REPÚBLICA DA GUINÉ EQUATORIAL
Ministério dos Negócios Estrangeiros, da Cooperação Internacional
e da Francofonia
Malabo
Guiné Equatorial
GUIÃO DE INFORMAÇÃO SOBRE:
17ª Sessão Ordinária da Conferência dos Chefes de Estado e de Governo
30 de Junho a 1 de Julho de 2011
19ª Sessão Ordinária do
Conselho Executivo da União Africana
26 – 28 de Junho de 2011
22ª Sessão do Comité dos
Representantes Permanentes
23 – 24 de Junho de 2011
Sumário
1. Introdução
2. Contacto de informações
3. Comissão de acolhimento e do protocolo
4. Registo
5. Reserva de hotel
6. Coordenação dos transportes
7. Laissez-passer para viaturas
8. Segurança e armas de fogo
9. Membros e material dos órgãos de comunicação social
10. Crachás
11. Aviões presidenciais e privados
12. Formalidades de vistos
13. Processo de chagada na cerimónia e procedimentos
14. Chegada e cerimónia de boas-vindas à Cimeira
15. Partida do Centro de Conferências
16. Cerimónias Oficiais
17. Partida de Malabo
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10
Anexo V – Formulário para Crachás de segurança
Anexo I – Formulário de acesso para as viaturas
Anexo II – Formulário de registo de armas de fogo
Anexo III – Formulário de acreditação da imprensa
Anexo IV – Formulário para material da imprensa
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15
17
1 1. INTRODUÇÃO
A informação apresentada neste documento é dirigida aos participantes à 17ª
Sessão Ordinária da Conferência da União Africana, à 19ª Sessão Ordinária do
Conselho Executivo e à 22ª Sessão do Comité dos Representantes Permanentes
(CRP).
2. CONTACTO DE INFORMAÇÕES
Os serviços relativos à preparação, coordenação dos trabalhos assim como ao
acompanhamento da implementação adequada do protocolo e de quaisquer
informações serão assegurados pelo COMITÉ NACIONAL RESPONSÁVEL PELA
DIRECÇÃO E COORDENAÇÃO DA 17ª SESSÃO ORDINÁRIA DA CONFERÊNCIA
DA UNIÃO AFRICANA. Para facilitar ao máximo as actividades preparatórias deste
importante evento, é aconselhável que todos os Estados-membros participantes e as
suas Missões Diplomáticas entrem em contacto com os serviços mencionados
anteriormente, através dos números de telefone, telefax e correio electrónico que
seguem:
SECRETARIADO DO BUREAU NATIONAL DE ORGANIZAÇÃO
Pessoas a contactar:
♦ S.E. Santiago NZOBEYA EFUMAN
♦ Telefone +240 222 266161
♦ Senhor Simeón OYONO ESONO
♦ Telefone +240 222 275155
♦ Telefax +240 333 092004; +240 333 093132
♦ E-mail: [email protected]
♦ Senhor Jovino ONA NSUE
♦ Telefone +240 222 293299
♦ E-mail: [email protected]
3. COMISSÃO DE ACOLHIMENTO E DE PROTOCOLO
Um comité de honra, constituído pelos membros do Governo, assistirá à cerimónia
de boas-vindas dos Chefes de Estado e de Governo.
Um Oficial de Protocolo será designado para cada delegação.
O Oficial de Protocolo servirá de elo de ligação entre a delegação e o Secretariado.
O Oficial de Protocolo ficará com a respectiva delegação até a sua partida da Guiné
Equatorial. A lista dos oficiais de protocolo designados para cada delegação será
distribuída muito em breve.
2 4. REGISTO
O Secretariado do Comité de Organização deverá dispor de listas oficiais das
delegações de cada Estado-membro antes de 15 de Maio de 2011, a fim de realizar
os preparativos necessários sobre as características, reservas de hotel, transporte e
todos os outros elementos conexos.
É conveniente indicar a todos os Estados-membros da União Africana a necessidade
de apresentarem as listas dos membros das suas delegações ao Secretariado antes
da data acima mencionada.
5. RESERVA DE HOTEL
As reservas de hotel para as delegações poderão ser feitas através do Secretariado
do Comité de Organização, tendo em conta que a maioria dos quartos disponíveis
estarão sob o controlo deste Comité.
O Secretariado terá à sua disposição os quartos reservados para cada Estadomembro nos melhores hotéis, tal como se indica:
♦ Para os Chefes de Estado e de Governo:
Uma vivenda presidencial em Sipopo.
♦ Para os outros chefes de delegação (excepto dos Chefes de Estado):
Uma suite em hotel, mais dois quartos adicionais.
Um quarto para o Ministro dos Negócios Estrangeiros, mais 10
quartos em diferentes hotéis de Malabo para cada delegação.
É aconselhável que as delegações negoceiem por si próprias os quartos nos
diferentes hotéis ou nos apartamentos privados para os outros membros das
respectivas comitivas.
O Governo da República da Guiné Equatorial assume o aluguer das vivendas
presidenciais de Sipopo para os Chefes de Estado e de Governo, dos quartos para
os Chefes de Delegação dos Estados-membros durante a Cimeira assim como do
quarto do Ministro dos Negócios Estrangeiros.
As despesas de alojamento dos outros membros serão suportadas pelas respectivas
delegações.
6. COORDENAÇÃO DOS TRANSPORTES
O Governo da República da Guiné Equatorial vai pôr à disposição dos participantes
à Cimeira viaturas da seguinte maneira:
3 a) Para os Chefes de Estado e de Governo:
♦ 1 viatura da polícia
♦ 1 viatura protocolar
♦ 2 Mercedes Benz (VIP e reserva)
♦ 1 viatura de segurança
♦ Motorizadas para escolta
♦ 1 viatura para a bagagem.
b) Delegação Ministerial:
♦ 1 viatura para o Ministro dos Negócios Estrangeiros.
c) Para outros Chefes de Delegação:
♦ 1 Mercedes Benz
d) Para as Primeiras Damas:
♦ 1 Mercedes Benz
♦ Um programa especial para as Primeiras Damas será elaborado
durante a Conferência.
e) Para as outras delegações:
♦ Os autocarros irão transportar os membros das outras delegações
desde o aeroporto até os locais de alojamento.
As missões ou delegações que vão alugar viaturas adicionais para este evento
deverão comunicar o facto e fazer o registo das matrículas das viaturas assim como
os nomes dos condutores junto do Secretariado antes de 31 de Maio de 2011.
7. LAISSEZ-PASSER PARA VIATURAS
Todas as viaturas que terão acesso aos locais emblemáticos, tais como o Centro de
Conferências, os hotéis, os palácios, etc. deverão possuir um laissez-passer. Cada
missão terá 10 laissez-passer para as suas viaturas. Este número não inclui as
viaturas oficiais que o Governo da Guiné Equatorial irá fornecer. Recomenda-se a
cada delegação para fornecer as matrículas bem como os nomes e os endereços
dos motoristas ao Secretariado antes de 31 de Maio de 2011.
8. SEGURANÇA E ARMAS DE FOGO
O Governo da Guiné Equatorial tomará todas as medidas de segurança necessárias
durante a Cimeira, as reuniões ministeriais e a sessão do Comité dos
Representantes Permanentes.
A fim de facilitar a entrada dos agentes de segurança portadores de armas que
acompanham os Chefes de Estado e de Governo e os Ministros, os seus nomes e
apelidos deverão ser notificados ao Secretariado do Comité de Organização. De
4 igual modo, é necessário fornecer informações detalhadas sobre as características
das armas de fogo e os equipamentos de comunicação que vão trazer.
É convenientes realçar que cada agente de segurança tem o direito de trazer uma
arma e cada país está autorizado a entrar na Guiné Equatorial com apenas cinco
armas pequenas.
Todas as armas de fogo que serão trazidas à Guiné Equatorial deverão ter uma
autorização prévia na chagada da delegação.
Solicita-se a cada delegação para preencher os formulários de autorização de porte
de armas para os seus agentes de segurança, devendo incluir as seguintes
informações:
♦ Nome e apelido do portador da arma de fogo;
♦ Tipo e modelo da arma de fogo;
♦ Número de série da arma de fogo;
♦ Calibre e quantidade de munições
Por outro lado, os equipamentos de comunicação a serem utilizados pelos agentes
de segurança devem ter uma autorização antes da sua entrada na Guiné Equatorial.
Observação: Apenas um agente de segurança armado será autorizado a
acompanhar o Chefe de Estado e de Governo em todas as cerimónias oficiais.
O nome e o apelido do referido agente deverão ser comunicado ao Secretariado do
Comité de Organização via fax/e-mail antes de 31 de Maio de 2011.
Pessoa a contactar:
♦ Segurança Presidencial/Segurança Nacional
Senhor Bonifácio EDU OVONO (SP)
Senhor Antero NGUEMA ONDO (PN)
Telefone: +240 222 27 51 55
+240 222 29 32 99
Telefax: +240 333 09 20 04
E-mail: [email protected]
E-mail: [email protected]
Em Anexo II o formulário para as armas de fogo.
9. MEMBROS E MATERIAIS DOS ÓRGÃOS DE COMUNICAÇÃO SOCIAL
Os membros dos órgãos de comunicação social internacionais são bem-vindos para
fazer a cobertura da 17ª Sessão Ordinária da Conferência dos Chefes de Estado e
5 de Governo, da 19ª Sessão Ordinária do Conselho Executivo e da 22ª Sessão do
Comité dos Representantes Permanentes.
Com o objectivo de facilitar a entrada e as actividades dos órgãos de comunicação
social, é preciso que os membros solicitem uma autorização no endereço que se
segue, antes de 31 de Maio de 2011:
Secretariado do Comité de Organização:
Pessoas a contactar:
♦ S.E. Frederico ABAGA ONDO
Telefone: +240 222 27 37 23
Telefax: +240 333 09 20 04
E-mail: [email protected]
E-mail: [email protected]
♦ Senhora Reina NGOMO AVOMO
Telefone: +240 222 27 82 51
Telefax: +240 333 09 20 04
E-mail: [email protected]
E-mail: [email protected]
Os membros dos órgãos de comunicação social da União Africana deverão também
ser registados. Recomenda-se aos membros dos órgãos de comunicação social da
União Africana a contactarem o Departamento de comunicação social no seguinte
endereço:
Departamento de Imprensa e informação
Comissão da União Africana
♦ Pessoa a contactar: Senhora Khellaf Nedjat
C.P: 3243
Telefone: +251 11 551 77 00 Ext. 250/ +251 911 20 16 54
Roaming: +213 661 55 90 80
Fax: +251 115 511 5720
E-mail: [email protected]/ [email protected]
Em Anexo III o formulário de acreditação para a imprensa.
Em Anexo IV o formulário para o material da imprensa.
10. CRACHÁS
Todos os Chefes de Estado e de Governo, os Chefes de Delegação assim como as
Primeiras Damas terão um crachá especial em ouro (banhado) que lhes permitirá o
acesso a todos os locais e a todas as cerimónias.
6 Os Ministros dos Negócios Estrangeiros terão um crachá em prata (banhado).
Os outros Ministros terão um crachá ministerial especial.
Os delegados terão os respectivos crachás, devendo lhes permitir o acesso aos
locais e aos eventos importantes.
Os agentes de segurança terão os respectivos crachás que lhes permitirão o acesso
às zonas do Centro de Conferências e aos hotéis.
Os membros de Comunicação social terão crachás que lhes darão acesso a zonas
autorizadas para a imprensa.
Os outros membros das delegações terão crachás de diferentes categorias.
O pessoal de apoio da Guiné Equatorial (protocolo, hospedeiras, guias, empregados
domésticos, condutores, segurança, etc.) terá o seu próprio crachá de identificação.
Todos os participantes deverão sempre trazer o crachá que lhes for atribuído
durante a Cimeira.
O crachá não é transmissível entre duas pessoas.
O local de acreditação e distribuição de crachás será alternativamente o Centro de
Conferências de Baney e/ou o Centro de Conferências de Banapa (Malabo).
Pessoa a contactar:
♦ S.E. Armando DOUGAN CHAMPION
Telefone : +240 222 26 62 54
Telefax: +240 333 09 20 04
… E-mail: [email protected]
Os membros das delegações deverão preencher os formulários em função das suas
categorias e dos respectivos serviços.
Em Anexo I o formulário para os crachás.
11. AVIÕES PRESIDENCIAIS E PRIVADOS
Os aviões presidenciais e privados que transportam os delegados para a 17ª Sessão
Ordinária da Conferência e a 19ª Sessão Ordinária do Conselho Executivo da União
Africana vão aterrar no Aeroporto Internacional de Malabo. Para obter a autorização
de sobrevoo e aterragem, é preciso fornecer as seguintes informações:
7 a)
b)
c)
d)
e)
Nome do avião;
Tipo de avião;
Pontos de entrada e de saída na Guiné Equatorial;
Código de chamada;
Data e hora de chegada e de partida.
Estas informações poderão ser transmitidas ao Secretariado, através do telefax
+240 333 09 20 04 ou +240 333 09 31 32 ou ainda serem encaminhadas para o
Gabinete do Secretariado do Ministério dos Negócios Estrangeiros, da Cooperação
Internacional e da Francofonia, antes de 31 de Maio de 2011.
12. FORMALIDADES DE VISTOS
As delegações oficiais e os peritos detentores de passaportes diplomáticos, oficiais e
de serviço dos Estados-membros onde a Guiné Equatorial não possui uma
representação diplomática ou consular têm o direito de obter o visto à sua chegada
no aeroporto de Malabo, desde que tenham enviado previamente as listas oficiais
das respectivas delegações.
Para os representantes oficiais e os peritos munidos de passaportes das Nações
Unidas e da União Africana, em viagem para a Guiné Equatorial para participar na
Cimeira, ser-lhes-á emitido um visto na chegada, mediante a apresentação da
respectiva carta convite oficial ou cujos nomes constam na lista oficial da delegação
da União Africana.
As delegações provenientes de países onde a Guiné Equatorial tem uma missão
diplomática ou consular deverão formalizar previamente os seus pedidos de vistos.
13. CHEGADA NA CERIMÓNIA E PROCEDIMENTOS
A. Chefes de Estado e de Governo
Na chagada de um avião a bordo do qual viaja um Chefe de Estado ou de Governo,
o Oficial de Protocolo e o Embaixador desse país, se for necessário, vão entrar no
avião para convidar o Chefe de Estado ou de Governo para descer do avião.
Ao descer do avião, o Chefe de Estado ou de Governo será recebido por um cortejo
de honra designado pelo Governo da Guiné Equatorial.
Uma coroa de flores será oferecida ao Chefe de Estado e à Primeira Dama, se for
necessário.
O Chefe de Estado ou de Governo será acompanhado por um cotejo de honra na
sua passagem sobre o tapete vermelho até ao pódio cerimonial onde será entoado o
hino da União Africana.
8 Os outros membros, colocados ao longo do tapete vermelho, serão apresentados ao
Chefe de Estado ou de Governo pelo Director de Protocolo, acompanhado pelos
funcionários da União Africana.
O Chefe de Estado ou de Governo passará em vista um corredor militar de honra até
entrar na viatura oficial que o levará para a sua residência oficial na caravana
correspondente.
B. Ministros estrangeiros
À chegada dos Ministros estrangeiros, em voo privado ou comercial, serão recebidos
por Oficiais de Protocolo da Guiné Equatorial.
O Ministro convidado será acompanhado até a Sala VIP para um breve repouso.
Ser-lhe-ão servidos refrigerantes.
O Ministro será acompanhado até a viatura oficial que o levará ao seu hotel.
C. Outros Participantes
Todos os outros participantes e delegados serão recebidos por Oficiais de Protocolo
do Ministério dos Negócios Estrangeiros, da Cooperação Internacional e da
Francofonia da República da Guiné Equatorial e por Funcionários da União Africana.
14. CHEGADA E CERIMÓNIA DE BOAS-VINDAS NOS LOCAIS DA CIMEIRA
a) A 30 de Junho de 2011, na chegada dos Chefes de Estado e de Governo no
local da Cimeira, estes serão recebidos por S.E. Jean PING, Presidente da
Comissão da União Africana, bem como por outros Funcionários da UA.
b) Os Chefes de Estado e de Governo serão acompanhados até a sala de
espera e, em seguida, serão recebidos por S.E. OBIANG NGUEMA
MBASODO, Presidente da República da Guiné Equatorial e Presidente em
exercício da União Africana.
c) Antes da sua entrada na Sala de Conferências, cada Chefe de Estado, de
Governo ou Chefe de Delegação vai plantar uma árvore num local designado
para o efeito.
15. PARTIDA DOS LOCAIS DA CIMEIRA
No final de cada sessão da Cimeira, os Chefes de Estado e de Governo passarão
para a sala de espera, para um breve repouso, a fim de se organizar a sua partida.
9 16. CERIMÓNIAS OFICIAIS
Banquetes
Um banquete será oferecido por S.E. OBIANG NGUEMA MBASOGO, Presidente da
República da Guiné Equatorial, a 30 de Junho de 2011, num local devidamente
autorizado para o efeito, nos arredores da Sala de Conferências de Sipopo,
mediante apresentação de convite oficial.
NB: Apenas será autorizada a entrada de um agente de segurança que acompanha
o Chefe de Estado ou de Governo para o almoço ou para o banquete oficial.
Recepções
O Ministro dos Negócios Estrangeiros, da Cooperação Internacional e da
Francofonia da República da Guiné Equatorial organizará, em honra dos
participantes à 19ª Sessão Ordinária do Conselho Executivo da União Africana, uma
recepção na tarde de 26 de Junho de 2011, no Hotel Sipopo.
Uma recepção será igualmente organizada a 23 de Junho de 2011, para os
membros do Comité dos Representantes Permanentes.
17. PARTIDA DA REPÚBLICA DA GUINÉ EQUATORIAL
Na partida dos Chefes de Estado e de Governo das respectivas vivendas oficiais
para o aeroporto, estes serão recebidos por um cortejo de honra na entrada da Sala
VIP do aeroporto.
Os Chefes de Estado e de Governo terão um breve repouso na Sala VIP. Ser-lhesão servido refrigerantes.
Depois do seu breve repouso da Sala, os Chefes de Estado e de Governo serão
encaminhados para o tapete vermelho, fazendo honras militares enquanto se
dirigem para o embarque nos respectivos aviões presidenciais.
Os Chefes de Estado e/ou de Governo serão acompanhados por um cortejo de
honra.
Entrada no avião.
A partida dos outros membros de delegação será organizada obedecendo às
mesmas formalidades de chegada.
Fim da Cimeira
10 ANEXO I
FORMULÁRIO PARA OS CRACHÁS DE SEGURANÇA PARA 17ª SESSÃO
ORDINÁRIA DA CONFERÊNCIA DA UNIÃO AFRICANA
(a anexar à Nota Verbal)
PREENCHER COM MAIÚSCULAS
Apelido:
______________________________________________________________
Nome:
_______________________________________________________________
Número de DNI/Passaporte:
_____________________________________________
País/Organismo:
_______________________________________________________
Assinatura do Titular:
_________________________________________________
Categoria do Crachá:
1. Ministro
2. Delegado
3. Segurança armada
4. Segurança armada
5. Segurança não armada
6. Protocolo
7. Convidado Especial
8. Primeira-dama
9. Comissão da União Africana
10. Comité Nacional
11. Ajudante de Campo
12. Observador
13. Imprensa
14. Condutor
15. Condutor de Segurança
16. Segurança EOD
Verificado
por:
_______________.
Assinatura:
__________.
______________
Tirar fotografia: 1 ____ 2 ____ 3 ____ 4 ____ 5 _____ 6 _____
11 Data:
ANEXO II
FORMULÁRIO PARA LAISSESZ-PASSER DE SEGURANÇA PARA VIATURAS
DA 17ª SESSÃO ORDINÁRIA DA CONFERÊNCIA DA UNIÃO AFRICANA
24 – 30 DE JUNHO DE 2011
(a anexar à Nota Verbal)
País ou Organismo:
____________________________________________________
I. VIATURAS PROPRIEDADE DE UMA EMBAIXADA OU DE UM
ORGANISMO
Número de telefone de Embaixada/Organismo:
_____________________________
Nº:
__________________________________________________________________
Modelo e marca da viatura:
______________________________________________
Matrícula da viatura:
____________________________________________________
Nome e apelido do condutor:
____________________________________________
Número da carta de condução:
__________________________________________
Data de emissão:
______________________________________________________
Data de expiração:
_____________________________________________________
Número de telefone do condutor:
_________________________________________
12 II. VIATURAS DE ALUGUER
Nome da empresa/particular: __________________________________________
Número de telefone: _________________________________________________
Nº: ________________________________________________________________
Modelo e marca da viatura:
______________________________________________
Matrícula da viatura:
____________________________________________________
Nome e apelido do condutor:
____________________________________________
Número da carta de condução:
__________________________________________
Número de telefone do condutor:
_________________________________________
Data de emissão:
______________________________________________________
Data de expiração:
_____________________________________________________
13 ANEXO III
FORMULÁRIO PARA O REGISTO DE ARMAS DE FOGO
17ª SESSÃO ORDINÁRIA DA CONFERÊNCIA DOS CHEFES DE
ESTADO E DE GOVERNO
E
19ª SESSÃO DO CONSELHO EXECUTIVO DA UNIÃO AFRICANA
(24 – 30 DE JUNHO DE 2011)
Apelido:
______________________________________________________________
Nome:
_______________________________________________________________
Nacionalidade:
________________________________________________________
Sexo:
________________________________________________________________
Título do Posto:
_______________________________________________________
Nº de Passaporte:
______________________________________________________
Tipo de Arma:
_________________________________________________________
Fabricante:
___________________________________________________________
Modelo e Calibre:
______________________________________________________
Número de Série:
______________________________________________________
Número de Munições:
__________________________________________________
Equipamento Especial:
_________________________________________________
Assinatura:
___________________________________________________________
14 ANEXO IV
FORMULÁRIO PARA ACREDITAÇÃO DA IMPRENSA
17ª SESSÃO ORDINÁRIA DA CONFERÊNCIA DOS CHEFES DE
ESTADOE DE GOVERNO
E
19ª SESSÃO DO CONSELHO EXECUTIVO DA UNIÃO AFRICANA
(24 – 30 DE JUNHO DE 2011)
Apelido (Sr. /Sr.ª):
______________________________________________________
Nome(s):
_____________________________________________________________
Nacionalidade:
________________________________________________________
Sexo:
________________________________________________________________
Órgão de Imprensa:
____________________________________________________
Nº de Passaporte:
______________________________________________________
Nº de Identificação Profissional:
__________________________________________
Trabalhos ou actividades a efectuar em Malabo
Jornalista
Camaraman
Fotógrafo
15 Técnico
Outras Áreas
Endereço de contacto:
_________________________________________________
Telefones:
____________________________________________________________
Telefax:
______________________________________________________________
E-mail:
_______________________________________________________________
Data e hora de chegada:
________________________________________________
Nº de voo:
____________________________________________________________
Assinatura: ___________________________ Data:_______________________
16 ANEXO V
FORMULÁRIO PARA MATERIAL DE IMPRENSA
17ª SESSÃO ORDINÁRIA DA CONFERÊNCIA DOS CHEFES DE
ESTADOE DE GOVERNO
E
19ª SESSÃO DO CONSELHO EXECUTIVO DA UNIÃO AFRICANA
(24 – 30 DE JUNHO DE 2011)
Lista de material para (Sr. / Sr.ª) e outro (favor de especificar)
Nome da agência/canal:
_______________________________________________
Nº
Tipo de Material
Nº de Série
17 Preço em $EU