Assistente de Compras
1. Para acessar o modulo de “Assistente de Compras” devesse ir na aba “Compras”.
2. Nesta primeira tela informaremos os dados básicos para efetuar a operação desejada:
Descrição – Informar a descrição do pedido para facilitar a identificação para baixá-lo.
Empresa – A qual montaremos o pedido de compras.
Funcionário – Informaremos neste campo o funcionário responsável pelo pedido de compra.
Devemos selecionar o mesmo através do ícone, clicando abrirá uma tela com todos os
Funcionários cadastrados, caso não apareça nenhum, devemos ir em, selecionar o funcionário
desejado e no campo “Nome Curto” informar o mesmo, após clicaremos em gravar e
automaticamente o funcionário ficará disponível para futura seleção no assistente de compras,
podendo assim efetuar a primeira parte do assistente.
Após informar os dados acima clicaremos em " PRÓXIMO ", para dar sequência a
operação.
3. Neste módulo filtraremos os fornecedores de acordo com suas características, por
exemplo se o usuário deseja que só os fornecedores fabricantes participem do
assistente assim por diante incluindo e excluindo como desejado.
Dentro do módulo teremos uma tela com uma tabela onde constará o código e o
nome das características previamente cadastradas.
IMPORTANTE:
Um fornecedor poderá ter duas ou mais características distintas, no caso de excluir ou
incluir funcionará da seguinte forma:
Exemplo:
Um Fornecedor X tem as seguintes características:
– Fornecedor Fabricante
– Fornecedor Distribuidor
Se o usuário Incluir a característica FORNECEDOR FABRICANTE o Fornecedor X
participará do assistente.
Se o usuário Excluir a característica FORNECEDOR FABRICANTE o Fornecedor X não
participará do assistente mesmo estando relacionado também como FORNECEDOR
DISTRIBUIDOR e vice-versa.
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Se o usuário Incluir a característica FORNECEDOR FABRICANTE e Excluir a
FORNECEDOR DISTRIBUIDOR o Fornecedor X não participará do assistente mesmo
sendo incluído uma característica relacionada ao fornecedor em questão.
OBS: O sistema entende que toda característica excluída anula quaisquer que sejam
incluídas.
Teremos a opção de selecionar todas as características clicando em " Selecionar Todos
" e após poderemos desmarcar clicando em " Desmarcar Todos ".
Feita a seleção, poderemos voltar a tela anterior clicando em " Anterior ", prosseguir
com a operação clicando em " Próximo " e sair do assistente clicando em " Fechar ".
4. Nesta tela poderemos escolher os fornecedores que participarão do assistente.
Um produto poderá ter um ou mais Fornecedores distintos, no caso de excluir ou
incluir funcionará da seguinte forma:
Exemplo:
Um Produto X tem os seguintes fornecedores:
Ferragens e Ferro S/A
Distribuidor de Bebidas Ltda.
Se o usuário Incluir o fornecedor Ferragens e Ferro S/A, o Produto X participará do
assistente.
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Se o usuário Excluir o fornecedor Ferragens e Ferro S/A, o Produto X não participará
do assistente mesmo estando relacionado também ao fornecedor Distribuidor de
Bebidas Ltda e vice-versa.
Se o usuário Incluir o fornecedor Ferragens e Ferro S/A e Excluir o Distribuidor de
Bebidas Ltda, o Produto X não participará do assistente mesmo sendo incluído um
fornecedor relacionado ao produto em questão.
OBS: O sistema entende que todo fornecedor excluído anula quaisquer que sejam
incluídos.
Feita a seleção, poderemos voltar a tela anterior clicando em " Anterior ", prosseguir
com a operação clicando em " Próximo " e sair do assistente clicando em " Fechar ".
5. Próxima tela é de seleção de “Grupo de Produtos”.
Nesta tela poderemos selecionar o grupo de produtos que participará do assistente de
compras como, por exemplo, se o usuário definir que só os produtos do " Grupo de
Tintas " será incluído.
O grupo: Tintas foi excluído do assistente de compras.
O grupo: Eletrônicos foi incluído no assistente de compras.
OBS:
Se tivéssemos incluído um grupo de produtos todos os outros seriam excluídos.
Se tivéssemos excluído um grupo de produtos todos os outros seriam incluídos.
Se o usuário não incluir e nem excluir, todos os grupos de produtos participariam do
assistente de compras.
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Teremos a opção de selecionar todos os grupos de produtos clicando em “Selecionar
Todos” e após poderemos desmarcar clicando em “Desmarcar Todos”.
Feita a seleção, poderemos voltar a tela anterior clicando em "Anterior", prosseguir
com a operação clicando em "Próximo" e sair do assistente clicando em "Fechar".
6. Nesta tela poderemos selecionar as famílias de produtos que participarão do
assistente de compras.
A família Multimídia foi excluída do assistente de compras.
A família Informática foi incluída no assistente de compras.
OBS:
Se tivéssemos incluído uma família de produtos todas as outras seriam excluídas.
Se tivéssemos excluído uma família de produtos todas as outras seriam incluídas.
Se o usuário não incluir e nem excluir, todas as famílias de produtos participariam do
assistente de compras.
Teremos a opção de selecionar todas as famílias clicando em " Selecionar Todos " e
após poderemos desmarcar clicando em " Desmarcar Todos ".
Feita a seleção, poderemos voltar a tela anterior clicando em " Anterior ", prosseguir
com a operação clicando em " Próximo " e sair do assistente clicando em " Fechar ".
7. Nesta tela poderemos selecionar as características dos produtos que participarão do
assistente de compras.
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A característica Frágil foi excluída do assistente de compras.
A característica Alto Giro foi incluída no assistente de compras.
IMPORTANTE:
Um produto poderá ter duas ou mais características distintas, no caso de excluir ou
incluir funcionará da seguinte forma:
Exemplo:
Um Produto X tem as seguintes características:
Frágil
Alto Giro
Se o usuário Incluir a característica FRÁGIL o Produto X participará do assistente.
Se o usuário Excluir a característica FRÁGIL o Produto X não participará do assistente
mesmo estando relacionado também como ALTO GIRO e vice-versa.
Se o usuário Incluir a característica FRÁGIL e Excluir a ALTO GIRO o Produto X não
participará do assistente mesmo sendo incluído uma característica relacionada ao
produto em questão.
OBS: O sistema entende que toda característica excluída anula quaisquer que sejam
incluídas.
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Podemos considerar produtos que tiverem todas ou algumas das características abaixo
relacionadas, bastando marcar a opção desejada. Que funciona da seguinte forma:
Opção Todas – Caso o usuário Incluir uma determinada característica e o produto tiver
duas características sendo somente uma incluída o mesmo não participará do
assistente, pois terá que ter as duas como incluídas.
Opção Alguma – Caso o usuário marcar esta opção e acontecer conforme acima
explicado o produto neste caso participaria do assistente.
Teremos a opção de selecionar todas as características do produto clicando em "
Selecionar Todos" e após poderemos desmarcar clicando em " Desmarcar Todos ".
Feita a seleção, poderemos voltar a tela anterior clicando em " Anterior ", prosseguir
com a operação clicando em " Próximo " e sair do assistente clicando em " Fechar ".
8. Nesta tela excluiremos ou incluiremos os produtos que tiverem determinado
tratamento
especial, este
previamente
informado em
Produtos
e
Serviços>Produtos>Opção – Tratamento Especial e vinculado ao produto no cadastro
de produtos.
Se excluir um tratamento todos os outros participarão do assistente e se incluir um tratamento
especial todos os outros serão excluídos, podemos ainda editar o tratamento especial clicando
uma vez com o mouse em cima do desejado e pressionar a tecla " Enter ". Como os
tratamentos especiais são utilizados em poucos produtos, recomenda-se excluí-los para que
seja processado o máximo de produtos pelo assistente.
OBS:
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Se tivéssemos incluído um tratamento especial todos os outros seriam excluídos.
Se tivéssemos excluído um tratamento especial todos os outros seriam incluídos.
Se o usuário não incluir e nem excluir, todos os tratamentos especiais participarão do
assistente de compras.
Teremos a opção de selecionar todos os tratamentos especiais clicando em “Selecionar Todos”
e após poderemos desmarcar clicando em “Desmarcar Todos”.
Feita a seleção, poderemos voltar a tela anterior clicando em "Anterior", prosseguir com a
operação clicando em "Próximo" e sair do assistente clicando em "Fechar".
9. Nesta tela informaremos os períodos que desejamos analisar, teremos três períodos
distintos: Período mais recente, Período Intermediário e Período mais antigo.
No caso do usuário não informar nenhum período o sistema selecionará automaticamente os
últimos 03 meses. Os períodos são de extrema importância para analisarmos por exemplo as
compras efetuadas nos períodos anteriores para obter percentuais onde poderemos ter uma
base de compra. Vejamos abaixo os campos a serem informados:
A compra será realizada para o mês – Neste campo o sistema preencherá automaticamente
com o mês posterior em que se está utilizando o assistente, vamos dizer que o usuário esteja
utilizando na data 11/11/XX então o sistema informará o mês de novembro, caso estivesse
utilizando dia 15/11/XX o sistema informaria o mês de dezembro e assim sucessivamente.
Podemos ainda neste campo informar o mês que desejamos, não precisando ser somente o
mês que o sistema informa automaticamente.
Antecipação de Compra – Marcando este campo o usuário fará uma antecipação de compra,
vamos dizer que temos um capital a mais que gostaríamos de antecipar a compra de um mês
posterior unificando com o pedido de compra que será efetuado. Mês a antecipar
-Informaremos neste campo o mês que desejamos antecipar a compra.% a antecipar -Neste
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campo informaremos o percentual que gostaríamos de antecipar do mês acima informado, por
exemplo se o usuário tiver a necessidade de antecipar 30%.
Meta para o mês da antecipação – Este campo o sistema alimentará com a informação
cadastrada em Empresa> Cadastro de empresas, onde quando se cadastra uma empresa
podemos informar nesta aba a meta mensal de todo o ano se desejado, então neste campo o
sistema trará a meta correspondente ao mês que será antecipado a compra.
Esta opção aparecerá duas vezes nesta tela, favor seguir as informações descritas
acima de cada ícone de mesma aparência. Um ícone será para informar períodos
anteriores ao mês a partir do final do mês anterior e a outra opção será para o sistema
informar períodos a partir da data do mês em que estamos utilizando o assistente para
trás.
Feita a seleção, poderemos voltar a tela anterior clicando em " Anterior ", prosseguir
com a operação clicando em " Próximo " e sair do assistente clicando em " Fechar ".
10. Nesta tela o sistema apresentará o resultado em valores e percentuais para
consulta de informações, abaixo vejamos quais informações o sistema disponibilizará
nesta tela:
Faturamento apurado no período informado – Na tela anterior informamos os meses
para o assistente analisar, então o valor que constará neste campo será o valor de
faturamento obtido nos meses que foram analisados.
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Número de dias no período informado – Neste campo o sistema carregará
automaticamente a soma dos números de dias dos meses que foram informados para
análise.
Meta para o mês de compra – Este campo o sistema alimentará com a informação
cadastrada em Empresa>Cadastro de empresas, onde quando se cadastra uma
empresa podemos informar nesta aba a meta de cada mês se desejado, então neste
campo o sistema trará a meta correspondente ao mês que será efetuada a compra
informado na tela anterior no campo " A compra será realizada para o mês ".
Meta proporcionalizada para 30 dias – Neste campo o sistema informará o valor
proporcional da meta para 30 dias, vamos dizer que o mês de compra informado tem
31 dias, então o sistema calculará a meta deste mês para 30 dias dando o valor
correspondente.
Percentual de ajuste – Neste campo o sistema sugerirá um percentual a mais de
compra nas quantidades apresentadas no assistente para se alcançar a meta desejada.
O valor do percentual pode ser alterado de acordo com a necessidade de compra do
usuário.
Considerar para a quantidade sugerida apenas o estoque MÍNIMO – Marque este
campo para que o sistema utilize o estoque mínimo como base para a sugestão da
quantidade a comprar.
Considerar para a quantidade sugerida apenas o estoque MÁXIMO – Marque este
campo para que o sistema utilize o estoque máximo como base para a sugestão da
quantidade a comprar.
Após visualizar as informações acima, poderemos voltar a tela anterior clicando em
"Anterior ",processar o assistente clicando em "Processar" e sair do assistente
clicando em "Fechar".
11. Nesta tela teremos uma ampla visão para análise, onde dará mais segurança para
efetuar a compra desejada tendo em sua tela informações como por exemplo das
quantidades sugeridas pelo assistente podendo sofrer alterações, descrição dos
produtos e diversas informações para que o usuário analise junto com o sistema o por
que esta lhe sugerindo aquela quantidade. Não seria uma conferência mais sim uma
visualização do que está ocorrendo em sua empresa em questão de estoque, vendas e
compras.
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Clicando sobre esse botão, o sistema permitirá ao usuário personalizar as
colunas da grid. Para isso, basta o cliente clicar sobre a coluna e arrastá-la para
dentro da tela de personalização, caso deseje retirá-la. Para incluir uma coluna na grid, basta retirá-la
da tela de personalização, arrastando a mesma para a grid.
Clicando sobre esse botão, o usuário poderá escurecer a tela da Grid, evitando esforço visual.
Tamanho da fonte – Nessa opção, o usuário poderá configurar o tamanho da fonte da Grid,
diminuindo o esforço visual.
Quais informações poderemos visualizar nesta tela?
Vejamos as opções abaixo:
Legenda (Clique neste link para obter informações referentes a legenda).
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Exibir Produtos com qualquer quantidade sugerida – Marcando esta opção o sistema
apresentará na tabela acima todos os produtos de qualquer quantidade sugerida pelo
assistente.
Produtos com quantidade sugerida maior que zero – Marcando esta opção o sistema
apresentará na tabela acima todos os produtos com quantidade sugerida maior que zero.
Incluir Produto – No assistente filtramos alguns produtos por famílias, grupos, etc. Nesta opção
poderemos incluir um produto que não esteja na listagem acima, clicando no ícone a frente
desta descrição o sistema apresentará uma tela para localização do produto desejado.
Para incluir um produto basta dar um duplo clique que o mesmo será selecionado e constará na
listagem do assistente para efetuar a compra.
Preencher quantidades pedidas – Clicaremos nesta opção para preencher as quantidades de
todos os produtos que serão pedidos de acordo com as sugeridas, estaremos então
concordando com a sugestão do assistente para todos os produtos.
Limpar quantidades pedidas – Clicaremos nesta opção para limpar as quantidades preenchidas
pela ferramenta acima.
Relatório de Itens – Clicando sobre este botão o sistema exibirá uma tela para realizar a
emissão do relatório de itens.
Clicando neste ícone o sistema apresentará uma tela para localização dos produtos
existentes na tabela acima. Podemos localizar o produto pela descrição ou pelo código,
bastando informar através de que campo será efetuada a localização, após clicaremos em
"Procura"e depois de localizado clicaremos em "Ok".
Para informar as quantidades que serão pedidas basta dar um clique no produto desejado
selecionando o mesmo. No canto inferior esquerdo da tela teremos o campo " Quantidade
Pedida "onde informaremos a quantidade que será pedida para o produto acima
selecionado e assim sucessivamente para os outros produtos. Neste mesmo canto teremos
as seguintes informações sobre o produto selecionado:
OBSERVAÇÃO:
Dando um duplo clique em cima de cada produto o sistema apresentará uma tela onde
poderemos obter o Relatório de Pedidos por Produto/Fornecedor selecionado.
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Após serem informadas as quantidades que serão pedidas para cada produto, clicaremos em
"Continuar"para dar continuidade a operação. Ainda podemos clicar em "Sair"para finalizar o
assistente sem efetuar o pedido.
12. Nesta tela finalizaremos o pedido de compra a partir de informações preenchidas na tela
anterior, para efetuarmos a finalização do pedido informaremos os seguintes campos:
Um Pedido de compra para cada fornecedor principal dos produtos – Marcaremos esta opção
caso o pedido tiver um fornecedor para cada produto em questão.
Pedido de compra apenas para um fornecedor – Marcaremos esta opção caso o pedido aqui
efetuado seja somente para um fornecedor, então no campo abaixo selecionaremos o
fornecedor desejado clicando no ícone
onde o sistema apresentará uma tela com os
fornecedores previamente cadastrados bastando vincular o desejado.
OBS: Para que o seu pedido de compra seja finalizado com sucesso é de extrema importância
que os campos abaixo sejam preenchidos corretamente, vejamos:
Emissão – O sistema preencherá automaticamente com a data em que se esta utilizando o
assistente, podendo ser alterada de acordo com a necessidade do usuário.
Previsão de Entrega – Informaremos aqui a data prevista para entrega dos produtos.
Frete – Neste campo informaremos o valor do frete referente ao pedido que está sendo
efetuado.
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Operação – Podemos informar o código da operação desejada ou clicar no ícone
onde o sistema apresentará uma tela com as operações previamente cadastradas em
Produtos e Serviços>Fiscais>Operações bastando selecionar e vincular a que se deseja.
Tipo de Movimento – Podemos informar o código do tipo de movimento desejado ou clicar
no ícone
onde o sistema apresentará uma tela com os tipos de movimento previamente
cadastrados em Produtos e Serviços>Cadastro>Tipo de Movimentos bastando selecionar e
vincular a que se deseja.
Prazo de Pagamento – Podemos informar o código do prazo desejado ou clicar no ícone
onde o sistema apresentará uma tela com os prazos previamente cadastrados em Produtos
e Serviços>Cadastro>Prazos bastando selecionar e vincular o desejado.
Clicaremos neste ícone após informar todos os dados acima
corretamente. Após clicarmos o sistema apresentará uma mensagem se desejamos gravar
este pedido com status de confirmado ou não, para que possa ser visualizado na
movimentação do pedido de compra e em consultas de pedidos. Caso o usuário marcar
( Sim ) na tabela terá uma coluna "Confirmado" e neste pedido aparecerá um "S" e se
marcar ( Não ) aparecerá um "N".
Os pedidos aqui efetuados poderão ser impressos e baixados em Compras>Pedido de
Compras>Movimentação do Pedido de Compra.
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