MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO MARANHÃO
PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO
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PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO
PLANO DE AÇÃO DE IMPLANTAÇÃO DO
SISTEMA UNIFICADO DE ADMINISTRAÇÃO
PÚBLICA (SUAP) NO ÂMBITO DO INSTITUTO
FEDERAL DO MARANHÃO - IFMA
SÃO LUÍS – JANEIRO – 2013
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APRESENTAÇÃO
A importância da informática na administração pública é algo totalmente incontestável. Através da informática
é que se consegue agilizar, desenvolver, divulgar, visualizar e dar mais exatidão nos resultados das instituições
públicas, que antes demorava muito tempo para ser concluído e sem resultados tão precisos como se pode
adquirir hoje.
Para transmitir informação nada melhor do que utilizar a tecnologia, para que as pessoas interessadas tenham
acesso à informação de maneira rápida e eficaz. Essas seriam apenas algumas das facilidades da informática. O
principal, neste processo é saber com exatidão e transparência os projetos em andamento e decisões tomadas
pelos setores envolvidos. Manter os dados atualizados é obrigatório, principalmente porque há um
investimento de recursos públicos pelo Governo Federal para prestação de serviço pelo Instituto Federal do
Maranhão - IFMA.
CONSIDERAÇÕES GERAIS
O SUAP
O Sistema Unificado de Administração Pública – SUAP é um sistema que funciona na web, cujo objetivo é
automatizar e integrar diversos processos administrativos dos institutos federais.
USUÁRIOS
O usuário do SUAP é qualquer servidor ativo do IFMA que o utilize especificamente para realização de alguma
atividade administrativa, nos setores administrativos que já possuem módulos desenvolvidos dentro do SUAP,
ou, qualquer outro servidor ativo que o utiliza para verificação do seu ponto eletrônico e tramitação de
processos internos.
MÓDULOS
O SUAP possui os seguintes módulos: Recursos Humanos, Protocolo, Almoxarifado, Patrimônio, Planejamento,
Ponto Eletrônico, Assistência Estudantil, Ensino, Financeiro, Orçamento, Frotas, Chaves, Contratos e Convênios,
Portaria, Materiais e Progressões.
Protocolo é o carro-chefe do SUAP, sistema que possui diversos módulos integrados, tendo como principais
vantagens da utilização do Protocolo são a automatização e a transparência, tendo o caráter público e objeto
de consulta pública, salvo algumas exceções. O módulo trará maior agilidade, pois possibilita que os processos
trafeguem entre os Campi e a Reitoria.
Patrimônio é o módulo “foco” na atenção mais direta, tendo em vista que o mesmo funciona como sistema de
observação física de observação dos bens patrimoniais, de forma a determinar a localização fica dos itens por
ambiente e responsável pela guarda. Des
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No IFMA já estão em uso os módulos: protocolo, patrimônio, almoxarifado e controles de chaves, estando o
sistema de frotas pronto para uso. Os próximos módulos a serem analisados e implantados são o compras,
contratos e Planejamento (podendo esta ordem ser alterada por solicitação da direção do IFMA).
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA IMPLEMENTAÇÃO DO SUAP
1. Organização setorial da Reitoria e Campi;
2. Definição dos perfis para cada servidor, que executa atividades especificas ou responsável
setorial e administrativa;
3. Treinamento dos servidores e usuários;
4. Supervisão e acompanhamento da execução do sistema SUAP.
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OBJETIVOS
GERAL:
Realizar a implementação da implantação do sistema unificado de administração pública (SUAP) no âmbito do INSTITUTO FEDERAL DO MARANHÃO - IFMA
ESPECÍFICOS:
Os objetivos do SUAP na gestão do IFMA estão relacionados às várias de linhas de atuação pertinentes aos setores ou funções específicas, como foco principal a tramitação
processual e controle patrimonial, conforme discriminado abaixo:
OBJETIVOS







Implantar o sistema SUAP no âmbito do IFMA, para desenvolvimento de
controle gerencial do patrimônio;
Cadastrar todos gerados no sistema SUAP e realizar a tramitação a nível de
Reitoria e Campi do IFMA;
Fazer a supervisão de funcionamento do SUAP a nível de Campi;
Implantar a gestão dos imóveis no sistema SUAP para controle efetivo
gerencial.
Promover o treinamento dos servidores do IFMA, que trabalham com a gestão
patrimonial;
Gestão de documentos eletrônicos na administração publica.
Cadastramento dos bens mobilizáveis do IFMA no sistema SUAP – Módulo
METAS A SEREM ALCANÇADAS





Desenvolver mecanismo que garantam a gestão eficiente,
responsável e transparente do IFMA;
Subsidiar a administração nos processos de tomada de decisões
que envolvam a aplicação de recursos;
Garantir que o Sistema SUAP seja legitimado por todos os setores
do IFMA, assegurando sua sustentabilidade usual, garantindo a
perenidade de informações gerenciais da instituição.
Servidores capacitados em áreas especificas ou especificidades dos
setores para uso do sistema de informação;
Prover os servidores com sistemas, ferramentas ou técnicas que
possibilitem incrementar a gestão administrativa do IFMA.
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



Patrimônio;
Implantar um sistema de compra compartilhada e a realização das aquisições
com o uso do SUAP;
Uso do sistema SUAP para os procedimentos financeiros e controle contábil,
com os procedimentos de depreciação dos bens patrimoniais e do
almoxarifado.
Implantar um módulo no SUAP, para cadastramento e avaliação dos bens
imobilizáveis (imóveis) do IFMA;
Criação e Implantação do Módulo LSC – IFMA (Levantamento Sit. dos Campi),
como item do sistema SUAP.



Sistematizar os relatórios para atender os registros/lançamento de
depreciação pela contabilidade do IFMA através do sistema SUAP
Realizar a mensuração do ativo e gerar relatório de inventário
patrimonial do IFMA, anualmente;
Fazer o controle de carga, transferência, etc., no âmbito do IFMA
através do sistema SUAP.
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PLANO DE ATIVIDADES E PRAZOS PARA IMPLEMENTAÇÃO
PLANO DE IMPLANTAÇÃO DE MÓDULOS DO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA (SUAP)
Período de Implantação
ID
1
Meta
Módulo
Patrimônio/Almoxarifado
Data Inicio
Data Fim
18/11/2012 23/04/2014
Ano 2013
Local
de
Implantação
Reitoria
Setor
Responsável
PROPLAD /
DGTI
Campi
2
3
Módulo Protocolo
Módulo Portaria/chaves
18/03/2013 31/08/2013
Reitoria
01/05/2013 31/08/2013
Campi
02/06/2013 31/11/2013
Reitoria
PROPLAD /
DGTI
PROPLAD /
DGTI
Campi
4
Módulo Frotas
01/06/2013 31/07/2013
Reitoria
Campi
5
Módulo Compras
13/07/2013 31/12/2013
Reitoria
01/12/2013 31/11/2014
Campi
PROPLAD /
DGTI
PROPLAD /
DGTI
Jan
Mar
Abr
Jun
Ju l
Set
Ano 2014
Out
Dez
Jan
Mar
Abr
Jun
Jul
Set
Ano 2015
Out
Dez
Jan
Mar
Abr
Jun
Jul
Set
Out
Dez
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6
Módulo Contratos
01/02/2014 31/07/2014
Reitoria
PROPLAD /
DGTI
7
Módulo Planejamento
01/02/2014 31/07/2014
Reitoria
PROPLAD /
DGTI
8
Módulo Recursos Humanos
01/02/2014 31/07/2014
Reitoria
PROPLAD /
DGTI
01/06/2014 31/11/2014
Reitoria
PROPLAD /
DGTI /DINFRA
9
Módulo Obras
10
Módulo LSC - IFMA
(levantamento Sit. dos Campi)
01/09/2014 31/07/2014
Reitoria
PROPLAD /
DGTI
11
Outros Módulos (Acadêmico,
Convênios,
01/10/2015 31/07/2015
Reitoria
PROPLAD /
DGTI
Planejado
Realizado
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PLANO DE IMPLANTAÇÃO DE MÓDULO PROTOCOLO - SUAP
Status
Setor Responsável
Técnicos Responsáveis
Local de execução
ID
1
2
Ação
Implantação do SUAP módulo Protocolo
Data Inicio
18/01/2013
Data Fim
30/12/2013
30/06/2013
Reitoria
100%
Campi
10%
Reitoria
100%
Campi
60%
PROPLAD / DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
PROPLAD / DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
Cadastro dos responsáveis pelo setor de protocolo da
Reitoria e Campi
18/01/2013
3
Cadastro dos setores e Atualização dos organogramas dos
Campi e Reitoria
16/01/2013
16/06/2013
Reitoria
80%
PROPLAD / DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
4
Atualização dos organogramas dos Campi e Reitoria
15/04/2013
16/06/2013
Reitoria
Campi
100%
60%
PROPLAD / DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
5
Treinamento de uso do SUAP - Módulo Protocolo
16/02/2012
30/06/2013
Reitoria
PROPLAD / DGTI
6
Disponibilização de acesso com cadastramento de login e
senha dos servidores no SUAP
16/02/2012
30/06/2013
Campi
Reitoria
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
PROPLAD / DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
7
Cadastro dos processos pelo setor de protocolo no SUAP
01/03/2013
30/12/2013
Reitoria
PROPLAD / DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
8
Realização de tramitação dos processos no SUAP pelos
setores da Reitoria e Campi
02/03/2013
31/12/2013
Campi
Reitoria
PROPLAD / DGTI
Todos servidores com perfil
de chefia
Campi
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9
Inclusão de documento de origem (memo, ofício, etc)
digitalizado no modulo protocolo.
01/06/2014
16/07/2014
Reitoria
PROPLAD / DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
PLANO DE IMPLANTAÇÃO DE MÓDULOS PATRIMONIO E ALMOXARIFADO - SUAP
Setor Responsável
Técnicos Responsáveis
Local de execução
ID
1
Ação
Estudo do SUAP e Implantação do modulo
Patrimônio
Data Inicio
01/10/2012
Data Fim
30/12/2012
Reitoria
PROPLAD / DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
2
Cadastro dos responsáveis pelo patrimônio e
almoxarifado da Reitoria e Campi
20/12/2012
15/01/2013
Reitoria
DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
3
Treinamento de uso do SUAP - Módulo
patrimônio/Almoxarifado
20/12/2012
16/05/2013
Reitoria
PROPLAD / DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
4
Disponibilização de acesso com cadastramento de
login e senha dos gerentes de patrimônio no SUAP
21/12/2012
15/01/2013
Reitoria
DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
5
Execução do cadastro de empenhos de aquisição
de material de permanentes pelo setor de
patrimônio
22/12/2012
16/10/2013
Reitoria
PROPLAD CAMPI
Todos servidores com perfil de
gerente de patrimônio
Cadastro dos bens patrimoniais existentes nas UG
22/12/2012
PROPLAD CAMPI
Todos servidores com perfil de
6
Campi
16/10/2013
Reitoria
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no SUAP
7
Campi
Execução do cadastro de empenhos de aquisição
de material de consumo e permanente no setor
financeiro
Cadastro de entradas de materiais permanentes
no SUAP (aquisições novas)
20/03/2013
20/03/2013
16/12/2013
Cadastro de entradas de materiais de consumo no
SUAP
20/03/2013
16/12/2013
10
Encontro com chefes de patrimônio dos Campi
20/06/2013
16/07/2013
11
Disponibilização de Relatório de movimento de
almoxarifado(RMA) e patrimonial - setor contábil
20/03/2013
12
Implementação e ajustes do módulo patrimônio
13
14
9
16/12/2013
Reitoria
gerente de patrimônio
PROPLAD CAMPI
Todos servidores com perfil de
executor financeiro
PROPLAD CAMPI
Todos servidores com perfil de
gerente de patrimônio
PROPLAD CAMPI
Todos servidores com perfil de
gerente de patrimônio
Reitoria
PROPLAD
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
16/12/2013
Reitoria
PROPLAD
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
01/01/2013
16/12/2013
Reitoria
PROPLAD / DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
Implantação e execução do item de pedido de
material via sistema
20/05/2013
16/12/2013
Reitoria
Campi
PROPLAD / DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
Avaliação da execução de módulos em operação
do SUAP em outras IFES
20/07/2013
30/08/2013
Reitoria
PROPLAD / DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
Campi
Reitoria
Campi
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PLANO DE IMPLANTAÇÃO DE MÓDULO CONTROLE DE CHAVES/PORTARIA - SUAP
Setor Responsável
Técnicos Responsáveis
Local de execução
ID
1
Ação
Estudo do SUAP e implantação do modulo
chaves e portaria
Data Inicio
01/10/2012
Data Fim
30/12/2012
Reitoria
PROPLAD / DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
2
Cadastro dos responsáveis pela recepção e
gerente de controle de acesso da Reitoria e
Campi
Treinamento de uso do SUAP - Módulo chaves
20/12/2012
15/01/2013
Reitoria
DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
20/12/2012
16/05/2013
Reitoria
PROPLAD / DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
Disponibilização de acesso com cadastramento
de salas e autorizados no SUAP
21/12/2012
15/01/2013
Reitoria
DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
Implantação do terminal de acesso a controle
de chaves na recepção
22/12/2012
13
Execução do sistema de controle de chaves
14
Avaliação da execução de módulos em
operação do SUAP em outras IFES
3
4
5
Campi
16/10/2013
Reitoria
PROPLAD CAMPI
20/05/2013
16/12/2013
Campi
Reitoria
Campi
Todos servidores com perfil de
gerente de patrimônio
PROPLAD / DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
20/07/2013
30/08/2013
Reitoria
PROPLAD / DGTI
Hildervan Nogueira, Wilian
Mendes
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SETORES ENVOLVIDOS

Reitoria, Pró-reitorias e Diretorias

Campi e seus diversos setores
RESPONSÁVEIS PELA ARTICULAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DA IMPLANTAÇÃO DO SUAP NO IFMA
1. Eng. Hildervan Monteiro Nogueira – SIAPE: 1794374
Departamento de Administração Patrimonial e Logística – DAPL/PROPLAD
2. Analista de TI William Correia Mendes
Diretoria da Tecnologia da Informação-DGTI
3. Contador Mauro Santos
Departamento de Orçamentos e Finanças – DEOF/PROPLAD
PRAZO DE EXECUÇÃO

Janeiro de 2013 a dezembro de 2015.
RESULTADOS A SEREM ALCANÇADOS
O Instituto Federal do Maranhão, possuir um sistema de gestão administrativa pública que possa facilitar o
planejamento, organização e controle no âmbito do IFMA;
Atendimento das exigências legais de normatização do patrimônio do IFMA e a tramitação processual no nível
de Reitoria e Campi;
Atendimento ao público dentro da sua atividade fim, relacionado com o ensino, pesquisa e extensão.