Chart’s Wizard (Mago dos Gráficos)
Apresentação
O Que é o Chart’s Wizard ?
O Chart’s Wizard é uma ferramenta desenvolvida para ajudar o empresário a obter do software o que
ele mais precisa : rapidez de informações, flexibilidade de consulta, subsídios para analisar, gerenciar, prever
e expandir o seu empreendimento.
Totalmente interativa, possui uma interface amigável e fácil de operar.
Concentra as principais informações do software e permite uma escolha de parâmetros individuais ou
combinados de amplo espectro.
Para cada gráfico formado, a ferramenta monta uma planilha de dados que ajuda a entender melhor
os resultados, não deixando a analise apenas no item visual.
Possui opção de exportação das planilhas geradas para o Excel ® ou para arquivos em formato Texto
(txt), ampliando ainda mais a utilidade desta ferramenta. O Chart’s Wizard, permite a gravação de cenários,
para utilizações futuras, evitando a perda de tempo, quando se desejar repetir um determinado gráfico.
Como Funciona ?
Observe a tela inicial do Chart’s Wizard.
A tela principal é composta de várias janelas, cada um responsável por definir um tipo de informação, do
gráfico a ser montado.
1) Tipo de Gráfico.
Determina qual o tipo de gráfico será montado. São 5 ao todo:
A) ABC ou Paretto:
ANÁLISE A B C
O princípio da classificação ABC ou curva 80 – 20 é atribuído ao italiano Vilfredo Paretto, que em 1897
elaborou um estudo sobre a distribuição de renda. Através deste estudo, percebeu-se de que a distribuição
de riqueza não se dava de maneira uniforme, havendo grande concentração de riqueza ( 80% ) nas mãos de
uma pequena parcela da população ( 20% ). Este princípio de análise estendeu-se a outras áreas e
atividades tais como a industrial e a comercial, sendo mais amplamente aplicado a partir da segunda metade
do século XX.
Esta análise permite então classificar os problemas por ordem de importância em três categorias ( A, B
e C), A Primeira, cerca de 80% do valor acumulado corresponde a classe A; cerca de 95% corresponde a
classe B e aos restantes (até 100%) corresponde a classe C.
Podemos assim agrupar os problemas em três grupos ( A, B e C) e dar-lhes e tratamento diferente
consoante o critério escolhido.
É nesta análise que se baseia a "gestão por excepção" , isto é, o gestor deve atender – em especial – a
um baixo percentual de suas tarefas que correspondem a 80% da importância das suas funções.
A análise A B C é aplicada no estudo da redução de variedades, gestão de estoques, implantações,
política comercial, etc.
Veja Mais detalhes da Análise ABC, no item Planilhas Geradas.
B) Quantitativo
Este gráfico, mostra uma série de itens da mesma classe (produtos, clientes, cidades, etc) alinhados
lado a lado, cada item com o seu objeto de análise (quantidade, valor, médias) correspondente no período
estipulado.
Os itens são dispostos lado a lado, em ordem decrescente, mostrando assim uma hierarquia (positivanegativa, ou vice-versa).
Seu ponto-forte é que permite a comparação entre todos os elementos da mesma classe de forma
classificatória.
É nesta análise que o gestor pode observar os diferentes comportamentos dos itens analisados,
permitindo a decisão de dar mais atenção ao itens com menor índice, abandona-los ou promover eventos
para aproximar seus índices dos demais itens do gráfico. Ou até mesmo não fazer nada, se entender que
não haverá aumento dos resultados com aumento de empenho. E obviamente, poderá se apoiar em outras
analises fornecidas pela ferramenta.
Veja Mais detalhes da Análise Quantitativa , no item Planilhas Geradas.
C) Distribuição
A Lógica deste gráfico é a mesma do item anterior, porém a forma de apresentação é um gráfico de
pizza.
A vantagem deste gráfico é a possibilidade da analise visual das proporções entre as partes.
D)
Comparativo de Itens
Permite a comparação entre 2 ou 3 itens de uma mesma classe (produtos, clientes, cidades, etc) de
acordo com um foco determinado.
Um exemplo prático é a visualização das vendas dos produtos A,B e C durante o ultimo ano, mês a
Mês.
O Gráfico apresentado será uma sucessão de 12 conjuntos de 3 barras, onde cada conjunto representa
um mês e cada uma das três barras, representa um produto (A,B ou C).
Assim é possível avaliar o desempenho de vendas dos três produtos, sem precisar pedir 3 gráficos
separados.
Veja Mais detalhes na seção de exemplos práticos.
E)
Comparativo de Períodos
Permite a comparação da evolução de determinado item, durante 2 períodos em um único gráfico.
Um exemplo prático é a visualização das vendas do produto A, no primeiro e no segundo semeste,
mostrados mês a mês.
O Gráfico apresentado serão 2 linhas, uma para cada período.
Assim é possível avaliar o desempenho de um período sobre o outro, determinando ciclos, ou
analisando a eficácia de promoções e Eventos.
Veja Mais detalhes na seção de exemplos práticos.
2)
Origem da Informação.
Determina de onde virá os dados a serem analisados.
A) Produtos Vendidos
Produtos que aparecem nas notas de saída, atualizadas, não canceladas, com o CFOP entre os seguintes:
5101, 5102, 5103, 5104, 5105, 5106, 5109, 5110, 5111, 5112, 5113, 5114, 5115, 5116, 5117, 5118, 5119,
5123, 6101, 6102, 6103, 6104, 6105, 6106, 6109, 6110, 6111, 6112, 6113, 6114, 6115, 6116, 6117, 6118,
6122, 6123
ota: Os Focos Plano de Contas (nivel1 a nivel4), não são utilizados junto com esta origem.
B) Produtos Comprados
Produtos que aparecem nas notas de entrada, atualizadas, não canceladas, com o CFOP entre os seguintes:
1101, 1102, 1103, 1104, 1105, 1106, 1109, 1110, 1111, 1112, 1113, 1114, 1115, 1116, 1117, 1118, 1119,
1123, 2101, 2102, 2103, 2104, 2105, 2106, 2109, 2110, 2111, 2112, 2113, 2114, 2115, 2116, 2117, 2118,
2122, 2123
ota: Os Focos Plano de Contas (nivel1 a nivel4), não são utilizados junto com esta origem.
5120, 5122,
6119, 6120,
1120, 1122,
2119, 2120,
C) Produtos devolvidos
Produtos que aparecem nas notas de entrada, atualizadas, não canceladas, com o CFOP entre os seguintes:
1201, 1202, 1203, 1204, 2201, 2202, 2203, 2204
ota: Os Focos Plano de Contas (nivel1 a nivel4), não são utilizados junto com esta origem.
D) Produtos Comercializados
Produtos que aparecem nas condições A e B.
ota: Os Focos Plano de Contas (nivel1 a nivel4), não são utilizados junto com esta origem.
E) Recebimentos
Registros que aparecem no item financeiro-Recebimentos
ota: Os Focos Classe de Produtos, Tipos de Produtos e Produtos, não são utilizados junto com esta origem.
F) Pagamentos
Registros que aparecem no item financeiro-pagamentos
ota: Os Focos Classe de Produtos, Tipos de Produtos e Produtos, não são utilizados junto com esta origem.
3)
Tipo da informação
Determina qual campo será usado para montar as planilhas e os gráficos, de acordo com a seguinte
tabela:
Origem / Tipo
Produtos Vendidos
Produtos Comprados
Produtos Devolvidos
Produtos
Comercializados
Recebimentos
Pagamentos
Quantidade
Somatório
de
Itens
vendidos
Somatório
de
Itens
Comprados
Somatório
de
Itens
Devolvidos
Somatório
de
Itens
vendidos e Comprados
Somatório de Quantidade
de registros
Somatório de Quantidade
de registros
Valor R$
Somatório das Vendas
Média Quantidade
Média de Itens vendidos
Somatório das Compras
Média de Itens Itens
Comprados
Somatório
das Média de Itens Itens
Devoluções
Devolvidos
Somatório das Vendas
Média de Itens Itens
vendidos e Comprados
Somatório de valores
Média de Quantidade de
registros
Somatório de valores
Média de Quantidade de
registros
Média Valor R$
Média das Vendas
Média das Compras
Média das Devoluções
Média das Vendas
Compras
Média de Valores
e
Média de Valores
4) Tipo do Período.
Determina qual campo de data deve ser utilizado
Para as origens, produtos vendidos, comprados, devolvidos e comercializados, vale a seguinte regra:
Emissão para as notas de saída e Chegada para as notas de entrada. Não importa o que for marcado neste
quadro.
Para as Origens recebimentos e pagamentos, varia de acordo com a seleção feita :
Emissão para recebimentos ou chegada para pagamentos
Data de Quitação (recebimentos ou pagamentos)
Data de Competência (recebimentos ou pagamentos)
Data de Vencimento (recebimentos ou pagamentos)
O campo “início do Período 2”, determina a data inicial da Segunda linha do Gráfico – comparativo de
períodos. O fim deste período, é calculado automaticamente pelo sistema somando-se a esta data o
número de dias compreendidos no período 1.
Neste quadro ainda aparecem 3 botões :
- Processar (que analisa os dados informados e monta a planilha que gerará o gráfico).
- Ferramentas : tela que permite gravar ou ler filtros, exportar a planilha para excel ou
imprimir relatórios.
5) Foco da Informação.
Este item é um ponto determinante desta ferramenta, pois além de determinar quais os focos do gráfico,
permite a inclusão de filtros nos campos presentes, o que nos ajuda a aprofundar nossas analises, investigando
alguns pontos mais detalhadamente. Você entenderá melhor quando ler o item Exemplos práticos.
Observe que o quadro dos focos está separado por cores. Onde cada cor determina um tipo de
informação.
Podemos destacar os focos ligados
- aos produtos: Classe de produtos, Tipos de Produtos e Produtos
- aos cadastros : Clientes, Representantes, Fornecedores e Entidades
- a localização : Região, UFs, Cidades, Área.
- A Contabilidade : Plano de contas dos niveis 1 ao 4.
- A Periodicidade : Ano, Semestre, Trimestre, Bimestre, Mês, Quinzena, Semana e Dia.
O Focos ligados a periodicidade, não possuem filtro, uma vez que estão ligados aos períodos
informados no quadro de período (Explicado no item 4 deste manual).
Nos demais itens, encontramos ao lados esquerdo 2 botões, um com a letra X e outro com o sinal de
exclamação:
O botão com a letra X, limpa o filtro daquele campo, caso haja algum, caso contrário não terá efeito.
O Botão com a Exclamação !, aciona a tela de filtro, explicada no próximo item.
Quando nenhum filtro for determinado, para aquele campo, o sistema entenderá que todo o conteúdo
contido naquela tabela será analisada, caso contrário apenas os registros selecionados entrarão no
gráfico.
Os filtros agem de forma combinada, ou seja, pode não existir nenhum filtro, existis apenas em um
campo, em mais de um ou em todos. Isto irar variar de acordo com a sua necessidade de análise.
No lado direito de cada foco, aparecerá o filtro, caso ele exista. Pode ser que pela extensão do filtro,
ele não apareça por inteiro no campo. Então para visualiza-los, basta clicar sobre ele o botão direito
mouse, então, o filtro aparecerá no campo localizado abaixo dos focos de período.
Filtros.
Os filtros, são elementos importantíssimos nesta ferramenta. Eles permitem “fechar” a análise
estreitando a quantidade de informações a serem mostradas ou analisadas.
O filtro é acionado, quando se clica no botão de exclamação ao lado do foco. Será mostrada uma
janela contendo um tabela como todos os registros do campo selecionado. Nesta tabela aparecem 2 campos,
um com código e outro com descrição. Somente os códigos entram no filtro, o campo descrição aparece
apenas para auxiliar na montagem do filtro.
O Campo seleção, conterá os registros selecionados, todos eles separados com barras (/), incluindo
uma barra no início e outra no final.
Você poderá digitar o filtro manualmente, ou usar a tabela para auxiliar. Para isto basta localizar o
registro que se deseja filtrar e clique no botão Anexar.
Para localizar o registro você pode utilizar a barra de rolagem, procurando visualmente, ou utilizar os
campos de busca código e descrição. Digite o que você deseja achar e clique no botão procurar, se não for o
que deseja clique em próximo. A busca procura qualquer registro que contenha o digitado nos campos, seja no
início ou no meio.
O filtro pode Ter um único registro ou vários, sem limite. Basta que estejam separados por barras,
como já indicado.
Após ter terminado o filtro, clique em voltar, para retornar a tela inicial e com o filtro já vinculado ao
campo selecionado.
Um ponto importante a ser dito é que o campo escolhido como foco pode ter ou não filtros, e outros
campos que não são focos, também podem ou não Ter filtros.
Planilha.
Mostra o resultado da analise dos parâmetros antes de montar o gráfico.
Possui Quatro aspectos, de acordo com o tipo de gráfico selecionado.
1) Paretto,
Mostra as colunas : Código, Descrição, Quantidade, % individual, Qtd. Acumulada e Classe (A,B ou C)
Apresentado sempre em ordem da quantidade decrescente
A coluna quantidade representa o que foi escolhido no quadro tipo da informação (Quantidade,Valor R$,
Média Quantidade ou Média Valor R$).
2) Quantitativo e Distribuição
Mostra as colunas : Código, Descrição, Quantidade, % individual, Qtd. Acumulada
Apresentado em ordem crescente quando foco escolhido for um período (ano, semestre, etc) ou em
ordem de quantidade decrescente nos demais focos.
A coluna quantidade representa o que foi escolhido no quadro tipo da informação (Quantidade,Valor R$,
Média Quantidade ou Média Valor R$).
3) Comparativo de Itens
Mostra as colunas : Código, Descrição, Item1, Item2 e Item3.
Apresentado em ordem crescente quando foco escolhido for um período (ano, semestre, etc) ou em
ordem de quantidade decrescente nos demais focos.
As colunas item 1, Item 2 ou Item 3 representam o que foi escolhido no quadro tipo da informação
(Quantidade,Valor R$, Média Quantidade ou Média Valor R$).
6ota: neste tipo de gráfico, o foco DEVE Ter um filtro com no mínimo 2 itens e no máximo 3 itens. Cada item do filtro será
mostrado em uma coluna.
4) Comparativo de Períodos
Mostra as colunas : Código, Descrição, Item1 e Item2.
Apresentado em ordem Cronológica crescente.
A colunas item 1 representa o primeiro período e a coluna Item 2 representa o segundo, ambos de acordo
com o que foi escolhido no quadro tipo da informação (Quantidade,Valor R$, Média Quantidade ou Média Valor R$).
6otas:
a) Quando o foco for um item periódico, os itens apresentados são mostrados da seguinte forma:
Ano : AAAA (ano com 4 digitos)
Semestre : AAAA- a ou AAAA-b (ano com 4 digitos + a = 1o semestre e b = 2o semestre)
Trimestre : AAAA-a , AAAA-b , AAAA-c ou AAAA-d (ano com 4 digitos + a,b,c,d = 1o , 2o , 3o e 4o trimestre)
Bimestre : AAAA-a , AAAA-b , AAAA-c , AAAA-d, AAAA-e ou AAAA-f (ano com 4 digitos + a,b,c,d,e,f = 1o , 2o , 3o , 4o , 5o e 6o
bimestre)
Mês : AAAA/MM (ano com 4 digitos + mês com 2 Dígitos)
Quinzena : AAAA/MM- a ou AAAA/MM-b (ano com 4 digitos + mês com 2 Dígitos + a = 1a quinzena e b = 2a quinzena)
Semana : AAAA/MM- a, AAAA/MM-b, AAAA/MM-c ou AAAA/MM-d (ano com 4 digitos + mês com 2 Dígitos + a,b,c,d = 1a , 2a , 3a
e 4a Semana)
Dia : AAAA/MM/DD (ano com 4 digitos + mês com 2 Dígitos + Dia com 2 Dígitos)
b) Nesta tela além da planilha, aparecem os seguintes controles:
-
Código : campo que permite a digitação de um código, ou parte dele para ser localizado na
planilha, ideal para planilhas extensas.
Descrição : campo que permite a digitação de uma Descrição, ou parte dele para ser localizado
na planilha, ideal para planilhas extensas.
Procurar : Ativa a busca do primeiro item que corresponde aos campos acima citados:
Próximo: Busca o próximo registro que atenda a condição de busca
Gráfico : Botão que aciona a tela de gráfico
Limite de Gráfico : Limite de itens mostrado no gráfico, permite a visualização apenas dos
“tops”. Valor padrão 25
Escala : permite a expansão do gráfico, alargando os resultados. Ideal para resultados com
muitas barras. É como se fosse um Zoom.
Parâmetros : Volta para a tela inicial.
Gráfico.
Mostra os gráficos de acordo com o tipo e dados selecionados.
Com 2 cliques sobre o gráfico, aciona uma tela que permite:
- salvar o gráfico como uma imagem (formato wmf)
- enviar o gráfico para a área de transferencia (Copiar) para ser colada no Word, Excel etc.
- imprimir o gráfico.
Exemplos Práticos
Esta seção tem a função de mostrar, através de exemplo que ocorrem na realidade, como usar esta ferramenta
1) Identificar os melhores produtos (quanto a quantidade)
Pergunta : Quais produtos representam a maioria das vendas, quanto a quantidade.
- Como Fazer:
- Tipo de Gráfico : Paretto
- Origem da Informação : Itens Vendidos
- Tipo da Informação : Quantidade
- Tipo de Foco: Produtos
- Tipo de Período : Emissão/Chegada – de 01/01/2006 a 31/12/2006
2) Identificar os melhores produtos (quanto a Valor)
Pergunta : Quais produtos representam a maioria das vendas no faturamento.
Como Fazer:
- Tipo de Gráfico : Paretto
- Origem da Informação : Itens Vendidos
- Tipo da Informação : Valor
- Tipo de Foco: Produtos
- Tipo de Período : Emissão/Chegada – de 01/01/2006 a 31/12/2006
3) Identificar os melhores representantes dos melhores produtos
Pergunta : Quanto Cada Representante vende dos 3 melhores produtos:
Como Fazer:
- Tipo de Gráfico : Quantitativo
- Origem da Informação : Itens Vendidos
- Tipo da Informação : Valor
- Filtro : Em produtos, faça um filtro com os 3 melhores produtos, achados no item 2.
- Tipo de Foco: Representante.
- Tipo de Período : Emissão/Chegada – de 01/01/2006 a 31/12/2006
4) Identificar os melhores Clientes dos melhores produtos
Pergunta : Quanto Cada Cliente do melhor representante, comprou dos 3 melhores produtos:
Como Fazer:
- Tipo de Gráfico : Quantitativo
- Origem da Informação : Itens Vendidos
- Tipo da Informação : Valor
- Filtro : Em produtos, faça um filtro com os 3 melhores produtos, achados no item 2.
- Filtro : Em Representantes: faça um filtro com o melhor representante
- Tipo de Foco: cliente
- Tipo de Período : Emissão/Chegada – de 01/01/2006 a 31/12/2006
5) Qual a melhor Região.
Pergunta : Quanto Cada região do País compra:
Como Fazer:
- Tipo de Gráfico : Distribuição
- Origem da Informação : Itens Vendidos
- Tipo da Informação : Valor
- Tipo de Foco: região
- Tipo de Período : Emissão/Chegada – de 01/01/2006 a 31/12/2006
6) Qual a melhor Região para Produtos do Tipo 1.
Pergunta : Quanto Cada região do País compra dos produtos do tipo 1:
Como Fazer:
- Tipo de Gráfico : Distribuição
- Origem da Informação : Itens Vendidos
- Tipo da Informação : Valor
- Filtro: Tipo de produto : /1/
- Tipo de Foco: região
- Tipo de Período : Emissão/Chegada – de 01/01/2006 a 31/12/2006
7) Comparação de vendas
Pergunta : Quanto cada representante vendeu dos 3 melhores produtos separadamente:
Como Fazer:
- Tipo de Gráfico : Comparativo de itens
- Origem da Informação : Itens Vendidos
- Tipo da Informação : Valor
- Filtro : Em produtos, faça um filtro com os 3 melhores produtos, achados no item 2.
- Tipo de Foco: clique com o botão direito do mouse em produtos – note que no campo ITEM
(em vermelho) aparecerá “Produtos”.
- Tipo de Foco: Escolha representantes
- Tipo de Período : Emissão/Chegada – de 01/01/2006 a 31/12/2006
8) Evolução de Vendas
Pergunta : Como foi as vendas de todos os produtos comparando o segundo semestre de 2006 ao
primeiro (mostrando mês a mês) . Quanto a quantidade dos itens.
Como Fazer:
- Tipo de Gráfico : Comparativo de período
- Origem da Informação : Itens Vendidos
- Tipo da Informação : Valor
- Tipo de Foco: mês
- Tipo de Período : Emissão/Chegada
- – de 01/01/2006 a 30/06/2006
- Inicio do período 2: 01/07/2006
Estes são apenas alguns exemplos
Use a sua imaginação e descubra o potencial do Chart’s Wizard.