível incluir o ícone do SICOPWeb na área de trabalho
•
No seu navegador (Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox) acesse a
página do SICOPWeb, com o endereço informado acima. Clique com o
botão direito do mouse e selecione “salvar como” ou “criar atalho”, conforme
nomenclatura do navegador utilizado.
• Selecione o local onde será salvo o atalho, nesse caso a “área de trabalho”,
e clique em salvar.
• Em seguida o atalho ficará disponível em sua área de trabalho
Versão 1.0
11
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
3. ENTRANDO NO SICOP
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa certificar-se que o usuário
está autorizado a utilizar o Sistema e a rotina pedida.
Matrícula
É o campo em que o Usuário é identificado. Campo obrigatório
Senha
É o campo que informa a senha do Usuário que permite entrar no Sistema. Campo
obrigatório
Rotina
É o campo que permite selecionar diretamente uma tela de trabalho.
Senha Nova
É o campo que permite ao usuário alterar sua senha.
3.1 Cadastrando uma Senha
Para cadastrar uma senha o usuário deverá solicitar sua inclusão no Sistema ao
Supervisor do SICOP no seu Órgão. Após a confirmação de sua inclusão, o usuário
deverá efetuar o procedimento a seguir.
Versão 1.0
12
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
No campo “matrícula”, digite a matrícula sem prefixo.
No campo “senha”, digite a palavra SENHA em maiúscula e clique sobre o botão
ou tecle “enter”.
O Sistema emitirá a mensagem “Por favor, Altere a sua senha no campo “senha
nova”.
No campo “senha nova” informe uma senha com no mínimo 4(quatro) e no máximo
6 (seis) dígitos e novamente clique sobre o botão
ou tecle “enter”.
O Sistema emitirá a mensagem “Deseja alterar a senha? Redigite, senão limpe o
campo”.
No campo “senha nova” redigite a nova senha e novamente clique sobre o botão
ou tecle “enter”. O Sistema emitirá a mensagem “Senha Alterada com
Sucesso”.
Observações:
o
o
o
o
o
o
A senha deve ter no mínimo 4 (quatro) e no máximo 6 (seis) dígitos
Podem ser utilizados números e letras
A senha expira em 45 dias
Não pode ser reutilizada as 5 (cinco) senhas anteriores
Cinco dias antes do prazo para expirar, o Sistema começa a avisar sobre a
necessidade de troca da senha
A senha não utilizada durante 90 dias é bloqueada automaticamente pelo
Sistema
3.2 Alterando uma Senha
A senha pode ser alterada a qualquer momento mediante a conveniência do usuário ou
obrigatoriamente a cada 45 dias. Para proceder à alteração efetue o procedimento a
seguir.
No campo “matrícula”, digite a matrícula sem prefixo.
No campo “senha”, digite a sua senha atual.
No campo “senha nova” informe uma nova senha com no mínimo 4 (quatro) e no
máximo 6 (seis) dígitos e clique sobre o botão
ou tecle “enter”.
O Sistema emitirá a mensagem “Deseja alterar a senha? Redigite, senão limpe o
campo”.
No campo “senha nova” redigite a nova senha e novamente clique sobre o botão
ou tecle “enter”. O Sistema emitirá a mensagem “Senha Alterada com
Sucesso”.
Versão 1.0
13
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
4. MENU PRINCIPAL
O SICOP foi desenvolvido com uma estrutura modular e possui quatro menus básicos,
além do menu Principal, para atendimento da área administrativa: menu Tabelas, menu,
Cadastro, menu Consulta e menu Relatórios. A partir do Menu Principal é possível
acessar os demais menus do Sistema.
Na linha de menus foi incluído ainda o FAQ, um espaço para esclarecimento das dúvidas
mais frequentes sobre o Sistema.
Ir
É o campo que permite acessar diretamente a rotina desejada, basta digitar o código da
rotina e clicar no “Ir” ou dar o “enter”.
Login
Este link encerra o Sistema e retorna para a tela de login.
Sair
Este link encerra o Sistema.
Versão 1.0
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SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
TABELAS
Versão 1.0
15
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
5. MENU DE TABELAS - ROTINA 1000
Nesta fase o Sistema receberá informações para acionar a rotina desejada, através de
links de acesso.
Este Menu é de acesso exclusivo do Gestor e Supervisores do SICOP. É aqui que são
efetuadas as manutenções das Tabelas de Assunto, Despacho, Usuários, Órgãos, Fluxo
de Tramitação, Tipos de Documento e Categoria de Assunto.
Versão 1.0
16
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
6. TABELA DE ASSUNTO – ROTINA 1010
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa cadastrar, alterar, excluir ou
consultar um determinado Código de Assunto.
Formato do Código de Assunto
9 99 99
Sequencial
Informa a subclasse do assunto
Informa a classe do assunto
Classes
0 Administração Geral
• 01000 – Organização e Estrutura
• 02000 – Material
• 03000 – Patrimônio
• 04000 – Pessoal
041 – Provimento dos cargos
042 – Movimentação de pessoal
043 – Direitos e vantagens
• 05000 – Assuntos diversos da Administração Geral
1
Assuntos Jurídicos
2
Assuntos Fazendários
• 21000 – Conselho de Contribuintes
• 22000 – IPTU
• 23000 – ISS
• 24000 – ITBI
• 25000 – IVVC
• 26000 – Taxas
• 27000 – Comércio Ambulante
• 28000 – Feira Livre
Versão 1.0
17
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
•
29000 – Assuntos Fazendários Diversos
3
Assuntos Educacionais, Culturais, de Turismo e de Esportes.
• 31000 – Educação
• 32000 – Cultura
• 33000 – Turismo
• 34000 – Esporte e Lazer
4
Assuntos Comunitários, Saúde e Serviços Públicos.
• 41000 – Comunidade
• 42000 – Área de Saúde
• 43000 – Serviços Públicos
5
Informação e Documentação
• 51000 – Informática
• 52000 – Documentação
6
Transporte
• 61000 – Meios de Transporte
• 62000 – Vias Urbanas
• 63000 – Assuntos diversos de Transporte
7
Desenvolvimento Urbano e Obras Públicas
• 70000 – Obras e Urbanismo
8
9
Livre
Livre
6.1 Incluindo um Assunto
Para incluir um Assunto você deve informar ao Sistema todos os campos descritos
abaixo.
Código Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Código do Assunto a ser incluído. Campo
obrigatório.
Descrição do Assunto
É o campo que informa ao Sistema a Descrição do Assunto a ser criado. Campo
obrigatório.
Código Categoria
É o campo que informa ao Sistema a Categoria do Assunto. Campo obrigatório.
Versão 1.0
18
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Para finalizar o cadastro do assunto, clique sobre o botão
cabeçalho da tela.
no rodapé ou
6.2 Alterando um Assunto
Uma alteração deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo obrigatório descrito abaixo. Na segunda fase você faz a alteração
necessária.
Código Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Código do Assunto cuja descrição será alterada.
Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a alteração, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua alteração”, faça a alteração
necessária.
Para concluir a alteração, clique novamente sobre o botão
. O Sistema
emitirá a mensagem “Registro Alterado”.
6.3 Excluindo um Assunto
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a exclusão.
Código Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Código do Assunto a ser excluído. Campo
obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” no botão
.O
Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
6.4 Consultando um Assunto
Uma consulta deve ser feita informando ao Sistema somente o campo descrito abaixo.
Código Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Código do Assunto. Campo obrigatório.
Versão 1.0
19
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
tela.
no cabeçalho ou rodapé da
6.5 Excluindo Fisicamente um Assunto
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a exclusão.
Código Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Código do Assunto a ser excluído. Campo
obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé
ou cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” no botão
.O
Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
Versão 1.0
20
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
7. TABELA DE DESPACHO - ROTINA 1020
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa cadastrar, alterar, excluir ou
consultar um determinado Código de Despacho.
Formato do Código de Despacho
99 999
Sequencial
Informa a secretaria a qual o despacho pertence.
Ex.: 02 SMU – Secretaria Municipal de Urbanismo.
7.1 Incluindo um Despacho
Para incluir um Despacho você deve informar ao Sistema os campos obrigatórios
descritos abaixo.
Código Despacho
É o campo que informa ao Sistema o Código do Despacho. Campo obrigatório.
Descrição do Despacho
É o campo que informa ao Sistema a Descrição do Despacho. Campo obrigatório.
Prazo
É o campo que informa ao Sistema o tempo máximo em que o processo deverá
permanecer no órgão em dias. Campo não obrigatório.
Para finalizar o cadastro do despacho, clique sobre o botão
cabeçalho da tela.
Versão 1.0
no rodapé ou
21
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
7.2 Alterando a Descrição de um Despacho
Uma alteração deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você faz a alteração necessária.
Código Despacho
É o campo que informa ao Sistema o Código do Despacho cuja descrição será alterada.
Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a alteração, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua alteração”, faça a alteração
necessária.
Para concluir a alteração, clique novamente sobre o botão
. O Sistema
emitirá a mensagem “Registro Alterado”.
7.3 Excluindo um Despacho
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a exclusão.
Código de Despacho
É o campo que informa ao Sistema o Código do Despacho a ser excluído. Campo
obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” no botão
.O
Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
7.4 Consultando um Despacho
Uma consulta deve ser feita informando ao Sistema somente o campo descrito abaixo.
Código Despacho
É o campo que informa ao Sistema o Código do Despacho a ser consultado. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
tela.
Versão 1.0
no cabeçalho ou rodapé da
22
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
8. TABELA DE USUÁRIOS – ROTINA 1030
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa cadastrar, alterar, excluir ou
consultar o cadastro de um determinado usuário.
A Matrícula é composta por nove dígitos, sendo os oito primeiros a matrícula
propriamente dita e o último o dígito verificador.
8.1 Incluindo um Usuário
Para incluir um Usuário você deve informar ao Sistema todos os campos descritos abaixo.
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do usuário no Município. Esta matrícula
vai ser utilizada toda vez que o usuário entrar no Sistema. Campo obrigatório.
Nome
É o campo que informa ao Sistema o Nome do Usuário. Campo obrigatório.
Nível
É o campo que informa ao Sistema o Nível de acesso do Usuário. Campo obrigatório.
Cada nível libera automaticamente o acesso às rotinas conforme padrão estabelecido e
deve ser atribuído de acordo com as atividades desempenhadas pelo usuário. Caso os
níveis padronizados não satisfaçam a composição de acessos necessários ao
cumprimento das atividades dos usuários, os acréscimos devem ser feitos manualmente.
NÍVEL
0
Versão 1.0
Níveis de Acesso
DESCRIÇÃO
Autorização para Cadastrar Documentos, Consultar e Tramitar
Processos/Documentos
23
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Usuários com funções de Protocolo com autorização para as rotinas do
Nível 0(zero), de Cadastro de Processos e de Apensações, Anexações e
Juntadas
Autorização para as rotinas do Nível 0(zero) e de Localização de Processos
(arquivo). Para usuários da SMTR lotados na CRV e SEJARI permite o
deferimento/indeferimento de processos de multa de trânsito.
Autorização para as rotinas do Nível 1(um) e acesso a alteração de
Cadastro de Processo/Documentos de outros Órgãos
Apoio ao Supervisor do SICOP. Acesso às rotinas com autorização para
Cadastrar Usuários nos Níveis 0(zero), 1(um) e 2(dois)
Supervisor do SICOP. Acesso às rotinas com autorização para Cadastrar
Usuários nos Níveis 0(zero), 1(um), 2(dois) e 4(quatro)
Autorização para as rotinas do Nível 1(um) e acesso para Tramitar
Processos/Documentos de distintos órgãos de destino
VAGO
Permite cadastrar processos de anos anteriores
Gestor do SICOP. Acesso a todas as Rotinas do Sistema
Órgão
É o campo que informa ao Sistema o Código do órgão de lotação do usuário. Campo
obrigatório.
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha de acesso do usuário. A senha padrão para
inclusão é a palavra "SENHA" em caixa alta. Campo obrigatório.
Para finalizar o cadastro do usuário clique sobre o botão
no rodapé da tela.
Menu Principal
É o campo que informa ao Sistema quais as opções do Menu Principal que o Usuário tem
acesso.
não tem acesso.
tem acesso.
Versão 1.0
24
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Menu de Tabelas
É o campo que informa ao Sistema quais as Rotinas do Menu de Tabelas que o Usuário
tem acesso.
não tem acesso.
tem acesso.
Versão 1.0
25
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Menu de Cadastro
É o campo que informa ao Sistema quais as Rotinas do Menu de Cadastro que o Usuário
tem acesso.
não tem acesso.
tem acesso.
Versão 1.0
26
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Menu de Consultas
É o campo que informa ao Sistema quais as Rotinas do Menu de Consultas que o Usuário
tem acesso.
não tem acesso.
tem acesso.
Versão 1.0
27
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Menu de Relatórios
É o campo que informa ao Sistema quais as Rotinas do Menu de Relatórios que o Usuário
tem acesso.
não tem acesso.
tem acesso.
8.2 Alterando Cadastro de Usuário
Uma alteração deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente os dois campos descritos abaixo. Na segunda fase você faz a alteração
necessária.
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do usuário cujo cadastro será alterado.
Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a alteração, clique sobre o botão
no rodapé da
tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua alteração”, faça a alteração
necessária.
Para concluir a alteração, clique novamente sobre o botão
. O Sistema
emitirá a mensagem “Registro Alterado”.
Versão 1.0
28
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
8.3 Excluindo um Usuário
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a exclusão.
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do usuário cujo cadastro será excluído.
Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé da
tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” no botão
.O
Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
8.4 Consultando o Cadastro de um Usuário
Uma consulta deve ser feita informando ao Sistema somente o campo descrito abaixo.
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do Usuário no Município. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
no rodapé da tela.
8.5 Excluindo Fisicamente um usuário
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na Segunda fase você confirma ou não a exclusão.
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do usuário cujo cadastro será excluído.
Campo Obrigatório
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé
da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” no botão
.O
Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
Versão 1.0
29
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
8.6 Liberando um usuário
A liberação do usuário de determinada estação deve ser feita informando ao Sistema o
campo obrigatório descrito abaixo.
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do usuário que será liberada. Campo
Obrigatório
Para efetuar a liberação da matrícula de um usuário clique sobre o botão
no rodapé da tela.
8.7 Desbloqueando um usuário
O bloqueio do usuário se dá quando o mesmo fica mais de 90 (noventa) dias sem acessar
o Sistema ou no caso de 5 (cinco) tentativas frustradas de login. O desbloqueio do usuário
deve ser feito informando ao Sistema o campo obrigatório descrito abaixo.
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do usuário que será desbloqueada.
Campo Obrigatório
Para efetuar o desbloqueio da matrícula de um usuário clique sobre o botão
no rodapé da tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua alteração”, clique novamente
. O Sistema emitirá a mensagem “Registro Alterado”.
sobre o botão
8.8 Efetuando o Reset de Senha de um usuário
O reset de senha deve ser feito informando ao Sistema o campo obrigatório descrito
abaixo. Essa opção é exclusiva do Gestor do Sistema
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do usuário cujo reset será efetuado.
Campo Obrigatório
Para que o Sistema permita o reset da senha, clique sobre o botão
no
rodapé da tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua alteração”, digite a sequencia
numérica 123456 no campo “Senha”.
Para concluir o reset, clique novamente sobre o botão
. O Sistema emitirá a
mensagem “Registro Alterado”.
Versão 1.0
30
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
9. TABELA DE ÓRGÃOS - ROTINA 1040
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa cadastrar, alterar, excluir ou
consultar um determinado Código de Órgão.
Formato do Código de Órgão
99 999999
Sequencial
Informa a secretaria a qual o órgão pertence.
Ex.: 02 SMU - Secretaria Municipal de Urbanismo.
9.1 Incluindo um Órgão
Para incluir um órgão você deve informar ao Sistema os campos obrigatórios descritos
abaixo.
Código do Órgão
É o campo que informa ao Sistema o Código do Órgão. Campo obrigatório.
Versão 1.0
31
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Código do Orçamento
É o campo que informa ao Sistema o Código de Orçamento referente à
Secretaria/Fundação/Autarquia. Campo obrigatório.
Sigla do Órgão
É o campo que informa ao Sistema a Sigla do Órgão. Campo obrigatório.
Descrição do Órgão
É o campo que informa ao Sistema a Descrição do Órgão. Campo obrigatório.
Endereço
É o campo que informa ao Sistema o Endereço do Órgão. Campo não obrigatório.
Telefone
É o campo que informa ao Sistema o Telefone do Órgão. Campo não obrigatório.
Identifica Pessoa
É o campo que informa ao Sistema se o órgão identifica um servidor. Campo não
brigatório.
Clique no botão para selecionar se o órgão é referente a uma pessoa.
Identificação Pessoal
É o campo que informa ao Sistema o nome do servidor referente ao órgão. Campo não
obrigatório.
Identifica Arquivo
É o campo que informa ao Sistema se o órgão é um arquivo ou não. Campo não
obrigatório.
Clique no botão para selecionar se o órgão identifica arquivo.
Responsável Arquivo
É o campo que informa ao Sistema o código de órgão responsável pelo arquivo. Campo
não obrigatório.
Identifica Mãos
É o campo que informa ao Sistema se se trata de um órgão “processo em mãos do
servidor”. Campo não obrigatório.
Versão 1.0
32
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Clique no botão
para selecionar se o órgão se trata de “processo em mãos do servidor”.
Responsável Mãos
É o campo que informa ao Sistema o órgão de pessoal responsável pelo órgão “processo
em mãos do servidor”. Campo obrigatório se o campo “Identifica Mãos” estiver marcado.
Endereço Eletrônico
É o campo que informa ao Sistema o endereço eletrônico do órgão. Campo obrigatório se
os campos “Identifica Arquivo” ou “Entrada e-mail” ou “Saída e-mail” ou “Push Processo”
ou “Push Documento” estiverem marcados.
Entrada E-mail
É o campo que informa ao Sistema se o órgão receberá e-mail informando sobre a
entrada de processo. Campo não obrigatório.
Clique no botão para selecionar se o órgão receberá e-mail informando a entrada de
processo.
Saída E-mail
É o campo que informa ao Sistema se o órgão receberá e-mail informando sobre a saída
de processo. Campo não obrigatório.
Clique no botão para selecionar se o órgão receberá e-mail informando a saída de
processo.
Push Processo
É o campo que informa ao Sistema se os processos que entraram no órgão serão
incluídos automaticamente no serviço de push processo. Campo não obrigatório.
Clique no botão para selecionar se haverá inclusão no serviço de push processo.
Versão 1.0
33
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Push Documento
É o campo que informa ao Sistema se o órgão receberá e-mail informando sobre a
entrada de documento. Campo não obrigatório.
Clique no botão para selecionar se o órgão receberá e-mail sobre a entrada de
documento.
Para finalizar o cadastro do órgão, clique sobre o botão
cabeçalho da tela.
no rodapé ou
9.2 Alterando um Órgão
Uma alteração deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você faz a alteração necessária.
Código do Órgão
É o campo que informa ao Sistema o Código do Órgão cujos dados serão alterados.
Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a alteração, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua alteração”, faça a alteração
necessária.
Para concluir a alteração, clique novamente sobre o botão
. O Sistema
emitirá a mensagem “Registro Alterado com Sucesso”.
9.3 Excluindo um Órgão
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a exclusão.
Código do Órgão
É o campo que informa ao Sistema o Código do Órgão cujo registro será excluído. Campo
obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” no botão
.O
Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
Versão 1.0
34
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
9.4 Consultando um Órgão
Uma consulta deve ser feita informando ao Sistema somente o campo descrito abaixo.
Código do Órgão
É o campo que informa ao Sistema o Código do Órgão cujo registro será consultado.
Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
tela.
no cabeçalho ou rodapé da
9.5 Excluindo Fisicamente um Órgão
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema o
campo obrigatório descrito abaixo. Na segunda fase confirma ou não a exclusão.
Código do Órgão
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão cujo registro será excluído
fisicamente do banco de dados. Campo Obrigatório
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” no botão
.O
Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
9.6 Bloqueando um Código de Órgão
Um bloqueio de órgão deve ser feito em duas fases. Na primeira fase você informa ao
Sistema o campo descrito abaixo. Na segunda fase você direciona a tramitação do órgão
bloqueado para um novo órgão e seleciona ou não o nível de usuário.
Código do Órgão
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão que será bloqueado. Campo
obrigatório
Para efetuar o bloqueio, clique sobre o botão
no cabeçalho ou rodapé da
tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue o bloqueio do órgão”.
Para prosseguir preencha os campos a seguir
Versão 1.0
35
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Código de Direcionamento de Tramitação
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão para onde será redirecionada a
tramitação do órgão bloqueado. Campo obrigatório
Nível de Direcionamento de Tramitação
É o campo que informa ao Sistema o nível de cadastro do usuário que está liberado para
tramitar para o órgão redirecionado. Campo não Obrigatório
Para finalizar o bloqueio, clique novamente sobre o botão
no cabeçalho ou
rodapé da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Registro bloqueado com Sucesso”.
9.7 Desbloqueando um Código de Órgão
Um desbloqueio de órgão deve ser feito em duas fases. Na primeira fase você informa ao
Sistema somente o campo obrigatório descrito abaixo. Na segunda fase você apaga as
informações referentes ao bloqueio nos campos código e nível de direcionamento de
tramitação.
Código do Órgão
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão cujo bloqueio será desfeito. Campo
obrigatório
Para efetuar o desbloqueio do órgão, clique sobre o botão
no
cabeçalho ou rodapé da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue o desbloqueio do órgão”.
Limpe as informações existentes nos campos “código de direcionamento de
tramitação” e “nível de direcionamento de tramitação”.
Para finalizar o desbloqueio, clique novamente sobre o botão
cabeçalho ou rodapé da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Registro desbloqueado com sucesso”.
no
9.8 Efetuando uma Programação de Tramitação
Uma programação de tramitação deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você
informa ao Sistema somente o campo obrigatório descrito abaixo. Na segunda fase você
efetua a programação preenchendo os demais campos.
Você poderá efetuar simultaneamente sete programações vinculadas ao órgão principal.
Versão 1.0
36
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Código de Órgão
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão principal da programação de
tramitação. Campo Obrigatório
Para efetuar a programação de tramitação, clique sobre o botão
no cabeçalho ou rodapé da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue a programação da tramitação do órgão”.
Para prosseguir preencha os campos a seguir
Órgão Inicial
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão inicial da programação de
tramitação. Campo Obrigatório.
Órgão Final
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão final da programação de
tramitação. Campo Obrigatório.
Nível
É o campo que informa ao Sistema o nível de cadastro do usuário que tem permissão
para atuar na programação de tramitação. Campo não Obrigatório
Situação de Liberação
É o campo que informa ao Sistema a situação de liberação da programação de tramitação
efetuada. Campo obrigatório.
SITUAÇÃO DE LIBERAÇÃO
6
DESCRIÇÃO
Libera a programação somente para o órgão principal nos
órgãos inicial e final.
7
Libera a programação somente para o órgão principal no
intervalo compreendido entre os órgãos inicial e final.
8
Libera a tramitação para todos os órgãos envolvidos na
programação: órgão principal, órgãos inicial e final,
órgãos contidos no intervalo compreendido entre os
órgãos inicial e final.
9
Libera a tramitação para os órgãos principal, inicial e final.
Para finalizar a programação da tramitação, clique novamente sobre o botão
no cabeçalho ou rodapé da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Programação Tramitação do Órgão Efetuada com
Sucesso”.
Versão 1.0
37
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
9.9 Alterando uma Programação de Tramitação.
Uma alteração deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo obrigatório descrito abaixo. Na segunda fase você faz a alteração
necessária.
Código de Órgão
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão principal da programação que será
alterada. Campo Obrigatório.
Para efetuar a alteração de programação de tramitação do órgão, clique sobre o
botão
no cabeçalho ou rodapé da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue a programação da tramitação do órgão”.
Faça as alterações necessárias e clique novamente sobre o botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Programação Tramitação do
Órgão Efetuada com Sucesso”.
9.10 Excluindo uma Programação de Tramitação.
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema o
campo obrigatório descrito abaixo. Na segunda fase você apaga as informações
referentes à programação de tramitação nos campos “Órgão inicial e final”, “Nível” e
“Situação de Liberação”.
Código de Órgão
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão principal da programação que será
excluída. Campo obrigatório
Para efetuar a exclusão da programação da tramitação, clique sobre o botão
no cabeçalho ou rodapé da tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua alteração”, limpe os campos
“Órgão inicial e final”, “Nível” e “Situação de Liberação”.
Para concluir a exclusão da programação da tramitação, clique novamente sobre o
botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Registro Alterado com Sucesso”.
Versão 1.0
38
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
10. TABELA DE FLUXO DE TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS – ROTINA 1050
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa cadastrar, alterar, excluir ou
consultar um fluxo de tramitação.
10.1 Incluindo um Fluxo de Tramitação
Para incluir um fluxo você deve informar ao Sistema todos os campos descritos abaixo.
Código do Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Código do Assunto do fluxo a ser criado. Campo
obrigatório.
Código da Secretaria
É o campo que informa ao Sistema o prefixo da Secretaria do fluxo a ser criado. Campo
obrigatório.
Sequência da Tramitação
É o campo que informa ao Sistema a sequência da tramitação a ser fluxogramada.
Campo obrigatório.
Destino Início
É o campo que informa ao Sistema o Código de órgão de destino início da sequência a
ser fluxogramada. Campo obrigatório.
Destino Fim
É o campo que informa ao Sistema o Código de órgão de destino fim da sequência a ser
fluxogramada. Campo obrigatório.
Despacho Início
É o campo que informa ao Sistema o Código de despacho início da sequência da
tramitação a ser fluxogramada. Campo obrigatório.
Versão 1.0
39
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Despacho Fim
É o campo que informa ao Sistema o Código de despacho início da sequência da
tramitação a ser fluxogramada. Campo obrigatório.
Nível
É o campo que informa ao Sistema o nível do usuário liberado para efetuar a tramitação
fluxogramada. Campo obrigatório.
Para finalizar o cadastro do fluxo de tramitação, clique sobre o botão
rodapé ou cabeçalho da tela.
no
10.2 Alterando uma Sequência do Fluxo de Tramitação
Uma alteração deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema os
campos descritos abaixo. Na segunda fase você faz a alteração necessária.
Código do Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Código do Assunto do fluxo a ser alterado. Campo
obrigatório.
Código da Secretaria
É o campo que informa ao Sistema o prefixo da Secretaria do fluxo a ser alterado. Campo
obrigatório.
Sequência da Tramitação
É o campo que informa ao Sistema a sequência da tramitação a ser alterada. Campo
obrigatório.
Para que o Sistema permita a alteração, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua alteração”, faça a alteração
necessária.
Para concluir a alteração, clique novamente sobre o botão
. O Sistema
emitirá a mensagem “Registro Alterado com Sucesso”.
10.3 Excluindo uma Sequência do Fluxo de Tramitação
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema os
campos descritos abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a exclusão.
Código do Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Código do Assunto do fluxo a ser excluído. Campo
obrigatório.
Versão 1.0
40
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Código da Secretaria
É o campo que informa ao Sistema o prefixo da Secretaria do fluxo a ser excluído. Campo
obrigatório.
Sequência da Tramitação
É o campo que informa ao Sistema a sequência da tramitação a ser excluída. Campo
obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” no botão
.O
Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído com Sucesso”.
10.4 Consultando uma Sequência do Fluxo de Tramitação
Uma consulta deve ser feita informando ao Sistema os campos descritos abaixo.
Código do Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Código do Assunto da sequência a ser consultada.
Campo obrigatório.
Código da Secretaria
É o campo que informa ao Sistema o prefixo da Secretaria da sequência a ser consultada.
Campo obrigatório.
Sequência da Tramitação
É o campo que informa ao Sistema a sequência da tramitação a ser consultada. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
tela.
no cabeçalho ou rodapé da
10.5 Recuperando uma Sequência do Fluxo de Tramitação
Uma recuperação deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao
Sistema os campos descritos abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a
recuperação.
Código do Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Código do Assunto da sequência a ser recuperada.
Campo obrigatório.
Versão 1.0
41
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Código da Secretaria
É o campo que informa ao Sistema o prefixo da Secretaria da sequência do fluxo a ser
recuperada. Campo obrigatório.
Sequência da Tramitação
É o campo que informa ao Sistema a sequência da tramitação a ser recuperada. Campo
obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue a Recuperação do Registro Desejado” e
liberará o botão “confirma exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a recuperação, confirme selecionando “sim” no botão
.
O Sistema emitirá a mensagem “Recuperação do Registro Efetuada com Sucesso”.
Versão 1.0
42
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
11. TABELA TIPO DE DOCUMENTO - ROTINA 1060
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa cadastrar, alterar, excluir ou
consultar um determinado Código de Documento.
Formato do Código
99
Sequencial
11.1 Incluindo um Tipo de Documento
Para incluir um Documento você deve informar ao Sistema todos os campos descritos
abaixo.
Código do Documento
É o campo que informa ao Sistema o Código do Documento. Campo obrigatório.
Descrição do Tipo de Documento
É o campo que informa ao Sistema a Descrição do Tipo de Documento. Campo
obrigatório.
Para finalizar o cadastro do documento, clique sobre o botão
tela.
no rodapé da
11.2 Alterando um Tipo de Documento
Uma alteração deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você faz a alteração necessária.
Código do Documento
É o campo que informa ao Sistema o Código do Documento. Campo obrigatório.
Versão 1.0
43
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Para que o Sistema permita a alteração, clique sobre o botão
no rodapé da
tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua alteração”, faça a alteração
necessária.
Para concluir a alteração, clique novamente sobre o botão
. O Sistema
emitirá a mensagem “Registro Alterado”.
11.3 Excluindo um Tipo de Documento
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a exclusão.
Código do Tipo de Documento
É o campo que informa ao Sistema o Código do Tipo de Documento. Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé da
tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” no botão
.O
Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
11.4 Consultando um Tipo de Documento
Uma consulta deve ser feita informando ao Sistema somente o campo descrito abaixo.
Código do Tipo de Documento
É o campo que informa ao Sistema o Código do Tipo de Documento. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
tela.
no cabeçalho ou rodapé da
11.5 Excluindo Fisicamente um Tipo de Documento
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a exclusão.
Código do Tipo de Documento
É o campo que informa ao Sistema o Código do Tipo do Documento a ser excluído.
Campo obrigatório.
Versão 1.0
44
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé
da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” no botão
.O
Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
Versão 1.0
45
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
12. TABELA DE CATEGORIA DE ASSUNTO – ROTINA 1070
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa cadastrar, alterar, excluir ou
consultar uma determinada Categoria de Assunto.
12.1 Incluindo uma Categoria de Assunto
Para incluir uma Categoria de Assunto você deve informar ao Sistema todos os campos
descritos abaixo.
Código da Categoria
É o campo que informa ao Sistema o Código da Categoria. Campo obrigatório.
Descrição da Categoria de Assunto
É o campo que informa ao Sistema a Descrição da Categoria de Assunto. Campo
obrigatório.
Para finalizar o cadastro da categoria do assunto, clique sobre o botão
rodapé da tela.
no
12.2 Alterando uma Categoria de Assunto
Uma alteração deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você faz a alteração necessária.
Código da Categoria de Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Código Categoria de Assunto cuja descrição será
alterada. Campo obrigatório.
Versão 1.0
46
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Para que o Sistema permita a alteração, clique sobre o botão
no rodapé da
tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua alteração”, faça a alteração
necessária.
Para concluir a alteração, clique novamente sobre o botão
. O Sistema
emitirá a mensagem “Registro Alterado”.
12.3 Excluindo uma Categoria de Assunto
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a exclusão.
Código da Categoria de Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Código da Categoria de Assunto a ser excluída.
Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé da
tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” no botão
.O
Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
12.4 Consultando uma Categoria de Assunto
Uma consulta deve ser feita informando ao Sistema somente o campo descrito abaixo.
Código da Categoria de Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Código da Categoria de Assunto a ser consultada.
Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
Versão 1.0
no rodapé da tela.
47
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
CADASTRO
Versão 1.0
48
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
13.
MENU DE CADASTRO – ROTINA 2000
Nesta fase o Sistema receberá informações para acionar a rotina desejada, através de
links de acesso.
É nesta parte que estão localizadas todas as Rotinas onde é possível incluir dados no
Sistema, ou seja, qualquer nova atualização que o usuário for registrar deverá ser
efetuada através das rotinas deste menu.
Para melhor organização, o menu foi dividido em submenus, segmentando as rotinas
referente a processos e documentos.
Versão 1.0
49
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
14.
CADASTRO DE PROCESSO – ROTINA 2010
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa cadastrar, alterar ou
consultar um determinado Processo.
Esta rotina é tarefa exclusiva dos usuários que exerçam funções de Protocolo.
Formatos do Número do Processo
Formato 1:
99 999999 9999
Ano do Processo com 4 (quatro) dígitos
Seqüência numérica por órgão. Deve ser preenchida com 6 (seis) dígitos.
Ex.: 000001
Identifica a secretaria a qual o Processo pertence com 2 (dois) dígitos.
Ex.: 02 SMU – SECRETARIA MUNICIPAL DE URBANISMO
Versão 1.0
50
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Formato 2:
99 99 999999 9999
Ano do Processo
Seqüência numérica por órgão. Deve ser preenchida com 6 (seis) dígitos.
Ex.: 000001
Identifica o órgão descentralizado.
Identifica a secretaria a qual o Processo pertence.
Ex.: 04 - SECRETARIA MUNICIPAL DE FAZENDA.
Exemplos:
Formatos
N° Processo
N° Sistema
1 .....:
2 .....:
01/000001/1993
04/01/000001/1993
010000011993
04010000011993
14.1 Incluindo um Processo
Para incluir um Processo você deve informar ao Sistema pelo menos os Campos
obrigatórios descritos abaixo:
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo. Campo obrigatório.
Data do Processo
É o campo que informa ao Sistema a Data da autuação do Processo. O ano da Data deve
ser o mesmo ano do Processo. Formato DDMMAAAA. Campo obrigatório.
Órgão Responsável
É o campo que informa ao Sistema o órgão responsável pelo Processo. A secretaria do
órgão deve ser a mesma secretaria do Processo. Campo obrigatório.
Para selecionar o órgão clique no ícone
Versão 1.0
ao lado do campo. Surgirá a seguinte tela:
51
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
•
•
•
Selecione a secretaria do processo
Digite a descrição do órgão responsável pelo processo, com no mínimo três
dígitos e clique em pesquisar. O Sistema retornará a pesquisa de acordo
com os parâmetros definidos
Selecione o órgão responsável pelo processo. Após a seleção o sistema
retornará automaticamente para a tela de cadastro a fim de dar
prosseguimento ao restante do registro.
Tipo de Documento
É o campo que informa ao Sistema o Tipo de Documento que deu origem ao Processo.
Campo obrigatório.
Digite o código do tipo de documento. Se preferir, clique no botão para selecionar o tipo
de documento.
Número do Documento
É o campo que informa ao Sistema o número do tipo de documento que deu origem ao
Processo. Campo obrigatório para os tipos de documento 3 (memorando) e 4 (ofício).
Versão 1.0
52
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Órgão do Documento
É o campo que informa ao Sistema o órgão responsável pelo documento inaugural do
processo. Campo obrigatório.
Para selecionar o órgão clique no ícone
•
•
•
ao lado do campo. Surgirá a seguinte tela:
Selecione o Órgão emissor do documento inaugural do processo.
Digite a descrição da unidade administrativa responsável pelo documento
inaugural, com no mínimo três dígitos e clique em pesquisar. O Sistema
retornará a pesquisa de acordo com os parâmetros definidos
Selecione a unidade administrativa responsável pelo documento inaugural
do processo. Após a seleção, o sistema retornará automaticamente para a
tela de cadastro a fim de dar prosseguimento ao restante do registro.
Documento Identificador
É o campo que informa ao Sistema o Tipo do Documento identificador do requerente.
Campo obrigatório.
Digite o código do tipo de documento identificador. Se preferir, clique no botão para
selecionar o tipo de documento identificador.
Versão 1.0
53
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Número do Documento Identificador
É o campo que informa ao Sistema o Número do Documento identificador do requerente.
Campo obrigatório.
Código de Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Assunto que deu origem ao Processo.
Campo obrigatório.
Para selecionar o assunto clique no ícone
•
•
•
ao lado do campo. Surgirá a seguinte tela:
Selecione a categoria do assunto, digite a descrição com no mínimo três
dígitos e clique em pesquisar. O Sistema retornará a pesquisa de acordo
com os parâmetros definidos
Se preferir poderá digitar diretamente a descrição, sem selecionar
previamente a categoria.
Selecione o assunto do processo. Após a seleção o sistema retornará
automaticamente para a tela de cadastro a fim de dar prosseguimento ao
restante do registro.
Requerente
É o campo que informa ao Sistema o Nome do autor da petição que dá origem ao
Processo. Campo obrigatório.
Placa do Veículo
É o campo que permite informar ao Sistema a placa do veículo clonado. Este campo é de
utilização exclusiva dos usuários da TR/SUBG/CRV.
Código de Logradouro
É o campo que informa ao Sistema o Código do Logradouro do Requerente. Campo não
obrigatório.
Versão 1.0
54
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Logradouro
É o campo que informa ao Sistema o Nome do Logradouro do Requerente. Campo não
obrigatório
Digite o tipo de logradouro. Se preferir, clique no botão para selecionar o tipo de
logradouro.
Observação: Este campo não deve ser utilizado quando o campo Código de Logradouro
estiver preenchido.
Número
É o campo que informa ao Sistema o Número do imóvel do Requerente. Campo não
obrigatório.
Complemento
É o campo que informa ao Sistema o Complemento do imóvel do Requerente. Campo não
obrigatório.
CEP
É o campo que informa ao Sistema o CEP do imóvel do Requerente. Campo não
obrigatório.
Bairro
É o campo que informa ao Sistema em que Bairro está localizado o imóvel do requerente.
Campo não obrigatório.
Número
É o campo que informa ao Sistema o número do imóvel do Requerente. Campo não
obrigatório.
Versão 1.0
55
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Complemento
É o campo que informa ao Sistema o Complemento do imóvel do Requerente. Campo não
obrigatório.
CEP
É o campo que informa ao Sistema o CEP do imóvel do Requerente. Caso o endereço do
requerente seja da cidade do Rio de Janeiro, a digitação do CEP carregará
automaticamente o logradouro e o bairro.
Bairro
É o campo que informa ao Sistema em que Bairro está localizado o imóvel do requerente.
Campo não obrigatório.
Telefone
É o campo que informa ao Sistema o Telefone do Requerente. Campo não obrigatório.
Ramal
É o campo que informa ao Sistema o Ramal, caso tenha. Campo não obrigatório.
Auto de Infração
É o campo que informa ao Sistema o número do Auto de Infração. Campo não obrigatório.
E-mail
É o campo que informa ao Sistema o endereço eletrônico do requerente, para que o
mesmo receba a notificação do cadastramento de seu processo. O endereço do e-mail
não fica visível nas rotinas de consulta. O e-mail informado é atualizado também na rotina
de push processo. Campo não obrigatório.
Informação Complementar
É o campo que informa ao Sistema um Complemento ao Assunto. Campo não obrigatório.
Nome da Parte
É o campo que informa ao Sistema o nome da outra Parte Envolvida no processo, além
do requerente. Campo não obrigatório
Endereço
É o campo que informa ao Sistema o nome do logradouro da Parte Envolvida. Campo não
obrigatório
Número
É o campo que informa ao Sistema o número do imóvel da Parte Envolvida. Campo não
obrigatório
Versão 1.0
56
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Complemento
É o campo que informa ao Sistema o complemento da localização do imóvel da Parte
Envolvida. Campo não obrigatório
Bairro
É o campo que informa ao Sistema em que bairro está localizado o imóvel da Parte
Envolvida. Campo não obrigatório Campo não obrigatório
CEP
É o campo que informa ao Sistema o Cep da Parte Envolvida. Campo não obrigatório
Código de Logradouro
É o campo que informa ao Sistema o Código de Logradouro da Parte Envolvida. Campo
não obrigatório
Telefone
É o campo que informa ao Sistema o telefone da Parte Envolvida. Campo não obrigatório
Qualificação da Parte
É o campo onde é atribuída a qualidade da Parte Envolvida. Campo não obrigatório.
Clique no botão para selecionar a qualidade da parte envolvida.
Data da Procuração
É o campo que informa ao Sistema a Data da Procuração (formato DDMMAAAA). Esse
campo é de preenchimento obrigatório se a qualidade da parte for “Procurador”.
Documento Identificador
É o campo que informa ao Sistema o tipo do documento identificador da Parte Envolvida.
Campo não obrigatório
Clique no botão para selecionar o tipo de documento identificador.
Versão 1.0
57
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Número Documento Identificador
É o campo que informa ao Sistema o número do documento identificador da Parte
Envolvida. Campo não obrigatório
Matrícula do Recebedor
É o campo que informa ao Sistema o Número da matrícula do Recebedor.
Campo obrigatório.
Impressora
É o campo que informa ao Sistema o endereço lógico da impressora de etiqueta de
código de barras. Campo não obrigatório
Para finalizar o cadastro do processo, clique sobre o botão
cabeçalho da tela.
no rodapé ou
14.2 Alterando um Processo
Uma alteração deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você faz a alteração necessária. Os
processos só poderão ser alterados pelos órgãos autuadores.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo cujos dados serão alterados.
O número do processo não pode ser alterado. Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a alteração, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua alteração”, faça a alteração
necessária.
Para concluir a alteração, clique novamente sobre o botão
. O Sistema
emitirá a mensagem “Registro Alterado”.
14.3 Consultando um Processo
Uma consulta deve ser feita informando ao Sistema o campo descrito abaixo.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo a ser consultado. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
tela.
Versão 1.0
no cabeçalho ou rodapé da
58
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
14.4 Excluindo o cadastro de um processo
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao sistema o
campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a exclusão. Essa opção é
de acesso exclusivo do gestor.
Número do Processo
É o campo que informa ao sistema o número do processo a ser excluído. Campo
Obrigatório
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” no botão
.
O Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
14.5 Excluindo a última tramitação de um processo.
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema o
campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a exclusão da última
tramitação. Essa opção é de acesso exclusivo do gestor.
Número do processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo cuja última tramitação será
excluída. Campo Obrigatório
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé
ou cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Exclusão da Última Tramitação” e liberará o botão
“confirma exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão da última tramitação, confirme selecionando “sim” no botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Última Tramitação Excluída...
Ok”.
14.6 Acertando o Status do Apenso
Esta operação deve ser feita em duas fases. Na primeira você informa ao Sistema o
campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a operação. Essa opção é
de acesso exclusivo do Gestor e atualiza o processo com status 1 de apenso ou 5 de
juntado, conforme o caso.
Versão 1.0
59
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo. Campo Obrigatório
Para que o Sistema permita o acerto do status de apenso, clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetua Status de Apenso” e liberará o botão
“confirma exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar o acerto do apenso, confirme selecionando “sim” no botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Correção do Apenso
Concluído”.
14.7 Acertando o Status do Principal
Esta operação deve ser feita em duas fases. Na primeira você informa ao Sistema o
campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a operação. Essa opção é
de acesso exclusivo do Gestor e atualiza o processo com status 7 de principal.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo. Campo Obrigatório
Para que o Sistema permita o acerto do status do principal, clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetua Status do Principal” e liberará o botão
“confirma exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar o acerto do principal, confirme selecionando “sim” no botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Correção do Principal
Concluída”.
14.8 Excluindo a duplicidade de Principal
Esta operação deve ser feita em duas fases. Na primeira você informa ao Sistema o
campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a operação. Essa opção é
de acesso exclusivo do Gestor e deve ser utilizada quando o processo está apenso a ele
mesmo, ou seja, há uma duplicidade que será excluída.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo. Campo Obrigatório
Para que o Sistema permita a exclusão da duplicidade de principal, clique sobre o
botão
Versão 1.0
no rodapé ou cabeçalho da tela.
60
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
O Sistema emitirá a mensagem “Efetua Exclusão de Duplicidade do Proc. Principal”
e liberará o botão “Confirma Exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” no botão
.
O Sistema emitirá a mensagem “Exclusão da Duplicidade do Principal Concluída”.
14.9 Liberando o Status de um Processo
Esta operação deve ser feita em duas fases. Na primeira você informa ao Sistema o
campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a operação. Essa opção é
de acesso exclusivo do Gestor e libera o status do processo, ou seja, limpa o status
existente no processo que pode ser 1 (apenso), 5 (juntado) ou 7 (principal).
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo. Campo Obrigatório
Para que o Sistema permita a liberação do status do processo, clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetua Liberação do Status” e liberará o botão
“Confirma Exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a liberação do status, confirme selecionando “sim” no botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Liberação do Status
Concluído”.
Versão 1.0
61
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
15
LOCALIZAÇÃO DE PROCESSOS – ROTINA 2020
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa cadastrar, alterar ou
consultar a Localização de um determinado Processo no Arquivo.
Esta rotina é tarefa exclusiva dos usuários que exerçam suas funções em Arquivo. A
visualização da informação é restrita aos usuários do Arquivo.
15.1 Incluindo a Localização de um Processo
Para incluir a localização de um Processo você deve informar ao Sistema os Campos
obrigatórios descritos abaixo.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo.
Você pode informar até 60 Processos, sendo que só o primeiro é obrigatório.
Localização
É o campo que informa ao Sistema a Localização do Processo. Campo obrigatório.
Para finalizar o cadastro da localização do processo, clique sobre o botão
rodapé ou cabeçalho da tela.
Versão 1.0
no
62
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
15.2 Alterando a Localização de um Processo
Para alterar a localização de um Processo você deve informar ao Sistema o Campo
obrigatório descrito abaixo.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo cujos dados serão alterados.
O número do processo não pode ser alterado. Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a alteração, clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua alteração”, faça a alteração
necessária.
Para concluir a alteração, clique novamente sobre o botão
. O Sistema
emitirá a mensagem “Registro Alterado”.
15.3 Consultando a Localização de um Processo
Para consultar a localização de um Processo você deve informar ao Sistema o Campo
obrigatório descrito abaixo.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
15.4 Excluindo a Localização de um Processo
Para excluir a localização de um Processo você deve informar ao Sistema o Campo
obrigatório descrito abaixo
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo. Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue a sua Exclusão” e liberará o botão
“Confirma Exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a Exclusão, confirme selecionando “sim” no botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
Versão 1.0
63
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
16
TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS – ROTINA 2050
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa tramitar, arquivar,
desarquivar ou atualizar recebimento de Processos Administrativos.
16.1 Tramitando Processos Administrativos
Para Tramitar Processos Administrativos você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios descritos abaixo.
Você pode informar até 18 Processos por tela, sendo só o primeiro obrigatório ou sempre
que um despacho for informado.
Órgão de Origem
É o campo que informa ao Sistema a Origem dos Processos, ou seja, o órgão autor da
tramitação. O campo já vem preenchido com o código do órgão do usuário que está
logado.
Órgão de Destino
É o campo que informa ao Sistema o Destino dos Processos. Campo obrigatório.
Para selecionar o órgão clique no ícone
Versão 1.0
ao lado do campo. Surgirá a seguinte tela:
64
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
•
•
•
Selecione o Órgão de Destino do processo.
Digite a descrição da unidade administrativa de destino do processo, com no
mínimo três dígitos e clique em pesquisar. O Sistema retornará a pesquisa
de acordo com os parâmetros definidos
Selecione o órgão de destino do processo. Após a seleção, o sistema
retornará automaticamente para a tela de tramitação a fim de dar
prosseguimento ao restante da tramitação.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo a ser Tramitado. Campo
obrigatório.
Código de Despacho
É o campo que informa ao Sistema o Número do Código de Despacho do Processo.
Para selecionar o despacho clique no ícone
Versão 1.0
ao lado do campo. Surgirá a seguinte tela:
65
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
•
•
Digite a descrição do despacho com no mínimo três dígitos e clique em
pesquisar. O Sistema retornará a pesquisa de acordo com os parâmetros
definidos
Selecione o código de despacho da tramitação do processo. Após a seleção,
o sistema retornará automaticamente para a tela de tramitação a fim de dar
prosseguimento ao restante da tramitação.
Data Despacho
É o campo que informa ao Sistema a Data do despacho que consta no processo. Formato
DDMMAAAA
Campo obrigatório.
Matrícula do Despacho
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do servidor que assinou o despacho.
Campo obrigatório.
Para finalizar a tramitação clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Tramitação Concluída e
Criada a Guia de Remessa Nxxxxxxx” e liberará os botões “Imprimir Guia de
Remessa” e “Imprimir Termo de Responsabilidade” no cabeçalho da tela.
Para efetuar a impressão da guia de remessa clique sobre o botão
. Caso o destinatário da tramitação seja um órgão “Processo em
Mãos do Servidor” e houver necessidade de imprimir o termo de
responsabilidade, clique sobre o botão
. O Sistema exibirá a
caixa de diálogo abaixo.
Digite o endereço lógico da sua impressora e clique em ok. O Sistema emitirá
a mensagem “Relatório de Guia de Remessa já Impresso” ou “Relatório de
Termo de Responsabilidade já Impresso”, conforme o caso.
Após a impressão da guia de remessa ou do Termo de Responsabilidade, será
liberado o botão de “cadastro de despacho complementar”.
Para cadastrar um despacho complementar clique sobre o botão
e siga os procedimentos descritos no item 30.1.
Observação: A numeração da guia é automática e sequencial por órgão. O número da
guia gerada será informado pelo Sistema no cabeçalho da tela.
Na necessidade de uma guia com mais de 18 processos para um mesmo destino, o
usuário deverá efetuar transmissões subsequentes que deverão ocorrer da mesma
Versão 1.0
66
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
origem para o mesmo destino, na mesma data e no máximo dentro de 60 minutos após a
primeira transmissão. A partir da segunda transmissão o campo guia deve ser preenchido
com 999999.
16.2 Arquivando Processos Administrativos
Para Arquivar Processos Administrativos você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios descritos no item 16.1.
Para finalizar o arquivamento clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho
da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Arquivamento Concluído e Criada a Guia
de Remessa Nxxxxxxx” e liberará os botões “Imprimir Guia de Remessa” e
“Imprimir Termo de Responsabilidade” no cabeçalho da tela.
Para efetuar a impressão da guia de remessa clique sobre o botão
.
Caso o destinatário da tramitação seja um órgão “Processo em Mãos do Servidor”
e houver necessidade de imprimir o termo de responsabilidade, clique sobre o
botão
. O Sistema exibirá a caixa de diálogo abaixo.
Digite o endereço lógico da sua impressora e clique em ok. O Sistema emitirá a
mensagem “Relatório de Guia de Remessa já Impresso” ou “Relatório de Termo de
Responsabilidade já Impresso”, conforme o caso.
Após a impressão da guia de remessa ou do Termo de Responsabilidade, será
liberado o botão de “cadastro de despacho complementar”.
Para cadastrar um despacho complementar clique sobre o botão
e siga os procedimentos descritos no item 30.1.
16.3 Desarquivando Processos Administrativos
Para Desarquivar Processos Administrativos você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios descritos no item 16.1.
Para finalizar o desarquivamento clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Desarquivamento Concluído e
Criada a Guia de Remessa Nxxxxxxx” e liberará os botões “Imprimir Guia de
Remessa” e “Imprimir Termo de Responsabilidade” no cabeçalho da tela.
Para efetuar a impressão da guia de remessa clique sobre o botão
.
Caso o destinatário da tramitação seja um órgão “Processo em Mãos do Servidor”
e houver necessidade de imprimir o termo de responsabilidade, clique sobre o
botão
. O Sistema exibirá a caixa de diálogo abaixo.
Versão 1.0
67
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Digite o endereço lógico da sua impressora e clique em ok. O Sistema emitirá a
mensagem “Relatório de Guia de Remessa já Impresso” ou “Relatório de Termo de
Responsabilidade já Impresso”, conforme o caso.
Após a impressão da guia de remessa ou do Termo de Responsabilidade, será
liberado o botão de “cadastro de despacho complementar”.
Para cadastrar um despacho complementar clique sobre o botão
e siga os procedimentos descritos no item 30.1.
16.4 Atualizando o Recebimento de Processos
Para Atualizar o Recebimento de Processos você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios descritos abaixo. A atualização da matrícula do recebedor cabe ao órgão
destinatário, salvo no caso do destino ser órgão externo ao Poder Executivo da PCRJ, ou
seja, órgãos com prefixo 30 em diante, quando então, o procedimento será efetuado pelo
remetente assim como a tramitação de volta.
Órgão de Origem
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de origem da tramitação que se
deseja atualizar. Ver Guia de Remessa. Campo obrigatório.
Órgão de Destino
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de destino da tramitação que se
deseja atualizar. Ver Guia de Remessa. Campo obrigatório.
Matrícula do Recebedor
É o campo que informa ao Sistema a matrícula da pessoa que recebeu os processos no
destino. Campo obrigatório.
Número da Guia
É o campo que informa ao Sistema o número da guia de Tramitação. Campo obrigatório.
Data da Digitação
É o campo que informa a data da digitação da tramitação, formato DDMMAAAA. Ver Guia
de Remessa. Campo obrigatório.
Data do Recebimento
É o campo que informa ao Sistema a data em que o processo foi efetivamente recebido
no órgão de destino, formato DDMMAAAA. Ver Guia de Remessa.
Versão 1.0
68
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Para finalizar a atualização do recebimento clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “OK... Todos os seus
processos foram atualizados”.
Versão 1.0
69
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
17
APENSAÇÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS – ROTINA 2060
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa Apensar, Desapensar, ou
Juntar Processos Administrativos.
Esta rotina é tarefa exclusiva dos usuários que exerçam funções de Protocolo.
17.1 Apensando Processos Administrativos
Para Apensar Processos Administrativos você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios descritos abaixo.
Processo Principal
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo ao qual os demais processos
serão Apensados. Campo obrigatório.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo a ser Apensado.
Você pode informar até 13 Processos por tela, sendo só o primeiro obrigatório ou sempre
que um Órgão de Origem for informado.
Órgão de Origem que Solicitou
É o campo que informa ao Sistema o Código do órgão de Origem da solicitação de
Apensação.
Você pode informar até 13 órgãos por tela, sendo só o primeiro obrigatório ou sempre que
um Número de Processo for informado.
Versão 1.0
70
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Data da Solicitação
É o campo que informa ao Sistema a data da solicitação de apensação.
Você pode informar até 13 datas por tela, sendo só a primeira obrigatória ou sempre que
um número de processo for informado. Formato DDMMAAAA. Campo Obrigatório.
Matrícula Responsável pela Solicitação
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do Responsável pela Solicitação de
Apensação.
Você pode informar até 13 Matrículas por tela, sendo só a primeira obrigatória ou sempre
que um Número de Processo for informado.
Para finalizar a apensação clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho
da tela. O Sistema emitirá a mensagem “OK... Apensação concluída”.
17.2 Desapensando Processos Administrativos
Para desapensar Processos Administrativos você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios descritos no item 17.1.
Para finalizar a desapensação clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “OK... Desapensação
concluída”.
17.3 Juntando Processos Administrativos
Para Juntar Processos Administrativos você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios descritos abaixo.
A juntada de Processos Administrativos é um procedimento definitivo.
Processo Principal
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo ao qual os demais processos
serão juntados. Campo obrigatório.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo a ser Juntado.
Você pode informar até 13 Processos por tela, sendo só o primeiro obrigatório ou sempre
que um Órgão de Origem for informado.
Órgão de Origem que Solicitou
É o campo que informa ao Sistema o Código do órgão de Origem da Solicitação de
Junção.
Você pode informar até 13 órgãos por tela, sendo só o primeiro obrigatório ou sempre que
um Número de Processo for informado.
Data da Solicitação
É o campo que informa ao Sistema a Data da solicitação da juntada.
Versão 1.0
71
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Você pode informar até 13 Datas por tela, sendo só a primeira obrigatória ou sempre que
um Número de Processo for informado. Formato DDMMAAAA. Campo Obrigatório
Matrícula Responsável pela Solicitação
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do Responsável pela Solicitação de
Juntada.
Você pode informar até 13 Matrículas por tela, sendo só a primeira obrigatória ou sempre
que um Número de Processo for informado.
Para finalizar a juntada, clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho da
tela. O Sistema emitirá a mensagem “OK... Juntada concluída”.
17.4 Anexando Processo Administrativo
Para anexar processos administrativos você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios abaixo. Essa opção é de acesso exclusivo do Gestor.
Processo Principal
É o campo que informa ao Sistema o número do processo ao qual os demais processos
serão anexados. Campo obrigatório.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo a ser anexado.
Você pode informar até 13 Processos por tela, sendo só o primeiro obrigatório ou sempre
que um Órgão de Origem for informado.
Órgão de Origem que Solicitou
É o campo que informa ao Sistema o Código do órgão de Origem da Solicitação de
anexação.
Você pode informar até 13 órgãos por tela, sendo só o primeiro obrigatório ou sempre que
um Número de Processo for informado.
Data da Solicitação
É o campo que informa ao Sistema a Data da solicitação de anexação. Formato
DDMMAAAA.
Você pode informar até 13 Datas por tela, sendo só a primeira obrigatória ou sempre que
um Número de Processo for informado.
Matrícula Responsável pela Solicitação
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do Responsável pela Solicitação de
anexação.
Você pode informar até 13 Matrículas por tela, sendo só a primeira obrigatória ou sempre
que um Número de Processo for informado.
Versão 1.0
72
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Para finalizar a anexação clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho
da tela. O Sistema emitirá a mensagem “OK... Anexação concluída”.
17.5 Desanexando Processos Administrativos
Para desanexar processos administrativos você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios descritos no item 17.4. Essa opção é de acesso exclusivo do Gestor.
Para finalizar a desanexação clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “OK... Desanexação concluída”.
17.6 “Desjuntando” Processos Administrativos
Para desjuntar processos administrativos você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios descritos no item 17.3. Essa opção é de acesso exclusivo do Gestor.
Para finalizar a desjuntada clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho
da tela. O Sistema emitirá a mensagem “OK... Desjuntada concluída”.
17.7 Excluindo um registro
Para excluir um registro você deve informar ao Sistema os campos obrigatórios descritos
no item 17.1. Essa opção é de acesso exclusivo do Gestor.
Para finalizar a exclusão clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho da
tela. O Sistema emitirá a mensagem “OK... Exclusão concluída”.
17.8 Corrigindo o status de um processo principal apenso
Para corrigir o status de um processo principal apenso você deve informar ao Sistema os
campos obrigatórios descritos no item 17.1. Essa opção é de acesso exclusivo do Gestor.
Para finalizar a correção clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “OK... Correção do Status do
Pr(apenso).
Versão 1.0
73
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
18
TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS DO CASS – ROTINA 2070
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa incluir, alterar ou consultar
uma Tramitação de Documento do CASS.
18.1 Tramitando Documentos do CASS
Para Tramitar Documentos do CASS você deve informar ao Sistema pelo menos os
campos obrigatórios descritos abaixo.
Turno
É o campo que informa ao Sistema o Turno em que foi feita a Tramitação.
obrigatório.
Clique no botão para selecionar o turno.
Campo
Data Remessa
É o campo que informa ao Sistema a Data da Tramitação do Documento do CASS.
Formato DDMMAAAA.
Campo obrigatório.
Órgão de Origem
É o campo que informa ao Sistema a Origem dos Documentos. O campo já vem
preenchido automaticamente com o código do usuário logado. Ver Tabela de Órgão.
Campo obrigatório.
Versão 1.0
74
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Órgão de Destino
É o campo que informa ao Sistema o Destino dos Documentos. Ver Tabela de Órgão.
Campo obrigatório.
Número do CASS
É o campo que informa ao Sistema o Número do Documento do CASS.
Você pode informar até 11 Números por tela, sendo só o primeiro obrigatório ou sempre
que um Tipo for informado.
Tipo
É o campo que informa ao Sistema o Tipo de Documento. Ver Tabela de Tipo de
Documento.
Você pode informar até 11 Tipos por tela, sendo só o primeiro obrigatório ou sempre que
um Número do CASS for informado.
Número do Documento
É o campo que informa ao Sistema o Número do Documento Apresentado. Você pode
informar até 11 Números por tela, sendo só o primeiro obrigatório ou sempre que um
Número do CASS for informado.
Nome do Requerente
É o campo que informa ao Sistema o Nome do Requerente. Você pode informar até 11
Nomes por tela, sendo só o primeiro obrigatório ou sempre que um Número do CASS for
informado.
Para finalizar a tramitação do documento do CASS, clique sobre o botão
rodapé ou cabeçalho da tela.
no
18.2 Alterando Documentos do CASS
Uma alteração deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você faz a alteração necessária,
observando a descrição dos campos no item 18.1.
Número do CASS
É o campo que informa ao Sistema o Número do Documento do CASS, a ser alterado.
Você pode informar até um número por vez. Campo Obrigatório.
Para que o Sistema permita a alteração, clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua alteração”, faça a alteração
necessária.
Para concluir a alteração, clique novamente sobre o botão
. O Sistema
emitirá a mensagem “Registro Alterado”.
Versão 1.0
75
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
18.3 Consultando Documentos do CASS
Para consultar uma Tramitação de Documentos do CASS você deve informar ao Sistema
os campos descritos abaixo.
Turno
É o campo que informa ao Sistema o Turno em que foi feita a Tramitação.
obrigatório.
Clique no botão para selecionar o turno.
Campo
Data Remessa
É o campo que informa ao Sistema a Data da Tramitação do Documento do CASS.
Formato DDMMAAAA
Campo obrigatório.
Órgão de Origem
É o campo que informa ao Sistema a Origem dos Documentos. Ver Tabela de Órgão.
Campo obrigatório.
Órgão de Destino
É o campo que informa ao Sistema o Destino dos Documentos. Ver Tabela de Órgão.
Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
76
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
19 CADASTRO DE DOCUMENTOS - ROTINA 2080
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa cadastrar, alterar, excluir ou
consultar um determinado Documento.
Formatos da Chave Principal do Documento
Tipo de Documento:
99
Válido de 2 a 87:
Número do Documento:
999999 9999
Ano do Documento (4 dígitos)
Sequencial numérico
19.1 Incluindo um Documento
Para incluir um Documento você deve informar ao Sistema pelo menos os campos
obrigatórios descritos abaixo.
Versão 1.0
77
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Tipo de Documento
É o campo que informa ao Sistema o Tipo de Documento que será incluído, como descrito
no Formato da Chave. Campo obrigatório.
Digite o código do tipo de documento. Se preferir, clique no botão para selecionar o tipo
de documento.
Número do Documento
É o campo que informa ao Sistema a Número do Documento. Os quatro últimos dígitos
indicam o ano do Documento. Não deve ser colocada a barra "/". Campo obrigatório.
Órgão do Documento
É o campo que informa ao Sistema o órgão responsável pelo Documento. Campo
obrigatório.
Para selecionar o órgão clique no ícone
Versão 1.0
ao lado do campo. Surgirá a seguinte tela:
78
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
•
•
•
Selecione a secretaria do documento
Digite a descrição do órgão responsável pelo documento, com no mínimo
três dígitos e clique em pesquisar. O Sistema retornará a pesquisa de
acordo com os parâmetros definidos
Selecione o órgão responsável pelo documento. Após a seleção o sistema
retornará automaticamente para a tela de cadastro a fim de dar
prosseguimento ao restante do registro.
Data do Documento
É o campo que informa ao Sistema a data de criação do Documento. O ano da Data deve
ser o mesmo do Número do Documento. Formato DDMMAAAA. Campo obrigatório.
Número Externo
É o campo que informa ao Sistema o Número Externo que deu origem ao Documento.
Deverá ser sempre utilizado nos Documentos cujo campo “órgão do documento” for
preenchido com 7777777. Campo não obrigatório.
Processo do Tesouro
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo do Tesouro utilizado para
comprovação de pagamento junto à rede bancária. Campo não obrigatório.
Nome / Requerente
É o campo que informa ao Sistema o Nome / Requerente a que se refere o documento.
Campo obrigatório.
Endereço
É o campo que informa ao Sistema o Endereço do Nome / Requerente a que se refere o
documento. Campo não obrigatório.
Número
É o campo que informa ao Sistema o Número do Imóvel do Nome / Requerente a que se
refere o documento. Campo não obrigatório.
Complemento
É o campo que informa ao Sistema o Complemento do Endereço do Imóvel do Nome /
Requerente a que se refere o documento. Campo não obrigatório.
CEP
É o campo que informa ao Sistema o CEP do Imóvel do Nome / Requerente a que se
refere o documento. Campo não obrigatório.
Bairro
É o campo que informa ao Sistema o Bairro onde está localizado o Imóvel do Nome /
Requerente a que se refere o documento. Campo não obrigatório.
Versão 1.0
79
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
R.A.
É o campo que informa ao Sistema o Código da Região Administrativa onde está
localizado o Imóvel do Nome / Requerente a que se refere o documento. Campo não
obrigatório.
A.P.
É o campo que informa ao Sistema o Código da Área de Planejamento onde está
localizado o Imóvel do Nome / Requerente a que se refere o documento. Campo não
obrigatório.
Código do Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Assunto que deu origem ao Documento. Campo
obrigatório.
Para selecionar o assunto clique no ícone
•
•
•
ao lado do campo. Surgirá a seguinte tela:
Selecione a categoria do assunto, digite a descrição com no mínimo três
dígitos e clique em pesquisar. O Sistema retornará a pesquisa de acordo
com os parâmetros definidos
Se preferir poderá digitar diretamente a descrição, sem selecionar
previamente a categoria.
Selecione o assunto do documento. Após a seleção o sistema retornará
automaticamente para a tela de cadastro a fim de dar prosseguimento ao
restante do registro.
Assunto Complementar
É o campo que informa ao Sistema um Complemento do Assunto. Campo não obrigatório.
Confidencial
É o campo que informa ao Sistema se o documento é sigiloso. Se o campo for marcado, o
documento é sigiloso.
Versão 1.0
80
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
19.2 Alterando um Documento
Uma alteração deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente os três campos descritos abaixo. Na segunda fase você faz a alteração
necessária, observando a descrição dos campos no item 19.1.
Tipo de Documento
É o campo que informa ao Sistema o Tipo de Documento que será Alterado, como
descrito no Formato da Chave. Campo obrigatório.
Número do Documento
É o campo que informa ao Sistema o Número do Documento. Os quatro últimos dígitos
indicam o ano do Documento. Não deve ser colocada a barra "/". Campo obrigatório.
Órgão do Documento
É o campo que informa ao Sistema o órgão responsável pelo Documento. Campo
obrigatório.
Para que o Sistema permita a alteração, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua alteração”, faça a alteração
necessária.
Para concluir a alteração, clique novamente sobre o botão
. O Sistema
emitirá a mensagem “Registro Alterado”.
19.3 Excluindo um Documento
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente os três campos descritos abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a sua
exclusão.
Tipo de Documento
É o campo que informa ao Sistema o Tipo de Documento que será Excluído, como
descrito no Formato da Chave. Campo obrigatório.
Número do Documento
É o campo que informa ao Sistema o Número do Documento. Os quatro últimos dígitos
indicam o ano do Documento. Não deve ser colocada a barra "/". Campo obrigatório.
Órgão do Documento
É o campo que informa ao Sistema o órgão responsável pelo Documento. Campo
obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
cabeçalho da tela.
Versão 1.0
no rodapé ou
81
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” no botão
.
O Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
19.4 Consultando o cadastro de um Documento
Uma consulta deve ser feita informando ao Sistema somente os três campos descritos
abaixo.
Tipo de Documento
É o campo que informa ao Sistema o Tipo de Documento que será consultado, como
descrito no Formato da Chave. Campo obrigatório.
Número do Documento
É o campo que informa ao Sistema o Número do Documento. Os quatro últimos dígitos
indicam o ano do Documento. Não deve ser colocada a barra "/". Campo obrigatório.
Órgão do Documento
É o campo que informa ao Sistema o órgão responsável pelo Documento. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
19.5 Excluindo Fisicamente o Cadastro de um Documento.
Para excluir o cadastro de um Documento, você deve informar ao Sistema os campos
descritos no item 19.3. Essa opção é de acesso exclusivo do Gestor.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé
ou cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” clicando sobre o botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
19.6 Excluindo a Última tramitação de um Documento.
Para excluir a última tramitação de um documento, você deve informar ao Sistema os
campos descritos no item 19.3. Essa opção é de acesso exclusivo do Gestor.
Versão 1.0
82
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé
ou cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Exclusão da Última Tramitação” e liberará o botão
“confirma exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão da última tramitação, confirme selecionando “sim” clicando
sobre o botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Última
Tramitação Excluída...Ok”.
19.7 Liberando um Documento de um Processo.
Para liberar um documento de um processo, você deve informar ao Sistema os campos
descritos no item 19.3. Essa opção é de acesso exclusivo do Gestor.
Para que o Sistema permita a liberação do documento do processo, clique sobre o
botão
no rodapé ou cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue a liberação do Processo” e liberará o botão
“confirma exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a liberação do documento do processo, confirme selecionando “sim”
clicando sobre o botão
. O Sistema emitirá a mensagem
“Liberação do Processo Concluído”.
Versão 1.0
83
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
20
TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS – ROTINA 2090
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa tramitar, arquivar,
desarquivar ou atualizar recebimento de Documentos.
20.1 Tramitando Documentos
Para Tramitar Documentos você deve informar ao Sistema pelo menos os campos
obrigatórios descritos abaixo. Você pode informar até 14 documentos por tela sendo só o
primeiro obrigatório.
Origem
É o campo que informa ao Sistema a origem do documento, ou seja, o órgão autor da
tramitação. O campo já vem preenchido com o código do órgão do usuário logado. Ver
Tabela de Órgão. Campo Obrigatório.
Destino
É o campo que informa ao Sistema o órgão de destino dos documentos. Ver Tabela de
órgão. Campo obrigatório.
Para selecionar o órgão clique no ícone
Versão 1.0
ao lado do campo. Surgirá a seguinte tela:
84
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
•
•
•
Selecione o Órgão de Destino do documento.
Digite a descrição da unidade administrativa de destino do documento, com
no mínimo três dígitos e clique em pesquisar. O Sistema retornará a
pesquisa de acordo com os parâmetros definidos
Selecione o órgão de destino do documento. Após a seleção, o sistema
retornará automaticamente para a tela de tramitação a fim de dar
prosseguimento ao restante da tramitação.
Data Remessa
É o campo que informa ao Sistema a Data da Tramitação. Formato DDMMAAAA. Campo
obrigatório.
Tipo de Documento
É o campo que informa ao Sistema o Tipo de Documento que será Tramitado, como
descrito no Formato da Chave. Consultar rotina 3220. Campo Obrigatório.
Número do Documento
É o campo que informa ao Sistema o Número do Documento. Os quatro últimos dígitos
indicam o ano do Documento. Não deve ser colocada a barra "/". Campo Obrigatório.
Órgão do Documento
É o campo que informa ao Sistema o órgão responsável pelo Documento. Campo
Obrigatório.
Código de Despacho
É o campo que informa ao Sistema o Número do Código de Despacho do Documento.
Campo Obrigatório.
Para selecionar o despacho clique no ícone
Versão 1.0
ao lado do campo. Surgirá a seguinte tela:
85
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
•
•
Digite a descrição do despacho com no mínimo três dígitos e clique em
pesquisar. O Sistema retornará a pesquisa de acordo com os parâmetros
definidos
Selecione o código de despacho da tramitação do documento. Após a
seleção, o sistema retornará automaticamente para a tela de tramitação a
fim de dar prosseguimento ao restante da tramitação.
Para finalizar a tramitação clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Tramitação Concluída e
Criada a Guia de Remessa Nxxxxxxx” e liberará o botão “Imprimir Guia de
Remessa” no cabeçalho da tela.
Para efetuar a impressão da guia de remessa clique sobre o botão
. O Sistema exibirá a caixa de diálogo abaixo.
Digite o endereço lógico da sua impressora e clique em ok. O Sistema emitirá
a mensagem “Relatório de Guia de Remessa já Impresso”.
Observação: A numeração da guia é automática e sequencial por órgão. O número da
guia gerada será informado pelo Sistema no cabeçalho da tela.
20.2 Arquivando Documentos
Para Arquivar um Documento você deve informar ao Sistema os campos obrigatórios
descritos no item 20.1.
Para finalizar o arquivamento clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Arquivamento Concluído e
Versão 1.0
86
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Criada a Guia de Remessa Nxxxxxxx” e liberará o botão “Imprimir Guia de
Remessa” no cabeçalho da tela.
Para efetuar a impressão da guia de remessa clique sobre o botão
. O Sistema exibirá a caixa de diálogo abaixo.
Digite o endereço lógico da sua impressora e clique em ok. O Sistema emitirá
a mensagem “Relatório de Guia de Remessa já Impresso”.
20.3 Desarquivando Documentos
Para Desarquivar um Documento você deve informar ao Sistema os campos obrigatórios
descritos no item 20.1.
Para finalizar o desarquivamento clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Desarquivamento
Concluído e Criada a Guia de Remessa Nxxxxxxx” e liberará o botão “Imprimir
Guia de Remessa” no cabeçalho da tela.
Para efetuar a impressão da guia de remessa clique sobre o botão
. O Sistema exibirá a caixa de diálogo abaixo.
Digite o endereço lógico da sua impressora e clique em ok. O Sistema emitirá
a mensagem “Relatório de Guia de Remessa já Impresso”.
20.4 Atualizando Recebimento de Documentos
Para Atualizar o Recebimento de Documentos você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios descritos abaixo.
Origem
É o campo que informa ao Sistema a origem dos documentos, ou seja, o órgão autor da
tramitação. Ver guia de remessa. Campo Obrigatório.
Destino
É o campo que informa ao Sistema o Destino dos Documentos. Ver guia de remessa.
Campo Obrigatório.
Versão 1.0
87
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Data Remessa
É o campo que informa ao Sistema a Data da Tramitação. Formato DDMMAAAA.Ver guia
de remessa Campo Obrigatório.
Número da Guia
É o campo que informa ao Sistema o Número da Guia da Tramitação. Ver guia de
remessa. Campo Obrigatório.
Matrícula do Recebedor
É o campo que informa ao Sistema a matrícula da pessoa que recebeu os Documentos
no destino. Ver guia de remessa. Campo Obrigatório.
Data do Recebimento
É o campo que informa ao Sistema a data em que o documento foi efetivamente recebido
no órgão de destino, formato DDMMAAAA. Ver Guia de Remessa. Campo obrigatório.
Para finalizar a atualização do recebimento clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a
mensagem “OK... Todos os seus documentos foram atualizados”.
Versão 1.0
88
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
21
CADASTRO DE FATURAS – ROTINA 2100
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa cadastrar, alterar, excluir ou
consultar um determinado processo que se refere ao pagamento de faturas/notas fiscais.
21.1 Incluindo uma Fatura
Para incluir uma Fatura/Nota Fiscal você deve informar ao Sistema pelo menos os
Campos obrigatórios descritos abaixo.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo de Pagamento de Fatura.
Campo obrigatório.
CNPJ
É o campo que informa ao Sistema o Número do CNPJ da pessoa jurídica que emitiu a
fatura ou Nota Fiscal. Campo obrigatório.
Processo Instrutivo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo instrutivo que deu origem ao
processo de pagamento de faturas. Campo obrigatório.
Número da Fatura ou Nota Fiscal
É o campo que informa ao Sistema o Número da Fatura ou da Nota Fiscal. Campo
obrigatório.
Versão 1.0
89
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Data Emissão - Vencimento
É o campo que informa ao Sistema a Data de Emissão ou vencimento da fatura/nota
fiscal.
Valor
É o campo que informa ao Sistema o Valor da Fatura ou Nota Fiscal. Campo obrigatório.
Competência
É o campo que informa ao Sistema o mês de Competência da fatura/nota fiscal. Formato
MMAAAA.
Data Início
É o campo que informa ao Sistema a Data Inicial da Competência da fatura/nota fiscal.
Data Fim
É o campo que informa ao Sistema a Data Final da Competência da fatura/nota fiscal.
Para finalizar o cadastro da fatura, clique sobre o botão
cabeçalho da tela.
no rodapé ou
21.2 Alterando uma Fatura
Nesta opção somente é permitido alterar os campos data de vencimento e valor.
Uma alteração deve ser feita em duas fases. Na primeira fase, você deve informar ao
Sistema somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você faz a alteração
necessária.
Caso o número da fatura esteja incorreto, deve-se efetuar o seguinte procedimento:
excluir essa fatura e depois incluir a fatura correta.
Nesta opção também é permitido incluir novas faturas a um determinado processo.
Número do Processo
É o campo que informa ao sistema o Número do Processo de Pagamento da Fatura.
Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a alteração, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua alteração”, faça a alteração
necessária.
Para concluir a alteração, clique novamente sobre o botão
. O Sistema
emitirá a mensagem “Registro Alterado”.
Versão 1.0
90
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
21.3 Excluindo uma Fatura
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase, você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma a sua exclusão
somente para as faturas cadastradas indevidamente, apagando da tela as faturas que
deverão permanecer cadastradas.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo de Pagamento de Fatura, no
qual está relacionada a fatura/nota fiscal que deverá ser excluída. Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” sobre o botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
21.4 Consultando uma Fatura
Para consultar uma Fatura/Nota Fiscal você deve informar ao Sistema o campo
obrigatório descrito abaixo.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo de Pagamento da Fatura.
Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
91
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
22 MANUTENÇÃO DE TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS – ROTINA 2130
Nesta fase o Sistema receberá informações para corrigir tramitações. A manutenção da
tramitação deve ser feita informando ao sistema os campos obrigatórios descritos abaixo,
além dos campos que serão corrigidos. É possível corrigir um processo por vez.
Essa rotina é de acesso exclusivo do Gestor do Sistema
22.1 Corrigindo uma Tramitação
Para corrigir uma tramitação você deve informar ao Sistema os campos obrigatórios
descritos abaixo.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo cuja tramitação será corrigida.
Campo obrigatório
Seqüência
É o campo que informa ao Sistema o número da Seqüência de tramitação que será
corrigida. Campo Obrigatório
Para efetuar a alteração, clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho da
tela. O Sistema emitirá a mensagem “Manutenção da Tramitação, concluída com
sucesso”.
Versão 1.0
92
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
23 VINCULAÇÃO INSCRIÇÃO IMOBILIÁRIA AO PROCESSO – ROTINA 2140
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa incluir, excluir ou consultar os
registros referentes à vinculação de Inscrições Imobiliárias/Processos.
23.1 Incluindo Registros
Para registrar dados, você deve informar ao Sistema pelo menos os campos obrigatórios
descritos abaixo.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo. Campo obrigatório.
Inscrição Inicial/Final
São campos que informam ao Sistema os números das inscrições imobiliárias que serão
vinculadas a um determinado processo.
Caso as inscrições refiram-se a uma sequência numérica em que todo o intervalo será
vinculado, deve-se preencher o Campo Inscrição Inicial com o primeiro número do
intervalo, o campo Inscrição Final com o último número do intervalo e marcar o campo
“gerar sequência” com
. Você poderá informar até 39 sequências.
Caso as inscrições a serem vinculadas não se tratarem de uma sequência, os números
das inscrições devem ser registrados, sem distinção, nos campos Inscrição Inicial e
Inscrição Final, e o campo Sequência não deve ser preenchido.
Você poderá informar até 78 inscrições.
Versão 1.0
93
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Gerar Sequência
É o campo que informa ao Sistema se as Inscrições referem-se a uma sequência. Deve
ser marcado com
, se for o caso. Você pode informar até 39 Sequências.
Para finalizar a vinculação da inscrição imobiliária, clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Registro Incluído”.
23.2 Excluindo Registros
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema os
campos descritos abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a sua exclusão.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo. Campo obrigatório.
Inscrição Inicial
É o campo que informa ao Sistema o Número da Inscrição a ser excluída. Você somente
poderá excluir a vinculação de uma inscrição por vez.
No caso de exclusão de uma sequência, informe a Inscrição Inicial e a Inscrição Final e
preencha o campo “Gerar sequência” com
. Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão da vinculação da inscrição imobiliária,
clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho da tela.
O Sistema liberará o botão “confirma exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” clicando sobre o botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
23.3 Consultando Registros
Uma consulta deve ser feita informando ao Sistema somente o campo descrito abaixo.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
94
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
24 SOLICITAÇÃO DE DESARQUIVAMENTO DE PROCESSO – ROTINA 2150
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa cadastrar uma solicitação de
desarquivamento de processos.
24.1 Incluindo uma Solicitação de Desarquivamento
Para cadastrar uma solicitação de desarquivamento você deve informar ao Sistema os
campos obrigatórios descritos abaixo.
Você pode informar até 18 Processos por tela, sendo só o primeiro obrigatório.
Número Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo que será desarquivado.
Campo obrigatório.
Data da Solicitação
É o campo que informa ao Sistema a data da solicitação do desarquivamento. Campo
Obrigatório
Matrícula do Solicitante
É o campo que informa ao Sistema o Número da matrícula do servidor que solicitou o
desarquivamento do processo. Campo obrigatório.
Versão 1.0
95
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Matrícula do Responsável pela Autorização
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do servidor que autorizou o cadastro da
solicitação de desarquivamento de processo, conforme art. 82 do Decreto 2477/80,
republicado pelo Dec. 13.150/94. Essa matrícula deve ser preenchida informando o
respectivo prefixo. Os prefixos autorizados são: 11, 21, 31, 41, 45, 60, 70, 71, 72, 73, 74 e
75. Campo obrigatório.
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório.
Para finalizar a Solicitação de Desarquivamento, clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Solicitação incluída
com sucesso”.
24.2 Excluindo uma Solicitação de Desarquivamento
Para excluir uma solicitação de desarquivamento você deve informar ao Sistema os
campos obrigatórios abaixo. Você poderá excluir somente um registro de cada vez.
Número Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo cuja solicitação de
desarquivamento será excluída.
Campo obrigatório.
Matrícula do Responsável pela Autorização
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do servidor que autorizou a exclusão da
solicitação de desarquivamento. Essa matrícula deve ser preenchida informando o
respectivo prefixo. Os prefixos autorizados são: 11, 21, 31, 41, 45, 60, 70, 71, 72, 73, 74 e
75. Campo obrigatório.
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório.
Para excluir a Solicitação de Desarquivamento, clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Solicitação excluída
com sucesso”.
Versão 1.0
96
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
25 VINCULAÇÃO NÚMERO DE FOLHAS DO PROCESSO – ROTINA 2160
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa incluir, alterar, excluir ou
consultar os registros referentes ao Comprovante de Previdência e Legalidade do Tribunal
de Contas dos Processos de Aposentadoria.
25.1 Incluindo Registros
Para registrar dados, você deve informar ao Sistema pelo menos os campos obrigatórios
descritos abaixo.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo a ser registrado
Você pode informar até 15 processos por tela, sendo só o primeiro obrigatório.
Número de Folhas
É o campo que informa ao Sistema o Número de Folhas do Processo.
COMPREV
É o campo que informa ao Sistema a existência de Compensação Previdenciária no
Processo.
Clique no botão para selecionar “sim” se houver compensação e “não” se não houver
compensação previdenciária.
Versão 1.0
97
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Data do D.O.
É o campo que informa ao Sistema a data da publicação no Diário Oficial da Legalidade
do processo de aposentadoria pelo Tribunal de Contas do Rio de Janeiro.
Número do Livro e Folha
São os campos que informam ao Sistema o Número do Livro e da Folha em que foi
registrada a Legalidade pelo TCMRJ.
Para finalizar o registro, clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho da
tela. O Sistema emitirá a mensagem “Registro Incluído”.
25.2 Alterando Registros
Uma alteração deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente os dois campos descritos abaixo. Na segunda fase você faz a alteração
necessária observando a descrição dos campos no item 25.1.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo a ser alterado. Campo
obrigatório.
Para que o Sistema permita a alteração, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua alteração”, faça a alteração
necessária.
Para concluir a alteração, clique novamente sobre o botão
. O Sistema
emitirá a mensagem “Alteração Efetuada”.
25.3 Excluindo Registros
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a sua exclusão.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo cujo registro de legalidade será
excluído. Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão do registro, clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” clicando sobre o botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
Versão 1.0
98
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
25.4 Consultando Registros
Uma consulta deve ser feita informando ao Sistema somente o campo descrito abaixo.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo a ser consultado. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
99
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
26 CADASTRO DE PROCESSOS MICROFILMADOS – ROTINA 2170
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa incluir, alterar, excluir ou
consultar os registros referentes à Microfilmagem de Processos.
26.1 Incluindo Registros
Para registrar dados, você deve informar ao Sistema os campos obrigatórios descritos
abaixo.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do Processo a ser registrado como
microfilmado. Você pode informar até 24 processos por tela sendo só o primeiro
obrigatório.
Filme
É o campo que informa ao Sistema o número do filme onde o processo está microfilmado.
Campo obrigatório
Fotograma/Flash
É o campo que informa ao Sistema o número do fotograma ou flash. Campo obrigatório
Para finalizar o Cadastro do processo microfilmado, clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Registro Incluído”.
Versão 1.0
100
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
26.2 Alterando Registros
Uma alteração deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você faz a alteração necessária
observando a descrição dos campos no item 26.1.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo cujo o registro de
microfilmagem será alterado. Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a alteração, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua Alteração”, faça a alteração
necessária.
Para concluir a alteração, clique novamente sobre o botão
. O Sistema
emitirá a mensagem “Alteração Efetuada”.
26.3 Excluindo Registros
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a exclusão.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo cujo registro de microfilmagem
será excluído. Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” sobre o botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Exclusão Efetuada”.
26.4 Consultando Registros
Uma consulta deve ser feita informando ao Sistema somente o campo descrito abaixo.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo a ser consultado. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
101
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
27 CADASTRO DE PROCESSOS ELIMINADOS – ROTINA 2180
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa incluir, alterar, excluir ou
consultar os registros referentes a Processos Eliminados.
Esta rotina é exclusiva dos usuários que exerçam funções relativas à gestão de
documentos (Órgãos do Sistema Municipal de Arquivo).
27.1 Incluindo Registros
Para registrar dados, você deve informar ao Sistema os campos obrigatórios descritos
abaixo.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo a ser registrado como
eliminado. Você pode informar até 30 processos por tela. Campo obrigatório.
Instrumento Legal
É o campo que informa ao Sistema o Ato legal que fundamentou a eliminação do
Processo. Campo obrigatório.
Para finalizar o cadastro de processo eliminado, clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Registro Incluído”.
Versão 1.0
102
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
27.2 Alterando Registros
Uma alteração deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente os dois campos descritos abaixo. Na segunda fase você faz a alteração
necessária observando a descrição dos campos no item 27.1.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo cujo registro de eliminação
será alterado. Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a alteração, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
Após o Sistema liberar a mensagem “Efetue sua Alteração”, faça a alteração
necessária.
Para concluir a alteração, clique novamente sobre o botão
. O Sistema
emitirá a mensagem “Registro Alterado”.
27.3 Excluindo Registros
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a exclusão.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo cujo registro de eliminado será
excluído. Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” sobre o botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Exclusão Efetuada”.
27.4 Consultando Registros
Uma consulta deve ser feita informando ao Sistema somente o campo descrito abaixo.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo a ser consultado. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
103
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
28 JUNTADA DE DOCUMENTOS – ROTINA 2190
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa incluir, excluir ou consultar os
registros referentes a Documentos Juntados.
28.1 Juntando um Documento a outro documento
Para juntar um documento a outro documento você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios descritos abaixo.
Tipo de Documento Principal
É o campo que informa ao Sistema o Tipo do Documento do documento principal. Campo
obrigatório.
Número do Documento Principal
É o campo que informa ao Sistema o número do documento principal, seguido do ano
com 4 (quatro) dígitos, formato AAAA.
Órgão Responsável do Documento Principal
É o campo que informa ao Sistema o órgão responsável pelo documento principal.
Tipo de Documento Juntado
É o campo que informa ao Sistema o Tipo do Documento que será juntado ao documento
principal.
Versão 1.0
104
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Número do Documento Juntado
É o campo que informa ao Sistema o número do documento a ser juntado, seguido do
ano com 4 (quatro) dígitos AAAA.
Órgão Responsável do Documento Juntado
É o campo que informa ao Sistema o órgão responsável do documento a ser juntado.
Para finalizar a juntada do documento, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Registro incluído com
sucesso”.
28.2 Excluindo a Juntada de um Documento
Para excluir um registro indevido, você deve informar ao Sistema os campos descritos no
item 28.1.
Para que o Sistema permita a exclusão da juntada, clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” sobre o botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído com
sucesso.”.
28.3 Consultando a Juntada de um Documento
Para consultar os documentos juntados a um documento principal você deve informar ao
Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Tipo de Documento Principal
É o campo que informa ao Sistema o Tipo do Documento principal. Campo obrigatório.
Número do Documento Principal
É o campo que informa ao Sistema o número do documento principal, seguido do ano
com 4 (quatro) dígitos AAAA.
Órgão Responsável do Documento Principal
É o campo que informa ao Sistema o órgão responsável pelo documento principal.
Para efetuar a consulta, clique com o mouse sobre o botão
Versão 1.0
.
105
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
28.4 Desjuntando um Documento
Para desjuntar um documento, você deve informar ao Sistema os campos descritos no
item 28.1. Essa opção é de acesso exclusivo do Gestor.
Para efetuar a desjuntada de um documento, clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Desjuntada efetuada
com sucesso”.
Versão 1.0
106
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
29 CADASTRO DE PROCESSOS EXTRAVIADOS – ROTINA 2200
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa incluir ou excluir os registros
referentes ao Extravio de Processos. Rotina de acesso restrito ao gestor do Sistema.
29.1 Incluindo Registros
Para Registrar dados, você deve informar ao Sistema pelo menos os campos obrigatórios
descritos abaixo.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo a ser registrado como
extraviado. Você pode informar até 60 Processos por tela, sendo só o primeiro obrigatório.
Data de Publicação
É o campo que informa ao sistema a data do D.O onde foi publicado o extravio do
processo.
Matrícula Responsável
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do servidor responsável pela informação
de extravio do processo. Campo obrigatório.
Para efetuar o cadastro de extravio do processo, clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Registro incluído”.
Versão 1.0
107
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
29.2 Excluindo Registros
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente os dois campos descritos abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a sua
exclusão.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo cujo registro de extravio será
excluído. Campo obrigatório
Matrícula Responsável
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do servidor responsável pela informação
de localização do processo. Campo Obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão do registro de extravio, clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” sobre o botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
Versão 1.0
108
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
30 DESPACHO COMPLEMENTAR/CONCLUSÃO – ROTINA 2210
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa incluir ou excluir os registros
referentes à Vinculação de despacho complementar/conclusão para processos.
A visualização da informação digitada nesta rotina estará disponível a partir da consulta
do processo na rotina 3140 (última tramitação), pelo número completa, no link disponível
na rotina 3010 e na Internet.
30.1 Incluindo Despacho Complementar
Para incluir um despacho complementar você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios descritos abaixo. O despacho complementar só pode ser incluído pelo órgão
remetente da tramitação e enquanto o recebimento não estiver atualizado. O despacho
complementar é uma informação transitória e por isso desaparece ao se efetuar nova
tramitação.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo onde será incluído o despacho
complementar. Você pode informar até 03 Processos por tela, sendo só o primeiro
obrigatório. Campo obrigatório.
Despacho Complementar
É o campo, em texto livre, que informa ao Sistema o complemento do despacho
codificado. Campo obrigatório.
Versão 1.0
109
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Para efetuar a inclusão do despacho complementar, clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem
“Incluído despacho complementar”.
30.2 Excluindo Registros
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente o campo descrito abaixo. Na segunda fase você confirma ou não a exclusão.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo. Você somente poderá
excluir o despacho complementar/conclusão de 1 (um) processo por vez. Campo
Obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” sobre o botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Registro excluído com
sucesso”.
30.3 Incluindo Conclusão
Para incluir uma conclusão você deve informar ao Sistema os campos obrigatórios
descritos abaixo. A conclusão só pode ser incluída pelo órgão destinatário da tramitação e
se o recebimento estiver atualizado. O texto da conclusão fica sempre visível.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo onde será incluída a
conclusão. Você pode informar até 03 Processos por tela, sendo só o primeiro obrigatório.
Campo obrigatório.
Despacho Complementar
É o campo, em texto livre, que informa ao Sistema a conclusão do processo. Campo
obrigatório.
Para efetuar o registro da conclusão, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Registro concluído com
sucesso”.
Versão 1.0
110
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
31
TRAMITAÇÃO INTERNA – ROTINA 2220
A Tramitação Interna é a mudança de status do processo sem que haja movimentação de
órgão. A visualização da tramitação interna estará disponível apenas na rotina 3140 e na
Internet.
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa incluir os registros referentes
à Tramitação Interna de processos.
31.1 Tramitando Internamente Processos Administrativos
Para efetuar uma tramitação interna você deve informar ao Sistema pelo menos os
campos obrigatórios abaixo. Você pode informar até 16 processos por tela, sendo só o
primeiro obrigatório.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo a ser tramitado internamente.
Campo obrigatório.
Código de Despacho
É o campo que informa ao Sistema o código do despacho que identificará a alteração da
situação do processo. Campo obrigatório.
Para selecionar o despacho clique no ícone
Versão 1.0
ao lado do campo. Surgirá a seguinte tela:
111
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
•
•
Digite a descrição do despacho com no mínimo três dígitos e clique em
pesquisar. O Sistema retornará a pesquisa de acordo com os parâmetros
definidos
Selecione o código de despacho da tramitação interna do processo. Após a
seleção, o sistema retornará automaticamente para a tela de tramitação
interna a fim de dar prosseguimento ao restante da tramitação.
Despacho Complementar
É o campo em texto livre, que informa ao Sistema o complemento do despacho
codificado. Campo não obrigatório
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório.
Para efetuar a tramitação interna, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Tramitação interna concluída”.
Versão 1.0
112
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
32
DISTRIBUIÇÃO DE PROCESSOS – ROTINA 2230
Essa Rotina permite registrar a distribuição de processos para pessoas físicas num
determinado destino.
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa incluir os registros referentes
à Distribuição de Processos.
32.1 Distribuindo Processos Administrativos
Para distribuir um processo administrativo você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios abaixo.
Você pode informar até 14 processos por tela, sendo só o primeiro obrigatório.
A distribuição de processos só é possível se a matrícula do recebedor estiver atualizada
na última tramitação.
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do funcionário para quem o processo será
distribuído. Campo obrigatório.
Clique no botão para selecionar o usuário para o qual o processo será distribuído.
Versão 1.0
113
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo a ser distribuído. Campo
obrigatório.
Data Prevista
É o campo que informa ao Sistema a data prevista para o encerramento da distribuição do
processo. Formato DDMMAAAA. Campo obrigatório.
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório.
Para efetuar a distribuição, clique sobre o botão
no cabeçalho ou rodapé
da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Distribuições efetuadas. Numero da Guia
==> xxxxx” e liberará o botão “imprimir distribuição” no cabeçalho da tela.
Para efetuar a impressão da guia de distribuição clique sobre o botão
. O Sistema exibirá caixa de diálogo solicitando informar o ano da
distribuição.
Após informar o ano da distribuição clique em ok, o sistema exibirá nova caixa de
diálogo. Digite o endereço lógico da sua impressora e clique em ok. O Sistema
emitirá a mensagem: Relatório de Guia sendo Impresso”
32.2 Excluindo uma Distribuição de Processo
A exclusão de uma distribuição de processos é feita em duas fases. Na primeira fase você
deve informar ao Sistema os campos obrigatórios abaixo. Na segunda fase você confirma
ou não a exclusão. Você só poderá excluir um registro antes que seja efetuada a
atualização do recebimento
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do funcionário para quem o processo foi
distribuído. Campo obrigatório.
Versão 1.0
114
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Clique no botão para selecionar o usuário para o qual o processo foi distribuído e cuja
distribuição será excluída.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo cujo registro de distribuição
será excluído. Campo obrigatório.
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o campo “Excluir?”
à esquerda de cada item.
Para efetuar a exclusão, marque o campo “Excluir?” com
sobre o botão
e clique novamente
. O Sistema emitirá a mensagem “Exclusões Efetuadas”.
32.3 Atualizando o Recebimento na Distribuição de Processos
Para atualizar o recebimento na distribuição de processos administrativos você deve
informar ao Sistema os campos obrigatórios abaixo.
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema o número da matrícula do funcionário para qual o
processo foi distribuído. Campo obrigatório.
Clique no botão para selecionar o usuário para o qual o processo foi distribuído e será
atualizado.
Número da Guia de Distribuição
É o campo que informa ao Sistema o número da guia de distribuição. O número da guia é
gerado automaticamente pelo Sistema no momento da distribuição. Campo obrigatório
Data da Distribuição
É o campo que informa ao Sistema a data da distribuição do processo. Formato
DDMMAAAA. Campo obrigatório.
Versão 1.0
115
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Data do Recebimento
É o campo que informa ao Sistema a data do recebimento do processo distribuído.
Formato DDMMAAAA. Deve ser preenchido pelo funcionário para o qual o processo foi
distribuído. Campo obrigatório.
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório.
Para finalizar a atualização do recebimento clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Recebimentos
efetuados”.
32.4 Encerrando a Distribuição de Processos
Para encerrar a Distribuição de Processos você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios abaixo. O encerramento da distribuição de processos é obrigatório. O
processo distribuído só poderá ser tramitado novamente após o encerramento da
distribuição.
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema o número da matrícula do funcionário para qual o
processo foi distribuído. Campo obrigatório.
Clique no botão para selecionar o usuário para o qual o processo foi distribuído e será
encerrado.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo cuja distribuição será
encerrada. Campo obrigatório.
Data do Encerramento
É o campo que informa ao Sistema a data do encerramento da distribuição do processo.
Formato DDMMAAAA. Campo obrigatório.
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório.
Para finalizar o encerramento da distribuição clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Encerramentos
efetuados. Número da guia ==>xxx” e liberará o botão “Imprimir Encerramento” no
cabeçalho da tela.
Versão 1.0
116
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Para efetuar a impressão da guia de encerramento clique sobre o botão
. O Sistema exibirá caixa de diálogo solicitando informar o ano da
distribuição.
Após informar o ano da distribuição clique em ok, o sistema exibirá nova caixa de
diálogo. Digite o endereço lógico da sua impressora e clique em ok. O Sistema
emitirá a mensagem: Relatório de Guia sendo Impresso”
Versão 1.0
117
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
33 CADASTRO DE EXECUÇÕES BATCHS – ROTINA 2240
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa incluir solicitações de
execução Batchs para geração de arquivos e relatórios. O produto pode ser um relatório
predefinido ou não. Essa Rotina é de acesso exclusivo do Gestor.
33.1 Solicitando uma execução pré-definida
Para solicitar uma execução pré-definida você deve informar ao Sistema todos os campos
do conjunto “Relatórios pré-definidos”, conforme as orientações do Manual de Relatórios.
Matrícula Responsável
É o campo que informa ao Sistema o número da matrícula do responsável pela
solicitação. Campo Obrigatório
Para finalizar a solicitação clique sobre o botão
tela. O Sistema gerará um número de O.S.
Versão 1.0
no rodapé ou cabeçalho da
118
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
33.2 Solicitando uma execução não definida
Devem ser preenchidos os campos necessários para a execução do relatório desejado,
de acordo com as combinações disponíveis e permitidas pelo programa. Neste caso não
podem ser preenchidos os campos do conjunto “Relatórios pré-definidos”.
Matrícula Responsável
É o campo que informa ao Sistema o número da matrícula do responsável pela
solicitação. Campo Obrigatório.
Para finalizar a solicitação clique sobre o botão
tela. O Sistema gerará um número de O.S.
no rodapé ou cabeçalho da
33.3 Excluindo uma Solicitação de execução
A exclusão de uma solicitação deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você deve
informar ao Sistema o campo obrigatório abaixo, na segunda fase você confirma ou não a
exclusão.
Número Solicitação
É o campo que informa ao Sistema o número da solicitação a ser excluída. Campo
Obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” sobre o botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Registro Excluído”.
33.4 Consultando uma solicitação
É possível consultar uma solicitação através do número de solicitação ou a partir da data.
Para consultar uma solicitação você deve informar ao Sistema os campos obrigatórios
abaixo:
Consulta por Data
É o campo que informa ao Sistema a Data cujas solicitações serão pesquisadas.
O Sistema mostrará uma solicitação de cada vez. Devem-se fazer transmissões
sucessivas para visualizar cada solicitação do dia selecionado. Formato DDMMAAAA.
Campo obrigatório no caso de consulta por Data.
Versão 1.0
119
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Consulta por Número da Solicitação
É o campo que informa ao Sistema o número da solicitação que será pesquisada.
Campo Obrigatório no caso de consulta por número de O.S.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
. O Sistema emitirá a
mensagem “Solicitação providenciada p/ execução” ou “Consulta de solicitação
excluída” ou “Solicitação já processada”, dependendo da condição da O.S.
33.5 Limpando a Tela
Para limpar os campos da tela, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
120
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
34 CADASTRO DE VOLUMES DE PROCESSO – ROTINA 2250
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa incluir, excluir ou consultar
registros referentes a volumes de processo.
Para efetuar essas operações é necessário que o processo esteja com o recebimento
atualizado e com carga para o órgão do usuário responsável pela operação.
A quantidade de volumes de um processo será visualizada na Rotina 3010 e na guia de
remessa impressa.
Esta rotina é tarefa exclusiva dos usuários que exercem funções de Protocolo.
34.1 Incluindo Volumes
Para cadastrar volumes em processos, você deve informar ao Sistema os campos abaixo.
Somente devem ser cadastrados os volumes já encerrados.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo que será desmembrado em
volumes. Campo obrigatório
Número do Volume
É o campo que informa ao Sistema o número do volume a ser cadastrado. Campo
obrigatório
Versão 1.0
121
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Número da Folha Inicial
É o campo que informa ao Sistema o número da primeira folha do volume a ser
cadastrado. No caso do primeiro volume, o campo deve ser preenchido com o número 2
(dois). Campo obrigatório
Número Folha Final
É o campo que informa ao Sistema o número da última folha do volume a ser cadastrado.
Campo obrigatório.
Observação: O intervalo entre a folha inicial e final deve ser de 300 folhas, havendo
tolerância de 30 folhas para mais e 40 folhas para menos.
Órgão Solicitante
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão que solicitou o desmembramento
do processo. Campo obrigatório
Data da Solicitação
É o campo que informa ao Sistema a data da solicitação do desmembramento do
processo em volumes. Formato DDMMAAAA. Campo obrigatório
Matrícula do Solicitante
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do servidor que solicitou o
desmembramento do processo em volumes. Campo obrigatório
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica a senha de acesso.
Campo obrigatório
Para finalizar o cadastro de volume, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da página. O Sistema emitirá a mensagem “Registro incluído com
sucesso” e liberará o botão para impressão do termo no cabeçalho da tela.
Para efetuar a impressão do termo de encerramento e abertura de volume clique
sobre o botão
. O Sistema exibirá a caixa de diálogo abaixo.
Digite o endereço lógico da sua impressora e clique em ok. O Sistema emitirá a
mensagem “Relatório do Termo de Encerramento e Abertura já impresso”.
Versão 1.0
122
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
34.2 Excluindo um volume
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase, você informa ao Sistema
somente os campos obrigatórios descritos abaixo. Na segunda fase, você confirma ou
não a exclusão. O Sistema permite a exclusão somente do último volume cadastrado.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo cujo volume será excluído.
Campo obrigatório
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o botão “confirma
exclusão” no rodapé da tela.
Para efetuar a exclusão, confirme selecionando “sim” sobre o botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Exclusão efetuada com
sucesso”.
34.3 Consultando Volumes
Para consultar volumes em processos, você deve informar ao Sistema os campos abaixo.
Número do processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo cujos volumes serão
consultados. Campo obrigatório
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
mensagem “Consulta efetuada”.
Versão 1.0
. O Sistema emitirá a
123
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
35
JUNTADA/ANEXAÇÃO DE DOCUMENTOS A PROCESSO - ROTINA 2260
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa juntar, anexar ou desanexar
documentos a processos.
Para efetuar essas operações é necessário que o processo e o documento estejam com o
recebimento atualizado e com carga para o órgão do usuário responsável pela operação.
35.1 Juntando documentos a processo
Para juntar documentos você deve informar os campos descritos abaixo. O Sistema só
permite a juntada de documentos previamente cadastrados.
Depois de juntado, o documento não poderá ser tramitado individualmente e quando
consultado terá a mesma carga do processo ao qual foi juntado.
A juntada do documento é uma operação definitiva e sua exclusão deve ocorrer somente
se a juntada foi indevida, conforme item 35.5.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo ao qual será juntado o
documento. Campo obrigatório
Tipo Documento
É o campo que informa ao Sistema o tipo de documento que será juntado. Para consultar
os tipos de documentos veja a Rotina 3220. Campo obrigatório
Número Documento
É o campo que informa ao Sistema o número do documento que será juntado. O número
do documento deve ser acompanhado do ano. Campo obrigatório
Versão 1.0
124
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Órgão do Documento
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão emissor do documento. Campo
obrigatório
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório
Para finalizar a juntada do documento, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Juntada concluída com
sucesso”.
35.2 Anexando um documento
Para anexar um documento você deve informar ao Sistema os campos descritos abaixo:
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo ao qual será anexado o
documento. Campo obrigatório
Número do Anexo
É o campo que informa ao Sistema o número do anexo. Campo obrigatório
Quantidade de Folhas
É o campo que informa ao Sistema a quantidade de folhas do anexo. Campo obrigatório
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório
Para finalizar a anexação do documento, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Anexação concluída com
sucesso”.
35.3 Desanexando um Documento
Uma desanexação deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao
sistema somente os campos descritos abaixo. Na segunda fase você confirma a
desanexação desejada, apagando da tela os registros que deverão permanecer
cadastrados.
Versão 1.0
125
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Número Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo do qual o documento será
desanexado. Campo obrigatório
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório
Para que o Sistema permita a desanexação, clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Atenção – Os dados que ficarem na tela serão os
Excluídos” e liberará o botão “Efetue a Desanexação” no rodapé da tela. Deixe na
tela apenas os registros que serão desanexados.
Para concluir a desanexação, confirme selecionando “sim” sobre o botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Desanexação concluída com
sucesso”.
35.4 Consultando Juntada/Anexação de Documento
Para consultar juntada/anexação de documentos você deve informar ao Sistema os
campos descritos abaixo:
Número do processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo cuja juntada/anexação será
consultada. Campo obrigatório
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho da
tela. O Sistema emitirá a mensagem “Consulta efetuada”.
35.5 Excluindo a juntada de um documento
Uma exclusão deve ser feita em duas fases. Na primeira fase você informa ao Sistema
somente os campos descritos abaixo. Na segunda fase você confirma a exclusão da
juntada indevida, apagando da tela os documentos que deverão permanecer cadastrados.
Número do processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo do qual será excluída a juntada
indevida. Campo obrigatório
Versão 1.0
126
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório
Para que o Sistema permita a exclusão da juntada, clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Atenção – Os dados que ficarem na tela serão os
Excluídos” e liberará o botão “Efetue sua Exclusão” no rodapé da tela. Deixe na
tela apenas os registros que serão excluídos.
Para concluir a exclusão da juntada, confirme selecionando “sim” sobre o botão
. O Sistema emitirá a mensagem “Exclusão Concluída com
Sucesso”.
Versão 1.0
127
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
36 TRAMITAÇÃO DE CIRCULAR/OFÍCIO CIRCULAR – ROTINA 2270
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa movimentar, arquivar,
desarquivar e atualizar o recebimento de Circular/Ofício Circular.
36.1 Tramitando um Ofício Circular/Circular
Para tramitar um Ofício Circular/Circular você deve informar ao Sistema os campos
descritos abaixo. Como a tramitação destes expedientes é efetuada de forma simultânea
para vários órgãos foi adotada a numeração em dois subníveis. A seqüência numérica é
gerada automaticamente pelo Sistema e limitada a três subníveis, conforme exemplo
abaixo.
Documento 1ª Tramitação
Original
(um subnível)
60/2007
60.01/2007
60.02/2007
60.03/2007
2ªTramitação(dois subníveis) 3ª Tramitação (três subníveis)
60.01.01/2007;60.01.02/2007 60.01.01.01/2007;60.01.01.02
60.02.01/2007;60.02.02/2007 60.02.01.01/2007;60.02.01.02
60.03.01/2007;60.03.02/2007 60.03.01.01/2007;60.03.01.02
Lembre-se o Sistema não utiliza pontos ou barra separadora nos campos numéricos.
Foram utilizados no exemplo acima apenas para facilitar o entendimento.
A consulta do documento original na Rotina 3150 informará que o documento foi tramitado
simultaneamente para vários órgãos. Pode-se consultar também o subdocumento a partir
da sequência numérica gerada automaticamente pelo Sistema.
Versão 1.0
128
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Órgão de Origem
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de origem da tramitação. Campo
Obrigatório
Órgão de Destino.
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de destino da tramitação. É
possível tramitar para vários destinos simultaneamente. Campo Obrigatório
Data de Remessa
É o campo que informa ao Sistema a data da remessa da tramitação. Campo Obrigatório
Tipo de Documento
É o campo que informa ao Sistema o tipo de documento que será tramitado. Só pode ser
preenchido com 23 – Ofício Circular ou 30 – Circular. Campo Obrigatório
Número do Documento
É o campo que informa ao Sistema o número do documento que será tramitado. Deve ser
preenchido juntamente com o ano de emissão do documento. Campo Obrigatório
Órgão do Documento
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão emissor do documento. Campo
Obrigatório
Código de Despacho
É o campo que informa ao Sistema o código de despacho da tramitação. O despacho
deve refletir com fidelidade a motivação da tramitação. Campo Obrigatório
Para selecionar o despacho clique no ícone
•
•
Versão 1.0
ao lado do campo. Surgirá a seguinte tela:
Digite a descrição do despacho com no mínimo três dígitos e clique em
pesquisar. O Sistema retornará a pesquisa de acordo com os parâmetros
definidos
Selecione o código de despacho da tramitação da circular/ofício circular.
Após a seleção, o sistema retornará automaticamente para a tela de
tramitação a fim de dar prosseguimento ao restante da tramitação.
129
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Para finalizar a tramitação, clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho
da página . O Sistema emitirá a mensagem “Tramitação concluída e criada a guia
de remessa NXXXXX” e liberará o botão “imprimir” no cabeçalho da tela.
Para efetuar a impressão da guia de remessa clique sobre o botão
Sistema exibirá a caixa de diálogo abaixo.
.O
Digite o endereço lógico da sua impressora e clique em ok. O Sistema emitirá a
mensagem “Relatório de Guia de Remessa já Impresso”.
36.2 Arquivando uma Circular/Ofício Circular
Para arquivar uma Circular/Ofício Circular você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios descritos no item 36.1.
Para finalizar o arquivamento clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Arquivamento concluído e
criada a guia de remessa NXXXXX” e liberará o botão “Imprimir” no cabeçalho da
tela.
Para efetuar a impressão da guia de remessa clique sobre o botão
Sistema exibirá a caixa de diálogo abaixo.
.O
Digite o endereço lógico da sua impressora e clique em ok. O Sistema emitirá a
mensagem “Relatório de Guia de Remessa já Impresso”.
Versão 1.0
130
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
36.3 Desarquivando uma Circular/Ofício Circular
Para desarquivar uma Circular/Ofício Circular você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios descritos no item 36.1.
Para finalizar o desarquivamento clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Desarquivamento concluído e
criada a guia de remessa NXXXXX” e liberará o botão “imprimir” no cabeçalho da
tela.
Para efetuar a impressão da guia de remessa clique sobre o botão
Sistema exibirá a caixa de diálogo abaixo.
.O
Digite o endereço lógico da sua impressora e clique em ok. O Sistema emitirá a
mensagem “Relatório de Guia de Remessa já Impresso”.
36.4 Atualizando o recebimento de uma Circular/Ofício Circular
Para atualizar o recebimento de um Ofício Circular/Circular você deve informar ao
Sistema os campos descritos abaixo. A atualização é competência do órgão destinatário.
Órgão de Origem
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de origem da tramitação. Campo
Obrigatório.
Órgão de Destino
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de destino da tramitação. Cada
órgão de destino será responsável pela atualização do seu subdocumento. Campo
Obrigatório
Data de Remessa
É o campo que informa ao Sistema a data de remessa da tramitação. Campo Obrigatório
Guia de Remessa
É o campo que informa ao Sistema o número da guia de remessa da tramitação. O
número da guia de remessa é gerado automaticamente pelo Sistema no momento da
tramitação Campo Obrigatório
Versão 1.0
131
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Matrícula do Recebedor
É o campo que informa ao Sistema o número da matrícula do servidor que recebeu
efetivamente o documento. Campo Obrigatório
Para finalizar a atualização do recebimento, clique sobre o botão
no rodapé ou cabeçalho da página. O Sistema emitirá a mensagem “Ok... Todos os
seus documentos foram atualizados”.
Versão 1.0
132
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
37
DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS – ROTINA 2290
Essa Rotina permite registrar a distribuição de documentos para pessoas físicas num
determinado destino.
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa incluir os registros referentes
à Distribuição de documentos.
37.1 Distribuindo Documentos
Para distribuir um documento você deve informar ao Sistema os campos obrigatórios
abaixo.
Você pode informar até 14 documentos por tela, sendo só o primeiro obrigatório.
A distribuição de documento só é possível se a matrícula do recebedor estiver atualizada
na última tramitação.
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do servidor para quem o documento será
distribuído. Campo obrigatório.
Clique no botão para selecionar o usuário para o qual o processo será distribuído.
Versão 1.0
133
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Tipo de Documento
É o campo que informa ao Sistema o tipo de documento a ser distribuído. Campo
obrigatório.
Número do Documento
É o campo que informa ao Sistema o número do documento a ser distribuído, seguido do
ano com 4 (quatro) dígitos AAAA. Campo obrigatório.
Órgão Responsável
É o campo que informa ao Sistema o órgão responsável do documento a ser distribuído.
Campo obrigatório.
Data Prevista
É o campo que informa ao Sistema a data prevista para o encerramento da distribuição do
documento. Campo obrigatório.
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório.
Para efetuar a distribuição, clique sobre o botão
no cabeçalho ou rodapé
da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Distribuições efetuadas. Numero da Guia
==> xxxxx” e liberará o botão “imprimir distribuição” no cabeçalho da tela.
Para efetuar a impressão da guia de distribuição clique sobre o botão
. O Sistema exibirá caixa de diálogo solicitando informar o ano da
distribuição.
Após informar o ano da distribuição clique em ok, o sistema exibirá nova caixa de
diálogo. Digite o endereço lógico da sua impressora e clique em ok. O Sistema
emitirá a mensagem “Relatório de Guia sendo Impresso”.
Versão 1.0
134
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
37.2 Excluindo uma Distribuição de Documento
A exclusão de uma distribuição de processos é feita em duas fases. Na primeira fase você
deve informar ao Sistema os campos obrigatórios abaixo. Na segunda fase você confirma
ou não a exclusão. Você só poderá excluir um registro antes que seja efetuada a
atualização do recebimento.
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do servidor para quem o documento foi
distribuído. Campo obrigatório.
Clique no botão para selecionar o usuário para o qual o processo foi distribuído e cuja
distribuição será excluída.
Tipo de Documento
É o campo que informa ao Sistema o tipo de documento cuja distribuição será excluída.
Campo obrigatório.
Número do Documento
É o campo que informa ao Sistema o número do documento cuja distribuição será
excluída, seguido do ano com 4 (quatro) dígitos AAAA. Campo obrigatório.
Órgão Responsável
É o campo que informa ao Sistema o órgão responsável pelo documento cuja distribuição
será excluída. Campo obrigatório.
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório.
Para que o Sistema permita a exclusão, clique sobre o botão
no rodapé ou
cabeçalho da tela.
O Sistema emitirá a mensagem “Efetue sua Exclusão” e liberará o campo “Excluir?”
à esquerda de cada item.
Para efetuar a exclusão, marque o campo “Excluir?” com
sobre o botão
e clique novamente
. O Sistema emitirá a mensagem “Exclusões Efetuadas”.
37.3 Atualizando o Recebimento na Distribuição de Documento
Para atualizar o recebimento na distribuição de documentos você deve informar ao
Sistema os campos obrigatórios abaixo.
Versão 1.0
135
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema o número da matrícula do servidor para quem o
documento foi distribuído. Campo obrigatório.
Clique no botão para selecionar o usuário para quem o documento foi distribuído e será
atualizado.
Número da Guia de Distribuição
É o campo que informa ao Sistema o número da guia de distribuição. O número da guia é
gerado automaticamente pelo Sistema no momento da distribuição. Campo obrigatório
Data da Distribuição
É o campo que informa ao Sistema a data da distribuição do documento. Formato
DDMMAAAA. Campo obrigatório.
Data do Recebimento
É o campo que informa ao Sistema a data do recebimento do documento distribuído.
Deve ser preenchido pelo funcionário para quem o documento foi distribuído. Formato
DDMMAAAA. Campo obrigatório.
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório.
Para finalizar a atualização do recebimento clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Recebimentos
efetuados”.
37.4 Encerrando a Distribuição de um Documento
Para encerrar a Distribuição de documentos você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios abaixo. O encerramento da distribuição de documentos é obrigatório. O
documento distribuído só poderá ser tramitado novamente após o encerramento da
distribuição.
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema o número da matrícula do servidor para quem o
documento foi distribuído. Campo obrigatório.
Clique no botão para selecionar o usuário para quem o documento foi distribuído e será
encerrado.
Versão 1.0
136
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Tipo de Documento
É o campo que informa ao Sistema o tipo de documento cuja distribuição será encerrada.
Campo obrigatório.
Número do Documento
É o campo que informa ao Sistema o número do documento cuja distribuição será
encerrada, seguido do ano com 4 (quatro) dígitos AAAA. Campo obrigatório.
Órgão Responsável
É o campo que informa ao Sistema o órgão responsável do documento cuja distribuição
será encerrada. Campo obrigatório.
Data do Encerramento
É o campo que informa ao Sistema a data do encerramento da distribuição do documento.
Formato DDMMAAAA. Campo obrigatório.
Senha
É o campo que informa ao Sistema a senha do usuário, idêntica à senha de acesso.
Campo obrigatório.
Para efetuar o encerramento da distribuição clique sobre o botão
no
rodapé ou cabeçalho da tela. O Sistema emitirá a mensagem “Encerramentos
efetuados. Número da guia ==>xxx” e liberará o botão “Imprimir Encerramento” no
cabeçalho da tela.
Para efetuar a impressão da guia de encerramento clique sobre o botão
. O Sistema exibirá caixa de diálogo solicitando informar o ano da
distribuição.
Após informar o ano da distribuição clique em ok, o Sistema exibirá nova caixa de
diálogo. Digite o endereço lógico da sua impressora e clique em ok. O Sistema
emitirá a mensagem “Relatório de Guia sendo Impresso”.
Versão 1.0
137
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Versão 1.0
138
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
CONSULTA
Versão 1.0
139
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
38
MENU DE CONSULTA – ROTINA 3000
Nesta fase o Sistema receberá informações para acionar a rotina desejada, através de
links de acesso.
Nesta área o usuário tem acesso a todas as chaves de busca do Sistema. Nas Rotinas
existentes neste menu não é possível fazer inclusão de novos dados, somente consultar,
em tela, os registros já existentes.
Para agilizar a consulta o menu foi segmentado em submenus separando as consultas
referentes a processo, documento e tabelas.
Versão 1.0
140
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
39
NÚMERO DO PROCESSO – ROTINA 3010
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa fazer consulta a Processos
Administrativos.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
141
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
40
PROCESSO PRINCIPAL/APENSO/JUNTADO – ROTINA 3030
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Número do Processo, Matrícula,
Órgão, Situação e Nome do Requerente.
40.1 Consultando por Processo Principal
Para consultar por processo principal você deverá informar ao Sistema o campo
obrigatório abaixo.
Nesta consulta o Sistema relacionará os processos apensos e/ou juntados ao processo
principal.
Processo Principal
É o campo que informa ao Sistema o número do processo principal. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado processo.
40.2 Consultando por Processo Apenso ou Juntado
Para consultar por processo apenso ou juntado você deverá informar ao Sistema o campo
obrigatório abaixo.
Nesta consulta o Sistema relacionará o número do processo principal.
Processo Apenso
É o campo que informa ao Sistema o número do processo apenso ou juntado. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado processo.
Versão 1.0
142
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
41
ÓRGÃO E/OU ASSUNTO – ROTINA 3050
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Número do Processo, órgão e Nome
do Requerente.
41.1 Consultando por Órgão
Para consultar por Órgão você deverá informar ao Sistema o campo obrigatório abaixo
Órgão Responsável/Órgão Documento
É o campo que informa ao Sistema o Código do Órgão responsável pelo processo.
Campo obrigatório, se o campo de Assunto estiver em branco.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado processo.
41.2 Consultando por Assunto
Para consultar por Assunto você deve informar ao Sistema o campo obrigatório abaixo.
Esta consulta apresentará todos os processos cadastrados no Sistema sob o Assunto
informado.
Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Código de assunto do processo. Campo obrigatório,
se o campo de Órgão de Origem estiver em branco.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado processo.
Versão 1.0
143
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
41.3 Consultando por Órgão e Assunto
Para consultar por Órgão e Assunto você deverá informar ao Sistema os campos
obrigatórios abaixo.
Esta consulta apresentará somente os processos cadastrados sob o assunto e órgão
informados.
Órgão Responsável/Órgão Documento
É o campo que informa ao Sistema o Código do órgão responsável pelo processo. Campo
obrigatório.
Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Código de assunto do processo. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado processo.
Versão 1.0
144
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
42
DOCUMENTO IDENTIFICADOR – ROTINA 3060
Nesta fase, ao informar o número do documento identificador na abertura do processo, é
possível recuperar o número do processo administrativo.
A consulta deve ser feita informando ao Sistema o campo obrigatório descrito abaixo.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Número do Processo, Tipo de
Documento e Nome do Requerente.
CPF, CNPJ, etc.
É o campo que informa ao Sistema o Número do Documento a ser consultado. Campo
obrigatório
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado processo.
Versão 1.0
145
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
43
AUTO DE INFRAÇÃO – ROTINA 3070
A consulta deve ser feita informando ao Sistema o campo obrigatório descrito abaixo.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Número do Processo, Código do
Assunto e Nome do Requerente.
Auto de Infração
É o campo que informa ao Sistema o Número do Auto de Infração. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado processo.
Observação: Para os usuários da SMU essa rotina tem versão específica para recuperar
o número do processo através do código de logradouro.
Nesse caso deve ser informado o código de logradouro e o Sistema retornará a pesquisa
listando os processos vinculados ao referido código.
Versão 1.0
146
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
44
A PARTIR DE UM NOME – ROTINA 3080
A consulta deve ser feita informando ao Sistema o campo obrigatório descrito abaixo.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Número do Processo, Código do
Assunto e Nome do Requerente.
Nome do Requerente
É o campo que informa ao Sistema o Nome do Requerente. Campo obrigatório.
Ano
É o campo que informa ao Sistema o ano do processo que o usuário deseja consultar.
Formato AAAA. Campo não obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado processo.
Versão 1.0
147
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
45
A PARTIR DE UM ENDEREÇO – ROTINA 3090
A consulta deve ser feita informando ao Sistema o campo obrigatório descrito abaixo.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Número do Processo e Endereço.
Endereço
É o campo que informa ao Sistema o Endereço do processo a ser pesquisado. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado processo.
Versão 1.0
148
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
46
ÓRGÃO DE DESTINO – ROTINA 3100
Esta tela permite a consulta de processo através de três filtros.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Número do Processo, Data da
Tramitação, Total de dias parado no órgão, Nome do Requerente.
46.1 Consultando todos os processos num dado órgão
Para consultar todos os processos, você deve informar ao Sistema o campo descrito
abaixo:
Órgão de Destino
É o campo que informa ao Sistema o Código do órgão de destino do processo. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado processo.
46.2 Consultando todos os processos com recebimento não atualizado.
Para consultar todos os processos com carga para determinado órgão cujo recebimento
não tenha sido atualizado, você deve informar ao Sistema os campos descritos abaixo:
Recebimento não atualizado/Data
É o campo que informa ao Sistema que você deseja consultar somente os processos cujo
recebimento não tenha sido atualizado. Neste caso deve ser preenchido com SIM.
Órgão de Destino
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de destino do processo que você
deseja consultar.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
149
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado processo.
46.3 Consultando processos com recebimento não atualizado de uma data.
Para consultar processos com recebimento não atualizado que deram entrada em
determinado dia, você deve informar ao Sistema os campos descritos abaixo:
Recebimento não atualizado/Data
É o campo que informa ao Sistema a data de entrada selecionada para a consulta. Deve
ser preenchido com uma data válida, formato DDMMAAAA.
Órgão de Destino
É o campo que informa ao Sistema o órgão de destino do processo que você deseja
consultar.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado processo.
Versão 1.0
150
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
47
TODA TRAMITAÇÃO DE UM PROCESSO – ROTINA 3110
Nesta fase o Sistema apresentará toda a movimentação do processo consultado desde a
sua autuação até a última tramitação.
A consulta deve ser feita informando ao Sistema o campo obrigatório descrito abaixo.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: matrícula do Digitador, matrícula do
Recebedor, Código do Órgão de Destino, Data do Despacho, Data do Recebimento,
Sequência da Tramitação, Número da Guia de Tramitação e Descrição do Despacho.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite visualizar a última tramitação do processo.
Versão 1.0
151
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
48
OFÍCIO/MEMO/CDDETRAN – ROTINA 3120
Nesta fase ao informar o órgão e o número do documento cadastrado na abertura do
processo é possível recuperar o número do processo administrativo.
A consulta deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Número do Processo, Órgão de
Origem, Nome do Requerente.
Órgão Responsável/Órgão Documento
É o campo que informa ao Sistema o Código do órgão responsável pelo processo.
N. Documento
É o campo que informa ao Sistema o Número do Documento.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado processo.
Versão 1.0
152
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
49
DATA DE CADASTRAMENTO – ROTINA 3130
A consulta deve ser feita informando ao Sistema o campo obrigatório descrito abaixo.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Número do Processo, matrícula do
Transcritor, Nome do Requerente.
Data Cadastro
É o campo que informa ao Sistema a Data de Cadastro do processo. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado processo.
Versão 1.0
153
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
50
ÚLTIMA TRAMITAÇÃO – ROTINA 3140
A consulta deve ser feita informando ao Sistema o campo obrigatório descrito abaixo.
Nesta rotina você obtém na primeira fase informações sobre a última Tramitação do
Processo, podendo obter mais informações na segunda fase.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Mais Informações
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado link caso o usuário necessite de
mais informações sobre o processo consultado.
Versão 1.0
154
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
51
OFÍCIO/MEMO E OUTROS DOCUMENTOS – ROTINA 3150
A consulta deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Tipo de Documento
É o campo que informa ao Sistema o código do Tipo de Documento que será consultado.
Ver tabela Tipo de Documento. Campo obrigatório.
Número do Documento
É o campo que informa ao Sistema o Número do Documento, seguido do ano no formato
AAAA. Campo obrigatório.
Órgão do Documento
É o campo que informa ao Sistema o órgão de cadastro do Documento. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
155
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
52
TODA TRAMITAÇÃO DE UM DOCUMENTO – ROTINA 3160
A consulta deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: matrícula do Digitador, matrícula do
Recebedor, Código do órgão de Destino, Data da Tramitação, Sequência da Tramitação,
Número da Guia de Tramitação e Descrição do Despacho.
Tipo de Documento
É o campo que informa ao Sistema o código do Tipo de Documento que será consultado.
Campo obrigatório.
Número do Documento
É o campo que informa ao Sistema o Número do Documento. Campo obrigatório.
Órgão Responsável
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de origem do Documento. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite visualizar a última tramitação do documento.
Versão 1.0
156
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
53
DOCUMENTOS PENDENTES – ROTINA 3170
Nesta fase o Sistema lista os documentos autuados no órgão informado.
A consulta deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Tipo do Documento, Número do
Documento, Código do órgão de Destino, Data da Tramitação, Dias parados no Destino e
Descrição do Assunto.
Tipo de Documento
É o campo que informa ao Sistema o código do Tipo de Documento que será consultado.
Campo obrigatório.
Órgão Responsável
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de origem do Documento. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado documento.
Versão 1.0
157
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
54
ÓRGÃO E/OU ASSUNTO DO DOCUMENTO – ROTINA 3180
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Tipo do Documento, Número do
Documento, Código do Assunto, Data da Tramitação e a Descrição do órgão de Destino.
54.1 Consultando por Órgão
Para consultar por órgão você deverá informar ao Sistema o campo obrigatório abaixo.
Órgão Responsável
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de cadastro do Documento. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado documento.
54.2 Consultando por Órgão e Assunto
Para consultar por Órgão e Assunto você deverá informar ao Sistema os campos
obrigatórios abaixo.
Esta consulta apresentará somente os documentos cadastrados sob o assunto e órgão
informados.
Órgão Responsável
É o campo que informa ao Sistema o código de órgão de cadastro do Documento. Campo
obrigatório.
Assunto do Documento
É o campo que informa ao Sistema o Código do Assunto do Documento. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado documento.
Versão 1.0
158
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
55
ÓRGÃO DE DESTINO DE UM DOCUMENTO – ROTINA 3190
A consulta deve ser feita informando ao Sistema o campo obrigatório descrito abaixo.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Tipo do Documento, Número do
Documento, Código do órgão Responsável, Data da Tramitação, Dias parados e
Descrição do Despacho.
Órgão Destino
É o campo que informa ao Sistema o órgão de Destino do Documento. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado documento.
Versão 1.0
159
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
56
TABELA DE ÓRGÃO – ROTINA 3200
A consulta deve ser feita informando ao Sistema o campo obrigatório descrito abaixo.
A resposta será em forma de relatório em tela, a partir do órgão informado. Nesta rotina
você obtém as seguintes informações: Código, Sigla, Descrição do órgão.
Órgão Inicial
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão a partir do qual será feita a
consulta. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
160
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
57
CONSULTA TABELA DE ASSUNTO/DESPACHO/ÓRGÃO – ROTINA 3210
A consulta deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
A resposta será em forma de relatório em tela, a partir da descrição do Assunto, do
Despacho ou do Órgão informado. Nesta rotina você obtém as seguintes informações:
Código e descrição do Assunto, Código e Descrição do Despacho, Código, Sigla e
Descrição do Órgão.
Tipo da Pesquisa
É o campo que informa ao Sistema o tipo de pesquisa a ser utilizado. Campo obrigatório.
Clique no botão para selecionar o tipo de pesquisa.
Descrição
É o campo que informa ao Sistema a descrição do Assunto/Despacho/Órgão a partir do
qual será feita a consulta. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
161
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
58
CONSULTA TABELA DE DESPACHO/TP DOCUMENTO – ROTINA 3220
A consulta deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
A resposta será em forma de relatório em tela, a partir do Despacho/Tipo de Documento
informado.
Só será permitida a consulta a Despachos referentes à Secretaria do Usuário.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Código do Despacho, Descrição e
Tempo máximo, Código do Tipo de Documento e Descrição.
Despacho Inicial
É o campo que informa ao Sistema o código de Despacho a partir do qual será feita a
consulta. Campo obrigatório se for consulta de despachos.
Tipo de Documento Inicial
É o campo que informa ao Sistema o código do Tipo de Documento a partir do qual será
feita a consulta. Campo obrigatório se for consultar Tipo de Documento.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
162
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
59
A PARTIR DE UM NOME (DOCUMENTO) – ROTINA 3230
A consulta deve ser feita informando ao Sistema o campo obrigatório descrito abaixo.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Tipo do Documento, Número do
Documento, Órgão Responsável e o Nome do Requerente.
Nome
É o campo que informa ao Sistema o Nome/Requerente do documento. Campo
obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado documento.
Versão 1.0
163
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
60
A PARTIR DE UM ENDEREÇO (DOCUMENTO) – ROTINA 3240
A consulta deve ser feita informando ao Sistema o campo obrigatório descrito abaixo.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Tipo do Documento, Número do
Documento, Órgão Responsável e o Endereço.
Endereço do Requerente
É o campo que informa ao Sistema o Endereço do Requerente. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado documento.
Versão 1.0
164
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
61
NÚMERO EXTERNO – ROTINA 3250
A consulta deve ser feita informando ao Sistema o campo obrigatório descrito abaixo.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Tipo do Documento, Número do
Documento, Órgão Responsável e o Nome.
Número Externo
É o campo que informa ao Sistema o Número Externo. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado documento.
Versão 1.0
165
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
62
PROCESSO DO TESOURO – ROTINA 3260
A consulta deve ser feita informando ao Sistema o campo obrigatório descrito abaixo.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Tipo do Documento, Número do
Documento, Órgão Responsável e o Nome.
Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado documento.
Versão 1.0
166
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
63
PROCESSO DE FATURA – ROTINA 3270
A consulta deve ser feita informando ao Sistema o campo obrigatório descrito abaixo.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Número da Fatura, Valor, CNPJ, Data
do vencimento da Fatura e o Nome do requerente.
Num. do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite visualizar a última tramitação do processo.
Versão 1.0
167
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
64
FATURA DO PROCESSO – ROTINA 3280
A consulta deve ser feita informando ao Sistema o campo obrigatório descrito abaixo.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Número do Processo, Valor, CNPJ,
Data do Vencimento e Nome do Requerente.
Número da Fatura
É o campo que informa ao Sistema o Número da Fatura. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado processo.
Versão 1.0
168
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
65
INSCRIÇÃO IMOBILIÁRIA – ROTINA 3290
A consulta deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Se o Número do Processo for informado você obterá todas as Inscrições que foram
vinculadas ao Processo, ordenadas numericamente. Caso a vinculação tenha sido feita
por sequência, esta consulta informará o intervalo da referida sequência nos campos
Inicial e Final, assinalando (S) no campo Sequência.
Se a Inscrição for informada você obterá todos os Processos aos quais a Inscrição foi
vinculada.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Número do Processo, Inscrição Inicial,
Inscrição Final, Sequência e o Nome do requerente.
65.1 Consultando por número de processo
Para consultar por número de processo você deve informar ao Sistema o campo
obrigatório abaixo.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo. Campo obrigatório se o campo
inscrição imobiliária estiver em branco.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite visualizar a última tramitação do processo consultado.
65.2 Consultando por Inscrição Imobiliária
Para consultar por número de inscrição imobiliária você deve informar ao Sistema o
campo obrigatório abaixo.
Inscrição Imobiliária
É o campo que informa ao Sistema o Número da Inscrição Imobiliária. Campo obrigatório
se o campo Número do Processo estiver em branco.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
169
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo link caso o usuário
necessite visualizar a última tramitação do processo ao qual a inscrição imobiliária
informada está vinculada.
Versão 1.0
170
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
66
SOLICITAÇÃO DESARQUIVAMENTO DE PROCESSOS – ROTINA 3300
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa consultar as solicitações de
desarquivamento de processos pendentes e atendidas.
Nesta Rotina você obtém as seguintes informações relativas ao pedido de
desarquivamento: número do processo, órgão solicitante, data da solicitação, matrícula do
solicitante, localização do processo no arquivo, data de atendimento e a situação da
solicitação (atendida, pendente ou excluída).
66.1 Consultando Solicitação de Desarquivamento Pendente
Para consultar Solicitação de Desarquivamento pendente você deve informar ao Sistema
os campos obrigatórios descritos abaixo.
A Partir da Data
É o campo que informa ao Sistema a data a partir da qual será consultada a solicitação de
desarquivamento. Formato DDMMAAAA. Campo Obrigatório
Situação da Solicitação
É o campo que informa ao Sistema a situação de solicitação a ser consultada.
Clique no botão para selecionar o tipo de situação a ser pesquisada.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado processo.
Versão 1.0
171
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
66.2 Consultando Solicitação de Desarquivamento Atendida
Para consultar Solicitação de Desarquivamento atendida você deve informar ao Sistema
os campos descritos no item 66.1, sendo que o campo Situação de Solicitação deve ser
selecionado como “Atendidos”.
66.3 Consultando Solicitação de Desarquivamento em Geral
Para consultar Solicitação de Desarquivamento em geral você deve informar ao Sistema
os campos descritos no item 66.1, sendo que o campo Situação de Solicitação deve ser
selecionado como “Todos”. Para fins desta Rotina são consideradas solicitações em
geral, todas aquelas cadastradas na rotina, independente do seu status atual.
Versão 1.0
172
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
67
A PARTIR DO NOME DA PARTE – ROTINA 3390
A consulta deve ser feita informando ao Sistema o campo obrigatório descrito abaixo.
Nesta rotina você obtém as seguintes informações: Número do Processo, Código do
Assunto e Nome da Parte.
Nome da Parte
É o campo que informa ao Sistema o Nome da Parte Envolvida. Campo obrigatório.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
.
Item
Após o sistema retornar a pesquisa será disponibilizado neste campo links caso o usuário
necessite de mais informações sobre um determinado processo.
Versão 1.0
173
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
68
PROCESSOS DISTRIBUÍDOS – ROTINA 3400
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa consultar processos
distribuídos, distribuições excluídas, recebidas, encerradas ou em aberto.
Nesta Rotina você obtém as seguintes informações: número do processo, data da
distribuição, número da guia de distribuição, data de previsão de encerramento, data do
recebimento, data do encerramento, número da guia de encerramento, e por fim se o
encerramento está atrasado.
68.1 Consultando Processos Distribuídos
Para consultar Processos Distribuídos você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios descritos abaixo. Para fins desta Rotina são considerados processos
distribuídos todos aqueles cadastrados na rotina, independente do seu status atual.
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema a matrícula (sem prefixo) do servidor para o qual o
processo foi distribuído. Campo obrigatório
Mês/Ano
É o campo que informa ao Sistema a data (formato MMAAAA) da distribuição do(s)
processo(s) que se deseja consultar. Caso deseje consultar todos os processos na
condição, independente de data, preencha com 999999. Campo Obrigatório
Situação da Distribuição
É o campo que informa ao Sistema a situação da distribuição a ser consultada.
Clique no botão para selecionar o tipo de situação a ser pesquisada.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
174
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
68.2 Consultando Distribuições Excluídas
Para consultar distribuições de processos excluídas você deve informar ao Sistema os
campos descritos no item 68.1, sendo que a situação da distribuição deve ser selecionada
como “Excluído”.
68.3 Consultando Distribuições Recebidas
Para consultar distribuições de processos recebidas você deve informar ao Sistema os
campos descritos no item 68.1, sendo que a situação da distribuição deve ser selecionada
como “Recebido”.
Para fins desta Rotina considera-se distribuição recebida apenas aquelas que têm a data
do recebimento preenchida.
68.4 Consultando Distribuições Encerradas.
Para consultar distribuições de processos encerradas você deve informar ao Sistema os
campos descritos no item 68.1, sendo que a situação da distribuição deve ser selecionada
como “Encerrado”.
Para fins desta Rotina considera-se encerrada as distribuições que têm a data de
encerramento preenchida.
68.5 Consultando Distribuições em Aberto.
Para consultar distribuições de processos em aberto você deve informar ao Sistema os
campos descritos no item 68.1, sendo que a situação da distribuição deve ser selecionada
como “Em Aberto”.
Para fins desta Rotina são consideradas distribuições em aberto todas aquelas que não
têm a data de encerramento preenchida.
Versão 1.0
175
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
69
DOCUMENTOS DISTRIBUÍDOS – ROTINA 3410
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa consultar documentos
distribuídos, distribuições excluídas, recebidas, encerradas ou em aberto.
Nesta Rotina você obtém as seguintes informações: tipo, número e órgão responsável do
documento, data da distribuição, número da guia de distribuição, data de previsão de
encerramento, data do recebimento, data do encerramento, número da guia de
encerramento.
69.1 Consultando Documentos Distribuídos
Para consultar Documentos Distribuídos você deve informar ao Sistema os campos
obrigatórios descritos abaixo. Para fins desta Rotina são considerados documentos
distribuídos todos aqueles cadastrados na rotina, independente do seu status atual.
Matrícula
É o campo que informa ao Sistema a matrícula (sem prefixo) do servidor para o qual o
documento foi distribuído. Campo obrigatório
Mês/Ano
É o campo que informa ao Sistema a data (formato MMAAAA) da distribuição do(s)
documento(s) que se deseja consultar. Caso deseje consultar todos os documentos na
condição, independente de data, preencha com 999999. Campo Obrigatório
Situação da Distribuição
É o campo que informa ao Sistema a situação da distribuição a ser consultada.
Clique no botão para selecionar o tipo de situação a ser pesquisada.
Para efetuar a consulta, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
176
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
69.2 Consultando Distribuições Excluídas
Para consultar distribuições de documentos excluídas você deve informar ao Sistema os
campos descritos no item 69.1, sendo que a situação da distribuição deve ser selecionada
como “Excluído”.
69.3 Consultando Distribuições Recebidas
Para consultar distribuições de documentos recebidas você deve informar ao Sistema os
campos descritos no item 69.1, sendo que a situação da distribuição deve ser selecionada
como “Recebido”.
Para fins desta Rotina considera-se distribuição recebida apenas aquelas que têm a data
do recebimento preenchida.
69.4 Consultando Distribuições Encerradas
Para consultar distribuições de documentos encerradas você deve informar ao Sistema os
campos descritos no item 69.1, sendo que a situação da distribuição deve ser selecionada
como “Encerrado”.
Para fins desta Rotina considera-se encerrada as distribuições que têm a data de
encerramento preenchida.
69.5 Consultando Distribuições em Aberto.
Para consultar distribuições de documentos em aberto você deve informar ao Sistema os
campos descritos no item 69.1, sendo que a situação da distribuição deve ser selecionada
como “Em Aberto”.
Para fins desta Rotina são consideradas distribuições em aberto todas aquelas que não
têm a data de encerramento preenchida.
Versão 1.0
177
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
RELATÓRIOS
Versão 1.0
178
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
70
MENU DE RELATÓRIO – ROTINA 4000
Nesta fase o Sistema receberá informações para acionar a rotina desejada, através de
links de acesso.
Neste menu estão localizadas todas as Rotinas que têm saída de impressão. São
relatórios estatísticos e guias de remessa.
Versão 1.0
179
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
71
TABELA DE ASSUNTO – ROTINA 4010
A Emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Ordem Alfabética
É o campo que informa ao Sistema a forma em que o relatório será impresso. Se desejar
a impressão em ordem alfabética marque o campo com
ordem numérica deixe o campo desmarcado.
. Se desejar a impressão em
Nome da Impressora
É o campo que informa ao Sistema o Nome da Impressora em que o relatório será
impresso. Campo obrigatório.
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
180
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
72
TABELA DE DESPACHO/TIPO DE DOCUMENTO – ROTINA 4020
A Emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Seleciona Tabela
É o campo que informa ao Sistema o tipo de tabela a ser impressa. Campo obrigatório.
Clique no botão para selecionar o tipo de tabela a ser impressa.
Ordem Alfabética
É o campo que informa ao Sistema a forma em que o relatório será impresso. Se desejar
a impressão em ordem alfabética marque o campo com
ordem numérica deixe o campo desmarcado.
. Se desejar a impressão em
Nome da Impressora
É o campo que informa ao Sistema o Nome da Impressora em que o relatório será
impresso. Campo obrigatório.
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
181
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
73
TABELA DE USUÁRIO – ROTINA 4030
A Emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Órgão Inicial
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de início de impressão. Campo
obrigatório.
Órgão Final
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de término de impressão. Campo
obrigatório.
Imprimir Rotinas
É o campo que informa ao Sistema se a impressão incluirá ou não as Rotinas que os
usuários têm acesso. Se desejar listar as rotinas marque o campo com
desejar listar as rotinas deixe o campo desmarcado.
. Se não
Nome da Impressora
É o campo que informa ao Sistema o Nome da Impressora em que o relatório será
impresso. Campo obrigatório.
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
182
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
74
TABELA DE ÓRGÃO – ROTINA 4040
A Emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Órgão Inicial
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de início de impressão. Campo
obrigatório.
Órgão Final
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de término de impressão. Campo
obrigatório.
Nome da Impressora
É o campo que informa ao Sistema o Nome da Impressora em que o relatório será
impresso. Campo obrigatório.
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
183
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
75
PROCESSOS CADASTRADOS POR ÓRGÃO – ROTINA 4050
Esta rotina é de uso exclusivo dos usuários cadastrados em órgãos de Protocolo e/ou que
exerçam essa função.
A Emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Data do Cadastramento
É o campo que informa ao Sistema a Data do Cadastramento que deve ser impressa.
Campo obrigatório.
Nome da Impressora
É o campo que informa ao Sistema o Nome da Impressora em que o relatório será
impresso. Campo obrigatório.
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
184
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
76
GUIA DE REMESSA DE PROCESSOS – ROTINA 4060
A Emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Órgão de Origem
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de Origem da Tramitação. Campo
obrigatório.
Órgão de Destino
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de Destino da Tramitação. Campo
obrigatório.
Data da Digitação
É o campo que informa ao Sistema a data da digitação da tramitação. Campo obrigatório.
Número da Guia
É o campo que informa ao Sistema o Número da Guia de Tramitação. Campo obrigatório.
Número de Cópias
É o campo que informa ao Sistema o Número de Cópias a ser impressa. Se não
informado, assume 1 (uma) cópia.
Nome da Impressora
É o campo que informa ao Sistema o Nome da Impressora em que o relatório será
impresso. Campo obrigatório.
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
185
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
77
ASSUNTO E ÓRGÃO DE ORIGEM – ROTINA 4070
A Emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Código de Assunto
É o campo que informa ao Sistema o Código de Assunto a ser impresso. Campo
obrigatório.
Órgão de Origem
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão responsável pelo cadastro do
processo. Campo obrigatório.
Nome da Impressora
É o campo que informa ao Sistema o Nome da Impressora em que o relatório será
impresso. Campo obrigatório.
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
186
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
78
ENCAMINHAMENTO DOCUMENTOS CASS – ROTINA 4080
A Emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Órgão de Origem
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de Origem do encaminhamento do
documento. Campo obrigatório.
Órgão de Destino
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de Destino do encaminhamento do
documento. Campo obrigatório.
Data de Tramitação
É o campo que informa ao Sistema a Data de Tramitação. Campo obrigatório.
Turno
É o campo que informa ao Sistema o Turno do encaminhamento do documento. Campo
obrigatório.
Clique no botão para selecionar o turno.
Número de Cópias
É o campo que informa ao Sistema o Número de Cópias a ser impressa. Se não
informado, assume 1 (uma) cópia.
Nome da Impressora
É o campo que informa ao Sistema o Nome da Impressora em que o relatório será
impresso. Campo obrigatório.
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
187
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
79
QUANTIT. MENSAL DE CAD./TRAMIT. DE PROCESSOS – ROTINA 4120
Esta rotina imprime o quantitativo de processos cadastrados nos órgãos que exerçam
funções de Protocolo.
A Emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Código do órgão
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de cadastro do processo que deve
ser impresso. Campo obrigatório.
Ano de Referência
É o campo que informa ao Sistema o ano a partir do qual o relatório será impresso.
Campo obrigatório
Nome da Impressora
É o campo que informa ao Sistema o Nome da Impressora em que o relatório será
impresso. Campo obrigatório.
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
188
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
80
GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS – ROTINA 4130
A Emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios:
Órgão de Origem
É o campo que informa ao Sistema o código do Órgão de origem da tramitação. Campo
obrigatório.
Órgão de Destino
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de Destino da Tramitação. Campo
obrigatório.
Em caso de impressão de guia de remessa para circular/ofício circular é possível
preencher o campo com 99999999. Esse comando imprimirá as guias para todos os
órgãos para os quais foram tramitadas a circular/ofício circular
Data de Remessa
É o campo que informa ao Sistema a Data de Remessa. Formato DDMMAAAA. Campo
obrigatório.
Guia de Remessa
É o campo que informa ao Sistema o Número da Guia de Remessa. Campo obrigatório.
Número de Cópias
É o campo que informa ao Sistema o Número de Cópias a ser impressa. Se não
informado, assume 1 (uma) cópia.
Nome da Impressora
É o campo que informa ao Sistema o Nome da Impressora em que o relatório será
impresso. Campo obrigatório.
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
189
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
81
CONSULTAS AO DISQUE PROCESSO – ROTINA 4140
A Emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Data da Consulta
É o campo que informa ao Sistema a Data da Consulta. Formato DDMMAAAA. Campo
obrigatório.
Imprimir Quantitativo
É o campo que informa ao Sistema se você deseja imprimir o quantitativo. Se desejar
imprimir o quantitativo marque o campo com
deixe o campo desmarcado.
. Se não desejar imprimir o quantitativo
Nome da Impressora
É o campo que informa ao Sistema o Nome da Impressora em que o relatório será
impresso. Campo obrigatório.
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
190
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
82
QUANTIT. MENSAL DE CAD./TRAMIT. DE DOCUMENTOS – ROTINA 4150
A Emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Código do Órgão Inicial
É o campo que informa ao Sistema o Código do Órgão de início de impressão. Campo
obrigatório.
Código do Órgão Final
É o campo que informa ao Sistema o Código do Órgão de término da impressão. Campo
obrigatório.
Ano de Referência
É o campo que informa ao Sistema o Ano de Referência. Campo obrigatório.
Nome da Impressora
É o campo que informa ao Sistema o Nome da Impressora em que o relatório será
impresso. Campo obrigatório.
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
191
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
83
TERMO DE RESPONSABILIDADE – ROTINA 4160
A Emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo.
Órgão de Origem
É o campo que informa ao Sistema o Código do Órgão de Origem da tramitação. Campo
obrigatório.
Órgão de Destino
É o campo que informa ao Sistema o Código do Órgão de Destino da tramitação. Campo
obrigatório.
Data de Tramitação
É o campo que informa ao Sistema a Data de Tramitação. Formato DDMMAAAA. Campo
obrigatório.
Número da Guia
É o campo que informa ao Sistema o Número da Guia. Campo obrigatório
Número de Cópias
É o campo que informa ao Sistema o Número de Cópias a ser impresso. Se não
informado, assume 1 (uma) cópia.
Nome da Impressora
É o campo que informa ao Sistema o Nome da Impressora em que o relatório será
impresso. Campo obrigatório.
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
192
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
84
IMPRESSÃO DE ETIQUETAS - CÓDIGO DE BARRAS – ROTINA 4170
Nesta fase o Sistema receberá informações para que possa imprimir etiqueta de código
de barras. Ao se cadastrar um processo com código de barras devem ser impressas duas
etiquetas que serão afixadas:
. Na capa do processo sobre o campo "Número do Processo";
. No verso da primeira folha do processo (fl. 2), no canto superior esquerdo ou,
caso não haja espaço suficiente, no centro da 3ª capa do processo;
Cada Etiqueta contém o Número da matrícula do digitador do cadastro, a Data do
Processo, Nome do Requerente, o Documento Identificador, o Assunto e o Número do
Processo.
A Emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo:
Impressão Etiqueta
É o campo que informa ao Sistema se você deseja imprimir etiqueta de código de barras.
Se desejar imprimir etiqueta de código de barras marque o campo com
imprimir capa de processo deixe o campo desmarcado.
. Se desejar
Número de Cópias
É o campo que informa ao Sistema a quantidade de Etiquetas a ser impressas. Campo
obrigatório.
Impressora
É o campo que informa ao Sistema o Número da Impressora. Campo obrigatório
Versão 1.0
193
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o Número do Processo. Você pode informar até 40
Processos por tela, sendo só o primeiro obrigatório.
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
194
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
85
QUANTIT. MENSAL DE ENTR./SAÍDAS DE PROCESSOS – ROTINA 4180
Essa rotina imprime o relatório do quantitativo mensal de entrada/saída de processos por
órgão. A emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos
abaixo.
Cada usuário tem acesso para imprimir o relatório de seu órgão. Já o Supervisor do
SICOP poderá emitir o relatório de todos os órgãos de sua Pasta. Disponível a partir do
ano de 1999.
Cód. Órgão Inicial
É o campo que informa ao Sistema o código do órgão de início da impressão. Campo
obrigatório.
Cód. Órgão Final
É o campo que informa ao Sistema o código órgão de término da impressão. Campo
obrigatório.
Ano de Referência
É o campo de informa ao Sistema o ano do exercício do relatório. Campo obrigatório.
Nome da Impressora
É o campo que informa ao Sistema o Nome da Impressora em que o relatório será
impresso. Campo obrigatório.
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
195
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
86
ATA DE JULGAMENTO DE DEFESA PRÉVIA – ROTINA 4190
Esta rotina imprime a ata e/ou lauda de julgamento dos processos de Defesa Prévia de
Multa de Trânsito.
Código do Grupo
É o campo que informa ao Sistema o código de órgão da Jarí responsável pelo
julgamento. Campo obrigatório.
Número Ata Sessão Ordinária
É o campo que informa ao Sistema o número da ata de julgamento a ser impressa.
Campo obrigatório.
Horário do Julgamento
É o campo que informa ao Sistema o horário de início da sessão de julgamento. Campo
obrigatório.
Data do Julgamento
É o campo que informa ao Sistema a data do julgamento, formato DDMMAAAA.
Campo obrigatório.
Matr. Membro do Grupo
É o campo que informa ao Sistema a matrícula do membro da Jari cuja lauda/ata de
julgamento será impressa.
Horário de Encerramento
É o campo que informa ao Sistema o horário do encerramento da sessão de julgamento.
Campo obrigatório.
Imprime Lauda
É o campo que informa ao Sistema se você deseja imprimir lauda para publicação ou ata
de julgamento. Se desejar imprimir lauda de publicação marque o campo com
desejar imprimir ata de julgamento deixe o campo desmarcado.
Versão 1.0
. Se
196
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Impressora
É o campo que informa ao Sistema o endereço lógico da impressora em que o relatório
será impresso. Campo obrigatório.
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
197
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
87
GUIA REMESSA PROC. DISTRIBUÍDOS/ENCERRADOS - ROTINA 4200
Nessa fase o Sistema receberá informações para que possa imprimir guias de remessa
de distribuição ou encerramento de distribuição de processos.
87.1 Imprimindo Guia de Remessa de Distribuição de Processos
A emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo
Seleciona Tipo de Guia
É o campo que informa ao Sistema o tipo de guia que será impressa. Neste caso deve ser
selecionada a opção “Imprimir Distribuição”. Campo obrigatório.
Clique no botão para selecionar o tipo de guia a ser impressa.
Número da Matrícula
É o campo que informa ao Sistema o número da matrícula para qual o processo foi
distribuído. Campo obrigatório.
Ano da Distribuição
É o campo que informa ao Sistema o ano da distribuição do processo. Formato AAAA.
Campo obrigatório
Número da Guia
É o campo que informa ao Sistema o número da guia de distribuição de processos.
Campo obrigatório.
Versão 1.0
198
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Número de Cópias
É o campo que informa ao Sistema a quantidade de cópias a serem impressas. Campo
obrigatório.
Impressora
É o campo que informa ao Sistema o endereço da impressora em que o relatório será
impresso. Campo Obrigatório
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
.
87.2 Imprimindo Guia de Encerramento de Distribuição de Processos
A emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo
Seleciona Tipo de Guia
É o campo que informa ao Sistema o tipo de guia que será impressa. Neste caso deve ser
selecionada a opção “Imprimir Encerramento”. Campo obrigatório.
Clique no botão para selecionar o tipo de guia a ser impressa.
Número da Matrícula
É o campo que informa ao Sistema o número da matrícula para qual o processo foi
distribuído. Campo obrigatório.
Ano da Distribuição
É o campo que informa ao Sistema o ano da distribuição do processo. Formato AAAA.
Campo obrigatório
Número da Guia
É o campo que informa ao Sistema o número da guia de encerramento da distribuição de
processos. Campo obrigatório.
Número de Cópias
É o campo que informa ao Sistema a quantidade de cópias a serem impressas. Campo
obrigatório.
Impressora
É o campo que informa ao Sistema o endereço da impressora em que o relatório será
impresso. Campo Obrigatório
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
199
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
88
TERMO DE ENCERRAMENTO/ABERTURA DE VOLUME – ROTINA 4210
A emissão deve ser feita informando os campos obrigatórios descritos abaixo:
A Rotina imprime automaticamente o termo de Encerramento e o Termo de Abertura.
Número do processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo cujos Termos de Encerramento
e Abertura serão impressos. Campo obrigatório
Data da Digitação
É o campo que informa ao Sistema a data da digitação do cadastro de volumes na Rotina
2250. Formato DDMMAAAA. Campo obrigatório
Impressora
É o campo que informa ao Sistema o endereço da impressora em que o relatório será
impresso. Campo obrigatório
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
200
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
89
RELATÓRIO DE PROCESSO POR DOC. IDENTIFICADOR – ROTINA 4220
Nessa fase o Sistema receberá informações para que possa imprimir relatório de
processos referente ao documento identificador informado.
Tipo Doc. Ident.
É o campo que informa ao Sistema o tipo do documento identificador do qual será emitido
o relatório. Campo obrigatório
Número do Doc. Ident.
É o campo que informa ao Sistema o número do documento identificador do qual será
emitido o relatório. Campo obrigatório
Impressora
É o campo que informa ao Sistema o endereço da impressora em que o relatório será
impresso. Campo obrigatório
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
201
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
90
RELATÓRIO DE SOLICITAÇÃO DE DESARQUIVAMENTO – ROTINA 4230
Nessa fase o Sistema receberá informações para que possa imprimir a Solicitação de
Desarquivamento e despacho de encaminhamento.
Número do Processo
É o campo que informa ao Sistema o número do processo do qual será impressa a
solicitação de desarquivamento e despacho de encaminhamento. Campo obrigatório
Impressora
É o campo que informa ao Sistema o endereço da impressora em que o relatório será
impresso. Campo obrigatório
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
202
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
91
GUIA REMESSA DE DOC. DISTRIBUÍDOS/ENCERRADOS - ROTINA 4240
Nessa fase o Sistema receberá informações para que possa imprimir guias de remessa
de distribuição ou encerramento de distribuição de documentos.
91.1 Imprimindo Guia de Remessa de Distribuição de Documentos
A emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo
Seleciona Tipo de Guia
É o campo que informa ao Sistema o tipo de guia que será impressa. Neste caso deve ser
selecionada a opção “Imprimir Distribuição”. Campo obrigatório.
Clique no botão para selecionar o tipo de guia a ser impressa.
Número da Matrícula
É o campo que informa ao Sistema o número da matrícula para qual o documento foi
distribuído. Campo obrigatório.
Ano da Distribuição
É o campo que informa ao Sistema o ano da distribuição do documento. Formato AAAA.
Campo obrigatório
Número da Guia
É o campo que informa ao Sistema o número da guia de distribuição de documentos.
Campo obrigatório.
Número de Cópias
É o campo que informa ao Sistema a quantidade de cópias a serem impressas. Campo
obrigatório.
Versão 1.0
203
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
Impressora
É o campo que informa ao Sistema o endereço da impressora em que o relatório será
impresso. Campo Obrigatório
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
.
91.2 Imprimindo Guia de Encerramento de Distribuição de Documentos
A emissão deve ser feita informando ao Sistema os campos obrigatórios descritos abaixo
Seleciona Tipo de Guia
É o campo que informa ao Sistema o tipo de guia que será impressa. Neste caso deve ser
selecionada a opção “Imprimir Encerramento”. Campo obrigatório.
Clique no botão para selecionar o tipo de guia a ser impressa.
Número da Matrícula
É o campo que informa ao Sistema o número da matrícula para qual o documento foi
distribuído. Campo obrigatório.
Ano da Distribuição
É o campo que informa ao Sistema o ano da distribuição do documento. Formato AAAA.
Campo obrigatório
Número da Guia
É o campo que informa ao Sistema o número da guia de encerramento da distribuição de
documentos. Campo obrigatório.
Número de Cópias
É o campo que informa ao Sistema a quantidade de cópias a serem impressas. Campo
obrigatório.
Impressora
É o campo que informa ao Sistema o endereço da impressora em que o relatório será
impresso. Campo Obrigatório
Para emitir o relatório, clique sobre o botão
Versão 1.0
.
204
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
92
ANEXOI
ROTINA
DESCRIÇÃO
FIM
0000
1000
1010
1020
1030
1040
1050
1060
1070
2000
2010
2020
2050
2060
2070
2080
2090
2100
2130
2140
2150
2160
2170
2180
2190
2200
2210
2220
2230
2240
2250
2260
2270
2280
2290
3000
3010
3030
ENCERRA O SISTEMA
MENU PRINCIPAL
MENU DE TABELAS
TABELA DE ASSUNTOS
TABELA DE DESPACHO
TABELA DE USUÁRIO
TABELA DE ÓRGÃO
TABELA DE FLUXO DE TRAMITAÇÃO
TABELA DE TIPO DE DOCUMENTO
TABELA DE CATEGORIA DE ASSUNTO
MENU DE CADASTROS
CADASTRO DE PROCESSOS
LOCALIZAÇÃO DE PROCESSOS NO ARQUIVO
TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS
APENSAÇÃO E JUNTADA DE PROCESSOS
TRAMITAÇÃO DOCUMENTOS RECEBIDOS NO CASS
CADASTRO DE DOCUMENTOS
TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS
CADASTRO DE FATURAS
MANUTENÇÃO DE TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS
VINCULAÇÃO DE INSCR. IMOBILIÁRIAS AO PROCESSO
CADASTRO DE SOLICITAÇÃO DE DESARQUIVAMENTO
VINCULAÇÃO DO NÚMERO DE FOLHAS DO PROCESSO
CADASTRO DE PROCESSOS MICROFILMADOS
CADASTRO DE PROCESSOS ELIMINADOS
JUNTADA DE DOCUMENTO A DOCUMENTO
CADASTRO DE PROCESSOS EXTRAVIADOS
VINCULAÇÃO DESPACHO COMPLEMENTAR
TRAMITAÇÃO INTERNA
DISTRIBUIÇÃO DE PROCESSOS
CADASTRO DE EXECUÇÕES BATCHS
CADASTRO DE VOLUMES DE PROCESSO
JUNTADA/ANEXAÇÃO DE DOCUMENTO A PROCESSO
TRAMITAÇÃO DE CIRCULAR/OFÍCIO CIRCULAR
REATIVAÇÃO DE PROCESSO SEGREGADO
DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS
MENU DE CONSULTAS
NÚMERO DO PROCESSO
PROCESSO PRINCIPAL (APENSO)
Versão 1.0
205
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
3050
3060
3070
3080
3090
3100
3110
3120
3130
3140
3150
3160
3170
3180
3190
3200
3210
3220
3230
3240
3250
3260
3270
3280
3290
3300
3390
3400
3410
4000
4010
4020
4030
4040
4050
4060
4070
4080
4120
4130
4140
4150
4160
Versão 1.0
ÓRGÃO E ASSUNTO
CONSULTA PELO DOCUMENTO IDENTIFICADOR
AUTO DE INFRAÇÃO
A PARTIR DE UM NOME
A PARTIR DE UM ENDEREÇO
ÓRGÃO DE DESTINO
TODA TRAMITAÇÃO DE UM PROCESSO
CONSULTA DE PROCESSO A PARTIR DO N° DO DOCUMEN TO
DATA DE CADASTRAMENTO
ÚLTIMA TRAMITAÇÃO
CONSULTA DE DOCUMENTOS
TODA TRAMITAÇÃO DE UM DOCUMENTO
DOCUMENTOS PENDENTES
ÓRGÃO E ASSUNTO DOCUMENTO
ÓRGÃO DESTINO DOCUMENTO
TABELA DE ÓRGÃO
TABELA DE ASSUNTO
TABELA DE DESPACHO
A PARTIR DE UM NOME
A PARTIR DE UM ENDEREÇO
POR NÚMERO EXTERNO
POR PROCESSO DO TESOURO
POR PROCESSO DE FATURA
POR FATURA DO PROCESSO
INSCRIÇÕES IMOBILIÁRIAS NO PROCESSO
CONSULTA DESARQUIVAMENTO DE PROCESSO
A PARTIR DO NOME DA PARTE
PROCESSOS DISTRIBUÍDOS
DOCUMENTOS DISTRIBUÍDOS
MENU RELATÓRIO
TABELA DE ASSUNTO
TABELA DE DESPACHO/TIPO DE DOCUMENTO
TABELA DE USUÁRIOS
TABELA DE ÓRGÃOS
PROCESSOS CADASTRADOS POR ÓRGÃO
GUIA DE REMESSA DE PROCESSO
CÓDIGO ASSUNTO E ÓRGÃO
GUIA DOCUMENTO DO CASS
QUANTITATIVO DE PROCESSOS
GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS
CONSULTAS AO DISQUE PROCESSO
QUANTITATIVO DE DOCUMENTOS
TERMO DE RESPONSABILIDADE
206
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
4170
4180
4190
4200
4210
4220
4230
4240
Versão 1.0
IMPRESSÃO DE ETIQUETAS
QUANTITATIVO DE ENTRADAS E SAÍDAS DE PROCESSOS
ATA DE JULGAMENTO - DEFESA PRÉVIA
GUIA DE REMESSA DE PROCESSOS DISTRIBUÍDOS
TERMO DE ENCERRAMENTO/ABERTURA DE VOLUMES
RELATÓRIO DE PROCESSOS POR DOC. IDENTIFICADOR
SOLICITAÇÃO DE DESARQUIVAMENTO
GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS DISTRIBUÍDOS
207
SICOP - Sistema Único de Controle de Protocolo
93
MANUTENÇÃO DO MANUAL
DATA
20/12/2012
Versão 1.0
VERSÃO
AUTOR
1.0
Gestão do SICOP
DESCRIÇÃO
Elaboração do Manual
208