Sistema Integrado de Gestão Pública Aspec – módulo: Contabilidade Pública
SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO PÚBLICA
SUBSISTEMA: CONTABILIDADE PÚBLICA
Manual de Treinamento
MOVIMENTO E FICHAS: Inclusões e Relatórios
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1 - DESPESA ORÇAMENTÁRIA - movimentos
Esta opção permite que o usuário tenha acesso à movimentação da despesa
fixada, reduções e suplementações de dotações, empenho e pagamento da
despesa, abertura de creditos especiais, e listagem de diversos relatórios
relacionados com a despesa orçamentária. Veja quadro a seguir:
1.1 – Descrevendo as opções de movimento do menu DESPESAS
ORÇAMENTÁRIAS:
DESPESA FIXADA: Nesta opção são regitrados os valores relativos à
despesa ficada no orçamento – LOA.
CREDITO ESPECIAL: Opção utilizada para inclusão de Créditos não
consignados no orçamento – Créditos Adicionais, conforme arts. 40 a 46 da
Lei nº 4.320/64
CREDITO EXTRAORDINÁRIO: Opção utilizada para a inclusão de Créditos
também não consignados no orçamento, sendo diferenciado dos especiais,
porque o mesmo é aberto para atender situações de calamidade pública
(Arts. 40 a 46 da Lei nº 4.320/64)
CRÉDITO SUPLEMENTAR:
Utilizado
para
reforçar
dotações
orçamentárias com saldos insuficiente, conforme altorização da LOA.
INDEXAÇÃO: Opção utilizada para atualizar os valores fixados no
orçamento, em decorrência de desvalorização da moeda. Utiliza-se esta
opção somente em períodos de inflação muito elevada para se atualizar as
dotações orçamentárias.
LIMITAÇÃO DE EMPENHO: esta opção permite que o usuário controle as
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1.1 – Descrevendo as opções de movimento do menu DESPESAS
ORÇAMENTÁRIAS:
cotas orçamentárias de acordo com o cronograma de desembolso mensal
(art. 8º e 9º da LRF).
REDUÇÕES: Serve de fonte de recursos para os casos de abertura de
CREDITOS SUPLEMENTARES, ESPECIAIS e EXTRAORDINÁRIOS (art. 43 da Lei
nº 4.320/64)
EMPENHO: Esta é, talvez a opção mais utilizada do sistema, pois ela é que
permite a execução propriamente dita do orçamento, através dos empenhos
e pagamentos e demais movimentação orçamentária da despesa.
2 - DESPESA ORÇAMENTÁRIA - fichas
Selecionando esta opção, o usuário terá acesso as fichas orçamentárias
individualmente, podendo visualizar o movimento de cada uma, sem ser
necessário a sua listagem. Veja tela abaixo:
Nesta opção tem-se
acesso a todas as fichas de
despesas orçamentária.
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Selecionando a opção
<L>istagem, permite-se
a emissão das fichas
orçamentárias, saldos,
relação de mutações
patrimoniais, relação
de restos a pagar para
balanço, entre outros
documentos.
2.2 - Consultando uma ficha específica de despesa
orçamentária – 4.4.90.51 – obras e instalações e projeto
1.001 - construção de unidades escolares.
Para se consultar uma ficha específica, basta que o usuário tecle <ENTER> a
ficha desejada que aparecerá a movimentação desejada, conforme quadro
baixo:
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Nesta opção o usuário terá acesso a toda
movimentação da ficha de despesa (projeto –
elemento econômico), podendo ser checada a
despesa fixada, empenhada, anulada,
suplementações, reduções e saldos.
3 - RECEITA ORÇAMENTÁRIA - movimento e fichas:
Esta opção permite que sejam incluidos, excluidos ou alterados movimentos
relativos a arrecadação orçamentária, abragendo ainda a arrecadação de
desconto que é feita automaticamente na fonte quando no pagamento da
despesa. Veja quadro abaixo:
4 - EXTRAORÇAMENTÁRIO - movimento e fichas
Toda movimentação de Receita e Despesa Extraorçamentária (exceto Restos
a Pagar), incluindo também a movimentação de caixa e bancos, é efetuada
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nesta opção. Veja
extraorçamentários:
quadro
abaixo
detalhando
os
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movimentos
DESCREVENDO AS OPÇÕES DO MOVIMENTO DO MENU
EXTRAORÇAMENTÁRIO
SALDOS DE BALANÇO: Serve para indicar o saldo que passou do exercício
anterior para o exercício atual, das contas de CAIXA, BANCOS, TELECEARÁ,
INSS, SALÁRIO FAMÍLIA, enfim, todas as fichas extraorçamentárias que
passarem com saldo, conforme balanço do exercício anterior.
RECEITA: Serve para o lançamento de receita extraorçamentária.
RECEITA DE DESCONTO: Neste caso o lançamento é feito automaticamente
quando na execução do pagamento da despesa.
ESTORNO DE RECEITA: Serve para corrigir receitas extraorçamentárias
lançadas indevidamente, através do estorno desta receita.
DESPESA: Serve para os lançamentos de pagamento das despesas
extraorçamentárias.
ESTORNO DA DESPESA: Serve para a correção de lançamentos indevidos
de despesas extraorçamentárias.
TRANSFERÊNCIAS DE SALDOS: Opção utilizada para os casos de
transferências de valores entre bancos, saques e depósitos de valores
numerários.
5 - OUTROS RELATÓRIOS
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Nesta opção, o usuário terá acesso a seguinte tela, onde poderá emitir vários
relatores complementares do Sistema de Cotabilidade Pública, conforme
relação constante do quadro abaixo:
6 - TABELAS LOCAIS
Elegendo esta opção o usuário terá acesso à tabelas de classificações locais e
o cadastro de pessoas fisicas e juridias fornecedores do município, as
Unidades Gestoras, as fichas extra-orçamentarias e a estrutura administrativa
do município, dentre outras opções.
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ESPECIFICAÇÃO DAS OPÕES DO MENU TABELAS LOCAIS :
CLASSIFICAÇÃO ECONÔMICA DA DESPESA: Esta opção discrimina toda a
classificação econômica da despesa conforme a Lei 4.320, de 17 de março de 1964.
CLASSIFICAÇÃO ECONÔMICA DA RECEITA: Esta opção discrimina toda a
classificação da receita conforme a Lei 4.320, de 17 de março de 1964.
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL: Esta opção apresenta a estrutura administrativa
da Prefeitura indicando suas SECRETARIAS, DEPARTAMENTOS ou SETORES,
conforme o caso.
UNIDADES ADMINISTRATIVAS: Esta opção indica os níveis subordinados aos
Órgão Administrativos.
PROJETOS/ATIVIDADES: Esta opção indica a relação de todos os projetos e
atividades constantes do orçamento do Município.
FICHAS EXTRA-ORÇAMENTARIAS: Esta opção indica todas as contas bancárias
pertencentes a administração municipal, como também as extraorçamentárias, ex.
INSS. FMSS, ISS, IRRF, TELECEARA, PENSÃO ALIMENTICIA.
UNIDADES GESTORAS: Esta opção é inovadora neste sistema, pois permitirá a
emissão de relatórios contábeis individualizados por FUNDOS e consolidados com a
Prefeitura. O usuário deverá cadastrar os Centros de Responsabilidade com as
assinaturas dos responsáveis (administrador, contador,tesoureiro, empenhador).
PESSOAS FÍSICAS/JURIDICAS: Opção que relaciona todos os contribuintes
e credores do Município.
OBRAS: Esta opção permite o cadastramento de todas as obras realizadas
no município.
OBS: NO CASO DE ABERTURA DE CRÉDITO ESPECIAL, É NECESSÁRIO
A INCLUSÃO DO NOVO PROJETO OU ATIVIDADE, E DEPOIS A
INCLUSÃO DA RESPECTIVA FICHA DE DESPESA ORÇAMENTÁRIA.
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Veja o quadro abaixo indicando as opões de TABELA LOCAIS DO
EXERCÍCIO:
Veja o quadro abaixo indicando as opões de TABELA LOCAIS DE
TODOS OS EXERCÍCIOS:
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7 – CONFIGURAÇÃO:
Esta opção permite o cadastramento dos numeros do CNPJ. e do C.G.F. da
Prefeitura, bem como o fechamento de intervalos de datas após o
encerramento de cada mês, além de outras informações complementares,
conforme quadro abaixo:
Respondendo as perguntas do menu
configurações:
Funciona aos Sábados?: se a resposta for afirmativa, o sistema permitirá
movimentos nos dias de sábado, caso contrário, o sistema emitirá o seguinte
comentário: ESTA SENDO FEITO UM MOVIMENTO EM FIM DE SEMANA, CASO O
MESMO ESTEJA CORRETO DESCONSIDERE ESTA INFORMAÇÃO.
Permitir vários usuários simultaneamente? esta opção só deverá ser
afirmativa no caso de a Prefeitura possuir o sistema instalado em rede, isto é,
mais de um computador interligados entre sí.
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Confirguração de datas: esta opção permite controlar digitação de eventos
dentro do próprio mês da execução da despesa e receita. Como o sistema
aceita movimento em vários períosdos simutaneamente, evita-se assim, que
o usuário digite empenho no mês seguinte, p.ex., se ainda não fechado o mês
em curso. Veja quadro abaixo:
Outras configurações: Nesta opção, várias informações complementares
são solicitadas. Veja quadro abaixo:
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Esta opção serve para indicar
dados inerentes à Lei
Orçamentária Anua, tais com: nº
da Lei e limites para abertura de
créditos suplementares, dentre
outros. Veja opções.
8 - FUNÇÕES ESPECIAIS
Esta opção só é utilizada para transpor automaticamente os valores do
orçamento e os saldos de restos à pagar para o exercício atual, sem ser
necessário a digitação dos mesmos.
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9 - GERENCIAMENTO OPERACIONAL
Esta opção é pouca utilizada pelos usuários do sistema, exceto quando se
pretende fazer cópias de segurança do computador para o disquete ou
restaurar cópias de segurança do disquete para o computador. A tela desta
opção é a seguinte:
RESTOS A PAGAR - movimentos e fichas
Estas opções permitem que o usuário cadastre os valores inscritos como RESTOS A PAGAR, individualizando-se por empenho e por credor, e depois efetue
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pagamento, estorno de pagamento e cancelamento, caso o mesmo não deva
ser mais pago.
A tela desta opção e a seguinte.
Nota: para inclusão dos saldos de restos a pagar é preferível que o usurário utilize a seguinte opção:
1 - Tabelas Locais
2 - Ficha de restos a pagar
3 - Escolher a opção (I)ncluir para efetuar a inclusão
das fichas de restos a pagar.
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CAPITULO II
RELATÓRIOS DO SISTEMA
A seguir apresentaremos os relatórios existentes dentro de cada tela
do sistema.
DESPESAS ORÇAMENTARIA - movimentos
ESCOLHA AS SEGUINTES OPÇÕES:
1. Despesa Orçamentária - movimentos <ENTER>
2. Empenhos <ENTER>
3. <L>Listagem <ENTER>
APARECERÁ A SEGUINTE TELA DE LISTA GENS:
FICHAS DE DESPESAS ORÇAMENTÁRIAS
ESCOLHA AS SEGUINTES OPÇÕES:
1. Despesa orçamentária - Fichas <ENTER>
2. <L>istagens <ENTER>
APARECERÁ A SEGUINTE TELA DE LISTAGENS
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RECEITA ORÇAMENTÁRIA - movimentos
ESCOLHA A SEGUINTE OPÇÃO:
1.
2.
3.
Receita Orçamentária - movimento <ENTER>
Arrecadação <ENTER>
<L>istagens <ENTER>
APARECERÁ A SEGUINTE TELA DE LISTAGENS:
RECEITA ORÇAMENTÁRIA - fichas
ESCOLHA AS SEGUINTES OPÇÕES:
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1.
2.
Receita Orçamentária - fichas <ENTER>
<L>instagens <ENTER>
APARECERÁ A SEGUINTE TELA DE LISTAGENS
EXTRAORÇAMENTARIO - fichas
ESCOLHENDO A SEGUINTE OPÇÃO:
1.
2.
Extraorçamentária - fichas <ENTER>
<L>istagens <ENTER>
APARECERÁ A SEGUINTE TELA DE LISTAGENS
RESTOS À PAGAR - fichas
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ESCOLHENDO A SEGUINTE OPÇÃO:
1.
2.
Restos à Pagar - fichas <ENTER>
<L>istagens <ENTER>
APARECERÁ A SEGUINTE TELA DE LISTAGENS
CAPITULO III
INCLUSÕES DE RECEITAS E DESPESAS ORÇAMENTÁRIAS
A seguir descreveremos de maneira objetiva, a forma de inclusão de receita e
empenhamento da despesa, bem como a descrição dos campos de cada movimento orçamentário.
INCLUSÃO DO EMPENHO
O usuário deve posicionar o cursor sobre a opção EMPENHO, e logo após teclar a letra <I>Inclusão, em seguida aparecerá uma tela com os seguintes
campos, destinados à inclusão de empenhos Veja quadro abaixo:
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DESCRIÇÃO
DOS
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CAMPOS DE INCLUSÃO DE EMPENHOS
DATA.....................................: Informar a data do empenho
PROJETO/ATIVIDADE..........: Indicar o número do projeto ou atividade a ser
empenhada
CLASS.ECONOMICA............: Informe o elemento econômico da despesa
MODALIDADE.......................: Informe <O> para empenho Ordinário
Informe <G> para empenho Global
Informe <E> para empenho Estimativa
TIPO DE LICITAÇÃO............: Informe <D> para licitação dispensada
Informe <V> para licitação tipo Convite
Informe <T> para Tomada de Preço
Informe <R> para Concorrência
NÚMERO DO EMPENHO......: Esta numeração é feita automaticamente e
diária pelo sistema,
que deverá aparecer na tela tão logo se confirme o empenho
VALOR..................................: Indique o valor a ser empenhado
CREDOR...............................: Digite o número do C.G.C. (se pessoa
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jurídica), CPF (se
pessoa física) ou o código do
credor, ou ainda selecione o mesmo utilizando a tecla <F4>, onde aparecerá
a tela de todos os credores, selecionando-o pela tecla <P>rocura localiza-se
o credor e teclando <ENTER> coloca-o na Nota de Empenho.
HISTÓRICO...........................: Redija o histórico de empenho e depois
tecle <F9>, e em seguida confirme ou não a inclusão do empenho.
observação:
Tão logo se confirme a inclusão da nota de empenho aparecerá na
tela o seguinte dizer, “este empenho possui discriminação de
itens”, se neste caso existir notas fiscais discriminando as mercadorias, materiais e ou serviços, deverá se confirmar e digitar todos os
itens (produtos ou serviços) constantes neste documento.
Ao se concluir a etapa dos itens, deverá aparecer na tela o seguinte
dizer, “incluir logo pagamento”, neste caso se a despesa tiver sido liquidada, poderá ser feito logo o pagamento desta despesa.
INCLUSÃO DE PAGAMENTO DE EMPENHO
Estando o usuário na tela de empenho, deve-se escolher o empenho a ser
pago utilizando a letra <P>Procura e digitando o número do empenho, logo
após deverá aparecer o empenho indicado, tecle <ENTER>sobre o mesmo e
deverá aparecer uma tela, deverá pois posicionar o cursor sobre a opção
<pagamento> e depois digite <I>incluir pagamento. Veja figura abaixo:
Da mesma forma, o usuário estando de posse do processo de despesa onde
conste o número do empenho, deverá pois utilizar a letra <R>Rápida Inclusão de Pagamento, e digitar o pagamento da despesa.
Sem que for confirmado o pagamento da despesa, o sistema emitirá na tela o
número do documento de Caixa e do Subempenho (se for o caso).
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DESCRIÇÃO DOS CAMPOS:
DATA:.............................: Informar a data do pagamento
DOC. DE CAIXA.............: Neste caso a numeração é feita diária e automática, somente nos casos em que é feito vários pagamentos num mesmo
processo de despesa, o digitador deverá repetir a partir do segundo pagamento o mesmo número de caixa adotado inicialmente.
FONTE...........................: Indique se o pagamento for feito por
BANCO/CAIXA
Indique se no caso existir o tipo de
desconto orçamentário ou extraorçamentario retido na fonte nos casos
INSS,IRRF,ISS e etc.
CÓDIGO FINANCEIRO.. Indique o número de banco cadastrado nas fichasextraorçamentarias utilizando-se da opção <F4>. Indique utilizando-se da
opção <F4>, qual a classificação da receita retida na fonte nos casos de
INSS,IRRF,ISS e etc, de acordo com seu Centro de Responsabilidade.
NUMERO DO CHEQUE.:
Indique o número do(s) cheque(s) utilizados no
pagamento
VALOR(ES)....................: Indique o valor liquido do pagamento no caso o
do cheque.
Indique o valor do I.S.S., IRRF ou INSS e etc., retido na fonte.
SUBEMPENHO..............:
Neste caso o número do subempenho é feito
automaticamente e o sistema o emitira na tela junto com o Doc. De Caixa,
tão logo se confirme o pagamento.
INCLUSÃO DE DESPESA EXTRAORÇAMENTÁRIA
Posicione o cursor sobre o menu EXTRA-ORÇAMENTARIA - movimentação, e
tecle <ENTER>, logo após escolha a opção “Despesa, em seguida digite
<I>incluir. Veja quadro abaixo:
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DESCRIÇÃO DOS CAMPOS:
DATA:.............................:
Informar a data do pagamento
CÓD. DA DESPESA.....:
classificação da despesa.
Indique utilizando-se da opção <F4>, qual a
DOC. DE CAIXA.............: Neste caso a numeração é feita diária e automática, somente nos casos em que é feito vários pagamentos num mesmo
processo de despesa, o digitador deverá repetir a partir do segundo pagamento o mesmo número de caixa adotado inicialmente.
CREDOR........................: Digite o número do C.G.C. (se pessoa jurídica), CPF (se
pessoa física) ou o código do
contribuinte, ou ainda selecione o mesmo utilizando a tecla <F4>, onde aparecerá a tela de todos os contribuintes, selecionando-o pela tecla <P>rocura
localiza-se o credor e teclando <ENTER> coloca-o no Talão de Receita.
COD.FINANCEIRO.........: Indique utilizando-se da opção <F4>, qual o tipo
ou conta de banco/caixa utilizado para efetuar o pagamento.
CHEQUE / AVISO .........:
pagamento
VALOR(ES)....................:
do cheque.
Indique o número do(s) cheque(s) utilizados no
Indique o valor liquido do pagamento no caso o
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INCLUSÃO DE ARRECADAÇÃO ORÇAMENTÁRIA:
Posicione o cursor sobre o menu de Receita Orçamentária - movimento, e tecle <ENTER>, logo após escolha a opção ARRECADAÇÃO, e logo aparecerá a
tela “arrecadação”, em seguida digite a letra <I>ncluir. Veja quadro abaixo:
DESCRIÇÃO DOS CAMPOS:
DATA..........................: Informar a data da receita
CLASS.ECONÔMICA..: Informe a classificação da receita. Tecle <F4> para
consulta.
CENTRO DE RESP.....: Informe aqui a qual centro de responsabilidade pertence a receita
N.º DO TALÃO..............: A numeração do talão é feita automaticamente
pelo sistema
CONTRIBUINTE..........: Digite o número do C.G.C. (se pessoa jurídica),
CPF (se
pessoa física) ou o código do contribuinte, ou ainda selecione o mesmo utilizando a tecla <F4>, onde aparecerá
a tela de todos os contribuintes, selecionando-o pela tecla <P>rocura localiza-se o credor e teclando <ENTER> coloca-o no Talão de Receita.
COD. FINANCEIRO......: Informe o código do caixa ou dos bancos cadastrado na tabela de fichas extraorçamentárias e de acordo com seu Centro de
Responsabilidade.
AVISO /REF................: Colocar o número do aviso bancário ou do cheque
em que foi efetuado o crédito.
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DESCRIÇÃO DOS CAMPOS:
VALOR.........................: Indicar o valor arrecadado
HISTÓRICO.................: Redija o histórico da arrecadação e depois tecle
<F9> para confirmar a inclusão da arrecadação.
INCLUSÃO DE RECEITA EXTRAORÇAMENTÁRIA
Posicione o cursor sobre o menu Extra-orçamentaria - movimentação, e tecle
<ENTER>, logo após escolha a opção “Receita”, em seguida digite a letra
<I>ncluir. Veja figura abaixo:
DESCRIÇÃO DOS CAMPOS
DATA...........................: Informar a data da receita
COD. DA RECEITA......: Informe o código da receita. Tecle <F4> para consulta.
N.º DO TALÃO..............: A numeração do talão é feita automaticamente
pelo sistema
CONTRIBUINTE..........: Digite o número do C.G.C. (se pessoa jurídica),
CPF. (se
pessoa física) ou o código do contri buinte, ou ainda selecione o mesmo utilizando a tecla <F4>, onde aparecerá
a tela de todos os contribuintes, selecionando-o pela tecla <P>rocura localiza-se o credor e teclando <ENTER> coloca-o no Talão de Receita.
COD. FINANCEIRO......: Informe o código do caixa ou dos bancos cadastrado na tabela de fichas extraorçamentárias e de acordo com seu Centro de
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DESCRIÇÃO DOS CAMPOS
Responsabilidade.
AVISO /REF................: Colocar o número do aviso bancário ou do cheque
em que foi efetuado o crédito.
VALOR.........................: Indicar o valor arrecadado
HISTÓRICO.................: Redija o histórico da arrecadação e depois tecle
<F9> para confirmar a inclusão da arrecadação.