UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
EVENTOS - UM TRUNFO DA COMUNICAÇÃO INTERNA
Por: Nathalia de Aguiar Batista do Nascimento
Orientador
Prof. Fernando Alves
Rio de Janeiro
2012
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
EVENTOS - UM TRUNFO DA COMUNICAÇÃO INTERNA
Apresentação de monografia à AVM Faculdade
Integrada como requisito parcial para obtenção do
grau de especialista em Comunicação Empresarial.
Por: Nathalia de Aguiar Batista do Nascimento
3
AGRADECIMENTOS
Ao meu Deus que tem possibilitado
cada passo da minha caminhada e a
toda minha família e meu namorado
Vinicius que tem me dado o apoio
necessário e me acompanhado em
todos os momentos.
4
DEDICATÓRIA
Dedico aos meus pais e ao meu
namorado
Vinicius
essa
valiosa
conquista para minha vida acadêmica e
profissional. E aos queridos amigos que
fiz na pós: Nathali, Mariana, Ivan e João
Paulo.
5
RESUMO
Este trabalho tem por objetivo mostrar o valioso papel que o evento
desempenha dentro das corporações. Ao longo do estudo vamos mostrar
como foi a evolução do processo da comunicação nas corporações e como
hoje ela adquiriu seu espaço. Veremos também as teorias que mostram a
necessidade do ser humano em se sentir valorizado e reconhecido. Os
eventos de premiação dedicados aos melhores funcionários são um grande
trunfo da comunicação para a manutenção de um favorável clima
organizacional. Pois funcionários satisfeitos trabalham melhor. E para ilustrar
nosso estudo, traremos também um exemplo de evento corporativo, um case
de sucesso.
6
METODOLOGIA
Para execução deste trabalho foi feita uma vasta pesquisa bibliográfica,
leitura de livros, revistas, jornais, artigos da web e entrevistas com pessoas
que têm vivenciado a realizada estudada, além de sites especializados da
área. Para uma base teórica abrangente foram utilizados alguns importantes
nomes de estudiosos do assunto, como Jonnhy Allen, William O´Toole, Ian
McDonnell, Robert Harris, Marlene Matias, entre outros.
Após a etapa de leituras, fiz uma pesquisa de campo e trouxe o case
de um evento de sucesso realizado em uma empresa na cidade do Rio de
Janeiro.
7
SUMÁRIO
• INTRODUÇÃO
08
• CAPÍTULO I
10
A História da Comunicação empresarial
CAPÍTULO I . I – A História no Brasil
• CAPÍTULO II
14
20
O evento – Importância e formatação
Capitulo II . I – O evento corporativo
• CAPÍTULO III
23
25
Case de sucesso
• CONCLUSÃO
35
• BIBLIOGRAFIA
37
8
INTRODUÇÃO
“Evento – Eventualidade, acontecimento, sucesso”. É com a definição do
nosso conhecido dicionário Aurélio, que início meu trabalho. Neste estudo
vamos
abordar
um
tema
muito
comentado
no
momento.
Mais
especificamente, afim de direcionar nossa análise, iremos tratar sobre os
eventos corporativos, que as empresas realizam para seus próprios
funcionários.
Este é um tema muito atual e que merece mais atenção e deve ser trabalhado
e discutido. O assunto é estudado desde muito tempo, conforme cita a autora
Marlene Matias, no livro “Organização de eventos”, de 2010.
Os eventos são
acontecimentos que possuem suas
origens na Antiguidade e que
atravessaram diversos períodos da
história da civilização humana,
atingindo os dias atuais. Nessa
trajetória,
foram
adquirindo
características econômicas, sociais e
políticas
das
sociedades
representativas de cada época.
Está na própria natureza humana, o gosto pelo evento, como muito bem
menciona a escritora Maria Cecília Giacaglia.
Com a finalidade de ampliar a
esfera de seus relacionamentos
inerentes ao convívio em família, no
trabalho, na escola ou no lazer, e de
quebrar a rotina dos afazeres
diuturnos, o homem cria, organiza e
participa de reuniões, que são
genericamente
chamadas
de
eventos.
Vamos começar relembrando um pouco da História e trajetória da
comunicação empresarial. Veremos que muitos anos e acontecimentos foram
necessários para a comunicação corporativa se estruturar e ser formatada. No
começo do século passado, as empresas não davam a devida importância à
9
questão da comunicação com um dos seus públicos, talvez o mais importante,
dado o fato de refletir sua própria imagem, o público interno.
Porém, felizmente essa história mudou e hoje vemos setores e até diretorias
inteiras de micro e grandes empresas dedicadas exclusivamente à
comunicação. Obviamente, esse setor cuida da interação da empresa com
seus variados stakeholders, mas o público interno tem grande atenção dessa
área.
Os eventos são de suma importância para a manutenção de um clima
organizacional interno favorável. Funcionários que têm seu trabalho
reconhecido, sentem-se valorizados pela empresa e consequentemente
trabalham melhor.
As empresas só têm a ganhar com a realização de eventos corporativos para
premiação dos melhores colaboradores. Veremos algumas teorias que
ratificam essa afirmação. Pessoas satisfeitas, bem-resolvidas e realizadas são
mais felizes e tendem a ser melhores profissionais, o que é sempre benéfico
para a corporação.
Apresentaremos também um estudo de caso, um evento corporativo para
reconhecimento dos funcionários que se destacam em uma empresa no Rio
de Janeiro. Vamos analisar cada detalhe de preparação da grande noite e
como tem sido a percepção dos funcionários ao Clube da Excelência, nome
dado ao evento pela empresa.
Apesar de não possuirmos uma bibliografia muito extensa sobre o assunto, a
organização de eventos é um tema que vem ganhando muita notoriedade e o
mercado em torno disso vem crescendo constantemente. As áreas
estruturadas dentro das próprias empresas para cuidar especificamente dos
eventos ganham cada vez mais destaque e visibilidade, tudo isso por conta do
resultado positivo que gera para o clima da organização. Afinal, funcionário
que é reconhecido, comemora e se diverte, trabalha mais satisfeito.
10
CAPÍTULO I
A HISTÓRIA DA COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL
Para se compreender melhor o desenvolvimento da comunicação
empresarial, e mais especificamente no nosso caso de estudo, os eventos
empresariais, comecemos conhecendo como tudo iniciou.
O feito é concedido ao profissional de comunicação, o estadunidense
Ivy Ledbetter Lee (1877 - 1934). Foi ele quem, no início do século XX, teve a
iniciativa da inserção da comunicação dentro das empresas de forma dirigida
e organizada. Ele criou o primeiro escritório de relações públicas, em Nova
York, EUA, de onde prestava serviço para o empresariado. No site da
Sinprorp (Sindicato dos profissionais liberais de relações públicas no estado
de São Paulo) www.sinprorp.org.br
1
pode-se encontrar descrito um pouco do
início da carreira do jornalista.
Em 1904, Ivy começou a
trabalhar na agência de publicidade
de George Parker e a transformou na
terceira maior agência do país.
Durante uma greve de mineradores a
agência George Parker & Associates
pediu a ajuda de Ivy Lee para
resolver o conflito. A solução para
esta greve levou Ivy Lee a criar a sua
frase inesquecível: *The publics have
to be informed* (O público tem que
ser informado). E para ganhar a
confiança das mídias elaborou e
distribuiu a sua famosa *Declarations
of Principles* (Declaração dos
princípios) aos editores dos jornais
em 1906.
Uma das razões pela qual o trabalho de Ivy ganhou notoriedade e
credibilidade dos veículos de imprensa foi a elaboração desta Declaração.
Nestes conjuntos de conceitos formulados por ele mesmo, Ivy queria deixar
claro qual era o tipo de seu trabalho. Com essa Declaração ele fortalecia a
1
http://www.sinprorp.org.br/Noticias_das_Assessorias/2003/Jornal_das_Relacoes_Pu
blicas/jornal01-00.htm (Acessado em 28/01/2012).
11
marca das empresas para qual exercia a função de relações públicas e de
mediador das relações imprensa versus empresa. No site `o xis da questão´
www.oxisdaquestao.com.br2,
encontra-se
traduzido
um
trecho
dessa
Declaração, em forma de carta, que foi endereçada aos veículos de imprensa
americanos da época, marcando assim a história da relações públicas. Segue:
Este não é um serviço de
imprensa secreto. Todo nosso
trabalho é feito às claras. Nós
pretendemos fazer a divulgação de
notícias. Isto não é um agenciamento
de anúncios. Se acharem que o
nosso assunto ficaria melhor na
seção comercial, não o usem. Nosso
assunto é exato. Maiores detalhes
sobre qualquer questão serão dados
prontamente e qualquer diretor de
jornal interessado será auxiliado, com
o maior prazer, na verificação direta
de qualquer declaração de fato. Em
resumo, nosso plano é divulgar,
prontamente, para o bem das
empresas e das instituições públicas,
com absoluta franqueza, à imprensa
e ao público dos Estados Unidos,
informações relativas a assuntos de
valor e de interesse para o público.
Na declaração, Ivy recomendava aos jornalistas, que se percebessem
que os informes que ele transmitia ficava melhor na parte comercial, então
que não publicassem. Com um bom feeling, Ivy buscava criar uma nova
imagem sobre os empresários frente a grande imprensa. Mostrando que eles
não eram apenas comerciantes ávidos pelo lucro, mas que também se
importavam com a sociedade.
Em 1906, o seu trabalho chamou atenção de John D. Rockfeller,
conhecido na época, como um dos mais inescrupulosos empresários dos EUA
e por isso odiado pela opinião pública. A missão de Lee então seria
transformar essa visão do público.
2
http://www.oxisdaquestao.com.br/integra_integra.asp?codigo=105 - (Acessado em
28/01/2012).
12
Segundo o jornalista Manuel Carlos Chaparro, em O Processo de
Relações Públicas, livro de autoria da pesquisadora norte-americana Hebe
Wey, é possível ler que "denunciados, acusados e acuados" pela imprensa,
os grandes capitalistas dos Estados Unidos encontraram uma saída: contratar
o jornalista Ivy Lee. Para eles, Lee era o único caminho que imaginavam para
evitar novas denúncias, "a partir de uma nova atitude de respeito pela opinião
pública".
O trabalho de Lee junto a Rockfeller, o transformou de o “patrão
sanguinário” para o “benfeitor da humanidade”. Com o trabalho que
desenvolveu, o jornalista conseguiu transformar a visão que a imprensa tinha,
e conseqüentemente o público, sobre o empresariado da época. O que Ivy
realizou no passado, e assim marcou o início da era de se pensar
comunicação dentro das empresas, nos dias atuais seria realizado por um, ou
por uma equipe de assessoria de imprensa.
O pesquisador Julio Afonso Pinho, descreve em um de seus ensaios o
tipo de trabalho desenvolvido por Ivy Lee, publicado no site Almanaque de
Comunicação - www.almanaquedacomunicacao.com.br 3 . Segue:
Em 1909 Ivy Lee tornou-se o
responsável pelo setor de “divulgação
e propaganda” da Pennsylvannia
Railroad, empresa onde permaneceu
até 1914. Fica claro que a atividade
desenvolvida por Lee não pode ser
considerada uma “extensão” dos
serviços de publicidade e propaganda
da época. Até mesmo porque o seu
cunho é político; trata-se de um métier
preocupado
em
manter
um
relacionamento satisfatório com seus
diferentes públicos. Tal ação é
desenvolvida de forma profissional,
capaz de dar um direcionamento lógico
e ordenado a partir de um conjunto de
estratégias, previamente planejadas,
com o objetivo de compor uma política
3
http://w3z.com.br/almanaque/artigos/592.html (Acessado em 28/01/2012)
13
de comunicação direcionada para os
públicos de uma organização.
O jornalista, que morreu em 1934, deixou com seu legado a
implementação da cadeira de Relações Públicas nas faculdades norteamericanas e européias e a instalação dos serviços de relações públicas
dentro das empresas. Em 1970 já era quase de 100% o número de empresas
dos EUA que adotavam este serviço.
14
I.I A HISTÓRIA NO BRASIL
No Brasil, a comunicação empresarial ganhou força no governo de
Juscelino Kubitchek. A partir da segunda metade do século XX, o presidente
abriu as portas não só para os produtos norte-americanos, mas também como
para suas notícias e propagandas e conseqüentemente para suas agências
de notícias bem organizadas e assessorias eficientes e preparadas para as
demandas.
O presidente assumiu o governo com o objetivo de revolucionar a
economia, seu principal slogan de campanha, era que faria “50 anos 5”, ou
seja que faria o Brasil crescer o equivalente a meio século em seus cinco
anos de mandato. E por conta desse objetivo ele abriu as portas do país para
as maiores empresas, com marcas consolidadas na América do Norte, aqui
no Brasil, como a Colgate Palmolive e as principais montadoras de
automóveis.
O
primeiro
nome
que
se
destacou
no
ramo
das
relações
públicas/assessoria de imprensa e comunicação empresarial aqui no Brasil foi
o jornalista Antônio de Salvo (1937-2008). Em 1971 ele fundou a ADS (ADS –
Assessoria de Comunicação – Ltda), uma das principais agências de
comunicação do país.
Porém, antes um pouco da criação de sua própria agência, em 1960,
De Salvo percorria as redações de jornais do interior e da capital de São
Paulo para convencer os editores para que publicassem as notícias sobre as
empresas para as quais prestava serviço. Ele fazia o trabalho de
´formiguinha´, batendo de porta em porta para conseguir divulgar seu
trabalho.
E foi a partir de 1960 também, que a atividade de comunicação
empresarial começou a se fortalecer aqui no país. Os profissionais das
principais marcas norte-americanas automobilísticas começaram promover
eventos para atrair a comunidade jornalista da época e assim conseguir se
comunicar com a sociedade.
Foi a partir de então que também surgiram as entrevistas coletivas e as
reuniões/almoços ou comemorações de fim de ano. Para esses eventos eram
15
convidados os profissionais das redações para que assim fosse possível
estreitar a relação empresa versus imprensa/sociedade.
Uma observação que deve ser feita da história da comunicação
empresarial no Brasil, é que em alguns momentos suas atribuições se
confundem com a dos relações públicas. Em muitos livros há o registro da
história da comunicação empresarial no Brasil, relacionada a grandes
profissionais rp´s.
Esse fato é explicado pelo período de Ditadura Militar vivido no Brasil,
entre os anos de 1964 até 1985. Nesta época os jornalistas foram
perseguidos pela censura e assim muitas redações foram fechadas e jornais
alternativos extintos. Quem não estava a favor do governo não conseguiu
existir, pelo menos não legalmente.
Porém dentro do governo havia as atribuições que deveriam ser
exercidas por jornalistas e publicitários. Mas quem cumpria essas funções
eram os relações públicas. Eram eles os responsáveis por cuidar da imagem
dos militares e por criar as campanhas institucionais, como a famosa do
governo Médici - “Brasil, ame-o ou deixe”. No site sobre relações públicas:
www.portal-rp.com.br 4, há uma breve análise da comunicação social no
governo Médici (1969-1974). Segue:
Tomando
como
primeira
referência o modelo de comunicação
pública vigente no Brasil durante a
ditadura militar, mais especialmente
no período de governo do general
Médici, podemos vislumbrar uma
sólida política de comunicação social,
assim podendo ser denominada por
estar
integrada
à
estrutura
administrativa daquele governo e,
mais ainda, aos objetivos da política
estatal, além de ocupar espaço
4
http://www.portal-rp.com.br/bibliotecavirtual/projetosdepesquisa01/0078.htm.
(Acessado em 28/01/2012)
16
significativo no próprio mercado de
comunicação. A comunicação política
de então, com o intuito de legitimar
um exercício de poder específico e um
determinado
projeto
de
desenvolvimento,
utilizou-se
de
técnicas de propaganda discurso
ideológico. Como frisou Caparelli, a
campanha de propaganda política do
regime militar foi a mais "bem
organizada, sistematizada, ampla e
total jamais vista no Brasil”.
Ao fim do governo esses profissionais (RP´s) estavam com a imagem
manchada, eram apontados como os que apoiaram o governo militar e todas
as sua arbitrariedades. Por isso então, que a partir da segunda metade da
década de 80, que a comunicação empresarial ganhou ainda mais força no
Brasil, sendo exercida por profissionais formados em comunicação social e
que cumpriam a função de cuidar da imagem das empresas com todos seus
públicos, não só o interno, como também o externo.
Voltando a citar o portal dos relações públicas, www.portal-rp.com.br 5,
podemos analisar algumas ações desenvolvidas pelo profissional de
comunicação empresarial. Segue:
•
Eles criam e organizam
eventos, os mais diferentes;
•
Geram fatos;
•
Elaboram notícias;
Fazem com que essas notícias
sejam veiculadas por jornais, revistas,
agências noticiosas, emissoras de
rádio e televisão, nos fac-símiles
como Jornalistas & Cia., na Internet e
até em painéis eletrônicos (como o
que temos na Imprensa Oficial do
Estado de São Paulo, na esquina das
•
5
http://www.portal-rp.com.br/bibliotecavirtual/memoria/0095.htm. (Acessado em
28/01/2012)
17
Ruas da Mooca e José Antônio de
Oliveira, na Mooca, em São Paulo);
Como podemos ver os profissionais de comunicação devem atuar
buscando sempre por novidades dentro da empresa. A criatividade é sua
maior aliada. A equipe precisa estar muito interada para buscar sempre em
conjunto novas idéias no interior da própria empresa, para atrair sempre a
atenção dos funcionários. E no portal, ainda há listadas mais atribuições dos
comunicadores. É importante ressaltar, que levando em conta o porte da
empresa, a equipe deve ser formada por mais de um comunicador, para
conseguir dar conta de todo trabalho. Segue:
Criam e veiculam campanhas
institucionais;
•
•
Formulam e executam políticas,
planos e estratégias de comunicação
para governos, empresas e entidades
do terceiro setor (ONGs, sindicatos
patronais e de trabalhadores, partidos
políticos etc.);
•
Estruturam
e
administram
serviços
de
atendimento
ao
consumidor;
•
Planejam e editam publicações
as mais variadas, em forma de
revistas, boletins e jornais, além de
programas internos de rádio e
televisão;
Idealizam e produzem clippings
impressos e eletrônicos; alguns com
mais de uma edição por dia e não
raro ao longo dos sete dias da
semana, incluindo feriados e dias
santos, natal e ano-novo (como o que
a Imprensa Oficial está fazendo para
o Governador de São Paulo);
•
•
Atuam
ombudsman;
•
como
lobistas
e
Escrevendo discursos e artigos;
•
Criando e atualizando páginas
na Internet.
18
Dentre a lista de funções citadas acima pode-se perceber o quão
abrangente foi e, ainda o é, o papel do comunicador dentro da empresa.
Desde a segunda metade do século XX, quando a comunicação dentro das
corporações começou a ganhar força e espaço, os profissionais têm se
aprimorado
e
absorvido
as
mais
diversas
funções
relacionadas
à
comunicação dentro das instituições para qual trabalham.
Um outro grande divisor de águas na história da comunicação
empresarial aqui no Brasil, foi a última greve dos jornalistas, ocorrida em São
Paulo, em 1978, ainda época de dura Ditadura no país. Por conta das
contínuas paralisações que os profissionais faziam por melhores condições de
trabalho, aconteceram muitas demissões e os jornalistas sem emprego
precisaram buscar outras áreas para continuar trabalhando.
Alguns migraram para agências de comunicação, empresas de
assessoria de imprensa e outros até montaram seus próprios negócios para
viver de comunicação. Com isso, importantes nomes e conhecidos da classe
jornalística passaram ´para o outro lado da bancada´, ou seja, agora
precisavam convencer aos coleguinhas que suas notícias eram relevantes.
Com a chegada desses profissionais já renomados para o setor, a
comunicação empresarial ganhou força e mais credibilidade.
Carvalho e Reis (2009, p. 86) explicam em seu livro como se iniciou
essa fase do reconhecimento da importância da comunicação no interior das
empresas por parte das corporações.
No Brasil, nos anos 80, com o fim da
ditadura e o país vivendo um processo
de redemocratização, as empresas
brasileiras iniciam uma fase de “portas
abertas”, usando a transparência como
forma de angariar a simpatia e a
confiança dos seus públicos. E é a
Rhodia a empresa responsável pela
publicação e divulgação de sua
“Política de Portas Abertas” na qual
estabelece um projeto inovador na área
da Comunicação Corporativa. Esse
processo foi extremamente importante
19
na formação dos assessores de
imprensa e na consolidação dessa
atividade no mercado.
Como podemos ver a comunicação empresarial ainda é um setor
recente dentro das empresas, principalmente no Brasil, onde ganhou maior
notoriedade e importância a partir da segunda metade da década de 80. Por
isso, nós profissionais de comunicação, percebemos que este é um mercado
em ascensão e que precisa da nossa mão-de-obra para dar continuidade a
essa história.
20
CAPÍTULO II
O EVENTO CORPORATIVO –
IMPORTÂNCIA E FORMATAÇÃO
Neste capítulo trataremos especificamente sobre os eventos corporativos
para reconhecimento dos funcionários. Festas que são feitas para
homenagear aqueles que mais se destacaram no desempenho de suas
funções.
Ao falarmos da importância do reconhecimento do indivíduo, não podemos
deixar de mencionar a Pirâmide de Maslow, psicólogo americano, que
nasceu em 1908 e veio a falecer em 1970. Durante seu período de
estudos sobre a psicologia humana, ele lista as necessidades do homem
em uma pirâmide, desde as básicas até as de realização pessoal.
No caso do nosso estudo, o evento corporativo estaria localizado na faixa de
Estima, onde Maslow cita a auto-estima, confiança, conquista, respeito dos
outros e respeito aos outros. Fatores estes que são de suma importância para
o bem-estar pessoal do funcionário. Segundo Maslow, o indivíduo deve
“escalar” as hierarquias de necessidades para conseguir sua auto-realização.
21
No livro “Organização e gestão de eventos”, temos a seguinte afirmação a
respeito do tema.
Essencialmente, a teoria de
Maslow propõe que as necessidades das
ordens inferiores devem ser satisfeitas
primeiro, para que as pessoas sejam
motivadas a satisfazer as necessidades
das ordens mais altas. Ou seja, as
pessoas que estão tentando satisfazer
as necessidades psicológicas de fome e
sede não têm interesse em satisfazer a
necessidade por segurança, até que
suas necessidades psicológicas sejam
atendidas.
As
primeiras
três
necessidades
são
vistas
como
deficiências; elas têm que ser satisfeitas
a fim de preencher a falta de algo. Por
outro lado, a satisfação das duas
necessidades mais altas é necessária
para que o indivíduo cresça emocional e
psicologicamente.
As necessidades de estima, passam por duas vertentes, o reconhecimento
das nossas capacidades pessoais e o reconhecimento dos outros face à
nossa capacidade de adequação às funções que desempenhamos, que é
justamante o que ocorre quando um funcionário é aclamado e premiado pela
corporação que atua.
Ao ser convidado para um evento corporativo, cuja finalidade é reconhecer
seu trabalho em um período determinando o funcionário sentir-se-á respeitado
e verá o quanto é admirado pelos seus pares, subordinados e superiores.
Além da teoria de Maslow, podemos citar as Teorias de conteúdo, também
mencionadas no livro “Organização e gestão de eventos”.
As teorias de conteúdo se
concentram no que inicialmente motiva
as pessoas a agirem de determinada
forma ou, como observa Mullins
(1999:415), “estão interessadas em
identificar as necessidades das pessoas
e suas forças relativas, bem como os
obejtivos almejados a fim de satisfazer
tais necessidades””. A figura a seguir
representa a característica essencial das
teorias desse tipo.
22
Base da teoria motivacional de conteúdo:
IMPULSÃO
Tensões ou impulsão
para satisfazer a
necessidade
NECESSIDADE
carência
CONDUTA
Comportamento
direcionado aos
objetivos
SATISFAÇÃO
Redução do impulso e satisfação
da necessidade original.
Fonte – Peach & Murrell, 1995.
Ao vermos esses pontos fica claro notar que o evento corporativo, realizado
para homenagear os melhores funcionários da empresa, gera resultados
positivos para a corporação.
Os funcionários reconhecidos como destaques da empresa, sentindo-se
respeitados, têm sua auto-estima elevada e trabalham melhor e os que não o
foram, podem ver que com empenho e dedicação também é possível chegar a
esse patamar e buscam os bons resultados. A empresa só tem a ganhar.
É válido ressaltar que a métrica, para realização desse tipo de evento, deve
estar sempre muito bem esclarecida para todos. As regras para saber quem
será ou não o merecedor de tal honraria deve estar explicada e para
conhecimento de todos.
Seja por indicadores, mensurados por sistemas
numéricos ou por mérito – definido pelos gestores diretos – o funcionário deve
sempre ter a clara noção de como será definido o merecedor do prêmio.
23
II.I EVENTO CORPORATIVO
E para dar continuidade ao nosso tema, é necessário conceituar o nosso
objeto de estudo – O Evento.
Segundo Simões (1995), “o evento é um acontecimento criado com a
finalidade específica de alterar a história da relação organização-público, em
face das necessidades observadas. Caso esse acontecimento não ocorresse,
a relação tomaria rumo diferente, e certamente problemático”.
Vamos considerar também a conceituação sobre o tema de Giácomo (1993),
“evento é componente do mix da comunicação, que tem por objetivo minimizar
esforços, fazendo uso da capacidade sinérgica da qual dispõe o poder
expressivo no intuito de engajar pessoas numa ideia ou ação”.
É válido ressaltar que evento é um assunto muito dinâmico, dada sua
natureza, onde a diferença e o fator surpresa é que o faz ser melhor um após
o outo.
Visto isso, listaremos em seguida, algumas definições para o assunto na visão
dos profissionais da área, apresentadas pela autora Marlene Matias, (2010):
•
Ação do profissional mediante pesquisa, planejamento, organização,
coordenação, controle e implantação de um projeto visando atingir seu
público-alvo com medidas concretas e resultados projetados.
•
Realização de um ato comemorativo, com finalidade mercadológica ou
não, visando apresentar, conquistar ou recuperar o seu público-alvo.
•
Soma de ações previamente planejadas com objetivo de alcançar
resultados definidos perante seu público-alvo.
Como neste estudo, estamos abordando especificamente os eventos
corporativos, vamos analisar mais uma definição da profissional e estudiosa
do assunto, Marlene Matias:
Os eventos corporativos geralmente referem-se às áreas de: alta gerência,
vendas, acionistas, produção etc. Suas principais características são:
24
•
comparecimento obrigatório dos seus participantes na maioria das
vezes;
•
número relativamente pequeno de comparecimento de público neste
tipo de evento, mas com presença garantida;
•
evento financiado por recursos econômicos preestabelecidos pela
empresa ao começar seu ano fiscal, por conta desse planejamento de
verba, não há portanto problemas de recursos econômicos para iniciar
as ações;
•
vários eventos realizados pelas empresas no transcorrer do ano nos
diversos níveis executivos, conforme planejamento anual da empresa e
também m função de necessidades emergentes.
Por conta de algumas características peculiares do evento corporativo, ele
apresenta algumas facilitações para seu planejamento, tais como:
•
a obrigatoriedade de participação do público facilita a negociação com
restaurantes, hotéis ou resorts, entre outros.
•
a pré-definição orçamentária, apesar de por vezes limitar os planos,
promove um norteamento do evento que será viabilizado.
Visto isso, o evento corporativo tem o tempo de planejamento relativamente
curto e os recursos humanos para tal também são escassos.
25
CAPÍTULO III
CASE DE SUCESSO
Para ilustrar este estudo, neste capítulo vamos trazer um case de sucesso.
Vamos conhecer com detalhes a última edição do evento de reconhecimento da
empresa BrasilCenter Comunicações do Rio de Janeiro, realizado em setembro
no ano passado.
Apresentação da empresa
A BrasilCenter Comunicações (BCC), fundada em 1998, é a empresa de call
center que atende os produtos da Embratel. são seis centros instalados em
diferentes cidades do Brasil, dois no Rio de Janeiro, um na capital (RJ) e outro
em Macaé, um em Minas Gerais, outro em são Paulo, um no Espírito Santo e
um em Goiânia. No total são quase 10 mil funcionários.
Com objetivo de reconhecer os funcionários que se destacam nas suas áreas
e manter o clima organizacional interno satisfatório, a empresa realiza o
evento Clube de Excelência, uma vez por ano.
Desta forma, os melhores funcionários participam de uma festa pelo
reconhecimento do seu esforço diário, sentem-se valorizados pela empresa e
servem de espelho e exemplo a ser seguido pelos demais.
A BCC do Rio de Janeiro está localizada no Centro da cidade e possui 300
funcionários, incluindo área administrativa e a área de atendimento. Os
representantes são treinados para atender os produtos da Embratel com um
diferencial, via web.
Este é um centro de atendimento mais recente, fundado em 2008 e por isso
essa é a quarta vez que o evento é realizado para os funcionários.
26
Justificativa corporativa
Estratégia para manutenção de um favorável clima organizacional interno
•
Realização de evento corporativo interno para reconhecimento dos
funcionários que mais se destacaram no desempenho de suas funções. A
festa do ano de 2011 aconteceu em setembro.
•
No evento, realizado a noite, com cerimônia de premiação seguida de
serviço de jantar e pista de dança, foram distribuídas lembranças com a logo
do evento e da empresa para os convidados. O traje dos convidados é
esporte fino completo (damas de longo ou longuete e cavalheiros de terno e
gravata).
•
Após o evento, foram divulgadas fotos e depoimentos dos participantes,
além de postagem de matéria sobre a festa na intranet e no jornal mural da
empresa, para que os demais funcionários sintam-se motivados a trabalhar
melhor, pois sabem que têm seu esforço reconhecido.
27
O evento
●
Data
A noite escolhida foi a de uma quinta-feira, dia 22 de setembro de 2011, pois
trata-se de um evento de reconhecimento aos melhores do ano e, por isso, o
ideal é fazer próximo ao fim do ano.
Evitamos realizar no último trimestre do ano, por conta das festividades do
fim de ano e fechamento de muitos relatórios e balanços da empresa e
também para não ser confundida com a festa de confraternização de fim de
ano.
●
Local
Restaurante Pistache Endereço - Rua Marquês de Olinda, nº 11, Botafogo - Rio de Janeiro.
O principal motivo da escolha do local é sua proximidade com o Centro da
cidade e a facilidade de acesso, com variadas linhas de ônibus e metrô, e
fácil acesso de carro e táxi. Além disso, o estabelecimento é um
restaurante que oferece todo o serviço de buffet, com a qualidade peculiar
da casa, além de mobiliário ímpar e característico, por sua proximidade
com a praia de Botafogo.
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Fotos do local
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Público-alvo
Os funcionários que mais se destacaram no desempenho de suas funções em
áreas que houver ranking (mensuração dos indicadores de absenteísmo,
aderência, qualidade e vendas). Serão convidados 20% dos melhores.
Nas áreas sem algum tipo de indicador mensurável, serão convidados por
mérito de acordo com o gestor.
Critérios de elegibilidade para participação no evento
ü Ter no mínimo seis meses de ranking
ü Não ter recebido algum tipo de medida disciplinar no período avaliado
até a data do evento;
ü Ter média igual ou maior que 85 na Monitoria da Qualidade,
considerando todo o período avaliado.
ü Não apresentar reclamação procedente no período avaliado até a data
do evento;
ü Não ter ultrapassado 15 dias de absenteísmo justificado no período
avaliado;
ü Não apresentar registro de falta não justificada no período avaliado.
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Percentual de convidados:
20% de Representantes de atendimento
50% dos Supervisores de atendimento
50% da Área administrativa (funcionários eleitos por meritocracia)
100% dos Gerentes
Quantidade estimada – 100 convidados
Premiados com troféu – 10 representantes de atendimento
4 funcionários da área administrativa
2 supervisores
1 gerente
Formato do evento
Restaurante
Para premiação, utilizaremos somente a parte interna do restaurante, com
todos os convidados acomodados. Para tal, foi utilizado:
No deck do restaurante:
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3 lounges com mobiliário em madeira
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Open bar
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Mesa de frios
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Duas TV´s de plasma com clipes
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Mesa para recepcionista
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Decoração com velas
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Iluminação especial no jardim
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Ambientação com quatro adesivos nos vidros
No interior do restaurante:
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Ambiente totalmente refrigerado
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Palco
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Equipamento de som e áudio:
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- 3 microfones sem fio
- Projetor
- Notebook
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Mesa com tampo de vidro para troféus
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Mesa para self-service do jantar
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Mesa de doces
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3 banners
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1 fundo de palco
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25 velas para mesa dos convidados
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Velas e arranjos de flores para as mesas do jantar e doces
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25 mesas com quatro lugares cada para os convidados
Dinâmica do evento
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Apresentadora
A cerimônia de premiação será conduzida pela analista de comunicação da
empresa, por ter desenvoltura e estar próxima de todos os níveis
hierárquicos da empresa.
•
Pista de dança
No decorrer da festa, após as premiações, o DJ, previamente orientado com
as músicas que deverão ser tocadas, conduzirá o evento, animando o
púbico.
Horário
Atividade
19h
Início do evento
19h15
Coquetel receptivo com mesa de frios no deck do restaurante
20h
Cerimônia de premiação
21h
Jantar
21h30
Pista de dança
23h30h
Encerramento da festa e entrega de caixa com trufas na saída
00h
Término do evento
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Material gráfico / Recursos humanos
● Banner
Formato: 80 X 120 cm
Cores: 4/0
Acabamento: lona, tubete e corda.
Quantidade: 3
● Fundo de palco
Formato: 400,0 X 250,0 cm
Cores: 4/0, em lona 440g
Acabamento: Ilhós ao redor da lona + estrutura de metalon
Quantidade: 1
● Convite eletrônico
Enviado por email para todo o grupo de funcionários convidado para a festa,
com antecedência de 20 dias do evento. O mailing foi concedido pela
empresa.
● Troféu
Quantidade - 17
●
Brinde
Uma caixa com quatro trufas de sabores sortidos personalizada com a logo
do evento.
● Telhadinhos para as mesas dos convidados
Formato: a4
Tipo - Vergê
Dobra: 1
Cores: 4/0
Quantidade: 25
● Cartaz
Formato: a3
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Cores: 4/0
Tipo: Couchê 230 gr
Quantidade: 10
●
Recursos humanos
- Programação visual – criação de todas as peças gráficas e eletrônicas.
- Fotógrafo para cobertura do evento.
Comunicação visual e Divulgação
A divulgação e comunicação do evento são realizadas somente dentro da
empresa, pois o objetivo é alcançar o público-interno, o corpo de funcionários
da empresa, tanto os que irão quanto os que não irão para a festa.
Serão utilizados antes do evento:
•
Teasers eletrônicos que serão enviados por e-mail um mês antes do
evento.
•
Matéria na intranet da empresa sobre a realização da festa.
•
Cartaz com dicas pré-festa (vestimenta, acessibilidade) em pontos
estratégicos.
•
Camiseta com logo do evento para os convidados utilizarem no trabalho
no dia da festa.
Pós- evento:
•
Divulgação de matéria na intranet sobre a festa.
•
Exposição das fotos da festa nos principais canais de comunicação da
empresa.
•
Camisas: Em meia malha, com a logo do evento e o ano vigente na
frente. No verso, a frase - “Eu faço parte desse Clube” (impressão duas
cores).
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Entrevista / Percepção do público-alvo
Convidamos para participar dessa entrevista uma das representantes de
atendimento que participou pela primeira vez do evento e foi uma das
premiadas para ratificarmos a percepção positiva que os funcionários têm de
um evento de reconhecimento.
Perfil da funcionária:
Nome – Ana Cláudia Macedo Oliveira
Tempo de empresa – 1 ano e 6 meses
Função – Representante de atendimento web
Entrevistadora - Como se sentiu ao receber o convite para a festa?
Ana Cláudia - Me senti muito feliz em receber o convite e saber que estou
fazendo meu trabalho de forma correta. Em qualquer coisa que atuo, procuro
sempre dar o meu melhor e aqui na empresa não é diferente. O Clube é uma
forma de reconhecimento de todo esse meu esforço e me sinto muito bem. Na
minha equipe eu me tornei um referencial, meus colegas costumam me
perguntar quando têm dúvidas e me indicam como líder da equipe, pois eles
me me veem como um diferencial.
E - Você se sente valorizada pela empresa?
A - Acho que a festa é uma das formas de reconhecimento, no dia a dia de
trabalho as pessoas não sabem o que você tem feito de diferente e nessas
ocasiões as pessoas passam a te conhecer e veem seu trabalho. Meus
colegas ficaram curiosos e no dia seguinte ao evento todos me perguntaram
como tinha sido e o que aconteceu na festa. Os que não foram convidados,
comentaram ainda que também querem participar do próximo evento e me
questionam o que eu faço de diferente para estar lá.
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E - O que achou do evento de 2011?
A – Esta foi a primeira vez que eu participei, não sabia como era o evento, e
só tenho a dizer que foi muito bom em todos os quesitos. E a surpresa de ser
premiada foi melhor ainda, tudo foi uma grande surpresa. Percebi o quanto
meu trabalho é valorizado. Nessa festa pude perceber que faço parte da
história e que estou contribuindo para a corporação, e o melhor, que ela tem
visto isso. Enfim, tudo foi muito bom, desde a música até o local da festa.
Ana Cláudia com seu o troféu de Destaque da BCC
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CONCLUSÃO
Ao chegar ao final deste trabalho, verificamos o quanto a comunicação tem
mostrado sua força e como sua necessidade e importância dentro das
empresas têm sido notada cada vez mais.
Os eventos como forma de reconhecimento e aclamação aos funcionários
que mais se destacam no desempenho de suas funções já provaram que são
uma ferramenta indispensável e valiosa para as grandes e pequenas
empresas.
Antes sem valor e desnecessária, mas hoje já reconhecida, a comunicação
interna, para os próprios funcionários, um dos stakeholders mais importantes
para a corporação, é indispensável para uma empresa que deseja se manter
no mercado.
No século atual não é possível vermos sucesso em uma instituição que não
se preocupa com a comunicação interna entre seus colaboradores. As
informações devem estar claras, os ruídos nas notícias dissipados e o
funcionário sentindo-se parte necessária ao negócio.
Teorias de estudiosos e psicólogos renomados no assunto comprovam que
pessoas auto-realizadas sentem-se melhor e mais felizes. Funcionários
satisfeitos e valorizados pelo bom desempenho que têm, no local de
trabalho, serão cada vez mais eficientes e, melhor ainda, servirão de
exemplo a ser seguido pelos outros colegas de trabalho.
O evento de reconhecimento funciona como uma grande oportunidade de
exaltação de talentos e aspiração para os que ainda não conseguiram se
superar. O desejo de participar dessas celebrações contribuirá implicitamente
para a empresa em seus resultados finais. Pois cada trabalhador que procura
se superar e dar o seu melhor ajudará para uma ascensão da empresa como
um todo.
O exemplo trazido do evento Clube de Excelência é para ratificar a
relevância da implementação dos eventos para reconhecimento dos
funcionários. A entrevista como uma das premiadas mostra o quanto o
resultado é positivo e satisfatório. Ela mesma conta que só ao receber o
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convite para o evento já teve que responder inúmeras perguntas em sua
própria equipe, sobre como chegou até ali e o que eles deveriam fazer para
participar também.
Além disso, no dia seguinte ao evento, quando chegou para trabalhar, seus
colegas a questionaram como tinha sido a festa e lhe contaram o quanto
gostaria de estar lá também. Obviamente que faziam planos de melhorar e
se superar para que no próximo também recebam o tal sonhado convite.
Nas primeiras páginas deste estudo mostramos teoricamente o quanto é
valoroso e crucial para uma empresa que deseja crescer e se manter no
mercado a realização dos eventos corporativos e ao final comprovamos o
quanto são válidos ao relatar uma grande case de sucesso.
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BIBLIOGRAFIA
1 - ALLEN, Johnny / O´TOOLE, William / MCDONNELL, Ian / HARRIS,
Robert. “Organização e gestão de eventos”, 2ª edição, RJ: Editora Campus,
2003.
2 - GIACAGLIA, Maria Cecília. “Organização – Teoria e prática de
eventos”,
1ª edição, SP: Cengage Learning, 2003.
3 - MATIAS, Marlene. “Organização de eventos – Procedimentos e
Técnicas”,
5ª edição, Barueri, SP: Manoele, 2010.
4 - ZOBARAN, Sérgio. “Evento é assim mesmo – Do conceito ao brinde”,
2ª edição, RJ, SENAC Rio, 2008.
5–
http://pegntv.globo.com/Pegn/0,6993,LIR242696-5027,00.html (Acessado em
17/08/2011)
6–
http://revistapegn.globo.com/Revista/Common/0,,EMI114206-17152,00BOAS+IDEIAS+DE+NEGOCIOS+EM+DIVERSOS+SETORES.html
(Acessado em 17/08/2011)
7http://www.sinprorp.org.br/Noticias_das_Assessorias/2003/Jornal_das_Relaco
es_Publicas/jornal01-00.htm (Acessado em 28/01/2012).
8–
http://www.oxisdaquestao.com.br/integra_integra.asp?codigo=105 –
(Acessado em 28/01/2012).
38
9–
http://w3z.com.br/almanaque/artigos/592.html (Acessado em 28/01/2012)
10 –
http://www.portal-rp.com.br/bibliotecavirtual/projetosdepesquisa01/0078.htm.
(Acessado em 28/01/2012)
11 –
http://www.portal-rp.com.br/bibliotecavirtual/memoria/0095.htm.
(Acessado em 28/01/2012)