Planejando e organizando seu evento - Parte 2: realizando eventos
Autor: Fernando A. B. Pinheiro
Neste artigo, vamos aplicar o que já vimos sobre organização e planejamento nos eventos da igreja.
Muitas vezes temos um culto especial em uma empresa, uma escola, uma evangelização na praça, etc.
Aí, o Mapa de Palco pode ser substituído por muito bom senso em arrumar o lugar (a disposição das
cadeiras, o púlpito, etc). Já o Rider pode parecer inútil, pois não estaremos locando equipamentos.
Entretanto, que tal substituí-lo por uma lista dos equipamentos disponíveis para uso e os que serão
realmente necessários? Essa lista pode fazer uma grande diferença para o operador se guiar. Já o Input
List é algo sempre muito bem vindo. Uma simples relação do que está ligado a cada canal da mesa de
som pode evitar muita, muita dor de cabeça.
Claro que existem "EVENTOS" e eventos. Quanto maior, mais cuidados com a organização e o
planejamento devem haver. Mas vou apresentar algumas experiências que vivenciei, e com isso espero
que todos possam tirar lições úteis. Exemplos de...
...De como é importante reunir o máximo de informações sobre o evento
-O rapaz tinha um culto em uma empresa e foi com uma picape até o Anfiteatro, onde pediu as Studio R
Sky 1000 emprestadas. "Tá, eu empresto, mas serão quantas pessoas lá?" perguntei. "Não sei" foi a
resposta. "E onde será?". "Não sei". "E quem é o responsável lá?" "Não sei". O rapaz não sabia de nada!
E queria 120Kg e 1.200W de potência emprestados. Fomos então procurar as respostas, pois todo evento
começa com essas perguntas:
-Qual a data
-Qual o horário de início e duração esperada?
-Qual o local?
-Qual a pessoa de contato (resposável pelo evento)?
-Qual a pessoa que vai abrir o local
-Qual o público esperado (com folga, sempre!)
-Quais os músicos e cantores que vão? (para poder montar o rider e o input list)
-Quem transportará?
Pois bem, descobri o seguinte: era um culto na garagem de uma empresa, para seus 30 funcionários.
Nem precisou de som. Ou o rapaz estava querendo impressionar alguém ou era muita vontade de
carregar peso.
...De como é importante visitar o local antes e examinar tudo
-Informaram que haveria um culto em uma escola da prefeitura. Só havia informações do local, data e
hora. Em qualquer evento, é essencial ir no local antes e conhecê-lo, examinar a parte elétrica, verificar a
melhor opção para a posição dos equipamentos e dos músicos e cantores, etc. Fui, e a primeira surpresa:
carro não chegava, para alcançar a escola havia uma escadaria de 80 degraus. Levei estritamente o
mínimo necessário, levei caixas pequenas e leves em vez das costumeiras grandes. Sabia que quem
teria pouca ajuda para carregar, então que fosse o mínimo possível.
-Era um culto no auditório de uma Escola de Música. 200 pessoas. Fui antes examinar o lugar, e não
encontrei um auditório, mas sim um verdadeiro local para apresentações ao vivo. Acústica perfeita, muito
bem isolado de ruídos externos, ar-condicionado tão silencioso que nem se notava. Um local perfeito.
Resultado: não teve equipamentos de som - simplesmente não precisava. Nem o pregador precisou de
microfones.
-Era um culto em uma escola da prefeitura. Fui visitar o lugar antes, para ver como era. Só que, ao chegar
no lugar, na verdade era uma creche, e a "quadra" onde imaginávamos que faríamos o evento era um
pequeno refeitório. Cabiam umas 100 pessoas lá. Separei material suficiente para esse público, não mais.
Comuniquei ao responsável dos músicos e cantores que o espaço era pequeno, muito pequeno, para ele
mandar pouca gente. Só que ele esqueçeu, e mandou um grupo de 50 pessoas (músicos e cantores,
bateria, etc). O resultado foi o seguinte: o grupo entrou e uma parte dos convidados (a quem se destinava
o culto) teve que sair de dentro do local, e muitos foram embora. Se o objetivo era salvar vidas para
Jesus, esse não foi alcançado.
-Ginásio de cidade do interior. Evento para 2.000 pessoas, uma boa quantidade de equipamentos. Só
havia uma única tomada de energia por perto. Como o aspecto do ginásio não era das melhores e
aparentava ser um local muito antigo, resolvi desmontar a tomada para ver a bitola e o estado do fio de
energia. Era um fio de telefone! Na hora que eu pendurasse 2.000 Watts nele, simplesmente ele torraria,
gerando um grande problema. A solução foi passar um cabo nosso 4mm até o quadro de disjuntores.
...De como os mapas, rider e input list são importantes
-Casamento às 20:00hs de uma sexta-feira. Saí do trabalho às 18:00, às 18:30 já estava no lugar (deixei
os equipamentos já no carro), um pequeno cerimonial. Lá, o porteiro nos atendeu, nos deixou entrar e
encontramos um salão grande mas... ainda desarrumado. 18:45 e nada de ninguém chegar. 19:00h e
nada de ninguém chegar. 19:10 e falei com os rapazes: vamos arrumar o lugar nós mesmos. Definimos
onde ficaria o púlpito, dispomos a mesa fazendo um caminho para os noivos, mas ficamos mesmo
preocupados em fazer com que o som ficasse o melhor possível. A responsável pela arrumação só
chegou às 19:35h, parece que ficou "presa" em um engarrafamento, e nesse horário já havia muitos
convidados até mesmo já sentados. Tenho que confessar: ficou horrível para os noivos, mas foi um som
excelente.
-Casamento às 19:30h. Passagem do som às 18:00hs. Input list preso junto com a mesa de som. Mas eu
havia comido algo que não me fez bem e estava passando mal. Final da passagem de som às 18:45h e
eu estava muito mal mesmo. Liguei para um amigo. "Vem me substituir". Avisei aos responsáveis da
igreja a situação, e o rapaz chegou às 19:15h. Passo para ele a folha do Input List e aviso: "Tudo OK na
passagem de som, agora é só aumentar/diminuir volume e evitar microfonia". O culto foi perfeito e eu às
19:30h já estava no hospital (tomando Buscopan na veia), tudo graças à uma folha de papel chamado
Input List.
-Foi um dos maiores eventos que eu já cuidei. O maior ginásio da cidade, previsão para 5.000 pessoas ou
mais. O evento começaria às duas da tarde mas, por causa de outro evento no mesmo local no dia
anterior, só poderíamos começar a montar as coisas a partir das 08:00hs do dia do evento. Segundo o
responsável geral, tudo deveria estar pronto e funcionando às 12:00hs impreterivelmente. Foi um evento
grande, com muito equipamento, e exigia muito cuidado da equipe. O preparo durou 1 mês inteiro.
Algumas visitas ao ginásio para se levantar as necessidades. Reunimos a equipe que iria trabalhar várias
vezes. Definimos a forma de trabalho e as responsabilidades de cada equipe. Montamos o Mapa de Palco
com ajuda dos responsáveis pelo louvor e os pastores. Fizemos o Rider e o Input List. Tivemos várias
reuniões até cada membro das equipes saber exatamente o que deveria fazer.
Havia a equipe "Montagem de caixas" (18 caixas de PA a serem montadas e conectadas em sérieparalelo), a equipe "Cantores" (mesa de som de Cantores e seus microfones, além dos seus retornos); a
equipe "Instrumentos" (mesa de som de instrumentos, inclusive bateria, e seus retornos); a equipe "PA"
(mesa de PA, amplificadores do PA), a equipe "Transporte" (dos equipamentos), a equipe "Elétrica"
(eletricistas). 18 pessoas envolvidas. Era tudo um grande quebra-cabeça, mas todos sabiam onde
encaixar as peças. As 11:30hs ligamos o microfone principal e falamos: "Equipe de Som: tudo pronto!"
...De como organização é importante
-Um evento envolvendo 25 igrejas da nossa denominação. Precisávamos de 48 microfones, e não havia
dinheiro para locar. A solução: cada igreja deveria levar seus microfones e, ao final do evento, deveriam
levá-los de volta para os seus cultos. Pode parecer simples, mas imaginem 25 igrejas, cada uma com
microfones tão variados quanto o Shure SM-58 a até os de "karaokê". A solução foi colocar duas pessoas
fazendo triagem. Os responsáveis de cada igreja levaram os microfones até eles. Lá, eram separados os
bons dos ruins, testados, e os que ficavam eram devidamente etiquetados com o nome da igreja. Um
terceiro rapaz separava-os por tipo: os Le-Son SM-58/BK/P4 iam para um lugar, os Le-Son SM-58Plus
para outro, os melhores iam para outra função (pastores, solos). O evento foi um sucesso, e ao final
nenhum microfone se perdeu.
-Lá no Anfiteatro, quando fazemos evangelizações, é a igreja do local onde haverá o evento que tem que
providenciar algumas coisas, como pilhas/bateria, alimentação para a equipe e o transporte. Esse
esquema sempre funcionou muito bem, até que chegamos na área de um rapaz que trabalha no próprio
Anfiteatro. Pedimos o transporte via Kombi/caminhão e os responsáveis pela área se recusaram.
Disseram "estamos sabendo que o caminhão com as cadeiras vai sair daí no mesmo horário em que
vocês estão pedindo a Kombi. Vão com eles". Tecnicamente não havia problemas (costuma sobrar
espaço no caminhão das cadeiras), mas sempre pedimos um veículo exclusivo para não ter que ficar na
dependência dos outros. Insistimos, mas continuaram se recusando.
No dia do evento, a equipe estava lá no horário marcado para o transporte (das cadeiras e do som), mas
por algum problema o caminhão com as cadeiras já havia saído horas antes, e ninguém avisou nada ao
pessoal do som. Avisamos aos responsáveis da área o acontecido, e que eles deveriam providenciar o
transporte. Depois de 04 horas de espera, ao final de muita discussão (e até mesmo acusações), de
ligações para os responsáveis, para motoristas, para fretes, etc, finalmente chegou o transporte. Os
equipamentos e a equipe só chegaram no lugar faltando 20 minutos para o horário marcado para o
evento, quando o mesmo já estava cheio de público. O evento começou com 30 minutos de atraso e não
foi dos melhores, já que não foi possível fazer a passagem do som, pois o local estava lotado.
...De como testar tudo antes é importante
-Um evento de evangelização. Vários microfones e cerca de 40 cabos XLR-XLR. Como o solista estava
sentado muito longe, coloquei dois cabos emendados (10m + 5m). Na hora do solo, foi horrível: começou
a dar estalos, tiros, barulhos muito altos. Cabo ruim. Após o culto, demorei-me testando-os todos os
cabos. De 40, os únicos dois com problema eram exatamente os do solista. Coincidência? Não.
Entendemos que era o Senhor nos dando uma lição, que nunca mais esquecemos: testar tudo antes.
...De sempre ter reserva de equipamentos
-Lá no Anfiteatro, trabalhamos com previsões quando vamos fazer eventos de evangelizações em
cidades próximas. O evento é previsto para 2.000 pessoas? Levamos o som para atender 2.000 pessoas.
O evento é previsto para 5.000 pessoas? Então levamos o som para 5.000 pessoas. Mas e quando a
previsão é errada? Já aconteceu tanto a previsão de som para 1.000 pessoas e aparecerem somente
300, como também previsão de 1.000 pessoas e aparecerem 3.000. E agora? Acabamos descobrindo
que é "interessante" carregar umas coisas a mais, um par a mais de caixas e um outro amplificador. Se
alguma coisa der problema por causa da viagem (é tudo testado antes de sair do Anfiteatro),
temos reserva. E se o evento for maior que o esperado (aleluia!), a reserva vai funcionar.
Esses são alguns exemplos que nos fazem ver como planejamento e organização podem influenciar no
resultado obtido em um evento. Ao operador de áudio não basta saber fazer um bom som, é necessário
também ser um bom administrador, se precavendo de situações que possam surgir e atrapalhar o seu
trabalho. E, como todos sabemos, o objetivo do som na igreja nada mais é do que salvar vidas! Esse
objetivo precisa ser alcançado. Não deixe nunca que apareçam obstáculos causados por uma falha da
própria equipe de som.