10as Jornadas PORBASE – Normalização bibliográfica
Biblioteca Nacional, 18-19 de Maio 2006
ACTIVIDADE NORMATIVA NO ÂMBITO DO DITED
Maria Margarida Lopes
Biblioteca Nacional, Divisão PORBASE
INTRODUÇÃO
Nos últimos anos, na sequência da crise dos modelos tradicionais de publicação
científica1, tem-se assistido a um amplo debate, promovido pela comunidade científica
e seguido de perto pelos profissionais da informação, sobre a necessidade de toda
uma reengenharia do processo de comunicação da investigação. Os novos modelos
emergentes, que pretendem ‘devolver’ à comunidade científica o controlo sobre a sua
produção académica, assentam na premissa do direito ao acesso livre à informação
científica, concretizado em duas vias complementares2: a publicação de artigos em
periódicos de acesso livre, e políticas de auto-arquivo - os chamados repositórios
institucionais3.
A disponibilização dos repositórios - serviços de depósito e acesso em linha a
conteúdos académicos -, e a sua crescente procura por parte dos utilizadores, têm
1
A divulgação da investigação mais relevante para cada área científica faz-se, tradicionalmente, num
conjunto restrito de publicações periódicas, que procedem à selecção dos textos a publicar com base em
processos de avaliação por pares (peer review).
O crescimento do número de investigadores, da investigação publicada, e o consequente aumento
exponencial no número de títulos académicos, levou a que este sistema de divulgação da investigação
académica tenha começado a revelar sinais de crise no final do século XX: as bibliotecas deixam de
conseguir assegurar as assinaturas dos títulos necessários aos investigadores; o cancelamento de
assinaturas leva os editores a aumentar os preços, de forma a assegurar a manutenção dos lucros; e o
aumento de custos leva as bibliotecas a mais cancelamentos de assinaturas. Gera-se assim um círculo
vicioso, que se traduz numa redução significativa do acesso aos resultados da investigação.
Desta ‘crise dos periódicos’ resulta uma dupla insatisfação: por parte de investigadores, pelas condições
em que os seus trabalhos são publicados (tendo por ex. de abdicar dos seus direitos de copyright); por
parte dos utilizadores, pela impossibilidade de aceder à informação científica, ferramenta indispensável à
investigação.
2
Esta estratégia ficou definida num dos mais importantes documentos do movimento do Acesso Livre – o
BOAI (Budapest Open Access Inictiative) – que resultou da reunião realizada em 2001, em Budapeste,
promovida pelo Open Society Institute
3
Directory of Open Access Journals disponível em http://www.doaj.org/; Registry of Open Access
Repositories disponível em http://archives.eprints.org/.
Actividade normativa no âmbito do DiTeD
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contribuído para um aumento significativo da visibilidade deste tipo de informação4,
incluindo-se neste universo as teses de mestrado e doutoramento.
O DITED
O serviço DiTeD – Depósito de Dissertações e Teses Digitais5, desenvolvido, gerido e
disponibilizado pela Biblioteca Nacional, é um destes repositórios digitais. Tem como
objectivo aumentar a visibilidade da produção científica nacional, através do depósito,
da preservação e do acesso livre aos conteúdos integrais de teses e dissertações
digitais, sempre que os autores assim o autorizam, e da articulação com outras
iniciativas nacionais e internacionais com objectivos semelhantes, como a Biblioteca
do Conhecimento Online (B-On) ou o NDLTD – Networked Digital Library of Theses
and Dissertations.
Internamente, o DiTeD está sincronizado com a PORBASE: os registos da Base
Nacional de Dados Bibliográficos são regularmente exportados para o DiTeD e, em
sentido inverso, está também a ser preparada a exportação automática de dados do
DiTeD para a PORBASE. Simultaneamente, está em preparação a sincronização com
a Biblioteca Nacional Digital (BND), já que a partir do DiTeD se fará a transferência
regular de teses digitais para a BND.
Quanto a acesso externos, a tecnologia utilizada no DiTeD – o sistema de gestão de
repositórios DEPTAL - implementa o protocolo OAI-PMH (Open Archives Initiative
Protocol for Metadata Harvesting), assegurando assim a interoperabilidade entre
arquivos abertos e garantindo que os conteúdos depositados são integralmente
pesquisáveis via Internet. Outra forma através da qual a BN disponibiliza amplamente
a informação sobre a sua colecção de teses é o servidor Z39.50 da PORBASE. O
DiTeD e a colecção de teses da PORBASE estão assim articulados com o NDLTD,
com a B-On, com a European Library (TEL) e com o Google Scholar.
A URGÊNCIA DE NORMALIZAR
A articulação do DiTeD com todos estes sistemas / repositórios / bases de dados torna
indispensável que a informação esteja de tal forma estruturada que se torne possível
4
Existem diversos estudos comparativos, alguns dos quais referidos na bibliografia, que confirmam que o
impacto dos artigos publicados em acesso livre é consideravelmente maior do que o dos artigos não
disponíveis em linha.
5
Disponível em http://dited.bn.pt.
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operacionalizar, sem perda de dados e sem gerar ruído, os diversos mapeamentos
entre sistemas ou bases de dados. No entanto, ficou claro desde muito cedo, no
contexto do desenvolvimento do DiTeD, que não havia forma de proceder a uma
transferência de informação com estas características a partir da PORBASE.
Em primeiro lugar, a necessidade de capturar registos da PORBASE para o DiTeD
implicava conseguir definir uma expressão de pesquisa que permitisse identificar teses
de mestrado e doutoramento com o mínimo de ruído e com o mínimo de lacunas. A
melhor solução encontrada foi a da construção de uma complexa expressão de
pesquisa, que incidia sobre um campo de notas – o campo 328 do UNIMARC, com
resultados que estavam longe de ser satisfatórios: esta solução gerava muito ruído na
extracção, uma vez que a prática catalográfica era a de preenchimento do campo 328
para todos os tipos de trabalhos académicos, e também para a edição comercial de
teses revistas.
Em segundo lugar, os registos bibliográficos de teses não continham informação que é
essencial em qualquer repositório digital de trabalhos académicos, o que dificultava os
mapeamentos e a qualidade da recuperação da informação: falamos por exemplo na
recuperação do nome da instituição de ensino superior onde foi produzida a tese, e
também dos orientadores e co-orientadores.
Da constatação destas dificuldades cresceu a urgência de tornar mais ‘fina’ a
descrição bibliográfica de teses, melhorar a recuperação da informação e aumentar a
qualidade e rigor das extracções.
Ao nível do formato UNIMARC estão incorporados desde 2002 (4ª revisão da 2ª
edição), alguns desenvolvimentos que reflectem a consciência da especificidade da
informação de carácter académico, e da sua crescente visibilidade. Foram estes novos
instrumentos, enumerados abaixo, que nos permitiram estabelecer regras para ‘afinar’
a descrição e a recuperação da informação relativa às teses:
•
Campo de dados codificados - livros (campo 105^a), códigos da forma de
conteúdo: está disponível o código ‘m’ para teses originais, o ‘p’ para relatórios,
planos de aula etc., e um novo código – ‘v’, para teses revistas;
•
O campo de nota de dissertação ou tese (campo 328) passa a poder ser
preenchido de forma estruturada, com diversos subcampos disponíveis para
identificar o grau académico da tese, a área cientifica, o ano e a instituição que
confere o grau académico;
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•
Estão disponíveis códigos de função que permitem recuperar no bloco 7XX a
instituição de ensino superior que confere o grau académico (295), o orientador
e o co-orientador da tese (727).
Relativamente ao primeiro problema – a identificação dos registos de teses de
mestrado e doutoramento na PORBASE – a Biblioteca Nacional definiu como regra o
preenchimento do campo 328 de forma estruturada, e exclusivamente para os casos
de teses de mestrado e doutoramento. Para o caso das teses revistas para edição
comercial ou outros trabalhos académicos foi recomendada a utilização das Notas
gerais (campo 300). Desta forma, passará a ser possível extrair da PORBASE apenas
as teses de mestrado e doutoramento, pesquisando os registos que têm o campo 328
preenchido. A identificação dos outros tipos de trabalhos académicos, e também das
teses revistas para publicação comercial, é feita através do preenchimento dos
códigos de conteúdo do campo 105^a.
Relativamente à segunda questão – a ausência de informação relativa à instituição
universitária e aos orientadores, a Biblioteca Nacional definiu que, para os casos das
teses de mestrado e doutoramento, essa informação deve passar a ser registada e
recuperada nos campos de responsabilidade secundária, com os códigos de função
295 e 727, respectivamente.
O TRABALHO DE NORMALIZAÇÃO DE TESES NA PORBASE
Estabelecidas estas decisões técnicas, que ficaram expressas na Nota Técnica nº 12 Catalogação de teses e dissertações de mestrado e doutoramento, emitida em Julho
de 2005, foi necessário definir de que forma elas seriam aplicadas ao conjunto de
registos da PORBASE.
Normalização de novos registos
Relativamente à criação de novos registos, foi emitida internamente a Nota Técnica
acima referida, disponibilizada também aos cooperantes como Informação Técnica nº
1/2006, no endereço http://purl.pt/735/1/info-tec-n1-05.html. Com a divulgação destas
recomendações pretende-se uniformizar procedimentos na catalogação de teses e
dissertações, de forma a garantir a consistência e a qualidade dos registos
bibliográficos produzidos quer pela BN, quer pelas outras bibliotecas cooperantes da
PORBASE. Com o mesmo objectivo, foi pensada (e realizada pela primeira vez este
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ano) uma nova acção de formação específica para descrição de teses e mestrado e
doutoramento.
Neste momento, a PORBASE conta já com 2497 registos bibliográficos de teses de
mestrado e doutoramento criados de acordo com as recomendações acima referidas6,
a maior parte dos quais resultantes do processamento interno da Biblioteca Nacional.
Normalização de registos já existentes
No que diz respeito aos registos já existentes na PORBASE, em Agosto de 2005,
momento em que se iniciaram os trabalhos de correcção, o estado da base
relativamente a registos de teses nacionais era o seguinte:
Reg. bibliográficos com o campo 328 preenchido
41019
Analisando o conteúdo das notas, foi possível desagregar este número nas seguintes
categorias:
Teses de mestrado
20791
51%
Teses de doutoramento
9271
23%
Teses de licenciatura
4680
11%
Teses de tipo não especificado
452
1%
Outros trabalhos académicos (relatórios, sínteses, provas de
4693
11%
1132
3%
aptidão pedagógica e capacidade científica, etc.)
Outros (desconhecido)
Ou seja, do total de 41019 registos identificados como teses, só 30062 (74%),
correspondiam efectivamente a teses de mestrado e doutoramento, aos quais era
necessário adicionar os dados relativos às responsabilidades secundárias. Os
restantes 26%
tinham o campo 328 indevidamente preenchido, e era necessário
transferir a informação nele contida para o campo 300.
A verificação e correcção destes registos na PORBASE foi pensada, e está a ser
concretizada, em duas vertentes distintas:
6
Dados de 9 de Maio de 2006.
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1) Para um conjunto mais restrito de registos, correspondentes às teses que estão
depositadas no DiTeD com conteúdos digitais parciais ou integrais, foi feita a
respectiva correcção manual na PORBASE, quer dos registos bibliográficos, quer
dos de autoridade. Esta correcção manual justifica-se pela importância de ter
informação consistente e coerente em ambas as bases, de modo a facilitar as
migrações de dados entre o DiTeD, a PORBASE e a NDLTD, e também para
prestar um melhor serviço possível aos utilizadores destes sistemas.
Foram até este momento corrigidos 1522 registos bibliográficos e 503 registos de
autoridade (orientadores e instituições de ensino superior), correspondentes a
cerca de 81% do total de 1878 registos disponíveis no DiTeD7.
2) Para o conjunto mais vasto de registos da PORBASE foi necessário pensar na
implementação de correcções automáticas, uma vez que era impossível proceder
à correcção manual do conjunto de cerca de 41.000 registos acima referidos.
Relativamente à decisão de qual a aplicação a utilizar para operar as correcções
sobre a PORBASE, a escolha recaiu desde logo sobre o SARA – Sistema de
Actualização Automática de registos na PORBASE. Esta aplicação, desenvolvida
pela BN, foi concebida para fazer correr sobre a base “pacotes” variados de
actualizações aos registos bibliográficos, de autoridade e de exemplar,
previamente definidos. Está já a ser aplicada na criação dos registos de exemplar
da Biblioteca Nacional Digital e na adição do campo 856 aos registos
bibliográficos, e será utilizado também para apagar e fundir registos duplicados.
Para poder parametrizar o SARA para correcções de registos de teses, foi
necessário definir um desses “pacotes” de regras, que identificasse quais as
alterações a fazer, sobre que registos, e com que sequência. Os resultados desse
trabalho apresentam-se seguidamente, numa versão simplificada:
7
Dados de 10 de Maio de 2006.
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IDENTIFICAÇÃO DOS REGISTOS NA
PORBASE
(SIMPLIFICADO)
Registos com 102^a=PT
e
328^a preenchido
Teses de
mestrado
Registos com 102^a=PT
e
328^a contendo ((dissert* ou prova* ou
tese*) e (master* ou mestr*)) e sem (compl*
ou orig* ou extra* ou sinop* ou resum*)
Teses de
doutoramento
Registos com 102^a=PT
e
328^a contendo ((dissert* ou prova* ou
tese*) e (dout* ph)) e sem (compl* ou orig*
ou extra* ou sinop* ou resum*)
Teses de
licenciatura
Registos com 102^a=PT
e
328^a contendo (licenc* ou lic ou licen) e
sem (compl* ou orig* ou extra* ou sinop* ou
resum*)
Outros trab.
académicos
Teses
(não defin.)
CORRECÇÕES A
EFECTUAR
(SIMPLIFICADO)
Correcção de gralhas:
Corrigir "Tese metr.", “tese
mesr", “Tese mesrt.", ou
“Tese mertr." para "Tese
mestr.", por ex.
Campo 105^a:
verificar e inserir código ‘m’
numa das posições de
códigos de conteúdo.
Campo 210^c:
preencher com ‘[s.n.]’
Campo 105^a:
verificar e inserir código ‘m’
numa das posições de
códigos de conteúdo.
Campo 210^c:
preencher com ‘[s.n.]’
Campo 105^a:
verificar e inserir código ‘m’
numa das posições de
códigos de conteúdo.
Campo 210^c:
preencher com ‘[s.n.]’
Conteúdo do 328^a:
Transferir para o 300^a.
Registos com 102^a=PT
e
328^a contendo (apt* ou relatorio ou
assistente* ou congresso ou comunicacao Conteúdo do 328^a:
Transferir para o 300^a.
ou professor* ou prof ou investigador* ou
conferencia ou sintese ou sint ou capacidade
ou concurso ou agrega*) ou (pos e
graduacao)
Registos com 102^a=PT
e
328^a contendo dissert* ou tese* ou thesis*
ou these* e sem orig*
Ed.
comerciais
de teses
Registos com 102^a=PT
e
328^a iniciado com a expressão Orig*
Desconhec.
Registos com 102^a=PT
e
328^a não contendo nenhum dos casos
anteriores.
SEQUÊN
CIA
1
2
3
4
5
Conteúdo do 328^a:
Transferir para o 300^a.
6
Campo 105^a:
verificar e inserir código ‘V’
numa das posições de
códigos de conteúdo.
Conteúdo do 328^a:
Transferir para o 300^a.
7
Conteúdo do 328^a:
Transferir para o 300^a.
8
A próxima fase deste trabalho será a verificação da correcção das regras através de
testes, antes de fazer correr as operações de correcção sobre a PORBASE.
Estimamos que serão cerca de 44.000 o número de registos bibliográficos afectados
por estas correcções.
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Após a conclusão desta fase do trabalho, e uma vez que o conjunto de regras que foi
possível definir não contempla todas as recomendações da Nota Técnica, será ainda
necessária outra intervenção sobre os registos, para verificação e complemento das
correcções: para incluir as menções de responsabilidade secundária, e para estruturar
o campo 328 nos diversos subcampos. Esta última acção pode ser feita de forma
semi-automática, se/quando for imediatamente seguida de verificação e correcções
adicionais de todos os registos, manualmente8.
CONCLUSÃO
Temos consciência de que, no âmbito da normalização de registos de teses de
mestrado e doutoramento, e de outros trabalhos académicos, a PORBASE tem ainda
pela frente uma longa tarefa, dado o elevado número de registos, e a complexidade
das alterações a introduzir
Apesar disso, as bases estão lançadas: as directivas técnicas foram definidas e
divulgadas, estão a ser aplicadas na criação de novos registos, e quanto à
normalização dos registos já existentes na PORBASE, o trabalho tem sido contínuo e
consistente. Além disso, é um trabalho cujos resultados se propagam, cada vez que os
registos da PORBASE são acedidos ou exportados, uma vez que as correcções feitas
se reflectem nos diversos repositórios ou bases de dados: por exemplo para as teses
depositadas no DiTeD que já tenham registos na PORBASE, faz-se simplesmente a
respectiva importação do registo, sem necessidade de duplicar o trabalho.
Anima-nos por isso a certeza de que, apesar de se tratar de um trabalho volumoso,
terá um universo de execução bem delimitado, e que uma vez concluído, constituirá
uma importante mais-valia em termos de qualidade da informação sobre a produção
científica nacional, e um factor determinante no aumento da sua visibilidade.
8
As regras para este caso poderiam ser aproximadamente estas:
1º Correcção do campo 328 - primeiro indicador: #; segundo indicador: 0;
2º Dividir 328^a da seguinte forma: o que está entre o ^a e o “.” passa a ^b; o que está a seguir ao “.”
até à primeira “,” fica em ^c; o que está entre a primeira e a segunda “,” fica em ^e; o que está a seguir à
segunda “,” fica em ^d.
A aplicação destas regras é no entanto bastante delicada, uma vez que incide sobre uma campo de texto
e utiliza para separação dos subcampos elementos falíveis como a pontuação. Ainda assim, podem ser
uma boa ajuda, se houver condições para verificar posteriormente os registos.
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