GUIA PRÁTICO NOVO FOLHA DE PAGAMENTO
Este manual visa facilitar a integração entre o sistema Folha de Pagamento antigo e a nova versão do sistema
Folha de Pagamento. O sistema foi reformulado e agora compartilha dados e possui maior integração com os
demais sistemas, ele possui mais opções e exige um cadastro mais completo da empresa e dos trabalhadores
para atender ao e-Social, quando o mesmo entrar em vigor.
O novo programa Folha de Pagamento apresenta agora a seguinte estrutura:
O menu ARQUIVO
O menu ARQUIVO mostra, além das opções para acesso aos cadastros
de EMPRESAS, TRABALHADORES, a CONFECÇÃO DA FOLHA e
cadastro de códigos (RUBRICAS – antiga opção TABELA PADRAO DE
PROVENTOS E DESCONTOS), as opções de cadastro de Cargos e
Horário de trabalho, além das Jornadas, Itinerário e Benefícios dos
trabalhadores. Temos acesso também ao submenu TABELAS
AUXILIARES para a realização de ajustes e configurações no sistema.
- TRABALHADORES – Opção onde serão cadastrados os Trabalhadores, Autônomos e os Sócios da empresa.
- LOTAÇÕES – Substitui a opção “Locais de Trabalho” do antigo sistema. Nesta nova versão é obrigatório que
todos os trabalhadores tenham uma lotação (exigência do eSocial), mesmo que todos trabalhem somente na
administração.
- CONFECCIONAR FOLHA – Opção para a confecção da folha de pagamento.
- RUBRICAS – substitui a opção “Tabela Padrão de Proventos e Descontos” do antigo sistema, nela serão
cadastrados os códigos de proventos e descontos a serem usados para a confecção das folhas.
- CARGOS – Nesta opção permite o cadastro dos Cargos dos empregados e vinculá-los seus respectivos CBO.
- HORÁRIOS – Nesta opção serão cadastrados os horários de trabalho do empregado. Ao fazer a conversão do
sistema antigo, serão criados os horários de acordo com os horários definidos no cadastro de cada empregado na
Guia Dados funcionais, campos: Entrada, Saída e Refeição da folha antiga.
- JORNADAS – Nesta opção serão cadastradas as jornadas (dias de trabalho da semana) do empregado e
vincula-se o seu horário de trabalho.
- ITINERÁRIOS – Nesta opção serão cadastrados os itinerários (linhas de transporte utilizadas no caminho do
empregado para o trabalho) e suas tarifas para emissão do recibo de entrega de vale-transporte.
- BENEFICIOS – Nesta opção será cadastrado o beneficio do vale refeição e seu valor, que será utilizado para
emissão do recibo de entrega de vale-alimentação.
- CENTROS DE CUSTOS – Nesta opção serão cadastrados os centros de custos das empresas.
- SINDICATOS – Nesta opção serão cadastrados os Sindicatos, suas definições de médias e convenções
coletivas. Ao fazer a conversão do sistema antigo, todos os sindicados já serão convertidos.
- EMPRESAS – Esta opção permite fazer o cadastro das empresas no sistema. Vale lembrar que uma vez que o
cadastro das empresas é único para os sistemas Folha, Contábil e Fiscal, deve-se fazer a conversão utilizando a
numeração já existente no outros sistemas, para que não haja duplicidade de cadastro.
- TABELAS AUXILIARES – nesta opção teremos acesso ao menu com ajustes e configurações do sistema, ele
será mostrado a seguir.
- SELECIONAR EMPRESAS – nesta opção será selecionada a empresa que será usada no sistema.
CADASTRANDO UMA EMPRESA
Para efetuar o cadastro de uma nova empresa no sistema, devemos acessar o Menu ARQUIVO – EMPRESAS –
INCLUIR, será mostrada a tela:
Guia Dados Gerais:
Nesta guia serão informados os dados gerais da empresa, tais como CNPJ, endereço e inscrições, além do
registro da empresa, se na junta, cartório ou OAB, como já é padrão nos sistemas novos.
Guia Dados Complementares:
Sub-Guia Complemento:
Serão informados os dados de classificação e tributação da empresa, além do inicio de atividade.
Sub-Guia Contribuição Previdenciária:
Serão informados os dados utilizados para cálculo da contribuição.
Sub-Guia PIS:
Nesta guia deve ser informado se a empresa contribui para o pis sobre a folha de pagamento.
Sub-Guia Sindicato:
Nesta guia deve ser selecionado o sindicato patronal cadastrado anteriormente em ARQUIVO – SINDICATOS,
bem como o capital da empresa e do estabelecimento e o código do mesmo. Estas informações serão utilizadas
para o cálculo da contribuição sindical patronal.
Sub-Guia Diversos:
Na guia Contato, informe os dados referentes ao contato da empresa.
Sub-Guia Diversos – Na guia Matrícula será definido se o campo matrícula do trabalhador terá ou não máscara,
exemplo, ao informar 1 no cadastro o sistema completa automaticamente para 00001 ou apenas seguirá a
máscara padrão tendo que digitar o numero inteiro.
Sub-Guia Diversos – Na guia Compatibilidade, preencha as informações que serão utilizadas para geração do
SEFIP, CAGED e RAIS.
Guia Definições e Processos:
No campo Definições, serão definidos os tipos de tabelas que serão usados no exercício, estes tipos devem ser
previamente cadastrados em ARQUIVO – TABELAS AUXILIARES – “TIPOS”, nesta tela existe ainda uma
marcação para a geração das rubricas de IRRF e INSS separados por movimentação (13º, férias e mensal, além
de PLR). Esta geração de IRRF e INSS separados por movimentação, deverá ser obrigatória a partir da
competência em que o eSocial entrar em vigor, porém, já é bom começar a utilizar estes códigos desta forma.
No campo PROCESSOS, serão inclusos os processos usados, por exemplo, para a geração das rescisões
complementares por reclamatória ou dissídio.
Guia Sócios e GPS:
Nesta guia podem ser cadastrados os sócios e visualizar as GPS geradas pelo cálculo da folha, ou incluir alguma
GPS que se faça necessário.
Guia DARF e Compensações:
Nesta guia, podem ser visualizados todos os DARF gerados pelo calculo da folha, incluir novos DARFs e
incluir as Compensações a serem utilizadas.
Guia DAR e GRCSU:
Nesta guia podem ser visualizados os DAR gerados pelo cálculo da folha, bem como incluir algum, caso seja
necessário. Também é possível visualizar todas as guias de Contribuição Sindical geradas.
Guia Serviços Prestados e Adquiridos:
Nesta guia é possível lançar as notas de serviços prestados para as empresas e informar o valor da retenção de
11%, para que no momento do cálculo da folha, seja utilizado este valor para dedução na GPS e também levar
para o SEFIP e será possível também gerar a guia de recolhimento referente a esta retenção para ser enviada ao
cliente (tomador do serviço). Na opção “Serviços Adquiridos” serão lançadas as notas referentes aos serviços
adquiridos pela empresa, com a função de aproveitar credito referente à retenção sofrida de INSS ou geração do
débito da retenção efetuada.
Guia Produção Rural:
Nesta guia serão inclusas as aquisições de produtos oriundos de produção rural bem como a comercialização de
produtos referentes a esta mesma operação (com produtor rural). Estas informações serão levadas para o SEFIP.
Guia Operações com Clubes de futebol:
Nesta Guia serão registradas as operações com clubes de futebol, ou seja, os repasses de recursos para
patrocínio, publicidade, etc.
CADASTRANDO UM TRABALHADOR
Para a realização do cadastro do trabalhador, selecione a empresa e acesse o Menu Arquivo, Trabalhador,
Incluir. Será mostrada a seguinte tela:
Guia Dados Cadastrais:
Nesta tela serão informados os dados gerais do empregado, nome, CPF e NIS, dados do Nascimento, além do
cadastro dos Dependentes e dos Beneficiários de pensão. Existe a possibilidade de usar os dados cadastrais de
outro empregado (no caso de nova admissão do empregado, copiar os dados da matrícula anterior), no ícone de
reciclagem no canto superior direito. É possível também inserir uma foto do empregado, para isto basta clicar
com o botão direito do mouse sobre o campo foto e selecionar abrir foto.
No ícone Seta para a Direita ao lado do ícone de reciclagem, se tem acesso a um menu de atalhos para as guias
do cadastro. Para acessar este Menu utilize as teclas ALT+K.
No canto inferior esquerdo da tela, existe uma opção que, quando marcada, mostra em vermelho quais
informações cadastrais do empregado são obrigatórias para o e-Social.
Sub-Guia Documentos:
Ainda na guia DADOS CADASTRAIS, existe uma sub-guia especifica para o lançamento dos dados de
documentos.
Sub-Guia Endereço:
Também da guia DADOS CADASTRAIS existe uma sub-guia para a informação dos dados de endereço dos
trabalhadores.
Sub-Guia Admissão:
Na guia DADOS CONTRATUAIS, sub-guia ADMISSÃO serão definidos os dados classificatórios do
empregado, é nesta tela que definiremos a categoria, se ele é empregado, pró-labore ou autônomo, os dados do
regime trabalhista e previdenciário e o vinculo trabalhista.
Sub-Guia Outros:
Na sub-guia OUTROS serão definidos cargos, salário, totais de horas de trabalho, bem como o sindicato. Temos
ainda um histórico de reajustes salariais que pode ser editado ou criado automaticamente pelo sistema quando
os reajustes são efetuados.
Sub-Guia Desligamento:
Nesta sub-guia serão salvos os dados do desligamento do empregado, após a confecção da rescisão.
Guia Eventos Trabalhistas, Sub-Guia Diversos:
Na guia EVENTOS TRABALHISTAS, sub-guia DIVERSOS está disponível a guia FOLHAS DE
PAGAMENTO com o registro de todas as folhas do empregado.
Sub-Guia Lotações:
Na sub-guia LOTAÇÕES será informado onde o empregado estará designado para trabalhar, esta guia é de
informação obrigatória pois, para o e-Social, todos os empregados devem estar lotados em algum local da
empresa, nesta guia também será selecionada a jornada de trabalho do funcionário, seu horário de trabalho, o
itinerário e o vale alimentação e refeição quando houver.
Sub-Guia Férias:
Na sub-guia FÉRIAS estarão disponíveis todos os registros de férias tiradas pelo empregado, ao informar o
campo “Previsão” o sistema poderá emitir o relatório de previsão de férias.
Sub-Guia Múltiplos Vínculos:
Nesta sub-guia serão informados os múltiplos vínculos do empregado, este evento será informado quando o
empregado trabalha em mais de uma empresa e recolhe o INSS em ambas.
Sub-Guia Atestados Médicos:
Nesta guia estarão presentes os atestados médicos apresentados pelo empregado.
Sub-Guia Empréstimos:
Nesta guia serão cadastrados os empréstimos efetuados para o empregado, o valor e a sua quantidade de
parcelas.
Sub-Guia Treinamentos:
Nesta guia serão cadastrados os treinamentos efetuados pelo empregado.
Sub-Guia Rubricas:
Esta guia substitui a antiga opção CODIGOS BÁSICOS no cadastro do empregado, aqui serão informados os
códigos de eventos diferentes dos padrões, será possível ainda definir em que meses esse evento será gerado
para o empregado em questão.
Guia Afastamentos:
Na guia AFASTAMENTOS, sub-guia AFASTAMENTOS TEMPORÁRIOS, serão cadastrados os
afastamentos do empregado.
Sub-Guia Estabilidade:
Nesta guia são informados os cadastros de Estabilidade do funcionário, em geral quando ele sofre acidente de
trabalho ou participa de CIPA.
Sub-Guia CAT:
Nesta tela serão cadastrados os acidentes de trabalho do funcionário, são dados como endereço, data,
testemunhas e demais dados pertinentes a situação.
Sub-Guia Comunicação de Fatos Relevantes:
Nesta tela serão inclusas anotações de fatos relevantes, são advertências, aposentadoria entre outros. Eles ainda
podem ser impressos através do ícone de impressão presente abaixo da exclusão.
Sub-Guia Avisos Prévios:
Na guia AVISOS PRÉVIOS estarão presentes os avisos e motivos dos avisos prévios do empregado, Estes
avisos devem ser inclusos nesta tela antes da emissão do relatório especifico.
Guia Perfil Profissiográfico Previdenciário:
Na guia do Perfil Profissiográfico Previdenciário, seguimos o mesmo padrão do sistema antigo, existe a guia
para a inclusão dos Atestados de Saúde Ocupacional.
Sub-Guia Atividades Desempenhadas:
Uma guia para a inclusão das atividades desempenhadas.
Sub-Guia Condições Diferenciadas de Trabalho:
E nesta guia serão informadas as Condições Diferenciadas de Trabalho do empregado, com seus Fatores de
Risco, Equipamentos de Proteção Individual e Requisitos.
Guia Contabilidade:
Na guia COMPATIBILIDADE devem ser informados os dados classificatórios dos empregados para as
fiscalizações referentes.
Sub-Guia SEFIP:
Na sub-guia SEFIP, informe a categoria e ocorrência do empregado.
Sub-Guia CAGED:
Nesta guia será informada a movimentação do CAGED bem como o tipo de declaração de admissão.
Sub-Guia RAIS:
Nesta guia serão informados os dados necessários para a geração da RAIS deste empregado, seu Nome
completo, nacionalidade, tipo de admissão, vinculo, entre outros.
Sub-Guia PPP:
Na sub-guia PPP, serão registrados a Profissiografia.
Sub-Guia Registros Ambientais:
Nesta tela serão inclusos os dados de Exposição a Fatores de Risco e do responsável pelos Registros
Ambientais.
Sub-Guia Monitoração Biológica:
Nesta tela serão informados os dados de Exames Médicos Clínicos e Complementares e seus respectivos
responsáveis.
Sub-Guia Outros:
Na guia OUTROS existem as marcações da NR-06 e 09 do TEM e as Observações.
Sub-Guia Fichas Financeiras:
Nesta guia ficarão os registros gerados pelo calculo das folhas para a Ficha Financeira dos Empregados, é
possível editá-la com as informações desejadas.
Sub-Guia Conversão:
Na guia CONVERSÃO estarão disponíveis os dados excluídos no processo de conversão das empresas do
sistema antigo para o novo.
Menu Arquivo, Tabelas Auxiliares:
Ao selecionar esta opção, aparecerá este Menu, que apresenta itens de ajustes e
configurações do sistema, tais como informações do Escritório Contábil e do
Contador, histórico de usuários, cadastros dos tipos de rubricas, jornadas, cargos,
horários, etc e o cadastro dos feriados. As tabelas do INSS, IRRF, Contribuição
Sindical Patronal, de taxas do SELIC e o valor do salário mínimo estão agrupados
no submenu TABELAS, mostrado abaixo.
Menu RELATORIOS:
O novo menu Relatórios traz, além das guias de recolhimento, a
visualização e emissão da folha de pagamento e dos Recibos de
Pagamento (Antigos contra cheques) e os comprovantes de
rendimentos. Os agrupamentos dos relatórios serão citados a seguir:
ADMISSÃO
Nesta opção estão disponíveis os relatórios usados na admissão
dos trabalhadores, são os contratos e relações, bem como itens
relacionados à CTPS e também declarações, pedidos de abertura de
conta e autorização para credito em conta e o documento de
cadastramento no NIS.
A opção DIA A DIA foi subdividida e agora contém as seguintes categorias:
FREQUÊNCIA E BENEFICIOS
Nesta opção estão disponíveis as gerações e a emissão das folhas
de ponto e recibos de vale transporte e alimentação, bem como
relatórios do horário de trabalho, escalas de revezamento e etiquetas
para o cartão de ponto. Foi criada a “Planilha para Confeccionar a
Folha”, um relatório que auxilia na confecção da folha de
pagamento.
FÉRIAS
Nesta guia estão presentes os relatórios relacionados a Férias, desde a
solicitação de abono, ao aviso e recibo, além das relações de férias vencidas,
a vencer, previsão de férias, férias gozadas, pagas e provisões de férias e 13º
RELAÇÕES
Neste menu foram agrupadas todas as relações disponíveis no
sistema, são as relações de salário, de proventos e descontos, de
adiantamentos, médias e faltas, algumas não existiam no sistema
antigo, como a relação de admitidos e demitidos, que podem ser
visualizadas por período, as demais já são conhecidas.
OUTROS
Neste menu foram agrupados os relatórios como Registro de
empregados e fichas de anotação e atualização da CTPS, de salário
maternidade e família , a ficha financeira do empregado, acordos de
compensação e prorrogação de horário de trabalho, advertência e
suspensão do empregado, declaração de múltiplos vínculos e extrato de
empréstimo, o PPP e a análise de tempo de uso do sistema, que serve
para mostrar quanto tempo cada usuário gastou trabalhando com esta
determinada empresa.
Menu ADICIONAIS
O Menu ADICIONAIS substitui o antigo
ATUALIZAÇÕES e traz as gerações para as fiscalizações
responsáveis, bem como arquivos para o banco, contábil e
vale transporte. As opções de calculo da folha e
transferência de empregados estão presentes também neste
menu, bem como as opções de geração e importação de
arquivo para o NIS.
Menu UTILITARIOS
O menu UTILITARIOS traz as opções de geração e retorno de cópia de
segurança, acesso ao calendário e a calculadora e as opções de Verificar de
Integridade e Otimizador de Performance, estas ultimas só podem ser utilizadas
com o acompanhamento de um Consultor Dexion, recomendamos que sejam feitas
cópias de segurança com uma freqüência regular, garantindo assim a integridade
dos dados.
CONFECCIONANDO UMA FOLHA
Para efetuar a confecção da folha, acesse ARQUIVO – CONFECCIONAR FOLHA
O sistema solicitará a confirmação do Tipo de Folha bem como a Competência e a Data de Pagamento, após
confirmação dos dados, clique em Continuar.
Nesta tela é possível efetuar a inclusão, alteração ou deleção das rubricas, bem como listar, filtrar gerar importar
ou eliminar as mesmas. Para a confecção da folha, geraremos os códigos básicos dos empregados.
Na tela de geração é possível efetuar a geração apenas das rubricas do trabalhador (corresponde ao antigo
“códigos básicos”), gerar rubricas específicas.
Onde será possível incluir na geração algumas rubricas de eventos específicos, e ainda será possível copiar as
rubricas geradas para uma folha anterior.
Nesta tela ainda é possível efetuar a geração para todos os empregados, ou apenas para os que foram agrupados
no filtro:
Antes da confecção é importante efetuar a configuração das rubricas, logo depois da configuração do filtro,
existe um ícone para efetuar esta configuração, a tela será mostrada da seguinte forma:
Devem ser configurados os Proventos, Descontos e o código Neutro.
Após esta configuração, confeccione a folha mandando gerar as rubricas de acordo com a necessidade, caso
necessário altere a confecção para visualizar os códigos ou incluir novos.
No caso da importação dos eventos do relógio de ponto, basta acessar a opção correspondente:
Selecione o layout e aponte para o arquivo correspondente, sem seguida efetue a importação.
Depois de gerados os códigos, vamos calcular a folha:
Nesta tela será possível efetuar o calculo da folha, basta confirmar os campos de data, que, em geral, virão
informados de acordo com a competência informada na seleção da empresa e na confecção da folha, será
possível ainda, através do ícone de tesoura, efetuar a exclusão do calculo ou das rubricas ou de ambos.
Nesta tela basta confirmar o tipo de folha, a competência e as datas, o tipo de eliminação a ser efetuada e
confirmar.
Depois de calculada a folha, agora a visualizaremos, acessando, no menu relatórios, a opção correspondente.
Nesta tela, deverão ser definidos os dados da folha a ser visualizada, de modo geral o sistema carregará os
dados da folha confeccionada e calculada na competência informada na seleção da empresa, será possível
marcar as opções de Férias ou Rescisões na folha, assim como era possível no sistema antigo, será possível
ainda imprimir assinaturas na folha de pagamento. Da mesma forma que na tela de confecção, será possível usar
filtros para visualizar apenas a folha dos empregados selecionados com a aplicação do filtro em questão.
Após o calculo e a visualização da folha, é necessário emitir os Recibos de Pagamento (Antigos ContraCheques) Esta opção está logo abaixo da opção de visualização da folha no menu RELATÓRIOS:
Da mesma forma que na confecção e na visualização, para a emissão dos recibos de pagamento, será possível
efetuar filtros no cadastro dos empregados para emitir somente os recibos desejados. Nesta tela será possível
ainda efetuar ajustes como seleção de modelos e mensagens a serem exibidas no recibo.
CORRESPONDENCIAS ENTRE OPÇÕES DO SISTEMA ANTIGO E O NOVO
FOLHA ANTIGO
Menu ARQUIVO
CORRESPONDÊNCIA
NOVO FOLHA
Menu ATUALIZAÇÕES:
Menu RELATÓRIOS:
Admissão:
Dia a dia:
Demissão: