UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA
CENTRO TECNOLÓGICO
Processo Matrícula Inicial (calouro)
1) Como funciona atualmente o processo: O funcionamento das etapas do processo estão descritas no fluxograma
atual.
2) Problemática:
Processo ainda pode ser melhorado, com algumas etapas manuais e morosa..
3) Oportunidade de melhorias ao processo. Fatores críticos que necessitam de melhorias, apontados no fluxograma
proposto (como deveria funcionar):
a)
b)
c)
d)
1
Documentos fornecidos pelo DAE: DAE envia para a coordenadoria de graduação os documentos necessários
à primeira matrícula: lista de aprovados no vestibular e ofício em branco, para preenchimento posterior com os
dados dos alunos aprovados. Sugestão: A listagem devem separar os alunos entre o primeiro e segundo semestre;
2
Preparação dos materiais e recepção dos novos alunos: Coordenadoria define quem estará nos horários de
atendimento, organiza os documentos necessários à matrícula (currículo do curso e os documentos recebidos pelo
DAE) e outros materiais necessários. Sugestão: Há preferência por parte de algumas Chefias de Serviços de
Expediente pela centralização do local de matrícula. A direção do CTC poderia definir o prédio de salas de aula
como local de matrícula para todas as coordenadorias do centro;
3
Confirmação da auto-declaração do candidato: Candidato auto-declarado comparece à comissão de ações
afirmativas, encaminhado pela coordenadoria;
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Realização da matrícula - Sugestão: Uma melhoria identificada é da obrigatoriedade da certidão de
nascimento ou casamento do aluno. Neste momento, sugere-se adotar o Procedimento de trabalho 1, com as
seguintes rotinas: - procedimento de trabalho no site:
 Recepção dos novos alunos e recebimento da documentação: Cópias do Histórico Escolar, do RG, do CPF,
do Título de Eleitor com comprovantes da última eleição e dos comprovantes de alistamento no serviço militar
e de vacinação (somente de Rubéola para mulheres). Sugestão: O calouro pode obter no site uma prá-inscrição,
mediante preenchimento de formulário eletrônico Mas, mesmo que ele traga, os documentos ou seja, o sistema
poderia ser informatizado para que só precisasse conferir os documentação;
 Autenticação dos documentos: Esta atividade é dispendiosa, pois há muitos documentos para se autenticar,
além disso, causa fila no dia da matrícula. Sugestão: O DAE deveria exigir os documentos autenticados
 Preenchimento do Ofício do DAE com os dados numéricos referente à matrícula. Número de aprovados
que se inscreveram, número de alunos que optaram pelos primeiro e segundo semestres, número de vagas
preenchidas por cotas. Sugestão: As estatísticas deveriam ser geradas automaticamente e, para isso,
necessitaria que o preenchimento fosse informatizado e não no papel.
5) Tempo de ciclo:
Duração 3 dias, aplicação uma vez no ano.
6) Tipo de solicitante:
Coordenadoria de Curso de Graduação.
7) Legenda:
a) Fluxograma: É a representação do processo feita através da seqüência de atividades que o compõe;
b) Oportunidade de Melhorias: São algumas oportunidades de melhorias ao processos, sugestões e observações em
geral;
c) Sugestões para informatização: São descritas as funcionalidades necessárias ao sistema que apoiará a execução
dos processo.
8) Dúvidas:
Em caso de dúvidas ou sugestões contatar com Eugênio Luiz Gonçalves pelo email [email protected] ou
pelo fone 3721-9837.