DEPLAN/COVIDA/SEASE
Sistema Integrado de Gestão
Escolar – SIGES
Módulo Alunado
Instruções Básicas
Rev. 0 – 28/10/2014
Seção de Apoio às Secretarias Escolares – SEASE/COVIDA/DEPLAN
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28/10/2014
A) Matrículas
Fluxograma de Matrículas
Deixá-lo na lista
de solicitação
de matrícula
*Somente para Educação Infantil
As escolas de Ensino Fundamental que não possuírem vagas não devem realizar a inscrição do aluno. Os
candidatos que não puderem ser matriculados de imediato devem ser encaminhados à SECEV (Central de
Vagas).
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I – Realizando a Busca do Aluno
1. Acessar a nova versão do SIGES, pelo endereço: http://egov.santos.sp.gov.br/sigesproxy , inserir o
login de usuário (SSHD) e senha.
2. Acessar a tela: ALUNADO → ALUNO → BUSCA ALUNO
3. A busca deve ser feita, prioritariamente, pela data de nascimento¹. Se resultar infrutífera, pode ser
feita também pelo nome da pessoa que se busca² e nome da mãe³ ou do pai 4. Clique sempre no
ícone da lupa5 para realizar a busca.
ATENÇÃO: Apesar do sistema permitir que sejam feitas buscas com mais de uma variável ao mesmo tempo (ex: data de
nascimento junto com o nome da mãe), recomendamos que utilize apenas uma por vez. Pois a pesquisa será mais restrita,
levando em conta, inclusive, possíveis erros no cadastro que podem ser ocultados, ensejando a criação de duplicidades.
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4. Após a busca, o sistema disponibilizará listagem de alunos encontrados nos perfis indicados na
pesquisa. Se o aluno foi localizado, proceda ao capítulo III: “Verificar situação do aluno”, se não,
clique no ícone indicado pela seta vermelha.
II – Criar cadastro do aluno
1.
Clicando no ícone
, será disponibilizada uma tela de cadastro com as seguintes abas: pessoa¹, aluno² e referência³
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2. A aba “Pessoa” deve ser preenchida considerando que são obrigatórios os campos assinalados
com o ASTERISCO (*) VERMELHO. Não são aceitos acentos, tio ou cedilha como caractéres
válidos.
3. No campo “Certidão de Nascimento” selecione “novo”, para certidões emitidas a partir de
01/01/2010 (com o código de matrícula com 32 dígitos”, e “antigo”, para certidões emitidas até
31/12/2009 (com os assentos lavrados por extenso). NÃO UTILIZE PONTOS OU HÍFENS NA
DIGITAÇÃO.
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4. Para cadastrar endereço, primeiro deve se fazer a busca com a georeferência¹. Esta busca é
realizada por meio do CEP², desejável também o número da residência³. Conclua a busca clicando
na lupa4.
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5. Se a busca resultar frutífera, o sistema disponibilizará o endereço na tela, bastando apenas clicar
sobre ele.
6. Quando a busca resultar infrutífera, selecione “Santos sem Georeferência”¹, preencha os campos
assinalados: Bairro², número³ e logradouro4. O CEP é opcional neste caso.
7. Ao final do preenchimento, se não houver nenhuma inconsistência, o sistema perguntará se deseja
realizar a inscrição do aluno.
III – Habilitar aluno com cadastro existente para inscrição
1. Caso a busca encontre o aluno, clique no ícone “Editar Pessoa”
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2. Primeiramente, verifique se o aluno possui matrícula ativa – campo “Dados Escolares”¹ – ou se
está inscrito em outra unidade – campo “Movimentações”².
3. Se não houver nenhum impedimento ao prosseguimento da inscrição/matrícula, clique o ícone do
lápis para habilitar a edição do cadastro.
4. No campo “situação”¹, selecione 'Para Inscrição' e especifique uma data² anterior à presente (1 ou
2 dias).
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5. Retifique quaisquer dados do cadastro de acordo com a documentação ora apresentada pelo
responsável, lembrando que o sistema impedirá a gravação de registros inconsistentes.
6. Se todos os dados estiverem corretos, ao clicar no ícone de confirmação, será disponibilizada a
mensagem “Registro Atualizado com Sucesso”
IV – Inscrição
1. Se estiver criando um novo cadastro, o sistema lhe perguntará se deseja realizar a inscrição (salte
para o item 3).
2. Se possuir cadastro e já tiverem sido tomadas as medidas elencadas no capítulo anterior, acesse o
menu “Aluno Vagas” → “Solicitações” → “Inscrição”.
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3. Será disponibilizada uma tela de busca, que segue os mesmos critérios da busca de pessoa
(Capítulo I, item 3). Utilize apenas uma das variáveis por vez (recomendamos que a priori seja a
data de nascimento¹), clique na lupa² sempre que for realizar a pesquisa. Só serão listados alunos
em situação “para inscrição”, ao localizá-lo clique em “seleção”³.
4. Assinale as opções, para, ao final, concluir a inscrição do aluno.
V – Matrícula
1. A tela de matrícula (Aluno Vagas → Matrícula) é o registro da lista de solicitações de matrícula da
unidade (nome da antiga “Lista de Espera”). A inserção do aluno nesta tela configura a conclusão
do processo de inscrição.
Lembrete: Lista de solicitação
de matrícula/lista de
espera só existe na
educação infantil.
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2. Selecione o ano letivo que deseja acessar a tela¹, a unidade escolar² (dependendo do nível de
acesso a opção já é vinculada), o curso³ e, por último, clique na lupa4.
ATENÇÃO: Em hipótese alguma deve-se alterar a situação de solicitação de “EM ABERTO” para qualquer outra, sob
pena de erro de localização de aluno ou dado.
3. O sistema rastreará os alunos habilitados para matrícula. Selecione os que deseja matricular¹ e
clique em “confirmar lista”². Caso deseje cancelar a solicitação, clique em “cancelar lista”³. A opção
“excluir lista”4, só deve ser utilizada em caso de erro, pois implica na exclusão do registro de
inscrição. As opções de cancelamento serão discorridas no módulo de Cancelamentos.
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4. Clicando em “Sim”, os alunos selecionados serão redirecionados para a tela “Montagem de Classe”
VI – Alocar aluno na classe
1. Acessar a tela: Aluno Vagas → Montagem de Classe
ATENÇÃO: O aluno que se encontra nesta tela já está matriculado, bastando apenas alocá-lo na classe e gerar o
requerimento de matrícula para assinatura do Responsável. NUNCA utilize esta tela como lista de espera.
2. Selecione o ano letivo1, a Unidade Escolar 2, o curso3 e clique na lupa4. Imprima o requerimento de
matricula5, feito isso, selecione a classe6 e o(s) aluno(s) que sera(ão) alocado(s) 7, a data da
matricula8 e, finalmente, confirme9.
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VII - Completar os dados cadastrais do aluno
1. Realize a busca do aluno, como explanado no Capítulo I (Realizando a Busca do Aluno).
2. Ao localizar o aluno, clique em “Editar/Pessoa”.
3. Preencha os campos Pessoa¹, que se refere aos dados pessoais e documentais; Aluno², que se
refere ao R.A., permissões para passeio e saída e dados de saúde; Referência³, que se tratam de
pessoas relacionadas pelo responsável do aluno para contatos ou autorizadas a retirar o mesmo
da escola; e Uniforme4, que permite cadastrar os dados referentes ao uniforme do aluno.
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3
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IMPORTANTE: Todos os dados estão bloqueados para edição, antes do alterar o cadastro, é ESTRITAMENTE
NECESSÁRIO clicar no ícone do lápis
, do contrário a edição NÃO SERÁ HABILITADA!
4. PESSOA: Consultar as orientações do Capítulo II, itens 2 a 7 (Criar cadastro do aluno), pois a
alteração segue formato análogo ao da edição.
5. ALUNO: Nesta tela é possível inserir o R.A. do aluno e os dados de saúde e necessidades
especiais, atenção, para incluir necessidade especial é IMPRESCINDÍVEL a apresentação de
laudo médico comprobatório.
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6. REFERÊNCIA: Os pais devem ser, obrigatoriamente, cadastrados como referência, as demais irão
variar de acordo com as informações do munícipe. Para localizar a referência digite o nome¹ e
clique na lupa². Se não for localizada a referência, clique no ícone para adicionar³.
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Caso a referência seja localizada, passe o cursor do mouse por sobre o nome de forma que o
cursor se transforme em uma cruz equilátera
, em seguida clique e arraste o item para a lista
de referências.
8. Os dados obrigatórios para o cadastro da referência são: nome¹, a sinalização de responsável ou
não², o grau de parentesco³, o grau de instrução4 e se pode ou não retirar o aluno5.
É importante ressaltar que
9. UNIFORME: Para cadastrar o uniforme escolar, selecione o ano letivo¹ e clique no sinal “+” ².
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10. Insira o número do uniforme¹ dentre os tamanhos possíveis, devendo proceder da mesma forma
para o tamanho de tênis², no fim clique no sinal de confirmação³.
11. Não existe uma opção com a finalidade de alterar dados cadastrados, caso seja necessário retificar
as informações, é necessário excluir o cadastro e repetir a operação.
Observação: Há outra forma para cadastrar uniformes, através da opção ALUNO VAGAS → UNIFORMES POR CLASSE, este
método permite cadastrar diversos uniformes ao mesmo tempo e é frequentemente utilizado no período de rematrículas. Existe
material específico sobre este método.
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12. Quando todas as informações estiverem coletadas, imprima a ficha do aluno¹ e a ficha
emergencial², que deverão ser firmadas pelo responsável do aluno e juntadas ao prontuário.
13. Para conferir a operação e imprimir a lista de chamada atualizada, acesse CONSULTA → CLASSE
e selecione o ano letivo¹, a unidade escolar², o curso³ e clique na lupa4.
Observação: A impressão dos relatórios em lote permite a impressão das listas referentes a todas as classes do curso
pretendido, sendo altamente recomendada para afixar em murais no início do ano letivo, onde se demanda a impressão vultosa
de listas de alunado.
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14. Selecione a classe desejada clicando no binóculo.
15. Além da visualização da lista, a tela disponibiliza os seguintes relatórios: lista de chamada¹, que
consiste no alunado convencional com anotações de cancelamentos e matrículas suplementares;
lista frequência aluno², que tabula a presença dos alunos em determinado período e está
diretamente atrelada à biometria; lista responsável³, lista com o nome dos alunos e espaço
delineado contíguo, utilíssima para reunião de pais como lista de presença; solicitação uniforme 4,
que permite verificar o tamanho dos uniformes e tênis cadastrados por aluno e lista biometria 5, que
consiste no registro de horários em que fora coletada a leitura biométrica dos alunos.
IMPORTANTE: o cadastro de biometria está em fase de testes e contempla, por hora, uma quantidade pequena de
UMEs.
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B) Desligamentos
Fluxograma de Desligamentos
I – Transferência interna
1. Trata-se da alteração de aluno de classe na mesma escola. Acesse o menu: Aluno Vagas →
Transferência → Interna. Então selecione o ano letivo¹, a UME², curso³ e classe em que se
encontra lotado no momento4, em seguida clique na lupa5.
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2. Surgirá uma tela com todos os alunos aptos para o remanejamento (não podem estar em busca
ativa), clique no ícone
para sinalizar qual aluno deseja realizar a transação.
3. Na tela da transação, selecione o turno¹, classe destino², responsável pela solicitação³ e a data da
operação4. É facultada a anotação de observações, que não têm peso estatístico, mas podem
servir como comprovação posterior.
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II – Transferência externa
1. Trata-se de transferência de aluno para escolas fora da Rede Municipal (particulares, estaduais ou
outros municípios). Acesse o menu: Aluno Vagas → Transferência → Externa. Selecione o ano
letivo¹, a unidade escolar², o curso ³ e a classe4 onde está alocado o aluno a ser transferido.
IMPORTANTE: É obrigatório, quando da menoridade do aluno, constar pelo menos um responsável cadastrado como
referência.
2. Surgirá uma tela com todos os alunos aptos para o remanejamento (não podem estar em busca
ativa), clique no ícone
para sinalizar qual aluno deseja realizar a transação.
Clique no sinal ao
lado do aluno
que deseja
transferir
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3. Selecione o destino¹, que consiste em qual tipo de unidade escolar o aluno será transferido e a
data da solicitação de transferência². É facultada a anotação de observações, que não têm peso
estatístico, mas podem servir como comprovação posterior.
III – Transferência Rede Municipal
1. Trata-se de transferências entre UMEs. Sua funcionalidade é que o aluno encaminhado por meio
desta operação será alocado, diretamente, na tela de montagem de classe, eliminando, assim,
a necessidade de realizar inscrição. Acesse o menu: Aluno Vagas→Transferência→Rede
Municipal. Selecione o ano letivo¹, a unidade², o curso³ e a classe do aluno a ser transferido4.
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2. Surgirá uma tela com todos os alunos aptos para o remanejamento (não podem estar em busca
ativa), clique no ícone
para sinalizar qual aluno deseja realizar a transação.
3. Selecione a unidade de destino¹, para onde o aluno será transferido; o turno², o
responsável pela solicitação³ e a data da transação 4. É facultada a anotação de observações,
que não têm peso estatístico, mas podem servir como comprovação posterior.
Observação: Ainda que seja um campo obrigatório, o turno destino não vincula a transferência ao horário demarcado. Caso a
escola possua vagas em período diverso, esta poderá efetivar a matrícula normalmente.
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IV – Desistência de vaga
1. Aplica-se na Educação Infantil e na EJA (quando o aluno é maior de idade), é obrigatório, quando
menor, constar um responsável cadastrado como referência. Acesse o menu: Aluno Vagas →
Desistência de Vaga. Selecione o ano letivo¹, a unidade², o curso³ e a classe do aluno desistente4
IMPORTANTE: Existe um costume de efetuar desistências de vaga na educação infantil mesmo quando o aluno se
transferirá para outra unidade, porém desaconselhamos esta conduta quando houver a certeza de que o aluno será
transferido (por meio da apresentação de uma declaração de vaga, por exemplo), simplesmente porque a
desistência implica em lapsos temporais que impedem o atendimento imediato da matrícula na unidade de destino.
2. Surgirá uma tela com todos os alunos aptos para o remanejamento (não podem estar em busca
ativa), clique no ícone
para sinalizar qual aluno deseja realizar a transação.
Clique no sinal ao
lado do aluno
desistente
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3. Selecione o motivo da desistência¹, a data da solicitação da mesma², e qual dos responsáveis
legais solicitou a operação³. É facultada a anotação de observações, que não têm peso estatístico,
mas podem servir como comprovação posterior.
IMPORTANTE: Lembramos que é imprescindível que o aluno desistente, quando menor de idade, deve possuir ao
menos um responsável legal cadastrado como referência.
V – Cancelamento de matrícula
1. Trata-se de desligamento ex officio de aluno e está condicionado à sua evasão da escola,
comprovada por meio de busca ativa realizada pelo Orientador Educacional quando se tratar de
estudante menor de idade. Para alunos com mais de 18 anos sua aplicação não carece de
realização de busca ativa. Devem ser observadas as normas vigentes para legitimidade do
procedimento.
IMPORTANTE: O processo de busca ativa é atribuição privativa da Equipe Técnica, sendo competência do Orientador
Educacional operacionalizá-la. Na ausência deste profissional, caberá ao Diretor designar outro membro da Equipe
Técnica para desenvolvê-lo. Embora o registro possa ser realizado pela secretaria escolar, os meios que levaram a este
desfecho devem ser conduzidos e documentados pelos especialistas de educação da Unidade Escolar.
2. Primeiramente o aluno menor de idade deve estar com status de busca ativa, para consultar
ou alterar tal situação, realize a busca do aluno e clique em: “Editar Pessoa”
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3. Ao acessar o cadastro do aluno, clique na guia “situação”¹, depois no campo “situação”² e insira a
data em que foi iniciada a busca ativa³. Embora não se constitua como campo obrigatório, é
altamente recomendado o registro de informações acerca do processo de busca ativa, que serão
fornecidas pelo Orientador Educacional ou, na ausência deste profissional, membro da Equipe
Técnica designado para a tarefa.
4. Acesse o menu: Aluno Vagas → Cancelamento de Matrícula. Selecione o ano letivo¹, a unidade
escolar², o curso ³ e a classe4 onde está alocado o aluno a ser cancelado.
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5. Surgirá uma tela com todos os alunos aptos para o remanejamento (não podem estar em busca
ativa), clique no ícone
para sinalizar qual aluno deseja realizar a transação.
ATENÇÃO: Reiteramos que o cancelamento de alunos deve ser precedido de busca ativa.
6. Para concretizar o cancelamento, basta registrar a data¹ e, embora facultativa, uma observação
tendo como base o preceito legal que permitiu o cancelamento da matrícula. Este motivo deve ser
fornecido pelo Orientador Educacional ou, na sua ausência, pelo Especialista de Educação
designado pelo Diretor para exercício da função.
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VI – Anexo – Legenda utilizada no alunado SIGES
→ C – Matrícula Cancelada
→ MS – Matrícula Suplementar
→ R – Reclassificado
→ REM – Reclassificado EMCCEJA
→ RE – Reclassificado Externo
→ TE – Transferência Externa
→ TI – Transferência Interna
→ TRM – Transferência Rede Municipal
→ F – Falecido
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